Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Zespole Szkolno-Przedszkolnym w Białowieży

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 28 października 2010 roku (znak: RIO.I.6002-14/10), o treści jak niżej:

Pan

Krzysztof Petruk

Dyrektor Zespołu

Szkolno-Przedszkolnego w Białowieży

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej za okres 2009 roku, przeprowadzonej w Zespole Szkolno-Przedszkolnym w Białowieży na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto sprawy ogólnoorganizacyjne, funkcjonowanie kontroli wewnętrznej, księgowość i sprawozdawczość, gospodarkę pieniężną, rozrachunki i roszczenia, plan finansowy i jego wykonanie, wydatki budżetowe, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 ze zm.), zamówienia publiczne, gospodarkę składnikami majątku, inwentaryzację, rozliczenia z budżetem gminy.

Analiza przepisów wewnętrznych składających się na obowiązującą od 1 stycznia 2010 r. dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości (w 2009 r. korzystano z regulacji obowiązujących w Urzędzie Gminy, bez formalnego wprowadzenia ich w Zespole przez Pana Dyrektora) oraz procedury kontroli wewnętrznej wykazała nieprawidłowości polegające na tym, że:

a) nie określono metod prowadzenia kont ksiąg pomocniczych dla rzeczowych składników aktywów obrotowych; wyboru metod ewidencji wymagają od kierownika jednostki przepisy zawarte w art. 17 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.). W praktyce stosowano metody wskazane w art. 17 ust. 2 pkt 1 i pkt 4 ustawy – str. 55 protokołu kontroli,

b) nie zawarto w dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości postanowień dotyczących systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów, wymaganych przez art. 10 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości – str. 5 i 11 protokołu kontroli,

c) nie zostały ustanowione pisemne procedury dotyczące zasad prowadzenia ewidencji korzystających ze stołówki (do prowadzenia ewidencji zobowiązuje intendenta zakres jego obowiązków), pobierania przez intendenta wpłat gotówkowych i ich rozliczania; łączna kwota obrotu gotówkowego zrealizowanego przez intendenta w 2009 r. wyniosła 143.756,05 zł – str. 24-26 protokołu kontroli,

d) nie opracowano pisemnych procedur dotyczących stosowanego sposobu ewidencjonowania i rozliczania godzin ponadwymiarowych i doraźnych zastępstw; w praktyce rozliczenie godzin ponadwymiarowych i doraźnych zastępstw prowadzono na podstawie ewidencji zastępstw oraz sporządzanych przez nauczycieli w formie miesięcznych zestawień (w układzie tygodniowym) wykazów zrealizowanych godzin ponadwymiarowych i doraźnych zastępstw, pod nazwą „Rozliczenie godzin ponadwymiarowych”, zatwierdzanych przez Pana Dyrektora. Kontrolę rozliczenia godzin ponadwymiarowych i doraźnych zastępstw Pan Dyrektor prowadził m.in. na podstawie ewidencji godzin ponadwymiarowych w dziennikach lekcyjnych – str. 39-40 protokołu kontroli.

W obrębie zagadnienia organizacji wewnętrznej jednostki stwierdzono również, że zakresy obowiązków pracowników administracyjnych i obsługi nie zostały uaktualnione w związku ze zmianami organizacyjnymi w jednostce (m.in. zakres obowiązków Zastępcy Dyrektora wykazuje rozbieżność z postanowieniami Statutu). Stwierdzono także rozbieżności między przypisanymi a faktycznie wykonywanymi czynnościami w zakresie kontroli wewnętrznej – str. 2-3, 6-7, 24-25 i 28-29 protokołu kontroli, załącznik nr 6 do protokołu kontroli.

         Kontrola prawidłowości prowadzenia ksiąg rachunkowych w świetle przepisów ustawy o rachunkowości oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.) wykazała, że:

a) wydruki ksiąg rachunkowych sporządzone w trakcie trwania kontroli zawierały oznaczenie „roboczy”, co wskazuje, że do dnia przeprowadzenia czynności kontrolnych nie dokonano ostatecznego zamknięcia ksiąg rachunkowych wbrew postanowieniom art. 12 ust. 2 pkt 1 ustawy w zw. z § 14a ust. 3 rozporządzenia. W trakcie czynności kontrolnych dokonano ostatecznego zamknięcia ksiąg za 2009 r. – str. 8-9 protokołu kontroli,

b) zapisy księgowe w dzienniku zawierają dwie jednakowe daty opisane jako „Data dok.” i „Data spr.”, a na kontach księgi głównej jedną datę oznaczoną „Data spr.”. Ustalono, że wskazana w zapisach data odnosi się do daty dokonania operacji gospodarczej, przy braku daty zapisu księgowego (i braku daty sporządzenia dowodu księgowego, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji). Przyjęty sposób oznaczania zapisów księgowych datami nie spełnia zatem wymogów określonych w art. 23 ust. 2 pkt 1, 2 i 4 ustawy – str. 8 protokołu kontroli,

c) dekretację dla niektórych dowodów księgowych zamieszczano na drukach PK „Polecenie księgowania” (nie była ona uwidoczniana na dowodzie źródłowym); ponadto druk PK wykorzystywano dla dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych (druk ten pełnił wówczas funkcję dowodu księgowego zbiorczego). Jak wynika z ustaleń kontroli, druki PK nie zawierają odpowiednich danych umożliwiających ich jednoznaczne powiązanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi. Ponadto stosowana praktyka w zakresie stosowania druku PK i sporządzania dowodów zbiorczych nie wynika z przepisów wewnętrznych. Należy wskazać, iż dekretację umieszcza się na dowodzie księgowym, zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy, zatem zbędne jest tworzenie dokumentu PK wyłącznie w celu wskazania sposobu ujęcia w księgach rachunkowych dowodu księgowego. Z kolei stosowanie tego druku na potrzeby sporządzenia dowodu zbiorczego wymaga ujęcia w nim elementów wymaganych przez art. 20 ust. 3 pkt 1 ustawy – str. 12 protokołu kontroli,

d) zakupione ze środków na wydatki bieżące komputery o wartości 1.692 zł, 2.515 zł i 2.938,98 zł zostały ujęte na koncie 011 „Środki trwałe” wbrew postanowieniom § 5 ust. 3 pkt 6 rozporządzenia i zawartego w załączniku nr 2 do rozporządzenia opisu kont 011 i 013 „Pozostałe środki trwałe”. Ponadto zastosowano błędną podziałkę klasyfikacji budżetowej wydatku – par. 4750 „Zakup akcesoriów komputerowych, w tym programów i licencji” zamiast par. 4210 „Zakup materiałów i wyposażenia” – str. 53-54 protokołu kontroli,

e) nie prowadzono konta syntetycznego 020 „Wartości niematerialne i prawne” – wartość licencji na programy komputerowe błędnie księgowano na koncie 011 (łącznie z wartością komputerów) – str. 54 protokołu kontroli,

f) zapisy na koncie 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych” prowadzono z naruszeniem zasad określonych w załączniku nr 2 do rozporządzenia, co polegało na niezachowaniu pełnej zgodności zapisów między ewidencją jednostki i ewidencją banku poprzez naruszenie zasady czystości obrotów, która wymaga, aby do błędnych zapisów, zwrotów nadpłat i korekt stosować techniczny zapis ujemny – str. 18-20 i 31-32 protokołu kontroli. Podobnie, niezgodnie z danymi wyciągów bankowych, ewidencjonowano operacje na kontach 132 „Rachunki dochodów własnych jednostek budżetowych” i 135 „Rachunki środków funduszy specjalnego przeznaczenia”, stosując w szczególności zapis ujemny po stronie Wn i Ma tych kont na okoliczność wykazanego w wyciągach bankowych zwrotu mylnie pobranych kwot lub otrzymania środków mylnie wydatkowanych z tych rachunków – str. 20-23 protokołu kontroli.

Ponadto stwierdzono, że w banku otwarty został na potrzeby jednostki rachunek bankowy przeznaczony dla wypłat gotówki, dla którego nie była prowadzona ewidencja w księgach rachunkowych. Zgodnie z umową z dnia 1 grudnia 2009 r. rachunek ma służyć wypłatom środków przez bank na podstawie „zlecenia do wypłat” sporządzanych przez bank, według dostarczanej listy. W ramach tego rachunku bankowego w 2009 r. Zespół zrealizował wypłaty gotówkowe na kwotę 31.297,20 zł i w takiej też kwocie przekazano na ten rachunek środki z rachunków prowadzonych przez Zespół (konta 130, 132 i 135). Realizację wypłat gotówkowych z omawianego rachunku ewidencjonowano Wn 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” – Ma 130, 132 lub 135 – str. 17-18 i 23 protokołu kontroli.

Analiza sprawozdań Rb-Z wykazała, że sprawozdania sporządzone w 2009 r. nie wykazują zobowiązań wymagalnych za I, II i III kwartał, natomiast sprawozdanie sporządzone na dzień 31 grudnia 2009 r. wykazuje kwotę zadłużenia z tytułu dostaw towarów i usług w wysokości 18.504 zł. Kontrola rozrachunków według stanu na koniec 2009 r. wykazała, że uwidocznione zobowiązania nie były wymagalne na 31 grudnia 2009 r., w związku z czym nie powinny być ujęte w sprawozdaniu Rb-Z – str. 14 i 28 protokołu kontroli. Obecnie zasady wykazywania w sprawozdaniach Rb-Z zobowiązań wymagalnych (których termin płatności minął na dzień sprawozdawczy, a nie są przedawnione lub umorzone) określają przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. Nr 43, poz. 247).

W zakresie trybu opracowywania planu finansowego dochodów własnych i sporządzania sprawozdania Rb-34 ustalono, że plan finansowy na 2009 rok przewidywał dochody i wydatki w wysokości 193.100 zł, nie wskazując stanu środków pieniężnych na początek i koniec okresu sprawozdawczego. Zmiany planu dochodów własnych i wydatków z nich finansowanych dotyczącej planowanego stanu środków pieniężnych na dzień 1 stycznia i 31 grudnia 2009 r. nie okazano. Sprawozdanie Rb-34 zawierało kwoty planowanego stanu środków pieniężnych na początek i koniec roku, wykazując w tym zakresie rozbieżność planem finansowym – str. 31 protokołu kontroli.

Ponadto sprawozdanie Rb-34 sporządzone na 31 grudnia 2009 r. nie wykazuje należności i zobowiązań na początek i koniec okresu sprawozdawczego. Na podstawie ewidencji pozabilansowej prowadzonej przez intendenta w zakresie przyjmowanych wpłat za żywienie stwierdzono, że na dzień 31 grudnia 2009 r. występowały rozrachunki z tego tytułu, które nie zostały uwidocznione w księgach rachunkowych. Zaniechanie wprowadzania rozrachunków z tego tytułu do ewidencji bilansowej co najmniej na dzień sprawozdawczy powoduje brak w sprawozdawczości rzeczywistego stanu rozliczeń dotyczących opłat za żywienie – str. 51 protokołu kontroli.

Kontrola realizacji dochodów na podstawie umowy najmu lokalu użytkowego (budynek o powierzchni użytkowej 273 m²) zawartej w dniu 21 stycznia 2005 r. pomiędzy Zespołem Szkół w Białowieży a powiatem hajnowskim na okres od 3 stycznia 2005 r. do 31 grudnia 2013 r. wykazała, że strony ustaliły wysokość miesięcznego czynszu na kwotę 3.363,90 zł brutto. Zgodnie z zawartą umową rozliczenie czynszu następuje na podstawie dokonanych nakładów, według rocznego planu prac ustalonego na dany rok przez strony, i przedstawionego przez najemcę rozliczenia każdego roku w terminie do 31 stycznia. Jak wynika z załączonej do protokołu kontroli dokumentacji, najemca nie realizował postanowień umowy w zakresie przedstawienia planu prac na każdy rok i przedkładania rocznych rozliczeń. Z dokumentacji wynika, że na żądanie Pana Dyrektora z dnia 15 marca 2010 r. Schronisko Młodzieżowe (mieszczące się w wynajmowanym budynku) wykazało poniesienie w latach 2005-2010 nakładów w wysokości 280.328,38 zł. W oparciu o te informacje do dnia zakończenia kontroli nie dokonano rozliczenia należnego czynszu. Czynsz za cały dotychczasowy okres trwania umowy nie został naliczony i wykazany w księgach rachunkowych Zespołu. Wysokość przypisanego czynszu powinna wynosić 201.834 zł (rocznie 40.366,80 zł). Z wyjaśnienia Pana Dyrektora wynika, że zaniechano przypisywania czynszu w związku z określeniem w umowie zasady bezgotówkowego rozliczania czynszu nakładami ponoszonymi przez najemcę. Należy jednak wskazać, że podstawa do odstąpienia od przypisania czynszu w księgach na dany rok mogła powstać jedynie w sytuacji przestrzegania przez najemcę postanowień § 5 ust. 2 umowy przewidującego, że rozliczenie czynszu następuje poprzez „dodanie nakładów remontowo-modernizacyjnych wedle rocznego planu prac ustalonego na dany rok”. Brak planów prac lub ich wartości nie daje, w świetle przywołanego postanowienia umowy, przesłanek do odstąpienia od naliczania czynszu należnego za dany rok. Naliczona należność z czynszu mogłaby zostać ewentualnie wyksięgowana na podstawie rocznego rozliczenia nakładów złożonego na podstawie § 5 ust. 3 umowy. Rozliczenie winno także służyć weryfikacji danych wynikających z rocznego planu prac i faktycznie poniesionych na jego podstawie kosztów. Ponadto należy wskazać, iż nieokreślenie w umowie terminu wnoszenia czynszu (wskazano tylko na rozliczenia z nakładami) nie odbiera prawa do żądania uregulowania czynszu w formie pieniężnej w przypadku braku podstaw do jego rozliczenia z nakładami za dany rok. Stosownie do art. 669 § 2 Kodeksu cywilnego, jeżeli termin płatności czynszu nie jest w umowie oznaczony, a najem ma trwać dłużej niż miesiąc, czynsz powinien być płacony z góry do dziesiątego dnia miesiąca. Brak wynikających z umowy planów prac lub ich wartości na dany rok winien skutkować przypisaniem i egzekwowaniem należnego czynszu miesięcznego – str. 32-33 protokołu kontroli.

W zakresie wydatków na wynagrodzenia stwierdzono, że Wójt Gminy Białowieża ustalając wynagrodzenie Pana Dyrektora pismem z dnia 24 sierpnia 2009 r. ustalił dodatek motywacyjny w wysokości 20% wynagrodzenia zasadniczego od 1 września 2009 r., bez wskazania okresu, na jaki jest przyznany. Dodatek motywacyjny został przyznany z naruszeniem Regulaminu wynagradzania nauczycieli, który w § 6 pkt 1 ustala, że dodatek motywacyjny przyznawany jest na okres od 4 miesięcy do 1 roku. Ponadto zgodnie z § 6 pkt 9 Regulaminu wynagradzania nauczycieli przyznanie dodatku motywacyjnego dla nauczycieli i dyrektora szkoły następuje po uprzednim zasięgnięciu opinii zakładowych organizacji związkowych. Nie stwierdzono udokumentowanego potwierdzenia uzyskania opinii zakładowych organizacji związkowych –str. 35 protokołu kontroli.

Kwestia prawidłowości przyznawania dodatku motywacyjnego Panu Dyrektorowi zostanie wskazana Wójtowi Gminy Białowieża, jako pełniącego funkcję pracodawcy, w wystąpieniu wystosowanym na podstawie kontroli kompleksowej gminy Białowieża.

Regulamin wynagradzania nauczycieli w rozdziale VIII „Nagrody za osiągnięcia dydaktyczno-wychowawcze”, w § 11 pkt 5 i pkt 12 ustala, że wnioski o nagrody podlegają zaopiniowaniu przez Radę Pedagogiczną i związki zawodowe zrzeszające nauczycieli i działające w szkole (informację o zaopiniowaniu przez związki zawodowe należy zamieścić we wniosku) oraz, że kopię dokumentu o przyznaniu nagrody umieszcza się w aktach osobowych nauczyciela. Ustalono, że w okresie objętym kontrolą brak było wniosków o nagrody i wymaganych opinii oraz kopii dokumentu o przyznaniu nagrody w aktach osobowych – str. 37-38 protokołu kontroli.

Badaniem objęto prawidłowość ustalenia przez kontrolowaną jednostkę danych stanowiących podstawę sporządzenia przez Wójta Gminy Białowieża sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego w szkołach prowadzonych przez jednostki samorządu terytorialnego, o którym mowa w art. 30a ust. 4 Karty Nauczyciela oraz prawidłowość ustalenia indywidualnych dodatków uzupełniających. Stwierdzono nieprawidłowe ustalenie wysokości jednorazowych dodatków uzupełniających. Nie dokonano bowiem wyliczenia osobistych stawek wynagrodzenia zasadniczego proporcjonalnie do okresu zatrudnienia dla poszczególnych nauczycieli w danym stopniu awansu zawodowego.

Wyliczenia poczynione przez kontrolowaną jednostkę ograniczały się do ustalenia kwoty wynikającej z podziału ujemnej różnicy między poniesionymi wydatkami na wynagrodzenia nauczycieli a iloczynem średniorocznej liczby etatów nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego oraz średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w art. 30 ust. 3 Karty Nauczyciela, przez średnioroczne zatrudnienie w danej grupie awansu zawodowego oraz podzielenia ustalonej w ten sposób kwoty przez 12. Obliczenie wysokości jednorazowego dodatku uzupełniającego dla danego nauczyciela ograniczało się do pomnożenia ustalonej na wyżej przedstawionych zasadach wartości przez wysokość tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć nauczyciela w przeliczeniu na pełny etat oraz przez okres zatrudnienia i pobierania wynagrodzenia na danym stopniu awansu zawodowego.

Wyliczenia wysokości jednorazowego dodatku uzupełniającego dla nauczycieli na każdym stopniu awansu zawodowego dokonano zatem niezgodnie z postanowieniami § 5 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 13 stycznia 2010 r. w sprawie sposobu opracowywania sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego w szkołach prowadzonych przez jednostki samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 6, poz. 35) oraz załącznika nr 1 do rozporządzenia. Przepisy rozporządzenia wymagają, aby wysokość jednorazowego dodatku uzupełniającego danego nauczyciela była ustalona proporcjonalnie do okresu zatrudnienia, w którym nauczyciel pobierał wynagrodzenie, osobistej stawki wynagrodzenia zasadniczego nauczyciela oraz z uwzględnieniem sumy osobistych stawek wynagrodzenia zasadniczego wszystkich nauczycieli zatrudnionych w gminie na danym stopniu awansu zawodowego.

W trakcie kontroli dokonano ponownego ustalenia wysokości jednorazowego dodatku uzupełniającego dla poszczególnych nauczycieli. W wyniku ponownego wyliczenia wystąpiły nadpłaty u 15 nauczycieli i niedopłaty u 17 nauczycieli. Łączna kwota nadpłat i odpowiadających im niedopłat, wynikająca z nieprawidłowego obliczenia wysokości indywidualnych dodatków, wyniosła po 522,54 zł – str. 42-43 protokołu kontroli.

W zakresie wydatków z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych stwierdzono, że niektóre badane polecenia wyjazdów służbowych zawierały niewypełnione pola przeznaczone na wskazanie środka transportu przez pracodawcę. Ponadto brak było wniosków pracowników w celu odbycia podróży służbowej samochodem niebędącym własnością pracodawcy i ustalenia stawki za 1 km przebiegu w przypadku przejazdu w podróży samochodem niebędącym własnością pracodawcy (w praktyce stosowano maksymalne stawki wynikające z obowiązujących przepisów). Stwierdzone okoliczności naruszają postanowienia § 5 ust. 1 i 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.), wskazujące, że środek transportu określa pracodawca, zaś zlecenie odbycia podróży samochodem prywatnym pracownika uzależnione jest od złożenia przez niego wniosku – str. 44-45 protokołu kontroli.

W zakresie prawidłowości pobierania i gromadzenia na rachunku dochodów własnych dochodów określonych uchwałą Rady Gminy (str. 50-52 protokołu kontroli) stwierdzono, że:

a) pobierano od uczniów korzystających ze stołki szkolnej dodatkową opłatę stałą w wysokości 4 zł miesięcznie od ucznia. Obowiązujący cennik ustalony zarządzeniem Pana Dyrektora z dnia 3 września 2008 r. nie przewidywał takiej opłaty. Należy wskazać, że jej formalne ustalenie nie jest możliwe na gruncie postanowień art. 67a ust. 4 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 ze zm.), zakazujących wliczania do opłat wnoszonych przez uczniów za korzystanie z posiłków m.in. kosztów utrzymania stołówki. W 2009 r. pobrano z tego tytułu 3.320 zł, a w 2010 r. do czasu kontroli 2.448 zł; w złożonym wyjaśnieniu Pan Dyrektor wskazał, że jest to „zwyczajowa darowizna na rzecz poprawy funkcjonowania stołówki”; należy jednak zwrócić uwagę, że tezie Pana Dyrektora przeczy okoliczność, wnoszenia przez uczniów opłatę w jednakowej wysokości, świadcząca o jej nieformalnym ustaleniu; stwierdzony stan faktyczny należy uznać za pobieranie opłat w celu pokrycia części kosztów funkcjonowania stołówki z obejściem postanowień art. 67a ust. 4 ustawy o systemie oświaty,

b) nie waloryzowano opłat za przedszkole o roczny wskaźnik cen dóbr i usług konsumpcyjnych ogłaszany przez prezesa GUS, wbrew postanowieniom punktu 4 załącznika nr 1 do uchwały Rady Gminy z dnia 8 lipca 2008 r. w sprawie opłat za świadczenia przedszkola publicznego prowadzonego przez Gminę Białowieża. Wskaźnik ogłoszony przez prezesa GUS 14 stycznia 2009 r. wynosił 4,2% (M.P. Nr 5, poz. 58), a ogłoszony 14 stycznia 2010 r. – 3,5% (M.P. Nr 4, poz. 43). W 2009 roku pobrano opłaty stałe w wysokości 29.680 zł. Zaniechanie zwaloryzowania wysokości opłat za przedszkole w 2009 r. spowodowało zaniżenie wpływów o 1.246,56 zł.

W kwestii gospodarowania przez Zespół nieruchomościami stwierdzono, że aktualnie jednostka posiada w trwałym zarządzie nieruchomość zabudowaną budynkiem Szkoły Podstawowej i Gimnazjum wraz salą gimnastyczną. Nie stwierdzono natomiast decyzji ustanawiającej trwały zarząd nieruchomością, na której mieści się Przedszkole – str. 52-53 protokołu kontroli.

Stwierdzone uchybienia i nieprawidłowości były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości jednostek budżetowych.

 Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie zarządczej kontroli wewnętrznej, spoczywa na Panu Dyrektorze, jako kierowniku jednostki, zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości należą do głównego księgowego, stosownie do postanowień art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Uzupełnienie obowiązujących w Zespole regulacji wewnętrznych o:

a) wskazanie stosowanych metod prowadzenia ewidencji analitycznej rzeczowych składników aktywów obrotowych,

b) postanowienia dotyczące systemu ochrony danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów,

c) procedury określające zasady prowadzenia, ewidencjonowania i rozliczania operacji gotówkowych wykonywanych przez intendenta,

d) procedury określające zasady ewidencjonowania i rozliczania godzin ponadwymiarowych i doraźnych zastępstw.

2. Wyeliminowanie rozbieżności między postanowieniami zakresów czynności pracowników a faktycznie wykonywanymi przez nich obowiązkami oraz zapewnienie zgodności zakresów czynności z regulacjami obowiązującymi w Zespole.

3. Zobowiązanie głównego księgowego do wyeliminowania nieprawidłowości w prowadzeniu ksiąg rachunkowych poprzez:

a) zamykanie ksiąg rachunkowych w terminie określonym przepisami prawa,

b) oznaczanie zapisów księgowych datami zgodnie z wymaganiami wynikającymi z art. 23 ust. 2 ustawy o rachunkowości,

c) sporządzanie dowodów zbiorczych posiadających cechy wymagane postanowieniami art. 20 ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości,

d) zaniechanie ujmowania na koncie 011 składników majątkowych o wartości nieprzekraczającej 3.500 zł,

e) ewidencjonowanie wartości programów komputerowych na koncie 020,

f) dokonywanie zapisów księgowych na kontach 130, 132 i 135 przy zachowaniu pełnej zgodności z danymi wynikającymi z wyciągów bankowych,

g) ujmowanie w ewidencji bilansowej, co najmniej na koniec każdego kwartału, stanu należności i nadpłat związanych z odpłatnością za żywienie, w celu zapewnienia rzetelnych danych w sporządzanych sprawozdaniach.

4. Zapewnienie stosowania prawidłowej klasyfikacji budżetowej wydatków.

5. Likwidację rachunku bankowego prowadzonego w celu realizacji „wypłat gotówkowych”.

6. Wykazywanie w sprawozdaniach Rb-Z wyłącznie wymagalnych zobowiązań z tytułu dostaw, robót i usług.

7. Wykazywanie w sprawozdawczości danych zgodnych z udokumentowaną wersją planu finansowego.

8. Niezwłoczne rozliczenie z powiatem hajnowskim, jako najemcą budynku na potrzeby Schroniska Młodzieżowego, poniesionych przez najemcę w latach 2005-2010 nakładów z należnym czynszem. Egzekwowanie od najemcy przedkładania dokumentacji określonej umową, mając na uwadze, iż wobec jej braku obowiązkiem Pana Dyrektora jest dokonanie przypisu należności czynszowej i jej egzekwowanie w formie pieniężnej.

9. Udzielanie nagród po zasięgnięciu opinii i sporządzeniu dokumentacji wymaganych Regulaminem wynagradzania nauczycieli.

10. W zakresie wypłaty nauczycielom jednorazowych dodatków uzupełniających:

a) ustalanie kwot jednorazowych dodatków uzupełniających w sposób określony w załączniku nr 1 do rozporządzenia MEN z dnia 13 stycznia 2010 r., stosownie do art. 30a ust. 3 Karty Nauczyciela i § 5 rozporządzenia MEN,

b) wyrównanie dodatków nauczycielom, którzy otrzymali je – według obliczeń zawartych w załączniku nr 12 do protokołu kontroli – w zaniżonej wysokości, poprzez dopłacenie kwot do poziomu wynikającego z prawidłowego obliczenia,

c) wystąpienie do nauczycieli, którzy otrzymali dodatki w zawyżonych kwotach w stosunku do prawidłowego obliczenia, zawartego w załączniku nr 12 do protokołu kontroli, o dobrowolny zwrot nienależnie otrzymanych kwot.

11. W zakresie podróży służbowych:

a) zlecanie odbywania podróży służbowych samochodami niebędącymi własnością pracodawcy na podstawie składanych przez pracowników wniosków,

b) każdorazowe określenie w poleceniach wyjazdu służbowego środka lokomocji.

12. Zaniechanie pobierania od uczniów opłaty w wysokości 4 zł miesięcznie za korzystanie ze stołówki.

13. Waloryzowanie o wskaźnik cen dóbr i usług konsumpcyjnych wysokości opłat stałych za przedszkole, stosownie do zasad ustalonych przez Radę Gminy.

14. Wystąpienie do Wójta o wydanie decyzji ustanawiającej trwały zarząd nieruchomością, w skład której wchodzi budynek przedszkola.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

     Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

Wójt Gminy Białowieża