Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Miejskiej Dyrekcji Inwestycji w Suwałkach

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

Zespół w Suwałkach

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 26 stycznia 2011 roku (znak: RIO.V.6002-2/10), o treści jak niżej:

Pan

Romuald Koleśnik

Dyrektor

Miejskiej Dyrekcji Inwestycji

w Suwałkach

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej i zamówień publicznych za 2009 r., przeprowadzonej w Miejskiej Dyrekcji Inwestycji w Suwałkach na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Suwałkach, stwierdzono uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto sprawy ogólnoorganizacyjne, funkcjonowanie kontroli wewnętrznej, księgowość i sprawozdawczość, gospodarkę pieniężną, rozrachunki i roszczenia, plan finansowy i jego wykonanie, w tym realizację wybranych dochodów i wydatków, zamówienia publiczne, gospodarkę składnikami majątku, inwentaryzację, rozliczenia z budżetem miasta.

Analiza obowiązującej w jednostce instrukcji obiegu i kontroli dokumentów wykazała, że akt ten nie reguluje kwestii kontroli niektórych dowodów księgowych sporządzanych przez jednostkę. W konsekwencji „polecenia księgowania” oraz rachunki wystawiane przez MDI za odprowadzane wody opadowe nie były opatrzone adnotacjami na dowód poddania ich kontroli wewnętrznej – str. 11-12 protokołu kontroli. Procedury wewnętrzne powinny zawierać opis obiegu wszystkich dokumentów księgowych stosowanych w jednostce, dając możliwość prześledzenia ich drogi od momentu sporządzenia (albo wpływu) do momentu zadekretowania i ujęcia w księgach rachunkowych, ze wskazaniem, w którym momencie mają być autoryzowane przez upoważnione osoby. Postulat stworzenia w jednostce szczegółowych mechanizmów kontroli operacji finansowych i gospodarczych wynika ze Standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych ogłoszonych komunikatem Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 15, poz. 84).

Zmiany wymaga zawarty w dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości wykaz ksiąg rachunkowych, który przewiduje, iż elementem ksiąg rachunkowych jednostki jest wykaz składników i aktywów (inwentarz). Należy wskazać na brak podstaw do prowadzenia tego elementu ksiąg rachunkowych w kontrolowanej jednostce, ponieważ zgodnie z art. 19 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.) rolę inwentarza spełnia zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych sporządzone na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych. Jak wynika z przywołanego przepisu ustawy, obowiązek sporządzania inwentarza dotyczy jedynie jednostek, które uprzednio nie prowadziły ksiąg rachunkowych w sposób określony ustawą – str. 14 protokołu kontroli.

Analiza zakładowego planu kont wykazała postanowienia naruszające przepisy obowiązującego w okresie objętym kontrolą rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.), polegające na:

a) wskazaniu na prowadzenie w księgach jednostki konta 133 o nazwie „Rachunki środków inwestycyjnych”; załącznik nr 2 do rozporządzenia nie przewidywał możliwości wyodrębnienia i ewidencjonowania wydatków inwestycyjnych ponoszonych przez jednostkę budżetową na odrębnym koncie (rachunku bankowym) niż konto 130 „Rachunek bieżący jednostki budżetowej”; stwierdzona praktyka jest bezzasadna z przedstawionych wyżej względów także na gruncie stosowanych od 1 stycznia 2011 r. przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont... (Dz. U. Nr 128, poz. 861) – str. 13 protokołu kontroli,

b) przyjęciu do zakładowego planu kont konta 820 „Rozliczenie wyniku finansowego”, które nie mogło mieć zastosowania w jednostce budżetowej, która nie była zobowiązana do rozliczania nadwyżki dochodów własnych; obecnie konto to ma zastosowanie jedynie w zakresie rozliczenia nadwyżki środków obrotowych zakładów budżetowych – str. 13 protokołu kontroli.

W sferze kompletności regulacji wewnętrznych stwierdzono, że jednostka nie posiada ustalonych zasad regulujących gospodarkę kasową. Jedynie w § 12 instrukcji obiegu i kontroli dokumentów wskazano, że „Każda wpłata gotówki do kasy musi być przyjmowana za pokwitowaniem. Dowód przyjęcia gotówki winien zawierać numer, datę, imię i nazwisko wpłacającego, tytuł wpłaty oraz być ostemplowany pieczątką MDI”. Przepisy wewnętrzne nie regulują natomiast m.in. zasad sporządzania i kontroli raportów kasowych, obowiązującej dokumentacji kasowej oraz zasad dokonywania wypłat z kasy. Kontrola raportów kasowych wykazała, że przy obrocie gotówkowym stosowano takie dokumenty jak: raport kasowy, wniosek o zaliczkę, rozliczenie zaliczki, KP „Kasa przyjmie”, KW „Kasa wypłaci”. Z ustaleń kontroli wynika, że obrót gotówkowy w jednostce stosowany jest sporadycznie, jednakże prowadzone jest konto 101 „Kasa” – str. 19-20 protokołu kontroli.

W zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych stwierdzono uchybienia naruszające wymogi ustawy o rachunkowości i obowiązującego w okresie objętym kontrolą rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont..., polegające na:

a) opatrywaniu zapisów w dzienniku jedną datą zapisu (datą ostatniego dnia miesiąca), która nie odpowiadała faktycznej dacie dokonania zapisu; błąd ten został wyjaśniony wadliwym funkcjonowaniem programu komputerowego; główny księgowy wskazał również na niezwłoczne podjęcie działań w celu usunięcia tej usterki – str. 17 protokołu kontroli,

b) nieprzestrzeganiu zasady chronologicznego ujmowania zdarzeń gospodarczych na poszczególnych kontach księgi głównej, co narusza art. 15 ust. 2 ustawy – str. 17 protokołu kontroli,

c) nieprzestrzeganiu, określonych w załączniku nr 2 do rozporządzenia, zasad ewidencji na koncie 130 operacji dotyczących zwrotów nadpłat, korekt i innych tego typu zapisów; operacje te ujmowano ze znakiem ujemnym po stronie Ma, czyli niezgodnie z danymi wyciągów bankowych – str. 17-18 protokołu kontroli,

d) stosowaniu praktyki przeksięgowania wyniku finansowego na fundusz jednostki pod datą 31 grudnia następnego roku, zamiast – jak to wynika z zasad funkcjonowania konta 800 „Fundusz jednostki” – pod datą przyjęcia sprawozdania finansowego – str. 18 protokołu kontroli.

         Kontrola prawidłowości ustalania wynagrodzeń wykazała dwa przypadki przyznania pracownikom dodatku specjalnego bez wskazania, na jaki okres zostały one przyznane. Zgodnie z § 17 obowiązującego w MDI regulaminu wynagradzania, dodatek specjalny przyznawany jest na czas określony. Okresowy charakter dodatku specjalnego wynika z art. 36 ust. 5 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 223, poz. 1458 ze zm.) – str. 35 protokołu kontroli.

Sprawdzeniem objęto prawidłowość zlecania podróży służbowych oraz rozliczania kosztów podróży. W regulacjach wewnętrznych MDI Pan Dyrektor określił – zgodnie z regulacją zawartą w § 5 ust. 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990) – że na pisemny wniosek pracownika dyrektor może wyrazić zgodę na przejazd w podróży służbowej samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy. W dwóch przypadkach stwierdzono brak pisemnego udokumentowania, aby pracownicy odbywający podróż służbową własnym samochodem przed rozpoczęciem podróży zwracali się do Pana Dyrektora z wnioskiem o odbycie podróży własnym samochodem – str. 39 protokołu kontroli.

W zakresie udzielania zamówień publicznych ustalono, że Pan Dyrektor zarządzeniem z dnia 2 marca 2004 r. powołał komisję przetargową oraz ustalił regulamin jej pracy. Stwierdzono, że zapisy dotyczące składu komisji zawarte w zarządzeniu i stanowiącym załącznik do niego regulaminie pracy komisji przetargowej pozostają w sprzeczności. W § 2 zarządzenia uregulowano, że komisja może obradować w obecności co najmniej dwóch członków, a w § 2 regulaminu wskazano, że komisja składa się z minimum trzech osób, zaś dla skuteczności jej działań wymagane jest współdziałanie przynajmniej przewodniczącego komisji lub jego zastępcy i dwóch członków – str. 60 protokołu kontroli.

Stwierdzone w wyniku kontroli uchybienia były wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości samorządowej jednostki budżetowej.

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie zarządczej kontroli wewnętrznej, spoczywa na kierowniku jednostki zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.)..

Wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości należy do głównego księgowego, stosownie do zakresu czynności oraz przepisów art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Dokonanie modyfikacji regulacji wewnętrznych składających się na procedury kontroli wewnętrznej oraz dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości, poprzez:

a) objęcie kompletnymi zasadami obiegu i kontroli wszystkich dowodów księgowych stosowanych w jednostce,

b) wykreślenie inwentarza z wykazu stosowanych ksiąg rachunkowych,

c) usunięcie kont 133 i 820 z zakładowego planu kont,

d) opracowanie zasad funkcjonowania kasy przy uwzględnieniu uwag zawartych w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia.

2. Zobowiązanie głównego księgowego do wyeliminowania uchybień  w prowadzeniu ksiąg rachunkowych, poprzez:

a) opatrywanie zapisów księgowych w dzienniku rzeczywistą datą dokonania zapisu,

b) chronologiczne ujmowanie zdarzeń na kontach księgi głównej,

c) dokonywanie zapisów na koncie 130 zgodnie z danymi wyciągów bankowych; w tym celu stosowanie technicznego zapisu ujemnego do zwrotów nadpłat, korekt i innych tego typu operacji,

d) przeksięgowywanie wyniku finansowego na fundusz jednostki pod datą przyjęcia sprawozdania finansowego.

3. Wskazywanie okresu, na jaki został przyznany pracownikowi dodatek specjalny.

4. Zapewnienie, aby w każdym przypadku zlecenie odbycia podróży służbowej samochodem niebędącym własnością pracodawcy było udokumentowane wnioskiem pracownika w sprawie odbycia podróży takim środkiem lokomocji.

5. Wyeliminowanie rozbieżności regulacji wewnętrznych dotyczących liczebności komisji przetargowej wymaganej dla jej funkcjonowania.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Suwałkach w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

      Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

1. Prezydent Suwałk

2. Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku

Zespół w Suwałkach