Kontrola doraźna gospodarki finansowej

przeprowadzona w Zespole Szkół w Kuleszach Kościelnych

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 31 maja 2010 roku (znak: RIO.I.6003-1/10/2), o treści jak niżej:

Pani

Jolantyna Kamińska

Dyrektor Zespołu Szkół

w Kuleszach Kościelnych

W wyniku doraźnej kontroli gospodarki finansowej, przeprowadzonej w Zespole Szkół w Kuleszach Kościelnych na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto czynności związane z przygotowaniem, przeprowadzeniem oraz realizacją zamówienia publicznego na dostawę do Zespołu Szkół oleju opałowego lekkiego w sezonie grzewczym 2009/2010.

         Zamawiający nie dochował należytej staranności przy określeniu wartości zamówienia, wymaganej przepisem art. 32 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655 ze zm.). Wartość zamówienia została ustalona w oparciu o koszty zużycia oleju opałowego w sezonie grzewczym 2008/2009 r. w ilości 48.451 litrów na kwotę 79.484,62 zł. Tak ustalona wartość nie uwzględniała przewidywanego zakresu zamówienia, określonego w specyfikacji istotnych warunków zamówienia na 60.000 litrów, nie zakładała też zmian cen dostaw oleju opałowego w bieżącym sezonie grzewczym. Nieprawidłowe ustalenie wartości zamówienia nie miało wpływu na zastosowanie reżimu ustawy dla wyboru wykonawcy zamówienia – str. 2 protokołu kontroli.

Badanie treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia wykazało zaniechanie opisu sposobu oceny spełniania przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu, co stanowiło naruszenie art. 36 ust. 1 pkt 5 ustawy – str. 4 protokołu kontroli.

Ogłoszenie o zamówieniu z dnia 22 września 2009 r. zostało zamieszczone w Biuletynie Zamówień Publicznych oraz w siedzibie Urzędu Gminy i na stronie internetowej Urzędu. Stosownie do art. 40 ust. 1 ustawy, ogłoszenie powinno być zamieszone w siedzibie i na stronie internetowej zamawiającego – Zespołu Szkół.

         Kontrola ofert złożonych przez 4 wykonawców ubiegających się o zamówienie w przetargu nieograniczonym wykazała, że komisja przetargowa, powołana zarządzeniem Pani Dyrektor m.in. w celu wyboru oferty najkorzystniejszej, dokonała nieprawidłowej oceny ofert, mającej wpływ na wynik postępowania o udzielenie zamówienia. Jedynym kryterium wyboru oferty najkorzystniejszej była całkowita cena dostawy 1 litra oleju, ustalona według formularza ofertowego z uwzględnieniem ceny zakupu netto, marży (niepodlegającej zmianie) oraz podatku VAT. Komisja uznała wszystkie oferty za spełniające wymagania specyfikacji. W związku ze złożeniem przez dwóch wykonawców: P.P.H.U. „WAGAT” sp. j. i PH-U „ŻAR” ofert o takiej samej cenie (2 zł brutto za litr) zamawiający wezwał tych wykonawców na podstawie art. 91 ust. 5 ustawy do złożenia ofert dodatkowych, a po ich złożeniu dokonał wyboru oferty P.P.H.U. „WAGAT” Sp. j. z ceną 1,96 zł za litr oleju. Oferta tego wykonawcy zawierała najniższą cenę zakupu netto (niższą o 0,19 zł od kolejnej pod tym wglądem oferty) oraz najwyższą marżę. Rozstrzygnięcie przetargu zostało oprotestowane pismem z dnia 13 października 2009 r. przez firmę „PLUS”, która domagała się odrzucenia ofert innych wykonawców. Protest ten został przez zamawiającego w dniu 26 października 2009 r. oddalony w całości jako bezpodstawny. Między innymi w odniesieniu do oferty firmy „WAGAT” protestujący podnosił, iż zawiera ona rażąco niską cenę i jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji. Z przedstawionej kontrolującym dokumentacji postępowania wynika, że w związku ze złożonym protestem firma „WAGAT” pismem z 23 października 2009 r. przesłała zamawiającemu kopie faktur o numerach 10280133662 oraz 1028013302 poświadczających podaną w ofercie podstawowej i ofercie dodatkowej cenę zakupu oleju jednocześnie zastrzegając, że stanowią one tajemnicę przedsiębiorstwa i nie mogą być udostępniane osobom trzecim, a szczególnie innym podmiotom biorącym udział w postępowaniu (w treści specyfikacji zamawiający nie wymagał dokumentowania ceny zakupu). Z przedłożonych faktur wynika, że firma nabyła u producenta Rafineria Trzebinia S.A. olej opałowy Eko-C. Na podstawie informacji opublikowanych na stronie internetowej tego producenta kontrolujący stwierdzili, że olej opałowy Eko-C jest olejem ciężkim. Specyfikacja istotnych warunków zamówienia stanowiła natomiast, że przedmiotem postępowania była dostawa oleju opałowego lekkiego. Ustalenia kontroli prowadzą do wniosku, że wykonawca ustalił cenę oferty w oparciu o cenę netto zakupu litra ciężkiego oleju opałowego, który nie był przedmiotem zamówienia. W związku z tym, oferta firmy „WAGAT” podlegała odrzuceniu na podstawie art. 89 ust. 1 pkt 2, ponieważ nie dotyczyła przedmiotu zamówienia określonego w specyfikacji. Jak stanowi zasada wyrażona w art. 7 ust. 3 Prawa zamówień publicznych, zamówienia udziela się wyłącznie wykonawcy wybranemu zgodnie z przepisami ustawy.

         Należy też podnieść, iż komisja przetargowa za niepodlegającą odrzuceniu uznała ofertę firmy „PRYMA 1”, podczas gdy cena oferty tego wykonawcy – 2,01 zł brutto za litr oleju, w świetle podanych w formularzu ofertowym czynników cenotwórczych – ceny zakupu i marży, została obliczona błędnie. Zgodnie z art. 89 ust. 1 pkt 6 ustawy oferta podlega odrzuceniu jeżeli zawiera błędy w obliczeniu ceny. Odrzuceniu, z powodu niezgodności ze specyfikacją, podlegała też oferta dodatkowa firmy „ŻAR”, ponieważ wykonawca podał w tej ofercie jedynie cenę brutto za 1litr oleju nie specyfikując m.in. marży, która miała być niezmienna w okresie realizacji dostaw (kontrolujący nie wnieśli, w świetle postanowień specyfikacji dotyczących obliczenia ceny ofertowej, uwag do oferty podstawowej tego wykonawcy) – str. 5-7 protokołu kontroli.

         Z ustaleń kontroli wynika ponadto, że zamawiający w protokole postępowania nie zawarł informacji m. in. o: ilości wykonawców spełniających warunki udziału w postępowaniu, ilości złożonych ofert, kwocie jaką zamierzał przeznaczyć na realizację zamówienia, złożonym proteście oraz zawarciu umowy. Ujęcia w protokole postępowania tych informacji wymaga § 2 i załącznik nr 2 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 października 2008 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz. U. Nr 188, poz. 1154) – str. 8 protokołu kontroli.

         Umowa o udzielenia zamówienia publicznego została zawarta z wybranym wykonawcą w dniu 27 października 2009 r. W umowie tej, zgodnej z projektem załączonym do specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zawarto niejasne postanowienia w kwestii ustalania cen dostarczonego oleju opałowego. Według § 2 ust. 1 umowy cena oleju ma być liczona poprzez doliczenie marży wykonawcy do ceny obowiązującej u producenta w rafinerii w dniu dostawy do zamawiającego i następnie podatku VAT, zaś § 2 ust. 2 stanowi, że ceną do zapłaty będzie cena brutto z uwzględnieniem ceny zakupu u producenta, marży wykonawcy i podatku VAT. Pierwszy z przywołanych zapisów umowy sugeruje zastosowanie ogólnego cennika sprzedaży publikowanego przez producenta oleju, drugi natomiast odnosi się do rzeczywistej ceny oleju zakupywanego przez wykonawcę, przy czym podobnie jak w specyfikacji, w umowie nie określono sposobu dokumentowania przez wykonawcę zamówienia ceny zakupu u producenta. W wyjaśnieniu znaczenia przywołanych zapisów umowy Pani Dyrektor wskazała, iż w braku doświadczenia w organizowaniu przetargów opierała się na wzorach dokumentacji przetargowej przekazanych przez Urząd Gminy oraz podniosła, iż zapis § 2 ust. 1 umowy był zbędny, ponieważ nie był stosowany podczas realizacji dostaw.

Badanie realizacji umowy w zakresie zastosowanych cen dostaw wykazało, że faktycznie postanowienia § 2 ust. 1 umowy nie były w rozliczeniach stosowane. Ponadto na podstawie okazanej kontrolującym dokumentacji ustalono, że wykonawca w wypełnieniu wymogu z § 4 umowy przedstawiał przy każdej dostawie atesty jakościowe oleju opałowego. Z dokumentów odbioru oleju wynika, że przedmiotem dostaw był olej opałowy lekki – str. 8-10 protokołu kontroli.

Kontrola realizacji umowy pozwoliła również ustalić, że Zespół Szkół nie prowadził księgowej ewidencji analitycznej zakupionego oleju, odnosząc wartość zakupów bezpośrednio w koszty. Wybrana metoda ewidencji oleju opałowego nie znalazła odzwierciedlenia w dokumentacji zasad rachunkowości obowiązujących w jednostce, co nie odpowiada wymogom art. 17 ust. 2 ustawy z dnia z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.), zobowiązującym kierownika jednostki do wyboru jednej z pośród wskazanych w tym art. ustawy metod prowadzenia kont ksiąg pomocniczych dla rzeczowych składników aktywów obrotowych – str. 8 protokołu kontroli.

         Stwierdzone w wyniku kontroli nieprawidłowości były wynikiem niedostatecznej znajomości bądź nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej w zakresie udzielania zamówień publicznych i dotyczących rachunkowości samorządowej jednostki organizacyjnej.

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie zarządczej kontroli wewnętrznej, spoczywa na kierowniku jednostki, zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240).

Wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości należy do głównego księgowego – prawa i obowiązki głównych księgowych określa od 1 stycznia 2010 r. art. 54 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych – a także do kierownika jednostki, który stosownie do art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości ustala i aktualizuje dokumentację przyjętych zasad rachunkowości.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Ustalanie wartości przedmiotu zamówienia z należytą starannością.

2. Zawieranie w specyfikacji istotnych warunków zamówienia opisu sposobu spełniania warunków udziału w postępowaniu.

3. Zamieszczanie ogłoszenia o przetargu nieograniczonym w siedzibie i na stronie zamawiającego – Zespołu Szkół.

4. Zapewnienie wnikliwego badania treści złożonych ofert pod kątem zgodności ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia oraz przepisami ustawy, w tym celem prawidłowego wyboru oferty najkorzystniejszej.

5. Sporządzanie protokołu postępowania z zachowaniem wymogów rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 października 2008 r.

6. Zawieranie w umowie o udzielenie zamówienia publicznego postanowień niebudzących wątpliwości co do sposobu ich realizacji oraz zapewniających możliwość kontroli ich wykonania.

7. Ustalenie metod prowadzenia kont ksiąg pomocniczych rzeczowych składników aktywów obrotowych stosownie do postanowień art. 17 ust. 2 ustawy o rachunkowości.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

        Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości: