Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Biurze Obsługi Szkół w Drohiczynie

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 10 stycznia  2011 roku (znak: RIO.I.6002-15/10), o treści jak niżej:

Pan

Radosław Konobrocki

Kierownik Biura Obsługi Szkół

w Drohiczynie

         W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej Biura Obsługi Szkół w Drohiczynie oraz jednostek obsługiwanych przez Biuro, przeprowadzonej w Biurze Obsługi Szkół w Drohiczynie za okres 2009 roku na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto sprawy ogólnoorganizacyjne, funkcjonowanie kontroli wewnętrznej, księgowość i sprawozdawczość, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, plan finansowy i jego wykonanie, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 ze zm.), zamówienia publiczne, gospodarkę składnikami majątku, inwentaryzację.

W zakresie dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości okazano zarządzenie Nr 46/2003 Burmistrza Drohiczyna z dnia 30 grudnia 2003 r. w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości oraz zakładowego planu kont. Jako podstawa jego wydania została wskazana ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.) oraz obowiązujące wówczas przepisy regulujące zasady rachunkowości jednostek sektora finansów publicznych oraz udzielanie zamówień publicznych – str. 8-13 i 50-51 protokołu kontroli. W świetle obowiązujących przepisów prawa należy stwierdzić, iż prowadzenie ksiąg rachunkowych Biura i jednostek oświatowych odbywało się praktycznie z pominięciem pisemnego uregulowania przyjętych zasad rachunkowości, tj. elementu rachunkowości wymienionego w art. 4 ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości, ponieważ:

a) obowiązek wdrożenia i aktualizacji dokumentacji opisującej przyjęte w BOS zasady rachunkowości należy do Pana Kierownika stosownie do art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości, a w odniesieniu do jednostek obsługiwanych do dyrektorów poszczególnych szkół – na podstawie przywołanego przepisu ustawy o rachunkowości w zw. z art. 5 ust. 7 pkt 3 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 ze zm.), z którego wynika, że okoliczność zorganizowania wspólnej obsługi finansowo-księgowej jednostek oświatowych nie może oznaczać zniesienia obowiązku opracowania przez ich kierowników dokumentacji opisującej przyjęte w obsługiwanych jednostkach zasady rachunkowości,

b) okazane zarządzenie Burmistrza nie było aktualizowane mimo kilkukrotnych zmian przepisów prawnych regulujących zasady ewidencjonowania operacji gospodarczych w księgach jednostek budżetowych; w okresie objętym kontrolą przepisy wewnętrzne regulujące zasady prowadzenia rachunkowości winny być określone na podstawie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont… (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.), zaś od 1 stycznia 2011 r. podstawą ich wydania jest rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont… z dnia 5 lipca 2010 r. (Dz. U. Nr 128, poz. 861),

c) wynikające z zarządzenia zasady organizacji obsługi księgowej nie znajdują potwierdzenia w praktyce; w zarządzeniu wskazano, iż prowadzone w Biurze księgi rachunkowe są wspólne dla wszystkich jednostek budżetowych podlegających obsłudze, podczas gdy od 1 stycznia 2006 r. księgi prowadzone są odrębnie dla Biura i każdej obsługiwanej jednostki oświatowej; ponadto brak postanowień odnoszących się do prowadzenia ksiąg rachunkowych za pomocą komputera i stosowania systemu home-banking; nie są także stosowane w praktyce postanowienia o ujmowaniu w księgach inwentarzowych środków trwałych o wartości przekraczającej 1.000 zł,

d) wykaz kont zawarty w zarządzeniu zawierał konta niestosowane w praktyce oraz pomijał konta faktycznie prowadzone w księgach głównych Biura i obsługiwanych jednostek.

Omówione wyżej zarządzenie Burmistrza Drohiczyna z dnia 30 grudnia 2003 r. wskazuje, że do kontroli merytorycznej dowodów księgowych upoważniony jest kierownik Biura lub osoby przez niego upoważnione, a kontrolę formalno-rachunkową wykonuje główny księgowy lub osoby upoważnione. W zakresie zatwierdzania dokumentów do wypłaty zarządzenie wskazuje, iż obowiązek ten należy do kierownika Biura i głównego księgowego Biura. Faktycznie (poza uchybieniami stwierdzonymi w zakresie kontroli pleceń wyjazdu służbowego) kontrolę formalno-rachunkową wykonuje główny księgowy, pod względem merytorycznym i do wypłaty dokumenty są zatwierdzane przez dyrektorów szkół. Przyjęta praktyka jest prawidłowa, mimo niewłaściwych zapisów zawartych w zarządzeniu Burmistrza z 2003 r., których stosowanie prowadziłoby do pozbawienia kierowników jednostek obsługiwanych obowiązków i odpowiedzialności związanych z gospodarką finansową kierowanych jednostek – str. 9-10 protokołu kontroli.

W Biurze i obsługiwanych szkołach nie zostały uregulowane zasady obiegu i kontroli poszczególnych dokumentów księgowych w zakresie ich drogi w jednostce od momentu sporządzenia albo wpływu do momentu zadekretowania i ujęcia w księgach rachunkowych. W szczególności należy zwrócić uwagę na konieczność uregulowania terminów dokonywania poszczególnych czynności kontrolnych i przekazywania dokumentów. Faktycznie stosowane zasady obiegu i kontroli dokumentów księgowych, omówione na str. 10-11 protokołu kontroli, nie wykazują sprzeczności z prawem.

W zakresie gospodarki drukami ścisłego zarachowania stwierdzono, że elementy procedur dotyczących tego zagadnienia znalazły się w zarządzeniu Burmistrza z dnia 30 grudnia 2003 r. Wymienia ono jednak rodzaje druków, które faktycznie w Biurze nie występują, tj. czeki rozrachunkowe, kwitariusze przychodowe, bloki dowodów „magazyn przyjmie” i „magazyn wyda”. W zakresie stosowania postanowień zarządzenia stwierdzono, że arkusze spisu z natury nie są objęte ewidencją druków (w 2009 r. jeden arkusz spisu z natury został ostemplowany i wydany) oraz nieprawidłowo prowadzona jest ewidencja kart drogowych – nie jest w niej wykazywany przychód, a jedynie rozchód kart. Ponadto wskazać należy, że zarządzenie nie odnosi się do zasad okresowej kontroli stanu druków. Na koniec 2009 r. dokonano inwentaryzacji czeków. Weryfikacji stanu pozostałych druków ścisłego zarachowania stosowanych w Biurze nie przeprowadzano – str. 26 protokołu kontroli.

         Analiza zakresu czynności głównego księgowego wykazała, że nie był on zgodny z przepisami art. 54 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.). W trakcie kontroli zakres czynności został dostosowany do wymagań przepisów prawa – str. 2-3 protokołu kontroli.

Kontrola prawidłowości prowadzenia ksiąg rachunkowych w świetle przepisów ustawy o rachunkowości oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości… wykazała, że:

a) wyniki finansowe za rok 2008 zostały przeksięgowane na konto 800 „Fundusz jednostki” w księgach Biura i jednostek oświatowych pod datą 29 maja 2009 r., zamiast pod datą przyjęcia sprawozdania finansowego za poprzedni rok, jak to wynikało z zasad funkcjonowania konta 800 określonych w załączniku nr 2 do rozporządzenia – str. 24-25 protokołu kontroli,

b) w dniu 16 marca 2010 r. w księgach rachunkowych Biura Obsługi Szkół dokonano wyksięgowania nieściągalnej należności w kwocie 18.199,32 zł od firmy „Domex” zapisem Wn 400 „Koszty według rodzajów” – Ma 201 „Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami” (po zakończeniu postępowania upadłościowego wobec dłużnika). Z ustaleń kontroli nie wynika, aby należność została formalnie umorzona. Stosownie do § 6 uchwały z dnia 22 kwietnia 2004 r. Rady Miejskiej w Drohiczynie w sprawie określenia zasad i trybu umarzania wierzytelności jednostek organizacyjnych..., kompetencję do umorzenia należności w tej kwocie posiada Burmistrz Drohiczyna w oparciu o przesłankę z § 3 ust. 1 pkt 1 uchwały. Okoliczność postawienia dłużnika w stan upadłości powinna skutkować utworzeniem odpisu aktualizującego, stosownie do art. 35b ust. 1 pkt 1 i ust. 3 ustawy. Ponadto zgodnie z przepisami rozporządzenia ewentualne wyksięgowanie należności (po jej umorzeniu) powinno nastąpić zapisem Wn 760 – Ma 201. Od 1 stycznia 2011 r., zgodnie z załącznikiem nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r., operacja wyksięgowania należności umorzonej powinna być uwidoczniona w korespondencji z kontem 761 „Pozostałe koszty operacyjne” – str. 22-23 protokołu kontroli,

c) na koniec 2009 r. w księgach rachunkowych Biura występowała rozbieżność pomiędzy stanem środków pieniężnych na rachunkach depozytów (konto 139 „Inne rachunki bankowe”) i odpowiadającymi im zobowiązaniami na koncie 240 „Pozostałe rozrachunki”. Kwoty te wynosiły odpowiednio 1.503,14 zł i 1.467,14 zł. Stwierdzono, że rozbieżność powstała wskutek nieprawidłowych księgowań dokonanych na koncie 240, pomniejszających wysokość zobowiązania z tytułu wadium o 36 zł – str. 25 protokołu kontroli.

W zakresie sprawozdawczości stwierdzono, że:

a) sprawozdania Rb-27S, Rb-28S, Rb-N i Rb-Z Szkoły Podstawowej w Ostrożanach, Szkoły Podstawowej w Miłkowicach Jankach, Szkoły Podstawowej w Śledzianowie oraz Zespołu Szkół w Drohiczynie nie zawierały żadnych podpisów w miejscach przeznaczonych na podpis kierownika jednostki, za wyjątkiem sprawozdania Rb-N Szkoły Podstawowej w Śledzianowie, które zostało podpisane przez Pana Kierownika – str. 15-18 protokołu kontroli; żaden z dyrektorów szkół nie wykonał zatem obowiązku sporządzenia sprawozdawczości budżetowej, nałożonego w okresie objętym kontrolą przepisem § 4 pkt 2 lit. b) rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781 ze zm.). Obecnie obowiązek sporządzania sprawozdań Rb-27S i Rb-28S przez kierowników jednostek budżetowych wynika z § 4 pkt 3 lit. b) rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103), a sprawozdań Rb-Z i Rb-N z przepisów § 6 ust. 1 pkt 3 i 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. Nr 43, poz. 247),

b) roczne sprawozdania Rb-28S Biura i wszystkich jednostek obsługiwanych przez Biuro za 2009 r. zostały sporządzone niezgodnie z ewidencją księgową, gdyż nie wykazano w nich kwot zobowiązań poszczególnych jednostek. Kwoty zobowiązań wynikające z ksiąg poszczególnych jednostek, a nieujęte w sprawozdaniach, wynosiły: Szkoła Podstawowa w Ostrożanach – 48.069,01 zł, Szkoła Podstawowa w Miłkowicach Jankach – 41.233,92 zł, Szkoła Podstawowa w Śledzianowie – 41.432,84 zł, Biuro Obsługi Szkół – 30.689,50 zł, Zespół Szkół w Drohiczynie – 246.356,76 zł – str. 15-16 protokołu kontroli; zgodnie z obowiązującym w okresie objętym kontrolą § 6 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia z 27 czerwca 2006 r. sprawozdania jednostkowe winny być sporządzane przez kierowników jednostek organizacyjnych na podstawie ksiąg rachunkowych. Obecnie wskazane zagadnienie reguluje § 6 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia z 3 lutego 2010 r.

Z ustaleń dotyczących gospodarki kasowej wynika, że nie było przestrzegane ustalone przez Pana pogotowie kasowe w wysokości 5.000 zł. Ponadto stosowana częstotliwość sporządzania raportów kasowych nie wynika z przepisów wewnętrznych – raporty sporządzane były generalnie za okres 1 miesiąca (w miesiącu grudniu sporządzone zostały 2 raporty kasowe: za okres 28 dni oraz za okres 3 dni) – str. 19-20 protokołu kontroli.

Kontrola stanu środków pieniężnych na rachunkach bankowych wykazała, że saldo konta 139 w ewidencji Biura wynosiło na dzień 31 grudnia 2009 r. 1.503,14 zł. Na tę kwotę składało się przede wszystkim wadium w wysokości 1.500 zł  wpłacone w dniu 21 lipca 2006 r. przez wykonawcę przebudowy dachu budynku Zespołu Szkół w Drohiczynie – część II. Zgodnie z art. 46 ust. 1a ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.; art. 46 ust. 1 pkt 2 w brzmieniu obowiązującym w dniu wpłaty wadium), zamawiający zwraca wadium wykonawcy, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, niezwłocznie po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego oraz wniesieniu zabezpieczenia należytego wykonania umowy (o ile go żądano). W ust. 4 cytowanego artykułu wskazano, że jeżeli wadium wniesiono w pieniądzu, zamawiający zwraca je wraz z odsetkami wynikającymi z umowy rachunku bankowego, na którym było ono przechowywane, pomniejszone o koszty prowadzenia rachunku bankowego oraz prowizji bankowej za przelew na rachunek bankowy wskazany przez wykonawcę. Do dnia zakończenia czynności kontrolnych wadium nie zostało zwrócone  – str. 12-13 protokołu kontroli.

Analiza wykonania planu finansowego wykazała, że saldo strony Ma konta 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych” w ewidencji Zespołu Szkół w Drohiczynie wynosiło na koniec 2009 r. 42,89 zł i oznaczało nieprzekazane do budżetu dochody z kapitalizacji odsetek. Saldo konta 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych” w ewidencji Zespołu Szkół wynosiło 0 zł. Po stronie Wn konta 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych” oraz konta 228 „Rozliczenie wydatków ze środków funduszy pomocowych” w korespondencji z kontem 800 zaksięgowano roczne wydatki Zespołu w wysokości zgodnej z zasileniem z budżetu gminy – 3.660.289,17 zł. Kwota ta była jednak o 42,89 zł niższa niż wydatki wykazane w sprawozdaniu Rb-28S. Plan wydatków Zespołu Szkół nie został przekroczony i wynosił 3.765.696 zł. Stwierdzony stan faktyczny świadczy o przeznaczeniu zgromadzonych dochodów w kwocie 42,89 zł na wydatki 2009 roku, co było efektem niewłaściwych operacji księgowych, a nie braku środków na wydatki. Naruszono tym samym podstawową zasadę funkcjonowania jednostki budżetowej polegającą na tym, iż pokrywa ona wydatki bezpośrednio z budżetu, zaś zrealizowane dochody odprowadza do budżetu, wyrażoną w okresie objętym kontrolą w art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.), a obecnie w art. 11 ust. 1 ustawy o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009 r. Jak wynika z ustaleń kontroli, kwota 42,89 zł została przekazana do budżetu gminy 26 kwietnia 2010 r. – str. 24 i 27-28 protokołu kontroli.

W następstwie kontroli wynagrodzeń ustalono, iż regulamin wynagradzania, wprowadzony przez Pana Kierownika zarządzeniem z dnia 16 czerwca 2009 r., pozostaje w sprzeczności z przepisami ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 223, poz. 1458 ze zm.) w zakresie postanowień umożliwiających pracodawcy przyznanie dodatku specjalnego ze względu na charakter wykonywanej pracy lub warunki wykonywanej pracy oraz w indywidualnych przypadkach na czas nieokreślony. Przepis art. 36 ust. 5 ustawy stanowi, że pracownikowi samorządowemu może zostać przyznany dodatek specjalny z tytułu okresowego zwiększenia obowiązków lub powierzenia dodatkowych zadań. Warunki i sposób przyznania dodatku winien ustalić pracodawca w regulaminie wydanym na podstawie art. 39 ust. 2 pkt 2 ustawy. Przesłanki przyznania dodatku oraz okres, na jaki może on zostać przyznany, zostały określone ustawą. Regulamin zawiera natomiast nieprzewidziane ustawą przesłanki umożliwiające otrzymanie dodatku specjalnego. Ponadto przepisy regulaminu stanowią, iż dodatek specjalny i funkcyjny przysługują w pełnej wysokości za okresy nieobecności w pracy spowodowanej urlopem wypoczynkowym, niezdolnością do pracy wywołaną chorobą oraz korzystaniem ze zwolnień od pracy, których pracodawca ma obowiązek udzielić na podstawie Kodeksu pracy oraz wydanych na jego podstawie przepisów wykonawczych. Przepisy art. 92 ust. 1 k.p. stanowią, że za czas niezdolności pracownika do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną – trwającej łącznie do 33 dni w ciągu roku kalendarzowego, a w przypadku pracownika, który ukończył 50 rok życia – trwającej łącznie do 14 dni w ciągu roku kalendarzowego – pracownik zachowuje prawo do 80% wynagrodzenia, chyba że obowiązujące u danego pracodawcy przepisy prawa pracy przewidują wyższe wynagrodzenie z tego tytułu.

Należy wskazać, iż zakres spraw pozostawionych kierownikowi jednostki do określenia w regulaminie wynagradzania na podstawie art. 39 ust. 2 pkt 2 ustawy o pracownikach samorządowych nie daje uprawnień do określenia wysokości dodatków za czas nieobecności w pracy spowodowanej chorobą. W 2009 r. żadnemu z pracowników Biura nie został przyznany dodatek specjalny, dodatki funkcyjne posiada Pan Kierownik oraz główny księgowy, jednakże w 2009 r. wskazani pracownicy nie przebywali na zwolnieniach lekarskich – str. 29-30 protokołu kontroli.

Kontrola osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli (str. 32-36 protokołu kontroli) wykazała, że nieprawidłowo ustalono liczby etatów dla nauczycieli stażystów, kontraktowych i mianowanych, co wynikało z faktu, że uwzględniano okresy pobierania przez nauczycieli zasiłków chorobowych i macierzyńskich (wypłacanych przez ZUS). Okresy te nie były uwzględniane tylko w przypadku nieobecności trwającej pełny miesiąc. W przypadku niepełnego miesiąca pobierania zasiłków przyjmowano wymiar etatu z umowy, ponadto w sytuacji, gdy umowy o pracę rozpoczynały się lub kończyły w trakcie miesiąca przyjmowano wymiar etatu z umowy. Spowodowało to następujące błędy w ustaleniu liczby etatów:

- stażyści – prawidłowa liczba etatów w okresie styczeń-sierpień wynosiła 2,6 (2,19 w sprawozdaniu), zaś w okresie wrzesień-grudzień 6,26 (6,81 w sprawozdaniu),

- kontraktowi – prawidłowa liczba etatów w okresie styczeń-sierpień wynosiła 9,74 (9,99 w sprawozdaniu), zaś w okresie wrzesień-grudzień 10,15 (w sprawozdaniu 9,62),

- mianowani – prawidłowa liczba etatów w okresie styczeń-sierpień wynosiła 37,03 (37,44 w sprawozdaniu), zaś w okresie wrzesień-grudzień 31,54 (w sprawozdaniu 31,70).

Wskutek nieprawidłowo ustalonej liczby etatów błędnie wykazano sumy iloczynów liczby etatów i średnich wynagrodzeń. Dla nauczycieli stażystów, mianowanych i dyplomowanych błędnie ustalono także kwoty wydatków na wynagrodzenia.

Prawidłowe dane w zakresie sumy iloczynów średniorocznej liczny etatów i średnich wynagrodzeń, wydatków na wynagrodzenia oraz kwot różnicy pomiędzy wskazanymi składnikami powinny wyglądać następująco:

- stażyści – suma iloczynów: 102.559,70 zł (o 2.112,52 zł wyższa niż w sprawozdaniu), wydatki – 95.216,33 zł (o 2,28 zł wyższe niż w sprawozdaniu), prawidłowa różnica (-) 7.343,37 zł (o 2.110,24 zł wyższa niż w sprawozdaniu),

- kontraktowi – suma iloczynów: 291.419,94 zł (o 546,33 zł wyższa niż w sprawozdaniu), wydatki w kwocie prawidłowej, prawidłowa różnica (-) 3.707,09 zł (o 546,33 zł wyższa niż w sprawozdaniu),

- mianowani – suma iloczynów: 1.344.478,98 zł (o 12.393,94 zł  niższa niż w sprawozdaniu), wydatki – 1.474.536,76 zł (o 18.021,21 zł niższe niż w sprawozdaniu), prawidłowa różnica (+) 130.057,78 zł (o 5.627,27 zł niższa niż w sprawozdaniu),

- dyplomowani: suma iloczynów ustalona prawidłowo w kwocie 1.281.922,12 zł, wydatki – 1.283.499,35 zł (o 9.668,63 zł niższe niż w sprawozdaniu), różnica (+) 1.577,23 zł (o 9.668,63 zł niższa niż w sprawozdaniu).

Do ustalenia kwot dodatków uzupełniających dla nauczycieli stażystów i kontraktowych (w tych grupach awansu zawodowego różnice były kwotami ujemnymi) nie uwzględniono wszystkich nauczycieli zatrudnionych w 2009 roku na danym stopniu awansu zawodowego. Przyjęto tylko tych nauczycieli, którzy byli zatrudnieni na dzień 31 grudnia 2009 r., co spowodowało pominięcie przy ustaleniu dodatku 4 nauczycieli stażystów.

Przy ustalaniu kwot dodatków stosowano wzór określony rozporządzeniem Ministra Edukacji Narodowej z dnia 13 stycznia 2010 r. w sprawie sposobu opracowywania sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego w szkołach prowadzonych przez jednostki samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 6, poz. 35), jednakże niewłaściwie ustalono osobistą stawkę wynagrodzenia poszczególnych nauczycieli (Sj), tym samym suma stawek została ustalona niewłaściwie. Do ustalenia osobistej stawki wynagrodzenia przyjmowano kwotę wynagrodzenia z umowy na dzień 31 grudnia 2009 r. oraz mnożono przez liczbę miesięcy zatrudnienia danego nauczyciela w 2009 roku. W efekcie sposób ustalania kwoty należnych dodatków uzupełniających był niezgodny z przepisami rozporządzenia, według których w pierwszej kolejności należy wyliczyć osobistą stawkę wynagrodzenia zasadniczego każdego nauczyciela proporcjonalnie do okresu jego zatrudnienia. W tym celu należy wyliczyć iloczyn stawki wynagrodzenia zasadniczego na pełnym etacie, tygodniowego wymiaru godzin zajęć nauczyciela w przeliczeniu na pełny etat oraz okresu zatrudnienia nauczyciela na danym stopniu awansu zawodowego, w którym pobierał on wynagrodzenie ze środków ujętych w planie finansowym szkoły. Następnie tak wyliczoną osobistą stawkę wynagrodzenia należy podzielić przez sumę stawek wszystkich nauczycieli na danym stopniu awansu zawodowego, a następnie pomnożyć przez kwotę różnicy ustalonej pomiędzy wydatkami poniesionymi na wynagrodzenia nauczycieli oraz iloczynem średniorocznej liczby etatów nauczycieli na danym stopniu awansu zawodowego. W rozporządzeniu wskazano również, iż w przypadku zmiany osobistej stawki wynagrodzenia zasadniczego wynikającej ze zmiany wynagrodzenia zasadniczego, zmiany posiadanych kwalifikacji czy zmiany tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć, do obliczeń należy uwzględnić sumę osobistych stawek wynagrodzenia zasadniczego nauczyciela obowiązujących w okresach wyznaczonych przez te zmiany. Z przytoczonych wyżej regulacji wynika, że w sytuacji, gdy dany nauczyciel pracował do końca sierpnia 2009 r. jako stażysta, a od września 2009 r. jako nauczyciel kontraktowy, należy ustalić mu kwoty dodatków w odniesieniu do zatrudnienia na poszczególnych stopniach awansu. Natomiast w sytuacji podwyżek wynagrodzenia zasadniczego nauczycieli w trakcie roku (w 2009 roku podwyżki wynagrodzeń nauczycieli nastąpiły z dniem 1 stycznia i 1 września) lub gdy np. dany nauczyciel w trakcie roku uzyskał przygotowanie pedagogiczne, którego wcześniej nie posiadał, wówczas kwotę osobistej stawki wynagrodzenia zasadniczego należy wyliczyć z uwzględnieniem jego wysokości w poszczególnych okresach roku kalendarzowego.

Ogółem zaniżono dodatki uzupełniające o 2.110,24 zł dla nauczycieli stażystów oraz o 546,33 zł dla nauczycieli kontraktowych. W trakcie kontroli, przy uwzględnieniu zaprezentowanych wyżej ustaleń, dokonano przeliczenia wysokości należnych dodatków (w tym ustalono wysokość dodatków dla nauczycieli pierwotnie pominiętych), które obrazuje załącznik nr 3 do protokołu kontroli.

Kontrola wydatków poniesionych na podróże służbowe wykazała nieprawidłowości polegające na:

a) wystawianiu poleceń wyjazdu służbowego dyrektorowi Zespołu Szkół w Drohiczynie przez Pana Kierownika, działającego bez stosownego umocowania Burmistrza jako pełniącego funkcję pracodawcy wobec kierowników wszystkich gminnych jednostek organizacyjnych, a zatem właściwego do zlecania odbycia podróży służbowych na podstawie § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.) w zw. z art. 7 pkt 1 ustawy o pracownikach samorządowych; ponadto stwierdzono realizację wydatków z tytułu kosztów podróży dyrektora Zespołu Szkół na podstawie poleceń wyjazdu służbowego niezawierających podpisu zlecającego, a także polecenia wyjazdu podpisanego przez dyrektora ZS odbywającego podróż. W trakcie kontroli Burmistrz upoważnił Pana do pospisywania w jego imieniu poleceń wyjazdu służbowego dyrektorom obsługiwanych szkół,

b) braku – w niektórych przypadkach – adnotacji o dokonaniu kontroli pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym, dat zatwierdzenia i przedłożenia do rozliczenia,

c) pracownicy odbywający podróż służbową samochodem prywatnym nie składali wniosków o odbycie podróży służbowej samochodem niebędącym własnością pracodawcy, o których mowa w § 5 ust. 3 rozporządzenia – str. 37-38 protokołu kontroli.

Kontrola wydatków poniesionych na dowożenie uczniów do szkół wykazała, iż dowóz uczniów do szkół zapewnia PKS w Siemiatyczach, z którym co roku zawierane są umowy.  Brak dokumentacji potwierdzającej, aby przy wyborze przewoźnika były stosowane procedury ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.). Wartość biletów zakupionych w 2009 r. stanowiła równowartość 40.529,62 euro. Na rok szkolny 2008/2009 umowa została zawarta przez Burmistrza Drohiczyna w dniu 28 sierpnia 2008 r., a na rok 2009/2010 przez Pana Kierownika – 28 sierpnia 2009 r. Okazano dokumentację, z której wynika, że PKS Siemiatycze zwrócił się w dniu 8 października 2007 r. o interpretację w przedmiocie możliwości organizowania w trybie z wolnej ręki dowozu uczniów do szkół poprzez wykup miesięcznych biletów przy wykorzystaniu przewozów regularnych z terenu gminy. W opinii wskazano, iż zgodnie z art. 67 ust. 1 pkt 1 lit. a) Prawa zamówień publicznych zamówienie z wolnej ręki może być udzielone, gdy usługa może być świadczona tylko przez jednego wykonawcę z przyczyn technicznych o obiektywnym charakterze. Z dalszej części opinii wynika, iż podjęcie decyzji o udzieleniu zamówienia z wolnej ręki na zakup biletów musi być poprzedzone analizą zamawiającego, czy zapewnienie wykonania przedmiotu zamówienia może być spełnione tylko przez jednego wykonawcę.

W wyjaśnieniu wskazał Pan, iż wyboru wykonawcy dokonano w trybie z wolnej ręki, gdyż PKS Siemiatycze jest jedynym przewoźnikiem na terenie gminy Drohiczyn, który może zrealizować przedmiot zamówienia. Należy jednakże wskazać, że udzielenie zamówienia z wolnej ręki może nastąpić po przeprowadzeniu negocjacji z wykonawcą, o czym stanowi art. 66 ustawy. W zaproszeniu do negocjacji skierowanym do wykonawcy zamieszcza się informacje niezbędne do przeprowadzenia postępowania, w tym istotne dla stron postanowienia, które będą zawarte w treści umowy. Najpóźniej z zawarciem umowy wykonawca składa oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu. W trakcie prowadzonego postępowania istnieje również obowiązek sporządzenia w formie pisemnej protokołu z przeprowadzonego postępowania w zakresie wskazanym w art. 96 ustawy. Nie okazano dokumentacji potwierdzającej, aby czynności te zostały przez Pana – jako zamawiającego – dokonane, co wskazuje, że wyboru przewoźnika dokonano z pominięciem przepisów Prawa zamówień publicznych – str. 39-40 protokołu kontroli.

Kontrola wydatków poniesionych na zakup paliwa do autobusów szkolnych wykazała, iż wartość netto zakupionego oleju napędowego wyniosła w 2009 r. 54.497,23 zł, co stanowiło równowartość 14.056,18 euro. Zakupu paliwa dokonywano u dostawcy, który nie został wybrany w trybie Prawa zamówień publicznych. Jak ustalono podczas kontroli, w latach 2006-2008 wartość rocznych zakupów paliwa przekraczała każdorazowo kwotę wymagającą stosowanie procedur Prawa zamówień publicznych i wynosiła od 16.149,19 euro do 18.727,23 euro. W dniu 1 kwietnia 2005 r. z dostawcą (PKN ORLEN) zawarta została umowa określająca zasady współpracy między stronami w zakresie dokonywania transakcji bezgotówkowych przy użyciu kart flotowych oraz wydawania i używania tych kart. Należy wskazać, że umowa dotyczy jedynie sposobu dokonywania płatności w przypadku zakupu paliwa na stacjach PKN ORLEN i nie zobowiązuje Pana do dokonywania zakupu paliwa wyłącznie na tych stacjach. Zgodnie z art. 4 pkt 8 Prawa zamówień publicznych, dokonywanie wyboru dostawcy może być dokonane z pominięciem procedur wynikających z ustawy w sytuacji, gdy wartość zamówienia nie przekracza kwoty 14.000 euro. Podstawą ustalenia wartości zamówienia jest zaś całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone przez zamawiającego z należytą starannością, przy uwzględnieniu postanowień art. 34 Prawa zamówień publicznych. Poziom wydatków na ten cel już w samym 2006 r. powinien skutkować wyborem wykonawcy w kolejnych latach przy zastosowaniu procedur ustawy. W wyjaśnieniu wskazał Pan, iż wyboru dostawcy dokonano w trybie z wolnej ręki na podstawie art. 67 ust. 1 pkt 1 lit. a) Prawa zamówień publicznych. Nie została jednak okazana żadna dokumentacja potwierdzająca zastosowanie wskazanego przez Pana trybu, wymagana przepisami przywołanymi przy opisie wydatków na zakup biletów – str. 40-42 protokołu kontroli.

Ustalenia dotyczące kontroli dwóch zamówień publicznych udzielonych przez dyrektora Zespołu Szkół w Drohiczynie na zakup oleju opałowego oraz prawidłowości realizowania przez tę szkołę wydatków z dochodów własnych zostały objęte odrębnym pismem skierowanym do kierownika tej jednostki, jako zamawiającego i dysponującego rachunkiem dochodów własnych.

Stwierdzone w wyniku kontroli nieprawidłowości i uchybienia były wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości samorządowych jednostek budżetowych.

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie zarządczej kontroli wewnętrznej, spoczywa na kierowniku każdej jednostki, zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych. Natomiast art. 18 ust. 1 Prawa zamówień publicznych nakłada na kierownika zamawiającego odpowiedzialność za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

Wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości należy do głównego księgowego. Prawa i obowiązki głównych księgowych określa art. 54 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. W zakresie regulacji wewnętrznych opisujących przyjęte zasady rachunkowości i procedury kontroli wewnętrznej:

a) opracowanie i wdrożenie pisemnych zasad rachunkowości Biura na podstawie przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont..., dostosowanych do faktycznych potrzeb i aktualnych rozwiązań stosowanych w zakresie prowadzenia ksiąg,

b) wskazanie kierownikom jednostek obsługiwanych przez Biuro na konieczność opracowania dokumentacji opisującej zasady rachunkowości przyjęte w ich jednostkach,

c) wdrożenie przepisów wewnętrznych opisujących precyzyjnie zasady obiegu i kontroli dowodów księgowych oraz wskazanie kierownikom jednostek obsługiwanych przez Biuro na konieczność opracowania wskazanych procedur w tym zakresie,

d) uregulowanie zasad gospodarki drukami ścisłego zarachowania przy uwzględnieniu rodzajów faktycznie stosowanych druków oraz mając na uwadze konieczność okresowego potwierdzania stanu druków,

e) uregulowanie częstotliwości sporządzania raportów kasowych.

2. Wystąpienie do Burmistrza Drohiczyna o umorzenie należności od firmy „Domex”.

3. Zobowiązanie głównego księgowego do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych poprzez:

a) księgowanie wyników finansowych Biura i jednostek obsługiwanych pod datą przyjęcia sprawozdania finansowego, jak tego wymaga opis konta 800 zawarty w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont,

b) urealnienie stanu ksiąg w zakresie należności od firmy „Domex”, w tym celu:

- ponowne zaksięgowanie należności w księgach 2010 r.,

- utworzenie w księgach 2010 r. odpisu aktualizującego tę należność,

- w przypadku umorzenia  należności przez Burmistrza – wyksięgowanie należności zapisem Wn 761 – Ma 201 z jednoczesnym zmniejszeniem odpisu aktualizującego na podstawie art. 35b ust. 3 ustawy o rachunkowości,

c) uzgodnienie księgowego stanu środków pieniężnych i odpowiadających im zobowiązań na kontach 139 i 240.

4. W zakresie sprawozdawczości budżetowej:

a) objęcie nadzorem realizacji przez kierowników obsługiwanych szkół obowiązku podpisywania sprawozdawczości dotyczącej kierowanych przez nich jednostek,

b) zobowiązanie głównego księgowego do przygotowywania danych sprawozdawczych zgodnych z danymi ksiąg rachunkowych w zakresie zobowiązań podlegających wykazaniu w sprawozdaniach Rb-28S Biura i jednostek obsługiwanych.

5. Zapewnienie przestrzegania ustalonej przez Pana wysokości pogotowia kasowego. Rozważenie zmniejszenia jego wysokości, mając na uwadze faktyczne potrzeby i zapewnienie należytej ochrony środków pieniężnych.

6. Niezwłoczne dokonanie zwrotu wadium wykonawcy zamówienia publicznego wskazanemu w protokole kontroli.

7. Zobowiązanie głównego księgowego do zaniechania angażowania zrealizowanych dochodów na wydatki budżetowe.

8. Usunięcie z obowiązującego w Biurze regulaminu wynagradzania postanowień dotyczących dodatku specjalnego i dodatku funkcyjnego wykraczających poza zakres regulacji wskazany w art. 39 ust. 2 pkt 2 ustawy o pracownikach samorządowych.

9. W zakresie wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego w szkołach prowadzonych przez gminę Drohiczyn:

a) zapewnienie prawidłowości danych opracowywanych przez Biuro na potrzeby sporządzenia przez Burmistrza Drohiczyna sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli,

b) ustalanie kwot jednorazowych dodatków uzupełniających w sposób określony w załączniku nr 1 do rozporządzenia MEN z dnia 13 stycznia 2010 r., w tym uwzględnianie przy ustalaniu dodatków wszystkich nauczycieli zatrudnionych i pobierających wynagrodzenie w roku, dla którego ustalono kwotę różnicy, stosownie do art. 30a ust. 3 Karty Nauczyciela i § 5 rozporządzenia MEN,

c) wypłacenie dodatków uzupełniających nauczycielom, którzy tych dodatków nie otrzymali za 2009 r., oraz dopłacenie kwot dodatków nauczycielom, którzy otrzymali je w wysokości niższej niż wynikająca z prawidłowego obliczenia, stosownie do ustaleń zawartych w załączniku nr 3 do protokołu kontroli.

10. Zapewnienie prawidłowości wystawiania i rozliczania kosztów poleceń wyjazdów służbowych. W tym celu:

a) wskazanie dyrektorom szkół na obowiązek uzyskania od Pana Kierownika, jako wykonującego w tym zakresie kompetencje pracodawcy z upoważnienia Burmistrza, polecenia wyjazdu służbowego w celu odbycia podróży służbowej,

b) określanie samochodu niebędącego własnością pracodawcy jako środka transportu właściwego do odbycia podróży służbowej wyłącznie po złożeniu przez pracownika wniosku, o którym mowa w § 5 ust. 3 rozporządzenia MPiPS z 19 grudnia 2002 r.,

c) przekazanie dyrektorom obsługiwanych szkół, jako pełniącym funkcję pracodawcy wobec pracowników szkół, uwag zawartych w protokole kontroli dotyczących kompetencji zlecającego wyjazd, należytego wypełniania polecenia wyjazdu służbowego, jego kontroli oraz obowiązku poprzedzenia polecenia wyjazdu służbowego samochodem niebędącym własnością pracodawcy wnioskiem pracownika, o którym mowa w § 5 ust. 3 rozporządzenia MPiPS z 19 grudnia 2002 r.,

d) zobowiązanie głównego księgowego do należytego wykonywania spoczywających na nim obowiązków w zakresie formalnej i rachunkowej kontroli rozliczenia kosztów podróży, wynikających z art. 54 ust. 3 pkt 2 ustawy o finansach publicznych, czego efektem winno być zwracanie wadliwych poleceń wyjazdu służbowego na podstawie art. 54 ust. 4 ustawy.

11. Dokonywanie wyboru wykonawców dostaw paliwa i usług transportowych o wartości przekraczającej równowartość 14.000 euro z zastosowaniem procedur Prawa zamówień publicznych.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

          Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

   w Białymstoku

Do wiadomości:

Burmistrz Drohiczyna

         W wyniku kontroli w ww. jednostce skierowano pismo z dnia 10 stycznia 2011 roku do jednej z jednostek, dla których Biuro Obsługi Szkół w Drohiczynie prowadzi obsługę finansowo-księgową:

Pani

Dorota Kowalczuk 

Dyrektor Zespołu Szkół

 w Drohiczynie

Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku przeprowadziła w 2010 r. problemową kontrolę gospodarki finansowej Biura Obsługi Szkół w Drohiczynie, obejmując nią elementy gospodarki finansowej jednostek, dla których Biuro prowadzi obsługę finansowo-księgową, w tym Zespołu Szkół w Drohiczynie. W trakcie czynności kontrolnych badaniu poddano m.in. stan ksiąg rachunkowych i sprawozdawczości Zespołu Szkół w Drohiczynie oraz prawidłowość udzielania zamówień publicznych i dokonywania wydatków budżetowych. Wnioski zmierzające do wyeliminowania niektórych nieprawidłowości dotyczących funkcjonowania szkół obsługiwanych przez BOS zostały przekazane kierownikowi Biura, który winien podjąć stosowne działania w porozumieniu z dyrektorami szkół w zakresie spraw z zakresu dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości, procedur kontroli wewnętrznej, sprawozdawczości oraz wystawiania i rozliczania poleceń wyjazdu służbowego.

Z ustaleń kontroli, zawartych w protokole podpisanym 17 listopada 2010 r. przez kierownika Biura, wynika także, że wyeliminowanie stwierdzonych nieprawidłowości w zakresie prawidłowości udzielania zamówień publicznych wymaga uwzględnienia przez Panią Dyrektor uwag w tym zakresie. W 2009 r. udzieliła Pani dwóch zamówień publicznych na zakup oleju opałowego w trybie zapytania o cenę.

W przypadku pierwszego postępowania prowadzonego w styczniu 2009 r. ustalono, że została złożona 1 oferta, co zgodnie z art. 93 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.) stanowiło przesłankę do unieważnienia postępowania, gdyż w trybie zapytania o cenę można dokonać wyboru oferty tylko wówczas, gdy zostały złożone co najmniej 2 oferty niepodlegające odrzuceniu. Mimo tej okoliczności dokonała Pani wyboru oferty i podpisała umowę z wykonawcą.

W drugim postępowaniu prowadzonym we wrześniu 2009 r. umowę z wybranym wykonawcą zawarto z naruszeniem postanowień art. 94 ust. 1a Prawa zamówień publicznych w brzmieniu obowiązującym w czasie udzielania zamówienia, tj. w dniu wysłania zawiadomień o wyniku postępowania do czterech wykonawców, którzy złożyli oferty. W obecnym stanie prawnym posiadałaby Pani, w stwierdzonym stanie faktycznym, prawo zawarcia umowy bezpośrednio po dokonaniu wyboru na podstawie art. 94 ust. 2 pkt 3 lit. a) Prawa zamówień publicznych.

Ponadto w obu postępowaniach stwierdzono wspólne uchybienia dotyczące:

a) niewskazania w treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia kodu ze Wspólnego Słownika Zamówień, co narusza art. 36 ust. 1 pkt 3 w zw. z art. 30 ust. 1 pkt 7 Prawa zamówień publicznych,

b) nieprzedłożenia przez dostawców przed podpisaniem umów certyfikatów potwierdzenia jakości oleju opałowego, do czego zobowiązywały postanowienia specyfikacji,

c) prowadzenia postępowań przez komisję powołaną przez Burmistrza Drohiczyna zarządzeniem z dnia 5 stycznia 2009 r. do wyłonienia dostawcy oleju opałowego w 2009 roku. Zgodnie z art. 21 ust. 1 Prawa zamówień publicznych członków komisji powołuje kierownik zamawiającego, zatem czynności tej powinna dokonać Pani Dyrektor,

d) nieopatrzenia protokołów postępowań datami ich sporządzenia i podpisami Pani Dyrektor jako kierownika zamawiającego,

e) niezawarcia w protokołach postępowań niektórych danym wymaganych przez art. 96 ust. 1 Prawa zamówień publicznych, tj. opisu przedmiotu zamówienia i trybu zamówienia, oraz przez rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 października 2008 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz. U. Nr 188, poz. 1154), tj. wartości zamówienia, miejsca i terminu składania ofert,

f) zaniechania sporządzenia protokołów postępowań na drukach wymaganych przepisami rozporządzenia Prezesa RM z dnia 16 października 2008 r. Ponadto oświadczenia członków komisji, o których mowa w art. 17 Prawa zamówień publicznych, nie zostały złożone na drukach ZP-11. W treści protokołów postępowań wskazano, iż osoby po stronie zamawiającego oświadczają, że zgodnie z art. 20 Prawa zamówień publicznych nie podlegają wyłączeniu w postępowaniu. Przywołany przepis nie odnosi się do przesłanek stanowiących podstawę wyłączenia członka komisji z postępowania, tym samym nie może stanowić podstawy do złożenia oświadczenia. Ponadto nie został załączony do protokołu druk ZP-21 zawierający streszczenie oceny i porównanie złożonych ofert.

Kontrola wydatków realizowanych przez Zespół Szkół z dochodów własnych wykazała, że nie ustaliła Pani procedur udzielania zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej 14.000 euro, dla których nie ma obowiązku stosowania przepisów Prawa zamówień publicznych. Na podstawie kontroli wydatków sklasyfikowanych w par. 4210 i 6060 stwierdzono, iż przy realizacji tego typu zamówień nie były stosowane żadne procedury. Obowiązująca w okresie objętym kontrolą ustawa z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.) w art. 35 ust. 3 pkt 1 stanowiła, że wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. Od 1 stycznia 2010 r. zasadę tę określa art. 44 ust. 3 pkt 1 ustawy o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009 r. (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.). Procedury wewnętrzne jednostki powinny być skonstruowane w sposób zapewniający udokumentowanie jej przestrzegania przy wydatkowaniu środków.

       Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

Burmistrz Drohiczyna