Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Miejskim w Goniądzu

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 28 stycznia 2020 roku (znak: RIO.I.6001-11/19), o treści jak niżej:

Pan

Grzegorz Andrzej Dudkiewicz

Burmistrz Goniądza

W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Goniądz za 2018 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Miejskim w Goniądzu na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 2137) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Część ze stwierdzonych nieprawidłowości dotyczy okresu sprawowania funkcji Burmistrza Goniądza przez Mariusza Ramotowskiego, który zajmował to stanowisko do dnia 23 listopada 2018 r.

Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2019 r. poz. 2215), udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

 W gminie Goniądz od dnia 1 maja 2019 r. nie jest obsadzone stanowisko zastępcy Burmistrza, pomimo że odnoszą się do niego w swej treści zarówno statut gminy, jak i regulamin organizacyjny Urzędu Miejskiego. Występuje zatem sprzeczność między postanowieniami aktów określających zasady organizacji wykonywania zadań gminy a praktyką. Osoba pełniąca tę funkcję w okresie od 1 grudnia 2018 r. do 30 kwietnia 2019 r. (obecny Sekretarz Gminy) została odwołana przez Pana Burmistrza zarządzeniem Nr 31/2019 z dnia 29 kwietnia 2019 r. W wyjaśnieniu w tej sprawie przedstawił Pan: W Urzędzie Miejskim w Goniądzu nie ma osoby zatrudnionej na stanowisku Zastępcy Burmistrza, ponieważ koszty związane z zatrudnieniem w/w pracownika byłyby znaczącym wydatkiem dla budżetu gminy, a zadania które są przekazywane najczęściej zastępcy burmistrza równie dobrze wykonywane są przez sekretarza gminy, którego obowiązek zatrudnienia wynika wprost z ustawy o pracownikach samorządowych art. 5 ust. l. Ciągłość funkcjonowania Urzędu zapewniona jest dzięki upoważnieniom udzielonym zarówno Sekretarzowi urzędu, jak również innym pracownikom w zakresie przewidzianym ustawą. Z obowiązującej ustawy o samorządzie gminnym w żaden sposób nie wynika obowiązek obsadzenia w/w stanowiska; art. 26a określa wyłącznie sposób powołania jak również wskazuje, ilość zastępców powoływanych w gminie zaznaczając, iż liczba powołanych zastępców nie może być większa od liczby wskazanej w ustawie uzależnionej od ilości mieszkańców dla gmin do 20.000 mieszkańców nie może być większa niż jeden. Kontrola wykazała, że w zakresie czynności Sekretarza Gminy z dnia 2 maja 2019 r. (zatrudnionego na ½ etatu) wskazał Pan m.in. zastępowanie Pana Burmistrza w ramach udzielonego pełnomocnictwa podczas Pańskiej nieobecności – str. 2 i 5 protokołu kontroli.

 Były Burmistrz T. Kulikowski zarządzeniem z dnia 31 grudnia 2010 r. w sprawie regulaminu organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Goniądzu określił zasady organizacji i prowadzenia kontroli działalności kontrolnej. W § 30 ust. 1 zarządzenia zapisano, że kontrole przeprowadza się w oparciu o roczny plan kontroli. Na 2018 r. plan kontroli nie został sporządzony; poza tym, jak wskazała Skarbnik w wyjaśnieniu: w 2018 r. nie przeprowadzono kontroli w jednostkach organizacyjnych gminy (…). W trakcie kontroli okazano natomiast plan kontroli na 2019 r., w którym przewidziano kontrolę w GOK w Goniądzu w zakresie prawidłowości wykorzystania dotacji podmiotowej – str. 7-8 protokołu kontroli.

Kontrola zapisów dokonywanych w księgach rachunkowych, przeprowadzona w świetle przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2019 r. poz. 351, ze zm.) oraz rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z 13 września 2017 r. sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2017 r. poz. 1911, ze zm.), wykazała, że:

a) obroty strony Ma kont 130 „Rachunek bieżący jednostki” (15.475.032,91 zł), według zestawienia obrotów i sald za 2018 r. obejmującego łącznie 7 rejestrów (tj. rejestru wydatków i rejestrów 6 projektów), były wyższe o 3.528.319,14 zł od kwoty wydatków wykonanych wynikających ze sprawozdania Rb-28S Urzędu za 2018 r. (11.946.713,77 zł), co świadczy niezachowaniu zasady czystości obrotów na koncie 130. Na wskazaną kwotę różnicy składała się m.in. suma 274.966,08 zł stanowiąca zwrot na rachunek budżetu środków niewykorzystanych na pokrycie wydatków budżetowych. Dodatkowo, na obroty strony Ma konta 130 składała się kwota 713.810,43 zł stanowiąca równowartość dochodów uzyskanych i przekazanych do budżetu gminy za pośrednictwem konta 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych”. Obowiązek zachowania zasady czystości obrotów wynika z opisu zasad funkcjonowania konta 130 zawartego w załączniku nr 3 do rozporządzenia – str. 22 protokołu kontroli,

b) na koncie 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” nie ujęto zaległości w łącznej kwocie 6.401,97 zł wynikających z informacji urzędów skarbowych, wbrew zasadom funkcjonowania konta 221 zawartym w załączniku nr 3 do rozporządzenia. Pomimo braku ujęcia zaległości w ewidencji Urzędu zostały one wykazane w sprawozdawczości za 2018 r. – bezpośrednio na podstawie dokumentu pn. „Informacja o dochodach budżetowych pobieranych przez urzędy skarbowe na rzecz jst w okresie od 1 stycznia do 31 grudnia 2018 r.”. Skarbnik Gminy w wyjaśnieniu wskazała: (…) przy ostatecznym zatwierdzaniu sprawozdania Rb-27S odniesiono się do informacji rocznej urzędów skarbowych CIT za 2018 r. i wykazano nadpłatę w sprawozdaniu na podstawie informacji o dochodach budżetowych pobieranych przez urzędy skarbowe na rzecz jst. W szczególności dotyczy należności, salda ogółem i salda netto. Jest to pewien rodzaj prowadzonej ewidencji księgowej na podstawie wiążącej jst informacji. Stosownie do zasad funkcjonowania konta 221 zawartych w załączniku nr 3 do rozporządzenia, konto to służy m.in. do ewidencjonowania należności z tytułu podatków pobieranych przez właściwe organy, zaś zapisy z tego tytułu mogą być dokonywane na koniec okresów sprawozdawczych na podstawie sprawozdań z ewidencji podatkowej (zaległości i nadpłaty) – str. 27-28 protokołu kontroli,

c) na koncie 240 „Pozostałe rozrachunki” w wydzielonym rejestrze księgowym projektu „Poprawa infrastruktury Przedszkola…” wykazano „należność” w kwocie 57,88 zł z tytułu nadpłaty faktury wystawionej przez SK-Sport. Jednocześnie kwota w tej wysokości składała się na saldo Wn konta 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych” w ewidencji budżetu (wykazane w bilansie z wykonania budżetu za 2018 r. w poz. II.3 „Pozostałe należności i rozliczenia”). Jak ustalono, w dniu 19 grudnia 2018 r. dokonano opłacenia faktury opiewającej na kwotę 1.677,72 zł w zawyżonej o 57,88 zł wysokości; sumę nadpłaty zaewidencjonowano zaś zapisem Wn 240 – Ma 130 bez klasyfikacji, pomijając ją jednocześnie w sprawozdaniu Rb-28S za 2018 r. Zwrotu nadpłaconej sumy kontrahent dokonał w dniu 4 stycznia 2019 r., co ujęto Wn 130 – Ma 240, po czym dokonano przelewu tej sumy na rachunek budżetu przy zastosowaniu zapisów Wn 223 – Ma 130 w ewidencji Urzędu i Wn 133 „Rachunek budżetu” – Ma 223 w ewidencji budżetu. Fakt wykazania „należności” na koncie 240 w ewidencji Urzędu oraz na koncie 223 w ewidencji budżetu podlega zakwestionowaniu, gdyż skutkował zaniżeniem wydatków budżetu za 2018 r. Prawidłowo, należało zastosować zapis Wn 201 „Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami” – Ma 130 dla całej kwoty przelanej w dniu 19 grudnia 2018 r. na rachunek kontrahenta i zaliczyć ja w całości do wydatków, zaś zwrot nadpłaconej sumy dokonany w następnym roku budżetowym potraktować jako dochód budżetowy – str. 17 protokołu kontroli,

d) konto 240 „Pozostałe rozrachunki” w ewidencji budżetu na koniec 2018 r. wykazywało niedopuszczalne na gruncie obowiązujących przepisów minusowe saldo Wn w kwocie 8,12 zł oraz minusowe saldo Ma w kwocie 4,93 zł, podczas gdy faktycznie powinno wykazywać saldo Ma w wysokości 3,19 zł. W udzielonym wyjaśnieniu Skarbnik wskazała: Z karty kontowej do konta 240 wynika, że obroty Wn wynoszą (-8,12 zł), zaś obroty Ma (-4,93 zł). Zapisy wynikające z karty kontowej ze znakiem ujemnym powstały dlatego, że podczas księgowania w programie księgowym został wybrany w systemie błędnie sposób rozrachunku (należności lub zobowiązanie) i to wpływa, że pojawia się przy kwocie znak ujemny lub dodatni. Zamykając rok budżetowy i przenosząc z automatu salda kont na bilans otwarcia nie zweryfikowano zapisów wspomnianych powyżej i jest to błąd systemowy – str. 18 protokołu kontroli,

e) podobnie konto 240 „Pozostałe rozrachunki” w ewidencji Urzędu wykazywało na koniec 2018 r. minusowe saldo Wn w kwocie 64.909,55 zł oraz dodatkowo Ma w wysokości 194.129,54 zł, zamiast faktycznego salda Ma w wysokości 259.039,09 zł oznaczającego zobowiązania wobec 5 kontrahentów z tytułu przechowywanych zabezpieczeń należytego wykonania umowy (258.900,60 zł) oraz z tytułu zwrotu odszkodowania w związku z prowadzoną w 2011 r. inwestycją pn. „Budowa drogi gminnej w m. Wroceń” (138,49 zł). Odnosząc się do tej kwestii Skarbnik wyjaśniła: W dniu 10.10.2017 r. firma SatoDef dokonała wpłaty zabezpieczenia wykonania zadania inwestycyjnego w kwocie 64.909,55 zł na rachunek sum depozytowych. Wpłata została zaksięgowana zapisem 139-D/240 i w opisie szczegółowym do konta 240 zamiast wyboru wartości zobowiązanie dokonano wyboru należność. W momencie tworzenia BO na rok 2018 kwota ta została zapisana na stronie Wn konta 240 ze znakiem minus. Ponieważ nie została ona zweryfikowana w BO i zapisana prawidłowo po stronie Ma, tak też na koniec roku 2018 w wydrukach zestawień i stanów kont jest nieprawidłowo prezentowana, ale jest to tylko błąd systemowy programu (…) – str. 43 protokołu kontroli,

e) ewidencję na koncie 201 „Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami” prowadzono w sposób, który nie odzwierciedlał rzeczywistego stanu rozrachunków gminy, o czym świadczy wystąpienie, według zestawienia obrotów i sald Urzędu za okres 2018 r. obejmującego wszystkie rejestry księgowe, ujemnego salda Wn w kwocie 1.933,42 zł i salda Ma w kwocie 39.095,75 zł, co z kolei miało związek z wystąpieniem ujemnych sald na kontach 201 w następujących rejestrach księgowych:

- w rejestrze „Kolektory” – po stronie Ma w wysokości 85.318,72 zł,

- w rejestrze „Termomodernizacja” – po stronie Ma w kwocie 700 zł,

- w rejestrze „Urząd Miejski” – po stronie Wn w kwocie 1.933,42 zł (dodatkowo konto 201 w tym rejestrze wykazywało także w sposób prawidłowy saldo Ma w wysokości 46.922,97 zł).

Dodania wymaga, iż w sprawozdaniu Rb-28S Urzędu za 2018 r. jako zobowiązania wynikające z konta 201 wykazano w sposób właściwy kwotę 46.922,97 zł, która stanowiła faktyczne zobowiązania istniejące na koniec tego roku, czego nie obrazowała jednakże ewidencja księgowa. Przyczyną wystąpienia opisywanej nieprawidłowości było stosowanie zapisów ujemnych dla ewidencji operacji gospodarczych na koncie 201, czego nie przewidują zasady funkcjonowania tego konta 201. Kontrola wykazała, iż przykładowo w rejestrze „Kolektory” zapisem ujemnym Wn 225-900-90005-4530 – Ma 201 ujęto operację korekty faktur wystawionych w związku ze zmianą sposobu rozliczenia inwestycji z rozliczenia metodą brutto na odwrotne obciążenie VAT, co wynikało z ustaleń kontroli przeprowadzonej w styczniu 2019 r. przez Urząd Skarbowy w Mońkach. Efeketem dokonanych korekt był wpływ w dniu 21 marca 2019 r. kwoty 85.318,72 zł, którą w sposób prawidłowy zarachowano na dochody 2019 r. Przy prawidlowym zaewidencjonowaniu tej operacji kwota ta powinna stanowić należność gminy na koniec 2018 r. i zostać wykazana w sprawozdaniu Rb 27S – str. 39-40 protokołu kontroli,

f) odsetki dopisywane przez bank do rachunku sum depozytowych ujmowano na koncie 201, zamiast na koncie 240; w związku z powyższym saldo końcowe na rachunku sum depozytowych (konto 139 „Inne rachunki bankowe”) różniło się od salda konta 240 o kwotę 1.933,42 zł odpowiadającą wartości odsetek ujętych za pośrednictwem konta 201. Dodatkowo, analiza obrotów i sald na rachunku sum depozytowych wykazała dokonywanie zwrotów wadium oraz zabezpieczenia należytego wykonania umowy w wysokościach kwot wpłaconych, co narusza przepisy art. 46 ust. 4 oraz art. 148 ust. 5 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1843, ze zm.) nakazujące zwrot wadiów i zabezpieczeń wniesionych w pieniądzu wraz z odsetkami od rachunku, na którym były one przechowywane, po pomniejszeniu o koszty prowadzenia rachunku oraz prowizji za przelew. Jak ustalono, koszty obsługi rachunku depozytowego pokrywane były ze środków budżetowych. Należy wskazać, że powinna zostać przeprowadzona analiza stosunku kosztów prowadzenia rachunku oraz prowizji za przelewy do naliczonych od depozytów odsetek. Kwota naliczonych odsetek ponad te koszty powinna być zwracana wykonawcom przy zwrocie depozytu, zaś kwota odsetek do wysokości poniesionych przez gminę kosztów prowadzenia rachunku i opłat za przelewy przeniesiona na dochody budżetu – str. 43-44 protokołu kontroli,

g) stan rozliczeń dotyczących należności z tytułu dochodów na koncie syntetycznym 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” wykazywano nieprawidłowo jako per saldo należności i zobowiązań. Na dzień 31 grudnia 2018 r. na koncie 221 wykazano po stronie Wn per saldo w wysokości 66.816,04 zł. Na podstawie analizy ewidencji analitycznej stwierdzono zaś, że na koniec 2018 r. faktyczne należności podlegające wykazaniu po stronie Wn wynosiły 120.166,36 zł, zaś nadpłaty po stronie Ma 53.350,32 zł. W sprawozdawczości budżetowej wykazano prawidłowe dane, wynikające z ewidencji analitycznej – str. 41 protokołu kontroli,

h) nie naliczono i nie ujęto w księgach Urzędu przypadających gminie na dzień 31 grudnia 2018 r. odsetek od należności cywilnoprawnej na kwotę 2,34 zł, czym naruszono § 11 rozporządzenia nakazujący ujmowanie odsetek od należności w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty, lecz nie później niż pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału. Stosownie zaś do art. 42 ust. 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 869, ze zm.) jednostki sektora finansów publicznych zobowiązane są do ustalania przypadających im należności, w tym cywilnoprawnych – str. 63 protokołu kontroli.

Kontrola sporządzonej sprawozdawczości w świetle przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z  dnia 9 stycznia 2018 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2019 r. poz. 1393, ze zm.) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1773) wykazała, że:

a) w sprawozdaniu jednostkowym Rb-27S sporządzonym przez Pana Burmistrza za 2018 r. w kol. 8 „Dochody otrzymane” wykazano kwotę 24.127.938,71 zł, podczas gdy zgodnie z przepisami § 3 ust. 1 pkt 5, ust. 2 pkt 1 i 2, ust. 4 pkt 4 i ust. 5 pkt 3 załącznika nr 36 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej, należało wykazać kwotę 24.754.516,69 zł, a więc o 626.577,98 zł wyższą. Szczegółowe wyliczenie różnicy zaprezentowano na str. 28-29 protokołu kontroli,

b) w tym samym jednostkowym sprawozdaniu Rb-27S za 2018 r. w kol. 10 „Zaległości netto” w sposób błędny wykazano należności w łącznej kwocie 1.213,46 zł, ponieważ nie miały one charakteru należności, których termin zapłaty minął na dzień sprawozdawczy, jak tego wymaga § 3 ust. 1 pkt 7 załącznika nr 36 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej – str. 42 protokołu kontroli,

c) w tym samym jednostkowym sprawozdaniu Rb-27S za 2018 r. w par. 2360 „Dochody jednostek samorządu terytorialnego związane z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych ustawami” w rozdz. 85228 i w rozdz. 85502 wykazano jako dochody wykonane (kol. 7) odpowiednio kwoty 316,65 zł i 2.224,24 zł, które odpowiadały dochodom gminy z tytułu udziałów we wpływach z zadań zleconych, odprowadzonym do budżetu gminy Goniądz przez OPS. Z racji faktycznej realizacji wskazanych dochodów przez OPS, powinny być one ujęte w sprawozdaniu Rb-27S tej jednostki i rozliczone przy wykorzystaniu konta 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych”, zarówno w ewidencji OPS jak i ewidencji budżetu, czego nie uczyniono. Jak wynika z ustaleń kontroli, w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27S OPS za 2018 r. w rozdz. 85228 w ogóle nie występuje par. 2360, zaś w rozdz. 85502 w par. 2360 wypełniono kol. 5 „Należności (salda początkowe plus przypisy minus odpisy)” na kwotę 402.177,76 zł i kol. 9 i 10 „Saldo końcowe, w tym zaległości netto” na tę samą kwotę, zaś kol. 7 „Dochody wykonane” wykazywała 0 zł. Na podstawie § 6 ust. 5 załącznika nr 36 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej, należności, zaległości i nadpłaty z tytułu dochodów związanych z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami, wykazywane w sprawozdaniu Rb-27ZZ w części B danych uzupełniających, powinny być w takiej samej wysokości wykazywane w sprawozdaniu Rb-27S. Powinna je wykazać jednostka posiadająca je w ewidencji, czyli OPS – zgodnie z podstawową zasadą zgodności danych sprawozdawczych z ewidencją księgową. Jak ustalono, w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27ZZ według stanu na koniec 2018 r. w danych uzupełniających w części B dla rozdz. 85228 i rozdz. 85502 OPS w Goniądzu wykazał w kol. „należności (z kol. 5 Rb-27ZZ w części dot. budżetu jst)” kwotę 404.738,98 zł, zaś w kol. „zaległości (z kol. 10 Rb-27ZZ w części dot. budżetu jst)” kwotę 402.177,76 zł. Z kwoty należności w par. 2360 wynoszącej 404.738,98 zł według sprawozdania Rb-27ZZ, do sprawozdania Rb-27S OPS przeniesiono natomiast kwotę o 2.561,22 zł mniejszą, tj. sumę 402.177,76 zł – str. 30-31 protokołu kontroli,

d) w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27ZZ Urzędu Gminy za 2018 r. w kol. 7 „Dochody potrącone na rzecz jednostki samorządu terytorialnego” wykazano kwotę 4,65 zł. Należy wskazać, iż zgodnie z zasadami sporządzania sprawozdań Rb-27ZZ zawartymi w § 6 ust. 1 pkt 6 załącznika nr 36 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej, jednostka realizująca zadanie podległa jednostce samorządu terytorialnego nie wypełnia w sporządzanym sprawozdaniu jednostkowym kolumny „Dochody potrącone na rzecz jednostek samorządu terytorialnego” – str. 30-31 protokołu kontroli,

e) w jednostkowym własnym sprawozdaniu Rb-N za 2018 r. w poz. N5 „pozostałe należności” wykazano kwotę 104.927,05 zł, zamiast 105.056,05 zł. Pominięto należności w rozdz. 75616, w par. 0310 na kwotę 128 zł i w par. 0320 na kwotę 1 zł, co jak wyjaśniła Skarbnik było efektem omyłki – str. 42 protokołu kontroli.

Analiza prawidłowości sporządzenia bilansu z wykonania budżetu za 2018 r., opisana na str. 32 protokołu kontroli, wykazała, że nieprawidłowo zaprezentowano w bilansie długo- i krótkoterminowe zobowiązania finansowe. Zgodnie z definicją zawartą w art. 3 ust. 1 pkt 22 ustawy o rachunkowości, przez zobowiązania krótkoterminowe rozumie się ogół zobowiązań z tytułu dostaw towarów i usług, a także całość lub tę część pozostałych zobowiązań, które stają się wymagalne w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego. W poz. I.1.1. winna być wykazana kwota zobowiązań krótkoterminowych 457.209 zł dotycząca rat kredytów, których termin spłat upływał w 2019 r., a w poz. I.1.2. zobowiązania długoterminowe w wysokości 6.208.088 zł.

 Kontrola wykazała stosowanie nieprawidłowej klasyfikacji budżetowej dochodów, w świetle przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1053, ze zm.). Dochody z tytułu trwałego zarządu (2.794,23 zł) zrachowano do par. 0550 „Wpływy z opłat z tytułu użytkowania wieczystego nieruchomości”, zamiast do par. 0470 „Wpływy z opłat za trwały zarząd, użytkowanie i służebności” – str. 56-57 protokołu kontroli.

Jak wskazano na str. 58 protokołu kontroli, pobierane od użytkowników wieczystych opłaty roczne nie były aktualizowane od 2007 r. Podjęcie działań skutkujących aktualizacją opłat, określonych przepisami art. 77 i nast. ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2020 r. poz. 65), należy uznać za zasadne z uwagi na dość odległy czas ustalenia opłat w dotychczasowej wysokości. Zgodnie z przywołanymi przepisami wysokość opłaty rocznej z tytułu użytkowania wieczystego nieruchomości gruntowej podlega aktualizacji nie częściej niż raz na 3 lata, jeżeli wartość tej nieruchomości ulegnie zmianie. Nadto, przepisy art. 12 ustawy zobowiązują organy właściwe w sprawach gospodarowania nieruchomościami do gospodarowania nieruchomościami w sposób zgodny z zasadami prawidłowej gospodarki.

W toku kontroli dochodów budżetu gminy badaniu poddano również dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2019 r. poz. 900, ze zm.), jest Pan Burmistrz. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru wskazanych dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych, której wynik doprowadził do następujących ustaleń.

Stwierdzono, iż posiadany przez kontrolowaną jednostkę program służący do prowadzenia ewidencji nieruchomości, której obowiązek posiadania wynika z treści art. 7a ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1170, ze zm.) nie spełnia w całości wymagań nałożonych treścią § 2 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2004 r. w sprawie ewidencji podatkowej nieruchomości (Dz. U. Nr 107, poz. 1138), w którym wskazano, iż system informatyczny powinien umożliwiać eksport danych zawartych w ewidencji do pliku w formacie rozszerzalnego języka znaczników (XML), w celu ich porównywania z danymi zawartymi w ewidencji gruntów i budynków prowadzonej na podstawie przepisów Prawa geodezyjnego i kartograficznego. Z kolei § 4 i 5 rozporządzenia wskazują, jakie dane dotyczące podatników i przedmiotów opodatkowania powinien zawierać system informatyczny. W wyniku przeprowadzonej analizy do najpoważniejszych nieprawidłowości należy zaliczyć brak pełnych danych dotyczących numerów poszczególnych działek i poszczególnych klas gleboznawczych znajdujących się na danej działce wraz z ich powierzchniami – str. 80-81 protokołu kontroli.

W zakresie podatku rolnego w grupie podatników będących osobami prawnymi stwierdzono, według opisu znajdującego się na str. 83-84 protokołu kontroli, iż dwaj podatnicy władający gruntami Skarbu Państwa, posiadając grunty rolne we współwłasności z osobami fizycznymi, dokonali wyliczenia swoich udziałów w posiadanych gruntach rolnych i tylko te zadeklarowali w złożonych deklaracjach podatkowych. Opisany sposób deklarowania przez podatników gruntów rolnych będących we współwłasności stanowi naruszenie postanowień art. 3 ust. 5 ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (Dz. U. z 2019 r. poz. 1256, ze zm.), który stanowi, że jeżeli grunty, o których mowa w art. 1, stanowią współwłasność lub znajdują się w posiadaniu dwóch lub więcej podmiotów, to stanowią odrębny przedmiot opodatkowania podatkiem rolnym, a obowiązek podatkowy ciąży solidarnie na wszystkich współwłaścicielach (posiadaczach). Natomiast art. 6a ust. 10 tej ustawy nakazuje, w przypadku gdy grunty stanowią współwłasność lub znajdują się w posiadaniu osób fizycznych oraz osób prawnych, jednostek organizacyjnych, w tym spółek, nieposiadających osobowości prawnej, aby osoby fizyczne składały deklaracje na podatek rolny oraz opłacały podatek na zasadach obowiązujących osoby prawne. Naganny jest także brak reakcji organu podatkowego na powyższe sytuacje, świadczący o nierealizowaniu obowiązków ustawowych w zakresie czynności sprawdzających na mocy art. 272 Ordynacji podatkowej.

Kontrolą została objęta również  realizacja dochodów z tytułu podatku leśnego w grupie podatników będących osobami prawnymi. W jej wyniku ustalono następujące nieprawidłowości opisane na str. 86 protokołu kontroli:

- podatnik będący w posiadaniu 0,144 ha lasów wydzierżawionych od nadleśnictwa oraz 0,0031 ha wydzierżawionych od jednostki samorządu terytorialnego nie złożył deklaracji podatkowej na podatek leśny za posiadane lasy;

- podatnicy będący zarządcami gruntów będących własnością Skarbu Państwa nie złożyli odrębnych deklaracji podatkowych na posiadane współwłasności. Podobna sytuacja zachodzi w przypadku nadleśnictwa, które posiadając 10 różnych współwłasności z osobami fizycznymi o łącznej powierzchni 14,12 ha złożyło jedną deklarację podatkową na podatek leśny dotyczącą współwłasności, umieszczając tam powierzchnie lasów wyliczone z posiadanych udziałów we współwłasnościach, a osoby fizyczne również nie złożyły deklaracji podatkowych na posiadane współwłasności. Opisana sytuacja narusza art. 2 ust. 4 ustawy z dnia 30 października 2002 r. o podatku leśnym (Dz. U. z 2019 r. poz. 888, ze zm.) stanowiący, że jeżeli las jest współwłasnością lub znajduje się w posiadaniu dwóch lub więcej podmiotów, stanowi wówczas odrębny przedmiot opodatkowania podatkiem leśnym, a obowiązek podatkowy ciąży solidarnie na wszystkich współwłaścicielach lub posiadaczach. Natomiast art. 6 ust. 7 tej ustawy wskazuje, że jeżeli las stanowi współwłasność lub znajduje się w posiadaniu osób fizycznych oraz osób prawnych, jednostek organizacyjnych, w tym spółek, nieposiadających osobowości prawnej – osoby fizyczne składają deklarację na podatek leśny oraz opłacają podatek na zasadach obowiązujących osoby prawne.

             Z kolei opis znajdujący się na str. 90-92 protokołu kontroli wskazuje na ustalenia dotyczące nieprawidłowości w realizacji dochodów z tytułu podatku od nieruchomości od osób prawnych, poprzez zaistnienie następujących sytuacji:

a) podatnik ujawnił w deklaracji podatkowej 799,80 m² budynków związanych z działalnością gospodarczą oraz 150 m² budynków zajętych na prowadzenie działalności gospodarczej w zakresie obrotu kwalifikowanym materiałem siewnym. W trakcie kontroli przeprowadzonej przy użyciu aplikacji internetowej geoportal stwierdzono, iż prawdopodobnie zaniżył on powierzchnię budynków o około 196 m² co potencjalnie skutkuje niezadeklarowanym podatkiem  w kwocie około 3.920 zł;

b) podatnik deklaruje 220 m² budynków związanych z działalnością gospodarczą oraz wartość budowli w kwocie 68.910 zł, nie ujawnia natomiast wszystkich gruntów związanych z działalnością gospodarczą. Według danych z ewidencji gruntów i budynków posiada 578.336 m² gruntów, a w deklaracjach podatkowych ujawnia tylko 47.940,24 m² do opodatkowania stawką przewidzianą dla związanych z działalnością gospodarczą oraz 975 m² gruntów do opodatkowania stawką jak za grunty pozostałe. Podatnik posiada również 0,5173 ha gruntów rolnych. Pozostałej powierzchni gruntów podatnik  nie ujawnił;

c) podatnik ujawnia powierzchnię gruntów związanych z działalnością gospodarczą o 2,18 m² większą niż wynika to z ewidencji gruntów i budynków;

d) na podstawie zdjęć z aplikacji internetowej geoportal stwierdzono, iż podatnik prawdopodobnie posiada budowle w postaci utwardzonego placu, których wartości nie ujawnił w złożonej deklaracji podatkowej;

e) w przypadku jednostki organizacyjnej utworzonej przez kontrolowaną gminę w czasie kontroli nie można było dokonać weryfikacji prawidłowości danych zaprezentowanych w deklaracji, dotyczących budowli, a powodem tego był brak pełnej dokumentacji umożliwiającej dokonanie tej czynności w czasie trwania kontroli.

Kontroli poddano również deklarację podatkową na podatek od nieruchomości złożoną przez kontrolowaną jednostkę. W jej wyniku ustalono, iż w posiadaniu kontrolowanej jednostki są grunty, których właścicielem jest Skarb Państwa a według zapisów w ewidencji gruntów i budynków użytkownikiem jest gmina Goniądz. Stwierdzono, iż grunty te podlegają podatkowi od nieruchomości i nie zostały ujawnione przez kontrolowaną jednostkę. Ich łączna powierzchnia wynosiła 55.300 m² i powinny być one zadeklarowane przez podatnika (gminę) do opodatkowania stawką jak za grunty pozostałe. W rezultacie tej sytuacji, w latach 2016-2019  doszło do zaniżenia podatku od nieruchomości o następujące kwoty:

W sumie za wskazany okres zaniżono deklarowany podatek  od nieruchomości o kwotę 95 669 zł. Ponieważ kontrolujący ustalając skutki finansowe w opisanej sytuacji dysponował jedynie danymi geodezyjnymi bieżącymi, rzeczywiste skutki za wskazane lata mogą wykazywać różnice i winny zostać ustalone przez organ podatkowy.

Przeprowadzona kontrola prawidłowości realizacji dochodów budżetu gminy z tytułu należności podatkowych w podatkach rolnym, leśnym oraz od nieruchomości w grupie podatników stanowiących osoby fizyczne ustaliła nieprawidłowości opisane na str. 95-97 protokołu kontroli. Dotyczyły one przede wszystkim kwestii powszechności i prawidłowości opodatkowania i stanowiły naruszenie wskazanych przepisów ustaw:

- art. 4 oraz 6a ust. 5 ustawy o podatku rolnym w zakresie podstawy opodatkowania oraz obowiązku jej prezentowania poprzez złożenie informacji podatkowej;

- art. 4 oraz 6 ust. 6 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych analogicznie w zakresie podstawy opodatkowania oraz obowiązku złożenia informacji podatkowej.

Kontrolą objęto również kwestię prawidłowości stosowania ulg ustawowych w podatku rolnym. Jak wskazuje opis na str. 103 protokołu kontroli, w jej wyniku stwierdzono jednostkowy przypadek braku wykazu rachunków, co stanowi naruszenie art. 13d ust. 2 ustawy o podatku rolnym, który nakazuje do wniosku o przyznanie ulgi, o której mowa w art. 13, dołączenie zestawienia poniesionych wydatków inwestycyjnych wraz z rachunkami lub ich uwierzytelnionymi odpisami, stwierdzającymi wysokość tych wydatków. Tryb stosowania ulg i zwolnień został określony w art. 13d, który stanowi w ust. 1, że zwolnienia i ulgi podatkowe określone w art. 12 ust. 1 pkt 1 i 2 oraz pkt 8-13, a także w art. 13b stosuje się z urzędu, a pozostałe zwolnienia i ulgi podatkowe na podstawie decyzji wydanej na wniosek podatnika, natomiast ust. 3 stwierdza, iż zwolnienia i ulgi podatkowe udzielone na wniosek podatnika stosuje się od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym złożono wniosek. Z kolei opis na str. 104-105 protokołu kontroli wskazuje przypadek błędnie udzielonej ulgi w podatku rolnym na powiększenie lub utworzenie nowego gospodarstwa rolnego. Podatnikowi udzielono ulgi w wysokości 72% wymiaru podatku, tymczasem art. 12 ust. 1 pkt 4 ustawy o podatku rolny stwierdza, iż zwalnia się z podatku rolnego grunty przeznaczone na utworzenie nowego gospodarstwa rolnego lub powiększenie już istniejącego do powierzchni nieprzekraczającej 100 ha będące przedmiotem prawa własności lub prawa użytkowania wieczystego, nabyte w drodze umowy sprzedaży, będące przedmiotem umowy o oddanie gruntów w użytkowanie wieczyste, wchodzące w skład Zasobu Własności Rolnej Skarbu Państwa, objęte w trwałe zagospodarowanie. Treść przepisu stanowi także, iż okres zwolnienia, o którym mowa w ust. 1 pkt 4, wynosi 5 lat, licząc od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawarto umowę sprzedaży gruntów lub prawa wieczystego użytkowania, ustanowiono prawo wieczystego użytkowania gruntów lub objęto grunty w trwałe zagospodarowanie w drodze umowy; natomiast ust. 6 wskazuje, że po upływie okresu zwolnienia, o którym mowa w ust. 1 pkt 4, 5 i 6 stosuje się ulgę w podatku rolnym, polegającą na obniżeniu podatku w pierwszym roku o 75% i w drugim roku o 50%.

Badaniem objęto również tematykę przyznawania ulg w spłacie podatków na podstawie art. 67a Ordynacji podatkowej. W jej wyniku stwierdzono przypadek opisany na str. 106 protokołu kontroli, w którym organ podatkowy udzielił podatnikowi ulgi w postaci umorzenia podatku w wysokości 166 zł nie gromadząc materiału dowodowego, który by pozwolił stwierdzić, iż podatnik znalazł się w sytuacji nadzwyczajnej. Z punktu widzenia prowadzonego postępowania podatkowego istotne są również przepisy Działu IV Ordynacji podatkowej mające charakter proceduralno-merytoryczny. Artykuł  187 § 1 zobowiązuje organ podatkowy do zebrania i wyczerpującego rozpatrzenia całego materiału dowodowego, a art. 181 wskazuje, jakie mogą być dowody. Organy podatkowe mają również obowiązek dokonania, na podstawie zebranego materiału dowodowego, oceny, czy dana okoliczność została faktycznie udowodniona (art. 191). Ponadto w uzasadnieniu faktycznym decyzji brak jest analizy zebranego materiału dowodowego, odnoszono się w nim jedynie do argumentów jakie podatnik podnosił w złożonym wniosku o ulgę w spłacie podatków.

Ustalono, iż organ podatkowy w stosunku do deklaracji złożonych przez podatników podatku od środków transportowych nie w pełni wykonywał czynności sprawdzające przewidziane przez art. 272 Ordynacji podatkowej, co znalazło swoje odzwierciedlenie w opisie znajdującym się na str. 100-101 protokołu kontroli.

W zakresie rachunkowości podatków i opłat lokalnych stwierdzono pojedynczy przypadek prowadzenia wielu kont podatkowych w podatku rolnym dla jednego podatnika. Taki sposób prowadzenia ewidencji podatkowej stanowi naruszenie postanowień § 11 ust. 4 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 października 2010 r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 208, poz. 1375), który stanowi, iż dla każdego podatnika i inkasenta prowadzi się odrębne konto w każdym podatku – str. 107-108 protokołu kontroli.

W wyniku przeprowadzonej kontroli czynności upominawczych oraz postępowań windykacyjnych stwierdzono, iż część z nich kontrolowany wierzyciel przeprowadzał niesystematycznie oraz z opóźnieniem. W okresie objętym kontrolą wierzyciel miał obowiązek  przestrzegania przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 30 grudnia 2015 r. w sprawie trybu postępowania wierzycieli należności pieniężnych, (Dz. U. z 2017 r. poz. 1483), a w szczególności § 5 oraz § 6, z treści których wynika, iż organ podatkowy  ma obowiązek niezwłocznie wystawić upomnienie oraz po nim tytuł wykonawczy, w przypadku gdy łączna wysokość należności pieniężnych wraz z odsetkami z tytułu niezapłacenia w terminie należności pieniężnej przekroczy dziesięciokrotność kosztów upomnienia albo gdy okres do upływu terminu przedawnienia należności pieniężnej jest krótszy niż 6 miesięcy. W badanym okresie koszty upomnienia wynosiły 11,60 zł. Należy stwierdzić, iż w części przypadków postępowanie windykacyjne prowadzone było z opóźnieniem, naruszającym wskazane przepisy – str. 109-110 protokołu kontroli.

 Podczas kontroli prawidłowości wypłacania wynagrodzeń pracownikom Urzędu Miejskiego stwierdzono, że w dniu 29 listopada 2018 r. wypłacono byłemu Burmistrzowi Goniądza ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy za 42 dni w kwocie 16.412,87 zł w związku z wygaśnięciem stosunku pracy z dniem 23 listopada 2018 r. z powodu upływu kadencji). Osobą odpowiedzialną za udzielanie urlopu byłemu Burmistrzowi był poprzedni Sekretarz Gminy.

Zgodnie z art. 168 Kodeksu pracy, urlopu niewykorzystanego w terminie ustalonym zgodnie z art. 163 należy pracownikowi udzielić najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego. Powyższe oznacza, że pracodawca nie może jednostronnie wyznaczyć pracownikowi terminu tego urlopu – może natomiast zobowiązać pracownika do wskazania terminów korzystania z zaległych urlopów w wyznaczonym przepisami okresie, czyli do 30 września następnego roku kalendarzowego. Za brak współpracy ze strony pracowników w tym zakresie pracodawca może zaś nakładać kary porządkowe zgodnie z art. 108 k.p., gdyż takie działanie może zostać uznane za nieprzestrzeganie przez pracowników ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy. Ponadto nieudzielenie pracownikowi urlopu wypoczynkowego jest wykroczeniem z art. 282 § 1 pkt 2 k.p. zagrożonym karą grzywny od 1.000 zł do 30.000 zł. Jak z kolei orzekł Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 25 stycznia 2005 r. (sygn. akt I PK 124/05) „Pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop, nawet gdy ten nie wyraża na to zgody. Ekwiwalent pieniężny przysługuje tylko wtedy, gdy wykorzystanie urlopu w naturze nie jest możliwe” – str. 112 protokołu kontroli.

 Przyznawanie dodatków specjalnych, stanowiących składnik wynagrodzenia, w kontrolowanej jednostce normuje regulamin wynagradzania pracowników Urzędu Miejskiego w Goniądzu (wprowadzony zarządzeniem Nr 36/09 Burmistrza z dnia 22 kwietnia 2009 r.), który stanowi, że z tytułu okresowego zwiększenia obowiązków służbowych lub powierzenia dodatkowych zadań, jak również sposobu wykonywania powierzonego zastępstwa, pracownikowi może być przyznany dodatek specjalny w wysokości nie przekraczającej 40% łącznie wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego, z uwzględnieniem ilości powierzonych zadań oraz potrzebnych do ich wykonywania kwalifikacji; dodatek przyznaje się na czas określony.

Z ustaleń kontroli wynika, iż inspektorowi ds. rolnictwa i gospodarki nieruchomościami (od 1 lipca 2019 r. nie pracuje już w Urzędzie) w okresie od 1 listopada 2017 r. do 31 października 2018 r. wypłacano dodatek specjalny w związku z terminowym wykonywaniem powierzonych zadań wykraczających poza zakres czynności wynikających z potrzeb Urzędu Miejskiego, Burmistrza, jak również ze współpracy z innymi organami administracji publicznej oraz instytucjami. Zacytowana formuła stanowiąca podstawę przyznania dodatku specjalnego została powtórzona w czterech kolejnych pismach, tj. z dnia 3 listopada 2017 r. (przyznającym dodatek w okresie od 1 listopada 2017 r. do 31 stycznia 2018 r.), z dnia 8 lutego 2018 r. (przyznającym dodatek w okresie od 1 lutego do 15 kwietnia 2018 r.), z dnia 24 kwietnia 2018 r. (przyznającym dodatek w okresie od 16 kwietnia do 31 lipca 2018 r.) i z dnia 22 sierpnia 2018 r. (przyznającym dodatek w okresie od 1 sierpnia do 31 października 2018 r.). W przywołanych pismach nie sprecyzowano, jakich konkretnie zwiększonych obowiązków lub dodatkowych zadań dotyczyło przyznanie dodatku.

Według art. 36 ust. 5 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1282, ze zm.), dodatek specjalny może być przyznany pracownikowi z tytułu okresowego zwiększenia obowiązków służbowych lub powierzenia dodatkowych zadań. Z brzmienia tego przepisu wynika więc, że przyznanie dodatku może nastąpić przy zaistnieniu jednej z dwóch wymienionych w nim przesłanek. Jednakże okolicznością uzasadniającą przyznanie tego składnika wynagrodzenia jest zawsze cecha „okresowości” zwiększenia obowiązków lub powierzenia zadań, co powoduje, że ma on charakter świadczenia tymczasowego. Zwiększenie obowiązków służbowych w ramach realizowanych zadań lub powierzenie dodatkowych zadań należy uznać za okoliczność nieudokumentowaną w pismach przyznających dodatki wymienionemu pracownikowi, ponieważ brak w ich treści dostatecznie precyzyjnych sformułowań – str. 116 protokołu kontroli.

Analiza prawidłowości naliczenia dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2018 r. wykazała, że w przypadku 12 pracowników do ustalenia kwoty dodatkowego wynagrodzenia rocznego wliczono dodatki specjalne przyznane pracownikom, w tym głównie z tytułu okresowego zwiększenia obowiązków spowodowanego naliczaniem zwrotu podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego czy też szacowaniem strat w uprawach rolnych spowodowanych suszą. Zgodnie z treścią art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (Dz. U. z 2018 r. poz. 1872), dodatkowe wynagrodzenie roczne ustala się w wysokości 8,5% sumy wynagrodzenia za pracę otrzymanego przez pracownika w ciągu roku kalendarzowego, za który przysługuje to wynagrodzenie, uwzględniając wynagrodzenie i inne świadczenia ze stosunku pracy przyjmowane do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, a także wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy oraz wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy przysługujące pracownikowi, który podjął pracę w wyniku przywrócenia do pracy. Z kolei na podstawie § 6 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. Nr 2, poz. 14 ze zm.), przy obliczeniach nie bierze się pod uwagę jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie, które pracownik otrzymał w rozliczanym roku. Wypłacone w Urzędzie Miejskim w Goniądzu dodatki specjalne – ze względu na przesłankę ich przyznania i okres otrzymywania – nie posiadają charakteru periodycznego i jednocześnie związane są z wykonaniem konkretnego zadania. Przyjęcie ich do podstawy naliczenia „trzynastki” spowodowało w świetle cytowanych wyżej przepisów zawyżenie wypłat o łączną kwotę 1.652 zł (od 26,78 zł do 334,48 zł dla poszczególnych pracowników) – str. 117-118 protokołu kontroli. W złożonym w tej sprawie wyjaśnieniu Skarbnik Gminy wskazała, że: Naliczając dodatkowe wynagrodzenie roczne za 2018 r. w podstawie zostały ujęte dodatki specjalne zgodnie z art. 4 ust. 1 ustawy o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (Dz. U. z 2018 r. poz. 1872 ) i rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki socjalnej w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop(Dz. U. Nr 2 poz. 14). Dodatek specjalny został przyznany pracownikom w ciągu roku niejednokrotnie, lecz wiele razy – tym samym traci charakter jednorazowości. Skoro był wypłacany co jakiś czas i znajduje się w regulaminie wynagradzania UM jako składnik wynagrodzenia należy uznać, że był to składnik periodyczny. Odnosząc się do wyjaśnienia należy zwrócić uwagę, iż zgodnie ze słownikiem języka polskiego przymiotnik „periodyczny” oznacza „powtarzający się regularnie co pewien czas”. Wypłata dodatku za wykonanie konkretnych zadań 2 razy w ciągu roku nie może zatem świadczyć o periodyczności świadczenia, gdyż brak co najmniej jeszcze jednej wypłaty, która mogłaby udowodnić regularność wypłat w czasie. Ponadto sama podstawa przyznania dodatku posiada cechy zlecenia wykonania konkretnego zadania.

Ocenie poddano prawidłowość rozliczania i wypłaty ryczałtów za używanie samochodów prywatnych w jazdach lokalnych. W zakresie zgodności wypłacanych ryczałtów z przepisami rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27 poz. 271, ze zm.) kontrola wykazała, że w złożonym oświadczeniu o używaniu prywatnego samochodu do celów służbowych za październik 2018 r. były Sekretarz Gminy (obecnie nie pracujący w Urzędzie) wskazał inną ilość dni nieobecności w pracy (1), niż to wynikało z ewidencji czasu pracy, w wyniku czego wypłacono ryczałt za 1 dzień przebywania na urlopie, co stanowi naruszenie przepisów § 4 rozporządzenia. Nadpłata ryczałtu wyniosła 11,40 zł – str. 129 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli procedury udzielania zamówień publicznych na podstawie przepisów Prawa zamówień publicznych stwierdzono, że w przetargu na „Wykonanie remontu bieżącego nawierzchni żwirowych i gruntowych dróg gminnych na terenie Gminy Goniądz w 2018 r.” zamawiający określił jako kryteria oceny ofert cenę (waga 60%) i termin płatności faktury (waga 40%; deklarowany termin mógł wynosić między 7 a 30 dni). Wystąpiono o wyjaśnienie, dlaczego określono kryterium ceny na poziomie jedynie 60%. W złożonym wyjaśnieniu wskazał Pan m.in. (…) informuję, iż zastosowana waga kryterium ceny nie była wyłącznym i jedynym kryterium przy ocenie ofert a postępowanie było postępowaniem, w którym wartość przedmiotu zamówienia przekraczała 30.000 euro. Wobec powyższego wybór kryteriów i ich wag leżał wyłącznie w gestii zamawiającego, który uznał wybrane kryteria i przypisane im wagi za wystarczające do oceny ofert. Przy tak ustalonych wagach, cena określona na tym poziomie zdaniem Zamawiającego będzie mogła odgrywać na tyle istotną rolę w ocenie ofert, że zapewni atrakcyjny poziom cen, jednocześnie pozostawiając wpływ na wybór oferty kryteriom innym niż cena.

Podsumowując stwierdzony stan faktyczny oraz tezy zawarte w wyjaśnieniu należy podkreślić, że podstawowym celem prowadzenia postępowania o udzielenie udzielenia zamówienia publicznego jest dokonanie wyboru najkorzystniejszej oferty w rozumieniu art. 2 pkt 5 ustawy. Sformułowanie kryteriów oceny ofert, które mogą prowadzić do wyboru oferty istotnie droższej przy braku korzyści adekwatnie rekompensujących potencjalnie wyższe wydatki świadczy o przygotowaniu postępowania z naruszeniem zasad z art. 7 ust. 1 Prawa zamówień publicznych. Za należytą rekompensatę potencjalnie wyższych wydatków na realizację zamówienia nie można bowiem obiektywnie uznać krótszego o kilka czy kilkanaście dni terminu płatności faktury. Usprawiedliwieniem dla tego stanu nie jest wskazanie w art. 91 ust. 2a Prawa zamówień publicznych, że zamawiający „może” ukształtować wagę kryterium ceny w dowolny sposób. Zamawiający powinien kształtować kryteria w sposób zapewniający wybór oferty najkorzystniejszej, ustalając inne niż cena kryteria na poziomie odpowiednim do ich rzeczywistej istotności względem wydatków, które będą poniesione na realizację zamówienia. Prawo zamówień publicznych nie znosi obowiązku stosowania art. 44 ust. 3 pkt 1 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów.

Obaj wykonawcy, którzy złożyli oferty, zaproponowali 30-dniowy termin płatności faktury, zatem kryterium to nie miało w efekcie wpływu na wynik postępowania. W praktyce faktury wystawiane były przez wykonawcę ze wskazaniem 30-dniowego terminu płatności od dnia otrzymania faktury. Opłacane zaś były przez Urząd Miejski co do zasady pomiędzy 27 a 30 dniem od ich wystawienia; wystąpił ponadto przypadek zapłaty faktury w dniu następnym od daty wystawienia oraz 1 przypadek zapłaty w 13 dniu od wystawienia faktury. Jest to kolejny argument o braku rzeczywistej istotności terminu płatności, któremu nadano tak znaczącą wagę kryterium, przekładającą się na stworzenie potencjalnego niebezpieczeństwa wyboru oferty o znacząco wyższej cenie przy braku innych istotnych korzyści dla zamawiającego – str. 148-151 protokołu kontroli.

Analiza dokumentacji określającej przeznaczenie przez sołectwa środków funduszu oraz dotyczącej wydatkowania środków w ramach funduszu sołeckiego, regulowanego przepisami ustawy z dnia 21 lutego 2014 r. o funduszu sołeckim (Dz. U. z 2014 r. poz. 301, ze zm.) wykazała, że:

a) przyjęto do realizacji wniosek sołectwa Klewianka pomimo, iż nie spełniał on wymogów formalnych określonych przepisami art. 5 ust. 3 ustawy – zawierał jedynie podpis sołtysa oraz dwóch innych członków rady sołeckiej i wskazanie przedsięwzięcia „remont dróg” za szacunkową kwotę 20.905 zł. Brak uzasadnienia wniosku. Załączony do wniosku protokół zebrania wiejskiego pozostał w ogóle nie wypełniony; brak nawet podpisu. Do dokumentacji załączono jedynie listę obecności podpisaną przez 3 osoby, w tym sołtysa. Zarówno protokół z zebrania, jak i uchwała zebrania wiejskiego nie zawierały zatem żadnych informacji umożlwiających ustalenie, czy zebranie wiejskie uchwaliło jakiekolwiek przedsięwzięcie, a zatem wniosek naruszał też art. 5 ust. 2 ustawy. W ramach funduszu sołeckiego tego sołectwa wydatkowano w 2018 r. 20.891,55 zł, co dokumentuje faktura wykonawcy z dnia 28 sierpnia 2018 r. za remont bieżący drogi we wsi Klewianka,

b) przyjęto do realizacji, jako prawidłowy, wniosek sołectwa Owieczki z dnia 25 września 2017 r., który przewidywał „remont drogi na terenie sołectwa” za 12.000 zł oraz „inne przedsięwzięcia” za 749,43 zł (bliżej nie sprecyzowane). Wniosek ten dodatkowo nie zawierał uzasadnienia wymaganego przez art. 5 ust. 3 ustawy. Zgodnie z art. 5 ust. 3 ustawy wniosek powinien zawierać wskazanie przedsięwzięć przewidzianych do realizacji na obszarze sołectwa w ramach środków określonych dla danego sołectwa na podstawie informacji, o której mowa w art. 3 ust. 2, wraz z oszacowaniem ich kosztów i uzasadnieniem. Określenie przedsięwzięć we wniosku nie może polegać na użyciu sformułowania „inne przedsięwzięcia”. Z ustawy o funduszu soleckim wynika, że wniosek powinien określać jednoznaczną decyzję sołectwa, jasno informującą organy gminy o celu przeznaczenia środków. Przedmiotowy wniosek sołectwa Owieczki ostatecznie został zmieniony wnioskiem o zmianę przedsięwzięcia z dnia 4 czerwca 2018 r. W treści wniosku o zmianę z dnia 4 czerwca 2018 r. jako przedsięwzięcie przewidziane do realizacji na terenie sołectwa wskazano: „remont drogi na terenie sołectwa” (11.749,43 zł) oraz „plac zabaw dla dzieci przy Szkole Podstawowej w Downarach” (1.000 zł; zadanie o charakterze wspólnym).

Według wyjaśnienia Pana Burmistrza w przedmiocie prawidłowości wniosków sołectw Klewianka i Owieczki (…) W złożonych wnioskach dotyczących funduszu sołeckiego zarówno sołectwa Owieczki jak i Klewianka znajdują się wskazania dotyczące przeznaczenia wydatkowania funduszu sołeckiego. W pkt dotyczącym uzasadnienia wniosków odstąpiono od uzasadnienia szczegółowego przyjmując jednocześnie za wystarczający zakres zadania wynikający z treści przedstawionej na pierwszej stronie wniosku oraz § 1 uchwał, przyjmując za wystarczające uzasadnienie, że realizacja zadania polegającego na remoncie dróg wiąże się z poprawą jakości dojazdu, wygodą mieszkańców i służy poprawie warunków życia. Dofinansowanie bezpiecznego i przyjaznego przedszkolnego miejsca zabaw dla dzieci jest również wystarczającym uzasadnieniem złożonego wniosku. Doprecyzowaniem natomiast złożonego wniosku sołectwa Owieczki była uchwała 1/2018, która sankcjonując wcześniejsze wyjaśnienia ustne. W uchwale zebrania wiejskiego sołectw nie znajdują się wskazanie wprost przeznaczenia funduszu sołeckiego, jednakże uchwała odsyła do uchwalonego wniosku stanowiącego załącznik do niniejszej uchwały,

c) przyjmowano do realizacji wnioski sołectw pomimo braku w dokumentacji zebrania wiejskiego informacji o drugim terminie jego przeprowadzenia, w przypadku gdy w pierwszym terminie w zebraniu wiejskim nie uczestniczyło co najmniej 1/10 uprawnionych do głosowania mieszkańców sołectwa. Według złożonego wyjaśnienia: Podjęte uchwały zostały uznane za ważne, gdyż uchwalone zostały na podstawie § 9 ust. 9 statutów sołectw w drugim terminie odbytym zgodnie § 9 ust. 8. Brak odnotowania tego faktu w protokole jest wynikiem sporządzenia odrębnej notatki, która zgodnie z par. 7 ust. 2 tegoż aktu nie podlega przekazaniu Burmistrzowi. Dodania wymaga, iż protokoły zebrań wiejskich sporządzane były na jednolitym wzorze, w treści którego nie przewidziano miejsca na określenie czy zebranie odbywa się w I czy II terminie. Mając zaś na uwadze, że zgodnie z art. 5 ust. 1 ustawy o funduszu sołeckim wniosek w sprawie przeznaczenia funduszu sołeckiego uchwala zebranie wiejskie, dokumentacja zebrania powinna jednoznacznie rozstrzygać kwestie kluczowe dla prawidłowego jego przeprowadzenia i wynikającej stąd zdolności do podejmowania uchwał  – str. 138-141 protokołu kontroli.  

Kontrola realizacji przez gminę obowiązków inwentaryzacyjnych wykazała, iż w dniu 11 stycznia 2019 r. wydał Pan zarządzenie Nr 5/2019 w sprawie przeprowadzenia rocznej inwentaryzacji w Urzędzie Miejskim w Goniądzu oraz jednostkach obsługiwanych przez Urząd Miejski w Goniądzu za 2018 r. Na jego mocy została powołana komisja inwentaryzacyjna, którą zobowiązał Pan do przeprowadzenia inwentaryzacji: pieniężnych składników majątkowych (gotówki w kasie, czeków gotówkowych, druków ścisłego zarachowania), wszelkich rozrachunków finansowych, ilościowego stanu paliwa, ilościowego stanu opału i materiałów w magazynie na dzień 31 grudnia 2018 r. W treści zarządzenia wymienione zatem zostały składniki aktywów, które zgodnie z przepisami art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości należało zinwentaryzować na ostatni dzień roku obrotowego. Zarządzenie kierownika jednostki w tej sprawie powinno więc być wydane przed tym dniem. Odnosząc się do tej kwestii w złożonym wyjaśnieniu wskazał Pan: Informuję, iż zgodnie z zarządzeniem Nr 5/2019 Burmistrza Goniądza z dnia 11 stycznia 2019 r. w sprawie przeprowadzenia rocznej inwentaryzacji w Urzędzie Miejskim w Goniądzu zinwentaryzowano pieniężne składniki majątkowe oraz materiały w dniu 31 grudnia 2018 r. Na zakończenie roku 2018 dokonano ustaleń ustnych w zakresie powołania komisji w tym celu, jak również przeprowadzenia inwentaryzacji według stanu na 31.12.2018 r. W roku 2019 doprecyzowano wcześniejsze ustalenia i wydano zarządzenie w powyższej materii – str. 159 protokołu kontroli.

Analiza realizacji zamówienia publicznego polegającego na sukcesywnej dostawie materiałów budowlanych (kostki brukowej, obrzeży betonowych, krawężników i płyt chodnikowych) w oparciu o umowę z dnia 29 maja 2018 r. wykazała, że nabywane w 2018 r. materiały (łączny koszt zakupu 47.809,81 zł) odnoszono w koszty w momencie zakupu, pomimo, że według postanowień dokumentacji opisującej przyjęte w jednostce zasady rachunkowości (załącznik nr 2 „Obowiązujące metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego”), materiały do przebudowy chodników przy ulicach gminnych oraz inne materiały będące wyposażeniem obiektów budowlanych powinny stanowić zapasy, których ewidencję ilościowo-wartościową należy prowadzić za pośrednictwem konta 310 „Materiały”. W trakcie kontroli okazano trzy protokoły wbudowania materiałów z dnia 31 grudnia 2018 r. Potwierdzono w nich wbudowanie materiałów w ramach przebudowy chodników dla pieszych w miejscowości Downary, Osowiec i Osowiec-Twierdza w ilości zgodnej z fakturami z dnia 30 maja 2018 r., 25 czerwca 2018 r., 18 lipca 2018 r., 30 września 2018 r. i z dnia 16 października 2018 r., odpowiadającej łącznie 696,28 m² chodnika (tj. na kwotę 22.212,97 zł). W okazanej dokumentacji (przedstawionej przez Pana Burmistrza w ramach odpowiedzi na pytania wystosowane przez kontrolujących) znajdowało się ponadto oświadczenie Pana Burmistrza z dnia 31 grudnia 2018 r. o następującej treści: Oświadczam, że materiały zakupione na potrzeby przebudowy chodników dla pieszych w ciągu dróg gminnych w m. Kramkówka Duża i Downary (kostka brukowa, obrzeża, płytki, krawężniki), w ramach funduszu sołeckiego miejscowości Kramkówka Duża i Downary, zostały zakupione zgodnie z fakturami nr 33/12/2018 i 34/12/2018 z dnia 19 grudnia 2018 r. Prace związane z przebudową chodników wykonywane są sposobem gospodarczym. Gmina dokonuje zakupu materiałów, natomiast robociznę wykonują pracownicy Zakładu Usług Komunalnych w Goniądzu. Z uwagi na duży zakres przedsięwzięcia przebudowy chodników w 2018 r. i w celu wykorzystania funduszu sołeckiego w danym roku, materiały zostały zakupione i złożone na zamkniętym terenie działek gminnych z przeznaczeniem na wbudowanie w roku 2019. Z powyższego wynika, iż na dzień 31 grudnia 2018 r. zakupione i niewbudowane materiały posiadały łącznie wartość 25.596,84 zł (faktura nr 33/12/2018 na kwotę 16.251,42 zł i faktura nr 34/12/2018 na kwotę 9.345,42 zł); zaniechano jednakże ewidencji i weryfikacji ich stanu na koniec 2018 r. Prawidłowo, zgodnie z przywołanymi regulacjami wewnętrznymi, ich zakup podlegał zaewidencjonowaniu na koncie 310. Zastosowane zaś w praktyce spisanie bezpośrednio w koszty, powinno było skutkować zinwentaryzowaniem stanu materiałów na koniec 2018 r. Kontrolujący zwrócił się do Pana Burmistrza z zapytaniem czy na koniec 2018 r. przeprowadzono inwentaryzację wymienionych materiałów, na co jednakże nie uzyskano odpowiedzi. Także z ustaleń kontroli nie wynika, aby stan materiałów został zinwentaryzowany. Powyższy wymóg wynika z przepisów art. 26 ust. 1 pkt 1 w zw. z ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości. Jedynie w przypadku zapasów materiałów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową, termin i częstotliwość inwentaryzacji uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację przeprowadzono raz w ciągu 2 lat – str. 144-147 i 159 protokołu kontroli.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania bądź błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy oraz nieprawidłowego funkcjonowania kontroli zarządczej.

Organem wykonawczym gminy miejsko-wiejskiej jest Burmistrz, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowywania projektów uchwał Rady Miejskiej, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Burmistrz jako organ wykonawczy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, działającego w strukturze organizacyjnej wskazanej w protokole kontroli, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Burmistrzu – kierowniku jednostki – zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych oraz pracownikach, którym powierzono obowiązki w zakresie gospodarki finansowej.

Burmistrz  jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 Ordynacji podatkowej.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości spoczywały, stosownie do postanowień zakresu czynności, na Skarbniku Gminy. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określają przepisy art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam

1. Wyeliminowanie sprzeczności między stanem faktycznym a postanowieniami statutu gminy i regulaminu organizacyjnego Urzędu odnośnie stanowiska zastępcy Burmistrza.

2. Przestrzeganie ustanowionych w Urzędzie procedur dotyczących opracowywania i realizacji rocznego planu kontroli.

3. W zakresie prowadzenia ewidencji księgowej zobowiązanie Skarbnika Gminy do:

a) zachowywania zasady czystości obrotów na koncie 130,

b) księgowania podlegających wykazaniu w sprawozdawczości zaległości i nadpłat dotyczących podatków realizowanych przez urzędy skarbowe i udziałów w podatku dochodowym od osób prawnych na koncie 221 w ewidencji Urzędu,

c) zaliczania do wydatków budżetu danego roku wszystkich operacji stanowiących wydatki, zrealizowanych kasowo w tym roku ze środków budżetu,

d) prowadzenia ewidencji na kontach 240 w ewidencji budżetu i ewidencji Urzędu oraz na koncie 201 w ewidencji Urzędu w sposób zapewniający wyeliminowanie przypadków wykazywania na nich ujemnych sald; w tym celu m.in. zaniechanie stosowania zapisów ujemnych dla ewidencji operacji gospodarczych na tych kontach,

e) ujmowania odsetek dopisywanych przez bank do rachunku sum depozytowych na koncie 240,

f) prezentowania w ewidencji syntetycznej dwustronnego salda konta 221 w przypadku ujęcia na nim zarówno należności, jak i nadpłat z tytułu dochodów budżetowych,

g) naliczania i ujmowania w księgach odsetek od wszystkich nieterminowo regulowanych należności cywilnoprawnych gminy,

h) ujmowania wartości materiałów budowalnych na koncie 310 w momencie zakupu, jak tego wymagają przepisy wewnętrzne jednostki,

i) zapewnienia prawidłowości prowadzenia ewidencji księgowej podatków i opłat lokalnych.

4. Zwracanie wykonawcom kwot wniesionych tytułem wadium i zabezpieczenia należytego wykonania umowy wraz z odsetkami wynikającymi z umowy rachunku bankowego, na którym były one przechowywane, po pomniejszeniu o koszty prowadzenia tego rachunku oraz koszty prowizji za przelew. Przeprowadzenie analizy stosunku naliczonych dotychczas odsetek przechowywanych na rachunku sum depozytowych do kosztów prowadzenia rachunku i kosztów prowizji za przelewy oraz przekazanie na dochody budżetu kwoty odsetek do wysokości poniesionych przez gminę kosztów ze środków budżetu.

5. W zakresie sprawozdawczości:

a) wypełnianie kolumny „Dochody otrzymane” w sprawozdaniu Rb-27S zgodnie z przepisami wskazanymi w części opisowej wystąpienia,

b) wykazywanie w kolumnie „Zaległości netto” sprawozdania Rb-27S jedynie należności pozostałych do zapłaty, których termin zapłaty minął i mogą być egzekwowane,

c) zaprzestanie wykazywania w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27S sporządzanym przez Pana Burmistrza, na podstawie danych ewidencji budżetu i Urzędu Miejskiego, dochodów gminy stanowiących udział w realizowanych dochodach z zadań zleconych oraz należności z tego tytułu, mając na uwadze, że dane te powinny być wykazane w sprawozdaniu Rb-27S OPS (par. 2360) oraz muszą być zgodne z danymi części B sprawozdania jednostkowego Rb-27ZZ OPS,

d) zaprzestanie wypełniania w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27ZZ Urzędu kolumny 7 „Dochody wykonane potrącone na rzecz jednostek samorządu terytorialnego”, podlegającej wypełnieniu wyłącznie w sprawozdaniu zbiorczym,

e) wykazywanie danych w sprawozdaniu Rb-N zgodnie z zasadami określonymi instrukcją jego sporządzania.

6. Prezentowanie w bilansie z wykonania budżetu krótkoterminowych zobowiązań finansowych zgodnie z zasadami wskazanymi w części opisowej wystąpienia.

7. Zapewnienie klasyfikowania dochodów z opłat za trwały zarząd w par. 0470.

8. Rozważenie podjęcia działań mających na celu aktualizację opłat rocznych z tytułu użytkowania wieczystego.

9. Wyeliminowanie nieprawidłowości dotyczących systemu informatycznego służącego do prowadzenia elektronicznej ewidencji nieruchomości.

10. Wyeliminowanie nieprawidłowości w zakresie realizacji dochodów z tytułu podatków lokalnych opisanych w protokole kontroli. Poinformowanie Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku o efektach i skutkach finansowych tych działań.

11. Udzielanie ulg i zwolnień ustawowych w podatku rolnym z poszanowaniem przepisów zawartych w ustawie o podatku rolnym.

12. Przestrzeganie przepisów Działu IV Ordynacji podatkowej w zakresie prawidłowości prowadzenia postępowania podatkowego i formalnoprawnej zgodności wydawanych decyzji w sprawie ulg w spłacie podatków z przepisami tej ustawy.

13. Prowadzenie systematycznych oraz terminowych działań windykacyjnych w odniesieniu do zaległości podatkowych.

14. Zapewnienie przestrzegania obowiązku wykorzystywania przez Pana Burmistrza urlopu wypoczynkowego w terminie wynikającym z przepisów Kodeksu pracy, mając na uwadze uniknięcie nieprawidłowości stwierdzonych w tym zakresie w okresie sprawowania funkcji przez poprzedniego Burmistrza.

15. Zapewnienie precyzyjnego uzasadniania w pismach przyznających dodatek specjalny powodów jego przyznania w świetle wymagań art. 36 ust. 5 ustawy o pracownikach samorządowych, mając na uwadze uniknięcie nieprawidłowości stwierdzonych w tym zakresie w okresie sprawowania funkcji przez poprzedniego Burmistrza..

16. W zakresie dodatkowego wynagrodzenia rocznego:

a) zaniechanie uwzględniania przy ustalaniu podstawy naliczenia tego wynagrodzenia nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie, tj. m.in. wypłat, którym nie można przypisać cechy regularności wypłacania, koniecznej dla wykazania ich „periodycznego” charakteru w świetle znaczenia tego zwrotu według słownika języka polskiego,

b) wystąpienie do pracowników wskazanych w protokole kontroli o dobrowolny zwrot tych kwot dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2018 r., o które wynagrodzenie to zostało zawyżone z powodu uwzględnienia w podstawie jego naliczenia dodatków specjalnych niemających cech świadczenia periodycznego lub przyznanych za spełnienie określonego zadania.

17. Zobowiązanie osób korzystających ze zwrotów kosztów używania samochodu prywatnego w jazdach lokalnych do prawidłowego wskazywania dni nieobecności w pracy w treści oświadczenia o używaniu samochodu prywatnego w jazdach lokalnych, zaś osób dokonujących kontroli oświadczeń do dołożenia w tym zakresie należytej staranności.

18. Ustalanie kryteriów oceny ofert w sposób zapewniający wybór oferty rzeczywiście najkorzystniejszej w rozumieniu przepisów Prawa zamówień publicznych, czego warunkiem jest adekwatne do istotności określenie wagi kryterium ceny i innych przyjętych kryteriów oceny ofert. Uwzględnienie przy określaniu kryteriów oceny ofert, że przepisy Prawa zamówień publicznych nie nakazują ustalania we wszystkich postępowaniach innych kryteriów oceny ofert oprócz ceny, jak również nie ograniczają wagi kryterium ceny do maksymalnie 60%, zaś oczekiwany przez zamawiającego sposób wykonywania zamówienia może być sformułowany jako jeden z warunków zamówienia, który musi spełnić wykonawca.

19. W zakresie funduszu sołeckiego:

a) formalne odrzucanie wniosków sołectw niespełniających wymagań określonych ustawą o funduszu sołeckim, w tym niezawierających uzasadnienia czy niemających umocowania w odpowiedniej dokumentacji z zebrania wiejskiego, świadczącej o ich uchwaleniu przez zebranie,

b) zapewnienie należytego udokumentowania w protokole zebrania wiejskiego, na którym uchwalono wniosek sołectwa o przeznaczenie środków funduszu sołeckiego, faktu przeprowadzenia tego zebrania w II terminie, jeżeli liczba obecnych na zebraniu uniemożliwiała przeprowadzenie go w I terminie w świetle zasad wynikających ze statutu sołectwa.

20. Wydawanie zarządzenia w sprawie przeprowadzania inwentaryzacji i powołania komisji inwentaryzacyjnej w terminie umożliwiającym przeprowadzenie inwentaryzacji zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości.

21. Przeprowadzanie na ostatni dzień każdego roku inwentaryzacji materiałów budowlanych spisanych w koszty w momencie zakupu (nieobjętych ewidencją na koncie 310).

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

           Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

    Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku