Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Gminy Korycin

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 28 października 2019 roku (znak: RIO.I.6001-8/19), o treści jak niżej:

Pan

Mirosław Lech

Wójt Gminy Korycin

           W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Korycin za 2018 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Gminy Korycin na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 561, ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

           Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2018 r. poz. 967, ze zm.), udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

W zakresie kontroli zarządczej stwierdzono, że nie były przestrzegane w praktyce postanowienia zarządzeń Pana Wójta podjętych 22 sierpnia 2011 r. – którymi wprowadzono w Urzędzie Gminy Korycin regulaminy kontroli zarządczej oraz zarządzania ryzykiem – a także ogólne standardy kontroli zarządczej. Stwierdzono, że:

a) poszczególne komórki organizacyjne oraz osoby na samodzielnych stanowiskach nie opracowały i nie przedłożyły Panu Wójtowi zaplanowanych do realizacji na dany rok celów i zadań oraz rejestrów zidentyfikowanych ryzyk (na 2018 r. dokumenty te miały być przedłożone do 15 listopada 2017 r.),

b) do 31 marca 2018 r. kierownik referatu finansowego i samodzielne stanowiska pracy nie wypełniły rejestru ryzyka według wzoru określonego załącznikiem nr 5 do regulaminu zarządzania ryzkiem,

c) nie był przestrzegany wymóg, aby przynajmniej raz w roku osoby zarządzające oraz pracownicy dokonali samooceny systemu kontroli zarządczej i udokumentowali jej wyniki. Standardy kontroli zarządczej ogłoszone komunikatem Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 15, poz. 84) przewidują (standardy nr 20 i 22), że zaleca się przeprowadzenie co najmniej raz w roku samooceny systemu kontroli zarządczej przez osoby zarządzające i pracowników jednostki, która powinna być dokumentowana, oraz, że źródłem uzyskania zapewnienia o stanie kontroli zarządczej przez kierownika jednostki powinny być w szczególności wyniki monitorowania, samooceny oraz przeprowadzonych audytów i kontroli. Przykładowe ankiety samooceny zostały określone komunikatem Nr 3 Ministra Finansów z dnia 16 lutego 2011 r. w sprawie szczegółowych wytycznych w zakresie samooceny kontroli zarządczej dla jednostek sektora finansów publicznych (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 2 poz. 11). Według wyjaśnienia złożonego przez Pana Wójta: Mając na uwadze fakt, iż w Urzędzie Gminy Korycin jest zatrudnionych tylko kilku pracowników na stanowiskach urzędniczych kontrola wykonywania zadań odbywa się na bieżąco, co nie wymaga sporządzania odrębnej dokumentacji. Najlepszym dowodem na prawidłowe funkcjonowanie kontroli zarządczej stanowi fakt terminowego wykonywania zadań publicznych, w szczególności też efektywność w pozyskiwaniu środków unijnych jak też innych form dofinansowywania zadań własnych gminy oraz przestrzeganie zasady gospodarnego i celowego ich wydatkowania. Należy wskazać, że do Pana zadań należy określenie procedur kontroli zarządczej adekwatnych do potrzeb jednostki, tj. takich, które będą zapewniały realizację celów jednostki. Z Pana wyjaśnienia wynika natomiast, że część wymogów przyjętych w przepisach wewnętrznych jest zbędna. Powinno to więc skutkować dostosowaniem procedur do specyfiki jednostki – str. 8-9 protokołu kontroli.

Kontrola regulacji wewnętrznych składających się na dokumentację opisującą przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, wprowadzonych zarządzeniem Pana Wójta z dnia 31 grudnia 2018 r., wykazała, że nie określił Pan daty dopuszczenia do stosowania programu finansowo-księgowego oraz aktualnej wersji tego programu, wbrew wymaganiom art. 10 ust. 2 pkt 3 lit. c) ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2019 r. poz. 351, ze zm.). Uchybienie to usunięto w trakcie kontroli zarządzeniem z dnia 12 lipca 2019 r. – str. 9 protokołu kontroli.

Z dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości nie wynikał też przyjęty sposób gromadzenia i przechowywania dowodów księgowych. Urząd Gminy Korycin grupuje dokumenty dotyczące ksiąg budżetu w podziale na wyciągi bankowe i PK a dokumenty dotyczące ksiąg Urzędu w podziale na PK, faktury sprzedaży, wyciągi bankowe (oddzielnie dla dochodów, wydatków, depozytów i ZFŚS), faktury zakupu, rozliczenia zaliczek, noty księgowe, projekty. Zgodnie z art. 4 ust. 3 pkt 6 ustawy o rachunkowości, rachunkowość obejmuje gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych. Obowiązek uregulowania przyjętych zasad postępowania w zakresie tego elementu rachunkowości wynika z przepisów art. 10 ust. 1 pkt 4 oraz art. 73 ust. 1 ustawy o rachunkowości – str. 11-12 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym dokonywanych w nich zapisów oraz dowodów stanowiących ich podstawę – w świetle przepisów ustawy o rachunkowości oraz rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2017 r. poz. 1911, ze zm.) – stwierdzono, że:

a) konta pozabilansowe 975 „Wydatki strukturalne” oraz 998 „Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego” wykazywały salda według stanu na koniec 2017 r., co było niezgodne z zasadami funkcjonowania tych kont wynikającymi z obowiązujących wówczas przepisów. W księgach na 2018 r. konto 975 prawidłowo zostało pominięte w bilansie otwarcia, zgodnie ze zmianą przepisów (mimo, że na koniec 2017 r. – jak wynika z ustaleń kontroli – wykazywało bezpodstawne saldo; kontrola wykazała też, że nadal jest bezpodstawnie przewidziane zakładowym planem kont), zaś konto 998 otwarto stanem zerowym (prawidłowo, lecz niezgodnie z formalnie pozostawionym bilansem zamknięcia 2017 r.) – str. 11 protokołu kontroli;

b) nie prowadzono konta 980 „Plan finansowy wydatków budżetowych” wbrew załącznikowi nr 3 do rozporządzenia; konto to nie było też przewidziane zakładowym planem kont dla Urzędu Gminy – str. 10 protokołu kontroli;

c) zapisy księgowe nie zawierały numerów dowodów księgowych (wyciągów bankowych w zakresie dochodów oraz faktur zakupu) nadanych przez ich wystawcę, co jest niezgodne z art. 23 ust. 2 pkt 2 ustawy, zgodnie z którym zapis księgowy powinien zawierać m.in. numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu (numer nadany przez wystawcę dowodu księgowego) – str. 12 protokołu kontroli;

d) zapisy księgowe dokonywane na podstawie dowodów PK nie zawierały treści zapisu, co narusza art. 23 ust. 2 pkt 3 ustawy, zgodnie z który zapis księgowy powinien zawierać zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji, z tym że należy posiadać pisemne objaśnienia treści skrótów lub kodów – str. 12 protokołu kontroli;

e) wskazywano bezpodstawnie wyciąg bankowy jako dowód księgowy stanowiący podstawę zapisu operacji niemającej odzwierciedlenia w tym wyciągu (w obrotach na rachunku bankowym). Jak wynika z ustaleń zawartych na str. 13 protokołu kontroli, dotyczyło to kosztów egzekucyjnych potrąconych z wyegzekwowanych należności, które ujęto po stronie dochodów i wydatków mimo braku faktycznego wpływu i wypływu tych środków na rachunku. Brak wpływu i wypływu środków na rachunku bieżącym dla tej operacji oznacza, że – zgodnie z zasadą kasowego ustalania wyniku budżetu, wyrażoną w art. 40 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 869, ze zm.) i § 5 rozporządzenia – rozliczenia tego nie należy księgować jako dochodu i wydatku budżetu, ponieważ pozostaje to wbrew rzeczywistemu przebiegowi operacji gospodarczej. Rozliczenie należności z dłużnikiem w zakresie potrąconych kosztów egzekucyjnych należy księgować Wn 761 „Pozostałe koszty operacyjne – Ma 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” – str. 13 protokołu kontroli;

f) stosowano techniczne zapisy ujemne na koncie 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych” w ewidencji budżetu, co nie znajduje podstaw w zasadach funkcjonowania tego konta zawartych w załączniku nr 3 do rozporządzenia, które nie przewidują zachowywania na nim czystości obrotów – str. 13-14 protokołu kontroli;

g) na koncie 290 „Odpisy aktualizujące należności” pod datą 31 grudnia 2018 r. dokonano zaksięgowania kwoty 196.998,84 zł stanowiącej różnicę między ustalonym na ten dzień saldem należności wynikającym z konta 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” a kwotą należności wpłaconych do 31 marca 2019 r. Podstawę zapisu stanowiły zestawienia, w których powołano się na art. 35b ust. 1 pkt 5 ustawy o rachunkowości. Takie działanie, w ocenie Izby, było nieprawidłowe, bowiem kwoty dokonanych odpisów nie były w żaden sposób wynikiem analizy istnienia przesłanek wskazanych przepisami art. 35b ust. 1 ustawy. Dokonany odpis polegał bowiem na automatycznym ujęciu na koncie 290 równowartości wszystkich należności istniejących na koniec roku a nieopłaconych na koniec pierwszego kwartału następnego roku. Nie uprawdopodobniono zatem znikomego prawdopodobieństwa wyegzekwowania należności, wynikającego z analizy sytuacji majątkowej i finansowej dłużnika. Jako jeden z rzetelnych sposobów ustalenia przesłanek do objęcia należności odpisem należy wskazać analizę wyników postępowania egzekucyjnego prowadzonego przez uprawnione organy w stosunku do przypadających gminie należności; stwierdzenie jej bezskuteczności upoważnia jednoznacznie do objęcia należności odpisem aktualizującym – str. 38-39 protokołu kontroli;

h) w ewidencji Urzędu na koniec 2018 r. wystąpiło saldo Ma na koncie 840 „Rezerwy i rozliczenia międzyokresowe przychodów” w wysokości 2.067,36 zł – na tę kwotę składały się faktury wystawione przez Urząd za media (woda zimna i energia) w budynku Związku Gmin Kumiałka Biebrza oraz w „Domu Nauczyciela” w Zabrodziu. Faktury zostały wystawione w styczniu 2019 r. i dotyczyły rozliczenia za 2018 r. W 2019 r. wpływ środków ujęto jako dochód zapisem Wn 130-5 – Ma 221 oraz przeksięgowano saldo konta 840 na przychody zapisem Wn 840 – Ma 720-1 „Przychody z tytułu dochodów budżetowych”. Z wyjaśnienia złożonego przez Skarbnika Gminy wynika, że Faktury te zostały zaksięgowane w celu zapewnienia współmierności przychodów i kosztów roku 2018. W ocenie Izby faktury należało ująć zapisem Wn 221 – Ma 720 w księgach 2018 r., wykazując przychody w okresie, którego dotyczyła należność zgodnie z zasadą memoriału wyrażoną w art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Zasada ta stanowi, że w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Należności wynikające z tych faktur dotyczyły obciążenia podmiotów za media zużyte w 2018 r., a zatem powinny być ujęte w przychodach 2018 r., niezależnie od faktu opłacenia ich w 2019 r. – str. 42 protokołu kontroli;

i) wyksięgowania ze stanu środków trwałych wartości ewidencyjnej sprzedanych nieruchomości gruntowych dokonywano zapisami Wn 761 „Pozostałe koszty operacyjne” – Ma 011 „Środki trwałe” zamiast Wn 800 „Fundusz jednostki” – Ma 011; w ten sposób błędnie wyksięgowano wartość ewidencyjną 2 działek na kwotę 11.684,02 zł – str. 196 protokołu kontroli;

j) pod datą 31 grudnia 2018 r. zapisem Wn 011 – Ma 800 ujęto kwotę 478.186 zł stanowiącą „zaktualizowaną wartość gruntów gminnych będących w użytkowaniu wieczystym”. Zapisu dokonano na podstawie dowodu OT 7/2018 sporządzonego przez inspektora Urzędu Gminy z opisem „grunty przekazane w wieczyste użytkowanie (według wartości szacunkowej z 2016 r.)” Z ustaleń kontroli wynika, że przedmiotowe działki objęte „aktualizacją” posiadały już wcześniej ustaloną wartość ewidencyjną. Zatem ujęcie na koncie 011 dodatkowej wartości tych gruntów było bezpodstawne. Z wyjaśnienia złożonego przez pracownika Urzędu, który sporządził dowód OT wynika, że Zmiany wartości gruntów oddanych w użytkowanie dokonano po sporządzeniu operatów szacunkowych na potrzeby ustalenia opłaty za użytkowanie wieczyste nieprawidłowo kwalifikując, iż doszło do ulepszenia środka trwałego. W związku z nieprawidłowym przyjęciem wartości gruntów dokonano już korekty wpisów (…). Dokonany zapis w zakresie doksięgowania wartości nieruchomości był niezgodny z przepisami rozporządzenia, określającego w § 7 ust. 5, że wartość początkowa środków trwałych i dotychczas dokonane odpisy umorzeniowe podlegają aktualizacji zgodnie z zasadami określonymi w odrębnych przepisach, a wyniki aktualizacji są odnoszone na fundusz. Analogicznie stanowią ogólne przepisy art. 31 ust. 3 i 4 ustawy o rachunkowości. Przepisy o aktualizacji wartości początkowej środków trwałych i ich umorzeń w jednostkach sektora finansów publicznych nie zostały wydane w kontrolowanym okresie. W związku z powyższym brak było podstaw prawnych do dokonania zmiany ujętej już w księgach wartości początkowej gruntów. Z wyjaśnienia wynika, że kwota 478.186 zł został już wyksięgowana – str. 197-198 protokołu kontroli;

k) ewidencję szczegółową (analityczną) do konta 011 stanowi ewidencja prowadzona w programie środki trwałe według poszczególnych grup środków trwałych. Z ustaleń kontroli wynika, że w grupie 0, gdzie zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 3 października 2016 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT) (Dz. U. z 2016 r. poz. 1864, ze zm.) winny być ujęte tylko grunty, znajdowała się również wartość nakładów inwestycyjnych poniesionych na rewitalizację rynku w Korycinie w łącznej kwocie 2.506.906,80 zł. Powoływane już wyżej przepisy art. 31 ustawy o rachunkowości nie pozwalają na zwiększanie wartości ewidencyjnej (księgowej) gruntu. Zgodnie z rozporządzeniem wartość nakładów na rewitalizację należało zaklasyfikować do grupy 2 „Obiekty inżynierii lądowej i wodnej”. Grunty ujęto z kolei w 4 pozycjach: jedna kwota zbiorcza (663.892,95 zł) i 3 kwoty dotyczące pojedynczych obiektów. Ewidencja księgowa gruntów prowadzona w taki sposób nie stanowi ewidencji analitycznej (ksiąg pomocniczych) w rozumieniu art. 16 i art. 17 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Konta ksiąg pomocniczych powinny zawierać zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej. Prowadzi się je w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej. Z kolei zasady funkcjonowania konta 011 zawarte w załączniku nr 3 do rozporządzenia wymagają, aby ewidencja szczegółowa do tego konta umożliwiała ustalenie wartości początkowej poszczególnych obiektów środków trwałych. Ponadto należy wskazać, iż zgodnie z § 8 ust. 1 rozporządzenia inwentaryzacja nieruchomości powinna zapewnić porównanie danych wynikających z ewidencji księgowej z ewidencją gminnego zasobu nieruchomości, prowadzonego na podstawie przepisów art. 25 ust. 2 w zw. z art. 23 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2018 r. poz. 2204, ze zm.). Zbiorcze ujęcie większości gruntów w ewidencji „analitycznej” uniemożliwia dokonanie takiego porównania – str. 198-199 protokołu kontroli;

l) na koncie 030 „Długoterminowe aktywa finansowe” według stanu na 31 grudnia 2018 r. ujęty był udział ½ w prawie własności nieruchomości zabudowanej położonej w miejscowości Bombla (spadek na rzecz gminy po zmarłym mieszkańcu). Zgodnie z przepisami załącznika nr 3 rozporządzenia wartość udziału w nieruchomości należało ująć na koncie 011. Na koncie 030 ujmuje się wyłącznie długoterminowe aktywa finansowe, zdefiniowane zarówno zasadami funkcjonowania tego konta, jak i przepisami ustawy o rachunkowości, m.in. art. 3 ust. 1 pkt 18 lit. b) i pkt 24 – str. 199 protokołu kontroli.

Kontrola sprawozdawczości, przeprowadzona na podstawie przepisów rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 9 stycznia 2018 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2019 r. poz. 1393) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1773), wykazała, że:

a) wystąpiła niezgodność pomiędzy danymi sprawozdań jednostkowych Rb-27S za 2018 r. a sprawozdaniem Rb-27S zbiorczym (opis na str. 18-19 protokołu kontroli), ponieważ:

- w sprawozdaniu zbiorczym wystąpił par. 2360 „Dochody jednostek samorządu terytorialnego związane z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych ustawami” w rozdz. 75011 „Urzędy wojewódzkie” – plan 100 zł, wykonanie 1,55 zł, zaś w sprawozdaniu jednostkowym dane w zakresie planu i wykonania dotyczące tych zadań wynikały z dwóch paragrafów: 2360 – plan 100 zł, wykonanie 0 zł i 0690 „Wpływy z różnych opłat” (paragraf ten nie wystąpił w sprawozdaniu zbiorczym) plan 0 zł, wykonanie 1,55 zł,

- w sprawozdaniu zbiorczym wystąpił par. 2360 w podziałkach dotyczących należności od dłużników alimentacyjnych – plan 10.000 zł, wykonanie 1.699,11 zł, należności, w tym zaległości po 88.668,05 zł – zaś w sprawozdaniu jednostkowym Rb-27S GOPS wykazano w par. 0980 „Wpływy z tytułu zwrotów wypłaconych świadczeń z funduszu alimentacyjnego” plan 0 zł, wykonanie 0 zł, należności 21.167,50 zł i w par. 0970 „Wpływy z różnych dochodów” plan 0 zł, wykonanie 1.699,11 zł, należności 67.500,55 zł. Zatem dane w zakresie planu nie wynikały ze sprawozdania jednostkowego GOPS, a mimo to wykazano je w sprawozdaniu zbiorczym. Należności w par. 2360 w sprawozdaniu zbiorczym wykazano jako sumę z par. 0970 i 0980 sprawozdania jednostkowego GOPS. Z kolei dochody wykonane w par. 2360 sprawozdania zbiorczego wykazano z par. 0970 sprawozdania GOPS.

Wskazane rozbieżności naruszają § 6 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej, zgodnie z którym sprawozdania zbiorcze sporządzane są na podstawie sprawozdań jednostkowych. Sprawozdanie zbiorcze Rb-27S sporządza się na podstawie sprawozdań jednostkowych, a zatem wykazanie dochodów w sprawozdaniu zbiorczym w par. 2360 klasyfikacji budżetowej wymaga takiego ujęcia ich także w sprawozdaniach jednostkowych;

b) w sprawozdaniu Rb-27S w kol. 8 „Dochody otrzymane” wykazano kwotę o 6.000 zł wyższą niż wynika z prawidłowych obliczeń zamieszczonych na str. 19 protokołu kontroli, dokonanych na podstawie przepisów § 3 ust. 1 pkt 5, ust. 2 pkt 1 i 2, ust. 4 pkt 4 i ust. 5 pkt 3 załącznika nr 36 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej,

c) w kol. 9 sprawozdania Rb-27S za 2018 r. w 3 pozycjach wykazano dane niezgodnie z instrukcją sporządzania tego sprawozdania w zakresie dochodów pobieranych przez urzędy skarbowe; według § 3 ust. 2 pkt 1 lit. d) załącznika nr 36 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej należności z tytułu dochodów pobieranych przez urzędy skarbowe w kol. 9 sprawozdania Rb-27S należało wykazać jako wynik różnicy pomiędzy należnościami z kol. 5 a dochodami wykonanymi (wpływy minus zwroty). Szczegółowe różnice opisano na str. 19-20 protokołu kontroli. W sumie zaniżenie należności w kol. 9 Rb-27S z tytułu podatków realizowanych przez urzędy skarbowe wyniosło 129 zł;

d) w kol. 7 „Dochody wykonane potrącone na rzecz jednostek samorządu terytorialnego” jednostkowego sprawozdania Rb-27ZZ Urzędu Gminy bezpodstawnie wykazano kwotę 1,55 zł. Zgodnie z zasadami sporządzania sprawozdania Rb-27ZZ zawartymi w § 6 ust. 1 pkt 6 załącznika nr 36 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej jednostka realizująca zadania zlecone nie wypełnia w sprawozdaniu jednostkowym Rb-27ZZ tej kolumny; kolumna 7 powinna być wypełniona tylko w sprawozdaniu zbiorczym Rb-27ZZ – str. 20 protokołu kontroli;

e) we własnym jednostkowym sprawozdaniu Rb-N na koniec IV kwartału 2018 r. w pozycji N.3.2 „depozyty” wykazano błędną kwotę 658.341,71 zł  (wiersze: N.3 „gotówka i depozyty” i  N.3.1 gotówka nie zostały wypełnione); w łącznym sprawozdaniu Rb-N za 2018 r. w wierszu N.3 „gotówka i depozyty” wykazano również 658.341,71 zł. Prawidłowo jako gotówkę i depozyty należało wykazać kwotę 656.341,91 zł, tj. o 1.999,80 zł mniej, co wynika z wyliczeń przedstawionych na str. 21-22 protokołu kontroli. Zasady wypełniania wiersza „gotówka i depozyty” w sprawozdaniu Rb-N określają przepisy § 13 ust. 1 pkt 4 załącznika nr 9 do rozporządzenia w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych; z kolei § 4 ust. 1 pkt 2 tego rozporządzenia nakazuje sporządzanie sprawozdań łącznych na podstawie sprawozdań jednostkowych jednostek podległych i własnego sprawozdania jednostkowego;

f) wymagalne należności w kwocie 12.141,39 zł z tytułu podlegających opłaceniu przez mieszkańców zaliczek na panele fotowoltaiczne i kolektory słoneczne wykazano w sprawozdaniu Rb-27S w par. 0770 „Wpłaty z tytułu odpłatnego nabycia prawa własności oraz prawa użytkowania wieczystego nieruchomości”, zamiast w par. 0870 „Wpływy ze sprzedaży składników majątkowych”; jednocześnie stwierdzono, że zrealizowane dochody z tych wpłat ujęto i wykazano w sprawozdawczości prawidłowo, tj. w par. 0870 – str. 40, 79 i 92 protokołu kontroli. Kontrola tych zaległości wykazała, że od nieopłaconych w terminie należności z tytułu instalacji paneli fotowoltaicznych nie naliczano odsetek. W umowach nie było zapisów o naliczaniu odsetek za zwłokę, natomiast przewidziano, że w sprawach nieuregulowanych stosuje się do nich przepisy Kodeksu cywilnego. Istniały zatem podstawy do naliczenia odsetek za zwłokę w spełnieniu świadczenia na podstawie art. 481 Kodeksu cywilnego – str. 40 protokołu kontroli.

Kontrola sprawozdawczości finansowej wykazała natomiast, że w bilansie z wykonania budżetu kwoty zobowiązań finansowych krótkoterminowych i długoterminowych wykazano niezgodnie z danymi wynikającymi z zawartych umów kredytów i pożyczek w świetle art. 3 ust. 1 pkt 22 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym przez pojęcie zobowiązań krótkoterminowych rozumie się ogół zobowiązań z tytułu dostaw i usług, a także całość lub tę część pozostałych zobowiązań, które stają się wymagalne w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego. Zobowiązania długoterminowe wykazano w kwocie o 463.814 zł wyższej od prawidłowej, zaś krótkoterminowe zaniżono o 463.814 zł – str. 25-26 protokołu kontroli.

Analiza operacji dokonywanych w zakresie środków depozytowych przechowywanych na rachunku bankowym ewidencjonowanym w ramach konta 139 „Inne środki pieniężne” wykazała, że:

a) dwóm wykonawcom robót budowlanych odebranych w 2015 r. – Usługi Drogowe K. Błahuszewski oraz Kopalnia Kruszywa R. Matel, T. Oleński sp. j. Krukowszczyzna – nie zwrócono do czasu kontroli, wbrew postanowieniom zawartych umów oraz art. 151 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1843), 70% wartości wniesionych zabezpieczeń należytego wykonania umów. Z umów wynikało, że 70% wartości zabezpieczenia podlega zwrotowi w terminie 30 dni od podpisania protokołu odbioru; podpisanie protokołów miało miejsce 18 maja 2015 r. i 10 września 2015 r. Podlegającą zwrotowi część zabezpieczeń dla wymienionych wykonawców, w łącznej kwocie 10.983,19 zł, zwrócono w trakcie czynności kontrolnych, w dniu 28 czerwca 2019 r. – str. 30-31 protokołu kontroli;

b) rachunek bankowy, na którym przechowywane są wadia i zabezpieczenia należytego wykonania umów jest nieoprocentowany, co pozostaje w sprzeczności z przepisami art. 46 ust. 4 oraz art. 148 ust. 5 Prawa zamówień publicznych. W świetle przywołanych przepisów kwoty wpłaconych wadiów i zabezpieczeń winny być przechowywane na oprocentowanych rachunkach i zwracane wraz z naliczonymi odsetkami, po pomniejszeniu o koszty prowadzenia rachunku oraz prowizji za przelew. Naliczany przez bank koszt prowadzenia rachunku depozytów w wysokości 45 zł kwartalnie był refundowany ze środków budżetu gminy – str. 31 protokołu kontroli.

W zakresie inwentaryzacji należności stwierdzono, że Urząd Gminy nie występował o potwierdzenia sald należności, które nie stanowiły należności publicznoprawnych i były ujęte w księgach Urzędu na dzień 31 grudnia 2018 r. od podmiotów prowadzących księgi rachunkowe (lub podmiotów, co do których występuje znaczne prawdopodobieństwo, iż prowadzą one księgi rachunkowe). Zaniechanie potwierdzenia salda tego rodzaju należności w ramach inwentaryzacji narusza art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości. Należności na rzecz gminy Korycin były uwidocznione w księgach na koniec 2018 r. m.in. od: Starostwa Powiatowego w Sokółce (kwota 1.793,69 zł), Orange Polska (kwota 0,51 zł), T-Mobile (kwota 4,92 zł), Wodociągów Podlaskich sp. z o.o. (6.427 zł), PECTUR sp. z o.o. (32,73 zł), GOPS w Korycinie (341,74 zł), GOKSiT w Korycinie (0,62 zł), Urzędu Miejskiego w Suchowoli (1.419,40 zł), Polsidian sp. z o.o. (2.023,45 zł). VEXO sp. z o.o. (4.961,86 zł), Związku Gmin Kumiałka-Biebrza (1.402,51 zł). Z postanowień zarządzenia Nr 17/2018 Pana Wójta z dnia 4 grudnia 2018 r. w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji w Urzędzie Gminy Korycin wynika, że w drodze potwierdzenia sald należy zinwentaryzować m.in. należności od kontrahentów według stanu na 31 grudnia 2018 r.; czynności tych zgodnie z treścią zarządzenia miał dokonać wskazany w protokole kontroli referent ds. księgowości. Z wyjaśnień złożonych przez Pana Wójta i wymienionego wyżej referenta wynika, że (…) W przypadku Urzędu Gminy Korycin saldo należności na dzień 31 grudnia 2018 roku wyniosło 254 694,96 zł a obowiązek potwierdzenia sald dotyczył jedynie niektórych należności cywilno - prawnych na łączną 18 408,43 zł czyli 7,22 % całości należności oraz 0,05 % sumy bilansowej. Z kwoty podlegającej potwierdzeniu (18 408,43 zł) do dnia ostatecznego zamknięcia ksiąg rachunkowych za 2018 rok i sporządzenia sprawozdania  (31 marca 2019 r) zapłacono 14 553,13 zł. a więc ok. 80 % całości należności wymagających potwierdzenia. Zgodnie ze stosowaną w jednostce zasadą wyższości treści ekonomicznej nad formą prawną danego zdarzenia przyjęto, że zapłata należności jest najlepszym i najbardziej wiarygodnym sposobem potwierdzenia istnienia należności oraz jej realności a także poprawności ujęcia w bilansie. Z tego też względu oraz z powodu stosowania zasady istotności (należności wymagające potwierdzenia stanowią 0,05 % sumy bilansowej, poziom istotności ustalony w jednostce wynosi 1% sumy bilansowej) odstąpiono od inwentaryzacji należności w drodze potwierdzenia sald. Niemniej jednak w trakcie kontroli wszystkie należności wymagające potwierdzenia zostały objęte wysłanymi potwierdzeniami sald wg stanu na dzień 31 grudnia 2018 roku – str. 33-34 protokołu kontroli. Odnosząc się do treści wyjaśnienia należy wskazać, że według danych protokołu kontroli sugerowane uproszczenie stosowane w zakresie obowiązków inwentaryzacyjnych nie jest przewidziane dokumentacją opisującą przyjęte zasady rachunkowości. Uproszczenia powinny zaś być uregulowane przepisami wewnętrznymi, stosownie do art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości. Ponadto nie ma uzasadnienia w przepisach ustawy podniesiony w wyjaśnieniu fakt otrzymania wpłat należności do końca marca 2019 r., ponieważ okres ten nie jest zbieżny z terminem realizacji obowiązków polegających na wystąpieniu o potwierdzenie salda.

Kontrola wykazała brak konsekwencji w zaokrąglaniu kwot podatku VAT w deklaracjach VAT-7 gminy Korycin. Kontrola deklaracji za ostatni kwartał 2018 r. wykazała, że we wrześniu i listopadzie 2018 r. kwoty podatku VAT do zapłaty posiadające końcówki powyżej 0,50 zł zostały zaokrąglone prawidłowo do pełnych złotych w górę. Z kolei w październiku i grudniu 2018 r. końcówki powyżej 0,50 zł zaokrąglono do dołu, co było niezgodne z art. 63 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2019 r. poz. 900, ze zm.), według którego – z zastrzeżeniem § 1a i § 2 – m.in. podstawy opodatkowania i kwoty podatków zaokrągla się w ten sposób, że końcówki kwot wynoszące mniej niż 50 groszy pomija się, a końcówki kwot wynoszące 50 i więcej groszy podwyższa się do pełnych złotych – str. 44-45 protokołu kontroli.

Analiza kwot wyłączeń rozchodów podanych w Wieloletniej Prognozie Finansowej gminy Korycin przyjętej uchwałą Nr V/44/2019 z dnia 25 marca 2019 r. na lata 2019-2033 – na podstawie art. 243 ust. 3a ustawy o finansach publicznych (wiersz 5.1.1.2.) – wykazała nieznaczne zaniżenie kwot wyłączeń zakładanych na 2031 i 2033 r. w świetle postanowień zawartych już umów w sprawie zaciągnięcia zobowiązań finansowych (na łączną kwotę 87 zł). Z wyjaśnienia Skarbnika wynika, że na różnicę tę składają się różnice w zaokrągleniach powstałe w wyniku wyliczenia spłat kapitału procentem skróconym do dwóch miejsc po przecinku w całym okresie kredytowania – str. 72 protokołu kontroli.

Kontrola prawidłowości rozliczeń gminy z Gminnym Ośrodkiem Kultury, Sportu i Turystyki w Korycinie wykazała nieprawidłowości opisane szczegółowo na str. 208-211 protokołu kontroli, polegające na tym, że:

a) okazany kontrolującym projekt planu finansowego GOKSiT opatrzony datą 21 listopada 2017 r. był sporządzony według rozdziałów klasyfikacji budżetowej. Następnie przekazany został do Urzędu Gminy w dniu 29 grudnia 2017 r. „plan finansowy wydatków”, który obejmował wyłącznie kwoty wydatków usystematyzowanych według podziałek klasyfikacji budżetowej; innych danych nie zawierał. Zgodnie z art. 30 ust. 3 ustawy o finansach publicznych plany finansowe samorządowych osób prawnych są sporządzane zgodnie z ustawami o ich utworzeniu, z uwzględnieniem przepisów ustawy o finansach publicznych. Ustawa o finansach publicznych wymaga, aby samorządowe osoby prawne wyodrębniały w planach finansowych elementy wymienione w art. 31 ustawy, w tym między innymi przychody z prowadzonej działalności, koszty (a nie wydatki), dotacje z budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stan należności i zobowiązań na początek i koniec roku oraz stan środków pieniężnych na początek i koniec roku. Plan nie spełniał zatem wymagań wynikających z art. 31 ustawy;

b) dotacja podmiotowa była przekazywana GOKSiT w transzach miesięcznych. Po wypłacie każdej z transz, na podstawie dowodów PK w ewidencji Urzędu dokonywano jednocześnie zapisów Wn 810 „Dotacje budżetowe…” – Ma-224 „Rozliczenie dotacji budżetowych…”, co jest niezgodne z zasadami funkcjonowania kont określonymi załącznikiem nr 3 do rozporządzenia, zgodnie z którymi na stronie Ma konta 224 ujmuje się wartość dotacji uznanych za wykorzystane i rozliczone, w korespondencji z kontem 810. Podstawę do uznania dotacji za wykorzystaną i rozliczoną winno stanowić sprawozdanie z wykonania planu finansowego podpisane przez dyrektora GOKSiT, a nie sam fakt przekazania dotacji;

c) w bilansie GOKSiT za 2018 r. wykazano stan zobowiązań o 64,67 zł niższy niż w sprawozdaniu z wykonania planu finansowego. W bilansie poza środkami pieniężnymi na rachunkach bankowych wykazano również „inne środki pieniężne” w kwocie 106,73 zł, których nie wykazano w sprawozdaniu z wykonania planu finansowego. Wynika stąd, że nie była przeprowadzona należyta analiza zgodności między przedłożonymi sprawozdaniami,

d) w sprawozdaniu Rb-N GOKSiT według stanu na koniec IV kwartału 2018 r. wykazano należności wymagalne, podczas gdy w sprawozdaniu z wykonania planu finansowego nie wskazano, aby posiadane należności miały charakter wymagalnych. Podobnie w sprawozdaniu Rb-Z według stanu na koniec IV kwartału 2018 r. wykazano wymagalne zobowiązania, podczas gdy w sprawozdaniu z wykonania planu o istnieniu takich zobowiązań nie informowano. Wprawdzie przepisy ustawy o finansach publicznych w art. 265 wskazują literalnie na obowiązek podawania wymagalnych należności i zobowiązań tylko w przypadku informacji o przebiegu wykonania planu finansowego instytucji kultury za pierwsze półrocze (art. 265 pkt 1), jednakże właściwe jest podanie danych w tym zakresie również w sprawozdaniu rocznym, ze względu m.in. na ich istotność dla oceny stanu gospodarki finansowej instytucji kultury, zapewnienie porównywalności tego sprawozdania ze sprawozdaniami Rb-N i Rb-Z oraz przedstawienie wyczerpujących informacji w zakresie wymaganym przez art. 265 pkt 2 w zw. z art. 31 pkt 6 ustawy o finansach publicznych.

Z ustaleń kontroli wynikają przekroczenia limitów wydatków budżetu na 2018 r. na łączną kwotę 51.855,40 zł, które nastąpiły do dnia 29 października 2018 r. w następujących podziałkach klasyfikacji budżetowej:

- w rodz. 60016 „Drogi publiczne gminne” par. 4210 „Zakup materiałów i wyposażenia” – 1.304,57 zł,

- w rozdz. 60016 par. 4270 „Zakup usług remontowych” – 3.800 zł

- w rozdz. 70095 „Pozostała działalność” par. 4210 – 21.335,76 zł

- w rozdz. 70095 par. 4300 „Zakup usług pozostałych” – 75,08 zł

- w rozdz. 75011 „Urzędy wojewódzkie” par. 4270 – 62,70 zł

- w rozdz. 75023 „Urzędy gmin (miast i miast na prawach powiatu)”  par. 4270 – 330,58 zł

- w rozdz. 75075 „Promocja jednostek samorządu terytorialnego” par. 4210 – 755,05 zł

- w rozdz. 75109 „Wybory do rad gmin…” par. 3030 „Różne wydatki na rzecz osób fizycznych” – 21.360 zł

- w rozdz. 75109 par. 4210 – 374,11 zł

- w rozdz. 75412 „Ochotnicze straże pożarne”  par. 4410 „Podróże służbowe krajowe”– 197,55 zł,

- w rozdz. 80104 „Przedszkola” par. 4307 – 1.921 zł

- w rozdz. 80104 par. 4309 – 339 zł

- w  rozdz. 90095 „Pozostała działalność” par. 4300 – 8.954,59 zł.

W związku ze zmianami dokonanymi zarządzeniem Pana Wójta Nr 178/2018 z dnia 30 października 2018 r. kwoty wydatków wykonanych we wszystkich wymienionych podziałkach klasyfikacji mieściły się w ustalonych limitach.

Przedstawiona nieprawidłowość narusza zasadę nieprzekraczalności limitów określonych w planie finansowym wydatków wynikającą z art. 44 ust. 1 pkt 2, art. 52 ust.1 pkt 2 i art. 254 pkt 3 ustawy o finansach publicznych. Dowody źródłowe składające się na opisane przekroczenia planu wydatków opatrzone zostały podpisami zatwierdzającymi do wypłaty złożonymi przez Pana Wójta. Stwierdzone przekroczenia planu wydatków świadczą także o niewłaściwym wykonywaniu obowiązków przez Skarbnika, który opatrywał podpisami dowody księgowe skutkujące przekroczeniem planu wydatków. Stosownie do art. 54 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych złożenie podpisu na dokumencie przez głównego księgowego oznacza m.in., że zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym jednostki. Czynności skutkujące przekroczeniem limitu wydatków we wskazanych podziałkach klasyfikacji budżetowej opisano szczegółowo na str. 76-78 protokołu kontroli.

Kontrola wykazała stosowanie nieprawidłowej klasyfikacji budżetowej dochodów i wydatków w świetle przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1053, ze zm.), co polegało na tym, że:

a) wpływy z opłat za użytkowanie wieczyste (8.635,27 zł) ujęto do par. 0470 „Wpływy z opłat za trwały zarząd, użytkowanie i służebności”, zamiast do par. 0550 „Wpływy z opłat z tytułu użytkowania wieczystego nieruchomości” – str. 79-80 protokołu kontroli,

b) dochody w łącznej kwocie 4.617,40 zł z tytułu sprzedaży składników majątkowych takich jak okna PCV, drzwi aluminiowe, grzejniki, umywalka, skrzydła drzwiowe, przęsła ogrodzeniowe, zbiornik na wodę, pozostałe po remoncie budynku przedszkola, ujęto do par. 0770, zamiast do par. 0870 klasyfikacji budżetowej – str. 92-93 protokołu kontroli,

c) dochody w łącznej kwocie 9.364,93 zł z tytułu sprzedaży drewna opałowego ujęto do par. 0970 „Wpływy z różnych dochodów”, zamiast do par. 0870 klasyfikacji budżetowej – str. 109 protokołu kontroli,

d) dochody w łącznej kwocie 5.333,98 zł z opłat za zajęcie pasa drogowego w 2018 r. ujęto do par. 0970, zamiast do par. 0490 „Wpływy z innych lokalnych opłat pobieranych przez jednostki samorządu terytorialnego na podstawie odrębnych ustaw” – str. 113 protokołu kontroli,

e) wydatek na wyjazd korycińskiej grupy teatralnej w kwocie 431,57 zł ujęto w kosztach dowożenia uczniów do szkół w rozdz. 80113 „Dowożenie uczniów do szkół” par. 4300 „Zakup usług pozostałych”, zamiast w rozdz. 85154 „Przeciwdziałanie alkoholizmowi” par. 4300 – str. 193 protokołu kontroli,

f) wydatki z tytułu należności przysługujących członkom Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych za posiedzenia Komisji ewidencjonowano w par. 4170 „Wynagrodzenia bezosobowe”, zamiast w par. 3030 „Różne wydatki na rzecz osób fizycznych” – str. 172 protokołu kontroli,

g) klasyfikowano wydatki dotyczących krajowych odcinków podróży zagranicznej w par. 4420 „Podróże służbowe zagraniczne”, zamiast w par. 4410 „Podróże służbowe krajowe”.

Ponadto analizując rozliczenie pełnej inwentaryzacji środków trwałych przeprowadzonej w 2016 r. stwierdzono ujawnienie w jej wyniku, jako nadwyżki, dwóch pieców na ekogroszek zakupionych w 2015 r. za 29.000 zł każdy, co spowodowało zmianę dotychczasowego systemu ogrzewania. Zakupione piece nie zostały ujęte po zakupie w ewidencji środków trwałych oraz zostały sfinansowane z wydatków bieżących (większość kwot ujęto w par. 4210 „Zakup materiałów i wyposażenia”), podczas gdy – jako zakup związany z modernizacją kotłowni – powinny zostać sfinansowane z par. 6060 „Wydatki na zakupy inwestycyjne jednostek budżetowych” – str. 202-203 protokołu kontroli.

Kontrola ustalania opłat za użytkowanie wieczyste nieruchomości gruntowych (str. 79-85 protokołu kontroli) w świetle przepisów art. 77 ust. 2a ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2018 r. poz. 2204, ze zm.) wykazała w 8 przypadkach (na 10) błędne ustalenie wysokości opłaty po aktualizacji dokonanej 21 września 2016 r. z mocą obowiązującą od 2017 r. Zgodnie z przywołanym przepisem, w przypadku gdy zaktualizowana wysokość opłaty rocznej przewyższa co najmniej dwukrotnie wysokość dotychczasowej opłaty rocznej, użytkownik wieczysty wnosi opłatę roczną w wysokości odpowiadającej dwukrotności dotychczasowej opłaty rocznej. Pozostałą kwotę ponad dwukrotność dotychczasowej opłaty (nadwyżka) rozkłada się na dwie równe części, które powiększają opłatę roczną w następnych dwóch latach. Opłata w trzecim roku od aktualizacji jest równa kwocie wynikającej z aktualizacji. W wyniku kontroli stwierdzono, że wysokość opłaty rocznej na 2017 r. przewidziano jako dwukrotność opłaty sprzed aktualizacji (prawidłowo), natomiast na lata 2018 i 2019 w wysokości (takiej samej na każdy rok), która przekraczała swą wysokością nawet kwotę opłaty ustaloną w wyniku wyceny dla potrzeb aktualizacji, tj. kwotę, którą gmina mogła pobierać dopiero w trzecim roku od aktualizacji w sytuacji uregulowanej przepisami art. 77 ust. 2a ustawy. Należy też zwrócić uwagę, że mimo ustalenia w wypowiedzeniu wysokości opłat podlegających uregulowaniu w latach 2018-2019 w zawyżonej wysokości, w treści uzasadnienia do „Wypowiedzenia wysokości dotychczasowej opłaty rocznej z tytułu użytkowania wieczystego nieruchomości gruntowej” z dnia 21 września 2016 r. pojawiała się też prawidłowa wysokość opłaty rocznej w 2019 r., tj. równa wynikającej z tej aktualizacji.

Tym samym należności gminy z opłat za użytkowanie wieczyste nieruchomości za 2018 r. zostały zawyżone łącznie o 4.094,74 zł, zaś za 2019 r. łącznie o 1.877,30 zł względem prawidłowej kwoty należności z tego tytułu, obliczonej zgodnie z postanowieniami art. 77 ust. 2a ustawy o gospodarce nieruchomościami.

Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku pragnie wskazać, że w kwestii sposobu ustalania wysokości opłaty w poszczególnych latach po aktualizacji stanowisko zajął kilkukrotnie Sąd Najwyższy (uchwała z dnia 28 lutego 2013 r., sygn. akt III CZP 110/12; wyrok z dnia 5 grudnia 2013 r., sygn. akt V CSK 5/13; wyrok z dnia 21 maja 2014 r., sygn. akt II CSK 451/13): w przypadku gdy zaktualizowana wysokość opłaty rocznej przewyższa co najmniej dwukrotnie wysokość dotychczasowej opłaty rocznej, użytkownik wieczysty wnosi opłatę roczną w wysokości odpowiadającej dwukrotności dotychczasowej opłaty rocznej. Pozostałą kwotę ponad dwukrotność dotychczasowej opłaty (nadwyżka) rozkłada się na dwie równe części, które powiększają opłatę roczną w następnych dwóch latach. Opłata w trzecim roku od aktualizacji jest równa kwocie wynikającej z aktualizacji. Uzasadniając to stanowisko Sąd Najwyższy podkreślił, że przy zastosowaniu wskazanej metody w trzecim roku od aktualizacji opłata osiąga wysokość wynikającą z aktualizacji, co oznacza, że zdanie trzecie art. 77 ust. 2a ustawy jest w istocie pozbawione znaczenia normatywnego, potwierdza bowiem tylko to, co wynika ze zdania drugiego.

W wyniku analizy terminowości regulowania opłat za użytkowanie wieczyste stwierdzono w jednym przypadku zaniechanie naliczenia odsetek za opóźnienie należnych na podstawie art. 481 k.c., których obowiązek naliczenia wynika z art. 42 ust. 5 ustawy o finansach publicznych (zaniechanie nie dotyczyło znaczącej kwoty). Przypadające jednostce odsetki winny być ujmowane w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty, lecz nie później niż pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału, jak to wynika z § 11 rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont…

W przedmiocie kompletności wymaganych prawem aktów stanowiących podstawę gospodarowania nieruchomościami stwierdzono brak zasad wynajmowania lokali wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu gminy, które powinny być uchwalone przez Radę Gminy na podstawie przepisów art. 21 ust. 1 pkt 2 i ust. 3 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (Dz. U. z 2019 r. poz. 1182, ze zm.) – str. 86 i 193 protokołu kontroli.

Odnośnie procedur oddawania nieruchomości w najem i dzierżawę ustalono, że w jednym przypadku (nieruchomość zabudowana drewnianym budynkiem „kiosk”) nie zamieszczono w prasie lokalnej informacji o wywieszeniu wykazu lokali użytkowych przeznaczonych do oddania w najem, co narusza postanowienia art. 35 ust. 1 i 1b ustawy o gospodarce nieruchomościami – str. 90 protokołu kontroli. Stwierdzono ponadto jeden przypadek zawarcia (w dniu 24 lutego 2016 r.) umowy dzierżawy nieruchomości gruntowej, która nie była poprzedzona sporządzeniem i upublicznieniem wykazu nieruchomości przeznaczonych do oddania w dzierżawę, co jest niezgodne z przepisami art. 35 ust. 1 i 2 tej ustawy – str. 87 protokołu kontroli.

Kontrola realizacji dochodów ze sprzedaży nieruchomości (str. 92 i 96-105 protokołu kontroli), przeprowadzona na podstawie analizy postępowań dotyczących wszystkich nieruchomości zbytych w 2018 r. (działki nr: 167/55 o pow. 0,1704 ha, 167/24 o pow. 0,2490 ha i 128/3 o pow. 0,3100 ha), wykazała, że:

a) przy ustalaniu ceny sprzedaży (w drodze rokowań) działki nr 128/3 wykorzystano operat szacunkowy, którego termin ważności minął, co stanowi naruszenie art. 156 ust. 3 ustawy o gospodarce nieruchomościami stanowiącego, że operat szacunkowy może być wykorzystany do celu, dla którego został sporządzony, przez okres 12 miesięcy od daty jego sporządzenia. Zgodnie z art. 156 ust. 4 ustawy (w brzmieniu obowiązującym od 1 września 2017 r.) operat szacunkowy może być wykorzystywany po upływie okresu, o którym mowa w ust. 3, po potwierdzeniu jego aktualności przez rzeczoznawcę majątkowego, zaś potwierdzenie aktualności operatu następuje przez umieszczenie stosownej klauzuli w operacie szacunkowym przez rzeczoznawcę, który go sporządził, oraz dołączenie do operatu szacunkowego analizy potwierdzającej, że od daty jego sporządzenia nie wystąpiły zmiany uwarunkowań prawnych lub istotne zmiany czynników, o których mowa w art. 154 ustawy. Po potwierdzeniu aktualności operat szacunkowy może być wykorzystywany do celu, dla którego został sporządzony, w kolejnych 12 miesiącach, licząc od dnia upływu okresu, o którym mowa w ust. 3, chyba że wystąpią zmiany uwarunkowań prawnych lub istotne zmiany czynników, o których mowa w art. 154. W przedmiotowym przypadku operat nie zawierał klauzuli o potwierdzeniu jego aktualności ani analizy potwierdzającej, że od daty jego sporządzenia nie wystąpiły zmiany uwarunkowań prawnych lub istotne zmiany czynników, o których mowa w art. 154 ustawy;

b) do ustalenia ceny sprzedaży działek nr 167/55 i 167/24 wykorzystano operaty szacunkowe, sporządzone odpowiednio w dniu 16 czerwca 2011 r. i 22 sierpnia 2011 r., na których znajdowało się po pięć odręcznych adnotacji z pieczęciami i podpisami rzeczoznawcy majątkowego o treści m.in.: „Potwierdzam aktualność treści i wartości”. Zgodnie z brzmieniem art. 156 ust. 4 ustawy o gospodarce nieruchomościami obowiązującym do 31 sierpnia 2017 r., operat szacunkowy mógł być wykorzystywany po upływie okresu, o którym mowa w ust. 3 (tj. 12 miesięcy), po potwierdzeniu jego aktualności przez rzeczoznawcę majątkowego. Przy czym potwierdzenie aktualności operatu miało nastąpić przez umieszczenie stosownej klauzuli w operacie szacunkowym przez rzeczoznawcę, który go sporządził. Natomiast w myśl postanowień § 58 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 21 września 2004 r. w sprawie wyceny nieruchomości i sporządzania operatu szacunkowego (Dz. U. Nr 207, poz. 2109 ze zm.), potwierdzenie aktualności operatu szacunkowego przez rzeczoznawcę majątkowego, który sporządził operat, następuje poprzez dołączenie do operatu szacunkowego podpisanej klauzuli, w której rzeczoznawca oświadcza o aktualności operatu. Przywołana regulacja oznacza, że dowodem potwierdzenia aktualności także w poprzednim stanie prawnym musiała być odrębna klauzula dołączona do operatu, spełniająca wymogi z § 58 ust. 1 rozporządzenia. Potwierdził to Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z dnia 6 marca 2009 r. (sygn. akt I Sa/Wa 727/08), w którym podkreślił, że przepisy nie definiują pojęcia „klauzula”, ale ich analiza pozwala stwierdzić, że jest to osobny od operatu dokument stanowiący potwierdzenie aktualności operatu, którego dokonuje rzeczoznawca majątkowy poprzez dołączenie do niego klauzuli zawierającej oświadczenie o aktualności operatu (dołączenie do operatu analizy jego aktualności w formie odrębnego dokumentu przewidziano literalnie także w treści art. 156 ust. 4 ustawy obowiązującego od 1 września 2017 r.);

c) w przypadku sprzedaży wszystkich nieruchomości nie zamieszczono informacji o wywieszeniu wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży w prasie lokalnej, wbrew wymogom zawartym w art. 35 ust. 1 zd. ostatnie ustawy o gospodarce nieruchomościami;

d) we wszystkich badanych przypadkach nie podano do publicznej wiadomości wyniku przetargów poprzez wywieszenie informacji w siedzibie Urzędu na okres 7 dni, czym naruszono § 12 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 r. w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U. z 2014 r. poz. 1490); ustalenia dotyczą przetargów zakończonych wynikiem negatywnym;

e) działki nr 167/24 o pow. 0,2490 ha oraz nr 128/3 o pow. 0,3100 ha sprzedano w drodze rokowań (o czym świadczą protokoły spisane na okoliczność rokowań odpowiednio z dnia 29 stycznia 2018 r. i z dnia 3 września 2018 r.), bez zachowania trybu określonego w rozdziale 6 „Rokowania po drugim przetargu” rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 r. w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów... Tryb ten wymaga w szczególności ogłoszenia o rokowaniach, określającego termin i miejsce składania pisemnych zgłoszeń. W złożonym wyjaśnieniu inspektor ds. gospodarki nieruchomościami wskazał, iż zgodnie z art. 39 ust. 2 ustawy (…) jeżeli drugi przetarg zakończył się wynikiem negatywnym, właściwy organ w okresie nie krótszym niż 2 tygodnie, ale nie dłuższym niż 6 miesięcy, licząc od dnia jego zamknięcia, może zbyć nieruchomość w drodze rokowań (z ustaleniem innych kryteriów) albo organizować kolejne przetargi. Sprzedaż nieruchomości (…) w drodze dwóch przetargów zakończyła się negatywnie. Po zakończeniu drugiego przetargu sprzedaży ww. dokonano po przeprowadzeniu rokowań z jednym oferentem. Zatem działanie Gminy Korycin jest zgodne z przepisami ww. ustawy. Odnosząc się do wyjaśnień, należy wskazać, iż rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 r. określa szczegółowo tryb postępowania przy przeprowadzaniu rokowań po drugim przetargu, o których mowa w art. 39 ust. 2 ustawy. Przepisy rozporządzenia nie zawierają wyłączenia trybu szczegółowo określonego w jego rozdziale 6 przy zainteresowaniu jednego tylko oferenta. Zatem należy uznać, iż nie było podstaw do odstąpienia przez jednostkę od zastosowania przepisów rozporządzenia przy sprzedaży obu nieruchomości w drodze rokowań.

Odnośnie opłat adiacenckich stwierdzono, że w gminie Korycin, mimo zaleceń wydanych po poprzedniej kontroli kompleksowej RIO, nadal  nie zostały  uchwalone przez Radę Gminy stawki opłaty adiacenckiej z tytułu wzrostu wartości nieruchomości spowodowanego podziałem nieruchomości oraz wybudowaniem urządzeń infrastruktury technicznej. W dniu 8 czerwca 2016 r. Rada Gminy Korycin procedowała nad przedłożonym przez Pana – zgodnie z zaleceniami pokontrolnymi – projektem uchwały w tej kwestii. Z treści protokołu wynika, że Rada Gminy jednogłośnie odrzuciła projekt uchwały w sprawie ustalenia stawek procentowych opłat adiacenckich. W związku z powyższym gmina nadal nie ma możliwości ustalania i realizacji dochodów z opłaty adiacenckiej. Stosownie do postanowień art. 98a i art. 146 ustawy o gospodarce nieruchomościami podstawą ustalenia opłaty adiacenckiej jest wzrost wartości nieruchomości spowodowany wybudowaniem urządzeń infrastruktury technicznej lub podziałem nieruchomości dokonanym na wniosek właściciela lub użytkownika wieczystego. Wysokość stawki procentowej opłaty adiacenckiej ustala rada gminy w drodze uchwały, w wysokości nie większej niż 50% różnicy między wartością, jaką nieruchomość miała przed wybudowaniem urządzeń infrastruktury technicznej, a wartością, jaką nieruchomość ma po ich wybudowaniu oraz w wysokości nie większej niż 30% różnicy między wartością nieruchomości przed podziałem i po dokonaniu jej podziału. Odwlekanie przez Radę Gminy decyzji o podjęciu uchwały stanowi naruszenie przepisów ustawy określających obowiązek podjęcia uchwały oraz świadczy o braku zainteresowania stworzeniem możliwości pozyskiwania prawem określonych dochodów z opłat adiacenckich. Nieokreślenie przez organ stanowiący stawki procentowej opłaty adiacenckiej uniemożliwia bowiem podejmowanie postępowań w sprawach indywidualnych, zmierzających do wydania decyzji ustalających ich wysokość, a tym samym do ustalania i poboru dochodów budżetu – str. 108 protokołu kontroli.

Analiza dochodów z opłat za wydane zezwolenia na sprzedaż alkoholu wykazała w jednym przypadku błędne obliczenie opłaty, którą zaniżono o kwotę 52,05 zł (naliczono 1.050 zł zamiast 1.102,05 zł). Należna kwota została uiszczona przez przedsiębiorcę w trakcie kontroli – str. 112-113 protokołu kontroli.

Gmina Korycin uzyskiwała w 2018 r. dochody ze sprzedaży drewna opałowego. W dniu 1 marca 2018 r. ogłosił Pan sprzedaż drewna opałowego (suche, rąbane), liściastego: brzoza, dąb, wierzba, pozyskanego w ramach zabiegów gospodarczych na terenach zieleni oraz pasach drogowych w ilości ok 200 m³ W odpowiedzi na ogłoszenie wpłynęły oferty na zakup łącznie 51,09 m³ drewna, za sprzedaż którego uzyskano łącznie 4.828,93 zł. Wynika stąd, iż powinno pozostać ok. 149 m³ niesprzedanego drewna (ok. 200 m³ – 51,09 m³). Natomiast według danych arkusza spisu z natury „materiały, paliwo” z dnia 31 grudnia 2018 r. na stanie na ten dzień znajdowało się drewno opałowe w ilości 80 m³ wycenione po 93 zł za m³ – wartość przyjęta do wyceny wskazuje, że jest to część drewna zakupionego po tej cenie w 2014 r. w ilości 320 m³, która pozostała w związku z wymiana pieców na ekogroszek w następnych latach). W wyniku powyższych ustaleń zwrócono się do inspektora ds. gospodarki nieruchomościami z prośbą o wyjaśnienie, czy w jednostce prowadzona jest ewidencja ilościowa drewna opałowego oraz ustosunkowanie się do wyniku inwentaryzacji drewna (80 m³) w kontekście informacji wynikających z przetargu na jego zbycie, gdzie gmina oferowała sprzedaż 200 m³ drewna opałowego, zaś zbyła jedynie 51,09 m³. W złożonym wyjaśnieniu pracownik Urzędu Gminy poinformował, iż w jednostce nie jest prowadzona ewidencja ilościowa drewna opałowego (ilość szacunkowa). Do wyniku inwentaryzacji drewna z dnia 31.12.2018 r. (80 mp) nie było doliczone drewno pozyskane z pasów drogowych oraz terenów zieleni (około 69 mp), na które nie jest prowadzona ewidencja ze względu, iż stanowią one odpady zielone i inne. W odniesieniu do przytoczonego wyżej wyjaśnienia należy wnioskować, iż zinwentaryzowane drewno opałowe w ilości 80 m³ stanowi w rzeczywistości drewno pozostałe na stanie jednostki po wymianie pieców z opalanych drewnem na ekogroszek. Podkreślenia wymaga, że w treści ogłoszenia o sprzedaży z dnia 1 marca 2018 r. określono, iż sprzedaż dotyczy drewna „opałowego”, pozyskanego w ramach zabiegów gospodarczych na terenach zieleni oraz pasach drogowych, bez wskazania, iż drewno to stanowią  „odpady zielone i inne”. Ponadto, gdyby przyjąć – zgodnie ze złożonym do protokołu wyjaśnieniem – iż drewno pozyskane w ramach zabiegów gospodarczych na terenach zieleni oraz pasach drogowych stanowią odpady zielone i inne, to jego ilość pozostała na stanie jednostki po dokonanej sprzedaży winna wynosić ok. 149 m³, a nie, jak wskazano w wyjaśnieniu, ok. 69 m³. Dane przywołanych dokumentów nie pozwalają na stwierdzenie rzeczywistej ilości i rodzaju posiadanego przez gminę drewna, co świadczy o braku należytego funkcjonowania kontrola zarządczej w tym obszarze. Poddają także w wątpliwość rzetelność przeprowadzonej inwentaryzacji – str. 109-110 protokołu kontroli.

W toku kontroli dochodów budżetu gminy badaniu poddano również dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2019 r. poz. 900, ze zm.), jest Pan Wójt. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych, co doprowadziło do następujących ustaleń.

Badanie dokonane pod kątem prawidłowości realizacji dochodów z tytułu podatku od nieruchomości w grupie podatników osób prawnych oraz jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej pozwoliło ujawnić występowanie różnorodnych rodzajowo nieprawidłowości, takich jak:

a) brak kompletnych danych źródłowych potwierdzających wykazaną podstawę opodatkowania w zakresie wartości budowli w przypadku 6 podmiotów (nr ewid.: 1000003, 1000006, 1000017, 1000040, 1000043, 1000026). Deklaracja na podatek od nieruchomości oraz charakter danych w niej zawartych jest obszarem, w którym organ podatkowy został uprawniony, na podstawie art. 272 § 3 Ordynacji podatkowej, do dokonywania ustaleń faktycznych. Weryfikacja dokumentacji będącej podstawą sporządzenia deklaracji pozwala ograniczyć ryzyko związane z samoobliczeniem wysokości zobowiązań podatkowych przez podatników, a także daje możliwości skorygowania deklaracji podatkowej. Zatem pożądane w tej kwestii jest podjęcie czynności zmierzających do zebrania niezbędnego materiału dowodowego będącego potwierdzeniem danych zawartych w deklaracji, w której określany jest wymiar podatku – str. 118 protokołu kontroli;

b) zadeklarowanie przez podatnika o nr konta 1000028 całej powierzchni posiadanych gruntów tj. 11.879 m², jako związanej z prowadzeniem działalności gospodarczej, podczas gdy na gruncie tym znajdują się zadeklarowane do opodatkowania budynki mieszkalne o pow. 395 m², pod którymi grunt, zgodnie z art. 1a ust. 2a ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1170, ze zm.), nie może być zaliczony do gruntów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej, natomiast powinien być opodatkowany według stawki przewidzianej dla gruntów pozostałych. Podczas kontroli podatnik złożył korektę deklaracji za lata 2018-2019, w której powierzchnia gruntów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej została pomniejszona o powierzchnię gruntów pozostałych, na których znajduje się budynek mieszkalny. Wskutek powyższego dokonano odpisu za rok 2018 w kwocie 170 zł – str. 117 protokołu kontroli;

c) brak reakcji organu podatkowego na nieopodatkowanie gruntów gminy w kontekście zawarcia umów najmu dotyczących wyłącznie budynków związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej, odpowiednio 46 m² oraz 162,30 m², będących własnością gminy Korycin, z podatnikami o nr ewid. 1000007 oraz 1000002. Zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 4 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych najemcy stali się podatnikami podatku od nieruchomości od wynajmowanych budynków i gruntów, nawet jeżeli były one w ich posiadaniu bezumownie (art. 3 ust. 1 pkt 4 lit. b)), pomimo, że kwestia dotycząca gruntów pod budynkami zajętymi na prowadzenie działalności gospodarczej nie została w umowach uregulowana. Przedmiotowe grunty zostały wykazane i opodatkowane w deklaracji gminnej, z zastosowaniem stawki przewidzianej dla gruntów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej. Zgodnie z art. 47 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 2019 r. poz. 1145, ze zm.) za część składową nieruchomości gruntowej uznawane jest wszystko, co nie może być od niej odłączone bez uszkodzenia lub istotnej zmiany całości albo bez uszkodzenia lub istotnej zmiany przedmiotu odłączonego. A zatem we wskazanej sytuacji budynek podziela jej los prawny i nie może być odrębnym przedmiotem własności i innych praw rzeczowych. W praktyce oznacza to, że nie jest dopuszczalne zawarcie umowy na wynajem budynku z wyłączeniem gruntu, którego ów budynek jest częścią składową, a z podatkowego punktu widzenia oznacza, iż najemcy są podatnikami podatku od nieruchomości i za budynki, i za grunty – str. 118 protokołu kontroli.

Z kolei w wyniku kontroli prawidłowości sporządzenia gminnej deklaracji na podatek od nieruchomości ustalono m.in. nieprawidłowości polegające na:

 a) opodatkowaniu 520 m² gruntów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej przez 3 podmioty, którym na podstawie umów najmu przekazano wyłącznie budynki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej. Należy wskazać, iż w takiej sytuacji podmiotami, na których ciąży obowiązek podatkowy są wskazane osoby prowadzące działalność gospodarczą, które powinny wykazać grunty i budynki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej. Zadeklarowanie powierzchni gruntów przez gminę spowodowało zawyżenie podatku o kwotę 473,20 zł;

b) opodatkowaniu 6,2260 ha gruntów pod wodami powierzchniowymi stojącymi, będących własnością gminy Korycin, a więc na gruncie art. 7 ust. 1 pkt 15 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych korzystających ze zwolnienia. Zawyżono kwotę podatku o 29 zł;

c) nieopodatkowaniu dróg wewnętrznych o powierzchni 22,6534 ha (drogi dojazdowe do pól, w stosunku do których prowadzone jest postępowanie o zasiedzenie i uzyskanie tytułu własności), które w ewidencji gruntów i budynków mają przypisany gminie Korycin charakter własności/władania jako „władanie (na zasadach posiadacza samoistnego)”. Grunty te są sklasyfikowane symbolem „dr” i nie stanowią dróg publicznych. Artykuł 2 ust. 3 pkt 4 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych stwierdza, iż opodatkowaniu podatkiem od nieruchomości nie podlegają grunty zajęte pod pasy drogowe dróg publicznych w rozumieniu przepisów o drogach publicznych oraz zlokalizowane w nich budowle – z wyjątkiem związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej innej niż utrzymanie dróg publicznych lub eksploatacja autostrad płatnych. W tym wypadku, w myśl brzmienia przywołanego przepisu, grunty te nie mając statusu dróg publicznych, podlegają opodatkowaniu podatkiem od nieruchomości. Równocześnie z treści art. 7 ust. 1 pkt 15 ustawy wynika, iż zwolnieniu od podatku od nieruchomości podlegają grunty i budynki lub ich części stanowiące własność gminy, z wyjątkiem zajętych na działalność gospodarczą lub będących w posiadaniu innych niż gmina jednostek sektora finansów publicznych oraz pozostałych podmiotów. Niewątpliwie zapisany w ewidencji status posiadania tych gruntów „władanie (na zasadach posiadacza samoistnego)” nie spełnia warunków do ich zwolnienia od podatku od nieruchomości, gdyż w przepisie jest mowa tylko o „własności”. Zatem kontrolowana jednostka powinna je zadeklarować do opodatkowania stawką właściwą dla pozostałych gruntów, co generuje kwotę podatku od nieruchomości w wysokości 108.736 zł – str. 122-123 protokołu kontroli.

Ustalenia kontroli wykazały nieprowadzenie przez organ podatkowy systematycznych czynności sprawdzających nakazanych treścią art. 272 Ordynacji podatkowej, z wykorzystaniem procedur zawartych w dziale V ustawy, także w innych przypadkach. Przejawem tego jest brak reakcji organu podatkowego na poniższe sytuacje:

a) naruszenie przez podatników obowiązku przedkładania informacji w sprawie podatku rolnego, leśnego i od nieruchomości w terminie 14 dni od dnia zaistnienia okoliczności uzasadniających powstanie lub wygaśniecie obowiązku podatkowego. Informacji podatkowych nie wyegzekwowano od:

- 21 podatników podatku rolnego (łączny przypis podatku rolnego w opisywanych przypadkach wynosił 5.991 zł) – str. 135 protokołu kontroli;

- 9 podatników podatku leśnego (przypis podatku wynosił 433 zł) – str. 129 protokołu kontroli;

- 3 podatników podatku od nieruchomości (przypis podatku wynosił 296 zł) – str. 126 protokołu kontroli, oraz 2 przedsiębiorców, którzy zarejestrowali działalność w 2018 r. i do dnia kontroli nie złożyli informacji i nie zostali opodatkowani (w trakcie kontroli jeden z nich złożył informację – obowiązek podatkowy powstał z dniem 1 stycznia 2019 r.) – str. 127 protokołu kontroli.

Przepisy ustaw regulujących kontrowane dochody budżetu gminy z tytułów podatkowych, tj. odpowiednio art. 6a ust. 9 ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (Dz. U. z 2017 r. poz. 1892, ze zm.), art. 6 ust. 6 ustawy z dnia 30 października 2002 r. o podatku leśnym (Dz. U. z 2019 r. poz. 888, ze zm.) i art. 6 ust. 10 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych nakładają na podatników obowiązek składania informacji na podatek rolny, leśny i od nieruchomości. Brak informacji uniemożliwił sprawdzenie prawidłowości wymiaru należności podatkowych. W przypadku podatku od nieruchomości informacja jest podstawowym dokumentem źródłowym o powierzchni użytkowej budynków oraz ich przeznaczeniu, natomiast w przypadku podatku leśnego z informacji podatkowej powinno wynikać czy las podlega opodatkowaniu, czy też korzysta z ustawowego zwolnienia. Informacje stanowią podstawowy materiał dowodowy służący ustaleniu podstawy opodatkowania, a w razie ich braku organ podatkowy powinien podjąć działania m.in. w celu ustalenia stanu faktycznego i ewentualnego wyegzekwowania prawidłowo wypełnionych informacji. Opisana nieprawidłowość może przyczynić się także do utraty kontroli nad pozyskiwanymi dochodami jednostki z tytułu podatków lokalnych, powodując potencjalnie zmniejszenie wpływów do budżetu gminy lub pozyskiwaniem ich z naruszeniem prawa.

Przeprowadzona kontrola objęła swoim zakresem również prawidłowość wymiaru podatku od nieruchomości osobom fizycznym. W jej wyniku ustalono dwa przypadki (podatnicy o nr ewid. 160053 oraz 160062) braku opodatkowania budynków gospodarczych posadowionych na gruntach sklasyfikowanych jako rolne, jednak nie tworzących gospodarstwa rolnego. W pierwszym przypadku podatnik jest właścicielem gruntów sklasyfikowanych, jako rolne o powierzchni 0,4300 ha, budynku mieszkalnego oraz budynku gospodarczego o powierzchni 100 m², który w ewidencji podatkowej wykazano jako budynek rolnika i nie opodatkowano, w drugim zaś, na podstawie umowy darowizny z dnia 3 lutego 2014 r. podatnik stał się właścicielem gruntów sklasyfikowanych, jako rolne o powierzchni 0,6600 ha, budynku mieszkalnego oraz 4 budynków gospodarczych o powierzchni zabudowy łącznie 380 m², który w ewidencji podatkowej został wykazany jako budynek rolnika, zaś w informacji w sprawie podatku od nieruchomości, jako budynki gospodarcze o powierzchni 320 m² w pozycji nieruchomości zwolnione i tym samym nie zostały opodatkowane.

Artykuł 7 ust. 1 pkt 4 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych określa rodzaje budynków gospodarczych (ich części) zwolnionych od podatku od nieruchomości i są to budynki położone na gruntach gospodarstw rolnych, służące wyłącznie działalności rolniczej. W myśl natomiast art. 1 ustawy o podatku rolnym opodatkowaniu tym podatkiem podlegają grunty sklasyfikowane w ewidencji gruntów i budynków jako użytki rolne lub jako grunty zadrzewione i zakrzewione na użytkach rolnych, z wyjątkiem gruntów zajętych na prowadzenie działalności innej niż rolnicza; ponadto zwalnia się od podatku rolnego m.in. użytki rolne klasy V. Na podstawie art. 2 ust. 1 ustawy o podatku rolnym za gospodarstwo rolne uważa się obszar gruntów (sklasyfikowanych w ewidencji jako użytki rolne) o łącznej powierzchni przekraczającej 1 ha lub 1 ha przeliczeniowy, stanowiących własność lub znajdujących się w posiadaniu osoby fizycznej lub prawnej. Wobec powyższego budynek będący własnością podatnika nie znajduje się na gruntach gospodarstwa rolnego (albowiem grunty, na których jest posadowiony nie przekraczają powierzchni 1 ha) i tym samym nie korzysta ze zwolnienia przewidzianego w tym przepisie. Sam fakt posadowienia budynku na gruntach rolnych nie zwalnia go bowiem od opodatkowania podatkiem od nieruchomości. Na zmianę tego stanowiska nie może również wpłynąć, w przypadku podatnika o nr ewid. 160053, znajdująca się w aktach umowa dzierżawy, (chociaż nie wskazano w niej wprost, że dotyczy również budynku gospodarczego). Wydzierżawienie budynku gospodarczego na cele rolnicze może stanowić o spełnieniu tylko jednego warunku zwolnienia od podatku od nieruchomości, o którym mowa w art. 7 ust. 1 pkt 4 lit. b) ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, tj. o wystąpieniu okoliczności, w których wskazana nieruchomość służy działalności rolniczej. Jednak w dalszym ciągu – chociaż wydzierżawiona innej osobie, która w tym momencie staje się ich posiadaczem zależnym – stanowi własność podatnika i znajduje się na jego gruntach, które to grunty nie spełniają normy obszarowej gospodarstwa rolnego. Zaniżenie podatku od nieruchomości za lata 2014-2019 wynosiło odpowiednio 4.505 zł oraz 14.021 zł – str. 124-126 protokołu kontroli.

Błędy w opodatkowaniu stwierdzono także w grupie podatników osób fizycznych w zakresie podatku rolnego. Dotyczyły one:

a) wprowadzenia do ewidencji podatkowej gruntów danych niezgodnych z danymi wynikającymi z ewidencji geodezyjnej:

- podatnik o nr ewid. 160005 posiada, zgodnie z danymi z ewidencji gruntów, m. in. grunty sklasyfikowane, jako S Ps IV o powierzchni 0,0600 ha fiz. (0,0480 ha przelicz.), do ewidencji podatkowej wprowadzono i opodatkowywano, jako Ps IV o powierzchni 0,0600 ha fiz. (0,036 ha przelicz.), tj. powierzchnię zaniżoną o 0,012 ha przelicz. – str. 133 protokołu kontroli;

- podatnik o nr ewid. 160012 posiada, zgodnie z danymi z ewidencji gruntów, m.in. grunty sklasyfikowane, jako R IV b o powierzchni 3,13 ha fiz. oraz Br IV b o powierzchni 0,0200 ha fiz. – razem 1,898 ha przel., do ewidencji podatkowej wprowadzono powierzchnię 3,1500 ha fiz. jako R IV b – 1,8900 ha przel. tj. powierzchnię zaniżoną o 0,080 ha przelicz. – str. 133 protokołu kontroli;

- podatnik o nr ewid. 160038 posiada, zgodnie z danymi z ewidencji gruntów, m.in. grunty sklasyfikowane, jako Ł IV o powierzchni 0,0900 ha fiz. (0,0495 ha przelicz.), do ewidencji podatkowej wprowadzono, jako Ł IV o powierzchni 0,1100 ha fiz. (0,0605 ha przelicz.), tj. zawyżoną o 0,011 ha przelicz. – str. 133-134 protokołu kontroli;

b) opodatkowania niewłaściwą stawką gruntów rolnych niespełniających normy obszarowej gospodarstwa rolnego, dotyczy to podatnika o nr ewid. 160053, który posiada, zgodnie z danymi z ewidencji gruntów, grunty sklasyfikowane, jako rolne o powierzchni ogółem 0,4300 ha, w tym: B-Ps IV o pow. 0,2900 ha, Ps IV o pow. 0,0600 ha oraz S Ps IV o powierzchni 0,0800 ha fiz., które opodatkowane zostały w sposób właściwy dla gruntów gospodarstwa rolnego (0,3870 ha przelicz., stawka wynosząca równowartość pieniężną 2,5 q żyta) – str. 133-134 protokołu kontroli. Organ podatkowy naruszył przepisy art. 4 ust. 1 pkt 2 oraz art. 6 ust. 1 pkt 2 ustawy o podatku rolnym, z których wynika, iż podstawą opodatkowania podatkiem rolnym gruntów, które nie stanowią gospodarstwa rolnego jest liczba hektarów wynikająca z ewidencji gruntów i budynków. Wobec powyższego do wyliczenia podatku rolnego należało przyjąć powierzchnię 0,4300 ha fiz., natomiast stawka podatku rolnego od 1 ha gruntów winna wynosić równowartość pieniężną 5 q żyta, obliczoną według średniej ceny skupu żyta za 11 kwartałów poprzedzających kwartał poprzedzający rok podatkowy; 

c) dokonania wymiaru podatków lokalnych w formie łącznego zobowiązania pieniężnego łącząc grunty ze wspólnoty małżeńskiej z odrębnymi gruntami podatnika, nieprawidłowość dotyczyła 2 pozycji wymiarowych o nr ewid. 160064 oraz 190004 i była skutkiem nieprzestrzegania art. 3 ust. 5 ustawy o podatku rolnym, ponieważ jeżeli grunty stanowią współwłasność lub znajdują się w posiadaniu dwóch lub więcej podmiotów, to stanowią odrębny przedmiot opodatkowania podatkiem rolnym, a obowiązek podatkowy ciąży solidarnie na wszystkich współwłaścicielach (dotyczy to również małżonków). W obowiązującym stanie prawnym małżonkowie otrzymują jedną, odrębną decyzję na grunty stanowiące współwłasność małżeńską, natomiast ich nieruchomości niewchodzące w skład wspólności majątkowej są opodatkowane oddzielnie. Małżonek, który jest właścicielem takiego gruntu, otrzymuje odrębną decyzję wymiarową – str. 134 protokołu kontroli;

d) dokonania wymiaru podatku stosownie do posiadanego udziału, w przypadku 2 podatników o nr kont 2000023 oraz 2000022 będących współwłaścicielami wraz ze Skarbem Państwa użytków rolnych o pow. 14,35 ha fiz., kierując się faktem, iż jednym ze współwłaścicieli był Skarb Państwa korzystający z wyłączenia z podatku rolnego na gruncie art. 3a ustawy o podatku rolnym, Opisany schemat postępowania stanowi naruszenie art. 3 ust. 5 tej ustawy, zgodnie z którym jeżeli grunty stanowią współwłasność lub znajdują się w posiadaniu dwóch lub więcej podmiotów, to stanowią odrębny przedmiot opodatkowania podatkiem rolnym, a obowiązek podatkowy ciąży solidarnie na wszystkich współwłaścicielach. W takim przypadku zasadne byłoby wydanie jednej decyzji ustalającej wysokość zobowiązania podatkowego w stosunku do każdego ze współwłaścicieli i wskazanie obowiązku podatkowego odnoszącego się do całego przedmiotu opodatkowania, z wyłączeniem wymiaru obejmującego część nieruchomości gruntowej przypadającej Skarbowi Państwa. Opisane stanowisko podziela liczne orzecznictwo administracyjne, m.in. wyrok WSA w Krakowie z dnia 16 kwietnia 2015 r. (sygn. akt I Sa/Kr 210/15) – str. 131 protokołu kontroli.

Sprawdzeniu poddano również realizację należności z tytułu podatku od środków transportowych, w rezultacie czego ustalono nieprawidłowości opisane na str. 136-139 protokołu kontroli:

a) naruszenie przez 3 podatników o nr ewid. 100017, 100010, 100005, będących osobami fizycznymi, obowiązku terminowego składania deklaracji podatkowych, co dotyczyło 2 deklaracji oraz 1 korekty deklaracji o wartości przypisu podatku w kwocie 2.255 zł, które wpłynęły średnio 68,33 dni po terminie. Ustalono, iż organ podatkowy nie wzywał podatników do złożenia deklaracji, do czego zobowiązuje dyspozycja art. 274a Ordynacji podatkowej. Zgodnie ze wskazanym przepisem, organ podatkowy może żądać złożenia wyjaśnień w sprawie przyczyn niezłożenia deklaracji lub wezwać do jej złożenia, jeżeli deklaracja nie została złożona mimo takiego obowiązku. Niedopełnienie obowiązku terminowego składania deklaracji/korekt a także informacji podatkowych, o których była mowa wyżej, jest nieprawidłowością wypełniającą przesłanki z art. 56 § 4 ustawy z dnia 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy (Dz. U. z 2018 r. poz. 1958, ze zm.) – podatnik, który mimo ujawnienia przedmiotu lub podstawy opodatkowania nie składa w terminie organowi podatkowemu deklaracji podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe. Jednak w żadnym przypadku organ podatkowy nie przekazał informacji o naruszeniu przepisów do właściwego miejscowo urzędu skarbowego;

b) podatnik o nr ewid. 100007 w złożonej deklaracji zastosował niewłaściwą stawkę podatkową w przypadku naczepy o trzech osiach, dopuszczalnej masie całkowitej zespołu pojazdów 34,5 t. Prawidłowa stawka podatku powinna wynieść 1.238 zł, natomiast zastosowano stawkę właściwą dla dmc od 38 t, tj. 1.346 zł. Zawyżenie podatku z tego tytułu wynosiło 108 zł;

c) 5 podatników o nr ewid: 100008, 100010, 100014, 100001, 100017 nie ujawniło dla posiadanych pojazdów danych niezbędnych do określenia prawidłowej stawki podatkowej, tj. daty nabycia/zbycia pojazdu, dopuszczalnej masy całkowitej lub rodzaju zawieszenia.

            Przeprowadzona kontrola terminowości dokonywania wpłat oraz zgodności wpłat z zadeklarowanymi kwotami wykazała nieprzestrzeganie ustawowych terminów ich wnoszenia przez 6 podatników podatku od środków transportowych – str. 139 protokołu kontroli. Uporczywe (wielokrotne, powtarzające się) nieuiszczanie podatku w terminie naraża na uszczuplenie należności publicznoprawnych i jest czynem zabronionym oraz w świetle art. 57 § 1 k.k.s. podlega karze grzywny, jako wykroczenie skarbowe. Wobec powyższego, w celu zdyscyplinowania podatników do terminowego wywiązywania się z obowiązku zapłaty zobowiązań podatkowych, organ podatkowy powinien rozważyć możliwość wystąpienia do urzędu skarbowego z wnioskiem o wszczęcie postępowania karnoskarbowego.

W następstwie kontroli terminowości realizacji zobowiązań podatkowych stwierdzono nieprawidłowości w zakresie poboru odsetek za zwłokę (rozksięgowywania wpłat), które wystąpiły na kontach:

a) nr 100039, gdzie naliczona kwota odsetek powinna wynieść 308 zł, natomiast została naliczona w wysokości 311,60 zł. Ponadto podatnik otrzymał przez cały 2018 r. 4 upomnienia (4 x 11,60 zł), natomiast pozycja „koszty” wykazywała wartość „0,00 zł”. Z tego wynika, że wpłaty nie były rozksięgowywane na poczet kosztów lub zostały zarachowywane w kategorii „odsetki”, na co wskazywałaby końcówka „311,60 zł” występująca w „odsetkach”. Stanowi to naruszenie art. 62 § 1a Ordynacji podatkowej, który stanowi, iż jeżeli na podatniku ciążą koszty doręczonego upomnienia, dokonaną wpłatę zalicza się w pierwszej kolejności na poczet tych kosztów – str. 121 protokołu kontroli;

b) nr 100015, gdzie  zaniżono kwotę pobranych odsetek o 20 zł. Podatnik w dniu 19 kwietnia 2018 r. złożył korektę deklaracji za 2013 r., odsetki naliczono od 15 maja 2013 r., natomiast według ustaleń kontroli odsetki winny być naliczone od 16 lutego 2013 r. (jest 547 zł, winno być 567 zł) – str. 140 protokołu kontroli.

Analiza istniejących na koniec 2018 r. sald na kontach rachunkowych wykazała, że ogólnie przyjętą zasadą w kontrolowanej jednostce jest przerachowywanie występujących nadpłat z urzędu na poczet przyszłych zobowiązań podatkowych, przy braku wniosku podatnika, co stanowi naruszenie procedury zawartej w art. 76 Ordynacji podatkowej. Przepis ten stanowi, że nadpłaty wraz z ich oprocentowaniem podlegają zaliczeniu z urzędu na poczet zaległości podatkowych wraz z odsetkami za zwłokę, odsetek za zwłokę od nieuregulowanych w terminie zaliczek na podatek, kosztów upomnienia oraz bieżących zobowiązań podatkowych, a w razie ich braku podlegają zwrotowi z urzędu, chyba że podatnik złoży wniosek o zaliczenie nadpłaty w całości lub części na poczet przyszłych zobowiązań podatkowych. Zatem zaliczenie nadpłaty na poczet przyszłych zobowiązań podatkowych możliwe jest wyłącznie w sytuacji złożenia przez podatnika odpowiedniego wniosku – str. 121, 139 oraz 145 protokołu kontroli.

Ustalenia dotyczyły także  niepełnych czynności upominawczych (w badanym okresie nie doręczono 22 upomnień) oraz zaniechania wystawiania tytułów wykonawczych. Stanowi to naruszenie art. 6 § 1 ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2019 r. poz. 1438, ze zm.). Zgodnie z tym przepisem, w razie uchylania się zobowiązanego od wykonania obowiązku wierzyciel powinien podjąć czynności zmierzające do zastosowania środków egzekucyjnych. Ponadto z § 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 30 grudnia 2015 r. w sprawie postępowania wierzycieli należności pieniężnych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1483) wynika obowiązek wierzyciela do systematycznej kontroli terminowości zapłaty należności pieniężnych. Opieszałość w wystawianiu tytułów wykonawczych ma istotny wpływ na obniżenie skuteczności egzekucji. Znaczny upływ czasu między terminem zapłaty należności a wystawieniem upomnienia lub tytułu wykonawczego umożliwia bowiem dłużnikowi m.in. wyzbywanie się składników majątkowych mogących stanowić przedmiot egzekucji. Utwierdza też u dłużników przeświadczenie o niskiej efektywności windykacji oraz o realnej możliwości jej uniknięcia. Należy zaznaczyć, iż wskutek zastosowania środka egzekucyjnego, o którym dłużnik został powiadomiony, bieg terminu przedawnienia zostaje przerwany i biegnie na nowo od dnia następującego po dniu, w którym zastosowano środek egzekucyjny (art. 70 § 4 Ordynacji podatkowej). Na dzień 31 grudnia 2018 r. zaległość nieobjęta tytułami egzekucyjnymi wynosiła 24.305,45 zł (22.491,45 zł z 2018 r. oraz 1.814 zł z lat 2013-2014), w tym kwota 609 zł z dniem 1 stycznia 2019 r. uległa przedawnieniu – str. 132 i 146 protokołu kontroli.

W trakcie weryfikacji danych wykazanych w sprawozdaniach Rb-27S i Rb-PDP za 2018 r. w zakresie prawidłowości prezentacji skutków obniżenia górnych stawek podatków lokalnych oraz skutków udzielonych ulg, odroczeń, umorzeń, zwolnień wykazanych w sprawozdaniach stwierdzono, że:

a) do wyliczenia kwoty skutków w podatku od środków transportowych zastosowano nieaktualne maksymalne stawki podatku obowiązujące na rok 2017, ogłoszone obwieszczeniem Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2016 r. w sprawie górnych granic kwotowych podatków i opłat lokalnych w 2017 r. (M.P. z 2016 r. poz. 779), zamiast obowiązujących na 2018 r., wynikających z obwieszczenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 28 lipca 2017 r. w sprawie górnych granic stawek kwotowych podatków i opłat lokalnych w 2018 r. (M.P. z 2017 r. poz. 800) – str. 148 protokołu kontroli;

b) w sprawozdaniu Rb-27S za 2018 r. dochody na kwotę 5.292 zł w rozdziale par. 0340 „Podatek od środków transportowych” wykazano w rozdziale 75616, zamiast w rozdz. 75615 czego przyczyną było zaliczenie dochodów od spółki jawnej, która jest formą organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, jako dochodów od osób fizycznych – str. 147-148 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli uregulowań zawartych w treści obowiązującego regulaminu wynagradzania pracowników Urzędu Gminy Korycin (opis na str. 147-148 protokołu kontroli) ustalono, że postanowienia regulaminu dotyczą pracowników zatrudnionych w Urzędzie Gminy na podstawie umowy o pracę, powołania oraz wyboru. Na przykład w regulacjach końcowych regulaminu (§ 22) wskazano, iż pracownikowi zatrudnionemu na podstawie powołania oprócz wynagrodzenia ustalonego zgodnie z rozporządzeniem regulującym zasady wynagradzania pracowników samorządowych mogą być przyznane dodatek specjalny oraz nagroda uznaniowa. Postanowiono też, że przepisy § 9 i 10 regulaminu stosuje się odpowiednio do pracowników zatrudnionych na podstawie powołania. Należy wskazać, iż zgodnie z art. 39 ust. 1 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1282), pracodawca określa regulamin wynagradzania dla pracowników samorządowych, o których mowa w art. 4 ust. 1 pkt 3 ustawy, tj. zatrudnionych wyłącznie na podstawie umowy o pracę.

Analiza angażu robotnika gospodarczego wykazała, że pracownikowi temu przyznano wynagrodzenie zasadnicze w kwocie 3.050 zł, podczas gdy maksymalny poziom wynagrodzenia zasadniczego na stanowisku robotnik gospodarczy – zgodnie z załącznikiem nr 6 do regulaminu (Tabela VI „Stanowiska obsługi”) – wynosi 3.000 zł. Podobnie maksymalna stawka miesięczna kwoty wynagrodzenia zasadniczego w VI kategorii zaszeregowania pracownika (tj. w kategorii zaszeregowania robotnika gospodarczego), zgodnie z postanowieniami załącznika nr 2 do regulaminu (Tabela II „Maksymalne stawki miesięcznych kwot wynagrodzenia zasadniczego”), wynosi 3.000 zł. Z kolei zgodnie z załącznikiem nr 5 do regulaminu (Tabela V „Stanowiska urzędnicze” wiersz 5), maksymalny poziom wynagrodzenia zasadniczego na stanowisku referenta wynosi 3.800 zł, zaś kategoria zaszeregowania IX-X. Natomiast zgodnie z angażem z dnia 20 lutego 2018 r. (obowiązującym do końca 2018 r.) pracownikowi zatrudnionemu na stanowisku referenta przyznano miesięczne wynagrodzenie zasadnicze w wysokości 3.050 zł brutto w IV kategorii zaszeregowania. Maksymalna kwota wynagrodzenia zasadniczego w IV kategorii zaszeregowania, określona w załączniku nr 2 do regulaminu (Tabela II „Maksymalne stawki miesięcznych kwot wynagrodzenia zasadniczego”) to 2.600 zł. Aneksem z dnia 16 stycznia 2019 r. zatrudnił Pan tego pracownika z dniem 1 stycznia 2019 r. na stanowisku inspektora w referacie finansowym Urzędu Gminy – str. 149-150 protokołu kontroli.

Badanie realizacji wydatków ponoszonych tytułem zwrotu kosztów podróży służbowych (str. 158-161 protokołu kontroli) wykazało nieprawidłowości naruszające przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167), polegające na rozliczaniu kosztów podróży:

a) odbytych w terminach, które nie wynikały z polecenia wyjazdu służbowego; np. polecenie wyjazdu służbowego nr 211/2018 z 4 grudnia 2018 r. wystawione zostało na dzień 4 grudnia 2018 r. do Aulakowszczyzny, Krukowszczyzny, Szaciłówki, Bombli, zaś na jego podstawie rozliczono koszty podróży do Aulakowszczyzny i Bombli w dniu 4 grudnia, Krukowszczyzny i Szaciłówki w dniu 5 grudnia oraz „Korycin w/m” w dniu 11 grudnia; z kolei polecenie wyjazdu służbowego nr 207/2018 z dnia 26 listopada 2018 r. wystawione zostało na 26 listopada 2018 r. do Sokółki, zaś na jego podstawie rozliczono koszty podróży do Sokółki w dniach 26 listopada i 7 grudnia 2018 r.,

b) po upływie 14 dni od dnia powrotu z podróży służbowej, tj. wbrew § 5 ust. 1 rozporządzenia – podróż służbową do Warszawy odbyto w dniach 26-27 listopada 2018 r., natomiast rachunek kosztów podróży został przedstawiony przez Pana Wójta do rozliczenia w dniu 21 grudnia 2018 r.

W następstwie dwóch poprzednich kontroli kompleksowych RIO w Białymstoku wydała każdorazowo zalecenia dotyczące dokumentowania podróży służbowych, w tym m.in. wystawiania pracownikom poleceń wyjazdu przewidujących wszystkie planowane do odbycia podróże oraz określających miejsce podróży, a także zobowiązanie osób wykonujących czynności z zakresu formalno-rachunkowej i merytorycznej kontroli rozliczeń kosztów podróży służbowej do należytego wykonywania swoich obowiązków, co powinno przejawiać się kwestionowaniem rozliczeń kosztów podróży niemających podstaw w poleceniach wyjazdu służbowego. W odpowiedzi na zalecenia informował Pan m.in., że przestrzegane będą zasady wydawania poleceń wyjazdu służbowego oraz prawidłowego ich rozliczania. W praktyce zaś wnioski nadal nie są w pełni realizowane.

W okresie objętym kontrolą ryczałt za jazdy lokalne  pobierał Pan Wójt, na  podstawie stosownej umowy. Analiza prawidłowości wydatków z tego tytułu – w świetle przepisów rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271 ze zm.) – przeprowadzona została w oparciu o pisemne oświadczenia Pana Wójta o używaniu samochodu prywatnego do celów służbowych w październiku, listopadzie i  grudniu 2018 r. Wykazała ona brak możliwości jednoznacznego potwierdzenia prawidłowości przedkładanych przez Pana oświadczeń, ponieważ w rozliczeniach kosztów podróży służbowych nie były podawane godziny rozpoczęcia i zakończenia podróży. Uniemożliwia to stwierdzenie czy podróże trwały co najmniej 8 godzin, w których to przypadkach, stosownie do postanowień § 4 ust. 2 rozporządzenia, kwotę ustalonego ryczałtu zmniejsza się o 1/22 za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy. Zatem nie jest możliwe stwierdzenie prawidłowości kwoty wypłaconego ryczałtu.

W zakresie wydatków poniesionych tytułem zwrotu kosztów zagranicznych podroży służbowych odbywanych w okresie objętym kontrolą przez Pana Wójta oraz Skarbnika Gminy (szczegółowo opisanych na str. 166-171 protokołu kontroli), stwierdzono nieprawidłowości polegające na:

a) niewskazaniu w rozliczeniu kosztów wszystkich podróży godziny i miejscowości, w której przekraczano granicę państwa, co stanowi istotne utrudnienie w określeniu łącznego czasu trwania podróży zagranicznej; zgodnie z § 12 pkt 1 rozporządzenia w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, czas podróży zagranicznej liczy się, w przypadku odbywania jej środkami komunikacji lądowej, od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju,

b) zaniżeniu Skarbnikowi Gminy diety o równowartość 2,925 euro za podróż służbową do Wilna, Pikieliszek w dniach 28-29 września 2018 r. – wypłacono dietę stanowiącą równowartość 11,70 euro, zamiast 14,625 euro;

c) niewypłacaniu zaliczki (w przypadku wszystkich podróży zagranicznych Pana Wójta), o której mowa w § 20 ust. 1 przywołanego wyżej rozporządzenia. Zgodnie z brzmieniem tego przepisu, pracownik otrzymuje zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży zagranicznej. Oznacza to, że pracodawca jest zobligowany do jej wypłaty niezależnie od tego czy pracownik wystąpi z wnioskiem o jej wypłatę czy też nie. Za zgodą pracownika zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej. Przepisy nie wskazują, w jakiej wysokości zaliczka powinna zostać wypłacona. Kwota ta powinna być jednak wystarczająca na „niezbędne koszty podróży”. Wynika z tego, że wysokość zaliczki powinna pozwolić co najmniej na pokrycie wszystkich przewidywalnych kosztów wyjazdu (przejazdy, noclegi, dojazdy lokalne);

d) rozliczaniu kosztów podróży w walucie obcej według różnych kursów, np. z dnia przedłożenia delegacji do rozliczenia – delegacja nr 6/18 z dnia 9 kwietnia 2018 r. oraz delegacja nr 7/18 z dnia 8 czerwca 2018 r.; z dnia poprzedzającego dzień wystąpienia przez pracownika z wnioskiem o wypłatę zaliczki – delegacja nr 11/18 z dnia 27 września 2018 r. Postępowanie takie nie ma uzasadnienia w świetle § 20 ust. 3 rozporządzenia, zgodnie z którym rozliczenie kosztów podróży zagranicznej jest dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki (w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej) według średniego kursu z dnia jej wypłacenia. Zastosowanie tego przepisu nie było jednak możliwe w przypadku rozliczania podróży służbowych zagranicznych Pana Wójta, gdyż nie były Panu wypłacane zaliczki;

e) pomijaniu w poleceniu wyjazdu zagranicznego miejscowości na terenie kraju, od której rozpoczyna się i kończy podróż zagraniczna (tj. następuje: przekroczenie granicy państwowej w przypadku podróży lądowej, start samolotu w drodze za granicę lub lądowanie w drodze powrotnej w przypadku podroży lotniczej oraz wyjście statku z portu polskiego w drodze za granicę i jego wejście do tego portu w drodze powrotnej w przypadku podróży morskiej). Zgodnie z § 21 rozporządzenia, w przypadku odbywania podróży zagranicznej w połączeniu z przejazdem na obszarze kraju, stosuje się odpowiednio przepisy rozdziału 2 „Podróż krajowa”. Stosownie zaś do § 6 rozporządzenia pracodawca określa miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej. Na gruncie przywołanych przepisów krajowe odcinki podróży, mimo iż są integralnie złączone z podróżą zagraniczną, podlegają przepisom regulującym podróże krajowe. Z tego wynika, że należy oddzielnie traktować krajową część podroży zagranicznej, co wiąże się m.in. z obowiązkiem określania miejscowości jej rozpoczęcia i zakończenia, mającej zasadnicze znaczenie dla miejsca rozpoczęcia i zakończenia podróży zagranicznej (np. miejsca przekroczenia granicy czy startu samolotu).

Zarządzeniem Nr 2/07 z dnia 13 marca 2007 r. Pan Wójt ustalił pięcioosobowy skład Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych w Korycinie. Kontrolującym nie okazano zaświadczenia o posiadanym przeszkoleniu przez jednego z członków Komisji – str. 171-172 protokołu kontroli. Zgodnie z treścią art. 4¹ ust. 4 ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (Dz. U. z 2018 r. poz. 2137, ze zm.), w skład gminnych komisji rozwiązywania problemów alkoholowych wchodzą osoby przeszkolone w zakresie profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych.

W zakresie wydatków poniesionych na promocję gminy, których szczegółowy opis znajduje się na str. 176-178 protokołu kontroli, stwierdzono, iż w przypadku dwóch faktur z treści zamieszczonych na nich opisów nie wynika dostatecznie, jaki związek wydatkowane środki miały z realizacją zadań z zakresu promocji gminy. Świadczyć miała o tym jedynie dekretacja na fakturze wskazująca na sklasyfikowanie wydatku jako dotyczącego promocji gminy oraz krótki opis „Fundusz reprezentacyjny”. Zgodnie z zasadą wyrażoną w art. 44 ust. 2 ustawy o finansach publicznych jednostki sektora finansów publicznych dokonują wydatków zgodnie z przepisami dotyczącymi poszczególnych rodzajów wydatków. Zwrócono się – w związku z ustaleniami kontroli – do inspektora ds. sekretarsko-kancelaryjnych o wskazanie przyczyn/powodu poniesienia wydatków na usługę gastronomiczną w wysokości 406 zł oraz na usługę cateringową w wysokości 350 zł (obie faktury wystawione przez tego samego kontrahenta). W złożonym wyjaśnieniu wskazano, że faktury dotyczyły wspólnego obiadu władz gminy Korycin z partnerami litewskimi, z którymi gmina współpracuje przy projektach transgranicznych oraz spotkania przedstawicieli gminy Korycin z dziennikarzami z różnych mediów lokalnych w celu ustalenia wspólnych działań promujących gminę, szczególnie dotyczących nowych inwestycji, np. nowej infrastruktury plaży przy zalewie w Korycinie czy Parku Kulturowego w Milewszczyźnie.

Reasumując, do zadań Wójta, jako kierownika jednostki, należy zapewnienie należytego udokumentowania związku ponoszonych wydatków z zadaniami publicznymi na etapie poprzedzającym ich poniesienie, co w stwierdzonym stanie faktycznym nie miało miejsca. Uzasadnienie związku poniesionych wydatków z zadaniami z zakresu promocji gminy zawarto dopiero w złożonych podczas kontroli wyjaśnieniach.

Kontrola wydatków związanych z eksploatacją samochodu służbowego Mercedes Vito wykazała nieprawidłowości opisane na str. 178-181 protokołu kontroli, polegające na:

a) braku związku między tankowaniami wpisanymi w kartach drogowych a danymi dowodów WZ, przykładowo tankowanie z dnia 27 czerwca 2018 r. w ilości 52,60 l, wpisano w karcie drogowej jako tankowanie w dniu 21 czerwca 2018 r., zaś tankowanie z dnia 28 września 2018 r. w ilości 31 l, wpisano w karcie drogowej jako tankowanie w dniu 17 września 2018 r.;

b) wielokrotnym korzystaniu z samochodu służbowego na wyjazdy odbywane poza miejscowość, w której znajduje się miejsce pracy, bez wystawionego polecenia  wyjazdu służbowego (delegacji). Odbywanie podróży przy braku dokumentu polecenia wyjazdu służbowego stanowi naruszenie § 3 ust. 1 i § 6 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, zgodnie z którymi termin, miejsce rozpoczęcia i zakończenia oraz środek transportu do odbycia podróży służbowej określa pracodawca. Brak poleceń wyjazdu służbowego stanowi również naruszenie przepisów wewnętrznych obowiązujących w Urzędzie Gminy. Ponadto w kartach drogowych wielokrotnie nie wskazywano czasu prowadzenia pojazdu (nie określano godzin wyjazdu i powrotu, pomimo, iż druk karty zawierał stosowne rubryki w tym zakresie),

c) rozbieżności danych pomiędzy okazaną ewidencją, tj. kartą drogową nr 38/2018 z dnia 21 czerwca 2018 r. a rejestrem delegacji. Zgodnie z danymi tej karty drogowej samochód służbowy był używany przez inspektora ds. obywatelskich w dniach 21-22 czerwca 2018 r. w związku z wyjazdem służbowym do Białegostoku (w dniu 21 czerwca w godzinach 10.00 – 12.45 /od 10.45 do 12.00 czas wykonywania innej pracy/) oraz wyjazdem służbowym do Grajewa (w dniu 22 czerwca 2018 r. w godzinach 9.00 – 13.30 /od 10.00 do 12.30 – czas wykonywania innej pracy). Natomiast analiza danych rejestru delegacji wykazała, że pracownikowi temu wystawiono 21 czerwca 2018 r. delegację nr 119 na wyjazd w dniu 22 czerwca 2018 r. do Białegostoku samochodem prywatnym w celu „odbiór tablicy z KOM-u, baneru i rolapu”. Delegację tę podpisał Sekretarz Gminy (z upoważnienia Wójta). W rachunku kosztów podróży pracownik rozliczył podróż z 22 czerwca 2018 r. następująco: wyjazd Korycin godz. 8.00, przyjazd Białystok godz. 8.50, wyjazd Białystok godz. 9.30, przyjazd Korycin godz. 10.20 (samochód prywatny), razem 85 km x 0,8358 = 71,04 zł. Rachunek przedłożono do rozliczenia w dniu 22 czerwca 2018 r. i tego samego dnia pracownik pokwitował odbiór zwrotu kosztów. Wyjazd samochodem prywatnym pracownika do Białegostoku w dniu 22 czerwca 2018 r. odnotowano także w karcie „Ewidencja przebiegu pojazdu” (nr wpisu 119/2018). Wynika stąd, że któryś z dokumentów dotyczących dnia 22 czerwca 2018 r. – albo rozliczenie kosztów podróży samochodem prywatnym albo karta drogowa – zawiera nieprawdziwe dane,

d) nie stwierdzono, aby wypełnione karty drogowe były objęte kontrolą (merytoryczną czy formalno-rachunkową).

Wynikający z przyjętego sposobu wypełniania kart drogowych brak jawności i przejrzystości w zakresie korzystania z samochodu służbowego – w połączeniu z brakiem poleceń wyjazdu służbowego – uniemożliwia zweryfikowanie celowości wyjazdów w zakresie ich związku z wykonywaniem czynności służbowych, a tym samym celowości wydatku poniesionego na zakup paliwa.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania bądź błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy.

Organem wykonawczym gminy wiejskiej jest Wójt, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowywania projektów uchwał Rady Gminy, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Wójt jako organ wykonawczy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, działającego w strukturze organizacyjnej wskazanej w protokole kontroli, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Wójcie Gminy – kierowniku jednostki – zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych oraz pracownikach, którym powierzono obowiązki w zakresie gospodarki finansowej.

Wójt Gminy jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 Ordynacji podatkowej.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości spoczywały, stosownie do postanowień zakresu czynności, na Skarbniku Gminy. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określają przepisy art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Zapewnienie realizacji przyjętych regulacjami wewnętrznymi obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, przy uwzględnieniu uwag zawartych w części opisowej wystąpienia i protokole kontroli. Ewentualnie rozważenie zmodyfikowania wprowadzonych procedur, jeżeli nie są one adekwatne do faktycznych potrzeb jednostki.

2. W zakresie dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości:

a) uregulowanie w przepisach wewnętrznych przyjętego sposobu gromadzenia i przechowywania dowodów księgowych,

b) usunięcie z zakładowego planu kont Urzędu konta pozabilansowego 975 i wprowadzenie do tego planu konta pozabilansowego 980.

3. Zobowiązanie Skarbnika Gminy do wyeliminowania nieprawidłowości i uchybień w zakresie ewidencjonowania operacji w księgach rachunkowych, poprzez:

a) prawidłowe ustalanie stanu kont pozabilansowych na koniec roku i zapewnienie zgodności między tym stanem a stanem wykazanym w bilansie otwarcia na następny rok,

b) prowadzenie ewidencji planu finansowego na koncie pozabilansowym 980,

c) opatrywanie zapisów księgowych numerem identyfikacyjnym dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu, nadanym przez wystawcę dowodu,

d) określanie treści zapisu księgowego zgodnie z wymaganiami art. 23 ust. 2 pkt 3 ustawy o rachunkowości,

e) zaniechanie dokonywania zapisów mających służyć ewidencjonowaniu zdarzeń jako dochodów i wydatków budżetu mimo braku kasowej realizacji operacji na rachunku bankowym,

f) zaprzestanie stosowania technicznych zapisów ujemnych na koncie 223 ewidencji budżetu,

g) zaprzestanie dokonywania odpisów aktualizujących należności z pominięciem udokumentowania zaistnienia którejś z przesłanek spośród wymienionych przepisami art. 35b ust. 1 ustawy o rachunkowości; w szczególności uwaga ta dotyczy obejmowania odpisem należności, w stosunku do których nie zostały jeszcze podjęte jakiekolwiek działania windykacyjne, gdyż dopiero wynik postępowania egzekucyjnego daje obiektywną ocenę prawdopodobieństwa ściągnięcia należności, wynikającego z sytuacji majątkowej dłużnika,

h) ewidencjonowanie przychodów wynikających z faktur sprzedaży wystawionych w styczniu a dotyczących poprzedniego roku zgodnie z zasadą memoriału, tj. w księgach poprzedniego roku,

i) wyksięgowywanie wartości ewidencyjnej gruntów zapisem Wn 800 – Ma 011,

j) zaprzestanie dokonywania zmian wartości początkowej gruntów ujętych już w ewidencji księgowej,

k) założenie ewidencji analitycznej gruntów zawierającej poszczególne działki jako odrębne obiekty inwentarzowe i wartość każdej z nich, mając na względzie przepisy wskazane w części opisowej wystąpienia,

l) ewidencjonowanie środków trwałych zgodnie z zasadami Klasyfikacji Środków Trwałych,

ł) przeksięgowanie wartości udziału gminy w nieruchomości z konta 030 na konto 011,

m) ewidencjonowanie rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych w księgach tego roku, na który przypadał termin inwentaryzacji,

n) naliczanie i ujmowanie w księgach odsetek od wszystkich nieterminowo regulowanych należności cywilnoprawnych gminy,

o) dokonywanie zapisu Wn 810 – Ma 224, oznaczającego uznanie dotacji podmiotowej udzielonej instytucji kultury za wykorzystaną i rozliczoną, dopiero po otrzymaniu dokumentacji umożliwiającej stwierdzenie wykorzystania i rozliczenia tej dotacji.

4. W zakresie sprawozdawczości:

a) zachowanie zgodności pomiędzy danymi sprawozdań jednostkowych Rb-27S i danymi sprawozdania zbiorczego Rb-27S w zakresie dotyczącym należności i dochodów stanowiących udział budżetu gminy w dochodach z realizacji zadań zleconych, podlegających wykazaniu w par. 2360,

b) wykazywanie danych w kol. 8 „Dochody otrzymane” sprawozdania Rb-27S ustalonych zgodnie z przepisami wskazanymi w części opisowej wystąpienia,

c) wykazywanie danych w kol. 9 sprawozdania Rb-27S w zakresie należności z tytułu dochodów pobieranych na rzecz gminy przez urzędy skarbowe zgodnie z zasadami wynikającymi z § 3 ust. 2 pkt 1 lit. d) załącznika nr 36 rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej,

e) zaprzestanie wypełniania kolumny 7 „Dochody wykonane potrącone na rzecz jednostek samorządu terytorialnego” w sprawozdaniu jednostkowym Rb-27ZZ Urzędu Gminy,

f) wykazywanie w wierszu N.3 „gotówka i depozyty” sprawozdania Rb-N sporządzanego za IV kwartał roku budżetowego danych ustalonych zgodnie z przepisami § 13 ust. 1 pkt 4 załącznika nr 9 do rozporządzenia w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych;

g) zachowanie zgodności między danymi łącznego sprawozdania Rb-N i własnego jednostkowego sprawozdania Rb-N w zakresie poszczególnych pozycji,

h) wykazywanie w sprawozdaniu Rb-27S danych o należnościach pozostałych do zapłaty i zaległościach w podziałkach klasyfikacyjnych zgodnych z prowadzoną ewidencją,

i) wykazywanie w bilansie z wykonania budżetu po stronie zobowiązań krótkoterminowych tych zobowiązań finansowych, które stają się wymagalne w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego,

j) rzetelne sporządzanie sprawozdań Rb-27S oraz Rb-PDP w zakresie dotyczącym skutków w podatku od środków transportowych; sporządzenie korekty tych sprawozdań za 2018 r. we wskazanym zakresie, stosownie do § 24 ust. 6 załącznika nr 36 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej.

5. Zwracanie zabezpieczeń należytego wykonania umów wniesionych przez wykonawców zamówień publicznych zgodnie z postanowieniami zawartych umów oraz art. 151 Prawa zamówień publicznych.

6. Przechowywanie wnoszonych w pieniądzu wadiów i zabezpieczeń należytego wykonania umów w sprawie zamówień publicznych na oprocentowanym rachunku bankowym oraz dokonywanie ich zwrotu wraz z naliczonym oprocentowaniem, po pomniejszeniu o koszty przelewu i koszty prowadzenia rachunku.

7. Występowanie do kontrahentów o potwierdzenie występujących w księgach na koniec roku sald należności, o których mowa w art. 26 ust. 1 pkt 2 i 3 ustawy o rachunkowości jako podlegających inwentaryzacji tą drogą. Ewentualnie rozważenie wprowadzenia przepisami wewnętrznymi precyzyjnie sformułowanych uproszczeń w zakresie realizacji tego obowiązku, z uwzględnieniem zasady istotności.

8. Zaokrąglanie ujętych w deklaracjach VAT-7 gminy kwot podatku VAT do zapłacenia zgodnie z art. 63 § 1 Ordynacji podatkowej.

9. W zakresie dotyczącym funkcjonowania Gminnego Ośrodka Kultury, Sportu i Turystyki w Korycinie:

a) zapewnienie sporządzania planu finansowego instytucji kultury zgodnego z przepisami art. 31 ustawy o finansach publicznych,

b) dokonywanie wnikliwej analizy sprawozdawczości GOKSiT w celu ustalenia, wyjaśnienia i wyeliminowania niezgodności pomiędzy danymi wykazywanymi przez GOKSiT w sprawozdaniu z wykonania planu finansowego, sprawozdaniu finansowym i sprawozdaniach Rb-Z i Rb-N.

10. Dokonywanie wydatków do wysokości limitów określonych w wersji uchwały budżetowej aktualnej na dzień poniesienia wydatku.

11. Zapewnienie prawidłowego stosowania klasyfikacji budżetowej dochodów i wydatków, z uwzględnieniem uwag zawartych w części opisowej wystąpienia.

12. W zakresie dochodów z opłat za użytkowanie wieczyste nieruchomości:

a) ustalanie opłat w przypadkach, w których zaktualizowana wysokość opłaty rocznej przewyższa ponad dwukrotnie wysokość dotychczasowej opłaty rocznej, zgodnie z przepisami art. 77 ust. 2a ustawy o gospodarce nieruchomościami,

b) rozliczenie z poszczególnymi użytkownikami wieczystymi wskazanymi w protokole kontroli opłat zawyżonych im poprzez ustalenie niezgodnie z art. 77 ust. 2a ustawy o gospodarce nieruchomościami w wyniku aktualizacji dokonanej od 2017 r. – za 2018 r. na łączną kwotę 4.094,74 zł i za 2019 r. na łączną kwotę 1.877,30 zł.

13. Przedłożenie Radzie Gminy projektu uchwały określającej zasady wynajmowania lokali wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu gminy.

14. Przestrzeganie obowiązków w zakresie sporządzania i upubliczniania wykazów nieruchomości przeznaczonych do oddania w najem lub dzierżawę, określonych przepisami art. 35 ust. 1 i 1b ustawy o gospodarce nieruchomościami.

15. Wyeliminowanie nieprawidłowości w postępowaniach prowadzonych w celu zbycia nieruchomości, poprzez:

a) ustalanie cen zbycia na podstawie operatów szacunkowych aktualnych (prawidłowo zaktualizowanych) w świetle przepisów ustawy o gospodarce nieruchomościami,

b) upublicznianie informacji o wywieszeniu wykazu nieruchomości przeznaczonych do zbycia w prasie lokalnej, jak tego wymaga art. 35 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami,

c) podawanie do publicznej wiadomości informacji o wyniku każdego przeprowadzanego przetargu,

d) przeprowadzanie rokowań na zbycie nieruchomości z zachowaniem trybu określonego przepisami rozdziału 6 „Rokowania po drugim przetargu” rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 r.

16. Ponowne przedłożenie Radzie Gminy projektu uchwały ustalającej stawki opłaty adiacenckiej z tytułu wzrostu wartości nieruchomości spowodowanego podziałem nieruchomości oraz budową urządzeń infrastruktury technicznej, ze wskazaniem na obligatoryjność jej podjęcia.

17. Zobowiązanie odpowiedzialnego pracownika do weryfikowania prawidłowości wysokości wnoszonych przez przedsiębiorców opłat za zezwolenia na sprzedaż alkoholu.

18. Założenie ewidencji posiadanego drewna opałowego, zapewniającej wiarygodną i rzetelną weryfikację stanu drewna (z ewentualnym podziałem na rodzaje), w tym procesów powodujących jego zmiany. Poprzedzenie założenia ewidencji rzetelną inwentaryzacją, którą zostanie objęte całe posiadane drewno opałowe.

19. Wyeliminowanie nieprawidłowości w zakresie wymiaru podatków lokalnych, opisanych w protokole kontroli; poinformowanie o skutkach finansowych podjętych działań.

20. Zachowanie prawidłowości i powszechności opodatkowania podatkami lokalnymi, w tym przedsiębiorców, w szczególności w zakresie zgodności z danymi z ewidencji gruntów i budynków oraz składanymi informacjami/deklaracjami.

21. Prowadzenie systematycznych czynności sprawdzających, nakazanych treścią przywołanych przepisów Ordynacji podatkowej, z wykorzystaniem procedur zawartych w dziale V tej ustawy.

22. Wyeliminowanie nieprawidłowości w zakresie deklaracji Urzędu Gminy na podatek od nieruchomości. Poinformowanie Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku o efektach i skutkach finansowych tych działań.

23. Egzekwowanie od podatników informacji w sprawie podatku rolnego, leśnego i od nieruchomości w przypadkach przewidzianych w przepisach ustaw wskazanych w części opisowej wystąpienia pokontrolnego.

24. Rozważenie zasadności wystąpienia z wnioskiem do naczelnika właściwego urzędu skarbowego o ukaranie podatników uchylających się od realizacji obowiązków wynikających z przepisów materialnego prawa podatkowego w sposób wypełniający przesłanki wykroczenia skarbowego.

25. Prowadzenie terminowych i systematycznych działań windykacyjnych w stosunku do podatników, na których ciążą zaległości podatkowe, mając na względzie przepisy ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji oraz obowiązujące regulacje wykonawcze. Ustanowienie mechanizmów zapobiegających przedawnieniu zobowiązań podatkowych, w tym stanowiskowe przypisanie obowiązków z nimi związanych.

26. Przestrzeganie prawidłowości realizacji dochodów z tytułu odsetek za zwłokę od zaległości podatkowych wpłacanych po terminie płatności.

27. Przerachowywanie występujących nadpłat na poczet przyszłych zobowiązań podatkowych wyłącznie na wniosek podatnika.

28. Wyeliminowanie z obowiązującego regulaminu wynagradzania pracowników Urzędu Gminy Korycin postanowień przewidujących stosowanie regulaminu do pracowników zatrudnionych na podstawie wyboru i powołania.

29. Dołożenie należytej staranności przy określaniu wynagrodzeń i kategorii zaszeregowania pracowników w angażach, mając na uwadze wskazane w części opisowej wystąpienia przypadki niezgodności z regulaminem wynagradzania.

30. W zakresie podróży służbowych:

a) wystawianie pracownikom poleceń wyjazdu służbowego przewidujących wszystkie dni i miejsca planowanych podróży,

b) zobowiązanie osób wykonujących czynności z zakresu formalno-rachunkowej i merytorycznej kontroli rozliczeń kosztów podróży służbowej do należytego wykonywania swoich obowiązków, co powinno przejawiać się kwestionowaniem rozliczeń kosztów podróży niemających podstaw w poleceniach wyjazdu służbowego.

c) zobowiązanie pracowników do przedkładania rozliczenia kosztów podróży w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży,

d) podawanie przez Pana Wójta w rozliczeniach kosztów podróży czasu rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej, mając na uwadze zapewnienie możliwości zweryfikowania czy podróż trwała powyżej czy poniżej 8 godzin a w efekcie zweryfikowania prawidłowości pobieranego przez Pana ryczałtu za używanie samochodu prywatnego w jazdach lokalnych.

31. W zakresie zagranicznych podróży służbowych:

a) zobowiązanie pracowników odpowiedzialnych za kontrolę rozliczenia kosztów podróży do egzekwowania podawania w rozliczeniu kosztów podróży godziny i miejscowości przekroczenia granicy państwa,

b) wypłacenie Skarbnikowi Gminy równowartości 2,925 euro, o którą zaniżono dietę z tytułu podróży służbowej na Litwę w dniach 28-29 września 2018 r.,

c) zobowiązanie osób dokonujących rozliczeń kosztów podróży do należytego ustalania wysokości przysługującej pracownikowi diety z tytułu podróży,

d) pobieranie przez Pana Wójta zaliczek na niezbędne koszty podróży, mając na uwadze m.in. umożliwienie rozliczenia kosztów podróży w danej walucie według średniego kursu z dnia wypłacenia zaliczki, jak tego wymagają obowiązujące przepisy,

e) wystawianie poleceń wyjazdu służbowego w sposób umożliwiający określenie miejscowości rozpoczęcia i zakończenia krajowej podróży związanej z podróżą zagraniczną.

32. Zapewnienie, aby wszyscy członkowie Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych posiadali przeszkolenie w zakresie profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych.

33. Zamieszczanie odpowiednich opisów na fakturach dokumentujących poniesione wydatki na promocję, mając na uwadze należyte wykazanie związku wydatku z zadaniami gminy i przyjętym sposobem sklasyfikowania.

34. Zapewnienie rzetelności i wiarygodności dokumentacji obrazującej eksploatację samochodu służbowego, poprzez:

a) zachowanie zgodności między danymi kart drogowych a danymi wynikającymi z faktur za paliwo w zakresie dat tankowania paliwa do tego pojazdu,

b) wystawianie poleceń wyjazdu służbowego jako podstawy odbywania samochodem służbowym każdej podróży poza miejscowość, w której znajduje się miejsce pracy.

c) należyte wypełnianie kart drogowych przez odpowiedzialnych pracowników, przy uwzględnieniu uwag zawartych w części opisowej wystąpienia i protokole kontroli, w tym w sposób umożliwiający ustalenie godzin rozpoczęcia i zakończenia każdej podróży,

d) należytą kontrolę danych zamieszczanych w kartach drogowych przez pracownika zajmującego się prowadzeniem spraw związanych z eksploatacją samochodu.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

           Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

    Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku