Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Gminy Krasnopol

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

Zespół w Suwałkach

Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 05 grudnia 2019 roku (znak: RIO.V.6001-4/19), o treści jak niżej:

Pan

Karol Szrajbert

Wójt Gminy Krasnopol

W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Krasnopol za 2018 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Gminy Krasnopol na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 2137) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Suwałkach, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

           Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2019 r. poz. 2215), udzielanie zamówień publicznych, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

           Ustalenia kontroli dotyczące powołania Zastępcy Wójta Gminy Krasnopol oraz jego wynagrodzenia zostały opisane na str. 3-7 i 147-148 protokołu kontroli. Zarządzeniem Nr 136/2016 z dnia 1 czerwca 2016 r. powołał Pan Zastępcę Wójta w wymiarze ¼ etatu. Natomiast zarządzeniem Nr 141/2016 z dnia 5 lipca 2016 r. upoważnił Pan Zastępcę do realizacji określonych zadań. Między innymi w razie nieobecności Wójta Gminy trwającej powyżej 20 dni roboczych Zastępca Wójta został upoważniony do podpisywania w imieniu gminy Krasnopol wszelkich umów cywilnoprawnych, natomiast podczas każdej nieobecności Wójta upoważniony został do podpisywania korespondencji wynikającej z bieżącej pracy Urzędu.

Oprócz zatrudnienia na podstawie powołania na stanowisku Zastępcy Wójta pracownik ten zatrudniony jest w Urzędzie Gminy Krasnopol także na stanowisku referenta ds. obsługi informatycznej – od 8 grudnia 2014 r. zatrudniony był na podstawie umowy o pracę w wymiarze ½ etatu na Pana zastępstwo, do czasu sprawowania przez Pana funkcji Wójta Gminy Krasnopol, nie zostało natomiast określone w jakich godzinach będzie wykonywał tę pracę. Wskazać należy, że ubiegając się o pracę w Urzędzie Gminy pracownik ten zatrudniony był już w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Krasnopolu na stanowisku głównego księgowego w wymiarze ½ etatu oraz na stanowisku specjalisty ds. rozliczeń projektu w wymiarze ½ etatu – informacje te podał w kwestionariuszu osobowym dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie. Z datą 24 maja 2016 r. zawarty został aneks do umowy o pracę, w którym strony oświadczyły, że z dniem 1 czerwca 2016 r. wymiar zatrudnienia na stanowisku referenta zmniejsza się do ¼ etatu zmniejszając jednocześnie proporcjonalnie wynagrodzenie; czas pracy został określony na 10 godzin tygodniowo – praca wykonywana w godzinach od 11¹⁵ do 13¹⁵. W międzyczasie pracownik ten na mocy porozumienia został przeniesiony z GOPS do pracy w Szkole Podstawowej w Krasnopolu na stanowisko głównego księgowego od 25 października 2017 r., gdzie pracę wykonuje w wymiarze pełnego etatu w godzinach od 9⁰⁰ do 17⁰⁰. Z dniem 2 listopada 2017 r. zmienił Pan godziny pracy Zastępcy Wójta dla stanowiska referenta – wykonywana jest ona od tego dnia w godzinach od 7⁰⁰ do 9⁰⁰. Dla usystematyzowania zagadnienia sporządzono tabelę obrazującą przebieg zatrudnienia tego pracownika, zamieszczoną na str. 5 protokołu kontroli.

Reasumując, pracownik ten od 1 listopada 2017 r. pozostaje w trzech stosunkach pracy: w Szkole Podstawowej w Krasnopolu jako główny księgowy 1 etat (od 9⁰⁰ do 17⁰⁰), w Urzędzie Gminy w Krasnopolu jako Zastępca Wójta ¼ etatu (nie wskazano godzin pracy) oraz jako referent ¼ etatu (od 7⁰⁰ do 9⁰⁰). Łączne zatrudnienie wynosi 1,5 etatu, praca wykonywana jest w godzinach od 7⁰⁰ do 17⁰⁰, zaś godziny pracy jako Zastępcy Wójta nie zostały określone.

W wyjaśnieniu złożonym w trakcie kontroli wskazał Pan, że Zastępca Wójta (…) od dnia powołania tj. od dnia 01 czerwca 2016 r. do dnia 31 października 2017 r. pomimo, że nie określono godzin pracy pełnił swoją funkcję w godz. 13.15 – 15.15, natomiast od dnia 02 listopada 2017 r. nie ewidencjonowano godzin pracy w myśl art. 149 § 2 i art. 128 § 2 pkt 2 Kodeksu Pracy, zgodnie z którymi nie ewidencjonuje się godzin pracy zastępców pracowników kierujących jednoosobowo zakładem pracy. (…) wykonywał obowiązki w miarę potrzeb: podpisywał dokumenty zgodnie z posiadanymi upoważnieniami, reprezentował gminę w dni wolne od pracy, święta oraz w dni powszednie w godzinach popołudniowych podczas różnego rodzaju uroczystościach narodowych i państwowych (…). Ponadto Zastępca Wójta wykonywał inne czynności na podstawie indywidualnej dyspozycji Wójta. Zadania te były realizowane w okresie rozliczeniowym w wymiarze odpowiadającym co najmniej wymiarowi zatrudnienia. (…)

Z ustaleń kontroli wynika, że nie ma możliwości uniknięcia sytuacji, którą należałoby określić jako pełnienie przez Zastępcę Wójta dwóch funkcji w tych samych godzinach pracy z podwójnie pobieranym za ten sam czas wynagrodzeniem. Jak bowiem stanowi regulamin organizacyjny Urzędu Gminy, do zadań Zastępcy Wójta należy prowadzenie spraw gminy w zakresie powierzonym przez Wójta oraz wykonywanie zadań Wójta podczas jego nieobecności – str. 13 protokołu kontroli. W każdym przypadku nieobecności Pana Wójta w Urzędzie Gminy pracownik ten – będąc obecnym w siedzibie Urzędu – zobowiązany jest regulaminem organizacyjnym (§ 11 ust. 2) do wykonywania zadań Wójta. Wystąpienie takich sytuacji – obecności Zastępcy w Urzędzie przy nieobecności Pana Wójta – potwierdza tabela na str. 20 protokołu kontroli. Wykonując obowiązki Wójta podczas Pana nieobecności jednocześnie Zastępca pobiera za ten sam czas wynagrodzenie ze stosunku pracy na stanowisku referenta.

Według art. 80 Kodeksu pracy wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną, natomiast art. 44 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 869, ze zm.) stanowi, że jednostki sektora finansów publicznych dokonują wydatków zgodnie z przepisami dotyczącymi danego rodzaju wydatków. Zwrócenia uwagi wymaga ponadto, że Zastępca Wójta w zakresie pełnienia funkcji głównego księgowego Szkoły Podstawowej w Krasnopolu podlega dyrektorowi tej Szkoły. Będąc jednocześnie Zastępcą Wójta może w określonych sytuacjach wykonywać funkcje służbowego przełożonego dyrektora Szkoły, działając w Pana zastępstwie na zasadach określonych m.in. regulaminem organizacyjnym Urzędu. Podobna sytuacja występuje w Urzędzie Gminy, gdzie jako referent podlega bezpośrednio Sekretarzowi Gminy, którego może być jednocześnie przełożonym w czasie nieobecności Pana Wójta. Jest  to sytuacja wykazująca sprzeczność ze standardami kontroli zarządczej.

Czynności kontrolne wykazały ponadto, że dodatek funkcyjny dla Zastępcy Wójta został ustalony w zawyżonej wysokości, co naruszało przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1786, ze zm.) zastąpionego rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 15 maja 2018 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. z 2018 r. poz. 936, ze zm.). Zarządzeniem Nr 136/2016 z dnia 1 czerwca 2016 r. przyznał Pan Zastępcy wynagrodzenie składające się m.in. z dodatku funkcyjnego w wysokości 700 zł. Dodatek funkcyjny został zawyżony o 260 zł względem obowiązujących przepisów prawa. Zgodnie z załącznikiem nr 3 do rozporządzenia z dnia 18 marca 2009 r. III TABELA „Stanowiska w urzędach gmin, miast (miast na prawach powiatu), w starostwach powiatowych, w urzędach marszałkowskich, na których stosunek pracy nawiązano na podstawie powołania” maksymalny poziom dodatku funkcyjnego dla zastępcy wójta w gminie do 15 tys. mieszkańców ustalony był według 7 stawki i wynosił 1.760 zł, co w przeliczeniu na ¼ etatu równa się maksymalnie 440 zł. Od 1 lipca 2018 r. na mocy rozporządzenia z dnia 15 maja 2018 r. dodatek funkcyjny nie uległ zmianie i w dalszym ciągu wynosi maksymalnie 1.760 zł, co dla ¼ etatu daje 440 zł miesięcznie. Natomiast z dniem 1 lipca 2018 r. dokonał Pan zmiany wysokości dodatku funkcyjnego dla Zastępcy Wójta dostosowując go do obowiązujących przepisów prawa.

Zatem za okres od 1 czerwca 2016 r. do 30 czerwca 2018 r. dodatek funkcyjny został ustalony i wypłacony w kwocie zawyżonej łącznie o 6.500 zł względem poziomu dopuszczalnego przepisami prawa powszechnie obowiązującego (25 miesięcy x 260 zł). W złożonym wyjaśnieniu wskazał Pan, że Wypłata wynagrodzenia nastąpiła w wyniku błędnej interpretacji Rozporządzenia (…). Omyłkowo nie dostosowano proporcji zatrudnienia do obowiązującej w tym okresie kwoty dodatku funkcyjnego. (…) Wójt Gminy Krasnopol podejmie czynności zmierzające do zwrotu nadpłaconej pracownikowi kwoty.

           Ustalenia dotyczące organizacji i funkcjonowania kontroli zarządczej zostały opisane na str. 15-18 protokołu kontroli. Zasady prowadzenia kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy Krasnopol i jednostkach organizacyjnych gminy oraz zasady jej koordynacji zostały wprowadzone zarządzeniem z dnia 2 maja 2011 r. przez ówczesnego Wójta Józefa Stankiewicza i obowiązywały bez zmian do czasu kontroli. Wykonanie zarządzenia powierzone zostało Sekretarzowi Gminy. W odniesieniu do kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy zarządzeniem wskazano, że kontrola instytucjonalna prowadzona jest przez audytora wewnętrznego (w praktyce w Urzędzie Gminy nie zatrudnia się audytora), na podstawie rocznego planu zatwierdzonego przez Wójta. W treści „zasad organizacji i funkcjonowania kontroli zarządczej…” jest również mowa o „audytorach wewnętrznych” oraz „rocznych programach audytów wewnętrznych”, które to postanowienia nie znajdują zastosowania w praktyce.

Zarządzeniem Nr 8/2014 z dnia 7 maja 2014 r. wprowadził Pan zasady zarządzania ryzykiem w Urzędzie Gminy Krasnopol. Wynika z nich m.in., że identyfikacji i oceny ryzyka oraz ustalenia metody przeciwdziałania ryzyku dokonuje się raz w roku w terminie do 31 stycznia. Na podstawie dokonanej identyfikacji i oceny ryzyka oraz określenia metody przeciwdziałaniu ryzyku, kierownicy referatów oraz pracownicy na swoich stanowiskach pracy zobowiązani byli do wypełniania kwestionariuszy identyfikacji, oceny i przeciwdziałaniu ryzyku. Kwestionariusze z Referatu Ogólnego powinny być przedkładane Sekretarzowi, a z referatu Budżetu i Finansów Skarbnikowi. Sekretarz i Skarbnik w terminie do 15 lutego każdego roku; zobowiązani byli do sporządzenia zbiorczego raportu identyfikacji ryzyka w swoim referacie. Kontrola wykazała brak dowodów na przeprowadzanie oceny ryzyka oraz corocznej identyfikacji ryzyka na stanowiskach pracy, wbrew wymaganiom przepisom wewnętrznym. W złożonym wyjaśnieniu Sekretarz Gminy, jako odpowiedzialny za organizowanie i prowadzenie kontroli zarządczej, wskazał, że niewykonanie obowiązków wynikających z przepisów wewnętrznych nastąpiło Ze względu na zmiany kadrowe w 2018 r. na stanowiskach pracy związanych z odejściem na emerytury oraz przejściem pracownika do innego urzędu. Obłożenie poszczególnych stanowisk pracy wieloma obowiązkami związanymi z szerokimi zakresami czynności. Ze względu na moje długotrwałe zwolnienie lekarskie, a co za tym idzie zwiększeniem zaległości po powrocie ze zwolnienia.

Kontrola wykazała, że udzielił Pan urlopu wypoczynkowego Zastępcy Wójta w dniach od 16 lipca do 13 sierpnia 2018 r., podczas gdy jednocześnie przebywał Pan na urlopie wypoczynkowym a Sekretarz Gminy na zwolnieniu lekarskim, co stworzyło sytuację, w której formalnie nie było w Urzędzie osoby odpowiedzialnej za kierowanie jego pracą. W wyjaśnieniu złożonym do protokołu kontroli wskazał Pan: Urlop wypoczynkowy w miesiącu lipcu i sierpniu 2018 r. wykorzystywałem w związku z zaleceniem pokontrolnym wydanym przez Państwową Inspekcję Pracy po przeprowadzonej w dniu 25-26 czerwca 2018 r. kontroli. (…) Pomimo przebywania na urlopie wypoczynkowym nadal pozostawałem pracownikiem Urzędu Gminy i niektóre czynności wykonywałem osobiście. (…) Pracodawca nie może zobowiązać pracownika, aby ten pozostawał w gotowości do pracy w trakcie urlopu wypoczynkowego. Nie powinien też wymuszać na nim świadczenia pracy w czasie takiego urlopu. Stałoby to w sprzeczności z istotą urlopu, a więc czasem przeznaczonym na niezakłócony odpoczynek. Co innego jednak, kiedy pracownik podejmuje obowiązki w trakcie urlopu z własnej woli. Wówczas nie ma mowy o naruszeniu prawa do urlopu wypoczynkowego. Tak uznał Sąd Najwyższy w wyroku z 23 marca 2017 r. (I PK 130/16). (…) Zastępcy Wójta udzieliłem urlopu wypoczynkowego od dnia 16 lipca 2018 r. do dnia 13 sierpnia 2018 r. w związku ze zdarzeniem losowym (…).

           Badając poprawność prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym dokonywanych w nich zapisów oraz dowodów stanowiących ich podstawę, w świetle przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2019 r. poz. 351, ze zm.) oraz rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2017 r. poz. 1911, ze zm.), stwierdzono, że:

a) dziennik zawiera kolejną numerację dla dowodów księgowych, nie zaś dla zapisów dokonanych na ich podstawie, co narusza art. 14 ust. 2 ustawy, który stanowi, iż zapisy w dzienniku muszą być kolejno numerowane. Również z art. 14 ust. 4 ustawy wynika, że przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera zapis księgowy powinien posiadać automatycznie nadany numer pozycji, pod którą został wprowadzony do dziennika. Skarbnik Gminy wskazała, że w stosowanym programie nie ma możliwości wprowadzenia innej numeracji zapisów dziennika niż zastosowana. Świadczy to o nieprzystosowaniu posiadanego programu do wymogów ustawy o rachunkowości lub o braku umiejętności obsługi jego funkcji – str. 26-27 protokołu kontroli,

b) zapisy obrazujące poniesione wydatki (na podstawie opłaconych faktur) oraz zapisy dokonane w rejestrze „Polecenia Księgowania” dokonane na podstawie dowodów PK posiadały niewystarczający opis operacji. W treści zapisów wskazywano jedynie WB i jego numer oraz PK i jego numer, co nie pozwala na ustalenie treści operacji. Opis operacji stanowi element zapisu księgowego wymagany przez art. 23 ust. 2 pkt 3 ustawy – str. 27 protokołu kontroli,

c) nie okazano kontrolującemu wydruku, który obrazowałby operacje na danym koncie syntetycznym ze wskazaniem konta przeciwstawnego. Okazane wydruki dotyczące operacji na danym koncie syntetycznym zawierały jedynie zapisy po stronie Wn lub Ma danego konta bez wskazania konta przeciwstawnego. Skarbnik wyjaśniła, że posiadany program nie daje możliwości uzyskania wydruku zapisów na koncie ze wskazaniem konta przeciwstawnego. Sposób zapisania operacji gospodarczych po stronach Wn i Ma kont wynikał jedynie z wydruku dziennika obrotów. Brak możliwości wygenerowania uporządkowanej listy operacji na danym koncie z uwzględnieniem konta przeciwstawnego niewątpliwie utrudnia ustalenie szeregu danych na podstawie ksiąg rachunkowych. Stwierdzony stan należy ocenić jako sprzeczny z art. 24 ust. 4 pkt 4 ustawy wymagającym uzyskania jasnych i zrozumiałych informacji na podstawie prowadzonej ewidencji – str. 28 protokołu kontroli,

d) niektóre dowody (wpłaty podatków oraz opłat za odpady) wydzielane były do odrębnych zbiorów. Dla tych wpłat inspektor ds. księgowości podatkowej sporządzała dokument, w którego treści wskazywano „Dok. zaks. wpłat podatków i opłat (konto techniczne)” oraz zbiorczą kwotę wszystkich wpłat z danego wyciągu nadając zbiorczy dekret. Nie wskazywano dekretu przy poszczególnych operacjach ujętych na wyciągu, co znacznie utrudniało powiązanie poszczególnych operacji ujętych w wyciągu bankowym ze zbiorczym dekretem. Przyjęte rozwiązanie naruszało przepis art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym dowód księgowy powinien zawierać co najmniej stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania go do ujęcia w księgach rachunkowych oraz przepis art. 20 ust. 3 pkt 1, iż podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe zbiorcze – służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione. Od 2019 r. kontrolowana jednostka sporządza dokument „Szczegółowe zestawienie operacji księgowych”. Dokument ten spełnia wymogi zbiorczego dokumentu określonego art. 20 ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości. Dokumenty takie są generowane z systemu i podłączane pod wyciąg bankowy, na dokumentach tych znajduje się dekret – str. 29-30 protokołu kontroli,

e) ewidencja szczegółowa do konta 800 „Fundusz jednostki” jest prowadzona na 49 kontach analitycznych z podziałem na: fundusz obrotowy, fundusz środków trwałych, fundusz na inwestycje, tj. w sposób wzorowany na rozwiązaniach przyjętych w zarządzeniu Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 1985 r. w sprawie planów kont dla jednostek gospodarki uspołecznionej (M. P. Nr 12, poz. 95). Zarządzenie to dotyczyło m.in. jednostek i zakładów budżetowych i zalecało w zakresie funduszy jednostki prowadzenie kont służących do ewidencji funduszy stanowiących równowartość środków trwałych i środków obrotowych (zespół 8) i funduszy inwestycyjnych (zespół 9). Zgodnie z opisem konta 800 zamieszczonym w załączniku nr 3 do rozporządzenia z 13 września 2017 r. ewidencja szczegółowa do konta 800 powinna zapewnić możliwość ustalenia przyczyn zwiększeń i zmniejszeń funduszu jednostki. Taki zapis pojawił się również w opisie konta 800 zawartym w zakładowym planie kont dla Urzędu Gminy – str. 30 protokołu kontroli,

f) nieprawidłowo ewidencjonowano należności wyegzekwowane przez organ egzekucyjny, przekazywane na rachunek jednostki w wysokości należności głównej po potrąceniu kosztów komorniczych (na przelewie wskazywano kwotę potrącenia opłaty komorniczej). Szczegółowy opis stosowanych przez jednostkę księgowań oraz sposób księgowania uwzględniający fakt, że gmina nie otrzymuje na rachunek kwoty kosztów komorniczych, zawarto w protokole kontroli. Nieprawidłowo księgowano również wynagrodzenie płatnika z tytułu terminowego wpłacenia podatku dochodowego, które nie miało odzwierciedlenia w danych wyciągu bankowego. Jako dochody i wydatki na koncie 130 „Rachunek bieżący jednostki” były wykazywane kwoty, które faktycznie nie wpływały ani nie wypływały z rachunku. Dokonywanie zapisów niezgodnie z wyciągiem bankowym narusza zasady funkcjonowania konta 130 zawarte w załączniku nr 3 do rozporządzenia. Skutkowało to zawyżeniem dochodów i wydatków budżetu o środki, które faktycznie nie wpłynęły na rachunek i nie wypłynęły z rachunku. Wbrew zasadzie kasowego ustalania wyniku budżetu, wyrażonej w art. 40 ust. 2 pkt 1 ustawy o finansach publicznych i § 5 rozporządzenia, do dochodów i wydatków budżetu 2018 r. zaliczono łącznie 2.337,73 zł – str. 30-31 protokołu kontroli. Ustalono, że od 2019 r. nie ewidencjuje się wymienionych operacji jako dochodu i wydatku jednostki – str. 30-31 protokołu kontroli,

g) nieprawidłowo zaewidencjonowano w księgach budżetu kwotę 112.652,13 zł należną dla Fundacji (partnera projektu) ujmując ją jako wydatek budżetowy (środki te zostały przekazane Szkole Podstawowej w Krasnopolu jako środki na wydatki). W myśl zawartych umów, okazanych w trakcie kontroli, podział kwot dla realizatora i partnera projektu dokonany został na poziomie gminy, czyli lidera projektu, która podpisała umowę. W związku z tym Szkoła powinna otrzymać tylko kwotę przeznaczoną na jej wydatki, zaś środki dla partnera powinny zostać przekazane bezpośrednio przez Pana Wójta bez zaliczania ich do dochodów i wydatków budżetu. W protokole kontroli zamieszczono opis stosowanych przez jednostkę księgowań oraz sposób ewidencji uwzględniający fakt, że środki przekazane dla partnera projektu nie powinny być wydatkami budżetu gminy – str. 31-33 protokołu kontroli,

h) na koncie 130 prowadzono ewidencję niezgodnie z zasadami funkcjonowania tego konta określonymi w załączniku nr 3 do rozporządzenia, co skutkowało wykazaniem obrotów wyższych od zrealizowanych przez Urząd dochodów i wydatków budżetowych. Przyczyną takiego stanu rzeczy było księgowanie zasilenia rachunku, wpływów z opłat, mylnych wpłat oraz odprowadzenia zrealizowanych dochodów do budżetu na innym subkoncie niż służące do ewidencji zrealizowanych dochodów i wydatków. Na koniec roku program automatycznie sporządził dokument zatytułowany „Dokument źródłowy BZ1”, którym zamknął wymienione subkonta. W efekcie obroty strony Wn i Ma konta 130 (zbiorczo) stanowiły 35.032.918,78 zł, podczas gdy zrealizowane przez Urząd dochody wynosiły 7.752.016,16 zł, a wydatki 12.047.004,90 zł, co świadczy o sztucznym zawyżeniu obrotów, które powstało z konieczności zamykania na koniec roku każdego z tych subkont dodatkowymi zapisami, niemającymi treści ekonomicznej. Ponadto wskazany wyżej podział konta 130 na subkonta nie stanowił wymaganego rozporządzeniem podziału na subkonta dochodów i wydatków – str. 33-34 protokołu kontroli,

i) błędnie zaewidencjonowano zwrot kwoty dotacji celowej otrzymanej przez gminę z budżetu państwa (875,54 zł), która została zwrócona do PUW w dniu 6 lutego 2019 r. Jak wynika z ustaleń zawartych na str. 45-46 protokołu kontroli, kwota ta wchodziła na dzień 31 grudnia 2018 r. w skład salda strony Ma konta 224 „Rozrachunki budżetu” w ewidencji budżetu, w wyniku pomniejszenia o nią dochodów budżetu na koncie 901 „Dochody budżetu”. Pomniejszenie dochodów wykonanych podlegających wykazaniu w sprawozdaniu Rb-27S za 2018 r. o kwotę dotacji zwróconej po 31 stycznia 2019 r. było niezgodne z § 3 ust. 5 pkt 2 i ust. 7 załącznika nr 36 do rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 9 stycznia 2018 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2019 r. poz. 1393). Zobowiązanie z tego tytułu opłacone po 31 stycznia 2019 r. powinno być wykazane na koniec roku w ewidencji Urzędu jako zobowiązanie z tytułu wydatków, a jego opłacenie stanowić wydatek budżetu w 2019 r. w par. 2950 „Zwrot niewykorzystanych dotacji…”. Zaniżono w ten sposób dochody budżetu za 2018 r. oraz wydatki budżetu za 2019 r. o kwotę 874,54 zł. Należy nadmienić, że do 31 stycznia 2019 r. kwoty te nie były naliczone jako podlegające zwrotowi. Dopiero po tej dacie PUW wskazał na nieprawidłowo ustalony udział własny gminy w zakresie zadań własnych realizowanych przez MOPS, finansowanych z udziałem dotacji,

j) w wyniku nieprawidłowej ewidencji korekty deklaracji VAT-7 gminy za grudzień 2018 r. wystąpiło na koniec 2018 r. nierealne saldo strony Ma konta 240 „Rozrachunki z tytułu VAT” w wysokości 9.545 zł w ewidencji Urzędu Gminy jako jednostki budżetowej, sugerujące bezpodstawnie istnienie zobowiązania gminy. Jak wynika z ustaleń zawartych na str. 48-52 protokołu kontroli, wymieniona kwota stanowiła należność od urzędu skarbowego wynikającą z korekty deklaracji (podlegającą rozliczeniu w późniejszych okresach) i wykazaną prawidłowo na koncie Wn 225/14 „Centralizacja Gmina – rozliczenia z US”, zatem nie mogła jednocześnie być zobowiązaniem gminy. Deklarację za grudzień w pierwotnej wysokości opłacono do urzędu skarbowego już w dniu 31 grudnia 2018 r., zatem z bieżących rozliczeń gmina nie posiadała rozrachunków na koniec roku. Wskazana korekta została sporządzona 6 lutego 2019 r.,

k) nieprawidłowo ustalono kwotę odpisów aktualizujących należności, co zostało opisane na str. 54-55 protokołu kontroli. Saldo Ma konta 290 „Odpisy aktualizujące należności” na dzień 31 grudnia 2018 r. wynosiło 368.601,18 zł. Analiza dokumentów stanowiących podstawę naliczenia odpisu aktualizującego wykazała, że kontrolowana jednostka dokonała odpisu w stosunku do należności podatkowych, wobec których nie zaistniały jeszcze dostateczne przesłanki nakazujące poddawać w wątpliwość prawdopodobieństwo ich zapłaty, a tym bardziej uprawniające do uznania ich za należności nieściągalne. Dotyczy to kwoty 79.558,03 zł, która w większości składa się z należności powstałych w 2018 r. W wyniku czynności kontrolnych dokonano ponownej oceny należności pod kątem występowania przesłanek określonych przepisami art. 35b ust. 1 ustawy o rachunkowości. W dniu 19 września 2019 r. zostały sporządzone polecenia księgowania, którymi dotychczasowy odpis został skorygowany do realnej na ten dzień wysokości 286.770,15 zł.

Kontrola sprawozdawczości, przeprowadzona na podstawie przepisów rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1773), wykazała, że:

a) w rocznym sprawozdaniu Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych za 2018 r. w kolumnie 8 „dochody otrzymane” wykazano kwotę 22.043.654,39 zł. Dochody otrzymane powinny zostać wykazane w kwocie 22.043.968,35 zł, tj. wyższej o 313,96 zł odpowiadającej dotacjom zwróconym w styczniu 2019 r. Obowiązek wykazywania w kwocie dochodów otrzymanych dotacji celowych, które wpłynęły na rachunek bankowy gminy w okresie sprawozdawczym, po pomniejszeniu o dokonane zwroty (czyli – w sprawozdaniu rocznym – po pomniejszeniu o zwroty dokonane do 31 grudnia, jako dnia sprawozdawczego, a z uwzględnieniem dotacji otrzymanych w okresie sprawozdawczym, które zwrócono w styczniu następnego roku, tj. po dniu sprawozdawczym) wynika z § 3 ust. 5 pkt 3 załącznika nr 36 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej – str. 35-36 protokołu kontroli,

b) w sprawozdaniu Rb-N o stanie należności według stanu na koniec IV kwartału 2018 r. kwota 9.545 zł wynikająca z przedstawionej wyżej korekty deklaracji VAT-7 za grudzień 2018 r. została wykazana w wierszu N5.2. zamiast w wierszu N5.3. Z § 14 pkt 16 załącznika nr 9 do rozporządzenia w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych…wynika, że wiersz N5.2 wypełniają jedynie jednostki, dla których te tytuły stanowią źródło dochodów. Wszelkie inne należności z tych tytułów, powstałe w skutek rozliczeń, w tym nadpłat na rzecz jednostki, która jest jedynie ich płatnikiem, należy wykazać w wierszu N5.3. – str. 38 protokołu kontroli.

           Kontrola dochodów z najmu lokali mieszkalnych wykazała nieprawidłowości związane z zawieraniem umów oraz ustalaniem stawek czynszu. W zakresie zawierania umów na najem lokali socjalnych stwierdzono, że w dniu 30 grudnia 2016 r. zawarł Pan umowę najmu takiego lokalu na czas nieokreślony. Najemca ten został przeniesiony z innego lokalu (niebędącego socjalnym), gdzie miał podpisaną umowę na czas nieokreślony. Zawarcie umowy najmu lokalu socjalnego na czas nieokreślony naruszyło przepis art. 23 ust. 1 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (Dz. U. z 2019 r. poz. 1182, ze zm.), z którego wynika, że umowę najmu socjalnego lokalu zawiera się na czas oznaczony – str. 109-110 protokołu kontroli.

           Zasady polityki czynszowej zostały uregulowane w wieloletnim programie gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy na lata 2012-2020, z którego wynika, że stawka czynszu za lokale mieszkalne ulegać będzie raz w roku waloryzacji, a przy ustalaniu wysokości czynszu będą brane czynniki podwyższające i obniżające stawkę czynszu. Poprzednia kontrola gospodarki finansowej gminy Krasnopol, przeprowadzona przez RIO w 2015 r., wykazała, że od momentu przyjęcia obowiązującego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy nie dokonywano zmian bazowej stawki czynszu, określonej zarządzeniem Wójta. Zarządzeniem Nr 171/2017 z dnia 18 stycznia 2017 r. dokonał Pan „waloryzacji” stawki czynszu za lata 2013-2017 uwzględniając wskaźnik inflacji i ustalając stawkę na 1,46 zł za m². Stawki czynszu nie podnoszono natomiast o wskaźnik inflacji w 2018 i 2019 r., mimo że nadal przewiduje to program. Kontrola wykazała, że w związku ze zwiększeniem stawki czynszu w 2017 r. najemcom nie został wypowiedziany dotychczasowy czynsz, wbrew art. 8a ust. 2 ustawy o ochronie praw lokatorów…; nowe wyższe stawki zostały wprowadzone bezpośrednio na podstawie zarządzenia w sprawie waloryzacji czynszu. W złożonym wyjaśnieniu wskazał Pan, że waloryzacja czynszu zostanie dokonana w najbliższym czasie oraz, że rozważa Pan zwrócenie się do Rady Gminy Krasnopol o zmianę zapisu mówiącego o corocznej waloryzacji – str. 110 protokołu kontroli.

           Ponadto stwierdzono, że stawki czynszu w umowach zostały ustalone nieprawidłowo, tj. nie uwzględniały wszystkich czynników podwyższających i obniżających. Skutkowało to zawyżeniem stawki czynszu za 1 m² dla dwóch mieszkań w Krasnopolu o 0,22 zł i dla jednego mieszkania w Maćkowej Rudzie o 0,20 zł. Ponadto zawyżono o 0,10 zł za 1 m² stawkę czynszu za najem trzech mieszkań socjalnych w Mikołajewie (stawka czynszu w mieszkaniach socjalnych nie może być wyższa niż 50% stawki najniższego czynszu obowiązującego w mieszkaniowym zasobie gminy, co wynika z art. 23 ust. 4 ustawy o ochronie praw lokatorów…). Całkowita wartość dochodów gminy ustalonych z tytułu najmu lokali mieszkalnych od stycznia 2017 r. do 31 października 2019 r. była wyższa od należnej o 1.353,54 zł – str. 110-112 protokołu kontroli.

           Dokonano analizy prawidłowości wyłaniania najemców lokali użytkowych i dzierżawców gruntów, co zostało opisane na str. 113-116 protokołu kontroli. Kontroli poddano wszystkie cztery umowy i ustalono, że nie były sporządzane i upubliczniane wykazy nieruchomości przeznaczonych do oddania w najem i dzierżawę, wbrew przepisom art. 35 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2018 r. poz. 2204, ze zm.). Zgodnie z przepisami art. 35 ustawy właściwy organ sporządza i podaje do publicznej wiadomości wykaz nieruchomości przeznaczonych m.in. do oddania w najem lub dzierżawę. Wykaz ten wywiesza się na okres 21 dni w siedzibie właściwego urzędu, a ponadto informację o wywieszeniu tego wykazu podaje się do publicznej wiadomości przez ogłoszenie w prasie lokalnej oraz w inny sposób zwyczajowo przyjęty w danej miejscowości, a także na stronach internetowych właściwego urzędu. Obowiązek ten nie dotyczy jedynie oddania nieruchomości w najem lub dzierżawę na czas oznaczony do 3 miesięcy. Wykaz sporządza się i podaje do publicznej wiadomości także wówczas, jeżeli po umowie zawartej na czas oznaczony do 3 miesięcy strony zawierają kolejne umowy, których przedmiotem jest ta sama nieruchomość. W omawianych przypadkach wszystkie umowy zostały zawarte na okres dłuższy niż 3 miesiące.

           Kontrola wykazała ponadto, że zawierał Pan, bez zgody Rady Gminy, kolejne umowy na czas oznaczony dotyczące tych samych nieruchomości, w wyniku czego łączny czas trwania najmu lokali użytkowych i dzierżawy gruntu przez te same podmioty przekraczał 3 lata. Obowiązek uzyskania zgody Rady Gminy na zawarcie kolejnej umowy najmu lub dzierżawy na czas oznaczony – jeżeli powoduje ona przedłużenie łącznego czasu trwania najmu lub dzierżawy na okres przekraczający 3 lata – wynika z art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. a) ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2019 r. poz. 506, ze zm.). W wyjaśnieniu złożonym do protokołu kontroli wskazał Pan, że Zasady wynajmowania zostały określone w uchwale Nr XV/92/08 Rady Gminy Krasnopol z dnia 26 czerwca 2008 r. w sprawie zasad gospodarowania nieruchomościami stanowiącymi własność Gminy Krasnopol i zobowiązują one jedynie do informowania Rady Gminy o zamiarze wydzierżawiania na okres dłuższy niż 3 lata. Zgoda rady jest wymagana do czasu określenia zasad wydzierżawiania nieruchomości w drodze powyższej uchwały. Treść wyjaśnienia wskazuje, że odniósł się w nim Pan jedynie do umów zawieranych na okres dłuższy niż 3 lata i przyjętego w uchwale obowiązku informowania Rady Gminy o zamiarze ich zawarcia (§ 17 uchwały). Wskazać należy, że uchwała Rady Gminy Krasnopol z 26 czerwca 2008 r. nie zawiera postanowienia, które stanowiłoby ogólne wyrażenie zgody na zawieranie przez Pana kolejnych umów do 3 lat z tym samym najemcą lub dzierżawcą (takich jak np. badane umowy na gabinet stomatologiczny). Wyrażenia przez Radę zgody wymaga zaś przywołany przepis ustawy o samorządzie gminnym, w związku z czym wymóg ten nie musi być dodatkowo powtarzany w uchwale określającej zasady gospodarowania nieruchomościami. Rada Gminy przewidziała uchwałą, że kolejne umowy tego rodzaju mogą być zawierane z pominięciem drogi przetargowej oraz że dotychczasowi najemcy lub dzierżawcy posiadają pierwszeństwo zawarcia umowy na dalszy okres (§ 13 ust. 2 pkt 4 i § 16 w zw. z § 1 ust. 1 uchwały). Treść uchwały nie zawiera jednakże postanowień przewidujących dostatecznie jasno wyrażoną, ogólną zgodę Rady na zawieranie przez Wójta wszelkich kolejnych umów najmu lub dzierżawy do 3 lat z tymi samymi podmiotami. Powoduje to, że zawarcie kolejnej umowy do 3 lat z tym samym podmiotem powinno być przedmiotem odrębnej zgody Rady, po uzyskaniu której Wójt jest umocowany do zawarcia kolejnej umowy na warunkach określonych uchwałą z 26 czerwca 2008 r.

W toku badania dochodów ze sprzedaży nieruchomości stwierdzono nieprawidłowości naruszające przepisy ustawy o gospodarce nieruchomościami, rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 r. w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U. z 2014 r. poz. 1490) oraz zasady uchwalone przez Radę Gminy. Proces zbywania nieruchomości został opisany na str. 116-130 protokołu kontroli. Stwierdzone nieprawidłowości polegały na:

a) w przypadku nieruchomości położonej we wsi Czerwony Krzyż, na terenie Wigierskiego Parku Narodowego, o pow. 0,4902 ha:

- podaniu w ogłoszeniu o przetargu nieprawidłowej powierzchni nieruchomości – 0,5024 ha,

- zaniechaniu pisemnego powiadomienia nabywcy nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży, co narusza art. 41 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Jak stanowi przywołany przepis, powiadomienia należy dokonać najpóźniej w ciągu 21 dni od dnia rozstrzygnięcia przetargu, a wyznaczony termin nie może być krótszy niż 7 dni od dnia doręczenia powiadomienia (co przesądza o formie pisemnej powiadomienia),

b) w przypadku sprzedaży lokalu mieszkalnego położonego w Krasnopolu:

- podaniu w treści protokołu z I przetargu ustnego nieograniczonego (zakończonego wynikiem negatywnym ze względu na to, że nikt nie wpłacił wadium), że minimalne postąpienie wynosi 578 zł, co narusza § 14 ust. 3 rozporządzenia, zgodnie z którym o wysokości postąpienia decydują uczestnicy przetargu; w przypadku braku uczestników przetargu bezzasadnym jest zamieszczanie informacji o minimalnym postąpieniu. Ponadto z przytoczonego przepisu wynika, że postąpienie nie może wynosić mniej niż 1% ceny wywoławczej z zaokrągleniem w górę do pełnych dziesiątek złotych (cena wywoławcza wynosiła 57.760 zł), zatem w omawianym przypadku postąpienie mogło wynosić nie mniej niż 580 zł,

- ustaleniu ceny w II przetargu na kwotę 28.880 zł oraz wskazaniu, że do ceny wylicytowanej zostanie doliczony podatek VAT, podczas gdy sprzedaż ta nie podlegała obciążeniu podatkiem VAT; błędna informacja mogła mieć wpływ na postępowanie bowiem zawyżała zobowiązania, które będą ciążyć na potencjalnym nabywcy,

- ustaleniu w II przetargu terminu wpłaty wadium w kwocie 2.880 zł do 3 września 2018 r., tj. na 1 dzień przed przetargiem (przetarg wyznaczono na 4 września 2018 r.), czym naruszono § 4 ust. 6 rozporządzenia, zgodnie z którym wyznaczony termin wniesienia wadium powinien być ustalony w taki sposób, aby umożliwiał komisji przetargowej stwierdzenie, nie później niż 3 dni przed przetargiem, że dokonano wniesienia,

- zaniechaniu pisemnego powiadomienia wyłonionego nabywcy o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży, co narusza art. 41 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami,

c) w przypadku sprzedaży nieruchomość zabudowanej boksem garażowym jednostanowiskowym za cenę 10.659 zł:

- nieprawidłowym ustaleniu wysokości minimalnego postąpienia na kwotę 82 zł, podczas gdy powinno ono wynosić co najmniej 90 zł, jak tego wymaga § 14 ust. 3 rozporządzenia,

- zaniechaniu pisemnego powiadomienia wyłonionego nabywcy o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży, co narusza art. 41 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami,

d) w przypadku II przetargu na sprzedaż nieruchomości zabudowanej boksem garażowym za cenę 8.856 zł:

- wyznaczeniu terminu wniesienia wadium do dnia 4 września 2018 r., tj. na 1 dzień  przed datą przeprowadzenia przetargu wyznaczoną na 5 września 2018 r., wbrew § 4 ust. 6 rozporządzenia,

- zaniechaniu pisemnego powiadomienia wyłonionego nabywcy o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży, co narusza art. 41 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami.

Ustalono ponadto, że w przypadku części przetargów gmina pobierała od nabywców dodatkową opłatę mająca rekompensować gminie poniesione koszty wyceny nieruchomości:

- za wycenę nieruchomości w Czerwonym Krzyżu pobrano od nabywcy kwotę 300 zł,

- w przypadku sprzedaży lokalu mieszkalnego nie pobrano z tego tytułu żadnej kwoty,

- w przypadku sprzedaży nieruchomość zabudowanej boksem garażowym jednostanowiskowym za cenę 10.659 zł pobrano od nabywcy z tego tytułu kwotę 450 zł,

- w przypadku sprzedaż nieruchomości zabudowanej boksem garażowym za cenę 8.856 zł nie pobrano z tego tytułu żadnej kwoty.

Zasady gospodarowania nieruchomościami wprowadzone uchwałą Nr XV/92/08 Rady Gminy Krasnopol z dnia 26 czerwca 2008 r. zostały zmienione uchwałą Nr XIX/115/08 Rady Gminy Krasnopol z dnia 30 października 2008 r. Z analizy tych uchwał wynika, że pierwotnie w § 4 uchwały ustalono, iż do ceny nieruchomości dolicza się koszty przygotowania nieruchomości do zbycia tj. koszty operatu szacunkowego i dokumentacji geodezyjnej, natomiast w § 6 zapisano, iż obciąża się nabywcę nieruchomości w drodze bezprzetargowej kosztami związanymi z przygotowaniem dokumentacji techniczno-prawnej niezbędnej do sprzedaży. Przywołane postanowienia uchwały podjętej 26 czerwca 2008 r. zostały usunięte z jej treści uchwałą zmieniającą z dnia 30 października 2008 r. Zatem Rada Gminy miała wyraźny zamiar uchylenia przepisów, które stanowiłyby podstawę obciążania nabywców tego rodzaju kosztami. Wobec braku upoważnienia do pobierania tego rodzaju opłat w przepisach powszechnie obowiązujących należy stwierdzić, że pobierane były one bezpodstawnie. Jak wynika z ustaleń kontroli, nabywca garażu, od którego pobrano 450 zł za poniesione przez gminę koszty wyceny, występował o zwrot tej kwoty, czego mu odmówiono. W wyjaśnieniu w sprawie powodów pobierania w jednych przypadkach i niepobierania w innych tego rodzaju dodatkowej opłat odniósł się Pan do kwestii braku zainteresowania kupnem, jako przyczyny rezygnacji z doliczania do ceny kosztów przygotowania nieruchomości do sprzedaży w drugim przetargu. Z wyjaśnienia wynika zatem, że działania w tym zakresie miały charakter uznaniowy.

Analizując decyzje ustalające opłaty za zajecie pasa drogowego stwierdzono, że w 8 przypadkach w decyzjach zezwalających na umieszczenie urządzeń w pasie drogowym niewłaściwie naliczono opłatę, bowiem przyjmowano do naliczenia opłaty powierzchnię faktycznie zajmowaną przez urządzenie w sytuacji, gdy powierzchnia ta była mniejsza niż 1 m². Ustawa z dnia 21 marca 1985 r. o drogach publicznych (Dz. U. z 2018 r. poz. 2068, ze zm.) stanowi w art. 40 ust. 10, że zajęcie pasa drogowego o powierzchni mniejszej niż 1 m² jest traktowane jako zajęcie 1 m² pasa drogowego. Łączna kwota różnicy między kwotą ustalonej opłaty a kwotą należną to 220,66 zł za lata 2015-2019 – str. 139-142 protokołu kontroli.

W toku kontroli dochodów budżetu gminy badaniu poddano dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2019 r. poz. 900, ze zm.), jest Pan Wójt. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych, co doprowadziło do następujących ustaleń.

Sprawdzeniu poddano ewidencję podatkową nieruchomości, prowadzenie, której wynika z treści art. 7a ust. 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1170). Zasady jej prowadzenia reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2004 r. w sprawie ewidencji podatkowej nieruchomości (Dz. U. Nr 107, poz. 1138). Ustalono, że prowadzona w systemie informatycznym ewidencja podatkowa nie spełnia wszystkich warunków przewidzianych w § 5 przywołanego rozporządzenia. Główną nieprawidłowością jest to, iż ewidencja gruntów przetwarzana przez system informatyczny nie jest w całości prowadzona z podziałem na poszczególne działki posiadane przez podatników. Należy zaznaczyć, iż z treści § 2 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia wynika, że system informatyczny powinien umożliwiać eksport danych zawartych w prowadzonej ewidencji podatkowej do pliku w formacie rozszerzalnego języka znaczników (XML), w celu ich porównywania z danymi zawartymi w ewidencji gruntów i budynków prowadzonej na podstawie przepisów Prawa geodezyjnego i kartograficznego. W toku kontroli stwierdzono, że kontrolowana jednostka nie posiada programu EWOPIS służącego do ewidencji podatków lokalnych, posiadającego wskazaną funkcję pozwalającą wyeksportować dane w formacie i strukturze zgodnym z załącznikiem do rozporządzenia. Brak funkcji eksportu danych uniemożliwia pracownikom kontrolowanej jednostki przeprowadzenie automatycznego porównania danych z informatycznej ewidencji podatkowej prowadzonej przez kontrolowany organ podatkowy z ewidencją gruntów i budynków, która jest prowadzona przez Starostwo Powiatowe w Sejnach – str. 100 protokołu kontroli.

Badanie dokonane w zakresie powszechności doręczania decyzji wymiarowych ujawniło 20 przypadków braku postępowania wyjaśniającego dotyczącego niedoręczonych decyzji ustalających wysokość zobowiązania podatkowego na kwotę 1.465 zł. Z ustaleń kontroli wynika, że dotyczy to podatników nieżyjących (spadkobierców do dnia kontroli nie ustalono). W tym przypadku organ podatkowy powinien wydać decyzje o odpowiedzialności spadkobierców za zobowiązania podatkowe spadkodawcy, stosownie do przepisów art. 100, w zw. z art. 102 Ordynacji podatkowej. Jest to możliwe po ustaleniu spadkobierców, między innymi poprzez wystąpienie do sądu – w związku z treścią art. 1025 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 2019 r. poz. 1145, ze zm.) – z wnioskiem o przeprowadzenie postępowania o stwierdzenie nabycia spadku. Brak szybkich i efektywnych działań mających na celu doręczenie nakazów płatniczych powoduje, że zobowiązanie podatkowe nie powstaje – art. 21 § 1 i 2 Ordynacji podatkowej. Natomiast jeżeli decyzja ustalająca to zobowiązanie zostanie doręczona po upływie 3 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy, ulega przedawnieniu stosownie do przepisów art. 68 § 1 Ordynacji – str. 100-101 protokołu kontroli.

Ustalenia kontroli wykazały nieprowadzenie przez organ podatkowy systematycznych czynności sprawdzających nakazanych treścią art. 272 Ordynacji podatkowej z wykorzystaniem procedur zawartych w dziale V ustawy. Przejawem tego był brak reakcji organu podatkowego na poniższe sytuacje:

a) naruszenie przez podatników obowiązku przedkładania informacji w sprawie podatku rolnego, leśnego i od nieruchomości w terminie 14 dni od dnia zaistnienia okoliczności uzasadniających powstanie lub wygaśniecie obowiązku podatkowego. Informacji podatkowych nie wyegzekwowano od:

- 33 podatników podatku rolnego (przypis podatku wynosił 10.710 zł) – str. 66 protokołu kontroli;

- 12 podatników podatku leśnego (przypis podatku wynosił 706 zł) – str. 74 protokołu kontroli;

- 1 podatnika podatku od nieruchomości (przypis podatku wynosił 129 zł) – str. 76-77 protokołu kontroli.

Przepisy ustaw regulujących wymienione podatki, tj. odpowiednio art. 6a ust. 9 ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (Dz. U. z 2019 r. poz. 1256, ze zm.), art. 6 ust. 6 ustawy z dnia 30 października 2002 r. o podatku leśnym (Dz. U. z 2019 r. poz. 888 ze zm.) i art. 6 ust. 10 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych nakładają na podatników obowiązek składania informacji odpowiednio na podatek rolny, leśny i od nieruchomości. Brak informacji uniemożliwił sprawdzenie prawidłowości wymiaru należności podatkowych. W przypadku podatku od nieruchomości informacja jest podstawowym dokumentem źródłowym o powierzchni użytkowej budynków oraz ich przeznaczeniu, natomiast w przypadku podatku leśnego z informacji podatkowej powinno wynikać czy las podlega opodatkowaniu, czy też korzysta z ustawowego zwolnienia. Informacje stanowią podstawowy materiał dowodowy służący ustaleniu podstawy opodatkowania, a w razie ich braku organ podatkowy powinien podjąć działania m.in. w celu ustalenia stanu faktycznego i ewentualnego wyegzekwowania prawidłowo wypełnionych informacji. Opisana nieprawidłowość może przyczynić się także do utraty kontroli nad pozyskiwanymi dochodami jednostki z tytułu podatków lokalnych, powodując potencjalnie zmniejszenie wpływów do budżetu gminy;

b) brak deklaracji gminy na podatek leśny. Zgodnie z wypisami z rejestru gruntów gmina Krasnopol posiada grunty sklasyfikowane jako las. W trakcie kontroli deklaracje za lata 2017-2019 zostały złożone – wykazano las o powierzchni 4,1443 h w części dotyczącej informacji o zwolnieniach od podatku, jako lasy z drzewostanem do 40 lat. Brak pełnej ewidencji posiadanych gruntów spowodował, iż kontrolujący poddał w wątpliwość wiarygodność złożonych deklaracji. O nierzetelności danych wykazanych w deklaracji świadczyć może również fakt, iż w wydrukach informacji o działkach dołączonych do deklaracji na podatek od nieruchomości, na działce nr 42/2 o pow. 0,79 ha w obrębie miejscowości Żłobin figuruje grunt sklasyfikowany jako las o powierzchni 0,10 ha, który nie został ujęty do deklaracji w sprawie podatku leśnego – str. 75 protokołu kontroli;

c) brak deklaracji gminy na podatek od nieruchomości – deklaracje nie były składane po zmianie ustawy o podatkach i opłatach lokalnych tj. za lata 2016-2019. Ostatnia deklaracja złożona została na 2015 r. – badana jednostka pozostawała w błędnym przekonaniu, że w związku z tym, iż wszystkie posiadane nieruchomości zwolnione są z podatku, jest ona zwolniona z obowiązku składania deklaracji.

Gmina jest podatnikiem podatku od nieruchomości w zakresie nieruchomości stanowiących jej własność, nieprzekazanych w posiadanie innym podmiotom i niepodlegających wyłączeniu lub zwolnieniu z opodatkowania na podstawie ustawy lub na mocy uchwał Rady Gminy. Wynika, to z art. 3 ust. 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, który ustanawia regułę, że obowiązek podatkowy w podatku od nieruchomości ciąży na właścicielu (posiadaczu samoistnym) nieruchomości lub obiektów budowlanych oraz użytkowniku wieczystym gruntów. Wobec powyższego gmina jest zobowiązana do złożenia deklaracji i zapłaty podatku od nieruchomości za nieruchomości własne zajęte na prowadzenie działalności gospodarczej oraz będące w jej posiadaniu samoistnym. Natomiast w przypadku  nieruchomości stanowiących własność gminy, które nie są zajęte na prowadzenie działalności gospodarczej i nie zostały przekazane w posiadanie innym podmiotom, ponieważ korzystają one ze zwolnienia z opodatkowania na mocy art. 7 ust. 15 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. Podatnik winien wykazać ich podstawy opodatkowania w składanej deklaracji w pozycji zwolnione, w myśl art. 6 ust. 10 ustawy. Mienie gminy przekazane w posiadanie innym niż gmina podmiotom, podlegające opodatkowaniu podatkiem od nieruchomości lub korzystające ze zwolnienia na mocy uchwały Rady Gminy, powinno być wykazane w deklaracjach (informacjach) podatkowych tych podmiotów.

W trakcie kontroli gmina złożyła wymagane deklaracje podatkowe, natomiast dokonana analiza deklaracji złożonej na rok 2018 wykazała nierzetelność wykazanych w niej danych. Powodem tego stanu rzeczy jest chociażby fakt, że stan posiadanych nieruchomości wykazano bez uwzględnienia trzykrotnych zmian w mieniu komunalnym, które miały miejsce w 2018 roku – str. 79-80 protokołu kontroli;

d) niezłożenie deklaracji na podatek od nieruchomości przez jednostki organizacyjne gminy (str. 78-79 protokołu kontroli), tj.:

- Gminne Centrum Czytelnictwa i Kultury w Krasnopolu (deklaracja została złożona w trakcie kontroli – zadeklarowany podatek wynosił 6.744 zł);

- Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Krasnopolu (deklaracja została złożona w trakcie trwania kontroli – zadeklarowany podatek wynosił 989 zł);

- Szkołę Podstawową w Krasnopolu (deklaracja została złożona w trakcie trwania kontroli – nieruchomości zwolnione od podatku w oparciu o art. 7 ust. 2 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych).

Błędy w opodatkowaniu, stwierdzono także w zakresie realizacji dochodów budżetu gminy z tytułu podatku rolnego:

a) w grupie podatników osób fizycznych – dotyczyły one wprowadzenia do ewidencji podatkowej powierzchni gruntów niezgodnie z danymi wynikającymi z ewidencji geodezyjnej, w przypadku 2 podatników:

- nr konta 1139, który według danych z ewidencji gruntów posiada m.in. grunty o powierzchni 0,1314 ha sklasyfikowane jako Br Ps IV, zaś do ewidencji podatkowej wprowadzono jako grunty Br Ps VI; zaniżenie podatku z tego tytułu, za lata 2016-2019, wynosiło 70 zł,

- nr konta 689, który według danych z ewidencji gruntów posiada m.in. grunty o powierzchni 0,8400 ha sklasyfikowane, jako RV, zaś do ewidencji podatkowej ujęto i opodatkowano, jako Br R IV b, zawyżenie podatku z tego tytułu, za lata 2016-2019, wynosiło 447 zł (w trakcie trwania kontroli zmieniono pierwotnie wydane decyzje, zaś powstałą nadpłatę zarachowano na zobowiązanie podatkowe z 2019 r.) – str. 65-66 protokołu kontroli.

b) w grupie podatników osób prawnych, nieprawidłowość dotyczyła podatnika o nr konta 4042, który zadeklarował podatek od gruntów sklasyfikowanych, jako R IV b o powierzchni 9,6252 ha fiz. zamiast o powierzchni 9,5107 ha fiz. oraz gruntów rolnych zabudowanych o powierzchni 2,8168 hektarów fizycznych zamiast o powierzchni 2,9313 hektarów fizycznych; zaniżenie podatku z tego tytułu wynosiło 6 zł – str. 72 protokołu kontroli.

Z kolei badanie przeprowadzone w zakresie prawidłowości pozyskiwania dochodów z tytułu podatku od środków transportowych od osób fizycznych i prawnych wykazało występowanie różnorodnych rodzajowo nieprawidłowości. Polegały one na:

a) braku opodatkowania 5 pojazdów, które zostały nabyte w trakcie 2018 r. przez 3 podatników (wskazanych na str. 84-85 protokołu kontroli). Zaniżenie podatku w tej grupie podatników wynosiło 3.592 zł (w trakcie kontroli deklaracje zostały złożone). Brak deklaracji stanowi naruszenie przepisów 9 ust. 6 pkt 2 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych a ponadto niedopełnienie obowiązku terminowego składania deklaracji/korekt wypełnia przesłanki czynu z art. 56 § 4 ustawy z dnia 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy (Dz. U. z 2018 r. poz. 1958, ze zm.) – podatnik, który mimo ujawnienia przedmiotu lub podstawy opodatkowania nie składa w terminie organowi podatkowemu deklaracji podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe;

b) zadeklarowaniu przez 3 podatników podatku od środków transportowych (1 podatnika będącego osobą prawną oraz 2 osoby fizyczne) podatku wyliczonego w oparciu o stawki niezgodne ze stawkami wynikającymi z uchwały Nr XXV/237/2017 Rady Gminy Krasnopol z dnia 15 listopada 2017 r., co dotyczyło 7 pojazdów wskazanych na str. 83 oraz 85-86 protokołu kontroli. Łącznie spowodowało to zaniżenie należnego podatku o kwotę 2.642 zł. Nie wzywano podatników do złożenia deklaracji, nie podejmowano również działań zmierzających do zweryfikowania złożonych deklaracji. Świadczy to o niezrealizowaniu przez organ podatkowy (pracownika merytorycznie odpowiedzialnego za to zagadnienie) obowiązku prowadzenia czynności sprawdzających, o których mowa w art. 272 Ordynacji podatkowej z wykorzystaniem procedur wskazanych treścią przepisów działu V ustawy oraz o braku spójnego i funkcjonalnego systemu kontroli zarządczej w tym obszarze.

Kontroli poddano także realizację dochodów z tytułu opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi. Jej wyniki również ujawniły istnienie różnorodnych rodzajowo nieprawidłowości, w tym m.in.:

a) brak kompletnej ewidencji właścicieli nieruchomości wykorzystywanych na cele rekreacyjno-wypoczynkowe. Z przedłożonej pierwotnie do kontroli ewidencji wynikało, iż na terenie kontrolowanej jednostki znajdują się 52 nieruchomości wykorzystywane na cele rekreacyjno-wypoczynkowe, zaś sporządzona, dla potrzeb kontroli, ewidencja tych nieruchomości zawierała już 64 pozycje. W tych przypadkach (12) stwierdzono brak deklaracji o wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi: w 4 przypadkach podatnicy oświadczyli, że na nieruchomości przebywają sporadycznie i nie generują odpadów komunalnych, w 2 przypadkach brak reakcji podatników na wezwanie organu podatkowego, w 6 przypadkach nie prowadzono żadnych czynności wyjaśniających – str. 91 protokołu kontroli.

Przedstawiona sytuacja wskazuje na brak dostatecznej reakcji organu podatkowego na niewłaściwe zachowanie podatników, która powinna mieć na celu wyegzekwowanie brakujących deklaracji lub wszczęcie postępowania celem wydania decyzji ustalającej wysokość opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi, zaś rzetelne prowadzenie ewidencji ma istotne znaczenie w kontekście realizacji przymiotu „powszechności” objęcia opłatą za gospodarowanie odpadami komunalnymi wszystkich właścicieli nieruchomości, jako jednej z przesłanek gwarantujących prawidłową realizację dochodów z tytułu przedmiotowej opłaty. Uchybienia w tym zakresie mogą przyczynić się do zaniżenia dochodów jednostki, poprzez utratę kontroli nad nimi;

b) bezpodstawne deklarowanie ryczałtowej stawki opłaty przez właścicieli domów mieszkalnych rolników, którzy w sezonie letnim prowadzą agroturystykę i wynajmują do 5 pokoi turystom oraz przez osoby prowadzące działalność gospodarczą związaną z obsługą turystów (np. pola namiotowe, przystanie kajakowe). Roczna ryczałtowa stawka opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi nie dotyczy nieruchomości, na terenie których prowadzona jest sezonowa działalność gospodarcza, agroturystyczna, hotelarska – str. 91 protokołu kontroli;

c) brak korekt deklaracji, które winny być złożone w czerwcu przez właścicieli nieruchomości nr 220 i 222 w związku z powrotem ucznia do domu na czas wakacji. Z opisu zawartego na str. 92-93 protokołu kontroli wynika, że we wrześniu podatnicy w złożonych korektach deklaracji zmniejszyli wysokość opłaty w związku z wyjazdem dziecka do szkoły z internatem (stosowne zaświadczenia w aktach sprawy) – potencjalne zaniżenie opłaty w 2018 r. wynosiło 132 zł.

Sprawdzenie prawidłowości poboru opłaty skarbowej, m.in. od wydanych wypisów i wyrysów z planów zagospodarowania przestrzennego wykazało, iż w 5 przypadkach na 10 wydanych wypisów i wyrysów pobrano opłatę skarbową niezgodnie ze stawkami wynikającymi z pkt 51 ppkt 1 i 2 cz. I załącznika do ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (Dz. U. z 2019 r. poz. 1000, ze zm.), tj. w wysokości odpowiadającej wypisowi do 5 stron (30 zł) w przypadku, gdy wypis liczył 6 stron i opłata powinna być pobierana w kwocie 50 zł. Zaniżenie dochodów z tego tytułu wynosiło 100 zł (5 x 20 zł) – str. 97-98 protokołu kontroli.

W zakresie stosowania przepisów dotyczących postępowania egzekucyjnego stwierdzono nieprawidłowości, które polegały na braku pełnych i terminowych działań windykacyjnych. Świadczy to o naruszeniu przez wierzyciela obowiązku wynikającego z art. 6 § 1 ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2019 r. poz. 1438, ze zm.), zgodnie z którym, gdy zobowiązany uchyla się od wykonania obowiązku, wierzyciel powinien podjąć czynności zmierzające do zastosowania środków egzekucyjnych. Ponadto § 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 30 grudnia 2015 r. w sprawie postępowania wierzycieli należności pieniężnych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1483) przewiduje obowiązek wierzyciela systematycznej kontroli terminowości zapłaty należności pieniężnych. Na dzień 31 grudnia 2018 r. zaległość nieobjęta tytułami egzekucyjnymi dotyczyła:

- podatku rolnego od osób prawnych na kwotę 2.197 zł – str. 72 protokołu kontroli,

- podatku od nieruchomości od osób prawnych na kwotę 538 zł – str. 81 protokołu kontroli,

- podatku od środków transportowych od osób prawnych na kwotę 500 zł – str. 83 protokołu kontroli,

- opłaty z tytułu gospodarowania odpadami komunalnymi na kwotę 40.634,20 zł – str. 96 protokołu kontroli,

- łącznego zobowiązania pieniężnego, w przypadku którego ze względu na nieprzejrzysty sposób prowadzenia zestawień i bardzo dużą kwotę zaległości w stosunku do przypisu podatku (147.807,84 zł) nie ustalono kwoty zaległości – str. 103 protokołu kontroli.

           Kontrola wykazała nieprawidłowe klasyfikowanie dochodów i wydatków budżetu, z naruszeniem przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1053, ze zm.), polegające na:

a) zaliczeniu do par. 0490 „Wpływy z innych lokalnych opłat pobieranych przez j.s.t. na podstawie odrębnych ustaw” kwoty 55,32 zł z tytułu udostępnienia na podstawie umowy cywilnoprawnej nieruchomości znajdujących się w obrębie dróg wewnętrznych; dochody z tego tytułu powinny być ujęte do par. 0750 „Wpływy z najmu i dzierżawy składników majątkowych…” – str. 138 protokołu kontroli,

b) zaliczeniu wydatków w łącznej kwocie 8.610 zł poniesionych na transport/dowóz żwiru na drogi gminne do par. 4300 „Zakup usług pozostałych”, zamiast do par. 4210 „Zakup materiałów i wyposażenia” – str. 166 protokołu kontroli.

Kontrola wydatków z tytułu wypłaty wynagrodzeń dla pracowników Urzędu Gminy wykazała, że Panu Wójtowi przed upływem kadencji został wypłacony ekwiwalent w kwocie 9.697,60 zł za niewykorzystany urlop wypoczynkowy pozostały z 2017 r. w wymiarze 22 dni. Stwierdzony stan faktyczny świadczy o naruszeniu przepisów Kodeksu pracy. Zgodnie z art. 168 k.p., urlopu niewykorzystanego w terminie ustalonym zgodnie z art. 163 należy pracownikowi udzielić najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego – w przypadku urlopu z 2017 r., za który wypłacono ekwiwalent, jego wykorzystanie powinno nastąpić do 30 września 2018 r. Przywołane przepisy oznaczają, że pracodawca nie może jednostronnie wyznaczyć pracownikowi terminu tego urlopu – może natomiast zobowiązać pracownika do wskazania terminów korzystania z zaległych urlopów w wyznaczonym przepisami okresie, czyli do 30 września następnego roku kalendarzowego. Za brak współpracy ze strony pracowników w tym zakresie pracodawca może zaś nakładać kary porządkowe zgodnie z art. 108 k.p., gdyż takie działanie może zostać uznane za nieprzestrzeganie przez pracowników ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy. Ponadto nieudzielenie pracownikowi urlopu wypoczynkowego jest wykroczeniem z art. 282 § 1 pkt 2 k.p. zagrożonym karą grzywny od 1.000 zł do 30.000 zł. Jak z kolei orzekł Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 25 stycznia 2005 r. (sygn. akt I PK 124/05) „Pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop, nawet gdy ten nie wyraża na to zgody. Ekwiwalent pieniężny przysługuje tylko wtedy, gdy wykorzystanie urlopu w naturze nie jest możliwe”.

Ponadto stwierdzono, że w dniu 23 listopada 2018 r. zwrócił się Pan do osoby upoważnionej do wykonywania wobec Pana czynności z zakresu prawa pracy o „przejście urlopu wypoczynkowego należnego za 2018 r. w liczbie 26 dni w naturze w ramach nowego stosunku pracy” powołując się na art. 171 § 3 k.p., na co wyrażono zgodę. Należy podkreślić, że w związku z upływem kadencji w listopadzie 2018 r. i wynikającym stąd wygaśnięciem stosunku pracy z wyboru nie posiadał Pan prawa do urlopu w wymiarze 26 dni, lecz 24 dni. Zatem Pański wniosek mógł dotyczyć przeniesienia do wykorzystania w ramach nowego stosunku pracy tylko tego urlopu, który był Panu należny z kończącego się stosunku, a którego Pan nie wykorzystał.

           Według wyjaśnień złożonych w powyższych sprawach przez pracownika zobowiązanego do dokonywania czynności z zakresu prawa pracy wobec Pana Wójta, o konieczności wykorzystania zaległego urlopu wypoczynkowego pracownicy Urzędu Gminy, w tym i Pan Wójt, byli informowani pisemnie. Do wyjaśnienia zostały dołączone wykazy pracowników, którzy byli zobowiązani do wykorzystania urlopu wypoczynkowego do 30 września 2017 r. i do 30 września 2018 r., podpisane przez tych pracowników – str. 145-146 protokołu kontroli.

           Badanie wydatków z tytułu zwrotu wypłaty ryczałtów za używanie samochodu prywatnego w jazdach lokalnych wykazało, że umowa na używanie samochodu w tym celu została zawarta z Panem Wójtem. Analiza oświadczeń o używaniu samochodu służbowego złożonych w 2018 r. przez Pana Wójta wykazała brak możliwości zweryfikowania czy w każdym z miesięcy prawidłowo dokonano potrącenia ryczałtu za dni, w których nie korzystał Pan z samochodu. Uwaga ta nie dotyczy marca, kwietnia i listopada, gdzie ilość dni nieużywania samochodu wskazana w oświadczeniu była większa niż suma ilości dni przebywania na urlopie i w podróży służbowej. W pozostałych miesiącach ilość potrąconych dni wykazana w oświadczeniach była mniejsza niż suma ilości dni przebywania na urlopie i w podróży służbowej. Poczyniona wyżej uwaga co do weryfikacji prawidłowości rozliczenia ma związek z tym, że nie okazano poleceń wyjazdu służbowego Pana Wójta w odniesieniu do podróży samochodami służbowymi, a zatem brak wiedzy o godzinach rozpoczęcia i zakończenia tych podróży. Należy wskazać, że polecenie wyjazdu służbowego nie służy tylko rozliczeniu przez pracowników kosztów podróży. Polecenie takie stanowi podstawę wyjazdu pracownika poza miejscowość wykonywania pracy, niezależnie od środka transportu. Także wówczas, gdy podróż odbywana jest pojazdem służbowym, tj. gdy pracownik nie ponosi żadnych kosztów podróży. Również w kartach drogowych pojazdów, z których korzystał Pan Wójt przy odbywaniu tych podróży, nie są wypełniane rubryki dotyczące godziny wyjazdu i przyjazdu. Nie jest więc znany czas pobytu Pana Wójta w podróży służbowej. Zgodnie z § 4 ust. 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 r. Nr 27, poz. 271 ze zm.) kwotę ustalonego ryczałtu za używanie samochodu prywatnego w jazdach lokalnych, zmniejsza się o 1/22 za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy m.in. z powodu podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin. Wiedza na temat czasu przebywania pracownika w delegacji ma zatem kluczowe znaczenie przy ustalaniu potrąceń z ryczałtu. Ze złożonego w tej sprawie wyjaśnienia wynika, że Wystawiane są polecenia (…) które są wpisywane w rejestrze delegacji. Wystawionych delegacji, z których nie wynikają jakiekolwiek należności pieniężne dla Wójta Gminy Krasnopol nie są rozliczane i przechowywane  – str. 154-156 protokołu kontroli.

Analizie poddano stosowane procedur wyłaniania wykonawców zamówień publicznych o wartości poniżej 30.000 euro, określonych regulaminem wprowadzonym przez Pana Wójta zarządzeniem z dnia 18 marca 2016 r.

 W zakresie postępowania na dostawę oleju opałowego do kotłowni przy komunalnym bloku mieszkalnym w Krasnopolu stwierdzono, ze w formularzu ofertowym nie odniesiono się do cen producentów paliw, jako obiektywnej wartości wyjściowej dla ceny zawartej w ofercie i późniejszych zmian cen stosowanych przez wykonawcę. Przedstawiona w ofercie cena bez odniesienia do ceny zakupu paliwa od producenta nie gwarantowała więc prawidłowości wyceny poszczególnych dostaw na warunkach oferty wybranej jako najkorzystniejsza – str. 156-158 protokołu kontroli. Natomiast w zapytaniu ofertowym na zakup paliwa do autobusów szkolnych jako kryteria wyboru ofert wskazano najniższą cenę oraz wysokość zaproponowanego rabatu. Waga dla poszczególnych kryteriów nie została określona. Rabat stanowił zatem dodatkowe – oprócz ceny – kryterium, mimo że jest w istocie wartością mającą wpływ na wysokość ceny, po której miały być realizowane dostawy. W formularzu ofertowym nie było odniesienia do cen producentów paliw, jako obiektywnej wartości wyjściowej dla ceny zawartej w ofercie i późniejszych zmian cen przez wykonawcę. Tym samym w momencie wyboru oferty nie był znany wskaźnik obliczenia przez dostawcę oferowanej ceny względem ceny zakupu u producenta. W przypadku zmiany cen ze względu na podwyżki cen paliw przez producenta nie jest więc możliwe ustalenie, czy wykonawca zachował stosunek oferowanej ceny do ceny producenta. Przedstawiona w ofercie cena bez odniesienia do ceny zakupu paliwa od producenta nie gwarantowała więc prawidłowości wyceny poszczególnych dostaw na warunkach oferty wybranej jako najkorzystniejsza. Przez najkorzystniejsze warunki należy bowiem traktować faktyczną cenę sprzedaży, a nie kwotę upustu od ceny dowolnie ustalanej przez właściciela stacji – str. 158-160 protokołu kontroli.

           Wewnętrzne procedury wyłaniania wykonawców zastosowano również do wyboru wykonawcy żwirowania dróg. Sprawdzenie udzielenia w styczniu 2018 r. i realizacji zamówienia na remont dróg gminnych poprzez żwirowanie mieszanką żwirową z dodatkiem kruszywa łamanego o frakcji do 31 mm lub żwiru płukanego o frakcji 32-64 mm (nie mniej niż 30%) w ilości 1.000 m³ w trybie zapytania ofertowego z terminem realizacji do 30 listopada 2018 r. wykazało nieprawidłowości dotyczące udokumentowaniu wykonanej usługi. Podpisaną w dniu 19 stycznia 2018 r. umową zlecono wykonawcy przedstawiony wyżej przedmiot zamówienia za cenę 44,28 zł/m³ mieszanki żwirowej brutto. W dniu 21 marca 2018 r. z wykonania usługi sporządzono protokół, który został podpisany przez komisję składającą się z dwóch przedstawicieli Urzędu Gminy oraz wykonawcy. Według protokołu „stwierdza się wykonanie usług remontowych polegających na dostawie mieszanki żwirowej z dodatkiem kruszywa łamanego o frakcji do 31 mm oraz rozesłanie jej we wskazane przez pracownika zamawiającego odcinki dróg gminnych. Dowieziona ilość mieszanki żwirowej w ilości 1000 m³ udokumentowana jest dowodami wagowymi potwierdzonymi przez pracownika Zamawiającego, które umiejscowione są przy kopii faktury na stanowisku merytorycznym”. W okazanej kontrolującemu dokumentacji nie było dowodów wagowych, o których mowa w protokole. Dopiero w następstwie podjętych czynności kontrolnych pracownik przedłożył 68 dowodów wagowych z informacją, że odnalazł je w biurku. Na dowodach wagowych jako odbiorca figuruje Urząd Gminy, wskazany jest asortyment: podbudowa 30%, waga (podana w tonach lub kilogramach), data i godzina zamówienia. Na 66 dowodach jest pieczątka Urzędu Gminy wraz z podpisem konserwatora, który w zakresie czynności ma nadzór nad utrzymaniem dróg gruntowych i ulepszonych żwirem w stanie przejezdnym – podpis ma świadczyć o wykonaniu usługi. Na 2 dowodach brak jest podpisu konserwatora. Spośród 68 przedłożonych dowodów 6 jest nieczytelnych (wyblakły wydruk), 2 opatrzone są datą 27 marca 2018 r., tj. 6 dni po dacie wystawienia faktury.

           W dniu 21 marca 2018 r. wykonawca wystawił fakturę na kwotę brutto 44.280 zł, która została opłacona 28 marca 2018 r. Na odwrocie faktury pracownik zamieścił adnotację, że stwierdza wykonanie usługi zgodnie z fakturą wystawioną na podstawie umowy, podpisał również fakturę na dowód sprawdzenia pod względem merytorycznym. W fakturze wskazano dowóz 1.000 m³ żwiru na drogi, co w przeliczeniu na tony (zgodnie z umową 1 m³ = 1,8 tony) powinno wynosić 1.800 ton. Kontrolujący dokonał sumowania czytelnych dowodów wagowych wystawionych do 21 marca 2018 r. i ustalił, że dowieziony został żwir w ilości 1.588,60 t. Brak należytego udokumentowania na 211,40 t żwiru (przy czym 6 dowodów było nieczytelnych). Na podstawie czytelnych dowodów ustalono, że żwir był dowożony m.in. w dniu 20 marca 2018 r. – 10 kursów, natomiast konserwator w karcie drogowej służbowego pojazdu Opel Astra wpisał w dniu 20 marca 2018 r. delegację do Białegostoku. Pracownik ten wyjaśnił, że w dniu 20 marca 2018 r. przed wyjazdem do Białegostoku dokonał ustalenia zakresu prac na danym odcinku drogi wspólnie z wykonawcą i operatorem równiarki gminnej co do ilości kursów, a po powrocie dokonał lustracji z operatorem co do ilości dowiezionego żwiru.

           Kontrolą objęto także kolejne w 2018 r. postępowanie na żwirowanie dróg gminnych mieszanką żwirową z dodatkiem kruszywa łamanego nie mniej niż 30% w ilości 1.000 m³, przeprowadzone w trybie rozeznania cenowego w listopadzie 2018 r. Stwierdzono, że pracownik Urzędu Gminy dokonał oszacowania wartości zamówienia na 60.000 zł, podczas gdy w poprzednim postępowaniu na żwirowanie dróg z 8 stycznia 2018 r. wyłoniono wykonawcę, który wykonał podobną usługę za kwotę 44.280 zł brutto. Ustalono ponadto, że zaproszenie do złożenia oferty nie zostało skierowane do wykonawcy, który na podstawie postępowania ze stycznia 2018 r. wykonał podobną usługę za 44.280 zł brutto. Pracownik dokonujący oszacowania wartości zamówienia w złożonym wyjaśnieniu wskazał, że Wartość zamówienia na żwirowanie została oszacowana na wyższą kwotę niż w przypadku pierwszego zapytania, ponieważ ceny usług żwirowania dróg na przestrzeni 2018 r. znacznie wzrosły. Ponadto bazując na złożonych ofertach do pierwszego zapytania na żwirowanie dróg gminnych, gdzie złożone oferty przewidywały wykonanie usługi za kwotę od 44,28 zł/m³ do nawet 80,00 zł/m³ należało zwiększyć szacunkową wartość zamówienia. Zapytanie nie było skierowane do (…), ponieważ jakość wykonywanych usług nie była zadowalająca, gdyż żwir był dowożony sprzętem niedostatecznej jakości co mogło się przełożyć na dodatkowe r-g pracy równiarki. Odnosząc się do wyjaśnienia wskazać należy, że jakość sprzętu służącego do dowozu żwiru nie stanowiła kryterium wyboru oferty a komisja w protokole z poprzedniego postępowania stwierdziła, że usługa remontowa została wykonana prawidłowo, bez uwag i zastrzeżeń. W przedmiotowym postępowaniu wyłoniono ofertę za 54 zł/m³ – str. 163-166 protokołu kontroli.

           W zakresie udzielania zamówień na podstawie przepisów ustawy z dnia 21 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1843) badaniem objęto m. in. udzielenie i realizację zamówienia na odbiór i zagospodarowanie odpadów komunalnych przeprowadzone w trybie przetargu nieograniczonego. Kontrola wykazała, że jako jedno z kryteriów oceny ofert wskazano w specyfikacji istotnych warunków zamówienia termin płatności faktury z wagą 40%. Termin płatności mógł zostać zaproponowany w przedziale 14-30 dni od dnia wystawienia faktury. Wzór do obliczenia liczby punktów w zakresie tego kryterium został podany w specyfikacji w sposób skutkujący otrzymaniem coraz wyższej liczby punktów przy coraz krótszym proponowanym terminie płatności a więc przy zaoferowaniu warunków mniej korzystnych dla zamawiającego.

           Pomijając kwestię pomyłki w opracowaniu wzoru obliczenia punktów za to kryterium należy wskazać, że zgodnie z art. 91 ust. 2a Prawa zamówień publicznych zamawiający będący jednostką sektora finansów publicznych może zastosować kryterium ceny, jako jedyne kryterium oceny ofert lub kryterium o wadze przekraczającej 60%, jeżeli określi w opisie przedmiotu zamówienia standardy jakościowe odnoszące się do wszystkich istotnych cech przedmiotu zamówienia oraz wykaże w załączniku do protokołu, w jaki sposób zostały uwzględnione w opisie przedmiotu zamówienia koszty cyklu życia. Z kolei cykl życia Prawo zamówień publicznych definiuje w art. 2 pkt 1a jako wszelkie możliwe kolejne lub powiązane fazy istnienia przedmiotu dostawy, usługi lub roboty budowlanej, w szczególności badanie, rozwój, projektowanie przemysłowe, testowanie, produkcję, transport, używanie, naprawę, modernizację, zmianę, utrzymanie przez okres istnienia, logistykę, szkolenie, zużycie, wyburzenie, wycofanie i usuwanie. Zagadnienie cyklu życia nie może mieć zatem wpływu na usługę, jaką jest odbiór i zagospodarowanie odpadów komunalnych. W związku z przedstawionymi okolicznościami kontrolujący wystąpił do Wójta o wyjaśnienie, dlaczego mając ma uwadze art. 91 ust. 2a ustawy oraz charakter usługi będącej przedmiotem zamówienia określono kryterium ceny na poziomie jedynie 60%. W złożonym wyjaśnieniu wskazał Pan, że zamawiający ustanowił dodatkowe kryterium o wadze 40% z powodu braku możliwości wykazania wszystkich standardów jakościowych odnoszących się do wszystkich istotnych cech przedmiotu zamówienia.

           Obaj wykonawcy, którzy złożyli oferty zaproponowali 30-dniowy termin płatności faktury. W praktyce faktury wystawiane były przez wykonawcę na koniec miesiąca ze wskazaniem 30-dniowego terminu płatności od dnia wystawienia faktury. Opłacane zaś były przez Urząd Gminy w dniu otrzymania faktury lub w następnym dniu roboczym. Jest to kolejny argument o braku rzeczywistej istotności terminu płatności, któremu nadano tak znaczącą wagę kryterium, przekładającą się na stworzenie potencjalnego niebezpieczeństwa wyboru oferty o znacząco wyższej cenie przy braku istotnych korzyści dla zamawiającego, rekompensujących wyższe wydatki. Podsumowując opisany stan faktyczny oraz tezy zawarte w wyjaśnieniu należy podkreślić, że podstawowym celem prowadzenia postępowania o udzielenie udzielenia zamówienia publicznego jest dokonanie wyboru najkorzystniejszej oferty w rozumieniu art. 2 pkt 5 ustawy. Sformułowanie kryteriów oceny ofert, które mogą potencjalnie prowadzić do wyboru oferty istotnie droższej przy braku korzyści adekwatnie rekompensujących potencjalnie wyższe wydatki świadczy o nieprawidłowym przygotowaniu postępowania. Usprawiedliwieniem dla tego stanu nie jest wskazanie w art. 91 ust. 2a ustawy, że zamawiający „może” ukształtować wagę kryterium ceny w dowolny sposób. Zamawiający powinien kształtować kryteria w sposób zapewniający wybór oferty najkorzystniejszej, ustalając inne niż cena kryteria na poziomie odpowiednim do ich rzeczywistej istotności względem wydatków, które będą poniesione na realizację zamówienia. Prawo zamówień publicznych nie znosi obowiązku stosowania art. 44 ust. 3 pkt 1 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów – str. 168-176 protokołu kontroli.

            Kontrolą objęto również przetarg nieograniczony na termomodernizację budynku komunalnego przy ul. Sienkiewicza 3 w Krasnopolu. Kontrola wykazała, że wadium w wysokości 10.000 zł (5,74% wartości zamówienia) zostało ustalone z naruszeniem art. 45 ust. 4 Prawa zamówień publicznych. Z przywołanego przepisu wynika, że zamawiający określa kwotę wadium w wysokości nie większej niż 3% wartości zamówienia; w tym przypadku wadium nie mogło być wyższe niż 5.231 zł. W okazanej dokumentacji brak było udokumentowania, że ogłoszenie o zamówieniu zostało wywieszone na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy Krasnopol, co z kolei powoduje brak możliwości stwierdzenia zachowania wymogu art. 40 ust. 1 Prawa zamówień publicznych, iż zamawiający wszczyna postępowanie w trybie przetargu nieograniczonego zamieszczając ogłoszenie o zamówieniu w miejscu publicznie dostępnym w swojej siedzibie. Wykonawca zobowiązany był do wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy w wysokości 5% wynagrodzenia ofertowego, tj. w kwocie 9.900 zł. Pismem z dnia 25 kwietnia 2018 r. wykonawca wyraził zgodę na zaliczenie kwoty wadium (10.000 zł) na poczet zabezpieczenia (9.900 zł). Pozostała kwota wadium w wysokości 100 zł została zwrócona wykonawcy dopiero 15 maja 2019 r. (rok po zawarciu umowy), razem z kwotą 6.930 zł stanowiącą zwrot 70% zabezpieczenia należytego wykonania umowy. Kwota 100 zł, powinna być zwrócona niezwłocznie po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego, co wynika z art. 46 ust. 1a Prawa zamówień publicznych.

           Z przeprowadzonych czynności nie został sporządzony protokół postępowania o udzielenie przedmiotowego zamówienia, czym naruszono art. 96 ust. 1 Prawa zamówień publicznych. Zasady sporządzania protokołu i jego zakres określa rozporządzenie Ministra Rozwoju z dnia 26 lipca 2016 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz. U. z 2016 r. poz. 1128) – str. 181-187 protokołu kontroli.

           Kolejnym obszarem poddanym kontroli były karty drogowe oraz rozliczenie paliwa w samochodach stanowiących własność gminy – str. 192-198 protokołu kontroli. W obrębie tego zagadnienia stwierdzono nieprawidłowości polegające na:

a) stosowaniu do ustalania stanu paliwa jego zużycia normatywnego, zamiast rzeczywistego; wskazać należy, że przyjęta norma nie służy do ustalania zużycia, a jedynie do weryfikacji prawidłowości poziomu rzeczywistego zużycia paliwa,

b) ustaleniu normy zużycia paliwa dla Volkswagena Caravelle – zarządzeniem Pana Wójta z dnia 28 września 2018 r. – jedynie na podstawie notatki służbowej pracownika o treści W celu ułatwienia rozliczenia zużycia oleju napędowego w samochodzie VW Caravelle (…) norma została ujednolicona i od dnia wydania Zarządzenia będzie ona wynosić 10 l/100km. Do czasu wydania tego zarządzenia norma dla pojazdu była przyjęta na poziomie 8l/100 km, zaś 10l/100 km miało być stosowane tylko do jazdy z przyczepą. Z ustaleń kontroli wynika, że ustalenie w 2018 r. nowej normy (podwyższonej) nastąpiło bez sprawdzenia faktycznego zużycia podczas jazdy czy w oparciu o inne obiektywne dane. Przykładowy sposób ustalenia faktycznego zużycia podano na str. 194 protokołu kontroli,

c) niezamieszczaniu w niektórych kartach drogowych Volkswagena Caravelle szeregu informacji istotnych dla ustalenia i zweryfikowania sposobu jego wykorzystywania, jak np. podpisu osoby wystawiającej kartę drogową, podpisu osoby, która obliczyła wyniki zużycia paliwa, godzin wyjazdu i powrotu; informacji tych brak również w kartach drogowych samochodu Opel Astra, przy czym w jednej z badanych brak również podpisu kierowcy, a ponadto we wszystkich brak jest podpisu osoby, która skontrolowała wyniki. Z kolei w kartach drogowych równiarki brak podpisu osoby, która dokonała kontroli prawidłowości obliczenia wyników oraz godzin wyjazdu i powrotu równiarki,

d) rozliczaniu paliwa w Volkswagenie Caravelle od marca 2018 r. przez pracownika, który nie miał tych zadań powierzonych zakresem czynności. Natomiast w zakresie czynności innego pracownika, nadanym 4 maja 2011 r., jest zapis dotyczący prowadzenia dokumentacji służbowych samochodów osobowych i autobusów szkolnych oraz rozliczanie paliwa do tych samochodów i ich ubezpieczenia,

e) wystawianiu kart drogowych i rozliczaniu paliwa w równiarce przez konserwatora, co nie wynika z jego zakresu czynności.

Kontrola zagadnień związanych ze zwrotem dla rolników podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykazała naruszenie przepisów ustawy z dnia 10 marca 2016 r. o zwrocie podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej (Dz. U. z 2015 r. poz. 1340, ze zm.) oraz aktu wykonawczego – str. 203-205 protokołu kontroli – ponieważ:

a) na siedmiu wnioskach brak było wskazania liczby załączników oraz ich wyspecyfikowania, czego wymaga wzór wniosku określony rozporządzeniem Ministra Rolnictwa i Wsi (w 2018 r. obowiązywało w tym zakresie rozporządzenie z dnia 28 czerwca 2013 r., a obecnie obowiązuje rozporządzenie z dnia 20 grudnia 2018 r. – Dz. U. z 2018 r. poz. 2466),

b) w dwóch przypadkach brak należytego udokumentowania wypłaty na łączną kwotę 85,52 zł z powodu nieczytelnych faktur, co uniemożliwia zweryfikowanie poprawności wypłaty,

c) w jednym przypadku zawyżono wypłatę o kwotę 119,79 zł – na podstawie faktury z 12 stycznia 2018 r. do obliczenia ilości paliwa przyjęto 162,62 litry, podczas gdy wartość ta była ceną, na która opiewała faktura, a nie ilością litrów paliwa zakupionego na jej podstawie. Zwrotu dokonano zatem za nierzetelnie ustaloną (zawyżoną) liczbę litrów oleju.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania lub błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy, a także niewłaściwego funkcjonowania kontroli zarządczej.

           Organem wykonawczym gminy wiejskiej jest Wójt, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowywania projektów uchwał Rady Gminy, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym).Wójt jako organ wykonawczy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, działającego w strukturze organizacyjnej wskazanej w protokole kontroli, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Wójcie – kierowniku jednostki – zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych oraz pracownikach, którym powierzono obowiązki w zakresie gospodarki finansowej.

           Wójt jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 Ordynacji podatkowej.

           Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości spoczywały na Skarbniku Gminy, stosownie do przepisów art. 54 ustawy o finansach publicznych.

           Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Określenie zatrudnienia Zastępcy Wójta w sposób, który:

a) zapewni wyeliminowanie przypadków dwukrotnego wynagradzania tego pracownika za ten sam czas pracy, powstających w następstwie formalnego pełnienia w tym samym czasie odrębnych obowiązków wynikających z dwóch stosunków pracy,

b) usunie możliwość wykonywania przez tego pracownika – podczas nieobecności Pana Wójta – funkcji przełożonego osób, wobec których jest podległy służbowo z innych stosunków pracy.

2. Wystąpienie do Zastępcy Wójta o zwrot kwoty 6.500 zł odpowiadającej dodatkowi funkcyjnemu wypłaconemu za okres od 1 czerwca 2016 r. do 30 czerwca 2018 r. w wysokości przekraczającej maksymalną, określoną przepisami prawa powszechnie obowiązującego.

3. W zakresie organizacji i funkcjonowania kontroli zarządczej:

a) wyeliminowanie sprzeczności między postanowieniami procedur wewnętrznych a stosowaną praktyką w zakresie prowadzenia audytu,

b) zapewnienie przestrzegania przyjętych procedur w zakresie przeprowadzania identyfikacji i oceny ryzyka oraz określenia metody przeciwdziałaniu ryzyku,

c) wyeliminowanie sytuacji, w której – w wyniku korzystania z urlopów wypoczynkowych – formalnie w Urzędzie Gminy nie ma żadnego pracownika upoważnionego do kierowania jego pracą.

4. Zobowiązanie Skarbnika Gminy do wyeliminowania nieprawidłowości i uchybień w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, poprzez:

a) zapewnienie kolejnej numeracji zapisów dziennika w roku obrotowym,

b) zawieranie w treści zapisu księgowego należytego opisu ewidencjonowanej operacji,

c) zapewnienie możliwości wygenerowania danych dotyczących operacji na poszczególnych kontach księgi głównej ze wskazaniem konta przeciwstawnego,

d) prowadzenie ewidencji analitycznej do konta 800 w sposób umożliwiający ustalenie przyczyn zwiększeń i zmniejszeń funduszu jednostki na potrzeby sporządzenia zestawienia zmian w funduszu jednostki,

e) zaniechanie prowadzenia w ramach konta 130 subkont skutkujących finalnie jedynie zawyżaniem obrotów tego konta, w wyniku konieczności zamykania tych subkont na koniec roku dodatkowymi zapisami,

f) zaniechanie pomniejszania dochodów budżetu danego roku o kwoty otrzymanych w tym roku dotacji z budżetu państwa, które zostały zwrócone po 31 stycznia następnego roku; dokonywanie tego rodzaju zwrotów w formie wydatków budżetu następnego roku,

g) zaniechanie księgowania należności od urzędu skarbowego z tytułu centralnego rozliczenia podatku VAT jednocześnie jako zobowiązań Urzędu Gminy, mając na uwadze powstawanie w ten sposób w księgach nierealnych zobowiązań,

h) księgowanie odpisów aktualizujących należności zgodnie z uwagami zawartymi w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia.

5. Zaniechanie ujmowania w budżecie gminy po stronie dochodów i wydatków takich środków, które gmina ma jedynie przekazać partnerowi wskazanemu w umowie zawartej z instytucją finansującą.

6. W zakresie sprawozdawczości:

a) ustalanie kwoty dochodów otrzymanych w sprawozdaniu Rb-27S w sposób wskazany w części opisowej wystąpienia i protokole kontroli,

b) wykazywanie w sprawozdaniu Rb-N należności wynikających z nadpłaty VAT w wierszu N5.3.

7. W zakresie najmu lokali mieszkalnych:

a) zawieranie umów najmu lokali socjalnych na czas oznaczony,

b) przestrzeganie trzymiesięcznego okresu wypowiedzenia dotychczasowego czynszu w przypadku jego podwyższania, jak tego wymaga art. 8a ust. 2 ustawy o ochronie praw lokatorów…,

c) podwyższanie stawki bazowej czynszu o wskaźnik inflacji, jak zobowiązała Pana do tego Rada Gminy wieloletnim programem gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy; ewentualnie wystąpienie do Rady o usunięcie z programu tego obowiązku,

d) prawidłowe ustalenie stawek czynszu w umowach najmu lokali wskazanych w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia; rozliczenie z najemcami tych lokali kwoty 1.353,54 zł, odpowiadającej łącznemu zawyżeniu czynszu pobranego przez gminę na podstawie tych umów.

8. W zakresie najmu i dzierżawy lokali użytkowych:

a) sporządzane i upubliczniane wykazów nieruchomości przeznaczonych do najmu i dzierżawy w trybie art. 35 ustawy o gospodarce nieruchomościami,

b) każdorazowe występowanie do Rady Gminy o wyrażenie zgody na zawarcie umowy na czas oznaczony do 3 lat w sytuacji, gdy po umowie zawartej na czas oznaczony do 3 lat strony zawierają kolejne umowy, których przedmiotem jest ta sama nieruchomość.

9. Wyeliminowanie nieprawidłowości w zakresie zbywania nieruchomości, poprzez:

a) podawanie w ogłoszeniu o przetargu na zbycie nieruchomości rzetelnych danych dotyczących powierzchni zbywanych nieruchomości,

b) pisemne powiadamianie wyłonionego w drodze przetargu nabywcy nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży,

c) zaniechanie podawania w treści protokołu z przetargu wysokości postąpienia w sytuacji gdy przetarg zakończył się wynikiem negatywnym, ponieważ nikt do niego nie przystąpił,

d) podawanie w ogłoszeniu o przetargu rzetelnych informacji w zakresie obowiązku doliczenia do ceny nabycia podatku VAT lub braku takiego obowiązku,

e) ustalanie terminu wniesienia wadium w taki sposób, aby umożliwiał komisji przetargowej stwierdzenie nie później niż 3 dni przed przetargiem, że dokonano jego wniesienia,

f) prawidłowe ustalanie wysokości minimalnego postąpienia. tj. po zaokrągleniu w górę do pełnych dziesiątek złotych,

g) zaprzestanie obciążania nabywców opłatami mającymi stanowić refundację poniesionych przez gminę kosztów wyceny nieruchomości,

h) dokonanie wskazanemu w protokole kontroli nabywcy garażu zwrotu kwoty 450 zł wniesionej tytułem opłaty za wycenę garażu, zaś nabywcy działki w Czerwonym Krzyżu kwoty 300 zł z analogicznego tytułu.

10. Ustalanie opłat za zajęcie pasa drogowego z uwzględnieniem art. 40 ust. 10 ustawy o drogach publicznych. Podjęcie działań w celu zmiany decyzji zawierających błędnie ustalone opłaty za umieszczenie w pasie drogowym urządzeń zajmujących powierzchnię mniejszą niż 1 m².

11. Dostosowanie programu komputerowego obsługującego ewidencję podatkową nieruchomości do wymogów określonych w przepisach rozporządzenia przywołanego w części opisowej wystąpienia oraz właściwe prowadzenie ewidencji podatkowej.

12. Podjęcie niezbędnych działań wskazanych w wystąpieniu pokontrolnym, mających na celu ustalenie kręgu spadkobierców, w przypadku podatników, którym nie doręczono decyzji ustalających wysokość zobowiązania podatkowego. 

13. Zachowanie prawidłowości opodatkowania podatkami lokalnymi, w szczególności w zakresie zgodności z danymi z ewidencji gruntów i budynków oraz składanymi informacjami/deklaracjami, a także przestrzeganie w tym zakresie aktualnie obowiązujących przepisów. 

14. Podjęcie działań zmierzających do efektywnej realizacji dochodów z tytułu podatku od środków transportowych, realizując postulaty zawarte w części opisowej wystąpienia pokontrolnego i protokole kontroli.

15. Prowadzenie kompletnych i skutecznych czynności sprawdzających, w oparciu o wskazane przepisy Ordynacji podatkowej, w celu zapewnienia powszechności i prawidłowości realizacji dochodów z tytułu podatków i opłat lokalnych.

16. Prawidłowe i rzetelne sporządzanie deklaracji gminnych na podatek leśny i od nieruchomości; podjęcie czynności weryfikujących wobec deklaracji na lata 2016-2017.

17. Zachowanie prawidłowości poboru opłaty skarbowej od wydanych wypisów i wyrysów z planu zagospodarowania przestrzennego.

18. Rozważenie zasadności dyscyplinowania podatników w zakresie powszechności i terminowego składania deklaracji podatkowych oraz terminowej wpłaty podatków poprzez wystąpienie do właściwego urzędu skarbowego z wnioskiem o ukaranie podatników.

19. Prowadzenie pełnych, terminowych i systematycznych działań windykacyjnych w stosunku do podatników, na których ciążą zaległości podatkowe, mając na względzie przepisy ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji i aktów wykonawczych.

20. Prawidłowe klasyfikowanie dochodów i wydatków budżetu, z uwzględnieniem uwag zawartych w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia.

21. Przestrzeganie obowiązku wykorzystywania przez Pana Wójta urlopu wypoczynkowego w terminie wynikającym z przepisów Kodeksu pracy podanych w części opisowej wystąpienia.

22. Zapewnienie sprawdzalności wypłacanego Panu Wójtowi ryczałtu za używanie samochodu prywatnego w jazdach lokalnych. W tym celu w szczególności przechowywanie wszystkich poleceń wyjazdu służbowego Pana Wójta oraz podawanie w ich treści godzin rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej.

23. Dokonywanie wyboru wykonawców dostaw oleju opałowego oraz paliwa do samochodów w postępowaniach zorganizowanych w sposób zapewniający oszczędne i efektywne wydatkowanie środków publicznych. W tym celu:

a) opieranie przyjętych warunków ustalania ceny oferowanej przez wykonawców o ceny producentów paliw, stanowiące obiektywny odnośnik przy wyborze najkorzystniejszej oferty oraz przy późniejszym weryfikowaniu przestrzegania zaoferowanych warunków w poszczególnych dostawach,

b) zaprzestanie wskazywania rabatu jako odrębnego obok ceny kryterium oceny ofert, mając na uwadze, że rabat stanowi element kształtujący cenę,

c) określanie wagi poszczególnych kryteriów, jeżeli przewidywane jest dodatkowe obok ceny kryterium wyboru oferty.

24. Rzetelne dokumentowanie wykonania usługi żwirowania dróg, w tym w zakresie jakości wykonanych prac, mając na uwadze możliwość zweryfikowania ilości dostarczonego żwiru oraz potwierdzenia ewentualnych uwag zamawiającego co do sposobu wykonania zamówienia, jeżeli – jak wynika ze złożonych wyjaśnień – miały one być powodem niezapraszania najtańszego wykonawcy do złożenia oferty w kolejnym zapytaniu ofertowym na takie samo zadanie.

25. W zakresie stosowania przepisów Prawa zamówień publicznych:

a) dołożenie większej staranności przy opracowywaniu wzoru punktowania ofert w specyfikacji istotnych warunków zamówienia,

b) ustalanie kryteriów oceny ofert w sposób zapewniający wybór oferty rzeczywiście najkorzystniejszej w rozumieniu przepisów Prawa zamówień publicznych, czego warunkiem jest adekwatne do istotności określenie wagi kryterium ceny i innych przyjętych kryteriów oceny ofert. Uwzględnienie przy określaniu kryteriów oceny ofert, że przepisy Prawa zamówień publicznych nie nakazują ustalania we wszystkich postępowaniach innych kryteriów oceny ofert oprócz ceny, jak również nie ograniczają wagi kryterium ceny do maksymalnie 60%, zaś oczekiwany przez zamawiającego sposób wykonywania zamówienia może być sformułowany jako jeden z warunków zamówienia, który musi spełnić wykonawca,

c) ustalanie wysokości wadium w wysokości nie większej niż 3% wartości zamówienia,

d) dokumentowanie wywieszenia ogłoszenia o zamówieniu w miejscu publicznie dostępnym w swojej siedzibie,

e) dokonywanie zwrotu wadium niezaliczonego na poczet zabezpieczenia należytego wykonania umowy niezwłocznie po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego,

f) sporządzanie protokołu postępowania dla każdego postępowania o udzielenie zamówienia.

26. W zakresie prowadzenia kart drogowych i rozliczania paliwa:

a) ustalanie rzeczywistego zużycia paliwa w pojazdach, tj. w oparciu o liczbę przejechanych kilometrów od czasu ostatniego tankowania a następnie porównywanie ustalonego w ten sposób zużycia z przyjęta normą i podejmowanie ewentualnych czynności wyjaśniających różnice,

b) wprowadzanie norm zużycia paliwa w pojazdach gminnych, które zostały ustalone w udokumentowany sposób; wykorzystanie w tym zakresie uwag zawartych w protokole kontroli,

c) zamieszczanie w kartach drogowych wszystkich informacji istotnych dla ustalenia i zweryfikowania sposobu wykorzystywania pojazdów, wymienionych w części opisowej wystąpienia i protokole kontroli,

d) zapewnienie aby obowiązki w tym zakresie wykonywali wyłącznie pracownicy, którym powierzono je pisemnymi zakresami czynności.

27. W zakresie zwrotu dla rolników podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego:

a) przyjmowanie wniosków wypełnionych zgodnie z wzorem wniosku określonym rozporządzeniem Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi,

b) zapewnienie czytelności dokumentów stanowiących podstawę zwrotu podatku akcyzowego przez okres ich przechowywania,

c) zobowiązanie odpowiedzialnego pracownika do dołożenia większej staranności przy ustalaniu ilości zakupionego paliwa wynikającego z przedłożonych faktur,

d) dokonanie zwrotu do Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego kwoty 119,79 zł odpowiadającej środkom bezpodstawnie wypłaconym rolnikowi tytułem zwrotu podatku akcyzowego; dokonanie zmiany decyzji i wystąpienie do rolnika o zwrócenie tej kwoty.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

      Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

 w Białymstoku