Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Gminy Wiżajny przez inspektorów

Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

Zespół w Suwałkach

Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 08 października 2019 roku (znak: RIO.V.6001-3/19), o treści jak niżej:

Pan

Stanisław Jacek Pietrukiewicz

Wójt Gminy Wiżajny

           W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Wiżajny za 2018 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Gminy Wiżajny na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 561, ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Suwałkach, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2018 r. poz. 967, ze zm.), udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

Urząd Gminy Wiżajny wykonuje zadania jednostki obsługującej dla: szkół (na podstawie uchwały Nr XI/70/15 Rady Gminy Wiżajny z dnia 22 grudnia 2015 r.), Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej (na podstawie uchwały Nr XI/71/15 Rady Gminy Wiżajny z dnia 22 grudnia 2015 r.), Gminnej Biblioteki Publicznej w Wiżajnach oraz Świetlicy Gminnej w Wiżajnach (na podstawie porozumień z dnia 23 grudnia 2015 r.). Analiza postanowień obu uchwał w sprawie wspólnej obsługi wykazała, że nie zostały w nich określone szczegółowe obowiązki powierzone jednostce obsługującej w ramach wspólnej obsługi. W § 4 obu uchwał zawarto jedynie ogólny zapis, że w ramach wspólnej obsługi powierza się jednostce obsługującej: „1) obsługę finansową, 2) obsługę administracyjną, 3) obsługę organizacyjną”. Z uwagi na prowadzenie w praktyce przez jednostkę obsługującą (Urząd Gminy) ksiąg rachunkowych jednostek obsługiwanych, z treści obu uchwał powinno wynikać co najmniej, że jednostce obsługującej zostają powierzone obowiązki z zakresu rachunkowości i sprawozdawczości. Treść uchwał nie odnosi się zatem do faktycznie wykonywanych w ramach obsługi czynności, przez co zachodzi stan naruszający art. 10b ust. 2 pkt 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2019 r. poz. 506, ze zm.). Wskazania wymaga też, że stopień ogólności pojęć użytych w § 4 uchwały nie pozwala na dostatecznie precyzyjne określenie obowiązków, których powierzenie Urzędowi Gminy było zamiarem Rady Gminy – str. 5 protokołu kontroli.

Kontrola sposobu wykonywania wspólnej obsługi jednostek organizacyjnych gminy Wiżajny wykazała, że:

a) osobami upoważnionymi do dysponowania rachunkami bankowymi GOPS i obu instytucji kultury (Gminnej Biblioteki Publicznej w Wiżajnach i Świetlicy Gminnej w Wiżajnach) są pracownicy innej jednostki, tj. Urzędu Gminy Wiżajny (Wójt, Skarbnik, Zastępca Głównego Księgowego i Sekretarz) – według kart wzorów podpisów oraz nadanych uprawnień do korzystania z systemu bankowości elektronicznej. W konsekwencji kierownicy obsługiwanych jednostek (GOPS i instytucji kultury) nie dysponują fizycznie środkami pieniężnymi określonymi w ich planach finansowych. Należy wskazać, że nawet w przypadku, gdy Urząd Gminy prowadzi obsługę finansowo-księgową jednostek organizacyjnych, ani Pan Wójt ani pracownicy Urzędu nie mogą posiadać uprawnień do dysponowania środkami pieniężnymi jednostek obsługiwanych. (Uwaga ta nie dotyczy czynności, które wraz z kierownikiem jednostki obsługiwanej ma wykonywać w zakresie dyspozycji środkami pracownik Urzędu zapewniający realizację obowiązków głównego księgowego.) Zgodnie bowiem z art. 10c ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym zakres wspólnej obsługi nie może obejmować kompetencji kierownika jednostki obsługiwanej do dysponowania środkami publicznymi – str. 7 protokołu kontroli,

b) trzy jednostki obsługiwane (GOPS i obie instytucje kultury) nie posiadają przepisów wewnętrznych regulujących prowadzenie rachunkowości. Obowiązki w zakresie rachunkowości i sprawozdawczości tych jednostek wykonywane są w praktyce przez Urząd Gminy jako jednostkę obsługującą (mimo, że – jak wyżej wskazano – nie wynika to z uchwały wyznaczającej Urząd jako jednostkę obsługującą), zatem powinny być przejęte w całości, jak to wynika z art. 10c ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym. Mając więc na uwadze art. 4 ust. 3 pkt 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2019 r. poz. 351, ze zm.), do obowiązków Pana Wójta jako kierownika jednostki prowadzącej księgi jednostek obsługiwanych należy także określenie przyjętych zasad (polityki) rachunkowości odrębnie dla każdej jednostki obsługiwanej – str. 7-8 protokołu kontroli,

c) sprawozdania GOPS podpisywane były przez kierownika tej jednostki, co również pozostaje w sprzeczności z przywołanym wyżej art. 10c ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym wobec faktu prowadzenia przez Urząd ksiąg rachunkowych GOPS. Również § 14 ust. 1 rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 9 stycznia 2018 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2019 r. poz. 1393) stanowi, że sprawozdania jednostki obsługiwanej powinien podpisywać kierownik jednostki obsługującej (tj. Pan Wójt). Ponadto stwierdzono, że sprawozdania finansowe składające się z bilansów, rachunków zysków i strat, zestawień zmian w funduszu oraz informacji dodatkowych wszystkich jednostek obsługiwanych za 2018 r. podpisane były nieprawidłowo przez kierowników tych jednostek; naruszono tym samym § 33 ust. 6 rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2017 r. poz. 1911, ze zm.) – str. 8 protokołu kontroli,

d) pracownikowi zajmującemu się prowadzeniem ksiąg instytucji kultury obowiązki te nie zostały powierzone pisemnie w zakresie czynności – str. 6 protokołu kontroli.

Gminna Biblioteka Publiczna w Wiżajnach oraz Świetlica Gminna w Wiżajnach zostały – zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 26 stycznia 2012 r. w sprawie sposobu prowadzenia i udostępniania rejestru instytucji kultury (Dz. U. z 2012 r. poz. 189) – wpisane do prowadzonego w formie elektronicznej rejestru instytucji kultury. Kontrola wykazała jednak, że przedmiotowy rejestr, pomimo obowiązku wynikającego z § 10 ust. 1 rozporządzenia, nie został udostępniony w Biuletynie Informacji Publicznej, a tylko na stronie www.wizajny.pl – str. 8-9 protokołu kontroli.

W wyniku analizy przepisów wewnętrznych składających się na dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości, przeprowadzonej pod kątem zgodności z przepisami ustawy o rachunkowości oraz rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont… stwierdzono, że:

a) w dokumentacji opisującej przyjęte w jednostce zasady rachunkowości nie zawarto regulacji w kwestii metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego, wymaganych przez art. 10 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości – str. 16 protokołu kontroli,

b) jako jeden ze składników ksiąg rachunkowych jednostki wskazano wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz). Zgodnie z art. 19 ust. 1 ustawy wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz), potwierdzony ich inwentaryzacją, sporządzają jednostki, które uprzednio nie prowadziły ksiąg rachunkowych w sposób określony ustawą; w pozostałych jednostkach rolę inwentarza spełnia zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienie sald kont ksiąg pomocniczych, sporządzane na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych – str. 21 protokołu kontroli,

c) w zakładowym planie kont dla budżetu (s. 16-17 protokołu kontroli):

- w dalszym ciągu nie wprowadzono konta 135 „Rachunek środków na niewygasające wydatki”, pomimo zamieszczenia korespondującego z nim konta 225 „Rozliczenie niewygasających wydatków”,

- pominięto konto 140 „Środki pieniężne w drodze”,

- w zasadach funkcjonowania konta 133 „Rachunek budżetu” zawarto postanowienia wskazujące – niezgodnie z rzeczywistością – na wykorzystywanie rachunku budżetu jako wspólnego rachunku bankowego dla budżetu i Urzędu. W opisie do konta 130 „Rachunek bieżący jednostki” w zakładowym planie kont Urzędu również zamieszczono zapisy sugerujące prowadzenie wspólnego rachunku dla budżetu i Urzędu. Mimo tego zasady te przewidują bezpodstawnie stosowanie kont 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych” i 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych” do księgowania operacji realizacji dochodów i wydatków Urzędu bezpośrednio na rachunku budżetu, co jest niezgodne z zasadami funkcjonowania tych kont,

d) w zakładowym planie kont Urzędu Gminy jako jednostki budżetowej (str. 17-20 i 171-172 protokołu kontroli):

- w dalszym ciągu znajduje się konto 014 „Zbiory biblioteczne”, niemające zastosowania w księgach Urzędu,

- w opisach funkcjonowania kont 013 „Pozostałe środki trwałe” oraz 020 „Wartości niematerialne i prawne” wskazano na błędną korespondencję tych kont z kontem 072 „Umorzenie pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz zbiorów bibliotecznych”,

- w opisie konta 226 „Długoterminowe należności budżetowe” błędnie wskazano, iż służy ono do ewidencji należności zahipotekowanych. Podkreślenia wymaga, iż zabezpieczenie należności hipoteką nie powoduje automatycznie nabycia przez nią cech należności długoterminowej (o posiadaniu cech należności długoterminowej nie decyduje bowiem sposób jej zabezpieczenia lecz termin jej wymagalności – art. 3 ust. 1 pkt 18 lit. c) ustawy o rachunkowości), zaś zgodnie z załącznikiem nr 3 do rozporządzenia konto 226 służy do ewidencji długoterminowych należności lub długoterminowych rozliczeń z budżetem,

- w opisie funkcjonowania konta 720 „Przychody z tytułu dochodów budżetowych” wskazano, że konto to „służy do ewidencji przychodów z tytułu dochodów budżetowych (oświata)”, zaś w opisie do konta 750 „Przychody finansowe” zapisano, że „służy do ewidencji przychodów z tytułu dochodów budżetowych”. Zgodnie z rozporządzeniem konto 720 służy do ewidencji przychodów z tytułu dochodów budżetowych związanych bezpośrednio z podstawową działalnością jednostki, w szczególności dochodów, do których zalicza się podatki, składki, opłaty, inne dochody budżetu państwa, jednostek samorządu terytorialnego oraz innych jednostek, należne na podstawie odrębnych ustaw lub umów międzynarodowych, zaś konto 750 służy do ewidencji przychodów finansowych (przychodów z tytułu operacji finansowych), w szczególności przychodów ze sprzedaży papierów wartościowych, przychodów z udziałów i akcji, dywidend oraz odsetek od udzielonych pożyczek, dyskonta przy zakupie weksli, czeków obcych i papierów wartościowych oraz odsetek za zwłokę w zapłacie należności, dodatnich różnic kursowych,

- przewidziano konta 770 „Zyski nadzwyczajne” i 771 „Straty nadzwyczajne”. Konta te od 1 stycznia 2016 r. zostały wyłączone ze standardowego planu kont dla jednostek budżetowych, zawartego w załączniku nr 3 do ówcześnie obowiązującego rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont…. Jednocześnie usunięto wiersze służące wykazywaniu danych pochodzących z tych kont z zawartego w rozporządzeniu wzoru rachunku zysków i strat (wariant porównawczy). Od czasu nowelizacji przywołanego rozporządzenia nie ma zatem podstaw do wydzielania tego typu operacji. W obecnie obowiązującym rozporządzeniu Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont… konta 770 i 771 również zostały pominięte,

- występowało konto pozabilansowe 992 „Plan finansowy wydatków budżetowych”. Zgodnie z rozporządzeniem do ewidencji planu finansowego wydatków i jego zmian służy konto 980 „Plan finansowy wydatków budżetowych”, zaś kontu 992 w rozporządzeniu przypisano nazwę „Zapewnienia finansowania lub dofinansowania z budżetu państwa",

- nie zamieszczono opisów funkcjonowania kont 761 „Pozostałe koszty operacyjne” i 851 „Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych”, czym naruszono art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a) ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym polityka rachunkowości powinna określać przyjęte w jednostce zasady klasyfikacji zdarzeń,

- w opisie funkcjonowania konta 310 „Materiały” zapisano, że konto to służy do ewidencji zapasów materiałów: płynnych i stałych, które podlegają dalszemu procesowi i przetwarzaniu. W praktyce w jednostce stosowano metodę ewidencji rzeczowych aktywów obrotowych wskazaną w art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości, polegającą na odpisywaniu w koszty wartości materiałów na dzień ich zakupu, połączonym z ustalaniem stanu tych składników aktywów i jego wyceną oraz korektą kosztów o wartość tego stanu, nie później niż na dzień bilansowy. Stosowana metoda nie wynikała z dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości, co stanowi naruszenie art. 17 ust. 2 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym kierownik jednostki uwzględniając rodzaj i wartość poszczególnych grup rzeczowych składników aktywów obrotowych posiadanych przez jednostkę, podejmuje decyzję o stosowaniu jednej z metod prowadzenia kont ksiąg pomocniczych dla tych grup składników,

e) w wykazie stosowanych przy prowadzeniu ksiąg programów komputerowych pominięto program Rejestr VAT INFO-SYSTEM – str. 21 protokołu kontroli.

           Część spośród zaprezentowanych wyżej ustaleń stanowiła przedmiot zaleceń również po ostatniej kontroli kompleksowej przeprowadzonej w 2015 r. W odpowiedzi na zalecenia pokontrolne wystosowane do Pana Wójta pismem RIO.V.6001-3/15 z dnia 16 listopada 2015 r. odnośnie wniosków nr 6a)-6g), dotyczących zmodyfikowania przepisów wewnętrznych składających się na dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości, odpowiedział Pan, że „Wprowadzono zmiany przepisów wewnętrznych w dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości Zarządzeniem Wójta Gminy Wiżajny Nr 84/15 z dnia 11 grudnia 2015 roku uwzględniając zalecenia od lit. a do lit. g, które będzie obowiązywać od 01.01.2016 r.” Przeprowadzona w trakcie kontroli analiza postanowień zakładowych planów kont budżetu i Urzędu we wskazanym przez Pana zarządzeniu ujawniła, że nie wprowadzono nim wszystkich zalecanych modyfikacji. Z wyjaśnień złożonych w tej sprawie przez Skarbnika wynika, że Wprowadzono zmiany przepisów wewnętrznych w dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości Zarządzeniem Wójta Gminy Wiżajny Nr 84/15 z dnia 11 grudnia 2015 roku, lecz omyłkowo nie uwzględniono wszystkich zaleceń dotyczących zakładowego planu kont budżetu i Urzędu. Stwierdzony stan faktyczny świadczy o nierzetelnym realizowaniu zaleceń pokontrolnych i poinformowaniu o sposobie ich wykonania niezgodnie z prawdą.

O niezrealizowaniu formułowanych przez Izbę zaleceń pokontrolnych świadczy również brak wykonania – mimo Pana deklaracji – w szczególności następujących wniosków wynikających z pisma RIO.V.6001-3/15 z dnia 16 listopada 2015 r.:

a) wniosek nr 7i):

- ujmowanie w księgach zaległości i nadpłat wynikających z informacji udostępnianej na stronie internetowej Ministerstwa Finansów w zakresie udziałów gminy w podatku dochodowym od osób fizycznych.

Kontrola wykazała, że na koniec roku na koncie 221 nie ujęto nadpłat z tytułu udziałów gminy we wpływach z podatku dochodowego od osób fizycznych w kwocie 112 zł, a także należności z tytułu podatków realizowanych na rzecz gminy przez urzędy skarbowe w wysokości 923 zł. Stosownie do zasad funkcjonowania konta 221, zawartych w załączniku nr 3 do rozporządzenia określającego zasady prowadzenia rachunkowości, na koncie tym ujmuje się również zaległości i nadpłaty z tytułu podatków i udziałów we wpływach z podatków pobieranych przez właściwe organy – str. 38 i 63 protokołu kontroli,

b) wnioski nr 8d) i 8e):

- sporządzanie sprawozdań jednostkowych zgodnie z danymi wynikającymi z ksiąg rachunkowych,

- prezentowanie we własnych jednostkowych sprawozdaniach Rb-N danych w poz. N.3 „gotówka i depozyty” zgodnie z zasadami zawartymi w § 13 ust. 1 pkt 4 załącznika nr 9 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych.

Kontrola wykazała, że należności wykazane w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27S Urzędu za 2018 r. nie były w pełni zgodne z danymi ksiąg rachunkowych – wbrew przepisom § 6 ust. 1 pkt 1 i § 9 ust. 2 rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej. Niezgodnością było m.in. wstawienie w kol. 9 sprawozdania jednostkowego należności wynikających z ewidencji syntetycznej do konta 221, a zatem nieprawidłowo kwoty stanowiącej persaldo należności i nadpłat wynikających z ewidencji analitycznej do tego konta. Rozbieżności zostały szczegółowo opisane na str. 37-38 i 45 protokołu kontroli.

Własne jednostkowe sprawozdanie Rb-N za IV kwartał 2018 r. ponownie sporządzono niezgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1773). W wierszu N3. „gotówka i depozyty” wykazano kwotę 31.406,65 zł, podczas gdy prawidłowo należało wykazać kwotę 14.128,57 zł (tj. mniejszą o 17.278,08 zł). Przyczyną powstałej różnicy było m.in. bezpodstawne uwzględnienie przy jej obliczeniu środków zgromadzonych na rachunku sum depozytowych w kwocie 17.151,65 zł – wbrew przepisowi § 12 ust. 8 załącznika nr 9 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. Z wyjaśnień Skarbnika wynika, że wykazanie środków z rachunku sum depozytowych nastąpiło omyłkowo – str. 61-62 protokołu kontroli,

c) wniosek nr 10:

- przedłożenie Radzie Gminy projektu uchwały w sprawie zasad nabywania, zbywania i obciążania nieruchomości oraz ich wydzierżawiania lub wynajmowania na czas oznaczony dłuższy niż 3 lata lub na czas nieoznaczony.

Na brak przedmiotowej regulacji zwracano uwagę przy ostatnich czterech kompleksowych kontrolach gospodarki finansowej gminy Wiżajny. W odpowiedzi na zalecenia wydane w 2015 r. zadeklarował Pan przedłożenie Radzie Gminy projektu tej uchwały na najbliższej sesji w 2016 r. Zalecenie pokontrolne nie zostało wykonane. W wyniku kontroli ustalono, że ostatnie przedłożenie Radzie projektu uchwały nastąpiło w 2011 r., jednakże nie doszło do jego uchwalenia. W wyjaśnieniu złożonym w tej sprawie wskazał Pan, że Po kontroli Regionalnej Izby Obrachunkowej w 2015 roku i otrzymaniu zaleceń pokontrolnych przedstawiłem je radnym rady Gminy Wiżajny. Poinformowałem, że należy podjąć uchwałę w sprawie zasad nabywania, zbywania i obciążania nieruchomości oraz ich wydzierżawiania lub wynajmowania na czas oznaczony dłuższy niż 3 lata lub na czas nieoznaczony. Poinformowałem również, że w naszej Gminie nie ma takiej uchwały, a przy sprzedaży, wydzierżawianiu lub wynajmowaniu nieruchomości za każdym razem podejmowana jest oddzielna uchwała. Radni jednogłośnie wyrazili stanowisko, że nie poprą projektu uchwały w sprawie zasad nabywania, zbywania i obciążania nieruchomości oraz ich wydzierżawiania lub wynajmowania na czas oznaczony dłuższy niż 3 lata lub na czas nieoznaczony, wobec czego nie przedkładałem już projektu uchwały w powyższej sprawie. Należy wskazać, że uchwała organu stanowiącego, określająca w sposób uniwersalny zasady gospodarowania nieruchomościami, winna służyć wykonywaniu kompetencji Pana Wójta do gospodarowania mieniem komunalnym, zawartej w art. 30 ust. 2 pkt 3 ustawy o samorządzie gminnym. Tezę tę potwierdza brzmienie art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. a) ustawy o samorządzie gminnym zawierającego zwrot, iż „do czasu określenia zasad wójt może dokonywać tych czynności wyłącznie za zgodą rady gminy”. Istnienie ogólnych i stałych zasad gospodarowania nieruchomościami należy uznać za służące prawidłowej i ukierunkowanej realizacji ustawowych zadań organu wykonawczego, a także ułatwienia jego pracy. Każdorazowe podejmowanie przez Radę uchwał w sprawach dotyczących gospodarowania nieruchomościami przenosi na nią w praktyce część uprawnień organu wykonawczego – str. 114-115 protokołu kontroli.

Kontrola zapisów dokonywanych w księgach rachunkowych, przeprowadzona w świetle przepisów ustawy o rachunkowości oraz rozporządzenia w sprawie rachunkowości oraz planów kont …, wykazała, że:

a) konto 224-7 „Drugi MUS Warszawa” w ewidencji budżetu na koniec 2018 r. wykazywało saldo Wn w kwocie 2,69 zł, którego wysokość nie była zgodna z faktycznymi rozliczeniami na początku 2019 r. Saldo Wn na tym koncie było zaniżone o 0,67 zł w stosunku do kwoty wynikającej z informacji o dochodach budżetowych pobieranych przez urzędy skarbowe na rzecz jednostek samorządu terytorialnego. Z ustaleń kontroli wynika, że rozbieżność powstała w 2013 r., kiedy to Drugi Mazowiecki Urząd Skarbowy w Warszawie wpłacił na rachunek budżetu gminy Wiżajny kwotę 0,67 zł nie uwidocznioną jako należność na koniec 2012 r., co w następnych latach, po pełnym rozliczeniu, skutkowało pozostawaniem nierealnego salda strony Ma konta 224 „Rozrachunki budżetu” w kwocie 0,67 zł. Okres pozostawania kwoty 0,67 zł bez rozliczenia potwierdza nierealność salda, w związku z czym należy dokonać jej wyksięgowania zapisem Wn 224 – Ma 960 „Skumulowane wyniki budżetu” – str. 29 protokołu kontroli,

b) nierealne saldo Ma na koncie 224-3 „Rozrachunki budżetu – I MUS Warszawa” w ewidencji budżetu w wysokości 0,25 zł zostało nieprawidłowo przeksięgowane na stronę Ma konta 961 „Wynik wykonania budżetu”, zamiast bezpośrednio na konto 960 – str. 32-33 protokołu kontroli,

c) rozliczenia z tytułu dochodów z zadań zleconych w części należnej budżetowi państwa dokonywane były nieprawidłowo na koncie 240 „Pozostałe rozrachunki” w ewidencji budżetu. Właściwym kontem do ewidencji rozrachunków z tytułu dochodów pobranych na rzecz budżetu państwa jest konto 224 w ewidencji budżetu – str. 30 protokołu kontroli,

d) saldo konta 961 przeniesiono na konto 960 pod datą 31 grudnia 2018 r. Zgodnie z zasadami funkcjonowania konta 961, zawartymi w załączniku nr 2 do rozporządzenia, przeniesienie salda konta 961 na konto 960 powinno nastąpić w roku następnym, pod datą zatwierdzenia sprawozdania z wykonania budżetu, co nastąpiło w dniu 29 maja 2018 r., w którym Rada Gminy Wiżajny podjęła uchwałę Nr XXIX/190/18 w sprawie zatwierdzenia sprawozdania finansowego wraz ze sprawozdaniem z wykonania budżetu gminy za 2017 rok – str. 32 protokołu kontroli,

e) w ewidencji księgowej Urzędu nie funkcjonowało konto 720, zaś wszelkie przychody księgowano nieprawidłowo na koncie 750, co sprzeciwia się zasadom ewidencji przychodów jednostki budżetowej określonym w załączniku nr 3 do rozporządzenia – str. 19 protokołu kontroli,

f) przychody odpowiadające dochodom zrealizowanym bezpośrednio na rachunku budżetu (z tytułu dotacji, subwencji, udziałów w podatkach, odsetek dopisanych do rachunku budżetu) ujęto w ewidencji Urzędu na koniec roku nieprawidłowym zapisem Wn 222 – Ma 750. Jak wynika z zasad funkcjonowania konta 222 określonych w załączniku nr 3 do rozporządzenia, konto to służy do ewidencji rozliczenia z budżetem dochodów zrealizowanych przez jednostkę budżetową. Natomiast przychody z tytułu dochodów wpływających bezpośrednio na rachunek bankowy budżetu mogą być ujęte w ewidencji Urzędu, w zależności od przyjętej metody, zapisami Wn  800 „Fundusz jednostki” – Ma 720 (metoda właściwsza przy wyodrębnionym rachunku bankowym Urzędu) albo Wn 130 (odpowiednie subkonto służące powielaniu dochodów ujętych w księgach budżetu) – Ma 720 – str. 34-35 protokołu kontroli,

g) obroty na koncie syntetycznym 130 zostały zawyżone w stosunku do kwot dochodów i wydatków zrealizowanych przez Urząd łącznie o kwotę 412.234,09 zł. Zawyżenie obrotów konta 130 było wynikiem niezachowania zasady czystości obrotów dla operacji zwrotów nadpłat, mylnych wpłat i rozliczeń podatku VAT (w zakresie konta rachunku bieżącego dochodów) oraz dla operacji zwrotów wydatków, zwrotów niewykorzystanych środków na wydatki, a także wpływów i zwrotów mylnych wpłat (w zakresie konta rachunku bieżącego wydatków oraz rachunków projektów). Zgodnie z zasadami funkcjonowania konta 130 określonymi załącznikiem nr 3 do rozporządzenia, na koncie tym obowiązuje zachowanie czystości obrotów, co oznacza, że stosowana technika księgowości ma zapewnić możliwość prawidłowego ustalenia wysokości tych obrotów oraz niezbędne dane do sporządzenia sprawozdań finansowych, budżetowych lub innych określonych w odrębnych przepisach – str. 34 protokołu kontroli,

h) do ewidencji środków pieniężnych w drodze w jednostce wykorzystywano konto 140 „Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne” zamiast 141 „Środki pieniężne w drodze” – str. 36 protokołu kontroli,

i) salda wynikające z ewidencji syntetycznej do konta 221 nie odpowiadały saldom wynikającym z ewidencji analitycznej prowadzonej do tego konta, co sprzeciwia się wymaganiom art. 16 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Przyczyną rozbieżności było wykazywanie w ewidencji syntetycznej sald ustalonych jako per saldo należności i nadpłat. W konsekwencji w zestawieniu obrotów i sald na koniec 2018 r. konto 221 wykazuje saldo dwustronne: po stronie Wn 147.528,01 zł i po stronie Ma 1.467,46 zł, podczas gdy zgodnie z danymi ewidencji analitycznej saldo powinno wynosić po stronie Wn 159.270,19 zł i po stronie Ma 13.209,64 zł – str. 37-38, 60 i 63 protokołu kontroli,

j) rozrachunki dotyczące zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych niebędących własnością pracodawcy ewidencjonowano na koncie 231 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”, zamiast na koncie 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” – str. 37 protokołu kontroli,

k) na koniec 2018 r. w księgach Urzędu – i w konsekwencji w sprawozdaniu jednostkowym Rb-28S Urzędu za 2018 r. – nie wykazano zobowiązań w łącznej kwocie 20.988,25 zł. Naruszono tym samym zasady określone w art. 6 ust. 1 (zasada memoriału), art. 20 ust. 1 (zasada ewidencjonowania zdarzeń w okresach sprawozdawczych, których dotyczą) oraz art. 24 ust. 2 ustawy o rachunkowości (zasada rzetelności ksiąg). Daty wpływu faktur do Urzędu i poniesienia wydatków przesądzają, że istniała możliwość zaksięgowania zobowiązań według stanu na koniec grudnia 2018 r. i wykazania ich w rocznym sprawozdaniu Rb-28S – str. 37 protokołu kontroli,

l) w księdze głównej Urzędu Gminy nie występowało konto 810 „Dotacje budżetowe, płatności z budżetu środków europejskich oraz środki z budżetu na inwestycje". W konsekwencji stwierdzono następujące nieprawidłowości:

- operację rozliczenia dotacji udzielonych instytucjom kultury przenoszono z konta 224 „Rozliczenie dotacji budżetowych…” bezpośrednio na konto 800, z pominięciem konta 810, co narusza przepisy załącznika nr 3 do rozporządzenia. Zgodnie z zasadami funkcjonowania konta 810 na stronie Wn tego konta ujmuje się wartość dotacji przekazanych z budżetu w części uznanej za wykorzystane lub rozliczone, w korespondencji z kontem 224, zaś na stronie Ma ujmuje się przeksięgowanie, w końcu roku, salda konta 810 na konto 800,

- nie ujmowano zapisami Wn 810 – Ma 800 równowartości wydatków dokonanych przez Urząd na finansowanie inwestycji, w związku z czym na koncie 800 nie wystąpiło przeksięgowanie wartości środków na inwestycje z konta 810 (zapis Wn 800 – Ma 810). Wydatki podlegające ujęciu zapisem Wn 810 – Ma 800 wyniosły w 2018 r. 2.526.193,26 zł i o taką kwotę nastąpiło zaniżenie obrotów stron Wn i Ma konta 800, odpowiadających zmniejszeniom i zwiększeniom funduszu. W efekcie opisanej wyżej nieprawidłowości w zestawieniu zmian w funduszu jednostki za 2018 r. wystąpiły błędy, w wyniku których w zwiększeniach funduszu nie wykazano środków na inwestycje w kwocie 2.526.193,26 zł (brak zapisu Wn 810 – Ma 800 dla środków wydatkowanych na finansowanie inwestycji) – str. 36-37 i 53 protokołu kontroli,

ł) umorzenie należności księgowano nieprawidłowym zapisem Wn 750 – Ma 221, zamiast Wn 761 – Ma 221. W konsekwencji w rachunku zysków i strat Urzędu sporządzonym na dzień 31 grudnia 2018 r. jako pozostałe koszty operacyjne (wiersz E.II) nie zostały wykazane umorzone należności w łącznej kwocie 12.474,93 zł – str. 24, 36 i 53 protokołu kontroli,

m) w związku z nieprawidłowym zaksięgowaniem umorzonych należności w kwocie 11.611,69 zł po stronie Wn konta 750-11 „Koszty i odsetki podatki”, na koniec 2018 r. na koncie tym powstało nieprzewidziane zasadami funkcjonowania tego konta saldo Wn w wysokości 8.891,01 zł, które następnie przeksięgowano na konto 860 „Wynik finansowy” zapisem ujemnym Wn (-) 750-11 – Ma (-) 860 – kwota (-) 8.891,01 zł – str. 35-36 protokołu kontroli,

n) w 2018 r. zapisem Wn 290 „Odpisy aktualizujące należności” – Ma 221-1-9 dokonano wyksięgowania przedawnionej należności podatkowej powstałej w latach 1998-2001 w kwocie 5.577,60 zł, zabezpieczonej hipoteką przymusową. Następnie zapisem Wn 761 – Ma 290 dokonano „przeksięgowania odpisu aktualizującego”. Przede wszystkim należy wskazać, że stosownie do art. 70 § 8 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2019 r. poz. 900, ze zm.) nie ulegają przedawnieniu zobowiązania podatkowe zabezpieczone hipoteką lub zastawem skarbowym, jednakże po upływie terminu przedawnienia zobowiązania te mogą być egzekwowane tylko z przedmiotu hipoteki lub zastawu. Przepis ten przesądza więc o możliwości egzekucji przedawnionej zaległości do wysokości zabezpieczenia. Wyksięgowanie zaległości zabezpieczonej hipoteką było zatem bezpodstawne. Ponadto zgodnie z art. 35b ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości odpisowi aktualizującemu nie podlegają należności w wysokości pokrytej zabezpieczeniem (w tym przypadku hipoteką przymusową). Wyksięgowywanie przedawnionych należności podatkowych powinno być dokonywane zapisem Wn 761 – Ma 221 (należność główna) i Wn 751 – Ma 221 (odsetki), zaś zastosowanie dla tego rodzaju operacji księgowania Wn 290 – Ma 221 jest właściwe w przypadku umorzenia (przedawnienia) tylko tych należności, które wcześniej objęto odpisem aktualizującym na podstawie art. 35b ustawy o rachunkowości, czego wynikiem było odpowiednie saldo Ma konta 290 ulegające likwidacji przy wyksięgowaniu należności – str. 38-39 protokołu kontroli,

o) ewidencję planu wydatków w ewidencji Urzędu prowadzono na koncie 992 „Planowane wydatki budżetu”, zaś ewidencję planu dochodów na koncie 991 „Planowane dochody budżetu”. Zgodnie z rozporządzeniem konta 991 i 992 zostały przewidziane w planie kont dla budżetów j.s.t. (załącznik nr 2 do rozporządzenia), a nie w planie kont jednostek budżetowych (załącznik nr 3 do rozporządzenia). Właściwym kontem pozabilansowym do ewidencji planu finansowego wydatków budżetowych w jednostce budżetowej jest konto 980 – str. 18 protokołu kontroli,

p) faktury zakupu pozostałych środków trwałych księgowano zapisami Wn 401 „Zużycie materiałów i energii” – Ma 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” oraz Wn 013 „Pozostałe środki trwałe” – Ma 072 „Umorzenie pozostałych środków trwałych…”. Zgodnie z opisem konta 072 zawartym w załączniku nr 3 do rozporządzenia umorzenie jest księgowane w korespondencji z kontem 401. Prawidłowa ewidencja powinna przebiegać następująco: Wn 013 – Ma 201 (lub odpowiednio Wn 020 „Wartości niematerialne i prawne” – Ma 201) oraz Wn 401 – Ma 072 – str. 19-20 protokołu kontroli,

q) ze stanu środków trwałych nie zdjęto wartości sprzedanej działki, która widniała w ewidencji nieprawidłowo jako droga zamiast jako grunt. W konsekwencji na koniec 2018 r. wartość środków trwałych na koncie 011 została zawyżona o wartość ewidencyjną sprzedanej działki wynoszącą 37,48 zł. W trakcie kontroli wartość ta została wyksięgowana – str. 129 protokołu kontroli,

r) w księgach rachunkowych szkół obsługiwanych przez Urząd ujęto jedynie wartość budynków przekazanych szkołom w trwały zarząd (bez wartości gruntów). Należy wskazać, że grunty stanowią odrębny obiekt inwentarzowy od posadowionych na nich budynków i budowli. Grunty otrzymane w trwały zarząd powinny być ujęte w ewidencji środków trwałych oraz wykazane w bilansie jednostki sprawującej trwały zarząd, jak to wynika z § 2 pkt 5 rozporządzenia. Na podstawie Pana decyzji z dnia 27 czerwca 2019 r. trwały zarząd nieruchomościami przysługujący Publicznemu Gimnazjum w Wiżajnach został wygaszony. Ponadto stwierdzono, że do ewidencji Szkoły Podstawowej w Wiżajnach nie została przeniesiona wartość przekazanego jej w trwały zarząd Punktu Przedszkolnego – str. 168-169 protokołu kontroli,

s) operacje dotyczące otrzymania i przekazania środków na dofinansowanie kosztów kształcenia młodocianych pracowników nie były ujmowane w księgach rachunkowych; w efekcie zatem w księgach nie były uwidocznione operacje na jednym z rachunków bankowych otwartych przez kontrolowaną jednostkę, co sprzeciwia się zasadzie rzetelności ksiąg rachunkowych; operacje związane z dofinansowaniem kosztów kształcenia młodocianych pracowników powinny być ujęte w ewidencji Urzędu Gminy na kontach 139 „Inne rachunki bankowe” i 240 „Pozostałe rozrachunki” – str. 55 protokołu kontroli,

t) zapisy w dzienniku opatrywano taką samą datą w trzech pozycjach: data dokumentu, data zdarzenia gospodarczego i data księgowania; w praktyce była to albo data księgowania (w odniesieniu do faktur ujmowanych w zobowiązania na koniec danego miesiąca) albo data opłacenia faktury (w przypadku faktur opłacanych w tym samym miesiącu, którego dotyczą). Zgodnie z art. 23 ust. 2 pkt 1, 2 i 4 ustawy o rachunkowości zapis księgowy powinien zawierać datę dokonania operacji gospodarczej, datę dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu, jeżeli różni się od daty dokonania operacji, a także datę zapisu. Konsekwencją wskazanego sposobu oznaczania zapisów datami jest brak w księgach faktycznej daty dokonania operacji gospodarczej wynikającej z dowodu księgowego. Ponadto należy wskazać, że podstawą zaksięgowania kosztu i zobowiązania jest faktura, a nie wyciąg bankowy – str. 26 protokołu kontroli,

u) sporządzane w Urzędzie Gminy dokumenty PK – Polecenie księgowania nie zawierały numeru identyfikacyjnego, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości; okoliczność ta narusza też postanowienia § 9 ust. 1 Instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo-księgowych w Urzędzie Gminy w Wiżajnach, zgodnie z którym każdy dowód księgowy powinien zawierać numer identyfikacyjny dowodu (kolejny numer dowodu księgowego w danej grupie rodzajowej, przedmiotowej i organizacyjnej: numer powinien identyfikować konkretny dowód). Ponadto stwierdzono, że zapisy księgowe również nie zawierały numerów identyfikacyjnych dowodów księgowych stanowiących podstawę zapisu – wbrew wymogom art. 23 ust. 2 pkt 2 ustawy o rachunkowości – str. 25 protokołu kontroli,

v) na wyciągach bankowych stosowano zbiorcze dekrety według grup dochodów (z pominięciem wskazania dekretu przy poszczególnych operacjach ujętych w wyciągu), co znacznie utrudniało powiązanie poszczególnych operacji ujętych na wyciągu ze zbiorczym dekretem – str. 25 protokołu kontroli.

Analiza obrotów i sald na rachunku sum depozytowych (konto 139), w tym ich konfrontacja z ewidencją do konta 240 w ewidencji Urzędu, określającą źródła ich pochodzenia i przebieg rozliczeń (str. 63-64 i 159 protokołu kontroli), wykazała:

a) dokonywanie zwrotów wadium oraz zabezpieczenia należytego wykonania umowy w wysokościach kwot wpłaconych, co narusza przepisy art. 46 ust. 4 oraz art. 148 ust. 5 ustawy z dnia 21 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1986, ze zm.), nakazujące zwrot wadiów i zabezpieczeń wniesionych w pieniądzu wraz z odsetkami od rachunku, na którym były one przechowywane, po pomniejszeniu o koszty prowadzenia rachunku oraz prowizji za przelew. W efekcie na stan środków pieniężnych zgromadzonych na koncie 139 składały się na koniec 2018 r. odsetki dopisane przez bank w wysokości 600,42 zł (po pomniejszeniu o prowizje od operacji dokonywanych na tym koncie),

b) nie dokonywano bieżącej analizy rozliczeń ujętych na koncie 240 w ewidencji Urzędu w odniesieniu do odsetek dopisanych przez bank w latach ubiegłych do rachunku sum depozytowych, które – jak wyżej wskazano – na koniec 2018 r. stanowiły kwotę 600,42 zł. Z prowadzonej ewidencji nie wynika, od jakich depozytów odsetki zostały naliczone, gdyż ujmowano je na jednym koncie zbiorczym. Ewidencja nie daje informacji o źródłach pochodzenia odsetek i kosztów obsługi bankowej w odniesieniu do poszczególnych depozytów. Prowadzenie ewidencji analitycznej w ten sposób uchybia postanowieniom załącznika nr 3 do rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości, według których ewidencja szczegółowa do kont zespołu 2 powinna umożliwiać wyodrębnienie poszczególnych grup rozrachunków oraz ustalenie przebiegu i stanu rozliczeń z podziałem na kontrahentów,

c) saldo subkonta 240-7 w kwocie 13.064,53 zł wyrażało kwotę zabezpieczenia należytego wykonania umowy wniesionego w 2016 r. przez firmę STRABAG Sp. z o.o. – wykonawcę zadania „Przebudowa odcinka drogi gminnej 101525B w miejscowości Ługiele”. W części obejmującej 70% tej kwoty (9.145,17 zł) zabezpieczenie było przetrzymywane bezpodstawnie, ponieważ powinno zostać zwrócone wykonawcy w terminie do dnia 16 października 2016 r. Obowiązki zamawiającego w zakresie dokonania zwrotu zabezpieczenia należytego wykonania umowy wynikają z art. 151 Prawa zamówień publicznych, a także z zawartej umowy – 70% sumy zabezpieczenia podlega zwrotowi w terminie 30 dni od wykonania zamówienia, zaś 30% zwracane jest nie później niż w 15 dniu po upływie okresu rękojmi za wady,

d) w przypadku wykonawcy, z którym gmina podpisała umowę na dostawę autobusu, zamawiający dokonał zwrotu wadium w kwocie 7.000 zł (tj. w wysokości kwoty wpłaconej – wbrew art. 46 ust. 4 Prawa zamówień publicznych) po upływie ponad 4 miesięcy od dnia zawarcia umowy, co stanowi naruszenie art. 46 ust. 1a ustawy. Zgodnie z przywołanym przepisem zamawiający zwraca wadium wykonawcy, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, niezwłocznie po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego oraz wniesieniu zabezpieczenia należytego wykonania umowy, jeżeli jego wniesienia żądano.

Badając zagadnienia dotyczące druków ścisłego zarachowania stwierdzono, że ewidencję druków takich jak czeki gotówkowe oraz druki KP (kasa przyjmie) prowadzi pracownik pełniący funkcję kasjera. Prowadzenie ewidencji druków ścisłego zarachowania przez kasjera prowadzi do sytuacji wadliwej z punktu widzenia bezpieczeństwa obrotu gotówkowego, szczególnie w przypadku czeków oraz druków KP, gdyż ta sama osoba pobiera czeki z banku i dokonuje nimi odpowiednich operacji, jak też dysponuje dowodami KP. Jest to sprzeczne z ogólną zasadą rozdzielania funkcji dyspozycyjnych i wykonawczych. Ponadto pracownikom prowadzącym ewidencję druków ścisłego zarachowania obowiązki te nie zostały powierzone pisemnie – str. 56-58 protokołu kontroli.

           W wyniku kontroli prawidłowości sporządzenia sprawozdawczości na podstawie przepisów rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej oraz rozporządzenia w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych stwierdzono, że:

a) suma wydatków wykonanych wykazanych w sprawozdaniu zbiorczym Rb-28S za 2018 r. (12.522.246,60 zł) była wyższa od sumy wydatków wykonanych wykazanych w sprawozdaniach jednostkowych (12.522.150,51 zł) o kwotę 96,09 zł. Kwota ta dotyczyła wydatków z tytułu prowizji bankowej pobieranej z rachunku bankowego budżetu, ujętych jedynie w ewidencji księgowej budżetu. Prawidłowo wydatki z tego tytułu powinny zostać wykazane w ewidencji księgowej Urzędu na koncie 130 (na wyodrębnionym subkoncie wydatków służącym do powielania operacji z rachunku budżetu) oraz wykazane w sprawozdaniu jednostkowym Rb-28S Urzędu Gminy – str. 31, 32 i 41 protokołu kontroli,

b) w sprawozdaniu jednostkowym Rb-28S Urzędu za 2018 r. nie wykazano wynikających z ksiąg rachunkowych zobowiązań w łącznej kwocie 33.724,83 zł (zobowiązanie z tytułu podatku VAT – ujmowanego w momencie przelewu do urzędu skarbowego jako wydatek – w kwocie 8.030 zł oraz zobowiązanie wobec „ELTAST” sp. z o.o. w kwocie 25.694,83 zł), czym naruszono przepisy § 6 ust. 1 pkt 1 i § 9 ust. 2 rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej, które wymagają, aby sprawozdania jednostkowe były sporządzone zgodnie z danymi ksiąg rachunkowych. Instrukcja sporządzania sprawozdania Rb-28S zawarta w załączniku nr 36 do rozporządzenia przewiduje w § 8 ust. 2 pkt 4, że w kolumnie „Zobowiązania ogółem” wykazuje się wszystkie bezsporne zobowiązania niespłacone do końca okresu sprawozdawczego. Z wyjaśnień Skarbnika wynika, że zobowiązania nie zostały wykazane w sprawozdaniu przez pomyłkę. Wymienione zobowiązania zostały natomiast wykazane w sprawozdaniu zbiorczym Rb-28S – str. 40-41 i 65 protokołu kontroli,

c) w sprawozdaniu zbiorczym Rb-28S za 2018 r. w wykazanych zobowiązaniach znajdowała się bezpodstawnie kwota 922,50 zł będąca wynikiem wykazania zobowiązania, które zostało spłacone w dniu 28 grudnia 2018 r. Zgodnie z § 9 ust. 2 rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej kwoty wykazane w sprawozdaniach powinny być zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej – str. 41-42 protokołu kontroli,

d) w jednostkowym sprawozdaniu Rb-28S Urzędu na dzień 30 września 2018 r. nie zostało wykazane zobowiązanie w kwocie 100.000 zł z tytułu dotacji celowej na pomoc finansową dla powiatu suwalskiego, która zgodnie z postanowieniami umowy dotacyjnej powinna zostać przekazana powiatowi do dnia 26 września 2018 r. Rzeczywiste przekazanie środków nastąpiło w dniu 11 października 2018 r. (tj. z 15-dniowym opóźnieniem). Z wyjaśnień Skarbnika wynika, że opóźnienie wynikało z omyłkowego przeoczenia terminu. Kontrola wykazała, że zobowiązanie to zostało wykazane w zbiorczym sprawozdaniu Rb-28S za wrzesień 2018 r. (mimo jego braku w sprawozdaniu jednostkowym), jednakże jedynie w kol. 7 „zobowiązania ogółem”, zostało zaś pominięte w kol. 9 „zobowiązania wymagalne powstałe w roku bieżącym”. Zobowiązanie to nie zostało też wykazane jako wymagalne w sprawozdaniu Rb-Z według stanu na koniec III kwartału 2018 r. – str. 148-149 protokołu kontroli,

e) w czasie prowadzenia czynności kontrolnych jako jednostkowe sprawozdanie Rb-27S za 2018 r. – które zgodnie z przepisami rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej powinno być sporządzone przez Pana Wójta na podstawie danych ewidencji Urzędu Gminy oraz budżetu gminy – okazano sprawozdanie dotyczące tylko danych o dochodach realizowanych na rachunku dochodów Urzędu Gminy (dochody wykonane na kwotę 1.998.376,96 zł). W związku z tym kontrolujący wystąpił o wyjaśnienie przyczyn braku sprawozdania jednostkowego w części dotyczącej dochodów zrealizowanych bezpośrednio na rachunku budżetu (m.in. subwencji, dotacji, udziałów w podatkach dochodowych). Do wyjaśnienia przedłożonego w dniu podpisania protokołu kontroli załączył Pana sprawozdanie jednostkowe Rb-27S zawierające dane w części dotyczącej ewidencji budżetu, opatrzone datą 19 lutego 2019 r. W wyjaśnieniu wskazuje Pan jednak, że Jednostkowe sprawozdanie Rb-27S Urzędu za 2018 rok obejmujące dochody z ewidencji budżetu, tj. dochody, które wpłynęły bezpośrednio na rachunek budżetu przez omyłkę nie były sporządzane kwartalnie, natomiast zostało sporządzone roczne sprawozdanie w wersji papierowej (…) Od 2019 roku sprawozdaniu Rb-27S obejmujące dochody z ewidencji budżetu jest sporządzane kwartalnie. Pomijając w tym miejscu kwestię okazania kontrolującemu niekompletnego sprawozdania w trakcie kontroli pragnę zwrócić uwagę, że treść wyjaśnienia wskazuje na nieznajomość lub nieprzestrzeganie zasad sporządzania sprawozdania Rb-27S. W stosunku do 2018 r. potwierdza Pan, że oprócz sprawozdania rocznego, dla poszczególnych miesięcy 2018 r. nie były sporządzane sprawozdania jednostkowe w części obejmującej dochody realizowane bezpośrednio na rachunku budżetu. Z kolei co do roku 2019 deklaruje Pan, że sprawozdanie obejmujące dochody z ewidencji budżetu jest sporządzane kwartalnie.

           Zasady sporządzania sprawozdania Rb-27S określają, że jest to sprawozdanie miesięczne/roczne. Przepisy § 4 ust. 1 załącznika nr 36 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej formułują odmienne obowiązki co do zakresu danych wykazywanych w sprawozdaniach jednostkowych za poszczególne miesiące oraz w sprawozdaniu rocznym. Nie wynika z nich jednak, że w zakresie części źródeł dochodów planowanych i wykonanych możliwe jest zaniechanie sporządzania sprawozdania jednostkowego za którykolwiek miesiąc. Z kolei § 4 ust. 2 załącznika nr 36 stanowi, że jednostki samorządu terytorialnego sporządzają zbiorcze sprawozdania z wykonania dochodów budżetowych w pełnym zakresie informacji wynikających ze sprawozdań jednostkowych. Zakres danych podlegających wykazaniu w sprawozdaniu jednostkowym Rb-27S wynika z § 2 ust. 1 załącznika nr 36 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej. Informacje podane przez Pana w wyjaśnieniu wskazują, że za styczeń, luty, kwiecień, maj, lipiec, sierpień 2019 r. sprawozdania jednostkowe Rb-27S zostały sporządzone nieprawidłowo, ponieważ nie sporządzono ich w części obejmującej dochody wynikające z ewidencji budżetu a w konsekwencji niemożliwe było też sporządzenie prawidłowo sprawozdań zbiorczych – § 6 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej wymaga bowiem sporządzenia sprawozdań zbiorczych na podstawie sprawozdań jednostkowych jednostek podległych oraz sprawozdania jednostkowego jednostki samorządu terytorialnego, jako jednostki budżetowej i jako organu – str. 43-44 protokołu kontroli,

f) suma należności pozostałych do zapłaty, zaległości netto oraz nadpłat wykazanych w kol. 9-11 sprawozdań jednostkowych Rb-27S nie była zgodna z ewidencją lub odpowiednimi kwotami wykazanymi następnie w zbiorczym sprawozdaniu Rb-27S – szczegółowy opis nieprawidłowości zawarto na str. 44-46 i 60 protokołu kontroli:

- w sprawozdaniu zbiorczym Rb-27S zaległości netto (kol. 10) zostały wykazane w kwocie 263.095,32 zł, zaś powinny być większe o 651,23 zł i wynosić 263.746,55 zł. Przyczyną było niewykazanie jako zaległości należnych odsetek od opłat za wodę, ścieki i od czynszu najmu w łącznej kwocie 651,23 zł. Odsetki te (sklasyfikowane w par. 0920 „Wpływy z pozostałych odsetek”) zostały wykazane jedynie w kol. 9 jako należności pozostałe do zapłaty i pominięte w kol. 10 „zaległości netto”. Zasada niewykazywania odsetek jako zaległości dotyczy tylko odsetek ujmowanych w par. 0910 „Wpływy z odsetek od nieterminowych wpłat z tytułu podatków i opłat”, do których należą m.in. odsetki od zaległości z opłat za gospodarowanie odpadami (w kontrolowanej jednostce są one błędnie klasyfikowane w par. 0920 i wykazywane jako zaległości – za 2018 r. w kwocie 625 zł), a nie odsetek od należności cywilnoprawnych,

- w sprawozdaniu jednostkowym Rb-27S Urzędu w kol. 10 bezpodstawnie wstawiono zaległości z tytułu odsetek podatkowych w kwocie 23.722,31 zł (par. 0910 rozdz. 75616 „Wpływy z podatku rolnego, podatku leśnego, podatku od spadków i darowizn, podatku od czynności cywilnoprawnych oraz podatków i opłat lokalnych od osób fizycznych”). Taką samą kwotę ujęto w kol. 9 jako należności pozostałe do zapłaty. Z ewidencji księgowej na koncie 221-6 wynikało natomiast saldo Wn w kwocie 12.213 zł odpowiadające kwocie należnych odsetek w ewidencji analitycznej. W sprawozdaniu zbiorczym w kol. 9 wykazano należności w wysokości zgodnej z ewidencją analityczną podatków,

- w sprawozdaniu jednostkowym Rb-27S Urzędu pominięto w kol. 10 zaległości w kwocie 1 zł z tytułu podatku rolnego od osób prawnych (rozdz. 75615 „Wpływy z podatku rolnego, podatku leśnego, podatku od czynności cywilnoprawnych, podatków i opłat lokalnych od osób prawnych i innych jednostek organizacyjnych” par. 0320 „Wpływy z podatku rolnego”),

- w sprawozdaniu jednostkowym Rb-27S Urzędu nie ujęto należności z tytułu podatków realizowanych na rzecz gminy przez urzędy skarbowe w łącznej wysokości 923 zł, a także nadpłaty z tytułu udziału gminy we wpływach z podatku dochodowego od osób fizycznych (kwota 112 zł). Powyższe należności i nadpłata zostały zaś wykazane w sprawozdaniu zbiorczym,

g) Skarbnik Gminy nie podpisywała sprawozdań jednostkowych Urzędu, mimo że pełni funkcję głównego księgowego Urzędu jako jednostki budżetowej. Sprawozdania jednostkowe Urzędu podpisywane były przez zastępcę głównego księgowego, mimo iż Skarbnik Gminy była w tym czasie obecna w pracy. Z wyjaśnień złożonych przez Skarbnika w tej sprawie wynika, że Sprawozdania jednostkowe Urzędu zawsze były podpisywane przez osobę sporządzającą, więc w 2018 roku też były podpisywane prze pracownika sporządzającego sprawozdania czyli przez zastępcę głównego księgowego – str. 42-43 protokołu kontroli,

h) w zbiorczym rocznym sprawozdaniu Rb-27S za 2018 r. w kol. 8 „dochody otrzymane” wykazano kwotę 11.049.638,66 zł, podczas gdy prawidłowo należało wykazać kwotę 11.094.226,51 zł (tj. o 44.587,85 zł wyższą) – szczegółowe wyliczenie różnicy zamieszczono na str. 46-47 protokołu kontroli. Zasady wypełniania kolumny „dochody otrzymane” określają przepisy § 3 ust. 1 pkt 5, ust. 2 pkt 1 lit. c) i pkt 2 lit. c), ust. 4 pkt 4, ust. 5 pkt 3 załącznika nr 36 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej,

i) w zbiorczym sprawozdaniu Rb-27S za 2018 r. w par. 2360 „Dochody jednostek samorządu terytorialnego związane z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych ustawami” w rozdz. 85502 wykazano jako dochody wykonane (kol. 7) kwotę 2.828,88 zł, która odpowiadała dochodom gminy z tytułu udziałów we wpływach z zadań zleconych, odprowadzonym do budżetu gminy Wiżajny przez GOPS; kwota ta znalazła się także w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27S GOPS za 2018 r., jednakże w sprawozdaniu tym nie występuje par. 2360. Dochody i należności, które wykazano w sprawozdaniu zbiorczym w par. 2360, były wykazane w sprawozdaniu jednostkowym w par. 0980 „Wpływy z tytułu zwrotów wypłaconych świadczeń z funduszu alimentacyjnego”. Wykazanie dochodów gminy z tytułu realizacji zadań zleconych w par. 0980 sprawozdania jednostkowego Rb-27S GOPS spowodowało, że niemożliwy do zrealizowania stał się wymóg § 6 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej, zgodnie z którym sprawozdania zbiorcze sporządzane są na podstawie sprawozdań jednostkowych. W sprawozdaniu Rb-27S GOPS za 2018 r. kwotę 2.828,88 zł należało ująć w par. 2360; w świetle przepisów rozporządzenia tylko na tej podstawie można bowiem wykazać dochody w tej podziałce klasyfikacyjnej w sprawozdaniu zbiorczym – str. 48 protokołu kontroli,

j) GOPS w sprawozdaniu jednostkowym Rb-27ZZ nieprawidłowo wykazał kwotę dochodów przekazanych. Zgodnie z § 6 ust. 1 pkt 4 załącznika nr 36 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej w kolumnie „Dochody przekazane” należało wykazać dochody przelane przez GOPS na rachunek budżetu gminy, tj. 100% dochodów wykonanych. Kwotę przekazaną na rachunek PUW należało wykazać jako „Dochody przekazane” dopiero w sprawozdaniu zbiorczym – § 6 ust. 2 pkt 2 załącznika nr 36 do rozporządzenia – str. 49 protokołu kontroli,

k) we własnym jednostkowym sprawozdaniu Rb-Z Urzędu według stanu na koniec IV kwartału 2018 r. wykazano kwotę zadłużenia ogółem 2.010.739,43 zł (tj. zawyżoną o 270 zł), co wynikało z tzw. czeskiego błędu (w kol. 13 sprawozdania jednostkowego wykazano 25.964,83 zł zamiast 25.694,83 zł). Ponadto całość zobowiązań została wykazana w wierszu E1. „papiery wartościowe”, zamiast w wierszu E2. „kredyty i pożyczki” – str. 51 protokołu kontroli,

l) w sprawozdaniu Rb-ST o stanie środków na rachunkach bankowych jednostki samorządu terytorialnego, sporządzonym na koniec 2018 r., w rubryce „Środki niewykorzystanych dotacji w roku budżetowym”, wykazano sumę 38.991,44 zł, tj. o 5.239,48 zł mniejszą od faktycznej kwoty niewykorzystanych dotacji wynoszącej 44.230,92 zł, wyrażonej saldem strony Ma konta 224 w ewidencji budżetu. Skarbnik Gminy poinformowała, że Danych faktycznych w sprawozdaniu Rb-ST w programie BeSTi@ nie można było zapisać /program traktował to jako błąd/, stąd też kwota zwrotu dotacji została zmniejszona – str. 51 protokołu kontroli.

Kontrola wykazała, że obowiązująca uchwała Nr VI/23/11 Rady Gminy Wiżajny z dnia 22 marca 2011 r. w sprawie zasad i trybu umarzania, odraczania i rozkładania na raty należności pieniężnych mających charakter cywilnoprawny, przypadających Gminie Wiżajny lub jej jednostkom podległym, nie została dostosowana do brzmienia delegacji ustawowej nadanego 28 kwietnia 2017 r. ustawą z dnia 10 lutego 2017 r. o zmianie ustawy o finansach publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 659). Od tego czasu, w związku ze zmianą art. 59 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 869, ze zm.), instytucje kultury mogą stosować ulgi w spłacie przypadających im należności cywilnoprawnych w oparciu o zasady wynikające z uchwały podjętej na podstawie art. 59 ust. 1 ustawy – str. 23 protokołu kontroli.

           Kontrola gospodarowania nieruchomościami wykazała, że w dniu 28 grudnia 2017 r. zawarł Pan umowę użyczenia lokalu mieszkalnego w Wiżajnach o powierzchni 66,31 m², będącego w zarządzie wspólnoty mieszkaniowej, na czas oznaczony, tj. na czas świadczenia przez biorącego do używania usług lekarza podstawowej opieki zdrowotnej w Wiżajnach mieszkańcom gminy Wiżajny. Należy wskazać, że użyczony lokal stanowi lokal mieszkalny w rozumieniu art. 2 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (Dz. U. z 2019 r. poz. 1182, ze zm.), ponieważ służy zaspokajaniu potrzeb mieszkaniowych. Ustawa ta nie przewiduje nieodpłatnego udostępniania lokali mieszkalnych, których właścicielem jest gmina. Zawiera natomiast regulacje umożliwiające stosowanie wobec lokatorów – na ich wniosek – obniżek czynszu (w stosunku do stawek obowiązujących na terenie gminy) ze względu na niskie dochody. Wysokość dochodu na członka gospodarstwa domowego, uprawniającą do ubiegania się o obniżkę czynszu, powinna określać uchwała organu stanowiącego. Obniżki udziela się na okres 12 miesięcy z możliwością przedłużenia na kolejne okresy. Szczegółowe regulacje w tym zakresie zawierają przepisy art. 7 ust. 2-11 ustawy o ochronie praw lokatorów…

           W złożonym w tej sprawie wyjaśnieniu wskazał Pan, że: (…) Przepisy ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami, a konkretnie art. 13 ust. 1 dają Gminie możliwość oddawania nieruchomości w tym lokali mieszkalnych w nieodpłatne użyczenie (…). Ponieważ w piśmie z dnia 28 grudnia 2017 r. lekarka która zgodziła się świadczyć opiekę zdrowotną na rzecz mieszkańców gminy odmówiła podpisania umowy najmu lokalu mieszkalnego uzależniając pozostanie w Wiżajnach od użyczenia jej lokalu mieszkalnego (…). W mojej ocenie w tym przypadku wystąpiła uzasadniona przesłanka do zawarcia umowy użyczenia. Odnosząc się do treści wyjaśnienia należy wskazać, że gmina nie ma prawa zaniechać ustalania należnej jej odpłatności, jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej. Zgodnie z art. 42 ust. 5 ustawy o finansach publicznych jednostki sektora finansów publicznych są obowiązane do ustalania przypadających im należności pieniężnych, w tym mających charakter cywilnoprawny, oraz terminowego podejmowania w stosunku do zobowiązanych czynności zmierzających do wykonania zobowiązania. Przepisami szczególnymi regulującymi zasady gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy są – w stosunku do ustawy o gospodarce nieruchomościami – przepisy ustawy o ochronie praw lokatorów. Z przepisów tej ustawy wynika, że udostępnianie lokali z zasobu jest odpłatne.

Od 1 stycznia 2018 r. do dnia zakończenia czynności kontrolnych (sierpień 2019 r.), tj. przez okres 20 miesięcy, gmina zaniechała ustalenia odpłatności w łącznej wysokości 3.978,60 zł, obliczonej według zasad obowiązujących przy najmie lokali z zasobu mieszkaniowego gminy Wiżajny – str. 119-120 protokołu kontroli.

Kontrola dochodów uzyskiwanych z tytułu najmu lokali użytkowych i garaży wykazała, że w przypadku opóźnień w zapłacie czynszu nie naliczano należnych gminie odsetek, czym naruszono § 11 rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r., zobowiązujący do ujęcia w księgach odsetek należnych według stanu na koniec kwartału, oraz art. 42 ust. 5 ustawy o finansach publicznych, zobowiązujący jednostki sektora finansów publicznych do ustalania wszystkich przypadających im należności, w tym cywilnoprawnych – str. 121-126 protokołu kontroli.

Badając dochody z najmu stwierdzono, że kontrolowana jednostka w 2018 r. zaniechała waloryzacji czynszu wynikającego z umowy zawartej w 2001 r. z Telekomunikacją Polską S.A. (obecnie Orange Polska S.A.) dotyczącej najmu budynku z przeznaczeniem na ustawienie centrali telefonicznej. Postanowienia dotyczące corocznej waloryzacji czynszu stosownie do wskaźnika wzrostu cen towarów i usług konsumpcyjnych ogłaszanego przez Prezesa GUS zostały wprowadzone do umowy aneksem z dnia 30 listopada 2016 r. Na skutek zaniechania waloryzacji czynszu w okresie od stycznia 2018 r. do sierpnia 2019 r. gmina Wiżajny nie ustaliła dochodów na łączną kwotę 424,20 zł (191,88 zł w 2018 r. i 232,32 zł w 2019 r.) – str. 124-125 protokołu kontroli.

W toku kontroli dochodów z najmu lokali użytkowych oraz garaży stwierdzono, że nie sporządzano i nie podawano do publicznej wiadomości wykazów nieruchomości przeznaczonych do oddania w najem i dzierżawę, do czego obliguje art. 35 ust. 1 i 1b ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2018 r. poz. 2204, ze zm.) – str. 126 protokołu kontroli.

Badanie jedynej procedury sprzedaży nieruchomości, która miała miejsce w 2018 r., wykazało, że w przesłanym nabywcy powiadomieniu o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży nie zamieszczono informacji, o których mowa w art. 41 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami, tj. informacji o uprawnieniu organizatora przetargu do odstąpienia od zawarcia umowy w przypadku, gdy osoba ustalona jako nabywca nieruchomości nie stawi się bez usprawiedliwienia w miejscu i terminie podanym w zawiadomieniu, a także o tym, że wpłacone wadium nie podlega wówczas zwrotowi. Powyższe informacje zostały zamieszczone w ogłoszeniu o przetargu – stosownie do przepisu § 13 pkt 8 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 r. w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U. z 2014 r. poz. 1490) – oraz w podpisanym przez nabywcę nieruchomości protokole z przeprowadzonego przetargu – str. 128 protokołu kontroli.

W toku kontroli dochodów budżetowych gminy badaniu poddano również dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2019 r. poz. 900, ze zm.), jest Pan Wójt. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru wskazanych dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych; jej wyniki doprowadziły do zaprezentowanych niżej ustaleń.

Kontrola prawidłowości realizacji dochodów z tytułu podatku od nieruchomości w grupie osób prawnych i jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej wykazała pojedynczy przypadek zaniżenia podstawy opodatkowania o 3,32 m² (dotyczyło to lokalu będącego przedmiotem umowy użyczenia). Kwota zaniżonego podatku za 2018 r. wyniosła 16 zł, natomiast za pozostałe lata, tj. 2014-2017, biorąc pod uwagę coroczną zmianę stawek, uszczuplono należność o 70 zł – str. 83 protokołu kontroli.

Nieprawidłowości stwierdzono w obrębie sporządzania gminnych deklaracji na podatek od nieruchomości oraz na podatek leśny. W przypadku deklaracji oraz sporządzonej w trakcie roku korekty na podatek od nieruchomości ustalono, że bezpodstawnie wykazano następujące przedmioty oraz podstawy opodatkowania:

a) 74.941 m² powierzchni gruntów pozostałych, do których zaliczono grunty sklasyfikowane jako: B, K, Bi, Bz, Tr, Ti będące własnością gminy, nieprzekazane w posiadanie innym podmiotom. Należy wskazać, iż nieruchomości stanowiące własność gminy nie powinny być wykazane do opodatkowania, gdyż korzystają ze zwolnienia na mocy art. 7 ust. 1 pkt 15 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1170, ze zm.), zgodnie z którym zwalnia się od podatku od nieruchomości grunty i budynki lub ich części stanowiące własność gminy, z wyjątkiem zajętych na działalność gospodarczą lub będących w posiadaniu innych niż gmina jednostek sektora finansów publicznych oraz pozostałych podmiotów. Potencjalne zawyżenie dochodów z tego tytułu za 2018 r. wyniosło 35.105,76 zł. Ponadto do wykazanych gruntów zaliczono grunty o powierzchni 1.441 m², które są w posiadaniu jednostek OSP, zatem zgodnie z obowiązującym stanem prawnym powinny być wykazane przez te podmioty do opodatkowania. Wskazane grunty zostały przekazane jednostkom OSP z pominięciem umowy w formie pisemnej. Artykuł 3 ust. 1 pkt 4 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych stanowi, iż podatnikami podatku od nieruchomości są osoby fizyczne, osoby prawne, jednostki organizacyjne, w tym spółki nieposiadające osobowości prawnej, będące posiadaczami nieruchomości lub ich części, stanowiących własność Skarbu Państwa lub jednostki samorządu terytorialnego, jeżeli posiadanie wynika z umowy zawartej z właścicielem lub jest bez tytułu prawnego. Zatem wskazane podmioty zobowiązane są do złożenia stosownej deklaracji i uregulowania zobowiązania podatkowego – str. 87 protokołu kontroli;

b) 1.077,32 m² budynków pozostałych, do których zaliczono powierzchnię użytkową 531,67 m² będącą w posiadaniu OSP oraz 545,65 m² będącą własnością i znajdującą się w posiadaniu gminy (budynki gospodarcze, garaże i magazyn posiadający fundamenty i dach). Budynki w posiadaniu OSP podlegają tej samej procedurze co opisane powyżej grunty, natomiast budynki pozostałe będące we władaniu gminy nie powinny być wykazane do opodatkowania, gdyż korzystają z ustawowego zwolnienia na mocy przytoczonego wyżej art. 7 ust. 1 pkt 15 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. Z tego tytułu kwota podatku od nieruchomości w deklaracji została zawyżona o 2.121 zł.

Podsumowując, nienależnie wykazane w deklaracji gminnej dochody z tytułu podatku od nieruchomości będących w posiadaniu OSP wyniosły 692 zł (za grunty) oraz 3.456 zł (za budynki) – str. 88 protokołu kontroli.

W zakresie podatku leśnego stwierdzono brak gminnej deklaracji, co stanowi naruszenie art. 6 ust. 5 ustawy z dnia 30 października 2002 r. o podatku leśnym (Dz. U. z 2019 r. poz. 888, ze zm.), zgodnie z którym osoby prawne, jednostki organizacyjne, w tym spółki nieosiadające osobowości prawnej, obowiązane są składać w terminie do 15 stycznia deklaracje na podatek leśny na dany rok podatkowy, sporządzone na formularzu według ustalonego wzoru. Na podstawie zestawienia sumarycznego gruntów stanowiących mienie gminy Wiżajny ustalono, iż 0,5161 ha fiz. gruntów sklasyfikowanych jako „LsV” stanowi własność gminy, natomiast brak dokumentów stwierdzających wiek drzewostanu, niezbędnych do określenia zobowiązania podatkowego – str. 97 protokołu kontroli.

Kontrola stanu zaległości podatkowych oraz rzetelności przeprowadzania postępowania egzekucyjnego i upominawczego wykazała nieprzestrzeganie uregulowań wewnętrznych jednostki, wyznaczających ramy czasowe podejmowania czynności windykacyjnych, w przypadku poniższych zobowiązań podatkowych:

a) podatek od nieruchomości od osób prawnych lub jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej – brak objęcia postępowaniem windykacyjnym zaległości występującej na trzech kontach rachunkowych, których numery zostały wskazane w treści protokołu kontroli na str. 85. Zgodnie z uregulowaniami wewnętrznymi jednostki zaległość powinna być objęta postępowaniem upominawczym do końca 2018 r., natomiast do 31 marca 2019 r. powinien być wystawiony tytuł wykonawczy;

b) podatek leśny od osób prawnych – pojedyncza zaległość w kwocie 15 zł (na dzień kontroli nie występuje), która powinna zostać objęta postępowaniem upominawczym do końca 2018 r. – str. 97 protokołu kontroli;

c) podatek od środków transportowych od osób fizycznych – brak podjęcia czynności egzekucyjnych w stosunku do 3 podatników, których numery kont zostały wymienione na str. 101 protokołu kontroli;

d) łączne zobowiązanie pieniężne – brak podjęcia działań upominawczych w stosunku do 2 podatników wymienionych na str. 105 protokołu kontroli na łączną kwotę 725 zł oraz pojedynczy przypadek braku wystawienia tytułu wykonawczego na kwotę 671 zł, który powinien być wystawiony do 31 marca 2019 r. Wskazane uchybienia stwierdzono w przyjętej do kontroli próbie. Natomiast biorąc pod uwagę całkowitą kwotę zaległości stwierdzono, iż na dzień kontroli (tj. 5 kwietnia 2019 r.) nie wystawiono żadnego tytułu obejmującego zaległości powstałe w 2018 r. pomimo, iż powinny zostać wystawione do końca marca 2019 r.;

e) opłata za gospodarowanie odpadami komunalnymi – sytuacja podobna do powyższej, tj. stwierdzono brak prowadzenia postępowania egzekucyjnego w 2018 r. oraz częściowe objęcie tytułami wykonawczymi zaległości powstałej w latach 2015-2019 w kwietniu 2019 r. – str. 112-113 protokołu kontroli.

Opisane nieprawidłowości świadczą o nieprzestrzeganiu regulacji wewnętrznych jednostki przez pracownika odpowiedzialnego za kontrolowane zagadnienie, a przede wszystkim powszechnie obowiązujących przepisów prawnych regulujących kwestie związane z prowadzeniem postępowania windykacyjnego, m.in. przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 30 grudnia 2015 r. w sprawie postępowania wierzycieli należności pieniężnych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1483). Opieszałość w wystawianiu upomnień i tytułów wykonawczych może mieć istotny wpływ na obniżenie skuteczności egzekucji. Znaczny upływ czasu pomiędzy terminem zapłaty należności a wystawieniem upomnienia lub tytułu wykonawczego, umożliwia dłużnikom np. wyzbywanie się składników majątkowych, mogących stanowić przedmiot egzekucji dla zaspokajania roszczeń. Bierność w podejmowaniu czynności egzekucyjnych nie tylko utwierdza u dłużników przeświadczenie o niskiej efektywności windykacji, ale nawet o realnej możliwości jej uniknięcia. Wysoce prawdopodobne jest, że właśnie wskazana nieprawidłowość ma bezpośredni wpływ na przewyższenie kwoty zaległości nad wymiar podatku w podatku od środków transportowych za 2018 r. Stwierdzona w trakcie kontroli bezczynność skraca czas na prowadzenie czynności egzekucyjnych przez właściwe organy, co stwarza ryzyko niezapewnienia skutecznego wyegzekwowania należności gminy. Należy zauważyć, iż tego samego rodzaju nieprawidłowości były przedmiotem zaleceń pokontrolnych po kontroli kompleksowej przeprowadzonej przez RIO w Białymstoku w 2015 r.

Analiza zakładowego planu kont jednostki w części dotyczącej ewidencji podatków i opłat wykazała, że nie był on zgodny z wykazem kont wynikającym z rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 października 2010 r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planu kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. z 2010 r. Nr 208, poz. 1375) – nie uwzględniono nakazanych treścią § 12 ust. 1 pkt 1 lit. a) i b) kont pozabilansowych konta 990 „Rozrachunki z osobami trzecimi z tytułu ich odpowiedzialności za zobowiązania podatkowe podatnika” oraz konta 991 „Rozrachunki z inkasentami z tytułu pobieranych przez nich podatków podlegających przypisaniu na kontach podatników”. Nieprawidłowość ta stanowiła przedmiot zaleceń pokontrolnych wystosowanych do Pana w 2015 r. – str. 102 protokołu kontroli.

Weryfikacja stanu kont podatników wykazała pojedynczy przypadek wystąpienia nadpłaty w kwocie 1.736,20 zł powstałej w 2013 r., która na dzień kontroli uległa przedawnieniu (art. 80 Ordynacji podatkowej). Bezpośrednią przyczyną powstania nieprawidłowości był brak numeru rachunku bankowego podatnika. Natomiast nie podjęto próby zawiadomienia podatnika o istniejącej nadpłacie i jej ewentualnego zwrotu. Bierność organu podatkowego narusza przepisy Ordynacji podatkowej, zgodnie z którymi należy określić stosowną decyzją wysokość powstałej nadpłaty, następnie zaliczyć ją na poczet zaległych oraz bieżących zobowiązań podatkowych, a w razie ich braku dokonać zwrotu z urzędu, w myśl art. 76 Ordynacji podatkowej. Opisana nieprawidłowość jest kolejnym przejawem braku wykonania przez jednostkę zaleceń pokontrolnych z 2015 r. – str. 84 protokołu kontroli.

Kontrola terminowości realizacji zobowiązań podatkowych wykazała znaczne opóźnienia w dokonywaniu wpłat przez 3 podatników łącznego zobowiązania pieniężnego o numerach kont wskazanych w treści protokołu kontroli na str. 104, tj. średnio 114 dni po terminie płatności, w łącznej kwocie 702 zł. Odstąpiono od pobrania odsetek od zaległości podatkowej, zgodnie z art. 54 § 5 Ordynacji podatkowej. Dokonywanie wpłat po terminie płatności narusza materialnoprawne przepisy regulujące terminowość wpłat podatków lokalnych, a także wypełnia znamiona czynu zabronionego i na gruncie art. 57 ustawy z dnia 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy (Dz. U. z 2018 r. poz. 1958 ze zm.) może podlegać karze grzywny.

W zakresie prawidłowości udzielania ulg w podatku rolnym stwierdzono, iż do ustalenia kwoty ulgi inwestycyjnej błędnie zaliczono koszty zakupu narzędzi wykorzystywanych do robót budowlanych w kwocie 57,50 zł brutto. W związku z powyższym, kwota ulgi została zawyżona o 14,37 zł – str. 93-94 protokołu kontroli.

W ramach kontroli wydatków budżetowych sprawdzeniem objęto m.in. wydatki na wynagrodzenia pracowników Urzędu. Ustalono, że z tytułu wykonywania pracy wykraczającej poza zakres czynności pracownikom nie przyznawano dodatków specjalnych, lecz nagrody. Zgodnie z obowiązującym w jednostce regulaminem wynagradzania pracowników nagroda z funduszu nagród może być przyznana pracownikowi za szczególne osiągnięcia w pracy zawodowej. Z tytułu zwiększenia obowiązków służbowych lub powierzenia dodatkowych zadań pracownikowi może być zaś przyznany dodatek specjalny – art. 36 ust. 5 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1282) oraz § 7 regulaminu wynagradzania, z zastrzeżeniem, że dodatek ten nie może być przyznany za wykonywanie zadań powierzonych pracownikowi w zakresie czynności – str. 137-138 protokołu kontroli.

           W zakresie prawidłowości zlecania podróży służbowych stwierdzono, że przypadku delegacji wystawionej pracownikowi zatrudnionemu na stanowisku woźnego:

- nie określono czasu odbywania podróży służbowej,

- jako miejsce podróży wskazano „Teren Gminy Wiżajny”, co sprzeciwia się przepisowi § 6 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167), zgodnie z którym pracodawca określa miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży krajowej. Należy wskazać, że właściwym sposobem zwrotu kosztów używania samochodów prywatnych pracowników, których charakter pracy polega na stałych wyjazdach na terenie gminy jest zawarcie umowy ustalającej ryczałt za jazdy lokalne w trybie przepisów rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271),

- jako cel podróży wskazano „nadzór nad remontem dróg gminnych”, mimo że – jak wykazała kontrola – zadanie to należy do obowiązków innego pracownika Urzędu.

Do rozliczenia delegacji pracownik załączył „Wykaz przejechanych kilometrów na terenie Gminy Wiżajny podczas nadzoru nad pracami remontowymi na drogach gminnych”, z którego nie wynikało, do jakich miejscowości delegowany odbywał podróż służbową. Wydatek z tytułu zwrotu kosztów zleconej w przedstawiony sposób podróży wyniósł 896,24 zł – str. 140 protokołu kontroli.

           Stwierdzono również, że Pan Wójt z jednym z pracowników Urzędu odbył wspólną podróż zagraniczną do Wilna (Litwa) w dniu 27 czerwca 2018 r. Z rozliczenia delegacji przedłożonego przez pracownika wynika, że łączny czas przebywania w podróży służbowej wyniósł 13 godzin, przy czym nie jest znana godzina przekroczenia granicy państwowej, a zatem nieznany jest czas przebywania w podróży służbowej zagranicznej. Zasadne jest przyjęcie, że czas przebywania na Litwie wynosił ponad 8 do 12 godzin – wówczas zgodnie z rozporządzeniem z dnia 29 stycznia 2013 r. delegowanemu przysługuje 50% diety, czyli 19,50 euro (kwota pełnej diety za dobę podróży na Litwę wynosi 39 euro). Tymczasem pracownik rozliczył dietę krajową w wysokości 30 zł. Panu Wójtowi również przysługiwała dieta w wysokości 19,50 euro. Wydatek z tytułu zwrotu kosztów podróży wypłacony pracownikowi w łącznej wysokości 389,39 zł został sklasyfikowany w par. 4410 „Podróże służbowe krajowe”. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1053, ze zm.) wydatki z tytułu podróży służbowych zagranicznych należy klasyfikować w par. 4420 „Podróże służbowe zagraniczne”. Jednostka nie posiadała planu wydatków w tym paragrafie.

Przepisy dotyczące rozliczenia podróży zagranicznej zostały zamieszczone w rozdziale 3 rozporządzenia z dnia 29 stycznia 2013 r. Zgodnie z § 12 rozporządzenia w przypadku odbywania podróży środkami komunikacji lądowej czas podróży zagranicznej liczy się od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju. Niezbędne jest zatem wskazanie na druku polecenia wyjazdu zagranicznego (oprócz miejsca docelowego) również miejscowości, w której następuje przekroczenie granicy państwowej. Zgodnie z § 21 rozporządzenia, w przypadku odbywania podróży zagranicznej w połączeniu z przejazdem na obszarze kraju, stosuje się odpowiednio przepisy rozdziału 2 „Podróż krajowa”. Stosownie zaś do § 6 rozporządzenia pracodawca określa miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej. Na gruncie przywołanych przepisów krajowe odcinki podróży, mimo iż są integralnie złączone z podróżą zagraniczną, podlegają przepisom regulującym podróże krajowe. Z tego wynika, iż należy oddzielnie traktować krajową część podroży zagranicznej, co wiąże się m.in. z obowiązkiem określania miejscowości jej rozpoczęcia i zakończenia, mającej zasadnicze znaczenie dla miejsca rozpoczęcia i zakończenia podróży zagranicznej (miejsca przekroczenia granicy, startu lub lądowania samolotu, wyjścia lub wejścia statku). Dokonując rozliczenia delegacji pracownik powinien każdorazowo wskazywać datę i godzinę przekroczenia granicy państwowej w celu obliczenia należnej diety za odcinek podróży zagranicznej i – ewentualnie – krajowej, jeżeli podróż na tym odcinku trwała ponad 8 godzin.

           Ponadto w § 20 ust. 1 rozporządzenia zawarto wymóg wypłaty pracownikowi zaliczki w walucie obcej (lub za zgodą pracownika w walucie polskiej) na niezbędne koszty podróży zagranicznej, w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów. Oznacza to, że pracodawca jest zobligowany do jej wypłaty niezależnie od tego czy pracownik wystąpi z wnioskiem o jej wypłatę czy też nie. Ponadto w świetle postanowień § 20 ust. 3 rozporządzenia rozliczenie kosztów podróży zagranicznej jest dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki (w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej) według średniego kursu z dnia jej wypłacenia – str. 141-142 protokołu kontroli.

Analiza wydatków na podróże służbowe wykazała też błędne zaliczenie do par. 4410 wydatków poniesionych na koszty podróży służbowych odbywanych w celu wzięcia udziału w szkoleniach, które powinny zostać ujęte w par. 4700 „Szkolenia pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej”. Jak wynika z rozporządzenia w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów…, do kosztów szkoleń należy zaliczyć wszystkie koszty związane ze szkoleniem, w tym również ponoszone koszty dojazdów, zakwaterowania i wyżywienia uczestników – str. 142 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli prawidłowości przeznaczenia dochodów z opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi na koszty funkcjonowania systemu gospodarowania odpadami komunalnymi, przeprowadzonej w świetle przepisów art. 6r ustawy z dnia 13 września 1996 r. o utrzymaniu czystości i porządku w gminach (Dz. U. z 2018 r. poz. 1454, ze zm.), stwierdzono, że w 2018 r. gmina Wiżajny w rozdziale 90002 „Gospodarka odpadami” (od 1 stycznia 2019 r. „Gospodarka odpadami komunalnymi”) uwzględniła plan i realizację wydatków, które nie dotyczyły kosztów funkcjonowania tego systemu określonych przepisami art. 6r ustawy, a zostały uwzględnione w porównaniu danych za ten rok, związanych z:

- odbiorem wyrobów zawierających azbest – 13.236,48 zł,

- odbiorem padłych zwierząt (łosia i dzika) na terenie gminy – 1.620 zł,

- uiszczeniem opłaty za gospodarowanie odpadami, którą powinna ponieść gmina za wywóz odpadów zgodnie ze złożoną przez Urząd Gminy deklaracją – 1.560 zł. Zobowiązanie gminy do poniesienia kosztów opłaty zgodnie z przyjętymi na terenie gminy zasadami nie stanowi kosztu funkcjonowania systemu gospodarki odpadami. Gmina będąc – jak każdy inny podmiot –  zobowiązana do poniesienia tych kosztów, nie może traktować ich jako ogólnych kosztów funkcjonowania systemu. Nie ma to uzasadnienia w przepisach art. 6r ust. 2 ustawy o utrzymaniu czystości i porządku w gminach. Kosztami funkcjonowania systemu są w szczególności koszt odebrania i zagospodarowania odpadów oraz związane z tym koszty administracyjne a nie opłata ponoszona przez gminę, jako jednego z zobowiązanych, w celu zapewnienia środków na sfinansowanie wymienionych kosztów systemu.

Ustalenia kontroli wskazują na zawyżenie wydatków wykazanych w rozdz. 90002, a w efekcie na zaniżenie uwzględnionej w budżecie na 2018 r. i następnie na 2019 r. nadwyżki dochodów nad wydatkami z lat ubiegłych w zakresie funkcjonowania systemu gospodarki odpadami. Łącznie dodatkowo kwota 16.416,48 zł powinna być uwzględniona w planie wydatków budżetu na 2019 r. jako środki z opłat niewydatkowane w latach ubiegłych na koszty funkcjonowania systemu – str. 145-146 protokołu kontroli.

W zakresie dochodów ujętych w rozdziale 90002 stwierdzono natomiast nieprawidłową klasyfikację wpływów z tytułu zwrotu kosztów upomnienia w par. 0920, zamiast w par. 0690 „Wpływy z różnych opłat” – str. 143-144 protokołu kontroli.

W zakresie wydatków majątkowych i ich ewidencji (str. 146-148 protokołu kontroli) stwierdzono, że na koncie 080 „Środki trwałe w budowie (inwestycje)” figurują koszty zadań (w łącznej wysokości 34.514,85 zł), których realizacji – zgodnie z Pana wyjaśnieniem –zaniechano i w związku z tym zasadne będzie – w celu urealnienia salda konta 080 – wyksięgowanie ich na podstawie stosownego dokumentu sporządzonego przez Pana Wójta, na zmniejszenie funduszu jednostki, jako koszty poniesione bez efektu gospodarczego:

- rozbudowa budynku Urzędu Gminy wraz z wymianą pokrycia dachu i ociepleniem budynku (łączne nakłady 30.414,85 zł),

- dokumentacja projektowa na siłownię terenową w Wiżajnach (łączne nakłady 1.600 zł),

- dokumentacja projektowa na utwardzenie wjazdu przy budynku OSP (łączne nakłady 2.500 zł).

           Jako powody odstąpienia od realizacji wymienionych zadań podał Pan w wyjaśnieniu nie uzyskanie dofinansowania ze środków zewnętrznych oraz zmianę koncepcji wynikającą z wprowadzenia reformy oświaty.

Sprawdzeniem objęto również prawidłowość udzielania zamówień publicznych na podstawie przepisów Prawa zamówień publicznych. Stwierdzono, że do przeprowadzenia poszczególnych postępowań każdorazowo powoływał Pan zarządzeniem odrębną komisję przetargową. W regulaminach pracy komisji stanowiących załączniki do Pana zarządzeń określał Pan zadania komisji przetargowej, jednakże bez wskazania zakresu obowiązków poszczególnych członków komisji, co nie zapewniało indywidualizacji odpowiedzialności za wykonywane czynności oraz przejrzystości prac komisji, wymaganych przez art. 21 ust. 3 ustawy – str. 74, 154 i 158 protokołu kontroli.

Szczegółowo zbadano postępowanie na zaciągnięcie przez gminę Wiżajny kredytu długoterminowego w wysokości 1.331.498 zł z przeznaczeniem na sfinansowanie planowanego deficytu budżetu i spłatę wcześniej zaciągniętych kredytów. Specyfikacja istotnych warunków zamówienia z 15 marca 2018 r. ustalała, że kryterium wyboru ofert stanowi cena (waga 60%) i termin wypłaty kredytu od dnia przekazania wykonawcy dyspozycji przez zamawiającego (waga 40%). Kryterium terminu uruchomienia kredytu miało być rozpatrywane na podstawie ilości dni postawienia kredytu do dyspozycji kredytobiorcy: 1-2 dni – 40 pkt, 3-4 dni – 30 pkt, 5-6 dni – 20 pkt, 7 dni – 10 pkt. Przyjęcie tak skonstruowanych kryteriów oceny ofert mogło prowadzić do wyboru oferty istotnie droższej, przy minimalnie krótszym terminie uruchomienia kredytu. W przypadku gdyby wpłynęły dwie następujące oferty – o cenie na poziomie 48.865,98 zł z 3-dniowym terminem uruchomienia kredytu oraz o cenie 58.639,18 zł z 2-dniowym terminem uruchomienia, obie dostałyby po 90 pkt. Pierwsza dostałaby odpowiednio 60 i 30 pkt, a druga 50 i 40 pkt za poszczególne kryteria. W przypadku gdyby druga oferta opiewała na 58.627,45 zł otrzymałaby 50,01 pkt za kryterium ceny, a łącznie 90,01 pkt. Za „najkorzystniejszą” należałoby zatem uznać ofertę droższą o 9.761,47 zł, zaś jedyną korzyścią dla zamawiającego z tytułu wydania o tyle większych środków byłoby uruchomienie kredytu o 1 dzień wcześniej. W przypadku większej niż 1 dzień rozbieżności w terminie uruchomienia kredytu kwota tej różnicy byłaby jeszcze wyższa. W ocenie Izby samo stworzenie możliwości takiego rozstrzygnięcia przetargu (wyłonienia oferty droższej jako najkorzystniejszej w takich okolicznościach) nie pozwalana na pozytywną ocenę sposobu skonstruowania kryteriów w świetle podstawowego celu udzielania zamówień publicznych.

W wyjaśnieniu złożonym w sprawie wyboru kryteriów oceny ofert pracownik Urzędu Gminy stwierdził, iż Zgodnie z art. 91 ust. 2 kryteriami oceny ofert są cena lub koszt albo cena lub koszt i inne kryteria odnoszące się do przedmiotu zamówienia. Przy ustalaniu kryteriów oceny ofert w przedmiotowym postępowaniu kierowałem się zasadą, że waga w kryterium cena nie może być większa niż 60 %, co nie stoi w sprzeczności z treścią art. 91 ust. 2a ustawy Pzp. Cytowany wyżej przepis dopuszcza jedynie możliwość stosowania ceny jako jedynego kryterium, lecz nie wyklucza możliwości stosowania innych kryteriów odnoszących się do przedmiotu zamówienia.

Zgodnie z art. 91 ust. 2a Prawa zamówień publicznych zamawiający będący jednostką sektora finansów publicznych może zastosować kryterium ceny jako jedyne kryterium oceny ofert lub kryterium o wadze przekraczającej 60%, jeżeli określi w opisie przedmiotu zamówienia standardy jakościowe odnoszące się do wszystkich istotnych cech przedmiotu zamówienia oraz wykaże w załączniku do protokołu, w jaki sposób zostały uwzględnione w opisie przedmiotu zamówienia koszty cyklu życia. W ocenie kontroli w specyfikacji istotnych warunków zamówienia określono przedmiot zamówienia dostatecznie precyzyjnie.

Z kolei cykl życia Prawo zamówień publicznych definiuje w art. 2 pkt 1a jako wszelkie możliwe kolejne lub powiązane fazy istnienia przedmiotu dostawy, usługi lub roboty budowlanej, w szczególności badanie, rozwój, projektowanie przemysłowe, testowanie, produkcję, transport, używanie, naprawę, modernizację, zmianę, utrzymanie przez okres istnienia, logistykę, szkolenie, zużycie, wyburzenie, wycofanie i usuwanie. Zagadnienie cyklu życia nie może mieć zatem wpływu na usługę, jaką jest udzielenie kredytu długoterminowego.

Podstawowym celem prowadzenia postępowania o udzielenie udzielenia zamówienia publicznego jest dokonanie wyboru najkorzystniejszej oferty w rozumieniu art. 2 pkt 5 ustawy. Sformułowanie kryteriów oceny ofert, które mogą prowadzić do wyboru oferty istotnie droższej przy braku korzyści adekwatnie rekompensujących potencjalnie wyższe wydatki świadczy o przygotowaniu postępowania z naruszeniem zasad z art. 7 ust. 1 Prawa zamówień publicznych. Zamawiający powinien kształtować kryteria w sposób zapewniający wybór oferty najkorzystniejszej, ustalając inne niż cena kryteria na poziomie odpowiednim do ich rzeczywistej istotności względem wydatków, które będą poniesione na realizację zamówienia. Prawo zamówień publicznych nie znosi obowiązku stosowania art. 44 ust. 3 pkt 1 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów – str. 71-74 protokołu kontroli.

Na podobnej zasadzie można ocenić przyjęcie i sposób punktowania kryterium terminu wykonania zamówienia w postępowaniu przetargowym na dostawę fabrycznie nowego autobusu o liczbie 20 siedzących miejsc pasażerskich. W specyfikacji istotnych warunków zamówienia (po zmianach) wyznaczono termin realizacji zamówienia do 45 dni od dnia podpisania umowy. Jednocześnie termin wykonania zamówienia stanowił kryterium oceny ofert o wadze 20% (punktacja po zmianach przedstawiała się następująco: termin realizacji zamówienia do 45 dni – 0 pkt, do 35 dni – 15 pkt, do 25 dni – 20 pkt). Przyznanie powyższemu kryterium oceny ofert wagi na poziomie 20% nie wykazywało adekwatności w stosunku do możliwych do osiągnięcia przez zamawiającego korzyści z tytułu przyspieszenia dostawy – str. 156-157 protokołu kontroli.

Kontrola prawidłowości ustalenia danych na potrzeby analizy osiągania w 2018 r. wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego w szkołach prowadzonych przez gminę Wiżajny (str. 159-165 protokołu kontroli) wykazała, że:

a) wypłaty jednorazowych dodatków uzupełniających dla nauczycieli dyplomowanych dokonano w łącznej kwocie 12.986,49 zł, tj. niższej o 8,95 zł od kwoty podlegającej wypłacie wykazanej w sprawozdaniu (wynoszącej 12.995,44 zł),

b) błędnie ustalono średnioroczną liczbę etatów nauczycieli stażystów w okresie od kwietnia do grudnia 2018 r. (zawyżono o 0,02 etatu). Przyczyną było niepomniejszenie etatu jednej z nauczycielek o 6 dni przebywania na zasiłku macierzyńskim,

c) błędnie ustalono średnioroczną liczbę etatów nauczycieli dyplomowanych w okresie od stycznia do marca 2018 r. (zawyżono o 0,09 etatu) oraz w okresie od kwietnia do grudnia 2018 r. (zawyżono o 0,08 etatu). Przyczyną było niepomniejszenie etatu dwóch nauczycielek o dni przebywania na zasiłku chorobowym,

d) nieprawidłowo została wykazana kwota wydatków na wynagrodzenia nauczycieli mianowanych (zaniżono o 591,46 zł) oraz dyplomowanych (zawyżono o 591,46 zł), co wynikało z błędnego zaliczenia do wydatków na wynagrodzenia nauczycieli dyplomowanych wynagrodzenia wypłaconego nauczycielom mianowanym za godziny ponadwymiarowe w styczniu 2018 r.,

e) jednorazowe dodatki uzupełniające dla nauczycieli kontraktowych i dyplomowanych zostały naliczone i wypłacone w nieprawidłowej wysokości, co wynikało z niepoprawnej metody obliczeń podanej w protokole kontroli. (Po uwzględnieniu stwierdzonego podczas kontroli błędnego ustalenia danych w zakresie nauczycieli dyplomowanych stwierdzono nadpłatę dodatku dla wszystkich nauczycieli dyplomowanych, natomiast w przypadku nauczycieli kontraktowych zawyżono dodatek jednemu z nich o 853,98 zł, zaś zaniżono dla 7 nauczycieli, łącznie na kwotę 853,98 zł).

Łącznym skutkiem finansowym dla budżetu gminy wynikającym z poczynionych ustaleń jest zawyżenie ujemnej różnicy między wydatkami faktycznie poniesionymi na wynagrodzenia nauczycieli dyplomowanych a iloczynem średniorocznej liczby etatów i średnich wynagrodzeń o 4.618,37 zł oraz zawyżenie wypłaconych dodatków uzupełniających dla nauczycieli dyplomowanych o 4.609,42 zł (w związku z tym, że pierwotnie dodatki wypłacono w wysokości niższej o 8,95 zł od różnicy ustalonej w sprawozdaniu). W odniesieniu do nauczycieli stażystów i mianowanych ustalenia kontroli wpłynęły jedynie na zmianę dodatniej różnicy między wydatkami faktycznie poniesionymi na wynagrodzenia a iloczynem średniorocznej liczby etatów i średnich wynagrodzeń – w przypadku stażystów różnica ta była zaniżona o 522,04 zł, zaś w przypadku nauczycieli mianowanych o 591,46 zł.

W trakcie kontroli została sporządzona korekta sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli za 2018 r. Jednocześnie uzyskano od wszystkich nauczycieli, którym nadpłacono jednorazowy dodatek uzupełniający (wszystkich nauczycieli dyplomowanych oraz jednego nauczyciela kontraktowego), złożone na piśmie oświadczenia w sprawie wyrażenia zgody na dokonanie potrącenia z wynagrodzenia za pracę należności z tytułu bezpodstawnie wypłaconego jednorazowego dodatku uzupełniającego. Potrąceń z wynagrodzenia oraz dopłaty jednorazowych dodatków uzupełniających poszczególnym nauczycielom kontraktowym dokonano w dniu 1 sierpnia 2019 r.

W zakresie wykorzystania przez gminę Wiżajny dotacji celowej przeznaczonej na częściowy zwrot podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej przez producentów rolnych stwierdzono, że w decyzjach nie wskazywano części limitu pozostałej do wykorzystania – wbrew art. 5 ust. 3 ustawy z dnia 10 marca 2006 r. o zwrocie podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej (Dz. U. z 2015 r. poz. 1340) – str. 175 protokołu kontroli.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania lub błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy oraz nieprawidłowego funkcjonowania kontroli zarządczej, a także niewykonywania zaleceń pokontrolnych formułowanych po poprzednich kontrolach kompleksowych przeprowadzonych przez RIO w Białymstoku.

Organem wykonawczym gminy wiejskiej jest Wójt, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowywania projektów uchwał Rady Gminy, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Wójt jako organ wykonawczy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, działającego w strukturze organizacyjnej wskazanej w protokole kontroli, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Wójcie – kierowniku jednostki – zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych oraz pracownikach, którym powierzono obowiązki w zakresie gospodarki finansowej.

Wójt jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości spoczywały, stosownie do postanowień zakresu czynności, na Skarbniku Gminy. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określają przepisy art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Zapewnienie rzetelnego realizowania wniosków pokontrolnych, stosownie do udzielonej odpowiedzi o sposobie ich wykonania, mając na uwadze, że niezgodne z prawdą informowanie o wykonaniu wniosków pokontrolnych stanowi czyn zagrożony karą grzywny, stosownie do art. 27 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, a także, iż powtarzające się naruszanie przepisów ustaw może stanowić podstawę wystąpienia Izby do Wojewody Podlaskiego o wezwanie Wójta do zaprzestania naruszeń w trybie art. 96 ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym.

2. W zakresie wykonywania wspólnej obsługi jednostek organizacyjnych gminy:

a) przedłożenie Radzie Gminy projektów uchwał wprowadzających zmiany w uchwałach w sprawie wspólnej obsługi, polegające na precyzyjnym oraz zgodnym ze stanem faktycznym wskazaniu obowiązków powierzonych jednostce obsługującej, w szczególności obowiązków w zakresie rachunkowości i sprawozdawczości,

b) wprowadzenie zmian w umowach na prowadzenie rachunków bankowych GOPS i instytucji kultury, polegających na wykreśleniu Pana Wójta i innych pracowników Urzędu Gminy (oprócz osób wykonujących czynności głównego księgowego ze strony jednostki obsługującej) jako upoważnionych do dysponowania rachunkami jednostek obsługiwanych oraz wprowadzenie w ich miejsce kierowników jednostek obsługiwanych,

c) wprowadzenie przez Pana Wójta przepisów wewnętrznych składających się na dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości, odrębnie dla GOPS i obu instytucji kultury,

d) podpisywanie przez Pana Wójta – jako kierownika jednostki obsługującej – sprawozdań wszystkich jednostek obsługiwanych,

e) pisemne powierzenie pracownikowi obowiązków dotyczących prowadzenia ksiąg rachunkowych obu instytucji kultury.

3. Dopełnienie obowiązku wynikającego z § 10 ust. 1 rozporządzenia w sprawie sposobu prowadzenia i udostępniania rejestru instytucji kultury poprzez publikację rejestru instytucji kultury wraz z informacją o rejestrze oraz sposobie udostępnienia danych w nim zawartych w Biuletynie Informacji Publicznej.

4. Dokonanie zmian w dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości, poprzez:

a) uzupełnienie polityki rachunkowości o regulacje dotyczące metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego,

b) usunięcie postanowień przewidujących prowadzenie wykazu składników aktywów i pasywów (inwentarza) jako elementu ksiąg rachunkowych,

c) uwzględnienie w zakładowym planie kont budżetu kont 135 i 140,

d) usunięcie z zakładowego planu kont Urzędu Gminy kont 014, 770, 771, a także konta pozabilansowego 992 i zastąpienie go kontem pozabilansowym 980,

e) wprowadzenie do zakładowego planu kont Urzędu kont pozabilansowych 990 i 991 służących ewidencji podatków i opłat lokalnych,

f) określenie zasad funkcjonowania kont 133 oraz 130 w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami i stosowaną w jednostce praktyką,

g) wyeliminowanie sprzeczności opisów funkcjonowania kont 013, 020, 226, 720 i 750 w zakładowym planie kont Urzędu z zasadami wynikającymi z obowiązujących przepisów, przy uwzględnieniu uwag zawartych w części opisowej wystąpienia,

h) wprowadzenie opisów funkcjonowania kont 761 i 851 w zakładowym planie kont Urzędu,

i) formalne określenie stosowanej w praktyce metody prowadzenia ewidencji poszczególnych grup materiałów, stosownie do art. 17 ust. 2 ustawy o rachunkowości,

j) wprowadzenie do wykazu stosowanych w jednostce programów komputerowych programu Rejestr VAT INFO-SYSTEM.

5. Zobowiązanie Skarbnika do wyeliminowania nieprawidłowości i uchybień w zakresie ewidencjonowania operacji w księgach rachunkowych, poprzez:

a) wyksięgowanie na konto 960 salda konta 224-7 wynikającego z powstałych w latach wcześniejszych rozbieżności między danymi z informacji o dochodach budżetowych pobieranych przez urzędy skarbowe na rzecz gminy a faktycznie przekazywanymi środkami,

b) przeksięgowywanie wyniku budżetu na konto 960 pod datą zatwierdzenia sprawozdania z wykonania budżetu,

c) ewidencjonowanie na koncie 224 w ewidencji budżetu rozrachunków z tytułu przekazania do budżetu państwa części zrealizowanych dochodów z zadań zleconych,

d) księgowanie przychodów z tytułu dochodów budżetowych na koncie 720, zaś na koncie 750 – jedynie przychodów finansowych wymienionych w opisie tego konta,

e) zaprzestanie wykorzystywania konta 222 do ujmowania w księgach Urzędu przychodów z tytułu dochodów zrealizowanych bezpośrednio na rachunku budżetu gminy; stosowanie dla ujęcia tej operacji zapisu wskazanego w części opisowej wystąpienia,

f) stosowanie na koncie 130 technicznych zapisów ujemnych po obu stronach tego konta w celu zapewnienia czystości obrotów,

g) ewidencjonowanie środków pieniężnych w drodze na koncie 141 w ewidencji Urzędu,

h) ustalanie na koncie syntetycznym 221 rzetelnych dwustronnych sald należności i nadpłat wynikających z ewidencji analitycznej,

i) ujmowanie w księgach Urzędu na koncie 221 zaległości i nadpłat wynikających z informacji udostępnianej na stronie internetowej Ministerstwa Finansów w zakresie udziałów gminy w podatkach dochodowych i z tytułu podatków pobieranych przez urzędy skarbowe,

j) ewidencjonowanie na koncie 234 rozrachunków z pracownikami z tytułu ryczałtów samochodowych,

k) wykazywanie w ewidencji i sprawozdawczości, zgodnie z przepisami art. 6 ust. 1 i art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości, wszystkich zobowiązań i kosztów dotyczących danego okresu sprawozdawczego,

l) otwarcie konta 810 w księgach Urzędu Gminy w celu:

- przenoszenia na nie kwot dotacji przekazanych z budżetu w części uznanej za wykorzystane i rozliczone, z konta 224,

- księgowania zapisem Wn 810 – Ma 800 równowartości wydatków inwestycyjnych poniesionych z planu finansowego Urzędy Gminy,

ł) ponowne zaksięgowanie na koncie 221 należności podatkowej zabezpieczonej hipoteką w kwocie 5.577,60 zł, jako niepodlegającej przedawnieniu,

m) wyksięgowywanie umorzonych należności z tytułu dochodów lub przedawnionych należności podatkowych zapisem Wn 761 – Ma 221 (należność główna) i Wn 751 – Ma 221 (odsetki), mając na uwadze, że zastosowanie dla tego rodzaju zdarzeń gospodarczych księgowania Wn 290 – Ma 221 jest właściwe jedynie w przypadku umorzenia (przedawnienia) tylko takich należności, które wcześniej objęto odpisem aktualizującym na podstawie art. 35b ustawy o rachunkowości, czego wynikiem było odpowiednie saldo Ma konta 290 ulegające likwidacji przy wyksięgowaniu należności,

n) ewidencjonowanie planu finansowego wydatków Urzędu na koncie pozabilansowym 980; przeniesienie z ewidencji Urzędu do ewidencji budżetu kont pozabilansowych 991 i 992,

o) księgowanie przyjęcia na stan pozostałych środków trwałych z zakupu zapisem Wn 013 – Ma 201 lub 130, a ich jednorazowego umorzenia Wn 401 – Ma 072,

p) przeniesienie do ksiąg Szkoły Podstawowej w Wiżajnach wartości gruntów oraz wartości Punktu Przedszkolnego, przekazanych jej w trwały zarząd,

q) ewidencjonowanie operacji dotyczących dofinansowania kosztów kształcenia młodocianych pracowników w księgach rachunkowych Urzędu Gminy, na kontach 139 i 240,

r) oznaczanie zapisów księgowych datami przy uwzględnieniu przepisów art. 23 ust. 1, 2 i 4 ustawy o rachunkowości,

s) nadawanie sporządzanym w jednostce dowodom PK numerów identyfikacyjnych wymaganych przez art. 21 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości,

t) wskazywanie w zapisie księgowym numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu, jak wymaga tego art. 23 ust. 2 pkt 2 ustawy o rachunkowości,

u) zaprzestanie wskazywania wyciągu bankowego jako dowodu stanowiącego podstawę zapisu operacji polegających na ujęciu w księgach zobowiązań i kosztów wynikających np. z faktur oraz daty wyciągu jako daty tej operacji,

v) dekretowanie operacji gospodarczych uwidocznionych na wyciągu bankowym w sposób zapewniający jednoznaczne ustalenie ujęcia każdej z nich w księgach,

w) ujmowanie w księgach na koniec każdego kwartału należnych gminie odsetek od nieterminowo regulowanych należności; naliczenie i przypisanie w księgach należnych odsetek z tytułu opóźnień w zapłacie czynszu.

6. Zapewnienie wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie dotyczącym posiadanych przez Urząd Gminy środków depozytowych, poprzez:

a) zwracanie wykonawcom kwot wniesionych tytułem wadium i zabezpieczenia należytego wykonania umowy wraz z odsetkami wynikającymi z umowy rachunku bankowego, na którym są one przechowywane, po pomniejszeniu o koszty prowadzenia tego rachunku oraz koszty prowizji za przelew, z zachowaniem terminów określonych przepisami art. 46 ust. 1a i art. 151 Prawa zamówień publicznych,

b) niezwłoczne dokonanie zwrotu firmie STRABAG kwoty 9.145,17 zł, stanowiącej 70% wniesionego w 2016 r. zabezpieczenia należytego wykonania umowy wraz z należnymi odsetkami,

c) zobowiązanie Skarbnika do założenia ewidencji analitycznej odsetek naliczonych od środków depozytowych wniesionych przez poszczególnych kontrahentów,

d) ustalenie źródeł pochodzenia odsetek w wysokości 600,42 zł, przechowywanych na koniec 2018 r. na rachunku sum depozytowych; w przypadku braku możliwości ich zwrotu (ze względu na nieistnienie podmiotu uprawnionego do odbioru środków lub brak możliwości jego ustalenia) dokonanie przelewu tych środków na dochody budżetu.

7. W zakresie ewidencji druków ścisłego zarachowania:

a) pisemne powierzenie prowadzenia ewidencji druków ścisłego zarachowania pracownikom wykonującym te obowiązki w praktyce,

b) powierzenie prowadzenia ewidencji druków ścisłego zarachowania wykorzystywanych do dokumentowania operacji kasowych innej osobie niż kasjer.

8. W zakresie sprawozdawczości:

a) podjęcie zdecydowanych działań dyscyplinujących wobec pracowników przygotowujących dane zawarte w podpisywanych przez Pana Wójta sprawozdaniach zbiorczych i jednostkowych, mając na uwadze zakres nieprawidłowości wynikający z braku zgodności miedzy sprawozdaniami zbiorczymi i mającymi stanowić podstawę ich sporządzenia sprawozdaniami jednostkowymi, świadczący o braku poszanowania dla podstawowych zasad sporządzania sprawozdawczości zbiorczej – na podstawie sprawozdań jednostkowych – i sprawozdań jednostkowych – na podstawie ewidencji księgowej; w tym celu w szczególności zobowiązanie Skarbnika Gminy, aby w przypadku stwierdzenia błędów w sprawozdaniach jednostkowych przygotowane zostały odpowiednie korekty sprawozdań jednostkowych, zamiast stosowania zaobserwowanej praktyki eliminowania błędów poprzez wprowadzanie do sprawozdań zbiorczych innych danych niż to wynika ze sprawozdań jednostkowych,

b) zobowiązanie Skarbnika Gminy do podpisywania sprawozdań jednostkowych sporządzanych dla Urzędu Gminy, mając na uwadze, że Skarbnik pełni jednocześnie obowiązki głównego księgowego budżetu i głównego księgowego Urzędu jako jednostki budżetowej – chyba, że w Urzędzie zostałoby utworzone odrębne stanowisko głównego księgowego Urzędu, które wiązałoby się z powierzeniem innemu niż Skarbnik pracownikowi realizacji wszystkich obowiązków określonych przepisami art. 54 ustawy o finansach publicznych w stosunku do Urzędu Gminy,

c) sporządzanie za każdy miesiąc jednostkowego sprawozdania Rb-27S zawierającego kompletne dane w zakresie dochodów planowanych i wykonanych, tj. m.in. dane dotyczące dochodów realizowanych bezpośrednio na rachunku budżetu,

d) rzetelne wykazywanie w sprawozdawczości zobowiązań z tytułu wydatków, w tym wykazywanie w sprawozdaniach Rb-28S i Rb-Z wszystkich zobowiązań wymagalnych, tj. zobowiązań, których termin płatności minął na dzień sprawozdawczy,

e) wykazywanie w sprawozdaniu Rb-27S w kol. 10 stanowiących zaległości należności z tytułu odsetek klasyfikowanych w par. 0920, natomiast zaniechanie wykazywania w tej kolumnie należności z tytułu odsetek klasyfikowanych w par. 0910,

f) wykazywanie w sprawozdaniu Rb-27S danych dotyczących odsetek za opóźnienie w zapłacie opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi w par. 0910,

g) wykazywanie w sprawozdaniu Rb-27S kwoty dochodów otrzymanych ustalonej zgodnie z przepisami wskazanymi w części opisowej wystąpienia,

h) wykazywanie w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27S GOPS danych dotyczących dochodów gminy związanych z realizacją zadań zleconych w par. 2360,

i) wykazywanie w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27ZZ GOPS w Wiżajnach danych w kolumnie „Dochody przekazane” zgodnie z instrukcją sporządzania tego sprawozdania podaną w części opisowej wystąpienia,

j) prezentowanie we własnych jednostkowych sprawozdaniach Rb-N danych w poz. „gotówka i depozyty” zgodnie z zasadami zawartymi w § 13 ust. 1 pkt 4 załącznika nr 9 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych,

k) prawidłowe wykazywanie danych o zadłużeniu z tytułu kredytów w sprawozdaniu Rb-Z,

l) wykazywanie w sprawozdaniu Rb-ST prawidłowej kwoty środków niewykorzystanych dotacji.

9. Przedłożenie Radzie Gminy projektu uchwały zmieniającej uchwalę w sprawie zasad i trybu umarzania, odraczania i rozkładania na raty należności pieniężnych mających charakter cywilnoprawny… poprzez objęcie jej treścią instytucji kultury.

10. Przedłożenie Radzie Gminy projektu uchwały w sprawie zasad nabywania, zbywania i obciążania nieruchomości oraz ich wydzierżawiania lub wynajmowania na czas oznaczony dłuższy niż 3 lata lub na czas nieoznaczony, ze wskazaniem na obowiązek jej podjęcia.

11. Ustalenie czynszu za udostępnienie lokalu mieszkalnego lekarzowi.

12. Zwaloryzowanie czynszu za najem budynku z przeznaczeniem na ustawienie centrali telefonicznej, stosownie do postanowień zawartej umowy.

13. Sporządzanie i upublicznianie wykazów nieruchomości przeznaczonych do oddania w najem lub dzierżawę w przypadkach określonych w art. 35 ust. 1 i 1b ustawy o gospodarce nieruchomościami.

14. Zamieszczanie w zawiadomieniach o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży, przesyłanych nabywcom nieruchomości wyłonionym w drodze przetargu, informacji o uprawnieniach organizatora przetargu wynikających z art. 41 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami.

15. Wyeliminowanie nieprawidłowości w zakresie realizacji dochodów z tytułu podatków lokalnych opisanych w protokole kontroli. Poinformowanie Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku o efektach i skutkach finansowych tych działań.

16. Zachowanie prawidłowości wymiaru podatku od nieruchomości od osób prawnych i jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej.

17. Prawidłowe sporządzanie deklaracji gminnej na podatek od nieruchomości oraz na podatek leśny, z uwzględnieniem wytycznych zawartych w części opisowej wystąpienia.

18. Przestrzeganie powszechnie obowiązującego prawa i uregulowań wewnętrznych w przedmiocie terminowości podejmowania postępowania windykacyjnego.

19. Przestrzeganie zasad postępowania z nadpłatą określonych przepisami Ordynacji podatkowej, w szczególności podejmowanie niezbędnych działań zmierzających do jej zwrotu.

20. Rozważenie zasadności wystąpienia do właściwego urzędu skarbowego o ukaranie podatników uchylających się od terminowej realizacji zobowiązań podatkowych.

21. Prawidłowe wyliczanie kwoty udzielanych ulg inwestycyjnych w podatku rolnym.

22. Przyznawanie pracownikom dodatków specjalnych (zamiast nagród), jako właściwej – w świetle obowiązujących przepisów, w tym regulaminu wprowadzonego w Urzędzie Gminy – dodatkowej formy wynagrodzenia z tytułu okresowego zwiększenia obowiązków służbowych lub okresowego powierzenia dodatkowych zadań (w stosunku do obowiązującego zakresu czynności pracownika).

23. W zakresie podróży służbowych:

a) wystawianie pracownikom poleceń wyjazdu służbowego określających czas i miejsce podróży,

b) określanie pracownikowi delegowanemu w podróż zagraniczną miejscowość rozpoczęcia i zakończenia krajowej podróży związanej z podróżą zagraniczną,

c) wypłacanie pracownikom delegowanym do odbycia zagranicznej podróży służbowej zaliczek na niezbędne koszty podróży i pobytu poza granicami kraju.

d) wypłacanie należnej diety za każdą odbytą podróż zagraniczną; pobranie przez Pana Wójta diety za podróż do Wilna z dnia 27 czerwca 2018 r. w wysokości 19,50 euro oraz wypłacenie należnej z tego samego tytułu kwoty pracownikowi Urzędu (po skompensowaniu z bezpodstawnie pobraną przez tego pracownika dietą w wysokości 30 zł),

e) zobowiązanie pracowników dokonujących kontroli rozliczenia delegacji do rzetelnej analizy zawartych w nich danych, mając na względzie zapewnienie prawidłowego ustalenia należności pracownika odbywającego podróż,

f) klasyfikowanie wydatków z tytułu kosztów podróży służbowych zagranicznych w par. 4420,

g) klasyfikowanie wydatków z tytułu kosztów podróży stanowiących dojazdy związane ze szkoleniami w par. 4700.

24. W zakresie dochodów i wydatków związanych z gospodarką odpadami:

a) zaprzestanie ujmowania w rozdziale 90002 wydatków niezwiązanych z pokrywaniem kosztów funkcjonowania systemu gospodarowania odpadami komunalnymi,

b) zwiększenie kwoty wydatków budżetu na 2019 r. w rozdz. 90002 dodatkowo o bezpodstawnie ujęte w tym rozdziale w 2018 r. wydatki w łącznej wysokości 16.416,48 zł,

c) klasyfikowanie w par. 0690 wpływów z tytułu zwrotu kosztów upomnienia.

25. Zapewnienie wyeliminowania przypadków nieterminowego regulowania zobowiązania, co stwierdzono na podstawie wydatku z tytułu dotacji dla powiatu suwalskiego.

26. Przygotowanie przez Pana Wójta i przekazanie Skarbnikowi odpowiedniego dokumentu stanowiącego formalną podstawę wyksięgowania z konta 080 w ciężar funduszu kosztów poniesionych w latach poprzednich na zadania inwestycyjne wymienione w części opisowej wystąpienia, których realizacji gmina zaniechała według złożonych wyjaśnień.

27. W zakresie udzielania zamówień publicznych:

a) ustalanie zakresu obowiązków poszczególnych członków komisji przetargowej, mając na celu zapewnienie indywidualizacji odpowiedzialności jej członków,

b) ustalanie kryteriów oceny ofert w postępowaniach w sposób zapewniający wybór oferty rzeczywiście najkorzystniejszej w rozumieniu przepisów Prawa zamówień publicznych, czego warunkiem jest adekwatne do istotności określenie wagi kryterium ceny i innych przyjętych kryteriów oceny ofert. Uwzględnienie przy określaniu kryteriów oceny ofert, że przepisy Prawa zamówień publicznych nie nakazują ustalania we wszystkich postępowaniach innych kryteriów oceny ofert oprócz ceny, jak również nie ograniczają wagi kryterium ceny do maksymalnie 60%, zaś oczekiwany przez zamawiającego sposób wykonania zamówienia może być sformułowany jako jeden z warunków zamówienia, który musi spełnić wykonawca.

28. Zobowiązanie pracownika odpowiedzialnego za analizę osiągania średnich wynagrodzeń nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego do dołożenia należytej staranności przy ustalaniu danych na potrzeby sporządzenia przez Pana Wójta sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli oraz dokonania wypłaty jednorazowych dodatków uzupełniających.

29. Zamieszczanie w decyzjach o zwrocie części podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej informacji o wysokości limitu.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

    Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku