Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Gminy w Szudziałowie

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 24 listopada 2010 roku (znak: RIO.I.6001-9/10), o treści jak niżej:

                                                                           Pan

Stanisław Fiedorowicz

                                                                                              Wójt Gminy Szudziałowo

         W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Szudziałowo za 2009 r. oraz inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Gminy w Szudziałowie na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono szereg istotnych nieprawidłowości opisanych w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli wewnętrznej, księgowość i sprawozdawczość, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, realizację wybranych dochodów oraz wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 ze zm.), udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym oraz rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

Kontrola udzielania zamówień publicznych wykazała szereg nieprawidłowości, których charakter wskazuje na brak staranności przy organizacji i przeprowadzaniu przetargów. Niektóre z nieprawidłowości skutkują tym, iż postępowania nie można uznać za przeprowadzone przy zachowaniu zasad określonych ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759).

         Kontrola zamówień udzielonych w 2008 i 2009 roku (i zrealizowanych do czasu kontroli) wykazała cztery postępowania prowadzone w trybie przetargu nieograniczonego na wybór wykonawcy zadań, przy realizacji których gmina korzystała z zewnętrznego dofinansowania oraz wykonywała część robót w formie podwykonawstwa:

1) Remont rolniczej drogi dojazdowej Słoja i Knyszewicze Duże (realizacja w okresie maj-czerwiec 2008 r.) objęty dofinansowaniem w kwocie 100.000 zł z terenowego Funduszu Ochrony Gruntów Rolnych. Kontrola procedury udzielenia zamówienia publicznego wykazała następujące nieprawidłowości:

a) wartość szacunkową zamówienia przyjęto w kwocie brutto, co pozostawało w sprzeczności z art. 32 ust. 1 Prawa zamówień publicznych – str. 142 protokołu kontroli;

b) ustalenia wartości zamówienia na roboty budowlane dokonano wcześniej niż 6 miesięcy przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia wbrew postanowieniom art. 35 ust. 1 ustawy – str. 143 protokołu kontroli;

c) wymagano przedłożenia przez oferentów, jako warunku udziału w postępowaniu, dokumentu potwierdzającego dysponowanie własnymi złożami żwiru lub oświadczenia o jego zakupie z legalnego źródła, co nie mieściło się w zakresie określonym przepisami rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 maja 2006 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich dokumenty te mogą być składane (Dz. U. Nr 87, poz. 605) – str. 144 protokołu kontroli;

d) w protokole z postępowania zawarto niespójne informacje: w pkt 10 protokołu dotyczącym informacji o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu wskazano, iż wymagane warunki spełnił 1 wykonawca, podczas gdy dopuszczono obu wykonawców; poza tym w pkt 11 protokołu „Wykonawcy wykluczeni” dokonano poprawki poprzez wykorektorowanie cyfry jeden i wpisanie, iż żadnego wykonawcy nie wykluczono – str. 146 protokołu kontroli;

e) oferta nr 1 Przedsiębiorstwa TRANSBUD z Białegostoku nie zawierała kosztorysów ofertowych. Należy wskazać, iż kosztorys ofertowy na gruncie specyfikacji nie był wymagany wprost jako dokument, który wykonawcy mieli zawrzeć w ofercie. Integralną częścią specyfikacji był jednak projekt umowy, której § 1 pkt 3 stanowił, że „szczegółowy zakres robót oraz obowiązki i uprawnienia stron umowy określają następujące dokumenty, które będą uważane oraz odczytywane i interpretowane jako część niniejszej umowy w następującej kolejności: szczegółowe specyfikacje techniczne, oferta wykonawcy, kosztorys ofertowy i dokumentacja przetargowa”. Kosztorys ofertowy, jako część umowy, powinien być załączony do oferty, zaś jego brak skutkować odrzuceniem oferty jako sprzecznej ze specyfikacją na podstawie art. 89 ust. 1 pkt 2 Prawa zamówień publicznych – str. 146 protokołu kontroli;

f) oferta wybranego wykonawcy Zakładu Murarskiego s.j. W. Krahel, E. Krahel-Rowińska z Dąbrowy Białostockiej na kwotę 321.628,77 zł nie była zgodna ze specyfikacją, co powinno skutkować jej odrzuceniem. Przedłożony kosztorys ofertowy zawierał bowiem pozycję niewynikającą z dokumentacji projektowo-kosztorysowej, tj. poz. 1.16 „Dodatek za każdy rozp. 1 km transportu ziemi samochodami samowyładowywczymi po terenie lub drogach gruntowych – wariant 1” – obmiar 4069.5800 m³ o wartości 34.803,45 zł. W wyjaśnieniu Pan Wójt wskazał: Nie mogę odpowiadać za oferenta, dlaczego dodał jedną pozycję (...) zdecydował się na taki wariant zakładając, że będzie woził materiały z Sokółki - str. 146-147 protokołu kontroli;

g) wykonawca powierzył realizację części robót podwykonawcy, którym był Zakład Gospodarki Komunalnej w Szudziałowie, co nastąpiło bez zachowania procedury określonej w art. 647¹ k.c. i niezgodnie z treścią oferty w świetle art. 36 ust. 4 Prawa zamówień publicznych. W pkt 28 specyfikacji istotnych warunków zamówienia wskazano, że wykonawca zamierzający powierzyć wykonanie prac osobom trzecim zobowiązany jest wskazać w formularzu oferty część zamówienia, której wykonanie powierzy podwykonawcy. Oferta Zakładu Murarskiego zawiera zaś deklarację, iż żadne roboty nie będą zlecane podwykonawcy. Z treści przywołanego przepisu kodeksu cywilnego wynika zaś m.in., że w umowie o roboty budowlane, zawartej pomiędzy inwestorem a generalnym wykonawcą, strony ustalają zakres robót, które wykonawca będzie wykonywał osobiście lub za pomocą podwykonawców (w omawianym przypadku umowa tego nie określała). W art. 647¹ § 2 k.c. postanowiono, iż do zawarcia przez wykonawcę umowy o roboty budowlane z podwykonawcą jest wymagana zgoda inwestora. Stwierdzono, że wykonawca nie wystosował pisemnego wniosku do zamawiającego o zgodę na zawarcie umowy o podwykonawstwo z ZGK. Nadto należy dodać, iż nie zostało konkretnie określone, jakie pozycje kosztorysu ofertowego wykonawcy objęte zostały umową o podwykonawstwo. Na podstawie wyjaśnień dyrektora Zakładu ustalono, że Zakład wykonywał roboty wyszczególnione w następujących pozycjach kosztorysów wykonawcy: kosztorys nr 1 – poz. 1.11, 1.12 i 1.13 i kosztorys nr 2 – poz. 1.8., 1.9 i 1.10. Ich koszt według oferty wykonawcy wynosił 174.182,75 zł, podczas gdy umowa o podwykonawstwo ustalała ich wartość na 201.300 zł (różnica na korzyść Zakładu – 27.116,25 zł). Pan Wójt w odpowiedzi na pytanie o wyjaśnienie tej okoliczności wskazał, iż dyrektor Zakładu Zarobił na działalność ZGK dodatkowe środki – str. 149-150 protokołu kontroli;

h) protokół wewnętrznego odbioru robót z dnia 2 września 2008 r. pozostawał w sprzeczności z dwoma protokołami odbioru (z dnia 20 sierpnia i 9 września 2008 r.) sporządzonymi  przy udziale przedstawicieli Urzędu Marszałkowskiego. Potwierdzono w nim bowiem bezusterkowe wykonanie robót objętych umową, podczas gdy dwa kolejne protokoły wskazywały na nieprawidłowe ich wykonanie – str. 150-151 protokołu kontroli.

         Inwestycja budowy drogi dojazdowej Słoja i Knyszewicze Duże uzyskała dofinansowanie w kwocie 100.000 zł z terenowego Funduszu Ochrony Gruntów Rolnych w oparciu o umowę Nr DMG.III.3041-85/2007/2008 z dnia 25 kwietnia 2008 r. zawartą pomiędzy gminą Szudziałowo a Województwem Podlaskim. Z postanowień umowy wynikało, iż kwota dotacji (100.000 zł) i środków gminnych (230.875 zł) stanowi wstępny koszt wykonania zadania, zaś gdy rzeczywisty koszt będzie niższy od jego kosztu wstępnego, wysokość przyznanej dotacji może zostać obniżona. Kontrola wykazała, iż koszt zadania wyniósł 321.628,77 zł, podczas gdy wstępnie zaplanowano go w umowie w wysokości 330.875 zł (różnica 9.246,24 zł). Nie stwierdzono, aby występowano do Urzędu Marszałkowskiego z pismem informującym o zmniejszeniu rzeczywistych kosztów, która to okoliczność mogłaby skutkować zmniejszeniem dotacji na podstawie § 3 ust. 5 umowy. Poza tym, na mocy § 3 pkt 6 umowy, gmina zobowiązała się w terminie 14 dni od dnia rozstrzygnięcia postępowania dotyczącego wykonania modernizacji przedstawić Województwu dokumentację związaną z udzieleniem zamówienia publicznego pod rygorem bezprzedmiotowości umowy. Jak ustalono, gmina nie wywiązała się ze wskazanego obowiązku. W piśmie do Marszałka z dnia 13 sierpnia 2008 r. Pan Wójt wyjaśnił, iż nieprzedłożenie dokumentacji było wynikiem braku właściwej komunikacji między wydziałami w Urzędzie Gminy – str. 151-152 protokołu kontroli.

2) Remont drogi gminnej Nr 104936B łączącej drogi powiatowe oznaczone numerami 1291B i 1292 B oraz części ulicy we wsi Wierzchlesie odchodzącej od drogi powiatowej Nr 1292B w stronę wsi Jeziorek, objęty dofinansowaniem w kwocie 352.400 zł ze środków budżetu państwa w ramach Narodowego Program Przebudowy Dróg Lokalnych 2008-2011 na podstawie umowy zawartej przez Pana Wójta z Wojewodą Podlaskim. Kontrola udzielenia i realizacji zamówienia publicznego (str. 153-160 protokołu kontroli) wykazała:

Jako wykonawcę zadania wyłoniono w drodze przetargu Przedsiębiorstwo Eksploatacji Ulic i Mostów sp. z o.o. z Białegostoku. Umowę z wybranym wykonawcą podpisano 6 maja 2009 r., przewidywała ona realizację zadania za 926.203,36 zł. W zakresie formalnej prawidłowości postępowania przetargowego istotnych uwag nie wniesiono. W dniu 19 maja 2009 r. Zakład Gospodarki Komunalnej, reprezentowany przez Pana Wójta oraz dyrektora ZGK J. Szutkiewicza, zawarł umowę o zrealizowanie części robót objętych postępowaniem z wyłonionym w drodze przetargu wykonawcą zadania. Za wykonanie przedmiotu umowy strony ustaliły wynagrodzenie w kwocie 373.345,12 zł.

Do umowy został załączony kosztorys podpisany przez Pana Wójta i PEUiM, z którego wynika, że ZGK ma wykonać wszystkie prace objęte postępowaniem na „remont drogi gminnej Nr 104936B...”, za wyjątkiem wykonania nawierzchni asfaltowej (poz. 1.4.6, 1.4.7., 1.5.1 i 1.5.2 kosztorysu inwestorskiego), tj. roboty przygotowawcze, ziemne, odwodnienie korpusu drogowego, podbudowę, roboty wykończeniowe, elementy ulic oraz inne roboty. Należy zauważyć, że te same roboty w ofercie złożonej przez PEUiM zostały wycenione na kwotę 499.651,36 zł. Analiza kosztorysu złożonego w ofercie PEUiM oraz kosztorysu ZGK wykazała, że cena każdej pozycji z kosztorysu PEUiM przekazanej do realizacji ZGK została zmniejszona o 8%. W następstwie podpisania umowy w sprawie przyjęcia podwykonawstwa, Pan Wójt zgodził się na wypłacenie PEUiM kwoty 126.306,24 zł za roboty niewykonywane fizycznie przez tego wykonawcę.

Na pytanie o sposób, w jaki sporządzono kosztorys dla wyceny wartości robót objętych podwykonawstwem ZGK oraz powody nie dokonania wyceny konkretnych robót według kalkulacji kosztów sporządzonej przez Zakład, a posłużenia się kosztorysem PEUiM zmniejszonym w każdej pozycji o 8%, Pan Wójt odpowiedział: Najprostszy sposób. Ustalona przecież była kwota główna (…) kosztorys inwestorski jest niezbędny przy ustalaniu cen w postępowaniu przetargowym. Po zawarciu umowy obowiązują ceny z oferty a nie kosztorysu inwestorskiego. Nasz błąd w przewidywaniu i analizie kosztorysowania. Wniosek o udzielenie dofinansowania złożony był 18 listopada 2008 roku na kwotę 779.605 zł. Dokumentacja techniczna z kosztorysem wykonana była wcześniej w roku 2005. Gdybyśmy przed samym momentem jeszcze raz wycenili w kosztorysie wartość robót / nawet je lekko zawyżając / to dostalibyśmy więcej tych środków na tą inwestycję. Niestety pośpiech jest złym doradcą i pozostaliśmy przy wartościach starego kosztorysu i nasza dotacja wyniosła 352.400 zł. Przed ogłoszeniem przetargu na wykonawstwo robót budowlanych Urząd Wojewódzki chytrze zażądał sporządzenia aktualnych kosztorysów. Większość gmin musiała się liczyć z wyższymi wartościami robót przy utrzymanej tej samej kwocie dotacji z Urzędu Marszałkowskiego. Oferta złożona przez PEUiM Białystok opiewała na kwotę 926.203,36 zł brutto. Roboty objęte podwykonawstwem opiewały na kwotę 405.810,36 zł. ZGK wynegocjował cenę 373.345,12 zł, wykonawca bez wkładu własnego zarobił = 34.465,24. Dyrektor mógł się zgodzić na kwotę 373.345,12 zł albo nie. Jeżeli nie, to ktoś inny zarobiłby podobną kwotę.

W dniu 5 maja 2009 r. została zawarta umowa Nr 30B/2009 o dofinansowanie zadania. Umowę zawarto m.in. na podstawie informacji jednostki o kosztach realizacji zadania wynikających z umów zawartych w wyniku przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. W oparciu o umowę Wojewoda udzielił gminie dotacji celowej z budżetu państwa w kwocie 352.400 zł co stanowi 38,05% wartości zadania.

3) Przebudowa dróg dojazdowych w istniejącym pasie drogowym w obrębie geodezyjnym Szudziałowo, Nowinka, Biały Ług, Słójka Borowszczyzna, Talkowszczyzna objęta dofinansowaniem w kwocie 100.000 zł z terenowego Funduszu Ochrony Gruntów Rolnych. Kontrola zamówienia publicznego (str. 160-173 protokołu kontroli) wykazała:

         Okazana „uproszczona dokumentacja projektowo-kosztorysowa na modernizację drogi dojazdowej” określa przedmiar robót w kosztorysach nr 1 i 2, z których pierwszy dotyczy robót na odcinku 1,610 km, natomiast drugi na odcinku 2,104 km. Wynikająca z kosztorysów wartość szacunkowa zamówienia wynosiła 400.139,43 zł netto (w protokole postępowania Skarbnik ujęła jako wartość zamówienia kwotę 224.318 zł brutto „w oparciu o budżet gminy na 2009 r.”, a nie na podstawie kosztorysu inwestorskiego, co narusza art. 33 ust. 1 Prawa zamówień publicznych). Specyfikacja istotnych warunków zamówienia, sporządzona 22 lipca 2009 r. i zatwierdzona przez Pana Wójta, określa jako przedmiot zamówienia „przebudowę dróg dojazdowych (w istniejącym pasie drogowym) w obrębie geodezyjnym Szudziałowo, Nowinka, Biały Ług, Słójka Borowszczyzna, Talkowszczyzna”. Załączono do niej przedmiar robót, zgodnie z którym ofertę należało złożyć na roboty wyszczególnione w kosztorysach nr 1 i 2. Do upływu terminu składania ofert, tj. do 17 sierpnia 2009 r., oferty złożyło dwóch wykonawców:

- Przedsiębiorstwo Robót Elektrycznych i Budowlanych MIPA L. Stankiewicz – za kwotę 703.364,10 zł brutto (576.527,95 zł netto). Do oferty został załączony kosztorys ofertowy, według załącznika do s.i.w.z., zgodnie z którym wykonawca zaoferował wykonanie robót wyszególnionych w kosztorysie nr 1 za kwotę 257.027,91 zł netto, zaś robót z kosztorysu nr 2 na kwotę 319.500,04 zł netto;

- Zakład Murarski W. Krahel, E. Krahel-Rowińska – wykonawca zaproponował wykonanie przedmiotu zamówienia za kwotę 267.697,39 zł brutto (219.424,09 zł netto). Do oferty został załączony kosztorys ofertowy sporządzony ręcznie (nie na formularzu stanowiącym załącznik do specyfikacji), na podstawie którego ustalono, że wykonawca zobowiązał się wykonać roboty z kosztorysu nr 1 za 97.486,73 zł netto, zaś roboty wyszczególnione w kosztorysie nr 2 za 121.937,36 zł netto. Analiza kosztorysów wykazała, że zawierały one wszystkie pozycje, zgodnie z przedmiarami robót i kosztorysami inwestorskimi. W ofercie wykonawca zadeklarował, że nie zamierza powierzać robót podwykonawcom.

Analiza porównawcza ofert, przeprowadzona przez kontrolujących ze względu na dużą rozbieżność cen, wykazała m.in., iż Zakład Murarski zaproponował wykonanie warstwy jezdnej o grubości 20 cm po zagęszczeniu za kwotę 77.465,89 zł, podczas, gdy drugi wykonawca proponował wykonanie tych samych robót za kwotę 189.851.20 zł. Podobna rozbieżność miała miejsce w zakresie wykonania robót tego samego rodzaju z kosztorysu nr 2. Zakład Murarski zaproponował ich wykonanie za 101.233,58 zł, podczas gdy Przedsiębiorstwo MIPA za kwotę 248.101 zł. Ustalono, że Zakład Murarski wyceniał pospółkę (żwir) po 18 zł, co miało decydujący wpływ na rozbieżność w cenie ofert.

Wybrano ofertę Zakładu Murarskiego. Zawiadomienie o wyborze najkorzystniejszej oferty z dnia 14 września 2009 r. jako uzasadnienie wyboru podawało, że „oferta jest ważna w zakresie oferowanego zadania oraz zawiera najniższą cenę”. Kwestia blisko trzykrotnej różnicy w cenie między ofertami nie była przedmiotem wyjaśnień.

Umowa z wybranym wykonawcą została zawarta przez Pana Wójta w dniu 25 września 2009 r. (po upływie terminu związania ofertą). Zgodnie z § 1 umowy, podstawę jej zawarcia stanowił przetarg nieograniczony „rozstrzygnięty w dniu 17 sierpnia 2009 r.” Przedmiot umowy określono jako „Przebudowa dróg dojazdowych (w istniejącym pasie drogowym) w obrębie geodezyjnym Szudziałowo, Biały Ług, Słójka Borowszczyzna, Talkowszczyzna”.

Za wykonanie przedmiotu umowy strony ustaliły wynagrodzenie w wysokości 267.697,39 zł brutto, zgodnie z ceną oferty złożonej w przetargu. W trakcie kontroli okazano umowę zawartą w dniu 18 sierpnia 2009 r. (blisko miesiąc przed datą zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty i 38 dni przed zawarciem umowy z wykonawcą), zawartą pomiędzy ZGK w Szudziałowie reprezentowanym przez J. Szutkiewicza – dyrektora, a Zakładem Murarskim. W oparciu o umowę z 18 sierpnia 2009 r. ZGK zobowiązał się do wykonania „przebudowy drogi dojazdowej (w istniejącym pasie drogowym) w obrębie geodezyjnym Studziałowo, Nowinka, Biały Ług (I etap) długości 1610 mb.” Wartość robót ustalono na kwotę 203.500 zł netto (248.270 zł brutto). Należy zauważyć, że zgodnie z kosztorysem ofertowym złożonym w postępowaniu Zakład Murarski zobowiązał się wykonać dwa etapy – pierwszy o długości 1610 mb i drugi o długości 2104 mb za kwotę 267.697,38 zł. Pierwszy etap prac Zakład Murarski zobowiązał się (zgodnie ze złożoną ofertą) wykonać za kwotę 97.486,73 zł netto (118.933,81 zł brutto).

Zgodnie z postanowieniami umowy o „podwykonawstwo” ZGK zobowiązał się wykonać przedmiotowe zadanie przy wykorzystaniu własnego żwiru, zgodnie z dokumentacją przedstawioną przez Zakład Murarski (wartość żwiru w ofercie Zakładu Murarskiego na realizację I etapu wyniosła 57.380,40 zł netto, tj. 70.004,01 zł brutto).

W związku ze stwierdzonymi okolicznościami zbadano realizację zadania. Okazany przez I. Kowalczuk – inspektora ds. zamówień publicznych – kosztorys powykonawczy wykonanej przebudowy dróg dojazdowych opatrzony jest pieczątką Zakładu Murarskiego oraz nieczytelnym podpisem. Opiewa on na kwotę 219.424,09 zł netto, czyli na kwotę ustaloną w drodze przetargu za oba etapy przebudowy. Jednakże z kosztorysu wynika, że za tę kwotę zostały wykonane jedynie roboty przewidziane w kosztorysie nr 1, czyli I etap o długości 1610 mb. Analiza kosztorysu powykonawczego wykazała, że aby otrzymać kwotę 219.424,09 zł netto przy rozliczeniu jedynie robót z I etapu, dokonano następujących zmian w kosztorysie powykonawczym w odniesieniu do złożonej oferty:

- zmieniono przedmiar robót w taki sposób, ze warstwa jezdna miała posiadać grubość 30 cm, zamiast 20 cm (zgodnie z zawartą umową, w przypadku wystąpienia konieczności wykonania robót zamiennych niezbędnych z uwagi na bezpieczeństwo budowy lub właściwe funkcjonowanie przedmiotu umowy, wykonawca zobowiązany był uzyskać zgodę zamawiającego przed przystąpieniem do ich wykonania w postaci podpisania odpowiedniego protokołu konieczności – kontrolującemu protokołu konieczności nie okazano);

- zmieniono cenę jednostkową żwiru z 18 zł na 38 zł – należy zauważyć, że roboty zostały wykonane ze żwiru ZGK dysponującego gminnymi żwirowniami, zaś umowa na podwykonawstwo została zawarta przed umową podstawową, zatem wykonawca podpisując umowę w dniu 25 września 2009 r. posiadał wiedzę, że roboty w całości będą wykonywane przez ZGK; w kosztorysie ofertowym cenę żwiru wyceniono na 57.380,40 zł netto (pozycja M), zaś w kosztorysie powykonawczym na kwotę 177.666,72 zł netto;

- zmieniono ceny jednostkowe rur betonowych z 42 zł na 78 zł oraz lepiku asfaltowego z 3,80 zł na 4,41 zł.

 Faktura Nr 283/2009 na kwotę 267.697,39 zł została wystawiona przez Zakład Murarski w dniu 30 października 2009 r. Na opisie faktury zawarto adnotację „zgodnie z umową Nr ZP 3411-9-09 z dnia 25.09.2009 r.”. Faktura została opłacona w dniu 10 listopada 2009 r. Zwrócono się do Pana Wójta o wyjaśnienie, dlaczego opłacono fakturę Nr 283/2009 na kwotę 267.697,39 zł pomimo tego, że nie zostały wykonane w całości roboty przewidziane w złożonej ofercie oraz dlaczego przyjęto do rozliczenia robót kosztorys powykonawczy sporządzony przez Zakład Murarski, w którym w stosunku do kosztorysu ofertowego zmieniono przedmiar robót oraz ceny jednostkowe materiałów. Otrzymano odpowiedź, iż Na stan mojej wiedzy jedyną formą rozliczenia pomiędzy Urzędem Gminy a Zakładem Murarskim Wincenty Krahel jest ryczałt. Liczy się kwota ostateczna a ta się zgadzała (…) To co zrobił Zakład Murarski w kosztorysie powykonawczym sporządzonym przez siebie nie miałem i nie mam wpływu. To zakład  przedstawia  kosztorys po jakich cenach  czy też ile jakiego materiału użył o ile nie jest gorszy niż SIWZ , Nas interesuje niezmiennie kwota złożona w ofercie i parametry określone w specyfikacji ażeby było wszystko zgodne ze sztuką budowlaną w określonym terminie.

Odnosząc się do wyjaśnienia Pana Wójta należy mieć na uwadze, że przedmiotem wyceny w ofercie na kwotę 267.697,39 zł były dwa etapy zadania. Zatem wskazywanie na ryczałtowy charakter ceny jako podstawy rozliczenia świadczy o braku rozumienia istoty rozliczenia ryczałtowego. Jeżeli wolą stron było, aby za roboty przyjęte do wykonania wykonawca otrzymał wynagrodzenie ryczałtowe, a roboty nie zostały wykonane w całości lecz w części, to wynagrodzenie należne wykonawcy winno być określone proporcjonalnie do wykonania. Ryczałtowy charakter ceny nie powoduje obowiązku jej zapłaty niezależnie od wykonanego zakresu rzeczowego umowy. Stosownie do art. 632 § 1 kodeksu cywilnego, ryczałtowy charakter ceny oznacza jedynie, że wykonawca przyjmujący zamówienie nie może żądać podwyższenia wynagrodzenia, chociażby w czasie zawarcia umowy nie można było przewidzieć rozmiaru lub kosztów prac.

W odniesieniu do okoliczności wykonywania tylko I etapu na podstawie zawartej umowy i przeprowadzonego postępowania Pan Wójt wyjaśnił m.in., że Niestety zdarzył się błąd w komunikacji pomiędzy poszczególnymi ogniwami w Urzędzie Gminy Szudziałowo. Efektem przeoczenia, niedopatrzenia jak i brak należytej kontroli był zapis w przedmiarze robót informujący o dwóch kosztorysach. Na dzień ogłoszenia, t.j. 22lipca 2009 nie powinien pojawić się kosztorys II z kilku względów: W budżecie gminy na rok 2009 planowano wykonanie jednego etapu, W podpisanej Umowie z Urzędem Marszałkowskim mowa jest o jednym odcinku 1610 m w obrębie wsi Studziałowo, Nowinka i Biały Ług zgodnie z dokumentacją techniczną nr 65/2008 sporządzoną w styczniu(...).

W świetle ustawy Prawo zamówień publicznych, wystąpienie tego rodzaju błędu w zakresie opisu przedmiotu zamówienia winno skutkować unieważnieniem postępowania, zwłaszcza mając na uwadze czas, jaki upłynął między złożeniem ofert a podpisaniem umowy z wykonawcą. Stwierdzone okoliczności należy bowiem uznać za wadę, która stanowiła przeszkodę w zawarciu ważnej umowy (art. 93 ust. 1 pkt 7 ustawy). Potwierdza to orzeczenie Zespołu Arbitrów z 29 listopada 2006 r. (UZP/ZO/0-2820/06), w którym stwierdzono m.in., iż za tego rodzaju wadę uważa się sytuację, w której zamawiający stwierdził pomyłkę w s.i.w.z.

Przedstawiony stan faktyczny należy ocenić jako bezpodstawne wydatkowanie z budżetu, w świetle zawartej umowy o wykonanie zamówienia publicznego, kwoty 148.763,58 zł (267.697,39 zł – 118.933,81 zł, tj. wartość pierwszego etapu z oferty wykonawcy). Przy czym kwota 248.270 zł ponownie znalazła się w budżecie jako dochód zrealizowany przez ZGK w związku z „umową o podwykonawstwo”. W sensie finansowym z budżetu wydatkowano w związku z zawartymi umowami kwotę 19.427,39 zł, tj. kwotę różnicy między fakturami wystawionymi przez Zakład Murarski gminie i przez ZGK Zakładowi Murarskiemu (267.697,39 – 248.270).

Zrealizowane zadanie objęte zostało dofinansowaniem z terenowego Funduszu Ochrony Gruntów Rolnych na podstawie umowy zawartej przez Pana Wójta w dniu 30 kwietnia 2009 r. z Zarządem Województwa Podlaskiego. Przedmiotem umowy było udostępnienie w formie dotacji środków finansowych na modernizację I etapu drogi dojazdowej do gruntów rolnych o długości 1610 m zgodnie z dokumentacją techniczną. Województwo zobowiązało się udzielić gminie dotacji w łącznej kwocie nieprzekraczającej 100.000 zł, zaś gmina w uzupełnieniu środków dotacji miała przeznaczyć na sfinansowanie wydatków związanych z modernizacją drogi kwotę 124.318 zł. Kwota dotacji oraz środków własnych miała stanowić wstępny koszt wykonania modernizacji. W przypadku, gdy rzeczywisty koszt wykonania modernizacji drogi byłby wyższy od wstępnego, gmina zobowiązała się do pokrycia powstałej różnicy z własnych środków, zaś w przypadku, gdy rzeczywisty koszt wykonania modernizacji drogi byłby niższy od jego kosztu wstępnego (umowa została zawarta przed wszczęciem procedury o udzielenie zamówienia) wysokość przyznanej dotacji mogła zostać obniżona.

4) Przebudowa dróg dojazdowych w istniejącym pasie drogowym w obrębie geodezyjnym Słójka Borowszczyzna, Talkowszczyzna II etap, objęta dofinansowaniem w kwocie 100.000 zł z terenowego Funduszu Ochrony Gruntów Rolnych. Kontrola zamówienia publicznego (str. 174-181 protokołu kontroli) wykazała:

            Postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego objęto roboty, które zgodnie z zawartą umową oraz opisanym wyżej postępowaniem miały być wykonane na podstawie umowy z 25 września 2009 r., zaś ich koszt składał się na cenę oferty, na podstawie której została wystawiona i opłacona faktura Nr 283/2009 z dnia 30 października 2009 r., na kwotę 267.697,39 zł. Zwrócono się do Pana Wójta z pytaniem, dlaczego ogłoszono kolejny przetarg na roboty, które zostały już objęte postępowaniem oraz powinny zostać wykonane do dnia 31 października 2009 r. W odpowiedzi wyjaśnił Pan, że Nie przypominam sobie abym kiedykolwiek twierdził, że postępowaniem przetargowym objęte były dwa etapy / Proszę nie mylić z ilością dróg /. Zawsze twierdziłem, że to był urzędniczy błąd w sporządzonej SIWZ. Do tego błędu przyznała się również pracownica odpowiedzialna za zamówienia publiczne jak i ja sam wziąłem winę na siebie za brak dostatecznej kontroli. Urząd Gminy Szudziałowo ogłosił przetarg na:

1) Umowy NR DMG.III.. 3041- 18 / 2009 zawartej w dniu 29 października pomiędzy Województwem Podlaskim w imieniu którego działa Zarząd Województwa Podlaskiego a gminą Szudziałowo w której to województwo zobowiązuje się udzielić gminie dotacji w łącznej kwocie 100.000 zł na modernizację drogi o długości 2104m.

2) Na podstawie uchwały Rady Gminy z dnia 1 października 2009 w sprawie zmiany budżetu gminy na 2009 rok przyznającą na etap drugi kwotę 220.000.

W postępowaniu, dla którego sporządzono s.i.w.z. z datą 2 października 2009 r., wpłynęła do dnia 28 października 2009 r. jedna oferta złożona przez Zakład Murarski Spółka Jawna Wincenty Krahel, Elżbieta Krahel-Rowińska. Wykonawca zaproponował wykonanie przedmiotu zamówienia za 165.598,42 zł netto, tj. 202.030,07 zł brutto. W trakcie kontroli nie ustalono daty wpływu oferty, ponieważ na kopercie brak jest adnotacji, brak wzmianki o niej również w dzienniku korespondencji prowadzonym w sekretariacie. Nie stwierdzono innych ofert. Zwrócono szczególną uwagę na wpływ oferty, ponieważ umowa z tym oferentem zawiera datę zawarcia w dniu 10 października 2009 r., tj. przed upływem terminu składania ofert (w § 1 umowy znajduje się zapis, że podstawą zawarcia umowy jest przetarg z 28 października 2009 r.).

Do oferty został załączony kosztorys ofertowy przewidziany w s.i.w.z., na podstawie którego ustalono, że oferent zobowiązał się wykonać roboty wyszególnione w kosztorysie nr 2 za podaną wyżej cenę. W kosztorysie nr 2 załączonym do oferty we wcześniej opisanym postępowaniu te same roboty wyceniono na kwotę 121.937,36 zł netto (148.763,58 zł brutto). Zrealizowanie robót na podstawie wcześniejszej oferty odbyłoby się za cenę niższą o 53.266,49 zł. Przedmiar robót nie zmienił się, różnica wynika jedynie ze zwiększenia niektórych cen jednostkowych. Należy zauważyć, że w kosztorysie ofertowym na omawiane zamówienie cena żwiru została ustalona na 25 zł za jednostkę obmiaru, zaś w poprzednim postępowaniu na 18 zł (przy czym rozliczono w kosztorysie powykonawczym za I etap po 38 zł w celu dostosowania do ceny oferty ustalonej za dwa etapy).

 W dniu 23 listopada 2009 r., pomiędzy ZGK w Szudziałowie reprezentowanym przez J. Szutkiewicza – dyrektora, a Zakładem Murarskim została zawarta umowa, na mocy której ZGK zobowiązał się do wykonania całości przedmiotu zamówienia. Wartość robót ustalono na 181.800 zł brutto (tj. 10% mniej niż oferta wykonawcy). Zgodnie z postanowieniami umowy na „podwykonawstwo” ZGK zobowiązał się wykonać przedmiotowe zadanie z własnego żwiru, zgodnie z dokumentacją przedstawioną przez Zakład Murarski. Wartość żwiru według oferty stanowiła kwotę 104.147  zł. W związku z tym, że gmina posiada własne żwirowiska, pozyskanie materiału nie wiązało się z wydatkami z budżetu gminy na zakup materiału.

W dniu 5 października 2009 r. zawarta została umowa pomiędzy Zarządem Województwa Podlaskiego a Panem Wójtem, której przedmiotem było przekazanie gminie Szudziałowo dotacji z terenowego Funduszu Ochrony Gruntów Rolnych na budowę i modernizację drogi dojazdowej do gruntów rolnych na terenie gminy Szudziałowo. Przedmiotem umowy było udostępnienie w formie dotacji środków finansowych na modernizację II etapu drogi dojazdowej do gruntów rolnych o długości 2104 m zgodnie z dokumentacją techniczną. Województwo zobowiązało się udzielić gminie dotacji w łącznej kwocie nieprzekraczającej 100.000 zł, zaś gmina w uzupełnieniu środków dotacji miała przeznaczyć na sfinansowanie wydatków związanych z modernizacją drogi kwotę 163.853 zł. Kwota dotacji oraz środków własnych miała stanowić wstępny koszt wykonania modernizacji. Podobnie jak w poprzednim postępowaniu, w przypadku, gdy rzeczywisty koszt wykonania modernizacji drogi byłby wyższy od wstępnego, gmina zobowiązała się do pokrycia powstałej różnicy z własnych środków, zaś w przypadku, gdy rzeczywisty koszt wykonania modernizacji drogi byłby niższy od jego kosztu wstępnego wysokość przyznanej dotacji mogła zostać obniżona.

W sensie finansowym z budżetu wydatkowano w związku z zawartymi umowami kwotę 20.230,07 zł, tj. kwotę różnicy między fakturami wystawionymi przez Zakład Murarski gminie i przez ZGK Zakładowi Murarskiemu (202.030,07 – 181.800).

Czynnościami kontrolnymi objęto również postępowanie dotyczące przetargu nieograniczonego na wykonanie boisk sportowych w ramach budowy kompleksu „Moje Boisko – Orlik 2012” (str. 181-194 protokołu kontroli). Wykonawcą wyłonionym w postępowaniu był Zakład Murarski W. Krahel.

Istotną nieprawidłowość stanowi fakt, że oferty złożone przez wykonawców ubiegających się o zamówienie były rozbieżne z przedmiarem robót wynikającym ze specyfikacji istotnych warunków zamówienia po zmianach, co stanowi przesłankę odrzucenia ofert na podstawie art. 89 ust. 1 pkt 2 Prawa zamówień publicznych. Specyfikacja zatwierdzona przez Pana Wójta w dniu 7 lipca 2008 r. zawierała szczegółowy opis przedmiotu zamówienia sformułowany w czterech załącznikach (specyfikacja techniczna wykonania i odbioru robót, szczegółowe specyfikacje techniczne wykonania i odbioru robót, dokumentacja projektowa, przedmiar robót). Przedmiar robót opisano w pięciu częściach: nr 1 – przyłącze kanalizacji deszczowej, nr 2 – przyłącze wodociągowe i kanalizacyjne, nr 3 – instalacje wewnętrzne: instalacja wodociągowa, kanalizacyjna, deszczowa, instalacja centralnego ogrzewania, instalacja wentylacji, nr 4 – roboty drogowe (roboty przygotowawcze, ziemne, obramowanie nawierzchni, chodnik wzmocniony pieszo-jezdny, chodniki zwykłe, boiska do piłki nożnej, do koszykówki i siatkówki, roboty różne, schody terenowe) i nr 5 – roboty budowlane (pawilon sanitarno-szatniowy, koszykówka, piłka nożna, piłka ręczna, siatkówka, tenis, ogrodzenie, piłkochwyt).

Do upływu terminu składania ofert wpłynęły 3 oferty:

- Media Stadion sp. z o.o. – wykonawca zaoferował wykonanie przedmiotu zamówienia zgodnie z wymogami specyfikacji za 999.180 zł brutto; do oferty nie został załączony kosztorys ofertowy,

- Polcourt S.A. – wykonawca zaoferował wykonanie przedmiotu zamówienia zgodnie z wymogami specyfikacji za 1.195.000 zł brutto; do oferty nie został załączony kosztorys ofertowy,

- Zakład Murarski Sp. jawna Wincenty Krahel, Elżbieta Krahel Rowińska – wykonawca zaoferował wykonanie przedmiotu zamówienia zgodnie z wymogami specyfikacji za 919.599,93 zł brutto; do oferty został załączony kosztorys ofertowy.

         Okazana dokumentacja postępowania nie odnosiła się do obowiązku dołączania do złożonej oferty kosztorysu ofertowego. W specyfikacji wskazano natomiast, że cena oferty brutto jest ceną ostateczną obejmującą wszystkie koszty i składniki związane z realizacją zamówienia, zgodnie z przedmiarem robót, w tym m.in. podatek VAT, upusty, rabaty. Wskazano, że cena ma charakter ryczałtowy.

Analiza wybranej oferty Zakładu Murarskiego wykazała, że oferent ten nie objął kosztorysem ofertowym całości robót wyszczególnionych w załączniku nr 4 do specyfikacji (zawierającym przedmiary robót). Oferta nie obejmowała robót związanych z budową budynku szatniowo-sanitarnego (co było przewidziane w opisie przedmiotu postępowania) oraz robót wyszczególnionych w przedmiarach robót nr 1 i 2, dotyczących przyłącza kanalizacji deszczowej oraz przyłączy wodociągowych i kanalizacyjnych.

W okazanej dokumentacji przetargu znajdują się pisma w sprawie uzupełnienia dokumentacji w terminie do dnia 4 sierpnia 2008 r., skierowane przez Pana Wójta do wykonawców, którzy nie załączyli do ofert kosztorysów ofertowych. Z pism wynikało, że brak kosztorysu ofertowego na poszczególne roboty jest sprzeczny z § 5 pkt 8 projektu umowy, a mianowicie: Zamawiający zastrzega możliwość odstąpienia od części robót ujętych w dokumentacji technicznej i SIWZ ze względu na wystąpienie okoliczności, że wykonanie niektórych robót nie leży w interesie publicznym, których nie dało się przewidzieć do chwili opracowania projektu technicznego i SIWZ. Brak kosztorysu ofertowego i wartości poszczególnych robót spowoduje brak możliwości rezygnacji przez Zamawiającego z niektórych robót, a zarazem określenia ich wartości. W przypadku zwiększenia przez Zamawiającego do 20% robót dodatkowych nie byłaby znana wartość robót”.

W dniu 4 sierpnia 2008 r. Media Stadion sp. z o.o. przesłała kosztorysy ofertowe. Drugi wykonawca nie uzupełnił oferty. Analiza kosztorysu nadesłanego przez Media Stadion wykazała, że firma ta złożyła ofertę na:

- przyłącze kanalizacji deszczowej – 77.261,63 zł (wg przedmiaru nr 1),

- przyłącze wodociągowe i kanalizacyjne – 39.584,59 zł (wg przedmiaru nr 2),

- roboty drogowe – 502.587,18 zł – (wg przedmiaru nr 4),

- roboty budowlane – 199.566,60 zł – (wg przedmiaru nr 5), wykonawca z tego przedmiaru pominął pozycje od numeru 1 do numeru 51 „Pawilon sanitarno szatniowy”; złożył ofertę na pozostałe pozycje tj. pozycja 2 – koszykówka, pozycja 3 – piłka nożna, pozycja 5 – siatkówka, pozycja 7 – ogrodzenie. Ofertą nie objął także pozycji 4 – piłka ręczna i pozycji 6 – tenis. Razem wyceniono roboty na 999.180 zł brutto.

Na przedmiar robót nr 3 wykonawca nie złożył oferty. Analiza oferty złożonej przez Zakład Murarski wykazała, że wykonawca ten swoją ofertą objął węższy zakres robót. Nie złożył oferty na roboty wyszególnione w przedmiarach nr 1 i 2. W trakcie kontroli ustalono, że zamawiający w okazanej wersji s.i.w.z. z dnia 22 lipca nie przewidywał składania ofert na budynek sanitarno-szatniowy (według odpowiedzi do s.i.w.z.), jednakże opublikowana w BIP wersja specyfikacji przewidywała nadal przedmiar robót dotyczący prac związanych z tym budynkiem – nie dokonano zatem zmiany specyfikacji w trybie art. 38 ust. 4 Prawa zamówień publicznych. Porównanie obu ofert wykazało, że Media Stadion zaoferowała wykonanie robót ujętych w kosztorysie ofertowym złożonym przez Zakład Murarski za kwotę niższą o 49.980,86 zł. Zakład Murarski zaoferował wykonanie robót z przedmiaru nr 4 i 5 za kwotę 919.599,93 zł, zaś Media Stadion za kwotę 856.627,61 zł (różnica 62.972,32 zł). Analiza oferty złożonej przez Media Stadion wykazała, że ofertą nie objęto wykonania boiska do tenisa (w ofercie Zakładu Murarskiego wyceniono na 5.224,36) oraz do piłki ręcznej (w ofercie Zakładu Murarskiego wyceniono na 7.767,10).

W trakcie kontroli zwrócono się o do Pana Wójta o wskazanie powodów nie odrzucenia oferty złożonej przez Zakład Murarski, który nie objął swoją ofertą całości robót wyszczególnionych w załączniku nr 4 do SIWZ. W odpowiedzi Pan Wójt wyjaśnił, że nie było potrzeby odrzucenia oferty (…) uważnie czytający wszystkie zmiany w SIWZ dotyczące tej inwestycji powinien wyraźnie zwrócić uwagę na dwie zmiany które wyjaśniałem w punkcie poprzednim z uwzględnieniem przedmiaru robót dotyczących:

1.    Przyłącza kanalizacji deszczowej

2.    Koszykówka

3.    Piłka nożna

4.    Siatkówka

5.    Tenis

6.    Ogrodzenie

7.    Piłkochwyt

Powinien zrezygnować z dwóch pozycji:

v  Pawilonu sanitarno- szatniowego

v  Logicznie również z przyłącza wodociągowego jak i kanalizacyjnego bo do czego? My zrezygnowaliśmy z szatni

Na pytanie kontrolującego o wskazanie, które roboty wyszczególnione w załączniku nr 4 do s.i.w.z. w przedmiarze robót nr 1 i nr 2, tj. przyłącze kanalizacji deszczowej i przyłącze wodociągowe i kanalizacyjne, były faktycznie wykonane w trakcie realizacji inwestycji otrzymano odpowiedź: Nadmieniam, że powinna być prawidłowo wykonana kanalizacja deszczowa, Na dzień dzisiejszy nie spotkałem się ze skargami na brak odpływu wody deszczowej z obu boisk. Na stan obecny nie jest wizualnie sprawdzenie czy jest wykonana kanalizacja deszczowa – wymaga odkrycia powierzchni boisk i usunięcia powierzchni chodników. Wychodzimy z założenia ,że jeżeli woda odpływa z boisk i chodników i nie ma kałuż czy też zastoin wodnych to kanalizacja deszczowa jest prawidłowo zrobiona zgodnie ze sztuką budowlaną o czym potwierdził inspektor nadzoru swoim podpisem .W tym roku deszczowym to prawdziwy test dla naszej kanalizacji deszczowej. Na stan mojej wiedzy wykonawca zdecydował się na wariant - Podbudowa przepuszczalna. Moje założenia wynikają z wiadomości ,że nasze podłoże w drugim wariancie czyli Podbudowa nieprzepuszczalna z drenażem liniowym wymagałoby położenia warstwy betonowej na powierzchni boiska a z całą pewnością tego nie robiono. W trakcie kontroli ustalono, że oferta złożona przez Zakład Murarski Krahel nie obejmowała wykonania przyłącza kanalizacji deszczowej, w odróżnieniu od oferty Media Stadion. Na pytanie kontrolującego, o wskazanie wykonawcy robót m.in. kanalizacji deszczowej (w trakcie kontroli ustalono, że wiele prac jest wykonywanych przez ZGK w Szudziałowie) otrzymano wyjaśnienie, że był nim Zakład Murarski Krahel, zaś ZGK wykonywał przy boisku prace nieobjęte postępowaniem, tj. roboty budowlane polegające na wykonaniu fundamentów i zamocowaniu przęseł ogrodowych, roboty elektryczne oraz wykonanie parkingu.

         W trakcie kontroli okazano projekt obiektów sportowo-rekreacyjnych wraz z urządzeniem terenu wokół obiektów w Szudziałowie. W części opisowej, rozdział 2 – przyłącza wodno-kanalizacyjne i drenaż, postanowiono, że „w związku z budową boiska potrzebny będzie tzw. wodociąg letni, należy go wykonać z rur PE o średnicy 63 PE część opisowa przyłącze wodociągowe”. Nie znajduje więc potwierdzenia teza z wyjaśnienia Pana Wójta o rezygnacji z przyłącza wodociągowego w związku z rezygnacją z szatni, ponieważ z dokumentacji wynika, że wodociąg przewidziany był także w związku z budową boiska.

Okoliczność, że wykonawca Media Stadion nie objął swoją ofertą prac związanych z budową budynku sanitarno-szatniowego oznacza, że wiedział o rezygnacji zamawiającego z tych prac, złożył jednakże ofertę na roboty wyszczególnione w przedmiarach nr 1 i 2 w zakresie kanalizacji i wodociągu, czego nie uczynił Zakład Murarski Krahel, przy braku udokumentowanego źródła wiedzy o potrzebie pominięcia tych elementów przy sporządzaniu oferty.

Odnosząc się do faktu, że oferta złożona przez Media Stadion nie obejmowała pozycji zawartych w przedmiarze robót dotyczącym tenisa i piłki ręcznej, zaś oferta złożona przez Zakład Murarski Krahel zawierała wycenę tych pozycji, zwrócono się do Pana Wójta z wyjaśnieniem, czy w ramach kompleksu Moje Boisko Orlik 2012 zostało wykonane boisko do tenisa oraz piłki ręcznej. Z wyjaśnień wynika, że boisko do tenisa zostało wykonane, zaś SIWZ nie przewidywała budowy boiska do piłki ręcznej (…) otrzymaliśmy w prezencie od wykonawcy bramki i siatki do piłki ręcznej. Wartość pozycji z kosztorysu złożonego przez Zakład Murarski odnośnie wykonania boiska do piłki ręcznej stanowi kwotę 7.767,10 zł.

Podsumowując ustalenia kontroli należy wskazać, że opisane postępowanie zostało przeprowadzone z naruszeniem podstawowych zasad udzielania zamówień publicznych. Świadczy o tym w szczególności brak przejrzystości w opisie przedmiotu zamówienia w s.i.w.z., przyjęcie przez zamawiającego jako prawidłowych ofert dotyczących innego niż w s.i.w.z. przedmiotu zamówienia, a także wyboru oferty Zakładu Murarskiego, która była ofertą droższą od oferty Media Stadion, czyli okoliczności naruszające przepisy art. 2 pkt 5, art. 7 ust. 1, art. 29 ust. 1 i 2, art. 89 ust. 1 pkt 2 i art. 93 ust. 1 pkt 1 Prawa zamówień publicznych. Sposób wyjaśniania przez Pana Wójta kontrolującym przyczyn rozbieżności w opisie przedmiotu zamówienia między s.i.w.z. i ofertami świadczy zaś o niezrozumieniu znaczenia funkcji opisu przedmiotu zamówienia dla prawidłowości prowadzonego postępowania oraz obowiązków spoczywających na zamawiającym w tym zakresie, wynikających z art. 29 ust. 1 i 2 oraz art. 31 Prawa zamówień publicznych. Zgodnie z tymi przepisami zamawiający opisuje przedmiot zamówienia w sposób jednoznaczny, wyczerpujący i nieutrudniający uczciwej konkurencji – w przypadku robót budowlanych opisanie przedmiotu zamówienia w sposób spełniający przywołane warunki następuje za pomocą dokumentacji projektowej oraz specyfikacji technicznej wykonania i odbioru robót budowlanych. Dokonywanie przez wykonawcę zmian w opisie przedmiotu zamówienia stanowi okoliczność, która powinna skutkować odrzuceniem oferty jako sprzecznej ze specyfikacją, a nie czynność wyręczającą zamawiającego w zakresie obowiązku rzetelnego opisania przedmiotu robót.

W wyniku badania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego na budowę hali sportowej przy Szkole Podstawowej w Szudziałowie (inwestycja nie zakończona do czasu kontroli) stwierdzono następujące nieprawidłowości:

a) ustalenie wartości zamówienia w kwocie brutto, co pozostawało w sprzeczności z art. 32 ust. 1 Prawa zamówień publicznych – str. 125 protokołu kontroli;

b) ustalenie wartości zamówienia wcześniej niż 6 miesięcy przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, czym naruszono art. 35 ust. 1 Prawa zamówień publicznych – str. 126 protokołu kontroli;

c) nieudzielenie przez zamawiającego odpowiedzi na wszystkie zapytania do treści specyfikacji, co sprzeciwia się postanowieniom art. 38 ust. 1, 2 i 4 Prawa zamówień publicznych – str. 128-133 protokołu kontroli;

d) niezamieszczenie ogłoszenia o zmianie ogłoszenia w BZP w przypadku, gdy zmiana treści specyfikacji prowadzi do zmiany treści ogłoszenia o zamówieniu, co naruszało art. 38 ust. 4a pkt 1 Prawa zamówień publicznych – str. 133 protokołu kontroli;

e) podanie jako kwoty, którą zamawiający zamierza przeznaczyć na finansowanie zamówienia, wartości 3.653.700 zł, a więc odpowiadającej wartości szacunkowej zamówienia w kwocie brutto, podczas gdy według uchwały budżetowej na 2009 r., łączne koszty finansowe zadania planowano w wysokości 3.588.900 (różnica w stosunku do wskazanej w protokole postępowania 64.800 zł) – str. 134 protokołu kontroli;

f) naruszenie art. 95 ust. 1 Prawa zamówień publicznych stanowiącego, iż zamieszczenie ogłoszenia o udzieleniu zamówienia powinno nastąpić niezwłocznie. W przedmiotowym postępowaniu umowę zawarto w dniu 20 października 2009 r., zaś stosowne ogłoszenie opublikowano w BZP dopiero pod datą 25 lutego 2010 r. – str. 135 protokołu kontroli;

g) porównanie pozycji wynikających z kosztorysu ofertowego wybranego wykonawcy oraz dwóch innych wykonawców z przedmiarami robót w zakresie robót budowlanych odnoszących się do wykonania stolarki wykazało rozbieżności między tymi dokumentami, co rzutowało na sposób obliczenia ceny (w specyfikacji wskazano, iż cena netto za wykonanie zadania stanowi sumę cen poszczególnych pozycji kosztorysu ofertowego). Stwierdzono również, że pozycja 46 przedmiaru „Dezynfekcja rurociągów sieci wodociągowych – 550 m” wykazuje w zakresie wyceny rażące różnice między ofertami. W ofercie wybranego wykonawcy wyceniono ją na 67.562 zł, podczas gdy cena w pozostałych ofertach wahała się od 517 zł do 775,50 zł. Z wyjaśnień udzielonych przez Pana Wójta wynika m.in., iż oczywistym było to, że wykonawca ma prawo do samodzielnego kształtowania cen w swojej ofercie. Sposób kalkulacji ceny jest prawem wykonawcy i zamawiający nie może go tego prawa pozbawić. Wykonawca zwrócił uwagę, iż zamawiający w treści SIWZ nie zabronił ingerowania w nakłady pozycji kosztorysowej. Żadne z postanowień zawartych w SIWZ nie zabrania wprowadzania modyfikacji w ilości nakładów rzeczowych określonych miarą katalogową. Jeżeli wykonawca kalkulując poszczególne ceny w swojej ofercie dojdzie do wniosku, że poszczególne czynniki produkcji są wystarczające można je zmienić lub też wprowadzić odpowiedni współczynnik korygujący. Odnosząc się do treści wyjaśnienia należy wskazać, iż potwierdza ono wcześniejszy wniosek o nieznajomości roli zamawiającego w określeniu przedmiotu zamówienia – str. 135-137 protokołu kontroli.

         W zakresie ogólnych zagadnień planowania i wykonywania budżetu ustalenia kontroli prowadzą do wniosku, iż w gminie Szudziałowo występują permanentne problemy z zachowaniem płynności finansowej, co przejawiało się zwłaszcza nieterminowym regulowaniem zobowiązań, skutkującym opłacaniem karnych odsetek, oraz finansowaniem wydatków środkami niestanowiącymi dochodów lub przychodów budżetu.

Według danych sprawozdania Rb-28S za 2009 r., kwota zobowiązań na dzień 31 grudnia 2009 r. wynosiła 1.151.153,35 zł, w tym zobowiązania wymagalne powstałe w latach ubiegłych – 35.880 zł oraz powstałe w 2009 r. – 225.539 zł (zobowiązania wymagalne dotyczące Urzędu Gminy wynosiły 212.346,98 zł). Dodatkowo z danych sprawozdawczości wynika, że w niektórych podziałkach klasyfikacyjnych kwota zobowiązań wymagalnych i wykonanych wydatków przekracza kwotę planowanego limitu. Ogółem suma zobowiązań wymagalnych i wydatków przekraczająca plan w poszczególnych podziałkach klasyfikacyjnych wyniosła 37.732,48 zł. Składały się na nią głównie kwoty w dz. 750 „Administracja publiczna”, rozdz. 75023 „Urzędy gmin (miast i miast na prawach powiatu)”, par. 4010 „Wynagrodzenia osobowe pracowników” – 16.007,85 zł oraz dz. 900 „Gospodarka komunalna i ochrona środowiska”, rozdz. 90015 „Oświetlenie ulic, placów i dróg”, par. 4260 „Zakup energii” – 13.210,30 zł. Z ustaleń kontroli wynika, że przyczyny naruszenia limitów na sfinansowanie wydatków danego roku należy wiązać z nieprawidłowym planowaniem, wynikającym z nienależytego monitorowania stanu realizacji budżetu.

Zwrócono się do Pana Wójta o wyjaśnienie w sprawie podania powodów występowania zobowiązań wymagalnych oraz zobowiązań do sfinansowania w danym roku, które nie mieszczą się w kwotach ustalonych na rok limitów wydatków. W wyjaśnieniu stwierdził Pan, iż Jestem wójtem od 12 lat i tego nie mogę zrozumieć. Jak mogło do tego dojść. Po prostu brak należytej kontroli... dla mnie sprawa niezrozumiała. Jeszcze 30 grudnia 2009 r. jak była sesja Rady Gminy można było wszystko zmienić. Zbyt duże zaufanie co do umiejętności Skarbnik – str. 29-32 protokołu kontroli.

Oprócz Urzędu zobowiązania wymagalne na koniec 2009 r. wystąpiły również w ZGK w Szudziałowie. Wynosiły one 49.072,10 zł. Na zobowiązania wymagalne złożyły się nieopłacone składki ZUS za listopad 2009 r. w kwocie 12.852,54 zł oraz nieopłacone faktury z tytułu zakupu towarów i usług (olej napędowy, naprawa sprzętu) – 36.219,56 zł. W trakcie kontroli zwrócono się do dyrektora Zakładu o podanie przyczyn wystąpienia zobowiązań wymagalnych, który stwierdził, że powodem wystąpienia zobowiązań wymagalnych były opóźnienia w płatności przez kontrahentów naszych należności, wskutek czego zaciągnięte uprzednio zobowiązania stały się wymagalnymi. Ponadto nie wykonano zakładanych w planie finansowym dochodów własnych o 133.457,26 zł. Mając na uwadze, że ZGK od 1 kwietnia 2009 r. działa jako jednostka budżetowa, finansująca wydatki bezpośrednio z budżetu, podane powody nieterminowego regulowania zobowiązań (brak realizacji dochodów przez ZGK) nie mogą być uznane za zasadne – str. 32 protokołu kontroli.

Stwierdzono, że Urząd nieterminowo regulował m.in. zobowiązania z tytułu składek ZUS oraz podatku dochodowego od osób fizycznych. Z tytułu nieterminowego regulowania zobowiązań z tytułu składek na ubezpieczenie społeczne badana jednostka zapłaciła odsetki w kwocie 415,24 zł w 2009 r. oraz 575,36 zł w 2010 r. Jako powód uchybienia terminom płatności wskazano brak środków.

W następstwie nieterminowego regulowania zobowiązań badana jednostka ponosiła także koszty odsetek za zwłokę na rzecz Zakładu Energetycznego (w 2009 r. 39,20 zł i w 2010 r. 17,22 zł) oraz wobec WFOŚiGW (7,95 zł w 2009 r.) – str. 45-47 protokołu kontroli.

Realizację wydatków po terminie zapłaty stwierdzono także podczas kontroli wydatków bieżących ponoszonych w trakcie roku budżetowego, co nie skutkowało jednakże zapłatą odsetek z tytułu opóźnienia w zapłacie. Nieterminowo uregulowano wydatki w kwocie 86.124,58 zł. Zgodnie z art. 44 ust. 3 pkt 3 obecnie obowiązującej ustawy o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009 r. (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.), wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. W okresie objętym kontrolą zasadę tę określał art. 35 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych z dnia 30 czerwca 2005 r. (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.) – str. 99-107 protokołu kontroli.

Ustalono, że badana jednostka – w związku z brakiem płynności finansowej – dokonywała przejściowych „zapożyczeń” środków pieniężnych na finansowanie budżetu:

a) od Stowarzyszenia Przyjaciół Gminy Szudziałowo:

- w dniu 2 lutego 2009 r. wpływ środków na rachunek budżetu w kwocie 15.000 zł, zwrot w dniu 16 lutego 2009 r.,

- 4 maja 2009 r. wpływ środków na rachunek budżetu w kwocie 24.400 zł, zwrot w dniu 8 maja 2009 r.,

- 21 kwietnia 2009 r. wpływ środków na rachunek budżetu w kwocie 2.000 zł, zwrot w dniu 18 maja 2009 r.,

b) z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych Szkoły Podstawowej w Babikach – w dniu 29 kwietnia 2009 r. nastąpił wpływ środków w kwocie 8.400 zł; zwrot 12 maja 2009 r.,

c) z ZFŚS Urzędu Gminy – w dniu 29 kwietnia przelano na rachunek budżetu środki w wysokości 8.500 zł, które zwrócono 12 maja 2009 r.,

d) w 2008 r. na koncie 133 ujęto środki depozytowe w wysokości 2.000 zł, które zostały wykorzystane na finansowanie budżetu (zobowiązanie widnieje po stronie Ma konta 240 w ewidencji Urzędu).

Ze złożonego wyjaśnienia wynika, że zapożyczeń dokonywano w sytuacjach, gdy brakowało środków na wypłatę wynagrodzeń czy składek ZUS. Wpływ zapożyczeń księgowano w ewidencji budżetu jako zobowiązania na koncie 225-2 – str. 40-41 protokołu kontroli.

Zapożyczenia takie należy uznać za nielegalne w świetle przepisów ustawy o finansach publicznych, wskazujących rodzaje środków publicznych oraz określających zasady ich gromadzenia i rozdysponowania przez jednostki sektora finansów publicznych, a także przepisów ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 ze zm.), stanowiących, iż środki funduszu są gromadzone na odrębnym rachunku bankowym i mogą być przeznaczane wyłącznie na działalność socjalną.

         Tezę o nielegalnym finansowaniu wydatków i rozchodów budżetu potwierdza analiza sposobu sfinansowania budżetu 2009 roku. Z ustaleń kontroli wynika, że na finansowanie budżetu 2009 roku zaangażowano dochody roku przyszłego pochodzące z raty części oświatowej subwencji. Stan środków pieniężnych budżetu na koniec 2009 r. wynosił 20.575,50 zł, środki na rachunku ZGK 203,59 zł, podlegające zaliczeniu do dochodów 2009 r. a nie przekazane środki (udziały w podatkach dochodowych oraz podatki pobierane przez US) wynosiły 14.945,51 zł, zaś zobowiązanie z tytułu niewykorzystanej w 2009 r. dotacji – 5.311,46 zł, co daje środki budżetu w wysokości 30.413,14 zł. Kwota ta podlega dodatkowo pomniejszeniu o 2.000 zł, odpowiadające środkom depozytowym, które przyjęto na rachunek budżetu w 2008 r. i dotychczas nie zwrócono, wynosi zatem 28.413,14 zł. Rata otrzymanej w 2009 r. subwencji, stanowiącej dochody 2010 r. wynosiła według salda konta 909 „Rozliczenia międzyokresowe” 171.708 zł. Zatem wykorzystano z niej na finansowanie budżetu 2009 r. 143.294,86 zł.

Sfinansowane z tych środków wydatki faktycznie obciążyły budżet 2010 r. i skutkują brakiem możliwości faktycznego przeznaczenia na wydatki zaewidencjonowanych dochodów budżetu z otrzymanej w grudniu 2009 r. raty części oświatowej subwencji, której środki zostały w części fizycznie rozdysponowane w roku ich wpływu. Planowane sfinansowanie wydatków 2010 r. dochodami budżetu 2010 r. w części odpowiadającej kwocie 143.294,86 zł nie będzie możliwe, ponieważ ujęte w księgach dochody wystąpią wyłącznie w ewidencji, nie mając przełożenia na środki pieniężne, które można zaangażować na finansowanie budżetu. W tej części plan wydatków 2010 r. nie stanowi realnego limitu, który może być podstawą zaciągania zobowiązań.

W zakresie spraw organizacyjnych stwierdzono, iż z dniem 1 stycznia 2010 r. zostało zlikwidowane stanowisko zastępcy Wójta. Brak stanowiska zastępcy Wójta tworzy sytuację zagrażającą ciągłości funkcjonowania jednostki podczas nieobecności Pana Wójta. Z uwagi na liczbę mieszkańców, stosownie do art. 26a ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 ze zm.), w gminie Szudziałowo może być powołany jeden zastępca Wójta. Należy wskazać, iż dodany do przywołanej ustawy art. 28g, mający zastosowanie począwszy od kadencji organów gminy rozpoczętej w 2006 r., określa w sposób jednoznaczny zasady kierowania gminą w przypadku zaistnienia jednej z – enumeratywnie wymienionych – przemijających przeszkód w wykonywaniu zadań i kompetencji Wójta (m.in. spowodowanej niezdolnością do pracy z powodu choroby trwającej dłużej niż 30 dni). Zadania i kompetencje Wójta przejmuje wówczas jego zastępca, zaś w razie niepowołania zastępcy – osoba wyznaczona przez Prezesa Rady Ministrów w trybie art. 28h ustawy – str. 2-3 protokołu kontroli.

Analiza zakresu czynności Skarbnika Gminy wykazała, że z jego treści nie wynikało powierzenie obowiązków i odpowiedzialności w zakresie prowadzenia rachunkowości, wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi, dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz dokonywania wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych. Powierzone obowiązki nie wyczerpują zatem dyspozycji zawartej w przepisach art. 54 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych – str. 3-4 protokołu kontroli.

Z kolei analiza zakresów czynności pracowników zatrudnionych na stanowiskach ds. obsługi finansowo-księgowej wykazała sprzeczność pomiędzy zakresem czynności pracownika zatrudnionego na stanowisku księgowości i rachunkowości a zadaniami określonymi w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu. Według Regulaminu stanowisku temu przewidziano m.in. obowiązki w zakresie prowadzenia urządzeń analitycznych dla rzeczowych aktywów trwałych i obrotowych, naliczania umorzenia środków trwałych oraz ubezpieczenia majątku, których nie przypisano w zakresie czynności. Ponadto pracownik zatrudniony w Urzędzie na tym stanowisku prowadził obsługę finansowo-księgową Gminnego Ośrodka Animacji Kultury i Rekreacji oraz Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej, co nie wynikało z żadnych regulacji wewnętrznych – str. 13-14 protokołu kontroli. W tym miejscu wskazać należy, iż prowadzenie przez Urząd Gminy rachunkowości GOPS i GOAKiR sprzeciwia się postanowieniom art. 11 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.). Jednostki te, działające jako odrębna osoba prawna (instytucje kultury) oraz jako jednostka budżetowa (GOPS), są podmiotami zobowiązanymi do prowadzenia ksiąg rachunkowych na podstawie art. 2 ust. 1 pkt 1 i pkt 4 lit. a) ustawy o rachunkowości, zatem na ich kierownikach spoczywają określone ustawą obowiązki, wynikające w szczególności z przepisów art. 4, art. 10 i art. 11 ust. 1 – str. 7-8 protokołu kontroli.

Odnośnie procedur kontroli wewnętrznej obowiązujących w jednostce stwierdzono, że w Instrukcji obiegu dokumentów nie opisano drogi dokumentów od chwili sporządzenia (wpływu) do momentu zadekretowania i przekazania do księgowości w zakresie dowodów odnoszących się do realizacji dochodów budżetowych oraz umów o dzieło i umów zlecenia – str. 9-10 protokołu kontroli.

W praktyce nie jest realizowane postanowienie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu dotyczące zakresu kompetencji Sekretarza Gminy, któremu przewidziano prowadzenie audytu wewnętrznego oraz kontroli finansowo-księgowej jednostek organizacyjnych Gminy. Zadania te nie są w praktyce realizowane. Podkreślenia wymaga także fakt, iż Sekretarz nie posiada uprawnień audytora, zaś kontrolowana jednostka nie jest obowiązana do prowadzania audytu wewnętrznego na podstawie art. 274 ust. 3 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych – str. 12 protokołu kontroli.

Badanie przestrzegania ustanowionych w formie pisemnej procedur kontroli i autoryzacji dowodów księgowych wykazało przypadki realizowania zapłaty na podstawie dowodów księgowych niezatwierdzonych do wypłaty przez Pana Wójta lub niepodpisanych przez Skarbnika na łączną kwotę 60.600,24 zł. Kontrola ujawniła także, że część dowodów stanowiących podstawę wypłaty nie została zatwierdzona pod względem merytorycznym – str. 11-12, 95, 106-107 i 208 protokołu kontroli.

         W wyniku kontroli stwierdzono dwa przypadki zawarcia umów najmu lokali przez pracownika nieposiadającego umocowania do składania oświadczeń woli – str. 54 i 57 protokołu kontroli. Należy wskazać, iż na gruncie art. 46 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym, oświadczenia woli w imieniu gminy w zakresie zarządu mieniem składa jednoosobowo wójt albo działający na podstawie jego upoważnienia zastępca wójta samodzielnie albo z inną upoważnioną przez wójta osobą.

Na umowie z dostawcą rur i armatury wodociągowej, podpisanej w dniu 14 maja 2009 r., stwierdzono brak kontrasygnaty Skarbnika wymaganej przepisem art. 46 ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym – str. 142 protokołu kontroli.

Analiza dokumentacji opisującej zasady rachunkowości, dokonana pod kątem przepisów ustawy o rachunkowości oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.) wykazała rozbieżności między wykazem kont w zakładowym planie kont i kontami faktycznie prowadzonymi dla ewidencji operacji, uwidocznionymi w zestawieniu obrotów i sald kont księgi głównej za okres 2009 r. Nie prowadzono w księdze głównej budżetu kont 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych”, 224 „Rozrachunki budżetu”, 907 „Dochody z funduszy pomocowych” i 908 „Wydatki z funduszy pomocowych”, zaś w księdze głównej Urzędu kont 226 „Długoterminowe należności budżetowe” i 760 „Pozostałe przychody i koszty operacyjne”, przewidzianych w zakładowym planie kont. Kontrola wykazała także stosowanie kont nieujętych w zakładowym planie kont – w ewidencji budżetu konta 225 (wykorzystywanego w praktyce niezgodnie z jego treścią ekonomiczną określoną załącznikiem nr 1 do rozporządzenia) oraz w ewidencji Urzędu konta 020 „Wartości niematerialne i prawne” i 640 „Rozliczenia międzyokresowe kosztów” – str. 14-16 protokołu kontroli.

Stwierdzono ponadto, że w przyjętych zasadach rachunkowości przewidziano prowadzenie ksiąg techniką komputerową, zaś w praktyce prowadzono odręczną analitykę w ewidencji budżetu w do kont 225, 134 „Kredyty bankowe” i 260 „Zobowiązania finansowe” oraz do konta 080 „Inwestycje (środki trwałe w budowie)” w ewidencji Urzędu – str. 17 protokołu kontroli.

Z ustaleń kontroli dotyczących wydatków bieżących wynika, iż niektóre zakupione elementy wyposażenia (pozostałe środki trwałe) nie zostały objęte ewidencją na koncie 013 „Pozostałe środki trwałe” (m.in. telefony, szlifierka, wkrętaka). W regulacjach wewnętrznych badanej jednostce nie wskazano pozostałych środków trwałych, które podlegałyby wyłączeniu z ewidencji na koncie syntetycznym 013 oraz z prowadzonej do niego ewidencji analitycznej ilościowo-wartościowej – str. 103 i 105 protokołu kontroli.

Badanie prawidłowości prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz dokonywanych w nich zapisów wykazało przypadki naruszenia ustawy o rachunkowości oraz rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont..., polegające w szczególności na:

a) wykorzystywaniu konta 225 w ewidencji budżetu do księgowania operacji niezgodnych z jego treścią ekonomiczną, określoną załącznikiem nr 1 do rozporządzenia, tj. operacji podlegających ujęciu na kontach 222, 224 i 240 „Pozostałe rozrachunki”, których otwarcia zaniechano – str. 15-16 i 20 protokołu kontroli;

b) błędnym ujmowaniu przychodów z tytułu najmu pomieszczeń gminnych oraz sprzedaży nieruchomości na koncie 700 „Sprzedaż produktów i koszt ich wytworzenia”. Prawidłowo do ewidencji przychodów z tytułu najmu powinno służyć w okresie objętym kontrolą konto 750 „Przychody i koszty finansowe”, zaś do przychodów ze sprzedaży środków trwałych konto 760 „Pozostałe przychody i koszty” – str. 16 protokołu kontroli; od 1 stycznia 2011 r. do ewidencji przychodów z tytułu najmu będzie służyło konto 720 „Przychody z tytułu dochodów budżetowych” stosownie do postanowień załącznika nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont... (Dz. U. Nr 128, poz. 861);

c) niewłaściwym ewidencjonowaniu operacji związanych z funduszem alimentacyjnym poprzez dokonywanie zapisów jednostronnych między ewidencjami Urzędu i budżetu, co jednocześnie narusza zasadę podwójnego zapisu określoną w art. 15 ust. 1 ustawy; polegało to na wykorzystywaniu konta 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych” prowadzonego w ewidencji Urzędu (które w przypadku badanej jednostki w ogóle nie powinno występować z uwagi na brak odrębnego rachunku bankowego dla Urzędu) do ewidencji wpływu dochodów dotyczących funduszu alimentacyjnego, zrealizowanych przez GOPS (Wn 133-1 w ewidencji budżetu – Ma 222 w ewidencji Urzędu); wpływ na rachunek budżetu środków z GOPS z tego tytułu powinien być wykazany wyłącznie w ewidencji budżetu, w korespondencji z kontem 224 (jednostka stosowała dla dalszych rozliczeń w ewidencji budżetu konto 225-2) – str. 16 protokołu kontroli;

d) nieprowadzeniu ewidencji szczegółowej do konta 224 „Rozliczenie udzielonych dotacji budżetowych”; zgodnie z zasadami funkcjonowania tego konta określonymi w załączniku nr 2 do rozporządzenia, ewidencja pomocnicza powinna zapewniać możliwość ustalenia wartości przekazanych dotacji według jednostek oraz przeznaczenia dotacji – str. 17-18 protokołu kontroli;

e) nieoznaczeniu nazwą (pełną lub skróconą) jednostki oraz nazwą danego rodzaju księgi rachunkowej ewidencji analitycznej prowadzonej do konta 080, czym naruszono art. 13 ust. 4 pkt 1 ustawy – str. 18 protokołu kontroli;

f) nie numerowaniu kolejno zapisów w dzienniku oraz nie zliczaniu sum zapisów w dzienniku w sposób ciągły, w wyniku czego dziennik nie spełniał wymagań art. 14 ust. 2 ustawy – str. 18-19 protokołu kontroli;

g) utrzymywaniu w ewidencji budżetu nierealnych sald należności i zobowiązań na koncie 225, powstałych wskutek:

- ewidencjonowania za pośrednictwem konta 225 operacji związanych z refundacją z PUP wynagrodzeń pracowników interwencyjnych. Jak wynika z ustaleń kontroli, przyjęto w jednostce błędne założenie polegające na ujmowaniu w księgach budżetu środków z refundacji na kontach rozrachunkowych jako rzekomych rozliczeń z GOPS i ZGK – jednostkami budżetowymi zatrudniającymi pracowników interwencyjnych; przekazywane środki z refundacji ujmowane były w jednostkach na zmniejszenie kosztów i wydatków na wynagrodzenia, zniekształcając te wartości. W efekcie na koniec 2009 r. przyjęty sposób rozliczeń z jednostkami budżetowymi z tytułu refundacji wynagrodzeń spowodował powstanie nierealnych sald należności (wynikających z przekazania jednostkom budżetowym wyższych kwot refundacji niż ich dotyczące) w łącznej kwocie 2.445,45 zł oraz zobowiązań (wynikających z nieprzekazania tym jednostkom środków z refundacji) w kwocie 1.973,12 zł; w związku z tym, iż salda te są pochodną operacji, które winny być ujęte jako dochody budżetu niezbędne jest ich przeksięgowanie na konto 960 „Skumulowana nadwyżka lub niedobór na zasobach budżetu” – str. 20-22 protokołu kontroli;

- ujęcia kwoty 79,50 zł powstałej wskutek opłacenia w dniu 28 marca 2006 r. kosztów badań okresowych dyrektora Szkoły Podstawowej, tj. kosztów podległej jednostki budżetowej. Z uwagi na to, że opisana operacja stanowiła wydatek, a nie została ujęta na koncie 902 „Wydatki budżetu”, saldo winno zostać wyksięgowane na konto 960 – str. 21 protokołu kontroli;

- zdublowania rozrachunków z tytułu podatku VAT w ewidencji budżetu i Urzędu poprzez ujęcie w obu ewidencjach zobowiązania z tytułu podatku VAT w kwocie 5.765 zł – str. 21-22 protokołu kontroli;

- niezaksięgowania dochodów 2009 roku wynikających ze sprawozdania Rb-27 przekazanego przez I US w Białymstoku w wysokości 5.227 zł, w następstwie czego, po zaksięgowaniu wpływu należnych środków na koncie 225, powstało nierealne zobowiązanie w tej kwocie; nieujęcie kwoty dochodów wykazanej w sprawozdaniu na koncie 901 „Dochody budżetu” spowodowało zaniżenie wyniku budżetu za 2009 r. w związku z czym saldo w kwocie 5.227 zł należy przeksięgować na konto 960 – str. 22 protokołu kontroli;

h) niewłaściwym zaksięgowaniu na koniec 2009 r. kwoty niewykorzystanych przez gminę dotacji podlegających zwrotowi w kwocie 5.311,46 zł – zapisem Wn 225 – Ma 901 ze znakiem minus; prawidłowo operacja ta powinna być ujęta zapisem Wn 901 – Ma 224; stwierdzono ponadto, że dotacje podlegające zwrotowi według stanu na koniec 2008 r. w kwocie 9.700,56 zł nie zostały w ogóle przypisane w księgach 2008 r., co skutkowało zawyżeniem o tę kwotę wyniku budżetu za 2008 r. (zwrot dotacji w 2009 r. potraktowano jako wydatek budżetu w par. 4300 „Zakup usług pozostałych”) – str. 22 i 102 protokołu kontroli,

i) dokonywaniu zapisów na koncie 133 „Rachunek budżetu” w sposób nieodpowiadający danym wyciągu bankowego. Badana jednostka dokonywała zapisów niezgodnych z danymi wyciągów poprzez stosowanie zapisów ujemnych, co naruszało zasady funkcjonowania konta 133 określone w załączniku nr 1 do rozporządzenia – str. 39-40 protokołu kontroli,

j) księgowaniu rozrachunków z pracownikami z tytułu odpłatności za rozmowy telefoniczne przy użyciu konta 201 „Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami”, zamiast konta 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”, jak to wynika z załącznika nr 2 do rozporządzenia – str. 45-46 protokołu kontroli,

k) występowaniu rozbieżności między danymi ewidencji analitycznej i syntetycznej na koncie 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”, co sprzeciwia się zasadzie wyrażonej w art. 16 ust. 1 ustawy – str. 46 protokołu kontroli.

Analiza sprawozdawczości finansowej, w powiązaniu z opisanymi wyżej błędnymi zasadami ewidencji przyjętymi w jednostce, wykazała nieprawidłowe kwoty poszczególnych danych w bilansie budżetu. Należności w bilansie wykazano w kwocie ogółem 9.761,24 zł, w całości w rubryce „Należności od budżetów”. Łączna kwota należności powinna wynosić 15.149,10 zł, z czego w rubryce „Należności od budżetów” – 14.945,51 zł, zaś w rubryce „Pozostałe należności i rozliczenia” – 203,59 zł. Zobowiązania wobec budżetów w bilansie ujęto w kwocie 10.363,77 zł, zaś prawidłowa ich wartość to 5.311,46 zł – str. 32-34 protokołu kontroli.

Badanie gospodarki pieniężnej w zakresie obrotu gotówkowego prowadzonego w kasie wykazało następujące nieprawidłowości:

a) kontrola kasy Urzędu przeprowadzona 27 kwietnia 2010 r. wykazała niedobór gotówki w kwocie 6.018 zł; na niedobór składały się następujące kwoty:

- 152 zł stanowiła gotówka znajdująca się w kasie, która została ujęta w już zamkniętym raporcie jako wypłata wynagrodzenia za inkaso dla sołtysa, lecz nie została wypłacona,

- 6.170 zł stanowiły zaliczki wypłacone Skarbnikowi, Sekretarzowi oraz Panu Wójtowi, które nie zostały ujęte w raportach kasowych po stronie rozchodu, ani w księgach rachunkowych jako należności od pracowników. „Wnioski o zaliczkę” nie określały celu pobrania zaliczki (za wyjątkiem jednego), nie były podpisane przez Pana Wójta (za wyjątkiem zaliczki udzielonej Panu Wójtowi) oraz nie zawierały daty otrzymania gotówki. Regulacje wewnętrzne wprowadzone przez Pana Wójta normują zasady udzielania zaliczek, w tym cele, na jakie mogą one być udzielane, zasady kontroli wniosków o zaliczkę oraz rozliczenia. Reguły te nie były – poza wskazanymi wyjątkami – przestrzegane. W przypadku zaliczki udzielonej Sekretarzowi na zakup wieńca stwierdzono, że nie została ona rozliczona do dnia kontroli kasy. Wniosek o zaliczkę posiadał datę 31 lipca 2009 r.

Przedstawiony stan faktyczny świadczy o nierzetelności dokumentacji obrazującej obrót kasowy oraz stanu wykazanego w księgach rachunkowych, co narusza w szczególności postanowienia art. 24 ust. 2, ust. 3 i ust. 5 pkt 3 ustawy o rachunkowości. Inwentaryzacja nie wykazała niedoborów w związku z udzielonymi zaliczkami, których nie ujmowano w raportach kasowych. W złożonym wyjaśnieniu kasjer stwierdził, że w związku z niemożliwością ściągnięcia pieniędzy wydanych na zaliczki, w dniu 31 grudnia 2009 r. do odprowadzenia pogotowia kasowego do banku założyłam własnymi pieniędzmi, a po podjęciu pogotowia kasowego w styczniu 2010 roku, ponownie włożyłam druki zaliczki do kasy i zabrałam swoje pieniądze. Postąpiłam tak, aby nie było salda w kasie i dokumentach (...) na początku mojej pracy były prowadzone rozmowy z księgowością na temat rozliczania zaliczek. Wówczas postanowiono ominąć procedurę wpisywania zaliczek do raportu kasowego, aby nie mnożyć pracy w księgowości budżetowej. Była to również moja niewiedza i brak doświadczenia na temat szczegółowego rozliczania zaliczek pobranych z pogotowia kasowego – str. 34-37 protokołu kontroli,

b) ujmowanie niektórych operacji na koncie 101 „Kasa” ze znakiem (-); dotyczyły one w szczególności zwrotów wynikających z błędnych wpłat i wypłat. Taki sposób księgowania spowodował zaniżenie obrotów strony Wn i Ma konta 101 o 13.805,14 zł,

c) błędne sumowanie obrotów w raportach kasowych. W raporcie kasowym nr 8 sporządzonym za okres od 2 do 9 lutego 2009 r. w pozycji obroty dnia wpisano kwotę 4.935,81 zł, natomiast powinno być 5.003,81 zł (kwotę 5.003,81 zł ujęto po stronie Wn konta 101). W związku z błędnym sumowaniem w raporcie zostało wykazane błędne saldo końcowe. Nieprawidłowe saldo zawiera również raport nr 7 sporządzony za dzień 30 stycznia 2009 r. W raporcie tym przychód stanowił 10.824,78 zł, rozchód 10.858,78 zł, stan poprzedni 3.000 zł. Wobec powyższego saldo końcowe powinno stanowić 2.966 zł (stanowiło 3.034 zł),

d) nie był przestrzegany, wynikający z Instrukcji kasowej, obowiązek odprowadzania wpływów gotówkowych na właściwe rachunki bankowe – zgodnie z postanowieniami Instrukcji jednostka odprowadza wpływy na właściwe rachunki bankowe w dniu przyjęcia wpływów w kasie jednostki, a jeżeli posiada odpowiednie zabezpieczenie w dniu następnym,

e) mimo odpowiednich postanowień przepisów wewnętrznych kasjer realizował wypłaty na podstawie dowodów kasowych niezawierających podpisów osób upoważnionych do zatwierdzenia dowodów do wypłaty – str. 34-38 protokołu kontroli.

W zakresie sprawozdawczości budżetowej kontrolą objęto kompletność i terminowości sporządzania sprawozdań, w tym przez kierowników jednostek organizacyjnych, zgodność danych wykazanych w sprawozdaniach jednostkowych z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej oraz zgodność danych wykazanych w sprawozdaniach jednostkowych ze sprawozdaniami zbiorczymi. W świetle przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781 ze zm.) stwierdzono następujące nieprawidłowości:

a) sprawozdania jednostkowe Rb-28S szkół i GOPS sporządzane na koniec miesięcy kończących kwartały nie zawierały danych na temat zaangażowania oraz zobowiązań, co naruszało postanowienia § 8 ust. 2 pkt 2 i 4 i ust. 5 załącznika nr 34 do rozporządzenia. W oparciu o zestawienia obrotów i sald sporządzone na podstawie ksiąg szkół oraz GOPS ustalono, że sposób jej prowadzenia umożliwiał ustalenie kwoty zobowiązań poszczególnych jednostek; w odniesieniu do zaangażowania stwierdzono, że w ewidencji szkół i GOPS nie funkcjonuje konto 998 „Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego” (w księgach Urzędu na koncie tym dokonywane są wyłącznie pojedyncze zapisy na koniec kwartału) – str. 25-28 protokołu kontroli,

b) w sprawozdaniach zbiorczych Rb-28S wykazywano kwoty zobowiązań wynikające zarówno z ewidencji Urzędu, jak i szkół oraz GOPS. Brak zobowiązań w jednostkowych sprawozdaniach szkół i GOPS świadczy o sporządzeniu sprawozdań zbiorczych niezgodnie z postanowieniami § 6 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia, nakazującymi sporządzenie sprawozdań zbiorczych na podstawie sprawozdań jednostkowych – str. 26 protokołu kontroli,

c) w okresie objętym kontrolą oraz za I i II kwartał 2010 r. nie były sporządzane sprawozdania jednostkowe Rb-Z i Rb-N szkół, GOPS oraz Urzędu, sprawozdania jednostkowe Rb-28S z wykonania planu wydatków Urzędu i sprawozdania jednostkowe Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego jako jednostki budżetowej i jako organu – str. 28-29 protokołu kontroli.

         Z wyjaśnienia Skarbnika wynika, że sprawozdania jednostkowe Rb-Z i Rb-N w zakresie szkół i GOPS nie były sporządzane, co wiąże się z tym, że prowadzimy księgowość tym jednostkom, aby terminowo sporządzić sprawozdania nie robiliśmy zerowych sprawozdań Rb-Z, bo w trakcie roku właśnie takie by były. Natomiast Rb-N jest ujmowane bezpośrednio w sprawozdaniu Gminy, bez robienia sprawozdań jednostkowych. Jeśli chodzi o sprawozdania jednostkowe Urzędu to nie było możliwości do sporządzania, gdyż nie było założonych pozycji w programie księgowym. Od początku 2010 roku założono już pozycje dzielące jednostki, co umożliwia sporządzania sprawozdań jednostkowych dla Urzędu. Zaniechanie sporządzania wymienionych sprawozdań naruszało w 2009 r. przepisy § 4 pkt 2 w zw. z § 6 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r., a od 1 stycznia 2010 r. przepisy § 4 pkt 3 w zw. z § 6 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej z dnia 3 lutego 2010 r. (Dz. U. Nr 20, poz. 103) oraz – w zakresie dotyczącym sprawozdań Rb-Z i Rb-N – rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. Nr 43, poz. 247),

d) niewłaściwą prezentację danych w rocznym sprawozdaniu Rb-27S w kolumnie „Należności pozostałe do zapłaty ogółem, w tym zaległości”. Wykazana w sprawozdaniu kwota 334,12 zł według ewidencji w części stanowiącej 281,58 zł nie była w ogóle należnością, lecz stanowiła nadpłatę, którą należało przedstawić w kolumnie „Nadpłaty” – str. 51 protokołu kontroli.

W zakresie gospodarowania mieniem ustalono, że na terenie gminy Szudziałowo nie obowiązuje uchwała w sprawie wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy, o której mowa w art. 21 ust. 1 pkt 1 i ust. 2 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu Cywilnego (Dz. U. z 2005 r. Nr 31, poz. 266 ze zm.). Częścią składową wieloletniego programu powinny być m.in. zasady polityki czynszowej. Na potrzeby ustalania czynszu za najem lokali mieszkalnych stosowano w okresie objętym kontrolą postanowienia uchwały Rady Gminy z dnia 6 grudnia 2000 r. określające stawki czynszu regulowanego za lokale mieszkalne. W wyniku poprzedniej kontroli kompleksowej przeprowadzonej przez RIO w Białymstoku zalecono podjęcie działań zmierzających do dostosowania zasad ustalania stawek czynszu za najem lokali mieszkalnych wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu gminy do obowiązujących przepisów. W odpowiedzi na wnioski pokontrolne Pan Wójt wskazał, iż „zostaną podjęte działania zmierzające do ustalania stawek czynszu za najem lokali mieszkalnych...” – str. 51-52 i 195-196 protokołu kontroli.

W zakresie podstaw gospodarki nieruchomościami ustalono również, że Pan Wójt nie sporządził planu wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości, do czego jest zobowiązany na podstawie art. 25 ust. 2 w zw. z art. 23 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2010 r. Nr 102, poz. 651) – str. 196 protokołu kontroli.

W wyniku analizy postanowień uchwały w sprawie zasad nabywania, zbywania, zamiany i obciążania nieruchomości gruntowych oraz ich wydzierżawiania na czas dłuższy niż 3 lata, podjętej przez Radę Gminy w dniu 30 lipca 1999 r., stwierdzono, że:

a) postanowienia § 2 pkt 3 uchwały odnoszące się do przeprowadzania rokowań pozostają w sprzeczności z aktualnym brzmieniem art. 67 ust. 2 pkt 4 ustawy o gospodarce nieruchomościami, który stanowi, iż w przypadku, gdy drugi przetarg zakończył się wynikiem negatywnym, cenę nieruchomości ustala się w wysokości nie niższej niż 40% jej wartości (uchwała nie zawiera obwarowań co do poziomu obniżenia ceny);

b) uchwała nie reguluje zasad wynajmowania nieruchomości. Stwierdzono brak stosownych zapisów w tym względzie, poza tym w określeniu przedmiotu uchwały nie użyto słowa „wynajmowania”, co pozostaje w sprzeczności z zakresem spraw podlegających regulacji tą uchwałą na podstawie art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. a) ustawy o samorządzie gminnym, który zobowiązuje do określenia zasad wynajmowania nieruchomości na okres dłuższy niż 3 lata oraz na czas nieoznaczony;

c) postanowienia dotyczące wydzierżawiania nieruchomości nie zostały dostosowane do aktualnego brzmienia delegacji zawartej w art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. a) ustawy o samorządzie gminnym, ponieważ nie odnoszą się do zasad wydzierżawiania nieruchomości na czas nieoznaczony – str. 194-195 protokołu kontroli.

         Ponadto stwierdzono niewykonanie przez Pana Wójta (a w początkowym okresie obowiązywania uchwały przez Zarząd Gminy) dyspozycji zawartej w § 3 uchwały zobowiązującej do określenia szczegółowych zasad przeprowadzania przetargów na dzierżawę nieruchomości – str. 195 protokołu kontroli.

Kontrola zagadnień dotyczących gospodarowania mieniem wykazała także, iż nieruchomości wykorzystywane przez gminne jednostki oświatowe i uwidocznione w ich księgach rachunkowych nie zostały im formalnie przekazane w trwały zarząd. Należy wskazać, iż ustalany w drodze decyzji organu wykonawczego trwały zarząd jest formą władania nieruchomościami przez jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej stosownie do art. 43 i art. 45 w zw. z art. 4 pkt 10 ustawy o gospodarce nieruchomościami – str. 196 protokołu kontroli.

Badanie trybu wyłaniania najemców i dzierżawców nieruchomości gminnych wykazało, że niektóre spośród umów najmu i dzierżawy były zawierane bez uprzedniego sporządzenia wykazu nieruchomości przeznaczonych do oddania w najem lub dzierżawę. Obowiązek sporządzenia i sposób upublicznienia wykazu wynikają z art. 35 ust. 1 i 1b ustawy o gospodarce nieruchomościami, zaś wymagania co do treści wykazu określa art. 35 ust. 2 przywołanej ustawy – str. 57-58 i 61-63 protokołu kontroli.

Ponadto ustalono, iż umowa z dnia 1 października 2008 r. dotycząca najmu lokalu użytkowego przez NZOZ „IL-MED” zawarta została na czas nieoznaczony bez uzyskania przez Pana Wójta zgody Rady Gminy wymaganej przepisem art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. a) ustawy o samorządzie gminnym. Jej zawarcie nie zostało także poprzedzone przeprowadzeniem przetargu, którego wymaga art. 37 ust. 4 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Brak trybu przetargowego stwierdzono ponadto w przypadku umowy z dnia 15 stycznia 2001 r. dotyczącej dzierżawy części działki nr 260/10 dla PKT Centertel sp. z o.o. na okres 20 lat. Zgodnie z uchwałą Rady Gminy w sprawie zasad nabywania, zbywania..., wydzierżawianie nieruchomości na okres powyżej trzech lat powinno było odbyć się w drodze przetargu – str. 59 protokołu kontroli.

Z ustaleń kontroli wynika także, iż przedłużenia części umów dzierżawy nieruchomości na kolejne 3 lata dokonywano bez uzyskania przez Pana Wójta zgody Rady Gminy wymaganej przepisami art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. a) ustawy o samorządzie gminnym w brzmieniu obowiązującym od 22 października 2007 r. Stanowią one, iż w przypadku, gdy po umowie zawartej na czas oznaczony do 3 lat strony zawierają kolejne umowy, których przedmiotem jest ta sama nieruchomość, wymagana jest uchwała Rady – str. 54 i 61-63 protokołu kontroli.

Analiza dochodów pozyskiwanych w związku z zawartymi umowami najmu lokali mieszkalnych wykazała, że:

a) kontrolowana jednostka nie traktowała wpłat za c.o. jako wniesionych zaliczek na poczet faktycznych kosztów centralnego ogrzewania w wynajmowanych lokalach mieszkalnych – nie dokonywano bowiem rozliczeń kosztów ciepła i wniesionych wpłat. Stosowano stawkę w wysokości 3 zł za 1 m² powierzchni użytkowej ustaloną uchwałą Zarządu Gminy z dnia 21 listopada 2000 r. Przyjęta w jednostce praktyka jest niezgodna z przepisami ustawy o ochronie praw lokatorów…, która w art. 9 ust. 2 stanowi, iż wysokość opłat niezależnych od właściciela powinna być ustalana w taki sposób, aby zapewniała wyłącznie pokrycie przez odbiorców kosztów wytworzenia energii cieplnej. Brak bieżącej kalkulacji kosztów wytworzenia ciepła uniemożliwia zweryfikowanie prawidłowości kwoty wnoszonych przez najemców opłat. W świetle przywołanego przepisu ustawy opłaty te nie mogą być ustalone na poziomie niższym od faktycznych kosztów wytworzenia ciepła, jak również nie mogą obciążać najemców ponad faktycznie poniesione przez gminę koszty – str. 52-53 protokołu kontroli;

b) częściowo bezpodstawnie obciążono 2 najemców lokali mieszkalnych w budynku po byłym posterunku Policji tzw. kosztami remontowo-adaptacyjnymi po 194 zł brutto miesięcznie przez okres 15 lat. Sfinansowane przez gminę, jako wynajmującego, roboty dotyczyły m.in. przerobienia instalacji elektrycznej, zainstalowania nowych grzejników i pieca c.o. oraz wymiany stolarki okiennej i drzwiowej, tj. prac znajdujących się w katalogu obowiązków wynajmującego określonym przepisami art. 6a ust. 3 pkt 3 ustawy o ochronie praw lokatorów... – str. 55-56 protokołu kontroli.

         Badanie terminowości uiszczania czynszów za najem i dzierżawę oraz opłat za użytkowanie wieczyste wykazało przypadki nieterminowego regulowania tych należności. Nie stwierdzono jednakże, aby odsetki od nieterminowych wpłat były naliczane i dochodzone przez kontrolowaną jednostkę. Odsetki winny być ujmowane w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty lub pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości należnej na koniec tego kwartału, jak to wynika z § 7 ust. 8 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont… Według ustaleń kontroli należne odsetki, nie naliczone przez badaną jednostkę na koniec 2009 r., wynosiły łącznie 384,41 zł – str. 57-58 i 61-64 protokołu kontroli.

Kontrola terminowości regulowania czynszów wykazała ponadto, w przypadku umowy dzierżawy z PTK Centertel, niezgodność terminów płatności określonych w fakturach z terminem określonym w umowie dzierżawy. W umowie wyznaczono 21-dniowy termin płatności od daty otrzymania faktury, natomiast na wystawionych fakturach widniał 14-dniowy termin płatności od daty wystawienia faktury (wskazywano konkretnie termin zapłaty). Niezgodnie z umową wyliczano także wysokość czynszu dla PTK Centertel, ustalonego na równowartość 300 USD. Według umowy przeliczenia należało dokonywać w oparciu o średni kurs walut NBP ogłoszony w dniu wystawienia faktury. W 2009 r. jedynie faktury za czerwiec i lipiec zostały wystawione w oparciu o kurs dolara z dnia ich wystawienia. W pozostałych przypadkach uwzględniano ostatni kurs z dnia poprzedzającego datę wystawienia faktury. W związku z zastosowaną metodą w skali 2009 r. dzierżawca z jednej strony uiścił w poszczególnych fakturach czynsz zawyżony o 76,01 zł brutto, zaś z drugiej zaniżony o 58,18 zł brutto. Per saldo nadpłata czynszu za 2009 r. wynosi 17,83 zł brutto – str. 60 protokołu kontroli.

Kontrola dochodów ze sprzedaży nieruchomości wykazała, iż we wszystkich przeprowadzonych postępowaniach w wykazach nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży błędnie wyznaczano termin do złożenia wniosku przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo nabycia na postawie art. 34 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Wskazywano, że gmina oczekuje pisemnego oświadczenia osób, którym przysługuje pierwszeństwo, o skorzystaniu z tego prawa w terminie 35 dni od dnia opublikowania wykazu. Ponadto termin podania do publicznej wiadomości ogłoszenia o przetargu ustalano po upływie 35 dni licząc od dnia upublicznienia wykazu. Z przywołanych przepisów art. 34 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy wynika, że termin złożenia wniosku nie może być krótszy niż 6 tygodni, licząc od dnia wywieszenia wykazu. Natomiast według art. 38 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami, ogłoszenie o przetargu podaje się do publicznej wiadomości nie wcześniej niż po upływie terminów, o których mowa w art. 34 ust. 1 pkt 1 i 2 oraz ust. 4 – str. 65-66, 68-69 i 70 protokołu kontroli.

Na podstawie okazanej dokumentacji nie stwierdzono dowodów, aby organizator przetargu powiadamiał pisemnie osoby ustalone jako nabywcy nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umów sprzedaży, do czego jest zobowiązany na mocy art. 41 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Zawiadomienie powinno także informować, iż w przypadku, gdy osoba ustalona jako nabywca nieruchomości nie stawi się bez usprawiedliwiania w miejscu i terminie podanym w zawiadomieniu, organizator przetargu może odstąpić od zawarcia umowy, a wpłacone wadium nie podlega zwrotowi – str. 67-68, 69-70 i 71 protokołu kontroli.

Kontroli poddano prawidłowość ustalania taryf za sprzedaż wody i odprowadzanie ścieków na terenie gminy Szudziałowo. Kontrolującym okazano kalkulacje sporządzone przez ZGK dotyczące ceny 1m³ wody i odprowadzanych ścieków według kosztów poniesionych w 2008 r. Wynikało z nich, że „nie wnioskowano podwyżki ceny 1m³ wody oraz odprowadzania ścieków, bo jest ona na poziomie lub niższa od obowiązującej”.

Ustalono, że uchwała Rady Gminy Szudziałowo z dnia 29 grudnia 2006 r. w sprawie uchwalenia taryf jest stosowana od 1 marca 2007 r. (3 lata i 4 miesiące licząc do czasu zakończenia kontroli). Zakład Gospodarki Komunalnej nie występował z wnioskiem o przedłużenie czasu obowiązywania uchwalonych wówczas taryf na kolejny rok, ani o zatwierdzenie nowych taryf, wbrew dyspozycji art. 20 ust. 1 w zw. z art. 24 ust. 9a ustawy z dnia 7 czerwca 2001 r. o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków (Dz. U. z 2006 r. Nr 123, poz. 858 ze zm.). Zgodnie z ustawą, na uzasadniony wniosek przedsiębiorstwa wodociągowo-kanalizacyjnego, rada gminy, w drodze uchwały, przedłuża czas obowiązywania dotychczasowych taryf, lecz nie dłużej niż o 1 rok. W uzasadnieniu wniosku, o którym mowa w art. 24 ust. 9a, zamieszcza się w szczególności informacje dotyczące zakresu świadczonych usług oraz warunków ekonomicznych uzasadniających przedłużenie obowiązywania dotychczasowych taryf. Do wniosku, o którym mowa w art. 24 ust. 9a, nie dołącza się szczegółowej kalkulacji cen i stawek opłat – str. 86 protokołu kontroli.

W sferze wydatków z tytułu wynagrodzeń stwierdzono sprzeczność pomiędzy kwotą przyznanej pracownikowi nagrody a jej wypłatą. Z okazanej dokumentacji wynika, że w dniu 22 maja 2009 r. Pan Wójt przyznał pracownikowi nagrodę w wysokości 900 zł, zaś z listy płac oraz karty wynagrodzeń pracownika wynikała nagroda w wysokości 1.800 zł. Poza tym, w jednym przypadku decyzję o przyznaniu nagrody w wysokości 3.850 zł podpisał z upoważnienia Pana Wójta Sekretarz Gminy. Zgodnie z § 10 pkt 4 Regulaminu wynagradzania pracowników Urzędu Gminy Szudziałowo, decyzję o przyznaniu nagrody podejmuje Wójt na wniosek bezpośredniego przełożonego pracownika lub z własnej inicjatywy. W złożonym wyjaśnieniu wskazano, iż intencją Pana Wójta było przyznanie nagrody w kwocie 1.800 zł. Natomiast podpisanie przez Sekretarza decyzji o przyznaniu nagrody w kwocie 3.850 zł było wynikiem pilnego wyjazdu Pana Wójta w celach służbowych – str. 88-89 protokołu kontroli. Rozbieżność między decyzją w sprawie nagrody a faktyczną wypłatą oraz wypłacenie nagrody mimo braku decyzji Pana Wójta świadczy o niewłaściwym funkcjonowaniu kontroli wewnętrznej procesu przyznawania i wypłaty nagród.

W zakresie wydatków poniesionych tytułem zwrotu kosztów podróży służbowych pracowników Urzędu ustalono, iż w wielu przypadkach do odbycia podróży wykorzystywano samochody prywatne. Zgodnie z § 5 ust. 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.), pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży służbowej samochodem własnym pracownika na jego wniosek. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, którą ustala pracodawca. Delegowani nie składali wniosków, o których mowa w przywołanych przepisach, zaś do rozliczenia przyjmowano maksymalną stawkę za 1 km przebiegu wynikającą z przepisów rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271 ze zm.). Kontrolującym okazano natomiast umowy zawarte w latach 2004-2009 z poszczególnymi pracownikami Urzędu Gminy, w tym z Panem Wójtem, na mocy których pracownicy zobowiązali się do odpłatnego wykonywania własnym samochodem osobowym „usług przewozowych na rzecz gminy na podstawie polecenia wyjazdu służbowego”. Z ich postanowień wynika, że za „usługi” pracodawca będzie płacić pracownikowi opłatę zgodnie z rozporządzeniem Ministra Transportu i Gospodarki Morskiej z dnia 26 marca 1998 r. w sprawie warunków ustalania i zasad zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych... (Dz. U. Nr 41, poz. 239), która to opłata będzie zmieniana w stopniu odpowiadającym kwartalnemu wskaźnikowi cen towarów i usług konsumpcyjnych w minionym kwartale w stosunku do kwartału poprzedzającego miniony kwartał. Dodano, iż zapłata należności za przewóz następować będzie na podstawie polecenia wyjazdu służbowego.

Podkreślenia wymaga, iż zawarcie umowy cywilnoprawnej przewidziane jest jedynie jako podstawa używania pojazdu do celów służbowych w jazdach lokalnych, o czym stanowi § 1 pkt 1 przywołanego wyżej rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. Przyjęta w kontrolowanej jednostce praktyka jest niezgodna z § 5 ust. 3 rozporządzenia MPiPS z 19 grudnia 2002 r., przewidującego możliwość odbycia podróży służbowej pojazdem niebędącym własnością pracodawcy na podstawie wniosku złożonego przez pracownika. Z kontekstu tego przepisu wynika, że możliwość zlecenia odbycia danej podróży samochodem prywatnym jest uzależniona od wcześniejszego wyrażenia przez pracownika woli w tym zakresie – złożenia wniosku. Przesądza to o niezbędności elementu wniosku, ponieważ pracodawca nie może z własnej inicjatywy zlecić odbywania podróży samochodem prywatnym, jak również zawrzeć ogólnej umowy w tej sprawie.

         Stwierdzono przypadki odbywania przez Pana Wójta podróży służbowych na podstawie poleceń wyjazdu, na których jako zlecający wyjazd podpisał się Pan Wójt, a także na podstawie poleceń wyjazdu w ogóle nie zawierających podpisu w miejscu przeznaczonym dla zlecającego. Zgodnie z art. 8 ust. 2 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 223, poz. 1458), czynności z zakresu prawa pracy wobec wójta (z wyłączeniem związanych z nawiązaniem i rozwiązaniem stosunku pracy oraz ustaleniem wynagrodzenia) wykonuje wyznaczona przez wójta osoba zastępująca lub sekretarz gminy. Poza tym stwierdzono także rozliczenie wyjazdu służbowego do miejsca nieprzewidzianego poleceniem wyjazdu służbowego.

Kontrola wykazała ponadto przypadki naruszenia 14-dniowego terminu rozliczenia kosztów podróży przez pracowników, o którym mowa w § 8a ust. 2 rozporządzenia MPiPS z dnia 19 grudnia 2002 r.

Podczas kontroli wydatków na podróże służbowe krajowe stwierdzono, że do podziałki klasyfikacyjnej właściwej dla tego typu wydatków (par. 4410) ujęto także koszty podróży Pana Wójta na Litwę, do Białej Waki w dniu 4 grudnia 2009 r. Wyniosły one 484,76 zł i składały się wyłącznie z kosztów przejazdu samochodem prywatnym (diet nie wypłacono). Wydatki z tego tytułu powinny zostać ujęte w par. 4420 właściwym dla kosztów podróży służbowych odbywanych poza granicami kraju. Jak ustalono, w budżecie gminy na 2009 r. nie przewidziano limitu wydatków w tym paragrafie. Omawiana podróż została zlecona, udokumentowana i rozliczona niezgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991 ze zm.), ponieważ:

a) czas pobytu pracownika poza granicami kraju liczy się przy podróży odbywanej środkami komunikacji lądowej od chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę do chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju (§ 3 pkt 1 rozporządzenia) – w rozliczeniu brak podziału na czas podróży i liczbę km w granicach kraju i poza nim;

b) miejsce odbycia podróży i środek transportu właściwy do jej odbycia określa pracodawca (§ 8 ust. 1) – w poleceniu wyjazdu jako środek transportu wskazano samochód prywatny, jednakże brak podpisu zlecającego wyjazd;

c) na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na odbycie podróży samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy (§ 8 ust. 3) – brak takiego wniosku, a w konsekwencji i ustalenia stawki za przejazd samochodem prywatnym na podstawie § 8 ust. 4 rozporządzenia;

d) rozliczenie kosztów podróży jest dokonywane w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży (§ 13 ust. 3) – delegacja została przedłożona do rozliczenia 30 grudnia 2009 r., a więc po terminie – str. 95-99 protokołu kontroli.

         Analiza wydatków bieżących poniesionych w par. 4210, 4270 i 4300 wykazała liczne przypadki stosowania niewłaściwej klasyfikacji budżetowej w świetle przepisów obowiązującego w okresie objętym kontrolą rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726 ze zm.). Łącznie w zbadanej próbie błędnie sklasyfikowano w poszczególnych paragrafach i rozdziałach wydatki na kwotę 73.134 zł. Ujawniono także, iż błędne klasyfikowanie w jednym z przypadków było pochodną ujęcia operacji niezgodnie z dekretacją zawartą na fakturach w celu dostosowania faktycznych wydatków do planu (na kwotę 15.000 zł) – str. 99-107 protokołu kontroli.

W wyniku badania wydatków na zakup usług telefonii komórkowej stwierdzono znaczący wzrost wydatków na ten cel w marcu i kwietniu 2010 r. w stosunku do wcześniejszych okresów. Jak ustalono, wynikał on głównie z faktu wysyłania sms-ów specjalnych o wartości 2,44 zł brutto każdy. Część wysyłanych z telefonów służbowych sms-ów (pod nr 72051) związana była z konkursem ogłoszonym przez Gazetę Współczesną „Mała Ojczyzna – Duża Sprawa” trwającym w okresie od 12 lutego do 23 kwietnia 2010 r. Kontrola wykazała, iż samorządowcy z gminy Szudziałowo zajęli w tym konkursie czołowe miejsca, zarówno w kategorii radny, jak i wójt. Stwierdzono, że Przewodniczący Rady Gminy L. Olchowik oraz radny M. Surowiec otrzymali w konkursie łącznie 947 sms-ów, zaś Pan Wójt 1.154 sms-y „na tak”. Poza tym stwierdzono wysyłanie z telefonów służbowych sms-ów specjalnych pod nr 72480 (2,44 zł każdy). Miały one związek z plebiscytem ogłoszonym na portalu „Dobrzy politycy pl.”. Użytkownikami służbowych telefonów komórkowych, z których wysyłano sms-sy w konkursach z udziałem przedstawicieli gminy Szudziałowo byli: Pan Wójt, Skarbnik, Sekretarz oraz inspektor ds. zamówień publicznych. Na podstawie bilingów do rachunków telefonicznych ustalono, że z poszczególnych telefonów wysłano następującą liczę sms-ów specjalnych:

- telefon będący w dyspozycji Pana Wójta – 531 sms-ów o wartości 1.296,64 zł,

- telefon będący w dyspozycji Sekretarza – 238 sms-ów o wartości 580,72 zł,

- telefon będący w dyspozycji Skarbnika – 294 sms-y o wartości 717,36 zł,

- telefon będący w dyspozycji inspektora ds. zamówień publicznych – 346 sms-ów o wartości 844,24 zł.

W trakcie trwania kontroli dokonano tytułem zwrotu kosztów sms-ów wpłat na rachunek budżetu w następujących wysokościach: Pan Wójt - 1.373,77 zł, Sekretarz - 583,06 zł, Skarbnik - 833,06 zł i I. Kowalczuk – 855,07 zł. Większe wpłaty wynikały z faktu zwrotu kosztów wszystkich wysłanych sms-ów z telefonów służbowych (nie tylko sms-ów tzw. konkursowych) – str. 107-110 protokołu kontroli.

            Kontrola wydatków inwestycyjnych wykazała niedokonanie zmiany w załączniku nr 3 do uchwały budżetowej „Wykaz zadań inwestycyjnych i środków na ich realizację w 2009 r.” w zakresie wydatków w rozdziale 90001, par. 6060 na zakup autobusu szkolnego. Uchwałą Nr XXVII/145/09 Rady Gminy z dnia 25 listopada 2009 r. w sprawie zmian w budżecie Gminy na 2009 r. zwiększono bowiem sumę wydatków inwestycyjnych na ten cel do kwoty 51.240 zł, podczas gdy według załącznika nr 3 wydatki na wskazany cel wynosiły 33.000 zł – str. 110-111 protokołu kontroli.

Stwierdzono ponadto zaniechanie dokonywania zmian urealniających postanowienia budżetu w zakresie planowanych wydatków na zadanie pn. „Zakład Produkcji Galanterii Betonowej „Sudovia””. Według ostatecznej wersji uchwały budżetowej, ustalonej przez Radę w dniu 30 grudnia 2009 r., suma planowanych wydatków na to zadanie wynosiła 1.350.000 zł, w tym środki własne – 50.000 zł, kredyty i pożyczki – 800.000 zł i środki z innych źródeł - 500.000 zł. Jak ustalono, gmina nie otrzymała dofinansowania na realizację przedmiotowej inwestycji, które w budżecie zaplanowano w kwocie 500.000 zł, co było wynikiem nie złożenia w trakcie roku żadnego wniosku o dofinansowanie – str. 113-114 protokołu kontroli.

         W wyniku kontroli ewidencji nakładów inwestycyjnych stwierdzono następujące nieprawidłowości:

a) nieprzyjęcie na konto 011 „Środki trwałe”, do dnia zakończenia kontroli, efektów inwestycji pn. „Modernizacja dróg dojazdowych do gruntów rolnych - Słójka Borowszczyzna, Talkowszczyzna”, odebranego 30 grudnia 2009 r.;

b) prowadzenie ewidencji analitycznej do konta 080 w zakresie wydatków na zadania związane z budową dróg w sposób niespełniający wymogów rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont…, co polegało na prowadzeniu ewidencji w sposób nieobrazujący kosztów poszczególnych efektów inwestycyjnych, a przez to niedający możliwości ustalenia kosztów wytworzenia poszczególnych środków trwałych. Kontrola wykazała, iż spośród zaplanowanych w budżecie na 2009 r. inwestycji drogowych odrębną ewidencję analityczną założono jedynie dla zadania „Droga gminna w Wierzchlesiu”, dla kosztów pozostałych zadań ewidencja analityczna do konta 080 nie została wyodrębniona. Koszty inwestycyjne tych zadań ujmowano na wspólnej kartotece określonej jako „Budowa drogi gminnej”, przy czym stwierdzono, że znajdowały się w niej także koszty drogi gminnej w Wierzchlesiu, z kolei koszty projektu technicznego budowy drogi Szudziałowo-Słoja ujęto w kartotece prowadzonej do konta 080 dla budowy wodociągu. Szczegółowe ustalenia dotyczące błędów w ewidencji analitycznej do konta 080 i wnioski co do prawidłowej wysokości kosztów wytworzenia poszczególnych środków trwałych zawarto na str. 111-113 i 123-124 protokołu kontroli;

c) błędne ujęcie kosztów dokumentacji kosztorysowej na modernizację dróg Boratyńszczyzna-Słójka Borowszczyzna i Wojnowce – Horczaki. Wynagrodzenie umowne za sporządzenie dokumentacji wynosiło 4.500 zł brutto, w tym podatek dochodowy w wysokości 648 zł. Kontrola wykazała, że w ewidencji analitycznej do konta 080 zawyżono koszty o kwotę podatku dochodowego (ujęto je w wysokości 5.148 zł). Natomiast w ewidencji księgowej wydatków oraz w sprawozdaniu Rb-28S za 2009 r. w rozdziale 60016, par. 6050 uwzględniono jedynie kwotę wynagrodzenia netto w wysokości 3.852 zł – str. 112 protokołu kontroli;

d) niezgodność pomiędzy sumą poniesionych w 2009 r. wydatków inwestycyjnych w rozdziale 01010, par. 6050 (na budowę wodociągów) a kosztami zaewidencjonowanymi w ewidencji analitycznej do konta 080. Według sprawozdania Rb-28S wykonanie wydatków zamknęło się kwotą 92.754,94 zł, zaś w ewidencji pomocniczej ujęto koszty w wysokości 104.752,94 zł. Różnica w kwocie 11.998 zł była spowodowana m.in. wskazanym wyżej ujęciem na koncie dotyczącym wodociągów kosztów projektu technicznego budowy drogi Szudziałowo-Słoja oraz nieprawidłowej klasyfikacji wydatków na kwotę 6.000 zł za nadzór przy budowie wodociągów ujętych pod datą 14 kwietnia 2009 r. do par. 4300 rozdział 01010 (pierwotna dekretacja przewidywała par. 6050, lecz w dniu przelewu ją zmieniono).

Z ustaleń kontroli wynika, że prawidłowo suma wydatków poniesionych na budowę wodociągów oraz obroty Wn konta 080 dla tego zadania powinny wynosić 98.754,94 zł. Należy również wskazać, iż ostateczny plan wydatków w rozdziale 01010, par. 6050 wynosił 93.035 zł, a zatem przy prawidłowej klasyfikacji kosztów nadzoru przy budowie wodociągu w wysokości 6.000 zł doszłoby do uwidocznienia przekroczenia planu wydatków na kwotę 5.719,94 zł. Zmianę podziałki klasyfikacyjnej w dniu przelewu należy zatem ocenić jako działanie dokonane w celu obejścia zasady wyrażonej w okresie objętym kontrolą w art. 138 pkt 3 w zw. z art. 189 ust. 1 ustawy o finansach publicznych z 30 czerwca 2005 r., iż dokonywanie wydatków następuje w granicach kwot określonych w planie finansowym. Obecnie zasadę tę określa art. 254 pkt 3 ustawy o finansach publicznych – str. 117-118 protokołu kontroli,

e) uchwałą Rady Gminy z dnia 5 marca 2010 r. powołano z dniem 1 maja 2010 r. gminną jednostkę budżetową pod nazwą „Zakład Produkcji Galanterii Betonowej „Sudovia””. Uchwałą nadano jednostce statut, w którym postanowiono, iż działa on na bazie majątku przekazanego w użytkowanie przez Wójta. Jak ustalono, do dnia kontroli nowoutworzonej jednostce nie przekazano żadnego majątku, z uwagi na to, że inwestycja związana z utworzeniem jednostki nie została zakończona. W trakcie 2009 r. na utworzenie „Zakładu Produkcji Galanterii Betonowej „Sudovia”” wydatkowano kwotę 826.086,14 zł. Zobowiązania ogółem na koniec roku wyniosły 23.540,61 zł, z czego kwota 18.837,67 zł dotyczyła zobowiązań wymagalnych. Suma kosztów inwestycji wynosiła zatem łącznie 849.626,75 zł (według wydatków i zobowiązań wykazanych w sprawozdaniu Rb-28S). Natomiast według ewidencji analitycznej do konta 080 obroty Wn wyniosły 822.884,07 zł, a zatem faktyczne wydatki i zobowiązania z tytułu wydatków były wyższe od kosztów ujętych na koncie 080 o 26.742,68 zł. Ustalono, iż było to efektem błędów w ewidencji analitycznej do konta 080, które polegały w szczególności na nie ujęciu kosztów tej inwestycji na łączną kwotę 28.487,68 zł - str. 113-116 protokołu kontroli,

f) kontrola ponoszenia wydatków inwestycyjnych na budowę wodociągów w latach 2006-2009, realizowaną za pośrednictwem ZGK w Szudziałowie, wykazała, że w 2008 r. przyjętą formą finansowania była dotacja celowa dla ZGK (działającego wówczas jako zakład budżetowy) w wysokości 400.000 zł. Analiza wykorzystania przez Zakład otrzymanej w 2008 r. dotacji wykazała następujące nieprawidłowości:

- niedokonanie, wbrew postanowieniom „porozumienia” podpisanego między Panem Wójtem a kierownikiem ZGK, rozliczenia rozmiaru rzeczowego i finansowego zadania do dnia 30 czerwca 2008 r. oraz rozliczenia dotacji na podstawie protokołu odbioru technicznego podpisanego przez kierownika budowy i inspektora nadzoru;

- nieokreślenie w „porozumieniu” wysokości dotacji, co pozostawało w sprzeczności z art. 130 w zw. z art. 189a ustawy z 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych stanowiącym, iż udzielenie dotacji celowej, w tym jednostce sektora finansów publicznych, wymaga określenia wysokości dotacji;

- ujęcie w rozliczeniu dotacji kosztów zakupu samochodu ciężarowego wraz z kosztami rejestracji pojazdu o łącznej wartości 17.215,50 zł. Według opisu na fakturze wydatek sklasyfikowano w Zakładzie w dziale 900 „Gospodarka komunalna i ochrona środowiska”, rozdziale 90095 „Pozostała działalność” i (błędnie) par. 4210 „Zakup materiałów i wyposażenia”. Należy wskazać, że zakup samochodu wraz z kosztami jego rejestracji nie miał bezpośredniego związku z zadaniem objętym porozumieniem (co potwierdza także zastosowana klasyfikacja budżetowa w zakresie działu i rozdziału), a zatem wydatek z tego tytułu nie mógł zostać ujęty w rozliczeniu dotacji, jako niezgodny z jej przeznaczeniem.

Z ustaleń kontroli wynika, że w dniu 9 lutego 2009 r. dokonano częściowego odbioru wykonanej sieci wodociągowej o długości 24.797 mb i rozpoczęcia jej użytkowania. Odebrana sieć wodociągowa do dnia zakończenia kontroli nie została jednakże przyjęta na stan ani przez Urząd Gminy, ani ZGK w Szudziałowie, a konto 080 w ewidencji Urzędu nie zostało rozliczone. Zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości…., na stronie Ma konta 080 należało ująć wartość uzyskanych efektów inwestycyjnych w korespondencji z kontem 011, a następnie dokonać przekazania środka trwałego na stan ZGK, jako pełniącego funkcję przedsiębiorstwa wodociągowo-kanalizacyjnego – str. 117-123 protokołu kontroli.

         Nieprawidłowości stwierdzono także przy kontroli gospodarowania środkami Gminnego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej. Polegały one na  stosowaniu nieprawidłowej klasyfikacji budżetowej (np. koszty uczestnictwa w wycieczce – 1.342 zł – ujęto do par. 3020), braku dekretacji na dowodach księgowych oraz rozbieżności między przeznaczeniem środków GFOŚiGW w uchwale budżetowej a faktycznymi wydatkami (w par. 4210 ujęto wydatki na „Zakup wędliny oraz napojów na ognisko organizowane na wycieczce w Surażkowie w ramach konkursu „Na największego selekcjonera”” oraz zakup 3 książek jako nagród, podczas gdy według uchwały budżetowej wydatki w tym paragrafie miały być przeznaczone na zakup worków do selektywnej zbiórki odpadów).

Poza tym kontrola wykazała przekroczenie planu finansowego w paragrafie 4300 „Zakup usług pozostałych”. Według uchwały budżetowej planowane wydatki wynosiły 2.000 zł, podczas gdy faktycznie wydatkowano 2.653 zł. Na wydatki złożyło się opłacenie dwóch faktur: PKS S.A. z Białegostoku z dnia 9 czerwca 2009 r. za wynajem autobusu na kwotę 650 zł (opis na fakturze: „Wynajem autobusu – wyjazd dzieci z konkursu na zbiórkę butelek szklanych i plastikowych do Surażkowa”) oraz Biacon Plus sp. z o.o. Biuro Podróży z Sokółki z dnia 1 sierpnia 2009 r. za realizację programu turystycznego na sumę 2.000 zł (opis na fakturze: „Opłata za zorganizowanie wycieczki w ramach konkursu ekologicznego”). W trakcie kontroli nie okazano dokumentacji dotyczącej organizacji sfinansowanych wycieczek, np. w postaci ich programu, list uczestników, itp. – str. 206-208 protokołu kontroli.

W toku kontroli dochodów budżetowych gminy, badaniu poddano również dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 roku Nr 8, poz. 60 ze zm.), jest Wójt Gminy. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru wskazanych dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych.

W zakresie stosowania przepisów dotyczących postępowania upominawczego oraz egzekucyjnego stwierdzono nieprawidłowości opisane na stronie 81 protokołu kontroli. Polegały one na braku pełnych i terminowych działań windykacyjnych w stosunku do podatników zalegających z zapłatą należności podatkowych, świadczący o naruszeniu przez organ podatkowy obowiązków wynikających z przepisów ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. Nr 96, poz. 161 ze zm.) i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2001 r. Nr 137, poz. 1541, z 2003 r. Nr 9, poz. 106, z 2004 r. Nr 10, poz. 79).

Dokonane w powyższym zakresie ustalenia, w części przypadków dotyczyły również nieprawidłowości polegających na dokonaniu przypisu należności podatkowych na podstawie decyzji ustalających wysokość zobowiązania podatkowego, które nie zostały doręczone podatnikom. Podatnicy ci nie żyją i nie prowadzono działań zmierzających do przeniesienia odpowiedzialności podatkowej na spadkobierców z wykorzystaniem uprawnień wynikających z treści art. 1025 ustawy Kodeks Cywilny oraz art. 100 Ordynacji podatkowej. Zgodnie z art. 21 § 1 Ordynacji podatkowej zobowiązanie podatkowe powstaje z dniem doręczenia decyzji organu podatkowego, ustalającej wysokość tego zobowiązania, zatem w omawianych przypadkach, w związku z brakiem przymiotu doręczenia decyzje te nie powodowały powstania zobowiązania podatkowego i nie mogły być skutecznie podstawą dokonania przypisu na kontach podatkowych. Z treści definicji pojęcia przypis, zawartej w § 3, obowiązującego w kontrolowanym okresie Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 21 czerwca 2006 roku  sprawie zasad rachunkowości i planu kont w zakresie ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych należności budżetowych dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 112, poz. 761) jednoznacznie wynika, iż jest to zobowiązanie podatkowe stanowiące obciążenie konta podatnika. Uwzględniając równocześnie zapis § 4 rozporządzenia wskazujący, iż podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe sprawdzone pod względem formalnym i rachunkowym, należy uznać, że normie tej nie stało się zadość. Było to powodem wadliwych zapisów księgowych, nie odzwierciedlających istniejącego stanu faktycznego.

Z kolei opis na stronach 82 – 84 protokołu kontroli wskazuje na przypadki braku uzasadnienia faktycznego w decyzjach przyznających ulgi w spłacie podatków, w kontekście  zebranego, w trakcie prowadzonego postępowania podatkowego, materiału dowodowego. Stanowi to naruszenie art. 210 § 1 pkt 6 ustawy Ordynacja podatkowa  .

Przeprowadzona kontrola grupy podatników podatku rolnego będących osobami fizycznymi, ustaliła przypadki błędnego wyliczenia podstawy opodatkowania (hektarów przeliczeniowych). Zgodnie z art. 4 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy o podatku rolnym (tekst jednolity z 2006 roku Dz. U. Nr 136, poz. 969 z późn. zm.) podstawę opodatkowania podatkiem rolnym stanowi liczba hektarów przeliczeniowych, ustalonych na podstawie powierzchni, rodzajów i klas użytków rolnych wynikających z ewidencji geodezyjnej – str. 76–77 protokołu kontroli. Stwierdzono także nieprawidłowości polegające na  łączeniu, w celu opodatkowania, udziałów we współwłasności z przedmiotami opodatkowania stanowiącymi odrębną własność podatnika, co stanowi naruszenie art. 3 ust.5 ustawy o podatku rolnym. Wymieniony przepis stanowi, że jeżeli grunty rolne podlegające opodatkowaniu stanowią współwłasność lub znajdują się w posiadaniu dwóch lub więcej podmiotów, to stanowią odrębny przedmiot opodatkowania podatkiem rolnym, a obowiązek podatkowy ciąży solidarnie na wszystkich współwłaścicielach (posiadaczach) – str. 77 protokołu kontroli. Równocześnie opis na stronach 76 – 77 protokołu kontroli wskazuje na przypadki  naruszenia art. 6a ust.7 ustawy o podatku rolnym, który nakazuje organowi podatkowemu dokonanie zmiany decyzji, którą ustalono podatek jeżeli w ciągu roku podatkowego nastąpiło wygaśnięcie obowiązku podatkowego w podatku rolnym lub zaistniały zmiany mające wpływ na wysokość zobowiązania,  o których mowa w ust. 4 przywołanego przepisu.

Badaniu poddano prawidłowość i rzetelność sporządzania sprawozdań z wykonania podstawowych dochodów podatkowych (Rb-PDP) za rok 2009. W opisie na stronach 79 - 80 protokołu kontroli wskazano nieprawidłowości w tym zakresie, z uwzględnieniem ich skutków finansowych oraz okresów sprawozdawczych, których dotyczą. Obowiązujące w 2009 roku zasady sporządzania sprawozdania Rb-PDP zawarte są w załączniku nr 34 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781). Przepisy § 4 pkt 2 lit. a) przywołanego rozporządzenia nakładają obowiązek sporządzenia omawianego sprawozdania na przewodniczącego jednostki samorządu terytorialnego.

W wyniku badania zagadnień dotyczących realizacji dochodów z tytułu podatku leśnego od osób prawnych, ustalono nieprawidłowości będące konsekwencją braku czynności sprawdzających dla złożonych przez nie deklaracji podatkowych, stosownie do przepisów art. 272 Ordynacji podatkowej – str. 78-79 protokołu kontroli.

Stwierdzone w wyniku kontroli nieprawidłowości były wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej, w tym zasad wykonywania budżetu, udzielania zamówień publicznych i prowadzenia rachunkowości, a także niewłaściwego funkcjonowania systemu kontroli wewnętrznej.

Organem wykonawczym gminy jest Wójt, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem gminy, przygotowywanie projektów uchwał Rady Gminy, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową gminy (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Wójt wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie zarządczej kontroli wewnętrznej, spoczywa na Wójcie Gminy zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych. Wójt ponosi także ogólną odpowiedzialność, jako kierownik zamawiającego (Urzędu), za przygotowanie i przeprowadzenie postępowań o udzielenie zamówień publicznych – art. 18 ust. 1 Prawa zamówień publicznych.

Wójt jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości oraz nadzorowania tych prac spoczywały, stosownie do zakresu czynności, na Skarbniku Gminy. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określają przepisy art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Przestrzeganie przepisów Prawa zamówień publicznych i aktów wykonawczych do tej ustawy oraz zapewnienie rzetelności procesu inwestycyjnego poprzez:

a) wypłacanie wykonawcom wynagrodzeń odpowiadających zakresowi zrealizowanego zadania i jego cenie podanej w ofercie,

b) zaniechanie rozliczania robót kosztorysami powykonawczymi zawierającymi inne ceny jednostkowe niż oferta wykonawcy,

c) ustalanie wartości szacunkowej zamówienia na roboty budowlane w kwocie bez podatku od towarów i usług, na podstawie kosztorysu inwestorskiego sporządzonego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed dniem wszczęcia postępowania,

d) rzetelne i jednoznaczne opisywanie przedmiotu zamówienia, mając na uwadze, że jest to jeden z podstawowych obowiązków zamawiającego, którego właściwa realizacja jest niezbędnym warunkiem prawidłowego przeprowadzenia postępowania, w tym oceny ofert i wyboru oferty najkorzystniejszej,

e) odrzucanie ofert zawierających opis przedmiotu zamówienia niezgodny ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia,

f) podejmowanie czynności wyjaśniających w przypadku rażąco niskich cen w ofertach wykonawców,

g) dokonywanie wyboru ofert z najniższą ceną w zakresie porównywalnego zakresu zamówienia,

h) unieważnianie postępowań  o udzielenie zamówienia publicznego w przypadku wystąpienia przesłanek określonych w art. 93 ust. 1 Prawa zamówień publicznych,

i) dokładne analizowanie złożonych ofert w kontekście ich zgodności ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia,

j) zapewnienie rzetelności dokumentacji poświadczającej wykonanie robót, mając na uwadze stwierdzone w trakcie kontroli rozbieżności między zleconym zakresem robót a protokołem odbioru,

k) udzielanie wyjaśnień co do treści specyfikacji na wszystkie złożone w terminie zapytania,

l) zamieszczanie ogłoszeń o zmianie ogłoszenia w BZP w przypadku, gdy w postępowaniu prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego zmiana treści specyfikacji prowadzi do zmiany treści ogłoszenia o zamówieniu,

m) niezwłoczne zamieszczanie w BZP ogłoszenia o udzieleniu zamówienia,

n) żądanie od wykonawców na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu wyłącznie oświadczeń i dokumentów określonych rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów,

o) rzetelne sporządzanie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

2. Wyeliminowanie stwierdzonych podczas kontroli systemowych nieprawidłowości w realizacji budżetu gminy przez:

a) zaniechanie przejściowego zapożyczania na realizację budżetu środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych oraz środków odrębnych podmiotów z pominięciem zasad zaciągania zobowiązań na finansowanie przejściowego niedoboru budżetu,

b) zaniechanie wykorzystywania środków pieniężnych raty części oświatowej subwencji ogólnej (w części przekraczającej zaliczone do dochodów należności na dzień 31 grudnia) stanowiącej dochód następnego roku w celu finansowania budżetu roku poprzedzającego powstanie dochodu,

c) bieżące monitorowanie poziomu zaciąganych zobowiązań, nie tylko pod kątem wysokości limitów w planie wydatków budżetu, ale również przy uwzględnieniu realnych możliwości płatniczych, w szczególności po uwzględnieniu przy realizacji budżetu 2010 roku, iż  kwota blisko 150.000 zł zaewidencjonowanych dochodów budżetu 2010 r. z subwencji oświatowej nie posiada faktycznie pokrycia w środkach pieniężnych,

d) terminowe regulowanie zobowiązań, w szczególności składek ZUS i zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych w celu uniknięcia kosztów odsetek za opóźnienie w zapłacie,

e) planowanie w budżecie limitów wydatków na poziomie umożliwiającym sfinansowanie zobowiązań,

f) zaciąganie zobowiązań dotyczących inwestycji do wysokości obowiązującego limitu,

g) zobowiązanie dyrektora ZGK do terminowego regulowania zobowiązań jednostki; przekazywanie ZGK środków na wydatki w wysokości i terminach umożliwiających terminowe regulowanie zobowiązań.

3. Dokonanie zwrotu środków depozytowych w wysokości 2.000 zł z rachunku budżetu na rachunek środków depozytowych.

4. Rozważenie podjęcia stosownych działań zmierzających do uregulowania kwestii zastępstwa Pana Wójta, mając na uwadze zapewnienie ciągłości funkcjonowania gminy podczas nieobecności Pana Wójta.

5. Nadanie Skarbnikowi Gminy w formie pisemnej zakresu czynności wyczerpującego postanowienia art. 54 ustawy o finansach publicznych.

6. Wyeliminowanie rozbieżności między zakresem czynności pracownika wskazanego w części opisowej wystąpienia a Regulaminem Organizacyjnym Urzędu i faktycznie wykonywanymi zadaniami.

7. Określenie w wewnętrznych procedurach zasad kontroli i obiegu wszystkich stosowanych dokumentów finansowo-księgowych.

8. Zapewnienie przestrzegania ustalonych procedur kontroli w zakresie realizacji wyłącznie dowodów księgowych zatwierdzonych do wypłaty oraz poddanych kontroli pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym.

9. Wyeliminowanie rozbieżności między regulacjami zawartymi w treści Regulaminu Organizacyjnego a stosowaną praktyką w kwestii wykonywania przez Sekretarza zadań w zakresie audytu wewnętrznego oraz kontroli finansowo-księgowej jednostek organizacyjnych gminy.

10. Spowodowanie, aby oświadczenia woli w zakresie zarządu mieniem składane były przez Pana Wójta lub osoby uprawnione w świetle art. 46 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym.

11. Zapewnienie warunków organizacyjnych i finansowych umożliwiających wykonywanie przez kierowników GOPS i GOAKiR obowiązków wynikających z ustawy o rachunkowości.

12. Przedkładanie Skarbnikowi celem kontrasygnowania wszystkich dokumentów poświadczających dokonanie czynności prawnych powodujących powstanie zobowiązań pieniężnych.

13. Zmodyfikowanie dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości poprzez:

a) wyeliminowanie rozbieżności między wykazami kont syntetycznych w zakładowych planach kont dla budżetu i Urzędu Gminy a kontami faktycznie prowadzonymi w księgach głównych,

b) określenie, które z ksiąg rachunkowych prowadzone są metodą ręczną (bez użycia programu komputerowego),

c) określenie wartości i – ewentualnie – rodzajów pozostałych środków trwałych obejmowanych ewidencją na koncie 013 i analitycznie metodą ilościowo-wartościową.

14. Zobowiązanie Skarbnika do wyeliminowania nieprawidłowości w prowadzeniu ksiąg rachunkowych poprzez:

a) zaniechanie wykorzystywania w ewidencji budżetu konta 225 do księgowania operacji niezgodnych z jego treścią ekonomiczną, podlegających ujęciu na kontach 222, 224 i 240,

b) ewidencjonowanie przychodów z tytułu najmu składników majątkowych oraz przychodów ze sprzedaży środków trwałych w sposób wskazany w części opisowej wystąpienia,

c) zaniechanie ewidencjonowania operacji związanych z funduszem alimentacyjnym zapisami dokonywanymi między ewidencją budżetu i Urzędu, mając na uwadze zasadę dwustronności zapisu; ewidencjonowanie tych operacji przy uwzględnieniu uwag zawartych w części opisowej wystąpienia,

d) prowadzenie ewidencji szczegółowej do konta 224 w ewidencji Urzędu,

e) należyte oznaczenie ksiąg rachunkowych,

f) kolejne numerowanie zapisów w dzienniku oraz zliczanie sum zapisów w sposób ciągły,

g) zaniechanie ujmowania w ewidencji budżetu nierealnych rozrachunków z jednostkami organizacyjnymi z tytułu refundacji z PUP za wynagrodzenia pracowników interwencyjnych; przyjmowanie otrzymanych refundacji na dochody budżetu,

h) wyksięgowanie wskazanych w części opisowej wystąpienia nierealnych sald rozrachunków widniejących na koncie 225 w ewidencji budżetu na konto 960,

i) zaniechanie dublowania w ewidencji budżetu i Urzędu rozrachunków z tytułu podatku VAT,

j) księgowanie dochodów budżetowych realizowanych przez urzędy skarbowe na rzecz budżetu jednostki samorządu terytorialnego na podstawie danych wynikających z otrzymywanych od tych urzędów sprawozdań, zapisem Wn 224 – Ma 901,

k) ewidencjonowanie kwot niewykorzystanych dotacji podlegających zwrotowi zapisem Wn 901 – Ma 224,

l) dokonywanie zapisów na koncie 133 zgodnie z danymi wyciągów bankowych,

m) ujmowanie rozrachunków z pracownikami z tytułu zwrotów za rozmowy telefoniczne oraz z tytułu udzielonych zaliczek na koncie 234,

n) uzgadnianie ewidencji analitycznej i syntetycznej do konta 221,

o) uwzględnienie konta 998 w księgach szkół, których obsługa księgowa prowadzona jest w Urzędzie,

p) naliczanie i ujmowanie w księgach należnych odsetek z tytułu nieterminowego opłacania należności z najmu, dzierżawy i użytkowania wieczystego,

q) dokonywanie zapisów księgowych zgodnie z dekretacją zawartą na dowodach księgowych,

r) urealnienie ewidencji nakładów inwestycyjnych prowadzonej na koncie 080; w tym celu:

- wyksięgowanie na konto 011 efektów inwestycji pn. „Modernizacja dróg dojazdowych do gruntów rolnych – Słójka, Borowszczyzna, Talkowszczyzna,

- wyksięgowanie na konto 011 wartości zrealizowanego wodociągu o długości 24.797 mb, po czym przekazanie środka trwałego na stan ZGK, jako przedsiębiorstwa wodociągowo-kanalizacyjnego obowiązanego do uwzględniania przy kalkulacji taryf kosztów amortyzacji urządzeń wodociągowo-kanalizacyjnych,

- prowadzenie ewidencji analitycznej do tego konta w sposób zapewniający wyodrębnienie kosztów poszczególnych rodzajów efektów inwestycyjnych oraz skalkulowanie ceny nabycia lub kosztu wytworzenia poszczególnych obiektów środków trwałych,

- zweryfikowanie ujętych w ewidencji analitycznej do konta 080 kosztów inwestycji drogowych, wodociągowych i dotyczących budowy Zakładu Galanterii Betonowej w celu wyeliminowania popełnionych błędów wskazanych w części opisowej wystąpienia.

15. Wyeliminowanie nieprawidłowości w zakresie gospodarki kasowej; w tym celu zobowiązanie odpowiedzialnych pracowników do:

a) ujmowania w raportach kasowych wszystkich operacji gotówkowych dokonywanych w kasie,

b) ujmowania w raportach kasowych operacji gotówkowych w dniu ich faktycznej realizacji oraz w kwotach zgodnych z treścią operacji,

c) zaniechania dokonywania zapisów na koncie 101 ze znakiem (-), które zniekształcają wysokość faktycznych obrotów w kasie,

d) dołożenia należytej staranności w zakresie sumowania obrotów w raportach kasowych w celu wyeliminowania przypadków wykazywania w raportach nierzeczywistych sald,

e) realizowania wypłat wyłącznie na podstawie dowodów kasowych zatwierdzonych do wypłaty przez upoważnione osoby.

16. Przestrzeganie ustalonych przepisami wewnętrznymi zasad udzielania i rozliczania zaliczek, w tym w szczególności sporządzania wniosku o zaliczkę oraz określania jej przeznaczenia.

17. Wyegzekwowanie od Sekretarza Gminy rozliczenia zaliczki pobranej na podstawie wniosku z 31 lipca 2009 r.

18. W zakresie sprawozdawczości budżetowej:

a) sporządzanie jednostkowych sprawozdań Rb-Z, Rb-N, Rb-27S i Rb-28S Urzędu,

b) zobowiązanie kierowników GOPS i szkół oraz osób prowadzących obsługę tych jednostek, do sporządzania jednostkowych sprawozdań Rb-Z i Rb-N,

c) spowodowanie wykazywania w jednostkowych sprawozdaniach Rb-28S GOPS i szkół, sporządzanych za miesiące kończące kwartał, danych na temat zobowiązań i zaangażowania,

d) sporządzanie sprawozdań zbiorczych na podstawie danych wynikających ze sprawozdań jednostkowych,

e) prezentowanie w sprawozdaniu Rb-27S danych zgodnych z ewidencją księgową.

19. W zakresie dochodów z najmu lokali mieszkalnych:

a) przedłożenie Radzie Gminy projektu uchwały w sprawie wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy, który powinien określać m.in. zasady polityki czynszowej, na podstawie których Pan Wójt obowiązany jest ustalić stawki czynszu za najem lokali mieszkalnych,

b) rozliczanie wpłat wnoszonych przez najemców na poczet kosztów wytworzenia energii cieplnej z faktycznie ponoszonymi kosztami, mając na uwadze postanowienia art. 9 ust. 2 ustawy o ochronie praw lokatorów...,

c) zweryfikowanie ustalonego w umowach najmu obciążenia najemców kosztami remontowo-adaptacyjnymi lokali, mając na uwadze obowiązki wynajmującego wynikające z postanowień art. 6a ustawy o ochronie praw lokatorów...

20. Sporządzenie planu wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości.

21. Przedłożenie Radzie Gminy projektu zmian do uchwały w sprawie zasad nabywania, zbywania, zamiany i obciążania nieruchomości gruntowych oraz ich wydzierżawiania na czas dłuższy niż 3 lata, mając na uwadze jej niezgodność z aktualnie obowiązującymi przepisami, w tym zakresem delegacji zawartej w art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. a) ustawy o samorządzie gminnym.

22. Określenie szczegółowych zasad przeprowadzania przetargów na dzierżawę nieruchomości, stosownie do obowiązku wynikającego z uchwały w sprawie zasad nabywania, zbywania, zamiany i obciążania nieruchomości gruntowych...

23. Ustanowienie trwałego zarządu nieruchomościami będącymi w posiadaniu gminnych jednostek oświatowych.

24. W zakresie dochodów z dzierżawy nieruchomości i najmu lokali użytkowych:

a) sporządzanie i upublicznianie wykazów nieruchomości przeznaczonych do wynajęcia lub wydzierżawienia w przypadkach przewidzianych w art. 35 ust. 1 i 1b ustawy o gospodarce nieruchomościami,

b) uzyskiwanie zgody Rady Gminy na wynajęcie lub wydzierżawienie nieruchomości w sytuacji, gdy po umowie zawartej na czas oznaczony strony zawierają kolejne umowy, których przedmiotem jest ta sama nieruchomość, jeżeli łączny czas udostępnienia nieruchomości będzie przekraczał 3 lata, a także na wynajęcie lub wydzierżawienie nieruchomości na czas nieoznaczony,

c) odstępowanie od przetargowego trybu udostępniania nieruchomości wyłącznie w sytuacjach określonych przepisami prawa,

d) wystawianie PTK Centertel faktur za dzierżawę zgodnie z postanowieniami umowy,

e) ustalanie równowartości czynszu w USD za dzierżawę PTK Centertel zgodnie z postanowieniami umowy; ujęcie kwoty 17,83 zł jako nadpłaty PTK Centertel w związku z błędnym naliczeniem czynszu za 2009 r.

25. W zakresie dochodów ze sprzedaży nieruchomości:

a) wyznaczanie zgodnego z ustawą o gospodarce nieruchomościami terminu do złożenia wniosku osobom, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości,

b) upublicznianie ogłoszeń o przetargu po upływie terminu wskazanego w art. 38 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami,

c) pisemne zawiadamianie wyłonionych nabywców nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży.

26. Zobowiązanie dyrektora ZGK do wypełniania obowiązków spoczywających na nim, jako kierowniku przedsiębiorstwa wodociągowo-kanalizacyjnego, w zakresie przedkładania wniosków o uchwalenie taryf za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowe odprowadzanie ścieków lub przedłużenie na kolejny rok taryf uchwalonych na rok poprzedni.

27. Zapewnienie zgodności dokumentacji dotyczącej przyznawania nagród z faktycznie wypłacanymi kwotami i wymaganiami przepisów wewnętrznych. W tym celu zobowiązanie pracowników odpowiedzialnych za naliczanie wynagrodzeń (nagród) do bezwzględnego przestrzegania przy naliczaniu danych wynikających z dokumentów poświadczających przyznanie nagród.

28. Wyeliminowanie nieprawidłowości w zakresie wydatków ponoszonych tytułem zwrotu kosztów podróży służbowych poprzez:

a) zlecanie odbywania podróży służbowych samochodami prywatnymi pracowników na podstawie każdorazowo składanych przez pracowników wniosków w tej sprawie, mając na uwadze, że wykorzystanie samochodu prywatnego w podróży służbowej zależy od wcześniejszego wyrażenia przez pracownika takiego zamiaru,

b) formalne rozwiązanie umów z pracownikami w sprawie świadczenia „usług przewozowych na rzecz gminy na podstawie polecenia wyjazdu służbowego”,

c) ustalanie przez Pana Wójta stawki za jeden kilometr przebiegu przed odbyciem podróży samochodem prywatnym pracownika,

d) zobowiązanie pracowników do przestrzegania 14-dniowego terminu przedłożenia rozliczenie kosztów podróży, licząc od dnia zakończenia podróży,

e) odbywanie przez Pana Wójta podróży służbowych na podstawie poleceń wyjazdu podpisanych przez osobę wyznaczoną przez Pana Wójta w trybie art. 8 ust. 2 ustawy o pracownikach samorządowych,

f) zlecanie odbycia oraz rozliczanie kosztów podróży poza granicami kraju zgodnie z przepisami rozporządzenia obowiązującymi w tym zakresie.

29. W zakresie klasyfikacji budżetowej:

a) zapewnienie prawidłowego stosowania klasyfikacji budżetowej wydatków, w szczególności dotyczących paragrafów 4210, 4270, 4300, 4410 i 6050,

b) zaniechanie stosowania niewłaściwych podziałek klasyfikacji w celu ukrycia przekroczenia planu wydatków.

30. Przeznaczanie środków publicznych wyłącznie na realizację zadań publicznych, mając na uwadze, że udział Pana Wójta i radnych w sms-owym konkursie popularności nie stanowi zadania publicznego.

31. Zachowywanie wewnętrznej zgodności danych zawartych w uchwale budżetowej w zakresie wydatków inwestycyjnych.

32. Prowadzenie terminowych i systematycznych działań windykacyjnych w stosunku do podatników na których ciążą zaległości podatkowe, mając na względzie przepisy ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji oraz rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.

33. Dokonywanie przypisu należności podatkowych na kontach księgowych wyłącznie w oparciu o zweryfikowane dowody księgowe.

34. Przestrzeganie przepisów Ordynacji podatkowej przy wydawaniu decyzji dotyczących udzielenia ulg w spłacie podatków.

35. Zachowanie prawidłowości opodatkowania podatkiem rolnym.

36. Wyeliminowanie nieprawidłowości, opisanych w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia pokontrolnego, w zakresie opodatkowania podatkami i opłatami lokalnymi, których źródłem są zaniechania w prowadzeniu przez organ podatkowy czynności sprawdzających wynikających z przepisów ustawy Ordynacja podatkowa.

37.  Zweryfikowanie rzetelności danych służących za podstawę sporządzenia sprawozdań z wykonania podstawowych dochodów podatkowych (Rb-PDP) za wskazane okresy sprawozdawcze, skorygowanie wartości błędnie wykazanych w powyższych sprawozdaniach oraz przekazanie poprawnej wersji sprawozdań do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

        Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku