Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Gminy Giby

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

Zespół w Suwałkach

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 18 listopada 2010 roku (znak: RIO.V.6001-5/10), o treści jak niżej:

Pan

Jan Kramnicz

Wójt Gminy Giby

W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Giby za okres 2009 roku i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Gminy Giby na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Suwałkach stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli wewnętrznej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, wykonanie budżetu, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 ze zm.), udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

Z ustaleń w sferze ogólno-organizacyjnej wynika, że nie zostało obsadzone stanowisko zastępcy Wójta, mimo iż zadania dla tego stanowiska zostały przewidziane w regulaminie organizacyjnym Urzędu Gminy. Jak stanowi art. 26a ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 ze zm.), wójt, w drodze zarządzenia, powołuje oraz odwołuje swojego zastępcę. Według zaś art. 28g ustawy, w przypadku zaistnienia jednej z – enumeratywnie wymienionych – przemijających przeszkód w wykonywaniu zadań i kompetencji wójta (m.in. niezdolności do pracy z powodu choroby trwającej powyżej 30 dni) zadania i kompetencje wójta przejmuje jego zastępca, zaś w razie niepowołania zastępcy – osoba wyznaczona przez Prezesa Rady Ministrów w trybie art. 28h ustawy. Wskazana regulacja w sposób jednoznaczny określa zasady kierowania gminą, z tego względu, przy zaistnieniu okoliczności w tej regulacji przewidzianych, nieobsadzenie stanowiska zastępcy Wójta może prowadzić do naruszenia ciągłości działania organu wykonawczego gminy, w tym w zakresie wykonania budżetu– str. 3 protokołu kontroli.

Analiza zakresów czynności pracowników referatu finansowego wykazała, iż ustalony przez Pana Wójta zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności Skarbnika Gminy nie określa pełnego zakresu obowiązków i odpowiedzialności, który powinien być powierzony temu pracownikowi na podstawie obowiązującego w okresie kontrolowanym art. 45 ust. 1 ustawy z dnia z 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.), obecnie zaś art. 54 ust. 1 ustawy o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009 r. (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.). W dokumencie tym nie zawarto postanowień dotyczących wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi, dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym, dokonywania wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych – str. 4 protokołu kontroli.

W zakresie regulacji wewnętrznych dotyczących ustroju gminy ustalono, że wykaz jednostek organizacyjnych, zawarty w załączniku nr 2 do Statutu Gminy Giby jest nieaktualny, ponieważ wyszczególnia jednostki organizacyjne, które zostały zlikwidowane (ZEAS Gminy Giby, Szkołę Podstawową w Daniłowcach) – str. 4 protokołu kontroli.

         Urząd Gminy w Gibach, poza rachunkowością budżetu gminy i Urzędu jako jednostki budżetowej, prowadzi obsługę finansowo-księgową gminnych jednostek budżetowych oświaty: szkół podstawowych i Gimnazjum. W Urzędzie Gminy prowadzono też księgi rachunkowe Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej (przy czym kierownik GOPS powierzył Skarbnikowi Gminy, na podstawie umowy zlecenia, obowiązki głównego księgowego jednostki), a także gminnych instytucji kultury (obowiązki w tym względzie przypisano jednemu z pracowników Urzędu). Należy zwrócić uwagę, że art. 11 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.), w brzmieniu obowiązującym od 10 kwietnia 2010 r., stanowi, iż księgi rachunkowe są prowadzone przez jednostkę; jednostka może powierzyć prowadzenie ksiąg rachunkowych jedynie przedsiębiorcy prowadzącemu działalność w tym zakresie. Wyjątek od wskazanej zasady, w odniesieniu do gminnych jednostek oświatowych, ustanawia art. 5 ust. 7 i 9 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 ze zm.). Zgodnie z tymi przepisami organy prowadzące szkoły mogą w szczególności organizować wspólną obsługę finansową szkół, w tym w zakresie czynności, o których mowa w art. 4 ust. 3 pkt 2-6 ustawy o rachunkowości. Zatem, w świetle przywołanych norm ustawowych, brak jest podstaw prawnych do prowadzenia przez Urząd rachunkowości Ośrodka Pomocy Społecznej oraz gminnych instytucji kultury. Ponadto wskazania wymaga, że funkcji głównego księgowego w obsługiwanych jednostkach nie mogą pełnić pracownicy Urzędu Gminy (w tym Skarbnik), gdyż zgodnie z art. 54 ust. 1 ustawy o finansach publicznych (poprzednio art. 45 ust. 1), głównym księgowym jednostki sektora finansów publicznych może być jedynie pracownik tej jednostki – str. 5 protokołu kontroli.

Analiza dokumentacji opisującej przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, wprowadzonej zarządzeniem Pana Wójta z dnia 8 grudnia 2006 r., wykazała niewłaściwe unormowanie niektórych kwestii:

- zawarto zapisy dotyczące zakładów budżetowych, a także gospodarstw pomocniczych (w kwestii łącznej sprawozdawczości finansowej tych jednostek, konta pozabilansowego o symbolu 995), tj. jednostek organizacyjnych, które w gminie nie funkcjonują,

- przewidziano konto 340 „Odchylenie od cen ewidencyjnych materiałów i towarów”, co nie koresponduje z postanowieniami dotyczącymi wyceny aktywów, według których zakupione materiały ujmowane są w ciężar kosztów, gdyż są przekazywane bezpośrednio do zużycia w działalności;

- postanowiono o możliwości tworzenia rezerw na „zobowiązania z przeznaczeniem środków dochodów własnych jednostek budżetowych na finansowanie inwestycji”; w świetle art. 35d ustawy o rachunkowości tworzenie takiego rodzaju rezerw nie ma uzasadnienia – str. 11-12 protokołu kontroli.

Szereg nieprawidłowości stwierdzono w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych w świetle przepisów ustawy o rachunkowości, rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.) oraz przyjętej dokumentacji zasad rachunkowości.

Wskazania przede wszystkim wymaga, że badana jednostka nie dokonywała odpowiedniego zamknięcia i otwarcia ksiąg na kolejny rok obrotowy. Jak stanowi art. 5 ust. 1 ustawy, wykazane w księgach rachunkowych na dzień ich zamknięcia stany aktywów i pasywów należy ująć w tej samej wysokości, w otwartych na następny rok obrotowy księgach rachunkowych. Stwierdzono, że przy ustalaniu w 2009 roku sald większości kont nie uwzględniano sald z bilansu otwarcia, co powodowało nierzetelność danych dotyczących wartości poszczególnych aktywów i pasywów, w tym wykazywanych w sprawozdawczości – str. 17-18 protokołu kontroli. W wyjaśnieniu tej kwestii Skarbnik Gminy podniosła, iż W referacie finansowym była niska obsada pracowników, w związku z czym wystarczało czasu tylko na prowadzenie spraw bieżących, a brakowało czasu na prawidłowe wyprowadzenie ksiąg. Do utrzymania w księgach rachunkowych nierealnych stanów przyczyniło się również zaniechanie przeprowadzenia na koniec roku inwentaryzacji aktywów i pasywów w drodze tzw. weryfikacji, tj. porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości poszczególnych składników majątkowych, o której mowa w art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy. Również Pan Wójt, we wprowadzonej zarządzeniem z dnia 5 stycznia 2007 r. instrukcji inwentaryzacyjnej, ustalił obowiązek przeprowadzania corocznej inwentaryzacji drogą weryfikacji sald, dokumentowanej stosownymi protokołami. W celu wykonania tego obowiązku w 2009 roku nie zostały zarządzone przez Pana Wójta czynności inwentaryzacyjne. Dodać przy tym należy, że obowiązki w kwestii prowadzenia omawianej inwentaryzacji nie zostały wyraźnie przypisane Skarbnikowi w jego zakresie czynności – str. 28-31, 122 protokołu kontroli. Ponadto do szeregu kont syntetycznych nie była prowadzona ewidencja pomocnicza, która według art. 16 ustawy powinna zawierać zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej. Zapisy kont ksiąg pomocniczych powinny też być uzgadniane z saldami i zapisami na kontach księgi głównej. Zgodnie zaś z zasadą wyrażoną w art. 24 ust. 1 ustawy, księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco.

Przeprowadzone badanie zapisów księgowych, ksiąg rachunkowych (prowadzonych metodą tradycyjną), rozrachunków oraz danych zawartych w sprawozdaniach wykazało, że:

a) na dowodach księgowych nie zamieszczano adnotacji określonej w art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy, tj. stwierdzenia sprawdzenia i zakwalifikowania dowodów do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodów w księgach rachunkowych (dekretacji) oraz podpisu osoby odpowiedzialnej za te wskazania – str. 13 protokołu kontroli;

b) zestawienia obrotów i sald kont ksiąg budżetu i Urzędu jako jednostki budżetowej nie zawierały sald początkowych 2009 roku, co narusza postanowienia art. 18 ust. 1 ustawy – str. 13 protokołu kontroli;

c) obroty dzienników ewidencji budżetu i Urzędu jako jednostki budżetowej nie były zgodne z obrotami zestawień obrotów i sald kont ksiąg głównych, wbrew wymogom art. 14 ust. 1 i art. 18 ust. 1 ustawy – str. 14-15 protokołu kontroli;

d) kredyt krótkoterminowy zaciągnięty w kwocie 520.000 zł w rachunku bieżącym budżetu został ujęty w księgach budżetu zapisem po stronie Wn konta 133 „Rachunek budżetu” w korespondencji z kontem 224/7; wykorzystanie kredytu zaciągniętego w rachunku bieżącym budżetu podlega ujęciu na stronie Ma konta 133, stosownie do zasad jego funkcjonowania zawartych w załączniku nr 1 do rozporządzenia – str. 15 protokołu kontroli;

e) ratę subwencji oświatowej na 2010 rok w kwocie 157.219 zł, która wpłynęła w końcu 2009 roku, ujęto w księgach rachunkowych budżetu na stronie Ma konta 222/1 „Subwencja oświatowa”. Wpływ tej subwencji nie stanowił zobowiązania, stosownie do zasad funkcjonowania kont zawartych w załączniku nr 1 do rozporządzenia kwotę subwencji stanowiącą dochód roku przyszłego należało ująć na koncie 909 „Rozliczenia międzyokresowe” – str. 17, 25 protokołu kontroli;

f) nieprawidłowo ujęto w ewidencji budżetu operacje związane z ustanowieniem przez Radę Gminy wydatków niewygasających z końcem 2009 roku. W wyniku tych księgowań wykazano m.in. saldo Wn konta 225 „Rozliczenie niewygasających wydatków”, mimo iż wydatki niewygasające były realizowane przez Urząd Gminy bezpośrednio z rachunku bieżącego budżetu. Wskazania tu wymaga, że stosownie do art. 191 ust. 4 ustawy o finansach publicznych z dnia 30 czerwca 2005 r. środki finansowe na wydatki ujęte w wykazie wydatków niewygasających należało gromadzić na wyodrębnionym subkoncie podstawowego rachunku bankowego gminy. Właściwe księgowania omawianych operacji przedstawiono na str. 20 protokołu kontroli;

g) saldo należności budżetu (strona Wn konta 224 „Rozrachunki budżetu”) na koniec 2009 roku wynosiło 25.057,42 zł, natomiast w bilansie z wykonania budżetu należności wykazano w kwocie 22.476,22 zł, która nie wynikała z ksiąg rachunkowych. Niezgodność pomiędzy stanem ksiąg a danymi bilansu stwierdzono też w odniesieniu do kwot zobowiązań (w księgach widniały salda Ma kont 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych” (565,23 zł) i 224 (3.089,32 zł)). Wskazania tu jednak wymaga, że saldo konta 223 było nieprawidłowe – kwota 565,23 zł stanowiła środki niewykorzystane przez GOPS, zaś w świetle postanowień załącznika nr 1 do rozporządzenia konto 223 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan przelanych środków na rachunki bieżące jednostek budżetowych, lecz niewykorzystanych na pokrycie wydatków budżetowych. Na stan zobowiązań uwidocznionych na koncie 224 rzutowało przede wszystkim saldo konta 224/3 „Rozrachunki budżetu – różne” w wysokości 3.085,32 zł. Skarbnik Gminy nie potrafiła wyjaśnić z czego wynikał bilans otwarcia tego konta w kwocie 3.000 zł. Jak o tym stanowi przepis § 14 ust. 4 rozporządzenia, sprawozdanie finansowe powinno być sporządzone na podstawie ksiąg rachunkowych – str. 19, 25 protokołu kontroli;

h) w bilansie z wykonania budżetu sporządzonym na koniec 2009 roku wykazano skumulowany niedobór na zasobach budżetu w wysokości 1.836.196,83 zł. Przy uwzględnieniu danych z bilansu budżetu za 2008 rok (w zakresie wyniku budżetu za ten rok) skumulowany niedobór na koniec 2009 roku winien wynosić 1.806.912,34 zł. Różnicy w kwocie 29.284,49 zł Skarbnik Gminy nie potrafiła wyjaśnić – str. 20 protokołu kontroli;

i) w ewidencji budżetu na koncie 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych” wykazano saldo należności dotyczące rozliczeń funduszu alimentacyjnego w kwocie 640,88 zł. Zgodnie z załącznikiem nr 1 do rozporządzenia konto 222 służy do ewidencji rozliczeń z jednostkami budżetowymi z tytułu zrealizowanych przez te jednostki dochodów budżetowych, z tego względu nie powinno być ono wykorzystywane do rozliczeń należności ze wskazanego tytułu – str. 25 protokołu kontroli;

j) nie ewidencjonowano rozliczeń dochodów budżetowych na koncie 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” w ewidencji Urzędu (w 2009 r. na tym koncie dokonano 4 zapisów księgowych). Obowiązek ewidencji należności z tytułu dochodów budżetowych, których termin płatności przypada na dany rok budżetowy, wynika z zasad funkcjonowania tego konta określonych w załączniku nr 2 do rozporządzenia. Ponadto do konta 221 należy prowadzić ewidencję szczegółową według dłużników i podziałek klasyfikacji budżetowej. Kontrola realizacji dochodów z tytułu sprzedaży wody oraz z tytułu dzierżawy, najmu gruntów i lokali wykazała, że prowadzona w postaci kartotek i „ksiąg kontowych” ewidencja należności zawierała zapisy, które nie spełniały wymogów prawidłowego zapisu księgowego określonych w art. 23 ust. 2 ustawy. Przedstawione w tych urządzeniach salda rozliczeń nie miały odzwierciedlenia w ewidencji syntetycznej – str. 15, 71-75, 77 protokołu kontroli;

k) nie prowadzono ewidencji analitycznej do konta 080 „Inwestycje (środki trwałe w budowie”. Zgodnie z przepisem załącznika nr 2 do rozporządzenia, ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 080 powinna zapewnić co najmniej wyodrębnienie kosztów inwestycji według poszczególnych rodzajów efektów inwestycyjnych oraz skalkulowanie ceny nabycia lub kosztu wytworzenia poszczególnych obiektów środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Zakończone w 2009 roku inwestycje zostały przeksięgowane z omawianego konta na konto 011 „Środki trwałe” pod datą 31 grudnia w łącznej kwocie 2.137.607,43 zł. W poleceniu księgowania nie wyspecyfikowano wartości poszczególnych efektów inwestycyjnych. Kontrola wykazała, że na koncie 011 podwójnie ujęto wartość (22.600 zł) samochodu pożarniczego STAR (poza wymienionym księgowaniem, zapisu na koncie 011 w zakresie tego obiektu dokonano też w styczniu 2009 roku). Podkreślenia też wymaga, że uzyskane efekty inwestycyjne nie zostały uwidocznione jako obiekty w ewidencji analitycznej środków trwałych prowadzonej w formie księgi inwentarzowej – str. 15-16, 103, 119-120 protokołu kontroli;

l) zapisów księgowych na koncie 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”, wbrew postanowieniom załącznika nr 2 do rozporządzenia, dokonywano w dniu zapłaty faktur, przez co nie uwidaczniano na tym koncie przebiegu rozliczeń z kontrahentami, zwłaszcza stanu zobowiązań. Do wymienionego konta nie była też prowadzona ewidencja analityczna – powinna ona zapewnić możliwość ustalenia należności i zobowiązań według poszczególnych kontrahentów. Ewidencja rozrachunków na tym koncie powinna też stanowić podstawę do wykazywania zobowiązań, w tym wymagalnych, w sprawozdaniach Rb-28S i Rb-Z. Na koniec roku księgowe saldo konta 201 wynosiło 338.788,86 zł. Saldo to było nierealne z powodu podwójnego ujęcia na stronie Ma konta rozliczeń faktury opłacanej w dwóch transzach. Według wyjaśnienia Skarbnika saldo tego konta winno wynosić 451,14 zł. Jak wykazały czynności kontrolne oparte o dowody znajdujące się w zbiorze ze stycznia 2010 r. w księgach rachunkowych 2009 roku nie wykazano, z naruszeniem art. 6 ust. 1 ustawy, zobowiązań z tytułu dostaw i usług na sumę 33.166,20 zł. Podkreślenia też wymaga, że w bilansie jednostki za 2009 rok nie wykazano żadnych zobowiązań z tytułu dostaw i usług – str. 16, 21, 26 protokołu kontroli;

m) nie prowadzono ewidencji pomocniczej do konta 224 „Rozliczenie udzielonych dotacji budżetowych”, która stosownie do postanowień załącznika nr 2 do rozporządzenia powinna zapewniać możliwość ustalenia wartości przekazanych dotacji, według jednostek oraz przeznaczenia dotacji – str. 16-17 protokołu kontroli;

n) naliczenia odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych dokonywano z pominięciem konta rozrachunkowego (240 „Pozostałe rozrachunki”). Prawidłowe księgowania związane z naliczeniem i przekazaniem odpisu na rachunek bankowy Funduszu wskazano na str. 17 protokołu kontroli;

o) księgowy stan środków na rachunku bankowym Funduszu Świadczeń Socjalnych na koniec 2009 r. wynosił 5.342 zł, podczas gdy według bankowego potwierdzenia stanu rachunku środki wynosiły 5.362,46 zł (różnica 20,46 zł). Różnica, wbrew wymogom art. 27 ust. 2 ustawy, nie została wyjaśniona i rozliczona w księgach 2009 roku – str. 22, 29-30 protokołu kontroli;

p) nierealne salda rozrachunków wykazano na kontach: 225 „Rozrachunki z budżetami” – po stronie Wn w wysokości 19.707 zł, według wyjaśnienia Skarbnika powinno wystąpić saldo Ma w kwocie 7.260 zł z tytułu podatku dochodowego od dodatkowych wynagrodzeń rocznych pracowników; 229 „Pozostałe rozrachunki publicznoprawne” – po stronie Ma w wysokości 25.150,64 zł, według wyjaśnienia zobowiązania wobec ZUS powinny wynosić 23.713,57 zł; 231 „Rozrachunki z pracownikami” – po stronie Ma na kwotę 6.434,89 zł, w trakcie kontroli nie stwierdzono innych, poza dodatkowym wynagrodzeniem rocznym, zobowiązań z tytułu wynagrodzeń – saldo konta powinno wynosić 57.171,83 zł; 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” – po stronie Ma w wysokości 12.326 zł, nieuwzględniającej m.in. faktu rozliczenia zaliczki na kwotę 4.000 zł. Zgodnie z przepisami zawartymi w załączniku nr 2 do rozporządzenia, na stronie Wn konta 234 ujmuje się m.in. należności z tytułu pożyczek z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Jak ustalono, przy uwzględnieniu danych z bilansu otwarcia, stan należności z tytułu niespłaconych przez pracowników pożyczek powinien wynosić na koniec 2009 roku 30.763 zł. Dodać też należy, że w bilansie Urzędu jako jednostki budżetowej wykazano stany zobowiązań publiczno-prawnych, które nie wynikały z ewidencji księgowej – str. 21, 25-26, 96 protokołu kontroli;

q) w związku z naruszeniem zasady z art. 5 ust. 1 ustawy nieprawidłowo ustalono wartość Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych uwidocznioną na koncie 851. Księgi 2009 roku otwarto z zerowym stanem Funduszu, podczas gdy jego stan na koniec 2008 roku, według kartoteki konta, wynosił 45.056,45 zł – str. 96 protokołu kontroli;

r) zapisy dokonane w ewidencji środków trwałych i pozostałych środków trwałych nie zawsze zawierały dane dotyczące: numeru inwentarzowego, daty (wykonania, budowy, nabycia, przyjęcia do użytkowania), numeru dowodu będącego podstawą ujęcia w księgach rachunkowych. Na koniec roku obrotowego nie ustalano salda konta 011 wynikającego z zapisów ewidencji szczegółowej, tj. księgi środków trwałych. Wskazać należy, że ewidencja analityczna środków trwałych powinna zapewnić m.in. należyte naliczenie umorzenia i amortyzacji, co wynika z zasad funkcjonowania konta 011 zawartych w załączniku nr 2 do rozporządzenia, zaś wymagane elementy zapisu księgowego określa art. 23 ust. 2 ustawy. Oznaczenie środków trwałych numerami inwentarzowymi ma natomiast zasadnicze znaczenie dla ochrony posiadanych zasobów rzeczowych, w tym jednoznacznego powiązania wyników inwentaryzacji z zapisami w księgach rachunkowych, tj. realizacji obowiązków wynikających z art. 27 ustawy – str.118 protokołu kontroli. Kontrola wykazała też, że zarówno w księdze środków trwałych, jak i w tabelach amortyzacyjnych, przy poszczególnych środkach trwałych, nie wskazywano podziału klasyfikacyjnego środków trwałych, tj. grupy, podgrupy i rodzaju, do którego dany środek trwały został zaklasyfikowany. Klasyfikacja środków trwałych została określona załącznikiem do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1999 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT) (Dz. U. Nr 112, poz. 1317 ze zm.) – str. 121 protokołu kontroli;

s) przekazano dla Szkoły Podstawowej we Frąckach komputer wraz z oprogramowaniem zmniejszając wartość środków trwałych o kwotę 1.950,- zł, pomimo, że wartość komputera ujęta w ewidencji księgowej na koncie środków trwałych wynosiła 1.575,- zł, natomiast pozostała kwota 375,- zł odzwierciedlała wartość oprogramowania ujętego na koncie 020 „Wartości niematerialne i prawne” – str. 120 protokołu kontroli;

t) w nieprawidłowej wysokości naliczono umorzenie dwóch środków trwałych zakupionych i wprowadzonych do ewidencji w 2009 roku – umorzenie obliczano za okres całego roku – według art. 32 ust. 1 ustawy rozpoczęcie amortyzacji następuje nie wcześniej niż po przyjęciu środku trwałego do używania. Ponadto stosowano niewłaściwe, w świetle § 5 ust. 2 rozporządzenia, stawki amortyzacyjne w odniesieniu do niektórych środków trwałych. Kontrola wykazała, że w wyniku nieprawidłowego naliczenia zawyżono umorzenie w 2009 roku łącznie o 1.188,47 zł – str. 121 protokołu kontroli;

u) zaniechano ewidencji pokrycia amortyzacji na koncie 761, pomimo przepisu załącznika nr 2 do rozporządzenia, według którego konto 761 służy do ewidencji wartości amortyzacji ujętej na koncie 401 (saldo tego konta podlegało przeksięgowaniu na wynik finansowy) – str. 120-121 protokołu kontroli. Dodać należy, że mające zastosowanie do ewidencji zdarzeń gospodarczych od 2011 roku rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego… (Dz. U. Nr 128, poz. 861) nie przewiduje ewidencjonowania przychodów z tytułu pokrycia amortyzacji.

         W nawiązaniu do przedstawionych ustaleń podkreślić należy, że w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 7 listopada 2006 r., przekazanym Panu Wójtowi w wyniku poprzedniej kontroli kompleksowej gospodarki finansowej gminy, Izba Obrachunkowa wnioskowała m.in. o: wykazywanie rzetelnych, zgodnych z danymi ksiąg rachunkowych, danych w sprawozdaniach budżetowych i bilansach; uzgadnianie danych wynikających z kont księgi głównej i kont ksiąg pomocniczych w celu zapewnienia zgodności między tymi ewidencjami; prawidłowe sporządzanie zestawień obrotów i sald kont księgi głównej; zachowywanie zgodności między obrotami dziennika i obrotami kont księgi głównej; wskazywanie na dowodach księgowych sposobu ich ujęcia w ewidencji księgowej; dokonywanie zapisów na koncie 135 wyłącznie na podstawie wyciągów bankowych, w celu zapewnienia zgodności salda na tym koncie z saldem wynikającym z ewidencji banku; prowadzenie ewidencji szczegółowej do konta 201; prowadzenie ewidencji analitycznej środków trwałych zawierającej wszystkie elementy służące właściwemu naliczeniu umorzenia i amortyzacji.

         Sprawdzenie kompletności i terminowości sporządzania przez kierowników jednostek organizacyjnych jednostkowych sprawozdań budżetowych w świetle przepisów obowiązującego w okresie kontrolowanym rozporządzenia Ministra Finansów z 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej wykazało naruszenie obowiązków w zakresie sporządzania sprawozdań: Rb-27S z wykonania dochodów budżetowych (Urząd Gminy, szkoły, GOPS), Rb-50 o dotacjach/wydatkach związanych realizacją zadań zleconych (GOPS), Rb-Z o stanie zobowiązań i Rb-N o stanie należności (Urząd Gminy). Obowiązek sporządzania tych sprawozdań jednostkowych (w oparciu o dane wynikające z ksiąg rachunkowych) ciąży w obecnym stanie prawnym na kierownikach podległych jednostek budżetowych i na Panu Wójcie z mocy § 4 pkt 3 lit. a) i lit. b), § 6 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103), a także § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. Nr 43, poz. 247) – str. 19, 20 protokołu kontroli. W poprzednim wystąpieniu pokontrolnym w zakresie sprawozdawczości zalecono m.in. sporządzanie jednostkowych sprawozdań budżetowych Urzędu Gminy.

         Ponadto ustalono, że łączne sprawozdanie finansowe gminnych jednostek budżetowych niezgodne jest ze sprawozdaniami jednostkowymi w zakresie danych rachunku zysków i strat. Sprawozdanie łączne w poz. B.II. wykazuje kwotę 691.546,22 zł, podczas gdy suma danych tej pozycji ze sprawozdań jednostkowych stanowi 715.138,05 zł (różnica 23.591,83 zł); w poz. B.V. wykazano łącznie 3.278.678,39 zł, podczas gdy ze sprawozdań jednostkowych wynika suma 3.189.633,17 zł ( różnica 89.045,22 zł). Poza tym w łącznym zestawieniu zmian w funduszu jednostki wykazano kwoty łącznie z instytucjami kultury. Sprawozdania finansowe instytucji kultury jako osób prawnych nie podlegały łączeniu ze sprawozdaniami jednostkowymi jednostek budżetowych, co wynikało z przepisów § 14 ust. 1 i 5-6, § 19 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości… – str. 21 protokołu kontroli.

         Sprawdzenie wewnętrznych uregulowań dotyczących zasad ewidencjonowania druków ścisłego zarachowania wykazało rozbieżności między instrukcją ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania (wprowadzoną zarządzeniem z 1994 r.) a stosowaną praktyką, ponieważ ewidencją nie objęto wszystkich druków wymienionych w instrukcji. Należy dodać, że w instrukcji określono druki dotyczące obrotu materiałowego, który w Urzędzie nie występuje – str. 24 protokołu kontroli.

         Badając rozrachunki Urzędu Gminy ustalono, że w dniu 31 grudnia 2009 r. Pan Wójt dokonał rozliczenia zaliczek na kwotę 4.000 zł. Rozliczenie polegało na przedłożeniu 3 faktur zakupu z maja, sierpnia i października 2009 r. na łączną kwotę 2.664 zł oraz bankowego dowodu wpłaty kwoty 1.336 zł. Zaliczki zostały pobrane przez Pana Wójta w roku 2006, a saldo zobowiązań z tego tytułu pozostawało niezmienne w latach 2007 – 2008 i do końca 2009 r., mimo deklarowania we wnioskach o zaliczkę, że zostaną rozliczone w miesiącach ich pobrania. Szczególnego podkreślenia wymaga również, że w związku z ustaleniami poprzedniej kontroli kompleksowej, przeprowadzonej przez Izbę Obrachunkową za okres 2005 roku, Pan Wójt wprowadził zarządzeniem z 10 stycznia 2007 r. regulacje wewnętrzne dotyczące udzielania i rozliczania zaliczek pracownikom, określając m.in., że muszą być przeznaczone na określony cel oraz rozliczone najpóźniej w terminie 30 dni od ich pobrania. Należy mieć na uwadze, że wypłacane zaliczki pracownikom jednostki budżetowej stanowią wydatki i winny być ponoszone w związku z realizacją zadań jednostki. Ujawnione okoliczności w kwestii okresu dysponowania przez Pana Wójta kwotą 4.000 zł i sposobu jej rozliczenia świadczą, że pobranie tych środków nie dotyczyło realizacji wydatków budżetowych, a posiadało w rzeczywistości charakter pożyczki. Konkluzja taka została też zawarta w wystąpieniu pokontrolnym RIO z 7 listopada 2006 r. w odniesieniu do zaliczek pobieranych m.in. przez Pana Wójta w 2005 roku. Dodać tu trzeba, że jednym z celów kontroli zarządczej, wyrażonym w art. 68 ust. 2 pkt 1 i 5 obecnej ustawy o finansach publicznych, jest zapewnienie zgodności działań z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, a także przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania. Zapewnienie funkcjonowania kontroli zarządczej należy do obowiązków Pana Wójta (art. 69 ustawy). Kontrola wewnętrzna nie może funkcjonować właściwe w sytuacji, gdy kierownik jednostki narusza świadomie przepisy prawne, w tym regulacje przez siebie ustanowione – str. 26-28 protokołu kontroli.

W zakresie procedur planowania budżetowego stwierdzono, że wbrew postanowieniom uchwały Nr V/17/07 Rady Gminy Giby z dnia 23 marca 2007 r. w sprawie procedury uchwalania budżetu oraz rodzajów i szczegółowości materiałów informacyjnych towarzyszących projektowi uchwały budżetowej, kierownicy jednostek organizacyjnych nieterminowo złożyli materiały planistyczne służące do opracowania projektu budżetu (szkoły, Gminna Biblioteka Publiczna, Gminny Ośrodek Kultury) natomiast Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej wymaganych materiałów planistycznych nie sporządził.

Pan Wójt nie dopełnił obowiązku i nie przekazał podległym jednostkom informacji niezbędnych do opracowania projektów ich planów finansowych, co było niezgodne z art. 185 ust. 1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (obecnie art. 248 ust. 1 ustawy o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009 r.). W myśl przywołanego przepisu, w terminie 7 dni od dnia przekazania projektu uchwały budżetowej organowi stanowiącemu jednostki samorządu terytorialnego zarząd jednostki samorządu terytorialnego (w gminie wójt) przekazuje podległym jednostkom informacje niezbędne do opracowania projektów ich planów finansowych. Szczegółowe zasady opracowania projektów planów i planów finansowych jednostek organizacyjnych zostały uregulowane w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2006 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształcaniu w inną formę organizacyjno-prawną (Dz. U. Nr 116, poz. 783 ze zm.).

Kontrola wykazała również, że Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Gibach nie sporządził planu finansowego, zaś jednostki oświatowe sporządziły plany finansowe 15 grudnia 2008 r., przed terminem uchwalenia budżetu gminy na 2009 rok oraz przekazaniem przez Pana Wójta informacji o ostatecznych kwotach wydatków tych jednostek ujętych w uchwale budżetowej z dnia 17 grudnia 2008 r. (pomimo sporządzenia planów finansowych przez szkoły przed terminem określonym w § 8 ust. 2 rozporządzenia, kwoty wydatków ujęte w planach były zgodne z kwotami wydatków ujętych w budżecie gminy na 2009 rok) – str. 31- 34 protokołu kontroli.

W toku kontroli dochodów budżetowych gminy, badaniu poddano dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13§ 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 roku Nr 8, poz. 60 ze zm.), jest Wójt Gminy. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru wskazanych dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych.

Badanie zagadnień związanych z terminowością prac wymiarowych, dotyczących zobowiązań podatkowych opłacanych przez osoby fizyczne wykazała naruszenia przepisów z tego zakresu polegające m.in. na nie prowadzeniu przez organ podatkowy czynności sprawdzających w zakresie wskazanym treścią art. 272 Ordynacji podatkowej. Świadczy o tym brak reakcji organu podatkowego na naruszenie przez podatników obowiązku przedkładania informacji w sprawie podatku rolnego i leśnego w terminie 14 dni od dnia zaistnienia okoliczności uzasadniających powstanie lub wygaśnięcie obowiązku podatkowego. Jak wskazano na stronach 42 oraz 47 protokołu kontroli informacji nie wyegzekwowano od: 24 podatników podatku rolnego (12,18% sprawdzonych pozycji) oraz 3 podatników podatku leśnego (3 % sprawdzonych pozycji). Uniemożliwiło to sprawdzenie prawidłowości wymiaru należności podatkowych. Szczególnie w przypadku podatku leśnego z informacji podatkowej winno wynikać czy las podlega obciążeniu, czy korzysta ze zwolnienia na mocy art. 7 ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku leśnym. Natomiast w przypadku podatku od nieruchomości informacja jest dokumentem na podstawie, którego organ podatkowy ustala kwotę skutków zwolnienia z podatku przedmiotów opodatkowania uchwałą Rady Gminy, co z kolei ma wpływ na prawidłowość ustalenia kwoty podstawowej, stanowiącej element składowy części wyrównawczej subwencji ogólnej dla gmin.

W wyniku kontroli prawidłowości pozyskiwania dochodów z tytułu podatków: rolnego, leśnego i od nieruchomości w grupie podatników-osób fizycznych, stwierdzono nieprawidłowości w przypadku 5 podatników. Powodem tego stanu rzeczy było:

- w przypadku podatnika o nr ewidencyjnym 123 przyjęcie do naliczenia podatku rolnego niewłaściwej klasy gruntów, zaś do naliczenia podatku leśnego niewłaściwej powierzchni, różnej od zawartej w ewidencji gruntów i budynków, zaniżenie podatku wynosiło 11,00 zł -strony 41 i 47 protokołu kontroli,

- w przypadku podatnika o nr ewidencyjnym 566 opodatkowanie podatkiem rolnym gruntów sklasyfikowanych jako W (rowy), co jest niezgodne z ustawą o podatku rolnym, gdyż powierzchnia rowów wpływa na powierzchnię gospodarstwa rolnego liczoną w hektarach fizycznych, to jednak podstawą opodatkowania podatkiem rolnym gospodarstwa rolnego jest liczba hektarów przeliczeniowych ustalana na podstawie art. 4 ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku rolnym i nie uwzględnia ona powierzchni rowów, które nie mają ustalonej klasy. Zaliczenie powierzchni rowów do ogólnej powierzchni gospodarstwa rolnego, w rozumieniu wynikającym z art. 2 ust. 1 ustawy, skutkuje brakiem możliwości ustalenia od nich podatku rolnego. Jak wskazano na str. 42 protokołu kontroli zawyżono podatek rolny o kwotę 2,- zł,

- w przypadku podatnika o nr ewidencyjnym 492 połączenie, do celów podatkowych, gruntów, które stanowią własność jednego ze współmałżonków z powierzchnią gruntów stanowiących współwłasność obojga małżonków w jedno gospodarstwo rolne. Sytuacja taka stanowi naruszenie art. 3 ust. 5 ustawy o podatku rolnym, który wskazuje, że grunty gospodarstwa rolnego, o których mowa w art. 1 ustawy, stanowiące współwłasność lub znajdujące się w posiadaniu dwóch lub więcej podmiotów, stanowią odrębny przedmiot opodatkowania podatkiem rolnym - str. 42 protokołu kontroli,

-    w przypadku podatnika o nr ewidencyjnym 46 opodatkowanie podatkiem leśnym gruntów sklasyfikowanych w ewidencji budynków i gruntów jako Lz. Zgodnie z art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 30 października 2002 roku o podatku leśnym (Dz. U. Nr 200, poz. 1682 ze zm.) opodatkowaniu podatkiem leśnym podlegają określone w ustawie lasy, z wyjątkiem lasów zajętych na wykonywanie innej działalności gospodarczej niż działalność leśna, zgodnie zaś z ust. 2 ustawy, lasem są grunty leśne sklasyfikowane w ewidencji gruntów i budynków jako Ls, zawyżenie podatku z tego tytułu wynosiło 6,00 zł - str. 47 protokołu kontroli,

-    w przypadku podatników o nr ewidencyjnych 110 oraz 1164 przyjęcie do opodatkowania budynków mieszkalnych o powierzchni niezgodnej z powierzchnią wynikającą ze złożonych informacji w sprawie podatku od nieruchomości, w jednym przypadku zawyżono podatek od nieruchomości o kwotę 4,00 zł, w drugim zaś zawyżono podatek o kwotę 12,00 zł - str. 49 protokołu kontroli.

         W trakcie badania zagadnień z zakresu powszechności i prawidłowości opodatkowania podatkiem od nieruchomości osób prawnych i jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej ujawniono przypadek wadliwego wykazania, przez podatnika o nr ewidencyjnym 17, gruntów o powierzchni 8000m² w pozycji „pozostałe grunty", a jak wskazano w opisie na stronie 52 protokołu kontroli są to grunty niezwiązane z działalnością gospodarczą, sklasyfikowane w ewidencji geodezyjnej jako R VI. Zawyżenie podatku z tego tytułu wynosiło 1.680,00 zł (w trakcie trwania kontroli podatnik złożył korektę deklaracji na podatek od nieruchomości oraz deklarację na podatek rolny). Z kolei porównanie deklaracji podatkowych z roku 2009 z deklaracjami z 2008 roku pozwoliło stwierdzić, iż podatnik o nr ewidencyjnym 3 w kontrolowanym okresie, zaniżył dziesięciokrotnie powierzchnię gruntów a tym samym kwotę zadeklarowanego podatku o 273,00 zł co wynikiem to błędnej zamiany jednostek miary (w trakcie trwania kontroli złożona została korekta deklaracji) – str. 53 protokołu kontroli.

Świadczy to o braku reakcji służb podatkowych na niewłaściwe zachowania podatników w obrębie informacji (deklaracji) podatkowych, co wskazuje na nierealizowanie przez organ podatkowy obowiązku prowadzenia czynności sprawdzających, w zakresie wynikającym z treści art. 272 Ordynacji podatkowej, z wykorzystaniem procedur wskazywanych przepisami działu V ustawy.

Ustaleń dokonano także w obrębie formalnoprawnej poprawności stosowania przepisów Ordynacji podatkowej, a dotyczyły one przypadków braku obciążenia odsetkami za zwłokę przy wpłatach wnoszonych po terminie płatności, co stanowi naruszenie przepisów odpowiednio art. 53 i 54 ustawy oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24 grudnia 2002 roku w sprawie naliczenia odsetek za zwłokę... (Dz. U. Nr 240, poz. 2063) - str. 53 protokołu kontroli.

Stwierdzono również brak terminowych działań windykacyjnych w stosunku do podatników zalegających z zapłatą należności podatkowych, świadczący o naruszeniu przez organ podatkowy obowiązków wynikających z przepisów ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. Nr 96, poz. 161 ze zm.) i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2001 r. Nr 137, poz. 1541, z 2003 r. Nr 9,poz. 106, z 2004 r. Nr 10, poz. 79).  Jak wskazano na stronach 55-56 oraz 65 protokołu kontroli postępowaniem egzekucyjnym nie została objęta kwota 16.412,00zł.

Ustalono ponadto, że kontrolowana jednostka nie posiada opisu trybu i terminów przeprowadzania kontroli podatkowych w siedzibie podatnika, które mogą mieć zasadnicze znaczenie dla prawidłowego wymiaru należności podatkowych. W myśl wskazań zawartych w treści § 2 art. 281 Ordynacji podatkowej celem kontroli podatkowej jest sprawdzenie, czy kontrolowane podmioty wywiązują się z obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego. Natomiast ich zakres i częstotliwość organ podatkowy powinien ustalić, na podstawie analizy potrzeb, w regulacjach wewnętrznych - str. 64 protokołu kontroli.

Kontrola prawidłowości i rzetelności sporządzania sprawozdania z wykonania podstawowych dochodów podatkowych (Rb-PDP) za rok 2009 wykazała zaniżenie skutków finansowych. W wierszu A7 (podatek od środków transportowych), w kolumnie 3 (skutki obniżenia górnych stawek podatkowych) zaniżono skutki finansowe o kwotę 808,83 zł. Obowiązujące w kontrolowanym okresie zasady sporządzania sprawozdań budżetowych Rb-PDP zawarte są w załączniku nr 34 do rozporządzenia Ministra Finansów dnia 27 czerwca 2006 r. Sprawozdawczość budżetowa (Dz. U. Nr 115, poz. 781). Przepis § 4 pkt 2 lit. a) przywołanego rozporządzenia nakłada obowiązek sporządzania omawianego sprawozdania na przewodniczącego jednostki samorządu terytorialnego. Nierzetelne wykazanie omawianych skutków ma wpływ na prawidłowość ustalenia kwoty podstawowej stanowiącej element składowy części wyrównawczej subwencji ogólnej dla gmin. Zgodnie z § 9 przywołanego rozporządzenia kierownicy jednostek są obowiązani sporządzać sprawozdania rzetelnie i prawidłowo pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym - str. 65 protokołu kontroli.

Podkreślić należy także, iż część z ustalonych podczas niniejszej kontroli nieprawidłowości ma charakter powtarzających się, ponieważ nie zostały zrealizowane wnioski pokontrolne z poprzedniej kontroli gospodarki finansowej gminy, przeprowadzonej przez Regionalną Izbę Obrachunkową. Organ wykonawczy gminy poinformował wprawdzie o działaniach zmierzających do wykonania przekazanych przez Izbę Obrachunkową zaleceń pokontrolnych, jednak jak wskazuje opis na stronie 66 protokołu kontroli nie wszystkie zalecenia w zakresie podatków i opłat lokalnych zostały wykonane.

Kontrolowana gmina uzyskiwała dochody z tytułu zbiorowego zaopatrzenia w wodę – w 2009 roku uzyskano kwotę 146.037,22 zł. Do rozliczeń należności za wodę w 2009 roku miały zastosowanie stawki ustalone uchwałą Nr XXII/114/09 Rady Gminy Giby z dnia 27 stycznia 2009 r. w sprawie zatwierdzenia taryf za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowe odprowadzanie ścieków. W uchwale tej zatwierdzona została cena 1m³ wody pobieranej z gminnych urządzeń zbiorowego zaopatrzenia w wodę w wysokości 1,80 zł netto oraz stawka opłaty abonamentowej na odbiorcę w kwocie 1,30 zł netto. Stawki te nie zmieniały się od 2007 roku i co roku były zatwierdzane przez Radę w tych samych wysokościach.

Kontrola wykazała, że Pan Wójt nie przedkładał corocznie Radzie Gminy (w okresie od 2006 do 2009 roku) wniosku o zatwierdzenie taryf za zbiorowe zaopatrzenie w wodę lub wniosku o ich przedłużenie na kolejny rok, wbrew przepisom art. 24 ustawy z dnia 7 czerwca 2001 r. o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków (Dz. U. z 2006 r. Nr 123, poz. 858 ze zm.). Na brak wniosków o zatwierdzenie taryf zwrócono uwagę podczas poprzedniej kontroli, co skutkowało zaleceniem o ich przedkładanie corocznie Radzie Gminy. W złożonym do protokołu kontroli wyjaśnieniu Pan Wójt wskazał, że ze względu na fakt, iż nie były przewidywane podwyżki cen za dostarczanie 1m³ wody do gospodarstw domowych, opracowanie wniosku w sprawie taryf wydawało się niepotrzebne, zaś Radzie Gminy przedstawiony był ogólny plan dochodów i wydatków dotyczący obsługi wodociągu wiejskiego. W kontekście tego wyjaśnienia należy podkreślić, że kontrolującym nie okazano dokumentacji potwierdzającej aby określanie taryfy odbywało się z uwzględnieniem podstawowych wymogów zawartych w przepisach art. 20 ustawy, w tym dotyczących ustalania niezbędnych przychodów z uwzględnieniem czynników wyspecyfikowanych w ust. 4. Szczegółowo kwestię określania taryf reguluje rozporządzenie Ministra Budownictwa z dnia 28 czerwca 2006 roku w sprawie określenia taryf, wzoru wniosku o zatwierdzenie taryf oraz warunków rozliczeń za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowe odprowadzanie ścieków (Dz. U. Nr 127, poz. 886 ze zm.) – str. 68-70 protokołu kontroli.

Sprawdzenie terminowości wnoszenia opłat za wodę, na przyjętej do kontroli próbie, wykazało, że w 6 przypadkach odbiorcy nie uiścili opłat w terminie wskazanym na fakturze. Stwierdzono, że Urząd Gminy nie we wszystkich przypadkach naliczał i egzekwował, określone w umowach, ustawowe odsetki z tytułu nieterminowych wpłat. Jednostka winna dokonać naliczenia odsetek od nieterminowo płaconych rachunków za wodę oraz ująć je w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty lub pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości należnej na koniec tego kwartału, jak to wynika z § 7 ust. 8 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości… Analiza prawidłowości ewidencjonowania należności z tytułu naliczonych odsetek za zwłokę w zapłacie (wystawione wezwania do zapłaty) wykazała, że nie były one księgowane poprzez przypisanie na koncie 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”. Jednakże dane o odsetkach wykazywane były w sprawozdaniu Rb-27S, mimo że nie wynikały z ksiąg rachunkowych. Wszystkie sprawozdania jednostkowe powinny być sporządzane na podstawie ksiąg rachunkowych, co wynika obecnie z rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 03 lutego 2010 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (kwestia nieprawidłowej ewidencji należności głównych została przedstawiona w części wystąpienia dotyczącej prowadzenia ksiąg rachunkowych) – str. 71-72 protokołu kontroli.

Badając realizację dochodów z dzierżawy oraz najmu gruntów i lokali (poza nieprawidłową ewidencją księgową) ustalono w szczególności, że:

- kontrolowana jednostka wynajęła salę konferencyjną Urzędu Gminy w dniu 5 stycznia 2009 r., a udokumentowaniem tej usługi była faktura. Czynsz za najem nie wpłynął do dnia przeprowadzenia kontroli. W dniu 2 września 2010 r. wystawione zostało do kontrahenta wezwanie do zapłaty na kwotę wraz z odsetkami w wysokości 147,25 zł – str. 67 protokołu kontroli;

- opłaty z tytułu najmu lokali mieszkalnych były wnoszone w niektórych przypadkach po terminach wynikających z umów (w większości były to niewielkie kilkudniowe opóźnienia w zapłacie). W umowach terminy płatności zostały ustalone do 10 dnia miesiąca. W jednej umowie (na 11 zawartych) wskazano, iż w razie zwłoki w uiszczaniu należności wynajmującemu służy prawo naliczania odsetek ustawowych. Urząd Gminy nie naliczał i nie egzekwował odsetek za opóźnienie w zapłacie. Należy zaznaczyć, że stosownie do art. 481 kodeksu cywilnego w przypadku, gdy dłużnik opóźnia się ze spełnieniem świadczenia pieniężnego, wierzyciel może żądać odsetek za czas opóźnienia, chociażby nie poniósł żadnej szkody i chociażby opóźnienie było następstwem okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi. Jeżeli stopa odsetek za opóźnienie nie była z góry oznaczona, należą się odsetki ustawowe – str. 77 protokołu kontroli.

Badanie trybu zawierania umów najmu i dzierżawy nieruchomości gminnych od 2006 roku wykazało, że umowy najmu na okres powyżej 3 miesięcy były zawierane bez uprzedniego sporządzenia wykazu nieruchomości przeznaczonych do oddania w najem lub dzierżawę, o którym mowa w art. 35 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2010 r. Nr 102, poz. 651 ze zm.). Według postanowień art. 35 ust. 1 i 1b, właściwy organ (Wójt) sporządza i podaje do publicznej wiadomości wykaz nieruchomości. Wykaz ten wywiesza się na okres 21 dni w siedzibie właściwego urzędu, a ponadto informację o wywieszeniu tego wykazu podaje się do publicznej wiadomości przez ogłoszenie w prasie lokalnej oraz w inny sposób zwyczajowo przyjęty w danej miejscowości, a także na stronach internetowych właściwego urzędu. Obowiązek ten nie dotyczy jedynie oddania nieruchomości w najem lub dzierżawę na czas oznaczony do 3 miesięcy; wykaz sporządza się i podaje do publicznej wiadomości, jeżeli po umowie zawartej na czas oznaczony do 3 miesięcy strony zawierają kolejne umowy, których przedmiotem jest ta sama nieruchomość – str. 74 protokołu kontroli.

Jak wykazała też kontrola, Rada Gminy uchwałą z dnia 4 kwietnia 2008 r. wyraziła zgodę na wydzierżawienie na okres 5 lat nieruchomości o nr geodezyjnym 728 w drodze bezprzetargowej na rzecz dotychczasowego dzierżawcy. Jednakże ustalono, że umowę dzierżawy Pan Wójt zawarł w dniu 2 stycznia 2008 r., a zatem przed uzyskaniem zgody organu stanowiącego na takie udostępnienie nieruchomości gminy. Poza tym, bez zgody Rady Gminy organ wykonawczy zawarł umowy na czas nieokreślony, których przedmiotem były pomieszczenia w budynku Ośrodka Zdrowia (umowa z 2 stycznia 2005 r.) i Urzędu Gminy (umowa z 1 listopada 2002 r.), i które obowiązywały w okresie kontrolowanym, a także umowę z 15 maja 2000 r. na okres 10 lat (w 2010 roku umowę przedłużono na okres trzyletni). Należy wskazać, że stosownie do art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. a) ustawy o samorządzie gminnym, do wyłącznej właściwości rady gminy należy podjęcie uchwały dotyczącej zasad nabywania, zbywania i obciążania nieruchomości oraz ich wydzierżawiania lub wynajmowania na czas oznaczony dłuższy niż 3 lata lub na czas nieoznaczony; uchwała rady gminy jest wymagana również w przypadku, gdy po umowie zawartej na czas oznaczony do 3 lat strony zawierają kolejne umowy, których przedmiotem jest ta sama nieruchomość; do czasu określenia zasad wójt może dokonywać tych czynności wyłącznie za zgodą rady gminy. Rada Gminy Giby nie podjęła uchwały dotyczącej zasad nabywania, zbywania i obciążania nieruchomości oraz ich wydzierżawiania lub wynajmowania na czas oznaczony dłuższy niż 3 lata lub na czas nieoznaczony. Z ustaleń kontroli wynika, że projekt uchwały w sprawie określenia zasad nabywania, zamiany i obciążania nieruchomości oraz ich wydzierżawiania lub wynajmowania na czas oznaczony dłuższy niż trzy lata lub na czas nieoznaczony został przedłożony Radzie Gminy na sesji w dniu 13 listopada 2008 roku. Rada większością głosów odrzuciła projekt uchwały – str. 73-74, 75, 117 protokołu kontroli. Powinność ustanowienia regulacji w omawianej materii wynika z brzmienia przepisu art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. a) ustawy, zawierającego zwrot „do czasu określenia zasad”, a także z przyznanych organowi wykonawczemu gminy w art. 30 ust. 2 pkt 3 ustawy kompetencji do gospodarowania mieniem komunalnym.

Sprawdzenie prawidłowości wydatków z tytułu podróży służbowych pracowników wykazało, że Pan Wójt zarządzeniem nr 24/08 z dnia 24 września 2008 r., wydanym na podstawie § 5 ust. 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.), ustalił stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu niestanowiącego własności pracodawcy używanego do odbycia podróży służbowej. Brak było natomiast pisemnego udokumentowania, aby pracownicy przed rozpoczęciem podróży zwracali się do pracodawcy z wnioskiem o przejazd w podróży prywatnym pojazdem. W myśl § 5 ust. 1 przywołanego rozporządzenia środek transportu właściwy do odbycia podróży określa pracodawca, zaś według § 5 ust. 3 na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. Z przywołanych przepisów wynika, że dokumentowanie wniosków jest niezbędne z uwagi, iż pracodawca nie może z własnej inicjatywy zlecić pracownikowi odbycia podróży takim środkiem lokomocji.

Poczynione wyżej uwagi odnoszą się również do podróży odbywanych własnym środkiem lokomocji przez Pana Wójta. Zgodnie z art. 8 ust. 2 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 233, poz. 1458) czynności z zakresu prawa pracy wobec wójta, związane z nawiązaniem i rozwiązaniem stosunku pracy, wykonuje przewodniczący rady gminy, a pozostałe czynności - wyznaczona przez wójta osoba zastępująca lub sekretarz gminy, z tym że wynagrodzenie wójta ustala rada gminy, w drodze uchwały. Pan Wójt nie wyznaczył osoby do wykonywania pozostałych czynności – str. 90-91 protokołu kontroli.

W kontrolowanej jednostce stosowano druki „karta drogowa”, które służyły do ewidencji przebiegu i rozliczania paliwa zakupywanego do gminnych pojazdów. Jak ustalono, stosowane w kartach normy zużycia paliwa (w tym ich korekty np. z uwagi na złe warunki atmosferyczne) nie zostały wprowadzone formalnie jako obowiązujące. Ponadto w instrukcji obiegu dokumentów, wprowadzonej zarządzeniem Wójta Gminy z dnia 15 stycznia 2007 r., karta drogowa nie występuje jako stosowany w jednostce dokument. Na podstawie kart drogowych co miesiąc sporządzane było rozliczenie pobranego i zużytego paliwa, którego dokonywał podinspektor ds. wojskowych, melioracji i rolnictwa Urzędu. W zakresie obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności z dnia 14 grudnia 2007 r. czynności te wskazanemu pracownikowi nie zostały przypisane – str. 93 protokołu kontroli.

Kontrolą objęto także gospodarowanie środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Ustalono m.in., że w grudniu 2009 roku kontrolowana jednostka dokonała przeliczenia odpisu na Fundusz według rzeczywistego zatrudnienia pracowników w tym roku. Ostatecznie odpis na 2009 rok zamknął się kwotą 57.410 zł. Kontrola wykazała, że Urząd dokonał odpisu na Fundusz w nieprawidłowej wysokości – odpis winien wynosić 57.712,31 zł (faktyczna przeciętna liczba zatrudnionych 57,71 × 1.000,04 zł = 57.712,31). Fundusz został zaniżony o kwotę 302,31 zł. Stosownie do § 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz. U. Nr 43, poz. 349) podstawę naliczania odpisu, o którym mowa w art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, stanowi przeciętna planowana w danym roku kalendarzowym liczba zatrudnionych u pracodawcy, skorygowana w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych, obejmująca pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy (po przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy). W wyniku kontroli stwierdzono też przypadek naruszenia ustanowionych w regulaminie Funduszu zasad przyznawania kolejnych pożyczek pracownikowi – str. 95, 97 protokołu kontroli.

         Badając wydatki bieżące ustalono również, że trzy umowy dotyczące zakupu usług nie zostały opatrzone kontrasygnatą Skarbnika Gminy lub osoby przez niego upoważnionej. Kontrasygnowanie czynności prawnych, które mogą spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych wymagane jest przez art. 46 ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym – str. 98 protokołu kontroli. Przedkładanie Skarbnikowi celem kontrasygnowania wszystkich dokumentów poświadczających dokonanie czynności prawnych skutkujących powstaniem zobowiązań pieniężnych rekomendowano w wyniku poprzedniej kontroli kompleksowej.

Kontroli poddano też prawidłowość wydatków poniesionych na zwrot części podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej przez producentów rolnych. Wysokość kwot zwrotu podatku oraz limit zwrotu wyliczono prawidłowo, poza jednym przypadkiem, według zasad określonych w art. 4 ustawy z dnia 10 marca 2006 roku o zwrocie podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej (Dz. U. Nr 52, poz. 379). W przypadku decyzji nr 254/2009 z dnia 28.09.2009 r. stwierdzono, że kwota zwrotu winna wynosić 505,18 zł, nie zaś 497,52 zł, jak ustalono w decyzji z powodu nieprawidłowego obliczenia ilości zakupionego paliwa. Ponadto ilość zakupionego paliwa została nieprawidłowo ustalona także w dwóch innych decyzjach, co jednakże nie wpłynęło na wysokość kwot zwrotu podatku – str. 126 protokołu kontroli.

Przy kontroli realizacji dochodów i wydatków budżetowych ujawniono również przypadki ich niewłaściwej klasyfikacji budżetowej w świetle obowiązującego uprzednio rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 106, poz. 726 ze zm.):

- według ewidencji księgowej badana jednostka w 2009 roku nie ponosiła wydatków na zakup usług remontowych, takich wydatków nie przewidywała też uchwała budżetowa. Jednakże kontrola wykazała, że Urząd Gminy ponosił tego typu wydatki, które dotyczyły m.in.: remontu dachu świetlicy wiejskiej w Pogorzelcu, naprawy samochodów, konserwacji oświetlenia ulicznego. Kontrolujący ustalił, iż łącznie w 2009 roku na usługi remontowe wydatkowano kwotę 29.236,22 zł, która została zaewidencjonowana w par. wydatków 4300 „Zakup usług pozostałych”, zamiast w par. 4270 „Zakup usług remontowych”. Według przepisów przywołanego rozporządzenia wydatki na usługi konserwacyjne i naprawcze wyrobów przemysłowych, np. maszyn, środków transportu, urządzeń, sprzętu oraz na usługi remontowo-budowlane w zakresie remontów i konserwacji pomieszczeń i budynków winny być klasyfikowane w par. 4270 – str. 94 protokołu kontroli. Uchybienia w klasyfikacji budżetowej wydatków, dotyczące głównie wydatków na zakup materiałów i usług remontowych, stwierdzono też podczas poprzedniej kontroli kompleksowej gminy;

- wydatek dotyczący rozbudowy Szkoły Podstawowej w Gibach na kwotę 61.054,50 zł ujęto w par. 6060 „Wydatki na zakupy inwestycyjne jednostek budżetowych”, zamiast w par. 6050 „Wydatki inwestycyjne jednostek budżetowych” – str. 103 protokołu kontroli;

- w zakresie klasyfikacji dochodów ustalono, że wpływy z najmu sali konferencyjnej w kwocie 544,- zł zaliczone zostały do par. 0830 „Wpływy z usług”, zamiast do par. 0750 „Dochody z najmu i dzierżawy składników majątkowych” (str. 66-67 protokołu kontroli). Do par. 0750 zarachowano natomiast dochody ze sprzedaży energii i wody do lokalu stanowiącego własność banku, znajdującego się w budynku Urzędu Gminy, w kwocie 4.743,84 zł, które należało ująć w par. 0830 – str. 77 protokołu kontroli.

Ponadto kontrola wykazała, że wydatek dotyczący zakupu usług informatycznych na kwotę 780,80 zł został podwójnie ujęty w księgach rachunkowych – w par. 4300 w rozdziałach 01095 „Pozostała działalność” i 75023 „Urzędy gmin” (kwotę tę wykazano też podwójnie w sprawozdaniu budżetowym Rb-28S) – str. 125 protokołu kontroli.

Od 1 stycznia 2010 roku zasady klasyfikowania dochodów i wydatków określają przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 roku (Dz. U. Nr 38, poz. 207).

Stwierdzono, że w odniesieniu do udzielania zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej 14.000 euro w Urzędzie Gminy Giby nie obowiązują pisemne procedury wyłaniania wykonawców. Ustawa z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych w art. 35 ust. 3 pkt 1 stanowiła, że wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. Od 1 stycznia 2010 r. zasadę tę określa art. 44 ust. 3 pkt 1 ustawy o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009 r. Obowiązujące w jednostce procedury wewnętrzne winny zapewniać przestrzeganie tej zasady. Na podstawie postanowień art. 47 ustawy z 30 czerwca 2005 r., kierownik jednostki obowiązany był do ustalenia w formie pisemnej procedur w odniesieniu m.in. do dokonywania wydatków ze środków publicznych, udzielania zamówień publicznych. Aktualnie obowiązki kierownika jednostki w zakresie organizacji kontroli zarządczej wynikają z art. 68 w zw. z art. 69 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. – str. 99 protokołu kontroli.

W zakresie gospodarowania nieruchomościami, poza wskazanymi nieprawidłowościami odnośnie trybu ich udostępniania, ustalono, że Pan Wójt nie sporządził planu wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości – obowiązek ustalenia takiego planu wynika z art. 25 ust. 2 w zw. z art. 23 ust. 1 pkt 3 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Wymagania co do zawartości takiego planu określają przepisy art. 23 ust. 1d ustawy – str. 116 protokołu kontroli.

Stwierdzono też, że nie został ustanowiony trwały zarząd w odniesieniu do nieruchomości, którymi władają gminne jednostki organizacyjne. Zgodnie z art. 43 ust. 1 w zw. z art. 4 pkt 10 ustawy o gospodarce nieruchomościami prawną formą władania nieruchomościami przez jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej jest trwały zarząd ustanowiony w drodze decyzji na podstawie art. 45 tej ustawy – str. 116 protokołu kontroli. Należy tu dodać, że właściwe uregulowanie form władania nieruchomościami przez jednostki organizacyjne ma zasadnicze znaczenie w świetle § 2 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości... Zgodnie z nim, przez środki trwałe należy rozumieć środki, o których mowa w art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości, w tym środki trwałe stanowiące własność jednostki samorządu terytorialnego, otrzymane w zarząd lub użytkowanie i przeznaczone na potrzeby jednostki.

Na tle ustaleń kontroli podkreślenia wymaga, że po raz kolejny nie zostało wykonanych szereg wniosków pokontrolnych, mimo informowania Izby Obrachunkowej przez Pana Wójta o przyjęciu ich do realizacji (str. 6-7 protokołu kontroli). Na nierzetelne realizowanie zaleceń wskazywano również w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 7 listopada 2006 r. wydanym przez RIO w wyniku poprzedniej kontroli kompleksowej gospodarki finansowej gminy. Nierealizowanie wniosków pokontrolnych prowadzi w niektórych obszarach gospodarki finansowej i rachunkowości gminy do utrwalania działań niezgodnych z prawem.

         Stwierdzone w trakcie kontroli kompleksowej nieprawidłowości i uchybienia były przede wszystkim wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy.

Organem wykonawczym gminy jest Wójt, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m. in. przygotowania projektów uchwał Rady Gminy, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem gminy, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową gminy (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Wójt jako organ wykonawczy gminy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej, spoczywa na kierowniku jednostki, zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.

Wójt jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

Wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości należy do Skarbnika Gminy. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określa art. 54 ustawy o finansach publicznych. Nadzór nad wykonywaniem obowiązków w zakresie rachunkowości należy do zadań kierownika jednostki, jak o tym stanowi art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości.

         Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Rozważenie powołania zastępcy Wójta, mając na uwadze regulacje w kwestii kierowania gminą w przypadku zaistnienia przemijającej przeszkody w wykonywaniu zadań i kompetencji przez Wójta Gminy.

2. Powierzenie Skarbnikowi Gminy obowiązków i odpowiedzialności w pełnym zakresie, wynikającym z art. 54 ustawy o finansach publicznych.

3. Podjęcie stosownych działań w celu uaktualnienia wykazu jednostek organizacyjnych załączonego do Statutu Gminy Giby.

4. Umożliwienie kierownikom jednostek organizacyjnych – GOPS oraz instytucji kultury – wykonywania obowiązków w zakresie prowadzenia rachunkowości jednostek.

5. Dokonanie zmian w dokumentacji zasad rachunkowości poprzez usunięcie z niej zapisów niemających zastosowania w rachunkowości Urzędu jako jednostki budżetowej, bądź niezgodnych z przepisami prawnymi.

6. Podjęcie zdecydowanych działań zmierzających do zapewnienia prawidłowego prowadzenia ksiąg rachunkowych i uzyskiwania z tych ksiąg rzetelnych danych sprawozdawczych. W tym celu spowodowanie w szczególności:

a) przeprowadzania każdego roku inwentaryzacji drogą tzw. weryfikacji wykazanych w księgach rachunkowych stanów aktywów i pasywów, o których mowa w ar. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości, przy czym inwentaryzacja przeprowadzona w bieżącym roku powinna uwzględnić opisane zaszłości w prowadzeniu ksiąg rachunkowych powodujące wypaczenie stanów księgowych;

b) otwierania ksiąg rachunkowych kolejnego roku obrachunkowego zgodnie z zasadą wyrażoną w art. 5 ust. 1 ustawy o rachunkowości;

c) prowadzenia kont ksiąg pomocniczych, które powinny stanowić uszczegółowienie zapisów na kontach księgi głównej, w układzie wymaganym przepisami prawa, w tym dla potrzeb sprawozdawczych;

d) uzgadniania zapisów kont ksiąg pomocniczych z zapisami i saldami kont księgi głównej, w tym celu m.in. sporządzania co najmniej na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych zestawienia sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych, jak tego wymaga art. 18 ust. 2 ustawy o rachunkowości;

e) dekretowania dokumentów księgowych, mającego m.in. na celu prawidłowe ujęcie dowodów księgowych w księgach rachunkowych;

f) zawierania w zestawieniach obrotów i sald wszystkich elementów wymaganych przez art. 18 ust. 1 ustawy o rachunkowości;

g) uzgadniania obrotów dziennika z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej w celu zachowania zgodności tych obrotów;

h) prowadzenia zapisów na kontach syntetycznych ewidencji budżetu, w szczególności na koncie rachunku budżetu i kontach rozrachunków z poszczególnych tytułów, przy ścisłym przestrzeganiu treści ekonomicznej i zasad funkcjonowania kont określonych w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont…;

i) prowadzenia zapisów na kontach syntetycznych ewidencji Urzędu jako jednostki budżetowej przy ścisłym przestrzeganiu wymogów art. 6 ust. 1 i art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości oraz treści ekonomicznej i zasad funkcjonowania poszczególnych kont określonych w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont…, a w tym m.in. prowadzenia:

- ewidencji należności z tytułów dochodów budżetowych na koncie 221,

- ewidencji rozrachunków z tytułu dostaw i usług na koncie 201,

- ewidencji należności i zobowiązań na pozostałych kontach rozrachunkowych w sposób dający rzeczywisty obraz poszczególnych tytułów rozrachunków;

j) prowadzenia zapisów na kontach ksiąg pomocniczych do kont księgi głównej Urzędu jako jednostki budżetowej z uwzględnieniem wymogów stawianych zapisom księgowym przez art. 23 ust. 2 ustawy o rachunkowości, a także roli jaka została przypisana ewidencji pomocniczej do poszczególnych kont syntetycznych w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów;

k) ujawnienia w księdze środków trwałych wszystkich obiektów pochodzących z działalności inwestycyjnej, nadania środkom trwałym właściwych oznaczeń, w tym według KŚT, ustalenia prawidłowych stawek umorzeniowych.

7. Zapewnienie w zakresie sprawozdawczości budżetowej i finansowej:

a) sporządzania wszystkich wymaganych jednostkowych sprawozdań przez Urząd Gminy oraz przez podległe jednostki budżetowe;

b) prawidłowego sporządzania łącznego rachunku zysków i strat oraz łącznego zestawienia zmian w funduszu jednostek budżetowych.

8. Bezwzględne przestrzeganie uregulowań w sprawie udzielania i rozliczania zaliczek.

9. W zakresie procedur planowania budżetowego:

a) spowodowanie terminowego przedkładania wymaganych uchwałą Rady Gminy materiałów planistycznych przez wszystkie jednostki organizacyjne;

b) przekazywanie jednostkom organizacyjnym informacji niezbędnych do opracowania przez kierowników tych jednostek projektów planów finansowych;

c) spowodowanie opracowywania planów finansowych przez wszystkie jednostki organizacyjne, po otrzymaniu od Wójta Gminy informacji o ostatecznych kwotach dochodów i wydatków tych jednostek wynikających z uchwały budżetowej.

10. Podejmowanie czynności sprawdzających, o których mowa w przywołanych przepisach Ordynacji podatkowej, mających na celu ustalenie stanu faktycznego w zakresie niezbędnym do stwierdzenia zgodności z przedstawionymi dokumentami.

11. Wyegzekwowanie od podatników brakujących informacji w sprawie podatku rolnego i leśnego.

12. Zachowanie powszechności i prawidłowości opodatkowania osób fizycznych podatkami rolnym, leśnym oraz od nieruchomości, z uwzględnieniem wskazanych w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia pokontrolnego przepisów materialnego prawa podatkowego wynikającego z ustaw o podatku rolnym, leśnym oraz o podatkach i opłatach lokalnych.

13. Wyeliminowanie nieprawidłowości, opisanych w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia pokontrolnego, w zakresie opodatkowania podatkiem od nieruchomości gruntów związanych z działalnością gospodarczą.

14. Prowadzenie terminowych i systematycznych działań windykacyjnych w stosunku do podatników, na których ciążą zaległości podatkowe, mając na względzie przepisy ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji oraz rozporządzenia Ministra Finansów sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.

15. Przestrzeganie powszechności i prawidłowości naliczania odsetek za zwłokę przy wpłatach dokonywanych po terminie płatności, zgodnie ze wskazanymi przepisami Ordynacji podatkowej, mając na uwadze przywołane przepisy wykonawcze.

16. Uregulowanie w procedurach wewnętrznych trybu i terminów przeprowadzania kontroli podatkowych u podatników, w celu realizacji obowiązków wynikających ze wskazanych przepisów Ordynacji podatkowej.

17. Zapewnienie rzetelnego sporządzania sprawozdań z wykonania podstawowych dochodów podatkowych gminy, skorygowanie sprawozdania i przekazanie do Ministerstwa Finansów za pośrednictwem Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku.

18. Ustalanie niezbędnych przychodów dla potrzeb obliczenia taryfowych cen i stawek opłat planowanych na rok obowiązywania taryf za zbiorowe zaopatrzenie w wodę, stosownie do przepisów prawnych wskazanych w części opisowej wystąpienia, oraz przedkładanie Radzie Gminy wniosku o zatwierdzenie taryf lub wniosku o ich przedłużenie na kolejny rok.

19. Naliczanie, ujmowanie w księgach rachunkowych stosownie do przepisów rozrządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości… i egzekwowanie odsetek za opóźnienie w zapłacie należności z opłat za wodę i z tytułu najmu i dzierżawy nieruchomości. Rozważenie uregulowania w przepisach wewnętrznych przesłanek niedochodzenia odsetek o niskiej wartości.

20. Sporządzanie i odpowiednie upublicznianie wykazów nieruchomości przeznaczonych do oddania w najem lub dzierżawę, stosownie do art. 35 ustawy o gospodarce nieruchomościami.

21. Ponowne przedłożenie Radzie Gminy projektu uchwały w sprawie zasad nabywania, zbywania i obciążania nieruchomości oraz ich wydzierżawiania lub wynajmowania na czas oznaczony dłuższy niż 3 lata lub na czas nieoznaczony. Do czasu określenia zasad dokonywanie tych czynności wyłącznie za zgodą Rady Gminy.

22. Zlecanie odbywania podróży służbowych samochodami niebędącymi własnością pracodawcy na podstawie składanych przez pracowników wniosków.

23. Wyznaczenie osoby wykonującej wobec Pana Wójta czynności z zakresu prawa pracy stosownie do art. 8 ust. 2 ustawy o pracownikach samorządowych.

24. Uregulowanie w przepisach wewnętrznych stosowanych w praktyce zasad ewidencji przebiegu pojazdów i rozliczania paliwa.

25. W zakresie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych:

a) zwiększenie odpisu na Fundusz w 2010 roku o kwotę 302,31 zł, o którą zaniżono jego wartość w roku 2009;

b) przestrzeganie regulaminu Funduszu w kwestii udzielenia kolejnej pożyczki pracownikowi.

26. Każdorazowe przedkładanie Skarbnikowi do kontrasygnaty dokumentacji dotyczącej czynności prawnych, które mogą spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych.

27. Zobowiązanie pracowników przygotowujących decyzje w sprawie zwrotu producentom rolnym części podatku akcyzowego do dołożenia większej staranności przy ustalaniu ilości zakupionego paliwa.

28. Zapewnienie prawidłowego klasyfikowania dochodów i wydatków budżetowych.

29. Opracowanie pisemnych procedur wyłaniania wykonawców zamówień publicznych o wartości poniżej 14.000 euro.

30. Sporządzenie planu wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości.

31. Podjęcie działań zmierzających do ustanowienie trwałego zarządu w odniesieniu do nieruchomości, którymi władają gminne jednostki budżetowe.

32. Zapewnienie aby zalecenia pokontrolne były należycie wykonywane, stosownie do udzielonej odpowiedzi o sposobie ich wykonania.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Suwałkach w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

 Zastępca Prezesa

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku

Zespół w Suwałkach