 |
 |
 |
 |
 |
|
zalecenia - Gmina Trzcianne |
|
|||||||||||
|
|||||||||||||
|
Kontrola
kompleksowa gospodarki finansowej przeprowadzona
w Urzędzie Gminy Trzcianne przez
inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Ustalenia
kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 23 lipca 2010 roku
(znak: RIO.I.6001-4/10), o treści jak niżej:
Pan Zdzisław Dąbrowski Wójt Gminy Trzcianne W
wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Trzcianne za okres 2009
roku i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Gminy Trzcianne na
podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7
października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r.
Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w
Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole
kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce. Zakresem
kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy i
jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli wewnętrznej, prowadzenie
rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, wykonanie budżetu, w tym
realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, udzielanie zamówień
publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie
mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi. Kontrola
wykazała, że obowiązujący w 2009 r. zakres czynności Skarbnika Gminy nie był
zgodny z postanowieniami art. 45 ust. 1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o
finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.). W trakcie kontroli,
aneksem do zakresu czynności, dodano brakujące elementy dotyczące prowadzenia
przez Skarbnika rachunkowości jednostki oraz dokonywania wstępnej kontroli
kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych.
Uzupełniony zakres czynności spełnia wymogi określone w art. 54 ust. 1 obecnie
obowiązującej ustawy o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009 r. (Dz. U.
Nr 157, poz. 1240) – str. 3 protokołu kontroli. Stosownie
do art. 47 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z
2001 r. Nr 142, poz. 1591 ze zm.) kierownicy jednostek
organizacyjnych gminy nieposiadających osobowości prawnej działają jednoosobowo
na podstawie pełnomocnictwa udzielonego przez wójta. Z ustaleń kontroli wynika,
że wskazane pełnomocnictwo nie zostało udzielone dyrektorowi Gimnazjum w
Trzciannem – str. 3-4 protokołu kontroli. Analiza
wprowadzonych przez Pana Wójta uregulowań dotyczących prowadzenia rachunkowości
i gospodarki finansowej, w tym kontroli wewnętrznej, wykazała, że nie zawierają
one wykazu pracowników bądź stanowisk upoważnionych do zatwierdzania dokumentów
finansowych pod względem merytorycznym oraz formalno-rachunkowym. Kwestie te
nie znalazły również odzwierciedlenia w zakresach czynności pracowników. W
zakresie funkcjonowania kontroli wewnętrznej zbadano dokumenty źródłowe
wydatków zgromadzone w zbiorze dowodów Urzędu Gminy z grudnia 2009 r. Na
dowodach tych znajdują się podpisy pracowników stwierdzających dokonanie
operacji wymienionej w dokumencie, sprawdzenie pod względem merytorycznym, pod
względem formalnym i rachunkowym, zatwierdzenie dowodu do ujęcia w księgach
rachunkowych. Jak ustalono, dokumenty były zatwierdzane pod względem
merytorycznym przez Wójta, zastępcę Wójta oraz Skarbnika Gminy a pod względem
formalno-rachunkowym przez pracowników Referatu Finansowego – str. 5, 6
protokołu kontroli. Instytucje
kultury – Gminny Ośrodek Kultury i Biblioteka Publiczna Gminy Trzcianne – oraz Gminny
Ośrodek Pomocy Społecznej posiadają oddzielne rachunki bankowe, jednakże nie
posiadają regulacji wewnętrznych przewidujących zatwierdzanie dokumentów do
wypłaty przez ich kierowników. W praktyce dokumenty źródłowe są zatwierdzane do
wypłaty przez Pana Wójta i Skarbnika Gminy, sprawdzane pod względem
merytorycznym przez kierowników tych jednostek, natomiast pod względem
formalno-rachunkowym są sprawdzane przez upoważnionego pracownika Referatu
Finansowego, zajmującego się obsługą finansowo-księgową tych jednostek. Należy
wskazać, że stosownie do art. 53 ust. 1, art. 68 i art. 69 ust. 1 pkt 3 obowiązującej
obecnie ustawy o finansach publicznych (w poprzedniej ustawie art. 44 ust. 1 i
art. 47) odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów
publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej,
spoczywa na kierowniku każdej jednostki. Z tego względu procedury wewnętrzne w
tym obszarze powinny być określone przez kierowników tych jednostek – str. 5
protokołu kontroli. Rachunkowość
Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej, Ośrodka Kultury i Biblioteki Publicznej jest
prowadzona przez Urząd Gminy (postanowienia w tym względzie zawarto w statutach
obsługiwanych jednostek i regulaminie organizacyjnym Urzędu). Podstawą jej
prowadzenia jest zarządzenie nr 39/07 Wójta Gminy z dnia 18 października 2007
r. w sprawie zakładowego planu kont dla budżetu gminy, jednostek budżetowych
gminy i instytucji kultury. Stosownie do postanowień art. 10 ust. 2 ustawy z
dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze
zm.), opracowanie dokumentacji zasad rachunkowości należy do kierownika
jednostki, zatem Pan Wójt nie jest uprawniony do ustalania polityki
rachunkowości w GOPS i instytucjach kultury. Poza tym,
funkcji głównego księgowego w obsługiwanych jednostkach nie mogą pełnić
pracownicy Urzędu Gminy (w tym Skarbnik), gdyż zgodnie z art. 54 ust. 1 ustawy
o finansach publicznych (poprzednio art. 45 ust. 1), głównym
księgowym jednostki sektora finansów publicznych może być jedynie pracownik tej
jednostki – str. 4, 6, 7-8 protokołu kontroli. W odniesieniu do obsługiwanych
jednostek (GOPS i instytucji kultury) należy też wskazać, że art. 11 ustawy o
rachunkowości, w brzmieniu obowiązującym od 10 kwietnia 2010 r., stanowi, iż
księgi rachunkowe są prowadzone przez jednostkę; jednostka może powierzyć prowadzenie ksiąg rachunkowych przedsiębiorcy, o
którym mowa w art. 76a ust. 3, lub przedsiębiorcy prowadzącemu działalność w
tym zakresie z innego państwa członkowskiego w rozumieniu art. 2 ust. 1 pkt 4
ustawy z dnia 4 marca 2010 r. o świadczeniu usług na terytorium
Rzeczypospolitej Polskiej. Stwierdzono
ponadto, że w zakładowym planie kont dla budżetu i jednostek budżetowych,
opartym o przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w
sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa,
budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora
finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.), do dnia rozpoczęcia
kontroli nie zostały uwzględnione regulacje zawarte w rozporządzeniu Ministra
Finansów z dnia 15 kwietnia 2008 r. zmieniającym przywołane rozporządzenie (zmiany
wynikające z tego rozporządzenia należało uwzględnić w wewnętrznej dokumentacji
zasad rachunkowości do 14 sierpnia 2008 r.) – str. 7 protokołu kontroli. Badając
prawidłowość i terminowość zapisów księgowych stwierdzono, że w szeregu
przypadków zapisy te nie odzwierciedlały stanu rzeczywistego i w związku z tym księgi
rachunkowe nie spełniały wymogów określonych w art. 24 w zakresie ich rzetelnego
i bezbłędnego prowadzenia. W wyniku czynności kontrolnych stwierdzono
następujące nieprawidłowości w prowadzeniu ewidencji księgowej, naruszające
przepisy rozporządzenia Ministra Finansów w spawie szczególnych zasad
rachunkowości oraz planów kont…: 1) Na
podstawie analizy zapisów na koncie 080 „Inwestycje (środki trwałe w budowie)” stwierdzono,
że saldo konta analitycznego, na którym ujmowano nakłady dotyczące realizacji
hali sportowej i zespołu boisk, wynosiło na początek 2007 r. 3.059.286,63 zł. W
2007 r., w okresie styczeń – lipiec, na koncie 080 ujęto nakłady w łącznej
kwocie 1.062.049,76 zł, w tym nakłady wynikające z faktur wykonawcy wystawionych
w 2006 r. – 994.534,93 zł i w 2007 r. – 67.514,83 zł. Mimo rozliczenia zadań
inwestycyjnych i przekazania powstałych w ich wyniku efektów na stan środków
trwałych Szkoły Podstawowej, na koncie 080 Urzędu do rozpoczęcia kontroli nie
wystąpiły żadne księgowania. W związku z tym, na koniec 2007, 2008 i 2009 r.
konto 080 wykazywało nierealne saldo strony Wn w kwocie 4.121.336,39 zł. Saldo
to było w dodatku o 1.015.852,94 zł wyższe od wyceny omawianych obiektów
przekazanych na stan szkoły i ujętych w jej ewidencji zapisem Wn 011 „Środki
trwałe”, Ma 800 „Fundusz jednostki”. W trakcie kontroli wskazano na
konieczność przeanalizowania dokumentów źródłowych związanych z realizacją
omawianych zadań, ponieważ ustalenia kontroli prowadzą do wniosku, że
nieopłacone w 2006 r. faktury w łącznej kwocie 994.534,93 zł zostały ujęte w
księgach 2006 r. zapisem Wn 080, Ma 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”
i w takiej samej wysokości ponownie w księgach 2007 r. – zapisem Wn 080, Ma 201
(zapis równoległy do zapisu – Wn 201, Ma 130 „Rachunki bieżące jednostek
budżetowych). Z analizy zapisów na koncie 201
(analityka 201-4) wynika, że konto analityczne wykazywało na początek 2007 r.
saldo strony Ma w kwocie 994.534,94 zł. W 2007 r. na stronie Wn zaksięgowano
operacje związane z zapłatą faktur z 2006 i 2007 r. w łącznej kwocie
1.155.135,76 zł i przypisy zobowiązań na stronie Ma w kwocie 1.062.049,76 zł, w
tym kwota 994.534,94 zł z tytułu ujętych powtórnie faktur z 2006 r. Na koniec
2008 r. konto analityczne 201-4 wykazywało saldo strony Wn w kwocie 93.086,00
zł i saldo strony Ma – 994.534,94 zł. W takiej samej wysokości jak na koniec
2007 r. konto 201-4 wykazywało salda Wn i Ma na koniec 2008 r. Na początek 2009 r. do ksiąg
rachunkowych Urzędu wprowadzono saldo Ma konta 201-4 w kwocie 901.448,94 zł
(saldo Ma 994.534,94 zł minus saldo Wn 93.086,00 zł). Saldo to występowało
również według stanu na koniec 2009 r. W wyniku czynności kontrolnych ustalono,
że saldo strony Wn konta 201-4 ( rozrachunki z firmą POLBUD z Bielska
Podlaskiego) powstało w 2007 r. w wyniku ujęcia na tym koncie zapłaty faktury nr
7/2007 firmy PBD Adam Czarnecki za budowę drogi Szorce (zapis Wn 201-4, Ma 130
– 93.086 zł), ale z pominięciem ewidencji tej faktury zapisem Wn 080, Ma 201-4.
Pod datą 31 grudnia 2009 r. saldo konta 201-4 w kwocie 901.448,94 zł
przeksięgowano błędnie na zwiększenie funduszu jednostki. Z prowadzonej na koncie 080
ewidencji nakładów inwestycyjnych wynika, że wartość poniesionych nakładów (bez
ujętych podwójnie faktur w wysokości 994.534,94 zł) wyniosła łącznie
3.126.801,46 zł, tj. o 21.318,01 zł więcej od wyceny inwestycji. 2) W
księgach 2007 r. ujęto zapisem Wn 080-9, Ma 130 fakturę nr 481 firmy MAKBUD za
wykonanie oświetlenia we wsi Nowa Wieś o wartości 96.867,06 zł. Faktura ta
znajdowała się w wykazie faktur otrzymanych w 2006 r. i nieopłaconych do końca
roku. Zobowiązanie z tego tytułu zostało ujęte w księgach 2006 r. zapisem Wn
400 „Koszty według rodzajów”, Ma 201, mimo zakwalifikowania nieopłaconej
faktury do nakładów inwestycyjnych. W związku z tym – po przeksięgowaniu salda
konta na konto 860 „Straty i zyski nadzwyczajne oraz wynik finansowy”,
następnie salda konta 860 na zmniejszenie funduszu jednostki oraz po
przeksięgowaniu wydatków ujętych na koncie 130 na stronę Ma konta 800 – z
tytułu analizowanego zadania inwestycyjnego nie nastąpiło zwiększenie funduszu
jednostki. Wartości środka trwałego przyjętego na stan w 2007 r. odpowiada w
pasywach bilansu zobowiązanie ujęte na koncie 201, mimo opłacenia faktury
wykonawcy. 3) Zapisy
na koncie analitycznym 080-2 „Kanalizacja sanitarna w Nowej Wsi”, dokonane w
grudniu 2008 r., nie obejmowały nakładów w kwocie 625.000 zł opłaconych z
dotacji otrzymanej z Fundacji EkoFundusz. Nakłady inwestycyjne dotyczące tego
zadania na koniec 2008 r. wynosiły 145.812,46 zł, zamiast 770.812,46 zł.
Operacje związane z wpływem dotacji i jej wydatkowaniem nie zostały ujęte w
ewidencji budżetu na kontach 133 „Rachunek budżetu”, 901 „Dochody budżetu” i
902 „Wydatki budżetu”. Dochody z tytułu dotacji i wydatki sfinansowane tą
dotacją zostały natomiast wykazane w sprawozdaniach Rb-27S i Rb-28S za 2008 r. 4) W wyniku
poprzedniej kontroli kompleksowej gminy zalecono zaprzestanie księgowań
równoległych dotyczących wydatków inwestycyjnych zapisem Wn 011 lub 080, Ma 800
i zastąpienie tego księgowania zapisem Wn 011, 080 lub 201, Ma 130. Z udzielonej
na to zalecenie odpowiedzi wynikało, że kontrolowana jednostka zastosowała się
do tego wniosku. Jednak z analizy zapisów na wymienionych kontach wynika, że
kwestionowany zapis nie został zaniechany. W 2007 r. część przyjęć środków
trwałych z inwestycji ujęto w taki sam sposób, jaki był stosowany w 2005 r.
Dotyczy to następujących operacji: - przyjęcie na stan sali
gimnastycznej – zapis - Wn 011-1, Ma 800 – 1.902.520,13 zł, - przyjęcie na stan zespołu boisk –
zapis Wn 011-9 (grunty), Ma 800 – 1.202.963,32 zł, - przyjęcie na stan oświetlenia
ulicznego w Nowej Wsi – zapis Wn 011-2, Ma 080-9 – 96.867,06 zł i Wn 800, Ma
011-2 – 96.867,06 zł; w wyniku zbędnego zapisu Wn 800, Ma 011-2 zmniejszeniu
uległ stan środków trwałych i fundusz jednostki, mimo braku rozchodu środka
trwałego. 5) W dniu
21 marca 2007 r. na wyodrębniony rachunek bankowy budżetu wpłynęła płatność w
kwocie 288.533 zł stanowiąca refundację wydatków poniesionych przez gminę
Trzcianne w 2006 r. z tytułu realizacji projektu „Zagospodarowanie terenu
zieleni urządzeniowej w pasie drogi publicznej – skwerku w Trzciannem”
(projekt, zgodnie z umową zawartą z instytucją wdrażającą (Samorząd Województwa
Podlaskiego) w 80% miał być finansowany ze środków Sektorowego Programu
Operacyjnego „Restrukturyzacja i modernizacja sektora żywnościowego oraz rozwój
obszarów wiejskich 2004- 6) W 2007
r. kontrolowana jednostka realizowała projekt „Przebudowa odcinka drogi
powiatowej oraz przebudowa odcinka drogi gminnej we wsi Chojnowo gm.
Trzcianne”, który był dofinansowany ze środków ZPORR w kwocie 509.385,31 zł i
ze środków budżetu państwa w kwocie 67.918,04 zł na podstawie umowy zawartej z
instytucją pośredniczącą (Wojewoda Podlaski) w dniu 3 kwietnia 2007 r. Zgodnie
z zawartą umową księgowość zdarzeń związanych z realizacją projektu była objęta
odrębną ewidencją. W wyniku czynności kontrolnych ustalono, że zapisami
księgowymi dotyczącymi projektu objęto tylko część operacji, przy czym w
większości przypadków zostały one dokonane nieprawidłowo. W 2007 r. nie
wystąpiły w związku z realizacją projektu zapisy na kontach 902, 908 „Wydatki z
funduszy pomocowych” i 967, mimo poniesienia w tym roku wydatków projektu w
łącznej kwocie 577.303 zł, a przy otwarciu ksiąg rachunkowych na 2008 r.
pominięto część sald (Wn konta 011 i Ma 228 „Rozliczenie wydatków ze środków
funduszy pomocowych” w kwocie 577.303 zł). Na koniec 2008 r. w księgach
dotyczących projektu wystąpiły salda: strony Ma konta 134 „Kredyty bankowe” –
577.303 zł, strony Wn konta 137 „Rachunki środków funduszy pomocowych” – 17,10
zł i strony Ma konta 907 „Dochody z funduszy pomocowych” – 577.303 zł. Przy
prawidłowym ujmowaniu operacji związanych z realizacją projektu na koniec 2007
r. w wyodrębnionej ewidencji nie wystąpiłyby żadne salda kont jednostki
budżetowej, a konta budżetu wykazywałyby salda: Wn 967 – 577.303 zł i Ma 134 (kredyt
pomostowy) – 577.303 zł, zaś na koniec 2008 r. w wyodrębnionej ewidencji nie
wystąpiłyby żadne salda. 7) W 2007
r., poza zobowiązaniami wobec firmy POLBUD w kwocie 994.534,94 zł, powtórnie
zaksięgowano jako zobowiązania faktury dostawców i wykonawców w kwocie
wynoszącej co najmniej 388.521,84 zł, ujęte również jako zobowiązania w
księgach 2006 r. Mimo opłacenia tych zobowiązań w 2007 r. ich stan w księgach
rachunkowych pozostał na niezmienionym poziomie. 8) Z
zestawień obrotów i sald kont syntetycznych Urzędu jako jednostki budżetowej za
lata 2007-2009 wynika, że konto 290 „Odpisy aktualizujące należności” wykazuje
na początek i koniec każdego roku saldo Wn w kwocie 59.330 zł. Stwierdzono, że
saldo to występowało również na początek i koniec 2006 r., zaś na koniec 2005
r. konto 290 wykazywało saldo Ma w kwocie 59.330,90 zł. Ustalono, że saldo to
do bilansu otwarcia na 2006 r. zostało przeniesione jako saldo strony Wn. Do
bilansu otwarcia 2007 r. przyjęto saldo Wn konta 290 w kwocie 59.330,00 zł i w
takiej wysokości występowało ono do dnia rozpoczęcia kontroli. 9) W
latach 2007-2009 na koncie 810 „Dotacje budżetowe oraz środki z budżetu na
inwestycje” nie ujmowano lub ujmowano w niepełnym zakresie środki z budżetu na
inwestycje (zapis Wn 810, Ma 800). W związku z tym, że księgowania te są
niezbędne do prawidłowego sporządzenia zestawienia zmian w funduszu jednostki,
na wniosek kontrolujących pod datą 31.12.2009 r. zaksięgowano środki z budżetu
na inwestycje zapisem Wn 810, Ma 800 – 1.431.525,36 zł i przeniesienie salda
konta 810 z tego tytułu na konto 800 – zapisem Wn 800, Ma 810 – 1.431.525,36
zł. Ponadto stwierdzono, że na koniec
2007 r. konto 810 wykazywało saldo Wn w kwocie 992.560,48 zł. Saldo to było
efektem zaksięgowania zapisem Wn 810, Ma 800 przyjęcia na stan środków trwałych
drogi Pisanki (222.330,38 zł) i drogi Chojnowo (770.230,10 zł). Należy
nadmienić, że konto 810 służy do ewidencji środków wydatkowanych na inwestycje.
Saldo konta 810 z tego tytułu na koniec roku jest przenoszone na stronę Wn
konta 800. Wartość ujętych w 2007 r. na koncie 810 dróg przeksięgowano na
zmniejszenie funduszu dopiero pod datą 31.12.2008 r. 10) W 2007
r. nie przeniesiono na konto 800 ujętych na koncie 130 dochodów Urzędu w kwocie
911.187,26 zł i wydatków Urzędu w kwocie 5.753.718,83 zł. Przeniesienie tych
obrotów na koniec roku w jednostkach nieposiadających odrębnego rachunku
bankowego jest obligatoryjne, a niezastosowanie się do tego obowiązku sprawiło,
że na koniec 2007 r. i na początek 2008 r. konto 130 wykazywało saldo Ma w
kwocie 4.842.531,57 zł. 11) W 2007
r. strata za 2006 r. w wysokości 4.415.440,84 zł została przeksięgowana na
konto 800 błędnym zapisem Wn 860, Ma 800, w związku z czym nie tylko nie
przeniesiono wyniku na zmniejszenie funduszu, ale podwojono dotychczasowe saldo
strony Wn konta 860. 12) W 2008
r. nie wystąpiły w ewidencji zapisy związane z obowiązkiem zaliczania do
przychodów urzędu jednostki samorządu terytorialnego dochodów budżetu
nieujętych w planach finansowych innych samorządowych jednostek budżetowych.
Przychody tego typu wyniosły w 2008 r. ok. 10.173.847 zł i należało je ująć
jako przychody na koncie 750 „Przychody i koszty finansowe” i jako zmniejszenie
funduszu na koncie 800 (zapis Wn 800, Ma 750). Przychody z omawianego tytułu do
dnia rozpoczęcia kontroli kompleksowej nie były ujęte również w księgach 2009
r. Na wniosek kontrolujących przychody te w łącznej kwocie 10.057.962,11 zł
zostały zaksięgowane pod datą 31 grudnia 2009 r. w trakcie trwania kontroli. Ustalenia
kontroli w zakresie prawidłowości i terminowości zapisów księgowych przedstawiono
na str. 8-21, 34-37 protokołu kontroli. W związku ze stwierdzonymi
nieprawidłowościami w prowadzeniu ewidencji księgowej na wniosek kontrolujących
zamieszczono w księgach 2009 r. szereg zapisów korygujących i uzupełniających,
pozwalających uznać prowadzone księgi rachunkowe budżetu i Urzędu za rzetelne.
Dokonane w trakcie kontroli i w okresie przed podpisaniem protokołu korekty
miały na celu przywrócenie w księgach Urzędu jako jednostki budżetowej zgodnego
ze stanem rzeczywistym stanu środków trwałych, inwestycji rozpoczętych,
należności i zobowiązań, przychodów i kosztów, dotacji i środków na inwestycje,
wyniku finansowego oraz funduszu jednostki. W ewidencji budżetu celem
dokonanych korekt było określenie prawidłowego wyniku budżetu za dany rok oraz
wyniku na zasobach budżetu. Stwierdzone
nieprawidłowości w zakresie ewidencji księgowej miały istotny wpływ na
prawidłowość danych zamieszczonych w bilansach z wykonania budżetu gminy, w jednostkowych
i łącznych sprawozdaniach finansowych jednostek budżetowych oraz w
skonsolidowanych bilansach sporządzonych za 2007 i 2008 r. Rozbieżności między
danymi zamieszczonymi w bilansach z wykonania budżetu, a danymi wynikającymi z
ksiąg rachunkowych oraz z ustaleń kontroli obrazują tabele 1 i 2 zawarte na str.
23-24 protokołu kontroli, a rozbieżności zaobserwowane w bilansach Urzędu –
tabele 3, 4, 5 i 6 na str. 25-28 protokołu kontroli. Ustalono
też, że w bilansach Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej nie zostały ujęte środki
pieniężne i zobowiązania wobec PRON wynikające z programu pn. „Uczeń na wsi – pomoc
w zdobyciu wykształcenia przez osoby niepełnosprawne zamieszkujące gminy
wiejskie oraz gminy miejsko-wiejskie” realizowanego w roku szkolnym 2007/2008,
2008/2009 i 2009/2010. Dla tego projektu prowadzona jest odrębna ewidencja, ale
dane wynikające z tej ewidencji nie były łączone z księgami rachunkowymi GOPS i
nie były prezentowane w sprawozdaniach finansowych. Z prowadzonej ewidencji
księgowej projektu wynika, że na koniec 2007 i 2008 r. wystąpiły salda konta
400 i salda kont zespołu 7, ponieważ nie dokonywano na koniec roku
przeksięgowań sald tych kont na konto 860. Kierując się opinią Ministerstwa
Finansów co do charakteru tych środków należało je traktować jako sumy do
rozliczenia i ujmować jako zobowiązania wobec PFRON na koncie 240. W związku z
tym, w ramach instruktażu, wskazano kontrolowanej jednostce księgowania
korygujące, zmierzające do ustalenia w księgach rachunkowych GOPS stanu
rozliczeń z omawianego tytułu – str. 32-34 protokołu kontroli. Stwierdzono,
że rachunki zysków i strat (wariant porównawczy) za 2007 i 2008 r., poza
błędami wynikającymi z wadliwie prowadzonej ewidencji księgowej, zawierają
błędy wskazujące na brak należytej staranności przy ich sporządzaniu. Były one
bowiem powodowane również niekonsekwentnym i niezgodnym z regułami
matematycznymi prezentowaniem danych w poszczególnych częściach rachunku zysków
i strat. Na przykład, w rachunku zysków i strat Urzędu Gminy za 2008 r. strata
z działalności operacyjnej na koniec roku wynosi 4.335.910,54 zł (poz. F),
przychody finansowe 1.039.439,88 zł (poz. G), koszty finansowe 122.591,09 zł
(poz. H), a mimo to w poz. I „Zysk (strata) z działalności gospodarczej (F +G –
H)” nie wykazano żadnej kwoty. W podobny sposób, jak w przypadku jednostkowego
rachunku zysków i strat Urzędu, wypełniano łączne rachunki zysków i strat
gminnych jednostek budżetowych – str. 28-29 protokołu kontroli. Również jednostkowe
i łączne zestawienia zmian w funduszu jednostek budżetowych, z uwagi na
nieprawidłowości wynikające z wadliwie prowadzonej ewidencji księgowej, nie
mają żadnej wartości poznawczej. Ponadto zestawienia te zawierają istotne błędy
matematyczne, nie zachowują też związku ze sprawozdaniami za poprzednie okresy
sprawozdawcze (w zestawieniach zmian funduszu za lata 2007-2009 stan funduszu
na początek roku bieżącego różni się od stanu na koniec roku poprzedniego). Na
przykład, w łącznym zestawieniu zmian za 2009 r. stan funduszu na koniec roku
wynosi 21.600.378,60 zł, stan funduszu po uwzględnieniu zysku za 2009 r. w
wysokości 1.990.967,07 zł wykazano w kwocie 27.407.843,11 zł. Według
matematycznego wyliczenia, z uwzględnieniem stanu funduszu na początek roku
oraz zwiększeń i zmniejszeń w ciągu roku, fundusz na koniec roku wynosi
18.351.186,53 zł, a z uwzględnieniem zysku – 20.342.215,36 zł – str. 30-31
protokołu kontroli. Gmina
osiągnęła w 2009 r. ze sprzedaży nieruchomości kwotę 8.010,05 zł. W trakcie kontroli
prawidłowości procedur zbycia dwóch nieruchomości stwierdzono, że w wykazie
nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży nie zawarto informacji o której mowa
w art. 35 ust. 2 pkt 12 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce
nieruchomościami (Dz. U. z 2004 r. Nr 261, poz. 2603 ze zm.), tj. o terminie do
złożenia wniosku przez osoby, którym przysługuje ewentualne pierwszeństwo w
nabyciu nieruchomości na podstawie art. 34 ust. 1 pkt 1 i pkt 2 ustawy. Ponadto
dochody ze sprzedaży zostały błędnie zaklasyfikowane do par. 0870 „Wpływy ze
sprzedaży składników majątkowych”, zamiast do par. 0770 „Wpłaty z tytułu
odpłatnego nabycia prawa własności oraz prawa użytkowania wieczystego
nieruchomości”. Błędną klasyfikację budżetową stwierdzono także w odniesieniu
do dochodów z tytułu przekształcenia prawa użytkowania wieczystego w prawo
własności. Kwota 3.930,84 zł została zaewidencjonowana w par. 0870, zamiast w
par. 0760 „Wpływy z tytułu przekształcenia prawa użytkowania wieczystego
przysługującego osobom fizycznym w prawo własności” – str. 40-42 protokołu kontroli.
Klasyfikację budżetową określa obecnie rozporządzenie Ministra Finansów z dnia
2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków,
przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.
U. Nr 38, poz. 207). Badając
dochody gminy z tytułu najmu lokali użytkowych w 2009 r. stwierdzono, że nie
waloryzowano kwoty czynszu wynikającej z umowy zawartej w dniu 15.04.1998 r. z
Telekomunikacją Polską S.A. na czas nieokreślony. Umowa dawała uprawnienie
wynajmującemu do zmiany stawki czynszu za jednostronnym powiadomieniem nie
częściej niż w okresie półrocznym, w wysokości nieprzekraczającej wskaźnika cen
towarów i usług konsumpcyjnych. W dniu 4 marca 2010 r. kontrolowana jednostka
dokonała waloryzacji czynszu za lata 2005-2009 r. w kwocie 8.997,48 zł brutto i
w tym samym dniu wystawiła najemcy fakturę VAT z 14 dniowym terminem płatności.
Identycznie nie waloryzowano czynszu pobieranego od firmy PTK Centertel (umowa z
dnia 10.12.2002 r.). W umowie postanowiono, iż stawka czynszu będzie
waloryzowana rocznym wskaźnikiem wzrostu cen towarów i usług konsumpcyjnych za
rok poprzedni ogłaszanym przez prezesa GUS. W dniu 4 marca 2010 r. kontrolowana
jednostka dokonała waloryzacji czynszu za lata 2005-2009 r. w kwocie 2.663,28
zł brutto i w tym dniu wystawiła najemcy fakturę VAT z 14 dniowym terminem
płatności. Do dnia zakończenia kontroli powyższe kwoty nie zostały uiszczone. Łączna
wartość brutto zwaloryzowanych na skutek kontroli należności czynszowych wynosi
11.660,76 zł – str. 42-44 protokołu kontroli. Czynsz z
tytułu objętego kontrolą najmu lokali użytkowych był płacony systematycznie, jednakże
nie zawsze terminowo. Wynikało to z niezgodności terminów płatności określonych
na fakturach z terminami zawartymi w umowach najmu (umowy z K.Z, KRUS i NZOZ). Termin
płatności w umowach określono do 10. każdego miesiąca z góry, po otrzymaniu
faktury VAT. Natomiast na wystawionych fakturach (najczęściej w pierwszej
dekadzie miesiąca) widniał czternastodniowy termin płatności – str. 44 protokołu
kontroli. Sprawdzono
również wpływy z najmu lokali mieszkalnych, m.in. wynikające z umowy zawartej 1.09.1983
r. na najem lokalu o pow. Ustalono
też, że Rada Gmina dotychczas nie podejmowała uchwały w sprawie wieloletniego
programu gospodarowania zasobem mieszkaniowym, natomiast uchwałą nr 22/IV/03 z
26 lutego 2003 r. Rada określiła zasady polityki czynszowej. Jak wynika z
przepisów art. 21 ust. 1 pkt 1 i ust. 2 przywołanej ustawy o ochronie praw
lokatorów…, organ stanowiący powinien opracować wieloletni program gospodarowania
mieszkaniowym zasobem gminy na co najmniej pięć kolejnych lat, zaś zasady
polityki czynszowej należą do części składowych takiego programu. W uchwale z
26 lutego 2003 r. postanowiono m.in., że ustalona przez Wójta stawka czynszu za
budynku mieszkalne i lokale mieszkalne ulegać będzie podwyższeniu raz w roku o prognozowany
wskaźnik inflacji. W dniu 4 marca 2010 r. kontrolowana jednostka zwaloryzowała
wysokość czynszu wynikającą z umów za lata 2005-2009 z H.R. i J. Z. oraz oddzielnym
pismem poinformowała tych najemców o nowej stawce czynszu obowiązującej w 2010
r. Należy wskazać, że zgodnie z ww. zasadami stawka czynszu powinna ulegać
sukcesywnemu podwyższeniu (co roku) – str. 45-46 protokołu kontroli. Ustalono,
że dotychczas Rada Gminy Trzcianne nie podjęła uchwały w sprawie ustalenia
stawek procentowych opłaty adiacenckiej z tytułu wzrostu wartości nieruchomości
spowodowanego wybudowaniem urządzeń infrastruktury technicznej z udziałem
środków publicznych oraz podziałem nieruchomości. Z przepisów art. 143-148b
ustawy o gospodarce nieruchomościami wynika, że właściciele nieruchomości (i w
ograniczonym zakresie użytkownicy wieczyści) powinni uczestniczyć w kosztach
budowy urządzeń infrastruktury technicznej przez wnoszenie na rzecz gminy opłat
adiacenckich, z zastrzeżeniem art. 143 ust. 1. Przepis art. 98a ustawy daje
ponadto podstawę do wydawania decyzji ustalających opłaty adiacenckie w
przypadkach wzrostu wartości nieruchomości spowodowanego podziałem
nieruchomości na wniosek właściciela lub użytkownika wieczystego. Kontrolującym
okazano protokół nr XV/08 z sesji Rady Gminy Trzcianne odbytej 4 marca 2008 r.
Wynika z niego, że Zastępca Wójta A. Stefanowicz wyjaśnił radnym konieczność
podjęcia uchwały w powyższej sprawie, jednakże radni w głosowaniu odrzucili
uchwalenie przygotowanego projektu uchwały. Opłaty adiacenckie stanowią określone
prawem, a zatem niezależne od woli organów gminy, źródło dochodów, o których
mowa w art. 4 ust. 1 pkt 2 lit. f) ustawy z dnia 13 listopada 2003 r. o
dochodach jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. z 2008 r. Nr 88, poz. 539
ze zm.). Nieokreślenie przez organ stanowiący stawek procentowych opłat
adiacenckich uniemożliwia podejmowanie postępowań w sprawach indywidualnych,
zmierzających do wydania decyzji ustalających ich wysokość, a tym samym
prowadzi do nieuprawnionego zaniechania ustalania i poboru dochodów budżetu.
Ustawodawca określając górne (dopuszczalne) granice stawek procentowych opłat
umożliwił organowi stanowiącemu gminy swobodę w miarkowaniu ich wysokości –
str. 47 protokołu kontroli. Na
podstawie porozumienia komunalnego z 25 stycznia 1999 r. między Zarządem Gminy
w Trzciannem a Międzygminnym Związkiem Wodociągów i Kanalizacji w Łomży kontrolowana
gmina „użyczyła i dała w bezpłatne użytkowanie” MZWiK wymieniony w porozumieniu
majątek komunalny, w celu jego utrzymania i eksploatacji oraz zaopatrzenia
odbiorców w wodę. Uchwałą nr I/2/09 z 04 marca 2009 r. Zgromadzenie Związku, na
podstawie art. 3 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 7 czerwca 2001 r. o zbiorowym zaopatrzeniu
w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków (Dz. U. z 2006 r. Nr 123, poz. 858 ze
zm.), zatwierdziło taryfy dla zbiorowego zaopatrzenia w wodę i zbiorowego
odprowadzanie ścieków określone przez „Wodociągi Wiejskie” sp. z o.o. w Łomży. Stwierdzono,
iż faktycznie działalność w zakresie zbiorowego odprowadzania ścieków jest
prowadzona przez Urząd Gminy, który wykonuje zadania przedsiębiorstwa
wodociągowo-kanalizacyjnego w rozumieniu przepisów przywołanej ustawy. Jak
wykazała kontrola, zadania te były wykonywane nienależycie w zakresie
przedkładania organowi stanowiącemu wniosków o zatwierdzenie taryf za zbiorowe
odprowadzanie ścieków, o których mowa w art. 20 i 24 ustawy. Nie został też
opracowany przez Urząd wieloletni plan rozwoju i modernizacji urządzeń
kanalizacyjnych, o którym mowa w art. 21 ustawy. Z przywołanych przepisów
wynika m.in., że przedsiębiorstwo wodociągowo-kanalizacyjne określa taryfę na 1
rok, zaś na uzasadniony wniosek przedsiębiorstwa rada gminy, w drodze uchwały,
przedłuża czas obowiązywania dotychczasowych taryf, lecz nie dłużej niż o 1
rok. Jak ustalono, Rada Gminy Trzcianne zatwierdziła taryfę za zbiorowe odprowadzanie
ścieków w 2006 roku – str. 49-50 protokołu kontroli. W
toku kontroli dochodów budżetowych gminy, badaniu poddano również dochody z
tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej
instancji, w myśl art. 13§ 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja
podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), jest Wójt Gminy.
Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i
powszechności poboru wskazanych dochodów, windykacji zaległości podatkowych
oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań
budżetowych. Zgodnie z opisem zawartym na str. 51 protokołu kontroli
sprawozdania Rb-27S
i Rb-PDP za rok 2009 w zakresie
prawidłowości wykazanych skutków wynikających z obniżenia górnych stawek
podatków oraz skutków finansowych udzielonych ulg odroczeń, umorzeń, zwolnień
oraz zaniechań poboru zostały sporządzone z naruszeniem § 9 ust. 1 i 2 oraz
zasad sporządzania ww sprawozdań, wynikających z treści zał. nr 9 i 11 do
rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie
sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781 ze zm.). Wskazane przepisy
zobowiązują kierowników jednostek do sporządzania sprawozdań rzetelnie i
prawidłowo pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym, zaś kwoty
wykazane w sprawozdaniach powinny być zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji
księgowej. Z okazanej dokumentacji wynika,
że o 2.082,26 zł została zaniżona
kwota skutków obniżenia maksymalnych stawek w podatku od nieruchomości od osób
prawnych. Natomiast w skutkach dotyczących podatku od środków transportowych
stwierdzono, iż wykazano kwoty jedynie w części sprawozdania dotyczącego osób
fizycznych. Natomiast z dokumentacji podatkowej wynika, że zwolnienia wystąpiły
zarówno w przypadku osób fizycznych – w kwocie 2.235,38 zł, jak i w przypadku
osób prawnych odpowiednio 3.062,32 złotych. Ponadto w przypadku tej drugiej
grupy powinny być również wykazane skutki w wysokości 3250,00 złotych. W trakcie kontroli weryfikacji
poddano również wniosek o zwrot utraconych dochodów, złożony przez kontrolowaną
jednostkę na podstawie art. 7 ust. 4 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, w
związku z zastosowaniem zwolnienia wynikającego z treści ust. 1 pkt 8 w tymże
artykule. Wyjaśnienia wymaga, nie wykazanie we wniosku kwoty 4.175,00 zł, która
jest pochodną zaliczenia do przedmiotów zwolnionych budowli będących w posiadaniu
podatnika. Pracownik merytorycznie odpowiedzialny za weryfikację deklaracji
podatkowych wskazał, że brak ten jest podyktowany stanowiskiem Wojewody
Podlaskiego, którego zdaniem BPN nie prowadzi działalności gospodarczej. Mając
na uwadze art. 2 ust. 1 pkt 3 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, w myśl
którego budowle podlegają opodatkowaniu jedynie w przypadku gdy związane są z
działalnością gospodarczą, podatnik nie prowadzący działalności gospodarczej
nie powinien wykazywać w deklaracji budowli jako zwolnionych, tym bardziej na
podstawie art. 7 ust. 1 pkt ustawy. Należy zatem podjąć działania mające na
celu ustalenie stanu faktycznego, który umożliwi uzyskanie dokumentów
pozwalających na prawidłowe sporządzenie wniosku o zwrot uzyskanych dochodów w
związku ze stosowaniem przedmiotowego zwolnienia – str. 51-52 protokołu kontroli. Z kolei z opisu zawartego na
stronie 55 protokołu kontroli wynika, że posiadana dokumentacja podatkowa nie
pozwala na prowadzenie czynności sprawdzających w zakresie, o którym mowa w treści
art. 272 pkt 3 Ordynacji podatkowej. Wskazany przepis nakazuje organom
podatkowym ustalenie stanu faktycznego w zakresie niezbędnym do stwierdzenia
zgodności z przedstawionymi dokumentami. Natomiast w przypadku części
podatników organ podatkowy nie ma możliwości pełnego zweryfikowania deklaracji
podatkowych i danych w nich zawartych z uwagi na to, że nie posiada dokumentów
obrazujących stan faktyczny. Dotyczy to szczególności powierzchni budynków i
wartości budowli oraz sposobu wykorzystywania tychże. Wskazane jest zatem
zintensyfikowanie działań organu podatkowego mających na celu uzyskanie wiedzy,
dokumentów pozwalających na pełną ocenę danych w składanych deklaracjach. W tym
celu mogą również zostać wykorzystane uprawnienia wynikające z treści
wskazanych w opisie przepisów Ordynacji podatkowej. Kontrola
powszechności i prawidłowości opodatkowania podatkami lokalnymi w grupie
podatników zaliczanych do osób prawnych i jednostek nie mających osobowości
prawnej ujawniła przypadki, wskazane w opisie na stronach 56-62 protokołu
kontroli, nieprawidłowości dotyczących danych wykazanych w deklaracjach, które
wymagają wyjaśnienia. Brak reakcji organu podatkowego w opisanych sytuacjach
świadczy o niekompletności działań w zakresie czynności sprawdzających – art.
272 Ordynacji podatkowej. Dotyczyło to przede wszystkim: - wadliwego ustalenia obowiązku
podatkowego, - nieopodatkowania gruntów
związanych z działalnością gospodarczą, - niezachowania powszechności
opodatkowania, - zaniżenia podstaw opodatkowania. Badanie przeprowadzone w zakresie
prawidłowości uzyskania dochodów z tytułu podatku od środków transportowych pozwoliło
ustalić, że: - podatnik
wymieniony w zał. nr 7/8 pod poz. 1 do obliczenia podatku w stosunku do
pojazdów wyprodukowanych w roku 2004 zastosował stawkę wyższą aniżeli wynika to
z zapisów uchwały. W skutek tego podatek został zawyżony o 200,00 zł - str. 68 protokołu kontroli, - dwóch
podatników złożyło deklaracje po terminie wynikającym z art. 9 ust. 6 ustawy o
podatkach i opłatach lokalnych; podatnik wymieniony w zał. nr 7/8 pod poz. 5
powinien złożyć deklarację do 15 marca 2009r. z uwagi na to, iż pojazd nabył
10.02.09r. Tymczasem z deklaracji wynika, że została ona sporządzona w dniu 26.06.2009r. (nie odnotowano dnia wpływu
do jednostki). Z ewidencji księgowej wynika również, że podatnik nie dotrzymał
terminu płatności I raty podatku (17.07.009r.). W związku z powyższym wystąpiły
przesłanki, o których mowa w art. 54 § 1 ustawy z dnia 10 września 1999r.
Kodeks karno skarbowy (tekst jedn. Dz. U. z 2007r. Nr 111, poz. 765 ze zm.) tj.
niezłożenie deklaracji i nieopłacenie podatku, które obligują organ podatkowy
do podjęcia działań zmierzających do nałożenia kary grzywny. Natomiast w
przypadku drugiego z podatników (w zał. nr 7/8 pod poz. 4) również nie
odnotowano daty wpływu deklaracji. O tym, że podatnik nie dotrzymał terminu
złożenia deklaracji świadczy data sporządzenia - 23.02.2009r. - str. 68 protokołu kontroli, - podatnik z poz. 4 w zał. nr 7/8
nie naliczył odsetek od nieterminowej zapłaty II raty podatku za 2008r., które
na dzień zapłaty podatku wynosiły 20 zł. Tym samym podatnik naruszył obowiązek
wynikający z art. 53 § 3 Op. W myśl tego przepisu odsetki za zwłokę nalicza
podatnik, płatnik, inkasent, następca prawny lub osoba trzecia odpowiadająca za
zaległości podatkowe. W trakcie kontroli podatnik w całości uregulował zaległe
należności - str. 68 protokołu
kontroli. W
zakresie podatku od nieruchomości od osób fizycznych stwierdzono przypadki
braku podstawowego materiału dowodowego służącego do wymiaru tej należności.
Artykuł 6 ust. 6 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych nakłada obowiązek
ujawnienia przez podatnika podstawy opodatkowania odpowiednio: w latach 2000 –
2002, w obowiązującym ówcześnie stanie prawnym, poprzez złożenie wykazu
nieruchomości, aktualnie poprzez złożenie informacji podatkowej (nowela z 30
października 2002 roku (Dz. U. Nr 200, poz. 1683), obowiązująca od 1 stycznia
2003 roku). Wyżej wymienione dokumenty stanowią dla wymiaru podatku od
nieruchomości w tej grupie podatników podstawowy materiał dowodowy. Ponadto w
czasie kontroli decyzji określających wysokość zobowiązania podatkowego, wydanych
w formie łącznego zobowiązania pieniężnego stwierdzono, iż podatnicy, którzy
zostali w taki sposób opodatkowani w składanych informacjach podatkowych na
podatek od nieruchomości nie ujawnili zwolnionych ustawowo budynków wykorzystywanych
na cele rolnicze - str. 58-59 protokołu kontroli. W wyniku
kontroli dokumentacji wymiarowej dotyczącej podatku rolnego, w badanej próbie
ustalono przypadki błędnego wyliczenia podstawy opodatkowania (hektarów
przeliczeniowych). Zgodnie z art. 4 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy o podatku rolnym (tekst
jedn. Dz. U. z 2006 r. Nr 136 poz. 969 ze zm.) podstawę opodatkowania
podatkiem rolnym stanowi liczba hektarów przeliczeniowych, ustalonych na
podstawie powierzchni, rodzajów i klas użytków rolnych wynikających z ewidencji
geodezyjnej. Nieprawidłowość tą stwierdzono w następujących pozycjach poddanej
badaniu próbie: 1300018, 10060, 130042, 90017, 60041. Ustalono także, iż
wszyscy kontrolowani podatnicy podatku rolnego nie złożyli wymaganych treścią art.
6a ust. 5 ustawy o podatku rolnym informacji podatkowych – str. 64 protokołu
kontroli. Analogiczną sytuację stwierdzono w podatku leśnym od osób fizycznych –
odpowiednio informacji wymaganej art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 30 października
2002 roku o podatku leśnym (Dz.. U. nr 200, poz. 1682 ze zm.) – str. 64
protokołu kontroli. Opis na stronie 66 protokołu kontroli
wskazuje przypadek udzielenia zwolnienia w podatku rolnym z tytułu nabycia
gruntów z wadliwie ustalonym okresem zwolnienia, naruszającym art. 12 ust. 3
ustawy o podatku rolnym (tekst jednolity Dz. U. Z 2006 r. nr 136, poz. 969 ze
zm.) Z treści przywołanego przepisu wynika, iż okres tego zwolnienia wynosi 5
lat, licząc od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym
zawarto umowę sprzedaży gruntów lub prawa wieczystego użytkowania, ustanowiono
prawo wieczystego użytkowania gruntów lub objęto grunty w trwałe
zagospodarowanie w drodze umowy. W trakcie trwania kontroli dokonano zmiany
decyzji ustalając prawidłowy okres zwolnienia. Z
dokonanych ustaleń jednoznacznie wynika, iż część nieprawidłowości, a w
szczególności dotyczące podatku od nieruchomości, leśnego oraz rolnego od osób
fizycznych powstało na skutek nie wykonywania przez organ podatkowy czynności
sprawdzających, które powinny być prowadzone stosownie do przepisów art. 272
ustawy Ordynacja podatkowa. Kontrolując
wydatki z tytułu wynagrodzeń ustalono, że pracownik Biblioteki otrzymał w 2009
roku nagrodę jubileuszową w wysokości 400% wynagrodzenia z tytułu
przepracowania 45 lat oraz sześciomiesięczne wynagrodzenie z tytułu odprawy
emerytalnej. Należy wskazać, że rozporządzenie Ministra Kultury i Sztuki z dnia 23 kwietnia 1999 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników
zatrudnionych w instytucjach kultury prowadzących w szczególności działalność w
zakresie upowszechniania kultury (Dz. U. Nr 45, poz. 466 ze zm.) w § 11
ust. 1 przewiduje pracownikom nagrody jubileuszowe w zależności od stażu
pracy w maksymalnej w wysokości 300% miesięcznego wynagrodzenia, natomiast w § 12 ust. 1 jednorazową odprawę
pieniężną w związku z przejściem na emeryturę w wysokości do trzymiesięcznego
wynagrodzenia. Pracownikowi przyznano 14.516 zł z tytułu nagrody jubileuszowej
oraz 21.774 zł z tytułu odprawy emerytalnej (łącznie 36.290 zł brutto). Zgodnie
z przepisami wymienionego rozporządzenia wartość świadczeń powinna wynieść 21.774
zł brutto (po 10.887 zł nagrody jubileuszowej oraz odprawy emerytalnej).
Różnica pomiędzy świadczeniami przyznanymi a wynikającymi z rozporządzenia wyniosła
14.516 zł brutto (kontrolującym nie okazano regulaminów wynagradzania
instytucji kultury). Jak wyjaśnił Pan Wójt, ustalając wysokość omawianych
świadczeń potraktowano pracownika jako pracownika samorządowego, a nie jako
pracownika instytucji kultury. Po stwierdzeniu, że świadczenia zostały omyłkowo
ustalone (pracownik merytoryczny przebywał wówczas na urlopie macierzyńskim),
pismem z dnia 6 lipca 2009 r. Pan Wójt zwrócił się do pracownika o zwrot
świadczeń wypłaconych bez podstawy prawnej. Pomimo wezwań pracownik nie zwrócił
żądanej kwoty, co skutkowało wniesieniem pozwu sądowego o zapłatę. Z
wyjaśnienia wynika również, że mając na uwadze przedstawione przez pracownika
okoliczności związane ze zużyciem korzyści majątkowej Pan Wójt zdecydował o
zawarciu ugody sądowej na posiedzeniu w dniu 14 kwietnia 2010 r. Na mocy ugody
pracownik ma zwrócić kwotę 8.900 zł w 29 ratach – str. 72 protokołu kontroli,
załącznik nr 1 do protokołu. Wskazana kwota nie pokryje zatem całości środków,
które zostały wypłacone bez podstawy prawnej. Mając na uwadze wskazane
okoliczności pozostała część uszczerbku w środkach publicznych może być
dochodzona od pracowników, którzy w rozumieniu przepisów Działu Piątego Kodeksu
pracy ponoszą odpowiedzialność za przyznanie świadczeń w nieprawidłowej
wysokości. Badając
wydatki z tytułu diet radnych gminy stwierdzono, że podstawą ich ponoszenia była
uchwała Rady Gminy Trzcianne z dnia 6 grudnia 2006 r. w sprawie ustalenia
wysokości diet radnym. Wysokość diet wiceprzewodniczącego Rady i pozostałych
radnych za każdy udział w pracach Rady i posiedzeniach komisji została w
uchwale ustalona w oparciu o wskaźniki procentowe (11 bądź 9%) liczone od kwoty
bazowej określonej w ustawie budżetowej dla osób zajmujących kierownicze
stanowiska państwowe. Ponadto uchwała przewiduje zwrot faktycznych kosztów
podróży radnym w przypadkach udziału w pracach Rady lub jej komisji. Jak
ustalono, diety były wypłacane radnym w oparciu o kwotę bazową w wysokości
1.726,74 zł, która obowiązywała w 2006 i w 2007 roku. W związku ze zwiększeniem
kwoty bazowej w ustawie budżetowej na 2008 (1.766,46 zł) i ustawie na 2009 rok
(1.835,35 zł) nie dokonywano przeliczenia wysokości poszczególnych diet. W
zakresie zwrotu kosztów dojazdów radnych stwierdzono, że był on ustalany jako iloczyn
ilości kilometrów (radni na początku kadencji składali oświadczenia o ilości km
oraz pojemności pojazdu) oraz maksymalnej stawki za Sprawdzono
również wypłatę diet sołtysom uczestniczącym w obradach Rady Gminy i ich
zgodność z uchwałą Rady Gminy Nr VIII/41/07 z dnia 8 czerwca 2007 r. Ustalono,
że wydatki z tego tytułu klasyfikowano w rozdziale 75647 w par. 4100 „Wynagrodzenia
agencyjno- prowizyjne”, zamiast w rozdziale 75022 par. 3030 „Różne wydatki na
rzecz osób fizycznych” – str. 72-74 protokołu kontroli. Czynności
kontrolne w zakresie wydatków z tytułu podróży służbowych pracowników Urzędu
Gminy wykazały, iż nie przestrzegano § 8a ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy
i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz
warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w
państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży
służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz.1990 ze zm.) wymagającego
przedstawienia przez pracownika rozliczenia kosztów podróży służbowej w
terminie 14 dni od dnia jej zakończenia. Ponadto w niektórych poleceniach
wyjazdu służbowego nie określono precyzyjnie terminu podróży służbowej, co
uchybiało postanowieniu § 3 rozporządzenia – str. 74-75 protokołu kontroli. Badając
wydatki bieżące gminy stwierdzono, że w Urzędzie Gminy Trzcianne nie zostały
ustanowione procedury udzielania zamówień o wartości nieprzekraczającej 14.000
euro, dla których nie ma obowiązku stosowania reżimu ustawy z dnia 29 stycznia
2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655 ze zm.).
Obowiązek opracowania pisemnych procedur kontroli dotyczących dokonywania
wydatków i udzielania zamówień publicznych wynikał w okresie kontrolowanym z
postanowień art. 47 ustawy o finansach publicznych z dnia 30 czerwca 2005 r.
Procedury takie winny służyć urzeczywistnieniu zasady dokonywania wydatków w
sposób celowy i oszczędny, z uzyskaniem najlepszych efektów z danych nakładów,
wyrażonej poprzednio w art. 35 ust. 3 pkt W 2009 r.
gmina Trzcianne przekazała Stowarzyszeniu Edukator w Łomży dotacje w łącznej kwocie
443.136 zł z przeznaczeniem na prowadzenie Szkół Podstawowych w Nowej Wsi i
Szorcach. Podstawą przekazania dotacji była uchwała Nr X/48/07 Rady Gminy z 16
sierpnia 2007 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania i rozliczania dotacji
niepublicznym szkołom i przedszkolom o uprawnieniach szkół publicznych prowadzonym
przez podmioty inne niż jednostki samorządu terytorialnego. Określa ona m.in.,
że: - dotacji udziela się na wniosek
podmiotu prowadzącego szkołę, przedstawiony organowi właściwemu do udzielenia
dotacji nie później niż do 30 września roku poprzedzającego rok przyznania
dotacji, - podstawę obliczenia dotacji
stanowi kwota przewidziana na jednego ucznia danego typu i rodzaju szkoły w
części oświatowej subwencji ogólnej otrzymywanej przez gminę, rzeczywista
liczba uczniów w szkole oraz dopłata ze środków własnych gminy ustalana w
porozumieniu z podmiotem prowadzącym szkołę, - dopłata ze środków własnych gminy na
lata szkolne 2007/2008 i 2008/2009 wynosić będzie 762 zł na jednego ucznia klas
I-VI, - na początku roku kalendarzowego
(do 5 stycznia) oraz na początku roku szkolnego (do 10 września) podmiot
prowadzący przekazuje odrębnym pismem informację o aktualnej liczbie uczniów. Kontrolowana
jednostka okazała wniosek Stowarzyszenia o udzielenie dotacji na rok 2009, dokument
obliczenia dotacji z 1 kwietnia 2009 r. – w wysokości rocznej 202.879,95 zł (w
ujęciu miesięcznym 17.024 zł) dla SP w Nowej Wsi i w wysokości rocznej
238.843,62 zł (w ujęciu miesięcznym 19.904 zł) dla SP w Szorcach, a także sprawozdanie
z wykonania otrzymanej dotacji złożone przez Stowarzyszenie za 2009 rok na
łączną kwotę 443.136 zł. Ze sprawozdania tego wynika, że szkoła w Szorcach otrzymała
dotację w wysokości 235.719 zł, a szkoła w Nowej Wsi w kwocie 207.417 zł.
Wykazana zatem przez Stowarzyszenie dotacja różni się od dotacji obliczonej przez
badaną jednostkę dla poszczególnych szkół w dniu 1 kwietnia 2009 r. – w ujęciu
rocznym, w przypadku szkoły w Szorcach, przekazano kwotę mniejszą od planowanej
o 3.124,62 zł, a w przypadku szkoły w Nowej Wsi przekazano kwotę większą od
planowanej o 4.537,05 zł. Jednakże łączna kwota planowanej dotacji dla obu
szkół, obliczona na podstawie kwot w ujęciu miesięcznym, była równa łącznym
wydatkom na prowadzenie szkół niepublicznych i wynosiła 443.136 zł. Ustalono,
że plan wydatków w par. 2540 „Dotacja podmiotowa
z budżetu dla niepublicznej jednostki systemu oświaty”, w
rozdziałach 80101 i 80103, został ustalony w wysokości 416.232 zł i do tej
kwoty zaewidencjonowano w wymienionych podziałkach klasyfikacyjnych poniesione wydatki
na prowadzenie szkół niepublicznych. Różnica pomiędzy dotacją przekazaną w
kwocie 443.136 zł a ujętą w ewidencji księgowej w przywołanym paragrafie
dotacyjnym wynosi więc 26.904 zł. Jak wyjaśniła Skarbnik Gminy Kwota 26 904 została mylnie
sklasyfikowana w dziale 801 rozdziale 80101 § 4430 i jest zapisana w ewidencji
księgowej pod wyżej wymienioną klasyfikacją budżetową. Należy zauważyć, że prawidłowe
ujęcie księgowe dokonanych wydatków dotacyjnych, bez stosownej zmiany budżetu,
wykazałoby przekroczenie planu wydatków. Z
przywołanej wyżej uchwały z 16 sierpnia 2007 r. wynika, że dopłata ze środków
własnych gminy w wysokości 762 zł na jednego ucznia została ustalona przez
organ stanowiący na okres do końca roku szkolnego 2008/2009. Z ustaleń kontroli
wynika, że dopłatę w tej wysokości przekazywano Stowarzyszeniu również w
okresie wrzesień – grudzień 2009 r., tj. w roku szkolnym 2009/2010 (według
wyliczenia wysokości dotacji dokonanego 1 kwietnia 2009 r.: w stosunku do planowanej
liczby 27 uczniów SP w Szorcach i 26 uczniów SP w Nowej Wsi). Z wyjaśnienia
złożonego przez Pana Wójta wynika m.in., że Intencją
uchwałodawcy było udzielenie dotacji niepublicznym szkołom, okres obowiązywania
uchwały został ograniczony czasowo na lata szkolne 2007/2008 i 2008/2009.
Natomiast zasady udzielania dotacji na okres następny miały zostać uregulowane
później, jednakże przez przeoczenie nie wystąpiono z projektem uchwały w
wymaganym terminie. Podkreślenia też wymaga, że kontrolowana
jednostka nie posiadała udokumentowanych informacji o rzeczywistej liczbie
uczniów, które podmiot prowadzący szkołę, w świetle wymogów uchwały, powinien
składać na początku roku kalendarzowego oraz na początku roku szkolnego (do 5
stycznia i do 10 września). Brak udokumentowanych danych o faktycznej liczbie
uczniów uniemożliwia zbadanie prawidłowości obliczenia przekazanej kwoty
dotacji, w tym dopłaty do jednego ucznia z budżetu gminy. Zgodnie z art. 90
ust. 2a ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r.
Nr 256, poz. 2572 ze zm.), dotacje dla szkół
niepublicznych o uprawnieniach szkół publicznych przysługują „na jednego ucznia”
w wysokości określonej w tym przepisie. Naczelny Sąd Administracyjny w
wyroku z 26 lipca 2006 r. (sygn. akt II GSK 97/06) stwierdził, że dotacje
przysługują na każdego ucznia, a więc w wysokości odpowiadającej faktycznej,
rzeczywistej liczbie uczniów w chwili przekazywania dotacji. Podawana więc przez
Stowarzyszenie w terminie do 30 września roku poprzedzającego rok udzielenia
dotacji planowana liczba uczniów służy jedynie do planowania wysokości dotacji
na rok następny, natomiast informacje składane w trakcie roku winny służyć
urealnieniu jej wysokości w stosunku do rzeczywistej liczby uczniów. W
kontrolowanej jednostce wysokość dotacji przekazanej w ciągu 2009 r. była równa
jej obliczeniu z kwietnia 2009 roku – str. 78-82 protokołu kontroli. Badając
udzielenie zamówienia publicznego na wykonanie I etapu przebudowy drogi
dojazdowej do pól i łąk we wsi Nowa Wieś ustalono, że Pan Wójt przy
kontrasygnacie Skarbnika Gminy zawarł w dniu 16 lipca 2009 r. z wykonawcą
wybranym w drodze przetargu umowę na wykonanie zadania za wynagrodzeniem w
kwocie 159.825,55 zł. Zgodnie ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia
wykonawca przed podpisaniem umowy winien był wnieść zabezpieczenie należytego
wykonania umowy w wysokości 5% ceny ofertowej. Jak wykazały czynności kontrolne
zabezpieczenie to nie zostało wniesione – str. 86 protokołu kontroli. Stosownie
do wymogów art. 30a ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U.
z 2006 r. Nr 97, poz. 674 ze zm.) zostało sporządzone za 2009 rok sprawozdanie z
wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu
zawodowego w szkołach prowadzonych przez gminę Trzcianne. Kontrola
prawidłowości tego sprawozdania, przeprowadzona podczas kontroli problemowej w
Biurze Obsługi Szkół, wykazała, że było ono obarczone błędami, w tym
nieprawidłowo ustalono kwotę dodatków uzupełniających, które należało wypłacić
nauczycielom stażystom: ustalono je w wysokości 600,32 zł, zamiast w kwocie
7.166,22 zł. Nieprawidłowe dane zostały wyeliminowane w drodze korekty
sprawozdania, sporządzonej w trakcie kontroli problemowej. Czynności kontrolne
kontroli kompleksowej wykazały, że w dniu 20 maja 2010 r. wypłacono
nauczycielom stażystom należne dodatki w sumie 6.565,90 zł – str. 90-91
protokołu kontroli. Badając
regulacje wewnętrzne dotyczące gospodarki nieruchomościami stwierdzono, że Rada
Gminy, w wykonaniu dyspozycji art. 18 ust. 2 pkt. 9 lit. a) ustawy o
samorządzie gminnym, ustaliła uchwałą z dnia 10 grudnia 2003 r. zasady
gospodarowania nieruchomościami. Uchwała ta nie została jednakże uaktualniona w
związku z obowiązującą od dnia 22 października 2007 r. zmianą art. 18 ust. 2
pkt 9 lit. a) ustawy. W uchwale brak jest postanowień odnoszących się do zasad
wydzierżawiania i wynajmowania nieruchomości na czas nieoznaczony – str. 92 protokołu
kontroli. Jak
również stwierdzono, samorządowe instytucje kultury (GOK i Biblioteka) prowadzą
swoją działalność wykorzystując pomieszczenia Urzędu Gminy i Gimnazjum w
Trzciannem bez formalnych regulacji w tym względzie. Koszty utrzymania tych
pomieszczeń są ponoszone przez jednostki władające nieruchomościami – str. 92
protokołu kontroli. Analiza
prawidłowości informacji o stanie mienia komunalnego załączonej do projektu
budżetu gminy na 2009 rok, przeprowadzona w świetle przepisów obowiązującego w
okresie objętym kontrolą art. 180 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach
publicznych, wykazała uchybienie polegające na niewykazaniu danych o dochodach uzyskanych
z tytułu wykonywania prawa własności i innych praw majątkowych oraz z
wykonywania posiadania. Informacja zawierała dane o dochodach przewidywanych do
uzyskania w 2009 r. Wyjątek stanowiły dane o zrealizowanych w 2008 r. dochodach
z najmu lokali użytkowych w budynkach komunalnych, które zostały podane w tej
informacji – str. 92-93 protokołu kontroli. Kontrola
ewidencji księgowej rzeczowych składników majątkowych – środków trwałych,
pozostałych środków trwałych i materiałów – wykazała, że: - od niektórych zestawów
komputerowych w 2009 r. nadal była naliczana amortyzacja, mimo iż przyjęta 30%
stawka amortyzacji oznaczała pełne umorzenie środków trwałych w latach
wcześniejszych (np. zestaw komputerowy o wartości 3.847 zł, który przyjęto
30.05.2004 r., był nadal umarzany, podczas gdy jego pełne umorzenie nastąpiło w
2007 r.). Ustalono, że stan powyższy wynikał z nieprawidłowości związanych z
ewidencją mienia i jego umarzaniem w latach wcześniejszych – str. 94 protokołu
kontroli; - zapisy dokonane w ewidencji
środków trwałych i pozostałych środków trwałych nie zawsze zawierały dane
dotyczące: numeru inwentarzowego, daty (wykonania, budowy, nabycia, przyjęcia
do użytkowania), numeru dowodu będącego podstawą ujęcia w księgach
rachunkowych. Wskazać należy, że ewidencja analityczna środków trwałych powinna
zapewnić m.in. należyte naliczenie umorzenia i amortyzacji, co wynika z zasad
funkcjonowania konta 011 „Środki trwałe” zawartych w załączniku nr 2 do
rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych
zasad rachunkowości… Oznaczenie środków trwałych numerami inwentarzowymi ma natomiast
zasadnicze znaczenie dla ochrony posiadanych zasobów rzeczowych, w tym
jednoznacznego powiązania wyników inwentaryzacji z zapisami w księgach
rachunkowych, tj. realizacji obowiązków wynikających z art. 27 ustawy o
rachunkowości. Ustalono, że brakujące dane dotyczą kartotek założonych przed
2008 r. – str. 95 protokołu kontroli; -
inwentaryzacji wartości niematerialnych i prawnych dokonano w formie „spisu z
natury”. Należy wskazać, że inwentaryzacja wartości niematerialnych i prawnych,
zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości, powinna być dokonana
drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i
weryfikacji realnej wartości tych składników – str. 95 protokołu kontroli; - materiały, tj. paliwo i oleje,
stosownie do regulacji wewnętrznych, były bezpośrednio księgowane w ciężar
kosztów, jednakże na koniec roku zinwentaryzowany stan tych materiałów powinien
być odniesiony na konto 310 „Materiały”. Powyższe wynika z postanowień art. 17
ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości, według którego kierownik jednostki,
uwzględniając rodzaj i wartość poszczególnych grup rzeczowych składników
aktywów obrotowych posiadanych przez jednostkę, może wybrać metodę odpisywania
w koszty wartości materiałów i towarów na dzień ich zakupu, połączoną z
ustalaniem stanu tych składników aktywów i jego wyceny oraz korekty kosztów o
wartość tego stanu, nie później niż na dzień bilansowy – str. 93, 96 protokołu
kontroli. Badając
czynności podjęte przez kontrolowaną jednostkę w związku z art. 16 ustawy z
dnia 20 listopada 2009 r. o zmianie ustawy – Prawo ochrony środowiska (Dz. u.
Nr 215, poz. 1664) regulującym działania dotyczące likwidacji z dniem 1 stycznia 2010 r. gminnych funduszy
ochrony środowiska i gospodarki wodnej stwierdzono, że zostały naruszone
następujące zasady określone w przywołanym artykule: - w dalszym ciągu do przychodów gminnego
funduszu ochrony środowiska i gospodarki wodnej zaliczano w 2010 r. zapłatę
należności bieżących, które stały się należnościami z tytułu dochodów budżetu
gminy, - środki pieniężne zgromadzone na
rachunku bankowym funduszu były wykorzystywane na realizację wydatków objętych
planem finansowym funduszu, - nie dostosowano w obowiązującym
terminie uchwały budżetowej na rok 2010 do przepisów przywołanej ustawy. O zmianie
przepisów ustawy Prawo ochrony środowiska Regionalna Izba Obrachunkowa w
Białymstoku poinformowała gminę w dniu 14 stycznia 2010 r. Jednocześnie
wskazano, że środki pieniężne zgromadzone na rachunkach bankowych gminnych funduszy
stają się dochodami budżetów gmin w rozdziale 75618 par. 0690. Z ustaleń
kontroli wynika, że w dacie otrzymania informacji z RIO stan środków na
rachunku gminnego funduszu odpowiadał stanowi na dzień 1 stycznia 2010 r. i
wynosił 17.386,60 zł. Środki te należało przelać na rachunek budżetu.
Kontrolowana jednostka nie dokonała likwidacji funduszu ochrony środowiska – w
I kwartale 2010 r. na rachunek funduszu wpłynęły wpłaty z Urzędu Marszałkowskiego
w łącznej kwocie 8.436,58 zł i zostały dokonane wypłaty w łącznej kwocie
15.136,76 zł. W dniu 5 maja 2010 r. przekazano na rachunek budżetu kwotę
10.707,93 zł. Wpływ środków na rachunek budżetu ujęto zapisem Wn 133, Ma 901
(rozdz. 7516 § 0690). Według stanu na dzień podpisania protokołu kontroli stan
środków na rachunku funduszu wynosił 21,51 zł. W budżecie
gminy Trzcianne, w związku z ustawową likwidacją z dniem 1 stycznia 2010 r.
gminnego funduszu ochrony środowiska, jedyną zmianą było zwiększenie planu dochodów
budżetu w dz. 756, rozdz. 7516, par. 0690 o 16.731 zł, tj. o kwotę odpowiadającą
stanowi środków na rachunku funduszu na dzień 1 stycznia 2010 r. (uchwała Nr
XXXIX/163/10 Rady Gminy z dnia 29 kwietnia 2010 r.) Do dochodów budżetu
dotychczas nie włączono natomiast wpłat na rachunek funduszu z Urzędu
Marszałkowskiego dokonanych w 2010 r. Według stanu na dzień podpisania protokołu
zrealizowane dochody budżetu z omawianego tytułu wynoszą 10.707,93 zł. Do planu
wydatków budżetu do dnia podpisania protokołu nie włączono wydatków
poniesionych w 2010 r. ze środków zgromadzonych na rachunku funduszu – str.
105-106 protokołu kontroli. Stwierdzone
w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem
nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej oraz
rachunkowości gminy. Według oceny obecnej kontroli stwierdzone nieprawidłowości
w sferze rachunkowości są spowodowane między innymi stanem rachunkowości
przekazanej przez poprzedniego Skarbnika Gminy oraz nałożeniem na pracowników
komórki księgowości Urzędu Gminy obowiązków w postaci prowadzenia wyodrębnionej
rachunkowości GOPS i gminnych instytucji kultury bez zwiększenia obsady
kadrowej – str. 22 protokołu kontroli. Organem
wykonawczym gminy wiejskiej jest Wójt, na którym spoczywają obowiązki dotyczące
m.in. przygotowywania projektów uchwał Rady Gminy, wykonywania budżetu i
gospodarowania mieniem gminy, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową
gospodarkę finansową gminy (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o
samorządzie gminnym). Wójt jako organ wykonawczy gminy wykonuje zadania przy
pomocy Urzędu, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy),
działającego w strukturze organizacyjnej wskazanej w protokole kontroli.
Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu jako jednostki sektora finansów
publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli wewnętrznej,
spoczywa na Wójcie zgodnie z art. 53 i art. 69 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia
2009 r. o finansach publicznych. Wójt jest
również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt
1 ustawy Ordynacja podatkowa. Obowiązki
w zakresie prowadzenia rachunkowości oraz nadzorowania prac z tego zakresu
spoczywały, stosownie do zakresu czynności, na Skarbniku Gminy. Prawa i
obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określają przepisy art. 54 ustawy o
finansach publicznych. Mając na
uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach
obrachunkowych, zalecam: 1.
Udzielenie dyrektorowi Gimnazjum w Trzciannem pełnomocnictwa, o którym mowa w
art. 47 ustawy o samorządzie gminnym. 2.
Wskazanie
w regulacjach wewnętrznych pracowników (stanowisk) odpowiedzialnych za kontrolę
dokumentów finansowo-księgowych. 3. Umożliwienie
kierownikom jednostek organizacyjnych gminy – GOPS i instytucji kultury – wykonywania
wszystkich obowiązków w zakresie prowadzenia gospodarki finansowej, w tym wdrożenia
kontroli zarządczej oraz dysponowania środkami na rachunkach bankowych tych
jednostek. 4. Spowodowanie
wykonywania obowiązków w zakresie rachunkowości przez jednostki organizacyjne –
GOPS i instytucje kultury – mając na uwadze przepisy ustawy o rachunkowości i
ustawy o finansach publicznych przywołane w części opisowej wystąpienia. 5.
Dostosowanie dokumentacji opisującej przyjęte w Urzędzie Gminy zasady
rachunkowości do obowiązujących przepisów rozporządzenia Ministra Finansów w
sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont… Bieżące
aktualizowanie tej dokumentacji w związku ze zmianami przepisów powszechnie obowiązujących. 6. Spowodowanie
prowadzenia ewidencji księgowej budżetu i Urzędu zgodnie z obowiązującymi
przepisami, ze szczególnym zwróceniem uwagi na: a) bieżące przeksięgowywanie w ciągu
roku, na podstawie jednostkowych sprawozdań Urzędu Rb-27S i Rb-28S, dochodów
ujętych na stronie Wn konta 130 na zmniejszenie funduszu jednostki, a wydatków
ujętych na stronie Ma na zwiększenie funduszu jednostki; b) zaliczanie do przychodów Urzędu
dochodów budżetu gminy nieujętych w planach finansowych innych gminnych
jednostek budżetowych; c) prawidłowe przenoszenie wyniku na
fundusz jednostki (straty – zapisem Wn 800, Ma 860; zysku – zapisem Wn 800, Ma
860); d) przestrzeganie zasady, że konta
wynikowe budżetu (901, 902, 907 i 908) muszą być przeksięgowywane na koniec
roku na konta służące do ustalania wyniku (961 i 967), a konta wynikowe Urzędu
(konta zespołów 4 i 7 oraz konto 810) na konto 860, e) ujmowanie na koncie 810 środków z
budżetu przeznaczonych na sfinansowanie inwestycji; f) obowiązek łączenia wyodrębnionej
ewidencji zadań z ewidencją podstawową budżetu lub z ewidencją podstawową Urzędu
jako jednostki budżetowej. 7. Zapewnienie
wykazywania w sprawozdaniach finansowych i budżetowych danych zgodnych z
prowadzoną ewidencją księgową. 8. Zobowiązanie
Skarbnika Gminy do zachowania należytej staranności przy sporządzaniu rachunku
zysków i strat oraz zestawienia zmian w funduszu jednostki, w tym w
szczególności w zakresie ujmowania danych w odpowiednich pozycjach sprawozdań oraz
właściwego sumowania poszczególnych pozycji. 9.W zakresie
pozyskiwania dochodów z majątku gminy: a) zawieranie w wykazie nieruchomości
przeznaczonych do sprzedaży informacji, o której mowa w art. 35 ust. 2 pkt 12
ustawy o gospodarce nieruchomościami; b) prawidłowe klasyfikowanie
dochodów gminy z tytułu sprzedaży nieruchomości i przekształcenia prawa
użytkowania wieczystego nieruchomości w prawo własności; c) bieżące waloryzowanie czynszów,
zgodnie z umowami zawartymi z wynajmującymi lokale; d) zachowanie zgodności pomiędzy
terminami zapłaty czynszów zawartymi w umowach i określanymi w fakturach, w tym
celu rozważenie zmian postanowień umów w tej kwestii; e) ustalanie wysokości opłat za c.o.
w sposób zapewniający pokrycie faktycznych kosztów wytworzenia energii cieplnej
dostarczanej do lokalu; f) przedłożenie Radzie Gminy
projektu uchwały w sprawie wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym
zasobem gminy, który powinien określać m.in. zasady polityki czynszowej. 10.
Przedłożenie Radzie Gminy projektu uchwały ustalającej stawki opłat
adiacenckich, mając na uwadze argumentację zawartą w części opisowej
wystąpienia. 11. Wyeliminowanie
nieprawidłowości w zakresie opracowywania i zatwierdzania taryf za zbiorowe odprowadzanie
ścieków poprzez coroczne przedkładanie przez Pana Wójta do Rady Gminy wniosków
w sprawie zatwierdzenia taryf bądź przedłużenia obowiązywania taryf zatwierdzonych
na poprzedni rok. 12.
Zweryfikowanie danych wykazanych w sprawozdaniach wskazanych w części opisowej
wystąpienia. Przekazanie skorygowanych sprawozdań do Regionalnej Izby
Obrachunkowej w Białymstoku. 13.
Zweryfikowanie dokumentacji stanowiącej podstawę do złożenia wniosku o zwrot
utraconych dochodów na podstawie zwolnienia wynikającego z ustawy o podatkach i
opłatach lokalnych. 14.
Prowadzenie czynności sprawdzających w zakresie wynikającym z treści wskazanych
przepisów Ordynacji podatkowej. 15.
Wyeliminowanie wskazanych w protokole i w części opisowej wystąpienia
nieprawidłowości w zakresie danych wykazanych w informacjach i deklaracjach
podatkowych oraz ich zgodności z obowiązującymi przepisami. W odpowiedzi na
zalecenia przedstawienie wyników poszczególnych ustaleń, w tym także w aspekcie
finansowym. 16. Prowadzenie
działań dyscyplinujących w zakresie terminowego składania deklaracji
podatkowych przez podatników. 17. Zachowanie powszechności i prawidłowości opodatkowania
podatkiem rolnym i leśnym oraz od nieruchomości z uwzględnieniem wskazanych w
protokole kontroli i części opisowej wystąpienia pokontrolnego przepisów
materialnego prawa podatkowego wynikających z ustaw odpowiednio: o podatku
rolnym, podatku leśnym i podatkach i opłatach lokalnych. 18.
Rozważenie przesłanek dochodzenia od pracowników naprawienia szkody wynikłej z przyznania
pracownikowi Biblioteki świadczeń w nienależnej wysokości, mając na uwadze
zawartą ugodę oraz przepisy Kodeksu pracy. 19. W
zakresie wydatków z tytułu świadczeń przysługujących radnym i sołtysom: a) wypłacanie diet radnym za udział
w sesjach i komisjach Rady z uwzględnieniem kwoty bazowej określonej w ustawie
budżetowej; b) zaniechanie wypłat radnym (sołtysom)
zwrotu kosztów dojazdów na posiedzenia Rady i jej komisji jako dodatkowego –
poza dietą – świadczenia; w tym celu rozważenie ewentualnych zmian regulacji w
sprawie diet poprzez uwzględnienie wysokości takiego świadczenia w kwocie diety; c) prawidłowe klasyfikowanie
wydatków z tytułu diet sołtysów. 20. Konkretne
określanie terminu, w którym ma być odbywana przez pracowników podróż służbowa;
zobowiązanie pracowników do przedstawiania rozliczenia delegacji w terminie
określonym w rozporządzeniu. 21.
Opracowanie procedur udzielania
zamówień publicznych, do których nie ma obowiązku stosowania przepisów Prawa
zamówień publicznych. 22. W
zakresie dotacji na prowadzenie szkół niepublicznych: a) zapewnienie prawidłowej
klasyfikacji wydatków dotacyjnych; b) przyznawanie ewentualnej (jako
elementu dotacji) dopłaty ze środków własnych gminy do jednego ucznia w oparciu
o kwotę określoną przez organ stanowiący; c) żądanie od podmiotu prowadzącego
szkołę przedkładania informacji o faktycznej liczbie uczniów oraz przekazywanie
dotacji z uwzględnieniem tej liczby uczniów; d) wystąpienie do Stowarzyszenia
Edukator o złożenie informacji o faktycznej liczbie uczniów uczących się w szkołach
podstawowych w Szorcach i Nowej Wsi w 2009 roku i zweryfikowanie w oparciu o
przedstawione dane prawidłowości kwoty przyznanej w tym roku dotacji. 23. Żądanie
od wykonawców wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy, stosownie
do postanowień przyjętych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. 24. Wystąpienie do Rady Gminy z projektem zmiany
uchwały w sprawie zasad nabywania, zbywania i obciążania nieruchomości
gruntowych... określającej zasady wynajmowania i wydzierżawiania nieruchomości
na czas nieoznaczony. 25. Formalne
uregulowanie podstaw wykorzystywania przez gminne instytucje kultury części
budynków Urzędu Gminy i Gimnazjum do prowadzenia działalności statutowej. 26. Zapewnienie prawidłowego sporządzania informacji o stanie mienia
jednostki samorządu terytorialnego, o której mowa w art. 267 ust. 1 pkt 3
ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych. 27.
Zobowiązanie pracowników odpowiedzialnych za ewidencję rzeczowych składników
majątkowych do: a) zaprzestania dokonywania odpisów
umorzeniowych od środków trwałych, które zostały już umorzone w całości; b) podjęcia działań zmierzających do
uzupełnienia ewidencji pomocniczej środków trwałych i pozostałych środków
trwałych o dane służące należytemu obliczeniu umorzenia oraz należytej ich
ochrony; c) przeprowadzania inwentaryzacji
wartości niematerialnych i prawnych w drodze tzw. weryfikacji; d) stosowania metody bezpośredniego
ujmowania materiałów w ciężar kosztów, o której mowa w art. 17 ust. 2 pkt 4
ustawy o rachunkowości, z uwzględnieniem, iż winna być ona połączona z
ustalaniem stanu tych składników aktywów i jego wyceny oraz korekty kosztów o
wartość tego stanu, nie później niż na dzień bilansowy; w tym celu wyraźne
określenie tego sposobu ewidencji w dokumentacji przyjętych zasad
rachunkowości. 28.
Dostosowanie uchwały budżetowej oraz ewidencji dochodów i wydatków do przepisów
ustawy likwidujących z dniem 1 stycznia 2010 r. gminne fundusze ochrony
środowiska. O sposobie wykonania zaleceń
pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w
terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia. Dodatkowo
informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania
wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za
pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o
regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie
zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem. Podstawą
zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną
jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Prezes Regionalnej Izby Obrachunkowej w
Białymstoku Odsłon dokumentu: 120437312 Poprzdnie wersje tego dokumentu: brak |
|||||||||||||
|
www.bialystok.rio.gov.pl | Wejść na stronę: 120437312 | Strona główna | Informacje niedostępne | Pomoc | Redakcja | Kontakt | | |