Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Gminy Nurzec-Stacja

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 16 września 2010 roku (znak: RIO.I.6001-7/10), o treści jak niżej:

Pan

Piotr Jaszczuk                                            Wójt Gminy Nurzec Stacja

         W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej Gminy Nurzec Stacja za 2009 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Gminy Nurzec Stacja na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy i jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli wewnętrznej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, wykonanie budżetu, w tym realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

Badając regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy stwierdzono, że nie został powołany zastępca Pana Wójta. Statut Gminy w § 21 stanowi, że zastępcę wójta powołuje i odwołuje wójt w drodze zarządzenia. Natomiast według § 2 ust. 1 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy pracą Urzędu kieruje wójt m.in. przy pomocy swojego zastępcy. Z uwagi na liczbę mieszkańców gminy, stosownie do postanowień art. 26a ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 ze zm.), w gminie Nurzec Stacja może być powołany jeden zastępca wójta. Dodany do ustawy art. 28g, mający zastosowanie począwszy od obecnej kadencji organów gminy, określa w sposób jednoznaczny zasady kierowania gminą w przypadku zaistnienia jednej z – enumeratywnie wymienionych – przemijających przeszkód w wykonywaniu zadań i kompetencji wójta (m.in. niezdolności do pracy z powodu choroby trwającej powyżej 30 dni). Zadania i kompetencje wójta przejmuje wówczas jego zastępca, zaś w razie niepowołania zastępcy – osoba wyznaczona przez Prezesa Rady Ministrów w trybie art. 28h ustawy. Przywołane regulacje w sposób jednoznaczny określają zasady kierowania gminą w przypadku zaistnienia okoliczności w nich przewidzianych. Nieobsadzenie stanowiska zastępcy wójta tworzy sytuację zagrażającą ciągłości funkcjonowania jednostki podczas nieobecności Pana Wójta – str. 2 protokołu kontroli.

Okazany kontrolującym zakres czynności Skarbnika Gminy nie był zgodny z postanowieniami obowiązującego w okresie objętym kontrolą art. 45 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.) oraz obowiązującego od 1 stycznia 2010 r. art. 54 ustawy o finansach publicznych z 27 sierpnia 2009 r. (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.). W trakcie kontroli, aneksem do zakresu czynności z dnia 16 kwietnia 2010 r., dodano brakujące elementy dotyczące prowadzenia rachunkowości jednostki, dyspozycji środkami pieniężnymi, dokonywania wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych oraz dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym – str. 3 protokołu kontroli.

Jak wynika z ustaleń zawartych na str. 4-5 protokołu kontroli, Urząd Gminy prowadzi odrębne księgi rachunkowe dla gminnych jednostek budżetowych, w tym Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej, oraz gminnej instytucji kultury. Należy wskazać, iż GOPS jako jednostka budżetowa oraz Gminny Ośrodek Upowszechniania Kultury jako samorządowa osoba prawna są podmiotami zobowiązanymi do prowadzenia ksiąg rachunkowych na podstawie art. 2 ust. 1 pkt 1 i pkt 4 lit. a) ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.), zatem na kierownikach tych jednostek spoczywają określone ustawą obowiązki, wynikające w szczególności z przepisów art. 4, art. 10 i art. 11 ust. 1 ustawy. Zgodnie z art. 11 ustawy o rachunkowości jednostka zobowiązana do prowadzenia ksiąg rachunkowych może powierzyć ich prowadzenie wyłącznie przedsiębiorcy prowadzącemu działalność w tym zakresie. Urząd Gminy nie jest zaś przedsiębiorcą. Z protokołu kontroli wynika, iż mimo prowadzenia ksiąg przez Urząd realizowane są przez kierowników tych jednostek obowiązki dotyczące opracowania dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości.

W gminie Nurzec Stacja nie zostały dotychczas ustalone stawki opłaty adiacenckiej z tytułu wzrostu wartości nieruchomości spowodowanego podziałem nieruchomości oraz wybudowaniem urządzeń infrastruktury technicznej z udziałem środków publicznych. Stosownie do postanowień art. 98a i art. 146 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2010 r. Nr 102, poz. 651), możliwość ustalenia (w przypadku wystąpienia przesłanek ustawowych) oraz wysokość opłaty adiacenckiej zależą od uchwalenia przez Radę Gminy stawki procentowej opłaty odnoszącej się do wzrostu wartości nieruchomości spowodowanego budową urządzeń infrastruktury technicznej lub podziałem nieruchomości. Opłaty adiacenckie stanowią prawem określone, zatem niezależne od woli organów gminy, źródła dochodów gminy, o których mowa w art. 4 ust. 1 pkt 2 lit. f) ustawy z dnia 13 listopada 2003 r. o dochodach jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. z 2008 r. Nr 88, poz. 539 ze zm.) – str. 28 protokołu kontroli.

W toku kontroli dochodów budżetowych gminy, badaniu poddano również dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r., Nr 8, poz. 60 ze zm.), jest Wójt Gminy. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru wskazanych dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych, co doprowadziło do następujących ustaleń. 

W roku 2009 pracownicy kontrolowanej jednostki nie przeprowadzali kontroli podatkowych, do których Wójt jako organ podatkowy jest zobowiązany z mocy art. 281 § 1 Ordynacji podatkowej. Wskazany przepis stanowi, iż organy podatkowe pierwszej instancji przeprowadzają kontrole podatkowe u podatników, płatników, inkasentów oraz następców prawnych. Podczas kontroli organ podatkowy ma za zadanie sprawdzić w jaki sposób kontrolowane podmioty wywiązują się ze swoich obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego. Ponadto kontrola, w przypadku organu podatkowego jakim jest Wójt, Burmistrz, Prezydent, szczególnie w zakresie podatku od nieruchomości może być znaczącym źródłem informacji dotyczących powierzchni budynków i sposobu wykorzystywania gruntów, prawidłowości stosowania zwolnień, co umożliwiłoby sprawdzenie rzetelności danych wykazywanych w deklaracjach – str. 29 protokołu kontroli.

Na podstawie analizy dokumentacji podatkowej należy stwierdzić, że organ podatkowy nie ma możliwości prowadzenia czynności sprawdzających w zakresie, o którym mowa w treści art. 272 pkt 3 Ordynacji podatkowej, Jest to pochodną braku danych, w tym także wynikających z dokumentów, dotyczących stanu faktycznego w zakresie dotyczącym posiadanych przez podatników budynków i ich powierzchni, wartości budowli, a także sposobu wykorzystywania budynków i gruntów. Wskazany przepis zobowiązuje organy podatkowe do ustalenia stanu faktycznego w zakresie niezbędnym do stwierdzenia zgodności z przedstawionymi dokumentami (np. deklaracjami podatkowymi). W związku z powyższym należy podjąć działania mające na celu uzyskanie dokumentów pozwalających na pełną ocenę danych zawartych w składanych deklaracjach. W tym celu należy również wykorzystać uprawnienia wynikające ze wskazanych w opisie przepisów Ordynacji podatkowej – str. 30 protokołu kontroli.

Kontrola przeprowadzona pod kątem realizacji dochodów z tytułu podatku od nieruchomości w grupie podatników-osób prawnych i jednostek nie mających osobowości prawnej, w zakresie prawidłowości i powszechności opodatkowania wykazała przypadki, wskazane w opisie na stronach 30-34 protokołu kontroli, opodatkowania niezgodnego z przedstawioną dokumentacją, co polegało przede wszystkim na:

- niewyjaśnionych rozbieżnościach w podstawie opodatkowania,

- nieustalonym statusie podatnika–przedsiębiorcy, mającym wpływ na sposób opodatkowania,

- niezweryfikowanych różnicach w podstawie opodatkowania wykazywanych w deklaracjach podatkowych składanych w kolejnych latach.

         Z kolei z opisów zawartych na stronach 36-37 protokołu kontroli, w zakresie dochodów z tytułu podatku rolnego od osób prawnych i jednostek nie mających osobowości prawnej oraz na stronach 40-41 protokołu, w zakresie dochodów z tytułu podatku leśnego w tej grupie podatników, wynika, iż stwierdzono naruszenia przepisów ustawy o podatku rolnym i ustawy o podatku leśnym w obrębie powszechności i prawidłowości opodatkowania, przy braku reakcji organu podatkowego. Świadczy to o niewykonywaniu lub niekompletnej realizacji obowiązku prowadzenia czynności sprawdzających wskazywanych treścią art. 272 Ordynacji podatkowej.

Z analizy deklaracji podatkowych składanych przez omawianą grupę podatników wynika również, że w przypadkach wymienionych w zał. nr 3/6 w poz. 4, 5, 6, 7, 3, 8 nie odnotowano daty wpływu deklaracji do jednostki co narusza wymogi § 6 ust. 11 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319 ze zm.). Przepis ten stanowi, iż na każdej wpływającej na nośniku papierowym korespondencji umieszcza się w górnym lewym rogu pierwszej strony (na korespondencji przekazywanej bez otwierania - na przedniej stronie koperty) pieczątkę wpływu określającą datę otrzymania i wchodzący numer ewidencyjny z rejestru kancelaryjnego.

Przeprowadzona kontrola prawidłowości i powszechności wymiaru podatku rolnego w grupie podatników będących osobami fizycznymi, ujawniła przypadki błędnego ustalenia podstawy opodatkowania (hektarów przeliczeniowych). Zgodnie z art. 4 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy o podatku rolnym (tekst jednolity z 2006 roku Dz. U. Nr 136 poz. 969 z późn. zm.) podstawę opodatkowania podatkiem rolnym stanowi liczba hektarów przeliczeniowych, ustalonych na podstawie powierzchni, rodzajów i klas użytków rolnych wynikających z ewidencji geodezyjnej. Stwierdzono także przypadki nie złożenia wymaganej przepisem art. 6a ust. 5 ustawy o podatku rolnym informacji o gruntach – str. 36 protokołu kontroli.

Analogiczna kontrola w zakresie podatku od nieruchomości pozwoliła wykryć przypadki  braku podstawowego materiału dowodowego służącego do wymiaru tej należności. Art. 6 ust. 6 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych nakłada obowiązek ujawnienia przez podatnika podstawy opodatkowania odpowiednio: w latach 2000 – 2002, w obowiązującym ówcześnie stanie prawnym, poprzez złożenie wykazu nieruchomości, aktualnie poprzez złożenie informacji podatkowej (nowela z 30 października 2002 roku (Dz. U. Nr 200, poz. 1683), obowiązująca od 1 stycznia 2003 roku). Wyżej wymienione dokumenty stanowią dla wymiaru podatku od nieruchomości osobom fizycznym podstawowy materiał dowodowy – str. 39 protokołu kontroli. Podobny stan rzeczy, to jest brak informacji o lasach stwierdzono w zakresie podatku leśnego od osób fizycznych. Informacja ta jest wymagana treścią art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 30 października 2002 roku o podatku leśnym (Dz.. U. nr 200, poz. 1682 ze zm.) – str. 42 protokołu kontroli.

W kontekście powyższych ustaleń należy stwierdzić, iż nieprawidłowości opisane na stronach 36, 39, 42 i 43 a dotyczące odpowiednio podatku rolnego, od nieruchomości, oraz leśnego w grupie podatników - osób fizycznych były konsekwencją niewykonywania przez organ podatkowy czynności sprawdzających, które powinny być prowadzone stosownie do przepisów art. 272 ustawy Ordynacja podatkowa.

Stwierdzono także nieprawidłowości z zakresu rachunkowości podatków i opłat lokalnych. Dotyczyły one między innymi wypełniania kopii dowodów wpłat przez inkasentów nieprzebitkowo (długopisem) oraz rozbieżności pomiędzy kwotami wpisanymi słownie oraz cyfrowo – str. 51-52 protokołu kontroli. Opis nieprawidłowości na tej stronie wskazuje, iż nie wszystkie dokumenty służące do poboru podatków przez inkasentów były ewidencjonowane w księdze druków ścisłego zarachowania. Paragraf 6 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 21 czerwca 2006r. w sprawie zasad rachunkowości i planu kont w zakresie ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych należności budżetowych dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 112,poz.761) wskazuje, iż kwitariusze przychodowe i rozchodowe oraz dowody wpłaty, o których mowa w § 4 ust. 3 pkt 6 rozporządzenia, stanowią druki ścisłego zarachowania. Natomiast ewidencję druków ścisłego zarachowania powinno  prowadzić się w księdze druków.

Dokonane w toku kontroli ustalenia dotyczyły także nie zastosowania przez służby organu podatkowego decyzji nr Fn 3111/3-1/05, co polegało na nie dokonaniu odpisu w wysokości 156 zł, co doprowadziło do powstania na koncie podatnika nadpłaty podatku. Należy wskazać, że zgodnie z § 3 ust. 1 przywołanego rozporządzenia Ministra Finansów zadaniem komórki rachunkowości jest prowadzenie w księgach rachunkowych prawidłowej ewidencji przypisów, odpisów, wpłat, zwrotów i zaliczeń nadpłat z tytułu podatków –str. 43 protokołu kontroli.

Ustalono też, że jedną z osób odpowiedzialnych za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania jest pracownik pełniący funkcję kasjera. Mając na uwadze treść § 6 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zasad rachunkowości  i planu kont... oraz obowiązek eliminowania obszarów ryzyka w gospodarce finansowej jednostki należy uznać taki stan za nieprawidłowy. W myśl przytoczonego przepisu ewidencję druków ścisłego zarachowania prowadzi się w księdze druków ścisłego zarachowania, ujmując w niej również przychód i rozchód druków płatnych wydanych kasjerowi lub innemu pracownikowi, upoważnionemu do ich odrębnej sprzedaży. Taki zapis w sposób bezpośredni eliminuje kasjera z kręgu osób mogących prowadzić ewidencję dokumentów ścisłego zarachowania. Możliwość dysponowania drukami ścisłego zarachowania przez osobę, która w sposób bezpośredni ma kontakt ze środkami pieniężnymi powoduje powstanie potencjalnego obszaru zagrożenia występowania nadużyć. Zgodnie z art. 69 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.) kierownik jednostki sektora finansów publicznych ma obowiązek zapewnić funkcjonowanie adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej, do zadań której należy m.in. zarządzanie ryzykiem (art. 68 ust. 2 pkt 7 ufp) – str. 49 prot. kontroli.

Mając na uwadze ustalenia zawarte w opisie na str. 44-47 protokołu kontroli należy stwierdzić, iż sposób prowadzenia postępowania podatkowego dotyczącego spraw związanych z udzielaniem ulg w zapłacie podatku, na mocy art. 67a i b Ordynacji podatkowej nie spełnia kryteriów wynikających z norm zawartych w treści Działu IV ustawy. Miedzy innymi stwierdzono przypadek pozostawienia podania bez rozpatrzenia, z powodu nie dostarczenia przez podatnika dokumentów potwierdzających uzyskiwane dochody, wysokości rat i terminów spłaty kredytu oraz złożenie zeznań do protokołów, bez wydania w tej materii niezbędnego postanowienia. Ponadto w znakomitej większości przypadków (szczególnie dotyczących decyzji odroczeniowych i rozłożenia na raty) jedynym dokumentem, który został pozyskany w postępowaniu, równocześnie wnoszącym do sprawy przydatne informacje był protokół z przesłuchania strony. Natomiast brak jest dokumentów potwierdzających informacje zawarte w protokole lub wskazujące na inne okoliczności istotne dla sprawy, których w nim nie zawarto. W większości przypadków decyzje nie zawierały wyjaśnienia podstawy prawnej oraz uzasadnienia faktycznego w formie określonej art. 210 § 4 Ordynacji podatkowej. Przepis ten stanowi, iż uzasadnienie faktyczne decyzji zawiera w szczególności wskazanie faktów, które organ uznał za udowodnione, dowodów, którym dał wiarę, oraz przyczyn, dla których innym dowodom odmówił wiarygodności, zaś uzasadnienie prawne zawiera wyjaśnienie podstawy prawnej decyzji z przytoczeniem przepisów prawa. Opisane nieprawidłowości w sposób pośredni naruszają również zasady postępowania podatkowego wynikające z art. 120 i 121 § 1 Op, zgodnie z którymi organy podatkowe działają na podstawie przepisów prawa a postępowanie podatkowe powinno być prowadzone w sposób budzący zaufanie do organów podatkowych. Te dwie generalne zasady zobowiązują organ podatkowy aby w swym działaniu dochowywał szczególnej staranności i podejmował decyzje w oparciu o materiał dowodowy, który będzie przedstawiał stan faktyczny i pozwoli na dogłębna analizę przesłanek wskazanych we wniosku.

Badanie zagadnienia realizacji dochodów z tytułu podatku od środków transportowych pozwoliło ustalić, że trzech podatników, wymienionych w zał. nr 3/7 pod poz. 1, 4, 5 złożyło deklaracje podatkowe po terminie wynikającym z treści art. 9 ust. 6 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. Jednocześnie ustalono, iż służby organu podatkowego, po upływie ustawowego terminu do złożenia deklaracji nie podejmowały działań, przy zastosowaniu procedur wynikających z treści przepisów Działu V Ordynacji podatkowej, zmierzających do ich wyegzekwowania – str. 48 protokołu kontroli.

W zakresie stosowania przepisów dotyczących postępowania upominawczego oraz egzekucyjnego stwierdzono nieprawidłowości opisane na stronie 52 protokołu kontroli. Polegały one na braku pełnych i terminowych działań windykacyjnych w stosunku do podatników zalegających z zapłatą należności podatkowych, świadczący o naruszeniu przez organ podatkowy obowiązków wynikających z przepisów ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. Nr 96, poz. 161 ze zm.) i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2001 r. Nr 137, poz. 1541, z 2003 r. Nr 9, poz. 106, z 2004 r. Nr 10, poz. 79).

Badając zagadnienie osiągania w gminie Nurzec Stacja poziomu średnich wynagrodzeń w poszczególnych grupach awansu zawodowego nauczycieli stwierdzono, że łączną wysokość jednorazowych dodatków uzupełniających wypłaconych za 2009 r. nauczycielom dyplomowanym zawyżono o 4.007,19 zł. Nieprawidłowość ta była związana z niewłaściwym ustaleniem liczby etatów nauczycieli na tym stopniu awansu zawodowego. Ustalono, że w przypadku jednego nauczyciela dyplomowanego zatrudnionego w okresie od 1 września 2009 r. nieprawidłowo został ujęty do struktury zatrudnienia miesiąc luty 2009 r., w którym to miesiącu otrzymał on jedynie dodatkowe wynagrodzenie roczne za 2008 r. Nauczyciel ten był zatrudniony do końca 2008 r., a ponownie został zatrudniony z dniem 1 września 2009 r. Powyższa nieprawidłowość spowodowała zwiększenie średniej liczby etatów nauczycieli dyplomowanych w okresie od 1 stycznia do 31 sierpnia 2009 r. z 20,65 do 20,78. W konsekwencji suma iloczynów średniorocznej liczby etatów i średnich wynagrodzeń wynikająca ze sprawozdania zwiększyła się z 1.016.995,76 zł do 1.021.002,95 zł, a łączna kwota dodatków uzupełniających podlegających wypłaceniu z 37.048,66 zł do 41.055,85 zł, tj. o 4.007,19 zł. Z wyjaśnienia pracownika zajmującego się powyższym zagadnieniem wynika, że było to spowodowane pomyłką, gdyż w innych podobnych przypadkach miesiąc, w którym niezatrudniony nauczyciel otrzymał dodatkowe wynagrodzenie roczne nie był przyjmowany do liczby etatów. Kontrola wykazała, że w odniesieniu do reszty badanej populacji nauczycieli dyplomowanych a także objętych kontrolą nauczycieli mianowanych powyższa nieprawidłowość nie wystąpiła – str. 63-67 protokołu kontroli.

Stwierdzono, że w okresie objętym kontrolą nie obowiązywały wewnętrzne procedury wyłaniania wykonawców zamówień, których wartość nie przekracza 14.000 euro, w związku z czym nie mają do nich zastosowania przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759). Jak wynika z wyjaśnień Pana Wójta, zawarcie umowy było poprzedzane wewnętrznym postępowaniem weryfikacyjnym pod kątem racjonalnego gospodarowania środkami publicznymi; po przeanalizowaniu kilku propozycji wybierano najkorzystniejszą ofertę zarówno pod względem oferowanej przez wykonawcę ceny, jak i terminu realizacji zamówienia. Kontrolującym okazano dokumentację potwierdzającą tę procedurę m.in. w przypadku zamówień dotyczących doziarniania dróg żwirowych oraz opracowania aktualizacji Programu Ochrony Środowiska i Planu Gospodarki Odpadami.

Zarządzeniem z 16 kwietnia 2010 r. Pan Wójt wprowadził instrukcję dotyczącą zamówień, których wartość nie przekracza 14.000 zł. Należy jednak zwrócić uwagę, że powyższa instrukcja zezwala na możliwość udzielenia zamówienia o wartości nieprzekraczającej 10.000 euro bez potrzeby stosowania jakichkolwiek zasad konkurencyjnych, a tylko po negocjacjach z jednym wykonawcą, które nie muszą być dokumentowane. Dopiero przy zamówieniach, których wartość przekracza kwotę 10.000 euro przewidziano stosowanie zasady konkurencji i pisemne udokumentowanie postępowania, zwalniając jednakże z obowiązku dokumentowania wybór wykonawców dostaw o tej wartości.

Wprowadzone przez Pana Wójta zasady nie mogą być uznane za zapewniające w stopniu dostatecznym przestrzeganie zasady dokonywania wydatków w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów zawartej od 1 stycznia 2010 r. w art. 44 ust. 3 pkt 1 i art. 254 pkt 3 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych. Na ocenę taką wpływa brak weryfikowalnego trybu wyboru wykonawców dla wszystkich zamówień o wartości niższej niż 10.000 euro, podczas gdy przywołane ustawowe zasady dokonywania wydatków ze środków publicznych dotyczą wszystkich wydatków – str. 59-61 protokołu kontroli.

Analiza postanowień informacji o stanie mienia komunalnego załączonych do projektów uchwały budżetowej na 2009 i 2010 rok wykazała brak jednego elementu wymaganego przepisem art. 180 pkt 4 obowiązującej w okresie objętym kontrolą ustawy o finansach publicznych. Zgodnie z przywołanym przepisem informacja powinna zawierać dane o rzeczywistych dochodach uzyskanych z tytułu wykonywania prawa własności i innych praw majątkowych oraz z wykonywania posiadania. Badane informacje zawierały jedynie dane o dochodach przewidywanych do uzyskania za dany rok – str. 75-76 protokołu kontroli.

Stwierdzono, że pozostałe środki trwałe ujmowano w ewidencji ilościowo-wartościowej niezgodnie z zasadami wynikającymi z regulacji wewnętrznych. Polegało to na ujmowaniu na koncie 013 „Pozostałe środki trwałe” przedmiotów o wartości niższej niż 150 zł – str. 75 protokołu kontroli.

Stwierdzone w trakcie kontroli uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych z zakresu gospodarki finansowej i rachunkowości gminy.

 Organem wykonawczym gminy wiejskiej jest Wójt, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowywania projektów uchwał Rady Gminy, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem gminy, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową gminy (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Wójt jako organ wykonawczy gminy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy), działającego w strukturze organizacyjnej wskazanej w protokole kontroli. Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie wewnętrznej kontroli zarządczej, spoczywa na Wójcie zgodnie z art. 53 i art. 69 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.

Wójt jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości należą do Skarbnika Gminy. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określają przepisy art. 54 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Podjęcie stosownych działań zmierzających do uregulowania kwestii zastępstwa Pana Wójta, mając na uwadze zapewnienie ciągłości funkcjonowania gminy podczas nieobecności Pana Wójta.

2. Podjęcie działań w celu stworzenia warunków umożliwiających samodzielne wykonywanie przez kierowników GOPS i instytucji kultury obowiązków w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych.

3. Przedłożenie Radzie Gminy projektu uchwały określającej wysokość stawek opłaty adiacenckiej z tytułu wzrostu wartości nieruchomości spowodowanego wybudowaniem przez gminę urządzeń infrastruktury technicznej oraz podziałem nieruchomości.

4. Przestrzeganie przepisów Ordynacji podatkowej w zakresie obowiązku i zasad przeprowadzania kontroli podatkowych.

5. Wyjaśnienie i wyeliminowanie wskazanych w protokole i w części opisowej wystąpienia rozbieżności w zakresie prawidłowości danych wykazanych w informacjach i deklaracjach podatkowych oraz ich zgodności z obowiązującymi przepisami. W odpowiedzi na zalecenia przedstawienie wyników (także w aspekcie finansowym) poszczególnych ustaleń.

6. Przestrzeganie przepisów instrukcji kancelaryjnej w zakresie sposobu ewidencjonowania dokumentów przychodzących do jednostki.

7. Stosowanie przepisów Działu IV Ordynacji podatkowej celem zachowania prawidłowości prowadzenia postępowania podatkowego.

8. Wyeliminowanie nieprawidłowości, opisanych w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia pokontrolnego, w zakresie opodatkowania podatkami i opłatami lokalnymi, których źródłem są zaniechania w prowadzeniu przez organ podatkowy czynności sprawdzających wynikających z przepisów ustawy Ordynacja podatkowa.

9. Prowadzenie terminowych i systematycznych działań windykacyjnych w stosunku do podatników na których ciążą zaległości podatkowe, mając na względzie przepisy ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji oraz rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.

10. Wyeliminowanie nieprawidłowości dotyczących rachunkowości podatków i opłat lokalnych.

11. Rozważenie wystąpienia do nauczycieli dyplomowanych o zwrot części dodatków uzupełniających wypłaconych w zawyżonej wysokości na skutek wystąpienia błędu opisanego w niniejszym wystąpieniu i protokole kontroli.

12. Uregulowanie zasad wyboru wykonawców zamówień, których wartość nie przekracza 14.000 euro, oraz dokumentowania tego procesu w sposób zapewniający przestrzeganie ustawowych zasad dokonywania wydatków publicznych wobec wszystkich wydatków o istotnej – z punktu widzenia skali budżetu gminy Nurzec Stacja – wysokości.

13. Zamieszczanie w sporządzanej, na podstawie art. 267 ust. 1 pkt 3 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, informacji o stanie mienia jednostki samorządu terytorialnego – stanowiącej załącznik do sprawozdania z wykonania budżetu począwszy od sprawozdania za 2010 r. – danych o faktycznych dochodach uzyskanych z tytułu wykonywania prawa własności, innych praw majątkowych oraz wykonywania posiadania.

14. Wskazanie odpowiedzialnym pracownikom na obowiązek ewidencjonowania pozostałych środków trwałych o wartości poniżej 150 zł zgodnie z zasadami wynikającymi z przepisów wewnętrznych.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

        Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku