Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Zespole Szkół Sportowych w Supraślu

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 02 czerwca 2010 roku (znak: RIO.I.6002-5/10), o treści jak niżej:

Pan

Jan Żmojda

Dyrektor Zespołu Szkół Sportowych

w Supraślu

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej za 2009 r., przeprowadzonej w Zespole Szkół Sportowych w Supraślu na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto sprawy ogólnoorganizacyjne, funkcjonowanie kontroli wewnętrznej, księgowość i sprawozdawczość, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, plan finansowy i jego wykonanie, wydatki budżetowe, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 ze zm.), zamówienia publiczne, gospodarkę składnikami majątku, inwentaryzację, rozliczenia z budżetem gminy.

Stwierdzono, że badana jednostka wykazała za 2009 r. realizację dochodów w rozdziale 85412 „Kolonie i obozy oraz inne formy wypoczynku dzieci i młodzieży szkolnej, a także szkolenia młodzieży”, par. 083 „Wpływy z usług” w wysokości 8.199 zł, które dotyczyły wpłat uczniów za obozy sportowe (w roku 2008 dochody ze tego tytułu wynosiły 8.000 zł.). W planie finansowym na 2009 r. zostały zaplanowane wydatki w wysokości 50.163 zł z przeznaczeniem na obozy i zawody sportowe. Dopłaty uczniów do obozów sportowych organizowanych przez szkołę zostały ustalone w drodze zarządzenia Pana Dyrektora w następującej wysokości:

a) obóz w Augustowie w dniach 11-22 sierpnia 2009 r.: 250 zł – uczniowie klas IV-VI i 200 zł – uczniowie klas gimnazjalnych niebędący członkami kadry wojewódzkiej;

b) obóz w Pecu pod Snieżką w dniach 8-19 grudnia 2009 r.: 273 zł – uczniowie klas IV-VI, 230 zł – uczniowie klas gimnazjalnych niebędący członkami kadry wojewódzkiej i 150 zł –uczniowie klas gimnazjalnych będący członkami kadry wojewódzkiej.

Należy wskazać, że zgodnie z § 4 ust. 3 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 30 lipca 2002 r. w sprawie warunków tworzenia, organizacji oraz działania klas i szkół sportowych oraz szkół mistrzostwa sportowego (Dz. U. Nr 126, poz. 1078), w ramach programu szkolenia sportowego szkoła organizuje dla uczniów obozy szkoleniowe. Ponadto według przepisów rozporządzeń Ministra Edukacji Narodowej wydawanych corocznie w sprawie sposobu podziału części oświatowej subwencji ogólnej dla jednostek samorządu terytorialnego liczba uczniów klas sportowych uwzględniana jest, jako czynnik zwiększający wysokość kwoty uzupełniającej części oświatowej subwencji ogólnej. Żaden przepis prawa nie upoważnia zaś szkoły sportowej do ustalania i pobierania odpłatności za realizację programu szkolenia sportowego w szkole sportowej.

W związku z tym zwrócono się Pana Dyrektora o wskazanie, na jakiej podstawie są pobierane od uczniów dopłaty do obozów sportowych. W złożonym wyjaśnieniu wskazał Pan, że Dopłaty do obozów sportowych są zawarte w planie dochodów, jakie muszą być wykonane przez Zespół Szkół Sportowych. Plan dochodów corocznie jest przyjmowany przez Radę Miejską w Supraślu. My, jako szkoła musimy plan taki starać się wykonać i go wykonujemy. Czy jest podstawa prawna do pobierania takiej opłaty – nie wiem, ale skoro od organu prowadzącego dostajemy dokumenty, na podstawie których mamy wykonać nasze zobowiązania – to taka podstawa powinna istnieć. Jednocześnie chciałbym zaznaczyć, że wnoszona przez rodzica ucznia opłata na poniesienie kosztów pobytu na obozie wpływa mobilizująco na postawę ucznia podczas przebywania na obozie i podejmowania przez niego zajęć treningowych, mających na celu podniesienie jego umiejętności sportowych – str. 26-27 protokołu kontroli, załącznik nr 5 do protokołu kontroli.

Kontroli poddano realizację przez Zespół Szkół dochodów z umów najmu pomieszczeń, obowiązujących w okresie objętym kontrolą. Stwierdzono, że umowy zawierane były na 3 lata, przy czym były to kolejne umowy zawierane z tymi samymi podmiotami. Nie stwierdzono, aby Pan Dyrektor występował do organów gminy o wyrażenie zgody na zawarcie tego typu umowy po 22 października 2007 r., jako kierownik jednostki organizacyjnej posiadającej nieruchomości gminy w trwałym zarządzie. Zgodnie z art. 43 ust. 2 pkt 3 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2004 r. Nr 261, poz. 2603 ze zm.) w brzmieniu obowiązującym po 22 października 2007 r.,  jednostka organizacyjna ma prawo korzystania z nieruchomości oddanej w trwały zarząd, a w szczególności do oddania nieruchomości lub jej części w najem, dzierżawę albo użyczenie na czas nie dłuższy niż czas, na który został ustanowiony trwały zarząd, z równoczesnym zawiadomieniem właściwego organu i organu nadzorującego, jeżeli umowa jest zawierana na czas oznaczony do 3 lat, albo za zgodą tych organów, jeżeli umowa jest zawierana na czas oznaczony dłuższy niż 3 lata lub czas nieoznaczony, jednak na okres nie dłuższy niż czas, na który został ustanowiony trwały zarząd; zgoda jest wymagana również w przypadku, gdy po umowie zawartej na czas oznaczony strony zawierają kolejne umowy, których przedmiotem jest ta sama nieruchomość – str. 20-21 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli kompletności i terminowości sporządzania sprawozdań wymaganych przepisami obowiązującego w okresie objętym kontrolą rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781 ze zm.) ustalono, że w sprawozdaniu Rb-34 z wykonania planów finansowych dochodów własnych za 2009 r. zostały wykazane należności i zobowiązania w tej samej kwocie – 1.715,69 zł, dotyczące wpłat za obiady. Jak wynika z ustaleń kontroli, badana jednostka księguje wpłaty za obiady zapisem Wn 132 „Rachunki dochodów własnych jednostek budżetowych” – Ma 201 „Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami”. Na koniec miesiąca, w momencie wystawienia faktury wewnętrznej dla potrzeb VAT, dokonywane są dodatkowo dwa księgowania:

- Wn 201 i Ma 700 „Sprzedaż produktów i koszt ich wytworzenia” – jako przychody z tytułu wpłat za obiady dotyczące danego miesiąca,

- Wn 200 „Rozrachunki dotyczące przyszłych okresów – zaliczki” – Ma 840 „Rezerwy i rozliczenia międzyokresowe przychodów” – w zakresie wpłat dokonanych w danym miesiącu za obiady, a niewykorzystanych (kwoty podlegające rozliczeniu z uczniami w następnym okresie).

Taki system księgowania zawsze powodował, że ewidencyjny stan zobowiązań i należności dotyczących wpłat za żywienie był sobie równy, nie obrazując faktycznego stanu rozrachunków, który winien w szczególności przedstawiać wysokość nadpłat z tytułu wniesionych wpłat za żywienie, które nie zostały wykorzystane. Kontrolowana jednostka nie dokonuje przypisu należności za obiady, co jest zasadne, ponieważ nie wiadomo, ilu uczniów w danym miesiącu będzie chciało korzystać z wyżywienia (nie są składane deklaracje w sprawie korzystania ze stołówki szkolnej). W takim przypadku jednostka mogłaby posiadać zobowiązania wobec uczniów z tytułu nadpłat wynikających z opłacenia i niewykorzystania posiłków, które powinny być ustalone na koniec miesiąca na koncie rozrachunkowym i odpowiednio zmniejszać przychody z tytułu wpłat wniesionych za dany miesiąc – str. 8-9 protokołu kontroli.

W zakresie kompletności procedur wewnętrznych ustalono, że zasady regulujące gospodarkę kasową określone w Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów z dnia 30 czerwca 2006 r. nie zawierają postanowień w następujących kwestiach: ochrony wartości pieniężnych, zabezpieczenia pomieszczenia kasy, obrotów kasowych i ich dokumentowania za pomocą dokumentów operacyjnych kasy (wśród których należałoby wymienić dowody wpłaty K-103 i czeki gotówkowe) oraz dokumentów źródłowych. W Instrukcji nie zawarto również postanowień odnośnie terminów odprowadzania gotówki do banku (stwierdzono jedynie zapis w zakresie czynności kasjera, iż powinno to następować „w odpowiednich terminach”) – str. 9-11 protokołu kontroli.

Kontroli poddano prawidłowość zaszeregowania oraz ustalenia wysokości wynagrodzenia wybranych pracowników ZSS w Supraślu. Ustalono, że Pan Dyrektor w okresie objętym kontrolą realizował 4 godziny obowiązkowego wymiaru, korzystając ze zniżki 14 godzin tygodniowo. W trakcie kontroli została okazana uchwała Nr XXX/202/01 Rady Miejskiej w Supraślu z dnia 2 lutego 2001 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania zniżek nauczycielom, którym powierzono stanowiska kierownicze w szkołach oraz szczegółowych zasad zwalniania z obowiązku realizacji tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć dydaktycznych. Zgodnie z uchwałą, nauczycielom, którym powierzono stanowiska kierownicze w szkołach Zarząd Miejski w Supraślu może przydzielić godziny ponadwymiarowe w wymiarze nieprzekraczającym 6 godz. tygodniowo. Na podstawie arkusza organizacyjnego ustalono, że Pan Dyrektor realizuje 6 godzin ponadwymiarowych. Należy jednak zauważyć, że zgodnie z art. 35 ust. 1 Karty Nauczyciela, w szczególnych wypadkach, podyktowanych wyłącznie koniecznością realizacji programu nauczania lub zapewnienia opieki w placówkach opiekuńczo-wychowawczych, nauczyciel może być obowiązany do odpłatnej pracy w godzinach ponadwymiarowych zgodnie z posiadaną specjalnością, których liczba nie może przekroczyć 1/4 tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć. Przydzielenie nauczycielowi większej liczby godzin ponadwymiarowych może nastąpić wyłącznie za jego zgodą, jednak w wymiarze nieprzekraczającym 1/2 tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć. Postanowienia uchwały nie mogą zatem być stosowane z naruszeniem cytowanego przepisu ustawy, w świetle którego Pan Dyrektor może realizować 2 godziny ponadwymiarowe tygodniowo – str. 28-29 protokołu kontroli.

Ustalono także, że pismem z dnia 25 sierpnia 2009 r. Wicedyrektorowi przyznany został dodatek funkcyjny opiekuna stażu w wysokości 133, 62 zł miesięcznie. Wyznaczenie funkcji opiekuna stażu nastąpiło w dniu 6 września 2007 r. Dodatek funkcyjny z tytułu pełnienia tej funkcji został przyznany na okres od 1 października 2007 r. do 31 maja 2010 r. w wysokości 6% wynagrodzenia zasadniczego nauczyciela mianowanego z wykształceniem wyższym magisterskim z przygotowaniem pedagogicznym. Z postanowień art. 9c ust. 4 Karty Nauczyciela wynika, iż opiekunem stażu w szkołach prowadzonych przez jednostki samorządu terytorialnego nie może być nauczyciel zajmujący stanowisko kierownicze. Zgodnie z przywołaną regulacją Karty Nauczyciela, nauczycielowi stażyście i nauczycielowi kontraktowemu odbywającemu staż dyrektor szkoły przydziela spośród nauczycieli mianowanych lub dyplomowanych opiekuna, z zastrzeżeniem, że w publicznych przedszkolach, szkołach i placówkach prowadzonych przez osoby fizyczne oraz osoby prawne niebędące jednostkami samorządu terytorialnego oraz w przedszkolach niepublicznych, niepublicznych placówkach oraz szkołach niepublicznych o uprawnieniach szkół publicznych – opiekunem nauczyciela stażysty i nauczyciela kontraktowego może być również nauczyciel zajmujący stanowisko kierownicze. Zatem w szkołach prowadzonych przez jednostki samorządu terytorialnego opieka stażu nie może być powierzona nauczycielom zajmującym stanowisko kierownicze. W okresie od dnia 1 października 200 7r. do 31 marca 2010 r. wypłacono łącznie tytułem dodatku funkcyjnego opiekuna stażu kwotę 3.732,72 zł – str. 29-30 protokołu kontroli.

    Badając procedury udzielania zamówień publicznych (str. 37-42 protokołu kontroli) ustalono, że członkowie komisji przetargowej nie składali oświadczeń o zajściu lub braku wystąpienia okoliczności powodujących obowiązek wyłączenia z postępowania, wymaganych postanowieniami art. 17 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655 ze zm.). Oświadczeń takich nie składał również Pan Dyrektor, mimo wykonywania czynności w postępowaniu (m.in. pełnił Pan funkcję przewodniczącego komisji przetargowej). Kierownik Administracyjny Zespołu wyjaśnił, że nie zostały złożone oświadczenia ponieważ osoby biorące udział w postępowaniu, włącznie z p. dyrektorem oświadczały ustnie, że nie zachodzą żadne przesłanki i okoliczności powodujące wyłączenie danej osoby z prac w komisji przetargowej. Jednak przez późniejsze przeoczenie nie dokonały tego oświadczenia na piśmie. Przeoczenie o nie złożeniu oświadczenia było nieświadome i niezamierzone. Jak wynika z załącznika nr 8 do protokołu kontroli, obowiązek złożenia oświadczeń dotyczył przetargu na dostawę obiadów do stołówki szkolnej i na jeden z remontów budynku.

Ponadto w zakresie udzielania zamówień publicznych stwierdzono, że zarządzenia Pana Dyrektora w sprawie powołania komisji przetargowej ograniczały się tylko do wskazania personaliów członków komisji. Przepisy art. 21 ust. 3 Prawa zamówień publicznych wymagają określenia przez zamawiającego organizacji, składu, trybu pracy oraz zakresu obowiązków członków komisji przetargowego, mając na celu zapewnienie sprawności jej działania, indywidualizacji odpowiedzialności jej członków za wykonywane czynności oraz przejrzystości jej prac.

Stwierdzone uchybienia i nieprawidłowości były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości jednostek budżetowych.

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie zarządczej kontroli wewnętrznej, spoczywa na kierowniku każdej jednostki, zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.

Wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości należy do głównego księgowego. Prawa i obowiązki głównych księgowych określa od 1 stycznia 2010 r. art. 54 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Zaniechanie pobierania od uczniów dopłat do obozów sportowych organizowanych przez Zespół w ramach programu szkolenia sportowego. Rozliczenie z uczniami pobranych bezpodstawnie dopłat.

2. Wynajmowanie pomieszczeń szkolnych po uzyskaniu zgody organów gminy w przypadku umów najmu posiadających cechy wskazane w art. 43 ust. 2 pkt 3 ustawy o gospodarce nieruchomościami.

3. Zobowiązanie głównego księgowego do ewidencjonowania operacji związanych z opłatami za żywienie w sposób umożliwiający wykazanie w księgach rachunkowych i sprawozdawczości realnego stanu zobowiązań Zespołu Szkół z tytułu opłat wniesionych a niewykorzystanych na posiłki w danym miesiącu.

4. Uzupełnienie Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów o brakujące procedury dotyczące gospodarki kasowej, wskazane w części opisowej wystąpienia.

5. Realizowanie godzin ponadwymiarowych w wymiarze zgodnym z postanowieniami art. 35 ust. 1 Kary Nauczyciela.

6. Zaniechanie wypłacania Wicedyrektorowi dodatku funkcyjnego z tytułu pełnienia funkcji opiekuna stażu oraz zwrócenie się do Wicedyrektora o dobrowolny zwrot bezpodstawnie przyznanego przez Pana Dyrektora dodatku.

7. Zapewnienie składania oświadczeń o zajściu lub braku wystąpienia okoliczności powodujących obowiązek wyłączenia z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego przez wszystkie osoby wykonujące czynności w postępowaniu.

8. Określanie zasad pracy komisji przetargowej w sposób wyczerpujący wymagania art. 21 ust. 3 Prawa zamówień publicznych.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

        Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

Burmistrz Supraśla