Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Miejskim w Krynkach

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 19 października 2010 roku (znak: RIO.I.6001-11/10), o treści jak niżej:

Pani

Jolanta Gudalewska                                 Burmistrz Krynek

         W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Krynki za okres 2009 r., przeprowadzonej w Urzędzie Miejskim w Krynkach na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy i jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli wewnętrznej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, wykonanie budżetu, w tym realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 ze zm.), udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

Badając regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy stwierdzono, że

dotychczas nie został powołany zastępca Pani Burmistrz. Takiego stanowiska nie przewidują postanowienia regulaminu organizacyjnego Urzędu, natomiast regulaminem tym do zakresu zadań Sekretarza Gminy przypisano m.in. kierowanie pracą Urzędu w czasie nieobecności Burmistrza. Niepowołanie zastępcy Burmistrza tworzy sytuację zagrażającą ciągłości funkcjonowania jednostki podczas nieobecności Pani Burmistrz. Z uwagi na liczbę mieszkańców gminy, stosownie do postanowień art. 26a ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 ze zm.), w gminie Krynki może być powołany jeden zastępca Burmistrza. Należy wskazać, że dodany do ustawy art. 28g, mający zastosowanie począwszy od obecnej kadencji organów gminy, określa w sposób jednoznaczny zasady kierowania gminą w przypadku zaistnienia jednej z – enumeratywnie wymienionych – przemijających przeszkód w wykonywaniu zadań i kompetencji burmistrza (m.in. niezdolności do pracy z powodu choroby trwającej powyżej 30 dni). Zadania i kompetencje burmistrza przejmuje wówczas jego zastępca, zaś w razie niepowołania zastępcy – osoba wyznaczona przez Prezesa Rady Ministrów w trybie art. 28h ustawy. W takiej sytuacji fakt powierzenia kompetencji Pani Burmistrz Sekretarzowi Gminy nie będzie mógł być uznany za skuteczny, co może spowodować naruszenie ciągłości działania organu wykonawczego – str. 2-3 protokołu kontroli.

Osoba aktualnie pełniąca funkcję Sekretarza Gminy powołana została uchwałą Rady Gminy Krynki z 29 grudnia 2006 r. Prezes Rady Ministrów pismem z dnia 3 września 2007 r. wyznaczył tego pracownika do pełnienia funkcji Wójta Gminy Krynki od dnia 4 września 2007 r., do czasu objęcia obowiązków przez nowo wybranego Wójta. Stwierdzono, że uprzedni Wójt pismem z 14 sierpnia 2007 r. udzielił Sekretarzowi urlopu bezpłatnego na okres pełnienia funkcji osoby pełniącej obowiązki Wójta Gminy Krynki. Z pisma wynika, że urlop bezpłatny będzie trwał od dnia rozpoczęcia pełnienia tych obowiązków na podstawie wyznaczenia przez Prezesa Rady Ministrów do dnia złożenia ślubowania przez Wójta wybranego w wyborach. Ustalono, że pracownik pełniący funkcję Wójta w dniu 8 października 2007 r. przyznał sobie nagrodę uznaniową w wysokości 1.000 zł za sumienne wykonywanie obowiązków służbowych na stanowisku Sekretarza, mimo że w tym czasie pełnił obowiązki Wójta i była to jedyna funkcja przez niego wykonywana – zadania Sekretarza nie były realizowane, bowiem na tym stanowisku pracownik korzystał z urlopu bezpłatnego. Przyznanie nagrody uznaniowej jako pełniącemu obowiązki Wójta było natomiast sprzeczne z ówcześnie obowiązującą ustawą z dnia 22 marca 1990 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1593 ze zm.), która w art. 20 ust. 5 stanowiła, że członkom zarządu (wójtowi) nie przysługują nagrody, z wyjątkiem nagrody jubileuszowej – str. 3 protokołu kontroli.

         Dokonana w trakcie kontroli analiza zakresu czynności Skarbnika wykazała, że nie był on zgodny z art. 54 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.). W trakcie kontroli aneksem do zakresu czynności dodano brakujące elementy dotyczące prowadzenia rachunkowości jednostki, wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi, dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz dokonywania wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych, doprowadzając do zgodności z przywołanym przepisem – str. 3-4 protokołu kontroli.

Stwierdzono, że Urząd Miejski prowadzi obsługę finansowo-księgową GOK, Biblioteki, i MGOPS. Wymienione jednostki posiadają wyodrębnione księgi rachunkowe i własne rachunki bankowe, zaś dokumenty księgowe są zatwierdzane do wypłaty i sprawdzane pod względem merytorycznym przez kierowników tych jednostek. Należy wskazać, iż jednostki te, działające w przypadku instytucji kultury jako odrębne osoby prawne oraz jako jednostka budżetowa (MGOPS), są podmiotami zobowiązanymi do prowadzenia ksiąg rachunkowych na podstawie art. 2 ust. 1 pkt 1 i pkt 4 lit. a) ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.), zatem na ich kierownikach spoczywają określone ustawą obowiązki, wynikające w szczególności z przepisów art. 4, art. 10 i art. 11 ust. 1 – str. 4-5 protokołu kontroli. Z ustaleń kontroli wynika ponadto, że istnieją warunki umożliwiające prowadzenie ksiąg rachunkowych bezpośrednio przez te jednostki – w zgodzie z przepisami ustawy. Faktycznie bowiem ich księgi prowadzi pracownik zatrudniony w Urzędzie na stanowisku referenta do spraw księgowości  i obsługi kasy, który posiada poziom wykształcenia oraz staż w księgowości spełniające wymogi stawiane głównym księgowych jednostek sektora finansów publicznych w art. 54 ust. 2 pkt 5 lit. b) ustawy o finansach publicznych.

Ponadto zwrócenia uwagi wymaga, że mimo faktycznego wykonywania czynności odpowiadających zakresem obowiązków zatrudnieniu na stanowisku głównego księgowego, pracownik zajmuje stanowisko referenta i jest wynagradzany na zasadach przewidzianych dla stanowiska referenta. Wysokość wynagrodzenia na tym stanowisku jest formalnie poprawna w świetle zasad wynagradzania pracowników samorządowych, jednakże wskazać należy, iż porównanie zakresu wykonywanych czynności z zajmowanym stanowiskiem oraz poziomem wynagrodzenia pozostaje w sprzeczności z przepisem art. 78 § 1 Kodeksu pracy, który stanowi, że  wynagrodzenie za pracę powinno być tak ustalone, aby odpowiadało w szczególności rodzajowi wykonywanej pracy i kwalifikacjom wymaganym przy jej wykonywaniu, a także uwzględniało ilość i jakość świadczonej pracy – str. 50-51 protokołu kontroli.

Badając dokumentację opisującą przyjęte w jednostce zasady rachunkowości stwierdzono nieprawidłowości w świetle przepisów art. 10 ustawy o rachunkowości oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.), polegające na:

a) pominięciu w wykazie kont syntetycznych dla budżetu gminy kont 227 „Rozliczenie dochodów z funduszy pomocowych”, 228 „Rozliczenie wydatków z funduszy pomocowych”, 907 „Dochody z funduszy pomocowych” i 908 „Wydatki z funduszy pomocowych”; spośród kont służących do ewidencji operacji z udziałem środków pomocowych określonych w załączniku nr 1 do rozporządzenia przewidziano jedynie prowadzenie kont 137 „Rachunek środków funduszy pomocowych” i 967 „Fundusze pomocowe”. Pominięcie w regulacjach wewnętrznych kont 227, 228, 907 i 908 wyklucza w praktyce możliwość ewidencjonowania operacji na kontach 137 i 967 zgodnie z zasadami ich funkcjonowania zawartymi w przywołanym rozporządzeniu Ministra Finansów. W ewidencji budżetu operacje dotyczące projektów współfinansowanych ze środków pomocowych prowadzono z pominięciem kont 907, 908 i 967, w rezultacie czego m.in. w bilansie z wykonania budżetu wynik budżetu był wykazywany bez podziału na wynik na operacjach finansowanych ze środków funduszy pomocowych i wynik budżetu w pozostałym zakresie – str.6, 9-11 i 17 protokołu kontroli. Wskazania wymaga, iż wyżej opisane zasady ewidencji operacji dotyczących środków z funduszy pomocowych nie obowiązują od 1 stycznia 2011; księgowanie dotyczących ich dochodów, wydatków i wyniku odbywać się będzie od 2011 r. na ogólnych zasadach,

b) przyjęciu w zakładowym planie kont opisu konta 130 „Rachunki bieżące jednostek budżetowych”, który nie uwzględnia faktu, że wszystkie wydatki objęte planem finansowym Urzędu i dochody budżetowe realizowane przez Urząd jako jednostkę budżetową są realizowane przy wykorzystaniu rachunku budżetu – str. 7 protokołu kontroli,

c) nie zawarciu w dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości wykazu programów komputerowych i ich wersji dopuszczonych do stosowania, mimo zamieszczenia w zarządzeniu wprowadzającym zasady rachunkowości zapisu, że wykaz ten stanowi załącznik do zarządzenia; ponadto art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c) ustawy wymaga wskazania daty rozpoczęcia eksploatacji stosowanych wersji oprogramowania – str. 7 protokołu kontroli,

d) określeniu w zasadach gospodarki środkami rzeczowymi, wprowadzonych zarządzeniem Wójta Gminy Krynki z 27 grudnia 2006 r. w sprawie wprowadzenia zakładowego planu kont, że w zakresie gospodarki zasobami materiałowymi prowadzi się ewidencję analityczną ilościowo- wartościową, natomiast materiały zakupione do bieżącego użytku, nieobjęte gospodarką magazynową, księgowane są bezpośrednio w koszty. Zarządzenie nie precyzuje jednak, jakiego rodzaju materiały są objęte gospodarką magazynową. Faktycznie wydatki na zakup oleju opałowego i węgla są odnoszone bezpośrednio w koszty, a ustalona w drodze inwentaryzacji ich wartość na koniec roku jest księgowana na koncie 310 „Materiały”. Z kolei wartość pozostałych materiałów (paliwo, oleje samochodowe, glazura) jest księgowana na koncie 310, zaś rozchody ewidencjonowane są na bieżąco po stronie Ma tego konta. Stosownie do art. 17 ust. 2 ustawy kierownik jednostki powinien dokonać formalnego wyboru metody prowadzenia ksiąg pomocniczych dla poszczególnych grup rzeczowych składników aktywów obrotowych – str. 66 protokołu kontroli,

e) nie określeniu w przepisach wewnętrznych zasad ewidencjonowania środków trwałych o wartości poniżej 500 zł, których ewidencja faktycznie jest prowadzona w ujęciu ilościowym – str. 66 protokołu kontroli.

         Badając prawidłowość zapisów w księgach rachunkowych w świetle przepisów przywołanego rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości... oraz ustawy o rachunkowości stwierdzono następujące nieprawidłowości:

a) dochody budżetu z tytułu udziałów gminy w podatku dochodowym od osób fizycznych za 2009 r. w kwocie 18.541 zł, otrzymane z Ministerstwa Finansów w styczniu 2010 r., oraz dochody za 2009 r. pobrane na rzecz gminy przez Urząd Skarbowy w Sokółce, które w kwocie 560,73 zł otrzymano w styczniu 2010 r., w księgach budżetu w 2009 r. nie zostały ujęte jako należności od budżetów na koncie 224 „Rozrachunki budżetu”, ale jako rozliczenia międzyokresowe na stronie Wn konta 909 „Rozliczenia międzyokresowe”, co jest sprzeczne z zasadami ewidencji wynikającymi z załącznika nr 1 do rozporządzenia; w konsekwencji wskazanych kwot nie ujęto w bilansie budżetu za 2009 r. jako należności od budżetów, lecz zaniżono stan rozliczeń międzyokresowych (według stanu na początek 2009 r. opisany błąd ewidencyjny skutkował analogicznym zniekształceniem danych ksiąg i bilansu budżetu o 29.922,90 zł) – str. 8-9 i 17 protokołu kontroli,

b) zobowiązania finansowe z tytułu zaciągniętych kredytów bankowych, podlegające ewidencji na koncie 134 „Kredyty bankowe”, są ujmowane na koncie 260 „Zobowiązania finansowe”, służącym do ewidencji zobowiązań finansowych innych niż kredyty bankowe, co stanowi naruszenie postanowień załącznika nr 1 do rozporządzenia – str. 8 protokołu kontroli,

c) nieprawidłowo ewidencjonowano w księgach Urzędu jako jednostki budżetowej przychody z tytułu dochodów budżetowych nieujętych w planach finansowych innych jednostek budżetowych na przełomie roku – zaniechano ujęcia jako przychodów Urzędu kwoty dochodów ustalonej w styczniu w wysokości otrzymanej w grudniu raty części oświatowej subwencji oraz pomniejszenia przychodów o kwotę dotacji do zwrotu za dany rok, ujmowanych jako zmniejszenie dochodów; w efekcie przychody Urzędu były niższe od dochodów wykonanych w ewidencji budżetu i Urzędu o 128.816,22 zł – str. 12-13 protokołu kontroli,

d) nieprawidłowo ujęto także rozliczenie nadpłaty w podatku dochodowym od osób fizycznych w kwocie wynikającej ze sprawozdania przedłożonego przez Ministerstwo Finansów – ujemnym zapisem Wn 221 – Ma 750, który spowodował rozbieżność między kwotą zrealizowanych dochodów i przychodów wykazanych w ewidencji Urzędu z tego tytułu – str. 27-28 protokołu kontroli,

e) nieprawidłowe księgowanie operacji przyjęcia środków trwałych z inwestycji – zamiast zapisu Wn 011 „Środki trwałe” – Ma 080 „Inwestycje (środki trwałe w budowie)” stosowano korespondencję kont Wn 800 „Fundusz jednostki” – Ma 080 oraz Wn 011 – Ma 800, co zawyżyło w 2009 r. obroty na obu stronach konta 800 o 706.816,52 zł – str. 16 protokołu kontroli;

f) nieprawidłowe księgowanie umorzenia środków trwałych, zapisami Wn 800 – Ma 071 „Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych” oraz Wn 401 „Amortyzacja” – Ma 761 „Pokrycie amortyzacji” – str. 16 protokołu kontroli; mając na uwadze obowiązującą od 1 stycznia 2011 r. zmianę symbolu konta „Amortyzacja” na 400 oraz usunięcie od tego dnia obowiązku ujmowania wartości pokrycia amortyzacji, omawianą operację należy ujmować zapisem Wn 400 – Ma 071,

g) nieprawidłowe księgowanie nieodpłatnego przekazania zakładowi budżetowemu zakupionych materiałów związanych z działalnością w zakresie wywozu nieczystości (worki i pojemniki na śmieci) o wartości 20.724,38 zł; przekazanie zostało zaksięgowane w koszty działalności podstawowej (konto 400 „Koszty według rodzajów”), zamiast zaliczenia do pozostałych kosztów operacyjnych poprzez ujęcie na stronie Wn konta 760 „Pozostałe przychody i koszty”; w efekcie zawyżono o podaną kwotę koszty działalności operacyjnej w rachunku zysków i strat, zaniżając jednocześnie pozostałe koszty operacyjne – str. 15 protokołu kontroli,

h) niewłaściwe ewidencjonowanie odsetek od zaciągniętych kredytów bankowych na koncie 400, zamiast na koncie 750 „Przychody i koszty finansowe”; w konsekwencji kwotę odsetek wynoszącą 40.169,10 zł wykazano w rachunku zysków i strat (wariant porównawczy) Urzędu Miejskiego w poz. B. „Koszty działalności operacyjnej”, zamiast w poz. G. „Koszty finansowe” – str. 18-19 protokołu kontroli,

i) ujęcie na koncie 013 „Pozostałe środki trwałe” i w ewidencji ilościowo-wartościowej prowadzonej do tego konta m.in. drukarek o wartości 449 zł i 187,88 zł, podczas gdy przepisy wewnętrzne obowiązujące w jednostce przewidują obejmowanie ewidencją ilościowo-wartościową składników majątkowych o wartości powyżej 500 zł – str. 66-67 protokołu kontroli.

Analiza sprawozdawczości wykazała, oprócz opisanych wyżej błędów wynikających z nieprawidłowego księgowania operacji, że w sprawozdaniu Rb-NDS za 2009 r. jako przychody z innych źródeł na początek 2009 r. ujęto stan zadłużenia z tytułu zaciągniętych kredytów bankowych wynoszący 709.000 zł, zamiast wolnych środków w kwocie 30.007,23 zł. W związku z tym, przychody ogółem wykazano w sprawozdaniu w kwocie 1.359.000 zł, zamiast 680.007,23 zł, a finansowanie (D1-D2) w kwocie 900.000 zł, zamiast 221.007,23 zł – str.17 protokołu kontroli.

W zakresie sprawozdawczości finansowej stwierdzono, że w informacji dodatkowej do bilansu Urzędu Miejskiego za 2009 r. nie podano danych liczbowych obrazujących wysokość umorzenia środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. W informacji tej nie zamieszczono również wartości odpisów aktualizujących należności. Dane te nie występują także w łącznym bilansie jednostek budżetowych. W aktywach bilansu Urzędu  na koniec 2009 r. zamieszczono w pozycji  B.II.1.2. „Należności od budżetów” kwotę 187.878,59 zł. Z ustaleń kontroli wynika, że wykazana w tej pozycji kwota stanowi różnicę między należnościami ujętymi na koncie 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” – 430.421,16 zł a saldem Ma konta 290 „Odpis aktualizujący należności” – 242.542,57 zł. Kwota wykazana w bilansie jako należności od budżetów powinna być wykazana w poz. B.II.1.4. „Pozostałe należności” – str. 18 protokołu kontroli.

Analiza danych zawartych w sprawozdawczości jednostek organizacyjnych wykazała, że w bilansie MGOPS za 2009 r. wykazano długoterminowe należności (poz. A.III. aktywów) wynoszące na początek roku 254.346,02 zł, zaś na koniec – 343.669,22 zł i w takiej samej wysokości  rozliczenia międzyokresowe (poz. E pasywów). Z ustaleń kontroli wynika, że kwota 343.669,22 zł odpowiada kwocie należności MGOPS wykazanej w sprawozdaniu jednostkowym Rb-27ZZ za 2009 r. Jest to kwota należności z tytułu wypłaconych świadczeń alimentacyjnych. Z danych uzupełniających do sprawozdania Rb-27ZZ wynika, że kwota 183.328,78 zł stanowi zaległości dotyczące budżetu państwa, a pozostała kwota 160.340,44 zł stanowi należności z tytułu dochodów budżetu gminy Krynki i innych gmin. Żadna kwota należności z omawianego tytułu nie była objęta odpisem aktualizującym mimo niskiego prawdopodobieństwa ściągnięcia należności, a więc istnienia przesłanki dokonania odpisu na podstawie art. 35b ust. 1 pkt 3 i 5 ustawy o rachunkowości – str. 18 protokołu kontroli.

W objaśnieniach do bilansu ZGKiM za 2009 r. podano, że wykazane w bilansie aktywa trwałe pomniejszone zostały o umorzenie, ale nie podano kwoty umorzenia. Z poddanego analizie zestawienia obrotów i sald kont syntetycznych zakładu budżetowego wynika, że wartość początkowa środków trwałych ujętych na koncie 013 „Pozostałe środki trwałe” wynosiła na koniec 2009 r. 112.222,79 zł, a ich umorzenie ujęte na koncie 072 „Umorzenie pozostałych środków trwałych” – 61.489,46 zł. Różnica w wysokości 50.733,33 zł stanowi wartość bilansową pozostałych środków trwałych wykazaną w aktywach bilansu w poz. A.II.1.5. „Inne środki trwałe”. Zgodnie z § 5 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości..., pozostałe środki trwałe ujmowane na koncie 013 są umarzane jednorazowo, przez spisanie w koszty w miesiącu przyjęcia do używania. W związku z tym, wartość początkowa środków trwałych ujętych na koncie 013 powinna w zasadzie odpowiadać wartości ich umorzenia ujętego na koncie 072. Z ustaleń kontroli wynika, że również na początek 2009 r. wartość początkowa środków trwałych ujętych na koncie 013 (72.085,81 zł) była wyższa od ich umorzenia ujętego na koncie 072 (41.762,36 zł). Oznacza to, że w 2008 r. i w latach wcześniejszych nie odniesiono w koszty działalności podstawowej zakładu budżetowego kwoty 41.762,36 zł, a w 2009 r. – kwoty 30.323,44 zł. Z ustaleń kontroli wynika, że na koncie 013 ewidencjonowane były m.in. nie przekazane do użytkowania, otrzymane nieodpłatnie z Urzędu Miejskiego pojemniki na śmieci w cenie jednostkowej 71,98 zł/szt. Otrzymane nieodpłatnie pojemniki należało zakwalifikować do kategorii pozostałych przychodów operacyjnych po stronie Ma konta 760. W przypadku prawidłowej ewidencji wynik finansowy zakładu za 2009 r. z omawianego tytułu byłby wyższy o 20.010,44 zł. Z rachunku zysków strat (wariant porównawczy) ZGKiM za 2009 r. wynika, że w tym roku nie wystąpiły przychody ze sprzedaży towarów i materiałów oraz pozostałe przychody operacyjne. Jak wcześniej wskazano, Zakład powinien zaliczyć do pozostałych przychodów operacyjnych nieodpłatnie otrzymane z Urzędu Miejskiego materiały dotyczące wywozu nieczystości (worki i pojemniki na śmieci) o łącznej wartości 20.724,38 zł. Nieodpłatnie otrzymane z Urzędu Miejskiego worki na śmieci w kwocie 713,94 zł zaliczono w rachunku zysków i strat błędnie do zysków nadzwyczajnych (poz. J.I), podobnie jak przychody finansowe z tytułu odsetek za zwłokę w kwocie 1.045,81 zł. Natomiast sprzedane pojemniki o wartości 1.962,15 zł ujęto na stronie Wn konta 800.

Z zestawienia zmian w funduszu jednostki ZGKiM za 2009 r. wynika, że zwiększenia funduszu wyniosły 815.020,45 zł, w tym: zrealizowane wydatki budżetowe – 765.016,61 zł, dotacje i środki na inwestycje – 29.993,40 zł oraz nieodpłatnie otrzymane środki trwałe – 20.010,44 zł. Zmniejszenia funduszu w 2009 r. wyniosły 1.327.537,73 zł, w tym: strata za rok ubiegły – 2.721,76 zł, zrealizowane dochody budżetowe -756.421,48 zł, dotacje i środki na inwestycje – 29.993,40 zł, pokrycie amortyzacji – 536.438,94 zł oraz wartość sprzedanych i nieodpłatnie przekazanych środków trwałych i inwestycji – 1.962,15 zł. Z  zapisów dokonanych w 2009 r. na koncie 800 ZGKiM wynika, że zmniejszenia funduszu zakładu budżetowego wyniosły 541.122,85 zł, a zwiększenia funduszu – 20.010,44 zł. W zmniejszeniach funduszu zakładu budżetowego ujęto jako zrealizowane dochody budżetowe równowartość zrealizowanych przychodów ze sprzedaży usług – 740.508,59 zł oraz przychodów finansowych i zysków nadzwyczajnych w łącznej kwocie  15.912,89 zł.  W zwiększeniach funduszu wykazano jako zrealizowane wydatki budżetowe równowartość poniesionych kosztów stanowiących wydatki (bez kosztów amortyzacji). Zmniejszenie funduszu z tytułu zrealizowanych dochodów budżetowych i zwiększenie funduszu z tytułu zrealizowanych wydatków budżetowych występuje wyłącznie w jednostkach budżetowych. W zakładach budżetowych tego typu zwiększenia i zmniejszenia funduszu nie mogą mieć miejsca. Ze zmniejszeń funduszu wykazanych w zestawieniu zmian w funduszu zgodna z prowadzoną ewidencją jest jedynie strata za poprzedni rok w kwocie 2.721,76 zł oraz pokrycie amortyzacji w wysokości 536.438,94 zł. Natomiast kwota 1.962,15 zł wykazana jako wartość sprzedanych i nieodpłatnie przekazanych środków trwałych w rzeczywistości dotyczy równowartości sprzedanych materiałów. Jako zmniejszenie i zwiększenie funduszu wykazano środki i dotacje na inwestycje w kwocie 29.993,40 zł. Z ustaleń kontroli wynika, że co prawda w wykonaniu budżetu za 2009 r. występuje wydatek sklasyfikowany jako dotacja celowa z budżetu na finansowanie lub dofinansowanie kosztów realizacji inwestycji i zakupów inwestycyjnych zakładów budżetowych (par. 6210) w kwocie 29.993,40 zł, lecz w rzeczywistości była to kwota przekazana ZGKiM jako zapłata za wykonane usługi na podstawie wystawionych przez zakład faktur (księgowanie w ewidencji Urzędu: Wn 224 – Ma 201 (wpływ faktury) i Wn 201 – Ma 130 (opłacenie faktury)). W przypadku, gdyby z budżetu gminy rzeczywiście udzielono dotacji celowej na inwestycje, z tego tytułu wystąpiłoby jedynie zwiększenie funduszu jednostki (wpływ dotacji na ten cel zapis Wn 131 „Rachunki bieżące” – Ma 800). Jednoczesne zwiększenie i zmniejszenie funduszu z tytułu środków na inwestycje jest możliwe jedynie w jednostkach budżetowych jako efekt księgowań Wn 810 „Dotacje oraz środki z budżetu na inwestycje” – Ma 800 (w ciągu roku) i Wn 800 – Ma 810 (przeksięgowanie salda konta 810 na koniec roku).

W sprawozdaniu Rb-30 za 2009 r. otrzymana „dotacja”, stanowiąca równowartość wykonanych przez ZGKiM robót i usług na rzecz Urzędu nie została zaliczona do przychodów w par. 0830. Natomiast w pozycji D.1. sprawozdania wykazano jako źródła finansowania wydatków inwestycyjnych kwotę dotacji celowej w wysokości 29.993,40 zł przy zerowych wydatkach inwestycyjnych – str.19-21 i 53 protokołu kontroli.

Z ustaleń zawartych na str. 25-27 protokołu kontroli wynika, że na koncie 221 według stanu na koniec 2009 r. ujęte były znaczne kwoty należności z tytułu podatku od nieruchomości od osób prawnych i odsetek od tych należności. Dotyczyły one głównie dwóch podmiotów gospodarczych. W stosunku do jednego z nich, postawionego w stan upadłości, dnia 1 września 2003  r. Wójt Gminy Krynki zgłosił do masy upadłości wierzytelność w łącznej kwocie 49.461,26 zł. Pismem z dnia 15 kwietnia 2010 r. sąd poinformował Panią Burmistrz, iż postanowieniem z dnia 29 maja 2009 r. zostało zakończone postępowanie upadłościowe, które uprawomocniło się 9 lipca 2009 r. Zawiadomienie to winno skutkować wydaniem z urzędu decyzji w sprawie umorzenia należności w trybie art. 67d § 1 pkt 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz wyksięgowaniem na jej podstawie należności z konta 221. Podkreślenia wymaga również, że w księgach Urzędu nieprawidłowo ewidencjonowano operacje dotyczące odsetek należnych na koniec kwartału. Na koniec każdego kwartału dokonywano przypisu należnych odsetek zapisem Wn 221 – Ma 290, zaś na początku następnego kwartału odpisywano je w wysokości salda na koniec kwartału (Wn 290 – Ma 221). W związku z tym, na dzień uzyskania informacji z sądu o zakończeniu postępowania upadłościowego, kwota odsetek niewpłaconych nie figurowała w ewidencji. Należy wskazać, iż od 1 stycznia 2011 r. odsetki od nieterminowo regulowanych należności powinny być księgowane zapisem Wn 221 – Ma 750, natomiast ujęcie ich na koncie 290 będzie możliwe tylko w sytuacji zaistnienia podstaw do dokonania odpisu aktualizującego na podstawie art. 35b ustawy o rachunkowości.

W odniesieniu do drugiego podatnika z ustaleń kontroli wynika potrzeba przeanalizowania podstaw do dalszego ujmowania w księgach należności w kwocie 163.330,56 zł powstałej w latach 2000-2001 i niezabezpieczonej hipoteką.

         W zakresie procedury opracowania planów finansowych jednostek organizacyjnych na 2009 r. stwierdzono, że Pani Burmistrz nie wywiązała się z obowiązku wynikającego z art. 185 ust. 1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.), tj. nie przekazała kierownikom jednostek budżetowych informacji niezbędnych do opracowania projektów planów finansowych – str. 30 protokołu kontroli. Potwierdzają to ustalenia poczynione podczas kontroli problemowej przeprowadzonej przez RIO w Białymstoku w Zespole Szkół Samorządowych w Krynkach.

Badając dochody z najmu stwierdzono, że w dniu 1 września 2006 r. zawarte zostały z podmiotem prowadzącym Liceum Ogólnokształcące dla dorosłych w Krynkach dwie umowy na czas nieokreślony:

a) najmu sal lekcyjnych znajdujących się w budynku szkoły w celu prowadzenia zajęć lekcyjnych z czynszem od stycznia 2007 r. w wysokości 200 zł za każdą salę lekcyjną, płatnym na konto wynajmującego do dnia 10 każdego miesiąca,

b) udostępnienia powierzchni reklamowej na zewnętrznej elewacji budynku szkoły lub jej ogrodzeniu z czynszem w wysokości 50 zł za każdy miesiąc ekspozycji reklamy, płatnym każdorazowo po otrzymaniu rachunku najpóźniej do 7-go dnia następnego miesiąca.

Ustalono, że wynajmujący nie wystawiał faktur VAT, natomiast rozliczał podatek VAT z wpłat dokonywanych przez najemcę. Obowiązek dokumentowania obrotu dla potrzeb podatku VAT fakturami przez podatników tego podatku określony został w art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.). W myśl tego przepisu, podatnicy, o których mowa w art. 15 ustawy, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą m.in. podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku. Od podstawowego obowiązku wystawiania faktur istnieją wyjątki – m.in. podatnicy nie mają obowiązku wystawiania faktur VAT osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej, chyba że osoby te zażądają udokumentowania transakcji fakturą – str. 33-34 protokołu kontroli.

Badając prawidłowość gospodarki lokalami mieszkalnymi stwierdzono, że w 2010 r. kontrolowana jednostka po raz pierwszy sprzedawała lokale mieszkalne z zastosowaniem bonifikaty. W związku z tym za niezbędne należy uznać formalne ustanowienie procedur (w szczególności w formie odpowiednich postanowień w zakresach czynności pracowników) zapewniających kontrolę obrotu nieruchomościami sprzedanymi z zastosowaniem bonifikaty oraz sposobu ich wykorzystywania w celu ustalenia ewentualnych podstaw do egzekwowania zwrotu udzielonych bonifikat – str. 35 protokołu kontroli.

Stwierdzono, że za pracę z dziećmi i młodzieżą w Świetlicy Środowiskowej Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych w Krynkach w 2009 r. trzech członków GKRPA otrzymało nagrody pieniężne w wysokości po 400 zł brutto a dwóch członków po 300 zł brutto. Nagrody zostały przyznane przez Panią Burmistrz na podstawie wniosku przewodniczącego GKRPA z 22 grudnia 2009 r., który został zatwierdzony 28 grudnia 2009 r. W złożonym wyjaśnieniu Pani Burmistrz uzasadnia prawidłowość przyznanych nagród wkładem pracy członków komisji, okolicznością pozostawania środków finansowych na realizację Gminnego Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych oraz tym, że „przepisy prawa nie zabraniają udzielania nagród”.

Zgodnie z art. 18² ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (Dz. U. z 2007 r. Nr 70, poz. 473 ze zm.), dochody z opłat za wydane zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych powinny być wykorzystane na realizację gminnego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych. Gminny Program Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych na 2009 r. nie przewidywał innych świadczeń pieniężnych na rzecz członków komisji poza wynagrodzeniem za pracę w komisji, w punkcie konsultacyjnym i przy telefonie zaufania. Z kolei okazany kontrolującym harmonogram realizacji GPPiRPA przewiduje, w miarę pozostawania środków finansowych, dodatkowe fundusze na działalność GKRPA, w tym za szczególną aktywność członków. Świadczy to o wewnętrznej niespójności Programu.

W zakresie realizacji Programu na 2009 r. stwierdzono ponadto nieprawidłową klasyfikację budżetową wydatku na realizację programu profilaktycznego „Zachowaj Trzeźwy Umysł” w wysokości 610 zł, który ujęto w par. 4210, zamiast w par. 4300 – str. 54-55 protokołu kontroli.

Prawidłowość ponoszenia wydatków z tytułu podróży służbowych zbadano pod kątem zgodności z przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.). W przyjętej do kontroli próbie stwierdzono, że z pracownikami odbywającymi podróż służbową pojazdami prywatnymi zostały zawarte w latach 2005-2007 umowy, z których wynika, że pracodawca zezwolił na używanie samochodu prywatnego do celów służbowych na jazdy zamiejscowe i określił stawkę za 1 km przebiegu (stosowano stawki maksymalne, wynikające z obowiązujących przepisów), zaś strony zastrzegły sobie prawo do jednostronnego wypowiedzenia umowy w terminie miesięcznym – str. 55-56 protokołu kontroli.

Przyjęta w kontrolowanej jednostce praktyka jest niezgodna z § 5 ust. 3 przywołanego rozporządzenia, przewidującego możliwość odbycia podróży służbowej pojazdem niebędącym własnością pracodawcy na podstawie wniosku złożonego przez pracownika. Z kontekstu tego przepisu wynika, że możliwość zlecenia odbycia danej podróży samochodem prywatnym jest uzależniona od wcześniejszego wyrażenia przez pracownika woli w tym zakresie – złożenia wniosku. Przesądza to o niezbędności elementu wniosku, ponieważ pracodawca nie może z własnej inicjatywy zlecić odbywania podróży samochodem prywatnym, jak również zawrzeć umowy w tej sprawie, obowiązującej do czasu jej wypowiedzenia.

Stwierdzono, że w kontrolowanym okresie w Urzędzie nie obowiązywały pisemne procedury dotyczące wyłaniania wykonawców zamówień publicznych, których wartość nie przekracza 14.000 euro, a więc ich udzielenie nie wymaga stosowania procedur określonych ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.). W praktyce kontrolowana jednostka w latach 2008-2010 stosowała procedurę przetargu nieograniczonego do niektórych zamówień o wartości poniżej 14.000 euro. Takim postępowaniem objęto m.in. w 2008 r. udzielenie kredytu bankowego w kwocie 300.000 zł (koszt obsługi 31.652,49 zł), a w 2009 r. wymianę pokrycia dachu oraz obicie szczytów na budynku przy ul. Cerkiewnej 3 (wartość zamówienia 59.000 zł), czy wyposażenie pomieszczeń budynku przy ul. Cerkiewnej 3 na Bibliotekę Publiczną (wartość zamówienia 18.568,52 zł).

Należy zwrócić uwagę, iż zasada celowego i gospodarnego dysponowania środkami publicznymi, wyrażona obecnie w art. 44 ust. 3 pkt 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.), dotyczy ogółu wydatków budżetowych. Procedury wewnętrzne jednostki winny zatem określać zasady udzielania zamówień publicznych o wartości poniżej 14.000 euro i dokumentowania tego procesu w celu potwierdzenia, iż przy wyborze wykonawców w istocie przywołane zasady były przestrzegane. Nie ma przy tym przeciwwskazań, aby dla określonych co do rodzaju czy wartości zamówień rozstrzygnąć o odpowiednim stosowaniu trybów określonych Prawem zamówień publicznych – str. 57 protokołu.

Stwierdzono, że w dniu 18 kwietnia 2008 r. zawarta została umowa partnerska dotyczącą realizacji projektu  „Przebudowa ciągu komunikacyjnego łączącego trzy przejścia graniczne – Lipszczany – Kuźnica – Bobrowniki –Etap III”. Stronami umowy są gminy – Krynki, Kuźnica, Nowy Dwór, Sokółka i Szudziałowo jako partnerzy projektu oraz Powiat Sokólski jako partner wiodący. Wartość kosztorysowa projektu wynosiła 21.215.787 zł, z czego strony umowy miały pokryć 11.215.787 zł (partnerzy – 5.607.893 zł i partner wiodący 5.607.894 zł), a pozostała  kwota w wysokości 10.000.000 zł miała być pozyskana z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego 2007-2013. Z umowy partnerskiej wynikało, że udział gminy Krynki wynosi dotację w wysokości 1.273.548 zł, w tym w 2009 r. – 959.497 zł i w 2010 r. – 314.051 zł. Jak wynika z analizy umowy partnerskiej, nie zawiera ona zasad wykorzystania i rozliczenia dotacji udzielonych przez gminy powiatowi, wymaganych obowiązującymi w czasie podpisywania umowy przepisami art. 130 pkt 2 i 3 w zw. z art. 189a ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104). Między innymi umowa nie odnosi się do obowiązku wykorzystania przez powiat do 31 grudnia 2009 r. kwot dotacji podlegających przekazaniu w 2009 r. Przywołane przepisy wskazywały, że udzielając z budżetu jednostki samorządu terytorialnego dotacji należy określić w zawartej umowie m.in. termin wykorzystania dotacji nie dłuższy niż do 31 grudnia roku budżetowego, termin i sposób rozliczenia niewykorzystanej części dotacji, z tym, że termin ten nie może być krótszy niż 15 dni od określonego w umowie terminu wykonania zadania – str. 52-53 protokołu kontroli, załącznik nr 2 do protokołu kontroli.

Zgodnie z art. 16 ustawy z dnia 20 listopada 2009 r. o zmianie ustawy Prawo ochrony środowiska (Dz. U. Nr 215, poz. 1664) z dniem 1 stycznia 2010 r. zlikwidowane zostały gminne fundusze ochrony środowiska i gospodarki wodnej. W związku z likwidacją funduszy gminy miały obowiązek m.in. przekazania środków pieniężnych pozostających 1 stycznia 2010 r. na rachunku funduszu na rachunek budżetu oraz dostosowania uchwał budżetowych na rok 2010 do przepisów tej ustawy w terminie 3 miesięcy od dnia jej wejścia w życie, tj. do końca marca 2010 r. O zmianie przepisów ustawy Prawo ochrony środowiska Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku poinformowała gminę w dniu 14 stycznia 2010 r., wskazując jednocześnie, że środki pieniężne zgromadzone na rachunkach bankowych gminnych funduszy stają się dochodami  budżetów gmin w rozdziale 75618 par. 0690. Jak wynika z ustaleń kontroli, gmina nie podjęła żadnych czynności wymaganych w związku z likwidacją funduszu. Kontrolujący poinformowali Panią Burmistrz i Skarbnika o konieczności niezwłocznego przekazania środków z rachunku GFOŚiGW na rachunek budżetu oraz przygotowania na sesję Rady Miejskiej projektu odpowiednich zmian w uchwale budżetowej. Do dnia zakończenia kontroli uchwałą z dnia 29 czerwca 2010 r. Rada Miejska uchyliła jedynie postanowienia uchwały budżetowej odnoszące się do planu GFOŚiGW – str. 72-74 protokołu kontroli. Dopiero uchwałą z 23 września 2010 r. wprowadzono do budżetu gminy odpowiednie postanowienia w zakresie zmian kwot dochodów i wydatków będące pochodną likwidacji Funduszu.

W toku kontroli dochodów budżetowych gminy, badaniu poddano również dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl  art. 13§ 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 roku Nr 8, poz. 60 ze zm.), jest Burmistrz. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru wskazanych dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych.

Z analizy dokumentacji podatkowej wynika, że organ podatkowy przeprowadzając w roku 2009 kontrole podatkowe  naruszył formalne zasady ich prowadzenia wynikające z treści art. 282b § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, uchybiając obowiązkowi zawiadomienia kontrolowanego o zamiarze wszczęcia kontroli. Z materiałów poddanych kontroli nie wynika aby zachodziły przesłanki wymienione w art. art. 282c Op, które uprawniają organy kontroli do jej wszczęcia bez uprzedniego zawiadomienia kontrolowanego. Ponadto stwierdzono, że osoby przeprowadzające czynności kontrolne nie posiadały legitymacji służbowych, co stanowi z kolei naruszenie wymogów art. 284 § 1 ustawy. Z przywołanego przepisu wynika, iż co do zasady rozpoczęcie kontroli następuje poprzez doręczenie kontrolowanemu upoważnienia do jej przeprowadzenia oraz okazanie legitymacji służbowej – str. 38 - 39 prot. kontroli.

Ustalenia dotyczyły także stwierdzonego braku, w przypadku większości podatników, możliwości  potwierdzenia wiarygodności danych wykazanych w deklaracjach podatkowych dotyczących pow. budynków oraz wartości budowli, a także sposobu wykorzystywania budynków i gruntów w zakresie ich zgodności ze stanem faktycznym. Jest to pochodną braku dokumentów źródłowych (wyciągi z ewidencji środków trwałych, dokumentacja techniczna), z których wynikałyby wymienione informacje. W związku z powyższym  należy stwierdzić, iż czynności sprawdzające, o których mowa w art. 272 pkt 3 Op nie są wykonywane przez kontrolowany organ podatkowy w zakresie wynikającym ze wskazanego przepisu. Organy podatkowe mają obowiązek ustalenia stanu faktycznego w zakresie niezbędnym do stwierdzenia zgodności z przedstawionymi dokumentami ( np. deklaracji podatkowych). Wskazane jest zatem prowadzenie przez organ podatkowy działań mających na celu uzyskanie dokumentów pozwalających na weryfikację danych zawartych deklaracjach, istotnych z punktu widzenia oceny prawidłowości opodatkowania i wykonywania wskazanych obowiązków. W tym celu możliwe jest również wykorzystanie uprawnień i procedur wynikających z przywołanych, w opisie na stronach 40 – 41 protokołu kontroli, przepisów Ordynacji podatkowej.

Ponadto kontrola powszechności i prawidłowości opodatkowania podatkiem od nieruchomości w grupie podatników - osób prawnych i jednostek nie mających osobowości prawnej oraz podatników opłacających podatki lokalne w formie łącznego zobowiązania podatkowego  ujawniła przypadki, wskazane w opisie na stronach 42-46 protokołu kontroli, nieprawidłowości będących pochodną niekompletnych działań w zakresie czynności sprawdzających. Świadczy o tym brak reakcji organu podatkowego na:

- wadliwe ustalenie przez podatników podstawy opodatkowania,

- błędne przypisywanie obowiązku podatkowego, z naruszeniem zasad wskazywanych ustawą o podatkach i opłatach lokalnych,

- wprowadzenie do ewidencji podatkowej gruntów niezgodnie z zapisami w ewidencji gruntów i budynków,

- niezachowanie powszechności opodatkowania.

Weryfikacja prawidłowości naliczenia opłaty prolongacyjnej, prowadzona pod kątem stosowania zapisów uchwały Rady Gminy Krynki Nr IV/16/98 z dnia 30 grudnia 1998 roku w sprawie ustalenia opłaty prolongacyjnej oraz przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 sierpnia 2005r. w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach (Dz. U. Nr 165, poz. 1373 ze zm.) pozwoliła ustalić przypadki wadliwego poboru tej opłaty – str. 46 - 47 prot. kontroli.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były wynikiem nieprzestrzegania bądź błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy.

Organem wykonawczym gminy miejsko-wiejskiej jest Burmistrz, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowywania projektów uchwał Rady Miejskiej, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem gminy, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową gminy (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Burmistrz jako organ wykonawczy gminy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy), działającego w strukturze organizacyjnej wskazanej w protokole kontroli. Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli wewnętrznej, spoczywa na Burmistrzu zgodnie z art. 53 i art. 69 ust. 1 ustawy o finansach publicznych.

Burmistrz jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości oraz nadzorowania prac z tego zakresu spoczywały, stosownie do zakresu czynności, na Skarbniku Gminy. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określają przepisy art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Rozważenie powołania zastępcy Burmistrza, mając na uwadze wskazane w części opisowej wystąpienia regulacje prawne w kwestii zapewnienia ciągłości funkcjonowania gminy podczas zaistnienia jednej z przemijających przeszkód w wykonywaniu zadań i kompetencji przez Panią Burmistrz.

2. Wystąpienie do Sekretarza Gminy o zwrot bezpodstawnie pobranej nagrody w czasie pełnienia obowiązków Wójta.

3. Podjęcie działań w celu stworzenia warunków umożliwiających samodzielne wykonywanie przez kierowników MGOPS i instytucji kultury obowiązków wynikających z ustawy o rachunkowości.

4. Uzupełnienie dokumentacji opisującej przyjęte w Urzędzie Miejskim zasady rachunkowości o następujące elementy:

a) opis konta 130 uwzględniający rozwiązania faktycznie stosowane w jednostce,

b) wykaz programów komputerowych stosowanych przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych oraz ich wersji i daty dopuszczenia do stosowania,

c) zdefiniowanie rodzajów materiałów, które nie są objęte gospodarką magazynową,

d) określenie zasad ilościowego ewidencjonowania środków trwałych o wartości poniżej 500 zł.

5. Zobowiązanie Skarbnika Gminy do wyeliminowania nieprawidłowości w prowadzeniu ksiąg rachunkowych poprzez:

a) ujmowanie należnych gminie środków pieniężnych dotyczących dochodów z tytułu udziałów w podatku dochodowym od osób fizycznych i podatków pobieranych przez urzędy skarbowe, przekazywanych w styczniu następnego roku za poprzedni rok budżetowy, na koncie 224,

b) księgowanie zaciągniętych kredytów na koncie 134,

c) przestrzeganie zasady, że przychody z tytułu dochodów budżetu gminy powinny odpowiadać kwocie dochodów wykonanych,

d) ujmowanie przyjętych do używania środków trwałych pochodzących z inwestycji zapisem Wn 011 – Ma 080,

e) księgowanie amortyzacji w sposób wskazany w części opisowej wystąpienia,

f) księgowanie nieodpłatnego przekazania materiałów na stronie Wn konta 760, a od 1 stycznia 2011 r. na stronie Wn konta 761 „Pozostałe koszty operacyjne”,

g) ujmowanie kosztów odsetek od zaciągniętych kredytów bankowych na  koncie 750, a od 1 stycznia 2011 r. na koncie 751 „Koszty finansowe”,

h) księgowanie na koncie 013 i obejmowanie ewidencją ilościowo-wartościową środków trwałych o wartości wskazanej w regulacjach wewnętrznych,

i) analizowanie stopnia prawdopodobieństwa wyegzekwowania należności w celu ustalenia podstaw dokonania odpisu aktualizującego, w szczególności w odniesieniu do należności z wypłaconych świadczeń alimentacyjnych.

6. W zakresie sprawozdawczości:

a) ujmowanie prawidłowych danych w sprawozdaniu Rb-NDS,

b) zamieszczanie w informacji dodatkowej do bilansu Urzędu Miejskiego oraz do łącznego bilansu jednostek budżetowych i zakładów budżetowych, stanowiącego element sprawozdania finansowego jednostki samorządu terytorialnego, danych obrazujących wysokość umorzenia środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, a także danych dotyczących wartości odpisów aktualizujących należności,

c) wykazywanie w bilansie Urzędu należności z tytułu dochodów budżetowych, ujętych na koncie 221, jako pozostałych należności,

d) wzmożenie kontroli formalnej i merytorycznej sprawozdań przedkładanych przez ZGKiM.

7. Przekazanie kierownikowi i głównemu księgowemu ZGKiM uwag zawartych na str. 8-10 niniejszego wystąpienia celem wyeliminowania stwierdzonych nieprawidłowości w zakresie ewidencji operacji i sporządzania sprawozdawczości zakładu.

8. Zaprzestanie planowania w budżecie wydatków z tytułu dotacji celowej dla zakładu budżetowego na cele inwestycyjne, które w rzeczywistości są wydatkami bieżącymi ponoszonymi w związku z zakupem w tym zakładzie robót i usług.

9. Przeanalizowanie realności należności od dwóch podatników wskazanych w protokole kontroli i ewentualne podjęcie czynności skutkujących ich odpisaniem.

10. Przekazywanie kierownikom jednostek budżetowych informacji niezbędnych do opracowania przez nich projektów planów finansowych, w terminie wskazanym w art. 248 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.

11. Wystawianie faktur VAT  w celu udokumentowania sprzedaży usług opodatkowanych podatkiem od towarów i usług.

12. Ustanowienie mechanizmów kontrolnych dotyczących analizy obrotu nieruchomościami sprzedanymi z zastosowaniem bonifikaty i sposobu ich wykorzystywania w celu zapewnienia informacji służących do wystąpienia z ewentualnymi roszczeniami o zwrot bonifikaty.

13. W zakresie wydatkowania środków na realizację GPPiRPA:

a) przestrzeganie ustalonych w GPPiRPA postanowień uchwały Rady Miejskiej dotyczących rodzaju świadczeń pieniężnych przypadających komisji,

b) zapewnienie prawidłowej klasyfikacji wydatków poniesionych w związku z realizacją GPPiRPA.

14. Delegowanie pracowników do odbycia podróży służbowej pojazdem niebędącym własnością pracodawcy na podstawie wniosku pracownika o odbycie podróży własnym pojazdem.

15. Opracowanie pisemnych procedur wyboru wykonawców zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej 14.000 euro, mając na uwadze tezy zawarte w części opisowej wystąpienia.

16. Udzielanie z budżetu gminy dotacji celowych w ramach pomocy finansowej między jednostkami samorządu terytorialnego na podstawie umów zawierających wszystkie elementy wymagane od 1 stycznia 2010 r. przepisami art. 250 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.

17. Przestrzeganie przepisów Ordynacji podatkowej w zakresie wszczęcia i prowadzenia kontroli podatkowych.

18. Prowadzenie czynności sprawdzających w zakresie wynikającym z treści wskazanych przepisów Ordynacji podatkowej.

19. Wyeliminowanie wskazanych w protokole i części opisowej wystąpienia nieprawidłowości w  opodatkowaniu podatkami i opłatami lokalnymi. W odpowiedzi na zalecenia przedstawienie wyników poszczególnych ustaleń, w tym także w aspekcie finansowym.

20. Naliczanie opłaty prolongacyjnej zgodnie z obowiązującymi przepisami.

O sposobie wykonania zaleceń proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

        Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku