Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Miasta Grajewo

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

Zespół w Suwałkach

           Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 09 września 2019 roku (znak: RIO.V.6001-5/19), o treści jak niżej:

Pan

Dariusz Latarowski

Burmistrz Grajewa

W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej miasta Grajewo za 2018 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Miasta Grajewo na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 561, ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Suwałkach, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

           Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania miasta oraz jego jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2018 r. poz. 967, ze zm.), udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

           Kontrola wykazała, że formalnie nie została przez Pana Burmistrza rozstrzygnięta kwestia osoby wykonującej wobec Pana czynności z zakresu prawa pracy. Czynności te wykonywał w praktyce Sekretarz Miasta. Jak stanowi art. 8 ust. 2 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1282), czynności z zakresu prawa pracy wobec wójta (burmistrza, prezydenta miasta), związane nawiązaniem i rozwiązaniem stosunku pracy, wykonuje przewodniczący rady gminy, a pozostałe czynności – wyznaczona przez wójta (burmistrza, prezydenta miasta) osoba zastępująca lub sekretarz gminy, z tym, że wynagrodzenie wójta ustala rada gminy, w drodze uchwały – str. 3 protokołu kontroli.

           Ustalono, że Sekretarzowi Miasta nie został nadany zakres czynności w formie pisemnej. Zakres zadań dla stanowiska Sekretarza został określony w regulaminie organizacyjnym Urzędu Miasta, jednakże nie uwzględnia on wszystkich zadań, którymi zajmuje się Sekretarz (stwierdzono to w związku z kwestią najmu pomieszczenia Urzędu Miasta na kiosk). Nie udokumentowano też, aby Sekretarz zapoznał się i przyjął do stosowania zadania wynikające z regulaminu. Ponadto regulamin organizacyjny nie reguluje kwestii zastępowania Sekretarza podczas jego nieobecności. Stosownie do art. 53 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 869, ze zm.) powierzenie przez kierownika jednostki obowiązków w zakresie gospodarki finansowej może nastąpić w formie odrębnego imiennego upoważnienia lub wskazania w regulaminie organizacyjnym. Przy czym, jak przewiduje standard kontroli zarządczej II.A.4. „Struktura organizacyjna” zawarty w komunikacie Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 15, poz. 84), przyjęcie delegowanych uprawnień powinno być potwierdzone podpisem. W następstwie ustaleń kontroli, w dniu 11 lipca 2019 r. Sekretarz Miasta złożył do akt osobowych oświadczenie, że zapoznał się z regulaminem organizacyjnym Urzędu Miasta Grajewo oraz przyjął do wiadomości i stosowania obowiązki służbowe przypisane regulaminem zajmowanemu stanowisku – str. 5-6 protokołu kontroli.

           Analiza zakresów czynności Skarbnika Miasta (pełniącej funkcję do 26 lipca 2019 r.) i głównego księgowego Urzędu Miasta (od 27 lipca 2019 r. powołanego na stanowisko Skarbnika Miasta) wykazała, że ich postanowienia nie wyczerpywały katalogu obowiązków i odpowiedzialności przypisanych głównemu księgowemu przepisami art. 54 ustawy o finansach publicznych. W okazanych zakresach czynności nie wskazano na: prowadzenie rachunkowości jednostki, wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi, dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych – str. 6-7 protokołu kontroli.

           Nie zaktualizowano wykazu jednostek organizacyjnych miasta zawartego w załączniku nr 2 do statutu miasta; nie został w nim ujęty Żłobek Miejski – str. 8-9 protokołu kontroli.

W regulaminie organizacyjnym Urzędu Miasta przyjęto termin sporządzenia sprawozdania z prowadzonego audytu wewnętrznego na 31 marca następnego roku, co jest sprzeczne z postanowieniami art. 283 ust. 5 ustawy o finansach publicznych oraz § 12 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 września 2015 r. w sprawie audytu wewnętrznego oraz informacji o pracy i wynikach tego audytu (D. U. z 2018 r. poz. 506). Przywołane przepisy określają ten termin na koniec stycznia. Sprawozdania były sporządzane przez audytora w terminie określonym przepisami ustawy i rozporządzenia – str. 17 protokołu kontroli.

           W wyniku analizy regulacji wewnętrznych składających się na dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości, przeprowadzonej pod kątem zgodności z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2019 r. poz. 351) oraz rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2017 r. poz. 1911, ze zm.), stwierdzono, że:

 a) w wykazie zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na nośnikach informatycznych wymieniono wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz). Zgodnie z art. 19 ust. 1 ustawy wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz) sporządzają jednostki, które uprzednio nie prowadziły ksiąg rachunkowych w sposób określony ustawą; w pozostałych jednostkach rolę inwentarza spełnia zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych, sporządzone na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych – str. 19 protokołu kontroli;

b) w polityce rachunkowości zapisano, że ewidencja księgowa prowadzona jest techniką komputerową, podczas gdy w rzeczywistości część ewidencji prowadzono ręcznie. Techniką ręczną prowadzono ewidencję analityczną czynszów najmu i dzierżawy – str. 20 protokołu kontroli;

c) badana jednostka nie dokonała stosownych modyfikacji w regulacjach wewnętrznych, wynikających ze zmiany stanu prawnego od dnia 1 stycznia 2018 r., na mocy której nastąpiło podwyższenie z 3.500 zł do 10.000 zł kwoty wartości, poniżej której wartości niematerialne i prawne podlegają jednorazowemu umorzeniu, a w konsekwencji także poniżej której wydatki ponoszone z budżetu na zakup tych składników majątkowych (podlegających umorzeniu) nie stanowią wydatków majątkowych. Zmiana nastąpiła ustawą z dnia 27 października 2017 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (Dz.U. z 2017 r. poz. 2175) – str. 175 protokołu kontroli.

           Kontrola prawidłowości prowadzenia ksiąg rachunkowych pod kątem zgodności z ustawą o rachunkowości i rozporządzeniem Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont… wykazała, że:

a) konto 130 „Rachunek bieżący jednostki” zostało podzielone na 24 konta analityczne, w tym np. w ramach konta 130-1 „Rachunek jednostki” wyodrębniono konta: 130-1-1 Wydatki (składało się ono z obrotów i sald kont 130-1-1-1 USC, 130-1-1-2 WSO, 130-1-1-3 Urząd, 130-1-1-4 Wsparcie dla OSP, 130-1-1-5 Ławki Niepodległości), 130-1-2 „Środki na wydatki”, 130-1-3 „Dochody jednostki”, 130-1-4 „Środki niewygasające”, 130-1-5 „Dochody budżetowe – wsparcie dla OSP”, 130-1-6 „Środki na wydatki – wsparcie OSP”. Wśród nich, jak wynika z ustaleń kontroli, niektóre subkonta służyły do ewidencji odrębnych rachunków bankowych (130-1-4 i 130-1-5), zaś pozostałe zostały wyodrębnione w ramach tych rachunków bankowych – operacje zachodzące na bieżącym rachunku wydatków Urzędu były księgowane na kontach 130-1-1 (poniesione wydatki), 130-1-2 (zasilenia z budżetu) i 130-1-3 (dochody uzyskane na tym rachunku). Przyjęty sposób ewidencji na koncie 130 powodował, że z ksiąg Urzędu nie wynikały wprost obroty i saldo rachunku bieżącego Urzędu; ustalenie obrotów i salda tego rachunku wymagało sumowania zapisów z różnych subkont prowadzonych w ramach konta 130-1 (wymienionych wyżej). Poza tym przyjęta metoda ewidencji skutkowała też wykazaniem wyższych obrotów od zrealizowanych przez Urząd wydatków budżetowych, co było efektem konieczności dokonywania szeregu przeksięgowań na koniec roku, tworzących obroty, na które nie stosowano technicznego zapisu ujemnego. W efekcie wykazane w ewidencji obroty stron Wn i Ma konta 130 (zbiorczo) stanowiły za 2018 r. po 140.747.134,25 zł, podczas gdy wydatki Urzędu Miasta to 25.471.328,85 zł a dochody ujęte w księgach Urzędu na koncie 130 to 89.331.815,29 zł – str. 22-27 protokołu kontroli;

b) dokonywano bezzasadnych zapisów księgowych Wn 133 „Rachunek budżetu” – Ma 240 „Pozostałe rozrachunki” i automatycznie odwrotnie Wn 240 – Ma 133 w związku z operacją przekazania z rachunku projektu (prowadzonego w księgach Urzędu) na rachunek budżetu dochodów zrealizowanych w ramach projektu, którą to operację księgowano prawidłowo w księgach budżetu, na podstawie wyciągu bankowego, Wn 133 – Ma 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych”; w efekcie na podstawie jednego wyciągu bankowego dwukrotnie ta sama operacja pojawiała się na koncie 133 po stronie Wn oraz pojawiała się jeden raz po stronie Ma, mimo że wypływ środków z rachunku budżetu nie wynikał z wyciągu bankowego – str. 27 protokołu kontroli;

c) pod datą 31 grudnia 2018 r. stan środków pieniężnych zgromadzonych na rachunkach bankowych 3 projektów został na podstawie polecenia księgowania (brak wyciągu bankowego) przeksięgowany z konta 130 na konto 133, W związku z tym na koniec 2018 r. salda uwidocznione dotychczas na kontach prowadzonych w ramach konta 130 w księgach Urzędu pojawiły się na kontach prowadzonych w ramach konta 133 w księgach budżetu. Naruszono tym samym zasadę dokonywania zapisów na koncie 133 wyłącznie na podstawie dokumentów bankowych. W istocie zaś działania kontrolowanej jednostki polegały na zmianie na koniec roku ksiąg rachunkowych, w których rachunki projektów były ewidencjonowane – z ksiąg Urzędu (konto 130) na księgi budżetu (konto 133) – str. 28 protokołu kontroli;

d) dowody dotyczące dochodów wpływających na rachunek budżetu (m.in. z podatków i opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi) wydzielane były do odrębnych zbiorów, zaś operacje z nich wynikające były dekretowane zbiorczo na wyciągu Wn 133 – Ma 901 „Dochody budżetu”; nie wskazywano dekretu przy poszczególnych operacjach uwidocznionych na wyciągu, co znacznie utrudnia powiązanie poszczególnych operacji ujętych w wyciągu ze zbiorczym dekretem, tj. ustalenie sposobu ujęcia w księgach poszczególnych operacji gospodarczych wymaganego przez art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy – str. 29 protokołu kontroli;

e) ewidencja szczegółowa do konta 800 „Fundusz jednostki” prowadzona była w podziale na: fundusz środków obrotowych, fundusz inwestycyjny, fundusz środków trwałych, fundusz umorzeń, fundusz jednostki (dochody), tj. w sposób wzorowany na rozwiązaniach przyjętych w zarządzeniu Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 1985 r. w sprawie planów kont dla jednostek gospodarki uspołecznionej (M.P. Nr 12, poz. 95). Zarządzenie to dotyczyło m.in. jednostek i zakładów budżetowych i zalecało w zakresie funduszy jednostki prowadzenie kont służących do ewidencji funduszy stanowiących równowartość środków trwałych i środków obrotowych (zespół 8) i funduszy inwestycyjnych (zespół 9). Zgodnie zaś z opisem konta 800 zamieszczonym w załączniku nr 3 do rozporządzenia, ewidencja szczegółowa do konta 800 powinna zapewnić możliwość ustalenia przyczyn zwiększeń i zmniejszeń funduszu jednostki a zatem dane niezbędne do sporządzenia zestawienia zmian w funduszu jednostki – str. 30 protokołu kontroli;

f) zwroty przez jednostki budżetowe środków niewykorzystanych na wydatki budżetowe danego roku ewidencjonowano zapisem ujemnym Wn 223 Rozliczenie wydatków budżetowych” – Ma 133, zamiast Wn 133 – Ma 223 jak to wynika z wyciągu bankowego – str. 31 protokołu kontroli; bezpodstawnie zapisami ujemnym (Wn 901 – Ma 133) księgowano również takie operacje jak zwroty nadpłat – str. 32-33 protokołu kontroli;

g) niewłaściwie księgowano operacje dotyczące należności wyegzekwowanych i przekazanych przez organ egzekucyjny na rachunek budżetu po potrąceniu kosztów egzekucyjnych. Wpływ środków na rachunek budżetu (bez kosztów komorniczych) księgowany był Wn 133 – Ma 901 „Dochody budżetu” i Wn 902 „Wydatki budżetu” – Ma 133 oraz dodatkowo na kontach Urzędu na podstawie polecenia księgowania – na kwotę potrąconych kosztów komorniczych Wn 130 – Ma 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych i Wn 403 „Podatki i opłaty” – Ma 130-2-3 „Wydatki organu”. Przedstawiony sposób ewidencji spowodował zaliczenie tych kwot do dochodów i wydatków budżetu, mimo że rzeczywisty przebieg operacji dotyczącej poniesienia przez gminę ciężaru kosztów egzekucyjnych polegał na niekasowym rozliczeniu ich z organem egzekucyjnym. Brak wpływu i wypływu środków na rachunku bieżącym dla tej operacji oznacza, że – zgodnie z zasadą kasowego ustalania wyniku budżetu, wyrażoną w art. 40 ust. 2 pkt 1 ustawy o finansach publicznych i § 5 rozporządzenia – rozliczenia tego nie należy księgować jako dochodu i wydatku budżetu, ponieważ pozostaje to wbrew rzeczywistemu przebiegowi operacji gospodarczej. Rozliczenie należności z dłużnikiem w zakresie potrąconych kosztów egzekucyjnych należy księgować Wn 761 „Pozostałe koszty operacyjne – Ma 221. W 2018 r. ujęto w przedstawiony sposób kwotę 8.282,72 zł, o którą dochody i wydatki budżetu zostały zawyżone – str. 31-32 protokołu kontroli;

h) na podobnej zasadzie, jak wyżej opisana, tworzono dokumenty i zapisy mające obrazować rzekome dochody i wydatki związane z przysługującym gminie wynagrodzeniem płatnika z tytułu terminowego wpłacania zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych (ewidencja opisana na str. 32 protokołu). Zgodnie z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej przelew do urzędu skarbowego faktycznej kwoty podatku do zapłaty (po potrąceniu wynagrodzenia płatnika) powinien by ujęty zapisem Wn 225 „Rozrachunki z budżetami” – Ma 130, zaś zmniejszenie zobowiązania z tytułu podatku w związku z przypadającym Urzędowi wynagrodzeniem Wn 225 – Ma 760 „Pozostałe przychody operacyjne”. Brak przelewów od i do podmiotu na kwoty objęte potrąceniami powoduje, że nie ma podstaw do wykazywania dochodów i wydatków budżetu związanych z tymi operacjami i tworzenia dokumentów mających takie operacje imitować;

i) nieprawidłowo ewidencjonowano środki otrzymywane na dofinansowanie kosztów kształcenia młodocianych pracowników; ich wpływ ujmowano w księgach budżetu na koncie 133-3 (wyodrębniony rachunek bankowy) i zaliczano do dochodów budżetu, a wypłaty z tego rachunku zaliczano do wydatków budżetu. W 2018 r. otrzymano z Kuratorium Oświaty w Białymstoku na kształcenie młodocianych kwotę 71.104,03 zł i o tę kwotę zawyżono dochody i wydatki budżetu miasta za 2018 r. Zgodnie z obecnie regulującymi to zagadnienie przepisami art. 122 ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe (Dz. U. z 2019 r. poz. 1148, ze zm.) dofinansowanie kosztów kształcenia młodocianych pracowników następuje ze środków Funduszu Pracy, przekazanych na wyodrębniony rachunek gminy za pośrednictwem Wojewody, a zatem nie ze środków budżetu gminy. Zgodnie z załącznikiem nr 3 do rozporządzenia operacje dotyczące wydzielonych, zgodnie z odrębnymi przepisami, środków pieniężnych na kontach jednostki samorządu terytorialnego ewidencjonuje się na koncie 139 „Inne rachunki bankowe”. Natomiast do ewidencji rozrachunków dotyczących tych środków wykorzystuje się konto 240 – str. 33-34 protokołu kontroli;

j) konto 240 „Pozostałe rozrachunki” w ewidencji budżetu wykazywało na koniec 2018 r. saldo po stronie Ma, w którego skład wchodziła kwota 81 zł dotycząca opłaty za odpady komunalne, która wypłynęła na rachunek budżetu i została przekazana w styczniu 2019 r. na rachunek prowadzony dla opłat za odpady; w związku z tym, że kasowa realizacja dochodów na rachunek bankowy nastąpiła w 2018 r., środki te powinny być zaliczone do dochodów budżetu 2018 r.; w efekcie ujęcia ich na rozrachunkach o kwotę 81 zł zostały zaniżone dochody budżetu 2018 r. a zawyżone o tę kwotę dochody budżetu 2019 r. – str. 43 protokołu kontroli;

k) przyjęty sposób ewidencji operacji dotyczących centralnego rozliczenia podatku VAT skutkował powstaniem nierealnych sald:

- konto 225 „Rozrachunki z budżetami” w ewidencji Urzędu Miasta jako jednostki budżetowej na dzień 31 grudnia 2018 r. wykazywało saldo Wn w wysokości 8.524,91 zł, które oznaczało rzekomą należności z tytułu podatku VAT za grudzień 2018 r. W praktyce saldo to wynikało z deklaracji cząstkowej Urzędu Miasta jako jednej z jednostek podlegających centralnemu rozliczeniu, podczas gdy deklaracja VAT-7 miasta za grudzień 2018 r. wykazywała zobowiązanie miasta wobec US z tytułu VAT podlegającego wpłacie w wysokości 5.234 zł. Kwota nadwyżki podatku naliczonego nad należnym wynikająca z deklaracji cząstkowej Urzędu Miasta nie wiązała się zatem z otrzymaniem z US żadnych środków – z punktu widzenia miasta jako podatnika VAT, jak i Urzędu Miasta jako jednej z jednostek objętych centralnym rozliczeniem, saldo to jest nierealne. Bezpodstawnie zawyżyło ono dane sprawozdawcze o należnościach wykazane w sprawozdaniach Rb-27S i Rb-N według stanu na koniec 2018 r. – str. 39-40 i 65 protokołu kontroli,

- kwota zobowiązań miasta z tytułu centralnego rozliczenia podatku VAT wynikająca z deklaracji VAT-7 za grudzień 2018 r., wynosząca 5.234 zł, nie była odzwierciedlona w księgach rachunkowych; z ustaleń kontroli wynika, że na koncie 226 „Rozliczenia z jednostkami organizacyjnymi z tytułu VAT” prowadzonym w księgach budżetu wykazane było na koniec 2018 r. saldo strony Ma w wysokości 5.098,32 zł, wynikające z kwot podatku VAT wpłaconych na rachunek budżetu przez jednostki objęte centralnym rozliczeniem. Z kolei prowadzone w księgach budżetu konto 227 „Rozliczenia z US z tytułu VAT” wykazywało saldo należność na kwotę 2,71 zł – str. 38-39 i 42 protokołu kontroli,

l) zobowiązanie wobec Państwowego Gospodarstwa Wodnego Wody Polskie na kwotę 6.191,50 zł (opłata dotycząca pozwolenia wodnoprawnego za IV kwartał 2018 r.) ujęto na koncie 225, mimo że nie stanowi ona rozrachunków z budżetem; w świetle zasad funkcjonowania kont określonych załącznikiem nr 3 do rozporządzenia zobowiązanie to powinno być ujęte na koncie 240 „Pozostałe rozrachunki” – str. 69 protokołu kontroli;

ł) na koncie 290 „Odpisy aktualizujące należności” ujęto należności zabezpieczone hipoteką w kwocie 974.945,26 zł i odsetki od tych należności w kwocie 478.140 zł. Zgodnie z art. 35b ust. 1 pkt 3 ustawy nie podlegają odpisowi aktualizującemu należności zabezpieczone, m.in. hipoteką – str. 70 protokołu kontroli;

m) na dzień 31 grudnia 2018 r. konto 224 „Rozliczenie dotacji budżetowych…” wykazywało saldo Wn z tytułu kwoty niewykorzystanej dotacji podlegającej zwrotowi od Stowarzyszenia Lepsze Grajewo w wysokości 5.239,94 zł Zgodnie z zasadami funkcjonowania konta 224 zawartymi w załączniku nr 3 do rozporządzenia, należności z tytułu rozliczonych i przypisanych do zwrotu dotacji, które organ dotujący zalicza do dochodów budżetowych, powinny zostać przypisane do zwrotu jako należność na koncie 221 według stanu na dzień 31 grudnia roku, w którym udzielono dotacji. Pozostawianie salda na koncie 224 na koniec roku sugeruje, że kwoty te nie zostały przez podmiot dotowany objęte rozliczeniem na dzień wykorzystania dotacji – str. 65 protokołu kontroli;

n) ewidencja analityczna rozrachunków dotyczących dzierżaw i najmu, prowadzona do konta 221 ręcznie w formie trzech ksiąg kontowych, nie do końca spełnia wymogi ustawy o rachunkowości. Nie zawiera ona danych w zakresie dowodu księgowego, na podstawie którego dokonano przypisu należności, co narusza art. 23 ust. 2 pkt 2 ustawy, zgodnie z którym zapis księgowy powinien zawierać określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu – str. 100-101 protokołu kontroli.

Z ustaleń kontroli w zakresie danych ujętych na kontach rozrachunkowych wynika, że konto 240-10/30 na dzień 31 grudnia 2018 r. wykazywało saldo w wysokości 29.331,41 zł, które oznaczało odsetki naliczone w latach poprzednich od środków zgromadzonych na rachunku bankowym służącym przechowywaniu środków depozytowych. Jak wynika z ustaleń zawartych na str. 70 protokołu kontroli, przed 2015 r. zabezpieczenia należytego wykonania umów i wadia zwracane były kontrahentom bez odsetek (za 2018 r. nieprawidłowości w tym zakresie nie stwierdzono). Naruszało to przepisy art. 46 ust. 4 oraz art. 148 ust. 5 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1986, ze zm.) nakazujące – od początku obowiązywania tej ustawy – zwrot wadiów i zabezpieczeń należytego wykonania umów wniesionych w pieniądzu wraz z odsetkami od rachunku, na którym były one przechowywane, po pomniejszeniu o koszty prowadzenia rachunku oraz prowizji za przelew.

           W zakresie inwentaryzacji środków pieniężnych i rozrachunków ustalono, że na koniec 2018 r. zaniechano, z naruszeniem art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości, zinwentaryzowania w drodze potwierdzenia sald należności cywilnoprawnej od Ruch S.A. w wysokości 12,12 zł. Należność ta została objęta protokołem weryfikacji sald aktywów i pasywów, zamiast wystąpienia do kontrahenta o potwierdzenie prawidłowości salda – str. 71 protokołu kontroli.

Z ustaleń kontroli wynika, że zasady przekazywania nadwyżki podatku VAT naliczonego nad należnym zostały określone przez Radę Miasta – na podstawie art. 16 ust. 2 pkt 6 ustawy o finansach publicznych – tylko w odniesieniu do zakładu budżetowego Zakład Wodociągów i Kanalizacji w Grajewie. (Nie zostało natomiast przewidziane przekazywanie wynikającego z rozliczeń podatku VAT dla Centrum Integracji Społecznej oraz Zakładu Administracji Domów Mieszkalnych w Grajewie. ZADM w 2018 r. wykazał nadwyżki VAT w łącznej kwocie 6.707,18 zł). W tej sprawie podjęta została przez Radę Miasta Grajewo uchwała Nr XXXVII/296/17 z dnia 28 czerwca 2017 r., którą Rada dokonała zmiany w statucie zakładu budżetowego ZWiK w Grajewie. Uchwałą określono, że ZWiK ma otrzymywać z budżetu miasta środki finansowe tytułem przekazania nadwyżki VAT naliczonego nad należnym, wynikającej z cząstkowych deklaracji tego zakładu. W uchwale nie zostały natomiast ustalone terminy przekazywania z budżetu dla ZWiK środków finansowych wynikających z rozliczenia podatku VAT. Zgodnie z art. 16 ust. 2 pkt 6 ustawy o finansach publicznych organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego określa zasady ustalania i przekazywania z budżetu jednostki samorządu terytorialnego środków finansowych wynikających z rozliczenia podatku od towarów i usług, jeżeli przewiduje przekazywanie tych środków temu zakładowi. Brak terminu przekazania środków oznacza w ocenie Izby niewypełnienie delegacji ustawowej w zakresie „zasad przekazywania” środków zakładowi – str. 41 protokołu kontroli.

           W wyniku kontroli prawidłowości sporządzenia sprawozdawczości na podstawie przepisów rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 9 stycznia 2018 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2018 r. poz. 109, ze zm.) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1773) stwierdzono, że:

a) w zbiorczym sprawozdaniu Rb-27S za 2018 r. w par. 2360 „Dochody jednostek samorządu terytorialnego związane z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych ustawami” wykazano jako dochody wykonane kwotę, która nie wynikała – w zakresie tego paragrafu – z jednostkowego sprawozdania Rb-27S sporządzonego przez MOPS. Dochody gminy z tytułu realizacji zadań zleconych w sprawozdaniu jednostkowym MOPS wykazano w podziałkach właściwych dla rodzaju dochodów (par. 0970 kwota 6.384,31 zł i par. 0980 kwota 67.381,91 zł) zaś w zbiorczym sprawozdaniu kwota 73.766,22 zł została wykazana w par. 2360. Spowodowało to, że niemożliwy do zrealizowania stał się wymóg § 6 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej, zgodnie z którym sprawozdania zbiorcze sporządzane są na podstawie sprawozdań jednostkowych. W sprawozdaniu jednostkowym Rb-27S dochody z zadań zleconych należało ująć w par. 2360; w świetle przepisów rozporządzenia tylko na tej podstawie można bowiem wykazać dochody w tej podziałce klasyfikacyjnej w sprawozdaniu zbiorczym – str. 47-48 protokołu kontroli;

b) w rocznym sprawozdaniu jednostkowym Rb-27S za 2018 r. sporządzonym na podstawie danych ewidencji Urzędu Miasta i budżetu nadpłaty zostały wykazane w kwocie 27.570,42 zł, zaś z zestawienia obrotów i sald wynika kwota 25.042,42 zł. Różnica w wysokości 2.525 zł między danymi wynikającymi z ksiąg rachunkowych a danymi wykazanymi w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27S to nadpłaty urzędów skarbowych, które nie zostały ujęte w księgach rachunkowych. Dane o nadpłacie – jeżeli nadpłata ta podlega wykazaniu w sprawozdaniu Rb-27S zgodnie z instrukcją sporządzania tego sprawozdania zawartą w załączniku nr 36 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej – powinny być ujęte w ewidencji Urzędu zapisem Wn 720 „Przychody z tytułu dochodów budżetowych” – Ma 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”, stosownie do zasad funkcjonowania konta 221 – str. 49-50 protokołu kontroli;

c) w rocznym sprawozdaniu jednostkowym Rb-27S za 2018 r. sporządzonym na podstawie danych ewidencji Urzędu Miasta i budżetu w kol. 8 „Dochody otrzymane” wykazano kwotę 90.165.221,94 zł. Zgodnie z zasadami wypełniania kolumny „dochody otrzymane” wynikającymi z § 3 ust. 1 pkt 5, ust. 2 pkt 1 lit. c) i pkt 2 lit. c), ust. 4 pkt 4 i ust. 5 pkt 3 załącznika nr 36 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej, w kol. 8 „Dochody otrzymane” należało wykazać kwotę  90.144.722,12 zł (tj. o 20.499,82 zł niższą od wykazanej). Kontrola wykazała, że przy ustalaniu dochodów otrzymanych jednostka uwzględniła zwroty niewykorzystanych dotacji na kwotę 20.499,82 zł, które miały miejsce w trakcie 2018 r., tj. dokonała wyliczenia dochodów otrzymanych na zasadach obowiązujących do końca 2017 r. – str. 50-51 protokołu kontroli;

d) w sprawozdaniu jednostkowym Rb-27ZZ sporządzonym przez MOPS w Grajewie nie została wypełniana kolumna 4 „Plan”. Zgodnie z § 6 ust. 1 pkt 1 załącznika nr 36 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej, w kolumnie „Plan” jednostkowego sprawozdania Rb-27ZZ wykazuje się kwoty wynikające z planu finansowego jednostki realizującej zadanie. W sprawozdaniu zbiorczym Rb-27ZZ kolumna 4 „Plan” zawierała już dane liczbowe. Okoliczność ta świadczy o sporządzeniu sprawozdania zbiorczego niezgodnie z § 6 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej oraz § 6 ust. 2 załącznika nr 36 do tego rozporządzenia, zgodnie z którymi sprawozdania zbiorcze sporządzane są na podstawie sprawozdań jednostkowych. Ponadto § 9 ust. 3 rozporządzenia nakłada na Pana Burmistrza obowiązek sprawdzenia otrzymanego sprawozdania pod względem formalno-rachunkowym – str. 54 protokołu kontroli;

e) w sprawozdaniu jednostkowym Rb-27ZZ MOPS zostały wykazane dochody w rozdziale 85502 „Świadczenia rodzinne, świadczenia z funduszu alimentacyjnego…” par. 0970 „Wpływy z różnych dochodów” w kwocie 12.768,62 zł, zaś w sprawozdaniu zbiorczym dochody te zostały wykazane w rozdziale 85502 par. 0940 „Wpływy z rozliczeń/zwrotów z lat ubiegłych”. Według podanej w protokole kontroli informacji byłego Skarbnika dochody te winny być wykazane w par. 0940 (powołano się na ustalenia telefoniczne z PUW w Białymstoku). Prawidłowo zatem Urząd Miasta powinien był wyegzekwować od MOPS sporządzenie korekty sprawozdania jednostkowego. Brak tej korekty spowodował naruszenie § 6 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej, wymagającego sporządzania sprawozdań zbiorczych na podstawie sprawozdań jednostkowych – str. 54 protokołu kontroli.

           W wyniku kontroli gospodarki gotówką (str. 61 protokołu kontroli) stwierdzono, że pracownik, który zastępuje kasjera w czasie jego nieobecności, nie złożył oświadczenia o odpowiedzialności materialnej za powierzoną gotówkę i inne wartości.

           Na rachunek budżetu wpływały środki wnoszone przez MOPS w Grajewie (jednostka budżetowa miasta), ZADM w Grajewie (zakład budżetowy) i Powiatowy Urząd Pracy w Grajewie tytułem rozliczenia przez te podmioty kosztów energii cieplnej, wody i ścieków. Wpłaty te zaliczane były do par. 0750 „Wpływy z najmu i dzierżawy składników majątkowych…”. Sumy wpłacone przez MOPS, ZADM i PUP dotyczące rozliczenia kosztów energii cieplnej, wody i ścieków prawidłowo powinny być zarachowane na zwrot (wznowienie) wydatków w odpowiedniej podziałce klasyfikacji budżetowej wydatków, a tylko ewentualnie na dochody z usług w par. 0830 – w zależności od daty wpływu środków lub przyjętego sposobu rozliczeń. Należy bowiem wskazać, iż w konsekwencji przyjmowania tych wpłat na dochody, zarówno wydatki budżetu jak i koszty ujęte w ewidencji księgowej miasta Grajewo zawierają wydatki poniesione na funkcjonowanie podmiotów niefinansowanych z budżetu (PUP i ZADM) oraz podwojone wydatki budżetu z tego samego tytułu w przypadku wpłat wnoszonych przez MOPS – str. 91-92 protokołu kontroli.

Kontrolą objęto ustalanie opłat za najem garaży i działek pod garażami, co zostało opisane na str. 97-102 protokołu kontroli. W wyniku analizy tego zagadnienia stwierdzono, że w niektórych przypadkach nie naliczano odsetek z tytułu nieterminowego wnoszenia opłat, co narusza art. 42 ust. 5 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym jednostki sektora finansów publicznych zobowiązane są do ustalania wszystkich przypadających im należności, w tym cywilnoprawnych. Z kolei § 11 rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów w sprawie rachunkowości oraz planów kont… stanowi, że odsetki od należności należy ująć w księgach w momencie ich zapłaty, lecz nie później niż na koniec kwartału, w wysokości odsetek należnych na koniec każdego kwartału.

           W związku z nienaliczaniem odsetek kontrolującym okazano uchwałę Nr XL/318/17 Rady Miasta Grajewo z dnia 27 września 2017 r. w sprawie określenia zasad, sposobu i trybu umarzania, odraczania lub rozkładania na raty spłaty całości lub części należności pieniężnych, niedochodzenia należności pieniężnych mających charakter cywilnoprawny przypadających Miastu Grajewo, w której § 10 uregulowano, że: „Postanawia się nie dochodzić należności o charakterze cywilnoprawnym, przypadających Miastu Grajewo lub jego jednostkom budżetowym, samorządowym zakładom budżetowym i samorządowym instytucjom kultury, których kwota wraz z odsetkami nie przekracza 100 zł”. Zwrócenia uwagi wymaga, że zapis w uchwale traktuje o niedochodzeniu należności, których kwota wraz z odsetkami nie przekracza 100 zł, nie zaś o ich nienaliczaniu i pomijaniu w księgach. Treść uchwały jest zgodna z delegacją ustawową do uregulowania przez Radę tej kwestii, bowiem art. 59a ust. 1 ustawy o finansach publicznych odnosi się jedynie do kwestii niedochodzenia należności, a nie zaniechania ich ustalania. Ponadto należy też wskazać, że uchwała nie odnosi się do tego, za jaki okres przypadające miastu należności mają nie przekraczać kwoty 100 zł (np. za rok, 2 lata, 3 lata) aby można było podjąć decyzję o zaniechaniu ich dochodzenia.

           Kontrola dochodów z opłat za najem kiosku o pow. 15 m² zlokalizowanego w budynku Urzędu Miasta wykazała, że umowa najmu z 25 marca 1991 r. (ostatni aneks z 27 stycznia 2011 r.) zawiera zapis o waloryzacji czynszu co dwa lata zgodnie ze średnim średniorocznym wskaźnikiem cen towarów i usług konsumpcyjnych ogłaszanym przez Prezesa GUS z ostatnich dwóch lat kalendarzowych, jeżeli średni średnioroczny wskaźnik z tych lat wynosi co najmniej 102%. Czynsz ustalony aneksem z 2011 r. nie był waloryzowany i od 8 lat wnoszony jest w niezmienionej wysokości 76,38 zł miesięcznie.  Od 2011 r. roczne wskaźniki cen towarów i usług konsumpcyjnych ulegały zmianom. Wynajmujący zastrzegł sobie prawo waloryzacji czynszu co dwa lata, a zatem lata waloryzacji czynszu przypadały na 2013, 2015, 2017 i 2019 r. Ustalono, że w 2013 r. należało dokonać waloryzacji czynszu o 4,5% (wskaźnik 104,5%), a w pozostałych latach średni średnioroczny wskaźnik z ostatnich dwóch lat nie przekroczył 102%. Ustalona wysokość czynszu w kwocie 76,38 zł po waloryzacji w 2013 r. powinna wynosić 79,82 zł, różnica 3,44 zł x 12 miesięcy = 41,28 zł x 6 lat (2013-2018) = 247,68 zł. W związku z zaniechaniem waloryzacji czynszu badana jednostka w latach 2013-2018 nie ustaliła i nie pobrała należności na łączną kwotę 247,68 zł – str. 102-104 protokołu kontroli.

           Kolejnym obszarem, w obrębie którego stwierdzono uchybienie, było badanie procedury sprzedaży w trybie ustnego przetargu nieograniczonego nieruchomości gruntowej nr 2113/9 o pow. 1.072 m². Ustalono naruszenie terminu wynikającego z § 12 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 r. w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U. z 2014 r. poz. 1490). Treść informacji o okresie wywieszenia na tablicy ogłoszeń wyniku postępowania wskazuje, że była ona wywieszona przez 6 dni, podczas gdy zgodnie z przywołanym przepisem informacja o wyniku przetargu powinna być wywieszona w siedzibie właściwego urzędu przez okres 7 dni – str. 111 protokołu kontroli.

           W zakresie stosowania klasyfikacji budżetowej określonej przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1053, ze zm.) stwierdzono, że do par. 0490 „Wpływy z innych lokalnych opłat pobieranych przez jednostki samorządu terytorialnego na podstawie odrębnych ustaw”, w którym ujmowano dochody z opłaty za zajęcie pasa drogowego, kwalifikowano także dochody z odsetek, podlegające ujęciu w par. 0920 „Wpływy z pozostałych odsetek”; w 2018 r. była to kwota 705,97 zł – str. 117-118 protokołu kontroli.

           Kontrola wydatków związanych z wypłacaniem premii pracownikom Urzędu Miasta wykazała przypadki zatwierdzania wniosków premiowych przez kierownika Referatu Gospodarczego (trzy wnioski), tj. osobę sporządzającą wnioski premiowe, oraz przez naczelnika Wydziału Organizacyjnego. Osoby te nie były upoważnione do zatwierdzania wniosków premiowych, ponieważ zgodnie z regulaminem premiowania obowiązującym w Urzędzie Miasta zatwierdza je kierownik Urzędu bądź Sekretarz Miasta. W złożonym wyjaśnieniu kierownik referatu wskazała, że wnioski zostały zaakceptowane przez mnie z braku możliwości podpisu w danym dniu przez osobę upoważnioną. Zwrócenia uwagi wymaga, że oprócz Pana Burmistrza oraz Sekretarza (osób wymienionych w regulaminie premiowania jako władne do zatwierdzania wniosków premiowych) w Urzędzie funkcjonuje stanowisko Zastępcy Burmistrza, który zastępuje Pana Burmistrza w czasie Pana nieobecności.

           Analiza wniosków premiowych wykazała, że były one sporządzane przed upływem miesiąca, za który premia była wypłacana: styczeń – 18, luty – 16, marzec – 15, kwiecień – 20, maj – 15, czerwiec – 18, lipiec – 23, sierpień – 16, wrzesień – 19, październik 15, listopad – 19, grudzień – 10. Obowiązujący regulamin nie określa, w jaki sposób będą wypłacane premie („z dołu” czy „z góry”) oraz w jakim terminie należy sporządzać wnioski premiowe. Niemniej jednak należy ocenić, że wystawianie wniosku w połowie miesiąca za pracę w danym miesiącu jest przedwczesne, ponieważ w tym czasie nie można rzetelnie zweryfikować spełnienia wymogu z § 4 pkt 1 regulaminu premiowania, zgodnie z którym podstawą ustalenia wysokości premii za dany miesiąc jest jakość świadczonej pracy według kryteriów określonych w § 3 ust. 3 – str. 123-125 protokołu kontroli.

           W toku kontroli wydatków budżetu gminy badaniu poddano także wydatki zakwalifikowane jako przeznaczone na funkcjonowanie systemu gospodarowania odpadami poprzez ujęcie ich w rozdziale 90002 „Gospodarka odpadami”. W rozdziale tym uwidoczniono za 2018 r. kwotę 2.843.806,83 zł. Z ustaleń kontroli wynika jednakże, że faktyczne wydatki podlegające ujęciu w rozdz. 90002 powinny wynosić w 2018 r. kwotę 2.790.418,35 zł, ponieważ nie powinny być do nich zaliczone m.in. wydatki na składki członkowskie w Związku Komunalnym Biebrza (40.834 zł), usuwanie materiałów zawierających azbest (11.004,21 zł), opłatę dla GDDKiA za zajęcie pasa drogowego w celu umieszczenie w pasie drogi krajowej przyłącza wodociągowego do składowiska odpadów stałych w Koszarówce (228 zł). Ustalono, że od 2019 r. kontrolowana jednostka zmieniła zasady ewidencji wydatków i do rozdziału 90002 ujmowane są jedynie wydatki na cele wskazane przepisami art. 6r ust. 2–2c ustawy z dnia 13 września 1996 r. o utrzymaniu czystości i porządku w gminach (Dz. U. z 2018 r. poz. 1454, ze zm.) – str. 127-130 protokołu kontroli.

           W zakresie udzielania zamówień publicznych na podstawie przepisów ustawy z dnia 21 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1986, ze zm.) stwierdzono, że w przetargu nieograniczonym na udzielenie i obsługę kredytu na spłatę wcześniej zaciągniętych zobowiązań z tytułu zaciągniętych kredytów oraz na sfinansowanie planowanego deficytu budżetu miasta Grajewo na 2018 r. zastosowano jako kryteria oceny ofert: wysokość oprocentowania kredytu – waga 60% oraz wysokość prowizji przygotowawczej, obejmującej opłaty za rozpatrzenie wniosku – waga 40%. W przypadku zaproponowania przez wykonawcę zerowej prowizji przygotowawczej oferta miała otrzymać maksymalną liczbę punktów w zakresie tego kryterium, tj. 40. Prowizja za rozpatrzenie wniosku stanowiła zatem dodatkowe – oprócz ceny – kryterium, mimo że jest w istocie wartością mającą wpływ na wysokość łącznej ceny usługi będącej przedmiotem zamówienia. Jak bowiem wynika z art. 2 pkt 1 Prawa zamówień publicznych w zw. z art. 3 ust. 1 pkt 1 i ust. 2 ustawy z dnia 9 maja 2014 r. o informowaniu o cenach towarów i usług (Dz. U. z 2019 r. poz. 178), ceną w rozumieniu ustawy jest wartość wyrażona w jednostkach pieniężnych, którą kupujący jest obowiązany zapłacić przedsiębiorcy za towar lub usługę. Stosownie do art. 2 pkt 5 Prawa zamówień publicznych najkorzystniejszą ofertą jest oferta, która przedstawia najkorzystniejszy bilans ceny lub kosztu i innych kryteriów odnoszących się do przedmiotu zamówienia publicznego lub oferta z najniższą ceną lub kosztem, gdy jedynym kryterium oceny jest cena lub koszt. Zatem pozostałe kryteria, które dopuszcza ustawa, nie mogą odnosić się do ceny, lecz powinny dotyczyć przedmiotu zamówienia. Przykładowy ich katalog zawiera art. 91 ust. 2 cytowanej ustawy. Przyjęcie w specyfikacji prowizji (opłaty) za rozpatrzenie wniosku, jako dodatkowego obok ceny kryterium oceny ofert należy zatem uznać za sprzeczne z ustawą w świetle przywołanych przepisów. Prowizja/opłata może stanowić jedynie element składowy proponowanej przez wykonawcę ceny, a nie odrębne kryterium. Przyjęcie w specyfikacji tego typu kryterium oceny ofert nie zabezpiecza też wyboru oferty najkorzystniejszej, ponieważ sposób przyznawania punktacji w jego zakresie pozostanie – w opisanej sytuacji – w oderwaniu od rzeczywistej ekonomicznej korzyści wynikającej z różnic w wysokości prowizji względem różnic w wysokości oprocentowania, którego wagę przyjęto tylko jako niewiele wyższą. Ze złożonego w tej sprawie wyjaśnienia wynika, że w związku z brzmieniem art. 91 ust. 2a Prawa zamówień publicznych (…) celem asekuracji przed zarzutem naruszenia ustawy pzp ustalono dwa kryteria (…) – str. 80-81 protokołu kontroli.

           Szereg nieprawidłowości stwierdzono w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego na „Odbieranie odpadów komunalnych na terenie miasta Grajewo od właścicieli nieruchomości zamieszkałych i niezamieszkałych, na których powstają odpady komunalne w okresie od 1 lipca 2018 r. do 30 czerwca 2019 r.” prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego – str. 130-138 protokołu kontroli:

a) powołał Pan trzyosobową komisję do przeprowadzenia przetargu, wyznaczając przewodniczącego oraz dwóch członków. Nie została wyznaczona osoba na stanowisko sekretarza komisji, co ma znaczenie przy podziale obowiązków przypisanych poszczególnym osobom regulaminem pracy komisji przetargowej wprowadzonym zarządzeniem z dnia 19 maja 2011 r. Zgodnie z § 3 pkt 3 tego regulaminu, przy powoływaniu komisji wskazuje się personalnie osoby przewodniczącego, sekretarza i członka/członków. W § 9 regulaminu ustalono zaś obowiązki sekretarza komisji (m.in. dokumentowanie czynności podejmowanych przez komisję; zamieszczanie, po zatwierdzeniu przez kierownika zamawiającego, wniosków i innych dokumentów przygotowanych przez komisję w publikatorach wskazanych w przepisach ustawy),

b) warunkiem udziału w przetargu było wniesienie wadium w wysokości 20.000 zł. W wyznaczonym terminie wpłynęły dwie oferty. Jedną z nich złożyła MPO sp. z o.o. z siedzibą w Białymstoku, jednakże wykonawca ten nie wniósł wadium. Pomimo tego oferta nie została odrzucona i była poddawana ocenie. Naruszono tym samym art. 89 ust. 1 pkt 7b Prawa zamówień publicznych, zgodnie z którym zamawiający odrzuca ofertę w przypadku, gdy wadium nie zostało wniesione lub zostało wniesione w sposób nieprawidłowy (jeżeli zamawiający żądał wniesienia wadium). W złożonym wyjaśnieniu przewodniczący komisji przetargowej wskazał, że Firma MPO w formularzu złożonej oferty przetargowej oświadczyła, że w dniu 25 maja 2018 r. wniosła wymagane przez Zamawiającego wadium na jego rachunek. (…) Komisja przez przeoczenie nie sprawdziła, czy kwota wadium faktycznie wpłynęła na wskazane konto, zgodnie z oświadczeniem oferenta. Komisja przetargowa wprawdzie popełniła błąd proceduralny, jednakże nie miał on żadnego wpływu na rozstrzygnięcie postępowania przetargowego,

c) w dniu 13 czerwca 2018 r. zostało sporządzone zawiadomienie o wyborze najkorzystniejszej oferty, złożonej przez Przedsiębiorstwo Usług Komunalnych w Grajewie. Informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty nie została opublikowana na stronie internetowej zamawiającego, co narusza art. 92 ust. 2 Prawa zamówień publicznych,

d) umowa z PUK w Grajewie została podpisana 22 czerwca 2018 r. i w tym samym dniu Pan Burmistrz oraz trzech członków komisji przetargowej złożyli oświadczenia, o których mowa w art. 17 ust. 2 Prawa zamówień publicznych. Składanie takich oświadczeń ma znaczenie na etapie wykonywania czynności w postępowaniu, gdyż w myśl art. 17 ust. 3 ustawy czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia podjęte przez osobę podlegającą wyłączeniu po powzięciu przez nią wiadomości o okolicznościach, o których mowa w ust.1, powtarza się, z wyjątkiem otwarcia ofert oraz innych czynności faktycznych niewpływających na wynik postepowania. Według złożonego w tej sprawie wyjaśnienia (…) W przyjętej w Urzędzie Miasta praktyce postępowania oświadczenia takie są składane po otwarciu ofert a przed rozpoczęciem ich badania przez członków Komisji. W tym przypadku jednak oświadczenia członków Komisji przetargowej, protokół postępowania i podpisanie umowy nastąpiło równocześnie 22 czerwca 2018 r. Był to efekt błędu pracownika prowadzącego postępowanie przetargowe, który stwierdził „byłem przeświadczony o tym, iż moment zakończenia postepowania, równoznaczny z zakończeniem prac komisji, jest właściwym momentem na złożenie przedmiotowych oświadczeń,

e) w okazanej dokumentacji przetargowej nie było dowodu na zamieszczenie w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenia o udzieleniu zamówienia. Zgodnie z art. 95 ust. 1 Prawa zamówień publicznych zamawiający nie później niż w terminie 30 dni od dnia zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego zamieszcza ogłoszenie o udzieleniu zamówienia w Biuletynie Zamówień Publicznych. W wyjaśnieniu przewodniczący komisji przetargowej wskazał, że Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia zostało opublikowane w Biuletynie Zamówień Publicznych w dniu 30.07.2018 r. pod numerem 500178926-N-2018, co ilustruje załączony wydruk z wyszukiwarki zamówień w BZP. Załączony do wyjaśnienia wydruk świadczy o niezachowaniu terminu zamieszczenia w BZP ogłoszenia o udzieleniu zamówienia, określonego na 30 dni od zawarcia umowy przepisem art. 95 ust. 1 Prawa zamówień publicznych – ogłoszenie zamieszczono 8 dni po terminie.

           Nieprawidłowości stwierdzono także w obszarze zagadnień związanych z rozliczaniem paliwa w samochodach służbowych, co zostało opisane na str. 138-142 protokołu kontroli. W pierwszej kolejności stwierdzono, że kontrolowana jednostka nie posiada wewnętrznych procedur dotyczących wydawania, wypełniania i rozliczania kart drogowych oraz nie posiada formalnie ustalonych norm zużycia paliwa w samochodzie osobowym CITROEN C4 PICASSO oraz w samochodach pożarniczych MAN i JELCZ. Ustalenie norm zużycia paliwa i zasad jego rozliczania powinno stanowić jedną z procedur służących ochronie zasobów w wykonaniu obowiązków spoczywających na Panu Burmistrzu w ramach kontroli zarządczej – art. 68 ust. 1 i ust. 2 pkt 4 ustawy o finansach publicznych. W celu zapewnienia należytego udokumentowania, procedury powinny regulować m.in. zasady rozliczania zużycia paliwa z uwzględnieniem okresu zimowego, okresy rozliczeniowe, dokumentację zużycia i sposób jej wypełniania, zasady dysponowania pojazdami oraz postępowanie w przypadku stwierdzenia przepału lub oszczędności paliwa.

           Kontrola rozwiązań stosowanych faktycznie w Urzędzie Miasta Grajewo wykazała, że nie prowadzono ewidencji wydanych kart drogowych, karty te nie były objęte zasadami właściwymi drukom ścisłego zarachowania (w szczególności stosowną ewidencją), nikt formalnie nie wydawał kart drogowych. Numery kartom nadawane przez kierowcę w obrębie miesiąca, np. w styczniu karty od nr 1/1/2018 do nr 19/01/2018; w lutym od nr 1/2/2018 do nr 16/02/2018. Do rozliczania paliwa służy druk zatytułowany „Karta Drogowa wykorzystywana do wewnętrznych potrzeb Urzędu Miasta w Grajewie, której podpisanie potwierdza sprawność samochodu do wyjazdu”. Dokument ten – jak wyjaśniła, według treści protokołu kontroli, naczelnik Wydziału Organizacyjnego – został sporządzony nieformalnie na potrzeby rozliczania samochodu służbowego. Naczelnik Wydziału Organizacyjnego, zgodnie z zakresem czynności, odpowiedzialna jest za organizowanie pracy kierowcy samochodu służbowego i decydowanie o jego wykorzystaniu zgodnie z potrzebami Burmistrza.

            Kontroli poddano karty drogowe samochodu CITROEN za styczeń 2018 r. Spalanie według normy fabrycznej to 7,5 litra/100 km. W kartach wskazuje się taką normę zużycia paliwa na 100 km. Kontrolującym przedstawiono dokument zatytułowany „Rozliczenie paliwa i przejechanych kilometrów samochodem służbowym marki Citroen C4 Picasso BR11611 za rok 2018”. Rozliczenie jest niepodpisane, niezatwierdzone, zawiera podział na miesiące oraz wskazanie stanu początkowego licznika, stanu początkowego paliwa, ceny zakupionego paliwa, stanu licznika na koniec miesiąca, stanu paliwa w zbiorniku na koniec miesiąca, ilości przejechanych kilometrów, ilości zatankowanego paliwa (wykazana ilość w styczniu 2018 r. była niższa o 34,4 litra od zakupów). Kierownik Referatu Gospodarczego wyjaśniła, że rozliczenie takie sporządza na potrzeby sprawozdania o rodzajach oraz ilości wytworzonych, przywiezionych i wywiezionych paliw ciekłych składanego do Urzędu Regulacji Energetyki. Czynności związane z rozliczaniem paliwa w samochodzie służbowym nie zostały przypisane formalnie żadnemu pracownikowi Urzędu. W kartach drogowych w rubryce „podpis kontrolującego wyniki” podpisuje się kierownik Referatu Gospodarczego, kierowca przekazuje kierownikowi wypełnione karty drogowe. W kartach drogowych w kolumnie „Nazwisko dysponentów” we wszystkich wyjazdach figuruje naczelnik Wydziału Organizacyjnego (niekiedy kierownik Referatu Gospodarczego). W karcie nie wskazuje się osoby jadącej oraz do jakiego celu samochód był wykorzystywany. Od 2019 r. zmodyfikowano rubrykę „skąd-dokąd” i zamieszcza się tam dane o celu podróży służbowej. W związku z brakiem należytego rozliczenia paliwa sporządzono podczas kontroli tabelę, w której zostały zawarte informacje niezbędne do właściwego rozliczenia paliwa za styczeń 2018 r. (str. 140-141 protokołu kontroli). Analiza przeprowadzona w tabeli wykazała m.in. powstanie oszczędności w wymiarze 6,6 litra względem fabrycznej normy zużycia.

           W wyniku kontroli wydatków poniesionych na remont chodników stwierdzono, że zakres robót był podzielony na dwa zadania: zadanie 1 – remont nawierzchni chodnika w ul. Łaziennej i zadanie 2 – remont nawierzchni chodnika w ul. Konstytucji 3-go Maja. Stwierdzono nieprawidłowości w wykonaniu zadania 2 polegające na tym, że pomimo niewykonania wszystkich robót wynikających z umowy zadanie zostało odebrane a należność została zapłacona jak za całość wykonanych prac. Do wykonania zamówienia, po dokonaniu rozeznania cenowego, wybrane zostało Przedsiębiorstwo Usług Komunalnych w Grajewie. W umowie z dnia 5 listopada 2018 r. strony ustaliły, że obowiązującą formą wynagrodzenia jest wynagrodzenie kosztorysowe określone kosztorysem powykonawczym, a wartość robót będzie liczona z zastosowaniem tej samej metody kalkulacji, stawek i cen czynników produkcji, jak zastosowane w kosztorysie ofertowym wykonawcy stanowiącym załącznik do umowy. W umowie wskazano wynagrodzenie wykonawcy, które wynosiło zgodnie ze złożoną ofertą 14.638,06 zł za zadanie 1 i 18.085,44 zł za zadanie 2. W umowie ustalono kary umowne, natomiast nie przewidziano zmiany terminu wykonania umowy. W dniu 30 listopada 2018 r. został sporządzony protokół końcowego odbioru wykonania remontu chodnika w ul. Konstytucji 3-Maja oraz kosztorys powykonawczy opiewający na kwotę brutto 18.495 zł, wyższą od ceny ofertowej o 409 zł. Warunki umowy zezwalały na zmianę ilości wykonanych robót. Różnice wykonanych robót przedstawiono w dokumentacji.

Odbioru końcowego dokonała inspektor Wydziału Gospodarki Komunalnej, jako przedstawiciel Urzędu Miasta, wskazując w protokole, że „Roboty zostały wykonane zgodnie z zawartą umową w wyznaczonym terminie. Jakość robót dobra. Ze względu na niesprzyjające warunki pogodowe, remont nawierzchni z mieszanek mineralno-bitumicznych zostanie wykonany w terminie do dnia 31.12.2018 r.”. Zapis ten wskazuje, że faktycznie nie był to odbiór końcowy, gdyż część prac (nawierzchnie z mieszanek mineralno-bitumicznych) pozostała do wykonania w późniejszym terminie. Mimo tego w dniu 30 listopada 2018 r. PUK wystawiło fakturę na kwotę 18.495,77 zł brutto, która została opłacona w dniu 12 grudnia 2018 r. Zatwierdzenia faktury pod względem merytorycznym dokonał naczelnik Wydziału Gospodarki Komunalnej. Kwota z faktury obejmowała należność za wykonane prace oraz za prace pozostałe do wykonania (nawierzchnie z mieszanek mineralno-bitumicznych w terminie wystawienia faktury nie zostały wykonane). Koszt prac, które miały być wykonane w późniejszym terminie wyniósł 1.015,61 zł. Wskazać należy, że w przypadku opóźnienia w wykonaniu przedmiotu umowy zamawiającemu przysługiwała kara umowna w wysokości 0,1% wynagrodzenia za każdy dzień (termin zakończenia robót to 4 tygodnie od dnia podpisania umowy przypadał na 2 grudnia 2018 r).

W wyjaśnieniach złożonych przez inspektor Wydziału Gospodarki Komunalnej dokonującej odbioru robót, dotyczących m.in. podstaw opłacenia faktury opiewającej na całą kwotę przedmiotu umowy i braku danych o terminie wykonania nawierzchni (nie okazano protokołu odbioru), wskazano, że dokonano całkowitego odbioru prac, gdyż (…) głównym przedmiotem zamówienia było wykonanie chodnika, po zakończeniu budowy chodnika dokonano pomiaru faktycznie wykonanych ilości robót i określono także wielkość remontu nawierzchni bitumicznej, który pozostanie do wykonania, a w kosztorysie ujęto faktycznie wykonaną ilość. Brak wykonania remontu nawierzchni bitumicznej, ze względu na ujemne temperatury, został zapisany w protokole, został też wskazany termin usunięcia. Faktycznie remont nawierzchni został wykonany 05.12.2018r. Remont został przeze mnie sprawdzony i odebrany. (…) Nie sporządziłam protokołu z odbioru wykonanych nawierzchni, gdyż uważałam, że nie jest potrzebny (z racji uwzględnienia w protokole odbioru z dn. 30.11.2018 r. – zapisano działanie i terminy dotyczące nawierzchni bitumicznej). Kontrolującym nie okazano żadnej dokumentacji z odbioru robót z dnia 5 grudnia 2018 r. oprócz informacji wskazanej w wyjaśnieniu. W związku z tym, że prace zostały – według wyjaśnienia – wykonane 3 dni po terminie wskazanym w umowie, zamawiającemu przysługiwała kara umowna w wysokości 55,49 zł – str. 143-148 protokołu kontroli.

           W zakresie wydatków majątkowych (str. 176 protokołu kontroli) stwierdzono, że na koncie 080 „Środki trwałe w budowie (inwestycje)” figurują koszty poniesione na zadania, których realizacji zaniechano. Ustalono, że na części inwestycji od 2010 r. nie zostały poniesione żadne nakłady. Łączna wartość ujętych w księgach nakładów na te inwestycje wynosiła 459.972,92 zł. Jak wynika z ustaleń kontroli, nakłady te zostały ocenione jako niepodlegające dalszemu utrzymywaniu w ewidencji i zostały wyksięgowane z konta 080. Pozostawanie tych nakładów na koncie 080 do czasu kontroli świadczy o nie dość wnikliwej weryfikacji sald w ramach realizacji obowiązków inwentaryzacyjnych.

           Kontrolą objęto prawidłowość dotacji celowej przekazanej dla powiatu grajewskiego tytułem pomocy finansowej na dofinansowanie części kosztów rehabilitacji w Warsztacie Terapii Zajęciowej w Grajewie, nieobjętej dofinansowaniem ze środków PFRON. W dniu 12 września 2017 r. Stowarzyszenie Wspierania Inicjatyw Społecznych na Rzecz Osób Niepełnosprawnych w Grajewie zwróciło się z pismem do Pana Burmistrza o zabezpieczenie w budżecie środków finansowych, za pośrednictwem budżetu powiatu grajewskiego, w kwocie 20.439,41 zł. W dniu 25 kwietnia 2018 r. Rada Miasta Grajewo podjęła uchwałę w sprawie udzielenia pomocy finansowej powiatowi grajewskiemu na ten cel w kwocie 20.439,41 zł. W trakcie roku był Pan informowany przez WTZ o zmianie liczby uczestników z Grajewa biorących udział w warsztatach (było 23, od 1 marca 2018 r. jest 24), co ma wpływ na wysokość dofinansowania. Ostateczne dofinansowanie na 2018 r. wyniosło 21.974 zł; dokonano stosownych zmiany umowy. W dniu 11 stycznia 2019 r. Starostwo Powiatowe w Grajewie poinformowało Pana, że otrzymaną pomoc finansową w kwocie 21.974 zł wydatkowano w pełnej wysokości na „dofinansowanie części kosztów rehabilitacji, w Warsztacie Terapii Zajęciowej w Grajewie, uczestników zamieszkujących na terenie Miasta Grajewo w części nieobjętej dofinansowaniem ze środków PFRON”. Do pisma dołączono kserokopię rocznego sprawozdania z wykorzystania dotacji podmiotowej otrzymanej przez WTZ od powiatu grajewskiego w kwocie 110.640 zł (w skład której wchodziła m.in. pomoc przekazana przez miasto Grajewo) złożonego przez Kierownika WTZ. W formie tabelarycznej wskazano w nim planowane i wydatkowane środki w 2018 r. z określeniem ich kategorii (wynagrodzenie, koszty materiałów i energii, itd.). Do dokumentu tego Starostwo załączyło kserokopie przelewów otrzymanych środków z Urzędu Miasta i przekazanych Stowarzyszeniu.

Wnioskiem wynikającym z przedstawionej dokumentacji jest brak w rozliczeniu przedłożonym przez powiat podstawowej informacji istotnej dla rozliczenia udzielonej mu z budżetu miasta dotacji, tj. informacji o liczbie osób z Grajewa uczestniczących w zajęciach. Dokument rozliczeniowy nie był bowiem dokumentem sporządzonym przez powiat, lecz przez WTZ jako beneficjenta dotacji z powiatu. W złożonym wyjaśnieniu wskazuje Pan m.in., że w trakcie 2018 r,. otrzymywane były „wykazy uczestników”. Należy jednak zwrócić uwagę, że służyły one ustalaniu kwoty dotacji. W ocenie Izby okoliczność przedkładania w trakcie roku dokumentów stanowiących podstawę ustalania wysokości przekazywanej dotacji nie może zwalniać dotowanego z obowiązku należytego udokumentowania rozliczenia dotacji. Dla rozliczenia niezbędne jest w tym przypadku potwierdzenie, iż faktycznie w zajęciach uczestniczyła liczba osób, którą przyjęto w roku udzielenia dotacji jako podstawę ustalenia jej należnej wysokości – str. 163-164 protokołu kontroli.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były wynikiem nieprzestrzegania bądź błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy, a także niewłaściwego funkcjonowania kontroli zarządczej.

           Organem wykonawczym gminy jest Burmistrz, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowania projektów uchwał Rady Miasta, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem gminy, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową gminy (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Burmistrz jako organ wykonawczy gminy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Burmistrzu – kierowniku jednostki – zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych oraz pracownikach, którym powierzono obowiązki w zakresie gospodarki finansowej.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości oraz nadzorowania prac z tego zakresu spoczywały na Skarbniku Miasta, stosownie do postanowień zakresu czynności. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określają przepisy art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Formalne wskazanie osoby wykonującej wobec Pana Burmistrza czynności z zakresu prawa pracy inne niż zastrzeżone ustawą dla Rady Miasta lub jej Przewodniczącego.

2. Pisemne powierzenie Sekretarzowi Miasta wszystkich wykonywanych faktycznie obowiązków oraz wskazanie osoby zastępującej Sekretarza podczas jego nieobecności.

3. Nadanie Skarbnikowi Miasta zakresu obowiązków i odpowiedzialności zgodnego z przepisami art. 54 ustawy o finansach publicznych.

4. Przedłożenie Radzie Miasta projektu uchwały dostosowującej do stanu faktycznego zawarty w statucie miasta wykaz jednostek organizacyjnych.

5. Dostosowanie postanowień regulaminu organizacyjnego Urzędu Miasta do obowiązujących przepisów prawa w zakresie terminu sporządzania sprawozdania z prowadzonego audytu wewnętrznego.

6. Dokonanie zmian w treści przepisów wewnętrznych składających się na dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości, poprzez:

a) usunięcie zapisu przewidującego prowadzenie wykazu składników aktywów i pasywów (inwentarza) jako elementu ksiąg rachunkowych jednostki,

b) określenie elementów ksiąg rachunkowych prowadzonych techniką ręczną (bez użycia programu komputerowego),

c) uwzględnienie podwyższenia z 3.500 zł do 10.000 zł kwoty, poniżej której wartości niematerialne i prawne podlegają jednorazowemu umorzeniu oraz są finansowane z wydatków bieżących.

7. Zobowiązanie Skarbnika Miasta do wyeliminowania nieprawidłowości i uchybień w zakresie dokonywania zapisów w księgach rachunkowych, poprzez:

a) prowadzenie ewidencji na koncie 130 w sposób zapewniający bezpośrednie uzyskanie danych o obrotach i saldach rachunków bankowych księgowanych na tym koncie; w tym celu odpowiednie zmodyfikowanie układu kont analitycznych otwartych w ramach konta 130,

b) prowadzenie ewidencji na koncie 130 w sposób zapewniający zgodność ujętych na nim analitycznie oraz wykazanych w sprawozdawczości dochodów i wydatków z obrotami – odpowiednio – strony Wn utworzonych do niego subkont dochodów i strony Ma subkont wydatków; w tym celu stosowanie technicznego zapisu ujemnego dla usunięcia obrotów niedotyczących ujęcia na koncie 130 dochodów i wydatków budżetu miasta,

c) zaprzestanie dokonywania na koncie 133 zapisów niewynikających z wyciągów bankowych, w tym zapisów ujemnych,

d) dekretowanie operacji gospodarczych uwidocznionych na wyciągu bankowym w sposób zapewniający jednoznaczne ustalenie ujęcia każdej z nich w księgach,

e) prowadzenie ewidencji analitycznej do konta 800 w sposób umożliwiający ustalenie przyczyn zwiększeń i zmniejszeń funduszu jednostki na potrzeby sporządzenia zestawienia zmian w funduszu jednostki,

f) ewidencjonowanie operacji związanych z kosztami egzekucyjnymi potrąconymi z wyegzekwowanych przez organ egzekucyjny należności oraz przysługującym jednostce wynagrodzeniem płatnika podatku dochodowego w sposób wskazany w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia; zaniechanie tworzenia dokumentacji mającej służyć zaewidencjonowaniu tych zdarzeń jako dochodów i wydatków, ze względu na brak kasowej realizacji tych operacji przy ich rzeczywistym przebiegu,

g) ewidencjonowanie operacji dotyczących środków na dofinansowanie kształcenia młodocianych pracowników za pośrednictwem kont 139 i 240; zaniechanie ujmowania ich jako dochodów i wydatków budżetu,

h) zaliczanie do dochodów budżetu danego roku wszystkich wpływów z opłaty za odpady komunalne, które zostały wpłacone na rachunki bankowe budżetu lub Urzędu, niezależnie od tego, na jaki rachunek miała miejsce wpłata,

i) prowadzenie ewidencji operacji związanych z centralnym rozliczeniem podatku VAT w sposób zapewniający rzetelne odzwierciedlenie w księgach i sprawozdawczości (co najmniej na dzień bilansowy) stanu rozrachunków miasta – jako podatnika VAT – z urzędem skarbowym, wynikającego z deklaracji VAT-7 miasta; uwzględnienie, że w związku z centralnym rozliczeniem VAT nie mogą wystąpić należności jednostek budżetowych wynikające z ich cząstkowych deklaracji (przepisy prawa nie przewidują przekazywania wynikających z rozliczenia środków poszczególnym jednostkom budżetowym), a jedynie należności od urzędu skarbowego wynikające z deklaracji VAT-7 miasta lub należności od zakładu budżetowego z tytułu środków podlegających przekazaniu na opłacenie deklaracji miasta,

j) ujmowanie na koncie 240 zobowiązań wobec Państwowego Gospodarstwa Wodnego Wody Polskie z tytułu opłaty za pozwolenie wodnoprawne,

k) zaniechanie dokonywania odpisów aktualizujących należności zabezpieczone hipoteką; wyksięgowanie na przychody odpisów należności zabezpieczonych, które ujęte są na koncie 290,

l) przenoszenie na koniec roku – z konta 224 na konto 221 – należności z tytułu przypisanej do zwrotu dotacji, która podlega wpłacie w roku następnym,

ł) prowadzenie ewidencji analitycznej rozrachunków z tytułu dzierżawy i najmu w sposób spełniający wszystkie wymagania stawiane ustawą o rachunkowości dla ksiąg rachunkowych,

m) ujmowanie w księgach na koncie 221 kwoty nadpłat podlegającej wykazaniu w sprawozdaniu Rb-27S zgodnie z zasadami sporządzania tego sprawozdania.

8. Ustalenie środków depozytowych, od których została naliczona kwota odsetek przechowywanych na koniec 2018 r. na rachunku depozytowym w wysokości 29.331,41 zł oraz dokonanie zwrotu odsetek podmiotom, które wniosły te środki. W przypadku braku możliwości zwrotu (ze względu na nieistnienie podmiotu uprawnionego do odbioru środków lub brak możliwości jego ustalenia) dokonanie przelewu tych środków na dochody budżetu.

9. Przestrzeganie wymogu wystąpienia do kontrahenta o potwierdzenie salda należności w przypadkach określonych przepisami art. 26 ustawy o rachunkowości.

10. Przedłożenie Radzie Miasta projektu uchwały zmieniającej uchwałę Nr XXXVII/296/17 z dnia 28 czerwca 2017 r. poprzez wprowadzenie do jej treści postanowień regulujących terminy przekazywania z budżetu dla ZWiK środków finansowych wynikających z rozliczenia podatku VAT.

11. Zapewnienie prawidłowego sporządzania sprawozdawczości, poprzez:

a) zobowiązanie kierownika MOPS do wykazywania w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27S dochodów miasta osiągniętych w związku z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej i innych zadań zleconych ustawami w par. 2360 klasyfikacji budżetowej,

b) wykazywanie w sprawozdaniu Rb-27S kwoty dochodów otrzymanych ustalonej zgodnie z przepisami wskazanymi w części opisowej wystąpienia,

c) egzekwowanie od kierownika MOPS, aby sprawozdania jednostkowe Rb-27ZZ zawierały odpowiednie dane w kolumnie 4 „Plan”,

d) zachowywanie zgodności między danymi sprawozdań jednostkowych i zbiorczych Rb-27ZZ; w przypadku stwierdzenia błędów w sprawozdaniach jednostkowych zapewnienie sporządzenia korekt tych sprawozdań przed sporządzeniem sprawozdania zbiorczego.

12. Odebranie od osoby zastępującej kasjera oświadczenia o odpowiedzialności materialnej za powierzoną gotówkę i inne wartości.

13. Ewidencjonowanie jako zwrotu wydatków otrzymanych wpływów będących efektem obciążenia przez Urząd innych podmiotów z tytułu rozliczenia energii cieplnej, wody i ścieków w związku z wcześniejszym, przejściowym, poniesieniem z planu Urzędu wydatków pokrywających koszty obciążające te podmioty.

14. Zapewnienie naliczania odsetek od wszystkich nieterminowo wnoszonych opłat i ujmowania ich w księgach w wysokości należnej na koniec każdego kwartału.

15. Przedłożenie Radzie Miasta projektu uchwały doprecyzowującej postanowienia uchwały w sprawie określenia zasad, sposobu i trybu umarzania, odraczania lub rozkładania na raty spłaty całości lub części należności pieniężnych… poprzez uregulowanie okresu, za jaki przypadające miastu należności mają nie przekraczać kwoty 100 zł aby można było podjąć decyzję o zaniechaniu ich dochodzenia.

16. Waloryzowanie, zgodnie z postanowieniami umowy, czynszu pobieranego za najem pomieszczenia w budynku Urzędu Miasta na kiosk. Dokonanie waloryzacji czynszu za lata 2013-2018 oraz obciążenie najemcy kwotą 247,68 zł, która powinna być zapłacona za te lata zgodnie z waloryzacją.

17. Wywieszanie w siedzibie Urzędu informacji o wyniku przetargu na zbycie nieruchomości na okres 7 dni.

18. Zapewnienie klasyfikowania dochodów z odsetek od wniesionych po terminie opłat za zajęcie pasa drogowego w par. 0920.

19. Wypłacanie premii dla pracowników wyłącznie na podstawie wniosków zatwierdzonych przez osoby do tego upoważnione.

20. Zapewnienie sporządzania wniosków w sprawie premii dla pracowników w terminie umożliwiającym stwierdzenie zaistnienia przesłanek stanowiących podstawę przyznania premii. W tym celu wprowadzenie odpowiednich postanowień w regulaminie premiowania.

21. W zakresie udzielania zamówień publicznych:

a) zaprzestanie przyjmowania jako odrębnego kryterium oceny ofert wartości stanowiących w istocie składnik ceny za realizację przedmiotu zamówienia,

b) uwzględnienie przy ustalaniu kryteriów oceny ofert, aby zapewniały one wybór oferty rzeczywiście najkorzystniejszej w rozumieniu przepisów Prawa zamówień publicznych, czego warunkiem jest adekwatne do istotności określenie wagi kryterium ceny i innych przyjętych kryteriów oceny ofert,

c) wyznaczanie składu komisji przetargowej ze wskazaniem osoby pełniącej funkcję jej sekretarza,

d) odrzucanie oferty wykonawcy, który nie wniósł wymaganego wadium,

e) zamieszczanie informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty na stronie internetowej zamawiającego,

f) zapewnienie składania oświadczeń, o których mowa w art. 17 ust. 2 Prawa zamówień publicznych, bezpośrednio po otwarciu ofert,

g) zamieszczanie w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenia o udzieleniu zamówienia z zachowaniem 30-dniowego terminu od dnia podpisania umowy.

22. Zapewnienie niezwłocznego usunięcia nieprawidłowości w zakresie prowadzenia kart drogowych i rozliczania zużycia paliwa. W tym celu kompleksowe unormowanie zasad gospodarowania pojazdami, przede wszystkim dotyczących dokumentowania rozliczeń zużycia paliwa, obowiązujących norm zużycia paliwa (jako służących porównaniu z nimi rzeczywistego zużycia) oraz wzorów kart drogowych, reguł ich ewidencji, wydawania i wypełniania, mając na względzie postulat przejrzystości i rzetelności udokumentowania procesów eksploatacji pojazdów znajdujących się na stanie Urzędu Miasta. Przypisanie w zakresach czynności pracowników obowiązków dotyczących wykonywania powyższych czynności. Uwzględnienie uwag zawartych w tym zakresie w protokole kontroli.

23. Wypłacanie wynagrodzenia wykonawcom robót budowlanych wyłącznie za roboty wykonane i udokumentowane protokołem odbioru.

24. Obciążenie PUK w Grajewie kwotą 55,49 zł z tytułu nieterminowego wykonania remontu chodnika.

25. Zobowiązanie odpowiedzialnych pracowników do starannego weryfikowania zasadności dalszego utrzymywania nakładów uwidocznionych na koncie 080.

26. Egzekwowanie od powiatu grajewskiego przedkładania rozliczenia otrzymanej dotacji na dofinansowanie części kosztów rehabilitacji w Warsztacie Terapii Zajęciowej w Grajewie, które będzie odnosiło się również do ilości osób uczestniczących w zajęciach w ciągu całego roku, w związku z tym, że liczba tych osób stanowiła podstawę ustalenia kwoty dotacji.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

w Białymstoku