 |
 |
 |
 |
 |
|
zalecenia - Miasto i Gmina Łapy |
|
|||||||||||
|
|||||||||||||
|
Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej przeprowadzona w Urzędzie Miejskim w Łapach przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 27 stycznia 2011 roku (znak: RIO.I.6001-16/10), o treści jak niżej:
Pan Wiktor Brzosko Burmistrz Łap W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej miasta Łapy za 2009 rok oraz inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Miejskim w Łapach na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce. Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli wewnętrznej, księgowość i sprawozdawczość, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, realizację wybranych dochodów oraz wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 ze zm.), udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym oraz rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi. Kontrola zagadnień organizacyjnych wykazała, iż zakres czynności Skarbnika Gminy nie odnosił się do wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi, tj. obowiązku przypisanego temu stanowisku na mocy art. 54 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.). Stwierdzono, że Skarbnik faktycznie wykonywał dyspozycje – jedynie podczas nieobecności Skarbnika czynności te wykonywał główny księgowy Urzędu Miejskiego. W trakcie kontroli, w dniu 27 października 2010 r., aneksem do zakresu czynności Skarbnika dokonano odpowiedniego uzupełnienia w zakresie powierzonych obowiązków – str. 4 protokołu kontroli. Badanie prawidłowości prowadzenia ksiąg rachunkowych w świetle przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.), obowiązującego w okresie objętym kontrolą rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.) oraz regulacji wewnętrznych wykazało, że: a) nieprawidłowo oznaczano zapisy księgowe datami; z ustaleń kontroli wynika, że wydruk dziennika zawiera dwie daty oznaczone jako „data dok.” i „data spraw”. Daty te są przeważnie identyczne i dotyczą daty dokumentu księgowego. Zapis nie zawiera daty pod jaką jest dokonywany. Zgodnie z art. 23 ust. 2 pkt 1-2 i 4 ustawy, zapis księgowy powinien zawierać co najmniej datę dokonania operacji gospodarczej, datę dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu – jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji, a także datę zapisu. Nieprawidłowość w zakresie oznaczania zapisów księgowych datami nie została wyeliminowana mimo zalecenia pokontrolnego wystosowanego w tej sprawie po poprzedniej kontroli kompleksowej RIO – str. 8-9 protokołu kontroli, b) nieprawidłowo księgowano operacje przyjęcia środków trwałych z inwestycji – zamiast zapisu Wn 011 „Środki trwałe” – Ma 080 „Inwestycje (środki trwałe w budowie)” stosowano korespondencję kont Wn 800 „Fundusz jednostki” – Ma 080 oraz Wn 011 – Ma 800, co powodowało zawyżenie obrotów na obu stronach konta 800 – str. 9 protokołu kontroli, c) ewidencja prowadzona w ramach konta 800 nie zapewnia możliwości ustalenia przyczyn zwiększeń i zmniejszeń funduszu jednostki; dla funduszu jednostki prowadzono konta 800-1 „Fundusz obrotowy jednostki”, 800-2 „Fundusz środków trwałych” i 800-3 „Fundusz inwestycyjny”. Stwierdzono, że na konto 800-1 są przenoszone wydatki z konta 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych”, w tym wydatki inwestycyjne, oraz dochody z konta 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych”, obejmujące także otrzymane dotacje na inwestycje. Na konto 800-1 są przenoszone również dotacje i środki na inwestycje z konta 810 „Dotacje budżetowe oraz środki z budżetu na inwestycje” (zapisem Wn 800 – Ma 810). Konto 800-2 jest zwiększane o przyjęte na stan środki trwałe i dobra kultury a zmniejszane o rozchody środków trwałych, zaś konto 800-3 jest zwiększane głównie o środki na inwestycje (zapisem Wn 810 – Ma 800) a zmniejszane o rozliczenie efektów inwestycyjnych. Ponadto konto 800 na koniec roku wykazywało dwa salda, wbrew zasadom jego funkcjonowania wynikającym z załącznika nr 2 do rozporządzenia – str. 9-10 protokołu kontroli, d) wartość środków trwałych, ujętych na koncie syntetycznym 011 „Środki trwałe” według stanu na dzień 31 grudnia 2009 r. stanowiła kwotę 38.476.760,19 zł i była niższa o 313.686,35 zł od wartości wykazanej na kontach analitycznych prowadzonych do konta 011; ustalono, że powodem rozbieżności jest ujmowanie w ewidencji analitycznej do konta 011 mienia wykazywanego na koncie syntetycznym 016 „Dobra kultury” (313.686,35 zł); stwierdzony stan faktyczny narusza zasady dokonywania zapisów na kontach ksiąg pomocniczych wynikające z art. 16 ust. 1 ustawy – str. 140 protokołu kontroli, e) na koncie syntetycznym 016 nie ujęto wartości obelisku upamiętniającego ppłk S. Nilskiego-Łapińskiego wynoszącej 10.000 zł. Obelisk został zaewidencjonowany jako podstawowy środek trwały i jest amortyzowany według rocznej stawki 2,5%. Należy wskazać, że zgodnie z § 5 ust. 4 rozporządzenia dóbr kultury nie umarza się. Obecnie zasada ta wynika z § 6 ust. 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont... (Dz. U. Nr 128, poz. 861) – str. 140-141 protokołu kontroli, f) mimo określenia kwoty 500 zł jako granicy zaliczenia składników majątkowych do pozostałych środków trwałych ewidencjonowanych na koncie 013 „Pozostałe środki trwałe”, na koncie tym w 2009 r. ujmowano składniki majątkowe o wartości nieprzekraczającej 500 zł – str. 141-142 protokołu kontroli, g) dokumentacja uznawana w jednostce za ewidencję analityczną dochodów z majątku gminy (w szczególności z dzierżawy i użytkowania wieczystego), prowadzona przez pracowników referatu nieruchomości, miała postać kartotek prowadzonych dla poszczególnych kontrahentów, jednakże nie posiadała cech ksiąg rachunkowych określonych przepisami art. 13 ust. 4 ustawy. W szczególności kartoteki nie były trwale oznaczone nazwą jednostki, której dotyczą oraz nazwą danego rodzaju księgi rachunkowej. Nie były też prowadzone odrębnie dla każdego roku obrotowego. Poza tym nie było sporządzane na koniec roku zestawienie sald kont ksiąg pomocniczych wymagane przez art. 18 ust. 2 ustawy. Nieprawidłowości dotyczące prowadzonej ewidencji polegały także na braku informacji na temat wysokości przypisów. Zapisów na koncie syntetycznym 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” w zakresie przypisu należności dokonywano raz na kwartał, na podstawie danych Rb-27S, w którym ujmowano informacje podawane przez referat nieruchomości. Wskazania wymaga również, że stosowana praktyka wykazuje sprzeczność z postanowieniami regulaminu organizacyjnego Urzędu. W regulaminie postanowiono, iż ustalanie opłat z tytułu użytkowania wieczystego, zarządu, dzierżawy i użytkowania nieruchomości wraz z ich egzekwowaniem należy do właściwości referatu nieruchomości, zaś prowadzenie księgowości dochodów budżetowych w tym zakresie do kompetencji referatu finansowego. Z ustaleń kontroli wynika, że w praktyce ręczna ewidencja analityczna w podziale na kontrahentów była prowadzona przez pracowników referatu finansowego tylko odnośnie dochodów z najmu lokali mieszkalnych i użytkowych. Zakresami czynności przypisano trzem pracownikom referatu nieruchomości kompetencje w zakresie egzekwowania należnych opłat oraz ich windykacji. Jedynie w zakresie czynności insp. Z. R. zawarto sformułowanie o prowadzeniu dodatkowo ewidencji opłat z tytułu użytkowania wieczystego (kartotek) – str. 18-19, 28-31, 33-34, 37-40 protokołu kontroli. Przedstawione wyżej błędy w zakresie prowadzenia kont ksiąg pomocniczych dla dochodów z majątku wiążą się z błędami w sprawozdawczości budżetowej stwierdzonymi w rocznym sprawozdaniu Rb-27S w kolumnach „Saldo końcowe” i „Należności pozostałe do zapłaty”. Jak wyjaśniono kontrolującym, na koniec 2009 r. pracownicy referatu nieruchomości prowadzący ewidencję według kontrahentów podali w kwotach zbiorczych referatowi finansowemu informację na temat zaległości z poszczególnych tytułów dochodów, na podstawie której wypełniono roczne sprawozdanie Rb-27S. Celem potwierdzenia prawidłowości kwot wykazanych w sprawozdaniu w trakcie trwania kontroli zwrócono się o sporządzenie specyfikacji zaległości z tytułu dzierżawy i użytkowania wieczystego na koniec 2009 r. Na podstawie okazanej dokumentacji stwierdzono, że na koniec 2009 r. należności z tytułu dzierżawy gruntów stanowiły kwotę 14.345,14 zł, podczas gdy w sprawozdaniu Rb-27S wykazano kwotę 14.557,46 (różnica 212,32 zł). Różnic nie stwierdzono w zakresie należności pozostałych do zapłaty z tytułu użytkowania wieczystego. Kontrola prawidłowości naliczania opłat za dzierżawę działek nr 457/3 i 462/1 wykazała natomiast, że według informacji podanych przez pracownika prowadzącego kartoteki dotyczące dzierżawy gruntów zaległość dotycząca tych działek wynosiła 11.052,96 zł, podczas gdy z ustaleń kontroli wynika inna kwota, a mianowicie 7.068,10 zł, której uwzględnienie powinno zmniejszyć kwotę należności o 3.017,80 zł. Zaprezentowane ustalenia prowadzą do wniosku, że kwoty wykazane w ewidencji referatu nieruchomości i sprawozdaniu były nierzetelne, a dodatkowo nie wynikały z urządzeń posiadających cechy ksiąg rachunkowych – wbrew postanowieniom § 9 ust. 1 rozporządzenia z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781 ze zm.) – str. 29-31 protokołu kontroli. W zakresie sprawozdawczości budżetowej kontrola wykazała również, że w sprawozdaniu jednostkowym Rb-28S Urzędu Miejskiego za 2009 r. nie ujęto zobowiązań wynikających z ewidencji do konta 201-5 „Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami – inwestycje” na łączną kwotę 777.410,52 zł. W świetle przepisów § 6 ust. 1 pkt 1 oraz § 9 ust. 2 obowiązującego w okresie objętym kontrolą rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej, kwoty wykazane w sprawozdaniach powinny być zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej. Obowiązujące w okresie objętym kontrolą zasady sporządzania sprawozdań Rb-28S, wynikające z § 8 ust. 2 pkt 4 i ust. 5 załącznika nr 34 do przywołanego rozporządzenia, stanowiły o obowiązku wykazania w kolumnie „Zobowiązania ogółem” sprawozdania rocznego wszystkich bezspornych zobowiązań niespłaconych do końca okresu sprawozdawczego. Analogiczne zasady obowiązują obecnie na podstawie przepisów rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej z dnia 3 lutego 2010 r. (Dz. U. Nr 20, poz. 103) – odpowiednio § 6 ust. 1 pkt 1 i § 9 ust. 2 rozporządzenia oraz § 8 ust. 2 pkt 4 i ust. 5 załącznika nr 39. Jako powód pominięcia w sprawozdawczości wymienionych zobowiązań Skarbnik wskazał, iż w momencie księgowania zobowiązań z tytułu inwestycji na koniec okresu sprawozdawczego stosujemy zapis 080/201-5. Przy nanoszeniu dekretacji faktury inwestycyjnej do programu księgowości budżetowej – wybieramy opcję „Klasyfikacja pozabudżetowa”. Program ma ustawione domyślnie wiązanie wydatku budżetowego z kontem 400 i koniecznym jest przy księgowaniu faktur inwestycyjnych wybranie tejże opcji. Program nie traktuje zobowiązań z tytułu realizowanych inwestycji jako zobowiązań budżetowych. Dopiero z chwilą zapłaty zobowiązania i księgowania na kontach 201/130 oraz 810/800 staje się ono w programie wydatkiem i kosztem budżetowym. Sprawozdanie Rb-28S sporządzone automatycznie przez program księgowości budżetowej nie „bierze” do zobowiązań (kolumna 7 sprawozdania), zobowiązań ujętych na koncie 201-5 – str. 10-11 protokołu kontroli. Analiza dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości w zakresie metod ewidencji materiałów wykazała sprzeczność wewnętrznych regulacji dotyczących tego zagadnienia. W ogólnych zasadach prowadzenia ksiąg rachunkowych określono, że jednostka nie prowadzi ewidencji obrotu materiałowego a zakupione materiały przekazywane są bezpośrednio do zużycia. Natomiast z opisu konta 310 „Materiały” zawartego w zakładowym planie kont wynika, że na koncie tym księguje się głównie zakupy paliwa do samochodów OSP. Faktycznie zakupione paliwo do samochodów OSP jest księgowane w koszty jednostki, zaś saldo konta 310 ustalano na koniec roku na podstawie inwentaryzacji, co nie wynika z opisu konta 310. Obowiązkiem kierownika jednostki jest podjęcie decyzji o wyborze metody prowadzenia kont ksiąg pomocniczych rzeczowych składników aktywów obrotowych spośród dopuszczonych przepisami art. 17 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Opis konta 310 przewiduje zaś dla paliwa OSP odmienną metodę od określonej w ogólnych zasadach prowadzenia rachunkowości – str. 142-143 protokołu kontroli. Z ustaleń kontroli kompleksowej, a także kontroli problemowej przeprowadzonej przez RIO w Białymstoku w 2010 r. w BOSS w Łapach, wynika, że dotychczasowy Burmistrz Łap R. Czepe zaniechał obowiązku przekazywania kierownikom gminnych jednostek budżetowych informacji niezbędnych do opracowania projektów planów finansowych – str. 25 protokołu kontroli. Zgodnie z art. 185 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.), a obecnie art. 248 ustawy o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009 r., Burmistrz powinien, w terminie 7 dni od dnia przekazania projektu uchwały budżetowej Radzie Miejskiej, przekazać jednostkom podległym informacje niezbędne do opracowania projektów ich planów finansowych. Kierownicy jednostek mają natomiast obowiązek sporządzenia projektów planów finansowych do dnia 22 grudnia i przekazania ich organowi wykonawczemu celem weryfikacji. Zaniechanie przekazania informacji skutkowało tym, że żadna z jednostek oświatowych nie sporządziła projektu planu finansowego na 2009 r. Należy wskazać, że stosownie do postanowień § 7 pkt 2 i 3 obowiązującego w okresie objętym kontrolą rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2006 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształcaniu w inną formę organizacyjno-prawną (Dz. U. Nr 116, poz. 783 ze zm.), podstawę prowadzenia gospodarki finansowej jednostki budżetowej w okresie od 1 stycznia do dnia opracowania planu finansowego na podstawie danych uchwały budżetowej stanowią projekty planów finansowych sporządzone zgodnie z wymaganiami ustawy o finansach publicznych i przywołanego rozporządzenia. Aktualnie zasadę tę wyraża § 7 pkt 2 i 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 7 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (Dz. U. Nr 241, poz. 1616). Kontrola podstaw gospodarowania majątkiem wykazała, że w okresie objętym kontrolą, w zakresie wykonania dyspozycji art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. a) ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 ze zm.), obowiązywała uchwała Rady Miejskiej w Łapach z dnia 23 lutego 2007 r. w sprawie zasad i trybu zbywania nieruchomości i lokali. Uchwała ta została uchylona 24 czerwca 2010 r. Należy wskazać, iż uchwała organu stanowiącego, określająca w sposób uniwersalny zasady gospodarowania nieruchomościami, winna służyć wykonywaniu kompetencji Pana Burmistrza do gospodarowania mieniem komunalnym, zawartej w art. 30 ust. 2 pkt 3 ustawy o samorządzie gminnym. Tezę tę potwierdza brzmienie art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. a) ustawy o samorządzie gminnym zawierającego zwrot, iż „do czasu określenia zasad wójt może dokonywać tych czynności wyłącznie za zgodą rady gminy”. Istnienie ogólnych i stałych zasad gospodarowania nieruchomościami należy uznać za służące prawidłowej i ukierunkowanej realizacji ustawowych zadań organu wykonawczego, a także ułatwienia jego pracy. Każdorazowe podejmowanie przez Radę uchwał w sprawach dotyczących gospodarowania nieruchomościami przenosi na nią w praktyce część uprawnień organu wykonawczego – str. 135-136 protokołu kontroli. Ponadto stwierdzono, że dotychczasowy Burmistrz R. Czepe nie opracował, wbrew obowiązkowi wynikającemu z art. 25 ust. 2 w zw. z art. 23 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2010 r. Nr 102, poz. 651 ze zm.), planu wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości. Plan winien być opracowany na okres 3 lat i zawierać elementy wskazane w art. 23 ust. 1d ustawy – str. 139-140 protokołu kontroli. Badanie trybu wyłaniania najemców i dzierżawców nieruchomości gminnych wykazało, że niektóre spośród umów najmu i dzierżawy były zawierane bez uprzedniego sporządzenia wykazu nieruchomości przeznaczonych do oddania w najem lub dzierżawę. Obowiązek sporządzenia i sposób upublicznienia wykazu wynikają z art. 35 ust. 1 i 1b ustawy o gospodarce nieruchomościami, zaś wymagania co do treści wykazu określa art. 35 ust. 2 przywołanej ustawy – str. 30, 32 i 41-42 protokołu kontroli. Ponadto ustalono, iż umowa najmu pomieszczenia zawarta 6 stycznia 2009 r. z Telekomunikacją Polską S.A. obejmuje okres od 1 stycznia 2009 do 31 czerwca 2015 r. i została zawarta bez uzyskania przez ówczesnego Burmistrza R. Czepe zgody Rady Miejskiej wymaganej przepisem art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. a) ustawy o samorządzie gminnym. Jej zawarcie nie zostało także poprzedzone przeprowadzeniem przetargu, którego wymaga art. 37 ust. 4 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Należy dodać, iż obowiązująca w czasie podpisywania umowy uchwała Rady Miejskiej z dnia 23 lutego 2007 roku w sprawie zasad i trybu zbywania nieruchomości i lokali, nie regulowała kwestii wynajmowania nieruchomości na czas oznaczony dłuższy niż 3 lata lub na czas nieoznaczony (odnosiła się jedynie do wydzierżawiania gruntów na okres dłuższy niż 3 lata) – str. 41-42 protokołu kontroli. Badanie realizacji dochodów z dzierżawy gruntów wykazało przypadki rozbieżności między kwotą czynszu, którą obciążano dzierżawcę, a umową. Dotyczyło to 4 działek o łącznej powierzchni Przypadki braku pisemnej akceptacji przez dzierżawcę przedstawianych zmian wysokości czynszu miały miejsce także w odniesieniu do działki nr 1992/3 dzierżawionej w oparciu o umowę z dnia 16 maja 2005 r. Dzierżawca dokonywał wpłat w wysokościach odpowiadających przesyłanym aneksom – str. 34 protokołu kontroli. Należy wskazać, że na gruncie art. 77 § 1 k.c. uzupełnienie lub zmiana umowy wymaga zachowania takiej formy, jaką ustawa lub strony przewidziały w celu jej zawarcia. Zmiana umowy zawartej na piśmie powinna być zatem stwierdzona pismem. Stosownie do art. 78 § 1 k.c., do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Do zawarcia umowy wystarcza wymiana dokumentów obejmujących treść oświadczeń woli, z których każdy jest podpisany przez jedną ze stron, lub dokumentów, z których każdy obejmuje treść oświadczenia woli jednej ze stron i jest przez nią podpisany. Nieposiadanie przez gminę podpisanej przez dzierżawców treści aneksów zmieniających stawkę czynszu lub przedmiot dzierżawy oznacza, że nie zachowano pisemnej formy zmiany umowy. Realizacja dochodów z dzierżawy i najmu wykazała ponadto przypadki braku lub niewłaściwej waloryzacji czynszu – wbrew postanowieniom umownym. W umowie dzierżawy działek wskazanych w protokole kontroli, zawartej dnia 15 kwietnia 2008 r., postanowiono, iż czynsz będzie waloryzowany na koniec każdego roku kalendarzowego o roczny wskaźnik wzrostu cen towarów i usług konsumpcyjnych ogłoszony przez prezesa GUS i będzie obowiązywać w kolejnym roku kalendarzowym. Odnośnie 2009 r. zwaloryzowany czynsz zaczął obowiązywać od maja tego roku. Podwyżki czynszu dokonano o 3,3% zwiększając wysokość czynszu do kwoty 6.301,30 zł brutto. Zgodnie z komunikatem Prezesa GUS z dnia 14 stycznia 2009 r. w sprawie średniorocznego wskaźnika cen towarów i usług konsumpcyjnych ogółem w 2008 r. (M.P. Nr 5, poz. 58), wskaźnik ów wyniósł 104,2 (wzrost cen o 4,2%). Prawidłowo czynsz dzierżawny powinien ulec zwiększeniu do kwoty 6.356,20 zł brutto. Zgodnie z zapisami umownymi, zwaloryzowany na koniec każdego roku kalendarzowego czynsz powinien obowiązywać w kolejnym roku kalendarzowym, a więc od 1 stycznia. Za 2009 r. czynsz został zaniżony w świetle umowy o 1.464 zł. Waloryzacji czynszu za 2010 r. dokonano w prawidłowej wysokości – 3,5%. Zastosowano jednak nieprawidłową stawkę wyjściową licząc czynsz od kwoty 6.301,30 zł brutto zamiast od 6.356,20 zł. Dodatkowo podwyższona stawka czynszu obowiązywała od maja 2010 r. a nie od stycznia jak przewiduje umowa. Według ustaleń kontroli, do sierpnia 2010 r. kwota zaniżenia czynszu w świetle umowy wyniosła 1.116,19 zł – str. 36-37 protokołu kontroli. Poza tym nie stwierdzono w 2010 r. waloryzacji czynszu za najem pomieszczenia przez Telekomunikację Polską S.A., wymaganej przez § 5 ust. 6 umowy z dnia 6 stycznia 2009 r. Uwzględniając wskaźnik wzrostu cen towarów i usług konsumpcyjnych za 2008 r. wynoszący 3,5%, czynsz począwszy od stycznia 2010 r. powinien ulec podwyższeniu o 2,10 zł miesięcznie – str. 42 protokołu kontroli. W wyniku analizy procedury przetargowej oddania w dzierżawę 9 działek o łącznej pow. Badanie dochodów z opłat za użytkowanie wieczyste gruntów wykazało dwa przypadki dopuszczenia do przedawnienia należności z tego tytułu w łącznej wysokości 564,84 zł. Jak bowiem ustalono, nakaz zapłaty w postępowaniu upominawczym z dnia 17 marca 2010 r. dotyczący opłat rocznych za działkę nr 1594 nie obejmował należności za lata 1998-1999 w kwocie 102 zł. Podobnie nakazy zapłaty z 2006 i 2009 r. uzyskane w postępowaniu upominawczym dotyczące opłat rocznych za działkę nr 1707 nie obejmowały należności za lata 1994-2002 w kwocie 462,84 zł. Zgodnie z treścią art. 118 k.c., dla roszczeń o świadczenia okresowe termin przedawnienia wynosi trzy lata. W wyjaśnieniu w sprawie przyczyn dopuszczenia do przedawnienia przedmiotowych należności kierownik referatu nieruchomości wskazał, że sprawa terminu (okresu roszczeń) była konsultowana z prawnikiem Urzędu (poprzednia obsługa prawna). Wówczas nie było jednoznacznej opinii, jak postępować. Były problemy interpretacyjne. Przyjęto okres 5 letni, uznając, że kwestię rozstrzygnie sąd. (...) Dopiero nowa obsługa prawna zwróciła uwagę, że obowiązuje 3-letni okres roszczeń i niesłusznie przyjmowano dłuższe okresy (pięcioletnie). Urząd przyjmuje zatem wyłącznie okresy trzyletnie – str. 38-39 protokołu kontroli. Poza tym, w wyniku analizy terminowości regulowania opłat za użytkowanie wieczyste, stwierdzono brak naliczenia i pobrania odsetek ustawowych w łącznej kwocie 158,14 zł od Spółdzielni Mleczarskiej (opłata roczna w wysokości 15.310,44 zł została uiszczona w dniu 28 kwietnia, tj. 28 dni po terminie) – str. 41 protokołu kontroli. Kontrola dochodów ze sprzedaży nieruchomości wykazała następujące nieprawidłowości w świetle przepisów ustawy o gospodarce nieruchomościami: a) przeniesienia własności nieruchomości niezabudowanej położonej w Łapach przy ul. Polnej dokonano przed upływem 6-tygodniowego terminu na złożenie wniosku przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo nabycia na postawie art. 34 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy (akt notarialny podpisano w dniu 20 maja 2009 r., podczas gdy termin na złożenie wniosku upływał 2 czerwca) – str. 44 protokołu kontroli, b) nabywcę wyżej wymienionej nieruchomości obciążono kosztami sporządzenia operatu szacunkowego w wysokości 270 zł. Należy wskazać, iż zgodnie z brzmieniem art. 25 ust. 1 i 2 ustawy, gminnym zasobem nieruchomości gospodaruje Burmistrz. Gospodarowanie zasobem polega w szczególności na wykonywaniu czynności, o których mowa w art. 23 ust. 1 ustawy, w tym zapewnieniu wyceny nieruchomości. Zgodnie z przytoczonymi przepisami wycenę nieruchomości wchodzących w skład gminnego zasobu nieruchomości należy uznać za obowiązek gminy, w związku z czym brak podstaw do obciążania nabywcy kosztem opracowania operatu szacunkowego – str. 44 protokołu kontroli, c) sprzedaży w trybie przetargu ustnego nieograniczonego nieruchomości niezabudowanej nr 300/2 dokonano z naruszeniem przepisów art. 39 ust. 3 ustawy. Stwierdzono bowiem, że mimo upływu terminów organizacji drugiego przetargu na sprzedaż tej samej nieruchomości, a także terminu na organizację kolejnego przetargu następującego po drugim przetargu w rozumieniu art. 39 ust. 2 ustawy, postępowanie zmierzające do zbycia nieruchomości prowadzone było z zaniechaniem obowiązku ponownego sporządzenia wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży – str. 46 protokołu kontroli, d) organizator przetargu nie powiadamiał pisemnie osób ustalonych jako nabywcy nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży, do czego jest zobowiązany na mocy art. 41 ust. 1 ustawy. Na gruncie przywołanych przepisów zawiadomienia należy dokonać najpóźniej w ciągu 21 dni od dnia rozstrzygnięcia przetargu, a wyznaczony termin nie może być krótszy niż 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia (co przesądza o jego pisemnej formie) - str. 44 i 48 protokołu kontroli. Dodać też należy, iż w zawiadomieniu powinna być zamieszczona informacja o przysługującym organizatorowi przetargu uprawnieniu do odstąpienia od zawarcia umowy i zatrzymania wadium w przypadku, gdy osoba ustalona jako nabywca nieruchomości nie przystąpi bez usprawiedliwienia do zawarcia umowy w miejscu i w terminie podanych w tym zawiadomieniu – art. 42 ust. 2 ustawy. Badając dochody z tytułu opłat za zajęcie pasa drogowego stwierdzono, że decyzją z 6 kwietnia 2006 r. ówczesny Burmistrz Łap nałożył na wnioskodawcę opłatę za umieszczenie w pasie drogowym sieci telefonicznej kablowej i napowietrznej w wysokości 5.406,85 zł za pierwszy rok umieszczenia oraz 8.447,20 zł za każdy następny rok. W wyliczeniu opłaty za rok umieszczenia przyjęto w decyzji 256 dni. Według obliczenia kontrolujących opłata za pierwszy rok powinna wynieść 5.925,31 zł (20 zł/m2 x Kontrolowana jednostka w 2009 r. ustalała i pobierała opłaty adiacenckie z tytułu wzrostu wartości nieruchomości spowodowanego wybudowaniem urządzeń infrastruktury technicznej oraz podziałem nieruchomości. Ustalono, że w latach 2008-2010 Burmistrz Łap zatwierdził 125 podziałów nieruchomości. Z ustaleń kontroli wynika, że decyzje ustalające opłatę adiacencką wydawano nie we wszystkich przypadkach podziału. Opłaty nie ustalano w przypadku podziału nieruchomości na mniej niż 4 nieruchomości, przeznaczenia części dzielonych nieruchomości pod drogę publiczną lub z uwagi na nieadekwatność przychodów z tego tytułu do poniesionych kosztów. Z ustaleń kontroli nie wynika, aby jednostka posiadała dane potwierdzające brak ekonomicznego uzasadnienia opłat w stosunku do ponoszonych kosztów – str. 51 protokołu kontroli. Kontrola wydatków z tytułu diet radnych wykazała nieprawidłowości przy naliczaniu i wypłacaniu diety dla Przewodniczącego Rady Miejskiej w Łapach w latach 2008-2010. W okresie tym Przewodniczący otrzymywał dietę w wysokości przekraczającej maksymalną wysokość diety przysługującej radnemu w ciągu miesiąca na podstawie przepisów rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000 r. w sprawie maksymalnej wysokości diet przysługujących radnemu gminy (Dz. U. Nr 61, poz. 710). Zgodnie z brzmieniem § 3 pkt 2 przywołanego rozporządzenia, miesięczna dieta nie mogła przekroczyć 75% maksymalnej wysokości diety w gminach od 15 tys. do 100 tys. mieszkańców. Łączna kwota nadpłaconych diet wyniosła 7.242,46 zł. W trakcie trwania kontroli, w dniu 25 października 2010 r., Przewodniczący Rady Miejskiej wpłacił do kasy Urzędu kwotę 5.177,69 zł. Pozostała część diet otrzymanych w zawyżonej wysokości (2.064,77 zł) została potrącona, na wniosek Przewodniczącego, z diety za październik 2010 r. W złożonym wyjaśnieniu jako powód naliczania diet w kwotach przekraczających maksymalną wysokość wskazano m.in., że pracownik dokonujący naliczenia diet nieumyślnie, przy naliczaniu diet Przewodniczącemu Rady, nie uwzględnił dopuszczalnej przepisami prawa maksymalnej wysokości diety. Stwierdzono ponadto uchybienia w zakresie naliczania diet pozostałym radnym. Z postanowień uchwały Rady Miejskiej z dnia 27 czerwca 2008 r. w sprawie ustalania wysokości i zasad otrzymywania diet przez radnych wynikało bowiem, że radnym przysługuje miesięczna dieta w określonej wysokości procentowej przeciętnego wynagrodzenia z poprzedniego kwartału ogłoszonego przez Prezesa GUS. W § 3 ust. 1 uchwały wskazano, iż diety są naliczane i wypłacane w terminie do 3 dnia następnego miesiąca następującego po miesiącu rozliczeniowym, za grudzień dieta wypłacana jest do 31 grudnia. Uchybienia dotyczyły błędnego uwzględniania przeciętnego wynagrodzenia z poprzedniego kwartału ogłoszonego przez Prezesa GUS. Na przykład diety za miesiąc luty 2009 r. zostały obliczone i wypłacone (27 lutego 2009 r.) na podstawie przeciętnego wynagrodzenia za III kwartał 2008 r., podczas gdy kwartałem poprzedzającym wypłatę był IV kwartał 2008 r. (przeciętne wynagrodzenie za IV kwartał 2008 r. zostało ogłoszone komunikatem Prezesa GUS z 10 lutego 2009 r.) i to wynagrodzenie za ten kwartał powinno stanowić podstawę naliczenia. Kontrola wykazała, iż opisane uchybienie nie spowodowało skutków finansowych na koniec kadencji Rady Miejskiej upływającej w 2010 r. – str. 81-82 protokołu kontroli. W zakresie wydatków ponoszonych tytułem zwrotu kosztów podróży służbowych pracowników Urzędu Miejskiego ustalono, że w wielu przypadkach do odbycia podróży wykorzystywano samochody prywatne. Zgodnie z § 5 ust. 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.), pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży służbowej samochodem własnym pracownika na jego wniosek. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, którą ustala pracodawca. Stwierdzono, że delegowani nie składali wniosków, zaś do rozliczenia przyjmowano maksymalną stawkę za Podkreślenia wymaga, iż zawarcie umowy cywilnoprawnej przewidziane jest jedynie jako podstawa używania pojazdu do celów służbowych w jazdach lokalnych, o czym stanowi § 1 ust. 1 przywołanego wyżej rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. Przyjęta w kontrolowanej jednostce praktyka jest niezgodna z § 5 ust. 3 rozporządzenia MPiPS z 19 grudnia 2002 r., przewidującym możliwość odbycia podróży służbowej pojazdem niebędącym własnością pracodawcy na podstawie wniosku złożonego przez pracownika. Z kontekstu tego przepisu wynika, że możliwość zlecenia odbycia danej podróży samochodem prywatnym jest uzależniona od wcześniejszego wyrażenia przez pracownika woli w tym zakresie – złożenia wniosku. Przesądza to o niezbędności elementu wniosku, ponieważ pracodawca nie może z własnej inicjatywy zlecić odbywania podróży samochodem prywatnym, jak również zawrzeć umowy w tej sprawie przewidującej ogólne zobowiązanie pracownika do wykorzystywania własnego środka transportu przy odbywaniu podróży służbowych. Kontrola wykazała ponadto przypadek naruszenia 14-dniowego terminu przedłożenia przez pracownika do rozliczenia kosztów podróży od dnia zakończenia podróży, ustanowionego przepisem § 8a ust. 2 rozporządzenia MPiPS z dnia 19 grudnia 2002 r. Zwrot kosztów używania w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów osobowych niebędących własnością pracodawcy dokonywany był dla 8 pracowników Urzędu Miejskiego. Analiza prawidłowości ustalania kwoty zwrotu kosztów za listopad 2009 r., na podstawie pisemnych oświadczeń pracowników o używaniu samochodu do celów służbowych, wykazała rozbieżność między samochodem podanym w oświadczeniu przez Zastępcę Burmistrza, jako używanym do celów służbowych, a samochodem wskazanym w umowie – str. 82-85 protokołu kontroli. W wyniku badania prawidłowości udzielania dotacji na podstawie ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i wolontariacie (Dz. U. z 2010 r. Nr 234, poz. 1536) stwierdzono, iż ogłoszenie o konkursie ofert, których termin składania upływał 23 stycznia 2009 r., nie zostało zamieszczone na łamach dziennika o zasięgu lokalnym, co było wymagane na gruncie art. 13 ust. 3 ustawy (w stanie prawnym obowiązującym od 12 marca 2010 r. zamieszczenie ogłoszenia w prasie ma charakter fakultatywny). Poza tym kontrola wykazała, iż prowadzenie spraw z zakresu powierzania lub wspierania finansowego zadań w drodze konkursów ofert oraz prawidłowości wykorzystania dotacji nie zostało przypisane w regulaminie organizacyjnym dla referatu lub innej komórki wyodrębnionej w strukturze Urzędu (zarówno w regulaminie obowiązującym w okresie objętym kontrolą, jak i w 2010 r.). W zakresie zadań referatu finansowego w regulaminie przewidziano jedynie przekazywanie dotacji jednostkom gospodarki pozabudżetowej, tj. dokonywania faktycznej wypłaty dotacji. Sprawy dotyczące organizacji i przeprowadzania otwartych konkursów prowadził faktycznie p.o. kierownika referatu organizacyjnego, któremu zakresem czynności powierzono współpracę z organizacjami pozarządowymi, w tym przy otwartych konkursach ofert – str. 85-87 protokołu kontroli. Analiza wydatków bieżących poniesionych w par. 4300 „Zakup usług pozostałych” wykazała przypadek zastosowania niewłaściwej klasyfikacji budżetowej w świetle przepisów obowiązującego w okresie objętym kontrolą rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726 ze zm.). Dotyczył on ujęcia w par. 4300, zamiast w par. 4270 „Zakup usług remontowych”, wydatku na kwotę 32.992,69 zł dotyczącego remontu drogi – str. 91 protokołu kontroli. W wyniku badania wydatków inwestycyjnych ujawniono przypadki stosowania rozliczeń częściowych z wykonawcami, mimo braku w umowach na realizację zadań inwestycyjnych, w szczególności wieloletnich, postanowień dopuszczających taką formę rozliczania. Umowy na realizację inwestycji wymienionych w protokole kontroli zawierały następujące stwierdzenia: „Wynagrodzenie za wykonanie przedmiotu umowy ustali wykonawca na podstawie kosztorysu powykonawczego na podstawie przekazanego z dokumentacją budowlaną protokołu końcowego odbioru robót” oraz „Rozliczenie wynagrodzenia wykonawcy nastąpi na podstawie faktury VAT wystawionej w oparciu o podpisany przez strony protokół końcowy odbioru robót”. W złożonym wyjaśnieniu wskazano, że po rozmowach przeprowadzonych przez Z-cę Burmistrza z radcą prawnym w robotach budowlanych można dokonywać płatności częściowych – wynika to z kodeksu cywilnego. Odnosząc się do treści wyjaśnienia należy wskazać, że możliwość częściowych odbiorów robót za zapłatą odpowiedniej części wynagrodzenia wyrażona została w art. 654 k.c. poprzez wskazanie, że „w braku odmiennego postanowienia umowy inwestor obowiązany jest na żądanie wykonawcy przyjmować wykonane roboty częściowe, w miarę ich ukończenia, za zapłatą odpowiedniej części wynagrodzenia”. W omawianych przypadkach taką możliwość wyłączono postanowieniami umów wskazującymi jednoznacznie na rozliczenie jedną fakturą wystawioną w oparciu o protokół końcowy odbioru robót – str. 99-102 protokołu kontroli. W ramach wydatków inwestycyjnych kontroli poddano m.in. wykonanie rozbudowy oświetlenia w Płonce Kościelnej za kwotę 37.820 zł. Ustalono, iż zgodnie z obowiązującymi w jednostce procedurami wewnętrznymi dotyczącymi udzielania zamówień o wartości nieprzekraczającej 14.000 euro wystosowano 3 zapytania przetargowe, w wyniku których wpłynęły 3 oferty (ceny: 42.000 zł, 41.000 zł i 37.820 zł). Kontrola wykazała, że określony w § 1 umowy z wykonawcą zakres rzeczowy robót różnił się od zakresu rzeczowego robót zawartego w zapytaniach przetargowych skierowanych do wykonawców. Z zapytania wynikało 8 pozycji robót, zaś z umowy 7 (w umowie nie zawarto pozycji „Montaż projektora na słupie oświetleniowym” – 7 szt.), poza tym z zapytania wynikało, iż obmiar pozycji „Montaż projektora z zabudową w ziemi” wynosi 21 sztuk, a umowę zawarto na 14 sztuk. Z treści zapytań wynika, że wykonawcom przesyłany był przedmiar robót, którego jednak okazana dokumentacja nie zawierała. W trakcie kontroli okazano natomiast przedmiar robót oznaczony jako załącznik nr 1 do umowy, zawierający podpis Z-cy Burmistrza S. Roszkowskiego, podczas gdy umowa podpisana została przez Burmistrza R. Czepe. Z okazanego przedmiaru wynikało, że do zakresu robót należał „Montaż projektora na słupie oświetleniowym w ilości 7 sztuk” (§ 1 umowy nie przewidywał tej pozycji). W odniesieniu do kolejnej pozycji „Montaż projektora z zabudową w ziemi” przedmiar przewidywał pozycje określone jako „Montaż projektorów oświetleniowych na murkach, fundamentach, elementach ogrodzenia – projektory do podświetlenia elewacji wieży” w łącznej ilości 14 kpl, a więc zgodnie z umową, lecz niezgodnie z zapytaniem ofertowym, z którego wynikała ilość 21 sztuk. W złożonym wyjaśnieniu wskazano m.in., że podstawowym dokumentem, na podstawie którego realizowano rozbudowę oświetlania jest przedmiar robót. Wykonawca złożył ofertę cenową w oparciu o dołączony do zapytania przedmiar robót jak również realizował przedmiot umowy na podstawie przedmiaru robót. Zapisy dokonane w zakresach rzeczowych zapytania ofertowego i zawartej umowy określają ogólny rodzaj robót. Tam też omyłkowo wstawiono różne wartości. Wartość określona w pkt 6 zapytania ofertowego (21 szt.) jest łączną ilością zamontowanych projektorów, tj. na słupach i w ziemi. Wartość określona w pkt 5 (7 szt.) jest częścią składową punktu 6 i jest wartością zdublowaną. Dlatego ilość pozycji w zapytaniu ofertowym jest wyższa niż umowie. (...) omyłkowe zapisy w ogólnych zakresach rzeczowych w zapytaniu ofertowym i w umowie nie zmieniły wartości określonych w przedmiarze robót, zupełnie nie wpływając na zamówienie i jego wynik – str. 105-106 protokołu kontroli. W ramach kontroli prawidłowości udzielania zamówień publicznych zbadano m.in. procedurę wyłonienia w 2009 r. wykonawcy obsługi prawnej Urzędu. Według okazanych dokumentów zlecenia obsługi dokonano z zastosowaniem trybu zamówienia z wolnej ręki, na postawie art. 5 w zw. z art. 66 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.). Stwierdzono, że złożone przez wykonawcę oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu nie zostało opatrzone datą, co uniemożliwia ustalenie, czy oświadczenie zostało złożone najpóźniej wraz z zawarciem umowy, jak tego wymaga art. 68 ust. 2 Prawa zamówień publicznych. Nadto należy dodać, iż pomimo posiadania dokumentacji świadczącej o zastosowaniu przepisów Prawa zamówień publicznych na fakturach wykonawcy umieszczana była klauzula o nie stosowaniu do udzielonego zamówienia procedur tego aktu prawnego (wskazująca, iż wartość zamówienia nie przekracza 14.000 euro). Kontrola wykazała także, że przedmiotowe postępowanie nie zostało uwzględnione w rocznym sprawozdaniu o udzielonych w 2009 r. zamówieniach, przekazanym Prezesowi UZP na podstawie art. 98 Prawa zamówień publicznych. Zgodnie z § 1 pkt 3 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 25 sierpnia 2006 r. w sprawie zakresu informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, jego wzoru oraz sposobu przekazywania (Dz. U. Nr 155, poz. 1110 ze zm.), roczne sprawozdanie zawiera m.in. liczbę postępowań zakończonych udzieleniem zamówienia oraz wartość umów bez podatku od towarów i usług w podziale na tryby udzielenia zamówienia. Co do powodów tego stanu rzeczy, w wyjaśnieniu wskazano na rutynowe zaklasyfikowanie tego zamówienia (analogicznie jak obsługa prawna w 2008 r.), pomimo przeprowadzenia poprawnej procedury, jako nieprzekraczającego 14.000 euro – str. 92-93 protokołu kontroli. Analiza procedury udzielenia zamówienia publicznego na przebudowę dróg gminnych i powiatowych od ul. Nowowiejskiej w Łapach do Gąsówki Starej w latach 2009-2012 wykazała błędne ustalenie wartości szacunkowej zamówienia. Według protokołu postępowania o udzielenie zamówienia jego wartość wynosiła 8.532.588,65 zł, co stanowiło 2.200.765,69 euro, zaś z okazanych kosztorysów inwestorskich wynikała kwota 7.800.095,22 zł. Zgodnie z art. 32 ust. 1 Prawa zamówień publicznych, podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy bez podatku od towarów i usług, ustalone przez zamawiającego z należytą starannością. Wartość zamówienia na roboty budowlane ustala się na podstawie kosztorysu inwestorskiego, o czym stanowi art. 33 ust. 1 przywołanej ustawy – str. 108-109 protokołu kontroli. Nadto należy dodać, iż z treści umowy w sprawie realizacji przedmiotowego zadania wynikało, że wykonawca zleca część prac podwykonawcom, tj.: część robót drogowych, roboty kanalizacyjne, roboty odwodnieniowe (co wynikało z oferty). W art. 6471 § 1 k.c. postanowiono m.in., że w umowie o roboty budowlane zawartej pomiędzy inwestorem a generalnym wykonawcą strony ustalają zakres robót, które wykonawca będzie wykonywał osobiście lub za pomocą podwykonawców. W § 2 art. 6471 k.c. dodano zaś, iż do zawarcia przez wykonawcę umowy o roboty budowlane z podwykonawcą jest wymagana zgoda inwestora; jeżeli inwestor w terminie 14 dni od przedstawienia mu przez wykonawcę umowy z podwykonawcą lub jej projektu, wraz z częścią dokumentacji dotyczącą wykonania robót określonych w umowie lub projekcie, nie zgłosi na piśmie sprzeciwu lub zastrzeżeń, uważa się, że wyraził zgodę na zawarcie umowy. Z ustaleń kontroli wynika, że w dniu 2 czerwca 2010 r. wykonawca zwrócił się pisemnie do zamawiającego o zatwierdzenie Przedsiębiorstwa Produkcyjno-Usługowo-Handlowego „TECHNOSAN” Sp. z o.o. jako podwykonawcy budowy kanału deszczowego. Zgodnie z przywołanymi przepisami k.c., wykonawca powinien był dodatkowo przedstawić inwestorowi umowę z podwykonawcą lub jej projekt – str. 113-114 protokołu kontroli. Kontroli poddano także procedurę udzielenia zamówienia na budowę sieci sanitarnej w miejscowościach Gąsówka-Somachy, Gąsówka-Skwarki i Gąsówka-Osse wraz z budową sieci wodociągowej w miejscowości Gąsówka-Somachy w latach 2010-2011, stwierdzając następujące nieprawidłowości: a) wymagano przedłożenia przez wykonawców, jako warunku udziału w postępowaniu, m.in. wykazu osób, którymi dysponuje lub będzie dysponował wykonawca (ich kwalifikacji, doświadczenia), w tym kierownika budowy z wymaganiami w zakresie doświadczenia – m.in. 5 lat jako kierownik branży sanitarnej i kierownika budowy oraz m.in. 2 lata jako kierownik branży elektroenergetycznej. Wykazanie określonego czasu posiadania uprawnień nie mogło stanowić warunku udziału w postępowaniu na podstawie przepisów rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 maja 2006 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich dokumenty te mogą być składane (Dz. U. Nr 87, poz. 605). Zamawiający mógł na podstawie § 1 ust. 2 pkt 5 przywołanego rozporządzenia żądać jedynie informacji na temat doświadczenia osób, którymi będzie dysponował wykonawca, jednakże poziom tego doświadczenia nie mógł prowadzić do wykluczania wykonawców. Obecnie analogiczne zasady ustala § 1 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2009 r. (Dz. U. Nr 226, poz. 1817) – str. 118 protokołu kontroli, b) oceny ofert dokonywała 3-osobowa komisja przetargowa. Należy wskazać, że według przyjętego regulaminu pracy komisji przetargowej, do podjęcia skutecznych decyzji przez komisję potrzeba było co najmniej 4 członków. Zgodnie zaś z art. 21 ust. 2 Prawa zamówień publicznych, komisja przetargowa powinna składać się z minimum 3 osób, stąd należy uznać, iż wymóg ustawowy nie został naruszony – str. 120-121 protokołu kontroli, c) dokumenty dotyczące decyzji w sprawie odrzucenia ofert, wydłużenia terminu związania ofertą oraz wyboru oferty zatwierdzał Zastępca Burmistrza S.R. Roszkowski, który był jednocześnie przewodniczącym komisji przetargowej. Nie stwierdzono, aby Zastępca Burmistrza był upoważniony pisemnie do wykonywania wymienionych czynności w postępowaniu. Należą one bowiem do właściwości kierownika zamawiającego, którym, zgodnie z definicją zawartą w art. 2 pkt 3 Prawa zamówień publicznych, jest osoba lub organ, które zgodnie z obowiązującymi przepisami są uprawnione do zarządzania zamawiającym (w tym przypadku Burmistrz). Na gruncie art. 18 ustawy, inne niż kierownik zamawiającego osoby odpowiadają za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania w zakresie, w jakim powierzono im takie czynności. Kierownik może powierzyć zastrzeżone dla niego czynności na piśmie. Należy dodać, że komisja przetargowa jest zespołem pomocniczym kierownika zamawiającego, działającym w zakresie przez niego określonym. Do właściwości komisji należy przedkładanie kierownikowi zamawiającego propozycji dokonania czynności, takich jak: wykluczenie wykonawcy, odrzucenie oferty, wybór najkorzystniejszej oferty, czy też unieważnienie postępowania (ten sam zakres został wyrażony w regulaminie pracy komisji przetargowej). W omawianym przypadku Zastępca Burmistrza, jako przewodniczący zespołu pomocniczego, wykonywał czynności zastrzeżone ustawą dla kierownika zamawiającego zatwierdzając propozycje przedstawiane przez kierowany przez siebie zespół – str. 124-125 protokołu kontroli, d) przedwcześnie – w świetle specyfikacji istotnych warunków zamówienia – podjęto decyzję o wykluczeniu z postępowania 4 wykonawców w związku z niezłożeniem przez nich pisemnej zgody na wydłużenie terminu związania ofertą. Wnioski o przedłużenie terminu związania ofertą wystosowano 18 lutego 2010 r. Wskazano w nich, iż zgodę (faksem i listownie) wykonawca winien złożyć w siedzibie zamawiającego w terminie 3 dni od otrzymania wniosku; jednocześnie poproszono o przedłużenie okresu ważności wadium. Jak ustalono, listowny wniosek o przedłużenie terminu związania ofertą 7 wykonawców odebrało 22 lutego, zaś jeden potwierdził jego odbiór w dniu 23 lutego 2010 r. Wnioski wysłano także faksem. Decyzję o wykluczeniu wykonawców podjęto już 23 lutego 2010 r. Zgodnie z art. 27 ust. 1 Prawa zamówień publicznych, w postępowaniach o udzielenie zamówienia oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje zamawiający i wykonawcy przekazują, zgodnie z wyborem zamawiającego, pisemnie, faksem lub drogą elektroniczną. Zamawiający może zatem ustanowić dla każdego postępowania sposób porozumiewania się w formie pisemnej, faksem lub drogą elektroniczną. O dokonanym wyborze formy porozumiewania się zamawiający rozstrzyga w specyfikacji, zgodnie z art. 36 ust. 1 pkt 7 ustawy. W omawianym przypadku we wniosku o wydłużenie terminu związania ofertą wskazane zostały dwie formy: faksem i listownie. Według zaś postanowień specyfikacji, wszelkiego rodzaju oświadczenia, dokumenty wnioski, zawiadomienia, informacje, itp. zamawiający i wykonawcy przekazują pisemnie. Dodano, iż oświadczenia, dokumenty, wnioski, zawiadomienia, informacje przekazane za pomocą faksu uważa się za złożone w terminie, jeżeli ich treść dotarła do adresata przed upływem terminu i została niezwłocznie potwierdzona pisemnie. Reasumując, zamawiający dokonał w specyfikacji wyboru pisemnej formy porozumiewania się z wykonawcami, która powinna mieć zastosowanie także do wyrażenia zgody na przedłużenie terminu związania ofertą. W wyjaśnieniu w tej sprawie wskazano m.in., że pismo wysłane faksem i komunikat faksu „ok.” uważa się za skutecznie doręczone wykonawcy zgodnie z opinią Prezesa UZP. Przesłanie listem informacji, a także wyrażenie zgody listem przez wykonawcę jest tylko potwierdzeniem pisemnym wcześniej wyrażonej woli za pomocą faksu. Zawiadomienie wykonawcy otrzymali 18 lutego 2010 r. (zgodnie z raportem „ok.”) i do dnia 21 lutego mieli obowiązek wyrazić zgodę na przedłużenie terminu związania ofertą – str. 125-126 protokołu kontroli. Opisana nieprawidłowość nie miała wpływu na wybór oferty najkorzystniejszej. Stwierdzono, że dnia 23 kwietnia 2008 r. pomiędzy Gminą Łapy (Liderem) a Powiatem Białostockim (Partnerem) zawarta została „umowa partnerstwa” stanowiąca zobowiązanie do współpracy w ramach realizacji przedsięwzięcia „Przebudowa dróg gminnych i powiatowych od ul. Nowowiejskiej w Łapach do Gąsówki Starej w latach 2009- a) w 2008 r. Partner przekaże Liderowi 530.000 zł, b) w latach 2010-2012 Partner przekaże Liderowi kwotę 1.720.000 zł, w tym 400.000 zł w 2010 r., 660.000 zł w 2011 r. i 660.000 zł w 2012 zł. Dodano, iż drogi wchodzące w zakres projektu, zgodnie z porozumieniem zawartym w dniu 22 stycznia 2008 r. w sprawie przekazania między zarządcami zarządzania drogami powiatowymi w pełnym zakresie, pozostaną przez okres 5 lat od rzeczowego zakończenia projektu w administracji Lidera, który będzie ponosił koszty związane z ich utrzymaniem i eksploatacją. Przewidziano, iż po wygaśnięciu umowy Lider przekaże Powiatowemu Zarządowi Dróg w Białymstoku poniesione przez Lidera nakłady inwestycyjne. Kontrola wykazała, że „umowa partnerstwa” nie została zmieniona w związku ze zmianami umowy o dofinansowanie zawartej z instytucją zarządzającą, a zatem postanowienia obu umów nie były ze sobą spójne. Z art. 8 ust. 2a ustawy o samorządzie gminnym wynika natomiast, że gmina może wykonywać zadania z zakresu właściwości powiatu na podstawie porozumienia z powiatem. W przypadku zawarcia porozumienia, gmina otrzymuje środki finansowe w wysokości koniecznej do wykonania przyjętych zadań, o czym stanowi przepis zawarty w ust. 3 przywołanego artykułu. W omawianym przypadku doszło natomiast do finansowania przez gminę przebudowy dróg powiatowych, przez co umowa z powiatem nie miała ustawowych cech porozumienia – wartość zadań dotyczących dróg powiatowych była kilkakrotnie większa niż wartość zadań dotyczących dróg gminnych, a ponadto gmina Łapy zobowiązała się do przekazania powiatowi poniesionych na drogach powiatowych nakładów inwestycyjnych. Umowa z powiatem w istocie miała charakter udzielenia przez gminę pomocy rzeczowej. Ustalono, że wynikająca z umowy kwota pomocy rzeczowej dla powiatu wyniosła 7.012.000 zł (10.562.000 – 1.300.000 – 2.250.000 zł = 7.012.000 zł). Na gruncie art. 167 ust. 2 pkt 5 i art. 175 obowiązującej w czasie udzielania pomocy ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych, z budżetu jednostki samorządu terytorialnego mogła być udzielona pomoc rzeczowa innym jednostkom samorządu terytorialnego, określona przez organ stanowiący odrębną uchwałą. Nie stwierdzono, aby Rada Miejska w Łapach podjęła uchwałę w sprawie udzielenia pomocy powiatowi. Obecnie wskazane regulacje znajdują się w art. 216 ust. 2 pkt 5 i art. 220 ustawy o finansach publicznych z 27 sierpnia 2009 r. Ponadto należy wskazać, iż charakter pomocy rzeczowej dla powiatu będą miały także wydatki ponoszone przez gminę przez okres 5 lat od rzeczowego zakończenia projektu na zarządzanie drogami powiatowymi, ponieważ umowa nie przewiduje przekazania przez powiat środków na ten cel – str. 114-116 protokołu kontroli. W toku kontroli dochodów budżetowych gminy, badaniu poddano również dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13§ 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst. jedn. z 2005 roku Dz. U. Nr 8, poz. 60 ze zm.), jest Burmistrz. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru wskazanych dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych. W obszarze ewidencji księgowej podatków i opłat lokalnych ustalono nieprawidłowości opisane na stronie 59 protokołu kontroli dotyczące naruszenia zasad prowadzenia kont podatkowych, określonych w treści §11 ust. 4 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 21 czerwca 2006 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu kont w zakresie ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych należności budżetowych dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego. W zakresie podatku rolnego w grupie podatników - osób prawnych stwierdzono nieprawidłowości dotyczące opodatkowania gruntów rolnych będących we współwłasności osób prawnych i fizycznych. Polegają one na zadeklarowaniu przez osobę prawną, w jednej deklaracji podatkowej, gruntów będących we współwłasności oraz gruntów będących jej wyłączną własnością. Artykuł 3 ust. 5 ustawy o podatku rolnym (tekst jedn. Dz. U. z 2006 roku Nr 136 poz. 969 ze zm.) stwierdza, iż grunty stanowiące współwłasność lub znajdujące się w posiadaniu dwóch lub więcej podmiotów, stanowią odrębny przedmiot opodatkowania podatkiem rolnym, a obowiązek podatkowy ciąży solidarnie na wszystkich współwłaścicielach (posiadaczach). Podatnik powinien więc złożyć na te grunty odrębną deklarację podatkową. Natomiast art. 6a ust 10 ustawy nakazuje, aby w przypadkach gdy grunty stanowiące współwłasność znajdują się w posiadaniu osób fizycznych oraz osób prawnych, jednostek organizacyjnych, w tym spółek, nieposiadających osobowości prawnej - osoby fizyczne złożyły deklarację na podatek rolny oraz opłacały podatek na zasadach obowiązujących osoby prawne – str. 61 protokołu kontroli. Podobna sytuacja wystąpiła także w podatku leśnym, gdzie podatnik będący osobą prawną zadeklarował las posiadany we współwłasności z osobami fizycznymi w jednej deklaracji z lasami będącymi jego wyłączną własnością, co stanowi naruszenie art. 2 ust. 4 ustawy o podatku leśnym (Dz. U. z 2002 roku Nr 200, poz. 1682 ze zm.). Przepis ten nakazuje aby las będący współwłasnością lub znajdujący się w posiadaniu dwóch lub więcej podmiotów, stanowił odrębny przedmiot opodatkowania podatkiem leśnym, a obowiązek podatkowy ciążył solidarnie na wszystkich współwłaścicielach lub posiadaczach. Podatnik był więc zobowiązany złożyć odrębne deklaracje podatkowe. Artykuł 6 ust. 7 ustawy wskazuje, iż w opisanej wyżej sytuacji jeżeli las stanowi współwłasność lub znajduje się w posiadaniu osób fizycznych oraz osób prawnych, jednostek organizacyjnych, w tym spółek, nieposiadających osobowości prawnej - osoby fizyczne składają deklarację na podatek leśny oraz opłacają podatek na zasadach obowiązujących osoby prawne – strony 62-63 protokołu kontroli. Przeprowadzona kontrola stwierdziła także przypadek opisany na stronie 61 protokołu kontroli dotyczący złożenia deklaracji podatkowej na wzorze innym niż ustalony przez Radę Miejską w Łapach. Artykuł 6a ust. 8 ustawy o podatku rolnym stwierdza, iż osoby prawne, jednostki organizacyjne, w tym spółki, nieposiadające osobowości prawnej, jednostki organizacyjne Agencji Własności Rolnej Skarbu Państwa a także jednostki organizacyjne Lasów Państwowych są obowiązane składać, w terminie do dnia 15 stycznia, organowi podatkowemu właściwemu ze względu na miejsce położenia gruntów deklaracje na podatek rolny na dany rok podatkowy, sporządzone na formularzu według ustalonego wzoru. Identyczna sytuacja zachodzi także w podatku od nieruchomości, na co wskazuje opisany na stronie 64 protokołu kontroli przypadek naruszenia art. 6 ust. 9 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jedn. Dz. U. z 2010 roku Nr 95, poz.613). Przywołany przepis stwierdza, iż osoby prawne, jednostki organizacyjne oraz spółki nie mające osobowości prawnej, jednostki organizacyjne Agencji Własności Rolnej Skarbu Państwa, a także jednostki organizacyjne Państwowego Gospodarstwa Leśnego Lasy Państwowe są obowiązane składać, w terminie do dnia 15 stycznia, organowi podatkowemu właściwemu ze względu na miejsce położenia przedmiotów opodatkowania, deklaracje na podatek od nieruchomości na dany rok podatkowy, sporządzone na formularzu według ustalonego wzoru. Równocześnie w zakresie podatków: rolnego, leśnego od nieruchomości oraz od środków transportowych, tak w grupie podatników osób prawnych jak i w grupie osób fizycznych stwierdzono nieprawidłowości, opisane na stronach 61 - 64, 67, 71 protokołu kontroli, będące konsekwencją nie wykonywania przez pracowników służb finansowych czynności sprawdzających stosownie do przepisów art. 272 ustawy Ordynacja podatkowa. Polegało to przede wszystkim na braku reakcji na złożenie deklaracji podatkowych na wzorze innym niż ustalono, na braki danych w złożonych deklaracjach podatkowych, niewłaściwe ustalanie podstaw opodatkowania, stosowanie wadliwej stawki podatkowej, błędnym opodatkowaniu gruntów. Mając na uwadze ustalenia zawarte w opisie na stronach 71 – 72 protokołu kontroli należy stwierdzić, iż sposób prowadzenia postępowania podatkowego dotyczącego spraw związanych z udzielaniem ulg w zapłacie podatku, na mocy art. 67a i b Ordynacji podatkowej nie spełnia kryteriów wynikających z norm zawartych w treści Działu IV ustawy. W badanych decyzjach uzasadnienie faktyczne zawiera niepełną ocenę wszystkich materiałów dowodowych pod kątem ich znaczenia dla załatwienia sprawy. Wymóg taki wynika z treści art. 210 § 4 Op. Przepis ten stanowi, iż uzasadnienie faktyczne decyzji zawiera w szczególności wskazanie faktów, które organ uznał za udowodnione, dowodów, którym dał wiarę, oraz przyczyn, dla których innym dowodom odmówił wiarygodności. Ustalono także, iż przed wydaniem tych decyzji kontrolowany organ podatkowy nie przeprowadził postępowania dowodowego co skutkowało nie zgromadzeniem materiału dowodowego. W tym przypadku szczególnie należy wskazać art. 120 i 121 § 1 Ordynacji podatkowej , z których wynika, że organy podatkowe działają na podstawie przepisów prawa oraz że postępowanie podatkowe powinno być prowadzone w sposób budzący zaufanie do organów podatkowych. Te dwie generalne zasady zobowiązują organ podatkowy aby w swym działaniu dochowywał szczególnej staranności i podejmował decyzje w oparciu o materiał dowodowy, który będzie przedstawiał stan faktyczny i pozwoli na dogłębna analizę przesłanek wskazanych we wniosku. Należy zauważyć, że kontrola w sposób bezpośredni nie kwestionuje zasadności umorzenia, a jedynie sposób prowadzenia postępowania, szczególnie w zakresie zebranego materiału dowodowego oraz formalno prawnej zgodności wydawanych decyzji. Należy równocześnie dodać, iż art. 180 Op dopuszcza jako dowód wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Jeżeli przepis prawa nie wymaga urzędowego potwierdzenia określonych faktów lub stanu prawnego w drodze zaświadczenia, organ podatkowy odbiera od strony, na jej wniosek, oświadczenie złożone pod rygorem odpowiedzialności karnej za fałszywe zeznania. Artykuł 181 Op podnosi także, że dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej. Stwierdzono także, iż w decyzjach przyznających ulgi w spłacie podatków nie została zachowana kolejna numeracja decyzji przez co powstały luki w ich numeracji. W zakresie stosowania przepisów dotyczących postępowania upominawczego oraz egzekucyjnego stwierdzono nieprawidłowości opisane na stronie 75 protokołu kontroli. Polegały one na braku pełnych i terminowych działań windykacyjnych w stosunku do podatników zalegających z zapłatą należności podatkowych, świadczący o naruszeniu przez organ podatkowy obowiązków wynikających z przepisów ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. Nr 96, poz. 161 ze zm.) i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2001 r. Nr 137, poz. 1541, z 2003 r. Nr 9, poz. 106, z 2004 r. Nr 10, poz. 79). Ustalono również, że część decyzji podatkowych, ustalających wysokość zobowiązania podatkowego dotyczyła podatników nieżyjących. Uniemożliwiało to zatem doręczenie takich decyzji. Pozbawione przymiotu doręczenia decyzje nie powodowały powstania zobowiązania podatkowego – art. 21 § 1 pkt 2 Ordynacji podatkowej, co oznacza, że nie powinny stanowić podstawy do dokonania przypisu w ewidencji księgowej. Przypis, to w myśl §2 ust. 1 pkt 10 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 21 czerwca 2006 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu kont w zakresie ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych należności budżetowych dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 112, poz. 761) zobowiązanie podatkowe stanowiące obciążenie konta podatnika. Zatem nie będą stanowiły również zaległości podatkowej. Dopiero przeniesienie odpowiedzialności podatkowej na spadkobierców, przy wykorzystaniu procedur zawartych w Ordynacji podatkowej umożliwia skuteczne doręczenie decyzji, powodujące powstanie zobowiązania podatkowego, które niezapłacone w terminie stanowi zaległość podatkową. W zakresie ustalenia spadkobierców organ podatkowy ma możliwość wykorzystania uprawnień z art. 1025 Kodeksu Cywilnego. Analiza rocznych sprawozdań Rb-27S i Rb-PDP za 2009 rok, przeprowadzona w zakresie prawidłowości wykazania skutków obniżenia górnych stawek podatków oraz udzielonych ulg i zwolnień obliczonych za okres sprawozdawczy (bez ulg i zwolnień ustawowych), w grupie podatników - osób prawnych i jednostek nie mających osobowości prawnej, wykazała ich zaniżenie w 2009 roku o kwotę 145000 zł. W związku z powyższym w tej części sprawozdanie należy uznać za sporządzone z naruszeniem zasad wynikających z treści § 9 ust. 1 ówcześnie obowiązującego w tym zakresie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781 ze zm.). Przepis ten zobowiązuje kierowników jednostek do sporządzania sprawozdania rzetelnie i prawidłowo pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym – str. 76 - 77 protokołu kontroli. Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy, w tym funkcjonowania kontroli wewnętrznej. Organem wykonawczym gminy miejsko-wiejskiej jest Burmistrz, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowywania projektów uchwał Rady Miejskiej, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Burmistrz jako organ wykonawczy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, działającego w strukturze organizacyjnej wskazanej w protokole kontroli, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli wewnętrznej, spoczywa na Burmistrzu – kierowniku jednostki – zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych oraz pracownikach, którym powierzono obowiązki w zakresie gospodarki finansowej. Burmistrz jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa. W okresie objętym kontrolą funkcję Burmistrza Łap pełnił Roman Czepe. Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości oraz nadzorowania prac z tego zakresu spoczywały, stosownie do art. 54 ustawy o finansach publicznych na Skarbniku Gminy oraz głównym księgowym Urzędu Miejskiego. Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam: 1. Zobowiązanie Skarbnika i głównego księgowego Urzędu Miejskiego do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych poprzez: a) opatrywanie zapisów księgowych datami zgodnie z wymaganiami art. 23 ust. 2 ustawy o rachunkowości, b) przyjmowanie na stan środków trwałych wytworzonych w drodze działalności inwestycyjnej zapisem Wn 011 – Ma 080, c) prowadzenie konta 800 zgodnie z zasadami określonymi obecnie w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont..., d) prowadzenie ewidencji analitycznej dóbr kultury jako stanowiącej uszczegółowienie zapisów dokonywanych na koncie syntetycznym 016, e) przeksięgowanie na konto 016 wartości obelisku upamiętniającego ppłk S. Nilskiego-Łapińskiego oraz wyksięgowanie dotychczas dokonanych odpisów amortyzacyjnych dotyczących tego obiektu, f) przestrzeganie regulacji wewnętrznych w zakresie wartości pozostałych środków trwałych ujmowanych na koncie 013, g) prowadzenie w referacie finansowym – stosownie do postanowień regulaminu organizacyjnego Urzędu – ewidencji analitycznej dochodów z majątku gminy przy zachowaniu cech wymaganych dla uznania tej ewidencji za: - element ksiąg rachunkowych Urzędu, - pochodną zapisów dokonywanych na koncie syntetycznym 221, - urządzenie księgowe zawierające dane wymagane opisem zasad funkcjonowania konta 221, - rzetelną podstawę danych do sporządzenia obowiązującej sprawozdawczości. 2. Wykazywanie w sprawozdaniach Rb-28S, sporządzanych za okresy, za które przepisy prawa wymagają wykazania zobowiązań, wszystkich ujętych w księgach rachunkowych zobowiązań z tytułu wydatków, w tym także zobowiązań dotyczących wydatków inwestycyjnych. 3. Wyeliminowanie sprzeczności między postanowieniami przepisów wewnętrznych odnoszącymi się do zasad ewidencji paliwa. 4. Przekazywanie kierownikom jednostek budżetowych informacji niezbędnych do opracowania projektów planów finansowych w terminie określonym w art. 248 ust. 1 ustawy o finansach publicznych oraz egzekwowanie od kierowników jednostek przedłożenia projektów planów do 22 grudnia roku poprzedzającego rok budżetowy celem weryfikacji przez Pana Burmistrza ich zgodności z projektem uchwały budżetowej. 5. Sporządzenie i przedłożenie Radzie Miejskiej projektu uchwały określającej zasady gospodarowania nieruchomościami w zakresie określonym przez art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. a) ustawy o samorządzie gminnym; do czasu określenia zasad wykonywanie tych czynności wyłącznie za zgodą Rady Miejskiej. 6. Sporządzenie planu wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości. 7. Sporządzanie i upublicznianie wykazów nieruchomości przeznaczonych do wynajęcia lub wydzierżawienia w przypadkach przewidzianych w art. 35 ust. 1 i 1b ustawy o gospodarce nieruchomościami. 8. Odstępowanie od przetargowego trybu udostępniania nieruchomości wyłącznie w sytuacjach określonych przepisami prawa. 9. Zobowiązanie odpowiedzialnych pracowników do rzetelnego naliczania czynszu dzierżawnego, zgodnie z przyjętą stawką i powierzchnią dzierżawionej działki. 10. Dokonywanie zmian umów dzierżawy gruntów w zakresie przedmiotu dzierżawy i wysokości czynszu przy zachowaniu określonych kodeksem cywilnym zasad zmian umów zawartych w formie pisemnej. 11. Dokonywanie waloryzacji czynszu zgodnie z postanowieniami zawartych umów dzierżawy i najmu. 12. Ustalanie stawki wywoławczej czynszu za dzierżawę gruntu w wysokości zgodnej z zasadami przewidzianymi obowiązującym zarządzeniem Burmistrza w tej sprawie; ewentualne rozważenie modyfikacji postanowień zarządzenia. 13. Podejmowanie zdecydowanych działań windykacyjnych w stosunku do należności z tytułu dochodów z majątku gminy celem niedopuszczenia do ich przedawnienia. 14. Zobowiązanie odpowiedzialnych pracowników do naliczania i ujmowania w księgach rachunkowych odsetek od wszystkich nieterminowo regulowanych należności. Obciążenie Spółdzielni Mleczarskiej odsetkami w kwocie 158,14 zł z tytułu nieterminowego uiszczenia opłaty za użytkowanie wieczyste za 2009 r. 15. W zakresie realizacji dochodów ze sprzedaży nieruchomości: a) przestrzeganie, aby przeniesienia własności nieruchomości nie dokonywano przed upływem 6-tygodniowego terminu na złożenie wniosku przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo nabycia na postawie art. 34 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami, b) zaniechanie obciążania nabywców nieruchomości kosztami opracowania operatu szacunkowego, c) ponowne sporządzanie wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, jeżeli organizowany przetarg ma mieć miejsce później niż po upływie 6 miesięcy od uprzednio organizowanego przetargu w celu sprzedaży danej nieruchomości, który zakończył się wynikiem negatywnym, d) pisemne zawiadamianie wyłonionych nabywców nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży. 16. Podejmowanie czynności zmierzających do ustalenia opłat adiacenckich z tytułu wzrostu wartości nieruchomości spowodowanego podziałem nieruchomości w każdym przypadku wystąpienia ustawowych przesłanek, mając na uwadze, że tylko operat szacunkowy sporządzony przez rzeczoznawcę majątkowego może stanowić podstawę stwierdzenia ewentualnego braku wzrostu wartości nieruchomości. 17. Wypłacanie diet radnym w wysokości zgodnej z obowiązującymi przepisami prawa oraz zasadami ustalonymi przez Radę Miejską. 18. Wyeliminowanie nieprawidłowości w zakresie zlecania podróży służbowych i zwrotu kosztów podróży służbowych, poprzez: a) zlecanie odbywania podróży służbowych samochodami prywatnymi pracowników na podstawie każdorazowo składanych przez pracowników wniosków w tej sprawie, mając na uwadze, że wykorzystanie samochodu prywatnego w podróży służbowej zależy od wcześniejszego wyrażenia przez pracownika takiego zamiaru, b) formalne rozwiązanie umów z pracownikami w sprawie świadczenia usług przewozowych na rzecz gminy na podstawie polecenia wyjazdu służbowego, c) zobowiązanie pracowników do przestrzegania 14-dniowego terminu przedłożenia rozliczenia kosztów podróży, licząc od dnia zakończenia podróży; d) zobowiązanie pracowników analizujących oświadczenia o używaniu samochodu prywatnego do jazd lokalnych do weryfikacji zgodności ich danych z umową. 19. Uregulowanie w treści regulaminu organizacyjnego Urzędu Miejskiego kwestii przypisania odpowiedniej komórce Urzędu prowadzenia spraw z zakresu powierzania lub wspierania finansowego zadań publicznych realizowanych przez podmioty niezaliczane do sektora finansów publicznych oraz weryfikacji prawidłowości wykorzystania dotacji przez te podmioty. 20. Zapewnienie prawidłowego stosowania klasyfikacji budżetowej wydatków. 21. Zawieranie w umowach na realizację zadań inwestycyjnych, w szczególności wieloletnich, postanowień odnoszących się do rozliczeń częściowych z wykonawcami, jeżeli gmina ma zamiar stosować w praktyce taką formę rozliczeń. 22. Dołożenie większej staranności przy formułowaniu treści dokumentów związanych z procesem inwestycyjnym celem wyeliminowania niespójności pomiędzy zakresem rzeczowym robót zawartym w umowach i zapytaniach ofertowych. 23. W zakresie udzielania zamówień publicznych: a) uwzględnianie w rocznych sprawozdaniach o udzielonych zamówieniach przekazywanych Prezesowi UZP wszystkich przeprowadzonych postępowań, b) zapewnienie opisywania dokumentów potwierdzających wydatki zgodnie z faktyczną podstawą wyboru wykonawcy, c) prawidłowe ustalanie wartości szacunkowej zamówienia na roboty budowlane, d) zaniechanie ustanawiania, jako warunku udziału w postępowaniu, okresu posiadania uprawnień przez osoby, którymi wykonawca będzie posługiwał się przy wykonaniu zamówienia, e) rozważenie zmiany regulaminu komisji przetargowej poprzez zawężenie wymagań co do składu komisji do warunków określonych ustawą, mając na uwadze, że przyjęte w regulaminie wymagania co do liczby członków komisji nie były przestrzegane w praktyce, f) zapewnienie, aby zatwierdzanie decyzji dotyczących przygotowania i przeprowadzania postępowań było dokonywane wyłącznie przez Pana Burmistrza lub osoby pisemnie upoważnione do wykonania określonych czynności w imieniu zamawiającego, g) konsekwentne stosowanie w postępowaniu określonej w specyfikacji formy porozumiewania się z wykonawcami, h) egzekwowanie od wykonawców przedstawienia umowy z podwykonawcą lub jej projektu, jak tego wymaga art. 6471 § 2 k.c. 24. Udzielanie pomocy rzeczowej lub finansowej innym jednostkom samorządu terytorialnego w oparciu o uchwałę Rady Miejskiej w sprawie udzielenia pomocy, mając na uwadze, że uchwała taka jest wymagana w każdym przypadku finansowania środkami budżetu gminy zadań własnych innej jednostki samorządu terytorialnego, niezależnie od przyjętej nazwy umowy. 25. Wyeliminowanie nieprawidłowości dotyczących ewidencji księgowej podatków i opłat lokalnych. Dokonywanie zapisów księgowych wyłącznie w oparciu o zweryfikowane dokumenty źródłowe stanowiące dowody księgowe w rozumieniu ustawy o rachunkowości, z uwzględnieniem zasad powstawania zobowiązań podatkowych. 26. Zachowanie powszechności i prawidłowości opodatkowania podatkiem rolnym, leśnym, od nieruchomości oraz od środków transportowych z uwzględnieniem wskazanych w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia pokontrolnego przepisów materialnego prawa podatkowego wynikających z ustaw odpowiednio: o podatku rolnym, leśnym oraz podatkach i opłatach lokalnych. 27. Wyeliminowanie nieprawidłowości, opisanych w protokole kontroli w zakresie opodatkowania podatkami i opłatami lokalnymi, których źródłem są zaniechania w prowadzeniu przez organ podatkowy czynności sprawdzających wynikających z przepisów ustawy Ordynacja podatkowa. 28. Przestrzeganie wskazanych przepisów Działu IV Ordynacji podatkowej przy wydawaniu decyzji podatkowych. 29. Prowadzenie terminowych i systematycznych działań windykacyjnych w stosunku do podatników na których ciążą zaległości podatkowe, mając na względzie przepisy ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji oraz rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji. 30. Zweryfikowanie rzetelności danych służących za podstawę sporządzania sprawozdań z wykonania podstawowych dochodów podatkowych (Rb-PDP) za wskazane okresy sprawozdawcze, skorygowanie wartości błędnie wykazanych w powyższych sprawozdaniach oraz przekazanie poprawnej wersji sprawozdań do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku. O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia. Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem. Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Prezes Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Odsłon dokumentu: 120437334 Poprzdnie wersje tego dokumentu: brak |
|||||||||||||
|
www.bialystok.rio.gov.pl | Wejść na stronę: 120437334 | Strona główna | Informacje niedostępne | Pomoc | Redakcja | Kontakt | | |