Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Szkole Podstawowej Nr 1 w Siemiatyczach

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

           Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 30 września 2019 roku (znak: RIO.I.6002-7/19), o treści jak niżej:

Pan

Radosław Kondraciuk

Dyrektor

Szkoły Podstawowej Nr 1

w Siemiatyczach

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej Szkoły Podstawowej Nr 1 w Siemiatyczach za 2018 r. i inne wybrane okresy, przeprowadzonej na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach  obrachunkowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 561, ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto zagadnienia organizacyjne, funkcjonowanie kontroli zarządczej, księgowość i sprawozdawczość, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, plan finansowy i jego wykonanie, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2018 r. poz. 967, ze zm.), gospodarkę składnikami majątku, inwentaryzację, rozliczenia z budżetem miasta.

Kontrola dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości, przeprowadzona pod kątem jej zgodności z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2019 r. poz. 351, ze zm.) oraz rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2017 r. poz. 1911), wykazała, że w zakładowym planie kont występują konta 770 „Zyski nadzwyczajne” i 771 „Straty nadzwyczajne”, mimo że dokumentacja zasad rachunkowości (nie zawierająca daty) powołuje się na przepisy przywołanego wyżej rozporządzenia z 13 września 2017 r. Konta te zostały usunięte z przepisów prawa określających zasady prowadzenia rachunkowości jednostek budżetowych od 1 stycznia 2016 r. Jednocześnie usunięto wiersze służące wykazywaniu danych pochodzących z tych kont z obowiązującego wzoru rachunku zysków i strat (wariant porównawczy). Przychody i koszty o nadzwyczajnej wartości lub które wystąpiły incydentalnie podlegają od 2016 r. ewidencji odpowiednio na kontach 760 „Pozostałe przychody operacyjne” i 761 „Pozostałe koszty operacyjne” – str. 4 protokołu kontroli,

Ponadto analiza procedur wewnętrznych obowiązujących w Szkole wykazała, że nie regulują one zasad udzielania zaliczek pracownikom i ich rozliczania. W praktyce kasjerowi udzielona była zaliczka o charakterze stałym, którą pracownik otrzymał 30 stycznia 2018 r., zaś jej rozliczenia dokonał w grudniu 2018 r. – str. 7 protokołu kontroli.

Analiza zapisów dokonywanych w księgach rachunkowych, przeprowadzona w świetle przepisów ustawy o rachunkowości oraz rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont…, wykazała, że:

a) na koniec roku na koncie 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” nie ujmowano odpisów za posiłki dokonanych w grudniu 2018 r., pozostających do rozliczenia w styczniu 2019 r. Odpis taki powinien być ujęty jako zobowiązanie na stronie Ma konta 221. Z ustaleń kontroli wynika, że kwota odpisu za żywienie w grudniu 2018 r. wynosiła 1.145 zł. W konsekwencji dane te nie zostały wykazane też w sprawozdawczości. Należy wskazać, że zgodnie z art. 24 ust. 2 ustawy zapisy dokonane w księgach powinny odzwierciedlać stan rzeczywisty, zaś według art. 6 ust. 1 w księgach danego roku należy ująć wszystkie przychody dotyczące danego roku, niezależnie od terminu płatności. Zwrócenia uwagi wymaga, że dane o zaległościach i nadpłatach na koniec roku budżetowego mają istotne znaczenie dla prognozy dochodów przyjmowanej w budżecie na kolejny rok, zatem powinny być uwidocznione w ewidencji i sprawozdawczości – str. 8-9 protokołu kontroli,

b) na koncie 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” oprócz rozliczeń z tytułu pożyczek z ZFŚS ewidencjonowano także rozliczenia kasy zapomogowo-pożyczkowej. Na koniec roku na stronie Ma tego konta widniała kwota 15.783,63 zł stanowiąca różnicę między kwotą nagromadzonych wkładów KZP (39.683,63 zł) oraz niespłaconych pożyczek z KZP (23.900 zł). Kwota 15.783,63 zł została wykazana w bilansie w poz. II.5 jako pozostałe zobowiązania, natomiast po stronie aktywów w poz. III.2 „środki pieniężne na rachunkach bankowych” (jako część w kwocie 76.467,32 zł). Należy wskazać, iż ewidencja rozliczeń KZP nie może znajdować się w księgach jednostki. Szczegółowe zasady organizowania i działania pracowniczych kas zapomogowo-pożyczkowych, a także obowiązki zakładów pracy w tym zakresie, zostały określone przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 19 grudnia 1992 r. w sprawie pracowniczych kas zapomogowo-pożyczkowych oraz spółdzielczych kas oszczędnościowo-kredytowych w zakładach pracy (Dz. U. Nr 100, poz. 502 ze zm.). Wynika z nich m.in., iż rachunkowość kasy powinna być prowadzona zgodnie z odrębnymi przepisami dotyczącymi rachunkowości; według zasad określonych tymi przepisami sporządzane jest także roczne sprawozdanie finansowe. Zakład pracy świadczy zaś tylko pomoc kasie w zakresie określonym w § 4 ust. 1 rozporządzenia, w tym m.in. w prowadzeniu księgowości, obsługi kasowej i prawnej. Ponadto z § 33 rozporządzenia z dnia 19 grudnia 1992 r. wynika, że niezgodne z przepisami jest przechowywanie środków kasy na rachunku Funduszu, ponieważ do tego celu powinien służyć odrębny rachunek otwarty na wniosek zarządu kasy. Zgodnie z wyjaśnieniem głównej księgowej zawartym w treści protokołu kontroli do końca listopada 2019 r. ma nastąpić likwidacja KZP w Szkole – str. 9-10 protokołu kontroli,

c) wykazany w księgach na koniec 2018 r. stan Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (96.966,69 zł) nie odzwierciedlał stanu jego aktywów, tj. środków na rachunku bankowym ZFŚS (po wyłączeniu znajdujących się na nim środków KZP) i należności z tytułu podlegających spłacie pożyczek mieszkaniowych. Różnica w kwocie 32,97 zł wynikała z ksiąg także na dzień 31 lipca 2019 r. Ponadto kontrola wykazała, że o wszystkie odsetki dopisane do rachunku ZFŚS (na którym znajdowały się także środki kasy zapomogowo-pożyczkowej) zwiększano stan Funduszu. W 2018 r. Fundusz zwiększono w ten sposób o 43,55 zł. Zgodnie z art. 7 pkt 4 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1352) środki Funduszu zwiększa się o odsetki od środków Funduszu – str. 9-10 protokołu kontroli,

d) zaniechano ujmowania w księgach przypisu zobowiązań z tytułu odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych. Odpis odnoszono w koszty w momencie przelewu środków z rachunku bieżącego na rachunek ZFŚS, zamiast dokonać zaksięgowania naliczonego odpisu na początku roku zapisem Wn 405 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia” – Ma 240 „Pozostałe rozrachunki”, zaś przelewu z rachunku bieżącego na rachunek Funduszu jako uregulowania tak przypisanego zobowiązania – str. 24-25 protokołu kontroli.

           W zakresie planu wyodrębnionego rachunku dochodów i wydatków nimi finansowanych stwierdzono, że Szkoła opracowała „plan przychodów i wydatków dla wyodrębnionego rachunku dochodów” opatrzony datą 27 września 2017 r. Zawierał on dochody i wydatki w kwocie po 246.500 zł. Zakładał dochody w par. 0830 „Wpływy z usług – 230.000 zł, w par. 0920 „Wpływy z pozostałych odsetek” – 1.500 zł i w par. 0970 „Wpływy z różnych dochodów” – 15.000 zł. Natomiast plan wydatków przewidywał w par. 4170 „Wynagrodzenia bezosobowe” – 3.000 zł, w par. 4210 „Zakup materiałów i wyposażenia” – 8.000 zł, w par. 4220 „Zakup środków żywności” – 223.500 zł, w par. 4260 „Zakup energii” – 7.000 zł i w par. 4300 „Zakup usług pozostałych” – 5.000 zł. Obowiązujący w Szkole plan wyodrębnionego rachunku dochodów na 2018 r. sporządzony był w pełnej klasyfikacji budżetowej i był zgodny z ogólną, łączną kwotą dochodów i wydatków ujętą w załączniku do uchwały budżetowej na 2018 r.

W piśmie do Burmistrza z dnia 28 grudnia 2018 r. prosił Pan o zwiększenie dochodów w par. 0830 o 12.950 zł i zmniejszenie ich w par. 0920 o 1.450 zł i w par. 0970 o 11.500 zł (razem zwiększenie i zmniejszenie dochodów o 12.950 zł), a także zwiększenie wydatków w par. 4210 o 6.950 zł, par. 4300 o 3.100 zł, w par. 4530 „Podatek od towarów i usług (VAT)” o 300 zł i zmniejszenie w par. 4170 o 1.000 zł, par. 4220 o 2.350 zł i w par. 4260 o 7.000 zł (razem zwiększenie i zmniejszenie wydatków o 10.350 zł). Formalnej odpowiedzi Burmistrza nie okazano.

W innym okazanym piśmie do Burmistrza datowanym na dzień 28 grudnia 2018 r. prosił Pan o zwiększenie planu dochodów w par. 0830 i wydatków w par. 4210 o 3.700 zł. W uwagach do zbiorczego sprawozdania Rb-34S (znajdującego się w Urzędzie Miasta) wskazano, że w par. 0830 i par. 4210 plan dochodów i wydatków Szkoły Podstawowej Nr 1 nie został zmieniony uchwałą Rady Miasta z 28 grudnia 2018 r. „ze względu na przeoczenie Dyrekcji Szkoły”.

Kontroli poddano sprawozdanie Rb-34 Szkoły według stanu na koniec grudnia 2018 r. W sprawozdaniu tym wykazano dochody i wydatki wyodrębnionego rachunku w kwotach po 250.083,07 zł (na wykazany plan po 246.500 zł, tj. jak w wersji pierwotnej). W dochodach ujęto po stronie planu kwoty, o zmianę których zwracał się Pan pierwszym z wymienionych pism z dnia 28 grudnia 2018 r., tj.: w par. 0830 – 242.950 zł, w par. 0920 – 50 zł i w par. 0970 – 3.500 zł. Również w planie wydatków zawarto dane uwzględniające wnioskowane zmiany wynikające z tego pisma: par. 4210 – plan 16.950 zł wykazano niezgodnie nawet z pismem o zmianę z 28 grudnia 2018 r., ponieważ przewidywało ono zwiększenie planu o 6.950 zł a nie o 8.950 zł; (wykazanie takiego planu było możliwe dzięki nieuprawnionemu pominięciu w sprawozdaniu planu w par. 4170, który w wersji pierwotnej miał wynosić 3.000 zł a po uwzględnieniu rzekomej zmiany 2.000 zł) natomiast wykonanie wykazano na poziomie przekraczającym nawet ustalony w ten sposób plan, tj. w kwocie 20.575,23 zł (par. 4220 – 221.150 zł, par. 4300 – 8.100 zł [wykonanie 8.070,09 zł], par. 4530 – 300 zł).

Plan ujęty w sprawozdaniu wynikał z pierwotnego „planu” z 27 września 2017 r. i zmian ujętych w piśmie do Burmistrza z dnia 28 grudnia 2018 r. (dotyczącym przesunięcia między paragrafami dochodów o 12.950 zł i wydatków o 10.350 zł). Jak wyżej wskazano, w sprawozdaniu nie wykazano planu w par. 4170, mimo iż w planie z 27 września 2017 r. wynosił on 3.000 zł a wnioskowano o zmniejszenie go „zmianą” z 28 grudnia 2018 r. o 1.000 zł. Wykonanie planu wydatków „po zmianie” wykazano w sprawozdaniu w par. 4210 jako jego przekroczenie o 3.625,23 zł, przy czym należy wskazać, że względem pierwotnej, prawidłowej wersji planu przekroczenie w par. 4210 nastąpiło o 12.575,23 zł, zaś w par. 4300 o 3.076,09 zł.

W złożonych wyjaśnieniach wskazał Pan, że:

- Burmistrz nie udzielił formalnego uprawnienia do dokonywania przeniesień w planie dochodów i  wydatków w wyodrębnionym rachunku dochodów budżetowych.

- Zmieniłem plan w sprawozdaniu Rb-34S za 2018 r. w stosunku do planu przychodów i wydatków z 27 września 2017 r. ponieważ zwiększyła się kwota przychodów na konto rachunku dochodów własnych jak i kwota wydatków. Byłem przekonany, iż posiadam prawo do przesunięć pomiędzy paragrafami dochodów i wydatków, a jedynie muszę poinformować Burmistrza o takiej zmianie, co też uczyniłem.

- w sprawozdaniu Rb-34S nie wykazaliśmy § 4170 po stronie planu wydatków, z uwagi na przesunięcie planowanej kwoty w tym paragrafie do § 4210. Kwota 2.000 zł zwiększyła plan wydatków w § 4210 z uwagi na potrzeby szkoły. Przez przeoczenie nie poinformowałem o tym fakcie Burmistrza.

W uchwale Nr XLIII/263/18 Rady Miasta Siemiatycze z dnia 25 kwietnia 2018 r. w sprawie określenia jednostek budżetowych Miasta Siemiatycze gromadzących dochody na wydzielonym rachunku bankowym, źródeł tych dochodów i ich przeznaczenia oraz sposobu i trybu sporządzania planu finansowego, dokonywania zmian w tym planie i ich zatwierdzania przyjęto m.in., że:

 - kierownicy samorządowych jednostek budżetowych opracowują łącznie z projektami planów finansowych samorządowych jednostek budżetowych projekty planów finansowych dochodów gromadzonych na wydzielonym rachunku i wydatków z nich finansowanych,

- projekty planów finansowych dochodów gromadzonych na wydzielonym rachunku i wydatków z nich finansowanych przekazywane są Burmistrzowi Miasta Siemiatycze w terminie umożliwiającym ujęcie ich w załączniku do projektu uchwały budżetowej,

- plany finansowe dochodów gromadzonych przez jednostki budżetowe, ujęte w załączniku do uchwały budżetowej stanowią prognozę tych dochodów, są podstawą gospodarki finansowej i powinny być zatwierdzone przez kierownika jednostki w terminie do 14 dni od otrzymania informacji o podjęciu uchwały budżetowej,

- upoważnienie do dokonywania zmian w planach dochodów i wydatków nimi finansowanych będzie zawarte co roku w uchwale budżetowej,

- kierownicy samorządowych jednostek budżetowych w terminie 7 dni od dnia dokonania zmiany zawiadamiają Burmistrza Miasta Siemiatycze o dokonanych zmianach.

Rada Miasta Siemiatycze w uchwale budżetowej na 2018 r. (podobnie jak na 2019 r.) upoważniła Burmistrza m.in. do przekazania dyrektorom szkół i przedszkoli uprawnień w zakresie dokonywania przeniesień w planie dochodów i wydatków wyodrębnionego rachunku dochodów budżetowych. Kontrolującemu nie okazano formalnego upoważnienia Burmistrza skierowanego do Pana Dyrektora, co potwierdzają także ustalenia kontroli kompleksowej. Brak takiego upoważnienia jest równoznaczny z brakiem upoważnienia do dokonywania jakichkolwiek zmian w planie finansowym wyodrębnionego rachunku dochodów. Zgodnie z art. 223 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 869, ze zm.) wydatki wyodrębnionego rachunku mogą być dokonywane do wysokości kwot zgromadzonych dochodów, w ramach planu finansowego. Ogólna zasada dokonywania wydatków publicznych określona w art. 44 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych stanowi natomiast, że wydatki te mogą być ponoszone na cele i wysokościach ustalonych w planie finansowym jednostki sektora finansów publicznych.

Uwagi co do treści uchwały regulującej zasady zmian planu oraz jej stosowania w praktyce w odniesieniu do upoważniania dyrektorów szkół przekazałem Burmistrzowi Siemiatycz w wystąpieniu wystosowanym na podstawie ustaleń kompleksowej kontroli gospodarki finansowej miasta Siemiatycze – str. 10-15 protokołu kontroli. 

Kontrola wynagrodzeń wykazała, że do podstawy dodatkowego wynagrodzenia rocznego wypłaconego za 2018 r. nie przyjmowano jednorazowego dodatku uzupełniającego nauczycieli otrzymanego przez nich w 2018 r. Przy ustalaniu wysokości „trzynastki” uwzględnia się jednorazowy dodatek uzupełniający wypłacony nauczycielom za rok poprzedni w pełnej wysokości, co wynika z przepisów art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 7 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (Dz. U. z 2018 r. poz. 1872) w zw. z § 1 ust. 1 pkt 8 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 26 czerwca 2001 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania wynagrodzenia oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy nauczycieli (Dz. U. Nr 71, poz. 737).

Zatrudnieni w SP Nr 1 nauczyciele kontraktowi otrzymali w 2018 r. dodatek uzupełniający za 2017 r. w kwocie 6.525,93 zł, mianowani – 16.271,43 zł a dyplomowani 30.253,12 zł. Łącznie wypłacone dodatki wyniosły 53.050,48 zł i należało je ująć do podstawy naliczenia „trzynastki” za 2018 r. Dodatkowe wynagrodzenie roczne nauczycieli powinno być w związku z tym wyższe łącznie o 4.509,29 zł brutto (8,5% z 53.050,48 zł) – przy założeniu, że wypłacone dodatki były prawidłowo ustalone. Podczas kontroli nie weryfikowano prawidłowości kwoty dodatków uzupełniających wypłaconych za 2017 r. nauczycielom zatrudnionym w szkołach prowadzonych przez miasto Siemiatycze – str. 20-21 protokołu kontroli.

Kontroli poddano prawidłowość ustalenia przez badaną jednostkę danych na potrzeby sporządzenia przez Burmistrza Siemiatycz sprawozdania z osiągania średnich wynagrodzeń nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego za 2018 r. Ustalono, że dane w zakresie struktury zatrudnienia nauczycieli obliczane są automatycznie przez program komputerowy, z dokładnością do 5 miejsc po przecinku i z uwzględnieniem takich zdarzeń jak przebywanie na zwolnieniu lekarskim płatnym z planu finansowego szkoły lub z ZUS czy przebywanie na urlopach bezpłatnych.

Mimo tego w wyniku kontroli stwierdzono istotny błąd w ustaleniu struktury zatrudnienia nauczycieli dyplomowanych, wpływający w znaczący sposób na wyniki analizy osiągania średnich wynagrodzeń nauczycieli w skali całego miasta. Dotyczył on nauczyciela dyplomowanego przebywającego na urlopie bezpłatnym od dnia 1 lipca 2014 r., zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy. W okresie styczeń-sierpień 2018 r. nauczyciel ten nie był oznaczony w systemie jako przebywający na urlopie bezpłatnym; odpowiednie oznaczenie nauczyciela w systemie nastąpiło dopiero od września 2018 r. Dlatego też program komputerowy przyjmował tego nauczyciela przez część roku jako zatrudnionego na pełnym etacie, przez co została zawyżona struktura zatrudnienia nauczycieli dyplomowanych w okresie od stycznia do sierpnia 2018 r. o 1 etat w każdym miesiącu.

Z ustaleń kontroli wynika, że powyższa nieprawidłowość dotyczy tylko 2018 r., gdyż umowa o pracę tego nauczyciela do końca 2017 r. funkcjonowała w programie płacowym jako „umowa nieaktywna”, a we wrześniu 2018 r. ujęto ją jako urlop bezpłatny.

W trakcie kontroli w oparciu o uwagi kontrolującego ustalono prawidłowe dane w zakresie średniorocznej struktury zatrudnienia nauczycieli dyplomowanych w SP Nr 1 w Siemiatyczach – str. 21-24 protokołu kontroli.

Kontrola wydatków z tytułu odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych wykazała, że przelewów środków na rachunek ZFŚS dokonano w 2018 r. niezgodnie z art. 6 ust. 2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Równowartość dokonanych odpisów i naliczonych zwiększeń na dany rok kalendarzowy pracodawca przekazuje na rachunek bankowy Funduszu w terminie do dnia 30 września tego roku, z tym że w terminie do dnia 31 maja tego roku przekazuje kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości planowanych odpisów. W planie finansowym na 2018 r. przyjęto planowane odpisy na Fundusz nauczycieli oraz pracowników administracji i obsługi w kwocie 209.000 zł. Na rachunek ZFŚS przelewy w ostatecznej wysokości 213.252 zł wpłynęły: 10 kwietnia – 35.000 zł, 19 kwietnia – 5.000 zł, 8 czerwca – 117.000 zł, 28 września – 52.000 zł i w wyniku korekty funduszu w dniu 7 grudnia 2018 r. – 4.252 zł. Do 31 maja przelano zatem 40.000 zł, co stanowiło tylko 19,1% planu. Powodem opóźnienia w przekazaniu środków na rachunek ZFŚS był wpływ wnioskowanych środków z budżetu dopiero w dniu 5 czerwca 2018 r. – str. 24-25 protokołu kontroli. Stosowny wniosek dotyczący przekazywania środków na wydatki w terminie umożliwiającym poniesienie przez jednostki budżetowe wydatków zgodnie z przepisami prawa skierowałem do Burmistrza Siemiatycz w wystąpieniu wystosowanym na podstawie ustaleń kontroli kompleksowej.

Celem kontroli było także ustalenie czy pobrane w 2018 r. przez Szkołę opłaty od uczniów za korzystanie z posiłków zostały przeznaczone wyłącznie na pokrycie kosztów zakupu artykułów żywnościowych do przygotowania posiłków (tzw. wsadu do kotła). Zarządzeniem Nr 11/2015 z dnia 1 września 2015 r. ustalił Pan cenę obiadu w wysokości 3 zł dla uczniów i 4,30 zł dla pracowników. Nie okazano dokumentacji potwierdzającej ustalenie tej stawki w porozumieniu z organem prowadzącym, tj. z Burmistrzem Siemiatycz. Zgodnie z art. 106 ust. 3 w zw. z art. 29 ust. 1 pkt 3 ustawy z 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe (Dz. U. z 2019 r. poz. 1148, ze zm.) warunki korzystania ze stołówki szkolnej, w tym wysokość opłat za posiłki, ustala dyrektor szkoły w porozumieniu z organem prowadzącym szkołę (Burmistrzem). Ustalanie wysokości opłat za śniadania i obiady przez dyrektora Szkoły w porozumieniu z organem prowadzącym wynika także z regulamin korzystania ze stołówki szkolnej wprowadzonego przez Pana Dyrektora.

Oprócz opłat za obiady od uczniów pobierane były także opłaty za śniadania w wysokości 2 zł. Pobierana opłata za śniadania nie wynika z żadnego dokumentu. Jak wyjaśnił Pan do protokołu kontroli, stawka ta była przyjęta na spotkaniu Burmistrza z dyrektorami szkół i przedszkoli – str. 29 protokołu kontroli.

Zgodnie z danymi sprawozdania Rb-34S według stanu za 2018 r. wydatki na zakup artykułów spożywczych ujęte w par. 4220 „Zakup środków żywności” wyniosły 221.144,19 zł. Ze sprawozdania nie wynikają zobowiązania z tego tytułu. Natomiast dochody z opłat za żywienie wykazano w sprawozdaniu Rb-34S w wysokości 246.604,51 zł. Sklasyfikowane dochody z opłat za żywienie były w 2018 r. większe od poniesionych wydatków na zakup artykułów spożywczych zużytych do przygotowania posiłków o 25.460,32 zł.

Zgodnie z art. 106 ust. 4 Prawa oświatowego do opłat wnoszonych za korzystanie przez uczniów z posiłków w stołówce szkolnej nie wlicza się wynagrodzeń pracowników i składek naliczanych od tych wynagrodzeń oraz kosztów utrzymania stołówki. Przepis ten oznacza, że opłaty pobrane od uczniów za korzystanie z żywienia mogą być przeznaczone wyłącznie za zakup artykułów żywnościowych („wsad do kotła”). Przeprowadzono zatem czynności kontrolne w celu ustalenia, jaka część podanej wyżej nadwyżki odpowiada opłatom wniesionym przez uczniów, które zostały przeznaczone na inne cele, wbrew art. 106 ust. 4 Prawa oświatowego.

W pierwszej kolejności obliczono kwotę nadwyżki pobranej od pracowników opłacających obiady według stawki 4,30 zł. Stwierdzono na podstawie okazanej dokumentacji, że w całym 2018 r. sprzedano 5.964 obiady nauczycielom i innym pracownikom Szkoły, co po przemnożeniu przez narzut do podstawowej ceny obiadu wynoszący 1,30 zł daje kwotę 7.753,20 zł (5.964 obiadów x 1,30 zł). Odliczenie tej kwoty z nadwyżki dochodów nad wydatkami pozostawia nadwyżkę na poziomie 17.707,12 zł. Po pomniejszeniu o ujęty w dochodach podatek VAT od obiadów sprzedanych pracownikom (256,92 zł) nadwyżka dochodów nad wydatkami za 2018 r. wyniesie zaś 17.445,20 zł. Kwota ta odpowiada nadwyżce dochodów (pobranych z założeniem przeznaczenia na wsad do kotła) nad wydatkami na zakup artykułów żywnościowych.

           Na podstawie opracowanych przez jednostkę danych możliwe było ustalenie stosunku dochodów z opłat za śniadania (wnoszone wyłącznie przez uczniów) do wydatków na zakup artykułów do przygotowania tych śniadań. Stwierdzono, że na przygotowanie śniadań w 2018 r. wydatkowano 28.121,90 zł, natomiast łączny wpływ z opłat za śniadania wyniósł 31.788,50 zł. Nadwyżka dochodów ze śniadań nad wydatkami na ich przygotowanie w 2018 r. wyniosła więc 3.666,60 zł i oznacza w całości kwoty pobrane od uczniów za żywienie i przeznaczone na inne cele niż zakup artykułów żywnościowych.

Po uwzględnieniu danych dotyczących śniadań nadwyżka dochodów nad wydatkami dotycząca tylko samych obiadów wyniesie 13.778,60 zł (17.445,20 zł po zmniejszeniu o 3.666,60 zł).

W celu obliczenia, jaką kwotę z sumy 13.778,60 zł stanowi nadwyżka opłat wniesionych przez uczniów za obiady, dokonano ustalenia udziału obiadów opłaconych przez uczniów w całej liczbie obiadów sprzedanych w 2018 r. (założono, że taka sama jest wartość wsadu do kotła dla obiadów sprzedawanych uczniom oraz pracownikom). Stwierdzono, że w 2018 r. uczniowie samodzielnie zakupili 53.969 obiadów, MOPS i GOPS w Siemiatyczach opłaciły ze środków publicznych 8.989 obiadów a pracownicy zakupili 5.964 obiadów. Z powyższego wynika, iż w liczbie wszystkich sprzedanych w 2018 r. obiadów (68.922) obiady samodzielnie opłacone przez uczniów stanowią 78,30%. Zatem nadwyżka dotycząca obiadów samodzielnie opłaconych przez dzieci wynosi 10.788,64 zł (13.778,60 zł x 78,3%).

Łącznie w 2018 r. nadwyżka dochodów z opłat pobieranych od uczniów nad wydatkami na zakup „wsadu do kotła” do przygotowania tym uczniom posiłków wyniosła zatem 14.455,24 zł (za śniadania 3.666,60 zł i za obiady 10.788,64 zł). Świadczy to o przeznaczeniu części opłat za korzystanie przez uczniów z posiłku na inne cele niż zakup artykułów żywnościowych, tj. z naruszeniem art. 106 ust. 4 Prawa oświatowego.

Do Pana Dyrektora zwrócono się z pytaniem, dlaczego nie przeznaczano całości wpłat za żywienie na zakup artykułów spożywczych? Wyjaśnił Pan, że nadwyżka na koncie dochodów wynikała z cen produktów żywnościowych (udzielone szkole rabaty) oraz ze zwiększenia ilości dzieci korzystających z obiadów i została przeznaczona na bieżące potrzeby szkoły, niezbędne do jej funkcjonowania. Ponadto część produktów spożywczych, jak zdrowa żywność, owoce, warzywa, bakalie  … była dostarczana szkole i finansowana przez Caritas a następnie wydawana dzieciom w ramach realizowanego programu „Żółty talerz”. Dzięki temu na zakup niektórych produktów nie musieliśmy angażować swoich środków. Kwota, która została na koncie dochodów wynikała z racjonalnej gospodarki produktami żywnościowymi, na co wskazuje kwota 3 zł za obiad stosowana i niezmieniana od wielu lat – str. 29-32 protokołu kontroli.

Stwierdzone nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania lub błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości jednostek budżetowych oraz nieprawidłowego funkcjonowania kontroli zarządczej.

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Panu Dyrektorze, jako kierowniku jednostki sektora finansów publicznych, stosownie do art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych.

Wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości, stosownie do ustalonego zakresu czynności, należy do głównego księgowego. Prawa i obowiązki głównych księgowych określa art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Usunięcie kont 770 i 771 z zakładowego planu kont.

2. Wdrożenie pisemnych procedur regulujących zasady udzielania i rozliczania zaliczek dla pracowników.

3. Zobowiązanie głównej księgowej do wyeliminowania nieprawidłowości i uchybień w zakresie ewidencjonowania operacji w księgach rachunkowych, poprzez:

a) ujmowanie na koncie 221 co najmniej na koniec każdego kwartału oraz wykazywanie w sprawozdawczości nadpłat, a także ewentualnych zaległości, dotyczących opłat za żywienie,

ujmowanie w księgach operacji naliczenia odpisu na ZFŚS w sposób wskazany w części opisowej wystąpienia,

b) usunięcie z rachunku ZFŚS środków kasy zapomogowo-pożyczkowej oraz zaprzestanie ujmowania w księgach Szkoły operacji gospodarczych dotyczących rozliczeń tej kasy,

c) uzgodnienie stanu aktywów i pasywów ZFŚS,

d) ustalenie wysokości odsetek od środków KZP przechowywanych na rachunku ZFŚS, które bezpodstawnie zwiększyły stan ZFŚS oraz przekazanie równowartości tych odsetek na rzecz kasy.

4. Dokonywanie zmian w planie wyodrębnionego rachunku dochodów i wydatków nimi finansowanych tylko w przypadku posiadania stosownego upoważnienia. Zaprzestanie modyfikowania kwot planu finansowego w sprawozdaniu Rb-34S w przypadku braku upoważnienia do dokonywania zmian.

5. Włączanie do podstawy naliczenia dodatkowego wynagrodzenia rocznego wypłaconych nauczycielom jednorazowych dodatków uzupełniających. Skorygowanie dodatkowego wynagrodzenia rocznego wypłaconego za 2018 r. w zaniżonej wysokości.

6. Niezwłoczne sporządzenie oraz przekazanie do Urzędu Miasta korekty danych za 2018 r. w zakresie struktury zatrudnienia nauczycieli dyplomowanych w celu dostosowania jej do ustalonej podczas kontroli.

7. Ponowne ustalenie – po sporządzeniu przez Burmistrza Siemiatycz sprawozdania za 2018 r. skorygowanego kompleksowo o ustalenia poczynione podczas kontroli w Szkole Muzycznej, Szkole Podstawowej Nr 1 oraz w Urzędzie Miasta – dodatków uzupełniających dla nauczycieli za 2018 r. (przy uwzględnieniu prawidłowych osobistych stawek wynagrodzenia zasadniczego) a następnie:

a) wystąpienie do poszczególnych nauczycieli stażystów, kontraktowych i dyplomowanych o dobrowolny zwrot kwot nienależnie otrzymanych dodatków uzupełniających za 2018 r.,

b) wypłacenie nauczycielom mianowanym kwot dodatków uzupełniających za 2018 r., o które były one zaniżone.

8. Zapewnienie prawidłowości ustalania danych na potrzeby sporządzania przez Burmistrza Siemiatycz sprawozdania z osiągania wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli w zakresie struktury zatrudnienia nauczycieli.

9. Ustalenie wysokości opłat za posiłki (śniadania i obiady), przy udokumentowaniu porozumienia w tej sprawie z Burmistrzem Siemiatycz.

10. Wydatkowanie całości opłat pobranych od uczniów za korzystanie z posiłków na zakup artykułów żywnościowych zużywanych do przygotowania tych posiłków.

11. Rozliczenie z uczniami kwot pobranych od nich w 2018 r. tytułem odpłatności za śniadania i obiady, które nie zostały przeznaczone na zakup artykułów żywnościowych, wynoszących łącznie 14.455,44 zł. Poinformowanie o skutkach finansowych podjętych w tym zakresie działań.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

           Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

           Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

Do wiadomości:

Burmistrz Siemiatycz

    Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku