 |
 |
 |
 |
 |
|
zalecenia - BOSS w Łapach |
|
|||||||||||
|
|||||||||||||
|
Kontrola problemowa gospodarki finansowej i zamówień
publicznych przeprowadzona w Biurze Obsługi Szkół Samorządowych w
Łapach przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w
Białymstoku Ustalenia
kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 02 lipca 2010 roku
(znak: RIO.I.6002-8/10), o treści jak niżej:
Pani Elżbieta Dzierżek Dyrektor
Biura Obsługi Szkół Samorządowych
w Łapach W wyniku problemowej kontroli
gospodarki finansowej i zamówień publicznych Biura Obsługi Szkół Samorządowych
w Łapach oraz jednostek obsługiwanych przez Biuro, przeprowadzonej w Biurze
Obsługi Szkół Samorządowych w Łapach za okres 2009 r. na podstawie art. 1 ust.
1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych
izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez
inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono
nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz
pozostawiono w kontrolowanej jednostce. Zakresem kontroli objęto sprawy ogólnoorganizacyjne,
funkcjonowanie kontroli wewnętrznej, księgowość i sprawozdawczość, gospodarkę
pieniężną, rozrachunki i roszczenia, plan finansowy i jego wykonanie, wydatki
budżetowe, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego
wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26
stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 ze zm.),
zamówienia publiczne, gospodarkę składnikami majątku, inwentaryzację. Kontrola dokumentów finansowo-księgowych wykazała, iż
podstawę dokonywania zapisów księgowych stanowiły dowody księgowe
nieprzewidziane instrukcją sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów
księgowych wprowadzoną przez Panią Dyrektor zarządzeniem z dnia 31 grudnia 2008
r. Były to w szczególności następujące dowody księgowe: kosztorys zwrotu
kosztów przejazdu ucznia i opiekuna środkami komunikacji publicznej dla dzieci
niepełnosprawnych (podpisany przez dyrektora szkoły), noty księgowe wystawiane
przez dyrektorów szkół na rzecz Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w
przedmiocie obciążenia za obiady dzieci finansowane przez MOPS, oświadczenia o
korzystaniu z samochodu prywatnego do celów służbowych – str. 13-14 protokołu
kontroli. Kontrola prawidłowości zapisów księgowych wykazała, iż
nie zawierały one numerów identyfikacyjnych dowodów księgowych. W zakresie
opatrywania zapisów księgowych datami stwierdzono, że zapis zawierał jedynie
„datę księgowania”, co stanowi naruszenie zasad opatrywania zapisów księgowych
datami wynikających z art. 23 ust. 2 pkt 1, 2 i 4 ustawy z dnia 29 września
1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.). Zgodnie z
przywołanymi przepisami zapis księgowy powinien zawierać co najmniej datę
dokonania operacji gospodarczej, określenie rodzaju i numer identyfikacyjny
dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się
ona od daty dokonania operacji oraz datę zapisu – str. 17 protokołu kontroli. Na podstawie kontroli dowodów i zapisów księgowych za
okres od 8 do16 października 2009 r. stwierdzono, iż po terminie płatności
opłacane były faktury finansowane z rachunku dochodów własnych. Dla jednostek
obsługiwanych przez Biuro prowadzony jest jeden rachunek bankowy dochodów własnych.
W zbadanej próbie znalazły się faktury wystawione na Przedszkola Nr 1 i 2,
Szkoły Podstawowe Nr 1 i 2 w Łapach, Szkołę Podstawową w Uhowie, Gimnazjum Nr 1
w Łapach i Zespół Szkół w Łapach. Kosztów odsetek od płatności dokonanych po
terminie nie poniesiono. W badanym okresie suma faktur opłaconych z rachunku
dochodów własnych z uchybieniem terminu płatności, które wpłynęły do BOSS przed
upływem terminu ich zapłaty, wynosiła 17.047,84 zł. Jak wynika z wyjaśnień Pani Dyrektor, jednostki
oświatowe, na które były wystawione faktury nie posiadały wystarczającej ilości
środków na rachunku dochodów własnych. Ponadto, jak wynika z dalszej części
wyjaśnienia, często dostawcy dostarczają faktury po terminie płatności, tj.
najpierw dostarczają towar – artykuły żywnościowe, a dopiero później
dostarczają faktury. Należy jednak zauważyć, iż faktury wpływające do szkół nie
posiadają dat ich wpływu, co uniemożliwiało potwierdzenie przywołanych przez
Panią okoliczności. W trakcie kontroli oparto się głównie na zapisach dokonywanych
na fakturach w zakresie czynności kontroli wewnętrznej, przyjmując, iż dzień
dokonania kontroli merytorycznej lub formalno – rachunkowej (w sytuacji gdy
była to data wcześniejsza od daty kontroli pod względem merytorycznym)
dokumentu stanowi dzień wpływu faktury do jednostki. Kontrola wykazała, iż
salda kont 132 „Rachunki dochodów własnych jednostek budżetowych” w ewidencji
Przedszkoli Nr 1 i 2 w Łapach oraz Szkół Podstawowych Nr 1 i 2 w Łapach miały
wartość ujemną, co wynikało z faktu, iż dochody własne szkół gromadzone są na
wspólnym rachunku bankowym, zaś płatności szkół, które nie posiadały środków
finansowych były dokonywane ze środków pozostałych szkół (ewidencja na kontach
132 obejmuje w istocie analityczny stan środków dochodów własnych poszczególnych
szkół, składający się na saldo na rachunku). Szkoła Podstawowa w Uhowie
posiadała środki pochodzące z dochodów własnych, jednakże w kwocie niższej od
sumy faktur do opłacenia. Zespół Szkół w Łapach i Gimnazjum Nr 1 w Łapach
posiadały wystarczające środki na opłacenie faktur, jednakże mimo tego opłacono
je po terminie – str. 19-22 protokołu kontroli. Należy zauważyć, iż zgodnie z obowiązującymi do 31
grudnia 2010 r. przepisami art. 22 ust. 1, 3, 4 i 5 ustawy z dnia 30 czerwca
2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.), kierownicy
jednostek budżetowych mogą tworzyć rachunki dochodów własnych w przypadku
gromadzenia wpływów, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy lub wskazanych w
uchwale organu stanowiącego, przewidującej jednocześnie, iż dana jednostka może
utworzyć rachunek. W świetle tej regulacji przedstawiony stan faktyczny należy
ocenić jako zaniechanie obowiązkowego utworzenia rachunków dochodów własnych
przez dyrektorów poszczególnych szkół. Okoliczność prowadzenia wspólnego
rachunku dochodów własnych należy zaś uznać za główną przyczynę
ewidencjonowania „rozliczeń” między poszczególnymi szkołami z tytułu
angażowania środków danej jednostki na poczet wydatków innej jednostki i
wynikającego stąd uchybiania terminom płatności. Należy dodać, iż od 1 stycznia
2011 r. rachunki dochodów zatrzymywanych przez jednostki budżetowe mogą tworzyć
kierownicy jednostek oświatowych wskazanych w uchwale podjętej przez organ
stanowiący na podstawie art. 223 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o
finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.). Środki te także winny
być gromadzone na wydzielonym rachunku – art. 223 ust. 1 ustawy. Kontrola wykazała również, iż część faktur w badanym
okresie trafiła do Biura po upływie terminu ich wymagalności, co wskazuje na
niewłaściwy obieg dokumentów pomiędzy Biurem, a szkołami przez Biuro
obsługiwanymi. Kosztów odsetek od płatności dokonanych po terminie nie
poniesiono. Ogółem suma tych faktur wyniosła 2.439,82 zł i dotyczyła
wymienionych wyżej jednostek oświatowych. W zakresie sprawozdawczości budżetowej stwierdzono, iż
sprawozdania Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych oraz
Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń
sporządzane były tylko przez Biuro – nie sporządzali ich kierownicy jednostek
obsługiwanych naruszając tym samym postanowienia § 4 pkt 2 lit. b)
obowiązującego w okresie objętym kontrolą rozporządzenia Ministra Finansów z
dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115,
poz. 781 ze zm.). Począwszy od sprawozdań za poszczególne kwartały 2010 r.
obowiązek sporządzania sprawozdań Rb-Z i Rb-N przez kierownika każdej jednostki
sektora finansów publicznych wynika z § 4 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra
Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w
sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji
finansowych (Dz. U. Nr 43, poz. 247) – str. 22-24 protokołu kontroli. W zakresie sprawozdawczości ustalono również, że kwota
572.458,16 zł wykazana w księgach jako zobowiązanie Gimnazjum Nr 1 w Łapach
wobec Banku Gospodarstwa Krajowego z tytułu rat termomodernizacyjnych
(526.048,64 zł kapitał, 46.409,52 zł odsetki), podlegających uregulowaniu w
latach 2010-2013, nie była wykazywana w części D sprawozdań Rb-Z sporządzanych
dla Biura, jak i sporządzanych przez Burmistrza Łap (sprawozdania jednostkowe
dla Gimnazjum nie były sporządzane). Zobowiązania z tytułu termomodernizacji
były wykazywane w sprawozdaniu Rb-28S sporządzonym przez Gimnazjum, zgodnie z §
8 ust. 1 pkt 4 załącznika nr 39 obowiązującego w okresie objętym kontrolą
rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej. Wskazana
kwota wynikała ze zlecenia przez Burmistrza Łap pismem z dnia 14 stycznia 2004
r. spłaty kapitału wraz z odsetkami przez Gimnazjum Nr 1 w Łapach zgodnie z
umową przelewu wierzytelności Nr 59/2003/PW z 23 grudnia 2003 r. Termomodernizacja dotyczyła budynku Gimnazjum
Nr 1 w Łapach i miała być finansowana z oszczędności w zużyciu energii
cieplnej, po przeprowadzeniu modernizacji bez zaciągania i poręczenia kredytu
przez Gminę – zgodnie z umową Nr 58/2003 zawartą w dniu 29 września 2003 r. w
Łapach pomiędzy Gminą Łapy, a ISO sp. z o.o. Umową przelewu wierzytelności z 23
grudnia 2003 r. Bank BGK Toruń nabył wskazaną wierzytelność. Kwota 572.458,16
zł stanowiąca zobowiązanie Gimnazjum Nr 1 w Łapach wobec Banku Gospodarstwa
Krajowego z tytułu termomodernizacji powinna być wykazywana w jednostkowym
sprawozdaniu Rb-Z Gimnazjum Nr 1 w Łapach, w części D „Uzupełniające dane o zobowiązaniach
jednostek samorządu terytorialnego, wynikających z zawartych umów na okres
dłuższy niż 6 miesięcy, o terminie płatności przypadającym w latach
następnych”, jak to wynikało w okresie objętym kontrolą z § 18b rozporządzenia
Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości
budżetowej. Zgodnie z tym przepisem, w części D sprawozdania Rb-Z należało
wykazać dane o zobowiązaniach, wynikających z zawartych umów o terminie
płatności na okres dłuższy niż 6 miesięcy, przypadającym w latach następnych
(łącznie z leasingiem), za wyjątkiem zobowiązań z tytułu kredytów, pożyczek
oraz papierów wartościowych. Począwszy od sprawozdań Rb-Z sporządzanych za 2010
r. obowiązek wykazywania danych na temat tego rodzaju zobowiązań w części D sprawozdania
wynika z § 10 załącznika nr 9 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4
marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w
zakresie operacji finansowych – str. 32-33 protokołu kontroli. W zakresie gospodarki pieniężnej stwierdzono, iż opłaty
za żywienie w stołówkach szkolnych oraz opłaty za wyżywienie i pobyt dzieci w
przedszkolach, stanowiące dochody własne, przyjmowane są na kwitariusze
przychodowe (stanowiące druki ścisłego zarachowania) i odprowadzane
bezpośrednio na rachunek bankowy. W wyniku kontroli kwot pobranych na
kwitariusze z bankowymi dowodami wpłat za okres od 8 do 16 października 2009 r.
ustalono, iż zebrane dochody
odprowadzano na rachunek bankowy w dniu pobrania lub kilka dni później.
Regulacje wewnętrzne obowiązujące w Biurze i jednostkach obsługiwanych przez
Biuro nie wskazują terminu odprowadzania pobranych dochodów na rachunek
bankowy. Ustalono również, że inne osoby pobierały kwitariusze, a inne zbierały
gotówkę i odprowadzały ją do banku. Ponadto kwitariusze zwracane były po
wykorzystaniu przez inne osoby niż te, które je pobrały lub dokonywały wpłat do
banku. Instrukcja obiegu dokumentów wskazuje w § 2 pkt 3, iż czynności w
zakresie przyjmowania gotówki na kwitariusze i odprowadzenia jej do banku mogą
wykonywać osoby upoważnione przez dyrektorów szkół. Instrukcja nie wskazuje,
jakim osobom należy wydawać kwitariusze – czy osobom upoważnionym do pobierania
wpłat na kwitariusze, czy też innym pracownikom szkół (co w praktyce było
stosowane). Kontrola zakresów obowiązków osób wykonujących czynności związane z
pobieraniem opłat na kwitariusze i ich rozliczeniem wykazała, iż dwóch
pracowników pobierających gotówkę na kwitariusze i odprowadzających ją do banku
nie posiadało powierzenia wskazanych obowiązków w zakresach czynności (w Szkole
Podstawowej Nr 1 w Łapach i Szkole Podstawowej w Uhowie), jednakże jeden z tych
pracowników podpisał oświadczenie o odpowiedzialności materialnej. Ponadto
stwierdzono, iż 3 pracowników szkół dokonywało pobrania bloczków kwitariuszy
bądź ich zwrotu do Biura, co nie wynikało z zakresów czynności tych pracowników
(sytuacja ta dotyczyła pracowników Gimnazjum Nr 1 w Łapach oraz Szkół
Podstawowych Nr 1 i 2 w Łapach) – str. 25-28 protokołu kontroli. Ponadto w zakresie gospodarki pieniężnej stwierdzono,
iż pracownicy jednostek obsługiwanych i Biura pobierają gotówkę z rachunków
bankowych za pośrednictwem „dyspozycji wypłaty gotówki” opatrzonej podpisami
Dyrektora i Głównego Księgowego. Ustalono, że dwie osoby pobierające gotówkę z
banku na podstawie dyspozycji wypłaty gotówki, nie zostały upoważnione do tej
czynności (operacje dotyczyły Zespołu Szkół w Łapach i Gimnazjum Nr 1 w Łapach)
– str. 12-13 i 28-30 protokołu kontroli. Kontrola gospodarki drukami ścisłego zarachowania
wykazała, że regulacje wynikające z przepisów regulaminu kontroli wewnętrznej
nie obejmują druków świadectw legitymacji szkolnych, które faktycznie są
traktowane jak druki ścisłego zarachowania. Natomiast wymienione w przepisach
wewnętrznych druki legitymacji ubezpieczeniowych i dyspozycji wypłaty gotówki,
wskazane w regulaminie jako obowiązujące w Biurze i jednostkach obsługiwanych
druki ścisłego zarachowania, w rzeczywistości nie są traktowane jak tego typu
druki – str. 35 protokołu kontroli. Analiza prawidłowości sporządzania
projektów i planów finansowych Biura i jednostek obsługiwanych wykazała, iż Burmistrz Łap nie
przekazywał informacji niezbędnych do opracowania projektów planów finansowych
wynikających z projektu budżetu miasta Łapy na 2009 r. W efekcie projekty
planów finansowych Biura i jednostek obsługiwanych nie były sporządzane. Jak
wyjaśniła Pani Dyrektor, podstawą gospodarki finansowej Biura i jednostek
obsługiwanych do dnia 9 stycznia 2010 r. (data opracowania planów finansowych
wszystkich jednostek na podstawie uchwały budżetowej) były materiały
planistyczne sporządzone w październiku 2008 r. i przekazane do Urzędu
Miejskiego. Należy wskazać, iż stosownie do § 7 pkt 2 i 3 rozporządzenia
Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2006 r. w sprawie gospodarki finansowej
jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych oraz
trybu postępowania przy przekształcaniu w inną formę organizacyjno-prawną (Dz.
U. Nr 116, poz. 783 ze zm.), podstawę prowadzenia gospodarki finansowej
jednostki budżetowej w okresie od 1 stycznia do dnia opracowania planu
finansowego na podstawie danych uchwały budżetowej stanowią jedynie projekty
planów finansowych sporządzone zgodnie z wymaganiami ustawy o finansach
publicznych i cytowanego rozporządzenia. Zgodnie z art. 185 ust. 1 ustawy z
dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych, a obecnie art. 248 ustawy z
dnia 27 sierpnia 2009 r., Burmistrz
powinien w terminie 7 dni od przekazania projektu uchwały Radzie przekazać
jednostkom podległym informacje niezbędne do opracowania ich planów
finansowych. Kierownicy jednostki mają natomiast obowiązek sporządzenia
projektów planów finansowych do dnia 22 grudnia i przekazania ich organowi
wykonawczemu celem weryfikacji – str. 36 protokołu kontroli. Stwierdzone
nieprawidłowości w zakresie zaniechania przekazywania kierownikom podległych
jednostek informacji niezbędnych do opracowania projektów planów finansowych
zostaną uwzględnione w wystąpieniu skierowanym do Burmistrza Łap na podstawie
ustaleń kontroli kompleksowej. W zakresie wydatków poniesionych na podróże służbowe
pracowników stwierdzono, iż w
przypadku poleceń wyjazdów służbowych nauczycieli Gimnazjum Nr 1 w Łapach
delegacje zostały rozliczone przed datą końcową podróży służbowej określonej w
poleceniu wyjazdu służbowego. Delegacje dotyczyły wyjazdów nauczycieli na
nauczanie indywidualne uczniów w okresie od 1 stycznia lub 18 maja 2009 r. do
19 czerwca 2009 r. Delegacje zostały rozliczone w dniu 16 czerwca 2009 r.
Załączone do delegacji oświadczenia nauczycieli wskazują jako datę końcową
podróży służbowej 19 czerwca 2009 r. W taki sam sposób postąpiono z
delegacjami wystawionymi na czas
odbywania podróży w okresie od 7 września lub 10 listopada 2009 r. do 31
grudnia 2009 r. Delegacje zostały rozliczone 2 grudnia, podczas gdy z
oświadczeń wynika, iż podróże służbowe były odbywane do dnia 31 grudnia 2009 r.
Wszystkie delegacje jako środek lokomocji wskazywały samochody prywatne
nauczycieli. Ustalono, że wypłata kosztów podróży służbowych odbywała się na
podstawie oświadczeń złożonych przez nauczycieli o ilości przejechanych
kilometrów i ilości przejazdów. Jak wyjaśniła p.o. Dyrektora Gimnazjum Nr 1,
wyjazdy wykazane w rozliczeniu 9 delegacji wystawionych w I połowie 2009 r.
faktycznie odbyły się przed datą ich rozliczenia, co wynika z prowadzonych
dzienników nauczania indywidualnego. Natomiast wyjazdy wykazane w rozliczeniu 7
poleceń wyjazdu wystawionych w II połowie 2009 r. tylko w części odbyły się
przed datą ich rozliczenia tj. 2 grudnia 2009 r.; po tej dacie na podstawie
badanych delegacji odbyło się 19 wyjazdów (na 98, które zostały rozliczone). Stwierdzono, iż delegowani pracownicy Gimnazjum Nr 1,
Zespołu Szkół w Płonce Kościelnej, Szkoły Podstawowej Nr 1 i Zespołu Szkół w
Łapach nie składali wniosków w sprawie odbycia podróży służbowej samochodem
prywatnym, o których mowa w § 5 ust. 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki
Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków
ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej
lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na
obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.). Nie została też formalnie
ustalona przez dyrektorów wskazanych szkół stawka za Ponadto stwierdzono, iż cztery delegacje pracowników
Szkoły Podstawowej Nr 1 w Łapach nie zawierały dat przedłożenia ich do
rozliczenia, zaś delegację nr 17/09 wystawioną na dzień 15 maja 2009 r.
rozliczono za okres 15-17 maja, wypłacając dietę w kwocie 46 zł. Pracownik
odbywał podróż od godziny 6.17 dnia 15 maja 2009 r. do 13.38 dnia 17 maja 2009
r., co oznacza, iż podróż trwała 2 doby 7 godzin i 21 minut. Jak wynika z
przedłożonego programu konferencji, na którą delegowano pracownika, w dniu 16
maja pracownik miał zapewnione całodzienne wyżywienie w dniu konferencji, zatem
w świetle § 4 ust. 1 pkt 2 cytowanego wyżej rozporządzenia należało wypłacić
pracownikowi dietę w wysokości 34,50 zł, a nie 46 zł – str. 49-53 protokołu
kontroli. Kontrola kosztów podróży służbowych pokrywanych z
rachunku dochodów własnych wykazała, że delegacje dotyczące podróży służbowych
pracowników Przedszkola Nr 1 w Łapach zostały rozliczone po upływie terminu 14
dni wynikającego z § 8a ust. 2 rozporządzenia MPiPS z dnia 19 grudnia 2002 r. –
str. 63 protokołu kontroli. Ustalenia dotyczące kontroli zamówienia publicznego
udzielonego przez p.o. Dyrektora Gimnazjum nr 1 w Łapach na remont części
pomieszczeń w budynku Gimnazjum zostały objęte odrębnym pismem skierowanym do
kierownika tej jednostki jako zamawiającego. W wyniku kontroli wydatków realizowanych z dochodów
własnych ustalono, że Przedszkole Nr 1 w Łapach dokonywało wydatków
polegających na pokrywaniu kosztów podróży służbowych. Wydatki takie nie
znajdowały umocowania w uchwale Nr XXXI/228/05 Rady Miejskiej w Łapach z dnia
18 marca 2005 r., zgodnie z którą w katalogu wydatków pokrywanych z dochodów
własnych wraz z odsetkami znalazły się następujące rodzaje wydatków:
wynagrodzenia z tytułu umów zlecenia i umów o dzieło, zakup materiałów i
wyposażenia, zakup środków żywności, zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i
książek, zakup energii elektrycznej, cieplnej, gazu i wody, zakup usług
remontowych, zakup innych usług, odpisy na zakładowy fundusz świadczeń
socjalnych, wydatki inwestycyjne i na zakupy inwestycyjne. Łączna kwota
wydatków na podróże służbowe sfinansowanych z dochodów własnych wyniosła 881,02
zł – str. 61-63 protokołu kontroli. W zakresie wyboru wykonawców zamówień o wartości
nieprzekraczającej równowartości 14.000 euro stwierdzono, iż nie były
przestrzegane postanowienia regulaminu udzielania zamówień publicznych poniżej
14.000 euro, ustalone przez Panią Dyrektora 12 czerwca 2007 r., a mianowicie: a)
dokonując zakupu usługi wykonania i montażu boksów łazienkowych w budynku
Przedszkola Nr 1 w Łapach na kwotę 2.300 zł nie sporządzono notatki służbowej,
o której mowa w regulaminie, b)
zakupów materiałów do remontu dwóch łazienek w budynku Przedszkola Nr 2 w Łapach
(dwie faktury z dnia 18 sierpnia 2009 r. na kwotę 8.684,26 zł) oraz remontu
pomieszczeń w Przedszkolu Nr 1 w Łapach
(faktura z 11 sierpnia 2009 r. na kwotę 1.453,01 zł) dokonano z pominięciem
zasad wskazanych w regulaminie – brak zapytań skierowanych do oferentów bądź
notatki dokumentującej rozeznanie cenowe – str. 64-65 protokołu kontroli. Stwierdzone w wyniku kontroli nieprawidłowości i
uchybienia były wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących
gospodarki finansowej samorządowej jednostki organizacyjnej. Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki
sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie
zarządczej kontroli wewnętrznej, spoczywa na kierowniku każdej jednostki,
zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o
finansach publicznych. Wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości należy
do głównego księgowego. Prawa i obowiązki głównych księgowych określa od 1
stycznia 2010 r. art. 54 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach
publicznych. Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9
ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam: 1. Dokonanie
zmian w przepisach wewnętrznych w celu: a)
objęcia nimi zasad obiegu i kontroli wszystkich dowodów księgowych obrazujących
operacje finansowe zachodzące w jednostce i obsługiwanych szkołach, b)
określenia zasad opatrywania dokumentów wpływających do Biura i obsługiwanych
szkół datami wpływu, mając na uwadze możliwość weryfikacji terminowości
regulowania zobowiązań, c)
określenia terminów odprowadzania pobranych środków na rachunek dochodów
własnych, d)
doprowadzenia do zgodności między regulacjami wewnętrznymi a stosowaną praktyką
w zakresie rodzajów druków traktowanych jako druki ścisłego zarachowania. 2. Zobowiązanie
głównego księgowego do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie prowadzenia
ksiąg rachunkowych i sprawozdawczości BOSS i obsługiwanych szkół poprzez: a)
zamieszczanie w zapisach księgowych numerów identyfikacyjnych dowodów
księgowych stanowiących podstawę zapisu, b)
opatrywanie zapisów księgowych datami stosownie do wymagań art. 23 ust. 2 pkt 2
ustawy o rachunkowości, c)
przygotowywanie danych umożliwiających sporządzenie przez kierowników
obsługiwanych jednostek jednostkowych sprawozdań Rb-Z i Rb-N, d)
ustalanie w celu wykazania w części D jednostkowego sprawozdania Rb-Z Gimnazjum
Nr 1 zobowiązań z tytułu rat termomodernizacyjnych. 3. Terminowe
regulowanie zobowiązań. 4. Wskazanie
dyrektorom obsługiwanych jednostek na obowiązek bieżącego przekazywania dowodów
skutkujących powstaniem zobowiązań w celu zapewnienia terminowego ich
regulowania. 5. Wskazanie
dyrektorom obsługiwanych szkół na obowiązek otwarcia odrębnych rachunków
dochodów własnych, wynikający z przepisów przywołanych w części opisowej
wystąpienia. 6. Wzmożenie
kontroli wewnętrznej w celu zapobieżenia sytuacjom pobierania kwitariuszy
przychodowych i ich zwrotu, przyjmowania wpłat na kwitariusze i odprowadzania
zebranych środków do banku oraz realizowania dyspozycji wypłaty gotówki przez
osoby nieupoważnione do tych czynności w zakresach obowiązków i przepisach
wewnętrznych. 7. Wzmożenie
nadzoru nad prawidłowością wystawiania poleceń wyjazdów służbowych i
rozliczania wynikających z nich kosztów poprzez: a)
zobowiązanie osób wykonujących czynności z zakresu kontroli
formalno-rachunkowej do dołożenia należytej staranności przy weryfikacji
rozliczeń kosztów podróży służbowych w szczególności w zakresie: -
zatwierdzania kosztów podróży wyłącznie dotyczących wyjazdów odbytych zgodnie z
dyspozycją wynikającą z polecenia wyjazdu służbowego, -
rzetelnej weryfikacji prawidłowości naliczania diet, b)
wskazanie dyrektorom obsługiwanych jednostek na: -
obowiązek terminowego przedkładania rozliczeń kosztów przez pracowników szkół, -
zlecanie odbywania podróży pojazdem niestanowiącym własności pracodawcy w
oparciu o wniosek pracownika o odbycie podróży tego rodzaju pojazdem. 8. Wzmożenie
kontroli w zakresie zgodności wydatków ponoszonych przez obsługiwane jednostki
z dochodów własnych z ustaleniami Rady Miejskiej co do dopuszczalnego
przeznaczenia tych środków. 9.
Zapewnienie przestrzegania procedur ustanowionych regulaminem udzielania
zamówień publicznych poniżej 14.000 euro. O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę
powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty
otrzymania niniejszego wystąpienia. Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie
14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w
wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z
art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego
terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem. Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być
tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe
zastosowanie. Prezes Regionalnej Izby Obrachunkowej
w Białymstoku Do
wiadomości: Burmistrz
Łap W
wyniku kontroli w ww. jednostce skierowano pismo RIO.I.6002-8/10 z dnia 02
lipca 2010 roku, do organu wykonawczego: Pani Tamara Łapińska pełniąca obowiązki Dyrektora Gimnazjum Nr 1 w Łapach
Regionalna Izba
Obrachunkowa w Białymstoku przeprowadziła w okresie marzec-maj 2010 r.
problemową kontrolę gospodarki finansowej Biura Obsługi Szkół Samorządowych w
Łapach oraz jednostek, dla których Biuro prowadzi obsługę finansowo-księgową, w
tym Gimnazjum Nr 1 Łapach. Czynności kontrolne dotyczyły m.in. prawidłowości
zamówienia publicznego udzielonego przez Panią na remont części pomieszczeń w
budynku Gimnazjum obejmujący wymianę posadzek na korytarzu parteru budynku
szkolnego. Ustalono, iż zarówno w ogłoszeniu o zamówieniu, jak i w ogłoszeniu o
udzieleniu zamówienia jako zamawiającego wskazano Urząd Miejski w Łapach,
podczas gdy w specyfikacji istotnych warunków zamówienia jako zamawiającego
wskazano Gimnazjum Nr 1 w Łapach. Zgodnie z art. 36 ust. 1 pkt 1 oraz art. 41
pkt 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r.
Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759) zarówno w
ogłoszeniu o zamówieniu, jak i specyfikacji, należy podać nazwę i adres
zamawiającego. Z wyjaśnienia złożonego przez p.o. Dyrektora Gimnazjum wynika,
iż wskazanie w ogłoszeniach jako zamawiającego Urzędu Miejskiego w Łapach,
zamiast Gimnazjum Nr 1 w Łapach wynikało z błędu pracownika. Niezbędne jest
zatem dołożenie większej staranności przy opracowywaniu dokumentacji
postępowania. Ponadto w wyniku kontroli tego zamówienia stwierdzono,
iż jeden z wykonawców złożył na potwierdzenie spełniania warunków udziału w
postępowaniu polisę od odpowiedzialności cywilnej na kwotę 23.000 zł, podczas
gdy w specyfikacji wymagano złożenia polisy na kwotę co najmniej 25.000 zł.
Wykonawca został dopuszczony przez komisję przetargową do postępowania jako
spełniający warunki udziału. Należy wskazać, iż w opisanej sytuacji należało
wezwać oferenta do uzupełnienia dokumentacji poprzez przedłożenie polisy na wymaganą
wartość, zgodnie z art. 26 ust. 3 Prawa zamówień publicznych. Przedstawiona
nieprawidłowość nie miała wpływu na wynik postępowania. Prezes Regionalnej Izby Obrachunkowej
w Białymstoku Do
wiadomości: Burmistrz
Łap Odsłon dokumentu: 120437266 Poprzdnie wersje tego dokumentu: brak |
|||||||||||||
|
www.bialystok.rio.gov.pl | Wejść na stronę: 120437266 | Strona główna | Informacje niedostępne | Pomoc | Redakcja | Kontakt | | |