Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Szkole Podstawowej nr 2 w Czarnej Białostockiej

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 25 stycznia 2011 roku (znak: RIO.I.6002-20/10), o treści jak niżej:

Pani

Jolanta Monika Dadura

Dyrektor Szkoły Podstawowej Nr 2

w Czarnej Białostockiej

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej Szkoły Podstawowej Nr 2 w Czarnej Białostockiej za okres 2009 r., przeprowadzonej na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto sprawy ogólnoorganizacyjne, funkcjonowanie kontroli wewnętrznej, księgowość i sprawozdawczość, gospodarkę pieniężną, rozrachunki i roszczenia, plan finansowy i jego wykonanie, wydatki budżetowe, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 ze zm.), zamówienia publiczne, gospodarkę składnikami majątku, inwentaryzację, rozliczenia z budżetem gminy.

Analiza prawidłowości zapisów w księgach rachunkowych, w świetle przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.) oraz obowiązującego w okresie objętym kontrolą rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.) wykazała, że :

a) zaniechano ewidencjonowania zobowiązań na koncie 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” na koniec poszczególnych okresów sprawozdawczych, za które wykazywane są dane o zobowiązaniach jednostki, tj. miesięcy kończących kwartał. Ustalono, że do ksiąg rachunkowych września 2009 r. nie ujęto zobowiązań i kosztów dotyczących tego okresu sprawozdawczego, wynikających z faktur opłaconych w październiku, na kwotę 7.728,08 zł. W efekcie zobowiązania te nie zostały wykazane w sprawozdaniu Rb-28S za wrzesień 2009 r. Stwierdzony stan faktyczny narusza normę zawartą w art. 20 ust. 1 ustawy, która nakazuje ujęcie do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego wszystkich zdarzeń, które nastąpiły w tym okresie sprawozdawczym – str. 9 protokołu kontroli;

b) nieprawidłowo ewidencjonowano otrzymane darowizny (stanowiące dochody własne szkoły), ujmując je jako zobowiązania na koncie 201, zamiast zaliczenia do przychodów na koncie 760 „Pozostałe przychody i koszty”, jak to wynikało z załącznika nr 2 do rozporządzenia. Od 1 stycznia 2011 r. przychody wynikające z otrzymanych darowizn należy ujmować na koncie 760 „Pozostałe przychody operacyjne”, zgodnie z załącznikiem nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont... (Dz. U. Nr 128, poz. 861) – str. 8-9 protokołu kontroli;

c) nieprawidłowo zaksięgowano, na koncie 011 „Środki trwałe”, wartość zestawów komputerowych stanowiących wyposażenie pracowni komputerowej (środki trwałe wykorzystywane w celach dydaktycznych) na kwotę 49.482,06 zł; zgodnie z przepisami § 5 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia, środki dydaktyczne należało zaksięgować na koncie 013 „Pozostałe środki trwałe”, jako podlegające jednorazowemu umorzeniu przez spisanie w koszty w miesiącu przyjęcia ich do używania – str. 19 protokołu kontroli. Należy zwrócić uwagę, że zasady księgowania środków trwałych wykorzystywanych w celach dydaktycznych od 1 stycznia 2011 r. zależą od decyzji kierownika jednostki, który posiada prawo ewidencjonowania ich na koncie 011 w przypadku nieskorzystania z możliwości wskazania ich w przepisach wewnętrznych jako składników podlegających jednorazowemu umorzeniu na podstawie § 6 ust. 2 i 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont... Kierownik jednostki posiada także prawo wyboru wartości, powyżej której środki trwałe będą ujmowane na koncie 011, przy czym wybrana wartość nie może przekraczać 3.500 zł - § 6 ust. 3 pkt 6 rozporządzenia;

d) na koncie 011 księgowano, jako zwiększenie wartości środków trwałych, poniesione wydatki na remonty bieżące, np. wydatki poniesione na remont pomieszczeń stołówki szkolnej na kwotę 21.500 zł, ułożenie wykładziny w sali gimnastycznej na kwotę 46.005 zł. Należy zauważyć, iż koszty wykonanych prac remontowych nie mogą zwiększać wartości środka trwałego. Z przepisów art. 16g ust. 13 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 ze zm.) wynika, że środki trwałe uważa się za ulepszone, gdy suma wydatków poniesionych na przebudowę, rozbudowę, rekonstrukcję, adaptację lub modernizację w danym roku podatkowym przekracza 3.500 zł i wydatki te spowodują wzrost wartości użytkowej w stosunku do wartości z dnia przyjęcia środków trwałych do używania mierzonej w szczególności okresem używania, zdolnością wytwórczą, jakością produktów uzyskiwanych za pomocą ulepszonych środków trwałych i kosztami ich eksploatacji. Istotę remontu – jako odtworzenia stanu pierwotnego środka trwałego, a nie jego ulepszenia – wyjaśnia także przepis art. 3 pkt 8 ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (Dz. U. z 2010 r. Nr 243, poz. 1623). W związku z tym nakłady poniesione na remonty bieżące powinny być ewidencjonowane w koszty działalności bieżącej. Od 2011 r. ewidencji kosztów remontów służy konto 402 „Usługi obce”, stosownie do przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont... – str. 19-20 protokołu kontroli;

e) nie uzgodniono ewidencji analitycznej do konta 240 „Pozostałe rozrachunki” z ewidencją syntetyczną na tym koncie, czym naruszono przepisy art. 16 ust. 1 ustawy; różnica między ewidencjami wynosiła na koniec 2009 r. 15 zł i dotyczyła należności z tytułu pożyczek udzielonych z ZFŚS – str. 10 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli gospodarki kasowej ustalono, że przyjmowane wpłaty za obiady w stołówce były dokumentowane kwitariuszami K-104. Na podstawie tych dowodów sporządzany był dokument zbiorczy na kwitariuszu K-103. W kwitariuszu K-103 wpisywana była łączna kwota gotówki i data sporządzenia tego dokumentu. Do raportów kasowych po stronie przychodu ujmowane były kwoty wynikające z dokumentów K-103. W kwitariuszu K-103 nie wyszczególniano numerów kwitariuszy K-104, ani żadnych innych danych ich dotyczących (kwoty wpłaty, danych wpłacającego), co narusza zasady sporządzania dowodów zbiorczych określone w art. 20 ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości. Z uwagi na to, że na większości kopii kwitariuszy K-104 data ich wystawienia jest nieczytelna, niemożliwe jest jednoznaczne ustalenie, na podstawie których dowodów K-104 sporządzono dowód K-103. W efekcie niemożliwe jest sprawdzenie, czy pobrana gotówka została zaprzychodowana do raportu kasowego w tym samym dniu, w którym została wpłacona. Przepisy pkt 7 lit. e) obowiązującej w jednostce instrukcji kasowej przewidują, że „wpłaty gotówki mogą być dokonywane wyłącznie na podstawie ujednoliconych dla wpłat z wszelkich tytułów przychodowych dowodów kasowych podpisanych przez kasjera. Na dowodzie wpłat gotówki należy podać pisaną słownie kwotę wpłaconej gotówki oraz datę wpłaty i jej tytuł. Kwotę wpłaty kasjer wpisuje do właściwego raportu kasowego a zainkasowaną gotówkę odprowadza do banku w tym samym dniu”. Przepisy wewnętrzne nie przewidują stosowania dowodów zbiorczych dla dokonywania zapisów w raportach kasowych.

Ustalono, że odpłatność za obiady wydawane w grudniu 2009 r. przyjmowana była w listopadzie i grudniu. Z kwitariuszy K-104 wynika, że wpłaty stanowiły 6.688,40 zł. Zainkasowaną kwotę przyjęto do raportów kasowych i odprowadzono do banku w dniu przyjęcia do raportów kasowych – str. 7-8 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli prawidłowości ustalenia przez badaną jednostkę danych na potrzeby sporządzenia przez Burmistrza Czarnej Białostockiej sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego nauczycieli, o którym mowa w art. 30a ust. 4 Karty Nauczyciela, stwierdzono niewłaściwe obliczenie średniorocznej liczby etatów nauczycieli mianowanych i dyplomowanych w okresie wrzesień-grudzień 2009 r. W związku z tym ustalona w jednostce ujemna różnica między wydatkami poniesionymi przez Szkołę na wynagrodzenia, a sumą iloczynów średniorocznej liczby etatów i średnich wynagrodzeń uległa zmniejszeniu o kwotę 5.663,82 zł w przypadku nauczycieli mianowanych i o kwotę 673,21 zł w przypadku nauczycieli dyplomowanych – str. 15-16 protokołu kontroli.

W zakresie ustalenia dodatków uzupełniających dla poszczególnych nauczycieli stwierdzono, że podział kwoty przeznaczonej na dodatki dla nauczycieli zatrudnionych w Szkole został dokonany w oparciu o osobiste stawki wynagrodzenia nauczycieli, jednakże kwoty przyznane szkole do podziału były ustalane przez Urząd Miejski nieprawidłowo – w oparciu o średnioroczną liczbę etatów pomnożoną przez wysokość dodatków na jeden pełny etat nauczyciela na poszczególnych stopniach awansu. Dla prawidłowego ustalenia podstaw do obliczenia dodatków Urząd Miejski winien dokonać obliczeń przy uwzględnieniu sumy osobistych stawek wynagrodzenia zasadniczego wszystkich nauczycieli zatrudnionych w szkołach prowadzonych przez gminę Czarna Białostocka, jak tego wymaga art. 30a ust. 3 Karty Nauczyciela i przepisy załącznika nr 1 do rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 13 stycznia 2010 r. w sprawie sposobu opracowywania sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego w szkołach prowadzonych przez jednostki samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 6, poz. 35). Kwestia ustalenia dodatków uzupełniających zostanie podniesiona przez Izbę Obrachunkową w wystąpieniu pokontrolnym do Burmistrza Czarnej Białostockiej, skierowanym w wyniku przeprowadzonej w Urzędzie Miejskim kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy.

Kontrola wydatków poniesionych z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych wykazała, że do rozliczenia kosztów podróży pracownicy nie załączali dowodów (biletów) potwierdzających wydatki poniesione na korzystanie ze środków komunikacji  publicznej, ani też pisemnych oświadczeń o dokonanym wydatku i przyczynach braku możliwości jego udokumentowania, tj. dokumentów stanowiących podstawę zwrotu kosztów zgodnie z przepisami § 8a ust. 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990). Należy dodać, że z przepisów wewnętrznych obowiązujących w jednostce, wprowadzonych 2 stycznia 2007 r., wynika, że zwrot kosztów przejazdów będzie przysługiwał pracownikom bez dołączania rachunków lub biletów za środek transportu określony przez delegującego z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi na dany środek transportu oraz diety po wcześniejszym uzgodnieniu. Regulacja wewnętrzna stoi więc w sprzeczności z przepisami rozporządzenia regulującymi zasady dokumentowania podstaw dokonania wydatków ze środków publicznych – str. 17 protokołu kontroli.

Jednostka nie posiada pisemnych procedur wyboru wykonawców zamówień publicznych o wartości poniżej 14.000 euro, tj. zamówień, do których nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759). Brak również ustalonej praktyki w tym zakresie – str. 18 protokołu kontroli. Zgodnie z zasadą określoną w art. 44 ust. 3 pkt 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.), wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. Wewnętrzne procedury winny więc zapewniać właściwe udokumentowanie przestrzegania tej zasady przy zlecaniu odpłatnych dostaw, robót i usług.

Ustalenia dotyczące prawidłowości pobierania dochodów własnych z tytułu wpłat za żywienie w świetle art. 67a ust. 3 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 ze zm.) wskazują, że zasady pobierania odpłatności nie zostały określone w sposób wynikający z przywołanego przepisu – w brzmieniu obowiązującym od 23 sierpnia 2008 r. W dalszym ciągu stosowana jest uchwała Rady Miejskiej w Czarnej Białostockiej z dnia 24 czerwca 2008 r. w sprawie ustalenia zasad korzystania ze stołówek zorganizowanych w szkołach Gminy Czarna Białostocka. Tymczasem od 23 sierpnia 2008 roku art. 67a ust. 3 ustawy o systemie oświaty zalicza ustalenie warunków korzystania ze stołówki, w tym wysokości opłat za posiłki, do kompetencji dyrektora szkoły, który winien działać w porozumieniu z organem prowadzącym, tj. burmistrzem (art. 5c pkt 3 ustawy o systemie oświaty) – str. 22 protokołu kontroli.

Stwierdzone uchybienia i nieprawidłowości były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości jednostek budżetowych.

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie zarządczej kontroli wewnętrznej, spoczywa na kierowniku jednostki, zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 ustawy o finansach publicznych.

Wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości należy do głównego księgowego. Prawa i obowiązki głównych księgowych określa art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Zobowiązanie głównego księgowego do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, poprzez:

a) ujmowanie w księgach zobowiązań nieopłaconych według stanu na koniec miesiąca kończącego kwartał, a dotyczących tego okresu,

b) ewidencjonowanie otrzymanych darowizn na koncie 760,

c) ewidencjonowanie zestawów komputerowych wykorzystywanych w celach dydaktycznych zgodnie z zasadami przyjętymi w jednostce od 1 stycznia 2011 r., mając na uwadze wskazania zawarte w części opisowej wystąpienia,

d) księgowanie poniesionych wydatków na remonty na koncie 402; wyksięgowanie z konta 011 kosztów remontów środków trwałych bezpodstawnie zwiększających ich wartość,

e) uzgodnienie ewidencji analitycznej prowadzonej do konta 240 z ewidencją syntetyczną.

2. Zobowiązanie osoby przyjmującej wpłaty za żywienie do dokumentowania tego procesu w sposób umożliwiający jego sprawdzalność, w szczególności poprzez czytelne oznaczanie kwitariuszy K-104 datami wpłat oraz – po ewentualnym uregulowaniu tej kwestii przez Panią Dyrektor w przepisach wewnętrznych – sporządzanie dowodów zbiorczych zgodnie z wymaganiami art. 20 ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości.

3. Ustalanie prawidłowych danych służących Burmistrzowi Czarnej Białostockiej do sporządzenia sprawozdania na podstawie art. 30a ust. 4 Karty Nauczyciela, dotyczących liczby etatów nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego, a w konsekwencji także różnicy między wydatkami faktycznie poniesionymi na wynagrodzenia oraz iloczynami średniej liczby etatów i średnich wynagrodzeń na poszczególnych stopniach awansu zawodowego.

4. W zakresie rozliczania kosztów podróży służbowych:

a) wyeliminowanie sprzeczności między przepisami wewnętrznymi jednostki a obowiązującym prawem w zakresie zasad dokumentowania poniesionych kosztów podróży,

b) dokonywanie zwrotu poniesionych przez delegowanego kosztów podróży w przypadku ich udokumentowania zgodnie z przepisami rozporządzenia MPiPS z 19 grudnia 2002 r.

5. Opracowanie pisemnych procedur wyłaniania wykonawców zamówień, do których nie stosuje się przepisów Prawa zamówień publicznych.

6. Ustalenie, w porozumieniu z Burmistrzem, warunków korzystania ze stołówki oraz wysokości opłat za posiłki, zgodnie z wymaganiami art.67a ust. 3 ustawy o systemie oświaty.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

Zastępca  Prezesa

Regionalnej Izby Obrachunkowej

 w Białymstoku

Do wiadomości:

Burmistrz Czarnej Białostockiej