 |
 |
 |
 |
 |
|
zalecenia - Gmina Sokoły |
|
|||||||||||
|
|||||||||||||
|
Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej przeprowadzona w Urzędzie Gminy Sokoły przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w
Białymstoku Ustalenia
kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 17 maja 2010 roku
(znak: RIO.I.6001-2/10), o treści jak niżej:
Pan Józef Zajkowski Wójt
Gminy Sokoły W wyniku kompleksowej kontroli
gospodarki finansowej Gminy Sokoły za okres 2009 roku, przeprowadzonej w
Urzędzie Gminy Sokoły na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1
ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych
(Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby
Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane
w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej
jednostce. Zakresem
kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy
oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli wewnętrznej,
prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, wykonanie
budżetu, w tym realizację wybranych dochodów oraz wydatków, udzielanie zamówień
publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie
mieniem komunalnym oraz rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi. W
kontrolowanej gminie nie zostało obsadzone stanowisko zastępcy Wójta. Jak
stanowi art. 26a ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym
(Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 ze zm.), wójt, w drodze zarządzenia, powołuje
oraz odwołuje swojego zastępcę. Według zaś art. 28g ustawy, w przypadku
zaistnienia jednej z – enumeratywnie wymienionych – przemijających przeszkód w
wykonywaniu zadań i kompetencji wójta (m.in. niezdolności do pracy z powodu
choroby trwającej powyżej 30 dni) zadania i kompetencje wójta przejmuje jego
zastępca, zaś w razie niepowołania zastępcy – osoba wyznaczona przez Prezesa
Rady Ministrów w trybie art. 28h ustawy. Wskazana regulacja w sposób
jednoznaczny określa zasady kierowania gminą, z tego względu, przy zaistnieniu
okoliczności w tej regulacji przewidzianych, nieobsadzenie stanowiska zastępcy
Wójta może prowadzić do naruszenia ciągłości działania organu wykonawczego
gminy, w tym w zakresie wykonania budżetu – str. 3-4 protokołu kontroli. W
sferze funkcjonowania kontroli wewnętrznej w Urzędzie Gminy Sokoły stwierdzono,
iż dowody księgowe zarówno w zakresie wydatków Urzędu jak i jednostek, dla
których Urząd Gminy prowadzi obsługę finansowo-księgową (trzech jednostek
oświatowych, Ośrodka Pomocy Społecznej oraz dwóch samorządowych instytucji
kultury) były zatwierdzane do wypłaty przez Pana Wójta, Skarbnika Gminy oraz
referenta d.s. księgowości budżetowej. Kierownicy jednostek organizacyjnych nie
posiadali też upoważnienia do dysponowania środkami na rachunkach bankowych
prowadzonych dla tych jednostek; czynności kontroli wewnętrznej kierowników
jednostek ograniczały się do merytorycznego zatwierdzania operacji
gospodarczych – str. 9-10 protokołu kontroli. Należy
wskazać, że art. 44 obowiązującej w okresie kontrolowanym ustawy z dnia 30
czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.) ustanowił
podstawową zasadę odpowiedzialności kierownika jednostki sektora finansów
publicznych za całość gospodarki finansowej, w tym wykonywanie określonych
ustawą obowiązków w zakresie kontroli wewnętrznej. Zasadę tę określa obecnie
art. 53 ust. 1 ustawy o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009 r. (Dz.
U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.). Odpowiedzialność za realizację planów
finansowych, stanowiących podstawę gospodarki finansowej jednostek sektora
finansów publicznych, powinni ponosić kierownicy tych jednostek – z racji
upoważnienia do dysponowania środkami określonymi w planie. Dodatkowo, w
zakresie jednostek oświaty art. 39 ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 7 września 1991
r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 ze zm.) stanowi, iż
dyrektor szkoły dysponuje środkami określonymi w planie finansowym szkoły i
ponosi odpowiedzialność za ich prawidłowe wykorzystanie; w przypadku instytucji
kultury art. 27 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i
prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U. z 2001 r. Nr 13, poz. 123 ze zm.)
określa, iż instytucja kultury gospodaruje samodzielnie przydzieloną i nabytą
częścią mienia oraz prowadzi samodzielną gospodarkę w ramach posiadanych
środków. Przyjęty w kontrolowanej jednostce model skoncentrowanej obsługi
finansowo-księgowej prowadzi do ograniczenia samodzielności (w granicach prawa)
kierowników jednostek do prowadzenia gospodarki finansowej i wynikającej z niej
odpowiedzialności w tym zakresie. Zarządzeniem
nr 7/2010 z dnia 22 lutego 2010 r. Pan Wójt wprowadził instrukcję w sprawie
obiegu dokumentów finansowo-księgowych i kontroli wewnętrznej (opracowaną w
2005 roku) jako obowiązującą we wszystkich jednostkach organizacyjnych objętych
scentralizowaną księgowością. Obowiązujący poprzednio art. 47 ustawy o
finansach publicznych wyraźnie określał, iż powinność ustalenia w formie
pisemnej procedur kontroli finansowej oraz zapewnienia ich przestrzegania
spoczywa na kierowniku każdej jednostki sektora finansów publicznych. W art. 68
i 69 obecnie obowiązującej ustawy o finansach publicznych została ustanowiona
instytucja kontroli zarządczej, rozumianej jako ogół działań podejmowanych dla
zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny,
oszczędny i terminowy. Zapewnienie funkcjonowania kontroli zarządczej w danej
jednostce sektora finansów publicznych należy do obowiązków kierownika
jednostki (art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy). Zarządzenia organu wykonawczego gminy
nie mogą zatem zastępować realizacji wskazanych obowiązków przez kierownika
podległej lub nadzorowanej jednostki organizacyjnej – str. 10-11 protokołu
kontroli. Kontrola
wykazała też, że obsługę finansowo-księgową jednostek organizacyjnych oświaty
Urząd Gminy prowadzi bez formalnego uregulowania tej kwestii przez Radę Gminy,
do której – w myśl postanowień art. 5 ust. 9 w zw. z art. 5c pkt 1 ustawy o
systemie oświaty – należą kompetencje organu prowadzącego w zakresie organizowania
obsługi ekonomicznej szkół. Obsługa księgowa pozostałych jednostek została
przewidziana w statutach tych jednostek – str. 7 protokołu kontroli. W
odniesieniu do tych jednostek (OPS oraz instytucje kultury) należy zauważyć, że
w świetle art. 11 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z
2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.) każda z jednostek powinna prowadzić księgi
rachunkowe w swojej siedzibie; poza siedzibą księgi rachunkowe mogą być
prowadzone w przypadku określonym w art. 13 ust. 2 i 3 oraz w razie powierzenia
ich prowadzenia podmiotowi prowadzącemu działalność w zakresie usługowego
prowadzenia ksiąg rachunkowych. W
trakcie badania dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości ustalono,
że Pan Wójt nie określił daty rozpoczęcia korzystania z programu „Budżet”, jak
również nie dokonał aktualizacji dokumentacji w zakresie stosowanych wersji
oprogramowania. Powinność określenia w dokumentacji zasad prowadzenia ksiąg
rachunkowych przy użyciu komputera wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia
jego eksploatacji wynika z art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c) ustawy o rachunkowości.
Zgodnie z art. 10 ust. 2 ustawy, ustalenie w formie pisemnej i aktualizacja
omawianej dokumentacji należy do zadań kierownika jednostki – str. 12-13
protokołu kontroli. Zasady
regulujące gospodarkę kasową określone zostały w instrukcji kasowej i
instrukcji kontroli druków ścisłego zarachowania, wprowadzonej zarządzeniem nr
4/95 Wójta Gminy z dnia 20 czerwca 1995 r. W trakcie kontroli ustalono, że w
instrukcji tej nie uregulowano faktycznie stosowanych rozwiązań w zakresie
rodzajów sporządzanych przez kasjera raportów kasowych – str. 23 protokołu
kontroli. Do
kasy Urzędu dokonywane były m.in. wpłaty z tytułu podatków (ujmowane w raporcie
oznaczonym jako „podatek”) i opłat (ujmowane w raporcie oznaczonym jako „opłata
skarbowa”). Dowody wpłaty wystawiane były na kwitariuszach K-103, drukach
oznaczonych jako „Pokwitowania” oraz na drukach „KP”, stanowiących druki
ścisłego zarachowania. Ustalono, iż przepisy wewnętrzne jednostki nie określają
jakiego rodzaju należności pobierane są na „Pokwitowania”, oraz że druki te
wystawiane są za pomocą programu komputerowego z automatyczną numeracją – str.
24 protokołu kontroli. Zgodnie
z postanowieniami instrukcji druki ścisłego zarachowania powinny być
inwentaryzowane nie rzadziej niż raz w roku. W trakcie kontroli ustalono, że na
dzień 31 grudnia 2009 r. zostały zinwentaryzowane czeki gotówkowe, kontokwitariusze,
bloczki opłaty targowej. Nie stwierdzono udokumentowania inwentaryzacji druków
KP i KW, mimo iż przepisy wewnętrzne nakazują ewidencjonowanie tych druków jako
podlegających ścisłej kontroli. Zwrócenia uwagi wymaga także fakt, że
przewidziane instrukcją druki ścisłego zarachowania – świadectwa pochodzenia zwierząt
nie są w praktyce stosowane przez badaną jednostkę – str. 25-26 protokołu
kontroli. Kontrola
prowadzenia ksiąg rachunkowych w świetle przepisów ustawy o rachunkowości,
rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych
zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek
samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych
(Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.) oraz przepisów wewnętrznych jednostki
wykazała, że: - na koncie 140
„Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne” wykazano saldo
strony Ma w wysokości 4.837,53 zł, na które złożył się stan środków funduszy
pomocowych (księgowanych Wn 137 „Rachunki środków funduszy pomocowych” Ma 140),
w tym: dotacja z Urzędu Marszałkowskiego w kwocie 4.808,41 zł tytułem
refundacji wydatków poniesionych przez gminę (wpływ środków nastąpił 31.12.2009
r., w styczniu 2010 r. środki zostały przelane na rachunek bieżący) i odsetki
od środków pomocowych naliczone przez bank na koniec 2009 r. – 29,12 zł
(odsetki te w styczniu 2010 r. zostały przelane na rachunek bieżący). Zgodnie z
zasadami funkcjonowania kont zawartymi w rozporządzeniu Ministra Finansów konto
140 nie może wykazywać salda strony Ma. Odsetki naliczone przez bank do
rachunków bankowych (stanowiące dochód gminy), którym odpowiadały konta o
symbolach 137-1, 137-2, 137- 9, 137-11, należało ująć na konto 901 „Dochody
budżetu”, zaś otrzymaną dotację z Urzędu Marszałkowskiego (konto o symbolu 137-
1) na konto 907 „Dochody z funduszy pomocowych” – str. 22 protokołu kontroli; - na koncie 201
„Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami” wykazano saldo strony Wn w wysokości
18.312,51 zł, na które złożyły się zabezpieczenia należytego wykonania robót
wniesione w formie gwarancji ubezpieczeniowych (zaewidencjonowane Wn 201 Ma
140). Zabezpieczenia w formie gwarancji ubezpieczeniowych nie są należnościami
jednostki i nie powinny być ujmowane na bilansowych kontach rozrachunkowych. W
trakcie czynności kontrolnych Skarbnik wyjaśniła, że na dzień zamknięcia ksiąg
rachunkowych 2009 roku gwarancje ubezpieczeniowe zostaną przeniesione do
ewidencji pozabilansowej i nie będą figurowały w bilansie Urzędu – str. 29
protokołu kontroli; - na koncie 231 „Rozrachunki
z tytułu wynagrodzeń” wykazano saldo po stronie Ma w wysokości 78.381,06 zł (kwota
brutto), oznaczające zobowiązanie z tytułu naliczonych dodatkowych wynagrodzeń
rocznych, i po stronie Wn w wysokości 23.765,17 zł (w tym: ZUS pracownika –
16.833,17 zł i należny podatek od „13-tek” – 6.932 zł). Według zasad
funkcjonowania konta 231 określonych w załączniku nr 2 do rozporządzenia saldo
Wn konta 231 może wyrażać stan należności jednostki z tytułu wynagrodzeń, nie
zaś stan potrąceń zobowiązań publicznoprawnych obciążających pracowników – str.
30-31 protokołu kontroli; - z naruszeniem
zasad funkcjonowania kont zawartych w załączniku nr 2 do rozporządzenia oraz
postanowień przepisów wewnętrznych na koncie 013 „Pozostałe środki trwałe”,
zamiast na koniec 020 „Wartości niematerialne i prawne”, ujęto wartość licencji
na kwotę 1.390,80 zł – str. 119 protokołu kontroli, - na koncie 013
„Pozostałe środki trwałe” ujmowano przedmioty o wartości poniżej 1.000 zł,
które zgodnie z dokumentacją opisującą zasady rachunkowości nie podlegają
ewidencji wartościowej – odnosi się je w ciężar kosztów oraz ewidencjonuje
ilościowo – str. 119 protokołu kontroli. Badanie
procedur uchwalania budżetu i opracowywania planów finansowych jednostek
organizacyjnych gminy Sokoły wykazało zaniechanie sporządzenia planu
finansowego Urzędu Gminy na rok 2009, jak i na rok 2010. Powinność sporządzania
planu finansowego urzędu jednostki samorządu terytorialnego wynika obecnie z
art. 249 ust. 3 i 4 ustawy o finansach publicznych (poprzednio art. 186 ust. 3
i 4) – str. 33 protokołu kontroli. W
zakresie dochodów ze sprzedaży i udostępniania nieruchomości gminy ustalono, że
zasady nabywania, zbywania i obciążania nieruchomości gruntowych oraz ich
wydzierżawienia lub wynajmowania na okres dłuższy niż 3 lata zostały ustalone
uchwałą nr XXVI/120/2000 Rady Gminy z dnia 29 grudnia 2000 r. W uchwale tej
Rada postanowiła m.in., że dla nieruchomości zbywanych w drodze bezprzetargowej
cenę nieruchomości ustala się w kwocie równej jej wartości (§ 5 uchwały).
Przeprowadzona kontrola sprzedaży w 2009 r. nieruchomości w tym trybie wykazała,
że w praktyce przepis ten nie był stosowany – ceny nieruchomości ustalone w
umowach były wyższe od wartości ustalonej w operatach szacunkowych – str. 35,
36 protokołu kontroli. Nie było to jednakże niezgodne z postanowieniem art. 67 ust.
3 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. 2004
r. Nr 261, poz. 2603 ze zm.), według którego przy sprzedaży nieruchomości w
drodze bezprzetargowej, o której mowa w art. 37 ust. 2 i 3, cenę nieruchomości
ustala się w wysokości nie niższej niż jej wartość. Na tle przywołanego stanu
faktycznego należy wskazać, że ustalanie cen nieruchomości nie przynależy do
kompetencji organu stanowiącego w ramach określania zasad gospodarowania
nieruchomościami, o których mowa w art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. a) ustawy o
samorządzie gminnym. Ustalenie wysokości ceny zbywanej nieruchomości następuje
w umowie z nabywcą, która w imieniu gminy zawierana jest przez wójta, jako
właściwego w kwestii gospodarowania nieruchomościami (art. 11 ust. 1 i art. 25
ustawy o gospodarce nieruchomościami, art. 30 ust. 2 pkt 3 ustawy o samorządzie
gminnym). Z tego względu postanowienia § 5 uchwały Rady Gminy naruszają prawem
określony podział kompetencji pomiędzy organami gminy, nadto stanowią
nieuprawnioną modyfikację regulacji ustawowych (zob. np. wyrok WSA we Wrocławiu
z dnia 21 maja 2008 r., sygn. II SA/Wr 139/08; poczynione uwagi należy też
odnieść do § 4 uchwały Rady Gminy odnoszącego się do ustalania cen
nieruchomości zbywanych w drodze przetargu). Jak
stwierdzono, czynsze za lokale należące do mieszkaniowego zasobu gminy są
pobierane w oparciu o stawki ustalone przez Radę Gminy uchwałą nr XXIX/133/2001
z dnia 24 kwietnia 2001 r. Zgodnie z art. 8 pkt 1 ustawy z dnia 21 czerwca 2001
r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu
Cywilnego (Dz. U. z 2005 r. Nr 31, poz. 266 ze zm.) stawki czynszu powinien
ustalać Pan Wójt, z uwzględnieniem zasad polityki czynszowej określonej w
wieloletnim programie gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy, uchwalanym
przez organ stanowiący stosownie do przepisów art. 21 tej ustawy. W
kontrolowanej gminie taki program nie obowiązuje – poprzednia uchwała Rady w
tej materii została opracowana na lata 2002 – 2006 – str. 38 protokołu
kontroli. Kontrola
realizacji dochodów z najmu lokali oraz dzierżawy gruntów (str. 38-47 protokołu
kontroli) wykazała, że: a) 13 umów
dzierżawy zabudowanych gruntów gminy zawiera w swej treści zapisy o ich
przedłużaniu na okres jednoroczny, jeżeli na miesiąc przed upływem wygaśnięcia
umowy nie nastąpi wypowiedzenie dzierżawy przez jedną ze stron. Umowy te
zostały zawarte w latach 1988 – 1996 i po upływie pierwotnych terminów
obowiązywania co roku podlegają automatycznemu przedłużeniu. Stawki czynszu ustalone
w tych umowach nie są zmieniane (w poddanych kontroli umowach oscylują pomiędzy
3,78 zł a 10,73 zł, są to stawki roczne). Należy wskazać, że z dniem 22
października 2007 r. uległy zmianie regulacje prawne w kwestii najmu i
dzierżawy nieruchomości. Według znowelizowanego art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. a)
ustawy o samorządzie gminnym w przypadku, gdy po umowie zawartej na czas
oznaczony do 3 lat strony zawierają kolejne umowy, których przedmiotem jest ta
sama nieruchomość, wymagana jest uchwała rady gminy wyrażająca zgodę na zawarcie
takich umów. Jak zaś stanowi art. 35 ust. 1b (poprzednio oznaczony jako 1a)
ustawy o gospodarce nieruchomościami, obowiązek sporządzenia i podania do
publicznej wiadomości wykazu nieruchomości przeznaczonych do oddania w najem
lub dzierżawę nie dotyczy udostępnienia nieruchomości na czas oznaczony do 3
miesięcy, jednakże wykaz sporządza się i podaje do publicznej wiadomości,
jeżeli po umowie zawartej na czas oznaczony do 3 miesięcy strony zawierają
kolejne umowy, których przedmiotem jest ta sama nieruchomość. Przedłużanie umów
dzierżawy na jednoroczne okresy doprowadziło do obejścia wskazanego reżimu
prawnego. Postanowienia umów nie mogą określać łączącego strony stosunku
prawnego w sposób niezgodny z przepisami ustawy (art. 3531, art. 58
k.c.). W wyjaśnieniu Pan Wójt wskazał, iż jego zdaniem kumulatywny okres 3 lat
należy liczyć od daty zmiany przepisów, tj. od 22.10.2007 r., co oznacza, iż
termin ten upływa z dniem 21.10.2010 r. (i do tego czasu zostaną zawarte umowy
dzierżawy zgodnie z obowiązującymi przepisami). Interpretacja taka jest
nieuprawniona – normy prawne wynikające z przywołanych przepisów należało
stosować do wszystkich umów najmu i dzierżawy począwszy od ustawowo określonej daty
wejścia w życie nowelizacji, w tym umów, które w tej dacie były kontynuowane.
Ponadto, bez zgody Rady Gminy oraz bez sporządzenia wykazu nieruchomości, Pan
Wójt zawarł w dniu 5 lutego 2010 r. aneksy do umów najmu gabinetów medycznych,
mocą których najem tych lokali użytkowych (stanowiących części składowe nieruchomości)
został przedłużony na kolejny okres – najemcy posiadają lokale na podstawie
umów i aneksów do umów zawieranych od sierpnia 2000 roku. Obowiązujące w
okresie kontrolowanym stawki czynszowe najmu zostały ustalone w marcu 2004 r.; b) lokal mieszkalny
położony przy ul. Tykocińskiej 38/4 o pow. 73,81m2 wynajmowany jest
na rzecz spółki cywilnej – Prywatnej Lecznicy Zwierząt. Umowę najmu zawarto
dnia 22 września 2006 r. na czas nieokreślony. Wynajmowany lokal służy jako mieszkanie
dla lekarzy pracujących w Lecznicy, stosownie do porozumienia zawartego 27
września 1994 r. przez gminę z Wojewódzkim Zakładem Weterynarii w Łomży w
sprawie zasad i warunków komunalizacji Lecznicy dla Zwierząt. W porozumieniu
tym zawarto m.in., że dotychczasowi mieszkańcy zachowają prawo pierwokupu na
wypadek sprzedaży lokalu. Należy mieć na uwadze, że w świetle art. 34 ust. 1
ustawy o gospodarce nieruchomościami prawo pierwokupu lokalu przysługuje
najemcy, który zawarł umowę najmu na czas nieokreślony. Najemcami wskazanego
lokalu, stosownie do postanowień umowy z 2006 r., są wspólnicy spółki cywilnej,
nie zaś lekarze będący pracownikami Lecznicy; c) kontrolowana
jednostka nie ujmowała w księgach rachunkowych odsetek od nieterminowo uiszczonych
należności czynszowych, wbrew postanowieniu § 7 ust. 8 rozporządzenia Ministra
Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości… W
związku z ustaleniami kontroli, pod datą 31 grudnia 2009 r., badana jednostka
przypisała w księgach rachunkowych odsetki od nieterminowych płatności czynszów
dzierżawnych na kwotę 473,29 zł i czynszów najmu na kwotę 3.148,42 zł; d) do dnia
zakończenia czynności kontrolnych dopuszczono do przedawnienia kwoty 1.853,40
zł należnej z tytułu czynszu najmu lokalu mieszkalnego, z tego 1.689,50 zł uległo
przedawnieniu z dniem 31 grudnia 2009 r. (należność pochodziła z okresu
20.06.2005 r. – 31.12.2006 r.), zaś kwota 163,90 zł za styczeń – marzec 2007 r.
uległa przedawnieniu z końcem marca 2010 r. (z każdym kolejnym miesiącem
ulegają przedawnieniu kolejne kwoty należności). Kontrolowana jednostka
wysyłała wezwania do zapłaty, na drogę sądową postępowanie nie zostało
skierowane, według wyjaśnienia Pana Wójta, w związku z ponoszeniem kosztów
postępowania egzekucyjnego celem wyegzekwowania innej zaległości z tytułu najmu
lokalu mieszkalnego. Zgodnie z art. 118 k.c. świadczenia okresowe przedawniają
się po upływie trzech lat. Bieg przedawnienia może zostać przerwany, jednakże,
w braku uznania roszczenia przez osobę, przeciwko której roszczenie
przysługuje, może to nastąpić jedynie przez czynność przed sądem lub innym
organem powołanym do rozpoznawania spraw lub egzekwowania roszczeń danego
rodzaju albo przed sądem polubownym, przedsięwziętą bezpośrednio w celu
dochodzenia lub ustalenia albo zaspokojenia lub zabezpieczenia roszczenia –
art. 123 § 1 pkt 1 i 2 k.c. W
gminie Sokoły nie zostały dotychczas ustalone stawki opłaty adiacenckiej. Stosownie
do postanowień art. 98a i 146 ustawy o gospodarce nieruchomościami możliwość
ustalenia – w przypadku wystąpienia przesłanek ustawowych – oraz wysokość
opłaty adiacenckiej zależą od uchwalenia przez Radę Gminy stawki procentowej
opłaty odnoszącej się do wzrostu wartości nieruchomości spowodowanego budową
urządzeń infrastruktury technicznej lub podziałem nieruchomości. Opłaty
adiacenckie stanowią prawem określone, zatem niezależne od woli organów gminy, potencjalne
źródła dochodów gminy, o których mowa w art. 4 ust. 1 pkt 2 lit. f) ustawy z
dnia 13 listopada 2003 r. o dochodach jednostek samorządu terytorialnego (t. j.
z 2008 r. Dz. U. Nr 88, poz. 539) – str. 76 protokołu kontroli. W
toku kontroli dochodów budżetowych gminy, badaniu poddano również dochody z
tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej
instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja
podatkowa (Dz. U. z 2005 r., Nr 8, poz. 60 ze zm.), jest Wójt Gminy. Kontrola
prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru
wskazanych dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości
podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych, co
doprowadziło do następujących ustaleń. Ustalono,
że wszystkie decyzje wydane w roku 2009 dotyczące ulg z tytułu nabycia gruntów
wydano bez uzasadnienia prawnego – str. 57 protokołu kontroli. Podobne
niedociągnięcia stwierdzono w przypadku wydawanych decyzji umorzeniowych - str.
73 – 74 protokołu kontroli. Uzasadnienie faktyczne również nie spełniało
wymogów ustawowych. Zgodnie z treścią art. 210 § 1 pkt 6 Op., integralną
częścią każdej decyzji jest jej uzasadnienie faktyczne i prawne. Przytoczenie
przepisów prawa to również wskazanie ich treści i relacji do stanu faktycznego
sprawy. Zgodnie z zasadami prawidłowo prowadzonego postępowania
administracyjnego (także prowadzonego na podstawie przepisów ordynacji
podatkowej), decyzja powinna wskazywać ustalony przez organ administracyjny
stan faktyczny, określać przesłanki zastosowania tej a nie innej kwalifikacji
prawnej i ustalać, jakie okoliczności stanu faktycznego odpowiadają którym z
fragmentów normy prawnej zastosowanej w sprawie. Decyzje wydawane
w roku 2010 zostały uzupełnione o brakujące elementy i są wydawane zgodnie z
treścią przywołanych przepisów Ordynacji podatkowej. W
zakresie ulg inwestycyjnych, jak wskazuje opis zawarty na stronie 58 protokołu
kontroli, stwierdzono błąd rachunkowy w jednej z decyzji przyznających ulgę. W
trakcie kontroli, na podstawie art. 215 § 1 Ordynacji podatkowej, stanowiącego
że organ podatkowy może, z urzędu lub na żądanie strony, prostować w drodze
postanowienia błędy rachunkowe oraz inne oczywiste omyłki w wydanej przez ten
organ decyzji ponownie wyliczono kwotę ulgi i wydano odpowiednie postanowienie
korygujące wcześniej powstały błąd. Jednakże zgodnie z § 4 rozporządzenia
Ministra Finansów z dnia 21 czerwca 2006 r. w sprawie zasad rachunkowości i planu kont w zakresie ewidencji podatków,
opłat i niepodatkowych należności budżetowych dla organów podatkowych jednostek
samorządu terytorialnego (Dz. U Nr 112, poz. 761) postanowienie o korekcie błędu rachunkowego
nie może być podstawą zapisu w księgach rachunkowych. Kwota ulgi
inwestycyjnej odliczana jest z urzędu w decyzji ustalającej wysokość
zobowiązania podatkowego. W związku z
czym organ podatkowy winien wydać nową decyzję określającą wysokość podatku. Stwierdzono, iż Rada Gminy Sokoły
nie podjęła uchwały w sprawie wprowadzenia opłaty prolongacyjnej. Przyczyną
tego stanu rzeczy był brak projektu, który powinien Radzie, w dbałości o
kompletność dochodów, przedłożyć Wójt Gminy – str. 68 prot. kontroli. Ustalono,
iż w 2009 r. nie wystawiono tytułów wykonawczych. Do podatników wysyłano
upomnienia niepodejmując właściwych działań windykacyjnych pomimo, że regulacje
wewnętrzne w Urzędzie Gminy w Sokołach wskazują jakie czynności należało wykonać
– „jeżeli zaległości objęte upomnieniem nie zostały w całości zapłacone,
księgowy sporządza na kwoty zaległe, po upływie czternastu dni od dnia
doręczenia upomnienia, tytuły wykonawcze” – str. 63 protokołu kontroli. Na
koniec roku 2009 stwierdzono w związku z tym zaległość w łącznej kwocie
149.742,70 złotych. W wyniku podjętych przez organ podatkowy działań do
zakończenia kontroli zaległości zmniejszyły się o kwotę 12.049,17 złotych. Opis
zawarty na stronach 62, 66-67 oraz 71-72 protokołu kontroli wskazuje, że
postępowaniem egzekucyjnym nie objęto kwoty 137.693,53 złote. Świadczy to o naruszeniu przez organ
podatkowy obowiązków wynikających z przepisów ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r.
o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2005 r. Nr 229, poz. 1954
ze zm.) i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 r. w
sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w
administracji (Dz. U. Nr 137, poz. 1541 ze zm.). Z
kolei z opisu na stronie 72 protokołu kontroli wynika, że komputerowe wydruki
wpłat stosowane do inkasa zobowiązań podatkowych nie zostały formalnie
dopuszczone do użytkowania zarządzeniem Wójta Gminy. Jednocześnie
badając dokumentację zasad (polityki) rachunkowości stwierdzono, że w
zakładowym planie kont dla Urzędu Gminy w Sokołach, w dziale przedstawiającym
dokumentację wpłat pominięto punkt ustalający wzory druków opłaty targowej jako
dowodu wpłaty dla tej należności. Paragraf 4 ust. 3 pkt 6 rozporządzenia
Ministra Finansów z dnia 21 czerwca 2006 roku w sprawie zasad rachunkowości i
planu kont w zakresie ewidencji podatków… stanowi, że do udokumentowania wpłat
służą także inne dowody wpłaty, zatwierdzone do stosowania przez właściwe
organy jednostki samorządu terytorialnego – str. 74-75 protokołu kontroli. Weryfikacja
działań organu podatkowego związana z prowadzaniem kontroli podatkowych
wykazała, że Urząd Gminy Sokoły, w regulacjach wewnętrznych nie zawarł zasad
przeprowadzania kontroli podatkowych i co za tym idzie nie ustalił planu kontroli.
Organy podatkowe I instancji mają obowiązek przeprowadzania kontroli
podatkowych, których celem jest sprawdzanie w jaki sposób podatnicy wywiązują
się ze swoich obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego. W
przepisach prawa podatkowego określono prawa i obowiązki kontrolującego i
kontrolowanego, sposób prowadzenia czynności kontrolnych i ich dokumentowanie,
czynności, jakie mogą wykonywać kontrolujący. Brak jest natomiast uregulowań
dotyczących częstotliwości i zakresu kontroli, przez co należy uznać, że jest
to w gestii organu podatkowego. Wyjątkiem są podatnicy będący przedsiębiorcami.
W ich przypadku organ podatkowy dokonuje kontroli w oparciu o przepisy
rozdziału 5 ustawy z dnia 2 lipca 2004 roku o swobodzie działalności
gospodarczej (Dz. U. Nr 173, poz. 1807 ze zm.). W zakresie częstotliwości
przeprowadzania kontroli należy również mieć na uwadze przepisy rozdziału 8
ustawy Ordynacja podatkowa, w którym uregulowane są kwestie dotyczące
przedawnienia zobowiązania podatkowego. W 2009 r. organ podatkowy przeprowadzał
kontrole w siedzibie podatnika wyłącznie w zakresie ulg inwestycyjnych w
podatku rolnym. Nie wykorzystał zatem w pełni upoważnień ustawowych
wynikających z treści art. 281 § 1 Ordynacji podatkowej – str. 75 protokołu
kontroli. Kontrola
rzetelności i poprawności wykonania zarządzeń pokontrolnych zleconych przez
Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej, pismem RIO.IV.6011-10/05 z dnia 30
marca 2006 roku wykazała, że jedno zalecenie o treści - „prowadzenie
terminowych i systematycznych działań windykacyjnych w stosunku do podatników
…” nie zostało w pełni wykonane. W
wyniku kontroli prawidłowości analizy wysokości średnich wynagrodzeń
nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego w szkołach
prowadzonych przez gminę Sokoły oraz wypłaty jednorazowych dodatków
uzupełniających, przeprowadzonej na całej populacji 79 nauczycieli w oparciu o
postanowienia art. 30a ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz.
U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 ze zm.) oraz przepisy rozporządzenia Ministra Edukacji
Narodowej z dnia 13 stycznia 2010 r. w sprawie sposobu opracowywania
sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli na poszczególnych
stopniach awansu zawodowego w szkołach prowadzonych przez jednostki samorządu
terytorialnego (Dz. U. Nr 6, poz. 35), stwierdzono, że: a) kwoty różnic w
kol. 10 sprawozdania (pomiędzy wydatkami faktycznie poniesionymi na
wynagrodzenia a sumą iloczynów średniorocznej liczby etatów i średnich
wynagrodzeń nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego, o
których mowa w art. 30 ust. 3 Karty) nie zostały wykazane ze znakiem minus,
mimo że były liczbami ujemnymi – str. 80 protokołu kontroli; b) w przypadku
nauczycieli kontraktowych nieprawidłowo ustalono średnioroczną liczbę etatów.
Przy ustalaniu struktury zatrudnienia nastąpił błąd w obliczeniach polegający
na tym, że jednemu z nauczycieli ustalono wymiar etatu w okresie wrzesień –
grudzień 2009 r. w wysokości 0,97, zamiast 0,98 (jednakże przy wyliczaniu
dodatku dla tego nauczyciela przyjęto wymiar 0,98). Ustalenie niższego wymiaru
etatu skutkowało w konsekwencji niewielkimi błędami w innych pozycjach
sprawozdania, w tym w obliczeniu kwoty różnicy podlegającej wypłacie w formie
jednorazowych dodatków uzupełniających – przyjęto 8.741,51 zł, zamiast 8.843,05
zł – str. 83-84 protokołu kontroli; c) ustalenia kwot
dodatków uzupełniających dla poszczególnych nauczycieli dokonano z pominięciem przepisów
zawartych w załączniku nr 1 do rozporządzenia MEN. Wyliczeń dokonywano (dla
każdego ze stopni awansu zawodowego) stosując iloraz kwoty różnicy i liczby
etatów na dzień 31.12.2009 r., wynik dzielenia przyjmowano jako kwotę dodatku
na pełny etat. Osobom zatrudnionym na niepełny etat kwotę dodatku wyliczono
proporcjonalnie (wymiar etatu × kwota dodatku na pełny etat). Dla ustalenia
kwot dodatków uwzględniono tylko tych nauczycieli, którzy na dzień 31.12.2009
r. byli zatrudnieni na danym stopniu awansu zawodowego, co było niezgodne z
art. 30a ust. 3 ustawy. Zgodnie z przepisami rozporządzenia, w pierwszej
kolejności należy wyliczyć osobistą stawkę wynagrodzenia zasadniczego każdego
nauczyciela proporcjonalnie do okresu jego zatrudnienia na danym stopniu awansu
zawodowego (przy czym w przypadku zmiany osobistej stawki wynagrodzenia
zasadniczego wynikającej ze zmiany wynagrodzenia zasadniczego, zmiany
posiadanych kwalifikacji, czy zmiany tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin
zajęć do obliczeń należało uwzględnić sumę osobistych stawek wynagrodzenia
zasadniczego nauczyciela obowiązujących w okresach wyznaczonych przez te
zmiany). Tak wyliczoną osobistą stawkę wynagrodzenia zasadniczego należy
podzielić przez sumę osobistych stawek wszystkich nauczycieli na danym stopniu
awansu zawodowego, a następnie pomnożyć przez kwotę różnicy pomiędzy wydatkami
poniesionymi na wynagrodzenia nauczycieli oraz iloczynem średniorocznej liczby
etatów i średnich wynagrodzeń nauczycieli na danym stopniu awansu zawodowego –
str. 81 – 82 protokołu kontroli. W związku z pominięciem nauczycieli
zatrudnionych na danym stopniu awansu zawodowego w trakcie roku oraz
niezastosowaniem wzoru wynikającego z rozporządzenia, w wypłaconych dodatkach
powstały następujące różnice: - w przypadku
nauczycieli stażystów kwoty dodatków nie zostały wypłacone 3 nauczycielom w
łącznej kwocie 3.045,66 zł, a 4 nauczycielom (którzy faktycznie je otrzymali)
zostały nadpłacone o wskazaną kwotę; łącznie wypłacono 7.173,34 zł – str. 83
protokołu kontroli, - w przypadku
nauczycieli kontraktowych 1 nauczycielowi wypłacono dodatek w kwocie niższej o
1.651,12 zł, a 4 nauczycielom nadpłacono dodatki; łącznie wypłacono 8.741,51 zł
– str. 84 protokołu kontroli, - w przypadku
nauczycieli mianowanych pominięto 2 nauczycieli, którym należało wypłacić
łącznie 681,59 zł, zaś 11 nauczycielom przyznano jednorazowe dodatki w
zawyżonych kwotach; łącznie wypłacono 10.462,85 zł – str. 85 protokołu
kontroli, - w przypadku
nauczycieli dyplomowanych pominięto 1 nauczyciela, uprawnionego do dodatku w
kwocie 445,15 zł, 3 nauczycielom wypłacono dodatek w kwocie niższej w sumie o 317,51
zł, a 51 nauczycielom dodatek wypłacono w kwotach zawyżonych; łącznie wypłacono
63.302,77 zł – str. 85-87 protokołu kontroli. Ponadto badając omawiane zagadnienia
ustalono, że jednemu z nauczycieli kontraktowych dokonano w 2009 r. zmiany
wynagrodzenia niezgodnie z art. 39 ust. 1 Karty Nauczyciela. Wskazany
nauczyciel uzyskał w dniu 23 czerwca 2009 r. tytuł magistra, natomiast
związanej z tym zmiany wynagrodzenia dokonano od września. W świetle
przywołanego art. ustawy zmiany wysokości wynagrodzenia należało dokonać z
dniem 1 lipca 2009 r. Za okres lipiec – sierpień wypłacono wynagrodzenie o
309,34 zł niższe od wymaganego – str. 84 protokołu kontroli. W
zakresie wydatków poniesionych na podróże służbowe ustalono, iż w przypadku 3
delegacji (nr 17/2009, 9/2009, 8/2009) Pan Wójt rozliczył również koszty 4 podróży,
które nie były objęte poleceniami wyjazdu służbowego na łączną kwotę 201,14 zł
(np. w delegacji nr 17/2009 wystawionej na dzień 27 stycznia rozliczono również
28 i 29 stycznia 2009 r. na sumę 120,35 zł) – str. 90 protokołu kontroli. Jak
wynika z postanowień § 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z
dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz
warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w
państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży
służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.), pracownikowi
przysługuje zwrot kosztów z tytułu podróży odbywanej w terminie i miejscu
określonym przez pracodawcę. Uprawnienia pracodawcy w omawianym zakresie
wykonuje w stosunku do Pana Wójta (zgodnie z art. 8 ust. 2 ustawy o
pracownikach samorządowych) Sekretarz Gminy – str. 89 protokołu. Badanie
wydatków poniesionych na wypłatę ryczałtów na jazdy lokalne wykazało, że
zawarte przez Pana Wójta umowy z 3 pracownikami Urzędu Gminy w przedmiocie
używania samochodów osobowych do jazd lokalnych są niezgodne z postanowieniami rozporządzenia Ministra Infrastruktury z
dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania
zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i
motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271 ze zm.). W
umowach tych, powołujących się na przywołane rozporządzenie, przyjęto, iż
pracownicy z tytułu używania własnych samochodów w służbowych w jazdach
lokalnych do Kontrola
udzielania i rozliczania dotacji podmiotom niezaliczanym do sektora finansów
publicznych na realizację zdań publicznych (str. 92-96 protokołu kontroli) wykazała,
że w wyniku otwartego konkursu ofert w dniu 6 marca 2009 r. zawarto z KS
„Sokoły” umowę dotacyjną na wsparcie realizacji zadań z zakresu upowszechniania
kultury fizycznej i sportu, z terminem realizacji do dnia 31 grudnia 2009 r. i
kwotą dotacji celowej w wysokości 23.525 zł. W trakcie realizacji zadania Klub
zwrócił się o skrócenie terminu wykonania zadania do 10 września 2009 r. i
zmianę harmonogramu jego realizacji, na co Pan Wójt wyraził zgodę poprzez
złożenie podpisu na piśmie Klubu z adnotacją „pozytywnie”. Nie dochowano
pisemnej formy zmiany umowy dotacyjnej, w tym klub sportowy nie przedłożył
zaktualizowanego harmonogramu realizacji zadania. Zgodnie z § 15 umowy z 6
marca 2009 r. wszelkie jej zmiany wymagały zachowania formy pisemnej pod
rygorem nieważności. KS
„Sokoły” uchybił terminowi złożenia pierwszego sprawozdania częściowego z
realizacji zadania – sprawozdanie zostało złożone w dniu 19 czerwca 2009 r.,
podczas gdy według umowy sprawozdanie należało złożyć do 15 czerwca. Przy
sporządzeniu sprawozdania końcowego z dnia 13 października 2009 r.
zleceniobiorca nie dochował w pełni wymogów, ustanowionych w załączniku nr 3 do
rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 27 grudnia 2005 r. w
sprawie wzoru oferty realizacji zadania publicznego, ramowego wzoru umowy o
wykonanie zadania publicznego i wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania
(Dz. U. Nr 264, poz. 2207), dotyczących treści zestawienia faktur (rachunków) –
w pozycji „delegacje sędziowskie” wskazał kwoty bez wyszczególnienia numerów
poszczególnych dokumentów księgowych. Podobne uchybienia stwierdzono również w
zakresie rozliczenia dotacji udzielonej umową z dnia 6 marca 2009 r. w kwocie
6.475 zł dla Stowarzyszenia Pomocy Szansa. W sprawozdaniu końcowym Stowarzyszenie
wskazało numery pozycji księgowych (zbiorczo dla każdej pozycji kosztorysu) z
ogólną kwotą wydatków dla poszczególnych pozycji kosztorysu. Zgodnie z
pouczeniem zawartym w załączniku nr 3 do rozporządzenia, do sprawozdania
załączyć należy spis wszystkich faktur (rachunków), które opłacone zostały w
całości lub w części ze środków pochodzących z dotacji. Spis zawierać powinien:
nr faktury (rachunku), datę jej wystawienia, wysokość wydatkowanej kwoty i
wskazanie, w jakiej części została pokryta z dotacji, oraz rodzaj towaru lub
zakupionej usługi. W
Urzędzie Gminy Sokoły nie zostały ustanowione procedury udzielania zamówień o
wartości nieprzekraczającej 14.000 euro, dla których nie ma obowiązku
stosowania reżimu ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych
(Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655 ze zm.). Obowiązek opracowania pisemnych
procedur kontroli dotyczących dokonywania wydatków i udzielania zamówień
publicznych wynikał w okresie kontrolowanym z postanowień art. 47 ustawy o
finansach publicznych z dnia 30 czerwca 2005 r. Procedury takie winny służyć
urzeczywistnieniu zasady dokonywania wydatków w sposób celowy i oszczędny, z
uzyskaniem najlepszych efektów z danych nakładów, wyrażonej poprzednio w art.
35 ust. 3 pkt Kontrola
prawidłowości udzielenia zamówienia w trybie przetargu nieograniczonego na
zadanie p.n. „Niwelacja terenu przed dostawą pospółki oraz dostawa własnej
pospółki i jej niwelacja po nawiezieniu w ilości Ustalono
też, że w przywołanym postępowaniu, a także w postępowaniu na przebudowę drogi gminnej
Sokoły – Kruszewo Wypychy nie zamieszczono informacji o wynikach wyboru oferty
najkorzystniejszej na stronie internetowej jednostki, czym uchybiono przepisowi
art. 92 ust. 2 Prawa zamówień publicznych – str. 100 i 113 protokołu kontroli. W
2009 r. gmina Sokoły przekazała Caritas Decyzji Łomżyńskiej dotację podmiotową
w wysokości 241.656,25 zł na prowadzenie niepublicznej szkoły o uprawnieniach
szkoły publicznej – Szkoły Podstawowej w Nowych Raciborach. Podstawą udzielenia
dotacji była uchwała Rady Gminy z 24 sierpnia 2004 r. w sprawie ustalenia trybu
udzielania i rozliczania dotacji dla niepublicznych szkół prowadzonych przez
osoby prawne i fizyczne na terenie gminy Sokoły, podjęta w wykonaniu art. 90
ust. 4 ustawy o systemie oświaty. W zakresie wysokości dotacji w § 6 uchwały
Rada Gminy postanowiła, że dotacji udziela się zgodnie z art. 90 ust. 2a ustawy
o systemie oświaty. Wskazany przepis ustawy stanowi, że dotacje dla tego
rodzaju szkół przysługują na każdego ucznia w wysokości nie niższej niż kwota
przewidziana na jednego ucznia danego typu i rodzaju szkoły w części oświatowej
subwencji ogólnej otrzymywanej przez jednostkę samorządu terytorialnego –
ustawa określa zatem minimalną kwotę dotacji. Z tego względu właściwe jest
jednoznaczne określenie w uchwale przez organ stanowiący wytycznych do
ustalenia wysokości dotacji dla szkół (konkretny wskaźnik procentowy) – str.
106-107 protokołu kontroli. Kontrolującym
okazano wniosek Caritas z prośbą „o przekazanie należnej dotacji na rok 2009 w
wysokości 202.362,03 zł przypadającej na 32 dzieci uczących się w klasach I-VI
oraz dotacji w wysokości 15.904,85 zł przypadającej na 3 dzieci uczęszczających
do oddziału przedszkolnego z terenu Gminy Sokoły.” Z treści wniosku Caritas nie
wynika jednoznacznie, czy podano faktyczną, czy planowaną liczbę dzieci.
Wniosek ten wpłynął do Urzędu Gminy w dniu 8 października 2008 r. Jak wynika z
art. 90 ust. 2a ustawy, dotacja przysługuje pod warunkiem, że osoba prowadząca
szkołę poda organowi właściwemu do udzielania dotacji planowaną liczbę uczniów
nie później niż do 30 września roku poprzedzającego rok udzielania dotacji – str.
107 protokołu kontroli Badanie
prawidłowości przekazywania dotacji organowi prowadzącemu szkołę niepubliczną
wykazało, że mimo zmniejszenia w okresie październik – grudzień 2009 r.
faktycznej liczby uczniów klas I-IV z 32 do 28 (co wynikało z informacji
przekazywanych przez dyrektora Szkoły w Nowych Raciborach) kontrolowana
jednostka przekazywała kwoty dotacji na niezmienionym poziomie, wynikającym z
kalkulacji dotacji sporządzonej w listopadzie 2008 r. Naczelny Sąd
Administracyjny w Warszawie w wyroku z 26 lipca 2006 r. (sygn. akt II GSK
97/06, Lex nr 265689) stwierdził, że „dotacje przysługują na każdego ucznia, a
więc w wysokości odpowiadającej faktycznej, rzeczywistej liczbie uczniów w
chwili przekazywania dotacji. Podawana przez szkołę w terminie do 30 września
roku poprzedzającego rok udzielenia dotacji planowana liczba uczniów służy
gminie jedynie do planowania wysokości dotacji na rok następny. Nie może być
natomiast wykorzystywana jako podstawa obliczenia dotacji należnej”. Przyjmując
kwotę dotacji na jednego ucznia w wysokości 605,17 zł, którą kontrolujący
wyliczył na podstawie dokumentacji planistycznej w sprawie ustalenia dotacji, w
okresie październik – grudzień 2009 r. kwota dotacji byłaby niższa o 3.631,02
zł od dotacji przekazanej – str. 108-110 protokołu kontroli. Stwierdzono,
że Pan Wójt, jako organ właściwy do gospodarowania gminnym zasobem
nieruchomości z mocy art. 25 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami, nie
sporządził planu wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości, a zatem nie
wypełnił obowiązku nałożonego przepisami art. 25 ust. 2 w zw. z art. 23 ust. 1
pkt 3 tej ustawy. Plan taki powinien być opracowany na okres 3 lat i zawierać
elementy wskazane w art. 21 ust. 1d ustawy – str. 114-115 protokołu kontroli.
Ustalono także, że nieruchomości, którymi dysponują oświatowe jednostki
organizacyjne gminy nie zostały im formalnie przekazane. Zgodnie z art. 43 ust.
1 w zw. z art. 4 pkt 10 ustawy o gospodarce nieruchomościami prawną formą
władania nieruchomościami przez jednostki organizacyjne nieposiadające
osobowości prawnej jest trwały zarząd – str. 47 protokołu kontroli. W 2009 roku gmina Sokoły zawarła z
Powiatem Wysokomazowieckim dwie umowy (z dnia 21 kwietnia i 4 września 2009 r.)
w sprawie udzielenia pomocy finansowej w zakresie modernizacji dróg
powiatowych, na podstawie których przekazała dotacje celowe w łącznej kwocie
151.000 zł. Jak stanowił art. 167 ust. 2 pkt 5 ustawy o finansach publicznych z
dnia 30 czerwca 2005 r. wydatki budżetów jednostek samorządu terytorialnego przeznaczone
są m.in. na pomoc rzeczową lub finansową dla innych jednostek samorządu
terytorialnego, określoną przez organ stanowiący odrębną uchwałą (zasadę tę
powtarza art. 216 ust. 2 pkt 5 obecnie obowiązującej ustawy o finansach
publicznych). Stwierdzono, że Rada Gminy nie podjęła odrębnych uchwał w sprawie
udzielenia powiatowi pomocy finansowej – str. 127 protokołu kontroli. Stwierdzone
w wyniku kontroli nieprawidłowości i uchybienia były wynikiem nieprzestrzegania
lub błędnej interpretacji obowiązujących przepisów prawa dotyczących gospodarki
finansowej i rachunkowości gminy. Organem
wykonawczym gminy jest Wójt, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in.
przygotowania projektów uchwał Rady Gminy, wykonywania budżetu i gospodarowania
mieniem gminy, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę
finansową gminy (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie
gminnym). Wójt jako organ wykonawczy gminy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu,
którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za
gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym
za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli wewnętrznej, spoczywa na Panu
Wójcie – kierowniku jednostki. Od 1 stycznia 2010 r. regulacje w tym zakresie
zawierają przepisy art. 53 i art. 69 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o
finansach publicznych. Wójt
jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1
pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa. Obowiązki w zakresie prowadzenia
rachunkowości spoczywały, stosownie do zakresu czynności, na Skarbniku Gminy.
Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określa od 1 stycznia 2010 r.
art. 54 ustawy o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009 r. Mając na uwadze ustalenia kontroli, na
podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam: 1. Rozważenie powołania zastępcy
Wójta, mając na uwadze regulacje w kwestii kierowania gminą w przypadku
zaistnienia przemijającej przeszkody w wykonywaniu zadań i kompetencji przez
Pana Wójta. 2. Umożliwienie kierownikom jednostek
organizacyjnych gminy wykonywania wszystkich obowiązków w zakresie prowadzenia
gospodarki finansowej, w tym dysponowania środkami na rachunkach bankowych tych
jednostek. 3. Spowodowanie wdrożenia kontroli
zarządczej przez kierowników gminnych jednostek organizacyjnych, mając na
uwadze, że wspólne procedury dotyczące obiegu i kontroli dokumentów nie mogą
stanowić wypełnienia obowiązków ciążących na kierownikach jednostek w tym
zakresie. Standardy kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych
zostały ogłoszone przez Ministra Finansów Komunikatem nr 23 z dnia 16 grudnia
2009 r. (Dz. Urz. MF Nr 15, poz. 84). 4. Wystąpienie do Rady Gminy z
projektem uchwały regulującej sposób organizacji wspólnej obsługi
finansowo-księgowej szkół. Przeanalizowanie postanowień statutów pozostałych
jednostek organizacyjnych dotyczących ich obsługi księgowej pod kątem zgodności
z przepisami art. 11 ustawy o rachunkowości. 5. Aktualizowanie dokumentacji
opisującej przyjęte zasady rachunkowości w przypadku zmiany wersji
oprogramowania służącego prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera;
określenie w dokumentacji daty rozpoczęcia eksploatacji programu „Budżet”. 6. Uwzględnienie w regulacjach
dotyczących prowadzenia gospodarki kasowej faktycznie stosowanych rozwiązań w
zakresie prowadzenia raportów kasowych i dokumentowania wpłat. 7. Obejmowanie inwentaryzacją
wszystkich druków ścisłego zarachowania. 8. Zobowiązanie Skarbnika do
prowadzenia zapisów księgowych na poszczególnych kontach zgodnie z obowiązującymi
zasadami ich funkcjonowania. 9. Opracowywanie planu finansowego
Urzędu Gminy, stosownie do art. 249 ust. 3 i 4 ustawy o finansach publicznych. 10. Rozważenie przedłożenia Radzie
Gminy projektu zmiany uchwały w sprawie zasad gospodarowania nieruchomościami,
uwzględniającego w sposób należyty kompetencje Wójta Gminy do gospodarowania
nieruchomościami, mając na uwadze tezy zawarte w części opisowej wystąpienia. 11. Przedłożenie Radzie Gminy projektu
uchwały ustalającej program gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy. 12. Ustalenie, zgodnie z zasadami
polityki czynszowej przyjętymi przez Radę Gminy, stawek czynszu za 13. W zakresie najmu i dzierżawy
nieruchomości (gruntów i lokali użytkowych): a) dokonanie
zmian umów dzierżawy gruntów poprzez usunięcie postanowień o ich corocznym
przedłużaniu na okres jednoroczny bądź dokonanie wypowiedzenia tych umów; b) występowanie
do Rady Gminy o zgodę na zwarcie kolejnych umów z tym samym najemcą bądź
dzierżawcą dotyczących tych samych nieruchomości, jak tego wymaga art. 18 ust.
2 pkt 9 lit. a) ustawy o samorządzie gminnym; c) sporządzanie
wykazów nieruchomości przeznaczonych do oddania w najem lub dzierżawę, jak tego
wymaga art. 35 ust. 1 i 1b ustawy o gospodarce nieruchomościami; d) rozważenie
zawierania w umowach najmu i dzierżawy postanowień w kwestii waloryzacji stawek
czynszowych, mając na uwadze treść art. 12 ustawy o gospodarce
nieruchomościami; e) pobieranie
odsetek od nieterminowych płatności należności oraz zobowiązanie Skarbnika do
bieżącego ujmowania odsetek w księgach rachunkowych, jak tego wymaga § 7 ust. 8
rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości...; rozważenie zasadności
uregulowania w przepisach wewnętrznych przesłanek niedochodzenia odsetek o
niskiej wartości; f) prowadzenie
należytych działań windykacyjnych celem zapobieżenia przedawnieniu należności. 14. Przedłożenie Radzie Gminy projektu
uchwały w sprawie stawek procentowych opłat adiacenckich. 15. Wznowienie postępowania podatkowego
w stosunku do podatnika, któremu błędnie naliczono ulgę inwestycyjną oraz
wydanie nowej decyzji ustalającej wysokość przyznanej ulgi zgodnie z treścią
opisu w protokole kontroli. 16. Rozważenie kwestii wprowadzenia
opłaty prolongacyjnej z zachowaniem obowiązujących w tej materii przepisów
ustawy Ordynacja podatkowa. 17. Prowadzenie terminowych i
systematycznych działań windykacyjnych w stosunku do podatników, na których
ciążą zaległości podatkowe, mając na względzie przepisy ustawy o postępowaniu
egzekucyjnym w administracji oraz rozporządzenia Ministra Finansów sprawie
wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w
administracji. 18. Wprowadzenie do stosowania wzorów
komputerowych wydruków wpłat do inkasa zobowiązań podatkowych odpowiednim
zarządzeniem kierownika jednostki. 19.
Wypełnianie ustawowych obowiązków, wynikających z
przepisów ustawy Ordynacja podatkowa, w zakresie prowadzenia kontroli
podatkowych. 20.
Rzetelne informowanie o realizacji zaleceń
pokontrolnych. 21. W zakresie wysokości średnich
wynagrodzeń nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego w szkołach
prowadzonych przez gminę Sokoły: a) zapewnienie
prawidłowości danych zawieranych w sprawozdaniu z wysokości średnich
wynagrodzeń nauczycieli; b) ustalanie kwot
jednorazowych dodatków uzupełniających w sposób określony w załączniku nr 1 do
rozporządzenia MEN z dnia 13 stycznia 2010 r., w tym uwzględnianie przy
ustalaniu dodatków wszystkich nauczycieli zatrudnionych i pobierających
wynagrodzenie w roku, dla którego ustalono kwotę różnicy, stosownie do art. 30a
ust. 3 Karty Nauczyciela i § 5 rozporządzenia MEN; c) dokonanie,
mając na uwadze przywołane wyżej przepisy prawa, wypłat dodatków
uzupełniających nauczycielom, którzy tych dodatków nie otrzymali lub otrzymali
je w wysokości niższej niż wynikająca z prawidłowego obliczenia; d) rozważenie
wystąpienia do nauczycieli, którzy otrzymali dodatki jednorazowe w kwocie
wyższej niż wynikająca z prawidłowego obliczenia o dobrowolny zwrot kwot
nadpłaconych. 22.
Zapewnienie terminowej zmiany wysokości wynagrodzeń nauczycieli z przyczyn
innych niż uzyskanie kolejnego stopnia awansu zawodowego. Dokonanie wypłaty
wynagrodzenia nauczycielowi wskazanemu w protokole kontroli, któremu nie
wypłacono należnego wynagrodzenia za okres lipiec – sierpień 2009 r. 23. Rozliczanie podróży służbowych przez
Pana Wójta zgodnie z wystawionym poleceniem wyjazdu służbowego. 24. Dostosowanie umów zawartych z pracownikami na
używanie w jazdach lokalnych pojazdów prywatnych do warunków określonych w
rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. 25. W zakresie
dotacji celowych dla podmiotów spoza sektora finansów publicznych: a) dokonywanie na piśmie zmian postanowień
zawartej umowy dotacyjnej; b) weryfikowanie
przedkładanych przez podmioty sprawozdań z realizacji zadań w zakresie ich
szczegółowości wymaganej przepisami prawa. 26. W zakresie udzielania zamówień publicznych: a) opracowanie procedur wewnętrznych dotyczących
udzielania zamówień publicznych, do których nie mają zastosowania przepisy o
zamówieniach publicznych, z uwzględnieniem postanowień art. 44 ust. 3 pkt 1 i
art. 68 ustawy o finansach publicznych; b) zobowiązanie
członków komisji przetargowej do należytej staranności przy badaniu dokumentów
składanych przez wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia, celem
niedopuszczenia do zawierania umów z wykonawcami, którzy nie potwierdzili
spełniania wymaganych warunków udziału w postępowaniu; c) należyte
wypełnianie obowiązków informacyjnych określonych w art. 92 ust. 2 Prawa
zamówień publicznych. 27. W
zakresie dotacji dla podmiotu prowadzącego szkołę niepubliczną o uprawnieniach
szkoły publicznej: a) rozważenie przedłożenia Radzie Gminy
projektu zmiany uchwały w sprawie dotacji dla szkół niepublicznych, mając na
uwadze wskazany w części opisowej wystąpienia brak konkretyzacji wysokości
dotacji, jaka ma być udzielana z budżetu gminy; b) wskazanie
podmiotowi prowadzącemu szkołę na wymagany ustawą termin podania planowanej
liczby uczniów; c) ustalanie
dotacji należnej podmiotowi prowadzącemu szkołę z uwzględnieniem faktycznej
liczby uczniów uczęszczających do tej szkoły. 28. Sporządzenie planu
wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości. 29. Ustanowienie
trwałego zarządu w odniesieniu do nieruchomości, którymi władają gminne
jednostki organizacyjne oświaty. 30. Udzielanie pomocy finansowej innym jednostkom
samorządu terytorialnego na podstawie odrębnej uchwały Rady Gminy określającej
tę pomoc. O
sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę
Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego
wystąpienia. Dodatkowo
informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania
wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków za
pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o
regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie
zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem. Podstawą
zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną
jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Prezes Regionalnej Izby Obrachunkowej
w Białymstoku Odsłon dokumentu: 120437304 Poprzdnie wersje tego dokumentu: brak |
|||||||||||||
|
www.bialystok.rio.gov.pl | Wejść na stronę: 120437304 | Strona główna | Informacje niedostępne | Pomoc | Redakcja | Kontakt | | |