Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Biurze Obsługi Szkół Samorządowych w Trzciannem

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 07.05.2010 roku (znak: RIO.I.6002-3/10), o treści jak niżej:

                                                                  Pan

Wojciech Popławski

                                                                                  Kierownik Biura Obsługi Szkół

                                                                                  Samorządowych w Trzciannem

         W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej Biura Obsługi Szkół Samorządowych w Trzciannem za okres 2009 roku, przeprowadzonej na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto sprawy ogólnoorganizacyjne, funkcjonowanie kontroli wewnętrznej, księgowość i sprawozdawczość, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, plan finansowy i jego wykonanie, wydatki budżetowe, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 ze zm.), zamówienia publiczne, gospodarkę składnikami majątku, inwentaryzację.

Badaniem objęto prawidłowość ustalenia przez kontrolowaną jednostkę danych stanowiących podstawę sporządzenia przez Wójt Gminy Trzcianne sprawozdania, o którym mowa w art. 30a ust. 4 Karty Nauczyciela i przepisach rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 13 stycznia 2010 r. w sprawie sposobu opracowywania sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego w szkołach prowadzonych przez jednostki samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 6, poz. 35). Czynnościami kontrolnymi objęto wynagrodzenia wszystkich nauczycieli zatrudnionych w gminie Trzcianne. W wyniku kontroli stwierdzono nieprawidłowe ustalenie przez jednostkę średniorocznej liczby etatów nauczycieli we wszystkich stopniach awansu zawodowego. Przyczyną nieprawidłowości było błędne przyjęcie do wyliczenia średniorocznej liczby etatów nauczycieli dyplomowanych, mianowanych i kontraktowych okresów, w których pracowali oni jako nauczyciele stażyści w rozumieniu art. 10 ust. 9 i 10 Karty Nauczyciela. W efekcie zawyżono średnioroczną liczbę etatów nauczycieli dyplomowanych, mianowanych i kontraktowych, zaniżając tym samym średnioroczną liczbę etatów nauczycieli stażystów.

         W związku z przedstawionymi wyżej ustaleniami, sprawozdanie z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego zostało sporządzone nieprawidłowo także w zakresie sumy iloczynów średniorocznej liczby etatów i średnich wynagrodzeń na poszczególnych stopniach awansu zawodowego, o których mowa w art. 30 ust. 3 Karty, oraz kwot wydatków faktycznie poniesionych na wynagrodzenia w 2009 r. dla poszczególnych stopni awansu. W konsekwencji nieprawidłowo ustalono różnice między wymienionymi wartościami. Skutkiem tego było zaniżenie kwoty ujemnej różnicy między wydatkami faktycznie poniesionymi na wynagrodzenia a sumą iloczynów średniorocznej liczby etatów i średnich wynagrodzeń nauczycieli stażystów. Według danych opracowanych przez jednostkę, kwota ujemnej różnicy oznaczająca sumę dodatków uzupełniających dla nauczycieli stażystów wynosiła 600,32 zł, natomiast po wyeliminowaniu opisanego błędu – 7.166,22 zł.

         W odniesieniu do nauczycieli dyplomowanych, mianowanych i kontraktowych opracowane przez jednostkę dane do sprawozdania nie wykazywały ujemnej różnicy między wydatkami poniesionymi w 2009 r. na wynagrodzenia a sumą iloczynów średniorocznej liczby etatów i średnich wynagrodzeń. Zmodyfikowanie w sprawozdaniu danych zgodnie z ustaleniami niniejszej kontroli nie spowodowało powstania obowiązku wypłaty dodatków uzupełniających dla tych stopni awansu zawodowego – str. 17-20 protokołu kontroli.

         W zakresie rachunkowości stwierdzono uchybienia polegające na:

a) przeksięgowaniu rocznego wyniku finansowego za 2008 r. na fundusz pod datą 31 grudnia 2009 r., tj. niezgodnie z zasadami funkcjonowania kont 800 „Fundusz jednostki” i 860 „Straty i zyski nadzwyczajne oraz wynik finansowy” zawartymi w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.) – str. 5 protokołu kontroli,

b) dokonywaniu na stronie Wn konta 132 „Rachunki dochodów własnych jednostek budżetowych” zapisów ujemnych w korespondencji ze stroną Ma konta 225 „Rozrachunki z budżetami” w związku z przelewami podatku VAT do Urzędu Skarbowego, czym naruszono zasadę dokonywania zapisów na koncie 132 zgodnie z danymi wyciągów bankowych wynikającą z załącznika nr 2 do przywołanego wyżej rozporządzenia; prawidłowy sposób księgowania wskazano na str. 30 protokołu kontroli,

c) dokumentowaniu wypłat gotówki z kasy za pomocą dwóch dowodów księgowych, z których jeden dotyczy operacji gospodarczej, a drugi stanowi sporządzaną przez jednostkę „listę płac”, na której kwitowany jest jedynie odbiór gotówki; przyjęta metoda nie ma umocowania w przepisach wewnętrznych oraz zasadach dokumentowania zapisów księgowych dowodami księgowymi wynikających z art. 20 i 21 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.) – str. 8 protokołu kontroli.

         Pozostałe nieprawidłowości stwierdzone podczas kontroli, dotyczące poziomu realizowanych przez dyrektorów szkół godzin ponadwymiarowych oraz procedury opracowania planów finansowych szkół i BOSS, zostaną przedstawione w piśmie skierowanym bezpośrednio do Wójta Gminy Trzcianne jako posiadającego kompetencje do ich wyeliminowania. Odrębne pismo skierowałem także do dyrektora Gimnazjum w Trzciannem w sprawie ustaleń dotyczących udzielenia zamówienia publicznego na zakup artykułów żywnościowych do stołówki szkolnej.

Stwierdzone w wyniku kontroli nieprawidłowości i uchybienia były wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości samorządowej jednostki organizacyjnej.

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie zarządczej kontroli wewnętrznej, spoczywa na kierowniku każdej jednostki, zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240).

Wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości należy do głównego księgowego. Prawa i obowiązki głównych księgowych określa art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Ustalanie prawidłowych danych w zakresie średniorocznej liczby etatów na poszczególnych stopniach awansu zawodowego, służących Wójtowi Gminy Trzcianne do sporządzenia sprawozdania na podstawie art. 30a ust. 4 Karty Nauczyciela.

2. Zobowiązanie głównego księgowego do wyeliminowania uchybień w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych poprzez:

a) księgowanie wyniku finansowego za dany rok na konto 800 pod datą przyjęcia sprawozdania finansowego,

b) dokonywanie zapisów na koncie 132 zgodnie z danymi wyciągów bankowych,

c) zaniechanie sporządzania wewnętrznych dowodów księgowych w sytuacjach nieprzewidzianych przepisami art. 20 ustawy o rachunkowości.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

    Zastępca Prezesa

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości

Wójt Gminy Trzcianne

W wyniku kontroli w ww. jednostce skierowano pismo z dnia 07 maja 2010 roku, do organu wykonawczego:

                                                                  Pani

Bożena Małgorzata Sawicka

                                                                                  Dyrektor Gimnazjum w Trzciannem

         W toku czynności kontrolnych prowadzonych przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku w Biurze Obsługi Szkół Samorządowych w Trzciannem badaniu poddano m.in. prawidłowość udzielenia zamówienia publicznego na zakup artykułów żywnościowych, które realizowane było przez Gimnazjum jako zamawiającego. Jak wynika z ustaleń kontroli, w dniu 9 lipca 2008 r. zawarła Pani umowę o dostawę artykułów żywnościowych w okresie od 1 sierpnia 2008 r. do 30 czerwca 2010 r. z pominięciem procedur ustalonych ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655 ze zm.), stosując zasady wyboru wykonawcy określone zarządzeniem z 3 marca 2008 r. w sprawie realizacji wydatków w stołówce szkolnej należącej do Gimnazjum w Trzciannem o wartości szacunkowej nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości 14.000 euro. Z protokołu posiedzenia komisji w dniu 25 czerwca 2008 r., w skład której wchodziła Pani Dyrektor, sekretarka i intendent, wynika, że „zamówione artykuły żywnościowe nie przekraczają kwot kwalifikujących je do postępowania w trybie przetargu”. Tymczasem z ustaleń kontroli wynika, iż tylko w 2009 r. wydatki na zakup artykułów żywnościowych z rachunku dochodów własnych Gimnazjum wyniosły 131.019,20 zł, tj. 33.793,09 euro.

         Przedstawiony stan faktyczny świadczy o bezpodstawnym zaniechaniu stosowania procedur Prawa zamówień publicznych ze względu na wartość szacunkową zamówienia. Przyczyną nieprawidłowości było ustalenie wartości szacunkowej zamówienia z pominięciem postanowień art. 34 ust. 3 pkt 2 lit. b) Prawa zamówień publicznych. Przywołany przepis stanowi, iż w przypadku udzielania zamówienia na dostawy lub usługi powtarzające się okresowo na czas oznaczony dłuższy niż 12 miesięcy, wartością zamówienia jest wartość ustalona z uwzględnieniem okresu wykonywania zamówienia. Niezbędnym jest zatem podjęcie działań w celu udzielenia zamówienia podmiotowi wybranemu w trybie określonym Prawem zamówień publicznych.

Zastępca Prezesa

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

Wójt Gminy Trzcianne