Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Gminy Sztabin

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

Zespół w Suwałkach

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 03 lutego 2011 roku (znak: RIO.V.6001-7/10), o treści jak niżej:

Pan

Tadeusz Drągiewicz

Wójt Gminy Sztabin

            W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Sztabin za okres 2009 r., przeprowadzonej w Urzędzie Gminy Sztabin na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Suwałkach, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

         Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli wewnętrznej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 ze zm.), udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

W zakresie spraw organizacyjnych stwierdzono, że w gminie Sztabin nie został zatrudniony zastępca Wójta. Nieobsadzenie stanowiska zastępcy Wójta tworzy sytuację zagrażającą ciągłości funkcjonowania jednostki podczas nieobecności Pana Wójta. Z uwagi na liczbę mieszkańców, stosownie do postanowień art. 26a ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 ze zm.), w gminie Sztabin może być powołany jeden zastępca Wójta. Według art. 28g ustawy, w przypadku zaistnienia jednej z – enumeratywnie wymienionych – przemijających przeszkód w wykonywaniu zadań i kompetencji wójta (m.in. spowodowanej niezdolnością do pracy z powodu choroby trwającej powyżej 30 dni), zadania i kompetencje wójta przejmuje jego zastępca, zaś w razie niepowołania zastępcy – osoba wyznaczona przez Prezesa Rady Ministrów w trybie art. 28h ustawy. Wskazana regulacja w sposób jednoznaczny określa zasady kierowania gminą, z tego względu, przy zaistnieniu okoliczności w niej przewidzianych, nieobsadzenie stanowiska zastępcy Wójta może prowadzić do naruszenia ciągłości działania organu wykonawczego gminy, w tym w zakresie wykonania budżetu – str. 3 protokołu kontroli.

Analiza dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości wykazała brak postanowień dotyczących wersji oprogramowania stosowanego przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych i daty rozpoczęcia jego eksploatacji, tj. elementu wymaganego przez art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c) ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.) – str. 10 protokołu kontroli. 

Ponadto w przepisach wewnętrznych dotyczących rachunkowości przewidziano, jako element ksiąg rachunkowych jednostki, wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz). Należy wskazać na brak podstaw do prowadzenia tego elementu ksiąg rachunkowych w kontrolowanej jednostce, ponieważ zgodnie z art. 19 ust. 1 ustawy o rachunkowości rolę inwentarza spełnia zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych sporządzone na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych – str. 11 protokołu kontroli.

Obowiązująca w jednostce instrukcja obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych nie określa precyzyjnie zasad obiegu dokumentów w jednostce od momentu sporządzenia albo wpływu do momentu ich zadekretowania i ujęcia w ewidencji – str. 11 protokołu kontroli. W procesie kontroli dokumentów, poprzedzającym ich realizację i ujęcie w księgach, są one faktycznie przekazywane pomiędzy poszczególnymi stanowiskami. Z uwagi, że różne dokumenty – ze względu na rodzaj operacji, które są nimi dokumentowane i sposób powstania – mają różne drogi obiegu, właściwe jest opisanie tego procesu w przepisach wewnętrznych, przy uwzględnieniu także terminu przekazania na kolejne stanowisko. Postulat stworzenia w jednostce szczegółowych mechanizmów kontroli operacji finansowych i gospodarczych wynika ze Standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych ogłoszonych komunikatem Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 15, poz. 84).

W sferze prowadzenia ksiąg rachunkowych stwierdzono uchybienia naruszające przepisy obowiązującego w okresie objętym kontrolą rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.), polegające na:

a) przeksięgowaniu ustalonego na 31 grudnia 2009 r. salda konta 961 „Niedobór lub nadwyżka budżetu” na konto 960 „Skumulowana nadwyżka lub niedobór na zasobach budżetu” dopiero pod datą 30 listopada 2010 r., zamiast pod datą zatwierdzenia sprawozdania z wykonania budżetu, jak to wynikało z załącznika nr 1 do rozporządzenia – str. 14 protokołu kontroli,

b) ewidencjonowaniu na koncie 224 „Rozrachunki budżetu” nieprzekazanych, według stanu na koniec roku, odsetek od środków na rachunkach bankowych dopisanych przez bank do rachunków bieżących jednostek oświatowych. Należności z tytułu dochodów nieprzekazanych przez jednostki budżetowe powinny być ujęte w ewidencji budżetu na koncie 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych”. Kwota nieprawidłowo ujętych należności wynosiła 347,20 zł i były to jedyne dochody zrealizowane przez jednostki oświatowe w 2009 r. Z okolicznością tą należy wiązać zaniechanie sporządzenia przez dyrektorów szkół jednostkowych sprawozdań Rb-27S za 2009 r. obejmujących kwoty dochodów z odsetek, których sporządzenia wymagały w okresie objętym kontrolą przepisy § 4 pkt 2 lit. b) i § 6 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781 ze zm.). Obecnie obowiązki w zakresie sporządzania jednostkowych sprawozdań analogicznie reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103) – str. 13-14, 19 i 120 protokołu kontroli,

c) zaksięgowaniu jako zmniejszenia wydatków, zamiast ujęcia na dochody budżetu, wpłaty na poczet ceny za sprzedaną nieruchomość w wysokości 460,20 zł, w wyniku czego zaniżono dochody i wydatki budżetu 2009 r. o wskazaną kwotę – str. 56-57 protokołu kontroli.

Badając wykonanie budżetu stwierdzono przypadki stosowania nieprawidłowej klasyfikacji dochodów w świetle przepisów obowiązującego w okresie objętym kontrolą rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726 ze zm.) – str. 56 i 66-67 protokołu kontroli. Nieprawidłowo sklasyfikowano dochody na kwotę 28.797,24 zł, dotyczące:

- opłat za dostawę energii cieplnej w kwocie 20.437,94 zł, które powinny być ujęte w par. 0830 „Wpływy z usług”,

- wpływu za sprzedaż koparki i dwóch autobusów w kwocie 7.393,40 zł, który winien być ujęty w par. 0870 „Wpływy ze sprzedaży składników majątkowych”.

W toku kontroli dochodów budżetowych gminy, badaniu poddano również dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13§ 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz. 926 ze zm.), jest Wójt Gminy. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru wskazanych dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych.

Badanie zagadnień związanych z terminowością prac wymiarowych dotyczących zobowiązań podatkowych opłacanych przez osoby fizyczne wykazała naruszenia przepisów z tego zakresu polegające m.in. na niezachowaniu obowiązujących terminów doręczania podatnikom decyzji wymiarowych, nie później niż 14 dni przed ustawowym terminem płatności zobowiązania podatkowego. Jak wskazano na stronie 49 protokołu kontroli, nieprawidłowość dotyczyła 6 podatników i wymiarów w łącznej kwocie 1.714,00 zł. W związku z powyższym, w przypadku podatników, którym decyzje doręczono po pierwszym marca, uległ zmianie termin płatności wynikający z treści przepisów ustaw podatkowych przywołanych w opisie. Zgodnie, bowiem z treścią art. 47 § 1 Ordynacji podatkowej w tego typu przypadkach, termin płatności I raty zobowiązania podatkowego, w tym także łącznego zobowiązania podatkowego upływa 14 dni od dnia doręczenia decyzji, o czym informacja winna być zawarta w jej treści.

Ustalono także nieprawidłowości, które polegały na braku postępowania wyjaśniającego dotyczącego niedoręczonych decyzji ustalających wysokość zobowiązania podatkowego. W badanym okresie nie doręczono 7 nakazów płatniczych na kwotę 585,00 zł. Brak możliwości skutecznego ustalenia miejsca zamieszkania podatnika może być podstawą do ustanowienia kuratora sądowego do doręczeń dla takiej osoby, nieznanej z miejsca pobytu (art. 154 § 2 w związku z art. 138 § 2 Ordynacji podatkowej). W związku z powyższym, organ podatkowy, jako zainteresowana strona, winien skierować wniosek do sądu opiekuńczego miejsca ostatniego zamieszkania osoby nieobecnej. Natomiast w przypadku, gdy podatnicy nie żyją, organ podatkowy powinien wydać decyzję o odpowiedzialności spadkobierców za zobowiązania podatkowe spadkodawcy, stosownie do przepisów art. 100 w związku z art. 102 Ordynacji podatkowej. Jest to możliwe po ustaleniu spadkobierców, między innymi poprzez wystąpienie do sądu, w związku z treścią art. 1025 Kodeksu cywilnego, z wnioskiem o przeprowadzenie postępowania o stwierdzenie nabycia spadku. Brak szybkich i efektywnych działań mających na celu doręczenie nakazów płatniczych, powoduje, że zobowiązanie podatkowe nie powstaje – art. 21 § 1 i 2 Ordynacji podatkowej. Natomiast, jeżeli decyzja ustalająca to zobowiązanie zostanie doręczona po upływie 3 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy, ulega przedawnieniu stosownie do przepisów art. 68 § 1 ustawy - str. 49-50 protokołu kontroli.

W toku kontroli stwierdzono zaniechanie prowadzenia przez organ podatkowy czynności sprawdzających, w zakresie wskazanym treścią art. 272 Ordynacji podatkowej. Świadczy o tym brak reakcji organu podatkowego na naruszenie obowiązku przedłożenia informacji w sprawie podatku leśnego w terminie 14 dni od dnia zaistnienia okoliczności uzasadniających powstanie lub wygaśnięcie obowiązku podatkowego. W omawianym przypadku z informacji podatkowej winno wynikać czy las podlega obciążeniu, czy korzysta ze zwolnienia na mocy art. 7 ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku leśnym – str. 36 protokołu kontroli.

Brak reakcji dotyczył także sytuacji naruszenia przez podatników terminów złożenia deklaracji podatkowych, wynikających z przepisów materialnego prawa podatkowego - str. 37 protokołu kontroli.

Analogicznie zachował się organ podatkowy, niereagując na niewłaściwe zadeklarowanie podatku od nieruchomości za budynki i grunty związane z działalnością gospodarczą. Czynności sprawdzające i kontrolne, o których mowa w dziale V i VI Ordynacji podatkowej polegają na prowadzeniu działań mających na celu m. in. ustalenie stanu faktycznego w zakresie niezbędnym do stwierdzenia zgodności z przedstawionymi dokumentami oraz zebranie danych niezbędnych do zweryfikowania przedłożonych deklaracji w sprawie podatku od nieruchomości. Dane powyższe organy podatkowe mogą uzyskiwać z wykorzystaniem uprawnień i procedur, wynikających z Ordynacji podatkowej takich jak kontrole podatkowe, oględziny, bądź też wezwania do przedłożenia odpowiednich dokumentów. Tymczasem stwierdzono, w wyniku analizy danych zawartych w deklaracjach podatkowych, że organ podatkowy uprawnień tych nie wykorzystał. Wskazany w opisie, na stronach 40-43 protokołu kontroli, przypadek skutkował zaniżeniem dochodów podatkowych gminy za lata 2007 – 2010 o kwotę 101.046,00 zł.

Stwierdzono także brak terminowych i kompletnych działań windykacyjnych w stosunku do podatników zalegających z zapłatą należności podatkowych, świadczący o naruszeniu przez organ podatkowy obowiązków wynikających z przepisów ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. Nr 96, poz. 161 ze zm.) i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2001 r. Nr 137, poz. 1541, z 2003 r. Nr 9,poz. 106, z 2004 r. Nr 10, poz. 79). Jak wskazano na stronie 43 oraz 52 protokołu kontroli, postępowaniem egzekucyjnym nie została objęta kwota 58.504,20zł, zaś kwota 233,60 zł uległa przedawnieniu.

Z ustaleń dotyczących stosowania klasyfikacji budżetowej dochodów oraz procedur zbywania nieruchomości, zawartych na str. 56-61 protokołu kontroli, wynika, że kontrolowana jednostka obciąża nabywców nieruchomości kosztami sporządzenia operatów szacunkowych na potrzeby ustalenia ceny nieruchomości. Należy wskazać, iż zgodnie z brzmieniem art. 25 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2010 r. Nr 102, poz. 651 ze zm.), gminnym zasobem nieruchomości gospodaruje Wójt. Gospodarowanie zasobem polega w szczególności na wykonywaniu czynności, o których mowa w art. 23 ust. 1 ustawy, w tym zapewnieniu wyceny nieruchomości. Zgodnie z przytoczonymi przepisami wycenę nieruchomości wchodzących w skład gminnego zasobu nieruchomości należy uznać za obowiązek gminy, w związku z czym brak podstaw do obciążania nabywcy kosztem opracowania operatu szacunkowego.

Kontroli poddano zgodność wydatkowania środków uzyskanych za wydane zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych z Gminnym Programem Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych na 2009 rok. Ustalono, że kontrolowana jednostka poniosła z tych środków wydatek w kwocie 800 zł na cel, który nie był przewidziany programem na 2009 r. Dotyczył on sfinansowania spotkania integracyjnego komisji RPA gmin Sztabin i Suchowola, władz gminnych Sztabina i Suchowoli oraz policjantów posterunku w Sztabinie. Zgodnie z art. 18² ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (Dz. U. z 2007 r. Nr 70, poz. 473 ze zm.), dochody uzyskane z wydanych zezwoleń na sprzedaż alkoholu winne być przeznaczone na realizację gminnych programów profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych i nie mogą być przeznaczane na inne cele – str. 71-72 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli wydatków z tytułu wynagrodzeń ustalono, że pracownikowi wskazanemu na str. 80-81 protokołu kontroli wypłacano dodatek funkcyjny w wysokości niższej o 12,50 zł miesięcznie od kwoty przyznanej przez Pana Wójta. Dodatek został przyznany w wysokości 37,5% miesięcznej kwoty wynagrodzenia zasadniczego w I kategorii zaszeregowania, wynoszącej 1.100 zł, co daje kwotę 412,50 zł, natomiast wypłacany był w wysokości 400 zł. W trakcie kontroli ustalono kwotę zaniżenia wynagrodzenia z tytułu dodatku za okres od maja 2008 r. do października 2010 r. na 375 zł brutto (do wypłaty pracownikowi 261,47 zł), która w dniu 22 listopada 2010 r. została wypłacona.

W zakresie prawidłowości zlecania podróży służbowych i rozliczania ich kosztów stwierdzono przypadki naruszenia przepisu § 5 ust. 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.), zgodnie z którym na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy. W jednym przypadku nie stwierdzono wniosku o wyrażenie zgody na odbycie podróży samochodem niebędącym własnością pracodawcy, a w 4 przypadkach załączone do rozliczenia kosztów podróży wnioski nie zostały podpisane przez wnioskodawców. Kontrola wykazała ponadto, że we wszystkich rozliczeniach kosztów podróży nie zamieszczano informacji na temat ilości załączonych dowodów służących do rozliczenia kosztów podróży, jak też nie wstawiano kwoty „do wypłaty”.

Stwierdzono również, że ze Skarbnikiem Gminy i Sekretarzem Gminy zawarł Pan umowy na używanie własnego samochodu do celów służbowych ustalając miesięczny ryczałt za jazdy lokalne oraz zasady jego rozliczania. Faktycznie wskazani pracownicy nie pobierali ryczałtów za używanie samochodów do jazd lokalnych. Zawarte umowy traktowano jako podstawę do rozliczenia kosztów podróży służbowych odbywanych własnym samochodem, stosując stawkę 0,8358 zł za 1 kilometr przebiegu samochodu – str. 82-83 protokołu kontroli.

Badanie ustanowionych procedur wewnętrznych służących udzielaniu zamówień o wartości poniżej 14.000 euro wykazało, że procedury dotyczące wyłaniania wykonawców nie zostały określone precyzyjnie. Obowiązujący regulamin udzielania zamówień publicznych z dnia 31 grudnia 2008 r. wskazuje jedynie ogólne zasady mające zastosowanie przy zamówieniach publicznych o wartości poniżej 14.000 euro. Nie ustala on konkretnych procedur (rozwiązań) ze wskazaniem dokumentacji mającej zastosowanie w takich przypadkach, której sporządzenie ma potwierdzać przestrzeganie przy wyborze wykonawców przytoczonych niżej zasad. Ustawa z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.) w art. 35 ust. 3 pkt 1 stanowiła, że wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. Od 1 stycznia 2010 r. zasadę tę określa art. 44 ust. 3 pkt 1 ustawy o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009 roku (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.). Właściwym jest zatem, aby obowiązujące w jednostce procedury wewnętrzne należycie zapewniały jej przestrzeganie. Na podstawie postanowień art. 47 ustawy z 30 czerwca 2005 r., kierownik jednostki obowiązany był do ustalenia w formie pisemnej procedur w odniesieniu m.in. do zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych. Aktualnie obowiązki kierownika jednostki w zakresie organizacji kontroli zarządczej wynikają z art. 68 w zw. z art. 69 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. oraz Standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych – str. 91 protokołu kontroli.

Analiza przetargu nieograniczonego na przebudowę drogi gminnej Nr 102827B Ewy-Huta-Motułka wykazała, że wniesione przez wykonawców wadia zostały im zwrócone po blisko 2 miesiącach od wysłania zawiadomień o wyborze najkorzystniejszej oferty. Zgodnie z brzmieniem art. 46 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.), zamawiający zwraca wadium wszystkim wykonawcom niezwłocznie po wyborze oferty najkorzystniejszej – str. 97 protokołu kontroli. Kontrola wykazała, że zwrot wadiów następował na wniosek osoby merytorycznie odpowiedzialnej za dany przetarg (ustalenia takie nie mają odzwierciedlenia w regulacjach wewnętrznych). W omawianym przypadku wniosek o zwrot wadiów złożył do księgowości Sekretarz Gminy, który nie był w stanie podać przyczyn tak późnego zwrotu wadiów.

Z kolei wadium w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego na wymianę pokrycia dachowego Zespołu Szkół Samorządowych w Krasnymborze ustalono na 3,33% wartości zamówienia, tj. powyżej progu ustalonego przepisem art. 45 ust. 4 Prawa zamówień publicznych, zgodnie z którym zamawiający określa kwotę wadium w wysokości nie większej niż 3% wartości zamówienia. W omawianym przypadku nie powinna to być kwota wyższa niż 8.997,68 zł, zaś zamawiający ustalił wadium w wysokości 10.000 zł – str. 99 protokołu kontroli.

W zakresie gospodarowania nieruchomościami przez gminne jednostki organizacyjne stwierdzono, że nie został ustanowiony trwały zarząd nieruchomościami, którymi władają gminne jednostki budżetowe. Zgodnie z art. 43 ust. 1 w zw. z art. 4 pkt 10 ustawy o gospodarce nieruchomościami, prawną formą władania nieruchomościami przez jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej jest trwały zarząd ustanowiony w drodze decyzji na podstawie art. 45 tej ustawy – str. 110 protokołu kontroli.

W zakresie wykorzystania przez gminę Sztabin dotacji celowej przeznaczonej na częściowy zwrot podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej przez producentów rolnych, stwierdzono nieprawidłowości polegające na:

a) braku na fakturze adnotacji o wykorzystaniu faktury do zwrotu części podatku akcyzowego. Wymóg zamieszczania takiej adnotacji przez upoważnionego przez Pana Wójta pracownika został nałożony w art. 6 ust. 4 ustawy z dnia 10 marca 2006 r. o zwrocie podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej (Dz. U. Nr 52, poz. 379),

b) przyjęciu do ustalenia zwrotu części podatku akcyzowego oleju napędowego w ilości 13,34 l, zakupionego wcześniej niż 6 miesięcy przed terminem złożenia wniosku, czym naruszono art. 6 ust. 3 pkt 1 przywołanej ustawy,

c) przyjęciu do ustalenia zwrotu części podatku akcyzowego zakupionej benzyny eurosuper 95 w ilości 5,01 l, co narusza art. 1 przywołanej ustawy.

Łącznie dokonano nienależnego zwrotu części podatku akcyzowego na kwotę 15,60 zł [(13,34 l + 5,01 l ) x 0,85zł] – str. 119 protokołu kontroli.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy.

Organem wykonawczym gminy jest Wójt, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowania projektów uchwał Rady Gminy, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem gminy, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową gminy (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Wójt jako organ wykonawczy gminy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli wewnętrznej, spoczywa na Wójcie (kierowniku jednostki) zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1  ustawy o finansach publicznych.

Wójt jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

         Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości oraz nadzorowania prac z tego zakresu spoczywały, stosownie do zakresu czynności, na Skarbniku Gminy. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określają przepisy art. 54 ustawy o finansach publicznych.

         Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Rozważenie powołania zastępcy Wójta, mając na uwadze wskazane w części opisowej wystąpienia regulacje prawne w kwestii zapewnienia ciągłości funkcjonowania gminy podczas zaistnienia jednej z przemijających przeszkód w wykonywaniu zadań i kompetencji przez Pana Wójta.

2. Dokonanie zmian w regulacjach wewnętrznych składających się na dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości i procedury kontroli wewnętrznej, poprzez:

a) wskazanie wersji oprogramowania stosowanego przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych i daty rozpoczęcia jego eksploatacji,

b) wykreślenie inwentarza z wykazu stosowanych ksiąg rachunkowych,

c) szczegółowe określenie zasad obiegu dokumentów finansowo-księgowych, przy uwzględnieniu uwag zawartych w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia.

3. Zobowiązanie Skarbnika do wyeliminowania uchybień w prowadzeniu ksiąg rachunkowych poprzez:

a) przenoszenie salda konta 961 na konto 960 pod datą zatwierdzenia sprawozdania z wykonania budżetu,

b) ujmowanie należności budżetu z tytułu dochodów zrealizowanych a nieprzekazanych przez jednostki budżetowe na koncie 222, na podstawie danych jednostkowych sprawozdań Rb-27S sporządzonych przez kierowników tych jednostek,

c) ujmowanie operacji zapłaty ceny za sprzedane przez gminę składniki majątkowe wyłącznie jako dochodu budżetu,

d) określenie zasad dokumentowania wyboru wykonawców zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej 14.000 euro.

4. Egzekwowanie od kierowników jednostek budżetowych sporządzania i przedkładania sprawozdań Rb-27S w przypadku realizacji przez jednostki dochodów budżetowych, w tym z tytułu odsetek.

5. Realizowanie zasady powszechności opodatkowania poprzez prowadzenie działań, wskazanych w części opisowej wystąpienia pokontrolnego, zmierzających do wydania decyzji o odpowiedzialności spadkobierców za zobowiązania podatkowe spadkodawcy, z wykorzystaniem przywołanych procedur prawnych.

6. Podejmowanie czynności sprawdzających, w zakresie wynikającym ze wskazanych przepisów Ordynacji podatkowej.

7. Zachowanie prawidłowości opodatkowania podatkiem od nieruchomości w świetle obowiązujących przepisów ustawy o podatkach i opłatach lokalnych oraz wyegzekwowanie należnych kwot podatków, z zachowaniem procedur ustawy Ordynacja podatkowa.

8. Wyegzekwowanie brakujących informacji w sprawie podatku leśnego.

9. Prowadzenie terminowych i systematycznych działań windykacyjnych w stosunku do podatników, na których ciążą zaległości podatkowe, mające na względzie przepisy ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji oraz rozporządzenia Ministra Finansów sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.

10 Zapewnienie prawidłowego stosowania klasyfikacji budżetowej dochodów budżetowych.

11. Zaniechanie obciążania nabywców nieruchomości kosztami opracowania operatu szacunkowego.

12. Wydatkowanie środków pozyskanych z opłat za zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych wyłącznie na zadania określone w przyjętym na dany rok programie profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych.

13.  W zakresie zlecania podróży służbowych i rozliczania ich kosztów:

a) zlecanie odbywania podróży służbowych samochodem niebędącym własnością pracodawcy wyłącznie po złożeniu przez pracownika wniosku o wyrażenie zgody na odbycie podróży tego rodzaju środkiem lokomocji,

b) jednoznaczne rozstrzygnięcie celu zawarcia ze Skarbnikiem i Sekretarzem Gminy umów przewidujących miesięczny ryczałt za jazdy lokalne, mając na uwadze, że:

- w przypadku, gdy zamiarem Pana Wójta było wypłacanie miesięcznego ryczałtu za jazdy lokalne – zobowiązanie wymienionych pracowników do składania comiesięcznych oświadczeń o używaniu samochodów prywatnych w jazdach lokalnych i wypłacanie na ich podstawie miesięcznych ryczałtów, stosownie do § 1 ust. 1 i § 4 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów... (Dz. U. Nr 27, poz. 271 ze zm.),

- w przypadku gdy umowy te traktowane są jako podstawa odbywania podróży służbowych samochodem niebędącym własnością pracodawcy – rozwiązanie umów, mając na uwadze, że podstawą odbywania podróży samochodem niebędącym własnością pracodawcy nie są zawarte w tym celu umowy, lecz zaakceptowane przez Pana Wójta wnioski pracowników, o których mowa w § 5 ust. 3 przywołanego w części opisowej wystąpienia rozporządzenia MPiPS z dnia 19 grudnia 2002 r.

14. Dokonywanie zwrotu wadiów wpłaconych przez wykonawców niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty.

15. Ustalanie wysokości wadium w wysokości wynikającej z przepisów Prawa zamówień publicznych.

16. Wydanie decyzji ustanawiających trwały zarząd nieruchomościami na rzecz gminnych jednostek budżetowych.

17. Prawidłowe dokonywanie zwrotu części podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego, w tym celu:

a) zamieszczanie adnotacji o wykorzystaniu faktury do zwrotu części podatku akcyzowego,

b) przyjmowanie do obliczenia zwrotu faktur dokumentujących zakup oleju napędowego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed terminem złożenia wniosku,

c) zaniechanie przyjmowania do rozliczenia faktur dokumentujących zakup benzyny.

      O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Suwałkach w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

      Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

    w Białymstoku

Do wiadomości:

Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku

Zespół w Suwałkach