Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Gminy Białowieża

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 08 grudnia  2010 roku (znak: RIO.I.6001-14/10), o treści jak niżej:

                                                                           Pan

Albert Litwinowicz

                                                                                              Wójt Gminy Białowieża

W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Białowieża za okres 2009 roku, przeprowadzonej w Urzędzie Gminy Białowieża na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto m.in. regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli wewnętrznej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, wykonanie budżetu, w tym realizację wybranych dochodów i wydatków, udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym oraz rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

Badając regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy stwierdzono, że w Urzędzie nie jest zatrudniony sekretarz gminy. Zgodnie z § 2 pkt 2 regulaminu organizacyjnego Urzędu „Sekretarz Gminy zapewnia sprawne funkcjonowanie oraz organizuje pracę Urzędu”. Ponadto regulamin nakłada na sekretarza szereg obowiązków związanych z prowadzeniem spraw Urzędu. Brak osoby zatrudnionej na stanowisku sekretarza stoi także w sprzeczności z postanowieniami art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 223, poz. 1408), wskazującymi wprost na obowiązek utworzenia stanowiska sekretarza gminy – str. 2 protokołu kontroli.

Z ustaleń dotyczących sprawozdawczości, zawartych na str. 8 protokołu kontroli, wynika, że kwota dochodów wykazana w zbiorczym sprawozdaniu Rb-27S za 2009 r. różni się od sumy dochodów wykazanych w sprawozdaniach jednostkowych Rb-27S o 313,34 zł. Kontrola wykazała, iż o tę kwotę zawyżono dane o dochodach wykazane w jednostkowym sprawozdaniu sporządzonym na podstawie ewidencji budżetu i Urzędu Gminy, zaś kwota wykazana w sprawozdaniu zbiorczym jest prawidłowa. Stwierdzony stan faktyczny świadczy o naruszeniu zasady sporządzania sprawozdań zbiorczych na podstawie sprawozdań jednostkowych, wyrażonej w okresie objętym kontrolą w § 6 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781 ze zm.), a obecnie w § 6 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. (Dz. U. Nr 20, poz. 103).

Kontrola prawidłowości danych ujętych w księgach rachunkowych wykazała, że na stronie Ma konta 201 „Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami” zdublowano kwotę zobowiązań wynikających z faktury PUK w Hajnówce wynoszącą 14.100 zł, w wyniku czego o tę kwotę został zawyżony ewidencyjny stan zobowiązań. W sprawozdawczości wykazano dane w prawidłowej wysokości, co świadczy o naruszeniu zasady sporządzania sprawozdań jednostkowych na podstawie ksiąg rachunkowych, wyrażonej w okresie objętym kontrolą w § 6 ust. 1 pkt 1 przywołanego wyżej rozporządzenia z 27 czerwca 2006 r., a obecnie w § 6 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia z 3 lutego 2010 r. Stwierdzony stan narusza także zasadę wykazywania rzetelnych danych w księgach rachunkowych, określoną w art. 24 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.) – str. 13 protokołu kontroli.

W zakresie prawidłowości danych wykazanych w księgach rachunkowych stwierdzono ponadto, że:

a) na koncie 231 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” nie wykazano na 31 grudnia 2009 r. zobowiązań z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2009 r., co stanowi naruszenie zasady memoriału określonej w art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości – str. 15-16 protokołu kontroli,

b) zobowiązanie wobec powiatu hajnowskiego w wysokości 300.000 zł, wymagalne na dzień 31 grudnia 2009 r., ujęto w księgach Urzędu zapisem Wn 860 „Straty i zyski nadzwyczajne oraz wynik finansowy” – Ma 201 „Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami” – str. 13 protokołu kontroli; mając na uwadze zasady funkcjonowania kont określone w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont... (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.), z których wynika w szczególności, że przekazane dotacje nie są zaliczane do kosztów (a przez to odnoszone na wynik finansowy) właściwe było ujęcie tej operacji zapisem Wn 800 „Fundusz jednostki” – Ma 225 „Rozrachunki z budżetami”,

c) w księgach 2009 r. dokonywano zapisów obrazujących rozliczenie dotacji udzielonych powiatowi tytułem pomocy finansowej, mimo braku podstaw w postaci dokumentacji, którą powiat miał przedłożyć zgodnie z zawartymi umowami; dokumentacja rozliczeniowa wpływała do Urzędu później (m.in. w lipcu 2010 r.) – str. 52-53 protokołu kontroli.

Kontrola rozrachunków Urzędu Gminy wykazała występowanie zobowiązań wymagalnych na koniec 2009 r. w wysokości 340.670,80 zł (z tytułu nieprzekazanej powiatowi dotacji oraz z tytułu dostaw i usług – terminy płatności przypadały na okres od września do grudnia 2009 r.), co świadczy o naruszeniu zasady określonej w okresie objętym kontrolą w art. 35 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.), według której wydatki publiczne ponosi się w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. Obecnie zasadę tę określa art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009 r. (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.). Jak wynika z wyjaśnień Skarbnika załączonych do protokołu kontroli, przyczyną powstania zobowiązań wymagalnych z tytułu dostaw i usług było nieprawidłowe funkcjonowanie wewnętrznych procedur obiegu dokumentów – faktury zostały przekazane do księgowości „w ostatnich dniach grudnia 2009 roku i nie zdążyłam ich opłacić”. Natomiast w odniesieniu do zobowiązania z tytułu dotacji w kwocie 300.000 zł Skarbnik wyjaśniła, iż gmina miała otrzymać w 2009 r. środki tytułem refundacji za zrealizowane zadania na drogach gminnych w wysokości 500.000 zł, które wpłynęły dopiero w 2010 r., zaś Pan Wójt nie podjął decyzji o zaciąganiu zobowiązań finansowych na pokrycie zobowiązań wobec powiatu. Według stanu na 31 grudnia 2009 r. na rachunku budżetu gmina posiadała środki w wysokości 169.032,19 zł. Kosztów odsetek z tytułu opóźnienia w zapłacie nie poniesiono – str. 11 i 13-14 protokołu kontroli.

W obrębie zagadnień dotyczących realizacji dochodów stwierdzono, że w gminie Białowieża nie zostały ustalone stawki opłaty adiacenckiej z tytułu wzrostu wartości nieruchomości spowodowanego podziałem nieruchomości oraz wybudowaniem urządzeń infrastruktury technicznej z udziałem środków publicznych. Stosownie do postanowień art. 98a i art. 146 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2010 r. Nr 102, poz. 651 ze zm.), możliwość ustalenia (w przypadku wystąpienia przesłanek ustawowych) oraz wysokość opłaty adiacenckiej zależą od uchwalenia przez Radę Gminy stawki procentowej opłaty odnoszącej się do wzrostu wartości nieruchomości spowodowanego budową urządzeń infrastruktury technicznej lub podziałem nieruchomości. Kontrola wykazała, iż Pan Wójt przedłożył w 2007 r. projekt stosownej uchwały, jednak nie został on przyjęty przez Radę Gminy. Opłaty adiacenckie stanowią prawem określone, zatem niezależne od woli organów gminy, źródła dochodów gminy, o których mowa w art. 4 ust. 1 pkt 2 lit. f) ustawy z dnia 13 listopada 2003 r. o dochodach jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. z 2008 r. Nr 88, poz. 539 ze zm.) – str. 23-24 protokołu kontroli.

Ustalono też, że na terenie gminy Białowieża nie obowiązuje uchwała w sprawie wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy. Stanowi to naruszenie dyspozycji art. 21 ust. 1 pkt 1 i ust. 2 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (Dz. U. z 2005 r. Nr 31, poz. 266 ze zm.). W uchwale Rady Gminy z dnia 23 listopada 2001 r. w sprawie ustalenia zasad polityki czynszowej zawarto zapis, zgodnie z którym uchwała ta stanowić ma część wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy, jednakże program nie został uchwalony – str. 19-22 protokołu kontroli.

Analiza procedur stosowanych przy oddawaniu w najem lokali użytkowych wykazała, że w odniesieniu do dwóch umów (zawartych w następstwie przetargu na okres 3 i 15 lat) nie sporządzono wykazów nieruchomości przeznaczonych do wynajęcia, czym naruszono obowiązek wynikający z art. 35 ust. 1 w zw. z ust. 1b ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2010 r. Nr 102, poz. 651 ze zm.) – str. 20-21 protokołu kontroli.

Pomimo zapisów w umowach najmu lokali mieszkalnych o waloryzacji wysokości czynszu w brzmieniu: „Wysokość stawki czynszu będzie przez Wynajmującego waloryzowana co roku o wskaźnik wzrostu cen towarów i usług konsumpcyjnych za rok poprzedni do 31 stycznia każdego roku trwania umowy”, kontrolujący nie stwierdzili, aby czynsz był waloryzowany o wskaźnik inflacji – str. 21-22 protokołu kontroli. Ponadto zwrócenia  uwagi wymaga, iż zacytowane postanowienie umów nie może być zastosowane wprost ze względu na czas ogłaszania przez Prezesa GUS średniorocznego wskaźnika wzrostu cen towarów i usług za rok poprzedni oraz zasady podwyższania czynszu określone w art. 8a ust. 1 i 2 ustawy o ochronie praw lokatorów..., które wymagają dla podwyższenia czynszu formy wypowiedzenia jego dotychczasowej wysokości, przy czym termin wypowiedzenia nie może być krótszy niż 3 miesiące.

W toku kontroli dochodów budżetowych gminy, badaniu poddano również dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13§ 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst. jedn. Dz. U. z 2005r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), jest Wójt Gminy. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru wskazanych dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych.

Analiza akt przeprowadzonych w roku 2009 kontroli podatkowych wykazała, że organ podatkowy nie zawiadamiał podatników o zamiarze wszczęcia kontroli. Narusza to wskazania art. 282b § 1 ustawy Ordynacja podatkowa. Przepis ten stanowi, iż organy podatkowe zawiadamiają kontrolowanego o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej. Z analizowanej dokumentacji wynika również, iż nie zachodziły przesłanki, o których mowa w art. 282 c ustawy, upoważniające do przeprowadzenia kontroli bez zawiadomienia. Brak doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli powoduje, że kontrola nie powinna być prowadzona a w przypadku zakwestionowania przez podatnika ustaleń kontroli organy odwoławcze zobowiązane byłyby do uchylenia decyzji wydanej w jej wyniku – str. 25 protokołu kontroli.

Kontrola wykazała, że w sprawozdaniach Rb-PDP i Rb–27S, sporządzonych za rok 2009 zaniżono o 447,08 kwotę skutków obniżenia górnych stawek w podatku od środków transportowych. Należy podnieść, iż aktualne zasady sporządzania wskazanych sprawozdań wynikają z zał. nr 39 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103 ze zm.). Przepisy te stanowią ponadto, iż kierownicy jednostek są obowiązani sporządzać sprawozdania rzetelnie i prawidłowo pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym, natomiast kwoty wykazane w sprawozdaniach powinny być zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej– str. 26 protokołu kontroli

Z dokumentacji podatkowej wynika, iż organ podatkowy nie ma możliwości zweryfikowania powierzchni budynków oraz wartości budowli, a także sposobu wykorzystywania gruntów i budynków. Tym samym nie ma podstaw do prowadzenia czynności sprawdzających w obszarach wynikających z treści art. 272 pkt 3 Ordynacji podatkowej tj. ustalenia stanu faktycznego w zakresie niezbędnym do stwierdzenia zgodności z przedstawionymi dokumentami. Wskazane jest zatem zintensyfikowanie działań organu podatkowego mających na celu uzyskania informacji i dokumentów pozwalających na pełną ocenę danych zawartych w składanych deklaracjach, z wykorzystaniem uprawnień wynikających z przepisów Ordynacji podatkowej, przywołanych w opisie na stronie 27 protokołu kontroli.

Niedociągnięcia w realizacji obowiązków w zakresie czynności sprawdzających, były także przyczyną braku działań organu podatkowego zmierzających do wyjaśnienia wątpliwości co do prawidłowości danych, zawartych w złożonych przez podatników deklaracjach podatkowych. Dokonane ustalenia dotyczą niezweryfikowanych danych, wykazanych w deklaracjach, które mogą mieć wpływ na wysokość zobowiązania podatkowego, odpowiednio w podatku rolnym, leśnym i od nieruchomości od osób prawnych – str. 28-29 protokołu kontroli.

      Ustalono, że inkasentowi opłaty targowej wypłacono wynagrodzenie od odprowadzonej po terminie płatności, pobranej w październiku opłaty targowej. Stanowi to naruszenie § 5 ust. 3 uchwały Rady Gminy Białowieża Nr XXII/117/08 z dnia 2 grudnia 2008 roku w sprawie opłaty targowej, w myśl którego wynagrodzenie należy się od pobranej i odprowadzonej w terminie opłaty targowej. Zgodnie z ustępem 4 tego przepisu inkasent jest zobowiązany odprowadzić pobraną opłatę do 5 dnia miesiąca następującego po miesiącu w którym opłata została pobrana. Z ewidencji księgowej wynika, że pobrana w październiku opłata została wpłacona w dniu 30 grudnia 2009r. Mając na uwadze postanowienia uchwały inkasentowi nienależnie wypłacono wynagrodzenie w wysokości 12 zł – str. 32 protokołu kontroli.

Z zapisów w dokumentacji dotyczącej udzielanych na podstawie art. 67a Ordynacji podatkowej ulg w zapłacie podatków, wynika, że organ podatkowy błędnie stosował rozwiązania zawarte w treści art. 169 § 1 ustawy. W myśl przywołanego przepisu jeżeli podanie nie spełnia wymogów określonych przepisami prawa, organ podatkowy wzywa wnoszącego podanie do usunięcia braków w terminie 7 dni, z pouczeniem, że niewypełnienie tego warunku spowoduje pozostawienie podania bez rozpatrzenia. Z przedstawionej dokumentacji wynika, iż organ podatkowy stosował przepis w stosunku do podatników, którzy do wniosku nie dołączyli dokumentów mających przedstawiać ich sytuację materialną. Braku takiego nie można zaliczyć do formalnych uchybień wniosku, ponieważ nie znajdują się one w katalogu elementów wskazanych w art. 168 ust. 2 Op. Obowiązek zebrania dowodów w trakcie postępowania podatkowego ciąży na organie podatkowym, co wynika z treści art. 122 ustawy, w myśl którego organy podatkowe w toku postępowania podejmują wszelkie niezbędne działania w celu dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz załatwienia sprawy w postępowaniu podatkowym – str. 34-36 protokołu kontroli.

Z opisu zawartego na stronie 38 protokołu kontroli wynika, że na dowodach księgowych, będących podstawą do dokonania przypisu na kontach podatkowych, jakimi są deklaracje podatkowe nie był odnotowany fakt dokonania sprawdzenia dokumentu pod kątem formalnym i rachunkowym (wartość przypisu dokonanego na podstawie deklaracji wynosi 1.475.340,00 zł). Zgodnie z § 4 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 21 czerwca 2006 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 112, poz. 761 ze zm.) podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe sprawdzone pod względem formalnym i rachunkowym.

Z kolei kontrola prawidłowości pozyskiwania dochodów z tytułu opłaty miejscowej, dokonana w oparciu o wybrane do kontroli kwitariusze przychodowe tej należności, wykazała:

- przypadki gdy dokonana wpłata podzielona przez obowiązująca stawkę wskazuje wynik ułamkowy. Tymczasem zastosowany w badaniu algorytm wartości pobranej opłaty i obowiązującej na terenie gminy stawki opłaty miejscowej, który w wyniku przedstawia ilość dni za które opłata została pobrana, powinien być liczbą całkowitą,

- brak adnotacji co do ilości dni pobytu osób na terenie miejscowości, w których pobiera się opłatę,

- brak danych adresowych osób wnoszących opłatę, co uniemożliwia ich identyfikację w przypadku ewentualnego prowadzenia postępowania podatkowego,

- przypadki odprowadzania pobranej opłaty na rachunek bankowy urzędu po terminie wynikającym z uchwały Rady Gminy, a z przedstawionej ewidencji wynika, że nie naliczono odsetek za zwłokę – str. 39 protokołu kontroli.

W zakresie wydatków budżetowych stwierdzono, że w okresie objętym kontrolą nie obowiązywały w Urzędzie wewnętrzne procedury wyłaniania wykonawców zamówień publicznych, których wartość nie przekracza 14.000 euro, w związku z czym nie mają do nich zastosowania przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759). Zgodnie z wyjaśnieniami Zastępcy Wójta, zakup towarów i usług poprzedzany jest analizą ofert dostępnych na rynku, następnie oferty zostają przedstawione do akceptacji Panu Wójtowi. Należy wskazać, iż stosowana procedura powinna mieć swoje formalne umocowanie w regulacjach wewnętrznych, a jej przeprowadzenie być udokumentowane w celu potwierdzenia przestrzegania zasad określonych przepisami art. 44 ust. 3 pkt 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, zgodnie z którymi wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów – str. 42 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli rozliczenia kosztów podróży służbowych stwierdzono, że pracownicy odbywający podróż nie wykazują w drukach delegacji godziny wyjazdu i przyjazdu. Brak tych danych uniemożliwia stwierdzenie prawa pracownika do otrzymania diety na podstawie § 4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.). Ponadto stwierdzono, iż w trzech przypadkach do rozliczenia kosztów podróży nie załączono biletów PKS potwierdzających poniesienie kosztów przejazdu. Koszty przejazdu zwrócono według cen biletów PKS. Zgodnie z § 8a ust. 3 przywołanego rozporządzenia, do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Nieprawidłowo klasyfikowano wydatki z tytułu ryczałtów za używanie samochodów prywatnych do jazd lokalnych, które ujmowano w par. 4300 „Zakup usług pozostałych”, zamiast w par. 4410 „Podróże służbowe krajowe”, jak wynika z opisu tego paragrafu zawartego w załączniku nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38, poz. 207); w okresie objętym kontrolą analogiczne zasady ujmowania tych wydatków w klasyfikacji określało rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. (Dz. U. Nr 107, poz. 726 ze zm.) – str. 41 protokołu kontroli.

Podczas kontroli problemowej przeprowadzonej w Zespole Szkolno-Przedszkolnym w Białowieży stwierdzono, że Pan Wójt przyznał dyrektorowi Zespołu pismem z dnia 24 sierpnia 2009 r. dodatek motywacyjny w wysokości 20% wynagrodzenia zasadniczego od 1 września 2009 r., bez wskazania okresu, na jaki jest przyznany. Zgodnie z § 6 pkt 1 Regulaminu wynagradzania nauczycieli dodatek motywacyjny przyznawany jest na okres od 4 miesięcy do 1 roku. Ponadto zgodnie z § 6 pkt 9 Regulaminu wynagradzania nauczycieli przyznanie dodatku motywacyjnego dla nauczycieli i dyrektora szkoły następuje po uprzednim zasięgnięciu opinii zakładowych organizacji związkowych. Nie stwierdzono udokumentowanego potwierdzenia uzyskania opinii zakładowych organizacji związkowych.

         Kontrola inwentaryzacji środków trwałych (str. 49-50 protokołu kontroli) zarządzonej przez Pana Wójta w dniu 14 maja 2008 r., a przeprowadzonej w dniach od 19 maja do 30 czerwca 2008 r., wykazała, że:

a) błędnie wybrano dzień, na który inwentaryzacja miała być przeprowadzona, wskazując na 31 grudnia 2007 r.; wybór takiego dnia ustalenia stanu środków trwałych w drodze inwentaryzacji uniemożliwiał wykonanie dyspozycji art. 27 ust. 2 ustawy o rachunkowości, nakazującego ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych wyjaśnić i rozliczyć w księgach tego roku, na który przypadał termin inwentaryzacji, ponieważ ustalenie wyników inwentaryzacji nastąpiło po zamknięciu ksiąg rachunkowych 2007 roku,

b) w arkuszach spisu z natury ujęto grunty oraz środki trwałe, do których dostęp jest znacznie utrudniony, a więc składniki, które winny być zinwentaryzowane drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników, stosownie do art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości,

c) nie sporządzono zestawienia arkuszy spisowych wymaganego postanowieniami Instrukcji inwentaryzacyjnej.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych z zakresu gospodarki finansowej
i rachunkowości gminy.

Organem wykonawczym gminy jest Wójt, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowywania projektów uchwał Rady Gminy, wykonywania budżetu, gospodarowania mieniem, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową gminy (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Wójt, jako organ wykonawczy gminy, wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli wewnętrznej spoczywa na Panu Wójcie, jako kierowniku jednostki, stosownie do art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych.

Wójt jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 Ordynacji podatkowej.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości oraz nadzorowania prac z tego zakresu spoczywały, stosownie do zakresu czynności, na Skarbniku Gminy. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określa art. 54 ustawy o finansach publicznych.

         Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Obsadzenie stanowiska Sekretarza Gminy.

2. W zakresie sprawozdawczości budżetowej:

a) prawidłowe sporządzanie sprawozdań Rb-27S,

b) wykazywanie w sprawozdaniach Rb-28S i Rb-Z danych zgodnych z danymi ksiąg rachunkowych.

3. Zobowiązanie Skarbnika Gminy do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych poprzez:

a) wykazywanie w księgach rzetelnych danych o zobowiązaniach z tytułu wydatków,

b) ujmowanie zobowiązań z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego w księgach roku, za który wypłacane jest to wynagrodzenie,

c) zaniechanie księgowania zobowiązań z tytułu nieprzekazanych dotacji w sposób zniekształcający wynik finansowy,

d) ujmowanie w księgach udzielonych dotacji jako rozliczonych po otrzymaniu dokumentacji rozliczeniowej wymaganej umową.

4. Terminowe regulowanie zobowiązań.

5. Przedłożenie Radzie Gminy projektów uchwał dotyczących:

a) stawek opłaty adiacenckiej z tytułu wzrostu wartości nieruchomości spowodowanego wybudowaniem przez gminę urządzeń infrastruktury technicznej oraz podziałem nieruchomości,

b) wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy.

6. W zakresie dochodów z najmu i dzierżawy:

a) sporządzanie wykazów nieruchomości przeznaczonych do wynajęcia i upublicznianie ich na zasadach określonych w art. 35 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami,

b) określanie w umowach najmu lokali mieszkalnych zasad podwyższania czynszu przy uwzględnieniu trybu wymaganego przepisami art. 8a ustawy o ochronie praw lokatorów...

7. Przestrzeganie przepisów Ordynacji podatkowej w zakresie przeprowadzania kontroli podatkowych oraz prowadzenia czynności sprawdzających.

8. Przestrzeganie wskazanych przepisów w zakresie prawidłowości sporządzania sprawozdań budżetowych oraz dokonanie korekty sprawozdań w związku z ustaleniami kontroli.

9. Wyjaśnienie i wyeliminowanie wskazanych w protokole i w części opisowej wystąpienia pokontrolnego rozbieżności w zakresie prawidłowości danych wykazanych w informacjach i deklaracjach podatkowych oraz ich zgodności z obowiązującymi przepisami. W odpowiedzi na zalecenia przedstawienie wyników poszczególnych ustaleń, w tym także w aspekcie finansowym.

10. Przestrzeganie przepisów Działu IV Ordynacji podatkowej w zakresie prawidłowości prowadzenia postępowania podatkowego.

11. Przestrzeganie regulacji wewnętrznych w zakresie realizacji dochodów z tytułu opłaty targowej oraz miejscowej.

12. Uregulowanie zasad wyboru wykonawców zamówień, których wartość nie przekracza 14.000 euro oraz dokumentowania tego procesu.

13. W zakresie podróży służbowych:

a) zobowiązanie pracowników do podawania w rozliczeniu kosztów podróży czasu rozpoczęcia i zakończenia podróży,

b) rozliczanie kosztów przejazdu udokumentowanych zgodnie z wymaganiami § 8a ust. 3 rozporządzenia wskazanego w części opisowej wystąpienia,

c) spowodowanie właściwego klasyfikowania wydatków z tytułu wypłacanych ryczałtów za jazdy lokalne.

14. Przyznawanie dodatku motywacyjnego dyrektorowi Zespołu Szkolno-Przedszkolnego zgodnie z zasadami określonymi Regulaminem wynagradzania nauczycieli.

15. W zakresie inwentaryzacji:

a) wyznaczanie dnia, na który ustalany jest stan inwentaryzowanych składników przy uwzględnieniu uwag zawartych w części opisowej wystąpienia,

b) inwentaryzowanie gruntów i środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony metodą weryfikacji,

c) sporządzanie kompletnej dokumentacji wymaganej Instrukcją inwentaryzacyjną.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

        Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku