Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Szkole Podstawowej w Krasnopolu

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

Zespół w Suwałkach

           Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 11 czerwca 2019 roku (znak: RIO.V.6002-1/19), o treści jak niżej:

Pani

Alicja Wysocka

Dyrektor

Szkoły Podstawowej w Krasnopolu

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej Szkoły Podstawowej w Krasnopolu za 2018 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 561, ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Suwałkach, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto zagadnienia organizacyjne, funkcjonowanie kontroli zarządczej, księgowość i sprawozdawczość, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, plan finansowy i jego wykonanie, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2018 r. poz. 967, ze zm.), gospodarkę składnikami majątku, inwentaryzację, rozliczenia z budżetem gminy.

           W obrębie zagadnień dotyczących kontroli zarządczej ustalono, że zgodnie z postanowieniami § 13 pkt 1 regulaminu kontroli zarządczej kwestionariusze samooceny za 2018 r. wypełnili: Pani Dyrektor, czterech nauczycieli, zaopatrzeniowiec oraz sekretarka. Oświadczenia takiego nie złożyła wicedyrektor Szkoły oraz główny księgowy, co jest sprzeczne z postanowieniami regulaminu, według których raz w roku, w terminach ustalonych przez dyrektora szkoły, osoby kierujące komórkami organizacyjnymi oraz wyznaczeni pracownicy dokonują samooceny systemu kontroli zarządczej poprzez wypełnienie kwestionariusza samooceny. Wskazać należy, że zalecanym rozwiązaniem jest objęcie samooceną całej jednostki, na co wskazują zasady określone załącznikiem do komunikatu Nr 3 Ministra Finansów z dnia 16 lutego 2011 r. w sprawie szczegółowych wytycznych w zakresie samooceny kontroli zarządczej dla jednostek sektora finansów publicznych (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 2, poz. 11) – str. 11-12 protokołu kontroli.

           Analiza uregulowań wewnętrznych mających związek z gospodarką finansową Szkoły wykazała, że według instrukcji w sprawie ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania, wprowadzonej zarządzeniem z dnia 29 grudnia 2017 r., do druków ścisłego zarachowania zalicza się: czeki gotówkowe, kwitariusze przychodowe, kasa przyjmie KP, kasa wypłaci KW, arkusze spisu z natury, karty drogowe, nota księgowa (zewnętrzna), rachunek. Ustalono, że w praktyce ewidencja druków nie obejmuje kart drogowych, not księgowych (zewnętrznych) i rachunków. Zatem postanowienia Instrukcji nie są dostosowane do faktycznych potrzeb jednostki. W instrukcji wskazano też, że pracownikiem odpowiedzialnym za prawidłową gospodarkę, ewidencję i zabezpieczenie druków ścisłego zarachowania jest pracownik wyznaczony przez kierownika jednostki. Ewidencję w praktyce prowadzi starsza księgowa, która jest jednocześnie kasjerem. Prowadzenie ewidencji nie zostało powierzone pracownikowi zakresem czynności. Nie stwierdzono też, aby innym pracownikom przypisano formalnie taki obowiązek. W przypadku druków służących dokumentowaniu operacji kasowych prowadzenie ich ewidencji przez kasjera prowadzi do sytuacji nieakceptowalnej z punktu widzenia standardów kontroli zarządczej – standard C.14. „Szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych” w zakresie podziału obowiązków, określony komunikatem Nr 23 Ministra Finansów z 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 15, poz. 84) – gdyż ta sama osoba prowadzi ewidencję ich przychodu i wydania oraz dokonuje za ich pomocą operacji. Jest to sprzeczne z ogólną zasadą rozgraniczania funkcji dyspozycyjnych od wykonawczych – str. 31 protokołu kontroli.

Ustalenia kontroli wskazują na zasadność zwrócenia Pani uwagi na stan przepisów wewnętrznych w zakresie ewidencji rzeczowych składników aktywów obrotowych (materiałów), albowiem wykazują one rozbieżność z faktycznie stosowaną praktyką. Przyjęte zasady wyceny aktywów i pasywów przewidują, że zapasy obejmują materiały, zaś jednostka prowadzi ewidencję ilościowo-wartościową materiałów o wartości nie niższej niż 500 zł i ilościową o wartości nie niższej niż 300 zł. W praktyce wszystkie zakupione artykuły żywnościowe ewidencjonowane są na koncie 310 „Materiały” i ujmowane w ewidencji ilościowo-wartościowej, bez względu na wartość. Zauważenia wymaga, że przywołany zapis mający ustalać zasady ewidencji materiałów posługuje się kwotami analogicznymi jak w przypadku przytoczonych w protokole kontroli zasad ewidencji pozostałych środków trwałych. Sugeruje to, że przyjęte przepisy wewnętrzne w zakresie materiałów mogą stanowić jedynie pozbawione głębszej analizy (niedopasowane do faktycznych potrzeb jednostki) powielenie zasad, które wyznaczają sposób obejmowania ewidencją aktywów trwałych – str. 59-62 protokołu kontroli.

W kwestii wyposażenia kontrolowanej jednostki w majątek stwierdzono, że Szkoła włada nieruchomością gruntową zabudowaną budynkami szkolnymi wraz z infrastrukturą towarzyszącą. Zgodnie z art. 43 ust. 1 w zw. z art. 4 pkt 10 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2018 r. poz. 2204, ze zm.) formą prawną władania nieruchomościami przez jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej jest trwały zarząd. Ustanawiany jest on w drodze decyzji, której elementy określa art. 45 ust. 2 przywołanej ustawy. Nie stwierdzono decyzji Wójta Gminy Krasnopol ustanawiającej trwały zarząd nieruchomościami na rzecz Szkoły. Mimo tego w księgach rachunkowych Szkoły ujęta była wartość budynków szkolnych (bez wartości gruntu, na którym budynki te są posadowione), co nie miało uzasadnienia w świetle przepisów § 2 pkt 5 rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2017 r. poz. 1911, ze zm.). W następstwie ustaleń kontroli, w dniu 15 kwietnia 2019 r. wystąpiła Pani do Wójta z wnioskiem o ustanowienie trwałego zarządu. W dniu 10 maja 2019 r. Wójt Gminy Krasnopol wydał decyzję ustanawiającą trwały zarząd nieruchomościami, którymi Szkoła faktycznie włada – str. 2-3 protokołu kontroli.

           Ustalono, że główny księgowy Szkoły jest zatrudniony od 25 października 2017 r. w wymiarze 40 godzin tygodniowo, poprzez przeniesienie w ramach porozumienia ze stanowiska głównego księgowego GOPS, gdzie był zatrudniony na ½ etatu. W porozumieniu z GOPS wskazano, że szczegółowe warunki pracy i płacy zostaną określone pomiędzy Szkołą Podstawową a pracownikiem. Wynagrodzenie głównego księgowego ustaliła Pani jak dla wymiaru pełnego etatu, natomiast inne warunki pracy, o których była mowa w porozumieniu, nie zostały ustalone z pracownikiem. Przy przeniesieniu pracownika zmienione zostało zaś nie tylko jego wynagrodzenie, lecz także wymiar jego czasu pracy z ½ etatu na cały etat, tj. 40 godzin tygodniowo – wbrew porozumieniu zmiana wymiaru etatu nie została w żaden sposób określona pomiędzy Szkołą a pracownikiem. Jeżeli wolą nowego pracodawcy było zwiększenie wymiaru czasu pracy pracownika (za jego zgodą), to należało dokonać tej zmiany poprzez stosowną zmianę umowy w zakresie warunków pracy. Zgodnie z art. 42 § 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2018 r. poz. 917, ze zm.) wypowiedzenie warunków pracy lub płacy uważa się za dokonane, jeżeli pracownikowi zaproponowano na piśmie nowe warunki – str. 4-6 protokołu kontroli. W złożonym w tej sprawie wyjaśnieniu wskazała Pani m.in., że (…) zobowiązuję się do niezwłocznego ustalenia sposobu zmiany a co za tym idzie niezwłocznej korekty wymiaru czasu pracy z ½ etatu na pełny etat poprzez porozumienie zmieniające warunki pracy.

           Badając poprawność prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym dokonywanych w nich zapisów oraz dowodów stanowiących ich podstawę, w świetle przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2019 r. poz. 351, ze zm.) oraz rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2017 r. poz. 1911, ze zm.), stwierdzono, że:

a) dane zawarte w zapisach księgowych nie zawierają informacji pozwalającej na ustalenie osoby odpowiedzialnej za treść zapisu, co narusza art. 14 ust. 4 ustawy – str. 15-16 protokołu kontroli,

b) dziennik zawiera kolejną numerację dla dowodów księgowych, nie zaś dla zapisów dokonanych na ich podstawie, co narusza art. 14 ust. 2 ustawy, według którego zapisy w dzienniku muszą być kolejno numerowane. Również z art. 14 ust. 4 ustawy wynika, że przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera każdy zapis księgowy powinien posiadać automatycznie nadany numer pozycji, pod którą został wprowadzony do dziennika. W przytoczonym w protokole kontroli wyjaśnieniu główny księgowy wskazuje na brak możliwości wprowadzenia innej numeracji w dzienniku. Świadczy to albo o wadzie posiadanego programu w świetle wymogów ustawy o rachunkowości albo o braku umiejętności obsługi jego funkcji – str. 16-17 protokołu kontroli,

c) większość zapisów księgowych posiada opis operacji ograniczający się jedynie do skrótu odnoszącego się do rodzaju dowodu księgowego będącego podstawą zapisu (np. „wb”, „PK”), co nie pozwala na ustalenie treści danej operacji. Stosownie do przepisów art. 23 ust. 2 pkt 2 i 3 ustawy zapis księgowy powinien zawierać, oprócz określenia rodzaju i numeru identyfikacyjnego dowodu stanowiącego jego podstawę (np. „wb nr 25”), także zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji gospodarczej – str. 17 protokołu kontroli,

d) nieprawidłowo księgowano wynagrodzenie płatnika z tytułu terminowego wpłacenia podatku dochodowego, rozliczane w formie zmniejszenia przelewu (wydatku) na rzecz urzędu skarbowego. Potrącone wynagrodzenie płatnika traktowane było jako dochód uzyskany w par. 0970 „Wpływy z różnych dochodów” i jako wydatek w par. 4010 „Wynagrodzenia osobowe pracowników” oraz wykazywane odpowiednio w sprawozdaniu Rb-27S o dochodach i Rb-28S o wydatkach. W 2018 r. ujęto dochody i wydatki z tego tytułu na kwotę 564 zł. W celu zaksięgowania rzekomych dochodów i wydatków z tego tytułu jednostka dokonywała na koncie 130 „Rachunek bieżący jednostki” zapisów niemających odzwierciedlenia w danych wyciągu bankowego, wbrew zasadom funkcjonowania konta 130. Jako dochody i wydatki na koncie 130 były wykazywane kwoty, które faktycznie nie wpływały ani nie wypływały z rachunku bankowego jednostki. Brak przelewów do i od podmiotu, który przyznaje wynagrodzenie, powoduje, że nie ma podstaw do wykazywania dochodów i wydatków budżetowych związanych z tymi operacjami. Pozostaje to wbrew zasadzie kasowego ustalania wyniku budżetu, wyrażonej w art. 40 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2017 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 2077, ze zm.) i § 5 rozporządzenia. Ustalono, że od 2019 r. nie ewidencjonuje się operacji związanych z przyznanym jednostce wynagrodzeniem płatnika podatku dochodowego jako dochodu i wydatku jednostki – str. 18-19 protokołu kontroli,

e) na koncie 130 prowadzono ewidencję niezgodnie z zasadami funkcjonowania tego konta określonymi w załączniku nr 3 do rozporządzenia, co skutkowało wykazaniem obrotów wyższych od zrealizowanych przez Szkołę dochodów i wydatków budżetowych. Przyczyną takiego stanu rzeczy było księgowanie zasilenia rachunku w środki na wydatki Szkoły (130/1), przelewu środków na wydatki dotyczące zakupu podręczników (130/2) oraz wpływów z opłat (130/3) na innych subkontach niż służące do ewidencji zrealizowanych dochodów i wydatków budżetu. W efekcie na koniec 2018 r. dla zamknięcia tych subkont, prowadzonych w ramach konta 130, niezbędne było przeksięgowanie na podstawie dowodu PK kwoty 148.048,62 zł z konta 130/3 na konto 130D oraz kwoty 3.621.890,76 zł z kont 130/1 i 130/2 na konto 130W. W efekcie obroty strony Wn i Ma konta 130 (zbiorczo) stanowiły 7.920.683,84 zł, podczas gdy zrealizowane dochody Szkoły wynosiły 148.048,62 zł, a wydatki 3.621.890,76 zł, co świadczy o sztucznym zawyżeniu obrotów, które powstało z konieczności zamykania na koniec roku każdego z subkont dodatkowymi zapisami, niemającymi treści ekonomicznej. Ponadto wskazany powyżej podział konta 130 na subkonta wykraczał poza wymagany rozporządzeniem podział na subkonta dochodów i wydatków – str. 27-28 protokołu kontroli,

f) w dniu 7 grudnia 2018 r. Szkoła – jako realizator projektu Nr 2 „Przedszkolaki poznają świat przyrody, tradycji i życia mieszkańców Suwalszczyzny z TIK – podniesienie jakości edukacji przedszkolnej poprzez rozwój kompetencji kluczowych przedszkolaków w Gminie Krasnopol” współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach RPO Województwa Podlaskiego na lata 2014-2020 (umowa zawarta w dniu 7 września 2018 r, pomiędzy Województwem Podlaskim a gminą Krasnopol) – przekazała Fundacji (partner projektu) kwotę 112.652,13 zł ujmując ją jako wydatek budżetowy. Środki na ten cel zostały przekazane Szkole z budżetu gminy jako środki na wydatki. W myśl zawartych umów, okazanych w trakcie kontroli, podział kwot dla realizatora i partnera projektu dokonany został na poziomie gminy, czyli lidera projektu, który podpisał umowę. W związku z tym Szkoła powinna otrzymać tylko kwotę przeznaczoną na jej wydatki, zaś środki dla partnera powinny zostać przekazane przez Wójta Gminy Krasnopol. Kwestie związane z przekazaniem środków projektu (w tym zasadnością traktowania ich jako wydatków budżetu) zostaną uwzględnione podczas kompleksowej kontroli gminy Krasnopol – str. 20-23 protokołu kontroli,

g) wpłaty za żywienie przyjmowane są na kwitariusze przychodowe przez zaopatrzeniowca, a następnie gotówka przekazywana jest kasjerowi, który wystawia dowód KP „Kasa przyjmie” służący do ujęcia przychodu gotówki do kasy. Do KP podłączane są kopie kwitariuszy przychodowych dotyczące przyjętych wpłat. Dowody KP nie zawierały danych osoby, od której przyjęto gotówkę do kasy, co narusza art. 21 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym dowód księgowy powinien zawierać co najmniej określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej, z także § 19 pkt 4 obowiązującej w Szkole instrukcji kasowej – str. 30 protokołu kontroli,

h) nie wszystkie dowody księgowe będące podstawą przychodu i rozchodu gotówki w kasie były powiązane z raportem kasowym poprzez nadanie im pozycji z raportu kasowego. Pozycją i numerem raportu kasowego opatrywane były jedynie dowody przychodowe (KP). Dowody rozchodu (bankowy dowód wpłaty, faktura, rozliczenie kosztów podróży) nie posiadały tych danych. Narusza to § 16 pkt 1 instrukcji kasowej, według którego zrealizowane rozchodowe dowody kasowe powinny być oznaczone przez podanie na nich daty, numeru i pozycji raportu kasowego, w którym objęte nimi wypłaty zostały zaewidencjonowane – str. 30-31 protokołu kontroli,

i) w ewidencji analitycznej środków trwałych, prowadzonej do konta 011 „Środki trwałe” w formie księgi środków trwałych, dokonywano zapisów w sposób nietrwały (ołówkiem), czym naruszono art. 23 ust. 1 ustawy – str. 59-60 protokołu kontroli,

j) wbrew wymaganiom określonym dokumentacją opisującą przyjęte zasady rachunkowości, do konta 310 nie prowadzono ewidencji ilościowo-wartościowej oleju opałowego – str. 61-62 protokołu kontroli.

           Kontrola sprawozdawczości wykazała, że w sprawozdaniu Rb-27S za 2018 r. w kolumnie „należności pozostałe do zapłaty” nie została uwidoczniona kwota należności wynosząca 59,40 zł, ujęta na koncie Wn 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”. Należności dotyczyły nie zwróconych do końca roku kwot wydatków poniesionych na rzecz dwóch wydawnictw za zakup podręczników, objętych fakturami korygującymi. W związku z tym, że w 2019 r. wpływ tych środków stanowić będzie dochód budżetu, należności na koniec 2018 r. powinny zostać zaliczone do należności z tytułu dochodów budżetowych oraz wykazane w sprawozdaniu Rb-27S na podstawie § 3 ust. 1 pkt 2 załącznika nr 36 do rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 9 stycznia 2018 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2018 r. poz. 109, ze zm.).

Kwoty 59,40 zł nie wykazano też w sprawozdaniu Rb-N o stanie należności i wybranych aktywów finansowych według stanu na koniec IV kwartału 2018 r. Zgodnie z § 13 ust. 1 pkt 6 załącznika nr 9 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1773) powinna być ona wykazana w wierszu N5. „pozostałe należności” – str. 24-25 protokołu kontroli.

           W odniesieniu do wymienionych należności stwierdzono brak działań w celu ich wyegzekwowania, co jest istotne ze względu na fakt braku terminu płatności na fakturach korygujących. W złożonym wyjaśnieniu główny księgowy wskazał, że w dniu 21 maja 2019 r. (w trakcie kontroli) zostały wysłane do kontrahentów pisma w sprawie potwierdzenia sald, z terminem 14 dni na odpowiedź oraz wskazaniem, że w przypadku braku wpłaty zostanie wysłane wezwanie do zapłaty i podjęte działania egzekucyjne. W tym miejscu należy też podkreślić uchybienie przez kontrolowaną jednostkę na koniec 2018 r. obowiązkowi zinwentaryzowania tych należności w drodze potwierdzenia salda z kontrahentami. Należności od wydawnictw, wbrew art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości, zostały zinwentaryzowane drogą weryfikacji salda – str. 32-33 i 34 protokołu kontroli.

           W zakresie realizacji obowiązków inwentaryzacyjnych ustalono również, że w wyniku rozliczenia inwentaryzacji przeprowadzonej na dzień 31 grudnia 2018 r. wystąpiła różnica inwentaryzacyjna (nadwyżka 0,22 zł) w zakresie stanu faktycznego artykułów żywnościowych w magazynie względem stanu ewidencyjnego wynikającego z ksiąg. Komisja po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego ustaliła, że powstała różnica w magazynie żywnościowym spowodowana była tym, że magazyn żywności wydaje zakupione artykuły częściami, których wartość zaokrąglana jest do pełnych groszy. W protokole znalazł się zapis: Zdaniem Komisji Inwentaryzacyjnej stwierdzone niedobory (nadwyżki) należy zakwalifikować jako: a) niezawinione i spisać w ciężar strat nadzwyczajnych. Mimo tego różnica 0,22 zł nie została rozliczona w księgach, czym naruszono art. 27 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Ponadto nadwyżkę w wysokości 0,22 zł należało zaliczyć do pozostałych przychodów operacyjnych, a nie – jak wskazała komisja – spisać w ciężar strat nadzwyczajnych. Pod datą 31 grudnia 2018 r. kwotę 0,22 zł należało zaksięgować Wn 310 „Materiały” – Ma 760 „Pozostałe przychody operacyjne” – str. 64-65 protokołu kontroli.

Inwentaryzacją na dzień 31 grudnia 2018 r. objęto olej opałowy oraz artykuły żywnościowe w magazynie. W arkuszach spisowych jako osoba materialnie odpowiedzialna została wskazana i podpisała się pod arkuszem Pani Dyrektor. Nie został spełniony obowiązek złożenia stosownego oświadczenia przed rozpoczęciem spisu oraz po inwentaryzacji. W § 13 instrukcji inwentaryzacyjnej wskazano, że: „Przed rozpoczęciem spisu osoba odpowiedzialna materialnie za inwentaryzowane składniki mienia składa oświadczenie”. Instrukcja nie określa, jaka miałaby być treść takiego oświadczenia. Na stosowanie w jednostce dokumentu w postaci oświadczenia osoby materialnie odpowiedzialnej wskazuje również § 16 instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dowodów finansowo-księgowych. Zasady uregulowane w części II instrukcji dotyczącej gospodarki majątkiem trwałym, inwentaryzacji majątku oraz odpowiedzialności za powierzone mienie przewidują, że odpowiedzialność za należyte zabezpieczenie majątku ponosi pracownik wyznaczony przez kierownika jednostki, na którym ciąży również obowiązek nadzoru nad właściwą eksploatacją majątku i zabezpieczeniem go przed kradzieżą i zniszczeniem. Odpowiedzialność za właściwą eksploatację i ochronę składników majątkowych w czasie godzin pracy ponoszą pracownicy, których pieczy składniki te powierzono w związku z zajmowanym stanowiskiem.

Osobą prowadzącą magazyn żywnościowy (zgodnie z zakresem czynności) i mającą do niego wyłączny dostęp jest zaopatrzeniowiec. Pomimo to nie zostało od tego pracownika przyjęte oświadczenie o odpowiedzialności za powierzone mienie. W świetle przywołanych wyżej przepisów wewnętrznych to ten pracownik powinien być wymieniony w arkuszach spisowych jako osoba odpowiedzialna, a nie Pani Dyrektor – nie sprawuje Pani bowiem bezpośredniej pieczy nad magazynem. W wyniku kontroli, w dniu 9 maja 2019 r. powierzyła Pani formalnie zaopatrzeniowcowi odpowiedzialność materialną za powierzone mienie; stosowny dokument został dołączony do akt pracownika – str. 63-64 protokołu kontroli.

           W obrębie zagadnień dotyczących prowadzenia stołówki szkolnej stwierdzono brak udokumentowania, aby odpłatność za obiady w stołówce ustalona przez Panią Dyrektor miała swoje umocowanie w porozumieniu z organem prowadzącym. Wskazuje to na naruszenie art. 106 ust. 3 ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe (Dz. U. z 2018 r. poz. 996, ze zm.). W dniu 13 maja 2019 r. okazała Pani kontrolującemu pismo skierowane do Wójta Gminy Krasnopol z wnioskiem o zaakceptowanie stawek za wyżywienie w szkole – str. 39-40 protokołu kontroli.

           Analiza wydatków poniesionych w 2018 r. na wynagrodzenia nauczycieli, uwzględnionych przy opracowywaniu sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego w gminie Krasnopol, wykazała, że nagroda przyznana przez Podlaskiego Kuratora Oświaty nauczycielowi dyplomowanemu w wysokości 3.000 zł na podstawie art. 49 ust. 1 pkt 2 Karty Nauczyciela została uwzględniona w kwocie wydatków poniesionych w 2018 r. przyjętych do analizy osiągania średnich wynagrodzeń nauczycieli. Nagroda ta nie została sfinansowana przez organ prowadzący szkołę, zatem nie powinna mieć wpływu na ocenę osiągania na terenie gminy średnich wynagrodzeń nauczycieli. W efekcie dodatnia różnica między wydatkami faktycznie poniesionymi przez gminę Krasnopol w 2018 r. na wynagrodzenia nauczycieli dyplomowanych a iloczynem średniorocznej liczby etatów i średnich wynagrodzeń powinna być niższa o 3.000 zł i wynosić (+) 15.387,66 zł. Podczas kontroli, w dniu 21 maja 2019 r., sporządzona została przez Panią korekta danych stanowiących podstawę sporządzenia przez Wójta sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego za 2018 r. – str. 48 protokołu kontroli.

           Z ustaleń kontroli w zakresie prawidłowości stosowania klasyfikacji budżetowej, określonej przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1053, ze zm.) wynika, że:

a) wszystkie dochody pobrane z opłat za żywienie ujęto w par. 0830 „Wpływy z usług”, podczas gdy opłaty wniesione za żywienie dzieci objętych wychowaniem przedszkolnym powinny być sklasyfikowane w par. 0670 „Wpływy z opłat za korzystanie z wyżywienia w jednostkach realizujących zadania z zakresu wychowania przedszkolnego” – str. 35 protokołu kontroli,

b) do wydatków par. 4410 „Podróże służbowe krajowe” zaliczano koszty podróży służbowych odbywanych na szkolenia, które powinny być ujęte w par. 470 „Szkolenia pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej”. Zgodnie z rozporządzeniem do kosztów szkoleń należy zaliczyć wszystkie koszty związane ze szkoleniem, w tym również ponoszone koszty dojazdów, zakwaterowania i wyżywienia uczestników. W 2018 r. większość odbytych podróży służbowych dotyczyła wyjazdów pracowników na szkolenia – str. 50 protokołu kontroli,

c) do wydatków w par. 4300 „Zakup usług pozostałych”, zamiast do par. 4700, ujęto dwie faktury na łączną kwotę 555 zł za szkolenie nauczycieli – str. 52 protokołu kontroli,

d) wydatki na konserwację i naprawę systemu wentylacji w wysokości 1.599 zł oraz na naprawę kotłów i patelni w kuchni w wysokości 940 zł zostały zaliczone do par. 4300, zamiast do par. 4270 „Zakup usług remontowych” – str. 53-54 protokołu kontroli.

           Stwierdzone nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości jednostek budżetowych oraz nieprawidłowego funkcjonowania kontroli zarządczej.

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na dyrektorze szkoły jako kierowniku jednostki sektora finansów publicznych, stosownie do art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości należą do głównego księgowego, stosownie do zakresu czynności i postanowień art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Zapewnienie składania kwestionariuszy samooceny przez wszystkich pracowników wskazanych obowiązującym w Szkole regulaminem kontroli zarządczej; rozważenie objęcia obowiązkiem samooceny wszystkich pracowników jednostki, mając na względzie uwagi zawarte w części opisowej wystąpienia.

2. W zakresie gospodarowania drukami ścisłego zarachowania:

a) dostosowanie instrukcji w sprawie ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania do faktycznych potrzeb jednostki w zakresie wykazu druków wykorzystywanych przez Szkołę,

b) pisemne powierzenie prowadzenia obowiązków dotyczących ewidencji druków ścisłego zarachowania, mając jednocześnie na uwadze, że kasjerowi nie powinno być powierzane przyjmowanie, wydawanie i ewidencjonowanie druków służących dokumentowaniu operacji kasowych.

3. Dostosowanie obowiązujących w Szkole zasad obejmowania ewidencją rzeczowych składników aktywów obrotowych (materiałów) do faktycznych potrzeb jednostki.

4. Formalne ustalenie z głównym księgowym obowiązującego go wymiaru czasu pracy.

5. Zobowiązanie głównego księgowego do wyeliminowania nieprawidłowości i uchybień w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, poprzez:

a) zamieszczanie w zapisach księgowych danych pozwalających na ustalenie osoby odpowiedzialnej za treść zapisu,

b) zapewnienie kolejnej numeracji zapisów w dzienniku,

c) zawieranie w treści zapisu księgowego opisu ewidencjonowanej operacji,

d) zaprzestanie prowadzenia w ramach konta 130 subkont skutkujących finalnie jedynie zawyżaniem obrotów tego konta, w wyniku konieczności zamykania tych subkont na koniec roku dodatkowymi zapisami,

e) księgowanie dowodów KP zawierających dane osoby, od której przyjęto gotówkę do kasy,

f) wskazywanie na wszystkich rozchodowych dowodach kasowych daty, numeru i pozycji raportu kasowego, w którym objęte nimi wypłaty zostały zaewidencjonowane,

g) zaprzestanie dokonywania zapisów nietrwałych w ewidencji środków trwałych,

h) prowadzenie ewidencji ilościowo-wartościowej oleju opałowego do konta 310.

6. Wykazywanie w sprawozdaniach Rb-27S i Rb-N wszystkich wynikających z ewidencji księgowej należności, które podlegają prezentacji zgodnie z zasadami sporządzania tych sprawozdań.

7. Niezwłoczne podejmowanie działań w celu wyegzekwowania należności pieniężnych z nieustalonym terminem płatności.

8. W zakresie inwentaryzacji

a) inwentaryzowanie drogą potwierdzenia sald należności, dla których ze względów podmiotowych (rodzaj kontrahenta) i przedmiotowych (rodzaj należności) formy takiej wymaga ustawa o rachunkowości,

b) rozliczanie różnic inwetaryzacyjnych w księgach tego roku, na który przypadał termin inwentaryzacji; księgowanie rozliczenia nadwyżek inwentaryzacyjnych jako pozostałych przychodów operacyjnych,

c) zapewnienie należytego, zgodnego z ustalonymi procedurami wewnętrznymi, dokumentowania czynności związanych z osobą materialnie odpowiedzialną za spisywane składniki majątkowe, przy uwzględnieniu uwag zawartych w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia.

9. Ustalanie opłat za żywienie w stołówce szkolnej w porozumieniu z organem prowadzącym.

10. Zaniechanie uwzględniania nagrody kuratora w kwocie wydatków poniesionych na wynagrodzenia, ustalanej na potrzeby analizy osiągania średnich wynagrodzeń nauczycieli.

11. Zapewnienie prawidłowego stosowania klasyfikacji budżetowej, z uwzględnieniem uwag zawartych w części opisowej wystąpienia.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Suwałkach w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

           Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

           Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

Do wiadomości:

1. Wójt Gminy Krasnopol

2. Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku

Zespół w Suwałkach

  Zastępca Prezesa

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku