Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Gminy w Perlejewie

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 10 stycznia 2011 roku (znak: RIO.I.6001-17/10), o treści jak niżej:

                                                                           Pan

Krzysztof Radziszewski

                                                                                              Wójt Gminy Perlejewo

W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Perlejewo za okres 2009 roku, przeprowadzonej w Urzędzie Gminy Perlejewo na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli wewnętrznej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, realizację wybranych dochodów oraz wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 ze zm.), udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym oraz rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

W zakresie spraw organizacyjnych stwierdzono, że w gminie Perlejewo nie został zatrudniony zastępca Wójta, pomimo faktu, iż stanowisko to jest przewidziane w regulaminie organizacyjnym Urzędu. Nieobsadzenie stanowiska zastępcy Wójta tworzy sytuację zagrażającą ciągłości funkcjonowania jednostki podczas nieobecności Pana Wójta. Z uwagi na liczbę mieszkańców, stosownie do postanowień art. 26a ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 ze zm.), w gminie Perlejewo może być powołany jeden zastępca Wójta. Według art. 28g ustawy, w przypadku zaistnienia jednej z – enumeratywnie wymienionych – przemijających przeszkód w wykonywaniu zadań i kompetencji wójta (m.in. spowodowanej niezdolnością do pracy z powodu choroby trwającej powyżej 30 dni), zadania i kompetencje wójta przejmuje jego zastępca, zaś w razie niepowołania zastępcy – osoba wyznaczona przez Prezesa Rady Ministrów w trybie art. 28h ustawy. Wskazana regulacja w sposób jednoznaczny określa zasady kierowania gminą, z tego względu, przy zaistnieniu okoliczności w niej przewidzianych, nieobsadzenie stanowiska zastępcy Wójta może prowadzić do naruszenia ciągłości działania organu wykonawczego gminy, w tym w zakresie wykonania budżetu – str. 2 protokołu kontroli.

W obrębie zagadnień dotyczących obsadzenia kluczowych stanowisk pracy stwierdzono również, że osoba powołana 30 grudnia 2009 r. na stanowisko Skarbnika Gminy nie spełnia wymogów określonych w art. 54 ust. 2 pkt 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.), według których główny księgowy jednostki sektora finansów publicznych (skarbnik) w przypadku ukończenia jedynie średniej szkoły ekonomicznej musi legitymować się co najmniej sześcioletnią praktyką w księgowości. Z przedstawionego na str. 3 protokołu kontroli dotychczasowego przebiegu zatrudnienia osoby powołanej na stanowisko Skarbnika wynika, że do wymaganego ustawą okresu praktyki w księgowości zaliczone może być jedynie zatrudnienie na stanowisku starszego księgowego pełniącego obowiązki głównego księgowego w Szkole Podstawowej w Perlejewie w okresie od 1 października 1976 r. do 31 sierpnia 1978 r.

Urząd Gminy w Perlejewie prowadzi obsługę finansowo-księgową Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej oraz Biblioteki Publicznej, co sprzeciwia się postanowieniom art. 11 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.). Jednostki te, działające jako odrębna osoba prawna (Biblioteka) oraz jako jednostka budżetowa (GOPS), są podmiotami zobowiązanymi do prowadzenia ksiąg rachunkowych na podstawie art. 2 ust. 1 pkt 1 i pkt 4 lit. a) ustawy o rachunkowości, zatem na ich kierownikach spoczywają określone ustawą obowiązki, wynikające w szczególności z przepisów art. 4, art. 10 i art. 11 ust. 1 ustawy. Jednostka może powierzyć prowadzenie ksiąg rachunkowych wyłącznie przedsiębiorcom wskazanym w art. 11 ust. 2 ustawy o rachunkowości, a zatem nie Urzędowi Gminy – str. 5, 10 i 58 protokołu kontroli.

Ponadto ustalono, że dokumenty stanowiące podstawę wydatków GOPS i Biblioteki były zatwierdzane do wypłaty przez Pana Wójta, a nie przez kierowników tych jednostek. Stosownie do normy zawartej obecnie w art. 53 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, kierownik jednostki sektora finansów jest odpowiedzialny za całość gospodarki finansowej jednostki. Podstawą gospodarki finansowej jednostki sektora finansów publicznych jest plan finansowy (art. 11 ust. 3, art. 30 ust. 2 ustawy o finansach publicznych), którego realizacja, tj. gromadzenie dochodów (przychodów) i dokonywanie wydatków należy do podstawowych obowiązków kierownika jednostki w zakresie gospodarki finansowej. Wykonanie tych procesów powinny obrazować sprawozdania opatrzone podpisem kierownika jednostki. Kierownik jednostki może powierzyć określone obowiązki w zakresie gospodarki finansowej pracownikom jednostki – str. 11-12 protokołu kontroli. Ponadto z ustaleń kontroli problemowej przeprowadzonej w Szkole Podstawowej w Perlejewie wynika, że dyrektor Gimnazjum nie zatwierdza do wypłaty dokumentów finansowo-księgowych dotyczących funkcjonowania kierowanej przez siebie jednostki – wszystkie dokumenty są zatwierdzane do wypłaty przez dyrektora Szkoły Podstawowej.

Kontrola wykazała, iż spośród kierowników gminnych jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej Pan Wójt udzielił ogólnego pełnomocnictwa, o którym mowa w art. 47 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym, jedynie dyrektorowi Szkoły Podstawowej w Perlejewie. Nie okazano pełnomocnictw dla dyrektora Gimnazjum oraz kierownika GOPS. Udzielenie stosownych pełnomocnictw było przedmiotem zaleceń wystosowanych po kontroli kompleksowej RIO przeprowadzonej w 2006 roku. W odpowiedzi na zalecenia Pan Wójt stwierdził, iż „udzielono pełnomocnictw do jednoosobowego działania wszystkim kierownikom jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej”, co w trakcie kontroli okazało się informacją nieprawdziwą. Stosownie do art. 27 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, niezgodne z prawdą informowanie o wykonaniu wniosków pokontrolnych stanowi czyn podlegający karze grzywny – str. 3-4 protokołu kontroli.

         Analiza dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości wykazała, że regulacje wewnętrzne jednostki w tym zakresie nie zostały uaktualnione o postanowienia wymagane w związku z wejściem w życie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.). Okazane przepisy wewnętrzne dotyczące zasad prowadzenia rachunkowości zostały wprowadzone zarządzeniem z dnia 30 września 2005 r. i nie były dotychczas aktualizowane. Mimo tego w praktyce stosowano rozwiązania wynikające z przywołanego rozporządzenia. Stosownie do art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości, aktualizacja dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości należy do obowiązków Pana Wójta – str. 4-5 protokołu kontroli.

Kontrola prowadzenia ksiąg rachunkowych w świetle przepisów ustawy o rachunkowości oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont... wykazała, że:

a) nie ujmowano na koncie 201 „Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami” kwot zobowiązań istniejących na koniec okresu sprawozdawczego, tj. miesiąca kończącego kwartał. Analiza dokonana według stanu na koniec września 2009 r. wykazała, że do ksiąg rachunkowych września nie ujęto dotyczących tego okresu kosztów wynikających z nieopłaconych zobowiązań na kwotę 67.663,20 zł. W konsekwencji zobowiązania te nie zostały wykazane w sprawozdaniu Rb-28S za wrzesień 2009 r. Stosownie do art. 20 ust. 1 ustawy, do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym – str. 13-14 protokołu kontroli,

b) koszty odsetek od zaciągniętej pożyczki ujmowano na koncie 400 ”Koszty według rodzajów”, podczas gdy zgodnie z załącznikiem nr 2 do rozporządzenia należało je ujmować na koncie 750 ”Przychody i koszty finansowe”; od 1 stycznia 2011 r. kontem właściwym do ewidencji tego typu kosztów jest konto 751 „Koszty finansowe”, co wynika z załącznika nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont... (Dz. U. Nr 128, poz. 861) – str. 51 protokołu kontroli,

c) nie naliczano i nie ujmowano w księgach odsetek od nieterminowo regulowanych przez najemców należności z tytułu czynszu, czym naruszono § 7 ust. 8 rozporządzenia nakazujący ujmowanie odsetek w księgach w momencie zapłaty lub w wysokości odsetek należnych na koniec kwartału – str. 19-20 protokołu kontroli.

Kontrola terminowości opłacania zobowiązań związanych z pożyczką zaciągniętą w WFOŚiGW wykazała przypadek opóźnienia w spłacie kwoty odsetek należnych za II kwartał 2009 r., która nastąpiła w dniu 2 lipca 2009 r., podczas gdy termin płatności przypadał na 30 czerwca 2009 r. Od nieterminowej spłaty poniesiono koszty odsetek w kwocie 1,07 zł. Ze złożonego wyjaśnienia wynika, że opóźnienie było efektem przeoczenia – str. 51 protokołu kontroli.

Opóźnienie w przekazaniu środków skutkujące poniesieniem kosztów odsetek stwierdzono także w przypadku przekazania na rachunek Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego wpłaty za wydany dowód osobisty. W wyniku kontroli rozrachunków ustalono, że na dzień 31 grudnia 2009 r. w skład salda strony Ma konta 224 „Rozrachunki budżetu” wchodziła kwota 30 zł dotycząca opłaty za wydanie dowodu osobistego, której 95% (28,50 zł) zostało przekazane na rachunek PUW dopiero 15 września 2010 r. z odsetkami w kwocie 2,53 zł. Od 1 stycznia 2010 r. terminy odprowadzania zrealizowanych dochodów z zadań zleconych określają przepisy art. 255 ust. 1 i 2 ustawy o finansach publicznych, zobowiązujące do rozliczenia dochodów z dysponentem części budżetu państwa według stanu realizacji na 10 i 20 dzień każdego miesiąca – str. 12-13 protokołu kontroli.

W zakresie sprawozdawczości budżetowej stwierdzono brak jednostkowych sprawozdań budżetowych Urzędu Gminy jako jednostki budżetowej i Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej. Dane dotyczące tych sprawozdań wykazywane były łącznie w sprawozdaniach sporządzanych w Urzędzie i podpisywanych przez Pana Wójta i Skarbnika. Obowiązek sporządzania, na podstawie ksiąg rachunkowych, sprawozdań jednostkowych spoczywa na kierownikach wszystkich jednostek budżetowych. W okresie objętym kontrolą stanowił o tym § 6 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781 ze zm.). Obecnie obowiązki te określa § 6 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej z dnia 3 lutego 2010 r. (Dz. U. Nr 20, poz. 103) oraz przepisy § 6 ust. 1 pkt 3 i 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. Nr 43, poz. 247).

Nie stwierdzono także jednostkowej sprawozdawczości budżetowej Gimnazjum w Perlejewie, utworzonego jako jednostka budżetowa. Dane dotyczące Gimnazjum objęte były sprawozdaniami sporządzonymi przez Szkołę Podstawową w Perlejewie i podpisanymi przez dyrektora Szkoły Podstawowej. Nieprzedkładanie przez jednostkę budżetową sprawozdawczości świadczy o niewłaściwym wykonywaniu przez Urząd Gminy, jako jednostkę otrzymującą sprawozdania, obowiązków w zakresie kontroli sprawozdawczości jednostek organizacyjnych określonych w § 9 rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej – str. 7 protokołu kontroli.

Analiza danych zawartych w sprawozdaniach budżetowych sporządzonych w Urzędzie Gminy wykazała, że do sprawozdania Rb-28S nie ujęto zobowiązania w kwocie 609,12 zł za zakup paliwa. Jak wynika z adnotacji dokonanej na fakturach, dokumenty wpłynęły do księgowości w dniu 20 stycznia 2010 r. Stosownie do przepisów załącznika nr 38 do rozporządzenia z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej, sprawozdanie roczne Rb-28S za 2009 r. należało sporządzić w terminie do 31 stycznia 2010 r., w związku z powyższym zobowiązanie w kwocie 609,12 zł powinno być w nim ujęte. Z wyjaśnienia Pana Wójta wynika, że faktury wpłynęły do Urzędu 22 stycznia 2010 r., tj. po sporządzeniu sprawozdania za grudzień. Odnosząc się do wyjaśnienia należy wskazać, że zgodnie z przywołanym załącznikiem nr 38 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej, termin sporządzenia sprawozdania za grudzień przypadała na 18 stycznia 2010 r., jednakże jest ono sprawozdaniem odrębnym od sprawozdania rocznego, sporządzanego w terminie do 31 stycznia. W sprawozdaniu miesięcznym za grudzień nie wykazuje się danych na temat zobowiązań, co wynikało w okresie objętym kontrolą z § 8 ust. 5 załącznika nr 34 do rozporządzenia – str. 8 protokołu kontroli.

W zakresie sprawozdawczości finansowej również stwierdzono agregację w ramach jednego sprawozdania danych dotyczących Urzędu Gminy jako jednostki budżetowej oraz GOPS, a w przypadku jednostek oświatowych jedno sprawozdanie dotyczące Szkoły Podstawowej i Gimnazjum. W konsekwencji żaden z kierowników gminnych jednostek budżetowych nie sporządził jednostkowego sprawozdania finansowego, naruszając tym samym przepisy § 14 ust. 1 i 4 oraz § 17 ust. 1 i § 18 ust. 1 obowiązującego w okresie objętym kontrolą rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont... Od 1 stycznia 2011 r. obowiązki kierowników jednostek budżetowych w zakresie sprawozdawczości finansowej określają przepisy § 17, § 25 ust. 1 i § 26 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont z dnia 5 lipca 2010 r. – str. 9 protokołu kontroli.

W zakresie gospodarki drukami ścisłego zarachowania stwierdzono, że badana jednostka posiada instrukcję w sprawie ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania, jednakże nie odnosi się ona do objętych ewidencją kwitariuszy przychodowych tworzonych w programie komputerowym, a także dowodów wpłaty, które w praktyce nie są objęte ewidencją. W zakresie przestrzegania postanowień instrukcji stwierdzono zaś, że ewidencja kart drogowych prowadzona była z naruszeniem przepisów wewnętrznych – brak było daty wydania kart, ich numerów oraz pokwitowania odbioru przez pracownika – str. 6-7 protokołu kontroli.

Kontrola realizacji przez Pana Wójta obowiązków w zakresie trybu opracowywania projektów planów finansowych i planów finansowych jednostek budżetowych na 2009 i 2010 rok, dokonana pod względem prawidłowości w świetle obowiązujących w okresie objętym kontrolą przepisów art. 185 i 186 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.), wykazała, że:

a) Pan Wójt nie przekazywał kierownikom poszczególnych jednostek organizacyjnych informacji niezbędnych do opracowania projektów ich planów finansowych, jak tego wymagał art. 185 ust. 1 ustawy; należy wskazać, że dyspozycji tego przepisu nie wyczerpuje – w zakresie jednostek oświatowych – przekazanie jedynie dyrektorowi Szkoły Podstawowej w Perlejewie kwoty projektu planu ustalonego projektem uchwały budżetowej w dziale 801 „Oświata i wychowanie” (z pominięciem dyrektora Gimnazjum, które obsługiwane jest przez Szkołę Podstawową, co wynika z ustaleń kontroli problemowej w Szkole Podstawowej w Perlejewie; dodatkowo przekazanie tych danych nastąpiło z naruszeniem terminu określonego przywołanym przepisem),

b) żadna jednostka budżetowa nie sporządziła projektu planu finansowego na 2009 i 2010 r. wbrew obowiązkowi wynikającemu z art. 185 ust. 2 ustawy; należy przy tym wskazać, że różnego rodzaju materiały planistyczne przekazywane przez kierowników jednostek budżetowych przed przedstawieniem Radzie Gminy projektu uchwały budżetowej nie mogą być uznane za projekty planów finansowych w rozumieniu przepisów ustawy o finansach publicznych,

c) informacja o ostatecznych kwotach dochodów i wydatków przyjętych w uchwale budżetowej, o której była mowa w art. 186 ust. 1 pkt 2 ustawy, została przekazana jedynie dyrektorowi Szkoły Podstawowej w Perlejewie i obejmowała dane dotyczące Gimnazjum,

d) nie były sporządzane plany finansowe Urzędu Gminy jako jednostki budżetowej, czym naruszono art. 186 ust. 3 ustawy – str. 15-17 protokołu kontroli.

         W odpowiedzi na zalecenia pokontrolne sformułowane na podstawie poprzedniej kontroli kompleksowej Pan Wójt zobowiązał się do przestrzegania obowiązku informowania podległych jednostek o danych niezbędnych do opracowania projektów ich planów finansowych oraz o ostatecznych kwotach dochodów i wydatków wynikających z uchwały budżetowej. Ustalenia kontroli świadczą o braku należytej realizacji zobowiązania zawartego w przekazanej odpowiedzi. Obecnie obowiązki Pana Wójta w zakresie opracowywania planów finansowych i ich projektów określają przepisy art. 248 i 249 ustawy o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009 r.

         Ponadto w zakresie prawidłowości opracowania budżetu stwierdzono, że nie zostały zaplanowane dochody z użytkowania wieczystego mimo obowiązujących umów z użytkownikami wieczystymi. W 2009 r. dochody z opłat za użytkowanie wieczyste wyniosły 316,50 zł – str. 20 protokołu kontroli.

W gminie Perlejewo nie zostały dotychczas ustalone stawki opłaty adiacenckiej. Z ustaleń zawartych w protokole kontroli nie wynika, aby Pan Wójt przedstawiał Radzie Gminy projekt uchwały w sprawie ustalenia stawek opłaty. Stosownie do postanowień art. 98a i art. 146 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2010 r. Nr 102, poz. 651 ze zm.), możliwość ustalenia (w przypadku wystąpienia przesłanek ustawowych) oraz wysokość opłaty adiacenckiej zależą od uchwalenia przez Radę stawki procentowej opłaty odnoszącej się do wzrostu wartości nieruchomości spowodowanego budową urządzeń infrastruktury technicznej lub podziałem nieruchomości. Opłaty adiacenckie stanowią prawem określone, zatem niezależne od woli organów gminy, źródła dochodów gminy, o których mowa w art. 4 ust. 1 pkt 2 lit. f) ustawy z dnia 13 listopada 2003 r. o dochodach jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. z 2008 r. Nr 88, poz. 539 ze zm.) – str. 21 protokołu kontroli.

W zakresie gospodarowania lokalami mieszkalnymi ustalono, że na terenie gminy Perlejewo nie obowiązuje uchwała w sprawie wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy, która winna ustalać m.in. zasady polityki czynszowej. Obowiązek jej podjęcia oraz wymagana treść wynikają z art. 21 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (Dz. U. 2005 r. Nr 31, poz. 266 ze zm.). Określone uchwałą zasady polityki czynszowej winny stanowić dla Pana Wójta podstawę do określenia stawek czynszu za najem lokali mieszkalnych w trybie art. 8 pkt 1 ustawy o ochronie praw lokatorów... Tymczasem z ustaleń kontroli wynika, że w dalszym ciągu stosowane są zasady wynikające z uchwały Rady Gminy Perlejewo z 29 grudnia 1999 r. w sprawie ustalenia stawek czynszu regulowanego za lokale mieszkalne – str. 17 protokołu kontroli.

         Analiza postanowień uchwały Rady Gminy Perlejewo z dnia 25 kwietnia 2001 r. w sprawie określenia zasad nabycia, zbycia i obciążenia nieruchomości oraz ich wydzierżawiania lub najmu na okres dłuższy niż 3 lata wykazała, że uchwała ta nie była zmieniana od czasu jej podjęcia. Konieczność dostosowania uchwały do obowiązującego stanu prawnego wynika zwłaszcza z obowiązującej od 22 października 2007 r. nowelizacji art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. a) ustawy o samorządzie gminnym, stanowiącego podstawę jej podjęcia. Przepis ten wymaga, aby uchwałą objęte zostały zasady wynajmowania i wydzierżawiania nieruchomości także na czas nieoznaczony, co ma szczególne znaczenie w przypadku kontrolowanej jednostki, która praktykowała przed 22 października 2007 r. zawieranie umów najmu i dzierżawy na czas nieoznaczony, nie stosując w tym zakresie procedur przewidzianych wówczas dla umów zawieranych na czas oznaczony dłuższy niż 3 lata – str. 17-19 protokołu kontroli.

W latach 2004-2010 gmina Perlejewo osiągnęła dochody w wysokości 475.580 zł związane z zawieranymi umowami w sprawie budowy przyłącza wodociągowego, zgodnie z którymi mieszkańcy zobowiązywali się do „pokrycia kosztów budowy przyłącza wodociągowego, którego zryczałtowaną wysokość strony ustalają na 2.000 zł”. Jedyną okazaną kontrolującym podstawą przyjmowanej w umowach kwoty odpłatności były stwierdzenia zawarte w protokole nr XIII/04 sesji Rady Gminy w Perlejewie z dnia 27 czerwca 2004 r.: „Ustalono również, że odpłatność za przyłącze wodociągowe będzie jednakowa dla mieszkańców wsi i kolonii. Koszt ten będzie w granicach wartości 60 q żyta tj. około 2 tys. zł.”.

Należy wskazać, że pobieranie zryczałtowanych opłat za budowę przyłączy wodociągowych stoi w sprzeczności z obowiązującymi przepisami. Zgodnie bowiem z art. 15 ust. 2 ustawy z dnia 7 czerwca 2001 r. o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków (Dz. U. z 2006 r. Nr 123, poz. 858 ze zm.), osoba ubiegająca się o przyłączenie nieruchomości do sieci jest obowiązana do poniesienia kosztu budowy przyłączy wodociągowych i kanalizacyjnych. Z kolei gmina ma obowiązek zapewnić budowę urządzeń wodociągowych i kanalizacyjnych. Pojęcia przyłączy, jak i urządzeń wodociągowych i kanalizacyjnych zostały zdefiniowane w art. 2 pkt 5, 6, 14 i 16 ustawy. W stwierdzonym stanie faktycznym pobierane opłaty związane są z wykonaniem przez gminę przyłącza do poszczególnych nieruchomości, przy czym koszt przyłącza do danej nieruchomości nie stanowi podstawy odpłatności. Z punktu widzenia przywołanych ustawowych zasad finansowania kosztów, system odpłatności pomijający rzeczywisty koszt budowy przyłącza należy potraktować jako niemające uzasadnienia w przepisach ujednolicanie obowiązków właścicieli nieruchomości. Może on bowiem powodować nieuzasadnione korzyści dla pewnej grupy właścicieli nieruchomości (jeżeli koszt ich przyłączy jest wyższy od wniesionej wpłaty), podczas gdy dla innej grupy właścicieli nieruchomości skutkować tym, że oprócz poniesienia kosztów własnego przyłącza partycypują oni dodatkowo w kosztach budowy sieci lub przyłączy do innych nieruchomości. Ponadto, mając na uwadze określony ustawą podział obowiązków między gminę a właścicieli nieruchomości w zakresie ponoszenia kosztów finansowania urządzeń i przyłączy, należy zwrócić uwagę, że suma wpłat powinna zapewniać pokrycie kosztów budowy przyłączy – nie może być ona ani wyższa ani niższa od ustalonych kosztów – str. 21-23 protokołu kontroli.

Stwierdzono, że kontrolowana jednostka uzyskała w 2009 r. dochody z tytułu zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych w wysokości 11.006,77 zł, a wydatki na realizację programu profilaktyki i przeciwdziałania alkoholizmowi wyniosły 230 zł. Tak znacząco niskie wykonanie planu wydatków w stosunku do osiągniętych dochodów z tytułu wydanych zezwoleń stanowi naruszenie art. 18² ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (Dz. U. z 2007 r. Nr 70, poz. 473 ze zm.), zgodnie z którym dochody z opłat za zezwolenia mają być wykorzystywane na realizację gminnych programów profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych oraz gminnych programów przeciwdziałania narkomanii, i nie mogą być przeznaczane na inne cele. Ponadto poziom wykonanych wydatków świadczy o niezrealizowaniu założeń wymienionych programów na 2009 rok, stanowiących załącznik do uchwały Nr 96/XVIII/08 Rady Gminy w Perlejewie z dnia 30 grudnia 2008 r. W 2009 r. nie funkcjonowała także gminna komisja rozwiązywania problemów alkoholowych, która nie odbyła w okresie objętym kontrolą żadnego posiedzenia. Jak wynika ze złożonego w tej sprawie przez Pana Wójta wyjaśnienia, komisja nie zbierała się ponieważ „nie zachodziła taka potrzeba” – str. 44-45 protokołu kontroli.

Kontrola prawidłowości udokumentowania i rozliczenia wydatków z tytułu podróży służbowych w świetle przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.) oraz obowiązujących w Urzędzie regulacji wewnętrznych w tej sprawie wykazała, że pracownicy odbywający podróż służbową samochodem prywatnym nie składali wniosków o odbycie podróży służbowej samochodem niebędącym własnością pracodawcy, o których mowa w § 5 ust. 3 rozporządzenia – str. 43 protokołu kontroli.

Kontrola wydatków na zadania realizowane w ramach porozumień i umów miedzy jednostki samorządu terytorialnego wykazała, że umowę w sprawie udzielenia pomocy finansowej Powiatowi Siemiatyckiemu na wykonanie dokumentacji budowlanej na przebudowę mostu żelbetowego przez rzekę Pełchówkę w miejscowości Pełch w kwocie 30.000 zł Pan Wójt zawarł w dniu 17 września 2009 r., w którym to dniu jednostka nie miała w budżecie limitu środków na sfinansowanie wydatków na realizację umowy. Ponadto aneksem z 20 października 2009 r. zwiększono kwotę dotacji do 32.500 zł. W pierwotnej wersji uchwały budżetowej na 2009 r. przyjęto plan wydatków w rozdz. 60014 „Drogi publiczne powiatowe”, par. 6300 „Dotacje celowe na pomoc finansową udzielaną między jednostkami samorządu terytorialnego na dofinansowanie własnych zadań inwestycyjnych i zakupów inwestycyjnych” w wysokości 115.000 zł. Według stanu na dzień 17 września 2009 r. wydatkowano kwotę 59.000 zł na podstawie jednej umowy w sprawie pomocy finansowej oraz zaangażowano na podstawie drugiej umowy kwotę 54.000 zł (dotacja została przekazana 18 grudnia 2009 r.). Łącznie zaciągnięto zatem zobowiązania do wysokości 113.000 zł, a niewykorzystany limit w omawianej podziałce klasyfikacyjnej wynosił 2.000 zł. Dopiero uchwałą Rady Gminy Nr 116/XXVII/09 z dnia 22 listopada 2009 r. zwiększono plan wydatków o kwotę 31.500 zł, tj. do poziomu 146.500 zł umożliwiającego sfinansowanie zaciągniętych zobowiązań. Stosownie do norm wyrażonych w okresie objętym kontrolą w art. 35 ust. 1 w zw. z 36 ust. 1 ustawy o finansach publicznych z 30 czerwca 2005 r., jednostki sektora finansów publicznych mogą zaciągać zobowiązania do wysokości wynikającej z planu wydatków, zaś wydatki publiczne mogą być ponoszone na cele i w wysokości ustalonej w uchwale budżetowej. Podpisanie umowy na wykonanie dokumentacji budowlanej na przebudowę mostu żelbetowego przez rzekę Pełchówkę nastąpiło przy braku w planie wydatków limitu umożliwiającego sfinansowanie zaciągniętego zobowiązania. Ponadto podstawą zaciągnięcia zobowiązania powinna być odrębna uchwała Rady Gminy w sprawie udzielenia pomocy finansowej, podjęta w okresie objętym kontrolą na podstawie art. 167 ust. 2 pkt 5 ustawy o finansach publicznych. W przypadku omawianego celu pomocy uchwały takiej Rada Gminy Perlejewo nie podjęła, podobnie jak w przypadku jeszcze jednej umowy w sprawie pomocy finansowej dla Powiatu Siemiatyckiego na realizację zadań na drogach powiatowych, z tytułu zawarcia której poniesiono wydatek w wysokości 54.000 zł – str. 54-57 protokołu kontroli.

Kontrola prawidłowości wydatków z tytułu wynagrodzeń nauczycieli, przeprowadzona podczas kontroli problemowej w Szkole Podstawowej w Perlejewie, wykazała, że zarówno dyrektor Szkoły, jak i dyrektor Gimnazjum realizowali w roku szkolnym 2009/2010 wymiar godzin ponadwymiarowych ustalony w zatwierdzonych przez Pana Wójta arkuszach organizacyjnych, które jednakże zawierały postanowienia sprzeczne z art. 35 ust. 1 Karty Nauczyciela. Stosownie do przywołanego przepisu (a także postanowień Regulaminu wynagradzania nauczycieli w szkołach prowadzonych przez gminę Perlejewo), wymiar godzin ponadwymiarowych nie może przekraczać 1/2 tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć. Z ustaleń kontroli wynika, że dyrektor Szkoły realizowała – zgodnie z arkuszem organizacyjnym – 3 godziny obowiązkowego wymiaru i 5 godzin ponadwymiarowych tygodniowo, zaś dyrektor Gimnazjum odpowiednio 10 i 6 godzin.

Ponadto w trakcie kontroli problemowej w Szkole Podstawowej nie okazano uchwały Rady Gminy Perlejewo w sprawie zasad udzielania i rozmiaru obniżek, o której obecnie mowa w art. 42 ust. 7 pkt 2 Karty Nauczyciela. Świadczy to o braku formalnych podstaw do przyjmowania w arkuszach organizacyjnych obniżonego tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć dla dyrektorów szkół.

Kontrola problemowa wykazała również brak dokumentacji regulującej zasady gospodarowania nieruchomościami przez jednostki oświatowe. W świetle art. 4 pkt 10 w zw. z art. 43 i 45 ustawy o gospodarce nieruchomościami, prawną formą gospodarowania nieruchomościami przez jednostki nieposiadające osobowości prawnej jest trwały zarząd ustalony w formie decyzji właściwego organu (w tym przypadku Pana Wójta).

W toku kontroli dochodów budżetowych gminy, badaniu poddano również dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 roku Nr 8, poz. 60 ze zm.), jest Wójt Gminy. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru wskazanych dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych.

Badanie dokumentacji podatkowej wykazało, iż w roku 2009 organ podatkowy nie prowadził kontroli podatkowych, do czego jest zobligowany treścią art. 281 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa. Przepis ten stanowi, iż organy podatkowe pierwszej instancji mają obowiązek prowadzenia kontroli, podczas których sprawdza się jak podatnicy wywiązują się z obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego. W przedmiotowym zakresie organ podatkowy nie posiadał wewnętrznych regulacji dotyczących sposobu ustalania próby kontroli, okresu objętego kontrolą i jej zakresu – str. 24 protokołu kontroli.

Weryfikując dane wykazane w sprawozdaniach Rb-27S i Rb-PDP za rok 2009 stwierdzono, że:

- do obliczenia wysokości skutków obniżenia górnych stawek w podatku od nieruchomości od osób prawnych i jednostek nie mających osobowości prawnej, w przypadku podatnika wymienionego w zał. Nr 3/2 pod poz. 10, użyto niewłaściwej stawki podatkowej. Podatnik wykazał w deklaracji grunty pozostałe o pow. 697.300,00 m2. Dla tego typu gruntów stawka maksymalna wynikająca z Obwieszczenia Ministra Finansów w roku 2009 wynosiła 0,37 zł. Natomiast obliczając skutki użyto stawki maksymalnej przyporządkowanej gruntom związanym z działalnością gospodarczą, która wynosiła 0,74 zł. W ten sposób zawyżono skutki o 258.041,84 zł,

- zawyżono skutki obniżenia górnych stawek podatku od środków transportowych o 1143,18 zł. Przyczyną powstania tej nieprawidłowości było wykazanie w sprawozdaniu skutków finansowych dotyczących pojazdu, na który w roku podatkowym nie złożono deklaracji oraz nie wydano decyzji w sprawie określenia wysokości zobowiązania podatkowego. Nie było zatem faktycznych możliwości uzyskania tzw. potencjalnych dochodów, o których mowa w zał. nr 39 § 3 ust. 1 pkt 9 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U Nr 115, poz. 781 ze zm.). Natomiast w drugim przypadku błędnie obliczono wysokość skutków dotyczących pojazdu, który podlegał opodatkowaniu przez 6 m-cy, a skutki policzono za 7 m-cy. Spowodowało to zawyżenie skutków o kolejne 119 zł – str. 25 protokołu kontroli.

Z opisu zawartego na stronach 26, 28, 29 i 34 protokołu kontroli wynika, że stwierdzono przypadki naruszenia prawidłowości opodatkowania podatkami lokalnymi, w tym także rozbieżności pomiędzy danymi wykazanymi w deklaracjach podatkowych, a danymi wynikającymi z ewidencji gruntów i budynków. Dotyczyły one w szczególności:

- opodatkowania gruntów niezgodnie z art. 4 ust. 6 ustawy o podatku rolnym,

- wprowadzenia gruntów do ewidencji podatkowej z błędnym zapisem klasy gruntu,

- wprowadzenia do ewidencji podatkowej gruntów o powierzchni innej niż zapisy ewidencji gruntów,

- opodatkowania łącznie gruntów będących własnością podatnika i posiadanych we współwłasności, stanowiące naruszenie art. 2 ust. 4 ustawy o podatku leśnym. Grunty będące we współwłasności powinny być opodatkowane jako odrębny przedmiot opodatkowania,

- błędnego opodatkowania lokali mieszkalnych będących własnością jednostki samorządu terytorialnego, w przypadku których obowiązek podatkowy nie ciąży na najemcy,

- braku reakcji na fakt obliczenia przez podatnika podatku od środków transportowych niezgodnie z zasadami wynikającymi z rozdziału 3 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych.

Ponadto w czterech przypadkach, dotyczących podatku od środków transportowych, stwierdzono złożenie deklaracji podatkowych po terminach wynikających z przepisów prawa podatkowego. Przyczyn powstania wymienionych wyżej nieprawidłowości należy upatrywać w nieprowadzeniu lub nieprawidłowym prowadzeniu czynności sprawdzających, o których mowa w art. 272 Op. Przepis ten nakłada na organ podatkowy obowiązek ustalenia stanu faktycznego i zgodności z nim przedstawionych przez podatnika dokumentów. Prowadzenie prawidłowych działań sprawdzających pozwoliłoby również na uzyskanie dokumentów dotyczących posiadanych przez podatników budynków i budowli a także sposobu ich wykorzystania. Dałoby to pełny obraz składników majątkowych podlegający opodatkowaniu położonych na terenie gminy. Obecna dokumentacja nie pozwala na zweryfikowanie tych danych.

W trakcie kontroli prawidłowości stosowania ulg w podatku rolnym stwierdzono, iż w jednym z kontrolowanych przypadków, opisanych na stronie 32 protokołu, błędnie ustalono kwotę wydatków inwestycyjnych poniesionych przez podatnika. Z decyzji wynika, że kwota wydatków wynosi 43.505,92 zł, zaś kwota ulgi 10.875,00 zł. Natomiast przedstawione zestawienie faktur i rachunków wskazuje na wydatki wynoszące 42.516,01 zł, i na zawyżenie udzielonej ulgi o 246 zł. W przypadku pozostałych decyzji wartość ustalonych ulg wynosi 25% wydatków udokumentowanych rachunkami. Natomiast we wszystkich kontrolowanych decyzjach, zawarte w nich uzasadnienie faktyczne nie spełnia wymogów wynikających z art. 210 § 4 ustawy Ordynacja podatkowa, ponieważ nie zawiera wskazania faktów, które organ uznał za udowodnione, dowodów, którym dał wiarę, oraz przyczyn, dla których innym dowodom odmówił wiarygodności – str. 33 protokołu kontroli.

Z analizy materiału dowodowego spraw wytypowanych do kontroli prawidłowości stosowania ulg w zapłacie należności podatkowych, wynika, iż zebrany w postępowaniu podatkowym materiał dowodowy nie uwiarygodnił przedstawianych przez podatników argumentów mających przemawiać za przyznaniem ulgi. Główną przyczyną dla której ubiegają się oni o ulgę jest trudna sytuacja materialna, która jest wynikiem różnych okoliczności. W związku z powyższym koniecznym jest aby postępowanie podatkowe było prowadzone w kierunku udokumentowania przedstawionych faktów i ustalenia czy sytuacja podatnika odbiega znacząco od sytuacji panującej na terenie działania organu podatkowego. Ustalenia te będą przydatne przy ocenie istnienia przesłanek wymienionych w art. 67a § 1 Op. tj. ważnego interesu podatnika lub interesu publicznego. Ocena ta odbywa się w sferze tzw. uznaniowości administracyjnej, która daje prawo decydowania organowi podatkowemu do jej zastosowania lub też nie. Oznacza to, iż organ podatkowy powinien zachować szczególną staranność, o której mowa w przepisach Działu IV Ordynacji podatkowej. Wynika z nich, iż organy podatkowe są zobowiązane działać na podstawie przepisów prawa (art. 120 ustawy) i w sposób budzący zaufanie (art. 121 § 1 ustawy). Ponadto w trakcie postępowania powinien podjąć wszelkie niezbędne działania w celu dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz załatwienia sprawy w postępowaniu podatkowym. W tym również potwierdzenia istnienia przesłanek wymienionych w art. 67a § 1 Op, umożliwiające zastosowanie ulgi w zapłacie podatku. Z wyjaśnienia podstawy prawnej wynika, że organ podatkowy pod pojęciem ważnego interesu podatnika rozumie znaczne obniżenie zdolności płatniczych dłużnika, spowodowane zdarzeniem losowym (pożar, powódź, kradzież, lub inne zdarzenie uznane za wyjątkowe) tj. zdarzeniem, którego podatnik nie mógł przewidzieć lub zapobiec. Natomiast za ważny interes publiczny powinien uznać potrzebę (dobro), której zaspokojenie powinno służyć zbiorowości lokalnej lub całemu społeczeństwu – str. 36 protokołu kontroli.

Badanie dokonane w zakresie ewidencji księgowej podatków i opłat, w tym także powszechności i prawidłowości prowadzenia działań upominawczych i windykacyjnych, wskazuje, w opisie na stronach 37-41 na istnienie nieprawidłowości polegających przede wszystkim na:

- dokonaniu przypisu podatku od środków transportowych w wysokości nie mającej potwierdzenia w dokumentach źródłowych, stanowiących podstawę przypisu (w kwocie 10.450 zł), stanowiące naruszenie § 4 ust. 2 pkt 1 i 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 21 czerwca 2006 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 112, poz. 761 ze zm.),

- nieobjęciu działaniami windykacyjnymi zaległości w kwocie 4469 zł,

 - nie pobieraniu kosztów upomnień od podatników, którym doręczono upomnienia (w badanej próbie w kwocie 123,20 zł), powodujące naruszenie § 8 ust. 2 wymienionego rozporządzenia. Przepis ten stanowi, iż z kwoty wpłat wpłaconych przez podatnika lub pobranych przez poborcę na pokrycie zaległości podatkowych pokrywa się w pierwszej kolejności koszty upomnienia. Jeżeli w kwocie tej mieści się również kwota kosztów egzekucji, wtedy w pierwszej kolejności pokrywa się koszty egzekucji, a następnie koszty upomnienia. Pozostałą kwotę dzieli się na pokrycie należności głównej i należnych odsetek za zwłokę, według zasad określonych w art. 55 § 2 Ordynacji podatkowej,

- nie naliczaniu odsetek przez podatników opłacających zobowiązanie podatkowe po terminie płatności wynikającym z przepisów prawa podatkowego (w badanej próbie w kwocie 467 zł). Zgodnie z art. 53 § 3 Op odsetki za zwłokę nalicza podatnik, płatnik, inkasent, następca prawny lub osoba trzecia odpowiadająca za zaległości podatkowe, z zastrzeżeniem art. 53a, art. 62 § 4, art. 66 § 5, art. 67a § 1 pkt 1 lub 2 i art. 76a § 1. W przypadku gdy podatnik nie wywiązuje się ze swoich obowiązków, ciężar ten jest przeniesiony na organ podatkowy. Art. 55 § 2 Op, wskazuje, iż jeżeli dokonana wpłata nie pokrywa kwoty zaległości podatkowej wraz z odsetkami za zwłokę, wpłatę tę zalicza się proporcjonalnie na poczet kwoty zaległości podatkowej oraz kwoty odsetek za zwłokę w stosunku, w jakim w dniu wpłaty, pozostaje kwota zaległości podatkowej do kwoty odsetek za zwłokę.

         Stwierdzone w trakcie kontroli kompleksowej nieprawidłowości i uchybienia były wynikiem nieprzestrzegania bądź błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy.

Organem wykonawczym gminy jest Wójt, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowania projektów uchwał Rady Gminy, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem gminy, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową gminy (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Wójt jako organ wykonawczy gminy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli wewnętrznej, spoczywa na Wójcie – zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych.

Wójt jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 Ordynacji podatkowej.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości oraz nadzorowania prac z tego zakresu spoczywały na osobie pełniącej w okresie objętym kontrolą obowiązki Skarbnika Gminy. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określają przepisy art. 54 ustawy o finansach publicznych.

         Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Rozważenie podjęcia stosownych działań zmierzających do uregulowania kwestii dotyczących sposobu wykonywania zadań wchodzących w zakres kompetencji organu wykonawczego, mając na uwadze wskazane regulacje prawne oraz zapewnienie ciągłości funkcjonowania gminy podczas nieobecności Pana Wójta.

2. Podjęcie działań zmierzających do powołania przez Radę Gminy na stanowisko Skarbnika Gminy osoby spełniającej wymagania ustawy o finansach publicznych.

3. Niezwłoczne podjęcie działań skierowanych na doprowadzenie do zgodności z prawem funkcjonowania gminnych jednostek organizacyjnych. W tym celu:

a) zapewnienie warunków umożliwiających wykonywanie przez kierowników GOPS i Biblioteki Publicznej obowiązków wynikających z ustawy o rachunkowości,

b) udzielenie kierownikom GOPS i Gimnazjum pełnomocnictw na podstawie art. 47 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym,

c) zaniechanie zatwierdzania dokumentów finansowo-księgowych GOPS i Biblioteki,

d) zobowiązanie dyrektora Gimnazjum do zatwierdzania dokumentów finansowo-księgowych kierowanej przez niego jednostki,

e) przekazywanie kierownikowi każdej jednostki budżetowej informacji niezbędnej do opracowania projektu planu finansowego na podstawie projektu uchwały budżetowej oraz informacji niezbędnej do opracowania planu finansowego na podstawie uchwały budżetowej; zachowywanie ustawowych terminów przekazania informacji,

f) egzekwowanie od kierownika każdej jednostki budżetowej obowiązku przedłożenia Panu Wójtowi w terminie do 22 grudnia roku poprzedzającego rok budżetowy projektu planu finansowego; dokonywanie weryfikacji przedłożonych projektów planów pod kątem zgodności z projektem uchwały budżetowej,

g) egzekwowanie od kierowników GOPS, Szkoły Podstawowej i Gimnazjum – jako odrębnych jednostek budżetowych – obowiązku sporządzania jednostkowych sprawozdań budżetowych z wykonania planów finansowych oraz jednostkowych sprawozdań finansowych,

h) objęcie nadzorem zasad funkcjonowania Gimnazjum w Perlejewie w zakresie wykonywania przez dyrektora obowiązków dotyczących gospodarki finansowej jednostki.

4. Aktualizowanie dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości stosownie do wymagań nałożonych przepisami prawa.

5. Zobowiązanie Skarbnika do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych poprzez:

a) odnoszenie nieopłaconych zobowiązań w koszty okresu sprawozdawczego, którego dotyczą,

b) ujmowanie kosztów odsetek od zaciągniętych pożyczek na koncie 751,

c) księgowanie na koniec każdego kwartału kwoty odsetek od należności nieopłaconych przez dłużników.

6. Zapewnienie terminowego wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi w zakresie spłaty zobowiązań finansowych w terminach określonych harmonogramem spłaty oraz odprowadzania pobranych dochodów budżetu państwa.

7. W zakresie obowiązków sprawozdawczych spoczywających na Panu Wójcie:

a) sporządzanie jednostkowych sprawozdań finansowych i budżetowych Urzędu Gminy jako jednostki budżetowej,

b) wykazywanie w sprawozdaniu Rb-28S kwoty zobowiązań zgodnej z danymi ksiąg rachunkowych.

8. Dostosowanie instrukcji gospodarowania drukami ścisłego zarachowania do faktycznych potrzeb jednostki oraz zapewnienie przestrzegania jej postanowień w zakresie kart drogowych.

9. Sporządzanie planu finansowego Urzędu Gminy jako jednostki budżetowej.

10. Planowanie w budżecie dochodów z użytkowania wieczystego.

11. Przedstawienie Radzie Gminy projektów uchwał określających:

a) stawki opłaty adiacenckiej z tytułu wzrostu wartości nieruchomości spowodowanego podziałem nieruchomości oraz wybudowaniem urządzeń infrastruktury technicznej z udziałem środków publicznych,

b) wieloletni program gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy, w tym zasady polityki czynszowej, na podstawie których Pan Wójt winien ustalić stawki czynszu za najem lokali mieszkalnych zgodnie z wymaganiami ustawy o ochronie praw lokatorów...,

c) zasady wydzierżawiania i wynajmowania nieruchomości na czas nieoznaczony, które winny zostać określone w treści uchwały w sprawie zasad nabywania, zbywania i obciążania nieruchomości gruntowych...,

d) zasady udzielania i rozmiar obniżek tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć dla dyrektorów szkół.

12. W zakresie rozliczeń z właścicielami nieruchomości związanych z budową przez gminę przyłączy:

a) ustalanie ogólnych kosztów budowy przyłączy poniesionych przez gminę, jako warunku umożliwiającego obciążenie właścicieli nieruchomości całością kosztów budowy; ustalenie odpłatności mieszkańców z pominięciem tej czynności prowadzi do naruszenia obowiązków finansowania budowy poszczególnych urządzeń, określonych w art. 15 ust. 1 i 2 ustawy o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę...,

b) ustalanie odpłatności właścicieli nieruchomości z tytułu poniesienia przez gminę kosztów budowy przyłącza w wysokości faktycznie poniesionych przez gminę kosztów budowy poszczególnych przyłączy.

13. Realizację założeń gminnego programu profilaktyki i przeciwdziałania alkoholizmowi i narkomanii, mając na uwadze jedyne dopuszczalne przeznaczenie dochodów pochodzących z opłat za zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych.

14. Zapewnienie funkcjonowania gminnej komisji rozwiązywania problemów alkoholowych.

15. Wskazywanie samochodu niebędącego własnością pracodawcy jako środka transportu właściwego do odbycia podróży służbowej wyłącznie po przedłożeniu przez pracownika wniosku w sprawie odbycia podróży własnym pojazdem.

16. Zaciąganie zobowiązań do wysokości kwot określonych w planie wydatków.

17. Udzielanie pomocy finansowej innym jednostkom samorządu terytorialnego w oparciu o uchwałę Rady Gminy w sprawie udzielenia pomocy finansowej.

18. Weryfikowanie przedkładanych przez dyrektorów szkół arkuszy organizacyjnych w kwestii zgodności liczby godzin ponadwymiarowych z art. 35 ust. 1 Karty Nauczyciela.

19. Ustanowienie w drodze decyzji trwałego zarządu nieruchomościami wykorzystywanymi na potrzeby funkcjonowania jednostek oświatowych.

20. Rzetelną realizację wniosków pokontrolnych, stosownie do udzielonej odpowiedzi o sposobie ich realizacji.

21. Przestrzeganie przepisów Ordynacji podatkowej w zakresie obowiązku prowadzenia kontroli podatkowych.

22. Wyeliminowanie wskazanych w protokole kontroli nieprawidłowości, których przyczyną jest nieprowadzenie czynności sprawdzających w zakresie wynikającym z treści przywołanych przepisów Ordynacji podatkowej.

23. Zweryfikowanie rzetelności danych służących za podstawę sporządzenia sprawozdań z wykonania podstawowych dochodów podatkowych (Rb-PDP) za wskazane okresy sprawozdawcze, skorygowanie wartości błędnie wykazanych w powyższych sprawozdaniach oraz przekazanie poprawnej wersji sprawozdań do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku.

24. Wyeliminowanie wskazanych w protokole kontroli nieprawidłowości w obrębie danych wykazanych w informacjach i deklaracjach podatkowych oraz ich zgodności ze stanem faktycznym i obowiązującymi przepisami. W odpowiedzi na zalecenia przedstawienie wyników poszczególnych ustaleń także w aspekcie finansowym.

25. Stosowanie ulg w podatku rolnym w oparciu o prawidłowe decyzje, z uwzględnieniem obowiązujących przepisów ustawy o podatku rolnym.

26. Prowadzenie niezbędnego postępowania podatkowego na zasadach wynikających z treści Ordynacji podatkowej.

27. Zachowanie prawidłowości działań w obrębie ewidencji księgowej podatków i opłat oraz czynności upominawczych i windykacyjnych poprzez:

a) dokonywanie przypisu należności podatkowych wyłącznie w oparciu o zweryfikowane dowody źródłowe,

b) prowadzenie powszechnych i kompletnych działań windykacyjnych,

c) pobieranie kosztów upomnienia od podatników którym upomnienia doręczono,

d) naliczanie i pobieranie należnych odsetek za zwłokę przy wpłatach wnoszonych po terminie płatności.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

        Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku