Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Miejskim w Ciechanowcu

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 12 listopada 2019 roku (znak: RIO.IV.6001-4/19), o treści jak niżej:

Pan

Eugeniusz Święcki

Burmistrz Ciechanowca

           W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Ciechanowiec za 2018 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Miejskim w Ciechanowcu na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 561, ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Łomży, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Część ze stwierdzonych nieprawidłowości dotyczy okresu sprawowania funkcji Burmistrza Ciechanowca przez Mirosława Reczko, który zajmował to stanowisko do dnia 21 listopada 2018 r.

Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2018 r. poz. 967, ze zm.), udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

W wyniku analizy przepisów wewnętrznych składających się na procedury kontroli zarządczej i dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości, przeprowadzonej m.in. w świetle przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2019 r. poz. 351, ze zm.) oraz rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2017 r. poz. 1911, ze zm.), stwierdzono, że:

a) wprowadzono obowiązek kopiowania baz danych tworzących księgi rachunkowe na dyski CD ROM, lecz nie określono częstotliwości tworzenia kopii. Informatyk zatrudniony w Urzędzie poinformował, że wykonuje kopie każdego dnia – str. 7 protokołu kontroli,

b) opis konta 130 „Rachunek bieżący jednostki” zawarty w zakładowym planie kont Urzędu jest nieadekwatny do stosowanego faktycznie rozwiązania polegającego na realizacji dochodów i wydatków bezpośrednio przy pomocy rachunku budżetu. Ponadto postanowiono, że na koncie 130 mają być ujmowane wpływy środków pieniężnych „otrzymanych od dysponentów wyższego stopnia na realizację własnych wydatków i do przekazania dysponentom niższego stopnia.” Podział na dysponentów środków (główny, drugiego i trzeciego stopnia) nie występuje w gospodarce finansowej jednostek samorządu terytorialnego. Poza tym zapis ten jest niespójny z opisem konta 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych” w planie kont dla budżetu, w którym właściwie określono zasady rozliczania środków przekazywanych na realizację wydatków jednostkom budżetowym – str. 8 protokołu kontroli,

c) nie określono przepisami wewnętrznymi (w tym w opisach poszczególnych kont) stosowanych zasad ewidencjonowania operacji związanych z centralnym rozliczeniem podatku VAT – str. 9, 14 i 32 protokołu kontroli.

Kontrola wykazała, że nie zostało wykonane przez poprzedniego Burmistrza M. Reczko zalecenie wystosowane po poprzedniej kontroli RIO w Białymstoku, rekomendujące podjęcie przez Radę Miejską uchwały regulującej kwestie umarzania, odraczania i rozkładania na raty spłat należności cywilnoprawnych na podstawie aktualnej delegacji ustawowej. Wcześniej regulująca te kwestie uchwała Nr 61/XII/07 Rady Miejskiej w Ciechanowcu z dnia 10 grudnia 2007 r. straciła moc obowiązującą, gdyż podjęta została na podstawie art. 43 ust. 1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych. Od 2010 r. obowiązek podjęcia przez Radę Miejską uchwały regulującej zagadnienia udzielania ulg w spłacie należności (już tylko cywilnoprawnych, a nie wszelkich, do których nie stosuje się przepisów Ordynacji podatkowej, jak to było przed 2010 r.) ustanawia art. 59 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 869, ze zm.). Do czasu obecnej kontroli stosowna uchwała na podstawie obowiązującej delegacji nadal nie została podjęta. Wskazania ponadto wymaga, że po nowelizacji ustawy o finansach publicznych obowiązującej od 28 kwietnia 2017 r., wprowadzonej ustawą z dnia 10 lutego 2017 r. (Dz. U. z 2017 r. poz. 659), katalog jednostek organizacyjnych, których należności mają być przedmiotem uchwały podejmowanej na podstawie art. 59 ust. 2, obejmuje również instytucje kultury. Z ustaleń kontroli wynika, że ulgi, których podstawą powinna być stosowna uchwała Rady, nie były udzielane – str. 15-16 protokołu kontroli.

Kontrola prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym dokonywanych w nich zapisów i dowodów stanowiących ich podstawę, przeprowadzona w świetle przepisów ustawy o rachunkowości oraz rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont …, wykazała, że:

a) stan rozrachunków podlegających wykazaniu na koncie syntetycznym 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” wykazywano nieprawidłowo jako per saldo należności i zobowiązań, co skutkowało zniekształceniem danych zaprezentowanych następnie w bilansie Urzędu Miejskiego na 31 grudnia 2018 r. Według stanu na koniec 2018 r. na koncie syntetycznym 221 wykazano po stronie Wn per saldo w wysokości 194.741,10 zł. Według danych ewidencji analitycznej na koniec 2018 r. faktyczna kwota należności podlegająca wykazaniu po stronie Wn wynosiła 215.679,62 zł, zaś po stronie Ma powinny być wykazane nadpłaty w kwocie 20.938,52 zł. W sprawozdaniu Rb-27S wykazano rzetelne dane w tym zakresie, wynikające z ewidencji analitycznej – str. 18 protokołu kontroli,

b) ewidencją na koncie 221 nie objęto – wykazanych w sprawozdaniu Rb-27S – należności pozostałych do zapłaty na sumę 18.236,15 zł związanych z podatkami pobieranymi przez urzędy skarbowe oraz z udziałami w podatkach dochodowych, co sprzeciwia się opisowi konta 221 zawartemu w załączniku nr 3 do rozporządzenia oraz zasadzie wykazywania w sprawozdawczości danych wynikających z ewidencji księgowej, wyrażonej w § 6 ust. 1 pkt 1 i § 9 ust. 2 rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 9 stycznia 2018 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2019 r. poz. 1393) – str. 18 protokołu kontroli,

c) nie zachowano czystości obrotów na koncie 130, wbrew zasadom jego funkcjonowania określonym załącznikiem nr 3 do rozporządzenia, w wyniku czego obroty na subkontach do konta 130 w zakresie wydatków były wyższe o 16.888,72 zł od wydatków wykazanych w sprawozdaniu Rb-28S Urzędu Miejskiego. Uchybienie było wynikiem zaniechania technicznego zapisu ujemnego na koncie 130 – str. 21-22 i 27-28 protokołu kontroli,

d) stan rozrachunków gminy z urzędem skarbowym z tytułu centralnego rozliczenia podatku VAT na dzień 31 grudnia 2018 r. nie był odzwierciedlony w księgach rachunkowych. Z deklaracji VAT-7 gminy Ciechanowiec za grudzień 2018 r. wynika zobowiązanie na kwotę 7.366 zł z tytułu podatku podlegającego odprowadzeniu do urzędu skarbowego; w zakresie rozrachunków z VAT zaprezentowano zaś jedynie rzekome zobowiązanie w kwocie 242,75 zł na koncie 224 „Rozrachunki budżetu”. Kwota ta odpowiadała w rzeczywistości wpłatom jednostek budżetowych na rachunek budżetu na poczet podatku VAT podlegającemu zapłaceniu do US według danych wynikających z deklaracji cząstkowych tych jednostek. Analiza okazanej dokumentacji wykazała, że wszystkie jednostki organizacyjne gminy (z wyjątkiem Urzędu Miejskiego) prowadzą rozliczenia podatku VAT metodą netto, w związku z czym wynikający z ich deklaracji cząstkowych VAT do zapłaty pokrywany jest środkami wpłacanymi przez nie na rachunek budżetu i ujmowanymi na stronie Ma konta 224. Należy jednak w tym miejscu zaznaczyć, że wchodząca w skład sumy podlegającej odprowadzeniu do US – według deklaracji VAT-7 gminy za grudzień 2018 r. – kwota 6.626,77 zł, wykazana w deklaracji cząstkowej przez gminny zakład budżetowy „FARE”, przekazana została przez  „FARE” na rachunek budżetu w styczniu 2019 r. Nie stwierdzono w księgach należności od „FARE” na tę kwotę oraz zobowiązania wynikającego z obowiązku gminy do odprowadzenia tej kwoty do US. Z kolei Urząd Miejski jako jednostka budżetowa prowadzi rozliczenia podatku VAT metodą brutto – wynikające z deklaracji cząstkowych Urzędu kwoty podlegające odprowadzeniu do US ujmowane są w momencie przelewu do US jako wydatek; np. przekazana w styczniu 2019 r. kwota 497 zł (wchodząca w skład sumy 7.366 zł) zarachowana została do wydatków w par. 4530 „Podatek od towarów i usług (VAT)”. Kwota ta, podobnie jak kwota VAT podlegająca zapłaceniu przez gminę do US w części dotyczącej zakładu budżetowego, nie była wykazana w księgach jako zobowiązanie; w związku z tym, że stanowiła zobowiązanie z tytułu wydatków, powinna wynikać z ksiąg Urzędu jako jednostki budżetowej, z konta 225 „Rozrachunki z budżetami”, i zostać zaprezentowana w sprawozdaniu Rb-28S za 2018 r. – str. 31-32 protokołu kontroli,

e) na koncie 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” prowadzono rozliczenia dotyczące rozrachunków, które nie powinny być na nim ujmowane w świetle załącznika nr 3 do rozporządzenia. Księgowano na nim nieprawidłowo rozrachunki dotyczące diet radnych i sołtysów oraz ekwiwalentów dla członków OSP, które powinny być ujęte na koncie 240 „Pozostałe rozrachunki” oraz rozrachunki dotyczące składek PFRON, podlegające ewidencji na koncie 229 „Pozostałe rozrachunki publicznoprawne” – str. 33 protokołu kontroli,

f) nie jest prowadzone konto 290 „Odpisy aktualizujące należności”, mimo że kontrola wykazała istnienie należności posiadających cechy uzasadniające dokonanie odpisu na podstawie przepisów art. 35b ust. 1 ustawy o rachunkowości; dotyczy to w szczególności należności na kwotę 44.739,88 zł od firmy Green Operator sp. z o.o. z Warszawy w upadłości – str. 37-38 protokołu kontroli,

g) nie ujmowano w księgach operacji naliczenia odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych, która powinna skutkować wykazaniem na koncie 240 zobowiązania działalności podstawowej wobec działalności socjalnej (w korespondencji z kontem kosztów). Przelewy równowartości odpisu na rachunek ZFSS powinny być ujmowane jako zmniejszenie tego zobowiązania – str. 98 protokołu kontroli,

h) w księgach 2018 r. nie zostało ujęte na koncie 201, w korespondencji z kontem 080 „Środki trwałe w budowie (inwestycje)”, zobowiązanie na kwotę 1.283,10 zł odpowiadające odszkodowaniu ustalonemu decyzją z dnia 5 października 2018 r. za jedną z nieruchomości przejętych pod przebudowę ul. Wińskiej; odszkodowanie wypłacono ostatecznie w dniu 13 marca 2019 r., którą to operację ujęto Wn 080 – Ma 130 – str. 118 protokołu kontroli,

i) do kosztów przebudowy ul. Wińskiej nie ujęto wartości dokumentacji technicznej sporządzonej w 2016 r. Umową zlecono wykonawcy wykonanie dokumentacji technicznej dla trzech ulic – Wińskiej, Długiej i Wspólnej za 43.999,99 zł, bez wyszczególnienia kosztów dotyczących poszczególnych ulic. Ponadto z ustaleń kontroli wynika, że dokumentacja dla ul. Wińskiej i trzech innych (Długa, Szeroka, Sienkiewicza) była sporządzana także w 2013 r., za kwotę 27.810 zł, bez wyszczególnienia wartości poszczególnych ulic. Wartość tej dokumentacji była ujęta na koncie 080 zbiorczo – str. 118-120 protokołu kontroli,

j) na dzień 31 grudnia 2018 r. na koncie 080 wykazane były poniesione nakłady na inwestycje rozpoczęte w łącznej kwocie 1.702.703,96 zł. Z ustaleń kontroli wynika ustosunkowanie się do 23 zadań na kwotę 997.566,73 zł, które zostały rozpoczęte przed 2017 r. Analiza zawarta w protokole kontroli wykazuje, że:

- w przypadku 7 zadań o łącznej wartości 61.997 zł nastąpi „zdjęcie z kosztów inwestycyjnych” (z powodu dezaktualizacji dokumentacji pochodzącej z lat 2007-2011 oraz braku środków na realizację zadania z 2015 r.),

- w przypadku 6 zadań o łącznej wartości 281.806,28 zł zadeklarowano zamiar ich kontynuowania,

- w przypadku 10 zadań o łącznej wartości 643.762,72 zł stwierdzono zrealizowanie ich w latach wcześniejszych oraz zaniechanie przeniesienia kosztów na stan środków trwałych albo pozostawienie na koncie 080 jedynie kosztów dokumentacji zadań zakończonych już i przeniesionych na konto 011, podczas gdy na odrębnym koncie analitycznym w ramach konta 080 pozostała zaksięgowana błędnie wartość samej dokumentacji – str. 120-126 protokołu kontroli. Stan inwestycji rozpoczętych na koncie 080 był zatem zawyżony, zaś stan środków trwałych na koncie 011 zaniżony o wartość inwestycji zakończonych i przyjętych do używania. Saldo konta 080 powinno zostać przeniesione na stan środków trwałych (konto 011) w roku przyjęcia do używania środków trwałych wytworzonych w procesie inwestycyjnym – art. 20 ust. 1 i art. 24 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Ze złożonego w tej sprawie wyjaśnienia Skarbnika Gminy wynika, że Nakłady inwestycyjne ujmowane są na koncie 080 do czasu ich przekazania na konto 011 na podstawie dowodu księgowego (symbol OT) (…) Za dotrzymanie wyznaczonych terminów spływu dokumentacji odpowiedzialny jest Kierownik Referatu Inwestycji. Komórka finansowa każdorazowo informuje Referat Inwestycji o konieczności sporządzenia dokumentów OT i PT oraz przekazuje niezbędne dane finansowe, lecz nie ma wpływu na opóźnienia w przekazywaniu tych dokumentów do Referatu Finansowego.

Kontrola sporządzonej sprawozdawczości w świetle przepisów rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 9 stycznia 2018 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1773) wykazała, że:

a) w jednostkowym rocznym sprawozdaniu Rb-27S za 2018 r. w kolumnie 8 „dochody otrzymane” wykazano kwotę 33.849.370,43 zł, podczas gdy prawidłowo należało wykazać kwotę 33.778.252,09 zł, tj. o 71.118,34 zł niższą. Zasady wypełniania kolumny „dochody otrzymane” wynikają od 2018 r. z § 3 ust. 1 pkt 5, ust. 2 pkt 1 lit. c) i pkt 2 lit. c), ust. 4 pkt 4 i ust. 5 pkt 3 załącznika nr 36 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej. Przyczyną rozbieżności z wymienionymi przepisami było:

- omyłkowe pominięcie w kol. 8 kwoty 170.074,80 zł odpowiadającej dochodom wykonanym z opłat za zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych,

- zawyżenie o 22.570 zł kwoty dotyczącej udziałów w podatkach dochodowych; dochody wykonane i otrzymane z tego tytułu bezpodstawnie wykazano w jednakowej wysokości,

- zawyżenie o 218.623,14 zł kwoty oznaczającej wartość niewykorzystanych w 2018 r. dotacji celowych, których zwrot do PUW miał miejsce w trakcie 2018 r. – str. 18-20 protokołu kontroli,

b) dochody wykonane zaprezentowane w sprawozdaniu zbiorczym Rb-27ZZ w kolumnie „potrącone na rzecz jednostek samorządu terytorialnego” w wysokości 17.777,77 zł były wyższe o 1.447,77 zł od sumy zaprezentowanej w sprawozdaniu zbiorczym Rb-27S jako dochody wykonane w par. 2360 „Dochody jednostek samorządu terytorialnego związane z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych ustawami”; naruszono tym samym § 6 ust. 4 załącznika nr 36 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej, zgodnie z którym wykazywane w sprawozdaniu Rb-27ZZ w kolumnie „potrącone na rzecz jednostek samorządu terytorialnego” kwoty dochodów powinny być wykazywane w takiej samej wysokości w sprawozdaniu Rb-27S w kolumnie „Dochody wykonane (wpływy minus zwroty)” w paragrafie „Dochody jednostek samorządu terytorialnego związane z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej…”. Różnica jest konsekwencją włączenia do par. 2360 sprawozdania zbiorczego Rb-27S części danych ze sprawozdania jednostkowego Rb-27S sporządzonego przez OPS, które były wykazane w sprawozdaniu OPS w paragrafach źródłowych zamiast w par. 2360. Sprawozdanie zbiorcze Rb-27S sporządza się na podstawie sprawozdań jednostkowych, a zatem wykazanie dochodów w sprawozdaniu zbiorczym w par. 2360 klasyfikacji budżetowej wymaga takiego ujęcia ich także w sprawozdaniach jednostkowych, w tym w sprawozdaniu OPS – str. 20-21 protokołu kontroli,

c) sprawozdanie Rb-ST o stanie środków na rachunkach bankowych jednostki samorządu terytorialnego na koniec 2018 r. sporządzono niezgodnie z zasadą określoną w § 22 ust. 1 załącznika nr 36 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej. Jako „Stan środków na rachunku budżetu” wykazano kwotę 1.784.897,85 zł, zamiast kwoty 1.136.897,85 zł stanowiącej saldo Wn konta 133 „Rachunek budżetu” na koniec 2018 r. potwierdzone wyciągiem bankowym. Bezpodstawnie do sprawozdania ujęto kwotę 648.000 zł stanowiącą saldo Wn konta 223 w ewidencji budżetu. Odzwierciedlało ono stan środków przelanych z rachunku budżetu na rachunek bieżący Szkoły Podstawowej w Ciechanowcu niewykorzystanych w 2018 r., ponieważ pochodziły one z dotacji na finansowanie zadania, którego termin realizacji przypadał na 2019 r. Z ustaleń kontroli wynika, że sprawozdanie Rb-ST sporządzone przez Burmistrza potraktowano jako sprawozdanie „zbiorcze”, do którego włączono dane ze sprawozdania Rb-ST (obejmującego kwotę 648.000 zł) sporządzonego bezpodstawnie przez dyrektora szkoły. Zgodnie z § 4 pkt 3 rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej sporządzanie sprawozdania Rb-ST należy wyłącznie do  zarządów j.s.t., zatem wykazanie w nim tych środków wymagałoby uprzedniego ich zwrotu przez szkołę na rachunek budżetu – str. 23 protokołu kontroli,

d) we własnym jednostkowym sprawozdaniu Rb-N na koniec IV kwartału 2018 r. w pozycji N.3 „gotówka i depozyty” wykazano błędnie kwotę 1.211.442,65 zł. Prawidłowo jako gotówkę i depozyty należało wykazać kwotę 786.425,61 zł, co wynika z wyliczeń przedstawionych w protokole. W wykazanej kwocie błędnie ujęto ratę części oświatowej subwencji otrzymanej w 2018 r. na 2019 r. oraz kwoty dotacji podlegających zwrotowi do PUW w styczniu 2019 r., zaś pominięto bezpodstawnie kwoty uwidocznione na saldzie strony Wn konta 224 w ewidencji budżetu. Zasady wypełniania wiersza „gotówka i depozyty” w sprawozdaniu Rb-N określają przepisy § 13 ust. 1 pkt 4 załącznika nr 9 do rozporządzenia w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych – str. 24 protokołu kontroli.

Badając dochody z opłat za użytkowanie wieczyste nieruchomości gruntowych stwierdzono, że aktualizację pobieranych opłat przeprowadzono w 2012, 2013 i 2015 r. Kontrola wykazała, że ustalona w wyniku aktualizacji wysokość opłaty rocznej za użytkowanie wieczyste przewyższała dwukrotność opłaty rocznej pobieranej przed aktualizacją. Mimo tego opłatę po aktualizacji pobierano od razu w wysokości wynikającej z aktualizacji, co stanowiło naruszenie art. 77 ust. 2a ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2018 r. poz. 2204, ze zm.), zgodnie z którym w przypadku gdy zaktualizowana wysokość opłaty rocznej przewyższa co najmniej dwukrotnie wysokość dotychczasowej opłaty rocznej, użytkownik wieczysty wnosi opłatę roczną w wysokości odpowiadającej dwukrotności dotychczasowej opłaty rocznej. Pozostałą kwotę ponad dwukrotność dotychczasowej opłaty (nadwyżka) rozkłada się na dwie równe części, które powiększają opłatę roczną w następnych dwóch latach. Opłata roczna w trzecim roku od aktualizacji jest równa kwocie wynikającej z tej aktualizacji. Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku pragnie wskazać, że w kwestii sposobu ustalania wysokości opłaty w poszczególnych latach po aktualizacji stanowisko zajął kilkukrotnie Sąd Najwyższy (uchwała z dnia 28 lutego 2013 r., sygn. akt III CZP 110/12; wyrok z dnia 5 grudnia 2013 r., sygn. akt V CSK 5/13; wyrok z dnia 21 maja 2014 r., sygn. akt II CSK 451/13). Sąd Najwyższy podkreślił m.in., że przy zastosowaniu wskazanej metody w trzecim roku od aktualizacji opłata osiąga wysokość wynikającą z aktualizacji, co oznacza, że zdanie trzecie art. 77 ust. 2a ustawy jest w istocie pozbawione znaczenia normatywnego, potwierdza bowiem tylko to, co wynika ze zdania drugiego.

W konsekwencji naruszenia przywołanego przepisu w 39 przypadkach naliczono i pobrano od użytkowników wieczystych opłaty za użytkowanie wieczyste zawyżone na łączną kwotę 2.698,77 zł – str. 59 protokołu kontroli.

Analizując decyzje ustalające opłaty za zajęcie pasa drogowego w kontekście przepisów art. 40 ustawy z dnia 21 marca 1985 r. o drogach publicznych (Dz. U. z 2018 r. poz. 2168, ze zm.) oraz prawidłowość i terminowość uiszczenia wynikających z nich opłat ustalono, że w 2018 r. nie był dokonywany przypis należności za zajęcie pasa drogowego wynikających z decyzji wydanych w latach wcześniejszych, zezwalających na umieszczenie urządzeń w pasie drogowym. W związku z tym, że zgodnie z art. 40 ust. 13a ustawy o drogach publicznych opłatę roczną za lata następne uiszcza się w terminie do dnia 15 stycznia każdego roku z góry za dany rok, na początku każdego roku powinien być dokonywany przypis zapisem Wn 221 – Ma 720. Jak wynika z ustaleń kontroli, przypisu na koncie 221 dokonano po raz pierwszy na 2019 r. Efektem niedokonywania przypisu w latach wcześniejszych było pominięcie w ewidencji i sprawozdawczości należności z opłat za zajęcie pasa drogowego w łącznej wysokości 36 zł na koniec 2018 r. Przy czym należności na kwotę 27 zł ustalone został w latach 2012-2013, zatem prawdopodobnie upłynął dla nich okres przedawnienia wynikający z art. 40d ust. 1 ustawy o drogach publicznych, zaś kwota 9 zł wynikająca z decyzji z 2014 r. została wpłacona w 2019 r. – str. 60-62 protokołu kontroli.

W toku kontroli dochodów budżetu gminy badaniu poddano także dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2019 r. poz. 900, ze zm.), jest Pan Burmistrz. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych, co doprowadziło do następujących ustaleń.

Badając powszechność opodatkowania podatkiem rolnym stwierdzono nieprawidłowości  polegające na nieprzedłożeniu do kontroli części informacji podatkowych, które stanowią podstawowy materiał dowodowy służący ustaleniu podstawy opodatkowania, naruszające wskazania art. 6a ust. 5 ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (Dz. U. z 2019 r. poz. 1256, ze zm.). Ponadto organ podatkowy naruszył także art. 272 Ordynacji podatkowej. W trakcie wskazanych tym przepisem czynności sprawdzających organ podatkowy powinien podjąć działania m.in. w celu ustalenia stanu faktycznego, także poprzez ewentualne wyegzekwowanie prawidłowo wypełnionych informacji. Łącznie w próbie przyjętej do kontroli stwierdzono w 54 przypadkach brak informacji składanych przez podatników, zawierających dane, na podstawie których dokonywany jest wymiar zobowiązania podatkowego w łącznej kwocie 12.052 zł – str. 68 protokołu kontroli.

           Kontroli poddano decyzje w sprawie zmiany wysokości wymiaru podatku rolnego, których w kontrolowanym okresie organ podatkowy wydał 10, generując przypis na kwotę 482 zł oraz odpis na kwotę 269 zł. Analizując zgromadzone materiały, w tym także wydawane decyzje, stwierdzono, że nie uwzględniają one wszystkich elementów uzasadnienia. Decyzja powinna zawierać: oznaczenie organu podatkowego, datę jej wydania, oznaczenie strony, powołanie podstawy prawnej, rozstrzygnięcie, uzasadnienie faktyczne i prawne, pouczenie o trybie odwoławczym – jeżeli od decyzji służy odwołanie oraz podpis osoby upoważnionej, z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego (art. 210 § 1 Ordynacji podatkowej). Natomiast zgodnie z art. 210 § 1 HYPERLINK "http://sip.lex.pl/"pktHYPERLINK "http://sip.lex.pl/" 6 tej ustawy integralną częścią każdej decyzji jest jej uzasadnienie faktyczne i prawne. Przytoczenie przepisów prawa to również wskazanie ich treści i relacji do stanu faktycznego sprawy i zasadami prawidłowo prowadzonego postępowania administracyjnego, na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej, decyzja powinna wskazywać ustalony przez organ administracyjny stan faktyczny, określać przesłanki zastosowania tej a nie innej kwalifikacji prawnej i ustalać, jakie okoliczności stanu faktycznego odpowiadają którym z fragmentów normy prawnej zastosowanej w sprawie, co nie zostało dopełnione przez organ podatkowy. Kompletność materiału zgromadzonego w sprawie jest zupełnie podstawowym, niejako pierwotnym warunkiem uznania, że po pierwsze została zrealizowana zasada prawdy obiektywnej, a po drugie, że ocena dowodów dokonana przez organ podatkowy jest oceną korzystającą z ochrony art. 191 Ordynacji podatkowej. Natomiast z art. 210 § 4 oraz z art. 235 tej ustawy nie wynika, aby uzasadnienie decyzji musiało przedstawiać stanowisko organu we wszystkich najdrobniejszych kwestiach proceduralnych. Uzasadnienie faktyczne rozstrzygnięcia organu powinno odnosić się do okoliczności, które mają znaczenie dla rozstrzygnięcia sprawy – str. 69-70 protokołu kontroli.

           Przedmiotem kontroli były zagadnienia dotyczące prawidłowości opodatkowania nieruchomości związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej. W wyniku tych działań stwierdzono m.in. nieprawidłowość polegającą na nieopodatkowaniu (konto o numerze 80066) nieruchomości, na której podatnik prowadzi działalność gospodarczą i posiada zezwolenie na wydobywanie kopaliny ze złoża (decyzja Marszałka Województwa Podlaskiego z dnia 1 lutego 2019 r.). Podatnik wykazał w informacji podatkowej złożonej w 2019 r. grunty związane z działalnością gospodarczą o powierzchni 4.500 m2. Z posiadanych informacji wynika, że działalność gospodarcza prowadzona jest na powierzchni 32.016 m2.  Ma to wpływ na kwotę podatku od nieruchomości, który należało ustalić za rok 2019 w kwocie 18.676 zł. Ustalono również, że na działce o powierzchni 12.221 m2 należącej do tego podatnika składowane jest wydobyte kruszywo. Analogiczne ustalenia dotyczyły również działki o powierzchni 12.761 m2 należącej do innego podatnika (karta jednostki opodatkowania nr 370033), na której także segregowane i składowane jest wydobyte kruszywo. W tym przypadku wartość należnego podatku winna wzrosnąć o kwotę 17.487 zł. Łącznie do budżetu gminy powinna wpłynąć kwota wyższa o 36.163 zł.

Ustalono ponadto, że Starostwo Powiatowe w Wysokiem Mazowieckiem decyzją nr RA.7511-4/10 z dnia 14 maca 2011 r. udzieliło podmiotowi wskazanemu w opisie na str. 79 protokołu kontroli koncesji na wydobywanie kruszywa naturalnego metodą odkrywkową na część działki wskazanej w protokole kontroli o łącznej powierzchni 18.552 m2. Do dnia przeprowadzenia kontroli podatnik nie złożył informacji podatkowej. W trakcie kontroli wezwano go do złożenia informacji; na podstawie danych w niej zawartych ustalono podatek od nieruchomości za lata: 2014 r. w kwocie 175 zł, 2015 r. – 175 zł, 2016 r. – 280 zł, 2017 r. – 490 zł, 2018 r. – 332 zł. Łącznie na kwotę 1.452 zł. Tymczasem prawidłowo ustalony podatek za wskazane okresy winien wynieść łącznie kwotę 1.601 zł. W 2019 r. Starosta Wysokomazowiecki decyzją z dnia 10 stycznia 2019 r. przeniósł koncesję udzieloną wymienionemu podatnikowi na rzecz kolejnego podmiotu wskazanego na str. 79 protokołu kontroli. W czasie kontroli, po interwencji organu podatkowego, nowy podatnik złożył informację podatkową na grunty związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, skutkującą wymiarem podatku od nieruchomości na kwotę 1.878 zł. Natomiast według ustaleń kontroli prawidłowa wartość podatku od nieruchomości winna wynieść: za rok 2018 – 783 zł, a za rok 2019 kwotę 10.160 zł (łącznie 10.943 zł). Oznacza to, iż w opisanym przypadku łącznie zaniżono podatek od nieruchomości za wskazane okresy na kwotę 9.065 zł – str. 78-79 protokołu kontroli.

Sprawdzeniu poddano ewidencję podatkową nieruchomości, przewidzianą treścią art. 7a ust. 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1170, ze zm.), której zasady prowadzenia określone zostały w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2004 r. w sprawie ewidencji podatkowej nieruchomości (Dz. U. Nr 107, poz. 1138). Kontrola pozwoliła ustalić, że system informatyczny obsługujący w jednostce przedmiotową ewidencję, nie spełnia warunków przewidzianych w § 2 rozporządzenia, zgodnie z którymi powinien umożliwiać:

- tworzenie raportów i zbiorczych zestawień według kryteriów definiowanych przez użytkownika;

- eksport danych zawartych w ewidencji do pliku w formacie rozszerzalnego języka znaczników (XML), w celu ich porównywania z danymi zawartymi w ewidencji gruntów i budynków prowadzonej na podstawie przepisów Prawa geodezyjnego i kartograficznego.

           Struktura i zasady budowy pliku w formacie XML zostały określone w załączniku do rozporządzenia. Stwierdzono, że użytkowany przez kontrolowaną jednostkę program komputerowy nie odpowiada wymogom określonym w załączniku do rozporządzenia w zakresie struktur i zasad budowy pliku w formacie Rozszerzalnego Znacznika Języków XML po wygenerowaniu. Jednocześnie ustalono, że kontrolowana jednostka nie prowadząc ewidencji w wymaganym formacie (powinna zawierać dane dotyczące przedmiotów opodatkowania), narusza wskazania § 5 rozporządzenia – str. 80-81 protokołu kontroli.

Kontrolując zagadnienie poboru opłaty targowej stwierdzono, że będące w użyciu kontrolowanej jednostki pokwitowania wpłaty (bloczki opłaty targowej) uniemożliwiają  sprawowanie kontroli ze strony organu podatkowego w zakresie prawidłowości poboru. Na biletach brak jest danych osoby uiszczającej opłatę, stwierdzono również, że pokwitowania nadal wystawiane są w jednym egzemplarzu i nie zawierają wszystkich elementów określonych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 25 października 2010 r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 208 poz. 1375). Zgodnie z § 5 ust. 1 pokwitowanie wpłaty lub wypłaty powinno zawierać dane umożliwiające identyfikację: egzemplarza pokwitowania, podatnika, podatku lub innego tytułu wpłaty lub wypłaty, wysokości kwoty wpłaty lub wypłaty, w przypadku wpłaty również okres, którego dotyczy wpłata, daty wpłaty. Oryginał pokwitowania wpłaty otrzymuje wpłacający. Wobec powyższych ustaleń nie ma możliwości przeprowadzenia prawidłowo kontroli inkasentów. Zgodnie z art. 272 Ordynacji podatkowej organ podatkowy zobowiązany jest do prowadzenia czynności sprawdzających mających na celu monitorowanie wpłacania zadeklarowanych podatków (opłat), w tym również pobieranych przez płatników oraz inkasentów. Pismem z dnia 2 września 2015 r. (znak: RIO.IV.6001-5/15) zalecono poprzedniemu Burmistrzowi Ciechanowca dostosowanie pokwitowań wpłat opłaty targowej do obowiązujących przepisów oraz przeprowadzanie kontroli inkasentów zajmujących się poborem opłaty. Były Burmistrz pismem z dnia 5 października 2015 r. odpowiedział, że pokwitowania wpłat opłaty targowej zostaną dostosowane do obowiązujących przepisów i zastosowane z dniem 1 stycznia 2016 r. oraz przeprowadzone będą kontrole inkasentów zajmujących się poborem opłaty targowej. Jak wskazują aktualnie dokonane ustalenia, ten punkt wystąpienia pokontrolnego nie został wykonany i nie dostosowano pokwitowań wpłat do obowiązujących przepisów prawa – str. 82-83 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli dokonanej w obszarze realizacji dochodów z tytułu opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi, na podstawie ewidencji miejscowości, ulic i adresów ustalono na obszarze kontrolowanej jednostki 2.915 obiektów typu punkt adresowy. W związku z powyższym teoretycznie brak jest 659 deklaracji, niezłożonych przez podatników, ponieważ w ewidencji nieruchomości figuruje 2.256 gospodarstw, które złożyły deklaracje i zobowiązały się do uiszczania opłaty. Kwestię tę winien wyjaśnić organ podatkowy (jego służby) w toku prowadzonych czynności sprawdzających, które powinny zapewnić realizowanym dochodom podatkowym przymioty powszechności i prawidłowości. Natomiast zgodnie z art. 165 Ordynacji podatkowej organ ma obowiązek wszczęcia postępowania w stosunku do osób, które nie złożyły deklaracji w sprawie opłaty z tytułu odpadów komunalnych, w celu określenia w formie decyzji kwoty należnej opłaty. Na podstawie przedłożonych do kontroli dokumentów ustalono, że organ nie wydał decyzji określających opłatę podatnikom, którzy nie wykonali ustawowych obowiązków, nie złożyli deklaracji i nie uiścili opłaty – str. 83-85 protokołu kontroli.

Kontroli poddano także działania windykacyjne prowadzone przez wierzyciela. Ustalono, iż łącznie zaległości z tytułu opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi na dzień 31 grudnia 2018 r. wynosiły 53.786,09 zł, w tym zaległości z lat ubiegłych w kwocie 13.589,65 zł. W 2018 r. wystawiono 346 upomnień zalegającym w opłacie za gospodarowanie odpadami komunalnymi na kwotę 46.039,35 zł (w tym koszty upomnień w kwocie 4.013,60 zł). Wystawiono 73 tytuły wykonawcze na ogólną kwotę 23.267 zł. Na dzień kontroli, kwota zaległość z 2018 nieobjęta tytułami wykonawczymi wynosiła 30.519,09 zł. W stosunku do tych zaległości nie wszczęto egzekucji oraz nie podjęto działań windykacyjnych zmierzających do wyegzekwowania powyższych należności. Ustalenia wskazują na niedopełnienie przez wierzyciela obowiązków wynikających z przepisów ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2019 r. poz. 1438, ze zm.) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 30 grudnia 2015 r. w sprawie postępowania wierzycieli należności pieniężnych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1483). Na dzień 30 czerwca 2019 r. ogólna kwota zaległości z tytułu opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi na kontach podatników wynosiła 75.256,33 zł – str. 87-88 protokołu kontroli.

Poddając kontroli wydatki na wynagrodzenia pracowników Urzędu Miejskiego ustalono, że w 2018 r. przyznawane były pracownikom dodatki specjalne. W pismach przyznających dodatki jako uzasadnienie podawano: „W związku ze zwiększonym zakresem obowiązków służbowych (…)”, nie wskazywano jednak czego dotyczył zwiększony zakres obowiązków. Zgodnie z art. 36 ust. 5 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1282) dodatek specjalny może być przyznany pracownikowi z tytułu okresowego zwiększenia obowiązków służbowych lub powierzenia dodatkowych zadań. Zaistnienie którejś z tych okoliczności nie zostało jednakże udokumentowane w pismach.

Natomiast pismem z 25 lipca 2018 r. były Burmistrz na okres 1-31 lipca 2018 r. przyznał dodatek specjalny Sekretarzowi Gminy podając jako uzasadnienie „W związku ze zwiększonym zakresem czynności (pełnienie funkcji Burmistrza) (…)”. Odnosząc się do podstawy przyznania tego dodatku należy zauważyć, że zarządzeniem z 5 czerwca 2012 r. były Burmistrz powierzył Sekretarzowi Gminy prowadzenie w imieniu Burmistrza spraw gminy pod jego nieobecność do odwołania, zatem nie miało miejsca w tej sytuacji zwiększenie obowiązków spoczywających na pracowniku lub powierzenie dodatkowych zadań – str. 96 protokołu kontroli.

W przedmiocie zagadnień związanych z udzielaniem dotacji dla jednostek niezaliczanych do sektora finansów publicznych na podstawie przepisów ustawy z dnia 24 kwietnia 2004 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2019 r. poz. 688, ze zm.) ustalono, że na dzień 31 maja 2019 r. nie opublikowano w BIP sprawozdania z realizacji programu współpracy z organizacjami pozarządowymi za 2018 r., wbrew art. 5a ust. 3 ustawy – str. 100 protokołu kontroli.

Zarządzeniem Nr 4/14 byłego Burmistrza z dnia 30 czerwca 2014 r. wprowadzono m.in. procedury dokonywania wydatków o wartości nie przekraczającej 30.000 euro. Od 1 lutego 2019 r. obowiązuje w tej sprawie zarządzenie Nr 4/19 Pana Burmistrza, którym powielono – co do istoty – procedury dotychczas obowiązujące. Analizując ich treść stwierdzono niespójność – w rozdziale IV dotyczącym zamówień publicznych o wartości od 14.000 do 30.000 euro w pkt 8 postanowiono, że „W przypadku jednorazowego zakupu artykułów na kwotę w przedziale od 14.000 euro (netto) do 30.000 euro (netto) nie wymaga się podpisania umowy pomiędzy zamawiającym, a wykonawcą”, podczas gdy w rozdziale V dotyczącym zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia pkt 1 stanowi „zakończenie postępowania w sprawie udzielenia zamówienia następuje z dniem zawarcia umowy z wykonawcą, któremu udzielono zamówienia...” – str. 111 protokołu kontroli.

Stwierdzono nieprawidłowe stosowanie klasyfikacji budżetowej wydatków świetle przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów, i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1053, ze zm.). Kwotę 1.966,50 zł, którą wydatkowano na zakup biletów na spektakl ujęto do par. 4210 „Zakup materiałów i wyposażenia”, zamiast do par. 4300 „Zakup usług pozostałych” – str. 107 protokołu kontroli.

Kontroli poddano dokumentację zrealizowanych robót budowlanych oraz zbadano jej zgodność ze stanem faktycznym przez oględziny efektów wykonanych zadań, stwierdzając w szczególności, że:

a) wystąpiły rozbieżności między stanem faktycznym stwierdzonym podczas oględzin a dokumentacją drogi w m. Tworkowice, i tak:

- faktyczna długość drogi wynosi 243,5 m (pomiaru dokonano dwukrotnie kółkiem mierniczym), zaś w kosztorysie powykonawczym wyceniono drogę o długości 250 m, co daje różnicę 6,5 m; rozbieżność długości obrazuje mapa poinwentaryzacyjna,

- powierzchnia drogi według dokumentacji to 1.275 m2, zaś faktycznie 1.224 m2 (243,5 m x 5 m + 6,5 m2 z powodu poszerzenia powierzchni przy styku z drogą powiatową); różnica 51 m2.

W protokole kontroli zawarto szczegółowe wyliczenie skutków finansowych stwierdzonych rozbieżności między zakresem rzeczowym faktycznie wykonanym a zafakturowanym. Łącznie za niewykonane roboty zapłacono wykonawcę kwotę 5.900,93 zł.

Ustalenia kontroli świadczą o nierzetelnym wykonawstwie, nadzorze i odbiorze robót przez komisję, w skład której wchodził były Burmistrz, trzech pracowników Urzędu Miejskiego, inspektor nadzoru i wykonawca. Oświadczenia, że budowa została wykonana zgodnie z projektem złożyli wykonawca (jako kierownik budowy) i inspektor nadzoru. W wyjaśnieniu przedstawionym podczas kontroli potwierdzono, że stan faktyczny w zakresie ilości wybudowanych elementów drogi jest mniejszy od wielkości wykazanych w kosztorysie powykonawczym. W związku z zaistniałą sytuacją zamawiający poinformował wykonawcę o rozbieżnościach. Wpłaty kwoty 5.900,93 zł wykonawca dokonał w trakcie kontroli, w dniu 5 lipca 2019 r. – str. 112-114 protokołu kontroli;

b) w zakresie przebudowy drogi dojazdowej do gruntów rolnych na odcinku Kobusy – Radziszewo Stare:

- na str. 3 w pkt 4.5 opisu technicznego projektu stwierdzono „Projektowane elementy ulicy związane z bezpieczeństwem. Po wykonaniu przebudowy drogi dojazdowej istniejące oznakowanie będzie wystarczające. Nie zachodzi potrzeba zmiany istniejącego oznakowania i tym samym odstępuje się od opracowania projektu stałej organizacji ruchu drogowego”; pomimo takiego stwierdzenia w przedmiarach robót w poz. 20 i 21 (dotyczy to oznakowania) w treści ujęto „wg projektu stałej organizacji ruchu drogowego”. Ponadto w projekcie nie wskazano istniejącego oznakowania. Również w specyfikacji technicznej wykonania i odbioru robót budowlanych w zakresie oznakowania pionowego przewidziano m.in. „dokładna lokalizacja wg projektu organizacji ruchu”,

- w specyfikacji technicznej wykonania i odbioru robót budowlanych przewidziano m.in. humusowanie, obsianie nasieniem traw i drenowanie; pozycje takie nie mają odzwierciedlenia w przedmiarach robót,

- nie był prowadzony dziennik budowy (nie okazano kontrolującym). Obowiązek dokonywania wpisów w dzienniku budowy był zawarty w specyfikacji technicznej wykonania i odbioru robót budowlanych oraz w umowie z inspektorem nadzoru,

- w kosztorysie powykonawczym w poz. 19 wykazano słupki z rur stalowych sztuk 7 o wartości 2.800 zł netto; w wyniku oględzin drogi stwierdzono 2 słupki – brak 5 słupków o wartości 2.000 zł netto; w poz. 20 wskazano 6 znaków, zaś w poz. 21 jeden znak – łączna wartość 2.800 zł netto; faktycznie stwierdzono 3 znaki o wartości 1.200 zł netto – brak 4 znaków o wartości 1.600 zł netto. Łączna wartość brakujących słupków i znaków to kwota 4.428 zł brutto, która została wypłacona wykonawcy. Według wyjaśnienia podpisanego przez 2 pracowników Urzędu Miejskiego w Ciechanowcu (…) Po przeanalizowaniu sytuacji stwierdzam z całą stanowczością, iż podczas czynności odbiorowych jak również podczas kontroli w terenie przez przedstawicieli Urzędu Marszałkowskiego w Białymstoku jako jednostki współfinansującej przedmiotową inwestycję znaki drogowe w ilości wymaganej dokumentacją projektowo-kosztorysową były wbudowane (…). Na chwilę obecną Gmina Ciechanowiec nie posiada wiedzy co jest powodem ich braku (np. nie celowe wyrwanie maszyną rolniczą). Rozważa się możliwość zawiadomienia o zaistniałej sytuacji organów ścigania, tj. policji – str. 115-117 protokołu kontroli.

Kontrola zagadnień dotyczących funduszu sołeckiego, regulowanego przepisami ustawy z dnia 21 lutego 2014 r. o funduszu sołeckim (Dz. U. z 2014 r. poz. 301, ze zm.), wykazała nieprawidłowości dotyczące wymaganej statutami sołectw liczby osób niezbędnych dla ważności zebrań wiejskich podejmujących uchwały w sprawie przeznaczenia środków funduszu sołeckiego. Statuty sołectw przyjęte przez Radę Miejską w Ciechanowcu uchwałą Nr 31/V/03 z dnia 31 marca 2003 r. (ze zmianami) stanowią w § 9 ust. 1, że zebranie wiejskie jest ważne, gdy wzięło w nim udział co najmniej 1/5 mieszkańców sołectwa. Zasadę tę powtórzono w § 15 ust. 1 statutów, określającym wymogi ważności zebrania w sprawie wyboru sołtysa i rady sołeckiej. Natomiast w § 15 ust. 2 przewidziano, że w przypadku braku 1/5 mieszkańców na zebraniu wyborczym, wybory przeprowadza się na następnym zebraniu w tym samym dniu, po upływie co najmniej 30 minut od wyznaczonej godziny rozpoczęcia zebrania w pierwszym terminie bez względu na liczbę osób uczestniczących. Możliwość skutecznego przeprowadzania zebrania w II terminie, mimo braku wymaganego quorum, została przewidziana tylko w przypadku zebrań wyborczych. W innych sprawach statuty nie przewidują przeprowadzenia zebrań bez względu na quorum. Z dokumentacji złożonej przez 15 sołectw w związku z uchwaleniem przeznaczenia funduszu sołeckiego na 2018 r. (Antonin, Bujenka, Czaje Bagno, Koce Basie, Kozarze, Łempice, Malec, Pobikry, Radziszewo Sieńczuch, Radziszewo Sobiechowo i Radziszewo Stare, Skórzec, Wojtkowice Glinna, Wojtkowice Stare, Winna Chroły i Zadobrze) wynika, że na zebraniach wiejskich, na których uchwalano wnioski, nie była obecna wymagana statutami liczba mieszkańców. W świetle cytowanych postanowień statutów, ze względu na frekwencję (poniżej 1/5 mieszkańców), zebrania wiejskie wymienionych sołectw nie były władne do podejmowania ważnych uchwał w tej sprawie, a zatem uchwalenie przez nie wniosków w sprawie przeznaczenia środków funduszu naruszało art. 5 ust. 1 ustawy o funduszu sołeckim. Nie można zatem wydatków poniesionych na podstawie tych wniosków uznać za wydatki w ramach funduszu sołeckiego. Realizując wnioski, które według dokumentacji i postanowień statutów nie były uchwalone przez prawomocne zebrania wiejskie – ze względu na brak liczby mieszkańców wymaganej przy podejmowaniu uchwał – gmina poniosła wydatki zakwalifikowane do wykonanych w ramach funduszu sołeckiego w łącznej wysokości 159.725,70 zł, co odpowiadało uzyskanemu z budżetu państwa zwrotowi ich części w formie dotacji celowej na poziomie 45.628,84 zł – str. 46-47 protokołu kontroli.

W 2018 r. gmina Ciechanowiec w ramach funduszu sołeckiego wydatkowała 314.582,35 zł. Analiza dokumentacji realizowanych w ramach funduszu sołeckiego przedsięwzięć wykazała, że znaczną część tej kwoty przeznaczono na zadania polegające na remontach dróg gminnych. Wykonawcą robót był zakład budżetowy gminy działający pod nazwą „FARE”, na podstawie zleceń podpisanych przez Burmistrza niezawierających podstawowych danych umożliwiających precyzyjne ustalenie przedmiotu zlecenia (ilości robót) i wynagrodzenia wykonawcy (wysokości wydatków, które mają być poniesione z budżetu na jego realizację). Na przykład w zleceniu z dnia 24 sierpnia 2018 r. przedmiot określono w sposób następujący „Zlecam wykonanie naprawy nawierzchni gruntowych dróg gminnych zgodnie z wykazem (…) Szczegółowy zakres należy uzgodnić z Referatem Inwestycji tut. Urzędu (…) Kwota usługi nie może przekraczać wartości podanej dla poszczególnych sołectw w wykazie stanowiącym załącznik”. W innym zleceniu z 23 kwietnia 2018 r. na naprawę i budowę przepustów drogowych w pasach drogowych dróg gminnych w m. Skórzec i Przybyszyn – „należność zostanie opłacona przelewem po wykonaniu zlecenia na podstawie not księgowych wystawionych oddzielnie na każde zadanie oraz kosztorysów powykonawczych”. Stosownie do postanowień ustawy o finansach publicznych (m.in. art. 261), wysokość zaciąganego zobowiązania pieniężnego powinna być znana w momencie dokonywania czynności skutkującej jego powstaniem. Kontrola wykazała, że wynagrodzenia ujęte w fakturach za wykonanie poszczególnych odcinków dostosowane były do kwot przeznaczonych we wnioskach sołectw w sprawie przeznaczenia funduszu. Nie określanie na piśmie, w momencie zlecenia zamówienia, zasad kalkulowania wynagrodzenia wykonawcy (zakresu rzeczowego, cen jednostkowych) powoduje, że niemożliwe było potwierdzenie przez Skarbnika, że zobowiązania wynikające z dokonanej czynności mieszczą się w planie finansowym jednostki. Według ustaleń zawartych w protokole, Skarbnik poinformowała, że zlecenia nie były jej przedkładane celem kontrasygnowania, co narusza art. 46 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2019 r. poz. 506, ze zm.) określający, że jeżeli czynność prawna może spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, do jej skuteczności potrzebna jest kontrasygnata skarbnika gminy (głównego księgowego budżetu) lub osoby przez niego upoważnionej – str. 48-49 protokołu kontroli.

Gmina Ciechanowiec posiada udziały w Banku Spółdzielczym w Ciechanowcu o wartości 7.000 zł. Utrzymywanie ich posiadania nie wykazuje związku z realizacją zadań gminy. W związku ze zmianami w obsadzie stanowisk kierowniczych w Urzędzie Miejskim nie ustalono przesłanek nabycia tych udziałów w 1997 r. Z protokołu kontroli wynika, że Pan Burmistrz nie podał, jaki miałby być cel utrzymywania udziałów. Wskazania wymaga, że zgodnie z przepisami ustawy z dnia 16 września 1982 r. Prawo spółdzielcze (Dz. U. z 2018 r. poz. 1285, ze zm.) gmina jako udziałowiec może być zobowiązana do uczestniczenia w pokrywaniu strat (art. 19 i art. 28). W opisanym stanie faktycznym właściwe jest rozważenie podjęcia działań w celu wypowiedzenia przez gminę członkostwa w banku i uzyskania zwrotu udziału – str. 129 protokołu kontroli.

 Kontrola dokumentacji dotyczącej eksploatacji samochodów służbowych (str. 130-132 protokołu kontroli) wykazała, że:

a) wystąpiły przypadki wyjazdów samochodem służbowym bez wystawienia polecenia wyjazdu służbowego. W myśl § 2, § 3 ust. 1 i § 6 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167), miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży określa pracodawca. Wskazania wymaga, że obowiązek formalnego, zgodnego z przepisami rozporządzenia, delegowania pracownika w podróż służbową nie dotyczy tylko podróży skutkujących wypłatą należności osobie delegowanej, lecz stanowi m.in. uzasadnienie nieobecności pracownika w miejscu wykonywania pracy. Brak poleceń wyjazdu określających cel wyjazdu powoduje też częściowy brak jawności i przejrzystości co do sposobu wykorzystania pojazdu, uniemożliwiając jednoznaczne powiązanie wyjazdów z wykonywaniem czynności służbowych, a tym samym potwierdzenie publicznego celu poniesienia wydatku na zakup paliwa,

b) w trakcie roku samochody dotankowywano do pełna, lecz nie sporządzano rozliczeń na dzień tankowania (w odniesieniu do liczby przejechanych kilometrów). W sytuacji, w której brak jest wskazania, przy jakim stanie licznika dokonano dotankowania, nie ma możliwości weryfikacji poprawności dokonywanych rozliczeń w odniesieniu do norm, np. w karcie drogowej nr 55 dotyczącej samochodu Skoda Octavia w okresie od 3 do 11 grudnia 2018 r. rozliczenia zużycia dokonano za cały ten okres, podczas gdy tankowanie (49 l) miało miejsce w dniu 5 grudnia 2018 r. Według karty drogowej w okresie tym zużycie wyniosło 25 l, a według stosowanej normy wynoszącej 5,7 l/100 km – 22,914 l, co daje przepał w ilości 2,086 l. Nie stwierdzono decyzji Pana Burmistrza w kwestii przepałów wynikających z tak prowadzonych rozliczeń, co stanowi niewykonanie postanowień zawartych w regulacjach wewnętrznych (brak działań w tym zakresie stwierdzono także w zakresie przepałów wynikających z innych okresów). Zastrzeżenia budzi również sposób inwentaryzacji paliwa na koniec roku w poszczególnych pojazdach, polegający – według wyjaśnienia przewodniczącego zespołu spisowego – na ustaleniu różnicy między pojemnością zbiorników a pozostałością wyliczoną szacunkowo na podstawie położenia wskaźników poziomu paliwa w konfrontacji ze stanami ustalonymi w kartach drogowych w oparciu o normy. Sposobu tego nie można uznać za spis z natury. Właściwym sposobem ustalenia rzeczywistego zapasu na dzień inwentaryzacji byłoby dotankowanie do pełna i wyliczenie różnicy między pojemnością zbiornika a ilością dotankowaną.

Podczas kontroli doraźnej przeprowadzonej przez RIO w Białymstoku w dniach 31 maja – 6 czerwca 2019 r. w Szkole Podstawowej w Ciechanowcu stwierdzono, że w treści uchwały Nr 134/XXI/16 z dnia 12 grudnia 2016 r. Rady Miejskiej w Ciechanowcu w sprawie organizacji wspólnej obsługi finansowo-księgowej, administracyjnej i organizacyjnej placówek oświatowych prowadzonych przez Gminę Ciechanowiec – na mocy której wskazano SP w Ciechanowcu jako jednostkę obsługującą – wymieniono jako jednostki obsługiwane podmioty niebędące jednostkami budżetowymi gminy, tj. Ośrodek Wychowania Przedszkolnego w Kozarzach, Ośrodek Wychowania Przedszkolnego w Łempicach i Ośrodek Wychowania Przedszkolnego w Radziszewie Starym – zostały one wyodrębnione w ramach struktur organizacyjnych szkół. Zgodnie z art. 10a i art. 10b ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U z 2019 r. poz. 506, ze zm.), wspólna obsługa może być zorganizowana dla jednostek organizacyjnych zaliczanych do sektora finansów publicznych. Uchwała wskazywała też na obecnie nieistniejące już Gimnazjum.

Przeprowadzona podczas kontroli doraźnej analiza prawidłowości arkuszy organizacyjnych szkół pod kątem przyjętego w nim pensum oraz liczby godzin ponadwymiarowych nauczycieli sprawujących funkcje kierownicze wykazała, że wicedyrektorowi SP w Ciechanowcu w arkuszach organizacyjnych na rok szkolny 2017/2018 i 2018/2019 przewidywano pensum na poziomie 7 godzin tygodniowo, co było niezgodne z uchwałą Rady Miejskiej w Ciechanowcu z dnia 14 września 2017 r. w sprawie zasad udzielania i rozmiaru zniżek tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć…, która przewiduje 5 godzin tygodniowego obowiązkowego wymiaru dla wicedyrektora szkoły liczącej powyżej 12 oddziałów. Z ustaleń kontroli wynika, że sytuacja ta jest wynikiem błędów redakcyjnych w arkuszu, powielanych w kolejnych latach, zaś faktycznie realizowana liczba godzin jest zgodna z obowiązującą zniżką.

Z kolei dyrektorowi Szkoły Podstawowej w Radziszewie Starym w arkuszach organizacyjnych na rok szkolny 2017/2018 i 2018/2019 ustalano po 8 godzin tygodniowego pensum po obniżce oraz odpowiednio po 5 i 7 godzin ponadwymiarowych. Przydzielając dyrektorowi szkoły 5 i 7 godzin ponadwymiarowych przy takiej wysokości tygodniowego obowiązkowego wymiaru uchybiono przepisom art. 35 ust. 1 i 2 w zw. z art. 42 ust. 6 i 7 Karty Nauczyciela określającym, iż w szczególnych wypadkach, podyktowanych wyłącznie koniecznością realizacji programu nauczania, nauczyciel może być obowiązany do odpłatnej pracy w godzinach ponadwymiarowych zgodnie z posiadaną specjalnością, których liczba nie może przekroczyć 1/4 tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć. Przydzielenie nauczycielowi większej liczby godzin ponadwymiarowych może nastąpić wyłącznie za jego zgodą, jednak w wymiarze nieprzekraczającym 1/2 tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć, przy czym przez godzinę ponadwymiarową rozumie się przydzieloną nauczycielowi godzinę zajęć dydaktycznych, wychowawczych lub opiekuńczych powyżej tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć dydaktycznych, wychowawczych lub opiekuńczych. Zgodnie z powyższymi regulacjami nauczyciel ten nie powinien realizować tygodniowo więcej niż 4 godziny ponadwymiarowe, z zastrzeżeniem zmiany stanu prawnego od 1 września 2018 r. Z dniem 1 września 2018 r. wszedł w życie dodany do art. 42 Karty Nauczyciela ust. 6a – na mocy art. 76 pkt 22 lit. c) w zw. z art. 147 pkt 3 ustawy z dnia 27 października 2017 r. o finansowaniu zadań oświatowych (Dz. U. z 2017 r. poz. 2203) – zgodnie z którym dyrektorowi i wicedyrektorowi szkoły oraz innym nauczycielom, o których mowa w art. 42 ust. 6, korzystającym z obniżonego tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć, nie przydziela się godzin ponadwymiarowych, chyba że jest to konieczne dla zapewnienia realizacji ramowego planu nauczania w jednym oddziale, a za zgodą organu prowadzącego szkołę także, gdy jest to konieczne dla zapewnienia realizacji ramowego planu nauczania w więcej niż jednym oddziale.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania lub błędnej interpretacji przepisów prawa dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy oraz niewłaściwego funkcjonowania kontroli zarządczej.

Organem wykonawczym gminy miejsko-wiejskiej jest Burmistrz, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowania projektów uchwał Rady Miejskiej, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem gminy, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową gminy (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Burmistrz jako organ wykonawczy gminy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Panu Burmistrzu – kierowniku jednostki, stosownie do art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych, a także na pracownikach, którym powierzono obowiązki w zakresie gospodarki finansowej.

Burmistrz jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości spoczywały, stosownie do zakresu czynności, na Skarbniku Gminy. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określa art. 54 ustawy o finansach publicznych.

 Mając na uwadze ustalenia kontroli na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Dokonanie zmian w treści przepisów wewnętrznych składających się na procedury kontroli zarządczej i dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości, poprzez:

a) określenie częstotliwości kopiowania na dyski CD ROM baz danych tworzących księgi rachunkowe,

b) dostosowanie opisu konta 130 do faktycznie przyjętego rozwiązania, polegającego na realizacji dochodów i wydatków wyłącznie za pośrednictwem rachunku budżetu, w tym poprzez usunięcie postanowień przewidujących ujmowanie na nim środków pieniężnych otrzymanych od dysponentów wyższego stopnia na realizację własnych wydatków i do przekazania dysponentom niższego stopnia,

c) uregulowanie zasad ewidencji operacji związanych z centralnym rozliczeniem podatku VAT.

2. Niezwłoczne przedłożenie Radzie Miejskiej projektu uchwały określającej zasady umarzania, odraczania i rozkładania na raty należności pieniężnych mających charakter cywilnoprawny na podstawie przepisów art. 59 ustawy o finansach publicznych.

3. Zobowiązanie Skarbnika Gminy do wyeliminowania nieprawidłowości i uchybień w ewidencjonowaniu operacji w księgach rachunkowych, poprzez:

a) ustalanie dwustronnych sald konta syntetycznego 221 w przypadku ujęcia na nim zarówno należności, jak i nadpłat,

b) ujmowanie na koncie 221 w ewidencji Urzędu danych dotyczących wykazanych w sprawozdaniu Rb-27S należności i nadpłat związanych z podatkami pobieranymi przez urzędy skarbowe oraz z udziałami w PIT i CIT,

c) przestrzeganie zasady czystości obrotów na subkontach wydatków prowadzonych do konta 130; w tym celu stosowanie technicznego zapisu ujemnego po obu stronach danego subkonta dla błędnych operacji, zwrotów nadpłat, korekt i tym podobnych operacji zawyżających obroty względem kwot wykonanych wydatków,

d) prowadzenie ewidencji księgowej operacji dotyczących centralnego rozliczenia podatku VAT w sposób zapewniający wykazanie w księgach rachunkowych i sprawozdawczości rzetelnego stanu rozrachunków, mając na uwadze, że powinien on obrazować stan rozliczeń gminy z US wynikający z deklaracji VAT-7 gminy i – ewentualnie – stan rozrachunków budżetu gminy z zakładem budżetowym,

e) ujmowanie na kontach 240 i 229 rozrachunków dotyczących zobowiązań z tytułów wskazanych w części opisowej wystąpienia, błędnie dotychczas ewidencjonowanych za pośrednictwem konta 201,

f) prowadzenie konta 290 i ewidencjonowanie na nim odpisów aktualizujących należności posiadające cechy wypełniające przesłanki określone przepisami art. 35b ust. 1 ustawy o rachunkowości; stosowanie zapisów Wn 761 „Pozostałe koszty operacyjne” – Ma 290 (dla odpisu należności głównej) i Wn 751 „Koszty finansowe” – Ma 290 (do odpisu odsetek od należności głównej),

g) ujmowanie w księgach rachunkowych operacji naliczania odpisu na ZFŚS jako kosztu działalności podstawowej i zobowiązania wobec działalności socjalnej,

h) ujmowanie w księgach wszystkich zobowiązań jednostki dotyczących danego roku,

i) ujmowanie na koncie 080 dotyczącym danej inwestycji wszystkich nakładów podlegających uwzględnieniu przy wycenie środka trwałego wytworzonego w drodze procesu inwestycyjnego (w tym kosztów dokumentacji), stosownie do przepisów ustawy o rachunkowości.

4. Zobowiązanie Referatu Inwestycji Urzędu Miejskiego do niezwłocznego sporządzania i przekazywania do księgowości dokumentów OT dotyczących środków trwałych przyjętych do używania w wyniku zakończonych inwestycji, co stanowi warunek zapewnienia realnych danych ewidencyjnych na kontach 011 i 080. Zapewnienie niezwłocznego sporządzenia dokumentów stanowiących podstawę przeniesienia z konta 080 na konto 011 środków trwałych z inwestycji przyjętych do używania do końca 2018 r.

5. W zakresie sprawozdawczości:

a) wykazywanie w sprawozdaniu Rb-27S kwoty dochodów otrzymanych w wysokości ustalonej zgodnie z przepisami wskazanymi w części opisowej wystąpienia,

b) zapewnienie zgodności dochodów wykazywanych w sprawozdaniu zbiorczym Rb-27ZZ w kolumnie „potrącone na rzecz jednostek samorządu terytorialnego” z kwotami dochodów wykazywanymi w sprawozdaniu Rb-27S w kolumnie „Dochody wykonane (wpływy minus zwroty)” w par. 2360; w tym celu zobowiązanie kierownika OPS do wykazywania w par. 2360 jednostkowego sprawozdania Rb-27S wszystkich dochodów gminy związanych z realizacją zadań zleconych,

c) wykazywanie w sprawozdaniu Rb-ST stanu środków na rachunku budżetu gminy, zgodnego z danymi wyciągu bankowego do rachunku budżetu,

d) wykazywanie w sprawozdaniu Rb-N rzetelnych danych w zakresie gotówki i depozytów, ustalonych zgodnie z instrukcją sporządzania tego sprawozdania.

6. W zakresie dochodów z opłat za użytkowanie wieczyste nieruchomości:

a) ustalanie opłat w przypadkach, w których zaktualizowana wysokość opłaty rocznej przewyższa ponad dwukrotnie wysokość dotychczasowej opłaty rocznej, zgodnie z przepisami art. 77 ust. 2a ustawy o gospodarce nieruchomościami,

b) rozliczenie z poszczególnymi użytkownikami wieczystymi wskazanymi w protokole kontroli opłat zawyżonych im poprzez ustalenie po aktualizacji niezgodnie z art. 77 ust. 2a ustawy o gospodarce nieruchomościami, na łączną kwotę 2.698,77 zł.

7. Zapewnienie ujmowania w księgach wszystkich należności z opłat za zajęcie pasa drogowego oraz niedopuszczanie do upływu okresu ich przedawnienia.

8. Egzekwowanie od podatników informacji w sprawie podatku rolnego w przypadkach przewidzianych przepisami ustawy o podatku rolnym.

9. Przestrzeganie wskazanych przepisów Ordynacji podatkowej w zakresie wymogów stawianych decyzjom podatkowym.

10. Ustalenie i wyegzekwowanie we właściwych wysokościach podatku od nieruchomości wymienionym w protokole podatnikom.

11. Dostosowanie programu komputerowego obsługującego ewidencję podatkową nieruchomości do wymogów określonych w przepisach rozporządzenia przywołanego w części opisowej wystąpienia oraz właściwe prowadzenie ewidencji podatkowej.

12. Dostosowanie pokwitowań wpłat opłaty targowej do obowiązujących przepisów.

13. Zachowanie powszechności opodatkowania poprzez wszczęcie postępowań w celu ustalenia zobowiązanych do uiszczania opłaty z tytułu gospodarowania odpadami komunalnymi.

14. Przestrzeganie obowiązujących przepisów w zakresie kompletności i terminowości działań windykacyjnych.

15. Należyte uzasadnianie podstaw przyznania pracownikom dodatku specjalnego, poprzez wskazanie przyczyn zwiększających obowiązki służbowe lub zadań powierzonych dodatkowo, w stosunku do stałego zakresu czynności.

16. Przestrzeganie obowiązków w zakresie publikacji sprawozdania w realizacji programu współpracy z organizacjami pozarządowymi.

17. Usunięcie wskazanych w części opisowej wystąpienia i protokole kontroli niespójności w treści procedur regulujących wyłanianie wykonawców zamówień publicznych o wartości poniżej 30.000 euro, mając jednocześnie na uwadze przy realizacji tego zalecenia, że zawieranie pisemnych umów z wykonawcami zamówień o znaczącej wysokości stanowi istotny instrument zapewniający należyte gospodarowanie środkami publicznymi i ochronę zasobów.

18. Klasyfikowanie wydatków na zakup biletów w par. 4300.

19. Zobowiązanie osób biorących ze strony gminy udział w nadzorowaniu i odbiorze robót budowlanych do zachowania należytej staranności przy weryfikacji ich wykonania zgodnie z dokumentacją. W kontekście ustaleń dotyczących odbioru drogi w m. Tworkowo rozważenie zasadności zawierania innych umów dotyczących pełnienia funkcji inspektora nadzoru z osobą, której zlecono tę funkcję przy wykonywaniu przedmiotowego zadania.

20. Dołożenie większej staranności przy weryfikacji rzetelności i wewnętrznej spójności treści dokumentacji stanowiącej podstawę wykonania robót budowlanych, mając na uwadze ustalenia zawarte w części opisowej wystąpienia i protokole kontroli.

21. Podjęcie działań w celu ostatecznego wyjaśnienia i ewentualnego rozliczenia kwestii brakujących słupków i znaków na drodze dojazdowej do gruntów rolnych na odcinku Kobusy – Radziszewo Stare.

22. Wnikliwe analizowanie dokumentacji zebrań wiejskich, na których uchwalono wnioski w sprawie przeznaczenia funduszu sołeckiego, pod kątem ważności tych zebrań w świetle statutów sołectw; odrzucanie wniosków uchwalonych przez zebrania wiejskie, które były nieprawomocne w świetle wymagań statutu oraz danych dokumentacji ich przeprowadzenia. Rozważenie podjęcia działań w celu wprowadzenia zmian w statutach sołectw w zakresie wymagań co do liczby uczestników zebrania wiejskiego wymaganej dla jego ważności.

23. Precyzyjne określanie przedmiotu zamówienia w zleceniach kierowanych do gminnego zakładu budżetowego „FARE”, tj. jego zakresu rzeczowego, terminu wykonania oraz wynagrodzenia, jako niezbędnych elementów, które powinny być przedmiotem kontrasygnaty (wstępnej kontroli) Skarbnika oraz stanowić podstawę weryfikacji wykonania zamówienia zgodnie ze zleceniem.

24. Przedkładanie Skarbnikowi, celem kontrasygnowania, dokumentacji dotyczącej wszystkich czynności skutkujących powstaniem zobowiązań pieniężnych.

25. Rozważenie podjęcia działań w celu wypowiedzenia członkostwa w Banku Spółdzielczym w Ciechanowcu.

26. Zapewnienie, aby wszystkie podróże służbowe pracowników odbywane samochodami służbowymi miały umocowanie w pisemnych poleceniach wyjazdu służbowego, określających miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży, a także cel wyjazdu.

27. Ustalanie rzeczywistego poziomu zużycia paliwa przy uwzględnieniu przejechanych kilometrów i ilości zakupionego paliwa oraz ustalanie na tej podstawie przepału/oszczędności paliwa względem formalnie określonych norm zużycia paliwa; realizowanie dyspozycji zawartej w przepisach wewnętrznych w kwestii przepałów.

28. Uwzględnienie uwag zawartych w części opisowej wystąpienia co do sposobu przeprowadzania inwentaryzacji paliwa w zbiornikach pojazdów.

29. Przedłożenie Radzie Miejskiej w Ciechanowcu projektu uchwały zmieniającej uchwałę Nr 134/XXI/16 z dnia 12 grudnia 2016 r. w sprawie organizacji wspólnej obsługi finansowo-księgowej, administracyjnej i organizacyjnej placówek oświatowych prowadzonych przez Gminę Ciechanowiec, poprzez dostosowanie do stanu faktycznego wymienionych w jej treści jednostek obsługiwanych.

30. Zapewnienie zgodności arkuszy organizacyjnych szkół z postanowieniami uchwały Nr 164/XXVIII/17 Rady Miejskiej w Ciechanowcu z dnia 14 września 2017 r. w sprawie zasad udzielania i rozmiaru zniżek tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć nauczycielom, którym powierzono stanowisko kierownicze...

31. Zapewnienie, aby liczba godzin ponadwymiarowych nauczycieli zajmujących stanowiska kierownicze była zgodna z powszechnie obowiązującymi przepisami.

32. Zapewnienie rzetelnej realizacji wniosków pokontrolnych.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

           Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

           Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

             Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

        w Białymstoku