Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Miejskim w Kleszczelach

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 11 lutego 2020 roku (znak: RIO.I.6001-15/19), o treści jak niżej:

Pan

Aleksander Sielicki

Burmistrz Kleszczel

           W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Kleszczele  za 2018 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Miejskim w Kleszczelach na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 2137) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2019 r. poz. 2215, ze zm.), udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

Kontrola prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym dokonywanych w nich zapisów i dowodów stanowiących ich podstawę, przeprowadzona pod kątem zgodności z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2019 r. poz. 351, ze zm.) oraz rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z 13 września 2017 r. sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2017 r. poz. 1911, ze zm.), wykazała, że:

a) w praktyce badana jednostka nie posiadała konta 133 „Rachunek budżetu” na którym ewidencjonowane byłyby kompletnie wynikające z wyciągów bankowych wpływy środków na rachunek budżetu oraz wypłaty z rachunku budżetu. Zachodzące na rachunku budżetu operacje księgowane były przy użyciu kont: 133-1 „rachunek budżetu” i 133-4 „konto zadań zleconych (fundusz alimentacyjny)”. Saldo podane na wyciągu bankowym do rachunku budżetu w trakcie roku nie wynikało z żadnego konta, lecz musiało być ustalane w drodze obliczeń – było ono uzyskiwane dopiero po  zsumowaniu kont: 133-1 i 133-4. Konto 133-4  w ciągu roku wykazywało obroty strony Wn i Ma 13.344,54 zł, saldo końcowe 0 zł. W związku z tym na koniec roku saldo podane na wyciągu bankowym do rachunku budżetu wynikało z konta 133. Należy wskazać, że wydzielanie w ramach konta 133 kont mających wyodrębniać rodzaje środków znajdujących się na rachunku podstawowym budżetu jest bezzasadne w świetle zasad funkcjonowania tego konta określonych załącznikiem nr 2 do rozporządzenia. Otwarcie dodatkowych kont w ramach konta 133 powinno mieć miejsce tylko dla ewidencji operacji na rachunkach bankowych odrębnych od rachunku podstawowego, które służą przechowywaniu środków budżetu – str. 39-40 protokołu kontroli,

b) naruszono zasadę ewidencji na kontach 133 i 130 „Rachunek bieżący jednostki” zgodnie z danymi wyciągów bankowych. Stwierdzono, że na kontach 133 i 130 dokonano zapisów nie wynikających z wyciągów. Dotyczyły one w szczególności zaksięgowania przelewu środków pieniężnych pozostających na koniec 2018 r. na rachunku bieżącym Urzędu jako jednostki budżetowej (konto 130) na rachunek budżetu (konto 133) w wysokości 41.927,54 zł, udokumentowanego wyciągiem bankowym. Na wymienionych kontach przelew kwoty 41.927,54 zł zobrazowano księgowaniem po obu stronach kwot 104.960,93 zł i 63.033,29 zł (których różnica daje kwotę z wyciągu). I tak, w ewidencji budżetu dokonano zapisów: Wn 133 – Ma 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych” na kwotę 104.960,93 zł (jako rzekomy przelew dochodów zrealizowanych przez Urząd Miejski) oraz zapisu ujemnego Wn 133 – Ma 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych” na kwotę 63.033,29 zł jako rzekomy zwrot niewykorzystanych środków na wydatki (ujęty dodatkowo błędnie zapisem ujemnym); w ewidencji Urzędu wskazane kwoty ujęto po odwrotnych stronach na koncie 130, również w korespondencji z kontami 222 i 223 – str. 13 protokołu kontroli,

c) przedstawione wyżej nieprawidłowe, niezgodne z danymi wyciągów bankowych, zapisy były efektem sfinansowania w 2018 r. części wydatków Urzędu Miejskiego bezpośrednio ze zrealizowanych przez Urząd dochodów budżetowych, czym naruszono podstawową zasadę finansowania wydatków Urzędu jako jednostki budżetowej, wynikającą z art. 11 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 869, ze zm.). Szczegółowa kontrola tego zagadnienia ujawniła, że:

-  we wrześniu 2018 r. z rachunku budżetu została przekazana do Urzędu kwota 246.000 zł, zaś zaksięgowano w ewidencji budżetu na koncie 223-1 dotyczącym rozliczeń z Urzędem kwotę 276.050; Urząd natomiast zaksięgował wpływ środków na wydatki w wysokości  246.000 zł (zgodnie z wyciągami bankowymi); kwota 30.050 zł, o którą więcej zaksięgowano w ewidencji budżetu środków przekazanych Urzędowi na wydatki, oznaczała w istocie mylnie zaksięgowany we wrześniu przelew środków na realizację wydatków MOPS w Kleszczelach,

- w grudniu 2018 r. z rachunku budżetu przekazana została do Urzędu kwota środków na wydatki wynosząca 1.000.000 zł, co wynika z wyciągów; z zestawienia obrotów i sald konta 223-1 w ewidencji budżetu wynika natomiast, iż zaksięgowano po stronie Wn tego konta kwotę 998.639,15 zł jako przekazane środki na wydatki Urzędu, zaś Urząd zaksięgował otrzymanie środków na wydatki w wysokości 1.091.438,39 zł (niezgodnie z wyciągami bankowymi). Rozbieżność wyniosła 92.799,24 zł.

Różnica pomiędzy kwotami 92.799,24 zł a 30.050 zł stanowi 62.749,24 zł, co po powiększeniu o kwotę 284,05 zł (wpływ z rachunku Funduszu Sprawiedliwości) daje sumę 63.033,29 zł; kwota 63.033,39 zł (o 0,10 zł więcej) odpowiada sumie wydatków Urzędu sfinansowanych bezpośrednio dochodami w trakcie 2018 r., uwidocznionej w księgach przed dokonaniem opisanego wyżej księgowania z 31 grudnia 2018 niezgodnego z danymi wyciągu. Analiza danych za poszczególne miesiące 2018 r. wykazuje, że w sierpniu, październiku i grudniu (na dzień 30 grudnia 2018 r.) obroty strony Ma subkonta wydatków Urzędu Miejskiego (130-2) były wyższe od obrotów strony Wn tego subkonta, co świadczy o tym, że w miesiącach tych wydatki finansowano bezpośrednio ze zrealizowanych przez Urząd dochodów księgowanych na subkoncie 130-1. Według złożonego w tej sprawie wyjaśnienia Pana Burmistrza (…) w sierpniu 2018 r. za mało przelano środków finansowych na realizację wydatków urzędu w kwocie 33.347,00 zł, narastająco od początku roku – 23.040,24 zł, przy nieodprowadzonych dochodach do budżetu w kwocie 73.794,28 zł. Następnie w październiku 2018 r. przelano środki finansowe w wysokości 307.037,74 zł przy zrealizowanych wydatkach 332.149,79 zł, co daje niedobór w wysokości 25.112,05 zł, narastająco od początku roku – 18.582,09 zł, (…) Natomiast w grudniu 2018 r. (…) zasilono rachunek bankowy urzędu w kwocie 1.028.405,00 zł, realizując w tym czasie wydatki w wysokości 1.049.875,91 zł, przy nieodprowadzonych dochodach w wysokości 103.704,08 zł. W wymienionych wyżej miesiącach przyczyną finansowania wydatków dochodami było przeoczenie dokonania przelewów środków finansowych na realizację wydatków urzędu z rachunku budżetu na rachunek urzędu, przy pozostających jednocześnie na rachunku urzędu środkach finansowych stanowiących dochody (…) Zaistniała sytuacja była przyczyną braku bieżącej analizy kont 222 i 223 w porównaniu z kontem 130 (tj. subkontami 130-1 i 130-2 ) – str. 10-12 protokołu kontroli,

d) na koncie 223-2 „Rozliczenie wydatków budżetowych – MOPS” w ewidencji budżetu na koniec 2018 r. wystąpiło nierealne saldo Wn w kwocie 2.513,53 zł spowodowane błędnymi księgowaniami w MOPS, w ewidencji którego wystąpiło z kolei nierealne saldo w tej wysokości po stronie Ma – str. 13-14 protokołu kontroli. W trakcie kontroli wyjaśnienia w tej sprawie złożyła gówna księgowa MOPS. Wynika z nich, że w 2018 r. – wbrew zasadzie dokonywania zapisów na koncie 130 zgodnie z danymi wyciągów bankowych oraz ustalania wydatków zgodnie z zasadą kasowej realizacji budżetu (wynikającej m.in. z § 5 rozporządzenia) – jako zmniejszenie wydatków zaksięgowano kwotę 2.513,53 zł wynikającą z korekty otrzymanej noty związanej z opłatą za pobyt mieszkańca gminy w DPS, mimo braku wpływu środków związanych z tą korektą. Zaniżono zatem wydatki wykazane w sprawozdawczości MOPS i w konsekwencji zawyżono wynik wykonania budżetu gminy za 2018 r. o 2.513,53 zł; nieprawidłowość sald potwierdza fakt, iż mimo ich wystąpienia, na rachunku MOPS nie pozostały środki, która należałoby zwrócić do budżetu w ramach rozliczenia tych sald,

e) konto 224-2/510 „Rozrachunki budżetu – II US Białystok” w ewidencji budżetu wykazywało nierealne saldo Ma w wysokości 41,04 zł. Jak wynika z ustaleń zawartych na str. 15 protokołu kontroli oraz wyjaśnień Skarbnika saldo to powstało z rozliczeń dochodów z urzędem skarbowym w latach wcześniejszych (znajdowało się również w bilansie otwarcia na 2018 r.); nierealne saldo należy wyksięgować z kontem 960 „Skumulowane wyniki budżetu”,

f) saldo konta 961 „Wynik budżetu” oznaczające wynik budżetu za 2017 r. przeniesiono na konto 960 pod datą 31 grudnia 2018 r. Zgodnie z zasadami funkcjonowania konta 961, zawartymi w załączniku nr 2 do rozporządzenia, przeniesienie salda konta 961 za 2017 r. na konto 960 powinno nastąpić w 2018 r. pod datą zatwierdzenia sprawozdania z wykonania budżetu za 2017 r. – str. 21 protokołu kontroli,

g) nieprawidłowo ewidencjonowano przychody z tytułu odsetek od nieterminowych opłacanych należności – odsetki wpłacone ujmowano na koncie 720 „Przychody z tytułu dochodów budżetowych”, zamiast na koncie 750 „Przychody finansowe”, z kolei przypisane należności z tytułu nieopłaconych odsetek księgowano Wn 221 – Ma 290 „Odpisy aktualizujące należności”, zamiast zapisem Wn 221 – Ma 750. Należy wskazać, że począwszy od 2011 r. – w związku ze zmianą przepisów rozporządzenia – przypisywane odsetki nie mogą być ewidencjonowane „automatycznie” na koncie 290. Odpisy aktualizujące należności z tytułu odsetek powinny być dokonywane na takich samych zasadach, jak odpisy aktualizujące należność główną, od których są naliczane, tj. w przypadku wystąpienia przesłanek określonych przepisami art. 35b ustawy o rachunkowości, i ujmowane zapisem Wn 751 „Koszty finansowe” – Ma 290 – str. 47 i 52 protokołu kontroli,

h) saldo konta 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” po stronie Ma wykazywało na koniec 2018 r. nierealne nadpłaty na kwotę 8.682,56 zł, z tego:

- 4.500 zł z tytułu wniesionych w grudniu 2018 r. wadiów za zakup działek, które ujęto z kontem 221 i zaliczono do dochodów budżetu; kwoty te należało ująć jako przychód na koncie 760 „Pozostałe przychody operacyjne” przy operacji zaliczenia tych kwot do dochodów (wadia zostały wniesione przez osoby, które dokonały zakupu nieruchomości); natomiast zakwestionować należy fakt ujęcia kwot wadiów z kontem 221 w momencie ich wpływu, ponieważ do czasu, gdy stanowiły one środki depozytowe (do czasu rozstrzygnięcia przetargu) powinny one być ujęte na koncie 240 „Pozostałe rozrachunki”,

 - 4.182,56 zł dotyczyło wpłaty należnych gminie rat za sprzedaż nieruchomości, które ujęto po stronie Ma na koncie 221, podczas gdy należności od tych nabywców widniały na stronie Wn konta 226 „Długoterminowe należności budżetowe” – str. 47-48 protokołu kontroli,

i) na koncie 240 w ewidencji Urzędu, zamiast na koncie 221 ujęto:

- należność w kwocie 2.738,54 zł z tytułu kary umownej od wykonawcy, dotyczącej nieterminowego wykonania pochylni dla osób niepełnosprawnych i schodów przy „ośrodku zdrowia” w Kleszczelach – str. 49 protokołu kontroli,

- nadpłatę w kwocie 1.924,30 zł firmy UNIBEP z tytułu opłaty eksploatacyjnej za wydobycie kopalin; kwotę potrącono z wpłaty za wydobycie kopalin za I półrocze 2019 r. – str. 51 protokołu kontroli,

j) konto 240-4/123  „Pozostałe rozrachunki - Rozliczenie kapitalizacji odsetek” w ewidencji Urzędu wykazywało nierealne saldo Ma w wysokości 94,08 zł; saldo wynikło z rozliczenia pomiędzy prowizją bankową a kapitalizacją odsetek i powinno być przeniesione na odpowiednie konto zespołu 4 – str. 49 protokołu kontroli,

k) nieprawidłowo prowadzono ewidencję rozłożonych na raty należności gminy ze sprzedaży nieruchomości. Z ewidencji prowadzonej na koncie 226 w 2018 r. wynika, że dokonywano następujących księgowań: Wn 840 „Rezerwy i rozliczenia międzyokresowe przychodów” – Ma 226 (przeksięgowanie należności długoterminowych w wysokości raty wymaganej w danym roku) oraz Wn 221 – Ma 760 (przypis należności  w wysokości raty wymaganej do spłaty w 2018 r., pod datą 31 marca 2018 r.). Prawidłowe zapisy powinny być następujące:

- Wn 226 – Ma 840 – przypis długoterminowych należności budżetowych rozłożonych na raty w momencie ich powstania, tj. niestanowiących rozłożonych na raty zaległości,

-Wn 221 – Ma 226 – przeniesienie ostatniego dnia roku, z należności długoterminowych do krótkoterminowych, kwoty należności przypadającej do zapłaty w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego oraz Wn 840 – Ma 760 – ustalenie przychodów związanych z tą należnością, opisem konta 226 zawarty w załączniku nr 3 do rozporządzenia od 1 stycznia 2018 r. przewiduje jedynie ogólnie przenoszenie należności z długoterminowych do krótkoterminowych, a więc pojęciom tym należy przypisywać znaczenie wynikające z art. 3 ust. 1 pkt 18 lit. c) ustawy o rachunkowości, który za krótkoterminowe uznaje należności wymagalne w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego – zatem krótkoterminowy charakter mają obecnie należności ujęte na dzień kończący dany rok, jeżeli termin ich wymagalności przypada w następnym roku. Ustalono, że na 2019 r. przypadała należność z tytułu sprzedaży nieruchomości w wysokości 5.244,93  zł, która powinna być – w świetle obowiązujących od 2018 r. zasad ewidencji na koncie 226 – przeniesiona na konto 221 pod datą 31 grudnia 2018 r.  – str. 48-49 protokołu kontroli,

l) konto 225-2 „Rozrachunki z budżetami-VAT” wykazywało na koniec roku saldo Ma w wysokości 1,90 zł, które wynikało z zaokrągleń wynikających z rozliczenia podatku VAT; saldo to należało wyksięgować na koniec roku z kontem zespołu 7, ponieważ nie przedstawiało treści ekonomicznej – str. 53 protokołu kontroli,

ł) do kosztów oraz zobowiązań 2018 r. na koncie 201 według stanu na koniec 2018 r. błędnie ujęto, wbrew zasadzie memoriału określonej w art. 6 ust. 1 ustawy, zobowiązanie za I kwartał 2019 r. wobec Państwowego Gospodarstwa Wodnego Wody Polskie w wysokości 392,25 zł – str. 43 i 53 protokołu kontroli,

m) nie prowadzono ewidencji analitycznej gruntów, jako elementu ksiąg rachunkowych zawierającego zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej, posiadającego cechy wymagane ustawą o rachunkowości dla zapisów księgowych. Ewidencję wartości gruntów prowadzono na koncie syntetycznym 011-1 zbiorczo. Wartość ta na koniec 2018 r. wyniosła 2.037.456,62 zł. Obowiązek prowadzenia ewidencji analitycznej gruntów, posiadającej cechy wymagane ustawą dla ksiąg rachunkowych, wynika zarówno z art. 17 ust. 1 pkt 1 ustawy, jak i z zasad funkcjonowania konta 011 „Środki trwałe” zawartych w załączniku nr 3 do rozporządzenia. Brak ewidencji analitycznej w rozumieniu przywołanych przepisów uniemożliwia ponadto szczegółowe porównanie danych zawartych w ewidencji zasobu nieruchomości (prowadzonej na podstawie przepisów art. 25 ust. 2 w zw. z 23 ust. 1 pkt 1 i ust. 1c ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2020 r. poz. 65, ze zm.)) z danymi ewidencji księgowej, które to porównanie zgodnie z § 8 ust. 1 rozporządzenia powinno być dokonane na podstawie wyników inwentaryzacji – str. 163-164 protokołu kontroli.

W wyniku analizy przepisów wewnętrznych jednostki składających się na dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości stwierdzono zapis: „Do pozostałych środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych oraz zbiorów bibliotecznych umarzanych w 100%, których wartość jest niższa niż 3.500 zł i równa lub wyższa niż 500 zł prowadzi się księgi inwentarzowe. Pozostałe środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne o wartości poniżej 500 zł podlegają jedynie ewidencji ilościowej. Bez względu na wartość – księgi inwentarzowe prowadzi się również dla następujących pozostałych środków trwałych: meble, sprzęt komputerowy, drukarki, monitory, sprzęt audiowizualny, kamery, aparaty fotograficzne, lodówki, odkurzacze”. Należy wskazać, że kwota, poniżej której środki trwałe mogą podlegać jednorazowemu umorzeniu (zaliczane są do pozostałych środków trwałych) od 1 stycznia 2018 r. wynosi 10.000 zł – art. 16f ust. 3 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 865, ze zm.); kwota ta zastąpiła kwotę 3.500 zł. W związku z przedstawioną zmianą przepisów należy zmodyfikować regulacje wewnętrzne dostosowując je do kwoty wskazanej obecnie w ustawie – str. 165  protokołu kontroli.

Na stan pozostałych środków trwałych na koncie 013 „Pozostałe środki trwałe” i do ewidencji ilościowo-wartościowej w 2018 r. przyjęto przedmioty takie jak np. zbijak do szyb hartowanych – 75 zł, plandeka wielofunkcyjna do rozłożenia na ziemi narzędzi – 250 zł, osłona zabezpieczająca poszkodowanego (442 zł), podczas gdy zgodnie z przedstawionymi wyżej obowiązującymi w Urzędzie Miejskim przepisami wewnętrznymi pozostałe środki trwałe, których wartość nie przekracza 500 zł, ujmuje się tylko w ewidencji ilościowej (za wyjątkami wyżej wymienionymi) – str. 166 protokołu kontroli.

Dokumentacja opisująca przyjęte zasady rachunkowości w zakresie podstaw stosowanych metod ewidencji rzeczowych składników majątku obrotowego stanowi, że „konto 310 służy do ewidencji zapasów materiałów, w tym także opakowań i odpadów, znajdujących się w magazynach własnych i obcych we własnym i obcym przerobie. (…) Na koncie 310 księguje się na koniec roku stan paliwa, materiały oraz węgiel.” Ustalono, że środki czystości, materiały biurowe, węgiel, olej opałowy w momencie zakupu odpisywane są w koszty, zaś paliwo (olej napędowy i benzyna) pod datą opłacenia faktur dostawców ewidencjonowane jest na koncie 310 „Materiały”; rozchód paliwa dokonywany jest w koszty na podstawie zbiorczych zestawień sporządzanych na koniec poszczególnych miesięcy. Stosowanej metody ewidencji paliwa nie uregulowano zatem w przepisach wewnętrznych jednostki, wbrew wymaganiom art. 17 ust. 2 ustawy o rachunkowości – str. 166-167 protokołu kontroli.

Kontrola sporządzonej sprawozdawczości w świetle przepisów rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 9 stycznia 2018 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2019 r. poz. 1393, ze zm.) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1773) wykazała, że:

a) wystąpiła różnica wynosząca 186,07 zł między zobowiązaniami wykazanymi w sprawozdaniu zbiorczym Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych za 2018 r. a sprawozdaniami jednostkowymi Rb-28S; w zbiorczym sprawozdaniu wykazano o tyle wyższą kwotę zobowiązań; stwierdzona nieprawidłowość świadczy o naruszeniu wymogu sporządzania sprawozdań zbiorczych na podstawie danych sprawozdań jednostkowych, wynikającego z § 6 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej – str. 23-24 protokołu kontroli,

b) w sprawozdaniu jednostkowym Rb-28S Urzędu Miejskiego za 2018 r. wykazano ujemne kwoty zobowiązań: w rozdz. 70004 „Różne jednostki obsługi gospodarki mieszkaniowej” par. 4010 „Wynagrodzenia osobowe pracowników” wykazano w ten sposób kwotę 91,87 zł a w rozdz. 75023 „Urzędy gmin (miast i miast na prawach powiatu)” par. 4010 kwotę 54,27 zł; zasady sporządzania sprawozdania Rb-28S nie przewidują wykazywania ujemnych kwot zobowiązań – str. 24 protokołu kontroli,

c) w sprawozdaniu jednostkowym Rb-28S Urzędu za 2018 r. i jednostkowym własnym sprawozdaniu Rb-Z według stanu na koniec 2018 r. nie wykazano zobowiązania wymagalnego na kwotę 658,73 zł. Zobowiązanie wymagalne dotyczyło nieuregulowania w terminie zobowiązania wobec Urzędu Miasta Hajnówka z tytułu uczęszczania dziecka z gminy Kleszczele do przedszkola w Hajnówce – nota księgowa wystawiona została 12 grudnia 2018 r. z terminem płatności 26 grudnia 2018 r. (opłacono 9 stycznia 2019 r.); za nieterminową płatność odsetki nie były płacone. Z adnotacji pracownika Urzędu złożonego na sporządzonym wykazie zobowiązań do konta 201 „Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami” na dzień 31 grudnia 2018 r. wynika, że został przeoczony termin zapłaty noty – str. 43 protokołu kontroli,

d) jako jednostkowe sprawozdanie Rb-27S za 2018 r. – które zgodnie z przepisami rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej powinno być sporządzone przez Pana Burmistrza na podstawie danych ewidencji Urzędu Miejskiego oraz ewidencji budżetu gminy – okazano sprawozdanie dotyczące tylko danych o dochodach realizowanych na rachunku dochodów Urzędu Miejskiego. Dochody wykonane wynikające z okazanych sprawozdań jednostkowych wynosiły 1.907.554,47 zł, natomiast w zbiorczym sprawozdaniu Rb-27S o wykazano dochody wykonane na kwotę 9.163.726,77 zł – różnica 7.256.172,30 zł. Ustalono, że dochody z subwencji, dotacji, udziałów w podatkach dochodowych i podatków realizowanych przez urzędy skarbowe nie zostały objęte jednostkowym sprawozdaniem  Rb-27S – wynosiły one 7.254.545,56 zł. Ponadto sprawozdaniem jednostkowym nie objęto kwoty 1.626,74 zł, na którą złożyły się zrealizowane bezpośrednio na rachunku budżetu dochody z tytułu kapitalizacji odsetek od środków na rachunku budżetu i lokat w kwocie 1.543,72 zł oraz dochody z tytułu wpłat do budżetu pozostałości środków finansowych na koniec roku na wydzielonych rachunkach jednostek oświatowych w kwocie 83,02 zł. W wyjaśnieniu złożonym w sprawie pominięcia w sprawozdaniu jednostkowym dochodów realizowanych bezpośrednio na rachunek budżetu wskazał Pan, że W jednostkowym sprawozdaniu Rb-27s o dochodach budżetowych urzędu za 2018 r. jako jednostki budżetowej nie ujęto dochodów w części dotyczącej dochodów zrealizowanych bezpośrednio na rachunku budżetu (m.in. subwencji, dotacji, udziałów w podatkach dochodowych) z uwagi, iż dochody te są ewidencjonowane w budżecie (organie) (…) – str. 19-20 protokołu kontroli. Zgodnie z § 6 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej, sprawozdania zbiorcze sporządza się na podstawie sprawozdań jednostkowych jednostek podległych oraz sprawozdania jednostkowego jednostki samorządu terytorialnego jako jednostki budżetowej i jako organu,

e) niezgodność między sprawozdaniem zbiorczym i sprawozdaniami jednostkowymi Rb-27S wystąpiła także w zakresie nadpłat – w sprawozdaniu zbiorczym wykazano nadpłaty w kwocie o 172 zł wyższej niż wynika to ze sprawozdań jednostkowych – str. 25 protokołu kontroli,

f) w zbiorczym sprawozdaniu Rb-27S za 2018 r. wykazano w par. 2360 „Dochody jednostek samorządu terytorialnego związane z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych ustawami” rozdz. 85502 „Świadczenia rodzinne, świadczenie z funduszu alimentacyjnego…” dochody wykonane w wysokości 7.748,65 zł. W sprawozdaniu jednostkowym Rb-27S sporządzonym przez MOPS kwota ta była ujęta jednak nie w przeznaczonym do ujęcia tych dochodów par. 2360 a w par. 0980 „Wpływy z tytułu zwrotów wypłaconych świadczeń alimentacyjnych z funduszu alimentacyjnego”; sprawozdanie zbiorcze Rb-27S sporządza się na podstawie sprawozdań jednostkowych, a zatem wykazanie dochodów w sprawozdaniu zbiorczym w par. 2360 klasyfikacji budżetowej wymaga takiego ujęcia ich także w sprawozdaniach jednostkowych – str. 30 protokołu kontroli,

g) w okazanym własnym jednostkowym sprawozdaniu Rb-N na koniec IV kwartału 2018 r.:

- w wierszu N.2 „pożyczki i kredyty” nie wykazano salda Wn konta 226 „Długoterminowe należności budżetowe” w kwocie 15.081,49 zł, tj. należności długoterminowych z tytułu sprzedaży nieruchomości przez gminę, które powinny być wykazane w tej pozycji zgodnie z § 13 ust. 1 pkt 2 załącznika nr 9 do rozporządzenia w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych – str. 55 protokołu kontroli,

- w wierszu N.3 „gotówka i depozyty” wykazano 0,- zł; wskazana pozycja wypełniona została dopiero w łącznym sprawozdaniu, co świadczy o nieobjęciu jednostkowym sprawozdaniem danych podlegających ujęciu w sprawozdaniu własnym na podstawie ewidencji budżetu, a zatem o naruszeniu § 4 ust. 2 rozporządzenia w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych… W wyjaśnieniu Pan Burmistrz przedstawił:  W sprawozdaniu jednostkowym Rb – N urzędu za IV kw. 2018 r. nie wykazano danych wynikających z ewidencji księgowej w budżecie, gdyż sporządzając w/w sprawozdanie przyjęto mylne założenie, że zawarte w tym sprawozdaniu dane powinny wynikać jedynie z ewidencji księgowej urzędu (…) – str. 35 i 55 protokołu kontroli,

h) podobnie jak w przypadku sprawozdania Rb-N, nie sporządzono także własnego sprawozdania jednostkowego Rb-Z, które zawierałoby dane wynikające z ewidencji budżetu; naruszono w ten sposób § 4 ust. 2 rozporządzenia w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych… W wyjaśnieniu podał Pan analogiczne uzasadnienie błędu co przy sprawozdaniu Rb-N – str. 61-62 protokołu kontroli. Ponadto z treści zwartej na str. 62 protokołu kontroli wynika, że podczas kontroli nie okazano kontrolującym jakiegokolwiek jednostkowego sprawozdania Rb-Z (w tym sporządzonego tylko dla Urzędu Miejskiego) według stanu na koniec I kwartału 2018 r.

W zakresie sporządzania sprawozdawczości ustalono również, że okazana do kontroli wersja papierowa miesięcznych jednostkowych sprawozdań Rb-27S i Rb-28S Urzędu za okres styczeń-grudzień 2018 r. nie została podpisana przez Skarbnika i Pana Burmistrza; podpisane zostały jedynie opisane wyżej roczne sprawozdania Rb-27S i Rb-28S za 2018 r. W wyjaśnieniu w tej sprawie przedstawił Pan: Miesięczne jednostkowe sprawozdania Rb-27s o dochodach budżetowych urzędu i Rb-28s o wydatkach budżetowych urzędu w 2018 r. nie podpisano przez Pana Burmistrza i Skarbnika (…) ze względu na przeoczenie – str. 25 i 27 protokołu kontroli. Naruszono w ten sposób przepisy § 14 ust. 1 i 6 rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej, które zobowiązują kierownika jednostki oraz głównego księgowego (skarbnika) do podpisania sprawozdania sporządzonego w formie pisemnej w miejscu oznaczonym na formularzu.

Dalsza kontrola sprawozdawczości wykazała, że sprawozdania nie były przekazywane do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku w terminie ustalonym w załączniku Nr 40 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej, i tak:

a)  zbiorcze sprawozdania budżetowe Rb-27S i Rb-28S za listopad 2018 r. powinny zostać przekazane do 22 grudnia 2018 r., przekazano je zaś 31 grudnia 2018 r. Sprawozdania jednostek budżetowych gminy (MOPS, szkoła, przedszkole) były sporządzone w terminie,

b) zbiorcze sprawozdania Rb-27S i Rb-28S za marzec 2019 r. zostały przekazane w dniu 14 maja 2019 r., zamiast do 22 kwietnia 2019 r. Sprawozdania jednostek budżetowych, podobnie jak za listopad, zostały sporządzone w terminie,

c) sprawozdanie Rb-NDS za I kwartał 2019 r. również zostało przekazane w dniu 14 maja 2019 r., zamiast do dnia 22 kwietnia 2019 r.

Bilans z wykonania budżetu gminy za 2018 r. został sporządzony z datą 14 czerwca 2019 r. Zgodnie z § 32 ust. 1 rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont… bilans z wykonania budżetu jednostki samorządu terytorialnego sporządzają w terminie 3 miesięcy od dnia, na który zamyka się księgi rachunkowe, co oznacza, że bilans ten według stanu na 31 grudnia 2018 r. powinien być sporządzony nie później niż do 31 marca 2019 r.

Z kolei sprawozdanie roczne  z wykonania budżetu za 2018 r. zostało przyjęte przez Pana w dniu 29 marca 2019 r. zarządzeniem Nr 17/2019 i przesłane do RIO w Białymstoku w dniu 24 kwietnia 2019 r., tj. po terminie określonym na 31 marca 2019 r., co narusza art. 267 ust. 1 pkt 1  ustawy o finansach publicznych – str. 32-33 protokołu kontroli

W wyjaśnieniu dotyczącym naruszenia przedstawionych terminów przedstawił Pan m.in., że: (…) Zbiorcze sprawozdania budżetowe za okres od początku roku do 30 listopada 2018 r. zostały sporządzone i przekazane do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku po terminie z uwagi na rozbieżności występujące między wartościami wynikającymi z sprawozdań jednostkowych (…). Podobne opóźnienia miały miejsce przy sporządzaniu zbiorczych sprawozdań Rb – 27S i Rb – 28S za marzec 2019 r. (…) W zakresie sprawozdania rocznego z wykonania budżetu za 2018 r. Sprawozdanie roczne z wykonania budżetu za 2018 r. wprowadzone Zarządzeniem Nr 17/2019 w sprawie sprawozdania rocznego z wykonania budżetu gminy za 2018 r. przesłano z opóźnieniem do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku w dniu 25 kwietnia 2019 r., dlatego, że istniała przesłanka o potrzebie dokonania korekty sprawozdań budżetowy Rb 27S i Rb – 28S za 2018 r. (…), niezbędnych do właściwego sporządzenia sprawozdania rocznego z wykonania budżetu za 2018 r. (…) Bilans z wykonania budżetu za 2018 r. został sporządzony z opóźnieniem w związku z opóźnieniem uzgodnień sald w porównaniu ze sprawozdawczością budżetową. Podsumowując, wpływ na zaistniałą sytuację miał krótki staż pracy pracowników Referatu Finansowego.

Kontrola wykazała, że prezentowany przez kontrolowana jednostkę w sprawozdaniu Rb-NDS stan wolnych środków budżetu był zawyżony o kwotę 3.000 zł oznaczającą środki zdeponowane przez gminę w Urzędzie Marszałkowskim tytułem zabezpieczenia roszczeń związanych z zamknięciem składowiska odpadów innych niż niebezpieczne i obojętne. Decyzją wydaną 30 listopada 2015 r. zatwierdzono instrukcję prowadzenia składowiska odpadów. Decyzją zmieniającą z 27 stycznia 2016 r. postanowiono, iż gmina złoży depozyt w kwocie 3.000 zł jako zabezpieczenie roszczeń wynikających z decyzji. Depozyt został wniesiony w formie przelewu środków z rachunku budżetu w dniu 4 lutego 2016 r. Po zakończeniu robót rekultywacyjnych w dniu 31 maja 2018 r. gmina wystąpiła do Marszałka Województwa o zwrot zabezpieczenia. W odpowiedzi Urząd Marszałkowski poinformował, że gmina może wystąpić o zwrot zabezpieczenia roszczeń po wcześniejszym uzyskaniu decyzji o wygaśnięciu decyzji zatwierdzającej instrukcję prowadzenia składowiska, a taka decyzja może być wydana dopiero po upływie 30 lat od dnia zakończenia fazy poeksploatacyjnej liczonej od dnia zakończenia procesu rekultywacji. Przedmiotowy depozyt może być zwrócony dopiero w 2048 r., a zatem do tego czasu nie może być uwzględniany jako jedno z potencjalnych źródeł finansowania budżetu; wbrew definicji wolnych środków z art. 217 ust. 2 pkt 6 ustawy o finansach publicznych kwota ta nie będzie bowiem znajdować się na rachunku budżetu a gmina nie będzie mogła jej rozdysponować – str. 16-17 i 60 protokołu kontroli.

W zakresie opracowywania budżetu kontrola wykazała, brak formalnego planu finansowego Urzędu Miejskiego jako jednostki budżetowej. Obowiązek opracowania planu finansowego Urzędu wynika z przepisów art. 11 ust. 3 oraz art. 249 ust. 3 i 4 ustawy o finansach publicznych.

Z kolei na podstawie analizy planu finansowego instytucji kultury stwierdzono, że wbrew regulacjom zawartym w art. 31 pkt 6 i 7  ustawy o finansach publicznych sporządzony plan finansowy instytucji kultury nie zawierał m.in. informacji w zakresie stanu należności i zobowiązań na początek i koniec roku oraz stanu środków pieniężnych na koniec roku – str. 64 protokołu kontroli.

Kontrola dochodów z opłat za trwały zarząd wykazała, że wpływy z tego tytułu w 2018 r. stanowiły kwotę 10.613,93 zł. Ustalono, że opłata za trwały zarząd wnoszona była także przez Zespół Szkół w Kleszczelach (obecnie funkcjonuje jako Szkoła Podstawowa), na podstawie decyzji Burmistrza z dnia 6 września 2011 r. o ustanowieniu trwałego zarządu na czas nieoznaczony na rzecz Zespołu Szkół w Kleszczelach z przeznaczeniem na działalność statutową Zespołu. W uzasadnieniu decyzji powołano się m.in. na art. 82 ustawy o gospodarce nieruchomościami, określający zasady ustalania opłaty za nieruchomość oddaną w trwały zarząd.

Wskazać należy, że szkoła podstawowa prowadzona przez gminę gminy z mocy ustawy jest zwolniona z opłat z tytułu trwałego zarządu nieruchomościami zajętymi na działalność oświatową. Do końca 2017 r. zwolnienie to wynikało z art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2019 r. poz. 1481), zaś od 1 stycznia 2018 r. jest regulowane przez art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 27 października 2017 r. o finansowaniu zadań oświatowych (Dz. U. z 2018 r. poz. 2245) – str. 66 protokołu kontroli.

Analizując salda zaległości na koncie 221 ustalono, że w dniu 31 grudnia 2018 r. umorzone zostały przez Pana zaległości z tytułu czynszu mieszkaniowego, które uległy przedawnieniu. Kontrola wykazała, że dokonano wyksięgowania zaległości na kwotę 3.779,26 zł i odsetek w wysokości 1.652,75 zł. Jak ustaliła kontrola, zaległości dotyczyły dwóch najemców i powstały w latach 2012-2015. Dokumentem stanowiącym podstawę do wyksięgowania wskazanych zaległości były dwa dowody „polecenie księgowania”, sporządzone w dniu 31 grudnia 2018 r. oraz podpisana przez Pana Burmistrza informacja, zgodnie z którą „na podstawie art. 118 ustawy Kodeks cywilny, odpisuje się z urzędu opłatę z tytułu czynszu mieszkaniowego za lata 2012-2015, która uległa przedawnieniu na kwotę 3.779,26 zł”. Wyksięgowania należności głównej dokonano błędnym zapisem, Wn 720 – Ma 221, zamiast Wn 761 – Ma 221, natomiast odsetki wyksięgowano zapisem Wn 290 – Ma 221, co ma związek z opisanym wyżej błędnym księgowaniem przypisu należnych odsetek.

Według złożonego przez Pana Burmistrza wyjaśnienia Osobą odpowiedzialną za prowadzenie postanowień związanych ze ściągalnością należności z zakresu opłat i czynszu mieszkaniowego była Pani (…) do czasu odejścia na emeryturę, a obecnie od dnia 27 lutego 2018 r. Pani (…). W chwili przekazania obowiązków w w/w zakresie na kontach obu najemców występowały zaległości za lata 2012 – luty 2018 r.

Zaległość Pana (…) powstała m. in. na skutek przeniesienia salda zaległości (…) ojca (…), który zmarł w dniu 27 grudnia 2014 roku. Pomimo zgonu pierwotnego najemcy na jego koncie nadal dokonywano każdego miesiąca przypisu należności do stycznia 2017 roku ze względu na brak dokumentu z komórki RGK (np. w postaci informacji o wygaśnięciu umowy w związku ze śmiercią najemcy) (…) Umowa najmu lokalu mieszkalnego (…) z Panem (…) została podpisana w dniu 31 stycznia 2017 roku i w chwili jej podpisania zaległości powstałe na koncie Pana (…) zostały przypisane Panu (…). Nowy najemca od dnia podpisania umowy najmu do końca 2018 roku dokonywał wpłat z tytułu czynszu mieszkaniowego, nie regulując zaległości ojca (…).

Analizując salda kont rozrachunkowych należności na koniec 2018 r., spostrzeżono przedawnienie należności z tytułu czynszu (…) w kwocie należności głównej 3.064,26 zł oraz odsetek w kwocie 1.324,27 zł. W związku z tym, dokonano odpisu należności (…) na podstawie na podstawie art. 118 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku – Kodeks cywilny.

Przedawnieniu uległa również zaległość na koncie (…) w kwocie należności głównej 715,00 zł oraz odsetki w kwocie 328,48 zł. Z dokumentacji znajdującej się w posiadaniu urzędu wynika, że najemca nie płacił czynszu za lokal mieszkalny argumentując fakt ocieplenia mieszkania, którego jest najemcą na własny koszt. Zwrócił się z wnioskiem do Burmistrza Kleszczel o zwrot poniesionych kosztów z tego tytułu. Wniosek został rozpatrzony negatywnie ze względu na brak dokumentów potwierdzających poniesione koszty.

W latach 2012 – 2017 najemcom były wysyłane wezwania do zapłaty. Inne czynności mające na celu wyegzekwowanie należności z tytułu czynszu mieszkaniowego nie były prowadzone. (…)

Odnosząc się do wyjaśnienia wskazać należy, że na koncie syna najemcy, którego należność wyksięgowano na dzień 31 grudnia 2018 r., widniały zaległości w kwocie 1.672,91 zł, które dotyczą okresu styczeń-grudzień 2016 r. (766,68 zł) oraz luty-grudzień 2018 r. (906,23 zł). Z powyższego wynika, że również w stosunku do tej osoby nie jest prowadzona właściwa egzekucja zaległości. Ponadto z wyjaśnienia wynika, że wyksięgowana zaległość na kwotę 3.779,26 zł częściowo była nierzetelnie ustalona w ewidencji, gdyż czynsz przypisywano zmarłemu najemcy – str. 71-74 protokołu kontroli.

Zgodnie z art. 42 ust. 5 ustawy o finansach publicznych jednostki sektora finansów publicznych zobowiązane są do terminowego podejmowania w stosunku do zobowiązanych czynności zmierzających do wykonania zobowiązania. Dopuszczenie do upływu okresu przedawnienia należności świadczy o naruszeniu tego przepisu. Zgodnie z art. 118 k.c. termin przedawnienia dla roszczeń o świadczenia okresowe wynosi 3 lata. Jak zaś stanowi art. 123 § 1 k.c., bieg terminu przedawnienia przerywa się m.in. przez każda czynność przed sądem przedsięwziętą bezpośrednio w celu dochodzenia lub ustalenia albo zaspokojenia lub zabezpieczenia roszczenia, a także w wyniku uznania roszczenia przez osobę, przeciwko której roszczenie przysługuje. Wysyłanie wezwań do zapłaty nie stanowi zatem czynności, która przerywa bieg terminu przedawnienia. Należy też wskazać, że upływ terminu przedawnienia nie oznacza, że należność nie przysługuje już gminie, a jedynie, że dłużnik po upływie tego terminu może skutecznie uchylić się od jej uregulowania (art. 117 § 2 k.c.). A więc nie jest to okoliczność, która sama w sobie uzasadnia wyksięgowanie należności. Dłużnik posiada prawo skorzystania z zarzutu przedawnienia, jak również może się tego prawa zrzec. Generalnie podstawą usunięcia należności cywilnoprawnej z ksiąg rachunkowych powinno być oświadczenie woli Pana Burmistrza w sprawie umorzenia należności, jeżeli zostały spełnione warunki jej umorzenia określone przez Radę Miejska uchwałą podjętą na podstawie art. 59 ustawy o finansach publicznych. Rada Miejska w Kleszczelach podjęła w dniu 29 marca 2010 r. uchwałę Nr XXVI/220/10 w sprawie szczegółowych zasad i trybu umarzania, odraczania i rozkładania na raty należności pieniężnych mających charakter cywilnoprawny. Zgodnie z uchwałą należności mogą być umarzane w całości lub części m.in. jeśli: osoba fizyczna zmarła, nie pozostawiając żadnego majątku albo pozostawiła majątek niepodlegający egzekucji na podstawie odrębnych przepisów albo zachodzi uzasadnione przypuszczenie, że w postępowaniu egzekucyjnym nie uzyska się kwoty wyższej od kosztów dochodzenia egzekucji tej należności lub postępowanie egzekucyjne okazało się nieskuteczne.

Kontrola dochodów z tytułu dzierżawy nieruchomości gruntowych wykazała przypadki naruszenia obowiązków w zakresie sporządzania i podawania do publicznej wiadomości wykazów nieruchomości przeznaczonych do oddania w dzierżawę, określonych przepisami art. 35 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami – str. 76-77 protokołu kontroli.

           Kontrola wykazała, że gmina Kleszczele nie osiągała dochodów z tytułu opłaty adiacenckiej o której mowa w art. 98a ustawy o gospodarce nieruchomościami. Stawka opłaty z tytułu wzrostu wartości nieruchomości spowodowanego jej podziałem została określona uchwała Nr XVIII/154/01 Rady Miejskiej w Kleszczelach z dnia 4 lipca 2001 r. na 20% różnicy między wartością nieruchomości przed podziałem i po podziale.

W trakcie kontroli analizie został poddany sporządzony wykaz decyzji podziałowych obejmujący lata 2016-2018, z którego wynika, że dokonywane były podziały nieruchomości na wniosek właścicieli, których charakter wskazuje na wysokie prawdopodobieństwo wzrostu wartości nieruchomości. Mimo tego do czasu kontroli nie stwierdzono żadnych działań w celu ustalenia opłaty adiacenckiej. W szczególności należy wskazać na decyzję nr RGK.6831.1.2018.JW z dnia 15 marca 2018 r., którą dokonano podziału działki nr 1021/1 o pow. 1,4098 ha, objętej planem terenów rekreacyjno-wypoczynkowych wokół zbiornika Repczyce. Działka została podzielona na 20 działek (w tym jedną jako wewnętrzna droga dojazdowa).

Zgodnie z art. 98a ustawy o gospodarce nieruchomościami wszczęcie postępowania w sprawie ustalenia opłaty adiacenckiej może nastąpić w terminie do 3 lat od dnia, w którym decyzja zatwierdzająca podział nieruchomości stała się ostateczna albo orzeczenie o podziale stało się prawomocne. Ustalenie opłaty adiacenckiej następuje po uzyskaniu opinii rzeczoznawcy majątkowego, określającej wartości nieruchomości. Według złożonego w tej sprawie wyjaśnienia pracownika prowadzącego, zgodnie z zakresem czynności, sprawy opłaty adiacenckiej (…) wszczęcie postępowania w sprawie ustalenia opłaty adiacenckiej może nastąpić w terminie do 3 lat od dnia, w którym decyzja zatwierdzająca podział nieruchomości stała się ostateczna. Dla wskazanych do wyjaśnienia decyzji podziałowych nie upłynął jeszcze termin na wszczęcie postępowania w sprawie ustalenia opłaty adiacenckiej – str. 84-87 protokołu kontroli.

W toku kontroli dochodów budżetowych gminy badaniu poddano również dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2019 r. poz. 900, ze zm.), jest Pan Burmistrz. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru wskazanych dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych, której wynik doprowadził do następujących ustaleń.

Stwierdzono, że posiadany przez kontrolowaną jednostkę program służący do prowadzenia ewidencji podatkowej nieruchomości nakazanej treścią art. 7a ustawy  z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1170) nie spełnia w całości wymagań wynikających z § 2 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2004 r. w sprawie ewidencji podatkowej nieruchomości (Dz. U. Nr 107, poz. 1138), którym wskazano, że system informatyczny powinien umożliwiać eksport danych zawartych w ewidencji do pliku w formacie rozszerzalnego języka znaczników (XML), w celu ich porównywania z danymi zawartymi w ewidencji gruntów i budynków prowadzonej na podstawie przepisów Prawa geodezyjnego i kartograficznego. Paragraf 4 rozporządzenia wskazuje, jakie dane dotyczące podatników powinna ewidencja zawierać, natomiast § 5 szczegółowo wymienia, jakie dane dotyczące przedmiotów opodatkowania system informatyczny powinien posiadać. W wyniku przeprowadzonej analizy ustalono, że do najważniejszych nieprawidłowości należy zaliczyć brak pełnych danych dotyczących numerów poszczególnych działek i poszczególnych klas gleboznawczych znajdujących się na danej działce wraz z ich powierzchniami – str. 90-91 protokołu kontroli.

Z kolei opis na str. 91 protokołu kontroli wskazuje, iż pracownik odpowiedzialny za realizację wymiaru podatków lokalnych nie posiada bezpośredniego dostępu na swoim stanowisku pracy do danych z ewidencji gruntów i budynków. Brak bezpośredniego dostępu utrudnia przeprowadzanie czynności sprawdzających nakazanych treścią art. 272 Ordynacji podatkowej co w praktyce uniemożliwia również prowadzenie poprawnie elektronicznej ewidencji podatkowej nieruchomości w posiadanym przez kontrolowaną jednostkę systemie informatycznym.

Badanie realizacji dochodów gminy z tytułu podatku rolnego od osób prawnych opis pozwoliło stwierdzić przypadki braku możliwości ustalenia poprawnej powierzchni gruntów podlegających opodatkowaniu podatkiem rolnym w sytuacji, gdy podatnicy prowadzili działalność gospodarczą – str. 95-96 protokołu kontroli. Nieprawidłowości te są skutkiem nie wykonywania przez służby organu podatkowego czynności sprawdzających nakazanych treścią art. 272 Ordynacji podatkowej, które miałyby na celu ustalenie czy deklarowane powierzchnie gruntów rolnych nie są wykorzystywane na prowadzenie działalności gospodarczej przez podatników. Artykuł 1 ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (Dz. U. z 2019 r., poz. 1256) stwierdza, iż opodatkowaniu podatkiem rolnym podlegają grunty sklasyfikowane w ewidencji gruntów i budynków jako użytki rolne, z wyjątkiem gruntów zajętych na prowadzenie działalności gospodarczej innej niż działalność rolnicza.

W wyniku kontroli prawidłowości realizacji dochodów z tytułu podatku od nieruchomości od osób prawnych, dokonano ustaleń opisanych na str. 104-107 protokołu kontroli. Polegały one na:

a) ujawnieniu w złożonej przez podatnika deklaracji podatkowej 352,91 m² budynków do opodatkowania stawką jak za pozostałe, nieujawnieniu natomiast budynków mieszkalnych oraz związanych z działalnością gospodarczą. Wskazany wyżej sposób opodatkowania przez podatnika posiadanych budynków wzbudza uzasadnione wątpliwości w związku z wyrokiem Sądu Najwyższego z dnia 9 marca 2017 r. (sygn. akt III CZP 69/16), w powiększonym składzie, który orzekł m.in., że spółdzielca jest konsumentem natomiast spółdzielnia mieszkaniowa to przedsiębiorca. Orzeczenie to przyznaje spółdzielni status przedsiębiorcy z art. 55¹ ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 2019 r. poz. 1145). W trakcie kontroli podatnik złożył oświadczenie, w którym wyjaśnia, iż ujawnione w deklaracji podatkowej budynki do opodatkowania stanowią osiedlową kotłownię (powierzchnia użytkowa 309,02 m2) oraz garaż (powierzchnia 16,96 m2). Niezbędne jest w tym wypadku przeprowadzenie przez organ podatkowy postępowania podatkowego mającego na celu doprowadzenie do prawidłowego opodatkowania tych budynków;

b) zadeklarowaniu gruntów zwolnionych o powierzchni 3.163,5 m², podczas gdy według okazanej umowy podatnikowi została przekazana cała działka o łącznej powierzchni 7.016 m²;

c) ujawnieniu 31 m² gruntów oraz powierzchni 31 m² budynków do opodatkowania stawką jak za pozostałe. Tymczasem zajmowana powierzchnia mieści się w budynku szkolnym, a do zajmowanych lokali nie została wyodrębniona własność lokali oraz przynależna do nich powierzchnia gruntów, więc podatnik nie powinien ich ujawniać w złożonej deklaracji. Podobna sytuacja zachodzi w przypadku dwóch innych podatników wskazanych w protokole, gdy zajmowane przez nich powierzchnie budynków nie mają wyodrębnionych lokali wraz z udziałami w gruntach. Przedstawiony sposób deklarowania gruntów przez wymienionych podatników stoi w sprzeczności z art. 3 ust. 5 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, który stanowi, że jeżeli wyodrębniono własność lokali, obowiązek podatkowy w zakresie podatku od nieruchomości od gruntu oraz od części budynku stanowiących nieruchomość wspólną w rozumieniu art. 3 ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali (Dz. U. z 2019 r. poz. 737) ciąży na właścicielach w zakresie odpowiadającym ich udziałowi w nieruchomości wspólnej. Naruszony został również przepis art. 2 ust. 3 pkt 3 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych stwierdzający, że opodatkowaniu podatkiem od nieruchomości nie podlegają również nieruchomości lub ich części zajęte na potrzeby organów jednostek samorządu terytorialnego, w tym urzędów gmin, starostw powiatowych, urzędów związków metropolitalnych i urzędów marszałkowskich. W trakcie kontroli opisywani podatnicy złożyli korekty deklaracji podatkowych;

d) ujawnieniu przez podatnika na początku 2018 r., jako powierzchni gruntów związanych z działalnością gospodarczą, 30.000 m² a następnie od sierpnia 2018 r. zadeklarowanie powierzchni 40.000 m². Na podstawie pomiarów za pomocą aplikacji internetowej geoportal ustalono, iż zajmowana na działalność gospodarczą powierzchnia wynosi około 53.400 m². Na zdjęciach lotniczych widoczna jest powierzchnia około 15.000 m², na której prace eksploatacyjne były prowadzone w przeszłości, jednakże brak jest dokumentacji aby po ich zakończeniu rozpoczął się proces rekultywacji. W trakcie kontroli nie sposób było ustalić, które dokładnie powierzchnie deklaruje podatnik, natomiast z ustaleń kontroli wynika, że podatnik zaniżył ogólną powierzchnię gruntów o około 13.400 m². Część z nich jest sklasyfikowana jako użytki rolne;

e) wykazaniu przez podatnika w złożonej deklaracji 4.062 m² gruntów związanych z działalnością gospodarczą oznaczonych symbolem „K”. Ustalono, że Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego w 2016 r. cofnął podatnikowi koncesję wydobywczą ze względu na to, iż podatnik składował tam i przetwarzał odpady niezgodnie z wydaną koncesją. Na podstawie zdjęć aplikacji geoportal ustalono, iż powierzchnia gruntów 36.700 m² jest „zdewastowana” i prawdopodobnie na całości prowadzono prace wydobywcze. Zachodzi więc prawdopodobieństwo, iż na wskazanej powierzchni prowadzono działalność gospodarczą. W trakcie trwania kontroli nie okazano dokumentacji potwierdzającej, iż teren ten został poddany procesowi rekultywacji ze skutecznym jej zakończeniem. Na podstawie zdjęć nie sposób stwierdzić czy całość działki była objęta kiedyś prowadzoną działalnością gospodarczą, gdyż występują zakrzaczenia. Natomiast jeżeli całość działki jest związana z prowadzoną wcześniej działalnością wydobywczą, wtedy do zakończenia procesu rekultywacji grunty te powinny być opodatkowane stawką przewidzianą dla działalności gospodarczej, co oznacza potencjalną wartość niezadeklarowanego podatku w kwocie 29.700,58 zł (32.638 m² x 0,91 zł). Należy zauważyć, iż cofnięcie koncesji wydobywczej nie zwalnia podatnika od przeprowadzania procesu rekultywacji;

f) braku reakcji organu podatkowego na zadeklarowanie przez spółki związane z PKP innej (niższej) powierzchni gruntów niż wynika to z danych w ewidencji gruntów i budynków;

g) wykazaniu przez podatnika w złożonej deklaracji podatkowej 2.170 m² gruntów związanych z działalnością gospodarczą. Na podstawie danych i zdjęć z aplikacji geoportal ustalono, iż prowadzi on działalność wydobywczą, która obejmuje powierzchnię co najmniej 10.000 m² wraz z ciągami komunikacyjnymi, co oznacza, że zaniżył on powierzchnię związaną z działalnością gospodarczą o co najmniej 7.830 m², co może skutkować potencjalnym uszczupleniem należności podatkowych o kwotę 7.830,91 zł.

Nieprawidłowości stwierdzono także w wyniku kontroli deklaracji podatkowej złożonej przez Urząd Miejski w Kleszczelach. Podatnik zadeklarował wartość budowli podlegającą opodatkowaniu w kwocie 5.449.038,16 zł, co oznacza wartość podatku od nieruchomości za te przedmioty opodatkowania w kwocie 108.980,76 zł. W wyniku przeprowadzonej analizy okazanej ewidencji środków trwałych, posiadanej przez kontrolowaną jednostkę, stwierdzono, iż opodatkowaniu podatkiem od nieruchomość podlegają budowle o wartości łącznej 11.608.544 zł co generuje podatek w kwocie 232.170,87 zł. Zaniżono zatem podatek od nieruchomości o 123.190,11 zł. Nieprawidłowości ustalono również w przypadku gruntów zadeklarowanych do opodatkowania stawką przewidzianą dla kategorii grunty pozostałe. Stwierdzono, iż nie ujawniono do opodatkowania gruntów podlegających opodatkowaniu podatkiem od nieruchomości, których właścicielem jest Skarb Państwa a władającym samoistnie gmina Kleszczele, co wynika z zapisów w ewidencji gruntów i budynków. Większa ich część sklasyfikowana w ewidencji gruntów i budynków symbolem „dr” uzyskała status dróg publicznych na mocy uchwały Nr IV/38/2015 Rady Miejskiej w Kleszczelach z dnia 15 czerwca 2015 r. w sprawie zaliczenia dróg wewnętrznych do kategorii dróg gminnych od dnia 1 stycznia 2014 r. Jednakże pozostały również grunty, którym nie nadano statusu dróg publicznych lub posiadają klasyfikację o symbolach „Tk” lub „K”. W sumie nieujawniona powierzchnia gruntów, wskazana w opisie na str. 106-107 protokołu kontroli, podlegająca opodatkowaniu podatkiem od nieruchomości, wynosi 163.187 m², co daje wartość niezadeklarowanego podatku w kwocie 78.329,76 zł (przy zastosowaniu stawki jak za grunty pozostałe, tj. 0,48 zł).

Podsumowując opisane nieprawidłowości należy stwierdzić, iż kontrolowany organ podatkowy w stosunku do opisanych deklaracji podatkowych nie dokonywał czynności sprawdzających w pełnym zakresie wskazanym w art. 272 ustawy Ordynacja podatkowa.

Przejawem powyżej wskazanych zaniechań jest także sytuacja, której opis znajduje się na str. 110-111 protokołu kontroli. Dotyczy to podatnika podatku leśnego (osoby prawnej), w przypadku którego brak danych geodezyjnych dotyczących gruntów będących w jego posiadaniu w 2018 r. powodował, że nie można było ustalić czy powierzchnia ujawnionych w deklaracji podatkowej gruntów leśnych jest prawidłowa.

Kontroli poddano również dochody podatkowe z tytułu podatków rolnego, leśnego oraz od nieruchomości od osób fizycznych. W jej rezultacie stwierdzono i opisano na stronach 113-116 protokołu kontroli nieprawidłowości, wśród których do najpoważniejszych należą:

- niezachowanie powszechności opodatkowania podatkami lokalnymi,

- brak reakcji na niezłożenie informacji podatkowych lub ich korekt,

- niezachowanie prawidłowości opodatkowania,

stanowiące naruszenie przepisów ustaw regulujących wymienione podatki. Ponadto opisane nieprawidłowości skutkowały zaniżeniem lub nieuprawnionym zawyżeniem dochodów podatkowych:

-w podatku od nieruchomości zaniżono dochody o kwotę 8.400 zł,

- w podatku rolnym zawyżono o kwotę 3 zł i zaniżono o kwotę 1 zł,

- w podatku leśnym zawyżono o kwotę 7 zł i zaniżono o kwotę 12 zł.

           Podsumowując powyższe nieprawidłowości należy stwierdzić, iż są one skutkiem nie wykonywania przez organ podatkowy czynności sprawdzający nakazanych przez art. 272 Ordynacji podatkowej. Szczególnie w kontekście nieprawidłowości dotyczących podatników prowadzących działalność wydobywczą, organ podatkowy powinien objąć czynnościami sprawdzającymi również informacje podatkowe składane przez podatników nie objętych kontrolą, ewentualnie przeprowadzić u nich kontrole podatkowe mające na celu ustalenie faktycznych powierzchni gruntów objętych tą działalnością. Nie złożenie przez podatników informacji (ich korekt) na podatek rolny stanowi naruszenie art. 6 ust. 5 ustawy o podatku rolnym, który nakazuje osobom fizycznym złożyć właściwemu organowi podatkowemu informacje o gruntach, sporządzone na formularzach według ustalonego wzoru, w terminie 14 dni od dnia zaistnienia okoliczności uzasadniających powstanie albo wygaśnięcie obowiązku podatkowego w zakresie podatku rolnego, lub o zaistnieniu zmian, o których mowa w ust. 4. Analogicznie  nie składanie przez podatnika informacji na podatek leśny stanowi naruszenie art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 30 października 2002 r. o podatku leśnym (Dz. U. z 2019 r. poz. 888), którego treść wzywa osoby fizyczne do złożenia organowi podatkowemu, właściwemu ze względu na miejsce położenia lasu, informacje o lasach, sporządzone na formularzach według ustalonego wzoru, w terminie 14 dni od dnia zaistnienia okoliczności uzasadniających powstanie albo wygaśnięcie obowiązku w podatku leśnym, lub o zaistnieniu zmian, o których mowa w art. 5 ust. 4. Również przepisy ustawy o podatkach i opłatach lokalnych (art. 6) obligują podatników podatku od nieruchomości do złożenia informacji podatkowej, co w przypadku tej należności ma szczególne znaczenie w kontekście faktu, iż informacja zawiera dane dotyczące sposobu wykorzystania przedmiotów opodatkowania.

Czynności kontrolne pozwoliły również ustalić nieprawidłowości w realizacji dochodów z tytułu podatku od środków transportowych, Opis na str. 118-119 protokołu kontroli wskazuje na brak reakcji służb organu podatkowego na niezłożenie przez podatnika  wraz z deklaracją podatkową załącznika Dt1. W praktyce powoduje to brak możliwości zweryfikowania, czy zastosowana stawka podatkowa została ustalona przez podatnika prawidłowo. Ponownie przyczyną zaistniałej sytuacji było niewykonywanie przez organ podatkowy czynności sprawdzających względem deklaracji złożonych przez podatników, wbrew art. 272 Ordynacji podatkowej.

Ustaleń dokonano także w poddanym badaniu obszarze windykacji zaległości podatkowych. Stwierdzono przypadki podejmowania czynności windykacyjnych z opóźnieniem – str. 119-120 protokołu kontroli. Ustawa z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2019 r. poz. 1438, ze zm.) oraz rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 30 grudnia 2015 r. w sprawie postępowania wierzycieli należności pieniężnych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1483) nakładają na wierzyciela obowiązek podjęcia czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych (art. 6 ust. 1 ustawy), przy czym niezwłocznie ma to nastąpić poprzez wydanie upomnienia w przypadku gdy łączna wysokość należności pieniężnych wraz z odsetkami z tytułu niezapłacenia w terminie należności pieniężnych przekroczy wartość dziesięciokrotności kosztów upomnienia (§ 7 rozporządzenia). Natomiast § 9 określa obowiązki wierzyciela w przypadkach, w których egzekucja administracyjna może być wszczęta bez uprzedniego doręczenia upomnienia. W takich przypadkach wystawienie tytułu wykonawczego powinno nastąpić:

a) niezwłocznie, w szczególności, jeżeli:

- łączna wysokość należności pieniężnych wraz z odsetkami z tytułu niezapłacenia w terminie należności pieniężnych przekroczy dziesięciokrotność kosztów upomnienia i nie zostały podjęte działania informacyjne,

- z podjętych działań informacyjnych w sprawie wynika, że obowiązek nie zostanie dobrowolnie wykonany;

b) nie później niż po upływie 21 dni od dnia, w którym po raz pierwszy podjęto działania informacyjne, jeżeli z tych działań wynika, że obowiązek nie zostanie dobrowolnie wykonany.

Nieprawidłowości ustalono również przy przyznawaniu ulg w spłacie podatków na podstawie art. 67a Ordynacji podatkowej. Kontrolą objęto 2 postępowania podatkowe, w wyniku których wydano 2 decyzje przyznające ulgi w spłacie podatków lokalnych. W wyniku przeprowadzonej analizy zebranej dokumentacji stwierdzono, iż zebrany materiał dowodowy do wyżej opisywanych decyzji podatkowych przyznających ulgi w spłacie podatków nie był kompletny. Organ podatkowy nie zebrał materiału dowodowego, który pozwoliłby stwierdzić, czy podatnicy byli ubezpieczeni od pożaru oraz czy otrzymali wypłatę ubezpieczenia. W materiale dowodowym brak jest również potwierdzenia, iż organ podatkowy dokonał oględzin pozwalających stwierdzić czy materiały, których zakup został potwierdzony rachunkami rzeczywiście podatnik zużył na remont. Z punktu widzenia prowadzonego postępowania podatkowego istotne są również przepisy Działu IV Ordynacji podatkowej mające charakter proceduralno-merytoryczny. Artykuł 187 § 1 zobowiązuje organ podatkowy do zebrania i wyczerpującego rozpatrzenia całego materiału dowodowego, w tym wypadku dotyczył on możliwości płatniczych podatnika (art. 181) jak i weryfikacji poniesionych nakładów na remont lokalu mieszkalnego – str. 120-121 protokołu kontroli.

Badaniu poddano również rachunkowość podatków i opłat lokalnych. W jej wyniku stwierdzono, że wszystkie oryginały oraz kopie kwitariuszy służących do poboru podatków lokalnych były każdorazowo ręcznie wypełniane przez inkasenta. Taki sposób postępowania nie zapewnia organowi podatkowemu kontroli nad czynnościami inkasa. Rozliczając inkasentów na podstawie tak prowadzonej dokumentacji pracownicy kontrolowanej jednostki nie są w stanie sprawdzić czy została ona przeprowadzona prawidłowo, gdyż kopia wypełniana ponownie ręcznie nie jest tożsama z oryginałem. Stosowany w kontrolowanej jednostce system wypełniania przez inkasentów kopii kwitariuszy stanowi naruszenie § 28 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 października 2010 r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 208, poz. 1375), który wskazuje, iż dowodem pobrania przez inkasenta wpłaty podatku jest pokwitowanie na blankiecie z kwitariusza przychodowego. Oryginał pokwitowania wpłaty otrzymuje wpłacający, a kopia pokwitowania pozostaje w kwitariuszu przychodowym – str. 122-123 protokołu kontroli.

Ponadto dokonana kontrola pozwoliła wykryć pojedynczy przypadek, dotyczący zobowiązanych w opłacie za gospodarowanie odpadami komunalnymi, gdy na tym samym koncie rozrachunkowym, po sprzedaży nieruchomości przez właściciela, dopisano nowego podatnika (nabywcę nieruchomości). Taki sposób prowadzenia analitycznej ewidencji księgowej stanowi naruszenie postanowień § 11 ust. 4 pkt 1 powyżej przywołanego rozporządzenia Ministra Finansów, który stanowi, iż dla każdego podatnika i inkasenta prowadzi się odrębne konto w każdym podatku – str. 123 protokołu kontroli.

Nieprawidłowości stwierdzono również w trakcie badania rzetelności danych zawartych w rocznym sprawozdaniu Rb-PDP za 2018 r. W wierszu A7 „Podatek od środków transportowych”, w kolumnie 3 „Skutki obniżenia górnych stawek podatków obliczone za okres sprawozdawczy” nie ujawniono kwoty skutków obniżenia górnych stawek w podatku od środków transportowych wynikających z przedstawionej dokumentacji w kwocie 7.225,04 zł – str. 124 protokołu kontroli.

Kontrola wydatków z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2018 r. wykazała dwa przypadki zawyżenia go (o 59,50 zł) z uwagi na uwzględnienie w podstawie naliczenia kwot dodatku specjalnego wypłaconego w 2018 r. pracownikom wskazanym w protokole kontroli. Zgodnie z art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (Dz. U. z 2018 r. poz. 1872), wynagrodzenie roczne ustala się w wysokości 8,5% sumy wynagrodzenia za pracę otrzymanego przez pracownika w ciągu roku kalendarzowego, za który przysługuje to wynagrodzenie, uwzględniając wynagrodzenie i inne świadczenia ze stosunku pracy przyjmowane do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy. Na podstawie § 6 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. Nr 2, poz. 14 ze zm.), wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego ustala się z uwzględnieniem wynagrodzenia i innych świadczeń ze stosunku pracy, z wyłączeniem jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcia. Uwzględnione w podstawie naliczenia „trzynastki” dodatki specjalne miały charakter świadczenia nieperiodycznego – jeden z nich został przyznany na czas określony od dnia 1 października 2018 r. do dnia zatrudnienia pracownika na zastępstwo a w praktyce został wypłacony w październiku i listopadzie 2018 r., zaś w drugim przypadku dodatek specjalny został przyznany pismem z 8 maja 2018 r. w konkretnej wysokości i wypłacony jednorazowo w maju 2018 r. Mimo daty pisma i faktu jednorazowej wypłaty w maju, okres jego przyznania został określony w piśmie jako „od dnia 1 stycznia 2018 r. do dnia 30 czerwca 2018 r.” – str. 128-129 protokołu kontroli.

W wyniku analizy prawidłowości naliczenia odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych stwierdzono, że przelewów odpisów na rachunek Funduszu dokonano w kwocie zaniżonej o 11,83 zł – przelano kwotę 31.358,74 zł, natomiast z dokonanego na koniec 2018 r. przeliczenia odpisu do wielkości faktycznego zatrudnienia wynika, że kwota należnego odpisu po przeliczeniu wyniosła 31.370,57 zł – str. 131 protokołu kontroli.

            Analiza zagadnień dotyczących używania do celów służbowych w jazdach lokalnych samochodów prywatnych, w świetle przepisów rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271 ze zm.), wykazała, że w okresie objętym kontrolą ryczałt za jazdy lokalne  pobierał Pan Burmistrz na podstawie stosownej umowy. Kontrola wykazała, że nieprawidłowo dokonano potrącenia ryczałtu za październik 2018 r. Kwotę ryczałtu zmniejszono o 27,28 zł, zamiast o 34,10 zł (potrącono Panu ryczałt za 3 dni niekorzystania z samochodu, natomiast z dokumentacji wynika, że potrącenia należało dokonać za 4 dni). W trakcie kontroli skorygowano błąd, dokonując potrącenia za listopad 2019 r. kwoty 6,82 zł – str. 134 protokołu kontroli.

Kontrola tego zagadnienia wykazała ponadto, że ryczałt wypłacany Panu Burmistrzowi nie jest opodatkowany podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Między innymi Wojewódzki Sąd Administracyjny w Lublinie w wyroku z dnia 1 marca 2019 r. (I SA/Lu 815/18) stwierdził, że kwota ryczałtu wypłaconego tytułem zwrotu kosztów poniesionych przez pracownika w związku z wykorzystywaniem prywatnego samochodu do celów służbowych w jazdach lokalnych stanowi przychód, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1387, ze zm.), który powinien być opodatkowany wraz z innymi przychodami ze stosunku pracy. W trakcie kontroli zostało złożone wyjaśnienie w sprawie nieopodatkowania ryczałtu, zgodnie z którym Wobec rozbieżnych interpretacji przepisów dotyczących opodatkowania podatkiem dochodowym zwrotu kosztów używania samochodu prywatnego do celów służbowych uznawaliśmy, że ryczałt za jazdy lokalne nie stanowi przychodu podatkowego, gdyż służy zaspokojeniu potrzeb pracodawcy oraz ściśle wiąże się z realizacją obowiązków wynikających ze stosunku pracy. Takie stanowisko wynikało m.in. z wyroku Trybunału Konstytucyjnego z 8 lipca 2014 r., sygn. K 7/13, wyroku WSA w Warszawie z 11 grudnia 2017 r., sygn. III SA/Wa 3831/16 (orzeczenie nieprawomocne). O wyroku WSA w Lublinie z 1 marca 2019 r., sygn. I SA/Lu 815/18 nie mieliśmy wiedzy – str. 135 protokołu kontroli. Odnosząc się do wyjaśnienia należy zwrócić uwagę, że według dostępnych stanowisk organów podatkowych przywołany przez Pana wyrok TK nie ma w tej sprawie zastosowania. Z kolei głównym argumentem podnoszonym jako świadczący o braku obowiązku opodatkowania przychodów związanych z używaniem samochodu prywatnego w celach służbowych jest okoliczność otrzymywania przez pracownika tzw. „kilometrówki”, czyli zwrotu kosztów faktycznie przejechanej i zaewidencjonowanej liczby kilometrów, a nie wypłaty w formie ryczałtowej.

           Kontrola zagadnień dotyczących wydatków związanych z realizacją Gminnego Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych wykazała, że uchwałą Nr XX/179/2017 z dnia 22 listopada 2017 r. Rada Miejska w Kleszczelach przyjęła Gminny Program Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych oraz Przeciwdziałania Narkomanii na rok 2018. Wskazano w nim, że członkom Gminnej Komisji – za wyjątkiem pracowników Urzędu Miejskiego i jednostek podległych – przysługuje zryczałtowane wynagrodzenie w wysokości 50 zł za udział w każdym posiedzeniu komisji. W trakcie kontroli złożył Pan wyjaśnienie, dlaczego pracownikom Urzędu Miejskiego oraz jednostek podległych, będącym członkami GKRPA, ma nie przysługiwać wynagrodzenie za udział w posiedzeniu Gminnej Komisji. Stosownie do otrzymanej odpowiedzi Był to wynik uwag wnoszonych przez radnych, którzy zarzucali, że pracownicy pobierają podwójne wynagrodzenie. Była skarbnik gminy także zgłaszała uwagi, że za udział w posiedzeniach, które odbywały się w czasie pracy, za każdym razem należało potrącać wynagrodzenie. Konsekwencją takich zastrzeżeń było przyjmowanie w  kolejnych uchwałach dotyczących Gminnego Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych zapisów pozbawiających wypłaty diet pracownikom Urzędu Miejskiego oraz jednostek organizacyjnych gminy – str. 138 protokołu kontroli. Nie negując tez zawartych w wyjaśnieniu należy wskazać, że wystarczające dla osiągnięcia tego efektu byłoby wskazanie w Programie, że wynagrodzenie pracownikom Urzędu i gminnych jednostek organizacyjnych nie przysługuje w sytuacji, gdy posiedzenie Komisji odbywa się w godzinach pracy. W świetle art. 4¹ ust. 5 ustawy z dnia 26 października 1982 r . o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (Dz. U. z 2019 r. poz. 2277) gminny program powinien określać zasady wynagradzania członków komisji. W gminie Kleszczele natomiast ustalenie tych zasad polega na bezwzględnym odebraniu – bez uzasadnienia – prawa do wynagrodzenia części członków komisji.

           Przedstawione zagadnienie wykazuje związek z faktem, że w 2018 r. nie były w ogóle zwoływane posiedzenia GKRPA. Zadania Komisji wymieniono w Dziale II cz. III Programu w 8 punktach. Zgodnie ze złożonym przez Pana Burmistrza wyjaśnieniem Przewodniczący GKRPA wyjaśnił, iż w 2018 r. nie były zwoływane posiedzenia GKRPA w Kleszczelach w związku z faktem, że nie było merytorycznej potrzeby odbycia posiedzeń komisji w pełnym składzie. Do bieżącej działalności, np. złożenia wniosku do sądu o skierowanie osoby na przymusowe leczenie odwykowe, utworzona została 2 osobowa grupa robocza, która prowadzi w/w  sprawy – str. 138 protokołu kontroli.

Zgodnie z art. 4¹ ust. 4 ustawy o wychowaniu w trzeźwości… w skład gminnych komisji rozwiązywania problemów alkoholowych wchodzą osoby przeszkolone w zakresie profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych. Kontrolującym okazano zaświadczenia o odbyciu przeszkolenia w zakresie profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych przez 6 członków komisji. Nie okazano zaświadczenia o odbyciu przeszkolenia przez 1 osobę – str. 135 protokołu kontroli.

W ramach kontroli prawidłowości stosowania zasad obowiązującego w jednostce regulaminu dotyczącego udzielania zamówienia publicznego, którego wartość nie przekracza 30.000 euro zbadano zamówienie pn. „Dostawa oleju opałowego lekkiego”. Zaproszenie do złożenia oferty w formie pisemnej zostało sporządzone w dniu 24 września 2018 r. i zgodnie z formularzem dokumentującym udzielenie zamówienia wystosowane do dwóch wykonawców. Jako kryterium oceny ofert przyjęto jedynie cenę. Kontrola wykazała, że postanowienia specyfikacji istotnych warunków zamówienia specyfikacji były rozbieżne z wzorem oferty. W specyfikacji zamawiający wymagał, aby wykonawca zaoferował cenę na dzień otwarcia ofert, wyszczególniając w niej marżę/opust i cenę producenta (co jest możliwe do spełnienia wyłącznie w przypadku złożenia oferty w dniu otwarcia ofert), zaś we wzorze oferty zawarto zapis „w cenie netto uwzględniono marżę/opust, w stosunku do ceny producenta na dzień składania ofert”. W efekcie zamawiający oceniając oferty wziął pod uwagę ceny producenta z różnych dni, przy czym cenę na dzień otwarcia ofert podał Pronar Sp. z o.o., który nie został wybrany w postępowaniu. W trakcie kontroli zostało złożone wyjaśnienie w tej sprawie, jednakże w udzielonej odpowiedzi skupiono się na uzasadnieniu, że mimo odniesienia się do cen producenta z różnych dni (oferowane ceny oleju opałowego zaproponowane w ofertach odnosiły się – jedna do ceny producenta z 25 września 2018 r. a druga do ceny producenta z 2 października 2018 r.) wybrano jednak ofertę korzystniejszą cenowo. Nie odniesiono się do powodów rozbieżności w sposobie określenia warunków postępowania – str. 144-146 protokołu kontroli.

           W zakresie zagadnień dotyczących inwentaryzacji stwierdzono, że w instrukcji inwentaryzacyjnej wprowadzonej zarządzeniem Nr 4/2013 z dnia 18 października 2013 r. termin przeprowadzenia inwentaryzacji aktywów pieniężnych ustalono na „raz w roku”. Zgodnie z art. 26 ust. 1 i ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości, środki pieniężne inwentaryzuje się na ostatni dzień każdego roku obrotowego. Z ustaleń zawartych na str. 39-40 i 169 protokołu kontroli wynika, że inwentaryzację środków pieniężnych przeprowadzono na koniec 2018 r. w terminie określonym ustawą.

Ponadto stwierdzono, że w zarządzeniu Nr 6/2017 w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji nie określił Pan, na jaki dzień miał być przeprowadzony spis z natury „środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, środków trwałych w używaniu oraz materiałów i pozostałych środków trwałych” wskazując jedynie okres, w którym ma być przeprowadzony spis (od 8 listopada do 20 listopada  2017 r.). Nieokreślenie dnia, na który przeprowadzana jest inwentaryzacja należy uznać za okoliczność, która może istotnie utrudniać powiązanie wyników inwentaryzacji z danymi ksiąg rachunkowych w wykonaniu obowiązku wynikającego z art. 27 ustawy o rachunkowości. Obowiązek wskazania tego dnia wynika też z obowiązującej w Urzędzie Miejskim instrukcji inwentaryzacyjnej. Ponadto należy wskazać, że wartości niematerialne i prawne podlegają inwentaryzacji drogą porównania danych ksiąg z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników – art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości – str. 166 i 169 protokołu kontroli.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania lub błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy oraz nieprawidłowego funkcjonowania kontroli zarządczej.

Organem wykonawczym gminy miejsko-wiejskiej jest Burmistrz, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowywania projektów uchwał Rady Miejskiej, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Burmistrz jako organ wykonawczy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, działającego w strukturze organizacyjnej wskazanej w protokole kontroli, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Burmistrzu – kierowniku jednostki – zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych oraz pracownikach, którym powierzono obowiązki w zakresie gospodarki finansowej.

Burmistrz jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl art. 13 § 1 pkt 1 Ordynacji podatkowej.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości spoczywały, stosownie do postanowień zakresu czynności, na Skarbniku Gminy. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określają przepisy art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Podjęcie działań dyscyplinujących wobec Skarbnika Gminy, zmierzających do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, poprzez:

a) prowadzenie ewidencji na koncie 133 w sposób obrazujący bezpośrednio obroty i saldo na rachunku budżetu wynikające z wyciągów bankowych, mając na uwadze, że konto 133 nie służy analitycznemu wyodrębnianiu dochodów i wydatków, a także innego rodzaju operacji dokonywanych za pośrednictwem tego rachunku, w związku z czym ewidencja na nim powinna zobrazować wyłącznie wykazane przez bank obroty i salda rachunków bankowych (rachunku budżetu); w tym celu zlikwidowanie konta 133-4,

b) dokonywanie zapisów na kontach 130 i 133 przy zachowaniu pełnej zgodności z danymi wynikającymi z wyciągów bankowych, w tym m.in. poprzez zaniechanie stosowania zapisów ujemnych na tych kontach dla ewidencji operacji (za wyjątkiem technicznego zapisu ujemnego stosowanego dla zachowania czystości obrotów na koncie 130),

c) wyksięgowanie zapisem Wn 960 – Ma 223 nierealnego salda strony Wn konta 223 w ewidencji budżetu w wysokości 2.513,53 zł oraz wskazanie kierownikowi MOPS na konieczność wyksięgowania zapisem Wn 223 – Ma 800 salda w tej samej wysokości w ewidencji MOPS; wzmożenie nadzoru nad prawidłowością danych wykazywanych w sprawozdawczości przez MOPS w zakresie mającym wpływ na wynik wykonania budżetu,

d) wyksięgowanie na konto 960 nierealnego salda strony Ma konta 224-2/510 w ewidencji budżetu w wysokości 41,04 zł,

e)  przeksięgowywanie wyniku budżetu na konto 960 pod datą zatwierdzenia sprawozdania z wykonania budżetu,

f) ewidencjonowanie przychodów dotyczących odsetek od nieterminowo opłacanych należności gminy na koncie 750; zaprzestanie ewidencjonowania operacji wpłaty odsetek z kontem 720 a ich przypisu z kontem 290, mając na uwadze, że odpis aktualizujący odsetki musi mieć podstawy w wystąpieniu ustawowych przesłanek i z reguły powinien być dokonywany jednocześnie z odpisem aktualizującym należność główną, od której naliczono odsetki,

g) należyte weryfikowanie prawidłowości zapisów dokonywanych na stronie Ma konta 221 i powstających w ten sposób sald nadpłat; urealnienie salda strony Ma konta 221 w zakresie kwot przedstawionych w części opisowej wystąpienia,

h) wyksięgowanie nierealnego salda strony Ma konta 240-4/123 w ewidencji Urzędu w wysokości 94,08 zł,

i) przeniesienie z konta 240 na konto 221 należności z tytułu kary umownej w wysokości 2.738,54 zł,

j) księgowanie operacji dotyczących rozłożonych na raty należności z tytułu dochodów budżetowych (należności długoterminowych) w sposób przedstawiony w części opisowej wystąpienia,

k) wyksięgowywanie z konta 225-2 wynikającego z niego na koniec roku salda będącego skutkiem zaokrąglania podatku VAT w deklaracjach – na konto zespołu 4 lub 7, w zależności od tego, po której stronie konta zostanie ono ustalone,

l) przestrzeganie zasady memoriału przy ewidencji kosztów i zobowiązań,

ł) założenie i prowadzenie ewidencji analitycznej gruntów spełniającej wymagania ustawy o rachunkowości; w tym celu:

- dokonanie rzetelnego przeglądu posiadanej dokumentacji w celu ustalenia źródła pochodzenia kwoty ujętej dotychczas na koncie 011 jako zbiorcza wartość gruntów,

- w przypadku posiadania dokumentacji stanowiącej podstawę ustalenia wartości poszczególnych działek (uwzględnionej już w saldzie konta 011), przypisanie jej w ewidencji analitycznej jako wartości tych środków trwałych,

- w przypadku działek, których wartość nie była dotychczas uwzględniona w księgach (nie składała się na sumę ujętą na koncie 011), dokonanie wyceny ich wartości (na podstawie posiadanych dokumentów, a w przypadku ich braku – po ustaleniu wartości rynkowej lub inaczej określonej wartości godziwej), stosownie do zasad z art. 28 ust. 1 pkt 1a ustawy o rachunkowości – w celu ujęcia jej na koncie 011 i w ewidencji analitycznej, aby finalnie każda ujęta w niej działka gruntu miała ustaloną wartość inwentarzową.

m) ewidencjonowanie pozostałych środków trwałych na koncie 013 zgodnie z zasadami przyjętymi w przepisach wewnętrznych,

n) rzetelne przypisywanie należności z czynszu najmu, mając na uwadze stwierdzony przypadek przypisywania czynszu za najem lokalu mieszkalnego od osoby zmarłej,

o) prawidłowe prowadzenie analitycznej ewidencji podatkowej.

2. Zobowiązanie Skarbnika Gminy do prowadzenia bieżącej, rzetelnej analizy stanu środków na wydatki znajdujących się na rachunku Urzędu Miejskiego jako jednostki budżetowej, w celu wyeliminowania przypadków pokrywania wydatków Urzędu bezpośrednio ze zrealizowanych przez Urząd dochodów, co jest sprzeczne z art. 11 ust. 1 ustawy o finansach publicznych.

3. W zakresie dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości:

a) uwzględnienie w przyjętych zasadach ewidencji środków trwałych i pozostałych środków trwałych, że od 1 stycznia 2018 r. kwota, poniżej której środki trwałe mogą podlegać jednorazowemu umorzeniu wynosi 10.000 zł,

b) uregulowanie stosowanej w praktyce metody prowadzenia ewidencji paliwa, mając na uwadze przepisy art. 17 ust. 2 ustawy o rachunkowości.

4. Podjęcie zdecydowanych działań zapewniających prawidłowość sporządzania sprawozdawczości, poprzez:

a) sporządzanie sprawozdań zbiorczych na podstawie danych sprawozdań jednostkowych,

b) zaprzestanie wykazywania ujemnych kwot zobowiązań w sprawozdaniu Rb-28S,

c) wykazywanie w sprawozdaniach Rb-28S i Rb-Z wszystkich wymagalnych zobowiązań z tytułu wydatków,

d) obejmowane jednostkowym sprawozdaniem Rb-27S sporządzanym przez Pana Burmistrza danych o dochodach realizowanych bezpośrednio na rachunku budżetu,

e) zapewnienie wykazywania w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27S MOPS zrealizowanych dochodów gminy związanych z realizacją zadań zleconych w par. 2360,

f) obejmowanie jednostkowymi sprawozdaniami własnymi Rb-Z i Rb-N danych wynikających z ewidencji księgowej budżetu; zapewnienie kompletności tych sprawozdań

g) wykazywanie w pozycji N.2 „Pożyczki i kredyty” sprawozdania Rb-N danych dotyczących ceny sprzedaży rozłożonej na raty,

h) zaniechanie doliczania kwoty złożonego w Urzędzie Marszałkowskim depozytu w wysokości 3.000 zł do stanu wolnych środków budżetu prezentowanego w sprawozdaniu                     Rb-NDS,

i) przestrzeganie obowiązku opatrywania jednostkowych sprawozdań sporządzanych dla Urzędu Miejskiego (lub dla Urzędu i budżetu) podpisami Pana Burmistrza jako kierownika jednostki oraz zobowiązanie Skarbnika Gminy do podpisywania tych sprawozdań, mając na uwadze, że Skarbnik pełni jednocześnie obowiązki głównego księgowego budżetu i głównego księgowego Urzędu jako jednostki budżetowej – chyba, że w Urzędzie zostałoby utworzone odrębne stanowisko głównego księgowego Urzędu, które wiązałoby się z powierzeniem innemu niż Skarbnik pracownikowi realizacji wszystkich obowiązków określonych przepisami art. 54 ustawy o finansach publicznych w stosunku do Urzędu Miejskiego,

j) terminowe przekazywanie obowiązującej sprawozdawczości do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku,

k) uwzględnienie w sprawozdaniach budżetowych Rb-PDP i Rb-27S ustaleń dokonanych w zakresie podatku od środków transportowych.

5. Sporządzanie planu finansowego Urzędu Miejskiego, jak tego wymagają przepisy art. 11 ust. 3 oraz art. 249 ust. 3 i 4 ustawy o finansach publicznych.

6. Zobowiązanie kierowników instytucji kultury do sporządzania planów finansowych zawierających wszystkie elementy wymagane przepisami art. 31 ustawy o finansach publicznych.

7. Dokonanie zmiany decyzji ustanawiającej trwały zarząd nieruchomościami na rzecz Zespołu Szkół w Kleszczelach (obecnie Szkoły Podstawowej w Kleszczelach), poprzez usunięcie z niej postanowień określających odpłatność szkoły za trwałych zarząd.

8. Zapewnienie bieżącego wszczynania prawem przepisanych czynności egzekucyjnych, mając na uwadze niedopuszczenie do upływu terminu przedawnienia należności cywilnoprawnych; uwzględnienie, że wysyłanie wezwań do zapłaty nie przerywa biegu terminu przedawnienia.

9. Zaprzestanie umarzania należności cywilnoprawnych ze względu na upływ terminu przedawnienia, mając na wadze, że przesłanka taka nie została przewidziana obowiązującą uchwałą Rady Miejskiej.

10. Przestrzeganie obowiązków w zakresie sporządzania i upubliczniania wykazów nieruchomości przeznaczonych do oddania w dzierżawę, określonych przepisami art. 35 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami.

11. Wszczęcie postępowań w sprawie ustalenia opłaty adiacenckiej z tytułu wzrostu wartości nieruchomości spowodowanego jej podziałem, w szczególności w stosunku do decyzji nr RGK.6831.1.2018.JW z dnia 15 marca 2018 r., którą dokonano podziału działki nr 1021/1 o pow. 1,4098 ha, objętej planem terenów rekreacyjno-wypoczynkowych wokół zbiornika Repczyce, na 20 działek.

12. Wyeliminowanie nieprawidłowości dotyczących systemu informatycznego służącego do prowadzenia elektronicznej ewidencji nieruchomości.

13. Wyeliminowanie nieprawidłowości w zakresie realizacji dochodów z tytułu podatków lokalnych opisanych w protokole kontroli i niniejszym wystąpieniu. Poinformowanie Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku o efektach i skutkach finansowych tych działań.

14. Prowadzenie systematycznych oraz terminowych działań windykacyjnych w odniesieniu do zaległości podatkowych.

15. Przestrzeganie przepisów Działu IV Ordynacji podatkowej w zakresie prawidłowości prowadzenia postępowania podatkowego i formalno-prawnej zgodności wydawanych decyzji w sprawie ulg w spłacie podatków.

16. Zapewnienie prawidłowości, w tym sprawdzalności, wypełniania kwitariuszy, przy użyciu których inkasenci dokonują poboru podatków.

17. Pomijanie w podstawie naliczania dodatkowego wynagrodzenia rocznego pracowników Urzędu dodatku specjalnego, który nie miał charakteru świadczenia periodycznego. Wystąpienie do pracowników wskazanych w protokole kontroli o dobrowolny zwrot kwoty 59,50 zł, o którą zawyżono dodatkowe wynagrodzenie roczne za 2018 r.

18. Odprowadzanie na rachunek ZFŚS całej kwoty naliczonego odpisu za dany rok. Zwiększenie odpisu na 2020 r. o kwotę 11,83 zł odpowiadającą zaniżeniu przelewu na rachunek Funduszu za 2018 r.

19. Zobowiązanie osoby odpowiedzialnej za przyjmowanie i kontrolę oświadczeń o używaniu samochodu prywatnego w jazdach lokalnych do rzetelnego weryfikowania prawidłowości zawartego w oświadczeniu wykazu dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych (konfrontacji z listą obecności i rejestrem delegacji).

20. Opodatkowanie podatkiem dochodowym od osób fizycznych wypłacanego Panu Burmistrzowi ryczałtu za używanie samochodu prywatnego w jazdach lokalnych.

21. Zapewnienie należytego funkcjonowania powołanej przez Pana Burmistrza Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych. W związku z tym zagadnieniem rozważenie zasadności zawierania w Gminnym Programie Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych postanowień odbierających części członków Komisji prawo do wynagrodzenia za udział w posiedzeniach, przy uwzględnieniu uwag zawartych w części opisowe wystąpienia.

22. Powoływanie w skład Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych wyłącznie osób posiadających przeszkolenie w zakresie profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych.

23. Zapewnienie spójności istotnych dla złożenia i oceny ofert warunków postępowania o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonego według procedur obowiązującego w Urzędzie regulaminu.

24. W zakresie inwentaryzacji:

a) usunięcie z instrukcji inwentaryzacyjnej sprzecznego z ustawą o rachunkowości zapisu co do terminu przeprowadzania inwentaryzacji środków pieniężnych,

b) określanie dnia, na który ma być przeprowadzona inwentaryzacja,

c) prawidłowe określanie metody inwentaryzacji wartości niematerialnych i prawnych w zarządzeniu w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

           Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

    Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku