Kontrola problemowa gospodarki finansowej przeprowadzona

w Samodzielnym Publicznym Zakładzie Opieki Zdrowotnej w Mońkach

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 25 lutego 2011 roku (znak: RIO.I.6002-21/10), o treści jak niżej:

Pani

Anna Bańkowska-Łuksza

Dyrektor Samodzielnego Publicznego Zakładu Opieki Zdrowotnej w Mońkach

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej za 2009 r. i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Samodzielnym Publicznym Zakładzie Opieki Zdrowotnej w Mońkach na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości opisane w protokole kontroli, którego jeden egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakres czynności kontrolnych obejmował zagadnienia związane ze sprawami organizacyjnymi, unormowaniami wewnętrznymi w zakresie gospodarki finansowej, w tym kontroli wewnętrznej, prowadzeniem rachunkowości, ewidencją i sprawozdawczością w zakresie należności i zobowiązań, gospodarowaniem majątkiem SP ZOZ, udzielaniem zamówień publicznych, relacjami pomiędzy Powiatem Monieckim a SP ZOZ oraz sporządzaniem i realizacją planów finansowych SP ZOZ na 2009 i 2010 r.

Badając przyjęte w Zakładzie zasady (politykę) rachunkowości stwierdzono, że zasady funkcjonowania kont syntetycznych zostały oparte na przyjętym do stosowania „Wzorcowym planie kont samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej”. Przedstawiony w tym opracowaniu opis konta 800 „Fundusz założycielski”, oprócz postanowień wynikających z regulacji zawartych w art. 56 i 57 ustawy z dnia 30 sierpnia 1991 r. o zakładach opieki zdrowotnej (Dz. U. z 2007 r. Nr 14, poz. 89 ze zm.), przewiduje w typowych zapisach strony Ma operacje wykraczające poza ramy określone w przywołanych przepisach. Zgodnie z art. 57 ustawy, fundusz samodzielnego publicznego zakładu opieki zdrowotnej zwiększają przekazane z budżetu dotacje na remonty, inwestycje, w tym zakup aparatury i sprzętu medycznego, dotacje z budżetów jednostek samorządu terytorialnego na cele rozwojowe oraz dary mające charakter aktywów trwałych lub przeznaczonych na cele rozwojowe. Zacytowany katalog źródeł zwiększeń funduszu ma charakter katalogu zamkniętego. Wśród typowych zapisów strony Ma konta przyjęto natomiast dodatkowo zapis przewidujący zwiększanie funduszu założycielskiego o otrzymane środki pomocowe przeznaczone na cele rozwojowe.

Należy wskazać, że od dnia 1 stycznia 2010 r. środki pomocowe nie stanowią dotacji w rozumieniu art. 126 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1420 ze zm.). Przy ich wydatkowaniu nie stosuje się zasad rozliczania określonych dla dotacji z budżetu państwa (art. 184 ust. 2 przywołanej ustawy). Jak wyjaśnił Departament Budżetu, Finansów i Inwestycji Ministerstwa Zdrowia w piśmie z dnia 29 grudnia 2010 r. (MZ-BFA-420-4625-14/JG/10), środki pieniężne na nabycie środków trwałych uzyskane w ramach płatności z budżetu środków europejskich na podstawie umów zawartych w 2010 r. nie stanowią dotacji, zatem powinny zostać zaliczone do rozliczeń międzyokresowych przychodów zgodnie z art. 41 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.).

Zasady funkcjonowania konta 800, a także konta 845 „Przychody przyszłych okresów”, określone w przyjętym do stosowania planie kont, nie odpowiadają zatem od 1 stycznia 2010 r. regulacjom ustawowym. Stosowane rozwiązania mają ponadto negatywny wpływ na wynik finansowy, ponieważ nie jest zachowana współmierność kosztów amortyzacji środków trwałych, których zakup został dofinansowany ze środków funduszy celowych i środków pomocowych z uzyskanymi przychodami. Wpływy środków pieniężnych z tych źródeł, przeznaczonych na inwestycje i zakupy inwestycyjne, nie są odnoszone na pozostałe przychody operacyjne równolegle do odpisów amortyzacyjnych, lecz zwiększają bezpodstawnie fundusz założycielski Zakładu.

W wyniku czynności kontrolnych ustalono, że w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata 2007-2013  SP ZOZ w Mońkach otrzymał w 2010 r., na podstawie umowy zawartej 15 lutego 2010 r. z Zarządem Województwa Podlaskiego jako instytucją zarządzającą, dofinansowanie projektu „Podniesienie jakości i poprawa dostępności do specjalistycznych usług medycznych w SP ZOZ Mońki poprzez zakup sprzętu medycznego” w łącznej kwocie 1.062.089,66 zł. Otrzymane środki zostały ujęte na koncie rozrachunkowym, a po rozliczeniu projektu kwota ta zwiększyłaby fundusz założycielski. W trakcie kontroli poinformowano głównego księgowego o potrzebie przeksięgowania wymienionych kwot z konta 240 „Pozostałe rozrachunki” na konto 845 oraz zarachowanie na pozostałe przychody operacyjne równowartości dotychczasowej amortyzacji środków trwałych nabytych w ramach dofinansowania. Z ustaleń kontroli wynika, że równowartość amortyzacji środków trwałych zakupionych w ramach dofinansowania  projektu ze środków pomocowych według stanu na koniec 2010 r. wyniosła 341.215,46 zł. Kwota ta w księgach 2010 r. powinna być ujęta jako pozostałe przychody operacyjne.

Stwierdzono ponadto, że na zwiększenie funduszu założycielskiego przyjęto w 2009 r. dofinansowanie ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych następujących zadań:

- dostosowanie pomieszczeń Przychodni Rejonowej w Mońkach wraz z korytarzami na Oddziale Chorób Wewnętrznych wraz z dobudową windy w konstrukcji samonośnej do  wymagań osób niepełnosprawnych – dofinansowanie w kwocie 150.000 zł na podstawie umowy zawartej 21 stycznia 2009 r. z Powiatem Monieckim;

- likwidacja barier architektonicznych w budynku Gminnego Ośrodka Zdrowia w Jasionówce – dofinansowanie w kwocie 43.781,31 zł na podstawie umowy zawartej 26 listopada 2008 r. z Powiatem Monieckim.

W trakcie kontroli poinformowano głównego księgowego o konieczności przeksięgowania wymienionych kwot (łącznie 193.781,31 zł) z konta 800 na konto 845 oraz przeniesienia z konta 845 na pozostałe przychody operacyjne równowartości dotychczasowej amortyzacji od środków trwałych nabytych w ramach dofinansowania z PFRON. Ustalenia w zakresie ewidencji funduszu założycielskiego i przychodów przyszłych okresów ujęto na str. 6-8 protokołu kontroli.

Badając ewidencję na kontach rozrachunkowych stwierdzono, że konto 230 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” zgodnie z dokumentacją opisującą przyjęte w Zakładzie zasady rachunkowości powinno wykazywać na dzień bilansowy saldo strony Ma  oznaczające stan zobowiązań wobec pracowników z tytułu wynagrodzeń i saldo Wn oznaczające stan zaliczek wypłaconych na poczet wynagrodzeń. Z ustaleń kontroli wynika, że konto 230 na koniec 2008 i 2009 r. nie wykazywało żadnego salda, mimo, iż zgodnie z obowiązującym w SP ZOZ regulaminem pracy należne za dany miesiąc wynagrodzenie jest wypłacane do dziesiątego dnia następnego miesiąca. Przyczyną takiego stanu rzeczy jest przeksięgowywanie zobowiązań związanych z wypłatą wynagrodzeń z konta 230 na inne konta rozrachunkowe – str. 13-14 protokołu kontroli.

Ustalono, że na koncie 240 są ujmowane rozrachunki z podmiotami świadczącymi usługi zdrowotne w ramach kontraktów zawieranych w trybie przepisów art.35a ustawy o zakładach opieki zdrowotnej, mimo, że w opisie tego konta takie operacje nie zostały wymienione. W świetle zakładowego planu kont rozrachunki związane z zakupem usług zdrowotnych w ramach zawieranych kontraktów należy ewidencjonować na koncie 201 „Rozrachunki z dostawcami krajowymi” – str. 13 protokołu kontroli.

Stwierdzono, że w styczniu 2009 r., poza wynagrodzeniem za świadczone usługi zdrowotne, wypłacono 6 lekarzom zatrudnionym na podstawie umów kontraktowych nagrody uznaniowe, wynoszące od 1.000 zł do 3.000 zł, w łącznej kwocie 13.100 zł. Z pierwotnej treści umów o świadczenie usług zdrowotnych wynika, że określone w tych umowach wynagrodzenie w formie stawki za godzinę pracy wyczerpuje całość zobowiązań finansowych udzielającego zamówienie względem przyjmującego zamówienie. Aneksami do umów zawartych z nagrodzonymi lekarzami, obowiązującymi od 15 grudnia 2008 r., przyjęto, że w przypadku wykonania określonych umową świadczeń zdrowotnych ponad miesięczny limit wynikający z umowy z NFZ udzielający zamówienia może przyznać przyjmującemu zamówienie dodatkowe wynagrodzenie. Stwierdzono również, że poza wynagrodzeniem za świadczone usługi kontraktowe niektórym lekarzom wypłacano wynagrodzenie za czas niezwiązany ze świadczeniem tych usług, tj. za udział w szkoleniach (w styczniu 2009 r. za 37 godz. 55 min szkolenia z onkologii w kwocie 1.023,84 zł) oraz za czas nieobecności spowodowany kształceniem specjalizacyjnym i stażem specjalizacyjnym w Centrum Zdrowia Dziecka w Warszawie (po rozwiązaniu kontraktu z lekarzem do zwrotu, zgodnie z umową, przypisano kwotę 6.078 zł). Z lekarzem 2 lutego 2009 r. została zawarta odrębna umowa, na mocy której SP ZOZ zobowiązał się zapłacić za okres odbywania stażu specjalizacyjnego w zakresie pediatrii w Centrum Zdrowia Dziecka w Warszawie (2-6 lutego 2009 r.) kwotę 1.200 zł na podstawie rachunku wystawionego przez przyjmującego zamówienie, a od 1 kwietnia 2009 r. na podstawie aneksu nr 3 do umowy o świadczenie usług zdrowotnych przyjęto zapis (obowiązujący do 6 września 2009 r.), że w przypadku podjęcia przez przyjmującego zamówienie kształcenia specjalistycznego lub szkolenia mającego na celu podniesienie kwalifikacji za ten czas zostanie wypłacone wynagrodzenie w wysokości przysługującej za pracę w godzinach normalnej ordynacji.        

Przepisy art. 35a ust. 3 i 4 ustawy o zakładach opieki zdrowotnej zakazują zmian postanowień zawartej umowy oraz wprowadzania nowych postanowień do umowy niekorzystnych dla udzielającego zamówienia, jeżeli przy ich uwzględnieniu zachodziłaby konieczność zmiany treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru przyjmującego zamówienie, chyba że konieczność wprowadzenia takich zmian wynika z okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy. Zmiana umowy dokonana z naruszeniem tych zasad jest nieważna. Z ustaleń kontroli wynika, że poza dokonanymi na podstawie aneksów do umów wypłatami nagród i traktowaniem udziału w szkoleniach i stażach specjalizacyjnych na równi ze świadczeniem usług zdrowotnych, jako niekorzystne dla zamawiającego zmiany umowy należy traktować również dokonane w tym trybie zmiany godzinowych stawek za świadczone usługi zdrowotne – str. 14-16 protokołu kontroli.

Na podstawie ewidencji szczegółowej do konta 200 „Rozrachunki z dostawcami” zbadano kształtowanie się zobowiązań wymagalnych wobec 8 kontrahentów według stanu na 31 grudnia 2009 r. i 30 czerwca 2010 r. Do próby wytypowano kontrahentów o najwyższym poziomie zadłużenia według stanu na koniec 2009 r. W próbie najniższe zadłużenie wymagalne na koniec tego okresu wynosiło 8.895,88 zł, a najwyższe 177.444,64 zł. Wartość zbadanej próby wynosiła na koniec 2009 r. 342.388,27 zł (130 nieopłaconych faktur) i stanowiła 61,8% wymagalnych zobowiązań z omawianego tytułu na koniec tego okresu. Z przeprowadzonych czynności kontrolnych wynika, że w porównaniu ze stanem na koniec 2009 r. zobowiązania wymagalne wobec objętych próbą dostawców wzrosły o 64,5% (kwotowo o 220.708,08 zł). Na wzrost zobowiązań wymagalnych w analizowanym okresie rzutowało głównie zwiększenie zobowiązań wobec firmy EKOLEX odpowiedzialnej za kompleksowe świadczenie usług całodniowego żywienia pacjentów szpitalnych, wobec której zobowiązania wymagalne w badanym okresie wzrosły o 132,2% (o 234.584,44 zł). Z umowy zawartej 24 stycznia 2006 r. z firmą EKOLEX na świadczenie kompleksowych usług całodniowego żywienia pacjentów szpitalnych w okresie od 1 lutego 2006 r. do 1 lutego 2011 r. wynika, że zapłata za te usługi będzie wnoszona w terminie 30 dni od daty otrzymania faktury. Z ustaleń kontroli wynika, że z tytułu nieterminowej zapłaty faktur za zakupione usługi i dostawy zapłacono do 30 września 2010 r. odsetki za zwłokę w łącznej kwocie 5.874,31 zł, a w 2009 r. w kwocie 1.976,39 zł – str. 17-19 protokołu kontroli.

Według stanu na początek 2009 r. wymagalne zobowiązania z tytułu nieprzekazania równowartości odpisów na rachunek Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych wynosiły 341.315,50 zł. Zobowiązania te na koniec 2009 r. wynosiły 341.315,46 zł, a na dzień 30 czerwca 2010 r. wzrosły do kwoty 427.890,30 zł. Zobowiązania z tytułu odpisów na ZFŚS na koniec 2009 r. dotyczyły zobowiązań powstałych w latach 2003-2004. Zobowiązanie według stanu na 30 czerwca 2010 r., poza zaległościami z lat 2003-2004, obejmuje też kwotę 86.574,84 zł nieprzekazaną na  rachunek Funduszu za 2010 r. Od 2006 r. w zakładowym regulaminie wynagradzania przyjęto, że odpis na ZFŚS wynosi 50% stawki podstawowej – str. 17 protokołu kontroli.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości były wynikiem nieprzestrzegania lub błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości zakładu opieki zdrowotnej.

         Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli wewnętrznej, spoczywa na  Pani Dyrektor jako  kierowniku jednostki, stosownie do art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 3  ustawy  o finansach publicznych.

Wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości należy do głównego księgowego, a także kierownika jednostki, na którym ciąży powinność wdrożenia i aktualizowania dokumentacji opisującej zasady rachunkowości, stosownie do art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Prawa i obowiązki głównych księgowych określa art. 54 ustawy  o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Dostosowanie zasad funkcjonowania kont 800 i 845 do regulacji zawartych w art. 57 ustawy o zakładach opieki zdrowotnej oraz w art. 41 ust. 1 i 2 ustawy o rachunkowości.

2. Zobowiązanie głównego księgowego do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych poprzez:

a) przeksięgowanie, w księgach 2010 r., kwoty dofinansowania projektu ze środków pomocowych w kwocie 1.062.089,66 zł z konta 240 na zwiększenie przychodów przyszłych okresów, a następnie przeniesienie z konta 845 na pozostałe przychody operacyjne równowartości dotychczasowej amortyzacji środków trwałych sfinansowanych z otrzymanej płatności w wysokości 341.215,46 zł,

b) zmniejszenie, w księgach 2010 r., funduszu założycielskiego o kwotę 193.781,31 zł otrzymaną z PFRON, poprzez zaliczenie tej kwoty do przychodów przyszłych okresów, a następnie przeksięgowanie z konta 845 na pozostałe przychody operacyjne równowartości dotychczasowej amortyzacji środków trwałych sfinansowanych środkami PFRON,

c) przestrzeganie określonych zakładowym planem kont zasad ewidencji rozrachunków z tytułu zakupu usług zdrowotnych i z tytułu wynagrodzeń.

3. Przestrzeganie przepisów art. 35a ustawy o zakładach opieki zdrowotnej w kwestii dopuszczalnych przesłanek modyfikacji umów o świadczenie usług zdrowotnych.

4. Podjęcie starań mających na celu zlikwidowanie lub ograniczenie zjawiska nieterminowego regulowania zobowiązań.

O sposobie wykonania zaleceń proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

    Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

Zarząd Powiatu Monieckiego