Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Szkole Podstawowej w Kołakach Kościelnych

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

           Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 26 marca 2019 roku (znak: RIO.I.6002-3/19), o treści jak niżej:

Pan

Henryk Rakoczy

Dyrektor Szkoły Podstawowej

w Kołakach Kościelnych

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej Szkoły Podstawowej w Kołakach Kościelnych za 2018 r. i inne wybrane okresy, przeprowadzonej na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach  obrachunkowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 561, ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto zagadnienia organizacyjne, funkcjonowanie kontroli zarządczej, księgowość i sprawozdawczość, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, plan finansowy i jego wykonanie, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2018 r. poz. 967, ze zm.), gospodarkę składnikami majątku, inwentaryzację, rozliczenia z budżetem gminy.

Kontrola dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości oraz sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym dokonywanych w nich zapisów i dowodów stanowiących ich podstawę, przeprowadzona pod kątem zgodności z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2019 r. poz. 351) oraz rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2017 r. poz. 1911), wykazała, że:

a) wprowadzona 1 kwietnia 2018 r. dokumentacja opisująca przyjęte zasady rachunkowości wynika z zarządzenia „Dyrektora Zespołu Szkół”, podczas gdy z dniem 1 września 2017 r. Zespół Szkół został przekształcony w Szkołę Podstawową w Kołakach Kościelnych – str. 4 protokołu kontroli,

b) jako elementy zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe wymieniono w polityce rachunkowości dziennik, księgę główną, księgi pomocnicze, zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej oraz wykaz składników aktywów i pasywów. Odniesienie się do wykazu składników aktywów i pasywów (inwentarza) w przepisach wewnętrznych nie ma uzasadnienia, bowiem zgodnie z art. 19 ust. 1 ustawy wykaz ten sporządzają jednostki, które uprzednio nie prowadziły ksiąg rachunkowych w sposób określony ustawą. W pozostałych jednostkach rolę inwentarza spełnia zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienie sald kont ksiąg pomocniczych, sporządzane na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych. Przywołane postanowienia dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości Szkoły nie odnoszą się do zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych, co sprzeciwia się postanowieniom art. 13 ust. 1 pkt 4 i art. 18 ust. 2 ustawy – str. 4 protokołu kontroli,

c) nie prowadzono ewidencji na kontach pozabilansowych: 980 „Plan finansowy wydatków budżetowych” (przewidzianym w zakładowym planem kont) oraz 976 „Wzajemne rozliczenia między jednostkami”, które powinno służyć do ewidencji wyłączeń wzajemnych rozliczeń, (konto 976 nie zostało wprowadzone do zakładowego planu kont) – str. 7 protokołu kontroli,

d) zakładowy plan kont wymienia konta 770 „Zyski nadzwyczajne” i 771 „Straty nadzwyczajne” na których ewidencja księgowa nie była prowadzona. Konta te zostały usunięte z przepisów określających zasady prowadzenia rachunkowości jednostek budżetowych od 1 stycznia 2016 r. Jednocześnie usunięto wiersze służące wykazywaniu danych pochodzących z tych kont z obowiązującego wzoru rachunku zysków i strat (wariant porównawczy). Przychody i koszty o nadzwyczajnej wartości lub które wystąpiły incydentalnie podlegają od 2016 r. ewidencji odpowiednio na kontach 760 „Pozostałe przychody operacyjne” i 761 „Pozostałe koszty operacyjne” – str. 7 protokołu kontroli,

e) nie ujęto w księgach rachunkowych Szkoły wartości gruntu przekazanego w trwały zarząd – wykazano wyłącznie wartość budynku. Decyzją Wójta Gminy Kołaki Kościelne z dnia 19 czerwca 2012 r. przekazano w trwały zarząd nieruchomość gruntową zabudowaną o powierzchni ok. 0,7000 ha. Stosownie do § 2 pkt 5 rozporządzenia, ilekroć w rozporządzeniu jest mowa środkach trwałych rozumie się przez to m.in. środki trwałe otrzymane w zarząd na potrzeby jednostki. Wartość ewidencyjna gruntu oddanego Szkole w trwały zarząd powinna zatem zostać przeniesiona z ksiąg Urzędu Gminy do ksiąg Szkoły – str. 54 protokołu kontroli,

f) nie zachowano zasady czystości obrotów na subkoncie wydatków (130-2) prowadzonym do konta 130 „Rachunek bieżący jednostki”, przez co suma obrotów strony Ma konta 130-2 była wyższa od kwoty wydatków wykonanych wykazanych w sprawozdaniu Rb-28S za 2018 r. o 6.747,99 zł – str. 10-11 protokołu kontroli. Naruszono tym samym zasady funkcjonowania konta 130 określone załącznikiem nr 3 do rozporządzenia,

g) naruszono zasadę memoriału określoną w art. 6 ust. 1 ustawy, stanowiącą, iż w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty, a także art. 20 ust. 1 ustawy, zgodnie z którym do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić każde zdarzenie gospodarcze, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym – str. 23 i 25 protokołu kontroli;  ustalono, że w księgach 2019 r. ujęto koszty wynikające z faktur dokumentujących koszty 2018 r. na łączną kwotę 3.750,28 zł –w efekcie nie wykazano zobowiązań na tę kwotę w księgach 2018 r. i rocznym sprawozdaniu Rb-28S za 2018 r. Z kolei według stanu na 30 września 2018 r. nie ujęto w ewidencji zobowiązań wynikających z faktur dotyczących tego miesiąca na kwotę co najmniej 13.934,80 zł. Na fakturach wystawionych we wrześniu 2018 r., opłaconych w październiku 2018 r., zamieszczone są daty wpływu do jednostki 28 września 2018 r., w związku z czym należy stwierdzić, że faktury wpłynęły do Szkoły przed terminem sporządzenia sprawozdania za wrzesień, co przesądza o tym, że jednostka miała możliwość ujęcia w księgach zobowiązań z faktur na dzień 30 września i wykazania ich w sprawozdaniu Rb-28S za ten miesiąc. Przedstawione nieprawidłowości wynikają stąd, iż praktyką stosowaną w Szkole jest księgowanie faktur wystawionych przez kontrahentów na koncie 201 „Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami” dopiero w momencie zapłaty faktury, co narusza zasady funkcjonowania konta 201 określone w załączniku nr 3 do rozporządzenia;

h) nie sporządzono zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych środków trwałych, wymaganego przepisem art. 18 ust. 2 ustawy, służącego m.in. uzgodnieniu zapisów ewidencji pomocniczej z ewidencją syntetyczną na koncie 011 „Środki trwałe”, tj. realizacji postanowienia art. 16 ust. 1 ustawy – str. 53 protokołu kontroli,

i) nieprawidłowo zaewidencjonowano na koncie 011 „Środki trwałe”, pod datą 31 grudnia 2015 r., m.in. takie składniki jak: 2 tablice interaktywne o wartości 2.558,40 zł każda, kserokopiarkę o wartości 2.374,52 zł, 34 laptopy o wartości jednostkowej 2.440,64 zł czy skaner o wartości 2.778,57 zł. Dokonano w tym celu księgowania Wn 011 – Ma 800 „Fundusz jednostki” właściwego przy przyjęciu na stan otrzymanych nieodpłatnie nowych środków trwałych o wartości przekraczającej 3.500 zł i niestanowiących pomocy dydaktycznych. Z ustaleń kontroli wynika, że już sama wartość tych składników kwalifikowała je do przyjęcia na konto 013 „Pozostałe środki trwałe”. Zastosowany sposób ewidencji stanowił naruszenie przepisów ujętych obecnie w § 7 ust. 2 pkt 2 i 6 rozporządzenia, a przed 2018 r. w § 6 ust. 3 pkt 2 i 6 rozporządzenia określającego ówcześnie zasady rachunkowości jednostek budżetowych, wydanego przez Ministra Finansów w dniu 5 lipca 2010 r. (Dz. U. z 2017 r. poz. 760, ze zm.) – str. 57 protokołu kontroli,

j) zapisy w ewidencji analitycznej środków trwałych nie zawierały niektórych danych wymaganych dla zapisu księgowego przepisami art. 23 ust. 2 ustawy; jak wynika z ustaleń zawartych na str. 53-54 protokołu kontroli, uwaga ta dotyczy w szczególności braku numeru identyfikacyjnego dowodu stanowiącego podstawę zapisu; ponadto w ewidencji nie są podawane numery inwentarzowe środków trwałych, co może utrudniać realizację wynikających z art. 27 ustawy obowiązków w zakresie powiązania wyników inwentaryzacji z danymi ksiąg,

k) zaniechano ujmowania w księgach przypisu zobowiązań z tytułu odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych. Odpis odnoszono w koszty w momencie przelewu środków z rachunku bieżącego na rachunek ZFŚS, zamiast dokonać zaksięgowania na początku roku naliczonego odpisu zapisem Wn 405 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia” – Ma 240 „Pozostałe rozrachunki”, zaś przelewu z rachunku bieżącego na rachunek Fundusz jako uregulowania tak przypisanego zobowiązania – str. 42 protokołu kontroli,

l) operacje polegające na przyjęciu do kasy gotówki pobranej czekiem z rachunku bankowego (m.in. na wypłatę delegacji) oraz odprowadzeniu gotówki z kasy na rachunek bankowy ewidencjonowano z pominięciem konta 141 „Środki pieniężne w drodze”, co naruszało zasady określone w załączniku nr 3 do rozporządzenia i przepisy wewnętrzne jednostki. Od 2019 r. rozpoczęto stosowanie konta 141, jednakże błędnie w stosunku do dochodów przyjmowanych do kasy. Wpłaty to kasy opłat za żywienie i opłaty stałej za przedszkole ujmowane są zapisem Wn 101 „Kasa” – Ma 141, zamiast zgodnie z treścią ekonomiczną operacji: Wn 101 – Ma 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” (w przypadku dochodów przypisanych) albo Wn 101 – Ma odpowiednie konto zespołu 7 (w przypadku dochodów nieprzypisanych) – str. 17 i 22-23 protokołu kontroli,

ł) wypłaty z kasy nie były ewidencjonowane pod rzeczywistą datą dokonania operacji, np. wypłata w dniu 19 czerwca 2018 r. potwierdzona została podpisami osób odbierających gotówkę (rozliczenie kosztów wyjazdów służbowych z kwietnia i maja 2018 r.), zaś w raporcie kasowym wskazano datę rozchodu 18 czerwca 2018 r., co narusza art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy, zgodnie z którym księgi uznaje się za prowadzone bieżąco m.in. wtedy, gdy ujęcie wpłat i wypłat gotówką następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane oraz przepisów obowiązującej w Szkole instrukcji kasowej z 2010 r., która stanowi m.in. „wszystkie dowody kasowe dotyczące wypłat i wpłat gotówki, dokonywane w danym dniu  powinny być w tym dniu wpisane do raportu kasowego sporządzonego przez kasjera, który prowadzi raporty kasowe – „Raport Kasowy RK”)” – str. 20-21 protokołu kontroli,

m) brak podpisu osoby odbierającej gotówkę i daty odbioru gotówki z kasy na niektórych rozchodowych dowodach kasowych, co narusza art. 22 ust. 1 w zw. z art. 21 ust. 1 pkt 4 i 5 ustawy – str. 20 i 22 protokołu kontroli,

n) dowody kasowe nie były oznaczane numerem i pozycją raportu kasowego, co narusza art. 24 ust. 4 pkt 1 ustawy, zgodnie z którym księgi uznaje się za sprawdzalne jeżeli umożliwiają identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach na wszystkich etapach przetwarzania danych, oraz postanowienia instrukcji kasowej – str. 22 protokołu kontroli,

o) na koncie 101 ujęto pod datą 28 czerwca 2018 r. wpływ kwoty 104,14 zł jako „opłata składki PZU (…)” i w tym samym dniu odprowadzenie jej z kasy na rachunek bieżący jednostki (Wn 130 – Ma 101). Operacje zaksięgowane na koncie 101 nie zostały ujęte w raporcie kasowym, który powinien obrazować wszystkie operacje gotówkowe zachodzące w kasie, jak to wynika z § 8 instrukcji kasowej – str. 21 protokołu kontroli.

W zakresie gospodarki pieniężnej ustalono również, że pracownikom szkoły (intendentowi i kasjerowi) udzielone zostały zaliczki o charakterze stałym w wysokości odpowiednio: 2000 zł (na zakup żywności do stołówki) oraz 500 zł (na realizowanie wypłat bieżących). Intendent dokonywał zakupów ze środków zaliczki w ciągu miesiąca, rozliczał je fakturami (rachunkami) i na koniec miesiąca uzupełniał zaliczkę do kwoty 2.000 zł. W przypadku „zaliczki” w wysokości 500 zł dla kasjera z ustaleń kontroli wynika, że po pobraniu tej kwoty z banku czekiem kasjer zaprzychodował ją do kasy a następnie sam sobie wypłacił, co świadczy o zbędności tej operacji. Okoliczności podane na str. 21-22 protokołu kontroli świadczą o tym, że kwota 500 zł stanowiąca rzekomą zaliczkę dla kasjera, miała w rzeczywistości charakter pogotowia kasowego, ponieważ finansowano z tych środków operacje wynikające z dokumentów załączanych do raportu kasowego. Raport kasowy z 21 grudnia 2018 r. (nie zawierający podpisu sporządzającego) obrazuje przyjęcie gotówki czekiem w wysokości 3.456,89 zł i rozdysponowanie jej w tej samej wysokości. Z załączonych do niego poleceń wyjazdu służbowego wynika, że odbiór gotówki miał miejsce 27 grudnia 2018 r., a zatem dowody te zaewidencjonowano jako opłacone z kasy (ujęto je w raporcie, mimo dokonania wypłaty w innej dacie), podczas gdy faktycznie zostały opłacone z „zaliczki” kasjera, gdyż w dacie odbioru gotówki stan kasy wykazywał 0 zł. Na utworzenie pogotowia kasowego stanowiącego niezbędny zapas gotówki w kasie na bieżące wydatki wskazuje instrukcja kasowa.

Obowiązująca w Szkole instrukcja określająca zasady sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów księgowych stanowi m.in.: „w celu realizacji bieżących zadań budżetowych, np. zakup materiałów, potrzeb administracyjno-gospodarczych, mogą być udzielone kwoty do rozliczenia w celu sfinansowania tych wydatków” (§ 19 ust. 1), „kwota powinna być rozliczona bezzwłocznie po wykonaniu zadania, nie później niż  w terminie 14 dni od daty jej pobrania” (§ 19 ust. 2). Z postanowień tych wynika, że odnoszą się one do zaliczek udzielanych w celu sfinansowania konkretnego zadania, a nie do zaliczek o charakterze stałym. Wskazanym wyżej pracownikom udzielono zaliczek bez dokumentu „Wniosek o zaliczkę”. Pomijając w tym miejscu kwestię, czy cytowane wyżej przepisy wewnętrzne dotyczą zaliczek stałych czy jednorazowych, należy wskazać, że według § 19 ust. 3 instrukcji „dokumentem służącym do otrzymania zaliczki oraz kwoty do rozliczenia jest druk „wniosek o zaliczkę” sporządzany w jednym egzemplarzu przez osobę wnioskującą i podpisany przez upoważnione osoby”, tj. dyrektora i głównego księgowego. Rozliczenia zaliczki w okresie objętym kontrolą nie dokonywano na druku „Rozliczenie zaliczki”, który również jest przewidziany przepisami wewnętrznymi. W zbiorach dowodów księgowych ze stycznia 2019 r. stwierdzono wypełnione druki „Rozliczenie zaliczki” oraz załączone do nich faktury, jak to wynika z § 19 ust. 4 instrukcji – str. 14-16 protokołu kontroli.

Kontrola gospodarki drukami ścisłego zarachowania wykazała, że osobą prowadzącą ewidencję tych druków jest kasjer. Zakresem czynności temu pracownikowi przypisano prowadzenie takich druków jak legitymacje, karty rowerowe/motorowerowe, świadectwa szkolne, co nie budzi uwag. W praktyce osoba ta prowadzi również ewidencję czeków gotówkowych i kwitariuszy przychodowych, które zgodnie z instrukcją kasową stanowią druki ścisłego zarachowania. W praktyce więc kasjer jest osobą, która sama sobie wydaje druki ścisłego zarachowania aby dokonać za ich pomocą operacji i jednocześnie prowadzi ewidencję przyjęcia, wydania i rozliczenia wykorzystania tych druków – str. 25-26 protokołu kontroli. Skupienie w ramach obowiązków jednego pracownika wszystkich etapów gospodarki drukami ścisłego zarachowania sprzeciwia się standardom kontroli zarządczej w zakresie podziału obowiązków.

W bilansie kontrolowanej jednostki sporządzonym na dzień 31 grudnia 2017 r. (do czasu zakończenia kontroli nie zostało sporządzone sprawozdanie finansowe na 31 grudnia 2018 r.) po stronie aktywów w poz. 2.1.1. „Grunty” wykazano bezpodstawnie wartość boiska sportowego w kwocie 51.391,34 zł. Należy wskazać, że według rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1999 r. w sprawie Polskiej Klasyfikacji Obiektów Budowlanych (PKOB) (Dz. U. z 2002 r. Nr 18, poz. 170 ), boiska zostały zaliczone do kategorii budowli sportowych, zaś w księgach Szkoły – jak wyżej przedstawiono – nie jest ujęta wartość gruntów oddanych Szkole w trwały zarząd – str. 8 protokołu kontroli.

W zakresie planowania finansowego stwierdzono, że Pan Dyrektor nie sporządził formalnie planu finansowego na 2018 r., wbrew postanowieniom art. 249 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2017 r. poz. 2077, ze zm.) oraz § 8 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 7 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych  (Dz. U. z 2015 r. poz. 1542). Zgodnie z art. 249 ust. 1 pkt 1 ustawy o finansach publicznych Wójt Gminy Kołaki Kościelne pismem z dnia 12 stycznia 2018 r. przekazał informację o ostatecznych kwotach dochodów i wydatków Szkoły, niezbędną do sporządzenia planu finansowego. Na podstawie tej informacji powinien Pan formalnie dostosować projekt planu finansowego do uchwały budżetowej. Ustalono, że wielkości dochodów i wydatków Szkoły na 2018 r. po uchwaleniu uchwały budżetowej nie zostały zmienione w stosunku do projektu.

Zgodnie z art. 84 ust. 2 pkt 3 ustawy z dnia  14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe (Dz. U. 2018 r. poz. 996, ze zm.), do kompetencji rady rodziców należy m.in. opiniowanie projektu planu finansowego składanego przez dyrektora szkoły. Na okoliczność zaopiniowania przez radę rodziców projektu planu finansowego na 2018 r. kontrolującym nie okazano dowodów – str. 26-27 protokołu kontroli.

W zakresie planowania stwierdzono ponadto, że do planu finansowego szkoły na 2018 r. po stronie dochodów został wprowadzony par. 2030  „Dotacje celowe otrzymane z budżetu państwa na realizację własnych zadań bieżących gmin (związków gmin, związków powiatowo-gminnych)” w rozdziale  80104 „Przedszkola” w kwocie 49.680 zł, zaś po stronie wydatków par. 2360 „Dotacje celowe z budżetu jednostki samorządu terytorialnego, udzielone w trybie art. 221 ustawy, na finansowanie lub dofinansowanie zadań zleconych do realizacji organizacjom prowadzącym działalność pożytku publicznego” w rozdz. 80195 „Pozostała działalność” w kwocie 6.000 zł (Dotacja dla Lokalnej Grupy Działania „Brama na Bagna”). Ustalono, że dochód w par. 2030 podany został Szkole przez Wójta w informacji z 22 listopada 2017 r., przekazanej jako podstawa opracowania projektu planu finansowego na 2018 r., zaś wydatek w par. 2360 – jak wynika z przytoczonego w protokole kontroli wyjaśnienia głównej księgowej – został „narzucony” jednostce  przez organ prowadzący do wprowadzenia na podstawie uchwały Nr II/10/18 Rady Gminy Kołaki Kościelne z dnia 20 grudnia 2018 r. w sprawie zmian w budżecie gminy. W obu wskazanych paragrafach klasyfikacji budżetowej Szkoła nie wykazała realizacji żadnej kwoty – str. 11 protokołu kontroli. Ustalenia kontroli wskazują na nieprawidłowe działania Wójta, w wyniku których w planie finansowym Szkoły znalazły się podziałki właściwego dotacjom stanowiącym dochody i wydatki budżetu gminy. Jest to sprzeczne m.in. z przepisami art. 249 ust. 3-5 ustawy o finansach publicznych, z których wynika, że żadne wydatki z tytułu dotacji nie mogą być ujęte w planach finansowych innych gminnych jednostek niż urząd gminy. Zagadnienie to będzie poddane badaniu podczas kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Kołaki Kościelne przeprowadzonej w Urzędzie Gminy. Na podstawie ustaleń tej kontroli Wójtowi wydane zostaną stosowne zalecenia zapewniające wyeliminowanie nieprawidłowości stwierdzonych podczas niniejszej kontroli.

Celem kontroli było także ustalenie czy opłaty wnoszone przez uczniów w 2018 r. za korzystanie z posiłków w stołówce szkolnej zostały przeznaczone wyłącznie na pokrycie kosztów zakupu artykułów żywnościowych, tzw. „wsadu do kotła”. Z wprowadzonego przez Pana w dniu 5 marca 2018 r. regulaminu korzystania ze stołówki wynika, że wysokość opłat za korzystanie z obiadów wynosi dziennie 3,80 zł dla uczniów (2,50 zł pierwsze danie + 1,30 zł zupa) i 5 zł dla nauczycieli (3,50 zł pierwsze danie + 1,50 zł zupa). Zgodnie ze sprawozdaniem Rb-28S za 2018 r. wydatki na zakup artykułów spożywczych ujęte w par. 4220 „Zakup środków żywności” wyniosły 60.263,56 zł (ze sprawozdania nie wynikają zobowiązania z tego tytułu). Natomiast wpływy za żywienie w 2018 r. wykazane w sprawozdaniu Rb-27S to 75.374,60 zł w par. 0830 „Wpływy z usług” oraz 11.586,60 zł w par. 0670 „Wpływy z opłat za korzystanie z wyżywienia w jednostkach realizujących zadania z zakresu wychowania przedszkolnego”. Łączne dochody z tego tytułu w 2018 r. wyniosły więc 86.961,20 zł i były większe od wydatków poniesionych na zakup artykułów spożywczych o 26.697,64 zł. Nadwyżkę tę skorygowano podczas kontroli o narzut pobrany od nauczycieli, czyli różnicę pomiędzy cenami posiłków płatnymi przez nauczycieli a uczniami, wynoszący 1.867,20 zł (1.149 pełnych obiadów x 1,20 zł + 200 II dań x 1 zł + 1.442 zupy x 0,20 zł). Po uwzględnieniu tego narzutu nadwyżka pobranych opłat nad kosztem zakupionych do przygotowania posiłków wynosi 24.830,44 zł. Zbliżona nadwyżka dochodów ponad wsad do kotła w 2018 r. (25.429,41 zł) wynika także przy odniesieniu pobranych dochodów do wartości wydanych w 2018 r. z magazynu artykułów spożywczych na przygotowanie posiłków (obroty strony Ma konta 310 „Materiały”).

Ustalenia kontroli świadczą o naruszeniu art. 106 ust. 4 Prawa oświatowego, z którego wynika, że opłaty uczniów za korzystanie z posiłków powinny być pobierane na poziomie zapewniającym wyłącznie pokrycie kosztów zakupu artykułów żywnościowych zużytych do przygotowania posiłków. Przywołany przepis stanowi, że do opłaty pobieranej za posiłek ucznia nie wlicza się pozostałych kosztów przygotowania posiłku, czyli wynagrodzeń pracowników stołówki i składek od nich naliczanych oraz kosztów utrzymania stołówki. Obliczona wyżej różnica świadczy o przeznaczeniu części pobranych od uczniów opłat na inne cele niż zakup artykułów żywnościowych zużytych do przygotowania posiłków.

Według złożonego przez Pana Dyrektora wyjaśnienia: Po objęciu stanowiska dyrektora Szkoły w kwietniu 2017 roku przeprowadziłem rozmowę z pracownikami kuchni, intendentką i księgową na temat zasad żywienia. Z uzyskanych informacji wynikało, że wydawane obiady są w pełni zgodne z wymaganymi normami jakościowymi i ilościowymi. Posiadając informację o stawkach żywieniowych w innych placówkach (znacznie wyższych), upewniałem się, czy nasza stawka 3,80 zł pokrywa koszty posiłków. Otrzymana odpowiedź twierdząca świadczyła o gospodarności i nie wzbudziła we mnie żadnych podejrzeń. Wierzyłem, że osoby z długoletnim stażem i doświadczeniem na pewno prawidłowo realizują powierzone zadanie. Mój nadzór nad posiłkami skupił się bardziej na sprawach merytorycznych, natomiast kontrola finansowa należała do głównej księgowej. Z wyjaśnień intendentki dotyczących nadwyżki pieniężnej za dożywianie dzieci wynika, że  powstała  ona wskutek: - wykonywania obiadów w sposób możliwie najbardziej oszczędny, - zakup produktów z rabatem i w promocji, - nieodbierania przez wszystkie dzieci korzystające ze stołówki owoców i dodatków, które to przechodziły na kolejny dzień (duży wpływ ma na to program „owoce i warzywa w szkole” oraz „szklanka mleka”), - zużycie małych ilości kompotu – dzieci przychodzą na obiad ze swoimi napojami typu „cola”, - znacznego zmniejszenia spożycia pieczywa i cukru. Dochody uzyskane z tytułu wpłat za obiady w całości przekazywane były na rachunek Urzędu Gminy. W dniu podpisania protokołu złożył Pan oświadczenie, iż cena obiadu w wysokości 3,80 zł zostanie zachowana, gdyż wynika to z kalkulacji uwzględniającej lepsze jakościowo produkty – str. 33-35 protokołu kontroli.

Kontroli poddano sprawozdanie z osiągania średnich wynagrodzeń nauczycieli w 2018 r., sporządzone przez Wójta Gminy Kołaki Kościelne na podstawie danych przygotowanych przez kontrolowaną jednostkę. W zakresie prawidłowości ustalenia kwoty wydatków faktycznie poniesionych na wynagrodzenia nauczycieli w składnikach wymienionych w art. 30 ust. 1 Karty Nauczyciela stwierdzono, że nie zostały uwzględnione przy ustalaniu wydatków ponoszonych z planu finansowego Szkoły dodatki stażowe za okres pobierania zasiłku z ZUS. W 2018 r. taki zasiłek pobierało 4 nauczycieli dyplomowanych i 1 nauczyciel mianowany. W konsekwencji poniesione wydatki przyjęte do analizy osiągania średnich wynagrodzeń nauczycieli powinny być wyższe w przypadku nauczycieli mianowanych o 82,84 zł a w przypadku nauczycieli dyplomowanych o 508,41 zł. W zakresie nauczycieli mianowanych nie spowodowało to obowiązku wypłaty dodatków uzupełniających, natomiast w przypadku nauczycieli dyplomowanych kwota ujemnej różnicy między wydatkami faktycznie poniesionymi na wynagrodzenia nauczycieli a iloczynem średniorocznej liczby etatów i średnich wynagrodzeń – odpowiadająca sumie dodatków uzupełniających należnych wszystkim nauczycielom dyplomowanym – zmniejszy się o 508,41 zł, co oznacza, że o tę kwotę zawyżono dodatki wypłacone dla nauczycieli dyplomowanych za 2018 r. – str. 40-41 protokołu kontroli.

Kontroli poddano prawidłowość naliczenia odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych nauczycieli oraz pracowników administracji i obsługi a także przekazania środków na rachunek bankowy Funduszu. Stwierdzono, że na łączną kwotę odpisu składała się m.in. kwota 15.500 zł oznaczająca odpis naliczony na emerytowanych pracowników administracji i obsługi oraz emerytowanych nauczycieli. Stwierdzono, że naliczenie odpisu na emerytów wynosiło 15.472,74 zł, którą to kwotę zaokrąglono do 15.500 zł, zawyżając ją bezpodstawnie o 27,26 zł – str. 42-43 protokołu kontroli.

Kontroli poddano zamówienia publiczne o wartości poniżej 30.000 euro udzielone przez Szkołę na dostawę artykułów spożywczych do stołówki szkolnej w roku szkolnym 2018/2019 oraz na dostawę oleju opałowego. Zarządzeniem Pana Dyrektora z 31 sierpnia 2017 r. został ustalony regulamin udzielania tego typu zamówień, zgodnie z którym m.in.:

- przed wszczęciem procedury szacuje się z należytą starannością wartość zamówienia, ustalenie wartości należy udokumentować w postaci notatki służbowej i załączonych do niej dokumentów,

- czynności wyboru wykonawcy przeprowadza dyrektor szkoły lub osoba upoważniona w jednej lub kilku następujących formach: zamieszczenia zapytania ofertowego na stronie internetowej, przekazania zapytania ofertowego do co najmniej do trzech potencjalnych wykonawców, zebrania co najmniej trzech ofert publikowanych na stronach internetowych zawierających cenę proponowaną przez potencjalnych wykonawców (w przypadku braku możliwości przesłania zapytania do wymaganej liczby wykonawców dopuszcza się przesłanie zapytania ofertowego do mniejszej liczby wykonawców z jednoczesnym zamieszczeniem zapytania ofertowego na stronie internetowej zamawiającego).

- w szczególnie uzasadnionych przypadkach dyrektor szkoły może podjąć decyzję o odstąpieniu od stosowania regulaminu; w notatce służbowej należy w szczególności wskazać okoliczności uzasadniające odstąpienie od stosowania regulaminu.

Kontrolującym nie okazano dokumentu potwierdzającego ustalenie wartości szacunkowej zamówienia na zakup artykułów spożywczych. Z notatki służbowej z 3 września 2018 r. na okoliczność wyboru dostawców produktów żywnościowych do stołówki wynika m.in., iż „Po przeprowadzonych rozmowach telefonicznych z dystrybutorami rozważono oferty handlowców. Brano pod uwagę cenę, jakość surowców (…) Kierowano się tym, iż zaopatrzenie należy robić w sprawdzonych hurtowniach, masarniach, kupować produkty od znanych, sprawdzonych producentów. Ze względu na brak chłodni, magazynu do przechowywania owoców, warzyw rozważono tych dystrybutorów, którzy zaproponowali dostarczanie produktów w każdy określony dzień. Brano również pod uwagę wyposażenie środka transportu, ubiór dostawcy, odpowiadający wymogom sanepidu.” W notatce wskazano 6 dostawców, u których Szkoła ma dokonywać zakupu.

W związku ze stwierdzonym stanem faktycznym zwrócono się do Pana z pytaniem o przyczyny odstąpienia od określonej regulaminem procedury wyłonienia dostawców, podczas gdy regulamin udzielania zamówień stanowi, iż tylko w szczególnie uzasadnionych przypadkach dyrektor szkoły może podjąć decyzję o odstąpieniu od stosowania jego postanowień. Wyjaśnił Pan m.in., iż brak chłodni i pomieszczeń magazynowych do przechowywania owoców i warzyw w Szkole był przesłanką do uznania tego jako szczególnie uzasadnionego przypadku i powodem odstąpienia od procedury wyłonienia dostawców artykułów spożywczych. (…) W celu wyłonienia dostawców przeprowadzono rozmowy telefoniczne  z potencjalnymi dystrybutorami i sporządzono na tą okoliczność notatkę służbową. Wybrani dostawcy byli jedynymi chętnymi oferentami. (…) Dodatkowym argumentem przemawiającym za takim rozwiązaniem wyboru dostawców był fakt akceptacji takich działań w latach poprzednich. Nie było to kwestionowane przez organ prowadzący Szkołę jak również przez kontrole zewnętrzne, w tym Regionalną Izbę Obrachunkową. Odnosząc się do wyjaśnienia pragnę wskazać, że RIO w Białymstoku nie przeprowadzała dotychczas kontroli w Szkole Podstawowej w Kołakach Kościelnych w zakresie udzielania zamówień publicznych, w szczególności zaś w odniesieniu do przestrzegania regulaminu wprowadzonego przez Pana w 2017 r.

Kontrolującym okazano dwie oferty cenowe. Stanowiły one załączniki do umów zawartych w tymi przedsiębiorcami. Innych złożonych ofert nie udokumentowano. Te same firmy zostały wskazane w notatce służbowej sporządzonej 4 września 2017 r. na rok szkolny 2017/2018 – str. 44-45 protokołu kontroli.

Sprawdzono wydatki na zakup artykułów spożywczych w roku szkolnym 2018/2019. Zawarto 4 umowy na dostawy artkułów spożywczych, z których wynika m.in., że:

- umowa na dostawę wędlin i mięsa wieprzowego nie zawierała cen produktów,

- umowa na dostawę drobiu, ryb, mrożonek warzywnych i owocowych zawierała cennik oraz wskazanie, ze ceny mogą być podwyższone lub obniżone o 20%,

- umowa na dostawę artykułów spożywczych, owoców i warzyw zawierała cennik oraz wskazywała, że ceny mogą ulec podwyższeniu lub obniżeniu o 25% w stosunku do oferty. Na fakturach określano jako sposób zapłaty gotówkę, a w umowie przelew,

- umowa na dostawę produktów sypkich, mącznych i zbożowych określa, że „ceny towarów dostarczonych do szkoły są zgodne z cenami oferowanymi w hurtowni”.

Tylko w jednej z wymienionych umów określono termin płatności faktur. Z dwoma dostawcami nie zawarto pisemnych umów, mimo że według § 5 ust. 4 regulaminu udzielenie zamówienia następuje poprzez zawarcie umowy pisemnej – str. 46 protokołu kontroli.

Przyjęty sposób ewidencji artykułów spożywczych przechowywanych w magazynie nie wynikał z wewnętrznych regulacji. W polityce rachunkowości obowiązującej od 1 kwietnia 2018 r. ustalono, że jednostka nie prowadzi ewidencji obrotu materiałowego, zakupione materiały są bezpośrednio przekazywane do zużycia, na koniec roku na podstawie spisu z natury ustalana jest wartość niezużytych materiałów w cenie zakupu, którą ujmuje się na koncie 310 „Materiały”, zmniejszając koszty działalności (metodę tę stosowano dla ewidencji oleju opałowego, mimo że – jak wynika z ustaleń kontroli – nie wskazano, iż ma ona zastosowanie do tego składnika). Natomiast w opisie konta 310 postanowiono, że służy ono do ewidencji zapasów materiałów znajdujących się w magazynach oraz w przerobie. Na stronie Wn konta 310 ujmuje się zwiększenia stanu zapasów materiałów, a na stronie Ma jego zmniejszenia. Z ustaleń kontroli nie wynika, do jakich grup materiałów mają zastosowanie oba przedstawione (odrębne) sposoby ewidencji, co świadczy o niewypełnieniu przez Pana Dyrektora dyspozycji art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości. W praktyce zakup artykułów spożywczych ujmowano na koncie 310-1, zaś ich rozchód z magazynu na podstawie miesięcznego zestawienia raportów żywnościowych (sporządzanego na podstawie raportów dziennych) – str. 46-47 i 49 protokołu kontroli.

Zbadano też procedurę wyboru wykonawcy dostaw oleju opałowego lekkiego w ilości 22.000 litrów w sezonie grzewczym 2018/2019. Z notatki służbowej z 12 października 2018 r. wynika, iż 9 października 2018 r. Szkoła wysłała do 5 firm zapytanie ofertowe a w rozmowie telefonicznej chęć złożenia oferty wyraziły 2 firmy. W dniu 18 października 2018 r. sporządzono protokół z otwarcia ofert. Wpłynęły 2 oferty z cenami 3,62 zł/l i 3,53 zł/l. Wybrano ofertę tańszą zawierając umowę z dostawcą w dniu 26 października 2018 r. Zgodnie z umową cena brutto zakupu oleju miała pozostać niezmienna a na każdą dostarczoną partię oleju wykonawca miał przekazać świadectwo jakości wystawione przez producenta oleju.

Ani formularz ofertowy ani umowa zawarta z dostawcą nie przewidywały podania ceny producenta na dzień zaoferowania ceny, która byłaby podstawą ustalenia ceny ofertowej (po uwzględnieniu rabatu lub marży dostawcy od ceny producenta). Zaniechanie żądania w ofercie danych o cenie producenta spowodowało, że oferty nie zawierały danych co do marży/upustu dostawcy od ceny producenta, jako stałej wartości umożliwiającej weryfikację późniejszych dostaw pod kątem ich realizacji na najkorzystniejszych warunkach, zaproponowanych w ofercie. Sposób zorganizowania postępowania formalnie nie zapewniał zatem wyboru oferty najkorzystniejszej i przestrzegania jej postanowień na etapie realizacji zamówienia. Uwagi te dotyczą także procedury na dostawę oleju w sezonie 2017/2018.

Pierwsza dostawa oleju w sezonie 2018/2019 zawierała cenę 3,53 zł/l, zgodną z ceną ofertową. Kolejna faktura przewidywała cenę 2,82 zł/l; załączono do niej wyliczenie, iż cena ofertowa 3,53 zł ustalona została w odniesieniu do ceny 3,60 zł producenta Grupa Lotos na dzień 18 października 2018 r., zaś na dzień tej dostawy cena producenta to 2,89 zł. Dostawca – mimo braku formalnych uzgodnień z zamawiającym – stosował więc upust w wysokości 0,07 zł od ceny litra oleju obowiązującej u producenta, który przyjął w złożonej ofercie.

Stwierdzone nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania lub błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości jednostek budżetowych oraz nieprawidłowego funkcjonowania kontroli zarządczej.

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Panu Dyrektorze, jako kierowniku jednostki sektora finansów publicznych, stosownie do art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych.

Wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości, stosownie do ustalonego zakresu czynności, należy do głównego księgowego. Prawa i obowiązki głównych księgowych określa art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. W zakresie dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości:

a) dostosowanie wykazu prowadzonych ksiąg rachunkowych do przepisów ustawy o rachunkowości i stanu faktycznego,

b) określenie metod prowadzenia ewidencji poszczególnych grup rzeczowych składników aktywów obrotowych (materiałów),

c) ujęcie w zakładowym planie kont konta pozabilansowego 976,

d) usunięcie kont 770 i 771 z zakładowego planu kont.

2. Wystąpienie do Urzędu Gminy o sporządzenie dokumentacji stanowiącej podstawę przeniesienia wartości księgowej gruntu oddanego Szkole w trwały zarząd, z ksiąg Urzędu do ksiąg Szkoły.

3. Zobowiązanie głównej księgowej do wyeliminowania nieprawidłowości i uchybień w zakresie ewidencjonowania operacji w księgach rachunkowych, poprzez:

a)  prowadzenie ewidencji na kontach pozabilansowych 976 i 980,

b) zachowywanie zasady czystości obrotów na koncie 130; w tym celu stosowanie technicznego zapisu ujemnego po obu stronach konta dla błędnych operacji, zwrotów, nadpłat i korekt,

c) bieżące ujmowanie w księgach zobowiązań jednostki wynikających z otrzymanych faktur, w szczególności mając na uwadze zapewnienie wykazywanie w księgach i sprawozdawczości rzetelnej kwoty zobowiązań według stanu na koniec każdego kwartału oraz zachowanie zasady memoriału,

d) sporządzanie na koniec roku zestawień sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych, jako elementu służącego uzgodnieniu ewidencji pomocniczej z zapisami na odpowiednim koncie syntetycznym,

e) przeksięgowanie z konta 011 na konto 013 środków trwałych, których wartość w chwili ich przyjmowania do ewidencji (w 2015 r.) nie przekraczała 3.500 zł; kwalifikowanie środków trwałych do ujęcia na koncie 011 zgodnie z przepisami wewnętrznymi Szkoły oraz § 7 ust. 2 rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r., mając na uwadze, że kwota, o której mowa w tych przepisach wynosi od 1 stycznia 2018 r. 10.000 zł,

f) uzupełnienie ewidencji analitycznej środków trwałych o elementy wskazane w części opisowej wystąpienia,

g) ujmowanie w księgach operacji naliczenia odpisu na ZFŚS w sposób wskazany w części opisowej wystąpienia,

h) zaprzestanie ewidencjonowania przyjęcia wpłat do kasy zapisem Wn 101 – Ma 141; stosowanie w tym zakresie zapisów wskazanych w części opisowej wystąpienia,

i) wzmożenie nadzoru nad sposobem ewidencjonowania operacji gotówkowych w kasie, mając na względzie obowiązek zapewnienia:

- ujmowania w raportach kasowych operacji gotówkowych w dniu ich dokonania, jak tego wymaga art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy o rachunkowości oraz przepisy wewnętrznej instrukcji kasowej,

- zamieszczania na wszystkich rozchodowych dowodach kasowych podpisu osoby odbierającej gotówkę i daty odbioru gotówki z kasy,

- oznaczania dowodów załączonych do raportów kasowych numerem i pozycją raportu, stosownie do postanowień instrukcji kasowej,

- ujmowania w raportach kasowych wszystkich operacji gotówkowych zachodzących w kasie.

4. Zaniechanie traktowania jako zaliczki stałej wypłacanej kasjerowi kwoty 500 zł, o której mowa w części opisowej wystąpienia i protokole kontroli, mając na uwadze, że zgodnie z instrukcją kasową obowiązującą w Szkole oraz faktycznym sposobem wykorzystywania tych środków przez kasjera, kwota ta posiada charakter pogotowia kasowego i powinna być w trakcie roku uwidoczniona w raporcie kasowym oraz po stronie Wn konta 101.

5. Zmodyfikowanie postanowień instrukcji obiegu i kontroli dokumentów w zakresie dotyczącym zaliczek dla pracowników, z uwzględnieniem opracowania ich w sposób adekwatny do potrzeb jednostki (w szczególności poprzez odniesienie się do zaliczek o charakterze stałym). Zapewnienie przestrzegania ustalonych w tym zakresie zasad.

6. Zapewnienie należytego podziału obowiązków w zakresie gospodarki drukami ścisłego zarachowania służącymi dokonywaniu operacji gotówkowych, mając na uwadze, że do tej samej osoby nie powinny należeć obowiązki w zakresie przyjmowania, ewidencji, rozchodu i wykorzystania druków.

7. Zaprzestanie wykazywania wartości boiska jako wartości gruntów w bilansie Szkoły, stosownie do uwag zawartych w części opisowej wystąpienia.

8. Formalne sporządzanie planu finansowego Szkoły, stosownie do art. 249 ust. 2 ustawy o finansach publicznych oraz § 8 ust. 5 rozporządzenia w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych.

9. Zapewnienie realizowania przez radę rodziców kompetencji do opiniowania projektu planu finansowego Szkoły.

10. Wydatkowanie całości opłat pobranych od uczniów za korzystanie z posiłków w stołówce na zakup artykułów żywnościowych zużywanych do przygotowania posiłków, stosownie do złożonej przez Pana deklaracji.

11. Rozliczenie z uczniami kwot pobranych od nich w 2018 r. tytułem odpłatności za obiady, które nie zostały przeznaczone na zakup artykułów żywnościowych. Poinformowanie o skutkach finansowych podjętych w tym zakresie działań.

12. W zakresie ustalania danych na potrzeby sporządzenia przez Wójta Gminy Kołaki Kościelne sprawozdania z osiągania średnich wynagrodzeń nauczycieli:

a) zobowiązanie odpowiedzialnego pracownika do uwzględniania przy ustalaniu wydatków poniesionych na wynagrodzenia nauczycieli wszystkich kwot wypłaconych z planu finansowego Szkoły tytułem składników wymienionych w art. 30 ust. 1 Karty Nauczyciela,

b) przekazanie Wójtowi danych skorygowanych w wyniku ustaleń kontroli, w celu sporządzenia korekty sprawozdania za 2018 r.,

c) ponowne obliczenie wysokości jednorazowych dodatków uzupełniających dla nauczycieli dyplomowanych poprzez dokonanie podziału między tych nauczycieli kwoty ujemnej różnicy między wydatkami poniesionymi w 2018 r. na wynagrodzenia nauczycieli a iloczynem średniorocznej liczby etatów i średnich wynagrodzeń niższej o 508,41 zł, tj. skorygowanej względem pierwotnej wersji sprawozdania w wyniku ustaleń kontroli; wystąpienie do nauczycieli dyplomowanych o dokonanie zwrotu kwot dodatków otrzymanych w wysokości zawyżonej na łączną kwotę 508,41 zł, wynikających z ponownego obliczenia dodatków po uwzględnieniu ustaleń kontroli.

13. Zaniechanie zaokrąglania do pełnych setek złotych wysokości odpisu na ZFŚS naliczonego od emerytów. Zmniejszenie odpisu na 2019 r. o kwotę 27,26 zł odpowiadającą jego zawyżeniu na 2018 r. w wyniku zaokrąglenia.

14. W zakresie udzielania zamówień publicznych o wartości poniżej 30.000 euro:

a) przestrzeganie wynikającego z procedur wewnętrznych obowiązku pisemnego ustalania wartości szacunkowej zamówienia,

b) przestrzeganie określonego regulaminem wewnętrznym trybu wyłaniania wykonawców lub jednoznaczne i precyzyjne wskazywanie na odstąpienie przez Pana Dyrektora od stosowania regulaminu wraz z podaniem, na czym polega „szczególne uzasadnienie” stanowiące podstawę decyzji w sprawie odstąpienia od stosowania procedur,

c) zawieranie pisemnych umów z dostawcami artykułów spożywczych, jak tego wymaga obowiązujący w Szkole regulamin oraz określanie w umowach wszystkich postanowień istotnych dla zamawiającego, w szczególności oferowanych cen i zasad płatności,

d) uwzględnianie – w przyjętych warunkach ustalania oferowanej przez wykonawców ceny za olej opałowy oraz w treści umów zawieranych z wykonawcami – cen producentów oleju jako obiektywnego odnośnika przy wyborze najkorzystniejszej oferty oraz przy późniejszym weryfikowaniu przestrzegania zaoferowanych warunków dla poszczególnych dostaw, mając na względzie zapewnienie realizacji zasady z art. 44 ust. 3 pkt 1 lit. a) ustawy o finansach publicznych.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

           Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

           Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

  Zastępca Prezesa

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

Wójt Gminy Kołaki Kościelne