Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Gminy Mielnik

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 1 października 2010 roku (znak: RIO.I.6001-10/10), o treści jak niżej:

                                                                           Pan

Eugeniusz Wichowski

                                                                                              Wójt Gminy Mielnik

W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Mielnik za okres 2009 roku, przeprowadzonej w Urzędzie Gminy Mielnik na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto m.in. regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli wewnętrznej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, wykonanie budżetu, w tym realizację wybranych dochodów i wydatków, udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym oraz rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

Analiza postanowień uchwały Rady Gminy z dnia 20 marca 2003 roku w sprawie określenia zasad nabywania, zbywania i obciążania nieruchomości gruntowych oraz ich wydzierżawiania lub najmu na okres dłuższy niż trzy lata wykazała, że nie uwzględniają one zmian, jakie zaszły w systemie prawnym od czasu jej uchwalenia. Wskazać należy w szczególności, iż od 22 października 2007 r. obowiązuje znowelizowane brzmienie art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. a) ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 ze zm.), według którego uchwałą Rady winny być uregulowane także zasady wydzierżawiania i wynajmowania nieruchomości gruntowych na czas nieoznaczony – str. 16 protokołu kontroli.

Jak wynika z ustaleń kontroli, fakt nowelizacji wskazanego wyżej przepisu nie znalazł także odzwierciedlenia w procesach gospodarowania nieruchomościami. Kontrolującym nie okazano bowiem zgody Rady Gminy na przedłużenie, od 1 stycznia 2009 r., czasu trwania wcześniejszej umowy najmu zawartej z SP ZOZ w Siemiatyczach. Łączny okres trwania umowy najmu z tym kontrahentem, w związku z dokonanym przedłużeniem, przekracza 3 lata, co wymagało zgody Rady na podpisanie umowy przedłużającej najem na kolejny okres – str. 18 protokołu kontroli.

Analiza dochodów z najmu lokali mieszkalnych wykazała, że od 2007 r. na terenie gminy Mielnik nie obowiązuje wieloletni program gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy. Podjęta w 2001 r. uchwała Rady Gminy ustalała program na lata 2002-2006. Zaniechanie przez Pana Wójta przedłożenia Radzie projektu odpowiedniej uchwały doprowadziło do naruszenia obowiązku wynikającego z art. 21 ust. 1 pkt 1 i ust. 2 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (Dz. U. z 2005 r. Nr 31, poz. 266 ze zm.) – str. 18 protokołu kontroli.

Kontrola kompletności uchwał Rady Gminy niezbędnych z punktu widzenia możliwości pobierania dochodów wykazała również brak uchwały ustalającej wysokość stawki opłaty adiacenckiej z tytułu wzrostu wartości nieruchomości spowodowanego jej podziałem. Brak uchwały w tej sprawie uniemożliwia podejmowanie ewentualnych czynności w celu ustalenia kwoty dochodów należnych gminie na podstawie art. 98a ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2010 r. Nr 102, poz. 651 ze zm.) – str. 22 protokołu kontroli.

Kontrola zagadnienia udzielania bonifikat od ceny sprzedaży nieruchomości wykazała, że zakres czynności pracownika zajmującego się prowadzeniem spraw z zakresu realizacji dochodów z mienia nie zawiera postanowień odnoszących się do analizy obrotu nieruchomościami na terenie gminy w celu ustalania ewentualnych podstaw egzekwowania udzielonych bonifikat od ceny sprzedanych nieruchomości. Wskazanie na taki obowiązek jest właściwe ze względu na fakt, iż gmina zbywała nieruchomości z zastosowaniem bonifikaty – str. 19 protokołu kontroli.

W sferze dochodów z gospodarowania nieruchomościami stwierdzono również, że Pan Wójt wydał dnia 17 maja 2006 r. decyzję ustanawiającą trwały zarząd nieruchomościami na rzecz Zespołu Szkół w Mielniku, która przewiduje opłatę roczną w wysokości 0,3% wartości nieruchomości. Zespół Szkół w dniu 23 marca 2009 r. wpłacił do budżetu wynikającą z decyzji opłatę za 2009 r. w wysokości 5.980,23 zł. Należy zwrócić uwagę, że ustalenie opłaty rocznej z tytułu trwałego zarządu nieruchomościami przez jednostkę oświatową sprzeciwia się postanowieniom art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 ze zm.), które zwalniają publiczne szkoły z opłat z tytułu trwałego zarządu – str. 17 protokołu kontroli.

Kontrola wykazała także, iż Gminna Spółdzielnia „Samopomoc Chłopska” użytkuje bezumownie nieruchomość zabudowaną o powierzchni 126 m². Jedynym okazanym dowodem udostępnienia działki GS „SCh” jest protokół z posiedzenia Zarządu Gminy odbytego 29 maja 1995 r., w którym zawarto stwierdzenie, iż „(...) wyznaczył w Wajkowie na działce komunalnej teren o powierzchni 126 m² /14x9/ pod sklep, w związku z czym zachodzi potrzeba ustalenia czynszu za w/w teren (...) ze względu na fakt że wieś dostarcza 50% robocizny przy budowie ustalić jak najniższy czynsz dla GS (...) Zarząd Gminy postanowił, że na czas działania tego sklepu budynek będzie stał nieodpłatnie na gruncie gminnym” – str. 21 protokołu kontroli, załącznik nr 7 do protokołu kontroli. Z ustaleń tych wynika zatem, iż podstawą zaniechania przez Zarząd pobierania czynszu były nakłady poniesione na nieruchomość przez mieszkańców i GS w związku z budową sklepu. Okoliczności tej nie można jednak traktować jako usprawiedliwiającej brak określenia tytułu prawnego do dysponowania nieruchomością stanowiąca własność gminy, w skład której wchodzi także budynek, zgodnie z zasadami prawa cywilnego.

W toku kontroli dochodów budżetowych gminy, badaniu poddano również dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r., Nr 8, poz. 60 ze zm.), jest Wójt Gminy. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru wskazanych dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych, co doprowadziło do następujących ustaleń. 

Kontrolowana jednostka posiada bezpośredni dostęp do bazy danych Wydziału Geodezji i Kartografii Starostwa Powiatowego w Siemiatyczach, co pozwala na weryfikację powierzchni gruntów wykazywanych w deklaracjach (informacjach) podatkowych. Stwierdzono natomiast, że w przypadku większości podatników organ podatkowy nie ma możliwości ustalenia czy dane wykazane w deklaracjach podatkowych, dotyczące pow. budynków oraz wartości budowli, a także sposobu wykorzystywania budynków i gruntów są zgodne z istniejącym stanem faktycznym. Nie pozwala na to posiadana przez organ podatkowy dokumentacja, w której brak tego typu danych. W związku z powyższym czynności sprawdzające, o których mowa w art. 272 pkt 3 Ordynacji podatkowej, nie są wykonywane w zakresie wynikającym ze wskazanego przepisu. Organy podatkowe mają obowiązek ustalenia stanu faktycznego w zakresie niezbędnym do stwierdzenia zgodności z przedstawionymi dokumentami (np. deklaracjami podatkowymi). Wskazane jest zatem zintensyfikowanie działań organu podatkowego mających na celu uzyskanie dokumentów zawierających dane istotne z punktu widzenia konieczności prowadzenia weryfikacji zapisów zawartych w deklaracjach podatkowych. W tym celu należy również korzystać z uprawnień wynikających z treści przepisów Ordynacji podatkowej przywołanych w opisie na stronach 23-24 protokołu kontroli.

Analiza sprawozdań Rb-27S i Rb-PDP za rok 2009, przeprowadzona w zakresie prawidłowości wykazania skutków obniżenia górnych stawek podatków oraz udzielonych przez organ podatkowy ulg w zapłacie należności podatkowych, w grupie podatników - osób prawnych i jednostek nie mających osobowości prawnej, wykazała ich zawyżenie o kwotę 2476,61 zł. W związku z powyższym w tej części sprawozdanie należy uznać za sporządzone z naruszeniem zasad wynikających z treści § 9 ust. 1 ówcześnie obowiązującego w tym zakresie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781 ze zm.). Przepis ten zobowiązuje kierowników jednostek do sporządzania sprawozdania rzetelnie i prawidłowo pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym – str. 24 protokołu kontroli.

            Badaniem objęto także zagadnienia dotyczące powszechności i terminowości opodatkowania, prawidłowości stosowanych stawek podatkowych oraz ustalenia kwoty zobowiązania podatkowego przez osoby prawne i jednostki nie mających osobowości prawnej, w deklaracjach podatkowych składanych przez te podmioty w zakresie podatków lokalnych. We wszystkich trzech poddanych badaniu należnościach tj. podatku od nieruchomości (str. 26 protokołu kontroli) oraz rolnym i leśnym (str. 30 protokołu kontroli) dokonane ustalenia dotyczyły braku reakcji organu podatkowego na niezgodność danych, zawartych w deklaracjach, dotyczących podstaw opodatkowania ze stanem faktycznym, wynikającym z ewidencji gruntów oraz braku ustaleń w zakresie związku opodatkowanych gruntów z działalnością gospodarczą, mający wpływ na sposób opodatkowania.  .

Badając realizację dochodów z tytułu podatku od środków transportowych stwierdzono, iż wyjaśnienia wymaga data nabycia pojazdu wskazanego w opisie na stronie 36 protokołu kontroli, którego właścicielem jest podatnik wymieniony w zał. nr 6/6 pod poz. 8. Według danych przesłanych przez starostwo nabył on pojazd w dniu 23 lutego 2009r., natomiast w deklaracji jako datę nabycia podano 12 marca 2009r. Zgodnie z art. 9 ust. 4 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych obowiązek podatkowy powstaje od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym środek transportowy został zarejestrowany na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, a w przypadku nabycia środka transportowego zarejestrowanego - od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym środek transportowy został nabyty. Ustalenie faktycznej daty nabycia pozwoli na prawidłowe ustalenie momentu powstania obowiązku podatkowego, a tym samym umożliwi zweryfikowanie wysokości zadeklarowanego podatku. Ponadto podatnik wymieniony w zał. nr 6/6 pod poz. 6 wypełnił deklarację nie podając wszystkich niezbędnych do weryfikacji prawidłowości naliczenia podatku danych, w tym między innymi DMC zespołu pojazdów a także daty nabycia pojazdu (BSI 35GS). Tego rodzaju informacje są niezbędne do weryfikacji prawidłowości naliczenia podatku, w kontekście konieczności ustalenia momentu powstania obowiązku podatkowego i prawidłowości zastosowanej stawki podatku, ich brak narusza również zasady sporządzania deklaracji, wskazane w treści deklaracji, której wzór został uchwalony przez Radę Gminy Mielnik.  Naganny w tym przypadku był brak działań służb organu podatkowego zmierzających do ustalenia stanu faktycznego.

Kontrola przeprowadzona w zakresie przestrzegania przez podatników materialnego prawa podatkowego wykazała, że podatnicy wymienieni w protokole na str. 29, 32, 36 złożyli deklaracje podatkowe po terminie wskazanym w przywołanych w opisie przepisach. Analiza poszczególnych przypadków wykazała, że nieprawidłowość ta nie miała wpływu na terminowość opłacenia przez podatników podatku ponieważ deklaracje wpłynęły przed terminem płatności lub też  wykazane w deklaracjach przedmioty opodatkowania były zwolnione z podatku na mocy ustawy.

Badanie dokumentacji dotyczącej ulg w zapłacie podatku, udzielanych na podstawie art. 67a i b Ordynacji podatkowej, w zakresie formalno-prawnej prawidłowości wydawanych decyzji i prowadzonego postępowania pozwoliło ustalić, iż uzasadnienie faktyczne decyzji zawiera niepełną ocenę całości materiału dowodowego pod kontem znaczenia dla załatwienia sprawy. Zgodnie z art. 210 § 4 Op uzasadnienie faktyczne decyzji zawiera w szczególności wskazanie faktów, które organ uznał za udowodnione, dowodów, którym dał wiarę, oraz przyczyn, dla których innym dowodom odmówił wiarygodności. Konstrukcja przepisu wymaga zatem, aby każda czynność lub dokument, które są istotne dla podjętego rozstrzygnięcia zostały poddane analizie, z której wnioski zostaną zawarte w uzasadnieniu decyzji. Można też przyjąć, iż ustawodawca wprowadził taki wymóg z uwagi na fakt, iż art. 67a § 1 Op zawiera dwie przesłanki, z których przynajmniej jedna musi być spełniona aby organ podatkowy mógł podjąć decyzję w ramach przysługującego mu uznania administracyjnego – str. 42 protokołu kontroli. 

Opis na stronie 35 protokołu kontroli wskazuje przypadki braku w dokumentacji wymiarowej badanych podatników informacji o lasach, wymaganej treścią art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 30 października 2002 roku o podatku leśnym (Dz. U. nr 200, poz. 1682 ze zm.). Uchybienia w tym zakresie dotyczyły również braku korekt informacji, w przypadkach zaistnienia zmian mających wpływ na wysokość zobowiązania lub też składania informacji niekompletnych, nie zawierających wszystkich, niezbędnych danych dotyczących lasów. Ustalono także, iż nieprawidłowości opisane na stronach 35-36 protokołu a dotyczące podatku leśnego od osób fizycznych były konsekwencją nie wykonywania przez organ podatkowy czynności sprawdzających, które powinny prowadzone stosownie do przepisów art. 272 ustawy Ordynacja podatkowa.

Stwierdzono, że część decyzji podatkowych, ustalających wysokość zobowiązania podatkowego dotyczyła podatników nieżyjących. Uniemożliwiało to zatem doręczenie takich decyzji. Pozbawione przymiotu doręczenia decyzje nie powodowały powstania zobowiązania podatkowego – art. 21 § 1 pkt 2, co oznacza, że nie powinny stanowić podstawy do dokonania  przypisu w ewidencji księgowej. Przypis, to w myśl §2 ust. 1 pkt 10 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 21 czerwca 2006 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu kont w zakresie ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych należności budżetowych dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 112, poz. 761) zobowiązanie podatkowe stanowiące obciążenie konta podatnika. Zatem nie będą stanowiły również zaległości podatkowej. Dopiero przeniesienie odpowiedzialności podatkowej na spadkobierców, przy wykorzystaniu procedur zawartych w Ordynacji podatkowej umożliwia skuteczne doręczenie decyzji, powodujące powstanie zobowiązania podatkowego, które niezapłacone w terminie stanowi zaległość podatkową. W zakresie ustalenia spadkobierców organ podatkowy ma możliwość wykorzystania uprawnień z art. 1025 Kodeksu Cywilnego.

 Nieprawidłowości dotyczyły także części decyzji wymiarowych, które nie zostały doręczone z powodu braku aktualnego adresu podatników. Jak ustalono w niektórych przypadkach było to także powodem odstąpienia od wydania decyzji wymiarowej. W obu sytuacjach pracownicy kontrolowanej jednostki nie korzystali z przepisów Ordynacji podatkowej, wskazanych w opisie nieprawidłowości, dotyczących doręczeń – str. 41-42 protokołu kontroli.

Opis nieprawidłowości na stronie 47 protokołu kontroli wskazuje, iż nie wszystkie dokumenty służące do poboru podatków przez inkasentów były ewidencjonowane w księdze druków ścisłego zarachowania. Z treści paragrafu 6 ust. 1 i 2 wskazywanego już Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zasad rachunkowości i planu kont.., wynika, iż kwitariusze przychodowe i rozchodowe oraz dowody wpłaty, o których mowa w § 4 ust. 3 pkt 6 tego rozporządzenia, stanowią  druki ścisłego zarachowania. Natomiast ewidencję tych druków powinno  prowadzić się w księdze druków ścisłego zarachowania.

Analiza prawidłowości danych ujętych w księgach rachunkowych wykazała, że bezpodstawnie ujmowano w ewidencji wartość gwarancji ubezpieczeniowych otrzymanych tytułem zabezpieczenia należytego wykonania umów. Jak wynika z ustaleń zawartych na str. 14 protokołu kontroli, według stanu na 31 grudnia 2009 r. w korespondencji kont Wn 140-2 „Gwarancje ubezpieczeniowe” – Ma 240 „Pozostałe rozrachunki” ujęto wartość gwarancji od 8 wykonawców zamówień o wartości 164.830,49 zł. Należy wskazać, iż gwarancje ubezpieczeniowe nie posiadają cech papierów wartościowych, które uzasadniałyby ich ujęcie na koncie 140, jak również ich posiadanie nie rodzi zobowiązań po stronie gminy.

W sferze opracowywania planów finansowych jednostek organizacyjnych i zmian tych planów wskazać należy, iż szczegółowa analiza dokumentów dotyczących tego zagadnienia, poczyniona podczas problemowej kontroli gospodarki finansowej Zespołu Szkół w Mielniku, wykazała, że występowały rozbieżności między danymi projektu planu finansowego Zespołu Szkół na 2009 rok a informacją przekazaną przez Pana Wójta w celu opracowania projektu przez Zespół. Rozbieżności stwierdzono również między planem finansowym Zespołu na 2009 r. a informacją o kwotach wydatków przekazaną przez Pana Wójta na podstawie uchwalonego budżetu. Rozbieżności dotyczyły wydatków w dziale 854 „Edukacyjna opieka wychowawcza”, rozdziale 85415 „Pomoc materialna dla uczniów”. Sytuacja taka nie może wystąpić przy prawidłowym wykonywaniu obowiązków związanych z przekazywaniem przez Pana Wójta informacji oraz opracowywaniem planu przez kierownika jednostki. Obowiązki w tym zakresie reguluje aktualnie art. 248 i art. 249 ust. 1 pkt 1 i ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.).

Ponadto – na podstawie dokonanej w trakcie kontroli problemowej w Zespole Szkół szczegółowej analizy danych wynikających z pism kierowanych przez Pana Wójta do Dyrektora Zespołu w sprawie zmian planu finansowego – stwierdzono, że informacje zawarte w pismach ograniczały się do poinformowania, że „Rada Gminy uchwałą nr …., dokonała zmian w budżecie gminy na 2009 rok” albo „Wójt dokonał w dniu …, zarządzeniem nr …zmian w budżecie gminy na 2009 rok” i przesłania kserokopii uchwały lub zarządzenia. Informacje przekazywane w takiej formie, nie odnoszące się konkretnie do kwot zmian planu dochodów i wydatków oraz ostatecznych kwot dochodów i wydatków Zespołu, utrudniają kontrolę prawidłowości dokonywanych zmian planu – brak bowiem jednoznacznego wskazania, które ze zmian w budżecie winny skutkować zmianą w planie tej jednostki.

W zakresie wydatków budżetowych stwierdzono, iż kontrolowana jednostka nie posiada wewnętrznych regulacji dotyczących procedury wyłaniania wykonawców dostaw, robót i usług, które ze względu na wartość nie podlegają przepisom ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759). Z wyjaśnienia Zastępcy Wójta wynika, że mimo braku uregulowań wewnętrznych stosowane są procedury w zakresie rozpoznania cen. Należy wskazać, że ustawa z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.) w art. 35 ust. 3 pkt 1 stanowiła, że wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. Od 1 stycznia 2010 r. zasadę tę określa art. 44 ust. 3 pkt 1 ustawy o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009 r. Obowiązujące w jednostce procedury wewnętrzne winny zapewniać udokumentowanie jej przestrzegania przy wyborze wykonawców zamówień publicznych – str. 50-51 protokołu kontroli.

Kontrola wydatków związanych z udzieleniem dotacji podmiotom niezaliczanym do sektora finansów publicznych wykazała, iż rozliczenie dotacji w kwocie 200.000 zł udzielonej klubowi MKS Mielnik zawierało liczne rozbieżności pomiędzy ofertą a sprawozdaniem z wykonania zadania. Różnice dotyczyły wydatków w poszczególnych kategoriach związanych z realizacją zadania. Sprawozdanie uznano za prawidłowe z uwagi na fakt, iż wydatki były związane z realizowanym zadaniem, a ich suma była równa kwocie przekazanej na realizację zadania. Ponadto z oferty wynikało, iż „wydatki inne” nie miały być finansowane z dotacji, tymczasem przeznaczono na ten cel kwotę 14.633,16 zł – str. 51-52 protokołu kontroli.

Wskazania wymaga, iż w procesie realizacji zadania oraz jego rozliczenia należy mieć na uwadze postanowienia § 3 ust. 2 wzoru umowy stanowiącego załącznik nr 2 do rozporządzenia  Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 27 grudnia 2005 r. w sprawie wzoru oferty realizacji zadania publicznego, ramowego wzoru umowy o wykonanie zadania publicznego i wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz. U. Nr 264, poz. 2207). Według tego przepisu zadanie ma zostać wykonane zgodnie z ofertą oraz zaktualizowanym, stosownie do przyznanej dotacji, harmonogramem i kosztorysem. Przepis ten jasno wskazuje więc, że kwoty ujęte w poszczególnych pozycjach kosztorysu nie mogą być traktowane dowolnie przez otrzymującego dotację.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych z zakresu gospodarki finansowej
i rachunkowości gminy.

Organem wykonawczym gminy jest Wójt, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowywania projektów uchwał Rady Gminy, wykonywania budżetu, gospodarowania mieniem, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową gminy (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust 1 ustawy o samorządzie gminnym). Wójt, jako organ wykonawczy gminy, wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, którego jest kierownikiem (art. 33 ust 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli wewnętrznej spoczywa na Panu Wójcie, jako kierowniku jednostki. Od 1 stycznia 2010 r. regulacje w tym zakresie zawierają przepisy art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.

Wójt jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt. 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości oraz nadzorowania prac z tego zakresu spoczywały, stosownie do zakresu czynności, na Skarbniku Gminy. Prawa
i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określa art. 54 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.

         Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Opracowanie i przedłożenie Radzie Gminy projektów uchwał dotyczących:

a) zmiany uchwały w sprawie określenia zasad nabywania, zbywania i obciążania nieruchomości gruntowych... poprzez określenie w jej treści zasad wynajmowania i wydzierżawiania nieruchomości gruntowych na czas nieoznaczony,

b) wieloletniego programu gospodarowania zasobem mieszkaniowym gminy Mielnik,

c) stawki opłaty adiacenckiej z tytułu wzrostu wartości nieruchomości spowodowanego jej podziałem.

2. Zawieranie z tym samym kontrahentem umów najmu lub dzierżawy przedłużających dotychczas istniejący stosunek na okres przekraczający łącznie 3 lata po uzyskaniu zgody Rady Gminy.

3. Przypisanie odpowiedniemu pracownikowi zakresem czynności obowiązku analizy obrotu nieruchomościami na terenie gminy w celu ustalania ewentualnych podstaw egzekwowania zwrotu bonifikat udzielonych przy sprzedaży nieruchomości.

4. Stwierdzenie nieważności decyzji ustanawiającej odpłatny trwały zarząd nieruchomościami przez Zespół Szkół w Mielniku, mając na uwadze art. 156 § 1 pkt 2 Kodeksu postępowania cywilnego. Ustalenie nieodpłatnego trwałego zarządu nieruchomościami przez tę jednostkę.

5. Formalne uregulowanie zasad władania przez GS „SCh” nieruchomością w Wajkowie, mając na uwadze w szczególności kwestię ewentualnej odpłatności za korzystanie z nieruchomości oraz rozliczenia nakładów poniesionych przez podmioty zewnętrzne na nieruchomości stanowiącej własność gminy.

6. Wyeliminowanie nieprawidłowości, opisanych w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia pokontrolnego, w zakresie opodatkowania podatkami i opłatami lokalnymi, których źródłem są zaniechania w prowadzeniu przez organ podatkowy czynności sprawdzających wynikających z przepisów ustawy Ordynacja podatkowa.

7. Zweryfikowanie rzetelności danych służących za podstawę sporządzania sprawozdań z wykonania podstawowych dochodów podatkowych (Rb-PDP) za wskazane okresy sprawozdawcze, skorygowanie wartości błędnie wykazanych w powyższych sprawozdaniach oraz przekazanie poprawnej wersji sprawozdań do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku.

8. Wyeliminowanie wskazanych w protokole i części opisowej wystąpienia rozbieżności w zakresie danych wykazanych w informacjach i deklaracjach podatkowych oraz ustalenie ich zgodności z obowiązującymi przepisami. W odpowiedzi na zalecenia przedstawienie wyników poszczególnych ustaleń, w tym także w zakresie finansowym.

9. Wydawanie decyzji podatkowych zawierających wszystkie elementy wskazywane treścią ustawy Ordynacja podatkowa oraz przestrzeganie przepisów działu IV ustawy w zakresie postępowania podatkowego.

10. Prowadzenie niezbędnych działań zmierzających do doręczenia wszystkich decyzji wydawanych przez organ podatkowy.

11. Przestrzeganie wynikających ze wskazanych przepisów uregulowań w zakresie gospodarowania drukami ścisłego zarachowania.

12. Zobowiązanie Skarbnika do zaniechania ujmowania w księgach rachunkowych wartości posiadanych gwarancji ubezpieczeniowych.

13. Uwzględnienie w procesie opracowywania planów finansowych jednostek budżetowych oraz dokonywania zmian w tych planach uwag zawartych w części opisowej wystąpienia.

14. Opracowanie i wdrożenie pisemnych procedur wyboru wykonawców zamówień, do których nie stosuje się przepisów Prawa zamówień publicznych.

15. Przestrzeganie wymogu zgodności rozliczenia dotacji udzielonej organizacji pozarządowej z poszczególnymi pozycjami kosztorysu wchodzącego w skład oferty realizacji zadania publicznego. Dokumentowanie ewentualnych zmian pozycji kosztorysowych.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

        Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku