Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Zespole Szkół im. E. Orzeszkowej w Sobolewie

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 27 maja 2010 roku (znak: RIO.I.6002-4/10), o treści jak niżej:

                                                                           Pani

Elżbieta Anna Łyszkiewicz

                                                                                              Dyrektor Zespołu Szkół

                                                                                              im. E. Orzeszkowej

w Sobolewie

         W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej Zespołu Szkół im. E. Orzeszkowej w Sobolewie za okres 2009 roku, przeprowadzonej na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto sprawy ogólnoorganizacyjne, funkcjonowanie kontroli wewnętrznej, księgowość i sprawozdawczość, gospodarkę pieniężną, rozrachunki i roszczenia, plan finansowy i jego wykonanie, wydatki budżetowe, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 ze zm.), zamówienia publiczne, gospodarkę składnikami majątku, inwentaryzację.

Analiza dokumentacji opisującej zasady rachunkowości, dokonana pod kątem zgodności z art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.) oraz § 12 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.) wykazała rozbieżności między wykazem kont zawartym w zakładowym planie kont a kontami faktycznie prowadzonymi dla ewidencji operacji, uwidocznionymi w zestawieniu obrotów i sald kont księgi głównej za okres 2009 r. Nie prowadzono w księdze głównej kont 310 „Materiały” i 760 „Pozostałe przychody i koszty” przewidzianych w zakładowym planie kont. Kontrola wykazała także, że w ewidencji Zespołu Szkół prowadzono konta nieujęte w dokumentacji wewnętrznej, tj. konto 640 „Rozliczenia międzyokresowe kosztów” i konto pozabilansowe 950 przeznaczone do ewidencjonowania wydatków strukturalnych – str. 7 protokołu kontroli.

Stwierdzono ponadto, iż w przyjętych zasadach rachunkowości przewidziano prowadzenie ksiąg techniką komputerową, zaś w praktyce odręcznie prowadzono ewidencję analityczną do konta 011 „Środki trwałe”, co nie miało umocowania w regulacjach wewnętrznych – str. 8 protokołu kontroli.

         Kontrola przestrzegania wewnętrznych zasad ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania wykazała, że w praktyce nie wykorzystywano kwitariuszy K-103 przewidzianych przepisami wewnętrznymi, natomiast druki legitymacji ubezpieczeniowych nie były objęte ewidencją, co pozostawało w sprzeczności z zasadami przyjętymi w regulacjach wydanych 19 grudnia 2005 r. Obowiązująca Instrukcja gospodarki drukami ścisłego zarachowania wskazuje ponadto, że druki powinny być inwentaryzowane nie rzadziej niż raz w roku. Okazany protokół z inwentaryzacji druków ścisłego zarachowania, według stanu na dzień 31 grudnia 2009 r., nie wymieniał 2 sztuk dowodów wpłaty KP (nr 52/2009 i nr 53/2009) oraz 1 dowodu wypłaty KW (nr 27/2009) - str. 12-13 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli prawidłowości dowodów księgowych stwierdzono uchybienia w zakresie wypełniania kwitariuszy przychodowych K-104 wykorzystywanych do przyjmowania wpłat za żywienie. Na kwitariuszach z reguły nie wpisywano miesiąca, do którego odnosiła się dokonywana wpłata (wypełniano jedynie rubrykę „należność bieżąca”). Kompletne wypełnianie dowodów K-104 ma znaczenie dla ustalania stanu rozrachunków z tytułu wpłat za żywienie. Według instrukcji obiegu dokumentów, kasjer został zobowiązany do wypisania kwitariusza na podstawie ilości dzieci uczęszczających do Zespołu i odpisów w danym miesiącu za miesiąc poprzedni w 3 egzemplarzach. Nadto należy dodać, iż wymienione kwitariusze nie zostały zaliczone do tzw. dokumentów operacyjnych kasy, których katalog został zawarty w Instrukcji kasowej – str. 10-11 protokołu kontroli.

         Badanie prawidłowości prowadzenia ksiąg rachunkowych wykazało przypadki naruszenia ustawy o rachunkowości oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości…, polegające w szczególności na:

a) błędnym księgowaniu wpływu środków w wysokości 80.000 zł otrzymanych w grudniu z budżetu gminy Supraśl na wydatki roku następnego. W ewidencji księgowej wpływ tych środków ujęto zapisem Wn 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych” – Ma 223 „Rozliczenie wydatków budżetu”, po czym zapisem Wn 223 – Ma 640 pod datą 31 grudnia 2009 r. dokonano wyksięgowania wskazanej sumy z konta 223, co spowodowało rozbieżność między stanem tego konta w ewidencji jednostki i w ewidencji budżetu gminy – str. 14-15 protokołu kontroli;

b) nieprzestrzeganiu, określonych w załączniku nr 2 do rozporządzenia, zasad ewidencji na koncie 130 dotyczących księgowania m.in. błędnych zapisów, zwrotów nadpłat i korekt przy zachowaniu czystości obrotów. Warunkiem zachowania czystości obrotów jest stosowanie przy ewidencji wskazanych operacji technicznego zapisu ujemnego – str. 15 protokołu kontroli;

c) wykazaniu w ewidencji księgowej na dzień 31 grudnia 2009 r. nierealnego stanu konta syntetycznego 201 „Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami” – wykazano saldo po stronie Wn w wysokości 66, 96 zł i po stronie Ma w kwocie 92, 28 zł, podczas gdy prawidłowo stan należności wynosił 303, 76 zł, zaś zobowiązań 236, 80 zł – str. 15 protokołu kontroli;

d) utrzymywaniu na koncie 201 nierealnego zobowiązania w wysokości 92, 28 zł powstałego wskutek braku przypisania po stronie Wn konta 201 w październiku 2003 r. kwoty 86, 40 zł z tytułu należności za obiady (która to należność w tym miesiącu została uregulowana) oraz w sierpniu 2004 r. kwoty 5, 88 zł z tytułu korekty podatku VAT. W trakcie trwania kontroli dokonano wyksięgowania nierealnego zobowiązania – str. 16 protokołu kontroli;

e) zaewidencjonowaniu na koncie 020 „Wartości niematerialne i prawne” składników majątkowych niestanowiących praw majątkowych w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 14 ustawy, (m.in. kabli, pamięci pendrive, jednostek centralnych NTT Business W6741, klawiatur, mikrofonów, słuchawek, monitorów, szafki) - str. 39-40 protokołu kontroli.

         W zakresie wynagrodzeń ustalono, iż nie są przestrzegane postanowienia uchwały Nr XXX/202/01 Rady Miejskiej w Supraślu z dnia 2 lutego 2001 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania i rozmiaru zniżek nauczycielom, którym powierzono stanowiska kierownicze w szkołach oraz szczegółowych zasad zwalniania z obowiązku realizacji tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć dydaktycznych w odniesieniu do Pani Dyrektor. Zgodnie z uchwałą nauczycielom, którym powierzono stanowiska kierownicze w szkołach liczących od 9 do 16 oddziałów obniża się obowiązkowy wymiar godzin dydaktycznych do 7 godzin tygodniowo. Arkusze organizacyjne Zespołu na lata 2008/2009 i 2009/2010, zatwierdzone przez organ prowadzący, przewidują realizację przez Panią Dyrektor 5 godzin zajęć dydaktycznych tygodniowo – str. 22 protokołu kontroli.

         Kontrola wykazała ponadto nieprawidłowości przy naliczaniu wynagrodzeń za godziny ponadwymiarowe i godziny doraźnych zastępstw w odniesieniu do 2 nauczycieli, w tym Pani Dyrektor. Stwierdzone błędy w zakresie naliczenia wynagrodzeń za godziny ponadwymiarowe i godziny doraźnych zastępstw naruszały zasady określone w rozdziale V uchwały Nr XXVII/263/09 Rady Miejskiej w Supraślu z dnia 12 marca 2009 r. w sprawie Regulaminu wynagradzania nauczycieli zatrudnionych w placówkach oświatowych, dla których organem prowadzącym jest Gmina Supraśl. W odniesieniu do Pani Dyrektor w 2009 r. oraz w miesiącach styczeń-luty 2010 r. zawyżono wypłatę wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe na łączną sumę 780, 82 zł. W trakcie trwania kontroli Pani Dyrektor, w odpowiedzi na pismo głównego księgowego Zespołu, wyraziła zgodę na potrącanie nadpłaconej kwoty w okresie od kwietnia do grudnia 2010 r. z należności za godziny ponadwymiarowe. W przypadku drugiego nauczyciela wynagrodzenie za godziny ponadwymiarowe oraz godziny doraźnych zastępstw w badanym okresie zostało zaniżone o 555, 21 zł, która to kwota została zwrócona nauczycielowi w czasie trwania kontroli – str. 20-22 protokołu kontroli.

Badaniem objęto prawidłowość ustalenia przez kontrolowaną jednostkę danych stanowiących podstawę sporządzenia przez Burmistrza Supraśla sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego w szkołach prowadzonych przez jednostki samorządu terytorialnego, o którym mowa w art. 30a ust. 4 Karty Nauczyciela. Stwierdzono uchybienia w zakresie prawidłowości ustalenia wydatków faktycznie poniesionych na wynagrodzenia nauczycieli mianowanych i dyplomowanych. Stwierdzono, że w przypadku jednego nauczyciela mianowanego uwzględniono niewłaściwą kwotę wydatków z tytułu wynagrodzenia za czas choroby, zaniżając tym samym sumę faktycznych wydatków poniesionych z planu finansowego o 38, 13 zł. Prawidłowo, wydatki poniesione w 2009 r. przez Zespół na wynagrodzenia nauczycieli mianowanych wyniosły 332.921,41 zł, zaś różnica między nimi a sumą iloczynów średniorocznej liczby etatów i średnich wynagrodzeń stanowiła kwotę 17.251,29 zł. Natomiast w odniesieniu do jednego nauczyciela dyplomowanego przyjęto niewłaściwą kwotę wydatków z tytułu wypłaty ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy, zaniżając sumę faktycznych wydatków poniesionych z planu finansowego o 1.092,95 zł. Prawidłowo, wydatki poniesione w 2009 r. przez Zespół na wynagrodzenia nauczycieli dyplomowanych wyniosły 529.569,68 zł, zaś różnica między nimi a sumą iloczynów średniorocznej liczby etatów i średnich wynagrodzeń stanowiła kwotę 30.428,71 zł – str. 24-26 protokołu kontroli.

         W zakresie badania wydatków tytułem zwrotu kosztów podróży służbowych stwierdzono, iż delegowani nie składali wniosków w sprawie odbycia podróży służbowej samochodem prywatnym, o których mowa w § 5 ust. 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.). Z kontekstu tego przepisu wynika, że możliwość zlecenia podróży samochodem prywatnym jest uzależniona od wyrażenia przez pracownika woli w tym zakresie. Przesądza to o niezbędności elementu wniosku, ponieważ pracodawca nie może z własnej inicjatywy zlecić odbywania podróży samochodem prywatnym. Nie została też formalnie ustalona przez Panią Dyrektor stawka za 1 km przebiegu. W praktyce przyjmowano stawkę za km przebiegu wynikającą z przepisów rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli, motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271 ze zm.) – str. 27 protokołu kontroli.

         Kontrola udzielenia zamówienia publicznego na dostawę oleju opałowego, przeprowadzona w zakresie zgodności z przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655 ze zm.) wykazała, że w organizowanym dwukrotnie przetargu nieograniczonym:

a) nie określono wartości zamówienia, czym naruszono przepisy art. 32 i 35 ustawy – str. 28 i 33 protokołu kontroli,

b) postanowienia specyfikacji istotnych warunków zamówienia w kwestii oceny prawidłowości oferty (tj. przesłanek skutkujących nieodrzuceniem oferty) były nieaktualne w świetle obowiązujących w trakcie postępowania przepisów ustawy. W pkt 4.10.3 specyfikacji wskazano mianowicie, iż aby oferta nie została odrzucona musi spełniać m.in. takie warunki jak: nie może posiadać omyłek rachunkowych w obliczeniu ceny lub, w razie ich wystąpienia, wykonawca w terminie 7 dni od dnia otrzymania zawiadomienia wyrazi zgodę na ich poprawienie przez zamawiającego oraz nie może zawierać omyłki rachunkowej w obliczeniu ceny, której nie można poprawić na podstawie art. 88 Prawa zamówień publicznych lub błędu w obliczeniu ceny. Wskazane w specyfikacji przesłanki obowiązywały do dnia 24 października 2008 r. Nowe brzmienie art. 89 ust. 1 pkt 6 i 7 wprowadzono ustawą z dnia 4 września 2008 r. o zmianie ustawy – Prawo zamówień publicznych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 171, poz. 1058). Przewiduje ono, że przesłanką odrzucenia oferty jest: wystąpienie błędów w obliczeniu ceny oraz brak zgody wykonawcy wyrażonej w terminie 3 dni od dnia doręczenia zawiadomienia na poprawienie omyłki, o której mowa w art. 87 ust. 2 pkt 3 ustawy, tj. innej (niż wskazana w art. 87 ust. 2 pkt 1 i 2) omyłki polegającej na niezgodności oferty ze specyfikacją niepowodującej istotnych zmian w treści oferty - str. 29-30 i 32 protokołu kontroli;

d) Pani Dyrektor powołała komisję przetargową wyznaczając jedynie jej skład personalny. Zgodnie z art. 21 ust. 3 Prawa zamówień publicznych, kierownik zamawiającego winien określić organizację, skład, tryb pracy oraz zakres obowiązków członków komisji przetargowej, mając na celu zapewnienie sprawności jej działania, indywidualizacji odpowiedzialności jej członków za wykonywane czynności oraz przejrzystości jej prac – str. 30 i 33 protokołu kontroli;

e) nie zostało złożone przez Panią Dyrektor oświadczenie o braku lub istnieniu okoliczności powodujących wyłączenie z postępowania, wymagane przepisami art. 17 przywołanej ustawy od osób wykonujących czynności w postępowaniu. Pani Dyrektor wykonywała takie czynności jak: zatwierdzenie protokołu komisji z otwarcia i oceny ofert z dnia 10 marca 2009 r., podjęcie decyzji o unieważnieniu postępowania, zatwierdzenie protokołu komisji z otwarcia i oceny ofert z dnia 31 marca 2009 r. – str. 31 i 33-34 protokołu kontroli;

f) nie zamieszczono informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty na stronie internetowej oraz w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie zamawiającego. Obowiązek zamieszczenia, niezwłocznie po wyborze oferty, informacji zawierającej dane wskazane w art. 92 ust. 1 pkt 1 Prawa zamówień publicznych wynika z art. 92 ust. 2 przywołanej ustawy – str. 31 i 34 protokołu kontroli;

g) dokumentacja postępowania nie zawierała dowodów na zawiadomienie przez zamawiającego wykonawców, którzy złożyli oferty, o unieważnieniu postępowania wraz z podaniem uzasadnienia faktycznego i prawnego, o czym stanowi art. 93 ust. 3 pkt 2 Prawa zamówień publicznych – str. 32 protokołu kontroli;

h) nie sporządzono pisemnego protokołu postępowania o udzielenie zamówienia w rozumieniu art. 96 ust. 1 ustawy – str. 34 protokołu kontroli;

i) zamawiający niezwłocznie po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego nie zamieścił ogłoszenia o udzieleniu zamówienia w BZP, czym naruszono normę zawartą w art. 95 ust. 1 Prawa zamówień publicznych – str. 35 protokołu kontroli;

j) określono zasady obliczania ceny oferty i późniejszej jej realizacji w sposób niezapewniający jednostce zakupu oleju na warunkach uznanych w przetargu za najkorzystniejsze. W § 3 pkt 2 umowy zawartej z dostawcą w dniu 7 kwietnia 2009 r. wskazano, iż „jako dowód zmiany ceny dostawca dostarcza każdorazowo odbiorcy potwierdzoną w dniu dostawy przez producenta aktualną wysokość ceny”. Z przywołanego zapisu wynika zatem, że w umowie dopuszczono możliwość zmiany ceny oleju w stosunku do złożonej oferty w przypadku zmian cen u producenta (wzór umowy z analogicznym zapisem stanowił załącznik do specyfikacji). Możliwość taka była jednak sprzeczna z treścią formularza ofertowego, w którym wymagano tylko podania ceny ryczałtowej dla całego zamówienia, bez dopuszczenia zmian. Ponadto w formularzu ofertowym nie żądano podania stosunku oferowanej ceny do aktualnej ceny producenta, co uniemożliwia weryfikację cen dostaw wynikających z realizacji umowy w odniesieniu do ceny producenta, przyjętej w umowie jako podstawa zmian cen poszczególnych dostaw – str. 34 protokołu kontroli.

Kontrola prawidłowości przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji środków rzeczowych wykazała, że spisu z natury środków trwałych dokonano w dniach od 3 października do 12 grudnia 2008 r., w oparciu o zarządzenie Pani Dyrektor z dnia 3 października 2008 r. w sprawie inwentaryzacji okresowej. Należy wskazać, iż w zarządzeniu nie ustalono dnia, na który miało być przeprowadzone porównanie stanu ewidencyjnego ze stanem ustalonym podczas spisu. Wyznaczenie takiej daty ma istotne znaczenie przy rozliczeniu inwentaryzacji, bowiem wyniki inwentaryzacji należy porównać ze stanem ewidencyjnym według stanu na określony dzień, co wynika z art. 26 ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości – str. 41-42 protokołu kontroli.

Stwierdzono również uchybienie częstotliwości inwentaryzacji części podstawowych środków trwałych, objętych ewidencją na koncie 011 „Środki trwałe”. Inwentaryzacją przeprowadzoną na podstawie zarządzenia, o którym mowa w poprzednim akapicie, nie objęto budynków szkolnych nr 1, 2 i 3 oraz ogrodzenia. Wartość księgowa tych składników na dzień 31 grudnia 2008 r. wynosiła 1.296.893,68 zł. Przeprowadzony spis z natury dotyczył pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz sprzętu komputerowego. Należy dodać, iż przywołane wyżej zarządzenie Pani Dyrektor w sprawie inwentaryzacji nie zawierało kompletnej specyfikacji składników majątkowych, które należało objąć spisem z natury. Ustalono, iż inwentaryzacja budynków i budowli ewidencjonowanych na koncie 011 nie była przeprowadzana co najmniej od 2003 r. Opisany stan faktyczny świadczy o naruszeniu wymogów art. 26 ust. 3 pkt 3 ustawy o rachunkowości, nakazujących przeprowadzenie inwentaryzacji środków trwałych raz w ciągu 4 lat – str. 42 protokołu kontroli.

W wyniku analizy prawidłowości przeprowadzenia inwentaryzacji w drodze spisu z natury stwierdzono uchybienia w zakresie przestrzegania wewnętrznych procedur zawartych w Instrukcji inwentaryzacyjnej. Ustalono mianowicie, iż pobrane arkusze spisu z natury stanowiące druki ścisłego zarachowania w praktyce nie stanowiły podstawy ustalenia rzeczywistego stanu rzeczowych składników majątkowych, czym naruszono pkt 1 Instrukcji. Zawierały one bowiem braki w zakresie stwierdzonej ilości sztuk poszczególnych składników wyposażenia (w niektórych miejscach zaniechano w ogóle ich wypełnienia). Dokonywano na nich ponadto poprawek niedopuszczalnych w świetle procedur wewnętrznych (pkt 4-6 Instrukcji), które nie były parafowane przez przewodniczącego komisji i osobę materialnie odpowiedzialną. Po zakończeniu inwentaryzacji na arkuszach spisowych nie zamieszczano informacji, iż „spis zakończono pod poz. nr ...”, o czym stanowi pkt 11 Instrukcji. Nie stwierdzono ponadto, aby osoby materialnie odpowiedzialne złożyły stosowne oświadczenia wymagane na gruncie pkt 2 i 12 Instrukcji. Poza tym, podsumowania wyników inwentaryzacji nie dokonano w formie dokumentu zbiorczego zestawienia spisu z natury, wymaganego przepisami wewnętrznymi. W trakcie trwania kontroli okazano dokumentację „roboczą” przewodniczącego komisji odnoszącą się do spisu inwentarza z natury w podziale na poszczególne sale i jednostki. Według wyjaśnienia złożonego przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej „arkusze spisu z natury w ilości 32 sztuk stanowiły w praktyce podstawę ustalenia stanu rzeczywistego składników majątkowych, jednakże odnotowanie stwierdzonych ilości miało miejsce w arkuszach pomocniczych z uwagi na duże ilości takich samych przedmiotów znajdujących się w wielu pomieszczeniach szkoły”. Nadto dodano, iż „spisu z natury dokonano na arkuszach pomocniczych, co umożliwiało ustalenie stanu faktycznego i przyporządkowanie do konkretnego pomieszczenia i powierzenia pod opiekę konkretnym osobom”. Zgodnie z przepisami art. 26 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości inwentaryzacja polega na spisaniu ilości z natury, wycenie tych ilości, porównaniu wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnieniu i rozliczeniu ewentualnych różnic. Na podstawie art. 27 ust. 1 ustawy przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych - str. 42-44 protokołu kontroli.

W zakresie inwentaryzacji stwierdzono również nieustalenie stanu oleju opałowego na dzień bilansowy, którego wartość po wycenie należało ująć na koncie 310 „Materiały”, zgodnie z przepisem art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości i regulacjami wewnętrznymi. Należy dodać, iż ostatnie w 2009 r. tankowanie oleju miało miejsce 12 grudnia (zbiornik został zasilony o 6.000 litrów), kolejne zaś odbyło się 21 stycznia 2010 r. (zakup dotyczył 8.300 litrów oleju). Powyższe, uprawdopodobnia fakt, iż na dzień 31 grudnia 2009 r. w zbiorniku znajdował się niezużyty olej. W wyjaśnieniu Pani Dyrektor potwierdziła, że „na koniec roku w zbiornikach była znikoma ilość paliwa, zbiorniki nie mają wskaźników i możliwości odczytu. Przerwa świąteczna przypadająca na ten okres spowodowała, że piec ustawiliśmy na pracę w trybie oszczędnym i po powrocie zamówiliśmy kolejne tankowanie” – str. 40 protokołu kontroli.

Stwierdzone w wyniku kontroli nieprawidłowości i uchybienia były wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości samorządowej jednostki organizacyjnej.

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie zarządczej kontroli wewnętrznej, spoczywa na kierowniku każdej jednostki, zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240). Natomiast art. 18 ust. 1 Prawa zamówień publicznych nakłada na kierownika zamawiającego odpowiedzialność za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

Wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości należy do głównego księgowego. Prawa i obowiązki głównych księgowych określa od 1 stycznia 2010 r. art. 54 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Wyeliminowanie sprzeczności między postanowieniami zakładowego planu kont a kontami faktycznie prowadzonymi dla ewidencji operacji.

2. Dostosowanie dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości do faktycznych rozwiązań przyjętych w jednostce w kwestii wskazania ksiąg rachunkowych, które prowadzone są bez użycia programu komputerowego.

3. Wyeliminowanie rozbieżności między ustalonymi w przepisach wewnętrznych zasadami ewidencji druków ścisłego zarachowania a stosowanymi rozwiązaniami, mając na uwadze faktyczne potrzeby jednostki w tym zakresie.

4. Przestrzeganie ustalonego przepisami wewnętrznymi obowiązku inwentaryzowania wszystkich druków ścisłego zarachowania.

5. Wypełnianie dowodów K-104 w sposób nakazany regulacjami wewnętrznymi oraz zaliczenie ich w przepisach wewnętrznych do dokumentów operacyjnych kasy.

6. Zobowiązanie głównego księgowego do wyeliminowania uchybień w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych poprzez:

a) zaniechanie ewidencjonowania wpływu środków na wydatki roku następnego za pośrednictwem konta 640,

b) stosowanie zasady czystości obrotów przy dokonywaniu zapisów na koncie 130,

c) wykazywanie w ewidencji syntetycznej dwustronnych sald kont rozrachunkowych, obrazujących rzeczywisty stan należności i zobowiązań jednostki,

d) przeniesienie wartości rzeczowych składników majątkowych z konta 020 na konto 013.

7. Wzmożenie nadzoru nad naliczaniem wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe, w celu uniknięcia przypadków zawyżania lub zaniżania wynagrodzenia.

8. Ustalanie prawidłowych danych służących Burmistrzowi Supraśla do sporządzenia sprawozdania na podstawie art. 30a ust. 4 Karty Nauczyciela w zakresie wysokości wydatków faktycznie poniesionych na wynagrodzenia nauczycieli w roku, za który sporządzane jest sprawozdanie.

9. Zlecanie podróży służbowych pojazdami niebędącymi własnością pracodawcy na podstawie wniosku złożonego przez pracownika oraz przy określeniu stawki zwrotu kosztów podróży za 1 kilometr, mając na uwadze przepisy rozporządzenia przywołanego w części opisowej wystąpienia.

10. W zakresie udzielania zamówień publicznych:

a) dokumentowanie ustalenia wartości zamówienia,

b) dołożenie należytej staranności przy opracowywaniu specyfikacji istotnych warunków zamówienia celem zapewnienia jej zgodności z aktualnym stanem prawnym,

c) określanie organizacji i trybu pracy komisji przetargowej oraz zakresu obowiązków jej członków,

d) składanie przez Panią Dyrektor oświadczeń, o których mowa w art. 17 Prawa zamówień publicznych, w przypadku wykonywania czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia,

e) zamieszczanie na stronie internetowej oraz w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie zamawiającego informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty,

f) zawiadamianie oferentów o unieważnieniu postępowania wraz z podaniem uzasadnienia faktycznego i prawnego,

g) sporządzanie pisemnego protokołu postępowania o udzielenie zamówienia, o którym mowa w art. 96 ust. 1 Prawa zamówień publicznych i przepisach rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 października 2008 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz. U. Nr 188, poz. 1154),

h) zamieszczanie w BZP ogłoszenia o udzieleniu zamówienia niezwłocznie po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego,

i) określanie w specyfikacji istotnych warunków zamówienia sposobu obliczenia ceny oraz zasad realizacji umowy w sposób wewnętrznie spójny i umożliwiający wyegzekwowanie od wykonawcy przestrzegania warunków uznanych przy wyborze oferty za najkorzystniejsze.

11. W zakresie inwentaryzacji:

a) ustalanie w zarządzeniu o inwentaryzacji dnia, na który stan ustalony podczas spisu będzie porównywany ze stanem ewidencyjnym,

b) przestrzeganie częstotliwości inwentaryzacji środków trwałych,

c) spowodowanie, aby członkowie komisji inwentaryzacyjnej i główny księgowy przestrzegali ustalonych przepisami wewnętrznymi zasad przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji, w szczególności w zakresie dokumentowania poszczególnych jej etapów,

d) ustalanie na ostatni dzień każdego roku obrotowego stanu oleju opałowego i ujmowanie jego wartości na koncie 310, stosownie do przyjętej metody spisywania zakupionego oleju w koszty w trakcie roku.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

        Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości

Burmistrz Supraśla