Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Zespole Szkół w Dziadkowicach

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 22 listopada 2010 roku (znak: RIO.I.6002-18/10), o treści jak niżej:

Pan

Robert Zalewski

Dyrektor Zespołu Szkół

w Dziadkowicach

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej Zespołu Szkół w Dziadkowicach za 2009 rok, przeprowadzonej na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto m.in. regulacje wewnętrzne dotyczące organizacji i funkcjonowania Zespołu Szkół, funkcjonowanie kontroli wewnętrznej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, opracowanie i wykonanie planów finansowych, w tym realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, zamówienia publiczne, gospodarowanie mieniem, rozliczenia z budżetem gminy.

Analiza dokumentacji opisującej zasady rachunkowości wykazała brak postanowień odnoszących się do wersji oprogramowania wykorzystywanego przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych oraz daty rozpoczęcia jej eksploatacji, tj. elementów wymaganych przepisami art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c) ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.) – str. 6 protokołu kontroli.

Kontrola prawidłowości prowadzenia ksiąg rachunkowych wykazała, że zapisy księgowe w dzienniku zawierają dwie jednakowe daty opisane jako „Data dok.” i „Data spr.”, a na kontach księgi głównej jedną datę oznaczoną „Data spr.”. Ustalono, że wskazana w zapisie księgowym data odnosi się do daty dokonania operacji gospodarczej, przy braku daty zapisu księgowego (i braku daty sporządzenia dowodu księgowego, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji). Stosowany sposób oznaczania zapisów księgowych datami nie spełnia wymogów określonych w art. 23 ust. 2 pkt 1, 2 i 4 ustawy o rachunkowości – str. 8 protokołu kontroli.

Analizie poddano treść i sposób realizacji umów zawartych na obsługę bankową jednostki. W okresie objętym kontrolą obsługę bankową Zespołu Szkół w Dziadkowicach prowadził Bank Spółdzielczy w Siemiatyczach na podstawie umowy z dnia 2 stycznia 2009 r. (zawartej na czas nieokreślony). Obecnie obowiązuje umowa z dnia 31 marca 2010 r. (zawarta na czas określony do 31 marca 2012 r.). Analiza postanowień umów w świetle stosowanych zasad obsługi bankowej wykazała nieścisłości. W szczególności stwierdzono, że w związku z prowadzeniem rachunku podstawowego i dwóch rachunków pomocniczych Zespołu bank pobiera opłatę miesięczną w wysokości 105 zł (3 x 35 zł). Zgodnie zaś z obowiązującą umową:

1. Za prowadzenie rachunku podstawowego i rachunków pomocniczych Bank będzie pobierał opłatę w wysokości – 35,00 zł miesięcznie

2. Opłata za przelew do innego banku – 2,00 złotych.

3. Pozostałe prowizje Bank będzie pobierał zgodnie z taryfą prowizji i opłat bankowych.

Zacytowane postanowienia umowy nie dają bankowi – w świetle taryfy prowizji i opłat bankowych – prawa pobierania opłaty za prowadzenie każdego z wymienionych w rachunków odrębnie. Należy bowiem wskazać, iż obciążanie Zespołu kwotą 35 zł za każdy rachunek odrębnie jest pobieraniem opłaty na zasadach przewidzianych w taryfie prowizji i opłat bankowych. Tymczasem z cytowanych postanowień umowy wynika, iż kwestia opłat za prowadzenie rachunków została uregulowana w umowie z Zespołem odrębnie od ogólnych zasad z taryfy, co nakazuje interpretację umowy jako przewidującą pobieranie opłaty w wysokości 35 zł łącznie za wszystkie prowadzone rachunki.

Ponadto jednostka stosuje system home banking, nie stwierdzono jednak ustaleń z bankiem stanowiących podstawę wykonywania obsługi w tej formie oraz zasad jej funkcjonowania.  Z wyjaśnienia Pana Dyrektora wynika, że podjął Pan w trakcie kontroli działania w celu formalnego uregulowania tej kwestii – str. 13-15 protokołu kontroli, załącznik nr 9 do protokołu kontroli.

W zakresie planów finansowych stwierdzono, że jednostka nie sporządza planu dochodów budżetowych mimo realizacji dochodów z tytułu najmu pomieszczeń (4.606,12 zł w 2009 r.). Przyczyny takiego stanu należy upatrywać w braku informacji od Wójta Gminy o planowanych dochodach, które to informacje stanowią dla Pana Dyrektora formalną podstawę opracowania planu finansowego i jego projektu. Stosowne uwagi w tym zakresie przekazane zostaną Wójtowi Gminy Dziadkowice w wystąpieniu wystosowanym na podstawie kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy – str. 27-29 protokołu kontroli.

W zakresie wydatków z tytułu wynagrodzeń stwierdzono, że angaże ustalające wynagrodzenia nauczycieli, pochodzące z okresu maj-sierpień 2009 r., wskazują jako podstawę przyjętych w nich wynagrodzeń uchwałę Rady Gminy Dziadkowice Nr XVIII/136/08 z dnia 30 grudnia 2008 r., która została uchylona uchwałą Nr XIX/142/09 Rady Gminy Dziadkowice z dnia 26 marca 2009 r. w sprawie ustalenia regulaminu określającego wysokość oraz szczegółowe warunki przyznawania dodatków do wynagrodzenia zasadniczego oraz niektórych innych składników wynagrodzenia dla nauczycieli szkół prowadzonych przez Gminę Dziadkowice. Stwierdzone uchybienie w zakresie powołanej podstawy prawnej nie miało wpływu na prawidłowość wysokości ustalonych wynagrodzeń – str. 30-31 protokołu kontroli.

Ponadto w zakresie wynagrodzeń stwierdzono, że w okresie objętym kontrolą nie przyznawano i nie wypłacano nauczycielom (w tym Panu Dyrektorowi) dodatków motywacyjnych. Obowiązujący w 2009 r. regulamin wynagradzania nauczycieli w § 2-9 ustala szczegółowe warunki przyznawania nauczycielom dodatku motywacyjnego, wskazując jednocześnie, że na dodatki motywacyjne przeznacza się 2% kwoty przeznaczonej na wynagrodzenia zasadnicze nauczycieli ustalone w budżecie. Z wyjaśnienia Pana Dyrektora wynika, że przyczyną nieprzyznawania dodatków jest brak środków w planie finansowym Zespołu Szkół. Jak Pan wskazuje, nie są uwzględniane w budżecie kwoty środków na wynagrodzenia proponowane Wójtowi w materiałach planistycznych przekazywanych przed opracowaniem projektu budżetu, przewidujące równowartość 2% wynagrodzenia zasadniczego na wypłatę dodatków motywacyjnych, zgodnie z uchwałą Rady Gminy – str. 26-27 i 31 protokołu kontroli, załącznik nr 10 do protokołu kontroli. Odpowiedni wniosek w tej sprawie zostanie przekazany Wójtowi Gminy Dziadkowice w wystąpieniu wystosowanym na podstawie kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy.

Kontrola prawidłowości ustalenia przez kontrolowaną jednostkę danych stanowiących podstawę sporządzenia przez Wójta Gminy Dziadkowice sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego w szkołach prowadzonych przez jednostki samorządu terytorialnego, o którym mowa w art. 30a ust. 4 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 ze zm.) wykazała nieprawidłowe ustalenie średniorocznej liczby etatów nauczycieli stażystów w okresie od 1 stycznia do 31 sierpnia 2009 r. W kontrolowanej jednostce przyjęto 1,25 etatu, a według okazanej dokumentacji należało wykazać 1,29 etatu. Uwzględniając faktyczny stan etatów ustalony dla tego okresu, różnica podlegająca wykazaniu w kolumnie 10 sprawozdania winna być ujemna i stanowić kwotę 508,94 zł, a nie dodatnia w wysokości 187,98 zł (badana jednostka ustalała dane dotyczące wszystkich nauczycieli zatrudnionych w gminie Dziadkowice). W trakcie kontroli dokonano ustalenia osobistych stawek wynagrodzenia zasadniczego proporcjonalnie do okresu zatrudnienia dla nauczycieli stażystów w celu ustalenia wysokości dodatków uzupełniających oraz sporządzono listę płac dotyczącą dodatków należnych za 2009 r. – str. 36 protokołu kontroli.

Kontrola prawidłowości naliczenia odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych wykazała, że w 2009 r. nie dokonano korekty odpisu do faktycznej przeciętnej miesięcznej liczby zatrudnionych. Przeciętna liczba zatrudnionych uległa zmniejszeniu z 27,39 na 26,77. W efekcie odpis na ZFŚS na 2009 r. został zawyżony o kwotę 1.485,30 zł – str. 40 protokołu kontroli.

W zakresie realizacji wydatków na podróże służbowe stwierdzono naruszanie przez pracowników wymogu rozliczenia kosztów podróży w terminie 14 dni od zakończenia podróży, określonego w § 8a ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.).

Ponadto w badanym okresie stwierdzono, że zlecanie podróży służbowych samochodem niebędącym własnością pracodawcy nie było poprzedzone wnioskami pracowników o odbycie podróży służbowej własnym samochodem, co narusza § 5 ust. 3 przywołanego wyżej rozporządzenia, a także postanowienia zarządzenia Pana Dyrektora z dnia 29 czerwca 2007 r. w sprawie zwrotu kosztów używania przez pracownika samochodu osobowego niebędącego własnością pracodawcy... Niektóre polecenia wyjazdu służbowego nie zawierały także wskazania środka transportu lub dopiski w tym zakresie innym charakterem pisma. Zgodnie z § 5 ust. 1 rozporządzenia do obowiązków pracodawcy należy określenie środka transportu właściwego do odbycia podróży służbowej –str. 38-39 protokołu kontroli.

W kontrolowanej jednostce nie zostały ustanowione w formie pisemnej procedury wyboru wykonawców zamówień publicznych o wartości poniżej 14.000 euro, do których nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759) – str. 42 protokołu kontroli. Według art. 44 ust. 3 pkt 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.) wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. Wewnętrzne procedury winny więc zapewniać właściwe udokumentowanie przestrzegania tej zasady przy zlecaniu odpłatnych dostaw, robót i usług.

Stwierdzone uchybienia i nieprawidłowości były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości jednostek budżetowych.

 Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli wewnętrznej, spoczywa na kierowniku każdej jednostki, zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości należą do głównego księgowego, stosownie do zakresu czynności i przepisów art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Uzupełnienie dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości o wskazanie wersji oprogramowania stosowanej przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych i daty rozpoczęcia jej eksploatacji.

2. Zobowiązanie głównego księgowego do opatrywania zapisów księgowych datami zgodnie z wymogami art. 23 ust. 2 ustawy o rachunkowości.

3. Usunięcie, w porozumieniu z bankiem prowadzącym obsługę Zespołu, wskazanych w protokole kontroli rozbieżności między treścią umów na obsługę bankową a praktyką.

4. Dołożenie należytej staranności przy wskazywaniu podstaw prawnych angaży przyznawanych nauczycielom.

5. Ustalanie prawidłowych danych o średniej liczbie etatów, służących Wójtowi Gminy do sporządzenia sprawozdania na podstawie art. 30a ust. 4 Karty Nauczyciela.

6. W zakresie wydatków z tytułu odpisów na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych:

a) zmniejszenie wysokości odpisu na ZFŚS za 2010 r. o kwotę 1.485,30 zł, odpowiadającą jego zawyżeniu w 2009 r.,

b) dokonywanie w końcu roku korekty naliczenia odpisu na ZFŚS do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych na zasadach określonych rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz. U. Nr 43, poz. 349).

7. W zakresie zlecania i rozliczania kosztów podróży służbowych:

a) zlecanie odbywania podróży służbowych samochodem niebędącym własnością pracodawcy na podstawie wniosku pracownika w tej sprawie,

b) określanie w poleceniu wyjazdu służbowego środka transportu,

c) zapewnienie rozliczania kosztów podróży w terminie 14 dni od zakończenia podróży.

8. Opracowanie pisemnych procedur wyboru wykonawców zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej 14.000 euro.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

        Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

Wójt Gminy Dziadkowice