Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Gimnazjum Nr 2 w Augustowie

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

Zespół w Suwałkach

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 27 maja 2010 roku (znak: RIO.V.6002-1/10), o treści jak niżej:

                                                                                              Pani

                                                                                              Henryka Rzepecka

                                                                                              Dyrektor Gimnazjum Nr 2

                                                                                              w Augustowie

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej za 2009 rok, przeprowadzonej w Gimnazjum Nr 2 w Augustowie na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Suwałkach stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto sprawy ogólnoorganizacyjne, funkcjonowanie kontroli wewnętrznej, księgowość i sprawozdawczość, gospodarkę pieniężną, rozrachunki i roszczenia, plan finansowy i jego wykonanie, wydatki budżetowe, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 ze zm.), zamówienia publiczne, gospodarkę składnikami majątku, inwentaryzację, rozliczenia z budżetem.

W trakcie kontroli poddano ocenie ustalenia Statutu Gimnazjum stwierdzając, że nie zostały w nim zawarte postanowienia dotyczące utworzenia w szkole stanowiska wicedyrektora oraz pomocy nauczyciela. Jak wykazała kontrola, w szkole zatrudnione są osoby na stanowisku wicedyrektora oraz pomocy nauczyciela – str. 6-7 protokołu kontroli. Należy wskazać, iż zgodnie z art. 37 ust. 1 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 ze zm.) w szkole lub placówce może być utworzone stanowisko wicedyrektora, zgodnie z ramowym statutem. Kontrolowana jednostka posiada liczbę oddziałów przekraczającą 12, zatem w świetle § 14 ust. 1 załącznika nr 3 do rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 21 maja 2001 r. w sprawie ramowych statutów publicznego przedszkola oraz publicznych szkół (Dz. U. Nr 61, poz. 624 ze zm.) jest obowiązana do utworzenia stanowiska wicedyrektora. Stosowne zmiany zostały wprowadzone do Statutu w trakcie kontroli i zatwierdzone na posiedzeniu Rady Pedagogicznej w dniu 21 kwietnia 2010 roku – str. 6-7 protokołu kontroli.

Ustalono, że zakres zadań i odpowiedzialności przypisany głównemu księgowemu nie zawierał wszystkich obowiązków wynikających obecnie z art. 54 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240). W trakcie kontroli zakres czynności głównej księgowej został dostosowany do wymogów ustawy o finansach publicznych – str. 4-5 protokołu kontroli.

 Analiza obowiązującej w jednostce Instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo-księgowych wykazała, że dokument ten nie zawiera niektórych postanowień służących zapewnieniu właściwego funkcjonowania kontroli wewnętrznej. W szczególności należy zwrócić uwagę na nieobjęcie nim wszystkich dokumentów przyjętych do stosowania w jednostce, a służących dokumentowaniu operacji finansowych (w szczególności polecenia wyjazdu służbowego, rozliczenia kosztów podróży, wypłat stypendiów dla uczniów, rozliczenia godzin ponadwymiarowych i doraźnych zastępstw). Procedury wewnętrzne powinny również zawierać pełny opis obiegu dokumentów, dający możliwość prześledzenia ich drogi od momentu sporządzenia albo wpływu do jednostki do momentu zadekretowania i ujęcia w księgach rachunkowych (ze wskazaniem, w którym momencie mają być autoryzowane przez upoważnione osoby). Analiza Instrukcji wykazała również, że wymaga ona modyfikacji pod kątem aktualnie obowiązujących rozwiązań w zakresie dokumentowania operacji bankowych, polegających na niezałączaniu przez bank do wyciągów bankowych dokumentów źródłowych, co eliminuje obowiązek dokonywania kontroli dowodów dołączonych do wyciągu bankowego – str. 7 i 19 protokołu kontroli.

Z ustaleń zawartych na str. 44 protokołu kontroli wynika ponadto, iż przepisy wewnętrzne pomijają rodzaje dokumentów, które będą uznawane za poświadczające właściwe wykorzystanie stypendium socjalnego przez ucznia. Stwierdzono mianowicie, iż w rozliczeniu stypendiów przedłożonym przez 38 uczniów do 31 stycznia 2010 r. znalazło się 7 paragonów fiskalnych na kwotę 342,79 zł, nie wskazujących osoby, która dokonała zakupu celem zaspokojenia potrzeb edukacyjnych ucznia. Sposób postępowania z takimi dowodami winien zostać ustalony w porozumieniu z Burmistrzem Augustowa i zgodnie z przyjętym rozwiązaniem wprowadzony do regulacji wewnętrznych Gimnazjum.

Zmiany wymaga także zawarty w dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości wykaz ksiąg rachunkowych, który zbędnie przewiduje, iż księgi rachunkowe jednostki obejmują także wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz), o którym mowa w art. 13 ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.). Jak wynika z art. 19 ust. 1 tej ustawy, obowiązek sporządzania inwentarza dotyczy jedynie jednostek, które uprzednio nie prowadziły ksiąg rachunkowych w sposób określony ustawą – str. 10-11 protokołu kontroli;

W sferze prowadzenia ksiąg rachunkowych stwierdzono uchybienia naruszające wymogi ustawy o rachunkowości i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.), polegające na:

a) rozbieżnościach między obrotami dziennika i zestawienia obrotów i sald; w księgach jednostki nie były uwzględnione w obrotach dziennika sumy wynikające z bilansu otwarcia poszczególnych kont księgi głównej, co powodowało różnice naruszające postanowienia art. 18 ust. 1 ustawy – str. 12 protokołu kontroli;

b) prowadzeniu konta pozabilansowego 900 służącego do rozliczenia zaangażowania jako konta przeciwstawnego do kont 998 „Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego” i 999 „Zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat”; prowadzenie tego konta jest zbędne, ponieważ na kontach pozabilansowych 998 i 999 nie obowiązuje zasada podwójnego zapisu – str. 13 protokołu kontroli;

c) zaniechaniu prowadzenia ewidencji należności z tytułu dochodów budżetowych z najmu pomieszczeń na koncie 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”, wbrew ustaleniom zakładowego planu kont i przepisom załącznika nr 2 do rozporządzenia – str. 13 protokołu kontroli;

d) stosowaniu zasady „czystości obrotów” na koncie 400 „Koszty według rodzajów”, co nie wynika z przepisów rozporządzenia – str. 13-14 protokołu kontroli;

e) nieprawidłowej ewidencji zbiorów bibliotecznych pochodzących z darów, tj. z pominięciem ewidencji na kontach 400 „Koszty według rodzajów” i 760 „Pozostałe przychody i koszty”, co skutkowało niewykazaniem wartości otrzymanych darów w rachunku zysków i strat – str. 14 protokołu kontroli;

f) nieobjęciu ewidencją księgową na koncie 014 „Zbiory biblioteczne” audiowizualiów zapisanych na kasetach video, kasetach magnetofonowych, płytach CD-ROM; ich ewidencja prowadzona była jedynie w rejestrze pozaksięgowym, co naruszało zasady funkcjonowania konta 014 zawarte w załączniku nr 2 do rozporządzenia w zw. z art. 5 ustawy z dnia 27 czerwca 1997 roku o bibliotekach (Dz. U. Nr 85, poz. 539 ze zm.) – str. 14-15 protokołu kontroli;

g) nieumieszczaniu na kasowych dowodach rozchodowych numeru pozycji raportu kasowego, wbrew postanowieniom § 16 pkt 1 Instrukcji kasowej – str. 18 protokołu kontroli;

g) braku dat odbioru gotówki z kasy; obowiązek wskazania daty dokonania operacji gospodarczej na dowodzie księgowym został nałożony przepisem art. 21 ust. 1 pkt 4 ustawy – str. 18 protokołu kontroli.

Czynnościom kontrolnym poddano prawidłowość ustalania i egzekwowania dochodów z najmu – str. 25-27 protokołu kontroli. Stwierdzono, że wprowadzone przez Panią Dyrektor zasady najmu, dzierżawy i użyczenia pomieszczeń szkolnych, w tym cennik najmu i dzierżawy nie uwzględniały zasad udostępniania pomieszczeń w sytuacjach wyjątkowych. W dniu 28 kwietnia 2010 roku Pani Dyrektor wprowadziła aneksem stosowną zmianę do cennika najmu i dzierżawy.

Badaniem objęto prawidłowość ustalenia przez kontrolowaną jednostkę danych stanowiących podstawę sporządzenia przez Burmistrza Augustowa sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego w szkołach prowadzonych przez jednostki samorządu terytorialnego, o którym mowa w art. 30a ust. 4 Karty Nauczyciela. W przyjętej próbie stwierdzono uchybienie w zakresie prawidłowości ustalenia wydatków faktycznie poniesionych na wynagrodzenia nauczycieli mianowanych i dyplomowanych. Nieprawidłowo została ujęta do wydatków poniesionych na wynagrodzenia w 2009 roku kwota 80 zł dotycząca wypłaconego we wrześniu 2009 r. dofinansowania do wczasów dla nauczyciela dyplomowanego. Prawidłowo ustalone faktyczne wydatki na wynagrodzenia powinny wynosić 755.588,64 zł, a nie 755.668,64zł. Wydatkami poniesionymi na wynagrodzenia nauczycieli powinny być wyłącznie wydatki dotyczące składników wskazanych w art. 30 ust. 1 Karty Nauczyciela. Składnikami wynagrodzeń nie są świadczenia z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych – str. 34 protokołu kontroli.

Pośród wydatków budżetowych badaniu poddano m.in. wydatki z tytułu podróży służbowych pracowników. Stwierdzono, że Pani Dyrektor wprowadziła zarządzeniem z dnia 2 maja 2008 roku stawki za 1 kilometr przebiegu samochodu niebędącego własnością pracodawcy podczas podróży służbowej na terenie kraju. Nie okazano natomiast pisemnych wniosków pracowników w sprawie odbycia podróży samochodem prywatnym, o których mowa w § 5 ust. 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.). Z kontekstu tego przepisu wynika, że możliwość zlecenia podróży samochodem prywatnym jest uzależniona od wyrażenia przez pracownika woli w tym zakresie. Przesądza to o niezbędności elementu wniosku, ponieważ pracodawca nie może z własnej inicjatywy zlecić odbywania podróży samochodem prywatnym – str. 37 protokołu kontroli.

Kontrola wydatków budżetowych wykazała także przypadki niewłaściwej ich klasyfikacji w świetle obowiązujących w okresie objętym kontrolą przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726 ze zm.). W zbadanej próbie niewłaściwie sklasyfikowano wydatki bieżące na łączną kwotę 220,01zł – str. 40-41 protokołu kontroli. Od 1 stycznia 2010 r. zasady stosowania klasyfikacji budżetowej określa rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. (Dz. U. Nr 38, poz. 207).

Stwierdzone w wyniku kontroli nieprawidłowości i uchybienia były wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości samorządowej jednostki organizacyjnej.

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie zarządczej kontroli wewnętrznej, spoczywa na kierowniku każdej jednostki, zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.

Wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości należy do głównego księgowego. Prawa i obowiązki głównych księgowych określa od 1 stycznia 2010 r. art. 54 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Dokonanie stosownych zmian w Instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo-księgowych oraz dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości, w celu:

a) objęcia jej postanowieniami wszystkich dowodów księgowych służących dokumentowaniu zachodzących w szkole operacji gospodarczych oraz kompletnego określenia zasad ich obiegu i kontroli,

b) dostosowania zasad kontroli wyciągów bankowych do faktycznie stosowanej przez bank formy dokumentowania operacji na rachunkach jednostki,

c) dostosowania wykazu prowadzonych ksiąg rachunkowych do potrzeb jednostki.

2. Zobowiązanie głównego księgowego do wyeliminowania uchybień w prowadzeniu ksiąg rachunkowych poprzez:

a) zapewnienie zgodności między obrotami dziennika i zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej,

b) zaniechanie prowadzenia konta pozabilansowego 900 oraz dokonywanie zapisów jednostronnych na kontach pozabilansowych 998 i 999,

c) przypisywanie należności z tytułu najmu na koncie 221,

d) zaprzestanie stosowania zapisów ujemnych na koncie 400,

e) ujmowanie zbiorów bibliotecznych pochodzących z darów przy wykorzystaniu kont 400 i 760,

f) objęcie audiowizualiów ewidencją księgową na koncie 014,

g) wskazywanie na rozchodowych dowodach kasowych numeru pozycji raportu kasowego;

h) umieszczanie na rozchodowych dowodach kasowych daty dokonania operacji wypłaty.

3. Ustalanie prawidłowych danych służących Burmistrzowi Augustowa do sporządzenia sprawozdania na podstawie art. 30a ust. 4 Karty Nauczyciela w zakresie wysokości wydatków faktycznie poniesionych na wynagrodzenia nauczycieli w roku, za który sporządzane jest sprawozdanie.

4. Zlecanie podróży służbowych pojazdami niebędącymi własnością pracodawcy na podstawie pisemnego wniosku złożonego przez pracownika.

5. Zapewnienie prawidłowego stosowania klasyfikacji budżetowej.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Suwałkach w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

        Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

1. Burmistrz Augustowa

2. Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku

Zespół w Suwałkach