Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Gminy Wizna

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej

w Białymstoku

Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 05 listopada 2019 roku (znak: RIO.I.6001-7/19), o treści jak niżej:

Pan

Mariusz Soliwoda

Wójt Gminy Wizna

W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Wizna za 2018 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Gminy Wizna na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 561, ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Część ze stwierdzonych nieprawidłowości dotyczy okresu sprawowania funkcji Wójta Gminy Wizna przez Zbigniewa Sokołowskiego, który zajmował to stanowisko do dnia 21 listopada 2018 r.

Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2018 r. poz. 967, ze zm.), udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

W zakresie dotyczącym funkcjonowania gminnych jednostek organizacyjnych stwierdzono, że w dniu 29 listopada 2011 r. podjęta została przez Radę Gminy Wizna uchwała Nr XII/66/11 w sprawie organizacji wspólnej obsługi administracyjno-finansowej i organizacyjnej szkół prowadzonych przez Gminę Wizna. W myśl jej postanowień wspólną obsługę administracyjno-finansową i organizacyjną szkół prowadzonych przez gminę Wizna zapewnia Szkoła Podstawowa w Wiźnie. Do dnia zakończenia kontroli nie została natomiast podjęta przez Radę Gminy Wizna uchwała na podstawie art. 10b ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2019 r. poz. 506, ze zm.), która jest warunkiem prowadzenia po 1 stycznia 2017 r. wspólnej obsługi finansowo-księgowej szkół. Stosownie bowiem do art. 48 ust. 3 ustawy z dnia 25 czerwca 2015 r. o zmianie ustawy o samorządzie gminnym oraz niektórych innych ustawy (Dz. U. z 2015 r. poz. 1045, ze zm.) wspólna obsługa administracyjna, finansowa i organizacyjna szkół zorganizowana na podstawie art. 5 ust. 9 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2019 r. poz. 1481) mogła być prowadzona na dotychczasowych zasadach nie dłużej niż przez 12 miesięcy od dnia wejścia w życie ustawy zmieniającej, tj. nie dłużej niż do 31 grudnia 2016 r. Z art. 10c ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym wynika, że obowiązki powierzone jednostce obsługującej nie mogą obejmować kompetencji kierowników jednostek obsługiwanych do dysponowania środkami publicznymi oraz zaciągania zobowiązań, a także sporządzania i zatwierdzania planu finansowego oraz przeniesień wydatków w tym planie. Artykuł 10c ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym wskazuje zaś, że w przypadku powierzenia jednostce obsługującej obowiązków z zakresu rachunkowości i sprawozdawczości jednostek obsługiwanych są one przekazywane w całości. Wynika stąd m.in., że to kierownik jednostki obsługującej – dyrektor Zespołu Szkolno-Przedszkolnego w Wiźnie (taką nazwę nadano szkole podstawowej od 1 września 2019 r.) – powinien podpisywać sprawozdania jednostki obsługiwanej (SP w Rutkach), jeżeli zapewnia prowadzenie tej szkole ksiąg rachunkowych. Analiza faktycznych zasad wykonywania obsługi wykazała, że w 2018 r. sprawozdania budżetowe obsługiwanej SP w Rutkach były podpisywane przez jej dyrektora – str. 4-5, 21 i 23 protokołu kontroli.

W statucie gminy wprowadzonym przez Radę Gminy Wizna uchwałą Nr III/14/2018 z dnia 28 grudnia 2018 r. w sprawie Statutu Gminy Wizna zawarto wykaz jednostek organizacyjnych gminy (w formie załącznika nr 3 do statutu), w którym zamieszczono Bibliotekę Publiczną w Wiźnie, Filię Biblioteki Publicznej w Bronowie, Ośrodek Pomocy Społecznej, Szkołę Podstawową w Rutkach, Szkołę Podstawową w Wiźnie oraz Szkołę Podstawową w Starym Bożejewie. Należy wskazać, że Filia Biblioteki Publicznej Gminy Wizna nie została wykazana w elektronicznym rejestrze instytucji kultury gminy Wizna, co przesądza, że nie jest ona odrębną jednostką organizacyjną (instytucją kultury), a funkcjonuje jedynie w strukturze Biblioteki. Nie było też podstaw do ujmowania w wykazie jednostek organizacyjnych gminy Szkoły Podstawowej w Starym Bożejewie, która w oparciu o uchwałę Nr XII/65/11 Rady Gminy Wizna z dnia 29 listopada 2011 r. została przekazana od 1 września 2012 r. w drodze umowy Społeczno-Oświatowemu Stowarzyszeniu Pomocy Pokrzywdzonym i Niepełnosprawnym „Edukator” w Łomży. Zgodnie z art. 89 ust. 12 ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe (Dz. U. z 2019 r. poz. 1148) przekazanie szkoły do prowadzenia osobie prawnej niebędącej jednostką samorządu terytorialnego lub osobie fizycznej jest równoznaczne z likwidacją dotychczasowej formy organizacyjno-prawnej szkoły w rozumieniu przepisów ustawy o finansach publicznych. Szkoła w Starym Bożejewie nie jest zatem jednostką organizacyjną gminy – str. 3-4 protokołu kontroli. Ponadto z ustaleń kontroli doraźnej przeprowadzonej w zakresie osiągania średnich wynagrodzeń nauczycieli zatrudnionych w szkołach prowadzonych przez gminę Wizna wynika, że od 1 września 2019 r. Szkoła Podstawowa w Wiźnie zmieniła nazwę na Zespół Szkolno-Przedszkolny.

W zakresie funkcjonowania kontroli zarządczej ustalono, że w 2018 r. nie zostało udokumentowane przeprowadzenie samooceny systemu kontroli zarządczej – str. 6-7 protokołu kontroli. Zgodnie z zarządzeniem Nr 4/2016 wydanym w dniu 12 maja 2016 r. przez poprzedniego Wójta, kierownicy referatów przeprowadzają, z udziałem pracowników, w terminie do 31 stycznia, samoocenę systemu kontroli zarządczej za rok poprzedni z uwzględnieniem standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych. Przeprowadzanie samooceny systemu kontroli zarządczej przewidują standardy kontroli zarządczej ogłoszone komunikatem Nr 23 Ministra Finansów z 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 15, poz. 84). Ze standardów nr 20 i 22 wynika, że zaleca się przeprowadzenie co najmniej raz w roku samooceny systemu kontroli zarządczej przez osoby zarządzające i pracowników jednostki, która powinna być dokumentowana oraz, że źródłem uzyskania zapewnienia o stanie kontroli zarządczej przez kierownika jednostki powinny być w szczególności wyniki monitorowania, samooceny oraz przeprowadzonych audytów i kontroli. Przykładowe ankiety samooceny zostały określone komunikatem Nr 3 Ministra Finansów z dnia 16 lutego 2011 r. w sprawie szczegółowych wytycznych w zakresie samooceny kontroli zarządczej dla jednostek sektora finansów publicznych (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 2 poz. 11).

Analiza dokumentacji opisującej przyjęte w Urzędzie Gminy Wizna zasady rachunkowości wykazała, że w regulacjach dotyczących sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych postanowiono, iż „Do ksiąg rachunkowych danego roku obrotowego zgodnie z zasadą memoriału określoną w art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości ujmowane są wszystkie dowody księgowe obciążające dany rok obrotowy, dostarczone w terminie do 10 stycznia następnego roku umożliwiającym sporządzenie sprawozdań” – str. 33-34 protokołu kontroli. Należy wskazać, że zgodnie z załącznikiem nr 40 do rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 9 stycznia 2018 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2019 r. poz. 1393), jednostkowe sprawozdania roczne Rb-28S jednostki budżetowej – w których wykazuje się dane o zobowiązaniach – należy sporządzić nie później niż do 1 lutego następnego roku. Mając na uwadze ten termin należy ocenić wyznaczenie dnia 10 stycznia – jako dnia, do którego otrzymane dokumenty dotyczące zobowiązań będą kwalifikowane do ksiąg ubiegłego roku – za uproszczenie niedostatecznie uzasadnione obowiązkami sprawozdawczymi. Z kolei zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2019 r. poz. 351, ze zm.) w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Na podstawie dowodów księgowych znajdujących się w zbiorze ze stycznia 2018 i 2019 r. ustalono, że przyjęte regulacje wewnętrzne nie doprowadziły do zaniżenia kosztów i zobowiązań na koniec 2017 i 2018 r.

Kontrola prawidłowości zapisów w księgach rachunkowych, przeprowadzona pod kątem zgodności z przepisami ustawy o rachunkowości oraz rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2017 r. poz. 1911, ze zm.), wykazała, że:

a) przychody związane z dochodami z najmu lokali, dzierżawy gruntów oraz z opłat za zajecie pasa drogowego ujmowano na koncie 760 „Pozostałe przychody operacyjne”, zamiast na koncie 720 „Przychody z tytułu dochodów budżetowych”, jak to wynika z załącznika nr 3 do rozporządzenia – str. 10 protokołu kontroli,

b) nieprawidłowo, niezgodnie z rzeczywistym przebiegiem operacji, ewidencjonowano należności wyegzekwowane przez organ egzekucyjny, przekazywane na rachunek budżetu w wysokości należności głównej wraz z odsetkami i kosztami upomnienia, po potrąceniu kosztów egzekucyjnych (na przelewie wskazywano kwotę potrąconej opłaty komorniczej). Na kwotę potrąconych kosztów Urząd Gminy sporządza bowiem we własnym zakresie polecenie przelewu, mimo iż faktycznie jednostka nie otrzymywała wpłaty tej kwoty ani nie przekazywała środków organowi egzekucyjnemu tytułem tej opłaty. Szczegółowy opis stosowanych przez jednostkę księgowań oraz sposób księgowania uwzględniający fakt, że gmina nie otrzymuje na rachunek kwoty potrąconych kosztów komorniczych, zawarto na str. 16-17 protokołu kontroli. Tworzenie dokumentów bankowych mających obrazować rzekomy wpływ i wypływ środków na rachunkach bankowych nie ma uzasadnienia w przypadku tych operacji, ponieważ jest niezgodne z rzeczywistym ich przebiegiem, polegającym na rozliczaniu należności i zobowiązań w formie potrącenia. Stosowana praktyka skutkuje zawyżeniem dochodów i wydatków budżetu o środki, które faktycznie nie wpłynęły na rachunek i nie wypłynęły z rachunku. Sprzeciwia się to zasadzie kasowego ustalania wyniku budżetu, wyrażonej w art. 40 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 869, ze zm.) i § 5 rozporządzenia, a także skutkuje odzwierciedleniem w księgach zdarzeń, które w rzeczywistym przebiegu operacji gospodarczej nie miały miejsca,

c) na koncie 245 „Wpływy do wyjaśnienia” w ewidencji Urzędu zaksięgowano (powielając dane wynikające z wyciągu do rachunku budżetu) wpłatę od firmy „Olimpia” za bezumowne korzystanie z lokalu użytkowego zapisem Wn 130 „Rachunek bieżący jednostki” – Ma 245; w momencie zawarcia umowy z kontrahentem wpływ środków przeksięgowano z konta 245 na przychody; w ewidencji budżetu wpłatę zaewidencjonowano Wn 133 „Rachunek budżetu” – Ma 240 „Pozostałe rozrachunki”, a po zawarciu umowy przeksięgowano na dochody zapisem Wn 240 – Ma 901 – str. 40-41 protokołu kontroli. Urząd Gminy nie posiada wyodrębnionego rachunku bieżącego i realizuje dochody oraz wydatki za pośrednictwem rachunku budżetu. Zatem po pierwsze nie powinny na koncie 130 być powielane inne operacje z ewidencji budżetu niż dotyczące realizacji dochodów lub wydatków budżetu (w momencie wpływu środków przedmiotowa operacja nie była zaliczona do dochodów), zaś po drugie nie ma uzasadnienia prowadzenie w takiej sytuacji konta 245 w księgach Urzędu, ponieważ zgodnie z opisem tego konta zawartym w załączniku nr 3 do rozporządzenia służy ono do ewidencji wpłaconych a niewyjaśnionych kwot należności z tytułu dochodów budżetowych; zatem w przypadku gdy Urząd nie dysponuje wyodrębnionym rachunkiem bankowym, operacje podlegające ujęciu na koncie 245 nie mogą występować, gdyż wpływy na rachunek budżetu albo stanowią dochód albo nie powinny być powielone w ewidencji Urzędu,

d) błędnie zaksięgowano pod datą 31 grudnia 2018 r. zwrot wydatku z tytułu dotacji niewykorzystanej przez Bibliotekę Publiczną (kwota 9.123,73 zł); zastosowano zapis ujemny Wn 224 „Rozliczenie dotacji budżetowych…” – Ma 130, zamiast zapisu dodatniego Wn 130 – Ma 224 z jednoczesnym technicznym zapisem ujemnym po obu stronach subkonta wydatków, jak to wynika z zasad funkcjonowania kont określonych załącznikiem nr 3 do rozporządzenia – str. 168 protokołu kontroli,

e) stan środków trwałych wykazanych na koncie 011 „Środki trwałe” był zaniżony o wartość ewidencyjną bezpodstawnie wyksięgowanej z tego konta nieruchomości nr 480 w Starym Bożejewie o powierzchni 7.900 m² (wartość ta wynosiła w momencie wyksięgowania 158 zł). Jak wynika z ustaleń kontroli, poprzedni Wójt Gminy Wizna wydał 9 listopada 2011 r. decyzję w sprawie przekazania tej nieruchomości w trwały zarząd na rzecz Szkoły Podstawowej w Starym Bożejewie – zgodnie z § 2 pkt 5 obowiązującego wówczas rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. określającego zasady rachunkowości jednostek budżetowych (zawierającego analogiczną dyspozycję co § 2 pkt 5 aktualnie obowiązującego rozporządzenia w tej sprawie) należało zatem dokonać przeniesienia wartości gruntu do ksiąg SP w Starym Bożejewie, jako jednostki budżetowej gminy Wizna. Wyksięgowania z ewidencji Urzędu tej wartości dokonano dokumentem PT nr 14/18 z dnia 16 listopada 2018 r., co było już operacją bezpodstawną. W oparciu o uchwałę Nr XII/65/11 Rady Gminy Wizna z dnia 29 listopada 2011 r. Szkoła Podstawowa w Starym Bożejewie została bowiem przekazana z dniem 1 września 2012 r. Społeczno-Oświatowemu Stowarzyszeniu Pomocy Pokrzywdzonym i Niepełnosprawnym „Edukator” w Łomży. Oznaczało to, że SP w Starym Bożejewie przestała być jednostką organizacyjną gminy, a zatem wygasła decyzja o ustanowieniu na jej rzecz trwałego zarządu nieruchomością, stosownie do przepisów ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2018 r. poz. 2204, ze zm.). Nie istniały zatem podstawy do wyksięgowywania w 2018 r. wartości nieruchomości, na której położona jest ta szkoła, z ewidencji Urzędu Gminy. Stowarzyszenie prowadzące szkołę korzysta z nieruchomości w formie użyczenia. Jeżeli więc nieruchomość nie była przeniesiona na własność stowarzyszenia, powinna być ujęta w księgach Urzędu Gminy. Wynika to zarówno z przywołanego wyżej § 2 pkt 5 rozporządzenia, jak i przepisów art. 3 ust. 4 ustawy o rachunkowości. Skarbnik Gminy wyjaśniła, że wartość nieruchomości znajduje się w księgach SP w Wiźnie (obecnie ZS-P w Wiźnie), która wcześniej prowadziła obsługę SP w Starym Bożejewie. Utrzymywanie jej w księgach ZS-P w Wiźnie należy ocenić jako nie mające podstaw, ponieważ nie został na rzecz tej szkoły ustanowiony trwały zarząd nieruchomością i nie powinien być na jej rzecz ustanowiony, ponieważ szkoła ta nie wykorzystuje tej nieruchomości do prowadzenia działalności statutowej – str. 4 i 171-172 protokołu kontroli. 

Kontrola sporządzonej sprawozdawczości w świetle przepisów rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1773) wykazała, że nieprawidłowo w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27ZZ Urzędu Gminy według stanu na koniec 2018 r. w kolumnie 7 „Dochody wykonane potrącone na rzecz jednostek samorządu terytorialnego” wykazano kwotę 1,55 zł. Zgodnie z zasadami sporządzania sprawozdań Rb-27ZZ zawartymi w § 6 ust. 1 pkt 6 załącznika nr 36 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej jednostka realizująca zadania zlecone nie wypełnia w sprawozdaniu jednostkowym Rb-27ZZ tej kolumny; kolumna 7 powinna być wypełniona tylko w zbiorczym sprawozdaniu Rb-27ZZ – str. 24 protokołu kontroli.

W zakresie sporządzania planów finansowych jednostek organizacyjnych ustalono, że plan finansowy Biblioteki Publicznej Gminy Wizna na 2018 r. nie spełniał podstawowych wymogów określonych przepisami art. 31 ustawy o finansach publicznych dla planów finansowych samorządowych osób prawnych, tj. nie zawierał w ogóle danych w zakresie przychodów, a ponadto stanu środków pieniężnych na początek i koniec roku oraz stanu należności i zobowiązań na początek i koniec roku – str. 55-56 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli zagadnień dotyczących podstaw gospodarowania nieruchomościami stwierdzono, że gmina Wizna nie posiadała aktualnego planu wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości – str. 57-58 protokołu kontroli. Ostatni plan przyjęty zarządzeniem ówczesnego Wójta Gminy Wizna z dnia 23 stycznia 2015 r. obejmował lata 2015-2017. Obowiązek sporządzenia przez Pana Wójta stosownego planu wynika z art. 25 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Plan wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości powinien być opracowany na okres 3 lat i zawierać elementy wskazane w art. 25 ust. 2a ustawy.

Analiza dochodów gminy z tytułu opłat za użytkowanie wieczyste (str. 58-59 protokołu kontroli) wykazała, że od 2008 r. nie dokonywano aktualizacji wysokości opłaty z tytułu użytkowania wieczystego ustanowionego na rzecz Spółdzielni Kółek Rolniczych w Wiźnie – opłata jest ustalana w wysokości 3% wartości gruntu. Zgodnie z art. 77 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami wysokość opłaty rocznej z tytułu użytkowania wieczystego nieruchomości gruntowej podlega aktualizacji nie częściej niż raz na 3 lata, jeżeli wartość nieruchomości ulegnie zmianie. Przeprowadzenie aktualizacji tej opłaty przez Pana Wójta jest uzasadnione z uwagi na odległy termin jej ustalenia, nakazujący zakładać zmianę wartości nieruchomości.

W wyniku kontroli dochodów z najmu lokali mieszkalnych stwierdzono następujące nieprawidłowości:

a) we wszystkich umowach poddanych kontroli przy ustalaniu wysokości miesięcznego czynszu stosowano zaokrąglenia; na przykład w umowie najmu nr M/5/09/2015 czynsz ustalono w wysokości 143 zł, podczas gdy zgodnie z obliczeniami dokonanymi przez kontrolujących na podstawie obowiązujących na terenie gminy Wizna zasad ustalania stawek czynszu miesięczna opłata z tego tytułu powinna wynosić 143,10 zł (2,56 zł/m² x 55,90 m²). Stosowanie zaokrągleń przy ustalaniu wysokości czynszu za najem lokali mieszkalnych nie ma podstaw w przepisach prawa. W złożonym w tej sprawie wyjaśnieniu nie wskazano przyczyn stosowania takiej praktyki – str. 61-62 protokołu kontroli,

b) we wszystkich objętych kontrolą umowach najmu lokali mieszkalnych zawarta została klauzula waloryzacyjna przewidująca, że czynsz może podlegać raz w roku waloryzacji o wskaźnik wzrostu cen i usług konsumpcyjnych za rok poprzedni ogłaszany przez Prezesa GUS oraz że waloryzacja nie będzie dokonywana, gdy wskaźnik ten będzie niższy niż 1%. Bazowa stawka czynszu dla wszystkich lokali mieszkalnych została określona zarządzeniem Wójta Gminy Wizna Nr 30/15 z dnia 7 lipca 2015 r. i wynosi 1,60 zł za 1 m² powierzchni lokalu; podlega ona podwyższeniu lub obniżeniu przy zastosowaniu czynników określonych przez Radę Gminy. Zastosowanie waloryzacji w stosunku do kwot czynszu wynikających z poszczególnych umów (wynikających ze stawki bazowej skorygowanej o czynniki podwyższające i obniżające) powodowałoby w praktyce utratę związku między pobieranym czynszem a obowiązującą stawką bazową i czynnikami ją obniżającymi i podwyższającymi. W związku z tym należy uznać za bezzasadne zamieszczanie w umowach najmu lokali mieszkalnych klauzuli waloryzacyjnych. Podstawą zmiany wysokości czynszu w każdej z umów powinna być zmiana stawki bazowej w drodze zmiany zarządzenia Wójta, co nie stanowi okoliczności podlegającej regulowaniu w umowach z najemcami – str. 61-62 protokołu kontroli,

c) do ustalania wysokości czynszu pobieranego za najem lokali socjalnych stosowano czynniki podwyższające i obniżające, co jest sprzeczne z postanowieniami wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy Wizna na lata 2015-2019. Analiza dwóch umów najmu lokali socjalnych opisanych w protokole kontroli wykazała, że bezpodstawne zastosowanie czynników podwyższających i obniżających stawkę czynszu ustaloną dla lokali socjalnych spowodowało zawyżenie należności na łączną kwotę 686,67 zł (od poszczególnych najemców o odpowiednio 484,10 zł oraz 202,57 zł). Nie wyjaśniono przyczyn takiego ustalania wysokości czynszu – str. 64-66 protokołu kontroli,

d) w umowie najmu lokalu mieszkalnego nr M/4/09/2015 (str. 66-67 protokołu kontroli) określono, iż stawka czynszu po uwzględnieniu czynników podwyższających oraz obniżających wynosi 1,28 zł/m² oraz że czynsz miesięczny wynosi 100 zł; w rzeczywistości wysokość miesięcznego czynszu powinna wynosić 107,52 zł (1,28 zł/m² x 84 m²), a nie jak określono w umowie 100 zł. Przyjęcie błędnej wysokości opłaty czynszowej spowodowało, że od dnia 1 września 2015 r. zaniżono dochody gminy o 353,44 zł (47 miesięcy x 7,52 zł).

W zakresie najmu lokali użytkowych stwierdzono, że zarządzeniem Nr 116/13 z dnia 14 lutego 2013 r. ówczesny Wójt Gminy Wizna określił minimalną stawkę czynszu za 1 m² powierzchni najmu lokalu użytkowego przeznaczonego pod działalność handlową w wysokości 3 zł. Od 1 września 2008 r. gmina wynajmuje lokal użytkowy położony w miejscowości Kramkowo za czynsz w łącznej wysokości 100 zł netto. Do umowy zawierano następnie aneksy, m.in. w dniu 27 grudnia 2013 r., którym nie dokonany zmian wysokości czynszu. W dniu 12 stycznia 2017 r. były Wójt zawarł z najemcą kolejną umowę dotyczącą najmu tego lokalu (na okres 3 lat), z której wynika, że lokal ma powierzchnię 46,75 m² (jego powierzchnia nie była podana w pierwotnej umowie), zaś czynsz wynosi nadal 100 zł netto. Biorąc pod uwagę postanowienia wyżej przywołanego zarządzenia Nr 116/13 należy stwierdzić, że od 1 stycznia 2014 r. (od kiedy jej obowiązywanie zostało przedłużone na kolejny okres aneksem z 27 grudnia 2013 r.) czynsz z tytułu najmu lokalu użytkowego powinien wynosić 140,25 zł netto (46,75m² x 3zł/m²). Tym samym – przy przestrzeganiu postanowień zarządzenia przez byłego Wójta – należności gminy za najem tego lokalu w okresie od stycznia 2014 r. do lipca 2019 r. powinny być wyższe o kwotę 2.696,75 zł netto (40,25 zł x 67 miesięcy) – str. 69-70 protokołu kontroli.

Kontrola dochodów z najmu lokali użytkowych wykazała także, iż czynsz z tytułu najmu lokalu użytkowego w budynku wielofunkcyjnym w Bronowie (str. 67-69 protokołu kontroli), pomimo zawarcia w umowach klauzuli waloryzacyjnych, nie był waloryzowany od dnia zawarcia pierwszej umowy, czyli od 1 lipca 2007 r. Najemca od 12 lat opłaca czynsz w wysokości 200 zł miesięcznie. Zgodnie z art. 12 ustawy o gospodarce nieruchomościami organ działający za jednostkę samorządu terytorialnego zobowiązany jest do gospodarowania nieruchomościami zgodnie z zasadami prawidłowej gospodarki. Za jeden z elementów prawidłowej gospodarki należy uznać dostosowywanie kwoty pobieranego czynszu do zmiany siły nabywczej pieniądza. Z kolei art. 42 ust. 5 ustawy o finansach publicznych zobowiązuje jednostki sektora finansów publicznych do ustalania wszystkich przypadających im należności, w tym cywilnoprawnych. W oparciu o wzrost wartości wskaźnika cen towarów i usług za okres od zawarcia umowy do lipca 2019 r. kontrolujący obliczyli, że przy dokonywaniu przewidzianej umową waloryzacji czynsz obecnie wynosiłby 254,48 zł miesięcznie. Najemca w okresie od dnia zawarcia umowy uiścił z tytułu czynszu kwotę 28.800 zł, podczas gdy kwota ta w przypadku zastosowania waloryzacji czynszu wynosiłaby 33.701,04 zł. Dochody uzyskane przez gminę z tytułu tej umowy byłyby zatem przez cały okres jej trwania wyższe o 4.901,04 zł. 

Zaniedbania w zakresie zagadnień związanych z waloryzowaniem czynszu stwierdzono także w wyniku analizy dochodów gminy z dzierżawy nieruchomości:

a) nie dokonywano waloryzacji czynszu z tytułu dzierżawy nieruchomości w miejscowości Bronowo o łącznej powierzchni 1,79 ha. W umowie z dnia 18 czerwca 2013 r., którą ustalono roczny czynsz w wysokości 1.262 zł, przewidziano m.in., że „Wydzierżawiający może w okresach nie częstszych niż 12 miesięcy zmieniać wysokość czynszu w racjonalnych granicach.” W dniu 31 grudnia 2015 r. zawarto kolejną umowę, w której łączną powierzchnię dzierżawionych gruntów określono na 1,72 ha (o 0,07 ha mniej) a czynsz na 1.213 zł. W umowie tej przewidziano, że „Stawka czynszu dzierżawnego (…) może podlegać waloryzacji raz w roku.” Następna umowa została zawarta 21 grudnia 2018 r.; w jej treści zawarto klauzulę waloryzacyjną o takiej samej treści. Zaniechanie waloryzacji czynszu skutkowało zaniżeniem dochodów uzyskanych przez gminę z tytułu dzierżawy tych nieruchomości o kwotę 68,32 zł – str. 70-71 protokołu kontroli,

b) w dniu 15 lipca 2009 r. zawarto umowę dzierżawy części działki nr 1346/2 o powierzchni 20 m² w Wiźnie; czynsz roczny ustalono w wysokości 100 zł netto; kolejną umowę zawarto  z dzierżawcą 3 lipca 2012 r. na czas nieokreślony. Mimo zawarcia umowy na czas nieokreślony w jej treści nie zawarto postanowień odnoszących się do waloryzacji czynszu w związku z ewentualną zmianą siły nabywczej pieniądza (umowa została rozwiązania z dniem 31 marca 2019 r.). Waloryzowanie czynszu w czasie obowiązywania umowy o wskaźnik wzrostu cen towarów i usług spowodowałoby uzyskanie dochodów wyższych o 122,10 zł – str. 71-73 protokołu kontroli; analogiczną sytuację stwierdzono w przypadku:

- zawartej 1 lipca 2009 r. na czas nieokreślony umowy dzierżawy części działki nr 1135 (waloryzowanie czynszu skutkowałoby pobraniem dochodów wyższych o kwotę 117,08 zł do czasu kontroli) – str. 73-74 protokołu kontroli,

- zawartej 19 sierpnia 2013 r. na okres 10 lat umowy dzierżawy części działki nr 362/3 z czynszem w wysokości 600 zł netto (waloryzowanie czynszu skutkowałoby tym, że dochody uzyskane przez gminę z tytułu dzierżawy byłyby wyższe od czasu zawarcia umowy o kwotę 633,66 zł – str. 74-76 protokołu kontroli.

Sprawdzeniu poddano również dochody gminy z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych. Analiza składanych przez przedsiębiorców wniosków oraz wydawanych na ich podstawie zezwoleń wykazała, że we wnioskach nie wskazywano, czy alkohol będzie sprzedawany z przeznaczeniem do spożycia w miejscu sprzedaży, czy poza miejscem sprzedaży. Zgodnie z art. 18 ust. 5 ust. 1 ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (Dz. U. z 2018 r. poz. 2137, ze zm.) wniosek powinien zawierać oznaczenie rodzaju zezwolenia, a zatem oprócz rodzaju sprzedawanego alkoholu także kwestię miejsca przeznaczenia do spożycia, co wynika z art. 18 ust. 1 i 3 ustawy – str. 77-80 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli dochodów z opłat za zezwolenia na zajęcie pasa drogowego (str. 80-84 protokołu kontroli) stwierdzono nieprawidłowe naliczenie opłaty w decyzji Nr 2/2018 z dnia 15 stycznia 2018 r., którą naliczono opłatę za 2018 r. (od 24 stycznia) w wysokości 1,31 zł oraz opłatę roczną za lata kolejne umieszczenia urządzenia w pasie drogowym w wysokości 1,40 zł. Zgodnie z art. 40 ust. 10 ustawy z dnia 21 marca 1985 r. o drogach publicznych (Dz. U. z 2018 r. poz. 2068, ze zm.) zajęcie pasa drogowego o powierzchni mniejszej niż 1 m² lub powierzchni pasa drogowego zajętej przez rzut poziomy obiektu budowlanego lub urządzenia mniejszej niż 1 m² jest traktowane jak zajęcie 1 m² pasa drogowego. W opisywanym przypadku do obliczenia wysokości opłaty rocznej przyjęto faktyczną powierzchnię zajęcia pasa drogowego przez rzut poziomy obiektu, mimo iż wynosiła ona mniej niż 1 m². Zgodnie z zacytowanym przepisem opłata roczna w tym przypadku powinna wynosić 20 zł, zaś opłata za 2018 r. – 18,74 zł. Dochody w 2018 r. zaniżono zatem o 17,43 zł, zaś w każdym kolejny roku obowiązywania decyzji byłyby niższe o 18,60 zł. Analogiczny błąd popełniono w decyzji Nr 4/2018 z dnia 1 marca 2018 r., której postanowieniami naliczono opłatę za 2018 r. (od 7 marca) w wysokości 1,97 zł (zamiast 6,16 zł) oraz opłatę roczną za każdy kolejny rok w wysokości 2,40 zł (zamiast 7,50 zł). Dochody za 2018 r. zaniżono o 4,19 zł, zaś w każdym kolejny roku obowiązywania decyzji o 5,10 zł.

Ponadto w decyzji Nr 5/2018 z dnia 3 sierpnia 2018 r. opłatę za zajęcie pasa drogowego drogi gminnej Nr 105628B w Wiźnie, w celu wykonania robót w pasie drogowym związanych z eksploatacyjną wymianą fragmentu elektroenergetycznej sieci kablowej, ustalono w wysokości 1.740 zł. Zgodnie z postanowieniami uchwały Nr XXII/84/04 Rady Gminy Wizna ustalającej opłaty za zajęcie pasa drogowego, za zajęcie 1 m² chodnika stosuje się stawkę taką samą, jak w przypadku zajęcia 1 m² jezdni do 20% szerokości, czyli 1,50 zł. W związku z powyższym opłata za zajęcie chodnika powinna wynosić 2.334 zł (194,5 m² x 1,50 zł/ x 8 dni), zaś opłata za zajęcie pobocza 184 zł (23m² x 1 zł x 8 dni). Przyjęcie niewłaściwej stawki spowodowało zaniżenie dochodów gminy o 778 zł (2.518 zł – 1.740 zł).

           Odnośnie opłat adiacenckich stwierdzono, że nie zostały dotychczas uchwalone przez Radę Gminy Wizna stawki opłaty adiacenckiej z tytułu wzrostu wartości nieruchomości spowodowanego podziałem nieruchomości oraz wybudowaniem urządzeń infrastruktury technicznej. W związku z powyższym gmina nie ma możliwości ustalania i realizacji dochodów z opłaty adiacenckiej. Stosownie do postanowień art. 98a i art. 146 ustawy o gospodarce nieruchomościami podstawą ustalenia opłaty adiacenckiej jest wzrost wartości nieruchomości spowodowany wybudowaniem urządzeń infrastruktury technicznej lub podziałem nieruchomości dokonanym na wniosek właściciela lub użytkownika wieczystego. Wysokość stawki procentowej opłaty adiacenckiej ustala rada gminy w drodze uchwały, w wysokości nie większej niż 50% różnicy między wartością, jaką nieruchomość miała przed wybudowaniem urządzeń infrastruktury technicznej, a wartością, jaką nieruchomość ma po ich wybudowaniu oraz w wysokości nie większej niż 30% różnicy między wartością nieruchomości przed podziałem i po dokonaniu jej podziału. Nieokreślenie przez organ stanowiący stawki procentowej opłaty adiacenckiej uniemożliwia podejmowanie postępowań w sprawach indywidualnych, zmierzających do wydania decyzji ustalających ich wysokość, a tym samym do ustalania i poboru dochodów budżetu gminy – str. 84-86 protokołu kontroli.

W toku kontroli dochodów budżetu gminy badaniu poddano także dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2019 r. poz. 900, ze zm.), jest Pan Wójt. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych, co doprowadziło do następujących ustaleń.

Do dnia rozpoczęcia kontroli pracownicy kontrolowanej jednostki nie mieli bezpośredniego dostępu do danych z ewidencji gruntów i budynków za pomocą systemu informatycznego. Dostęp ten uzyskano dopiero po interwencji kontrolującego, w czasie trwania czynności kontrolnych. Fakt ten był bezpośrednią przyczyną stwierdzonych nieprawidłowości dotyczących opodatkowania gruntów podatkami rolnym, leśnym oraz od nieruchomości. Uniemożliwiało to również służbom podatkowym organu podatkowego przeprowadzanie czynności sprawdzających w zakresie wskazanym treścią art. 272 Ordynacji podatkowej w stosunku do deklaracji oraz informacji podatkowych złożonych przez podatników. Brak wyżej wspomnianego dostępu był również pośrednią przyczyną nieprawidłowości stwierdzonych w elektronicznej ewidencji nieruchomości prowadzonej przez kontrolowaną jednostkę. Paragraf 2 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2004 r. w sprawie ewidencji podatkowej nieruchomości (Dz. U. Nr 107, poz. 1138) stanowi, że system informatyczny powinien umożliwiać eksport danych zawartych w ewidencji do pliku w formacie rozszerzalnego języka znaczników (XML), w celu ich porównywania z danymi zawartymi w ewidencji gruntów i budynków prowadzonej na podstawie przepisów Prawa geodezyjnego i kartograficznego, zwanej dalej „ewidencją gruntów i budynków”. Z kolei § 4 rozporządzenia informuje, jakie dane dotyczące podatników powinien zawierać, natomiast § 5 wskazuje szczegółowo dane dotyczące przedmiotów opodatkowania, które system informatyczny powinien posiadać. Kontrola stwierdziła, iż prowadzona elektroniczna ewidencja nieruchomości nie posiada wszystkich danych wymaganych przez § 5 rozporządzenia dotyczących poszczególnych przedmiotów opodatkowania. Do najważniejszych uchybień należy zaliczyć brak pełnych danych dotyczących numerów poszczególnych działek i poszczególnych klas gleboznawczych znajdujących się na danej działce wraz z ich powierzchniami – str. 88-89 protokołu kontroli.

Kontroli poddano również prawidłowość realizacji dochodów budżetu gminy z tytułu podatku od nieruchomości od osób prawnych i w jej wyniku na str. 99-101 protokołu kontroli opisano nieprawidłowości polegające na:

a) zawyżeniu przez trzech podatników podstaw opodatkowania, skutkujące zawyżeniem podatku o łączną kwotę  140,41 zł;

b) zaniżeniu przez trzech podatników podstaw opodatkowania, skutkujące zaniżeniem podatku o łączną kwotę 770,58 zł.

           W dwóch przypadkach opisanych na str. 100 protokołu kontroli kontrolujący nie mogli w pełni zweryfikować deklaracji podatkowych z powodu nie okazania przez organ podatkowy pełnych danych z ewidencji gruntów i budynków.

Kontroli poddano również deklaracje podatkowe na podatek od nieruchomości złożone przez Urząd Gminy Wizna. W jej wyniku ustalono, iż kontrolowana jednostka nie ujawniła gruntów o łącznej powierzchni 228.727 m², których jest samoistnym władającym, natomiast właścicielem jest Skarb Państwa. Grunty te podlegają opodatkowaniu podatkiem od nieruchomości. W rezultacie za lata 2016-2018 zaniżono deklarowany podatek od nieruchomości o kwotę 125.889,85 zł. Natomiast za lata 2014-2015 nie było możliwe dokonanie weryfikacji danych zawartych w deklaracjach podatkowych na podatek od nieruchomość, gdyż pracownicy kontrolowanej jednostki ich nie okazali – str. 100-101 protokołu kontroli.

Badaniu poddano prawidłowość realizacji dochodów budżetu gminy z tytułu podatku rolnego, leśnego oraz od nieruchomości w grupie podatników stanowiących osoby fizyczne. W jej rezultacie stwierdzono następujące nieprawidłowości opisane na str. 107-110 protokołu kontroli, polegające na naruszeniu przepisów następujących ustaw:

a) z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (Dz. U. z 2019 r. poz. 1256, ze zm.) – art. 3 ust. 5 poprzez wadliwe opodatkowanie współwłasności oraz art. 4 poprzez wadliwe ustalenie podstawy opodatkowania,

b) z dnia 30 października 2002 r. o podatku leśnym (Dz. U. z 2019 r. poz. 888, ze zm.) – art. 2 ust. 1 poprzez nieuprawnione przeniesienie obowiązku podatkowego na dzierżawcę gruntów leśnych, art. 2 ust. 4 poprzez wadliwe opodatkowanie współwłasności i art. 7 ust. 1 poprzez wadliwe stosowanie zwolnienia lasów z drzewostanem w wieku do 40 lat,

c) z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1170, ze zm.) – art. 6 ust. 6 poprzez uchybienie obowiązkowi złożenia informacji podatkowych dotyczących posiadanych przedmiotów opodatkowania.

Powyższe nieprawidłowości są między innymi pochodną nie egzekwowania przez organ podatkowy obowiązku złożenia przez podatników informacji podatkowych w podatku rolnym, leśnym i od nieruchomości. W przypadku podatku rolnego obowiązek ten reguluje art. 6a ust. 5 ustawy o podatku rolnym, stanowiący, iż osoby fizyczne, z zastrzeżeniem ust. 10, są obowiązane złożyć właściwemu organowi podatkowemu informacje o gruntach, sporządzone na formularzach według ustalonego wzoru, w terminie 14 dni od dnia zaistnienia okoliczności uzasadniających powstanie albo wygaśnięcie obowiązku podatkowego w zakresie podatku rolnego, lub o zaistnieniu zmian, o których mowa w ust. 4. Analogicznie obowiązek składania informacji formułują art. 6 ust. 2 ustawy o podatku leśnym oraz art. 6 ust. 6 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych w podatku od nieruchomości.

Nieprawidłowości stwierdzono również w obrębie należności z tytułu podatku od środków transportowych. Opis na str. 113 protokołu kontroli wskazuje przypadek zaniżenia  zadeklarowanego podatku o kwotę 638 zł.

W toku kontroli stwierdzono dwa przypadki wskazujące na możliwość nieprawidłowego wyliczenia kwot ulg inwestycyjnych w podatku rolnym. W pierwszym przypadku kwota potencjalnie zawyżonej ulgi wynosi 77.836,25 zł,  natomiast w drugim 4.232 złotych. W toku prowadzonych czynności inspektor kontroli ustalił za pomocą strony internetowej Ministerstwa Finansów, iż na dzień kontroli oraz w momencie przyznania ulgi inwestycyjnej w podatku rolnym podatnicy wskazani w opisie na str. 116-119 protokołu kontroli posiadali status „czynnego podatnika VAT”. Istnieje zatem prawdopodobieństwo, iż ubiegający się o ulgi inwestycyjne dokonali odliczenia podatku VAT od materiałów zakupionych na przeprowadzone inwestycje. W takim przypadku organ podatkowy ustalając wartość poniesionych przez podatników nakładów inwestycyjnych powinien kwalifikować je w kwotach netto z faktur VAT. Niezbędne jest zatem przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego w celu ustalenia stanu faktycznego. 

Nieprawidłowości ustalono również w zakresie przyznawaniu ulg w spłacie podatków na podstawie art. 67a Ordynacji podatkowej. Według opisu na str. 119-120 protokołu kontroli materiał dowodowy do poddanych kontroli decyzji przyznających ulgi w spłacie podatków jest niekompletny. Organ podatkowy interesowały tylko straty ponoszone przez podatników, natomiast zaniechał gromadzenia materiału dowodowego dotyczącego ich dochodów. Z punktu widzenia prowadzonego postępowania podatkowego istotne są również przepisy Działu IV Ordynacji podatkowej mające charakter proceduralno-merytoryczny. Artykuł  187 § 1 Ordynacji zobowiązuje organ podatkowy do zebrania i wyczerpującego rozpatrzenia całego materiału dowodowego, w tym wypadku dotyczył on możliwości płatniczych podatnika. Organy podatkowe mają również obowiązek dokonania, na podstawie zebranego materiału dowodowego, oceny, czy dana okoliczność została faktycznie udowodniona (art. 191). W uzasadnieniu faktycznym decyzji brak jest analizy zebranego materiału dowodowego, odnoszono się w nim jedynie do argumentów jakie podatnik podnosił w złożonym wniosku, którym ubiega się o ulgę w spłacie podatków.

W zakresie rachunkowości podatków i opłat lokalnych stwierdzono 2 przypadki poprawiania długopisem przez inkasentów kopii kwitariuszy służących do poboru podatków lokalnych od osób fizycznych – str. 124 protokołu kontroli. Dalszy opis na tej stronie wskazuje nieprawidłowości w analitycznej ewidencji księgowej. Polega to na prowadzeniu wielu kont podatkowych w podatku rolnym dla jednego podatnika. Taki sposób prowadzenia ewidencji księgowej stanowi naruszenie postanowień § 11 ust. 4 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 października 2010 r. w sprawie zasad rachunkowości i planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 208 poz. 1375), który stanowi, iż dla każdego podatnika i inkasenta prowadzi się odrębne konto w każdym podatku.

Z kolei badanie rocznego sprawozdania Rb-PDP pozwoliło stwierdzić, iż w 2018 r. wykazano zaniżone wykonanie dochodów z tytułu podatku od nieruchomości o kwotę 43.548,13 zł a co za tym idzie również skutków obniżenia górnych stawek o wartość 66.330,83 zł. Podobna sytuacja zachodziła również w 2016 i 2017 r. – w każdym z tych lat zaniżono wykonanie o kwotę 41.170,86 zł oraz skutki obniżenia górnych stawek o wartość 66.330,83 zł. Podane kwoty są skutkami nieprawidłowości wskazanych w punkcie protokołu dotyczącym podatku od nieruchomości od osób prawnych – strony 125-126 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli wydatków na wynagrodzenia stwierdzono, że przyznał Pan Zastępcy Wójta dodatek specjalny uzasadniony, jak wynika z pisma z 2 stycznia 2019 r., „zmianą schematu organizacyjnego i powierzenia obowiązków kierownika referatu”. W piśmie brak wskazania, na jaki okres przyznano dodatek specjalny; jego treść sugeruje przyznanie dodatku na czas nieoznaczony. Nie stwierdzono też wskazania konkretnego referatu, którego pełnienie obowiązków kierownika miało stanowić podstawę pobierania dodatku. Według złożonego przez Pana Wójta wyjaśnienia Zastępca Wójta od 2 stycznia 2019 r. do 1 lutego 2019 r. pełnił obowiązki kierownika Referatu Inwestycji Gospodarki Komunalnej i Rolnictwa, zaś od 2 stycznia 2019 r. do 30 czerwca 2019 r. Referatu Organizacyjnego, Oświaty i Promocji (tj. w okresie nieobecności Sekretarza Gminy, który od 28 marca 2019 r. przeszedł na emeryturę). Jak wynika z wyjaśnienia, od 1 lipca 2019 r. (w trakcie kontroli) dodatek został cofnięty w związku z zatrudnieniem Sekretarza Gminy.

Wskazać należy, że zgodnie z art. 36 ust. 5 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1282) dodatek specjalny może być przyznany pracownikowi z tytułu okresowego zwiększenia obowiązków służbowych lub powierzenia dodatkowych zadań. Z brzmienia tego przepisu wynika więc, że przyznanie dodatku może nastąpić przy zaistnieniu jednej z dwóch wymienionych w nim przesłanek. Okolicznością uzasadniającą przyznanie tego składnika wynagrodzenia jest m.in. cecha „okresowości” zwiększenia obowiązków lub powierzenia dodatkowych zadań, co powoduje, że ma on charakter świadczenia tymczasowego. Powoduje to, że dodatek specjalny nie może być stałym składnikiem wynagrodzenia. Ani konkretne powierzenie dodatkowych obowiązków ani okresowy charakter dodatku nie wynikały z pisma, którym został on przyznany Zastępcy Wójta. Stwierdzony stan faktyczny nie pozwala też na jednoznaczne potwierdzenie Pańskiego wyjaśnienia w odniesieniu do kierowania Referatem Organizacyjnym w okresie luty-marzec 2019 r., skoro w Urzędzie Gminy nadal był zatrudniony Sekretarz, a na podstawie listy obecności ustalono, że Sekretarz był nieobecny w pracy jedynie 3 dni w lutym oraz 10 dni w marcu – str. 128-130 protokołu kontroli.

Dodatki specjalne były również przyznawane – przez byłego Wójta – Skarbnikowi Gminy, m.in. za „skumulowanie prac związanych ze sprawozdawczością za I półrocze oraz wielokrotnymi zmianami w budżecie i WPF” (za lipiec 2018 r.), okresowe zwiększenie obowiązków służbowych w Urzędzie związane z planowanym zadłużeniem gminy (przygotowanie uchwał Rady Gminy i zapytania ofertowego do kredytu bankowego), realizację zaleceń pokontrolnych do Krajowej Administracji Skarbowej i Ministerstwa Finansów (za wrzesień 2018 r.), analizę materiałów planistycznych, przygotowanie projektów budżetu i WPF oraz rozliczenie inwestycji w 2018 r. (za październik 2018 r.). Kontrola wykazała, że część czynności, za które zostały przyznane dodatki specjalne Skarbnikowi Gminy mieści się w zakresie obowiązków Skarbnika, wskazującym – oprócz czynności przypisanych temu stanowisku na podstawie art. 54 ustawy o finansach publicznych (m.in. prowadzenie rachunkowości) – m.in. na przedstawianie sprawozdań finansowych i opisowych z realizacji uchwały budżetowej, koordynowanie wszelkich prac związanych z wykonaniem budżetu czy nadzór nad realizacją uchwały budżetowej – str. 130-131 protokołu kontroli.

W dniu 21 listopada 2018 r. wypłacono byłemu Wójtowi Gminy Wizna Z. Sokołowskiemu ekwiwalent w wysokości 18.571,36 zł za niewykorzystany urlop wypoczynkowy w wymiarze 38 dni, co świadczy o naruszeniu art. 168 Kodeksu pracy, zgodnie z którym urlopu niewykorzystanego w terminie ustalonym zgodnie z art. 163 należy pracownikowi udzielić najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego. Przepis ten oznacza, że pracodawca nie może jednostronnie wyznaczyć pracownikowi terminu urlopu, może natomiast zobowiązać pracownika do wskazania terminów korzystania z zaległych urlopów w wyznaczonym przepisami okresie, czyli do 30 września następnego roku kalendarzowego. Udzielenie urlopu poprzedniemu Wójtowi Gminy Wizna należało do obowiązków ówczesnego Sekretarza Gminy (obecnie już nie pracującego w Urzędzie Gminy), jako wykonującego wobec byłego Wójta niezastrzeżone ustawą do kompetencji innych podmiotów czynności z zakresu prawa pracy. Liczba dni urlopu, za które został pobrany ekwiwalent w związku z zakończeniem stosunku pracy przesądza, że do 30 września 2018 r. nie została udzielona część urlopu za 2017 r. – str. 127 protokołu kontroli.

Zarządzeniem Nr 6/2018 z dnia 14 grudnia 2018 r. Pan Wójt ustalił pięcioosobowy skład Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych. Z okazanych w czasie kontroli zaświadczeń o odbyciu przez poszczególnych członków Komisji przeszkoleń w zakresie profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych wynika, że przeszkolenie takie posiada jedynie członek poprzedniej GKRPA (zaświadczenie o odbyciu szkolenia z marca 1999 r.). Nowi członkowie GKRPA powołanej przez Pana zarządzeniem Nr 6/2018 nie zostali przeszkoleni. Należy wskazać, że zgodnie z art. 4¹ ust. 4 ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (Dz. U. z 2018 r. poz. 2137, ze zm.), w skład gminnych komisji rozwiązywania problemów alkoholowych wchodzą osoby przeszkolone w zakresie profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych. Zacytowany przepis oznacza, iż skład komisji rozwiązywania problemów alkoholowych powinien mieć charakter wyspecjalizowany w momencie jego powoływania – str. 135-136 protokołu kontroli.

           Kontrola wydatków na zakup wyposażenia wykazała naruszenie przez byłego Wójta Z. Sokołowskiego obowiązku określonego w art. 54 ust. 6 ustawy o finansach publicznych. Stwierdzono, że Urząd Gminy Wizna ponosił wydatki tytułem opłacenia faktur za zakupy dokonane w firmie „Megabajt Profesjonalne Systemy Informatyczne”, prowadzonej przez jednego z pracowników Urzędu Gminy Wizna. Stwierdzono, że Skarbnik Gminy odmówiła zatwierdzenia faktury Nr 238/2018 wystawionej w dniu 16 kwietnia 2018 r. za zakup drukarki HP LaserJet Pro M26A MFPX2 za kwotę 873,30 zł i zwróciła ją pracownikowi właściwemu merytorycznie. W piśmie z 25 kwietnia 2018 r. skierowanym do ówczesnego Wójta Skarbnik wyraziła wątpliwości w zakresie sposobu wyłonienia dostawcy drukarki oraz jej ceny (Skarbnik uzasadniała, że na stronach internetowych sklepów ceny oferowane za identyczną drukarkę są znacznie niższe, np. Media Markt – 449 zł, Komputronik – 469 zł). Wskazała też w piśmie, że faktura została jej ponownie przekazana z adnotacją Wójta „Proszę zapłacić”. Jak wynika z pisma Skarbnika, postanowiła ona odmówić zatwierdzenia faktury. Wyjaśniono kontrolującym, że przelew środków za zakup drukarki został autoryzowany przez Wójta Z. Sokołowskiego i inspektora Urzędu Gminy.

Zgodnie z art. 54 ust. 6 ustawy o finansach publicznych w przypadku odmowy podpisania dokumentu przez głównego księgowego i wydania przez Wójta pisemnego polecenia realizacji zakwestionowanej operacji, na podstawie art. 54 ust. 4-5 ustawy, Wójt obowiązany był do niezwłocznego zawiadomienia o tym w formie pisemnej Rady Gminy Wizna oraz Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku. Wykonania tych obowiązków nie stwierdzono – str. 146-147 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli zagadnień związanych ze stosowaniem przepisów ustawy z dnia 21 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1986, ze zm.) stwierdzono, że badana jednostka sporządziła roczne sprawozdanie o udzielanych zamówieniach publicznych oraz przedstawiła je Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych w dniu 17 czerwca 2019 r., tj. z naruszeniem terminu określonego w art. 98 ust. 2 ustawy, zgodnie z którym zamawiający przekazuje sprawozdaniu Prezesowi UZP w terminie do dnia 1 marca każdego roku następującego po roku, którego dotyczy sprawozdanie – str. 149 protokołu kontroli.

Badaniu poddano procedurę wyłonienia dostawcy oleju opałowego do Urzędu Gminy Wizna i jednostek oświatowych gminy Wizna, którą przeprowadzono w trybie przetargu nieograniczonego. W specyfikacji istotnych warunków tego zamówienia jako kryteria oceny ofert wskazano: cenę – 60%, termin realizacji dostaw – 30% oraz termin płatności faktury – 10%. Odnosząc się do przyjętych przez zamawiającego kryteriów oceny ofert wskazać należy, że zgodnie z art. 91 ust. 2a Prawa zamówień publicznych zamawiający będący jednostką sektora finansów publicznych może zastosować kryterium ceny jako jedyne kryterium oceny ofert lub kryterium o wadze przekraczającej 60%, jeżeli określi w opisie przedmiotu zamówienia standardy jakościowe odnoszące się do wszystkich istotnych cech przedmiotu zamówienia oraz wykaże w załączniku do protokołu, w jaki sposób zostały uwzględnione w opisie przedmiotu zamówienia koszty cyklu życia. W ocenie kontroli w specyfikacji istotnych warunków zamówienia określono przedmiot zamówienia dostatecznie precyzyjnie. Z kolei cykl życia Prawo zamówień publicznych definiuje w art. 2 pkt 1a jako wszelkie możliwe kolejne lub powiązane fazy istnienia przedmiotu dostawy, usługi lub roboty budowlanej, w szczególności badanie, rozwój, projektowanie przemysłowe, testowanie, produkcję, transport, używanie, naprawę, modernizację, zmianę, utrzymanie przez okres istnienia, logistykę, szkolenie, zużycie, wyburzenie, wycofanie i usuwanie. Zagadnienie cyklu życia nie może mieć zatem wpływu na określenie kryteriów oceny ofert w postępowaniu, którego przedmiotem jest dostawa paliw płynnych.

Przyjęcie w postępowaniu tak skonstruowanych kryteriów oceny ofert mogło prowadzić do wyboru oferty istotnie droższej, przy braku korzyści adekwatnie rekompensujących zamawiającemu potencjalne wyższe wydatki – nie można za takie korzyści uznać różnicy o 1 czy 2 dni w terminie dostawy od zgłoszenia zapotrzebowania lub 7-dniowej różnicy w terminie płatności faktury. W ocenie Izby samo stworzenie możliwości takiego rozstrzygnięcia przetargu (wyłonienia oferty droższej jako najkorzystniejszej w takich okolicznościach) nie pozwala na pozytywną ocenę przyjętych kryteriów w świetle podstawowego celu udzielania zamówień publicznych, którym jest dokonanie wyboru najkorzystniejszej oferty w rozumieniu art. 2 pkt 5 ustawy.

Kontrola wykazała, że wykonawca zgodnie z ofertą miał obowiązek dostarczać opał w terminie 1 dnia roboczego od złożenia zamówienia, sukcesywnie zgodnie z zapotrzebowaniem zgłaszanym przez zamawiającego oraz zarządców poszczególnych obiektów w terminie wskazanym przez wykonawcę w ofercie. Przy czym dopuszczono w umowie m.in. telefoniczne zgłaszanie zapotrzebowania. Nie stwierdzono dokumentacji potwierdzającej zgłaszanie zapotrzebowania przez zamawiającego, zatem nie można zweryfikować czy został dopełniony jeden z warunków stanowiących kryterium wyboru ofert, tj. czy dochowano 1-dniowego terminu realizacji dostaw od daty zgłoszenia zapotrzebowania. Potwierdza to, że mimo nadania temu kryterium wysokiej wagi przy ocenie ofert, nie dotyczyło ono w praktyce warunku na tyle istotnego dla zamawiającego, aby zabezpieczyć jego przestrzeganie stosowną dokumentacją – str. 149-156 protokołu kontroli.

Kontrola wyłonienia wykonawcy przebudowy drogi gminnej Nr 172008B w miejscowości Janczewo w trybie przetargu nieograniczonego wykazała zaś, że jako drugie – obok ceny – kryterium oceny ofert przyjęto okres gwarancji z wagą 40%. Zamawiający wymagał udzielenia minimum 3-letniego okresu (0 pkt za taki okres), a za dodatkowy okres gwarancji (ponad 3 lata) miała być przyznawana następująca punktacja: 10 pkt za 1 rok przedłużenia, 20 pkt za 2 lata przedłużenia i 40 pkt za przedłużenie podstawowego okresu gwarancji o 3 lata (tj. do 6 lat). We wzorze umowy postanowiono, że w wypadku wystąpienia w trakcie użytkowania w okresie gwarancji jakości jakiejkolwiek wady (usterki), wykonawca zobowiązuje się do niezwłocznej naprawy, nie później niż w terminie 14 dni roboczych, licząc od momentu jej zgłoszenia przez zamawiającego. Są to więc uprawnienia zbieżne z wynikającymi z rękojmi regulowanej przepisami Kodeksy cywilnego. Sposób określenia zasad punktowania w zakresie kryterium gwarancji wskazuje, że dodatkowe korzyści ponad wynikające z rękojmi zamawiający uzyskiwałby w zasadzie tylko w przypadku zaoferowania 6-letniego okresu gwarancji – okres o 1 rok dłuższy od uprawnień zagwarantowanych k.c. z tytułu rękojmi. Przepisy k.c. regulujące instytucję rękojmi za wady fizyczne i prawne przedmiotu umowy o roboty budowlane – art. 656 § 1 w zw. z art. 638 § 1 i art. 568 § 1 zd. 1 k.c. – zabezpieczają z mocy prawa roszczenia zamawiającego za wady wykonanych robót, która to odpowiedzialność w przypadku wad nieruchomości jest ponoszona przez wykonawcę przez okres 5 lat od dnia wydania rzeczy. Zatem w niniejszym przypadku zamawiający posiadał z mocy prawa uprawnienia z tytułu rękojmi, które wykazują zbieżność z określonymi w postępowaniu warunki gwarancji – poza jej okresem, który podlegał ocenie, przy czym możliwe było także skuteczne zaoferowanie 3-letniego lub 4-letniego okresu gwarancji. Taki sposób sformułowania postanowień odnoszących się do gwarancji jako jednego z kryteriów oceny ofert może potencjalnie prowadzić do wyboru oferty droższej przy braku dodatkowej korzyści dla zamawiającego, ponieważ oferowany przez wykonawców termin gwarancji może – mimo jego zróżnicowania w ofertach (np. 3 i 4 lata) – nie wykraczać poza przysługujące zamawiającemu uprawnienia z tytułu rękojmi, wynikające wprost z przepisów Kodeksu cywilnego.

W praktyce przyjęty sposób punktacji w zakresie kryterium gwarancji nie wpłynął negatywnie na wynik postępowania, ponieważ wykonawcy zaproponowali 6-letni termin gwarancji.

Podobne wnioski co do stosowania kryterium gwarancji wynikają z kontroli wyłonienia wykonawcy przebudowy drogi gminnej Nr 172018B w miejscowości Wierciszewo, przeprowadzonego wedle zasad wynikających z obowiązującego w Urzędzie Gminy regulaminu udzielania zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej 30.000 euro (oceniano termin gwarancji wynoszący 3, 4 lub 5 lat, zaś przedmiotem gwarancji miało być również usuwanie wad) – str. 141-143 i 156-159 protokołu kontroli.

Analiza arkuszy organizacyjnych szkół prowadzonych przez gminę Wizna, przeprowadzona podczas doraźnej kontroli gospodarki finansowej Zespołu Szkolno-Przedszkolnego w Wiźnie pod kątem przestrzegania uchwały Nr VII/30/11 Rady Gminy Wizna z dnia 2 czerwca 2011 r. w sprawie określenia zasad udzielania i rozmiaru zniżek tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin dla dyrektorów szkół prowadzonych przez Gminę Wizna (ze zmianą dokonaną uchwałą z dnia 28 marca 2012 r.) wykazała nieprawidłowości w zakresie sposobu ustalenia tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin dyrektorów Szkół Podstawowych w Wiźnie i Rutkach. Były one spowodowane zatwierdzeniem przez poprzedniego Wójta Z. Sokołowskiego arkuszy organizacyjnych szkół zawierających tygodniowy obowiązkowy wymiar godzin zajęć nauczycieli niezgodny z przywołaną wyżej uchwałą, co szczegółowo zostało przedstawione w treści przekazanego do Pana wiadomości wystąpienia wystosowanego do dyrektora Zespołu Szkolno-Przedszkolnego w Wiźnie. W efekcie część realizowanych przez dyrektorów szkół godzin zajęć była traktowana jako wykonywane w ramach pensum, zamiast potraktować je jako ponadwymiarowe i dodatkowo wynagradzane. Z tego tytułu byłemu dyrektorowi SP w Wiźnie powinno zostać wypłacone dodatkowe wynagrodzenie w wysokości 1.228,40 zł za rok szkolny 2018/2019, zaś dyrektorowi Szkoły Podstawowej w Rutkach za rok szkolny 2017/2018 i 2018/2019 powinno zostać wypłacone dodatkowe wynagrodzenie w wysokości 9.631,73 zł.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania bądź błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy oraz nieprawidłowego funkcjonowania kontroli zarządczej.

Organem wykonawczym gminy wiejskiej jest Wójt, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowywania projektów uchwał Rady Gminy, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Wójt jako organ wykonawczy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, działającego w strukturze organizacyjnej wskazanej w protokole kontroli, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Wójcie Gminy – kierowniku jednostki – zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych oraz pracownikach, którym powierzono obowiązki w zakresie gospodarki finansowej.

Wójt Gminy jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości spoczywały, stosownie do postanowień zakresu czynności, na Skarbniku Gminy. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określają przepisy art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Przedłożenie Radzie Gminy projektu uchwały określającej, zgodnie z art. 10b ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym, podstawę prawną prowadzenia przez ZS-P w Wiźnie obsługi finansowo-księgowej Szkoły Podstawowej w Rutkach – jeżeli zamiarem Pana Wójta jest wykonywanie w dalszym ciągu obsługi tej szkoły przez ZS-P w Wiźnie. W przypadku podjęcia uchwały w tej sprawie zapewnienie, aby wykonywanie obsługi SP w Rutkach odbywało się zgodnie z obowiązującymi przepisami, tj. zobowiązanie dyrektora ZS-P w Wiźnie do podpisywania sprawozdań SP w Rutkach. W przypadku niepodjęcia przez Radę uchwały na podstawie art. 10b ustawy o samorządzie gminnym – zapewnienie warunków do zatrudnienia przez dyrektora SP w Rutkach głównego księgowego.

2. Przedłożenie Radzie Gminy Wizna projektu uchwały dostosowującej do stanu faktycznego wykaz jednostek organizacyjnych gminy poprzez usunięcie z jego treści Filii Biblioteki Publicznej Gminy Wizna w Bronowie oraz Szkoły Podstawowej w Starym Bożejewie, a także wprowadzenie Zespołu Szkolno-Przedszkolnego w Wiźnie w miejsce Szkoły Podstawowej w Wiźnie.

3. Dokumentowanie przeprowadzenia samooceny systemu kontroli zarządczej zgodnie z regulacjami wewnętrznymi jednostki oraz przepisami podanymi w części opisowej wystąpienia.

4. Określenie w dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości dnia wpływu do jednostki dokumentów, do którego wynikające z nich zobowiązania i koszty będą ujmowane do ksiąg poprzedniego roku, z racjonalnym uwzględnieniem terminów sporządzania sprawozdawczości rocznej.

5. Wskazanie Skarbnikowi Gminy na wyeliminowanie uchybień w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, poprzez:

a) zaniechanie ewidencjonowania przychodów dotyczących dochodów z najmu, dzierżawy i opłat za zajęcie pasa drogowego na koncie 760, mając na uwadze, że właściwym kontem dla tych operacji jest konto 720,

b) ewidencjonowanie operacji związanych z kosztami komorniczymi potrąconymi z wyegzekwowanych należności w sposób wskazany w protokole kontroli, mając na uwadze, że nie stanowią one dochodów i wydatków budżetu ze względu na brak kasowej realizacji,

c) usunięcie konta 245 z księgi głównej Urzędu Gminy, mając na uwadze argumentację zawartą w części opisowej wystąpienia,

d) zaprzestanie ewidencjonowania zwrotów wydatków zapisami ujemnymi; księgowanie tego typu operacji zapisem dodatnim a następnie stosowanie technicznego zapisu ujemnego na koncie 130,

e) przeniesienie do ksiąg Urzędu Gminy wartości gruntu i zabudowań po Szkole Podstawowej w Starym Bożejewie, które – jak wynika z wyjaśnień Skarbnika – znajdują się w księgach ZS-P w Wiźnie,

f) zapewnienie prawidłowości prowadzenia podatkowej analitycznej ewidencji księgowej, przy uwzględnieniu uwag zawartych w części opisowej wystąpienia i protokole kontroli.

6. Zaprzestanie wypełniania kolumny „Dochody potrącone na rzecz jednostek samorządu terytorialnego” w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27ZZ Urzędu Gminy; wypełnianie tej kolumny wyłącznie w sprawozdaniu zbiorczym.

7. Zobowiązanie kierownika instytucji kultury do sporządzania planu finansowego zawierającego wszystkie elementy wymagane przepisami art. 31 ustawy o finansach publicznych.

8. Sporządzenie planu wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości.

9. Zaktualizowanie wysokości opłaty z tytułu użytkowania wieczystego gruntu ustanowionego na rzecz Spółdzielni Kółek Rolniczych w Wiźnie.

10. W zakresie najmu lokali mieszkalnych:

a) zaprzestanie stosowania zaokrągleń przy ustalaniu wysokości miesięcznego czynszu; wprowadzenie stosownych zmian w umowach z najemcami oraz rozliczenie z nimi kwot czynszu niewłaściwie pobranego dotychczas z powodu zaokrągleń,

b) usunięcie z umów najmu klauzuli waloryzacyjnych, mając na uwadze, że podstawą podwyższenia czynszu za najem lokali mieszkalnych powinna być zmiana wysokości stawki bazowej określonej przez Wójta Gminy na podstawie art. 8 pkt 1 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (Dz. U. z 2019 r. poz. 1182, ze zm.),

c) zaprzestanie stosowania czynników podwyższających i obniżających do ustalania wysokości czynszu za najem lokali socjalnych oraz dokonanie zmiany wysokości czynszu w umowach najmu lokali socjalnych wskazanych w protokole kontroli; rozliczenie z najemcami tych lokali kwot czynszu pobranego w zawyżonej wysokości wynoszącej odpowiednio 484,10 zł oraz 202,57 zł,

d) ustalenie najemcy lokalu mieszkalnego wskazanemu w protokole kontroli prawidłowej wysokości czynszu, tj. 107,52 zł, oraz obciążenie najemcą kwoty czynszu pobranego w zaniżonej wysokości w łącznej wysokości 353,44 zł.

11. W zakresie najmu lokali użytkowych i dzierżawy nieruchomości:

a) zapewnienie przestrzegania wprowadzonych formalnie na terenie gminy minimalnych stawek czynszu za najem lokali użytkowych; ewentualnie rozważenie zmiany zasad wprowadzonych w tym zakresie, jeżeli nie są one dostosowane do faktycznych potrzeb jednostki, mając na uwadze, że przepisy prawa nie formułują obowiązku regulowania tego typu kwestii dla lokali użytkowych w formie ogólnych zasad,

b) dokonanie waloryzacji czynszu najmu lokalu użytkowego w budynku wielofunkcyjnym w Bronowie, stosownie do postanowień umowy,

c) zamieszczanie w umowach najmu i dzierżawy, w szczególności zawieranych na czas nieokreślony i długookresowych, postanowień odnoszących się do waloryzowania czynszu o wskaźnik wzrostu cen towarów i usług, mając na uwadze zapewnienie pobierania przez gminę czynszu w wysokości adekwatnej do zmian siły nabywczej pieniądza.

12. Wydawanie zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych wyłącznie na podstawie wniosków zawierających jednoznaczne oznaczenie rodzaju zezwolenia, o uzyskanie którego ubiega się wnioskodawca.

13. W zakresie ustalania wysokości opłat za zajęcie pasa drogowego:

a) zobowiązanie odpowiedzialnego pracownika do dołożenia należytej staranności przy naliczaniu opłat, w celu zachowania ich zgodności z zasadami określonymi uchwałą Rady Gminy oraz postanowieniami art. 40 ust. 10 ustawy o drogach publicznych,

b) dokonanie zmiany decyzji zawierających błędnie naliczone opłaty i podjęcie działań w celu wyegzekwowania należnych gminie kwot, o które dochody zostały zaniżone; poinformowanie o skutkach finansowych podjętych działań w odpowiedzi o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych.

14. Przedłożenie Radzie Gminy projektu uchwały ustalającej stawki opłaty adiacenckiej, ze wskazaniem na obowiązek ich uregulowania.

15. Wyeliminowanie nieprawidłowości dotyczących systemu informatycznego, w którym prowadzona jest ewidencja podatkowa nieruchomości.

16. Wyeliminowanie nieprawidłowości w zakresie podatków lokalnych opisanych w protokole kontroli; poinformowanie Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku o efektach i skutkach finansowych tych działań.

17. Niezwłoczne podjęcie działań w celu ustalenia prawidłowości przyznania ustawowych ulg i zwolnień w podatku rolnym w przypadkach przedstawionych w części opisowej wystąpienia; poinformowanie Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku o efektach i skutkach finansowych tych działań.

18. Przestrzeganie przepisów Działu IV Ordynacji podatkowej w zakresie prowadzenia postępowania podatkowego i formalnoprawnej poprawności wydawanych decyzji, w tym także dotyczących stosowania ulg w zapłacie zobowiązań podatkowych.

19. Zapewnienie prawidłowości, w tym sprawdzalności wypełniania kwitariuszy, przy użyciu których inkasenci dokonują poboru podatków.

20. Uwzględnienie w sprawozdaniach budżetowych Rb-PDP i Rb-27S sporządzanych za rok 2019 ustaleń dokonanych w zakresie podatku od nieruchomości od osób prawnych.

21. Precyzyjne uzasadnianie merytorycznych podstaw przyznania dodatku specjalnego, mając na uwadze konieczność wykazania dodatkowych zadań (w stosunku do obowiązującego zakresu czynności pracownika) lub zwiększonych obowiązków służbowych, a także okresowego charakteru przyczyny przyznania dodatku.

22. Wykorzystywanie urlopu wypoczynkowego w terminie wynikającym z przepisów Kodeksu pracy podanych w części opisowej wystąpienia, mając na uwadze uchybienie temu obowiązkowi przez poprzedniego Wójta Gminy Wizna.

23. Powoływanie w skład GKRPA jedynie osób przeszkolonych w zakresie profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych.

24. Zawiadamianie Rady Gminy Wizna oraz RIO w Białymstoku w przypadku odmowy podpisania dokumentu przez Skarbnika Gminy w trybie określonym przepisami art. 54 ust. 4-5 ustawy o finansach publicznych, mając na uwadze uchybienie temu obowiązkowi przez poprzedniego Wójta Gminy Wizna.

25. Sporządzanie i przekazywanie Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych rocznych sprawozdań o udzielanych zamówieniach publicznych w terminie do dnia 1 marca każdego roku następującego po roku, którego dotyczy sprawozdanie.

26. W zakresie udzielania i realizacji zamówień publicznych:

a) ustalanie kryteriów oceny ofert w sposób zapewniający wybór oferty rzeczywiście najkorzystniejszej w rozumieniu przepisów Prawa zamówień publicznych, czego warunkiem jest adekwatne do istotności określenie wagi kryterium ceny i innych przyjętych kryteriów oceny ofert. Uwzględnienie przy określaniu kryteriów oceny ofert, że przepisy Prawa zamówień publicznych nie nakazują ustalania we wszystkich postępowaniach innych kryteriów oceny ofert oprócz ceny, jak również nie ograniczają wagi kryterium ceny do maksymalnie 60%, zaś oczekiwany przez zamawiającego sposób wykonywania zamówienia może być sformułowany jako jeden z warunków zamówienia, który musi spełnić wykonawca,

b) zwrócenie uwagi przy określaniu na etapie udzielania zamówień publicznych kwestii dotyczących okresu i warunków gwarancji (w szczególności gdy mają stanowić one kryterium oceny ofert), aby zapewniały one dla zamawiającego dodatkowe korzyści względem uprawnień z rękojmi wynikających wprost z przepisów k.c.;

c) zabezpieczanie w umowie i egzekwowanie na etapie realizacji zamówienia udokumentowania przestrzegania przez wykonawcę zaoferowanych warunków realizacji zamówienia, w szczególności tych, które były punktowane jako kryterium oceny ofert.

27. Zatwierdzanie arkuszy organizacyjnych szkół przewidujących obowiązkowy wymiar godzin zajęć nauczycieli zajmujących stanowiska kierownicze, który będzie zgodny z postanowieniami uchwały Rady Gminy w sprawie określenia zasad udzielania i rozmiaru zniżek tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

           Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

           Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

    Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku