Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Gminy Turośl

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

Zespół w Łomży

Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 07 stycznia 2020 roku (znak: RIO.IV.6001-5/19), o treści jak niżej:

                                                                                      Pan

                                                                                      Piotr Niedbała

                                                                                      Wójt Gminy Turośl

           W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Turośl za 2018 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Gminy Turośl na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 2137) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Łomży, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2019 r. poz. 2215), udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

Analiza regulacji wewnętrznych opisujących przyjęte przez kontrolowaną jednostkę zasady rachunkowości – w świetle przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2019 r. poz. 351, ze zm.) oraz rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2017 r. poz. 1911, ze zm.) – wykazała, że:

a) w zakładowym planie kont Urzędu Gminy jako jednostki budżetowej przewidziano konta, które ze względu na specyfikę jednostki oraz przyjęte rozwiązania organizacyjne nie mogą mieć zastosowania, w tym: 014 „Zbiory biblioteczne”, 015 „Mienie zlikwidowanych jednostek” czy 340 „Odchylenia od cen ewidencyjnych materiałów i towarów” – str. 6 protokołu kontroli,

b) nie określono stosowanych zasad ewidencjonowania w księgach operacji związanych z centralnym rozliczaniem podatku VAT; przy czym zaznaczyć należy, że stosowane w praktyce zasady prowadziły do wykazania w księgach nierzetelnych stanów, a więc nie powinny stanowić podstawy regulacji wewnętrznych w tym zakresie, o czym w dalszej części wystąpienia – str. 25 protokołu kontroli.

Kontrola prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym dokonywanych w nich zapisów i dowodów stanowiących ich podstawę, przeprowadzona w świetle przepisów ustawy o rachunkowości oraz rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont…, wykazała, że:

a) nie przestrzegano określonej załącznikiem nr 3 do rozporządzenia zasady prowadzenia ewidencji na koncie 130 „Rachunek bieżący jednostki”, wymagającej zachowania czystości obrotów na tym koncie; w efekcie obroty w zakresie zrealizowanych dochodów wykazane na subkoncie 130-2 oraz obroty na subkontach wydatków nie odpowiadały wykonanym dochodom i wydatkom wykazanym w sprawozdawczości Urzędu Gminy – str. 10, 12, 18 i 19 protokołu kontroli. Zawyżenie obrotów nie dotyczyło znaczących kwot, za wyjątkiem operacji związanych z otrzymaniem i spłatą pożyczki z BGK ujmowanych na koncie utworzonym w ramach konta 130 do ewidencji operacji na rachunku projektu. Jak wynika z ustaleń kontroli, rachunek projektu traktowano jako rachunek Urzędu Gminy i ewidencjonowano w ramach konta 130. Zaprezentowany na str. 15-18 protokołu kontroli sposób ewidencji tego rachunku wynikał – jak należy sądzić – z faktu, iż całość wydatków w realizowanych w ciężar planu finansowego Urzędu Gminy finansowana jest w badanej jednostce z rachunku bieżącego Urzędu. Zastosowano zatem analogiczną metodę dla ewidencji rachunku projektu, z którego ponoszone były wydatki. O ile zastosowana metoda, i wynikające z niej księgowania, stanowiłaby jedyny sposób zaewidencjonowania w budżecie operacji w przypadku realizacji projektu za pomocą wyodrębnionych rachunków prowadzonych przez jednostkę budżetową inną niż urząd jednostki samorządu terytorialnego (szkołę lub GOPS), o tyle w przypadku urzędu gminy istnieje możliwość potraktowania rachunków projektu jako rachunków budżetu (ewidencjonowanych w ramach konta 133 „Rachunek budżetu”) oraz powielenia zachodzących na nich operacji w zakresie dochodów i wydatków budżetu na odpowiednich subkontach prowadzonych do konta 130. Rozwiązanie takie pozwoliłoby na uniknięcie konieczności ewidencjonowania na koncie 130 operacji związanych z zaciągnięciem i spłatą zobowiązań dłużnych oraz tworzenia zapisów w ewidencji budżetu imitujących rzekomy wpływ na rachunek budżetu dochodów związanych z projektem i przekazanie na rachunek Urzędu środków na wydatki,

b) stan rozliczeń dotyczących należności z tytułu dochodów na koncie syntetycznym 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” wykazywano nieprawidłowo jako per saldo należności i zobowiązań. Na dzień 31 grudnia 2018 r. w ewidencji syntetycznej na koncie 221 wykazano po stronie Wn per saldo w wysokości 114.954,94 zł. Na podstawie analizy ewidencji analitycznej stwierdzono zaś, że na koniec 2018 r. faktyczne należności podlegające wykazaniu po stronie Wn wynosiły 125.481,75 zł, zaś nadpłaty po stronie Ma 10.526,81 zł. W sprawozdawczości budżetowej wykazano prawidłowe dane, wynikające z ewidencji analitycznej – str. 24 protokołu kontroli,

c) nie dokonywano bieżącej analizy rozliczeń ujętych na koncie 240 „Pozostałe rozrachunki” w ewidencji Urzędu, wynikających z odsetek dopisanych przez bank w latach ubiegłych do rachunku sum depozytowych – według stanu na 31 grudnia 2018 r. w kwocie 1.034,97 zł. Uchybiono więc zasadom funkcjonowania kont zespołu 2 zawartym w załączniku nr 3 do rozporządzenia, zgodnie z którymi ewidencja szczegółowa powinna umożliwić ustalenie przebiegu rozliczeń oraz stanu należności, rozliczeń, roszczeń spornych i zobowiązań z podziałem według kontrahentów. W czasie kontroli na rachunku bankowym środków depozytowych (konto 139 „Inne rachunki bankowe”) zdeponowane były sumy, od których dopisane odsetki na 31 grudnia 2018 r., według wyliczenia Skarbnika, wynosiły 529,85 zł. Jednocześnie z protokołu kontroli wynika, że obecnie odsetki są wyliczane i zwracane (po potrąceniu kosztów obsługi rachunku) wraz ze zwrotem zabezpieczeń należytego wykonania umowy. W zakresie pozostałej kwoty odsetek wynoszącej 505,12 zł nie ma – według danych zawartych w protokole kontroli – możliwości ustalenia, od jakich środków zostały naliczone; w związku z tym zasadne jest przekazanie tej kwoty na dochody budżetu – str. 27-28 protokołu kontroli,

d) niewykorzystane w 2018 r. środki dotacji w kwocie 1.304,44 zł zwrócono na rachunek Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku w dniu 15 lutego 2019 r. Zwróconą z rachunku budżetu kwotę zarachowano Wn 224 „Rozrachunki budżetu” – Ma 133, co było konsekwencją zaliczenia jej jako zmniejszenia dochodów 2018 r. (nie zaliczono jej do wydatków 2019 r.). Sposób ewidencji tego rodzaju operacji determinują zasady sporządzania sprawozdawczości. Zgodnie z § 3 ust. 5 pkt 2 i ust. 7 załącznika nr 36 do rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 9 stycznia 2018 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2019 r. poz. 1393) zwrot dotacji otrzymanej w 2018 r., który nastąpił po 31 stycznia 2019 r. powinien stanowić uregulowanie wykazanego na koniec roku w ewidencji Urzędu zobowiązania z tytułu wydatków, a jego opłacenie stanowić wydatek budżetu w 2019 r. w par. 2950 „Zwrot niewykorzystanych dotacji…”. Zaniżono zatem dochody budżetu  2018 r. oraz wydatki budżetu 2019 r. o kwotę 1.304,44 zł, bowiem pomniejszenie dochodów budżetu o zwrócone dotacje może dotyczyć tylko dotacji zwróconych do 31 stycznia następnego roku – str. 22-23 protokołu kontroli,

e) uchybiono zasadzie memoriału wyrażonej w art.  6 ust. 1 ustawy stanowiącej, że w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty; wynika to z pominięcia w księgach i sprawozdawczości 2017 r. kosztów podróży służbowych odbytych w 2017 r., które zwrócono pracownikowi w 2018 r., oraz związanych z nimi zobowiązań w kwocie 80,24 zł – str. 99-100 protokołu kontroli,

f) saldo konta 310 „Materiały” na koniec 2018 r. zawyżono o kwotę 421,66 zł, co było skutkiem błędu w wycenie stanu paliwa – ujętą odrębnie wartość benzyny z urządzeń OSP doliczono dodatkowo do wartości stanu oleju napędowego, przez co wskazana kwota została zdublowana – str. 137-138 protokołu kontroli.

           Nieprawidłowości ewidencyjne wykazała też kontrola operacji związanych z centralnym rozliczeniem podatku VAT (str. 25-27 i 29 protokołu kontroli). Stwierdzono, że dochody budżetu realizowane przez szkoły ze sprzedaży opodatkowanej podatkiem od towarów i usług były przekazywane do budżetu gminy w kwotach brutto (zawierających VAT). Poza przekazaniem podatku VAT należnego w kwocie dochodów ze sprzedaży, szkoły przelewały na rachunek budżetu kolejne środki pieniężne odpowiadające różnicy pomiędzy VAT należnym i VAT naliczonym. Stwierdzono, że przelew tych kolejnych środków był w szkołach zaliczany do wydatków w par. 4530 „Podatek od towarów i usług (VAT)”. Łączne wydatki szkół z tego tytułu sklasyfikowane w 2018 r. w par. 4530 wyniosły 11.232,47 zł. Z kolei środki wpływające z tego tytułu od szkół zaliczano do dochodów budżetu w par. 0970 „Wpływy z różnych dochodów”. Stosowany system rozliczenia VAT powodował nieuzasadniony transfer środków do i z jednostek, skutkujący zawyżeniem dochodów i wydatków budżetu. W związku z przekazywaniem do budżetu dochodów ze sprzedaży w kwocie brutto następuje już bowiem przekazanie należnego VAT podlegającego rozliczeniu przez gminę z urzędem skarbowym. Bezzasadne jest więc dodatkowe przekazywanie środków w wysokości wynikającej z miesięcznych „deklaracji cząstkowych” szkół. W konsekwencji stosowanego systemu rozliczeń kwoty wykazywane w deklaracjach cząstkowych szkół traktowano jako należności, które ujmowano w ewidencji Urzędu na koncie 240, tworząc w ten sposób nierealne salda (według stanu na koniec 2018 r. na sumę 898,38 zł), gdyż w sytuacji, w której szkoły ujęły dochody w kwotach brutto, na ich rachunkach bankowych nie pozostawały już środki na pokrycie tego rzekomego zobowiązania. Skarbnik poinformował w trakcie kontroli, że zaniechano stosowanego dotychczas sposobu rozliczeń ze szkołami.

           Według stanu na 31 grudnia 2018 r. konto 225-7 „Rozrachunki z budżetami” w ewidencji Urzędu, mające obrazować stan rozrachunków gminy z urzędem skarbowym, wykazywało saldo Wn w wysokości 39.705,42 zł. Odpowiadało ono generalnie należnościom od urzędu skarbowego z tytułu nadwyżki podatku naliczonego nad należnym, zaprezentowanej w deklaracji VAT-7 gminy za grudzień 2018 r. w wysokości 39.710 zł (różnica była efektem zaokrągleń). W poz. 62 deklaracji wskazano tę kwotę jako podlegającą przeniesieniu na następny okres rozliczeniowy, w związku z czym nie wykazano jej – prawidłowo – jako należności w sprawozdaniu Rb-27S. Oprócz wymienionej kwoty należności z konta 225-7, w związku z centralnym rozliczeniem podatku VAT w ewidencji Urzędu na koncie 240 wykazane zostało na koniec 2018 r. nierealne saldo po stronie Ma w wysokości 59.551,45 zł. Wynikało ono z niedokonywania korekt kosztów lub przychodów w związku z wynikami centralnego rozliczenia podatku VAT. W efekcie pozostało w ewidencji saldo całkowicie nierealne, sugerujące istnienie zobowiązań Urzędu Gminy.

Kontrola prawidłowości stosowania klasyfikacji budżetowej, przeprowadzona w oparciu o przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1053, ze zm.), wykazała, że:

a) wydatki na wynagrodzenia komisji przeciwdziałania alkoholizmowi w ogólnej kwocie 3.594 zł ujęto w par. 4170 „Wynagrodzenia bezosobowe”, zamiast w par. 3030 „Różne wydatki na rzecz osób fizycznych” – str. 107 protokołu kontroli,

b) wydatek w kwocie 83,53 zł poniesiony tytułem zwrotu kosztów podróży na seminarium do Łomży został sklasyfikowany w par. 4410 „Podróże służbowe krajowe”, zamiast w par. 4700 „Szkolenia pracowników…”, w którym powinny być ujmowane wydatki stanowiące koszty udziału w szkoleniach, w tym koszty dojazdów; z ustaleń kontroli wynika, że koszty udziału w seminarium w wysokości 550 zł poniesiono w par. 4700 – str. 98-99 protokołu kontroli,

c) wydatki na zakup programu komputerowego w kwocie 922,50 zł zaliczono do par. 4300 „Zakup usług pozostałych”, zamiast do par. 4210 „Zakup materiałów i wyposażenia” – str. 113 protokołu kontroli,

d) wydatki z tytułu opłat komorniczych w ogólnej kwocie 677,74 zł zaliczono do par. 4300, zamiast do par. 4610 „Koszty postępowania sądowego…” – str. 113 protokołu kontroli.

Analiza dochodów z najmu lokali mieszkalnych przeprowadzona została z uwzględnieniem ustaleń poczynionych przez RIO w Białymstoku podczas przeprowadzonej w 2019 r. problemowej kontroli gospodarki finansowej Zespołu Obsługi Szkół w Turośli, na podstawie której Izba wystosowała do Pana w dniu 9 kwietnia 2019 r. pismo informujące o działaniach, jakie powinien Pan podjąć w celu usunięcia stwierdzonych podczas tej kontroli nieprawidłowości. Z ustaleń zawartych na str. 61-64 protokołu niniejszej kontroli wynika, że do czasu kontroli tych zagadnień (inspektor badający te zagadnienia wykonywał czynności kontrolne do 31 lipca 2019 r.) nie zostały podjęte przez Pana działania skutkujące:

a) wyeliminowaniem sprzeczności między postanowieniami wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy a treścią zarządzenia Pana Wójta w sprawie stawki bazowej czynszu najmu w przedmiocie liczby lokali stanowiących zasób mieszkaniowy gminy. W wyjaśnieniu w tej sprawie wskazał Pan, że Nie dostosowywano liczby lokali stanowiącej zasób mieszkaniowy gminy do postanowień wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy ze względu na incydentalny charakter wynajmu pomieszczeń (…) Na chwilę obecną pomieszczenia te nie są wynajmowane i w przyszłości nie będą,

b) zaprzestaniem różnicowania przez Pana Wójta stawki bazowej czynszu za najem lokali mieszkalnych ze względu na okoliczności stanowiące według ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i zmianie Kodeksu cywilnego (Dz. U. z 2019 r. poz. 1182, ze zm.) czynniki podwyższające lub obniżające stawkę bazową, które na mocy uchwały Rady Gminy zostały już objęte stosowną regulacją (do niepodjęcia działań w tej kwestii nie odniósł się Pan w wyjaśnieniu stanowiącym załącznik nr 2.28 do protokołu kontroli) – str. 150 protokołu kontroli.

           Podczas kontroli kompleksowej objęto badaniem prawidłowość ustalania stawek czynszu za najem lokali mieszkalnych, pobieranego przez Urząd Gminy Turośl. Stwierdzono następujące nieprawidłowości:

a) w przypadku lokalu mieszkalnego w Lemanie (opis na str. 65-66 protokołu kontroli) zaniżono stawkę czynszu o 5%, co odpowiada miesięcznie kwocie 7,49 zł, a za 15 miesięcy trwania umowy najmu odpowiada zaniżeniu należności o 112,35 zł. W załączonym do protokołu kontroli wyjaśnieniu pracownika Urzędu Gminy zajmującego się tymi zagadnieniami wskazano, że zastosowana suma obniżek była spowodowana brakiem sieci wodociągowej doprowadzającej wodę do budynku i sieci kanalizacyjnej odbierającej ścieki z budynku mieszkalnego. Z wyjaśnienia wynika m.in., że instalacja to nie to samo co sieć. Pracownik Urzędu uzasadnia, że z jednej strony zgodnie z zasadami polityki czynszowej zwiększono stawkę 2 razy o 20% z tytułu wyposażenia w „instalację” wodociągową i kanalizacyjną (mimo, że wieloletni program stanowi o „sieci” wodociągowej i kanalizacyjnej), a z drugiej obniżono 2 razy o 5% z tytułu braku sieci, ponieważ lokal wyposażony jest jedynie w instalację (oprócz tego lokal objęty jest jeszcze dwiema zwyżkami po 5%). Wyjaśnienie nie zawiera argumentacji zmieniającej istotę sprawy. Zastosowanie sposobu obliczeń zawartego w wyjaśnieniu dawałoby w sumie konieczność zwiększenia stawki bazowej łącznie o 40%. Byłoby to równoznaczne z zaniżeniem stawki pobieranej w praktyce (zwiększonej o 30%) o 10% a nie o 5%, jak wykazała kontrola,

b) nieprawidłowe ustalenie stawki czynszu ujawniono też w przedmiocie najmu lokalu mieszkalnego w Lemanie opisanego na str. 66-67 protokołu kontroli. W tym przypadku zaniżenie stawki wynosiło 10%, co za okres od jej ostatniej zmiany, tj. od lipca 2015 r. do lipca 2019 r., odpowiada zaniżeniu czynszu ogółem o 534,10 zł. W powołanym wyżej wyjaśnieniu pracownika Urzędu Gminy analogicznie uzasadniano różnice w obliczeniu wysokości czynszu za ten lokal między ustaleniami kontroli a stwierdzoną praktyką,

c) pomimo treści § 5 ust. 1 „Zasad wynajmowania lokali mieszkalnych…”, stanowiących załącznik nr 2 do uchwały Rady Gminy Turośl z dnia 30 grudnia 2015 r. w sprawie wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy Turośl, zaniechano obowiązku pobierania od najemców kaucji zabezpieczającej pokrycie należności z tytułu najmu lokalu w dniu jego opróżnienia. Kaucja powinna odpowiadać wysokości sześciomiesięcznego czynszu, a jej wniesienie stanowić warunek zawarcia umowy najmu lokalu mieszkalnego. Przy czym z ustaleń kontroli nie wynika, aby zaistniały okoliczności umożliwiające zaniechanie pobrania kaucji, określone w § 5 ust. 2 „Zasad wynajmowania lokali…”. W dniu 30 sierpnia 2019 r. uchwałą Nr V/41/19 Rady Gminy Turośl dokonano zmiany treści załącznika nr 2 do uchwały z dnia 30 grudnia 2015 r., dodając pkt 4 w § 5 ust. 2, stanowiący, że z obowiązku wpłacenia kaucji zwalniane są osoby będące najemcami lokali o złym stanie technicznym wymagającym remontu we wszystkich lokalach w budynku w m. Charubin 59, Wanacja 12, Leman 91. Postanowiono też, że w lokalach mieszkalnych w Turośli przy ul. Jana Pawła II 36 ustala się kaucję w wysokości 1.000 zł – str. 67-68 protokołu kontroli, załącznik nr 2.28 do protokołu kontroli,

d) najemcy lokalu mieszkalnego w Lemanie (opis na str. 68-69 protokołu kontroli) w dniu 7 marca 2016 r. rozłożył Pan na osiem rat zaległości czynszowe powstałe za okres od października 2014 r. do lutego 2016 r. w ogólnej wysokości 5.439,55 zł, w tym 5.153,18 zł należność główna i 286,37 zł odsetki. Dłużnik nie spłacił w całości swojego zobowiązania, zaś czynności wierzyciela ograniczały się tylko do wysyłania wezwań do zapłaty. Następnie w dniu 28 lutego 2019 r. dokonał Pan umorzenia należności w ogólnej kwocie 6.497,83 zł, w tym należności głównej w kwocie 5.139,14 zł i odsetek 1.358,69 zł. Umarzając należność powołał się Pan na przepisy § 3 ust. 1 pkt 1 i 3 w zw. z § 2 ust. 1 pkt 2 uchwały Nr XXXIII/135/10 Rady Gminy Turośl z dnia 30 sierpnia 2010 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu umarzania … stanowiące, że należność może być umorzona w całości lub w części, jeżeli nie można ustalić dłużnika lub dłużnik zmarł nie pozostawiając spadkobierców. Bezpodstawnie uznano, iż zaniechanie odbioru korespondencji przez dłużnika wypełnia przesłankę niemożności ustalenia dłużnika, uzasadniającą umorzenie jego zobowiązań z urzędu. W wyniku czynności kontrolnych, w dniu 11 września 2019 r. sporządzono pozew przeciwko dłużnikowi o zapłatę do Sądu Okręgowego w Łomży.

Kontrola tego zagadnienia ujawniła ponadto, że zaniżono naliczenie w księgach i sprawozdawczości odsetek od tej zaległości według stanu na 31 grudnia 2018 r., ponieważ nie uwzględniono odsetek za okres od 20 marca 2016 r. do 31 grudnia 2018 r. w kwocie 1.058,85 zł za 1.015 dni zwłoki. Były to odsetki należne z tytułu wymagalności całości należności w momencie nie spłacenia rat w terminie. Naruszono w ten sposób § 11 rozporządzenia Ministra Finansów i Rozwoju z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont…

Ustalono także, że sprawami dotyczącymi dochodzenia należności cywilnoprawnych od dłużników zajmuje się pracownik Urzędu Gminy, któremu formalnie nie powierzono obowiązków w tym zakresie – str. 70 protokołu kontroli.

W przedmiocie dzierżawy nieruchomości, w przypadkach przedstawionych na str. 76-78 protokołu stwierdzono, że z tymi samymi dzierżawcami zawierano kolejne umowy na okres do 3 lat, w wyniku czego łączny czas trwania dzierżawy przekraczał okres trzech lat. W takiej sytuacji, zgodnie z art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. a) ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2019 r. poz. 506, ze zm.) dla zawarcia kolejnej umowy, w wyniku której czas trwania dzierżawy przez ten sam podmiot będzie przekraczał 3 lata, niezbędne było uzyskanie przez Pana zgody Rady. Uchwała Nr V/28/11 Rady Gminy Turośl z dnia 12 maja 2011 r. w sprawie określenia zasad nabywania, zbywania i obciążania nieruchomości stanowiących własność Gminy Turośl oraz ich wydzierżawiania lub wynajmowania na okres dłuższy niż 3 lata lub na czas nieoznaczony nie odnosi się w żadnym miejscu do umów zawieranych na okres do 3 lat, w tym do zawierania przez Wójta kolejnych umów najmu lub dzierżawy do 3 lat bez zgody Rady.

Pragnę przy tym wskazać, że zmiana dokonana w treści tej uchwały uchwałą Nr V/42/19 Rady Gminy Turośl z dnia 30 sierpnia 2019 r. nie powoduje, że może Pan zawierać kolejny umowy do 3 lat bez zgody Rady. Wprowadzenie w § 14 uchwały przepisu, iż „W wypadkach, gdy po umowie zawartej na czas oznaczony, strony zawierają kolejne umowy, których przedmiotem jest ta sama nieruchomość” może odnosić się – w kontekście postanowień § 14 uchwały – wyłącznie do umów na okres dłuższy niż 3 lata. Tylko do umów na okres dłuższy niż 3 lata może być zatem zastosowane stwierdzenie zawarte w wyjaśnieniu Pana Wójta, iż Wprowadzono zmiany w Uchwale Rady Gminy Turośl umożliwiająca dla Wójta Gminy przedłużanie umów najmu i dzierżawy nieruchomości gminnych na kolejne okresy dla nieruchomości objętych już umowami (…) bez konieczności ogłaszania kolejnych przetargów (…).

Stwierdzono także nieprzestrzeganie art. 35 ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2018 r. poz. 2204, ze zm.), zobowiązującego do sporządzania i podawania do publicznej wiadomości wykazu nieruchomości przeznaczonych do oddania w najem lub dzierżawę, poprzez wywieszenie go na okres 21 dni w siedzibie Urzędu, a także zamieszczenie na stronach internetowych Urzędu i podanie informacji o zamieszczeniu wykazu do publicznej wiadomości przez ogłoszenie w prasie lokalnej o zasięgu obejmującym co najmniej powiat, na terenie którego położona jest nieruchomość. Nieprawidłowości dotyczyły zarówno niesporządzenia wykazu, jak i braku jego publikacji w sposób przewidziany ustawą. Ponadto w jednym przypadku w wykazie upublicznionym na tablicy ogłoszeń Urzędu podano informacje niezgodne ze stanem faktycznym, wskazując że dzierżawca nieruchomości będzie wyłoniony w trybie przetargowym, podczas gdy miała być ona wydzierżawiona dotychczasowemu kontrahentowi. Zagadnienie przestrzegania wskazanych regulacji było już przedmiotem wniosków pokontrolnych skierowanych do Pana Wójta po poprzednio przeprowadzonej kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Turośl – str. 72-78 i 150 protokołu kontroli. W wyjaśnieniu w sprawie nieprzestrzegania przywołanej regulacji wskazał Pan, że Ze względu na wysoki koszt publikacji ogłoszeń w prasie a zbyt niski zysk z tytułu dzierżawy nieruchomości, ogłoszenia zamieszczane były na stronie internetowej UG i BIP oraz w miejscach zwyczajowo przyjętych co zwiększa dostępność dla społeczeństwa bez ponoszenia dodatkowych kosztów.

Kontrola wykazała też niespójność między postawieniami umowy dotyczącymi terminu płatności czynszu za najem lokalu użytkowego na prowadzenie apteki – według których czynsz miesięczny miał być płatny na podstawie wystawionej faktury, w terminie najpóźniej do piątego dnia każdego miesiąca – a stosowaną praktyką – faktury wystawiano co do zasady do 10 każdego miesiąca z określeniem 14-dniowego terminu płatności, czyniąc niemożliwym wykonanie dyspozycji zawartej w umowie – str. 72-73 protokołu kontroli. Z kolei w przypadku umów dzierżawy trafostacji i działki znajdującej się na nieruchomości Nr 254/2 firmom telekomunikacyjnym, faktury przesyłano listami zwykłymi, mimo że w umowie termin płatności czynszu ustalono na 21 dni od dnia otrzymania faktury przez kontrahenta. Skutkowało to brakiem możliwości precyzyjnego ustalenia początku biegu terminu opóźnienia w płatności czynszu a w konsekwencji naliczenia prawidłowej wysokości odsetek za zwłokę; stwierdzono przypadki mogące sugerować opóźnienie w opłaceniu czynszu, jednakże odsetki nie były naliczane – str. 74-76 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli procedury sprzedaży nieruchomości gruntowej nr 160/2 położonej w m. Wanacja (str. 79-82 protokołu kontroli) stwierdzono, że:

a) zaniechano podania do publicznej wiadomości informacji o zamieszczeniu wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, poprzez jej ogłoszenie w prasie lokalnej o zasięgu obejmującym co najmniej powiat, na terenie którego położona jest nieruchomość, czym naruszono art. 35 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami,

b) w wykazie nieruchomości przeznaczonych do zbycia, upublicznionym na stronie internetowej i tablicy ogłoszeń Urzędu, nie podano informacji wskazanej w art. 35 ust. 2 pkt 12 ustawy o gospodarce nieruchomościami, tj. terminu do złożenia wniosku przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości na podstawie art. 34 ust. 1 pkt 1 i pkt 2 ustawy. Termin do złożenia wniosku nie może być krótszy niż 6 tygodni, licząc od dnia wywieszenia wykazu. Zaniechanie to należy wiązać z nieprawidłowym w świetle art. 38 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami ogłoszeniem o przetargu, które powinno być podane do publicznej wiadomości nie wcześniej niż po upływie wskazanego terminu. Zostało ono upublicznione w dniu 6 kwietnia 2018 r., podczas gdy 6 tygodni od upublicznienia wykazu upływało 24 kwietnia 2018 r. Uchybiono także dyspozycji § 6 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 r. w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U. z 2014 r. poz. 1490) stanowiącej, że właściwy organ podaje do publicznej wiadomości ogłoszenie o przetargu co najmniej na okres 30 dni przed wyznaczonym terminem przetargu – przetarg ogłoszono 6 kwietnia 2018 r. a jego przeprowadzenie wyznaczono na dzień 20 kwietnia 2018 r.,

c) w ogłoszeniu o przetargu wskazano, że wadium należy wpłacić najpóźniej do dnia 18 kwietnia 2018 r., podczas gdy zgodnie z § 4 ust. 6 przywołanego wyżej rozporządzenia, wyznaczony termin wniesienia wadium powinien być ustalony w taki sposób, aby umożliwiał komisji przetargowej stwierdzenie, nie później niż 3 dni przed przetargiem, że dokonano jego wniesienia; zatem termin wniesienia wadium powinien przypadać nie później niż na 17 kwietnia 2018 r.,

d) dopuszczono do przetargu uczestnika, który wniósł wadium w dniu 19 kwietnia 2018 r., tj. po terminie wyznaczonym w ogłoszeniu, naruszając w ten sposób § 4 ust. 1 rozporządzenia,

e) wbrew § 14 ust. 3 rozporządzenia stanowiącemu, że postąpienie nie może wynosić mniej niż 1% ceny wywoławczej, z zaokrągleniem w górę do pełnych dziesiątek złotych, przyjęto postąpienie zaniżone przez uczestnika w świetle tego przepisu o 3 zł,

f) nie podano do publicznej wiadomości informacji o wyniku przetargu; stosownie do § 12 ust. 1 rozporządzenia informacja powinna być wywieszona w siedzibie właściwego urzędu, na okres 7 dni,

g) zaniechano pisemnego powiadomienia wyłonionego nabywcy o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży, co jest sprzeczne z art. 41 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Przywołany przepis stanowi, że organizator przetargu jest obowiązany zawiadomić osobę ustaloną jako nabywca nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży, najpóźniej w ciągu 21 dni od dnia rozstrzygnięcia przetargu – wyznaczony termin nie może być krótszy niż 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia, co przesądza o jego pisemnej formie.

Wskazać należy, iż część z przedstawionych nieprawidłowości była przedmiotem zaleceń skierowanych do Pana Wójta po poprzedniej kontroli kompleksowej (m.in. w zakresie 30-dniowego terminu jaki powinien upłynąć między ogłoszeniem o przetargu a wyznaczonym terminem przetargu). Nie można uznać za uzasadnione wyjaśnień wskazujących, że termin na przeprowadzenie przetargu (…) był skracany ze względu na to, że mieliśmy przypadki, że nikt nie zgłaszał się do przetargu przy zachowaniu 30 dniowego okresu, ludzie o nim po prostu zapominali albo, że stosowane są zawiadomienia telefoniczne o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży, ponieważ (…) daje większą pewność że transakcje dojdą do skutku w wyznaczonych przez kancelarie notarialną terminach zawarcia aktów notarialnych. W formie pisemnej były przypadki nie dojścia do skutku ze względu na nieodebraną korespondencję. Jak wynika z protokołu kontroli, sprawy zbycia nieruchomości prowadzi ten sam pracownik co podczas poprzedniej kontroli.

Kontrola kompletności uchwał Rady Gminy niezbędnych z punktu widzenia możliwości pobierania dochodów budżetu wykazała brak uchwały ustalającej wysokość stawek opłaty adiacenckiej. Wskazania wymaga, iż opłata adiacencka stanowi prawem określone, zatem niezależne od woli organów gminy, źródło dochodów gminy, o którym mowa w art. 4 ust. 1 pkt 2 lit. f) ustawy z dnia 13 listopada 2003 r. o dochodach jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. z 2018 r. poz. 1530, ze zm.). Zgodnie z art. 98a ust. 1 i 1a, art. 145 ust. 2 i art. 146 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami możliwość ustalenia (w przypadku wystąpienia przesłanek ustawowych) oraz wysokość opłaty adiacenckiej zależą od uchwalenia przez Radę stawki procentowej opłaty. Nieokreślenie przez organ stanowiący stawek procentowych opłaty adiacenckiej uniemożliwia podejmowanie postępowań w sprawach indywidualnych, zmierzających do wydania decyzji ustalających jej wysokość a tym samym do ustalania i pobierania dochodów budżetu. Analiza danych w przedmiocie występowania na terenie gminy Turośl okoliczności umożliwiających pobieranie opłat adiacenckich wykazała m.in. dokonywanie podziałów nieruchomości w celu wydzielenia działek pod zabudowę – str. 82-84 protokołu kontroli.

Analiza dochodów z opłat za zajęcie pasa drogowego ujawniła przypadki błędnego ustalania opłat w wydawanych decyzjach za umieszczenie urządzeń w pasie drogowym:

a) w decyzji nr PBŚ.7211.8.2015 z dnia 18 czerwca 2015 r. zaniżono opłatę roczną za umieszczenie urządzeń w obszarze zabudowanym o kwotę 2.825,68 zł a opłatę proporcjonalną za 2015 r. o 1.349,06 zł; z kolei za umieszczenie urządzeń w obszarze niezabudowanym zaniżono opłatę proporcjonalną za 2015 r. o 13,01 zł,

b) w decyzji nr PBŚ.7211.7.2015 z dnia 18 czerwca 2015 r. zaniżono opłatę roczną za umieszczenie urządzeń w obszarze zabudowanym o kwotę 225,20 zł, a opłatę proporcjonalną za 2015 r. o 107,62 zł, z kolei za umieszczenie urządzeń w obszarze niezabudowanym zaniżono opłatę roczną o kwotę 63 zł, a proporcjonalną za 2015 r. o 37,56 zł,

c) w decyzji nr PBŚ.7211.6.2015 z dnia 16 czerwca 2015 r. zaniżono opłatę roczną o kwotę 56,80 zł, a opłatę proporcjonalną za 2015 r. o 1,87 zł,

b) w decyzji nr PBŚ.7211.5.2015 z dnia 11 maja 2015 r. zawyżono opłatę proporcjonalną za 2015 r. o kwotę 5,68 zł,

Przyczyną nieprawidłowości było niestosowanie się do zasad ustalania stawek określonych uchwałą Rady Gminy Turośl. Zaniżenie dochodów gminy w wyniku przedstawionych nieprawidłowości za okres od wydania niniejszych decyzji do 2019 r. włącznie stanowi 14.191,84 zł. W każdym kolejnym roku uszczuplenie dochodów wynosiłoby po 3.170,68 zł. W wyniku kontroli, w dniu 19 sierpnia 2019 r. dokonano sprostowania nieprawidłowo wyliczonych w decyzjach opłat, kierując je do Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego pismem z dnia 22 sierpnia 2019 r., którym zwrócił się Pan o uregulowanie powstałej niedopłaty (według pisma zaniżona należność wynosi 14.216,79 zł) – str. 86-93 protokołu kontroli.

W toku kontroli dochodów budżetu gminy badaniu poddano także dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2019 r. poz. 900, ze zm.), jest Pan Wójt. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych, co doprowadziło do następujących ustaleń.

Badaniu poddano decyzje w sprawie zmiany wysokości wymiaru podatku rolnego, których w kontrolowanym okresie organ podatkowy wydał 5, generując przypis na kwotę 406 zł oraz odpis na kwotę 186 zł. Analizując zgromadzone materiały, w tym także wydawane decyzje, stwierdzono, że nie uwzględniają one wszystkich elementów uzasadnienia. Decyzja powinna zawierać: oznaczenie organu podatkowego, datę jej wydania, oznaczenie strony, powołanie podstawy prawnej, rozstrzygnięcie, uzasadnienie faktyczne i prawne, pouczenie o trybie odwoławczym – jeżeli od decyzji służy odwołanie oraz podpis osoby upoważnionej, z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego (art. 210 § 1 Ordynacji podatkowej). Jak wskazuje przywołany przepis ustawy integralną częścią każdej decyzji jest jej uzasadnienie faktyczne i prawne. Przytoczenie przepisów prawa to również wskazanie ich treści i relacji do stanu faktycznego sprawy i zasadami prawidłowo prowadzonego postępowania administracyjnego, na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej. Decyzja powinna wskazywać ustalony przez organ administracyjny stan faktyczny, określać przesłanki zastosowania tej a nie innej kwalifikacji prawnej i ustalać, jakie okoliczności stanu faktycznego odpowiadają, którym z fragmentów normy prawnej zastosowanej w sprawie, co nie zostało dopełnione przez organ podatkowy. Kompletność materiału zgromadzonego w sprawie jest zupełnie podstawowym, niejako pierwotnym warunkiem uznania, że po pierwsze została zrealizowana zasada prawdy obiektywnej, a po drugie, że ocena dowodów dokonana przez organ podatkowy jest oceną korzystającą z ochrony na mocy art. 191 Ordynacji podatkowej. Natomiast z art. 210 § 4 oraz z art. 235 tej ustawy nie wynika, aby uzasadnienie decyzji musiało przedstawiać stanowisko organu we wszystkich najdrobniejszych kwestiach proceduralnych. Uzasadnienie faktyczne rozstrzygnięcia organu powinno odnosić się do okoliczności, które mają znaczenie dla rozstrzygnięcia sprawy – str. 37 protokołu kontroli.

Analiza uchwały Nr XIV/76/2012 Rady Gminy Turośl  z dnia 23 listopada 2012 r. w sprawie zwolnień w podatku od nieruchomości (Dz. Urz. Woj. Podl. z 2012 r. poz. 3694) wykazała, że postanowienia zawarte w § 1 pkt 1 uchwały nie są zgodne – w obecnym stanie interpretacji tego zagadnienia – z treścią art. 7 ust. 3 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1170, ze zm.) oraz art. 40 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym, ponieważ zwalniają od podatku budynki i grunty stanowiące wyłączną własność (współwłasność) rencistów i emerytów, gdy wyłącznym źródłem utrzymania podatnika i jego małżonka jest emerytura lub renta.

Przywołany art. 7 ust. 3 ustawy, stanowiący delegację do stanowienia prawa miejscowego, ma charakter normy ograniczającej rady gmin co do charakteru zwolnień, jakie mogą one wprowadzić na terenie swojego działania. Przepis ten dopuszcza możliwość wprowadzenia zwolnień od podatku od nieruchomości jedynie o charakterze przedmiotowym. Zwolnienie podatkowe, jakie zastosowała w § 1 pkt 1 wymienionej uchwały Rada Gminy, tj. o charakterze przedmiotowo-podmiotowym, uważane jest w aktualnym stanie interpretacji tego przepisu, wynikającym w szczególności z orzeczeń sądów administracyjnych, za przekroczenie ustawowej delegacji określonej ustawą – str. 45 protokołu kontroli.

Sprawdzeniu poddano ewidencję podatkową nieruchomości, przewidzianą treścią art. 7a ust. 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, której zasady prowadzenia określone zostały w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2004 r. w sprawie ewidencji podatkowej nieruchomości (Dz. U. Nr 107, poz. 1138). Kontrola pozwoliła ustalić, że system informatyczny obsługujący w jednostce przedmiotową ewidencję nie spełnia warunków przewidzianych w § 2 rozporządzenia, zgodnie z którymi powinien umożliwiać:

- tworzenie raportów i zbiorczych zestawień według kryteriów definiowanych przez użytkownika;

- eksport danych zawartych w ewidencji do pliku w formacie rozszerzalnego języka znaczników (XML), w celu ich porównywania z danymi zawartymi w ewidencji gruntów i budynków prowadzonej na podstawie przepisów Prawa geodezyjnego i kartograficznego.

           Struktura i zasady budowy pliku w formacie XML zostały określone w załączniku do rozporządzenia. Stwierdzono, że użytkowany przez kontrolowaną jednostkę program komputerowy nie odpowiada wymogom określonym w załączniku do rozporządzenia w zakresie struktur i zasad budowy pliku w formacie Rozszerzalnego Znacznika Języków XML po wygenerowaniu. Jednocześnie ustalono, że kontrolowana jednostka nie prowadząc ewidencji w wymaganym formacie (powinna zawierać dane dotyczące przedmiotów opodatkowania), narusza wskazania § 5 rozporządzenia – str. 45-46 protokołu kontroli.

Kontroli poddano także działania windykacyjne prowadzone przez wierzyciela. Ustalono, iż łącznie zaległości z tytułu opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi na dzień 31 grudnia 2018 r. wynosiły 8.317,89 zł, w tym zaległości z lat ubiegłych w kwocie 234 zł. W 2018 r. wystawiono 187 upomnień zalegającym w opłacie za gospodarowanie odpadami komunalnymi na kwotę 19.886,78 zł (w tym koszty upomnień w kwocie 2.169,20 zł). Wystawiono 11 tytułów wykonawczych na ogólną kwotę 2.848,80 zł. Na dzień kontroli, kwota zaległości z 2018 r. nieobjęta tytułami wykonawczymi wynosiła 4.591 zł. W stosunku do tych zaległości nie wszczęto egzekucji oraz nie podjęto działań windykacyjnych zmierzających do wyegzekwowania powyższych należności. Ustalenia kontroli wskazują na niedopełnienie przez wierzyciela obowiązków wynikających z przepisów ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2019 r. poz. 1438, ze zm.) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 30 grudnia 2015 r. w sprawie postępowania wierzycieli należności pieniężnych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1483). Na dzień 30 czerwca 2019 r. ogólna kwota zaległości z tytułu opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi na kontach podatników wynosiła 23.081 zł – str. 55 protokołu kontroli.

W trakcie kontroli dokonano weryfikacji pod względem formalnym sposobu prowadzenia kontroli podatkowych. W jej wyniku ustalono, że nie opracowano  wzoru legitymacji służbowych i brak jest numerów legitymacji służbowych kontrolujących co narusza wskazania art. 284 Ordynacji podatkowej w zakresie trybu wszczęcia kontroli podatkowej (następuje to poprzez doręczenie kontrolowanemu upoważnienia oraz okazanie legitymacji) – str. 59 protokołu kontroli.

W przedmiocie wydatków ponoszonych na wynagrodzenia pracowników stwierdzono, że obowiązujący w Urzędzie Gminy regulamin wynagradzania pracowników, wprowadzonym zarządzeniem Nr 2/06 Wójta Gminy Turośl z dnia 12 czerwca 2009 r., zawiera postanowienia sprzeczne z art. 36 ust. 5 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1282) w zakresie dotyczącym dodatku specjalnego. W § 11 ust. 2 regulaminu wskazano, że „Dodatek specjalny jest ustalany na czas określony nie dłuższy niż rok, a w indywidualnych przypadkach także na czas nieokreślony”. Przywołany przepis ustawy podczas stanowi, że pracownikowi samorządowemu z tytułu okresowego zwiększenia obowiązków służbowych lub powierzenia dodatkowych zadań może zostać przyznany dodatek specjalny. Zatem podstawa przyznania tego świadczenia zawsze powinna mieć przymiot okresowości istnienia. W konsekwencji dodatek z nią związany nie może być przyznawany na czas nieokreślony – str. 96-97 protokołu kontroli.

Kontrola wydatków ponoszonych z tytułu zwrotu kosztów krajowych podróży służbowych pracowników Urzędu wykazała w przyjętej do kontroli próbie naruszenie § 5 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167) stanowiącego, że pracownik dokonuje rozliczenia kosztów podróży nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży. Z kolei w jednym z badanych rozliczeń stwierdzono dodatkowo rozliczenie kosztów podróży do Kolna i m. Leman (6 wyjazdów do tej miejscowości), podczas gdy polecenie wyjazdu dotyczyło tylko podróży do m. Ksebki. Stosownie do § 6 ust. 1 rozporządzenia miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej określa pracodawca – str. 98-100 protokołu kontroli.

Z kolei w zakresie podróży służbowych odbywanych pojazdami służbowymi, zachodziły przypadki zaniechania wystawienia poleceń wyjazdu służbowego dla osób podpisanych na kartach drogowych jako odbywające podróż. Również w tym przypadku naruszono § 6 ust. 1 rozporządzenia. Zgodnie z art. 77⁵ § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2019 r. poz. 1040, ze zm.) podróżą służbową jest wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy. Należy wskazać, że wystawienie polecenia wyjazdu służbowego nie służy tylko rozliczeniu przez pracowników kosztów podróży, które podlegają zwróceniu. Polecenie takie stanowi podstawę wyjazdu pracownika poza miejscowość wykonywania pracy, niezależnie od środka transportu, i usprawiedliwia jego nieobecność w miejscu pracy. Także wówczas, gdy podróż służbowa odbywana jest pojazdem służbowym, tj. gdy pracownik nie ponosi żadnych kosztów podróży. Brak w kartach drogowych zapisów wskazujących na cel wyjazdu (brak odpowiedniej rubryki), w korespondencji z brakiem pisemnych poleceń wyjazdu służbowego, powoduje ponadto częściowy brak jawności i przejrzystości w zakresie celu wykonywanych przejazdów, co uniemożliwia jednoznaczne powiązanie ich z wykonywaniem czynności służbowych, a tym samym potwierdzenie publicznego celu poniesienia wydatku na zakup paliwa – str. 100-105 protokołu kontroli.

W zakresie prawidłowości korzystania z pojazdów służbowych, w tym dokumentowania zużycia paliwa, stwierdzono, w przypadku pojazdów Toyota i Citroen paliwo rozchodowane było w ewidencji nie na podstawie faktycznego jego zużycia, lecz w oparciu o normy określne przez Pana Wójta zrządzeniem Nr 15/15 z dnia 4 stycznia 2016 r. Wskazać należy, że przyjęta dla pojazdu norma nie służy do ustalania zużycia paliwa, a jedynie do weryfikacji prawidłowości poziomu rzeczywistego zużycia paliwa, które powinno być ustalane poprzez odniesienie liczby przejechanych kilometrów do faktycznie zatankowanego paliwa. Faktyczne zużycie podlega porównaniu z ustaloną normą w celu ustalenia ewentualnych przepałów lub oszczędności – str. 101-102 protokołu kontroli.

Analiza wydatków na diety radnych wykazała, że w listopadzie 2018 r. wypłacono – jako ustępującemu i nowo wybranemu Przewodniczącemu Rady Gminy (ta sama osoba) – poza należną dietą za pełnienie funkcji Przewodniczącego Rady, dodatkowo dietę w wysokości należnej radnemu, tj. w kwocie 378 zł. W trakcie kontroli kwota ta została zwrócona – str. 105 protokołu kontroli.

Według danych rocznego sprawozdania za 2018 r. o udzielonych zamówieniach publicznych, jako zamówienie na usługi udzielone w trybie przetargu nieograniczonego sklasyfikowano „Udzielenie długoterminowego kredytu bankowego w kwocie 440.000 zł” o wartości szacunkowej stanowiącej równowartość 15.132,98 euro. Z kolei wśród zamówień na dostawy udzielone w trybie przetargu nieograniczonego wykazano zadanie pn. „Dostawa materiałów do budowy sieci wodociągowej we wsi Wanacja. ETAP II” o wartości szacunkowej 9.452,77 euro. Zamówienia te należało sklasyfikować w tabeli X pkt 1 sprawozdania, jako zamówienia, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 euro. Jednocześnie w grupie zamówień udzielonych w trybie określonym ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1843) pominięto zamówienie na dostawę kruszywa o wartości szacunkowej 40.007,42 euro. Skutkiem powyższego w grupie zamówień na usługi zawyżono ich kwotę o 64.487,16 zł, zaniżając jednocześnie o niniejszą wartość wynik zamówień ujętych w tabeli X sprawozdania, a w grupie zamówień na dostawy zaniżono dane sprawozdania w kolumnie II o kwotę 131.153,36 zł – str. 115-118 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli procedury udzielania zamówień publicznych na podstawie przepisów Prawa zamówień publicznych stwierdzono, że w przetargu na „Odbiór i zagospodarowanie odpadów komunalnych od właścicieli nieruchomości zamieszkałych na terenie Gminy Turośl oraz odpadów z Punktu Selektywnej Zbiórki Odpadów Komunalnych” zamawiający określił jako kryteria oceny ofert cenę (waga 60%), termin płatności faktury (waga 20%; deklarowany termin mógł wynosić między 14 a 30 dni) oraz ekologiczne spotkania edukacyjne (waga 20%; deklarowana ilość przewidywanych spotkań wynosić miała maksymalnie 5 spotkań). Ostatnie z kryteriów miało w praktyce znaczący wpływ na kształtowanie się punktacji w postępowania, co wynikało m.in. z przyznania cenie wagi jedynie na poziomie 60%. Tylko z uwagi na fakt, że jeden z oferentów zaproponował o ponad 400.000 zł tańszą ofertę (przy braku punktacji za „organizację spotkań ekologicznych”) doszło do wyboru jego oferty a nie wyboru oferty o tyle droższej, w której wykonawca zaoferował, że zorganizuje 5 spotkań. Różnica w liczbie punktów wynosiła bowiem jedynie 3,40 na korzyść oferty tańszej o 428.820,48 zł (cena ofert – 672.779,52 zł i 1.101.600 zł). Wynika stąd, że złożenie przez wykonawcę deklarującego przeprowadzenie spotkań ekologicznych oferty niewiele mniej droższej, mogło doprowadzić do wyłonienia jego oferty a jedyną korzyścią dla zamawiającego z tego tytułu byłoby jedynie zadeklarowane zorganizowanie spotkań. Cena realizacji umowy byłaby zaś o około 400.000 zł wyższa.

Podsumowując opisany stan faktyczny należy podkreślić, że podstawowym celem prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego jest dokonanie wyboru najkorzystniejszej oferty w rozumieniu art. 2 pkt 5 ustawy. Sformułowanie kryteriów oceny ofert, które mogą prowadzić do wyboru oferty istotnie droższej przy braku korzyści adekwatnie rekompensujących potencjalnie wyższe wydatki świadczy o przygotowaniu postępowania z brakiem poszanowania dla celu udzielania zamówień publicznych. Usprawiedliwieniem dla tego stanu nie jest wskazanie w art. 91 ust. 2a Prawa zamówień publicznych, że zamawiający „może” ukształtować wagę kryterium ceny w dowolny sposób. Zamawiający powinien kształtować kryteria w sposób zapewniający wybór oferty najkorzystniejszej, ustalając inne niż cena kryteria na poziomie odpowiednim do ich rzeczywistej istotności względem wydatków, które będą poniesione na realizację zamówienia. Prawo zamówień publicznych nie znosi obowiązku stosowania art. 44 ust. 3 pkt 1 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. Na negatywną ocenę przygotowania warunków tego postepowania przetargowego ma również wpływ pominięcie w projekcie umowy postanowień odnoszących się do obowiązku przeprowadzania tych spotkań – str. 124-128 protokołu kontroli.

Ze złożonego w tej sprawie wyjaśnienia wynika, że stosowanie przepisu o warunkach przyjmowania kryterium ceny o wadze wyższej niż 60% (…) w praktyce jest dla zamawiających dość problematyczne. Wynika to z braku jasnych i klarownych wyjaśnień co ustawodawca rozumie pod sformułowaniem „standardy jakościowe” oraz „koszty cyklu życia” (…) na szkoleniach z zamówień publicznych szkolący zalecają ustalanie kryterium ceny w wysokości 60% jako najbezpieczniejsze dla zamawiającego.

Podobne uwagi co do adekwatności między wagami nadawanymi kryteriom oceny ofert a ich obiektywną istotnością w kontekście potencjalnego wpływu na wybór oferty droższej należy sfomułować w odniesieniu do przetargu na dostawę kruszywa naturalnego na potrzeby realizowanych inwestycji i remontów. Oprócz ceny z wagą 60% określono jako drugie kryterium „termin przystąpienia do realizacji dostawy od dnia zgłoszenia zapotrzebowania” z wagą 40%. Maksymalny termin realizacji dostawcy miał wynosić 4 dni robocze (0 pkt), w przypadku rozpoczęcia realizacji dostawy do 3 dni roboczych oferta miała otrzymać 20 pkt a w przypadku rozpoczęcia realizacji do 2 dni roboczych – 40 pkt. Praktyczny brak istotności tego kryterium dla zamawiającego, mimo przyznania mu tak wysokiej wagi, potwierdza treść umowy z wykonawcą. Wskazano w niej, że realizacja dostaw ma następować po uprzednim zleceniu telefonicznym przez zamawiającego, wskazującym miejsce dostarczenia kruszywa w określonej ilości i terminie. Telefoniczna forma zleceń nie zabezpieczała zatem udokumentowania przestrzegania oferowanego terminu rozpoczęcia dostaw, za który zamawiający przewidział przyznawanie tak wysokiej liczby punktów. Kryterium to finalnie nie miało wpływu na wynik badanego postępowania – str. 118-123 protokołu kontroli.

Kontrola zamówień publicznych o wartości szacunkowej nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 euro, tj. zamówień, do których nie mają zastosowania przepisy Prawa zamówień publicznych, dokonana w oparciu o regulaminu ramowych procedur udzielania zamówień publicznych… nadany zarządzeniem Nr 5/14 Pana Wójta z dnia 16 kwietnia 2014 r., ze zmianą dokonaną zarządzeniem Nr 30/15 z dnia 15 kwietnia 2015 r., wykazała, że z obowiązujących w Urzędzie Gminy procedur nadal wynika, że jedynie przy zamówieniach na roboty budowlane i dostawy materiałów budowlanych o wartości szacunkowej większej niż 20.000 euro istnieje obowiązek stosowania udokumentowanych procedur, które polegają m.in. na skierowaniu zapytania cenowego do minimum dwóch wykonawców oraz obowiązku zawarcia umowy na piśmie. W przypadku pozostałych zamówień (zamówień na roboty budowlane i dostawy materiałów budowlanych o wartości szacunkowej do 20.000 euro oraz zamówień na pozostałe dostawy i usługi) według regulaminu postępowania w sprawie wyboru wykonawców dokumentowane będą poprzez opisanie faktury przez pracownika oraz w ramach złożonej oferty. Ustawa o finansach publicznych w art. 44 ust. 3 pkt 1 stanowi, iż wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. Wewnętrzne procedury winny zapewniać właściwe udokumentowanie przestrzegania tej zasady przy wyłanianiu wykonawców odpłatnych dostaw, robót i usług, do których nie mają zastosowania przepisy Prawa zamówień publicznych. Przyjęte w kontrolowanej jednostce regulacje, z uwagi na bardzo wysoki próg wartości szacunkowej zamówienia na roboty budowlane i dostawy materiałów budowlanych, od której przewidziano udokumentowanie konkurencyjności postępowania, oraz zupełne pominięcie obowiązku jej dokumentowania w przypadku zamówień na pozostałe dostawy i usługi o wartości poniżej 30.000 euro, nie zapewniają, iż przy zlecaniu większości odpłatnych dostaw, robót i usług o znaczącej wysokości będzie przestrzegana zasada dokonywania wydatków publicznych w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów.

Zarządzeniem z 15 kwietnia 2015 r. dodano ust. 9 do § 5 regulaminu o treści „Wójt Gminy może zlecić udzielenie zamówienia o wartości poniżej 30.000 euro w oparciu o § 5 ust. 1-7 regulaminu z zachowaniem uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców”. Mimo tej zmiany nadal obowiązek dokumentowania konkurencyjnego wyboru wykonawców istnieje tylko w przypadku robót budowlanych i dostaw materiałów budowlanych o wartości przekraczającej 20.000 euro.

Wnioski w zakresie zmiany sposobu określenia warunków udokumentowanego wyboru wykonawców zamówień publicznych o wartości poniżej 30.000 euro były przedmiotem oceny Izby po poprzedniej kontroli kompleksowej przeprowadzonej przez RIO w Białymstoku w 2015 r. W odpowiedzi o sposobie realizacji zaleceń poinformował Pan pismem z dnia 10 czerwca 2015 r., że rozpoczęto prace nad zmianą regulaminu ramowych procedur udzielania zamówień publicznych o wartości szacunkowej nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości 30 000 euro. Z ustaleń kontroli wynika jednakże, że nie dokonano po dacie odpowiedzi żadnych zmian w przedmiotowym regulaminie – str. 128-131 protokołu kontroli.

Pragnę przy tym wskazać, że od 2021 r. przyjęte przez Pana zasady dokumentowania sposobu wyłaniania wykonawców zamówień publicznych o wartości poniżej 30.000 euro nie będą mogły być stosowane z powodu literalnej sprzeczności z wymogami ustalonymi ustawą z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 2019) dla tzw. zamówień bagatelnych, tj. zamówień o wartości od 50.000 zł do 130.000 zł.

Kontrola dokumentacji inwentaryzacji środków trwałych przeprowadzonej w 2016 r. oraz inwentaryzacji materiałów przeprowadzonej w 2018 r., której wyniki przedstawiono na str. 139-146 protokołu kontroli, wykazała następujące błędy:

a) brak możliwości zweryfikowania prawidłowości powołania zespołu spisowego w świetle § 14 obowiązującej w Urzędzie Gminy instrukcji inwentaryzacyjnej, zgodnie z którym powołanie zespołów spisowych przez Wójta powinno nastąpić na wniosek przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej, nie później niż 14 dni przez wyznaczoną datą spisu z natury,

b) niepobranie od osób materialnie odpowiedzialnych za inwentaryzowane składniki majątku pisemnych oświadczeń o ujęciu w ewidencji magazynowej wszystkich dowodów przychodu i rozchodu oraz o uzgodnieniu stanu ewidencji magazynowej z ewidencją księgową – obowiązek ten określony został w § 16 instrukcji inwentaryzacyjnej,

c) udokumentowanie inwentaryzacji wartości niematerialnych i prawnych oraz środków trwałych trudno dostępnych oglądowi na arkuszach spisu z natury; sugeruje to zastosowanie metody inwentaryzacji niezgodnej z art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości oraz postanowieniami instrukcji inwentaryzacyjnej, zgodnie z którymi inwentaryzację m.in. środków trwałych trudno dostępnych oglądowi oraz wartości niematerialnych i prawnych przeprowadza się drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji realnej wartości składników majątku. Według § 28 ust. 5 instrukcji „Dział księgowości z przeprowadzonej weryfikacji sald sporządza protokół”. Na arkuszach spisu z natury środków trwałych trudno dostępnych oglądowi zamieszczono adnotację, że  inwentaryzację przeprowadzono poprzez weryfikację dokumentów z zapisami w księgach, zamiast sporządzenia stosownego protokołu,

d) nieprzeprowadzenie, wymaganej przez § 21 instrukcji inwentaryzacyjnej, wyrywkowej kontroli spisu z natury, która ma zapewnić rzetelność i prawidłowość przeprowadzenia spisu. Kontroli powinien dokonać przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej bądź osoba przez niego wyznaczona,

e) pominięcie czynności, które zgodnie z postanowieniami instrukcji inwentaryzacyjnej powinny nastąpić po zakończeniu spisu z natury, tj. po dokonaniu ostatniego zapisu w arkuszu spisu z natury. Na arkuszach nie zamieszczano adnotacji o treści „Spis zakończono na poz. …” (§ 22 ust. 1 instrukcji); po zakończeniu czynności spisowych nie pobierano od osób materialnie odpowiedzialnych stosownych oświadczeń końcowych oraz nie przekazywano przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej pisemnych sprawozdań o przebiegu spisu z natury (§ 22 ust. 3),

f) brak niektórych elementów arkuszy spisu z natury wymaganych przepisami § 19 ust. 3 instrukcji, dotyczących ich numeracji oraz oznaczenia.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania lub błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy, a także niewłaściwego funkcjonowania kontroli zarządczej.

           Organem wykonawczym gminy wiejskiej jest Wójt, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowywania projektów uchwał Rady Gminy, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym).Wójt jako organ wykonawczy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, działającego w strukturze organizacyjnej wskazanej w protokole kontroli, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Wójcie – kierowniku jednostki – zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych oraz pracownikach, którym powierzono obowiązki w zakresie gospodarki finansowej.

           Wójt jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 Ordynacji podatkowej.

           Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości spoczywały na Skarbniku Gminy, stosownie do przepisów art. 54 ustawy o finansach publicznych.

1. Zmodyfikowanie regulacji wewnętrznych opisujących przyjęte przez kontrolowaną jednostkę zasady rachunkowości, poprzez:

a) usunięcie z zakładowego planu kont Urzędu tych kont, które ze względu na specyfikę jednostki oraz przyjęte rozwiązania organizacyjne nie mogą mieć zastosowania w jednostce,

b) uregulowanie w zakładowym planie kont zasad księgowania operacji związanych z centralnym rozliczeniem podatku VAT, mając na uwadze, aby zapewniały one rzetelność danych ewidencyjnych.

2. Wskazanie Skarbnikowi Gminy na:

a) przestrzeganie zasady czystości obrotów na koncie 130; w tym celu stosowanie technicznego zapisu ujemnego dla błędnych operacji, zwrotów nadpłat i korekt,

b) rozważenie ewidencjonowania rachunków projektów realizowanych z planu finansowego Urzędu Gminy – zwłaszcza w przypadku dokonywania na nich operacji zaliczanych do długu – w ramach konta 133, z odpowiednim powieleniem na koncie 130 tylko tych operacji, które stanowią dochody i wydatki budżetu,

c) prezentowanie w ewidencji syntetycznej dwustronnego salda konta 221 w przypadku ujęcia na nim zarówno należności, jak i nadpłat z tytułu dochodów budżetowych,

d) prowadzenie ewidencji analitycznej do konta 240 w sposób umożliwiający powiązanie naliczonych przez bank odsetek z odpowiednimi kwotami przechowywanych depozytów; przelanie na rachunek budżetu i zaliczenie do dochodów budżetu odsetek w wysokości 505,12 zł, co do których niemożliwe jest zidentyfikowanie środków, od których zostały one naliczone,

e) ewidencjonowanie jako wydatków budżetu gminy kwot dotacji otrzymanych w ubiegłym roku a zwróconych do budżetu państwa po 31 stycznia następnego roku; zaniechanie pomniejszania dochodów ubiegłego roku (tj. w którym gmina otrzymała dotację) o zwrócone po tym terminie kwoty dotacji,

f) ujmowanie w księgach danego roku wszystkich kosztów i zobowiązań dotyczących tego roku, jak wymaga zasada memoriału,

g) należyte uzgadnianie danych konta syntetycznego 310 z danymi analitycznymi,

h) ujmowanie w księgach na koniec każdego kwartału wszystkich należnych gminie odsetek od nieopłaconych w terminie należności cywilnoprawnych,

i) zmodyfikowanie zasad przebiegu i ewidencji operacji dotyczących centralnego rozliczenia podatku VAT, mając na celu:

- wyeliminowanie nieuzasadnionych przelewów środków między szkołami i budżetem gminy, zawyżających dochody i wydatki budżetu,

- ewidencjonowanie operacji związanych z centralnym rozliczeniem podatku VAT w sposób zapewniający odzwierciedlenie w księgach Urzędu rzeczywistego, przynajmniej na dzień bilansowy, stanu rozrachunków gminy z tego tytułu, przy uwzględnieniu, że jedynymi realnymi rozrachunkami z tytułu VAT mogą być rozrachunki gminy Turośl z urzędem skarbowym wynikające z deklaracji VAT-7 gminy.

3. Zapewnienie prawidłowego stosowania klasyfikacji budżetowej, przy uwzględnieniu uwag zawartych w części opisowej wystąpienia i protokole kontroli.

4. W zakresie najmu lokali mieszkalnych:

a) wyeliminowanie sprzeczności między postanowieniami wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy a treścią zarządzenia Pana Wójta w sprawie stawki bazowej czynszu najmu w przedmiocie liczby lokali stanowiących zasób mieszkaniowy gminy,

b) zaprzestanie różnicowania przez Pana Wójta stawki bazowej czynszu za najem lokali mieszkalnych ze względu na okoliczności stanowiące według ustawy o ochronie praw lokatorów… czynniki podwyższające lub obniżające stawkę bazową, które na mocy uchwały Rady Gminy zostały już objęte stosowną regulacją,

c) prawidłowe ustalenie wysokości czynszu za najem lokali mieszkalnych w Lemanie,

d) pobieranie kaucji zabezpieczającej od najemców lokali mieszkalnych, zgodnie z zasadami określonymi uchwałą Rady Gminy Turośl.

5. Umarzanie należności cywilnoprawnych wyłącznie po zaistnieniu przesłanek określonych uchwałą Rady Gminy Turośl.

6. Pisemne powierzenie pracownikowi obowiązków dotyczących prowadzenia spraw z zakresu dochodzenia należności cywilnoprawnych od dłużników.

7. W zakresie najmu i dzierżawy lokali użytkowych oraz nieruchomości gruntowych:

a) zawieranie z tym samym kontrahentem kolejnej umowy najmu lub dzierżawy danego przedmiotu na okres do 3 lat po uzyskaniu zgody Rady Gminy, jeżeli w wyniku zawarcia tej umowy łączny czas trwania najmu lub dzierżawy wynikający z umów zawieranych na okres do 3 lat będzie dłuższy niż 3 lata,

b) przestrzeganie określonych przepisami art. 35 ustawy o rachunkowości obowiązków w zakresie sporządzania i upubliczniania wykazów nieruchomości przeznaczonych do najmu lub dzierżawy,

c) przestrzeganie postanowień umów określających terminy płatności czynszu; w przypadku konieczności przyjęcia w praktyce innych rozwiązań, dokonywanie stosownych zmian w treści umów,

d) przekazywanie kontrahentom faktur w sposób umożliwiający jednoznaczne ustalenie dnia ich doręczenia, decydującego dla ewentualnego naliczenia odsetek za opóźnienie w zapłacie czynszu – jeżeli termin płatności określony został od dnia doręczenia faktury.

8. Przestrzeganie procedur zbywania nieruchomości, poprzez:

a) upublicznianie w prasie informacji o wywieszeniu wykazu nieruchomości przeznaczonych do zbycia,

b) podawanie w wykazie nieruchomości przeznaczonych do zbycia informacji określającej termin do złożenia wniosku przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości na podstawie art. 34 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy,

c) zachowywanie 30-dniowego terminu pomiędzy datą upublicznienia ogłoszenia o przetargu, a wyznaczonym terminem przetargu,

d) prawidłowe określanie terminu wnoszenia wadium,

e) zaprzestanie dopuszczania do przetargu uczestnika, który nie wniósł wadium w wyznaczonym terminie,

f) zapewnienie, aby przyjęte przez uczestników przetargu postąpienie nie było niższe niż 1% ceny wywoławczej z zaokrągleniem w górę do pełnych dziesiątek złotych,

g) podawanie do publicznej wiadomości informacji o wyniku przetargu,

h) pisemne powiadamianie nabywców wyłonionych w drodze przetargu o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży.

9. Przedłożenie Radzie Gminy projektu uchwały w sprawie stawek opłaty adiacenckiej, ze wskazaniem na obowiązek uregulowania tej kwestii.

10. Zapewnienie prawidłowości naliczania opłat za zajecie pasa drogowego – w szczególności poprzez podjęcie działań dyscyplinujących wobec pracownika prowadzącego to zagadnienie. Poinformowanie w odpowiedzi o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych o skutkach finansowych działań podjętych przez Pana Wójta w następstwie ustalonego przez kontrolujących zaniżenia należnych gminie opłat.

11. Przestrzeganie wskazanych przepisów Ordynacji podatkowej w zakresie wymogów stawianych decyzjom podatkowym.

12. Rozważenie przedłożenia Radzie Gminy projektu zmiany uchwały dotyczącej zwolnień w podatku od nieruchomości, kierując się aktualnymi zasadami kreowania zwolnień o charakterze przedmiotowym.

13. Dostosowanie programu komputerowego obsługującego ewidencję podatkową nieruchomości do wymogów określonych w przepisach rozporządzenia przywołanego w części opisowej wystąpienia oraz właściwe prowadzenie ewidencji podatkowej.

14. Przestrzeganie obowiązujących przepisów w zakresie kompletności i terminowości działań windykacyjnych.

15. Opracowanie wzoru legitymacji służbowych oraz przekazanie ich pracownikom dokonującym kontroli podatkowych.

16. Usunięcie z regulaminu wynagradzania pracowników postanowień przewidujących przyznawanie dodatku specjalnego na czas nieoznaczony.

17. W zakresie podróży służbowych:

a) zobowiązanie pracowników odbywających podróż do przedkładania rozliczenia kosztów w terminie 14 dni od zakończenia podróży,

b) wyeliminowanie przypadków rozliczania kosztów podróży do miejscowości niewymienionych w treści polecenia wyjazdu; w tym celu m.in. zobowiązanie pracowników kontrolujących rozliczenia kosztów podróży do należytej weryfikacji przedkładanej im dokumentacji,

c) wystawianie poleceń wyjazdu służbowego jako podstawy odbywania wszystkich podróży służbowych samochodami stanowiącymi własność gminy,

18. W zakresie gospodarowania samochodami służbowymi:

a) zapewnienie udokumentowania celu przejazdów wykonywanych tymi pojazdami – poprzez odpowiednie informacje zawarte w poleceniu wyjazdu służbowego lub w karcie drogowej,

b) ustalanie faktycznego zużycia paliwa w pojazdach oraz okresowe porównywanie go z przyjętą normą w celu ustalenia ewentualnych przepałów lub oszczędności.

19. Zobowiązanie odpowiedzialnego pracownika do dołożenia większej staranności przy ustalaniu diet należnych radnym.

20. Wyeliminowanie nieprawidłowości przy sporządzaniu sprawozdania o udzielonych zamówieniach publicznych, przy uwzględnieniu uwag zawartych w części opisowej wystąpienia.

21. W zakresie udzielania zamówień publicznych:

a) ustalanie kryteriów oceny ofert w sposób zapewniający wybór oferty rzeczywiście najkorzystniejszej w rozumieniu przepisów Prawa zamówień publicznych, czego warunkiem jest adekwatne do istotności określenie wagi kryterium ceny i innych przyjętych kryteriów oceny ofert. Uwzględnienie przy określaniu kryteriów oceny ofert, że przepisy Prawa zamówień publicznych nie nakazują ustalania we wszystkich postępowaniach innych kryteriów oceny ofert oprócz ceny, jak również nie ograniczają wagi kryterium ceny do maksymalnie 60%, zaś oczekiwany przez zamawiającego sposób (warunki) wykonywania zamówienia może być sformułowany jako jeden z warunków zamówienia, który musi spełnić wykonawca,

b) zabezpieczanie w umowie przestrzegania przez wykonawcę zaoferowanych warunków realizacji zamówienia, w szczególności tych, które były punktowane jako kryterium oceny ofert.

22. W zakresie realizacji obowiązków inwentaryzacyjnych :

a) zapewnienie przestrzegania postanowień instrukcji inwentaryzacyjnej określających zasady dokumentowania czynności składających się na przygotowanie i przeprowadzenie inwentaryzacji, przy uwzględnieniu uwag zawartych w części opisowej wystąpienia;

b) zaniechanie dokumentowania na arkuszach spisu z natury inwentaryzacji składników majątkowych podlegających, zgodnie z ustawą o rachunkowości, inwentaryzacji drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników.

23. Rzetelne realizowanie wniosków pokontrolnych, stosownie do udzielonej odpowiedzi o sposobie ich wykonania.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

    Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku