Informacje podstawowe
Podstawy prawne
Struktura organizacyjna
Organy izby
Kolegialne składy orzekające
Regionalna Komisja Orzekająca
Rzecznik DFP
Działalność nadzorcza
Działalność opiniodawcza
Działalność kontrolna
Działalność informacyjno-
-analityczna
Działalność szkoleniowa
Dostep do informacji publicznej
Roczne plany
i sprawozdania Izby
Wyjaśnienia RIO Białystok
w sprawach dotyczących
stosowania przepisów
o finansach publicznych
Petycje

Strona główna » Działalność kontrolna » Działalność kontrolna 2010

zalecenia - Biuro Obsługi Szkół Samorządowych w Dąbrowie Białostockiej  

zalecenia - Biuro Obsługi Szkół w Drohiczynie  

zalecenia - BOSS w Łapach  

zalecenia - BOSS w Trzciannem  

zalecenia - Gimnazjum Nr 2 w Augustowie  

zalecenia - Gimnazjum w Wysokiem Mazowieckiem  

zalecenia - Gmina Bargłów Kościelny  

zalecenia - Gmina Białowieża  

zalecenia - Gmina Boćki  

zalecenia - Gmina Czyże  

zalecenia - Gmina Dziadkowice  

zalecenia - Gmina Filipów  

zalecenia - Gmina Giby  

zalecenia - Gmina Janów  

zalecenia - Gmina Klukowo  

zalecenia - Gmina Łomża  

zalecenia - Gmina Mielnik  

zalecenia - Gmina Nurzec Stacja  

zalecenia - Gmina Perlejewo  

zalecenia - Gmina Raczki  

zalecenia - Gmina Radziłów  

zalecenia - Gmina Sokoły  

zalecenia - Gmina Sztabin  

zalecenia - Gmina Szudziałowo  

zalecenia - Gmina Śniadowo  

zalecenia - Gmina Trzcianne  

zalecenia - Gmina Zbójna  

zalecenia - Jednostka Organizacyjna do Obsługi Szkół w Boćkach  

zalecenia - Miasto Augustów  

zalecenia - Miasto i Gmina Czarna Białostocka  

zalecenia - Miasto i Gmina Dąbrowa Białostocka  

zalecenia - Miasto i Gmina Drohiczyn  

zalecenia - Miasto i Gmina Jedwabne  

zalecenia - Miasto i Gmina Krynki  

zalecenia - Miasto i Gmina Łapy  

zalecenia - Miasto i Gmina Nowogród  

zalecenia - Miasto i Gmina Sokółka  

zalecenia - Miasto i Gmina Stawiski  

zalecenia - Miasto i Gmina Supraśl  

zalecenia - Miasto i Gmina Suraż  

zalecenia - Miasto Kolno  

zalecenia - Miasto Wysokie Mazowieckie  

zalecenia - Miasto Zambrów  

zalecenia - Miejska Dyrekcja Inwestycji w Suwałkach  

zalecenia - Miejskie Gimnazjum nr 1 w Zambrowie  

zalecenia - Przedszkole Samorządowe nr 4 w Sokółce  

zalecenia - Samodzielny Publiczny Zakład Opieki Zdrowotnej w Sokółce  

zalecenia - Samodzielny Publiczny Zakład Opieki Zdrowotnej w Mońkach  

zalecenia - Samorząd Województwa Podlaskiego  

zalecenia - Szkoła Podstawowa Nr 1 w Sokółce  

zalecenia - Szkoła Podstawowa nr 2 w Czarnej Białostockiej  

zalecenia - Szkoła Podstawowa w Perlejewie  

zalecenia - Urząd Gminy Kulesze Kościelne  

zalecenia - Urząd Gminy Sejny  

zalecenia - Zespól Szkół Sportowych w Supraślu  

zalecenia - Zespół Ekonomiczno-Administracyjny Szkół w Sejnach  

zalecenia - Zespół Szkolno-Przedszkolny w Białowieży  

zalecenia - Zespół Szkół i Placówek Oświatowo-Wychowawczych w Surażu  

zalecenia - Zespół Szkół im. E. Orzeszkowej w Sobolewie  

zalecenia - Zespół Szkół Samorządowych w Janowie  

zalecenia - Zespół Szkół Samorządowych w Krynkach  

zalecenia - Zespół Szkół w Czarnej Wsi Kościelnej  

zalecenia - Zespół Szkół w Czyżach  

zalecenia - Zespół Szkół w Dziadkowicach  

zalecenia - Zespół Szkół w Filipowie  

zalecenia - Zespół Szkół w Kuleszach Kościelnych  

zalecenia - Zespół Szkół w Mielniku  



zalecenia - Gmina Śniadowo

Autor:  BIP Admin
Dodane przez:  BIP Admin
Data utworzenia:  2010-08-06 11:56
Data modyfikacji:  2010-08-06 11:56
Data publikacji:  2010-08-06 11:56
Wersja dokumentu:  1


Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Gminy w Śniadowie

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

Zespół w Łomży

 

 

 

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 2 lipca 2010 roku (znak: RIO.IV.6001-1/10), o treści jak niżej:

 

 

 

 

Pan

Cezary Polkowski

pełniący obowiązki Wójta

Gminy Śniadowo

 

 

         W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Śniadowo za 2009 r. i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Gminy Śniadowo na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Łomży, stwierdzono nieprawidłowości opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

 

Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy i jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli wewnętrznej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, wykonanie budżetu, w tym realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

 

Do istotnych nieprawidłowości należy zliczyć, opisane na str. 108-116 protokołu kontroli, ustalenia w zakresie zlecania i realizacji robót budowlanych, stwierdzone podczas kontroli stosowania przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655 ze zm.).

          Kontrola udzielenia i realizacji zamówienia publicznego na przebudowę dróg powiatowych we wsiach Jakać Młoda i Młynik, realizowanego w ramach pomocy Powiatowi Łomżyńskiemu, wykazała, iż z wykonawcą tego zamówienia, wybranym w 2008 r. w trybie przetargu nieograniczonego (wynagrodzenie w umowie zawartej 16 września 2008 r. wynosiło 387.608,31 zł), były Wójt Andrzej Zaremba w dniu 1 lipca 2009 r. zawarł, bez stosowania procedur ustawy, dwie umowy na roboty określone jako dodatkowe. Umowę nr 2222-1/7/09 za wynagrodzeniem w wysokości 178.850,32 zł i nr 2222-1/8/09 za wynagrodzeniem w wysokości 36.201,18 zł (łącznie 215.051,50 zł). Wskazania w tym miejscu wymaga, że wykonawca nie wykonał zamówienia będącego przedmiotem umowy podstawowej w umówionym terminie do 28 listopada 2008 r. Pismem z dnia 6 marca 2009 r. były Wójt A. Zaremba wezwał wykonawcę do złożenia pisemnej deklaracji, iż zakończenia robót nastąpi do 30 maja 2009 r.

          Wykonawca podjął i wykonał roboty, w tym zlecone umowami dodatkowymi, dopiero w sezonie letnim 2009 roku, a więc z ponad półrocznym opóźnieniem. Za niedotrzymanie terminu realizacji umowy pierwotnej naliczono i potrącono z faktury wykonawcy kary umowne w wysokości 93.413,60 zł. Przyczyn niezrealizowania umowy w pierwotnym terminie oraz warunków ustalenia nowego terminu zakończenia robót nie udokumentowano. W dniu 10 marca 2009 r., tj. po wystosowaniu przez byłego Wójta pisma w sprawie zakończenia robót do 30 maja 2009 r., sporządzony został „protokół konieczności”. Zakres robót do wykonania, zawarty w tym protokole, wskazuje na zmianę sposobu wykonania robót określonych umową pierwotną, wynikających z założeń projektowych, poprzez wprowadzenie pozycji „korytowanie” (zebranie istniejącej nawierzchni żwirowej, w celu obniżenia projektowanego poziomu jezdni). Nie stwierdzono, aby planowany do wykonania w umowie pierwotnej zakres robót ziemnych uległ modyfikacji.

          Z treści protokołu konieczności nie wynika ilość wszystkich pozycji przewidywanych do wykonania robót. Z kolei treść kosztorysów ofertowych, załączonych do zawartych na podstawie protokołu konieczności umów na „roboty dodatkowe”, wskazuje, iż poza zmianą sposobu wykonania zamówienia podstawowego zlecono dodatkowo roboty wykraczające poza zakres tego zamówienia – m.in. dodatkowy odcinek nawierzchni asfaltowej na drodze powiatowej we wsi Jakać Młoda (bliżej nieokreślony w zleceniu) o powierzchni 404 m2. Stwierdzony stan faktyczny nie wskazuje, aby zachodziły przesłanki do uznania  robót dodatkowo zleconych jako niezbędnych do prawidłowego wykonania zamówienia podstawowego, oraz że ich wykonanie stało się konieczne na skutek sytuacji niemożliwej wcześniej do przewidzenia, co wyklucza istnienie przesłanek zlecenia tych robót w trybie z wolnej ręki na podstawie art. 67 ust. 1 pkt 5 Prawa zamówień publicznych.

          Ilości i ceny robót objętych umowami z 1 lipca 2009 r. wynikały jedynie z kosztorysów ofertowych sporządzonych przez wykonawcę, niezawierających udokumentowania weryfikacji przez inspektora nadzoru; brak także udokumentowania odnośnie akceptacji przez zamawiającego. Nie stwierdzono udokumentowanego potwierdzenia weryfikowania cen jednostkowych ujętych w kosztorysach ofertowych robót dodatkowych z cenami z umowy podstawowej (umowa ta nie zawierała zapisów określających zasady wyceny ewentualnych robót dodatkowych). Analiza niektórych pozycji kosztorysowych robót dodatkowo zleconych umową nr 2222-1/7/09 wykazała, iż ceny zawarte w kosztorysie ofertowym w wielu pozycjach są wyższe od cen takich samych robót w ofercie, na podstawie której zawarto umowę podstawową. Na przykład 30 m przepustów rurowych pod zjazdami z rur betonowych ø 50 cm wykonawca wycenił w zakresie materiałów na 29.038,80 zł brutto, tj. kilkakrotnie powyżej poziomu cen producentów takich rur, co ustalono w trakcie kontroli. Porównanie cen rur z umowy podstawowej (ø 40 cm, gdyż rur ø 50 cm w pierwszym zamówieniu nie przewidywano; ceny rur o tych dwóch średnicach u producentów różnią się minimalnie) wykazuje różnicę na kwotę 23.890,80 zł. W tej sytuacji niedokonanie weryfikacji cen przed zawarciem umów, a następnie ich opłacenie przez byłego Wójta nosi znamiona naruszenia zasad zawartych w okresie objętym kontrolą w art. 35 ust. 3 pkt 1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.), w myśl których wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. Od 1 stycznia 2010 r. zasady te zawarte są w art. 44 ust. 3 pkt 1 ustawy o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009 r. (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.).

          Podkreślenia wymaga, że z protokołu odbioru robót objętych umową podstawową sporządzonego w dniu 28 lipca 2009 r. wynika, że wykonano drogę powiatową we wsi Jakać Młoda o długości 483 m. Według s.i.w.z. przedmiotem przetargu było wykonanie w tej miejscowości przebudowy drogi powiatowej na odcinku 608,16 m. W protokole odbioru znajduje się – obok wskazania, iż wykonano 483 m drogi powiatowej – dopisek „+ 126 m drogi gminnej”. Łącznie z dopiskiem zakres wykonanych robót wynosi 609 m i jest zgodny co do ilości metrów bieżących ze specyfikacją. W innym miejscu protokołu odbioru wskazano, że wykonana została nawierzchnia z betonu asfaltowego (warstwa wiążąca) w ilości 2.969 m2 (zgodnej z s.i.w.z.): „610 mb/5,0m szer.” Oznacza to, że dla wyczerpania zakresu przedmiotu zamówienia podano w protokole odbioru, że zarówno drogę powiatową, jak i gminną wykonano o szerokości 5 metrów. Należy wskazać, iż żadna droga gminna nie była przedmiotem postępowania, w związku z czym nie można ustalić, czy zakres prac na niej prowadzonych mógł stanowić podstawę wypłacenia całości wynagrodzenia. Kosztorys powykonawczy i protokół robót dodatkowych zleconych umową o wartości 178.850,32 zł przewiduje roboty dodatkowe przy przebudowie drogi powiatowej we wsi Jakać Młoda polegające finalnie na wykonaniu 404 m2 nawierzchni asfaltowej (przy zakładanej szerokości drogi – 5 metrów – dawałoby to 80,8 mb). Łącznie z kosztorysów powykonawczych i protokołów odbioru można zatem ustalić, że na drodze powiatowej we wsi Jakać Młoda wykonano przebudowę na odcinku 563,8 mb (przedmiot zamówienia dotyczył odcinka 608,16 mb), a oprócz tego wykonano 126 mb robót na bliżej nieokreślonej drodze gminnej (łącznie ok. 690 mb, a przy założeniu szerokości drogi 5 m – jak w s.i.w.z. i protokole odbioru – ok. 3.450 m2). W zakresie robót na drodze powiatowej w Młyniku nie stwierdzono istotnych rozbieżności – dokumentacja powykonawcza do umowy podstawowej wskazuje na wykonanie drogi na odcinku 286 m – jak w specyfikacji.

          Jak wynika z przeprowadzonych w trakcie kontroli oględzin, we wsi Jakać Młoda ułożono ok. 480 mb nawierzchni asfaltowej o szerokości 5 m oraz ok. 200 mb nawierzchni asfaltowej o szerokości 3,5 m, a ponadto zaasfaltowano plac w centrum wsi mający bezpośredni styk z pasem drogowym o powierzchni ok. 200 m2. (Jak wskazano w dalszej części wystąpienia stanowił on działkę będącą własnością osoby fizycznej. Umowę dzierżawy tej działki zawarto 10 sierpnia 2009 r., po dacie odbioru robót na niej wykonanych, określonej na 28 lipca 2009 r. W umowie dzierżawy przewidziano ustawienie wiaty przystankowej, której demontaż i ustawienie przewidywał już kosztorys ofertowy robót odebranych 28 lipca 2009 r.). Łącznie powierzchnia asfaltowa ustalona podczas oględzin to ok. 3.300 m2.

          Mając na uwadze przedmiot zamówienia opisany w s.i.w.z. oraz dokumentację powykonawczą, powiązanie danych zawartych w tych dokumentach z zakresem wykonanych faktycznie robót w sposób pozwalający na odtworzenie przebiegu procesu inwestycyjnego jest niemożliwe.

        

          Analiza dokumentacji przetargowej zbadanych postępowań w sprawie udzielenia zamówień publicznych wykazała ponadto nieprawidłowości polegające na tym, że:

a) w zarządzeniach o powołaniu komisji przetargowych wskazywano zadania określone ustawą dla komisji jako całości, co nie wyczerpuje dyspozycji zawartej w art. 21 ust. 3 Prawa zamówień publicznych. Przywołany przepis wymaga określenia obowiązków poszczególnych członków komisji w sposób zapewniający sprawność działania komisji, indywidualizację odpowiedzialności jej członków za wykonywane prace oraz przejrzystość prac – str. 107 protokołu kontroli,

b) wartość zamówienia na „Przebudowę dróg powiatowych we wsiach Jakać Młoda i Młynik” została błędnie określona w dokumentacji przetargowej na kwotę brutto 459.934,04 zł. Zgodnie z art. 32 ust. 1 Prawa zamówień publicznych, podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług – str. 109 protokołu kontroli,

c) wykonawca zamówienia na „Przebudowę dróg powiatowych we wsiach Jakać Młoda i Młynik” wniósł zabezpieczenie należytego wykonania umowy w postaci gwarancji ubezpieczeniowej na kwotę 19.380,15 zł (5% wynagrodzenia zgodnie ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia), która wygasła w dniu 28 grudnia 2008 r. Nie wyegzekwowano przedłużenia obowiązywania gwarancji  w związku z niewykonaniem zadania w terminie przypadającym na 28 listopada 2008 r. lub wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy w innej formie, w związku z czym, wbrew warunkom określonym w specyfikacji, prawidłowość realizacji robót nie była zabezpieczona – str. 114 protokołu kontroli.

 

          Istotne nieprawidłowości stwierdzono też w zakresie poprawności wydatkowania z budżetu gminy środków na remonty i modernizację dróg powiatowych na terenie gminy, tj. udzielenia pomocy powiatowi. Stwierdzono, iż były Wójt z naruszeniem prawa podpisał dwa porozumienia  z Powiatem Łomżyńskim (w dniu 26 sierpnia 2008 r. i w dniu 15 maja 2009 r.) o przejęcie zadań w zakresie zarządu odcinkami dróg powiatowych na czas ich remontów bądź przebudowy. Artykuł 8 ust. 3 w związku z ust. 2a ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 ze zm.) wskazuje, iż gmina przejmując zadania z zakresu właściwości powiatu na podstawie porozumienia powinna otrzymać  środki finansowe w wysokości koniecznej do wykonania przejętych zadań. W tym przypadku były Wójt zadeklarował w porozumieniach, iż zapewni w całości środki niezbędne do wykonania remontu lub przebudowy odcinków dróg powiatowych przejętych w zarząd. Mimo wskazania w umowach, iż mają one za przedmiot przejęcie zadań powiatu w drodze porozumienia, w istocie oznaczały one udzielenie pomocy w zakresie realizacji zadania zarządu drogami powiatowymi (nie stwierdzono, aby Rada Gminy na podstawie art. 18 ust. 2 pkt 11 ustawy o samorządzie gminnym podejmowała uchwały w sprawie przyjęcia realizacji zadań w drodze porozumienia). Wydatkowane przez gminę, bezpośrednio z budżetu, środki na remonty i przebudowę dróg powiatowych miały charakter pomocy rzeczowej udzielonej Powiatowi Łomżyńskiemu, o której w okresie objętym kontrolą była mowa w art. 167 ust 2 pkt 5 ustawy o finansach publicznych (obecnie art. 216 ust. 2 pkt 5 ustawy). Jak wynika z przywołanych przepisów, pomoc innej jednostce samorządu terytorialnego powinna być określona przez organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego odrębną uchwałą. Stosownych uchwał Rady Gminy w sprawie udzielenia pomocy nie stwierdzono.

          W 2009 r. wydatki gminy na remonty lub przebudowę odcinków dróg powiatowych,  ujęte w rozdziale 60014, par. 4300 i 6050, wyniosły 708.722,66 zł. Zawarcie „porozumień”, jak wyjaśnił w trakcie kontroli Starosta Powiatu Łomżyńskiego, miało na celu umożliwienie Wójtowi wykonanie remontów lub przebudowy odcinków dróg powiatowych, bowiem odmawiał on współpracy w innej formie. W świetle  przepisów ustawy z dnia 21 marca 1985 r. o drogach publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 19, poz. 115 ze zm.), chęć podjęcia przez byłego Wójta jedynie funkcji bezpośredniego inwestora zadań na drogach powiatowych nie mogła być przesłanką przesądzającą o możliwości zawarcia porozumienia w kwestii przekazania Wójtowi zarządu tymi drogami. Wykonywanie zarządu drogą publiczną jest procesem, na który składają się wszystkie czynności wymienione enumeratywnie w art. 20 i 20a  ustawy o drogach publicznych, których gmina nie była władna realizować w praktyce (np. nabywanie nieruchomości pod pasy i gospodarowanie nimi w ramach posiadanego prawa do tych nieruchomości, czy nabywanie innych nieruchomości na potrzeby zarządzania drogami i gospodarowanie nimi w ramach posiadanego do nich prawa). Jaskrawym tego przykładem było zlecenie przez Wójta w dniu 30 grudnia 2008 r. wykonania projektu przebudowy odcinka ul. Ostrołęckiej w Śniadowie (termin wykonania 15 lutego 2009 r.), która to przebudowa nie doszła do skutku, gdyż objęty projektem zakres robót wskazywał na konieczność wykonania niektórych elementów na nieruchomościach niewchodzących w skład pasa drogowego. Dodatkowo należy wskazać, iż mimo zgłoszenia 25 czerwca 2009 r. do Starostwa Powiatowego zamiaru remontu drogi powiatowej w budżecie gminy na 2009 i 2010 r. nie były zaplanowane środki na realizację tego zadania. Wobec zgłoszenia Starostwo wyraziło sprzeciw, ponieważ planowany charakter „remontu” oznaczał w istocie przebudowę drogi wymagającą pozwolenia na budowę. Z tego powodu sumę 24.942,90 zł za wykonanie projektu, jako wydatek bez efektu gospodarczego, należy uznać jako stratę budżetu. Należy nadmienić, iż zlecenie projektu przebudowy ul. Ostrołęckiej nie zostało poprzedzone ustaleniami z powiatem w sprawie przejęcia przez gminę realizacji robót na tej drodze, które wynikały dopiero z umowy zawartej 15 maja 2009 r. – str. 23-27 protokołu kontroli.

 

Do istotnych nieprawidłowości stwierdzonych podczas kontroli należy również zaliczyć działania byłego Wójta skutkujące dzierżawieniem przez gminę nieruchomości bez określenia zadań, którym przejęte we władanie nieruchomości mają służyć, a mianowicie:

a) na podstawie umowy dzierżawy nr 39N6/369/2008, zawartej w dniu 15 lipca 2008 r. przez byłego Wójta, gmina objęła w dzierżawę od PKP nieruchomość oznaczoną nr 677/4 o powierzchni 3.335 m2 stanowiącą podjazd dworcowy oraz nr 677/3 o powierzchni 982 m2 zabudowaną budynkiem byłego dworca o powierzchni użytkowej 582 m2 w Śniadowie. Uchwałą nr XVIII/106/08 z dnia 7 lipca 2008 r. Rada Gminy wyraziła zgodę na zawarcie umowy na czas nieoznaczony, co było poprzedzone argumentami byłego Wójta nieodpowiadającymi stanowi faktycznemu, w tym jeżeli chodzi o uwarunkowania prawne. W tym zakresie należy wskazać, iż PKP było użytkownikiem wieczystym przedmiotowych nieruchomości (stanowiących własność Skarbu Państwa), co decyduje o sposobie korzystania z nieruchomości – art. 29 ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2006 r. Nr 261, poz. 2603 ze zm.), a w związku z tym przesądza o możliwym zakresie ich wykorzystywania na potrzeby zadań gminy. Okoliczności tej nie badano przed zawarciem umowy dzierżawy. Jak wskazywał były Wójt w okresie poprzedzającym dzierżawę, nieruchomość wykorzystywana będzie „na cele statutowe gminy”, jednakże nie stwierdzono późniejszych działań w tym zakresie, ani konkretnych zamiarów w tym względzie (brak zabezpieczenia środków w budżecie na rok 2009 i lata następne). Były Wójt wskazywał także radnym, iż przejęcie władania następuje w celu późniejszego przejęcia tej nieruchomości na własność. W praktyce w okresie dzierżawy nieruchomość ta nie była wykorzystywana do realizacji zadań gminy.

W świetle powyższych faktów należy uznać, że dzierżawa tych nieruchomości spowodowała stratę dla budżetu gminy w postaci wydatków z tytułu czynszu dzierżawnego, które w okresie od lutego 2009 r. do marca 2010 r. wyniosły 58.158,84 zł. W celu uniknięcia dalszych strat rozwiązał Pan umowę dzierżawy z PKP z dniem 30 czerwca 2010 r.,  z zachowaniem umownego okresu wypowiedzenia, w którym opłaty dzierżawne wyniosą dodatkowo 7.858,02 zł. Ponadto gmina poniosła wydatki w wysokości 13.797,00 zł na usługi remontowe mające na celu zabezpieczenie dzierżawionego budynku przed niszczeniem. Łącznie dzierżawa omawianej nieruchomości wygenerowała wydatki w wysokości 79.813,86 zł, które należy uznać za naruszające prawo w świetle dopuszczalnych celów przeznaczenia wydatków budżetowych określonych w okresie objętym kontrolą w art. 167 ust. 2 ustawy o finansach publicznych, a od 1 stycznia 2010 r. w art. 216 ust. 2 ustawy o finansach publicznych.

         Dodatkowo podkreślić należy, iż gmina nabyła od PKP za nieuregulowane zobowiązania podatkowe (na podstawie art. 66 § 1 pkt 2 Ordynacji podatkowej) prawo użytkowania wieczystego dwóch działek gruntu o nr 677/4 i 677/8, z których działka nr 677/4 wchodziła w skład dzierżawionej nieruchomości. Na dzień zawarcia umowy dzierżawy, tj. 15 lipca 2008 roku, zaległości podatkowe PKP wynosiły 5.150,50 zł, w tym 176,50 zł odsetki za zwłokę, a na dzień 22 grudnia 2009 r., tj. w dacie przejęcia prawa użytkowania wieczystego – 33.388,80 zł. Okoliczność ta dodatkowo uwypukla bezpodstawność zawierania umowy dzierżawy – str. 92-96 protokołu kontroli;

b) na podstawie umowy z 10 sierpnia 2009 r., zawartej przez byłego Wójta z właścicielem działki nr 63/2 (osobą fizyczną) we wsi Jakać Młoda, gmina przejęła w dzierżawę część tej nieruchomości na okres od 10 sierpnia do 31 grudnia 2009 r. za opłatą w wysokości 2.000 zł. Jako przeznaczenie działki wskazano lokalizację przystanku dla dzieci oczekujących na autobus szkolny. Na działce tej gmina dokonała nakładów inwestycyjnych ulepszających nieruchomość (asfaltowanie), które nie były przewidziane w zawartej umowie. Z okazanej korespondencji wynika, iż zamiarem byłego Wójta było późniejsze wykupienie zajętej działki. Dodatkowo należy zwrócić uwagę, że umowa dzierżawy nie przewidywała zasad dalszej jej kontynuacji po 31 grudnia 2009 r., a także wskazywała, iż po zakończeniu dzierżawy gmina jest obowiązana zwrócić przedmiot dzierżawy w takim stanie, w jakim powinien się znajdować stosownie do przepisów o wykonywaniu dzierżawy, co w świetle art. 694 w zw. z art. 676 Kodeksu cywilnego może spowodować dalsze straty dla budżetu w przypadku konieczności demontażu nawierzchni asfaltowej – str. 96-97 protokołu kontroli;

c) w dniu 12 czerwca 2009 r. były Wójt wydzierżawił od Państwowego Gospodarstwa Leśnego Lasy Państwowe – Nadleśnictwo Łomża działkę rolną nr 1643 o powierzchni 1 ha w obrębie ewidencyjnym Szczepankowo. Czynsz dzierżawny za 2009 r. – stanowiący równowartość 2 kwintali żyta – wyniósł 90,54 zł. Jak wynika z protokołów sesji Rady Gminy, dzierżawa miała poprzedzać nabycie na własność działki, którą zamierzano odsprzedać parafii pod cmentarz parafialny – str. 97-98 protokołu kontroli.

         Konkluzją wynikającą z przedstawionych wyżej stanów faktycznych jest, iż były Wójt A. Zaremba obejmował w dzierżawę nieruchomości z zamiarem ich późniejszego nabycia. Na tle przepisów Kodeksu cywilnego i ustawy o gospodarce nieruchomościami działanie takie nie ma racjonalnego uzasadnienia ekonomicznego i prawnego, w szczególności nie daje gminie prawa pierwokupu.

         W zakresie gospodarowania nieruchomościami stwierdzono ponadto, że były Wójt, jako organ właściwy do gospodarowania gminnym zasobem nieruchomości z mocy art. 25 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami, nie sporządził planu wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości, a zatem nie wypełnił obowiązku nałożonego przepisami art. 25 ust. 2 w zw. z art. 23 ust. 1 pkt 3 tej ustawy. Plan taki winien określać m.in. prognozę nabywania nieruchomości do zasobu (art. 23 ust. 1d pkt 2 lit. a) ustawy) – str. 125 protokołu kontroli.

 

Z ustaleń dotyczących organizacji wewnętrznej jednostki wynika, że w okresie objętym kontrolą i obecnie nie zostało obsadzone stanowisko zastępcy Wójta. Nieobsadzenie stanowiska zastępcy Wójta tworzy sytuację zagrażającą ciągłości funkcjonowania jednostki podczas nieobecności Wójta. Z uwagi na liczbę mieszkańców, stosownie do postanowień art. 26a ustawy o samorządzie gminnym, w gminie Śniadowo może być powołany jeden zastępca wójta. Należy wskazać, że dodany do przywołanej ustawy art. 28g, mający zastosowanie począwszy od obecnej kadencji organów gminy, określa w sposób jednoznaczny zasady kierowania gminą w przypadku zaistnienia jednej z – enumeratywnie wymienionych – przemijających przeszkód w wykonywaniu zadań i kompetencji Wójta (m.in. spowodowanej niezdolnością do pracy z powodu choroby trwającej powyżej 30 dni). Zadania i kompetencje Wójta przejmuje wówczas jego zastępca, zaś w razie niepowołania zastępcy – osoba wyznaczona przez Prezesa Rady Ministrów w trybie art. 28h ustawy – str. 3 protokołu kontroli.

         Ponadto jedynie okresowo w Urzędzie Gminy obsadzone było stanowisko Sekretarza Gminy, którego pismem z dnia 16 grudnia 2008 r., były Wójt upoważnił do wykonywania niektórych zadań z zakresu gospodarki finansowej, a 30 lipca 2009 r. wypowiedział warunki umowy o pracę, przenosząc na inne stanowisko, by ostatecznie z dniem 4 stycznia 2010 r. rozwiązać umowę o pracę. Doprowadziło to do sytuacji, w której, w świetle postanowień art. 33 ust. 4 i art. 46 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym, w Urzędzie nie było pracownika mogącego wykonywać określone sprawy gminy w zastępstwie Wójta. Podkreślenia również wymaga, że zarządzeniem Nr 75/09 z dnia 26 listopada 2009 r. były Wójt wykreślił z Regulaminu Organizacyjnego postanowienia określające zadania Sekretarza Gminy. Przywołane działania Wójta spowodowały także sytuację, w której w okresie od 30 lipca do 15 października 2009 r., nie było osoby odpowiedzialnej za nadzorowanie zadań Wydziału Rozwoju Społeczno-Gospodarczego, sporządzanie dowodów dotyczących zlecania oraz rodzaju, rozmiarów i szacowania wartości robót i usług.

Działania Wójta doprowadziły też do obejścia dyspozycji zawartej w art. 5 ust. 1 obowiązującej od 1 stycznia 2009 r. ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 223, poz. 1458) nakazującej utworzenie stanowiska sekretarza w urzędzie gminy. Obecnie, od 25 lutego 2010 r., stanowisko Sekretarza zajmuje osoba zwolniona przez byłego Wójta, a przywrócona przez Pana do pracy – str. 2-3 i 11-12 protokołu kontroli.

         Badanie funkcjonowania kontroli wewnętrznej w kontekście kompletności obsady stanowisk i rozdzielenia zadań realizowanych przez jednostkę wykazało ponadto, iż przez znaczny okres w 2009 r. kontrola nie funkcjonowała w sposób właściwy, co ma związek z innymi – od wyżej opisanych – zmianami personalnymi w Urzędzie dokonanymi przez byłego Wójta. Z pracownikiem pełniącym funkcję zastępcy naczelnika Wydziału Rozwoju Społeczno-Gospodarczego, z kwalifikacjami w zakresie budownictwa, odpowiedzialnym za kontrolę merytoryczną faktur i rachunków za roboty budowlane, 17 kwietnia 2009 r. były Wójt rozwiązał umowę o pracę, przy czym nie wyznaczył jednocześnie innego pracownika do wykonywania kontroli w zakresie przypisanym zwolnionemu pracownikowi. Dopiero po kilku miesiącach zadnia te powierzył innym pracownikom – w dniu 15 października 2009 r. pełnienie obowiązków naczelnika Wydziału, a następnie w dniu 2 grudnia 2009 r. sprawy m.in. z zakresu organizacji przetargów na inwestycje gminne i prowadzenia dokumentacji związanej z inwestycjami. Dokonane zmiany w obsadzie stanowisk skutkowały  tym, iż w Wydziale nie pozostał żaden pracownik z przygotowaniem zawodowym w dziedzinie budownictwa, a w konsekwencji kontrola na tym odcinku, jak na to wskazują przedstawione wyżej opisy nieprawidłowości w zakresie inwestycji, nie była dostateczna. Opisany stan faktyczny naruszał „Standardy kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych” ogłoszone Komunikatem Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006 r. (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 7, poz. 58), a zwłaszcza standard 17 „Ciągłość działalności”.

Analiza aktualnego stanu obsady niektórych stanowisk w Urzędzie wykazała także, iż nie jest wyznaczony na piśmie pracownik odpowiedzialny za prowadzenie dokumentacji dotyczącej ustalania należności i prowadzenia rozliczeń z najemcami lokali mieszkalnych z tytułu czynszu, w wyniku czego od 3 lat nie podejmowano czynności windykacyjnych w stosunku do osób zalegających z zapłatą czynszu, o czym w dalszej części wystąpienia – str. 11-14 i 36 protokołu kontroli,

 

         Analiza dokumentacji opisującej przyjęte przez kontrolowaną jednostkę zasady rachunkowości oraz procedury kontroli wewnętrznej, wprowadzonej zarządzeniem Wójta z dnia 20 lipca 2006 r. wykazała brak, niedostateczne lub niewłaściwe unormowanie niektórych kwestii. W szczególności należy wskazać, iż:

a) nie dokonano aktualizacji przepisów wewnętrznych w dostosowaniu do zmian organizacyjnych i osobowych; np. w schemacie, określającym obieg dowodów księgowych Urzędu, w 7 pozycjach (na 21) wskazane są osoby, które nie są już pracownikami Urzędu, lub którym zmieniono zakres zadań – str. 13 i 18 protokołu kontroli;

b) brak było szczegółowych regulacji dotyczących gospodarowania służbowym samochodem osobowym. Mimo wprowadzenia obowiązku wypełniania przez kierowców, po zakończeniu każdego dnia, kart drogowych, nie określono jednak szczegółowego sposobu ich wypełniania (wymaganych danych), co w konsekwencji doprowadziło do sytuacji, iż zbadane karty drogowe z 2009 roku nie opisują w pełni przebiegu i kontroli odbywanych samochodem służbowym podróży. Wprowadzony obowiązek wypełniania kart przez kierowców nie był w praktyce przestrzegany, bowiem rolę kierowców często pełnili pracownicy Urzędu, jazda miała na celu – według złożonych w trakcie kontroli wyjaśnień – przewiezienie Wójta, zaś karty drogowe wypełniała inna osoba. Nie zamieszczano w kartach drogowych podstawowych informacji dotyczących:

- osób wydających dyspozycję wyjazdów,

- celu służbowego poszczególnych wyjazdów,

- czasu odbywanych jazd – widnieją wyłącznie daty wystawienia karty drogowej,

- osób dokonujących zatwierdzenia rozliczeń paliwa w oparciu o normę zużycia, w odniesieniu do ilości przejechanych kilometrów.

Brak powyższych informacji uniemożliwia kontrolę celu służbowego przejazdów, a w efekcie prawidłowości poniesienia kosztów zużytego paliwa. Dowody rozliczenia paliwa, sporządzone na podstawie kart drogowych niezawierających podstawowych informacji, również nie stanowią dokumentów umożliwiających stwierdzenie prawidłowości ponoszonych wydatków. Wskazania ponadto wymaga brak korelacji między zapisami w kartach drogowych a ewidencją wyjazdów prowadzoną w sekretariacie Urzędu, w zakresie dyspozycji odbywania podróży samochodem służbowym, co dodatkowo utrudnia kontrolę służbowego celu wyjazdów.

         Stwierdzone braki danych w ewidencji wyjazdów służbowych i kartach drogowych uniemożliwiają także skontrolowanie prawidłowości wydawania dyspozycji wyjazdów służbowych w świetle postanowień rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.) oraz art. 8 ust. 2 ustawy o pracownikach samorządowych – str. 17 i 121-124 protokołu kontroli;

c) nie dokonano opisu systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów. Obowiązek uregulowania tych kwestii w przepisach wewnętrznych wynika z art. 10 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.) – str. 18 protokołu kontroli;

d) nie opracowano pisemnych procedur wyłaniania wykonawców dostaw, robót i usług, które ze względu na wartość nieprzekraczającą 14.000 euro nie wymagają stosowania przepisów Prawa zamówień publicznych. Ustawa z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych w art. 35 ust. 3 pkt 1 stanowiła, że wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. Od 1 stycznia 2010 r. zasadę tę określa art. 44 ust. 3 pkt 1 ustawy o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009 r. Procedury wewnętrzne jednostki powinny być skonstruowane w sposób zapewniający udokumentowanie przestrzegania tej zasady przy wydatkowaniu środków. Na podstawie postanowień art. 47 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r., kierownik jednostki obowiązany był do ustalenia, w formie pisemnej, procedur w odniesieniu do m.in. udzielania zamówień publicznych i dokonywania wydatków ze środków publicznych. Aktualnie obowiązki kierownika jednostki w zakresie organizacji kontroli zarządczej wynikają z art. 68 w zw. z art. 69 ust. 1 ustawy o finansach publicznych z 27 sierpnia 2009 r. oraz Standardów kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych ogłoszonych komunikatem nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 15, poz. 84). Brak procedur skutkował tym, że wybór wykonawców zamówień następował bez udokumentowania stosowania przywołanej zasady, a także – w niektórych przypadkach – z pominięciem opisu zakresu rzeczowego robót umożliwiającego kontrolę realizacji zadania – str. 13, 31-32 i 89-90 protokołu kontroli.

 

W obszarze zagadnień dotyczących organizacji i funkcjonowania jednostek organizacyjnych gminy stwierdzono, że obsługa finansowo-księgowa jednostek organizacyjnych oświaty prowadzona jest przez Urząd Gminy bez formalnego uregulowania tej kwestii przez Radę Gminy, do której – w myśl postanowień art. 5 ust. 9 w zw. z art. 5c pkt 1 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 ze zm.) – należą kompetencje organu prowadzącego w zakresie określenia sposobu organizowania obsługi finansowej szkół – str. 4 protokołu kontroli.

Analiza zagadnień dotyczących funkcjonowania gminnych instytucji kultury wykazała, że nie zgromadzono kompletu dokumentacji rejestrowej Gminnego Ośrodka Kultury w Śniadowie i Biblioteki Publicznej Gminy Śniadowo, wymaganej przepisami rozporządzenia Ministra Kultury i Sztuki z dnia 17 lutego 1992 r. w sprawie sposobu prowadzenia rejestru instytucji kultury (Dz. U. Nr 20, poz. 80). Nie zgromadzono akt rejestrowych, które powinny dokumentować zapisy w rejestrze instytucji kultury (§ 5 ust. 1 rozporządzenia), w dziale pierwszym rejestru nie zapisano przedmiotu działalności instytucji (§ 2 ust. 1 pkt 1 lit. c) rozporządzenia) i cyfrowych identyfikatorów instytucji kultury nadanych w systemie informacji statystycznej (§ 2 ust. 1 pkt 1 lit. e) rozporządzenia), w dziale drugim rejestru nie wpisano informacji określających organizację instytucji kultury (§ 2 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia) i danych dotyczących mienia (§ 2 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia) – str. 5 protokołu kontroli.

W celu realizacji zadań przedsiębiorstwa wodociągowo-kanalizacyjnego, uchwałą Nr XI/62/07 z dnia 28 września 2007 r., Rada Gminy Śniadowo utworzyła zakład budżetowy – Zakład Gospodarki Komunalnej. Zakład pełni obowiązki przedsiębiorstwa od 1 lutego 2008 r. W trakcie kontroli procesu utworzenia zakładu stwierdzono uchybienia o charakterze formalno-organizacyjnym opisane na str. 5-6 protokołu kontroli. Taryfy za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i odprowadzanie ścieków uchwalone zostały przez Radę Gminy, na wniosek byłego Wójta, w dniu 10 grudnia 2007 r. Ustalone ceny, wbrew dyspozycji art. 24a ust. 3 ustawy z dnia 7 czerwca 2001 r. o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków (Dz. U. z 2006 r. Nr 123, poz. 858 ze zm.), nie były oparte o kalkulację planowanych dla pierwszego roku działalności gminnego przedsiębiorstwa wodociągowo-kanalizacyjnego kosztów zbiorowego zaopatrzenia w wodę i zbiorowego odprowadzania ścieków.

         Kontrola dokumentacji dotyczącej ustalania taryf na następny okres (str. 8-10 protokołu kontroli) wykazała ponadto nieprawidłowości polegające na tym, że:     

a) wniosek ZGK o zatwierdzenie kolejnych taryf przedłożony został w dniu 14 października 2009 r., a zatem z opóźnieniem w świetle art. 24a ust. 1 ustawy, według którego termin obowiązywania poprzednich taryf (wprowadzonych uchwałami z 10 grudnia 2007 r.) mijał z końcem sierpnia 2009 r. Ponadto naruszono postanowienia art. 24 ust. 2 ustawy, w myśl których wniosek o zatwierdzenie taryf powinien być przedstawiony wójtowi przez przedsiębiorstwo wodociągowo-kanalizacyjne w terminie 70 dni przed planowanym dniem wejścia taryf w życie – taryfy przyjęte zostały przez Radę Gminy uchwałami z dnia 23 października 2009 r., a ich obowiązywanie określono od 1 września 2009 r., tj. z datą wsteczną w odniesieniu do daty podjęcia uchwały;

b) brak było udokumentowania, aby koszty przedstawione we wniosku ZGK o zatwierdzenie taryf były poddane weryfikacji przez byłego Wójta pod względem celowości ich ponoszenia (art. 24 ust. 4 ustawy);

c) nie zastosowano wzoru wniosku o zatwierdzenie taryf określonego rozporządzeniem Ministra Budownictwa z dnia 28 czerwca 2006 r. w sprawie określania taryf, wzoru wniosku o zatwierdzenie taryf oraz warunków rozliczeń za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowe odprowadzanie ścieków (Dz. U. Nr 127, poz. 886); w efekcie kalkulacje załączone do wniosku nie zawierały niektórych elementów wymienionych w § 6 rozporządzenia;

d) poza taryfami określającymi ceny jednostkowe świadczonych usług w zakresie zaopatrywania w wodę i odprowadzania ścieków Rada Gminy uchwaliła, zgodnie z wnioskiem ZGK, tzw. „opłatę stałą za jeden miesiąc od przyłącza wodociągowego w wysokości 5,50 zł (netto) plus podatek VAT”, która nie wynikała z kalkulacji kosztów, czym naruszono § 13 ust. 3 przywołanego wyżej rozporządzenia.

         W zakresie rozliczeń z ZGK stwierdzono również przekazanie zakładowi w 2009 r. środków w wysokości 87.312 zł tytułem „dotacji przedmiotowej do sprzedanej wody z urządzeń zbiorowego zaopatrzenia w wodę w okresie od 1.09.2008 r. do 31.08.2009 r.” O przekazanie środków w tej wysokości wystąpił zakład w dniu 24 października 2009 r. Kwota „dotacji przedmiotowej” nie stanowiła w praktyce dopłat, o których mowa w art. 24 ust. 6 ustawy o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę..., lecz służyła wyrównaniu osiągniętej przez ZGK straty w czasie obowiązywania taryf uchwalonych 10 grudnia 2007 r. Przekazanie środków nie czyniło zadość także przepisowi § 52 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2006 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształcaniu w inną formę organizacyjno-prawną (Dz. U. Nr 116, poz. 783 ze zm.), który stanowi, że organ wykonawczy przekazuje dotacje przedmiotowe w wysokości odpowiedniej do stopnia realizacji finansowanych zadań. Przedstawiony sposób wyrównania ujemnego wyniku zakładu na działalności wodociągowo-kanalizacyjnej przeczy istocie dotacji przedmiotowej wynikającej z przepisów ustawy o finansach publicznych (od 1 stycznia 2010 r. art. 219 i art. 130 ust. 1) i dopłaty do taryf, o której mowa w ustawie o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę..., ponieważ skutkiem transferu środków z budżetu nie było zmniejszenie obciążeń (cen) dla odbiorców usług świadczonych przez zakład.

Ponadto stwierdzono, że wraz z przyznaniem „dotacji” uchwałą Rady Gminy z 30 grudnia 2009 r.  w sprawie zmian w budżecie, polegającą m.in. na wprowadzeniu do planu wydatków budżetowych kwoty 87.312 zł, nie dokonano odpowiedniej zmiany w  załączonym do uchwały budżetowej planie ZGK. W konsekwencji ZGK nie przedstawił sumy dotacji po stronie planu w sprawozdaniu Rb-30 za 2009 r. - str. 10 i 85 protokołu kontroli.

 

         Badając funkcjonowanie jednostek organizacyjnych gminy ustalono ponadto, że nie zostały udzielone, żadnemu z kierowników jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej, pełnomocnictwa, o których mowa w art. 47 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym – str. 11 protokołu kontroli.        

 

         W zakresie gospodarowania środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych stwierdzono, że Urząd prowadzi wspólną działalność socjalną z Ośrodkiem Pomocy Społecznej, GOK i Biblioteką Publiczną przy pomocy jednego rachunku bankowego (bez wyodrębnienia analitycznego środków). Gospodarka środkami wszystkich jednostek prowadzona jest na zasadach określonych w Regulaminie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych Urzędu, jako że wymienione jednostki organizacyjne nie posiadają własnych regulaminów. Stwierdzony stan faktyczny nie wynika z ustaleń między kierownikami poszczególnych jednostek, jako pracodawcami, co do prowadzenia wspólnej działalności socjalnej. W świetle postanowień art. 9 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r Nr 70, poz. 335 ze zm.), prowadzenie przez pracodawców wspólnej działalności socjalnej powinno być oparte o umowę określającą w szczególności przedmiot wspólnej działalności, zasady jej prowadzenia, sposób rozliczeń oraz tryb wypowiedzenia i rozwiązania umowy. Umowa może także określać warunki odstąpienia od jej stosowania oraz odpowiedzialność stron z tego tytułu. W badanym przypadku umowy między pracodawcami nie stwierdzono – str. 27-28 protokołu kontroli.

 

         Badając przeznaczenie środków Gminnego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w 2009 r. stwierdzono przypadki finansowana kosztów przyłączy wodociągowych do prywatnych posesji na łączną kwotę 11.834 zł. Stosownie do postanowień art. 15 ust. 2 i 3  ustawy o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę..., realizację budowy przyłączy do sieci (w rozumieniu art. 2 pkt 6 ustawy o zbiorowym zaopatrzeniu…) oraz studni wodomierzowej, pomieszczenia przewidzianego do lokalizacji wodomierza głównego i urządzenia pomiarowego zapewnia na własny koszt osoba ubiegająca się o przyłączenie nieruchomości do sieci. Koszty nabycia, zainstalowania i utrzymania wodomierza głównego ponosi przedsiębiorstwo wodociągowo-kanalizacyjne, a urządzenia pomiarowego – odbiorca usług. Nadmienić należy, iż Rada Gminy nie podejmowała uchwały określającej odrębne, od wskazanego prawem, przeznaczenie środków Funduszu na podstawie art. 406 ust. 1 pkt 12 ustawy z dnia 27 kwietnia 2001 roku Prawo ochrony środowiska (Dz. U. z 2008 r. Nr 25, poz. 150 ze zm.) – str. 31-32 protokołu kontroli.

 

         Z ustaleń dotyczących poboru dochodów z majątku gminy wynika, że nie podejmowano czynności zmierzających do wyegzekwowania należnych opłat z tytułu czynszu za najem lokali mieszkalnych, co może doprowadzić do utraty dochodów budżetu w wyniku podniesienia przez dłużników zarzutu przedawnienia na podstawie art. 118 k.c. (na koniec 2009 r. zaległości z tego tytułu wyniosły sumę 5.210,96 zł). Uwaga ta dotyczy w szczególności należności figurującej na koncie 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” na koniec 2006 roku w kwocie 269,91 zł (obecna zaległość dłużnika wynosi 1.231,91 zł). Zaniedbania w zakresie windykacji należności czynszowych należy wiązać w szczególności z tym, iż zadania te nie były przydzielone na piśmie żadnemu pracownikowi – str. 36-37 protokołu kontroli.

Analiza dokumentacji pod kątem możliwości pobierania dochodów z opłat adiacenckich w sytuacjach określonych przepisami art. 98a i art. 143-148b ustawy o gospodarce nieruchomościami wykazała, że gmina realizowała inwestycje w zakresie budowy infrastruktury technicznej mogące mieć wpływ na wzrost wartości nieruchomości, jak również wydawano decyzje o podziale nieruchomości przeznaczonych pod zabudowę jednorodzinną. Nie stwierdzono jednakże ze strony gminy działań skierowanych na ustalenie ewentualnej podstawy do pobrania opłat. Wskazania wymaga, że Rada Gminy Śniadowo w dniu 20 lipca 2006 r. podjęła uchwałę w sprawie ustalenia stawki procentowej opłaty adiacenckiej, jednakże – jak wynika z jej treści i podstawy prawnej jej wydania – dotyczy ona tylko stawki opłaty pobieranej w związku ze wzrostem wartości nieruchomości spowodowanym wybudowaniem urządzeń infrastruktury technicznej. W efekcie na terenie gminy nie istniała w okresie objętym kontrolą podstawa do pobierania opłaty adiacenckiej z tytułu podziałów nieruchomości dokonywanych na wniosek właściciela lub użytkownika wieczystego – str. 78-79 protokołu kontroli, załącznik nr 16 do protokołu kontroli.

 

         Kontrola stosowania przepisów ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. Nr 96, poz. 873 ze zm.) wykazała, iż kontrolowana jednostka opracowała program współpracy z organizacjami pozarządowymi na 2009 r., przyjęty uchwałą z dnia 22 stycznia 2009 r., który nie był realizowany. Natomiast bezpośrednio z budżetu opłacono rachunki dotyczące kosztów działalności klubu sportowego KS Śniadowo, działającego w formie stowarzyszenia, na łączną kwotę 61.917 zł (w tym 44.019 zł zaliczono do wydatków w par. 4300). Nie stwierdzono umowy w sprawie powierzenia do realizacji zadań publicznych temu stowarzyszeniu i ich kontroli w trybie i na zasadach określonych ustawą.

Należy wskazać, że zgodnie z obowiązującym w okresie objętym kontrolą art. 176 ustawy o finansach publicznych (aktualnie art. 221), podmioty niezaliczane do sektora finansów publicznych i niedziałające w celu osiągnięcia zysku, realizujące zadania jednostki samorządu terytorialnego, mogą otrzymywać z budżetu jednostki samorządu terytorialnego dotacje na ten cel. Zlecenie zadania i udzielenie dotacji następuje zgodnie z przepisami ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, która w art. 4 stanowi, iż do objętych nią zadań publicznych należy m.in. upowszechnianie kultury fizycznej i sportu. Podstawową formą wyboru podmiotów realizujących zadania publiczne jest konkurs ofert, o którym mowa w art. 11 ust. 2 ustawy – str. 84 protokołu kontroli.   

        

Badanie realizacji obowiązków wynikających z przepisów z art. 24h i nast. ustawy o samorządzie gminnym wykazało, że Przewodniczący Rady Gminy odczytał Radzie Gminy na sesji odbytej w dniu 28 września 2009 roku pismo Naczelnika Urzędu Skarbowego w Łomży przedstawiające informację o wynikach dokonanej analizy złożonych oświadczeń majątkowych, były Wójt przygotował natomiast informację w tej sprawie w formie pisemnej (pismo nr OR1026-8/09 z 20 października 2009 r.), lecz nie udokumentowano przedstawienia jej Radzie Gminy. Z treści informacji kierowanych do Rady wynika, iż niektórzy radni i jeden  pracownik nie podali w oświadczeniach majątkowych wszystkich danych, jak: przychód/dochód, tytuł prawny do gospodarstwa rolnego lub nie załączyli kopii zeznań podatkowych (PIT), a zatem oświadczenia nie były kompletne. Nie stwierdzono, by w związku z tym podjęto jakiekolwiek działania (np. zażądanie uzupełnia brakujących danych). Postanowienia art. 24h ust. 12 pkt 3 ustawy nakazują przedstawienie Radzie informacji o działaniach podjętych w związku z nieprawidłowościami stwierdzonymi w analizowanych oświadczeniach majątkowych – str. 87-88 protokołu kontroli.

                                                                     

         Kontrola osiągania na terenie gminy wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa art. 30 ust. 3 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 ze zm.) i realizacji obowiązków zapisanych w art. 30a ustawy wykazała, iż obowiązki te nie zostały przypisane na piśmie żadnemu pracownikowi. Sporządzone sprawozdanie obarczone było błędami w zakresie wysokości wynagrodzeń  nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego, co spowodowane było błędem rachunkowym i nieuwzględnieniem, przy wyliczeniu danych, wynagrodzeń pobranych w wysokości 80% w przypadkach, o których mowa w art. 92 Kodeksu Pracy. Nieprawidłowo ustalona wysokość wynagrodzeń tylko w przypadku nauczycieli stażystów miała wpływ na wysokość dodatków uzupełniających. Kwota ujemnej różnicy między wynagrodzeniami faktycznie wypłaconymi w 2009 r. a sumą iloczynów średniorocznej liczby etatów i średnich wynagrodzeń dla nauczycieli stażystów powinna wynosić 4.028,39 zł, a nie 3.861,70 zł. Dodatki uzupełniające dla tej grupy awansu zawodowego zaniżono zatem o 166,69 zł – str. 99-102 protokołu kontroli.

 

         W wyniku kontroli stosowania klasyfikacji dochodów i wydatków stwierdzono nieprawidłowości naruszające przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726 ze zm.), polegające na:

- zarachowaniu do par. 4300 „Zakup usług pozostałych” kwoty 36.201,18 zł wydatkowanej za roboty na drodze we wsi Jakać Młoda, które stanowiły element zadania polegającego na przebudowie odcinka drogi (pozostałe wydatki zarachowano jako inwestycyjne w par. 6050) – str. 113-114 protokołu kontroli,

- zarachowaniu kwoty 27.930,36 zł wydatkowanej na remont nawierzchni asfaltowej drogi  we wsi Chomentowo do kosztów inwestycji zamiast do par. 4270 „Zakup usług remontowych” – str. 103 protokołu kontroli.

 

         W toku kontroli dochodów budżetowych gminy, badaniu poddano również dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), jest Wójt. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru wskazanych dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych.

 

Badaniu poddano m. in. dokumentację podatkową podatników opłacających podatek rolny i leśny i stwierdzono uchybienia polegające na nie wyegzekwowaniu informacji w sprawie podatku rolnego od 20 podatników oraz leśnego od 14 podatników, co uniemożliwiło zweryfikowanie prawidłowości wymiaru należności podatkowych albowiem informacja złożona przez podatnika jest podstawowym dowodem w zakresie podstaw opodatkowania, w tym powierzchni gruntów, a także sposobu ich wykorzystania -  str. 45, 52 protokołu kontroli. Obowiązek złożenia informacji lub jej aktualizacja, we wskazanych ustawowo sytuacjach, wynika z przywołanych w opisie przepisów ustaw odpowiednio o podatku rolnym i o podatku leśnym. Ponadto obowiązkiem organu podatkowego, wynikającym z treści art. 272 Ordynacji podatkowej, jest weryfikacja złożonych informacji oraz wyegzekwowanie prawidłowych lub niezłożonych informacji. Brak takowych działań jednoznacznie wskazuje na nierealizowanie przez służby organu podatkowego zadań w zakresie czynności sprawdzających.

        

         W wydawanych przez organ podatkowy decyzjach w sprawie zwolnień z tytułu nabycia gruntów, w czterech przypadkach stwierdzono brak uzasadnienia prawnego, naruszający wskazania art. 210 Ordynacji podatkowej. W decyzjach tych nie wskazano także okresu zwolnienia za jaki przysługuje obniżenie w wysokości 75% i 50 % podatku rolnego, w myśl art. 12 ustawy o podatku rolnym - str. 46 protokołu kontroli.

W przypadku ulg inwestycyjnych stwierdzono także brak protokołów z kontroli, które powinny być przeprowadzone w siedzibie podatnika, przez komisję powołaną przez organ podatkowy, w celu stwierdzenia wykonania inwestycji i oceny zasadności wniosku. W skład komisji winna wchodzić osoba mająca wiedzę w dziedzinie budownictwa, która ustaliłaby zakres i charakter przeprowadzonych prac (modernizacja budynku czy też remont) oraz czy wszystkie materiały, wskazane w przedłożonych wraz z wnioskiem o udzielenie ulgi fakturach, wykorzystane zostały przy realizacji inwestycji – str. 48 protokołu kontroli. Skutkiem wskazanych braków była przywołana w opisie pozytywna decyzja w sprawie ulgi inwestycyjnej w sytuacji gdy podatnik dokonał remontu dachu, a nie jak stwierdził Organ podatkowy w wydanej decyzji modernizacji obory. Zgodnie z art. 13 ust.1 pkt 1 ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (tekst jedn.: Dz. U. z 2006 r. Nr 136, poz. 969 ze mianami), podatnikom podatku rolnego przysługuje ulga inwestycyjna z tytułu wydatków poniesionych na  budowę lub modernizację budynków inwentarskich służących do chowu, hodowli i utrzymywania zwierząt gospodarskich oraz obiektów służących ochronie środowiska. W związku z powyższym decyzja została wydana z rażącym naruszeniem prawa. Zgodnie z art. 187 § 1 Ordynacji podatkowej organ podatkowy jest obowiązany zebrać i w sposób wyczerpujący rozpatrzyć cały materiał dowodowy, czego nie uczynił w opisanym przypadku – str. 48-49 protokołu kontroli.

Stwierdzono ponadto, iż organ podatkowy wydał decyzję w sprawie która została już uprzednio rozstrzygnięta inną decyzją ostateczną. Decyzja ta wydana została z rażącym naruszeniem prawa i zgodnie z art. 247 Ordynacji podatkowej, należy doprowadzić do jej wyeliminowania z obrotu prawnego poprzez stwierdzenie nieważności – str. 49 protokołu kontroli.   

         W toku czynności kontrolnych ustalono, że Rada Gminy w Śniadowie nie określiła w drodze uchwały trybu oraz szczegółowych warunków zwolnienia od podatku rolnego użytków rolnych, na których zaprzestano produkcji rolnej, ponieważ Wójt Gminy nie przedłożył projektu uchwały.

 

         Nie prowadzono ewidencji komputerowej (w programie komputerowym), osób prawnych zobowiązanych do opłacania podatku rolnego, leśnego i od nieruchomości, na zasadach wynikających z treści rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2004 r. w sprawie ewidencji podatkowej nieruchomości (Dz. U. Nr 107 poz. 1138). Str. 41 protokółu kontroli.

 

         W przypadku opisanym na stronach  56-57 protokołu kontroli, konto podatnika na dzień 31 grudnia 2009 roku wskazywało nadpłatę w wysokości 932,24 złotych. Nadpłata powstała w wyniku wygaszenia zaległości w podatku od nieruchomości w zamian za przeniesienie prawa wieczystego użytkowania niezabudowanych nieruchomości położonych w gminie Śniadowo (decyzja z dnia 28 grudnia 2009r. Nr BF 3110-4/09). Podatnik na dzień 22 grudnia 2009 r. (dzień sporządzenia aktu notarialnego) posiadał zaległości podatkowe w wysokości 30.726,00 zł w należności głównej i 2.662,80 zł odsetek. Łącznie zaległość na dzień sporządzenia aktu notarialnego wynosiła 33.388,80 złotych. Natomiast wartość przekazanych nieruchomości, wyceniona przez rzeczoznawcę majątkowego wyniosła 28.132,00 złotych. Po uwzględnieniu 22 % VAT-u wartość tych nieruchomości wyniosła 34.321,04 złotych. Różnica pomiędzy wartością nieruchomości brutto, a wysokością zadłużenia wobec Gminy Śniadowo na dzień podpisania aktu notarialnego wyniosła 932,24 zł, która to kwota została wskazana jako nadpłata i postanowieniem nr BF.3110-4/09 dnia 28 grudnia 2009 r. została zaliczona na poczet zaliczek na podatek od nieruchomości za rok 2010. Tymczasem Wójt Gminy, stosując procedurę z art. 66 Ordynacji podatkowej, działając jako organ podatkowy mógł się nią posługiwać tylko do kwoty zaległości podatkowej wraz z odsetkami. Powyżej tych kwot jest organem wykonawczym nabywającym nieruchomość na zasadach ogólnych, z uwzględnieniem procedur zawartych w uchwale Rady Gminy Nr XI/61/07 z dnia 28 września 2007 roku w sprawie określenia zasad nabycia, zbycia i obciążania nieruchomości gruntowych własność gminy oraz ich wydzierżawiania lub wynajmowania na okres dłuższy niż trzy lata. Zatem kwota 932,24 zł winna zostać potraktowana jak wydatek budżetowy, mający oparcie w planie finansowym i obowiązujących procedurach. Tym bardziej, iż nie jest ona zaległością podatkową, ponieważ w myśl definicji zawartej w art. 72 Op. jest nią m. in. kwota nadpłaconego lub nienależnie zapłaconego podatku. Zatem może powstać tylko w sytuacji regulowania zobowiązań podatkowych w formie pieniężnej, z uwzględnieniem katalogu przywołanego treścią art. 59 Ordynacji podatkowej.

 

         Kontrolowana jednostka nie posiadała, w obowiązujących regulacjach wewnętrznych, rozstrzygnięć dotyczących zasad przeprowadzania kontroli u podatników podatków i opłat lokalnych a także ustalonego planu kontroli. Zakres, częstotliwość a także okresy ich trwania organ podatkowy powinien ustalić na podstawie analizy potrzeb, jakie wynikają z jego dokumentacji z uwzględnieniem przepisów ustawy z dnia 2 lipca 2004 roku o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U. Nr 173, poz. 1807 ze zm.). Z treści art. 281 Op. jednoznacznie wynika, iż organy podatkowe pierwszej instancji zobligowane są do prowadzenia kontroli podatkowych u podatników, których celem jest sprawdzenie, czy kontrolowani wywiązują się z obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego – str. 45 protokołu kontroli.

        

         Stwierdzono, że do inkasa służą „bilety opłaty targowej”, które nie zostały wprowadzone do użycia zarządzeniem Wójta. Zgodnie z treścią § 4 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 21 czerwca 2006 r. w sprawie zasad rachunkowości i planu kont w zakresie ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych należności budżetowych dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 112 poz. 761) do udokumentowania wpłat służą pokwitowania z kwitariuszy lub inne dowody wpłat, zatwierdzone do stosowania przez właściwe organy j.s.t. W kontrolowanej jednostce nie określono na piśmie procedur wewnętrznych regulujących pobór i rozliczenie inkasenta z tytułu zainkasowanej gotówki oraz wzoru urządzenia księgowego (biletów) służących do inkasa opłaty targowej – str. 62-63 protokołu kontroli.

 

         Spośród 205 kont podatkowych przyjętych do kontroli w zakresie prawidłowości prowadzenia ewidencji księgowej podatków i opłat, uchybienia stwierdzono w następujących przypadkach:

- figurująca na kontach 16 podatników zaległość w łącznej kwocie 98,40 zł, nie została objęta postępowaniem egzekucyjnym – str. 68 protokołu kontroli,

- w przypadku sześciu podatników nie naliczono i nie pobrano odsetek w łącznej kwocie 185,80 zł, naruszając wymóg wynikający z treści art. 53 Ordynacji podatkowej – str. 60-62 protokołu kontroli.

 

         Zagadnienia rachunkowości oraz wymiaru podatku od nieruchomości i leśnego od osób fizycznych oraz łącznego zobowiązania pieniężnego prowadzone są przy użyciu programu komputerowego. Wprowadzone zarządzeniem kierownika jednostki rozwiązania w powyższym zakresie, uwzględniające obowiązek prowadzenia ewidencji podatkowej w systemach „Podatki” oraz „Rachunkowość” przy użyciu komputera, nie uwzględniają jednak wszystkich elementów określonych w treści art. 10 ustawy o rachunkowości takich jak wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych, opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów. Ponieważ kontrolowana jednostka prowadzi księgi rachunkowe przy użyciu komputera, ich wykaz powinien mieć formę wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury i wzajemnych powiązań logicznych - str. 70-71 protokołu kontroli.

 

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy.

Odpowiedzialność za nieprawidłowości w zakresie gospodarki finansowej stwierdzone podczas kontroli ponosi były Wójt Andrzej Zaręba pełniący tę funkcję w okresie objętym kontrolą.

Na Wójcie, jako organie wykonawczym, spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowania projektów uchwał Rady Gminy, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem gminy, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową gminy (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Wójt jako organ wykonawczy gminy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli wewnętrznej, spoczywa na Wójcie – kierowniku jednostki. Od 1 stycznia 2010 r. regulacje w tym zakresie zawierają przepisy art. 53 i art. 69 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.

Wójt jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

         Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości spoczywały, stosownie do zakresu czynności, na Skarbniku Gminy. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określa od 1 stycznia 2010 r. art. 54 ustawy o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009 r.

 

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

 

1. Rozważenie podjęcia działań w celu zweryfikowania rzetelności dokumentacji robót na drodze powiatowej we wsi Jakać Młoda względem rzeczywistego przebiegu procesu inwestycyjnego, faktycznej ilości wykonanych robót oraz ich kosztów, mając na uwadze tezy zamieszczone w części opisowej wystąpienia.

2. Wyeliminowanie nieprawidłowości w zakresie udzielania zamówień publicznych poprzez:

a) zapewnienie stosowania zasady z art. 7 ust. 3 Prawa zamówień publicznych, iż zamówienia udziela się wyłącznie wykonawcy wybranemu zgodnie z przepisami ustawy,

b) ustalanie zasad funkcjonowania komisji przetargowej w sposób zapewniający sprawność działania komisji, indywidualizację odpowiedzialności jej członków za wykonywane prace oraz przejrzystość prac,

c) egzekwowanie od wykonawców, po upływie umówionego terminu wykonania umowy, przedłużenia obowiązywania gwarancji ubezpieczeniowej wniesionej na poczet   zabezpieczenia należytego wykonania umowy lub wniesienia zabezpieczenia w innej formie przewidzianej w specyfikacji istotnych warunków zamówienia,

d) określanie w dokumentacji wartości zamówienia zgodnie z art. 32 ust. 1 Prawa zamówień publicznych.

3. Przestrzeganie, określonych w przepisach przywołanych w części opisowej wystąpienia, zasad udzielania pomocy powiatowi w zakresie remontów i modernizacji dróg powiatowych.

4. Zaniechanie dzierżawienia przez gminę nieruchomości w sytuacji braku wyraźnego związku z wykonywaniem zadań gminy, mając na uwadze, iż ponoszone wydatki z tytułu czynszu stanowią w takich przypadkach bezpodstawne obciążenie budżetu.

5. Sporządzenie planu wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości.

6. Właściwe uregulowanie spraw składających się na system kontroli wewnętrznej w Urzędzie Gminy. W tym celu w szczególności:

a) podjęcie stosownych działań zmierzających do uregulowania sposobu wykonywania zadań wchodzących w zakres kompetencji organu wykonawczego, mając na uwadze wskazane w części opisowej wystąpienia regulacje prawne oraz zapewnienie ciągłości funkcjonowania gminy podczas nieobecności Wójta,

b) przydzielenie pracownikom, w formie pisemnej, zadań w zakresie windykacji należności czynszowych oraz ustalania danych do sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego,

c) dokonanie aktualizacji zarządzenia nr 37/06 z dnia 20 lipca 2006 roku regulującego przyjęte przez kontrolowaną jednostkę zasady rachunkowości oraz procedury kontroli wewnętrznej poprzez dostosowanie do zmian organizacyjnych i personalnych w Urzędzie,

d) uzupełnienie wewnętrznych regulacji o zapisy określające zasady gospodarowania służbowym samochodem osobowym, mając na uwadze tezy zawarte w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia, a w szczególności określenie zasad wypełniania kart drogowych w sposób umożliwiający kontrolę celu służbowego przejazdów i związanych z tym rozliczeń paliwa,

e) wprowadzenie opisu systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów,

f) opracowanie i wdrożenie pisemnych procedur kontroli wewnętrznej dotyczących wyboru wykonawców dostaw, robót i usług, które nie wymagają stosowania przepisów Prawa zamówień publicznych.

7. Wystąpienie do Rady Gminy z projektem uchwały regulującej sposób organizacji wspólnej obsługi finansowo-księgowej szkół.

8. Prowadzenie rejestru instytucji kultury w sposób zgodny z wymaganiami rozporządzenia Ministra Kultury i Sztuki w sprawie sposobu prowadzenia rejestru instytucji kultury.

9. Spowodowanie ustalania i zatwierdzania taryf za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowe odprowadzanie ścieków w trybie i na zasadach określonych w ustawie o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków oraz rozporządzeniu wykonawczym do tej ustawy, a w szczególności:

a) egzekwowanie od ZGK przedkładania wniosków o zatwierdzenie taryf w terminie wyznaczonym w  art. 24 ust. 2 ustawy,

b) weryfikowanie kosztów określonych we wniosku przedsiębiorstwa wodociągowo- kanalizacyjnego pod względem celowości ich ponoszenia,

c) zobowiązanie ZGK do stosowania ustalonego prawem wzoru wniosku o zatwierdzenie taryf,

d) zobowiązanie ZGK do przedstawiania kalkulacji kosztów opłaty, o której mowa w § 13 ust. 3 rozporządzenia.

10. Zaniechanie pokrywania z budżetu ujemnego wyniku zakładu budżetowego.

11. Kalkulowanie dotacji przedmiotowej dla ZGK jako ewentualnej dopłaty zmniejszającej obciążenia odbiorców wynikające z uchwalonych taryf za sprzedaną wodę i odprowadzone ścieki. Sukcesywne przekazywanie tak ustalonych kwoty dotacji przedmiotowej ustalonej na dany rok budżetowy.

12. Zapewnienie spójności danych zawartych w poszczególnych elementach uchwały budżetowej, tj. planie wydatków budżetu i planie finansowym zakładu budżetowego.

13. Udzielenie kierownikom jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej pełnomocnictw, o których mowa w art. 47 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym.

14. Uregulowanie, w formie umowy z kierownikami jednostek organizacyjnych, kwestii prowadzenia wspólnej działalności socjalnej.

15. Rozważenie zasadności wystąpienia o zwrot kosztów przyłączy do prywatnych nieruchomości sfinansowanych ze środków publicznych, mając na uwadze, że koszt wykonania przyłącza w rozumieniu art. 2 pkt 6 ustawy o zbiorowym zaopatrzeniu… winien obciążać właściciela nieruchomości.

16. Podjęcie zdecydowanych działań windykacyjnych w stosunku do należności z tytułu czynszu za najem lokali mieszkalnych, mając na uwadze terminy przedawnienia.

17. Podjęcie działań zmierzających do ustalenia, czy zachodzą przesłanki naliczenia opłaty adiacenckiej z tytułu wzrostu wartości nieruchomości spowodowanego wybudowaniem urządzeń infrastruktury technicznej wymienionych w załączniku do protokołu kontroli.

18. Przedłożenie Radzie Gminy projektu uchwały w sprawie ustalenia stawki opłaty adiacenckiej z tytułu wzrostu wartości nieruchomości spowodowanego podziałem nieruchomości, w celu stworzenia możliwości ustalania należności z tego tytułu.

19. Finansowanie zadań publicznych gminy realizowanych przez podmioty niepubliczne z uwzględnieniem przepisów art. 11 ustawy o działalności pożytku publicznego i wolontariacie.

20. Należyte wypełnianie obowiązków nałożonych przepisami art. 24h ustawy o samorządzie gminnym.

21. Zapewnienie prawidłowości danych sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego. Stosowne rozdzielenie między nauczycieli stażystów zatrudnionych w 2009 r. i wypłacenie kwoty 166,69 zł, o którą zaniżono dodatki uzupełniające za 2009 r.

22. Zapewnienie stosowania w planowaniu i wykonaniu budżetu właściwych podziałek klasyfikacji budżetowej.

23.Wyegzekwowanie od podatników brakujących informacji w sprawie podatków rolnego i leśnego.

24. Wydawanie decyzji administracyjnych zgodnie z obowiązującymi przepisami Ordynacji podatkowej.

25. Podejmowanie czynności kontrolnych przez komisję powołaną przez organ podatkowy w przypadku złożenia wniosku przez podatnika w sprawie ulg inwestycyjnej, mających na celu ustalenie stanu faktycznego w zakresie niezbędnym do stwierdzenia zgodności z przedstawionymi dokumentami.

26. Przesłanie do Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Łomży celem stwierdzenia nieważności dwóch decyzji w sprawie udzielonych ulg inwestycyjnych.

27. Przedłożenie Radzie Gminy projektu uchwały w sprawie określenia trybu oraz szczegółowych warunków zwolnienia od podatku rolnego użytków rolnych na których zaprzestano produkcji rolnej.

28. Prowadzenie ewidencji komputerowej osób prawnych zobowiązanych do opłacania podatku rolnego, leśnego i od nieruchomości na zasadach wynikających z treści przywołanego rozporządzenia.

29. Stosowanie instytucji wygaszenia zobowiązania podatkowego poprzez przeniesienie własności rzeczy lub praw majątkowych z uwzględnieniem obowiązujących w tym zakresie przepisów ustawy Ordynacja podatkowa.

30. Uzupełnienie regulacji wewnętrznych o zasady przeprowadzania kontroli u podatników podatków i opłat lokalnych oraz ustalanie planów kontroli.

31. Uzupełnienie uregulowań wewnętrznych dotyczących prowadzenia ewidencji księgowej w systemie informatycznym zgodnie z opisem w protokole kontroli.

32. Uzupełnienie wewnętrznych uregulowań dotyczących poboru i rozliczania inkasenta opłaty targowej, w tym także określenie wzoru biletów opłaty targowej. .

33. Prowadzenie terminowych i systematycznych działań windykacyjnych w stosunku do podatników, na których ciążą zaległości podatkowe, mając na względzie przepisy ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji oraz przepisy wykonawcze. Uzupełnienie uregulowań wewnętrznych o zasady i terminy postępowania z zaległościami podatkowymi.

34. Uzupełnienie uregulowań wewnętrznych dotyczących prowadzenia ewidencji księgowej w systemie informatycznym zgodnie z opisem w protokole kontroli.

 

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Łomży w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

 

 

        Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

 

Do wiadomości:

Regionalna Izba Obrachunkowa

w Białymstoku Zespół w Łomży





Odsłon dokumentu: 120437310
Poprzdnie wersje tego dokumentu: brak


www.bialystok.rio.gov.pl | Wejść na stronę: 120437310 Strona główna | Informacje niedostępne | Pomoc | Redakcja | Kontakt |