Kontrola problemowa gospodarki finansowej przeprowadzona

w Przedszkolu Nr 4 z Oddziałem Integracyjnym w Suwałkach

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

Zespół w Suwałkach

Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 07 stycznia 2020 roku (znak: RIO.V.6002-3/19), o treści jak niżej:

Pani

Danuta Jolanta Palczewska

Dyrektor Przedszkola Nr 4

z Oddziałem Integracyjnym

w Suwałkach  

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej Przedszkola Nr 4 z Oddziałem Integracyjnym w Suwałkach za 2018 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 2137) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Suwałkach, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto zagadnienia organizacyjne, funkcjonowanie kontroli zarządczej, księgowość i sprawozdawczość, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, plan finansowy i jego wykonanie, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2019 r. poz. 2215), gospodarkę składnikami majątku, inwentaryzację, rozliczenia z budżetem miasta.

Kontrola dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości, przeprowadzona pod kątem jej zgodności z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2019 r. poz. 351, ze zm.) oraz rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2017 r. poz. 1911), wykazała, że:

a) w zakładowym planie kont Przedszkola (str. 12-13 protokołu kontroli):

- występuje konto 014 „Zbiory biblioteczne”. W związku z tym, że w Przedszkolu nie funkcjonuje biblioteka, nie ma podstaw do prowadzenia konta 014. Zgodnie z zasadami funkcjonowania konta 014 zawartymi w załączniku nr 3 do rozporządzenia, konto to służy do ewidencji stanu, zwiększeń i zmniejszeń wartości zbiorów bibliotecznych bibliotek naukowych, fachowych, szkolnych i pedagogicznych oraz bibliotek publicznych. Na koncie 014 ujęto wartość książek wykorzystywanych w celach dydaktycznych, które powinny być wykazane w ewidencji pozostałych środków trwałych na koncie 013 „Pozostałe środki trwałe” albo powinny być objęte wyłącznie ewidencja ilościową (w zależności od przyjętego rozwiązania). Saldo konta 014 na koniec 2018 r. wynosiło 12.263,12 zł,

- przewidziano konta 770 „Zyski nadzwyczajne” i 771 „Straty nadzwyczajne”. Konta te od 1 stycznia 2016 r. zostały usunięte ze standardowego planu kont dla jednostek budżetowych, zawartego w załączniku nr 3 do ówcześnie obowiązującego rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont…. (Dz. U. z 2017 r. poz. 760). Jednocześnie usunięto wiersze służące wykazywaniu danych pochodzących z tych kont z zawartego w rozporządzeniu wzoru rachunku zysków i strat (wariant porównawczy). Od czasu nowelizacji przywołanego rozporządzenia nie ma zatem podstaw do wydzielania tego typu operacji na odrębnych kontach. W obecnie obowiązującym rozporządzeniu Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont… konta 770 i 771 również zostały pominięte. Operacje podlegające ujmowaniu na tych kontach powinny być księgowane – odpowiednio – na kontach 760 „Pozostałe przychody operacyjne” i 761 „Pozostałe koszty operacyjne”,

- nie występuje konto 810 „Dotacje budżetowe, płatności z budżetu środków europejskich oraz środki z budżetu na inwestycje” niezbędne dla prawidłowej ewidencji wydatków majątkowych. Stwierdzono, że w 2018 r. w Przedszkolu nie realizowano wydatków majątkowych, w związku z czym konto 810 nie widnieje w zestawieniu obrotów i sald na koniec 2018 r. Z ustaleń kontroli wynika jednak, że wydatki majątkowe ponoszone były ze środków budżetu w 2017 r. i księgowane z wykorzystaniem konta 810, mimo iż konto to nie było przewidziane w zakładowym planie kont,

b) regulacje wewnętrzne dotyczące ewidencji środków trwałych (wprowadzone przez Panią Dyrektor w załączniku nr 1 do zarządzenia Nr 1/2011 z dnia 3 stycznia 2011 r. oraz zarządzeniem Nr 19/2017 z dnia 27 grudnia 2017 r.) różnicują ewidencjonowanie pozostałych środków trwałych o wartości poniżej 500 zł – bezpodstawnie – w zależności od założonego okresu użytkowania:

- w przypadku założonego okresu użytkowania powyżej jednego roku pozostałe środki trwałe o wartości poniżej 500 zł miałyby być ujmowane w księdze inwentarzowej na koncie 013,

- w przypadku założonego okresu użytkowania poniżej jednego roku pozostałe środki trwałe o wartości początkowej nie przekraczającej 500 zł miałyby być zaliczone do nisko cennych składników majątku i nie ewidencjonowane w księdze inwentarzowej, lecz ilościowo w „rejestrze składników majątku nisko cennego” prowadzonym przez intendenta Przedszkola.

Należy wskazać, że postanowienia powyższe nie mają uzasadnienia w świetle definicji legalnej środka trwałego zawartej w art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którą przez środki trwałe rozumie się rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki. Z powyższego wynika, że każdy środek trwały posiada przewidywany okres użytkowania powyżej jednego roku, natomiast okres użytkowania krótszy niż rok nakazuje traktować dany składnik aktywów jako składnik aktywów obrotowych i nie jest on już wtedy środkiem trwałym – str. 52-53 protokołu kontroli,

c) regulacje wewnętrzne nie precyzują, jakiego rodzaju materiały podlegają ewidencji szczegółowej na koncie 310 „Materiały” w momencie zakupu, a jakie będą księgowane bezpośrednio w koszty zużycia w dniu zakupu; stanowi to naruszenie art. 17 ust. 2 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym kierownik jednostki uwzględniając rodzaj i wartość poszczególnych grup rzeczowych składników aktywów obrotowych posiadanych przez jednostkę, podejmuje decyzję o stosowaniu jednej z metod prowadzenia kont ksiąg pomocniczych dla tych grup składników. W praktyce ewidencją szczegółową do konta 310 obejmowano w momencie zakupu jedynie artykuły spożywcze do przygotowania posiłków w kuchni. Natomiast środki czystości i materiały biurowe traktowane były jako zużyte w momencie zakupu i odpisywane w koszty. Na koniec roku nie dokonywano ustalenia stanu tych składników w celu korekty kosztów o wartość tego stanu – str. 55 protokołu kontroli.

Analiza zapisów dokonywanych w księgach rachunkowych, przeprowadzona w świetle przepisów ustawy o rachunkowości oraz rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont…, wykazała, że:

a) obroty konta 130 „Rachunek bieżący jednostki” po stronie Wn i Ma za 2018 r. zostały zawyżone o kwotę zwrotu do budżetu miasta niewykorzystanych środków na wydatki w wysokości 28.173,04 zł. Zwrot środków ujęto prawidłowym zapisem Wn 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych” – Ma 130, jednakże nie zastosowano dodatkowo technicznego zapisu ujemnego po obu stronach konta 130 – str. 15 protokołu kontroli,

b) do ewidencji środków pieniężnych w drodze błędnie wykorzystywano konto 140 „Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne”, zamiast 141 „Środki pieniężne w drodze” – str. 16 protokołu kontroli,

c) ujęcia w księgach naliczenia odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (zapisami Wn 405 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia” – Ma 240 „Pozostałe rozrachunki”) dokonano w łącznej kwocie 75.514 zł w czterech częściach, w momencie dokonywania przelewu środków na rachunek bankowy ZFŚS: w dniu 31 stycznia 2018 r. w kwocie 13.185 zł, w dniu 28 lutego 2018 r. w kwocie 28.348 zł, w dniu 16 marca 2018 r. w kwocie 15.103 zł oraz w dniu 31 lipca 2018 r. w kwocie 18.878 zł. Należy wskazać, że naliczony odpis ma charakter roczny, zatem powinien być ujęty w księgach na początku roku w pełnej wysokości, obrazując kwotę zobowiązania jednostki wobec Funduszu, regulowanego następnie poszczególnymi przelewami – str. 41 protokołu kontroli,

d) zwrot środków z rachunku ZFŚS na rachunek bieżący w wyniku korekty dokonanej w końcu roku zaksięgowano z wykorzystaniem zapisów ujemnych (-) Wn 405 – (-) Ma 240 oraz (-) Wn 240 – (-) Ma 130. Odnosząc się do pierwszego ujemnego zapisu wskazać należy, iż w opisie konta 240 zawartym w rozporządzeniu określono, że zmniejszenie zobowiązań ujmuje się po stronie Wn tego konta, zaś w opisie do konta 405 – że zmniejszenie kosztów ujmuje się po stronie Ma. Zatem prawidłowo operacja zmniejszenia naliczenia odpisu na ZFŚS powinna zostać ujęta zapisem dodatnim Wn 240 – Ma 405. Zwrot środków z rachunku ZFŚS na rachunek bieżący również zaksięgowano z wykorzystaniem zapisów ujemnych, a zatem niezgodnie z danymi wyciągu bankowego. Wpływ środków w kwocie 987 zł na rachunek bieżący powinien być zaksięgowany po stronie Wn konta 130, a następnie na obu stronach konta 130 należało dokonać technicznego zapisu ujemnego – str. 42 protokołu kontroli.

           W wyniku kontroli sprawozdawczości (str. 17 protokołu kontroli) stwierdzono, że jednostka sporządziła i przekazała do Urzędu Miejskiego w Suwałkach następujące sprawozdania:

a) sprawozdanie Rb-ST o stanie środków na rachunkach bankowych jednostki samorządu terytorialnego na koniec 2018 r. (ze stanem zerowym). Zgodnie z § 4 pkt 3 lit. a) rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 9 stycznia 2018 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2019 r. poz. 1393, ze zm.) sprawozdanie Rb-ST sporządza przewodniczący zarządu j.s.t. (Prezydent Miasta Suwałk), a zatem sprawozdanie to nie jest sporządzane przez kierowników jednostek organizacyjnych miasta; w świetle zasad sporządzania tego sprawozdania określonych rozporządzeniem nie ma tez możliwości wykazania w nim jakichkolwiek danych przez jednostkę organizacyjną,

b) Rb-UZ roczne sprawozdanie uzupełniające o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych (ze stanem zerowym) oraz Rb-UN roczne sprawozdanie uzupełniające o stanie należności z tytułu papierów wartościowych wg wartości księgowej (ze stanem zerowym). Na podstawie § 6 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1773) jednostka jest zwolniona ze sporządzania sprawozdań Rb-UZ i Rb-UN w przypadku, gdy nie posiada zobowiązań lub należności podlegających wykazaniu w tych sprawozdaniach.

Kontrola wykazała, że dokonując korekty naliczenia odpisu na ZFŚS bezpodstawnie zaokrąglono przeciętną liczbę zatrudnionych do pełnych liczb oraz bezpodstawnie zaokrąglano do pełnych złotych kwoty odpisów należnych od poszczególnych grup pracowników oraz emerytów. W konsekwencji odpis na ZFŚS za 2018 r. został zawyżony o 2.097,86 zł – str. 42-43 protokołu kontroli.

W ramach kontroli analizie poddano dochody i wydatki związane z żywieniem wychowanków Przedszkola pod kątem przeznaczeniem opłat pobranych za posiłki – str. 28-30 protokołu kontroli. Z art. 52 ust. 12 ustawy z dnia 27 października 2017 r. o finansowaniu zadań oświatowych (Dz. U. z 2017 r. poz. 2203, ze zm.) wynika, że do ustalania opłat za korzystanie z wyżywienia w publicznych placówkach wychowania przedszkolnego przepisy art. 106 ustawy Prawo oświatowe stosuje się odpowiednio. Zgodnie z art. 106 ust. 4 ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe (Dz. U. z 2019 r. poz. 1148, ze zm.) do opłat wnoszonych za korzystanie przez uczniów z posiłków w stołówce szkolnej nie wlicza się wynagrodzeń pracowników i składek naliczanych od tych wynagrodzeń oraz kosztów utrzymania stołówki. Przepis ten oznacza, że opłaty pobrane od wychowanków Przedszkola za korzystanie z żywienia mogą być przeznaczone wyłącznie za zakup artykułów żywnościowych („wsad do kotła”). W 2018 r. dochody za żywienie sklasyfikowane w par. 0670 „Wpływy z opłat za korzystanie z wyżywienia w jednostkach realizujących zadania z zakresu wychowania przedszkolnego” wyniosły 244.975 zł (w tym nadpłaty stanowiły kwotę 2.842,90 zł), natomiast wydatki na zakup artykułów żywnościowych sklasyfikowane w par. 4220 „Zakup środków żywności” wyniosły 227.248,91 zł. Po pomniejszeniu kwoty dochodów uzyskanych w 2018 r. o kwotę nadpłat podlegających rozliczeniu w styczniu 2019 r. otrzymamy kwotę 242.132,10 zł, która przewyższa kwotę wydatków poniesionych na zakup artykułów spożywczych zużytych do przygotowania posiłków o 14.883,19 zł. Nadwyżka pomiędzy kwotą dochodów a wydatków prawie w całości dotyczy opłat wniesionych przez rodziców, ponieważ dochody ze sfinansowania posiłków dla dzieci przez MOPR w Suwałkach odpowiadały w 2018 r. kwocie jedynie 5.774 zł, tj. 2,38% dochodów. Odnosząc ten wskaźnik do różnicy miedzy dochodami i wydatkami, kwota opłat pobranych od rodziców i wykorzystanych w 2018 r. niezgodnie z art. 106 ust. 4 Prawa oświatowego oscyluje w granicach 14.500 zł (14.883,19 zł x 2,38% = 354,22 zł; 14.883,19 – 354,22 = 14.528,97 zł).

Przedstawiona wyżej analiza prowadzi do wniosku o przeznaczeniu części dochodów z opłat za żywienie pobranych od wychowanków przedszkola z naruszeniem przywołanego wyżej art. 106 ust. 4 Prawa oświatowego – opłaty za korzystanie przez dzieci z posiłków pobierane były w praktyce na poziomie wyższym od kosztów artykułów żywnościowych zużytych do przygotowania im posiłków, zaś nadwyżka środków przeznaczona została na inne cele. Według złożonego przez Panią Dyrektor wyjaśnienia: Dzienna  stawka żywieniowa po dokonaniu kalkulacji wstępnej i przekazaniu propozycji, ustalana jest w porozumieniu z organem prowadzącym jako jednakowa dla wszystkich podległych przedszkoli. W placówkach o mniejszej liczbie dzieci ustalona stawka dzienna za żywienie jest uzasadniona, lecz w przypadku naszego przedszkola, gdzie jest 200 dzieci żywionych jest wysoka.

           W zakresie wydatków na wynagrodzenia pracowników administracji i obsługi stwierdzono, że sporządzone przez Panią Dyrektor pisma informujące pracowników o przyznaniu dodatku specjalnego nie zawierały informacji o zwiększonych obowiązkach służbowych lub o powierzeniu dodatkowych zadań, które uzasadniałyby przyznanie dodatku specjalnego. W przypadku dwóch pracowników objętych próbą kontrolną dodatkowe zadania im powierzone wskazała Pani w wyjaśnieniu złożonym w trakcie kontroli. Należy podkreślić, że precyzyjne sformułowanie podstawy przyznania dodatku specjalnego jest niezbędnym warunkiem umożliwiającym zweryfikowanie zaistnienia ogólnych przesłanek tego składnika wynagrodzenia określonych w art. 36 ust. 5 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1282), tj. okresowego zwiększenia obowiązków służbowych lub powierzenia dodatkowych zadań – str. 33 protokołu kontroli.

Badanie prawidłowości naliczania dodatkowego wynagrodzenia rocznego wykazało, że w przypadku dwóch pracowników administracji i obsługi do podstawy naliczenia „trzynastki” wliczono dodatki specjalne przyznane pracownikom na okres 1 oraz 2 miesięcy. Zgodnie z art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (Dz. U. z 2018 r. poz. 1872) dodatkowe wynagrodzenie roczne ustala się w wysokości 8,5% sumy wynagrodzenia za pracę otrzymanego przez pracownika w ciągu roku kalendarzowego, za który przysługuje to wynagrodzenie, uwzględniając wynagrodzenie i inne świadczenia ze stosunku pracy przyjmowane do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, a także wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy oraz wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy przysługujące pracownikowi, który podjął pracę w wyniku przywrócenia do pracy. Z kolei na podstawie § 6 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. Nr 2, poz. 14 ze zm.), przy obliczeniach nie bierze się pod uwagę jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie, które pracownik otrzymał w rozliczanym roku. Wypłacone w Przedszkolu dodatki specjalne – ze względu na przesłankę ich przyznania (wskazaną przez Panią Dyrektor w wyjaśnieniu) i okres otrzymywania – nie posiadają charakteru periodycznego i jednocześnie związane są z wykonaniem konkretnych zadań. Przyjęcie ich do podstawy naliczenia „trzynastki” spowodowało w świetle cytowanych wyżej przepisów zawyżenie wypłat o łączną kwotę 73,55 zł (17,88 zł i 55,67 zł dla poszczególnych pracowników) – str. 38-39 protokołu kontroli. W złożonym w tej sprawie wyjaśnieniu wskazała Pani, że: Z uwagi na to, iż dodatek specjalny jest wypłacany w przedszkolu bardzo rzadko,  w związku z tym, został naliczony (…) jako składnik periodyczny w jednej z zakładek programu „Płace”. W kartotece płacowej są dwa rodzaje dodatku specjalnego i niestety omyłkowo został naliczony w niewłaściwej pozycji jako periodyczny, czyli uwzględniany w podstawie do wymiaru „dodatkowego wynagrodzenia rocznego”. Niestety, można to stwierdzić  jedynie  po wejściu w ustawienia parametrów składników płac. Program płacowy nalicza tzw. „13-stkę” na podstawie ustawień parametrów poszczególnych składników płac, w związku z powyższym włączył dodatek specjalny do podstawy dodatkowego wynagrodzenia rocznego.

W ramach kontroli prawidłowości stosowania przyjętych w Przedszkolu procedur wyłaniania wykonawców zamówień publicznych o wartości poniżej 30.000 euro sprawdzeniem objęto postępowanie na dostawę mięsa, wędlin, drobiu, owoców i warzyw, mrożonek, przypraw i przetworów oraz chemii gospodarczej na rok 2019, przeprowadzone w trybie zapytania ofertowego (str. 44-52 protokołu kontroli). W dniu 3 grudnia 2018 r. zamawiający sporządził specyfikację istotnych warunków zamówienia – według wzoru ustalonego w załączniku nr 8 do zarządzenia Pani Dyrektor nr 1/2011 z dnia 3 stycznia 2011 r. (na dokumencie widnieje błędna data „03.12.2019”). Zgodnie ze specyfikacją kryteriami oceny ofert były: cena (waga 40%) i jakość (np. zawartość mięsa w wyrobach oraz ocena organoleptyczna) – waga 60%. Zgodnie ze specyfikacją cena oferty powinna być wyliczona przez wykonawcę na formularzu cenowym (według załączników do specyfikacji). Cena winna obejmować wszystkie koszty i składniki związane z wykonaniem zamówienia. Okazana kontrolującemu specyfikacja istotnych warunków zamówienia nie została podpisana przez osobę sporządzającą (tj. intendenta) ani też nie została zatwierdzona przez Panią Dyrektor. Nie zawierała również wymienionych w niej załączników, tj. m.in. formularzy cenowych na poszczególne grupy artykułów spożywczych i chemię gospodarczą, wzorów oświadczeń wymaganych od wykonawców. Z okazanej kontrolującemu dokumentacji postępowania wynikało, że wpłynęły oferty od 9 wykonawców. Większość wykonawców nie załączyła do swoich ofert ani oświadczeń ani podpisanych wzorów umów – wymaganych specyfikacją. Intendent w żaden sposób nie udokumentował daty i godziny wpływu ofert, co uniemożliwia stwierdzenie, iż wpłynęły w wymaganym terminie (tj. przed 27 grudnia 2018 r. godz. 10:00). W okazanej dokumentacji znajdowało się „Ogłoszenie o wyborze oferty” (brak daty sporządzenia i podpisu osoby sporządzającej; brak też podpisu Pani Dyrektor jako kierownika zamawiającego zatwierdzającego wybór). Z ogłoszenia wynika, że zamawiający dokonał badania i oceny ofert w ramach każdej z ośmiu części zamówienia, jednakże w ogłoszeniu nie wskazano, którego wykonawcę wyłoniono na dostawę środków czystości. Na podstawie okazanej dokumentacji nie można stwierdzić, aby zamawiający przy ocenie ofert stosował kryteria ich oceny wskazane w specyfikacji (tj. cena 40% i jakość 60%). Ponadto z zawartego w specyfikacji opisu przydzielania punktów w kryterium jakości nie wynika jasno, na jakiej podstawie zamawiający zamierzał przydzielać punkty w tym kryterium (tj. jaki parametr jakości ma podlegać ocenie i jaka liczba punktów miałaby być przyznana za spełnienie jakich warunków). Przywołane wyżej „ogłoszenie o wyborze oferty” również nie pozwala na ustalenie, czym wykonawca kierował się dokonując wyboru ofert. Biorąc pod uwagę jedynie cenę przedstawioną w formularzu cenowym należy zaznaczyć, że:

a) w zakresie grupy „przetwory nabiałowe” zamawiający wybrał ofertę Bakoma Sp. z o.o. (24.995,50 zł), podczas gdy wykonawca „Mona-Kontra” Sp. z o.o. przedstawił tańszą ofertę (18.726,50 zł),

b) w zakresie grupy „mrożonki” zamawiający wybrał ofertę Iglotex – Łukasz Sp. z o.o. (12.358,35 zł), podczas gdy wykonawca „Mona-Kontra” Sp. z o.o. przedstawił tańszą ofertę (9.708 zł),

c) w zakresie środków czystości zamawiający podpisał umowę z Biurem Usługowo-Handlowym „Mirage” Mirosław Szyszko (wartość oferty – 19.065,08 zł), podczas gdy wykonawca „Majster” Joanna Bernat, Suwałki przedstawił tańszą ofertę (17.494,79 zł).

Ponadto stwierdzono, że nie został sporządzony protokół postępowania (w postaci notatki służbowej) wymagany w § 7 regulaminu udzielania zamówień o wartości poniżej 30.000 euro.

W wyjaśnieniu złożonym w tej sprawie wskazała Pani, że: Przygotowanie dokumentacji i przeprowadzenie postępowania na dostawę artykułów spożywczych i chemii gospodarczej powierzono starszemu intendentowi (…), która z dniem 31.12.2018 r. odeszła na emeryturę. W miesiącu grudniu, wielość spraw związanych z rozliczeniem z zakładem pracy oraz z wprowadzeniem nowego pracownika do zajmowania stanowiska intendenta prawdopodobnie spowodowały zaniedbania w sporządzeniu dokumentacji. Ponadto w odniesieniu do pytania dotyczącego wybrania ofert droższych wskazała Pani, że: jakość produktów przeznaczonych do produkcji posiłków w przedszkolu jest najważniejszym kryterium wyboru kontrahentów. Wybierani są kontrahenci sprawdzeni i wiarygodni. Pomimo niższych cen oferowanych przez niektóre firmy, wybiera się te, które zapewniają wysoką jakość. Zdarzały się przypadki, że zakupione mrożonki po obróbce nie nadawały się do użycia, ponieważ były prawdopodobnie kilkakrotnie rozmrażane i zamrażane (podczas gotowania całkowicie się rozpadały). Przetwory nabiałowe były przechowywane w niewłaściwej temperaturze i uległy fermentacji. Chemia gospodarcza została wybrana ze względu na wysoką jakość oferowanych środków, braku w ich składzie szkodliwych substancji drażniących układ oddechowy małych dzieci. Preparaty myjące stosowane w przedszkolu, oprócz skutecznego usuwania zabrudzeń muszą być przede wszystkim bezpieczne dla dzieci. Nie  posiadać intensywnego i drażniącego zapachu, dlatego też, wybrano kontrahenta, który zaoferował środki czystości w  wyższej cenie, ale spełniające w/w normy.

Odnosząc się do wyjaśnienia należy zwrócić uwagę, że opis przedmiotu dostaw na etapie organizowania postepowania powinien być dokonany w taki sposób, aby możliwe było obiektywne porównanie warunków złożonych ofert w zakresie asortymentu żądanego przez zamawiającego. Na przykład w odniesieniu do środków czystości, precyzyjne określenie w zapytaniu rodzaju żądanych preparatów (ich cech) powinno skutkować porównywaniem w ofertach wyłącznie ceny za ich zakup. Okoliczność niewłaściwego wykonywania wcześniejszych zamówień przez określonych wykonawców – na którą się Pani powołuje – powinna zaś mieć odpowiednie udokumentowanie. Wówczas dostawca, który niewłaściwie wykonywał zamówienie powinien być wykluczony z postępowania, jeżeli złożył ofertę w odpowiedzi na publiczne ogłoszenie. Z kolei w przypadku postępowania polegającego na przekazaniu zapytania ofertowego do określonych firm, zapytanie nie powinno być do niego kierowane. Poczynione w wyniku kontroli ustalenia, z których wynika, że przyjęte kryteria oceny ofert nie były stosowane w sposób sprawdzalny i obiektywny (w przypadku kryterium jakości nie było to nawet możliwe ze względu na brak zasad punktacji) nakazuje przyjąć wniosek o pełnym subiektywizmie w wyborze dostawców, którego przesłanki nie są możliwe do zidentyfikowania na podstawie dokumentacji postępowania.

W wyniku sprawdzenia realizacji zamówienia stwierdzono nieprzestrzeganie cen wynikających z ofert. Niektóre różnice między cenami jednostkowymi na fakturach a cenami jednostkowymi w formularzach cenowych wynikały stąd, że na fakturze widniała inna gramatura towaru niż przewidziana w formularzu cenowym, co uniemożliwiało sprawdzenie zgodności realizacji zamówienia z umową. Stwierdzone rozbieżności opisano szczegółowo na str. 50-51 protokołu kontroli. Różnice dotyczyły np. takich artykułów (według cen netto) jak: kurczak świeży – cena w ofercie 4,99 zł za 1 kg, na badanej fakturze 5,34 zł, banany – cena w ofercie 5,09 zł za 1 kg, na badanej fakturze 5,55 zł, mleko 2% – cena w ofercie 1,99 zł za 1 l, na badanej fakturze 2,05 zł. Przy czym sprawdzeniu poddano jedynie faktury ze stycznia 2019 r., czyli wystawione bezpośrednio po zawarciu umów. W wyjaśnieniu złożonym w tej sprawie wskazała Pani, że: W przedszkolu prowadzi się wyrywkowo weryfikację zgodności cen widniejących na fakturach z cenami przedstawionymi w ofertach wykonawców.

W odniesieniu do zmian cen wskazanych w formularzach cenowych (stanowiących załączniki do umów zawartych z dostawcami), w § 6 wszystkich umów zawarto postanowienia dopuszczające wzrost cen za poszczególne towary jedynie za zgodą zamawiającego w przypadku:

- wzrostu cen o urzędowo ogłoszony przez GUS współczynnik inflacji,

- konieczności wprowadzenia zmian wynikających z okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, niezależnych od dostawcy, po uprzednim pisemnym powiadomieniu zamawiającego z 14-dniowym wyprzedzeniem.

Kontrolujący stwierdził brak dokumentacji wskazującej, aby wykonawcy informowali zamawiającego o zamiarze zwiększenia cen jednostkowych sprzedawanych produktów. W złożonym wyjaśnieniu wskazała Pani, że: Pomimo tego, że w umowie w § 6 pkt 2 mowa jest o pisemnym zawiadamianiu dotyczącym zmiany cen, praktykuje się informację telefoniczną, ponieważ w wielu przypadkach kontrahenci nie są w stanie na bieżąco pisemnie informować  o każdej zmianie ceny na poszczególne artykuły. Placówka nie posiada dokumentacji od wykonawców o zmianie cen, ponieważ powiadomienia odbywają się telefonicznie.

Badanie wykonania obowiązków inwentaryzacyjnych drogą spisu z natury wykazało, że ostatnia inwentaryzacja środków trwałych i pozostałych środków trwałych tą metodą została przeprowadzona w 2016 r. Z zestawienia różnic inwentaryzacyjnych sporządzonego przez komisję inwentaryzacyjną w dniu 30 grudnia 2016 r. wynikało, że stan ustalony w drodze spisu z natury wykazał nadwyżkę księgozbioru na kwotę 127,70 zł oraz niedobór pozostałych środków trwałych na kwotę 3.309,03 zł – względem stanu księgowego. Okazana kontrolującemu dokumentacja nie pozwalała na ustalenie, jakich pozostałych środków trwałych dotyczył stwierdzony niedobór. Świadczy to o nieodpowiednim udokumentowaniu przeprowadzenia i rozliczenia wyników inwentaryzacji oraz powiązania ich z zapisami ksiąg rachunkowych, co narusza art. 27 ust. 1 ustawy o rachunkowości. W wyjaśnieniu złożonym w tej sprawie główna księgowa wskazała, że: W chwili obecnej trudno stwierdzić, jakich pozostałych środków trwałych niedobór dotyczył, ponieważ komisja w protokole ich nie wymieniła. W protokole z rozliczenia wyników inwentaryzacji sporządzonym w dniu 10 stycznia 2017 r. komisja – po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego – stwierdziła jedynie, że powstałe niedobory i nadwyżki były niezawinione: niedobory pozostałych środków trwałych powstały prawdopodobnie w wyniku rozbieżności w wycenie lub uległ on zniszczeniu w trakcie użytkowania i nie dokonano zgłoszenia tego faktu, zaś nadwyżki księgozbioru wynikały prawdopodobnie z tego, że wciągnięto na stan zwróconą książkę, którą wcześniej uznano za zaginioną – str. 60-61 protokołu kontroli.

Ponadto kontrola wykazała, że w arkuszach spisu z natury środków trwałych ujęto grunt o wartości inwentarzowej 3.511,39 zł. Stosownie do art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości grunty inwentaryzuje się drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników, zatem inwentaryzacja gruntów nie powinna być dokumentowana w sposób właściwy spisowi z natury – str. 59 protokołu kontroli.

           Stwierdzono również, że w związku z przeprowadzaną inwentaryzacją Pani Dyrektor wydała zarządzenie Nr 11c/2016 z dnia 20 października 2016 r. dotyczące przeprowadzenia przeszacowania rzeczowych składników majątkowych (pozostałych środków trwałych i wyposażenia), które utraciły swą wartość rynkową ze względu na: znaczny stopień zużycia, zniszczenie, nieopłacalną regenerację, przestarzałość techniczną. Do przeprowadzenia czynności „przeszacowania” została powołana komisja, której przewodniczący zobowiązany był sporządzić protokół stanowiący podstawę do zdjęcia wartości przeszacowanych pozostałych środków trwałych i wyposażenia ze stanu ewidencyjnego majątku placówki. Kontrolującemu nie okazano protokołu z „przeszacowania” pozostałych środków trwałych i wyposażenia. W wyniku „przeszacowania” oraz kasacji pozostałych środków trwałych zmniejszono ich wartość księgową o łączną kwotę 37.968,87 zł, z czego – jak ustalił kontrolujący – kwota 20.437,35 zł dotyczyła „wyzerowania” wartości pozostałych środków trwałych podlegających „przeszacowaniu”, zaś kwota 17.531,52 zł odnosiła się do wartości inwentarzowej pozostałych środków trwałych przeznaczonych do kasacji. Z wyjaśnienia złożonego przez główną księgową wynika, że „przeszacowanie” dotyczyło rzeczowych składników majątkowych (pozostałych środków trwałych i wyposażenia), które utraciły swą wartość rynkową ze względu na stan techniczny i zużycie, lecz nadal są w użytkowaniu. Przedmioty przeszacowane widnieją w ewidencji szczegółowej pozostałych środków trwałych prowadzonej do konta 013 w programie komputerowym Progman Wyposażenie z adnotacją o przeszacowaniu w kolumnie „uwagi” i prezentują wartość zerową. Kontrola wykazała, że najmniejszą wartość inwentarzową, która została wyzerowana, posiadał reduktor butli gazowej (0,04 zł), zaś największą wykładzina dywanowa (2.160,90 zł) – str. 59-60 protokołu kontroli.

Zgodnie z zasadami funkcjonowania konta 013, powinna być prowadzona do niego analityczna ewidencja ilościowo-wartościowa. Odnosząc się do dokonanego w jednostce „przeszacowania” wartości pozostałych środków trwałych należy wskazać, że zmiana wartości historycznej środka trwałego nie zależy od swobodnej decyzji kierownika jednostki czy powołanej przez niego komisji. Zasady wyceny środków trwałych określają przepisy art. 28 ustawy o rachunkowości, z których wynika m.in., że środki trwałe ujmuje się w księgach rachunkowych w cenie nabycia lub koszcie wytworzenia, lub wartości przeszacowanej (po aktualizacji wyceny środków trwałych) – art. 28 ust. 1 pkt 1 ustawy. W § 6 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont… (obecnie w § 7 ust. 5 rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont…) postanowiono, że wartość początkowa środków trwałych i dotychczas dokonane odpisy umorzeniowe podlegają aktualizacji zgodnie z zasadami określonymi w odrębnych przepisach, a wyniki aktualizacji są odnoszone na fundusz. Do zagadnienia aktualizacji wartości środków trwałych odnosi się również art. 31 ust. 3 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym wartość początkowa i dotychczas dokonane od środków trwałych odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe mogą na podstawie odrębnych przepisów ulegać aktualizacji wyceny. Podstawą wydania odrębnych przepisów dotyczących aktualizacji środków trwałych jest art. 15 ust. 5 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2019 r. poz. 865, ze zm.), zgodnie z którym minister właściwy do spraw finansów publicznych określa w drodze rozporządzenia tryb i terminy aktualizacji wyceny środków trwałych. Ostatnia zarządzona aktualizacja wyceny środków trwałych została przeprowadzona na dzień 1 stycznia 1995 r. na podstawie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 stycznia 1995 r. w sprawie amortyzacji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, a także aktualizacji wyceny środków trwałych (Dz. U. Nr 7, poz. 34 ze zm.). Również postanowienia art. 32 ust. 4 ustawy o rachunkowości określające zasady dokonywania odpisów aktualizujących wartość środków trwałych – ze względu na wystąpienie przesłanek zbliżonych do podanych w Pani zarządzeniu z dnia 20 października 2016 r. – nie stanowią podstawy zmiany wartości początkowej środków trwałych.

Nie ma zatem uzasadnienia na tle przywołanych przepisów dokonywanie „wyzerowania” początkowej wartości historycznej środków trwałych znajdujących się w używaniu i dalsze pozostawianie ich w ewidencji ilościowo-wartościowej. Możliwe jest ewentualnie wyksięgowanie pozostałych środków trwałych z ewidencji ilościowo-wartościowej i przeniesienie ich do ewidencji ilościowej (w ramach zasad przyjętych w obowiązującej w jednostce polityce rachunkowości).

Stwierdzone nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości jednostek budżetowych oraz nieprawidłowego funkcjonowania kontroli zarządczej.

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Pani Dyrektor, jako kierowniku jednostki sektora finansów publicznych, stosownie do art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 869, ze zm.).

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości należały do końca 2019 r. do głównego księgowego Przedszkola, stosownie do zakresu czynności i postanowień art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. W zakresie przeznaczania opłat pobranych za żywienie dzieci w Przedszkolu:

a) bieżące monitorowanie stosunku wydatków na zakup artykułów żywnościowych do dochodów z pobieranych opłat za żywienie, mając na uwadze obowiązek przeznaczenia całości pobranych opłat na zakup artykułów zużywanych do przygotowania posiłków,

b) rozliczenie z rodzicami dzieci kwot pobranych od nich w 2018 r. tytułem odpłatności za posiłki, które nie zostały przeznaczone na zakup artykułów żywnościowych, wynoszących według ustaleń kontroli około 14.500 zł. Poinformowanie o skutkach finansowych podjętych w tym zakresie działań.

2. Precyzyjne uzasadnianie merytorycznych podstaw przyznania dodatku specjalnego, mając na uwadze konieczność wykazania dodatkowych zadań (w stosunku do obowiązującego zakresu czynności pracownika) lub zwiększonych obowiązków służbowych.

3. Wystąpienie do pracowników wskazanych w protokole kontroli o dobrowolny zwrot tych kwot dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2018 r. (w łącznej wysokości 73,55 zł), o które wynagrodzenie to zostało zawyżone z powodu uwzględnienia w podstawie jego naliczenia dodatków specjalnych wypłaconych w listopadzie i grudniu 2018 r.

4. W zakresie zamówień na dostawę artykułów spożywczych i chemii gospodarczej:

a) rzetelne organizowanie i przeprowadzanie postępowania w celu wyłonienia wykonawców; w tym celu m.in. określanie jego warunków (przedmiotu zamówienia i kryteriów oceny ofert) w sposób umożliwiający obiektywny wybór oferty najkorzystniejszej oraz sporządzanie dokumentacji poświadczającej należycie przebieg postępowania i jego wyniki, zgodnie z przyjętymi procedurami wewnętrznymi jednostki,

b) realizowanie dostaw zgodnie z warunkami wynikającymi z ofert i zawartych z wykonawcami umów.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

           Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

           Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

Stosowne wnioski mające zapewnić wyeliminowanie stwierdzonych podczas kontroli nieprawidłowości i uchybień dotyczących:

a) postanowień dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości,

b) zapisów dokonywanych w księgach rachunkowych,

c) prowadzenia obsługi ZFŚS,

d) sporządzania sprawozdawczości,

e) naliczania dodatkowego wynagradzania rocznego,

f) realizacji i dokumentowania obowiązków z zakresu inwentaryzacji

przekazałem odrębnym pismem dyrektorowi Centrum Usług Wspólnych w Suwałkach, utworzonego z dniem 1 stycznia 2020 r. na mocy uchwały Nr VIII/104/2019 Rady Miejskiej w Suwałkach z dnia 29 maja 2019 r. – jako kierownikowi jednostki obsługującej Przedszkole Nr 4 w Suwałkach w rozumieniu przepisów art. 10a-10c ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2019 r. poz. 506, ze zm.). Wykonywanie zadań w obrębie wymienionych zagadnień, składających się na rachunkowość i gospodarkę finansową Przedszkola, należy bowiem od 1 stycznia 2020 r. do obowiązków CUW w Suwałkach, stosownie do postanowień § 4 ust. 1 pkt 5, 7, 10, 13 i 19-21 statutu CUW stanowiącego załącznik nr 2 do uchwały Rady Miejskiej z Suwałkach z dnia 29 maja 2019 r.

    Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

1. Prezydent Miasta Suwałk

2. Dyrektor Centrum Usług Wspólnych w Suwałkach

           W wyniku kontroli w ww. jednostce skierowano pismo z dnia 07 stycznia 2020 roku, do jednostki obsługującej przedszkole :

Pani

Jolanta  Bilewicz-Krysa

Dyrektor

Centrum Usług Wspólnych

w Suwałkach

           Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku przeprowadziła w okresie listopad-grudzień 2019 r. problemową kontrolę gospodarki finansowej Przedszkola Nr 4 z Oddziałem Integracyjnym w Suwałkach. Stwierdzone podczas kontroli nieprawidłowości i uchybienia zostały opisane w wystąpieniu pokontrolnym wystosowanym do dyrektora Przedszkola, którego egzemplarz przekazuję Pani w załączeniu. W związku z utworzeniem z dniem 1 stycznia 2020 r. Centrum Usług Wspólnych w Suwałkach – jako jednostki obsługującej Przedszkole Nr 4 w rozumieniu przepisów art. 10a-10c ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2019 r. poz. 506, ze zm.) – usunięcie lub uniknięcie w przyszłości niektórych ze stwierdzonych podczas kontroli nieprawidłowości i uchybień, z zakresu:

a) postanowień dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości,

b) zapisów dokonywanych w księgach rachunkowych,

c) prowadzenia obsługi ZFŚS,

d) sporządzania sprawozdawczości,

e) naliczania dodatkowego wynagradzania rocznego,

f) realizacji i dokumentowania obowiązków z zakresu inwentaryzacji

należy obecnie do zadań Pani Dyrektor, stosownie do postanowień § 4 ust. 1 pkt 5, 7, 10, 13 i 19-21 statutu CUW w Suwałkach stanowiącego załącznik nr 2 do uchwały Nr VIII/104/2019 Rady Miejskiej w Suwałkach z dnia 29 maja 2019 r. w sprawie utworzenia Centrum Usług Wspólnych w Suwałkach.

W związku z ustaleniami kontroli opisanymi w przekazanym do Pani wiadomości wystąpieniu skierowanym do dyrektora Przedszkola Nr 4, niezbędne jest:

1. Uwzględnienie przy konstruowaniu dokumentacji opisujących przyjęte zasady rachunkowości obsługiwanych jednostek oświatowych, iż:

a) zakładowy plan kont powinien zawierać konto 810 niezbędne dla prawidłowej ewidencji wydatków majątkowych,

b) zakładowy plan kont jednostki nieposiadającej zorganizowanej biblioteki nie powinien przewidywać konta 014,

c) zakładowy plan kont nie powinien zawierać kont 770 i 771,

d) nie ma uzasadnienia w ustawowej definicji środka trwałego zawieranie w opisie zasad rachunkowości jednostki postanowień sugerujących istnienie „pozostałych środków trwałych o założonym okresie użytkowania poniżej jednego roku”,

e) regulacje wewnętrzne powinny wskazywać metody prowadzenia ewidencji każdej grupy rzeczowych składników aktywów obrotowych spośród posiadanych przez daną jednostkę oraz ewentualne uproszczenia w zakresie odejścia od obowiązku inwentaryzowania na koniec roku danego rodzaju materiałów odpisywanych w koszty w momencie zakupu – jeżeli uproszczenie tego rodzaju jest uzasadnione zasadą istotności.

2. Zapewnienie przestrzegania następujących zasad przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych obsługiwanych jednostek:

a) stosowania na koncie 130 technicznych zapisów ujemnych po obu stronach tego konta dla operacji zwrotu do budżetu miasta środków niewykorzystanych na wydatki oraz operacji otrzymanych zwrotów wydatków, w celu zapewnienia czystości obrotów na tym koncie,

b) ewidencjonowania operacji dotyczących środków pieniężnych w drodze na koncie 141,

c) wyksięgowania z konta 014 wartości rzekomych zbiorów bibliotecznych w jednostkach nieprowadzących biblioteki i objęcie ich ewidencją pozabilansową lub na koncie 013; usunięcie z ksiąg takich jednostek konta 014,

d) zaniechania „przeszacowywania” pozostałych środków trwałych w sposób opisany w treści wystąpienia skierowanego do dyrektora Przedszkola; w związku z ustaleniami kontroli przywrócenie w księgach pozostałym środkom trwałym znajdującym się w dalszym ciągu w używaniu jednostki początkowej wartości historycznej, usuniętej bezpodstawnie drodze „przeszacowania” (ewentualnie przeniesienie określonych składników znajdujących się w używaniu z ewidencji ilościowo-wartościowej do ewidencji ilościowej, jeżeli będzie to wynikało z zasad ewidencji określonych dokumentacją zasad rachunkowości jednostki),

e) ewidencjonowania operacji ujęcia w księgach jednostki zobowiązania i kosztów z tytułu odpisu na ZFŚS jednorazowo, w pełnej wysokości odpisu naliczonego na początku roku,

f) zaniechania bezpodstawnego stosowania zapisów ujemnych dla ewidencji operacji gospodarczych, niezgodnego z zasadami funkcjonowania poszczególnych kont.

3. Zapewnienie zaniechania bezpodstawnych zaokrągleń przy naliczaniu odpisu na ZFŚS. Zmniejszenie naliczenia odpisu na ZFŚS Przedszkola Nr 4 na 2020 r. o kwotę 2.097,86 zł odpowiadającą jego zawyżeniu w 2018 r.

4. Niesporządzanie sprawozdań Rb-ST dla obsługiwanych jednostek, a także sprawozdań Rb-UZ i Rb-UN w przypadku, gdy jednostka nie posiada zobowiązań lub należności podlegających wykazaniu w tych sprawozdaniach.

5. Uwzględnienie przy naliczaniu dodatkowego wynagrodzenia rocznego, że w podstawie jego naliczenia nie powinny być uwzględniane nieperiodyczne wypłaty za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie.

6. Dokumentowanie inwentaryzacji gruntów w sposób właściwy metodzie porównania danych ksiąg z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników.

7. Zapewnienie sporządzenia odpowiedniej dokumentacji pozwalającej na ustalenie składników mienia będących przedmiotem niedoboru lub nadwyżki – w przypadku stwierdzenia w wyniku inwentaryzacji różnic między stanem ewidencyjnym a stanem rzeczywistym.

    Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

Prezydent Miasta Suwałk