Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Gminy Zawady

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 06 lutego 2020 roku (znak: RIO.I.6001-14/19), o treści jak niżej:

Pan

Krzysztof Wądołowski

Wójt Gminy Zawady

W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Zawady za 2018 r. oraz inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Gminy Zawady na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 2137) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono liczne nieprawidłowości, w tym o rażącym charakterze, opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2019 r. poz. 2215, ze zm.), udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

           Ustalono, że gmina Zawady nie powadzi rejestru instytucji kultury na zasadach określonych obowiązującym od dnia 21 maja 2012 r. rozporządzeniem Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 26 stycznia 2012 r. w sprawie sposobu prowadzenia i udostępniania rejestru instytucji kultury (Dz. U. z 2012 r. poz. 189). Zgodnie z jego przepisami rejestr instytucji kultury winien być prowadzony w formie elektronicznej, pozwalającej na sporządzanie z niego wydruków oraz uniemożliwiającej dokonanie wpisu przez osobę nieuprawnioną – str. 5 protokołu kontroli.

W zakresie ogólnych zagadnień dotyczących zasad funkcjonowania kontroli zarządczej stwierdzono, że zgodnie z postanowieniami regulaminu organizacyjnego Urzędu Gminy, w Urzędzie przeprowadza się kontrole bieżące, problemowe oraz sprawdzające. Kontroli dokonują: Wójt, zastępca lub sekretarz działający na podstawie upoważnienia Wójta w stosunku do wszystkich pracowników Urzędu oraz kierownicy referatów w stosunku do podległych im pracowników. Z przeprowadzonej kontroli, z wyłączeniem kontroli bieżącej, sporządza się w terminie 3 dni od daty jej zakończenia pisemny protokół. Kontrolującym nie okazano protokołów z kontroli problemowej przeprowadzonych w 2018 r. ani też innych dowodów wskazujących na przeprowadzenie kontroli innego rodzaju. W złożonym w tej sprawie wyjaśnieniu Sekretarz wyjaśnił, że W 2018 roku nie przeprowadzono żadnej kontroli problemowej ani sprawdzającej. W tutejszym urzędzie na stanowiskach urzędniczych zatrudnionych jest około 10 osób. Tak mała liczba osób powoduje, że codziennie wójt, sekretarz a odniesieniu do pracowników referatu finansowego skarbnik gminy przeprowadzają kontrolę bieżącą, która realizowana jest poprzez rozmowę z pracownikami w zakresie prowadzonych spraw, sposobu ich załatwiania, merytorycznych rozstrzygnięć, terminowości. Kontrole problemowe dotyczą sytuacji, gdy zaistnieją uzasadnione podejrzenia, że któryś z pracowników wykonuje zadania wadliwie lub zaniecha wykonania zadań przypisanych do jego zakresu obowiązków. W 2018 roku nie było okoliczności uzasadniających wszczęcie kontroli problemowej i będącej jej następstwem kontroli sprawdzającej. Odnosząc się do udzielonego wyjaśnienia należy wskazać, że to Pan Wójt w drodze przepisów wewnętrznych ustanawia procedury kontroli zarządczej, zatem należy domniemywać, że są one adekwatne do warunków organizacyjnych oraz pozwalają realizować cele kontroli zarządczej, którymi według regulaminu jest „ustalenie przyczyn oraz ewentualnych skutków nieprawidłowości, osób odpowiedzialnych za ich powstanie oraz określenie sposobów naprawienia stwierdzonych nieprawidłowości i przeciwdziałania im w przyszłości”. Ponadto odnosząc się do wyjaśnienia należy zauważyć, że w świetle ustaleń kontroli RIO zaprezentowanych w niniejszym wystąpieniu podana w wyjaśnieniu argumentacja, iż kontroli problemowych nie wszczynano, ponieważ dotyczą sytuacji, gdy zaistnieją uzasadnione podejrzenia, że któryś z pracowników wykonuje zadania wadliwie lub zaniecha wykonania zadań przypisanych do jego zakresu obowiązków. W 2018 roku nie było okoliczności uzasadniających wszczęcie kontroli problemowej świadczy o braku należytego rozeznania osób odpowiedzialnych za wszczynanie kontroli co do zgodności z przepisami działań podejmowanych w Urzędzie Gminy w zakresie szeregu zagadnień – str. 5-6 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli dokumentacji opisującej przyjęte przez jednostkę zasady rachunkowości, w świetle przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2019 r. poz. 351, ze zm.) oraz rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2017 r. poz. 1911, ze zm.) stwierdzono, że:

a) polityka rachunkowości przewiduje, iż przy sprzedaży, nieodpłatnym przekazaniu innej jednostce, darowiźnie i likwidacji zużytych składników majątku ruchomego powierzonego jednostkom budżetowym stosuje się takie same zasady jak te, które wynikają z rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 21 maja 2010 r. w sprawie sposobu i trybu gospodarowania składnikami rzeczowymi majątku ruchomego, w który wyposażone są jednostki budżetowe (Dz. U. Nr 114, poz. 761). Wskazania wymaga, iż przywołany akt prawny został uchylony z dniem 1 stycznia 2017 r. na mocy art. 133 ustawy z dnia 16 grudnia 2016 r. Przepisy wprowadzające ustawę o zasadach zarządzania mieniem państwowym (Dz. U. z 2016 r. poz. 2260), którym uchylono ustawę z dnia 8 sierpnia 1996 r. o zasadach wykonywania uprawnień przysługujących Skarbowi Państwa (Dz. U. z 2016 r. poz. 154). Począwszy od 1 stycznia 2017 r. obowiązuje ustawa z dnia 16 grudnia 2016 r. o zasadach zarządzania mieniem państwowym (Dz. U. z 2019 r. poz. 1302), której aktem wykonawczym jest rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 4 kwietnia 2017 r. w sprawie szczegółowego sposobu gospodarowania niektórymi składnikami majątku Skarbu Państwa (Dz. U. z 2017 r. poz. 729), zastępujące rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 21 maja 2010 r., na które powołano się w polityce rachunkowości – str. 7-8 protokołu kontroli,

b) w zakładowym planie kont Urzędu przewidziano konta 015 „Mienie zlikwidowanych jednostek” i konto 855 „Fundusz mienia zlikwidowanych jednostek”, pomimo iż ze względu na specyfikę funkcjonowania jednostki operacje podlegające ujęciu na tych kontach – zgodnie z zasadami ich funkcjonowania – nie wystąpią, ponieważ gmina nie utworzyła podmiotów wskazanych w rozporządzeniu, których mienie po likwidacji mogłoby podlegać ewidencji na tym koncie; w praktyce konta te nie były prowadzone – str. 8 protokołu kontroli,

c) w zakładowym planie kont nie odniesiono się do zasad ewidencjonowania operacji związanych ze scentralizowanym rozliczeniem podatku VAT, zaś stosowana gminę Zawady metoda ewidencji centralnego rozliczenia podatku VAT obarczona była błędami. Polegała ona na dokonywaniu następujących zapisów księgowych:

- Wn 240-2 „Pozostałe rozrachunki” – Ma 133-2 „Rachunek budżetu” w ewidencji budżetu z jednoczesnym zapisem ujemnym Wn 240-2 – Ma 133-2 usuwającym z ksiąg budżetu dane o przelewie z rachunku budżetu na rachunek Urzędu (subkonto wydatków) kwoty wynikającej z deklaracji VAT-7 gminy za dany miesiąc z części D2 „Nabycie towarów i usług oraz podatek naliczony”, poz. 51 „kwota podatku naliczonego do odliczenia”,

- Wn 901 „Dochody budżetu” – Ma 133-2 w ewidencji budżetu jako zmniejszenie dochodów budżetu – zapis dokonywany na podstawie danych deklaracji VAT-7 gminy za dany miesiąc część C „Rozliczenie podatku należnego”, poz. 18 oraz poz. 20, który nie miał odzwierciedlenia w wyciągu bankowym, a zatem dokonywany był z naruszeniem zasad funkcjonowania konta 133 „Rachunek budżetu” określonych rozporządzeniem; faktyczny przelew podatku VAT do US w Białymstoku – w kwocie stanowiącej różnicę pomiędzy podatkiem należnym a podatkiem naliczonym z deklaracji VAT-7 – nie był zaś w ogóle ujmowany w ewidencji;

- Wn 130-1 „Rachunek bieżący jednostki” – Ma 401 „Zużycie materiałów i energii” lub 402 „Usługi obce” w ewidencji Urzędu – zapis na kwotę przelewu dokonywanego z rachunku budżetu na rachunek wydatków Urzędu, zmniejszający wydatki, z jednoczesnym zapisem technicznym na minus Wn 130-1 – Ma 130-1.

W efekcie przyjętego sposobu ewidencji rozliczeń z tytułu podatku VAT stan rozrachunków z urzędem skarbowym na koniec każdego miesiąca nie był odzwierciedlony w księgach rachunkowych. Przykładowo, z deklaracji VAT-7 za grudzień 2018 r. wynikała kwota podatku do zapłaty w wysokości 2.095 zł, która nie była ujęta w księgach jako zobowiązanie. Zastosowany sposób ewidencji podlega zakwestionowaniu także z uwagi na dokonywane przelewy z rachunku budżetu na rachunek Urzędu (subkonto wydatków) w kwotach podatku naliczonego wynikającego z miesięcznych deklaracji VAT-7. W wyniku tych przelewów w ewidencji Urzędu dokonywano zmniejszenia poniesionych wydatków o tę kwotę podatku VAT naliczonego od zakupów Urzędu, którą rozliczono z podatkiem należnym od sprzedaży. Wskazać należy, że zmniejszanie wydatków o kwotę odpowiadającą podatkowi VAT naliczonemu rozliczonemu z podatkiem należnym nie wynika z rzeczywistego przebiegu operacji gospodarczych. W dyspozycji jednostki – po rozliczeniu podatku VAT należnego z naliczonym – pozostaje bowiem kwota podatku należnego uzyskanego w związku z dokonaną sprzedażą, w wysokości rozliczonej z podatkiem naliczonym (co potwierdza opisany wyżej przebieg operacji, gdyż środki zaliczone na zwrot wydatków znajdowały się pierwotnie na rachunku budżetu, na którym gromadzono dochody). Środki te pochodziły od kontrahentów, na rzecz których jednostka dokonała sprzedaży, a nie od podmiotu, u którego jednostka dokonywała zakupów. Okoliczność braku konieczności odprowadzenia VAT należnego, wynikająca z rozliczenia go z podatkiem naliczonym, nie powinna zatem skutkować zmniejszeniem wydatków, lecz zaliczeniem pozostałych w jednostce z tego tytułu środków pieniężnych do dochodów budżetowych w paragrafie odpowiednim do rodzaju sprzedaży, w związku z którą jednostka uzyskała te środki. Metoda stosowna przez Urząd Gminy Zawady prowadzi do wypaczenia faktycznej kwoty wydatków, które zostały poniesione na zadania publiczne w wysokości udokumentowanej wyciągami bankowymi, obrazującymi przelewy na rzecz dostawców czy wykonawców. W okresie objętym kontrolą na zmniejszenie wydatków Urzędu zaksięgowano kwotę wynikającą z rozliczenia podatku VAT należnego z naliczonym wynoszącą łącznie 7.361 zł. O tę samą kwotę zaniżono też dochody budżetu, ponieważ na zmniejszenie dochodów należało przyjąć – w przyjętej metodzie ewidencji – tylko kwotę przelaną do urzędu skarbowego a nie cały podatek należny.

           Prawidłowa ewidencja rozliczeń z tytułu podatku VAT – przy utrzymaniu metody stosowanej przez kontrolowaną jednostkę, polegającej na ujmowaniu gromadzonych na rachunku budżetu dochodów brutto i pomniejszaniu ich o VAT należny – powinna wyglądać w następujący sposób: VAT do zapłaty na rzecz US wynikający z deklaracji VAT-7, jako pomniejszenie dochodów ujętych pierwotnie kwotę brutto zapisem Wn 901 – Ma 224 „Rozrachunki budżetu” (VAT); powielenie w księgach Urzędu tej operacji Wn 130 subkonto dochodów – Ma 720 „Przychody z tytułu dochodów budżetowych” oraz przelew do Urzędu Skarbowego Wn 224 – Ma 133 – str. 8-10 protokołu kontroli.

Kontrola zapisów dokonywanych w księgach rachunkowych, przeprowadzona pod kątem zgodności z przepisami ustawy o rachunkowości oraz rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r., wykazała, że:

a) w księgach budżetu nie prowadzono ewidencji szczegółowej w sposób umożliwiający ustalenie stanu rozliczeń z OPS w Zawadach, pomimo realizacji przez tę jednostkę dochodów budżetowych, które w 2018 r. wyniosły 380,78 zł – str. 8 protokołu kontroli,

b) w ewidencji budżetu wyodrębniono konto 133-5 „Rachunek VAT” odpowiadające wyodrębnionemu rachunkowi bankowemu split payment, które korespondowało z kontem 221-1 „Należności z tytułu dochodów budżetowych VAT od dochodów” prowadzonym w ewidencji budżetu (obroty Wn i Ma po 4.268,85 zł, brak sald na początek i koniec 2018 r.) i kontem 222-2 „Rozrachunki VAT - dochody” (obroty Wn i Ma po 4.268,85 zł, brak sald na początek i koniec 2018 r.). Obroty na wymienionych kontach w 2018 r. dotyczyły łącznie trzech operacji. W dniach 17 września, 23 października i 16 listopada na wyodrębniony rachunek bankowy split payment wpłynęły środki w wysokości odpowiednio: 2.300,16 zł, 84,74 zł i 1.883,95 zł, co ujęto zapisami Wn 133-5 – Ma 222-2. Przelewy środków pochodzących z rachunku budżetu (ujmowane zapisami Wn 221-1 – Ma 133-2) wiązały się z wcześniejszym wpływem dochodów budżetowych w kwotach brutto (z treści przelewów wynikało: przelew Urząd Gminy Rutki Kossaki, płatność… nr fakt…) i automatycznym przekazywaniem przez bank kwoty odpowiadającej podatkowi VAT na rachunek podzielonej płatności VAT (split payment). Następnie, w datach odpowiednio: 24 października (2.384,90 zł) i 23 listopada 2018 r. (1.883,95 zł), tj. w dniach płatności podatku VAT przez gminę do US, wskazane środki ponownie przelano na rachunek budżetu przy zastosowaniu zapisów: Wn 222-2 – Ma 133-5 i Wn 133-2 – Ma 221-1.

           Właściwym sposobem ewidencjonowania operacji polegających na przelewach między rachunkami prowadzonymi w ramach konta 133 jest wykorzystanie konta 140 „Środki pieniężne w drodze”, zamiast kont 221 i 222. Konto 221, zgodnie z przepisami rozporządzenia występuje w zakładowym planie kont Urzędu i służy do ewidencji należności jednostek z tytułu dochodów budżetowych; fakt jego wykorzystywania w ewidencji budżetu nie wynikał z obowiązującej polityki rachunkowości. Konto 222 służy natomiast do ewidencji rozliczeń z jednostkami budżetowymi z tytułu zrealizowanych przez te jednostki dochodów budżetowych. Wyodrębnienie konta 222-2 w ewidencji budżetu także nie znajdowało oparcia w treści obowiązującej polityki rachunkowości. Na podstawie przepisów § 20 ust. 1 pkt 1 i pkt 2 rozporządzenia, konta wskazane w planach kont traktuje się jako standardową liczbę kont, która może uzupełniona o konta zgodne co do treści ekonomicznej; plan kont dla budżetu jednostki samorządu terytorialnego może być zaś uzupełniony o wybrane konta niezbędne do ewidencji operacji budżetu jednostki samorządu terytorialnego z planu kont dla jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych. W opisywanym przypadku nie miała miejsca realizacja dochodów budżetowych przez jednostki budżetowe; poza tym dokonywane przelewy między rachunkami nie miały charakteru operacji, w stosunku do których istnieje konieczność zastosowania kont z planu jednostek budżetowych. Prawidłowe zapisy powinny wyglądać następująco: Wn 133-2 – Ma 901, Wn 140 – Ma 133-2 i Wn 133-5 – Ma 140 (i na odwrót) – str. 11-12 protokołu kontroli,

c) na stronie Ma konta 222-1 „Rozrachunki z budżetem - Fundusz Alimentacyjny” w ewidencji budżetu ujmowano wpływ środków od OPS w Zawadach z tytułu zwrotu wypłaconych świadczeń alimentacyjnych wyegzekwowanych przez komornika; następnie zapisem Wn 222-1 – Ma 133-2 ujmowano przekazanie środków do PUW, zaś zapisem Wn 222-1 - Ma 901 przekazanie (utworzenie) dochodu w części należnej gminie. Wyodrębnienie konta 222-2 w ewidencji budżetu nie wynikało z treści obowiązującej polityki rachunkowości. W trakcie poprzedniej kontroli RIO w Białymstoku zakwestionowano wskazaną praktykę księgowania przekazanych przez OPS w Zawadach środków wyegzekwowanych od dłużników alimentacyjnych, w części podlegającej rozliczeniu z PUW i innymi gminami, tj. z wykorzystaniem konta 222, jako niezgodną z zasadami funkcjonowania tego konta określonymi w załączniku nr 2 do rozporządzenia. W odpowiedzi na zalecenia zapewnił Pan, iż zobowiązano Skarbnika do wyeliminowania nieprawidłowości wskazanych w protokole dotyczących Skarbnika i podległych jej pracowników referatu finansowego. Obroty konta 222-1 w 2018 r. wyniosły 7.893.93 zł, która to suma odpowiadała kwocie dochodów wykonanych wykazanych w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27ZZ OPS w Zawadach. Należy ponownie wskazać, iż po stronie Ma konta 222 należy ujmować jedynie kwotę przelanych do budżetu dochodów własnego budżetu (w 2018 r. była to kwota 380,78 zł), która podlega uzgodnieniu z zapisami po stronie Wn tego konta, dokonywanymi na podstawie sprawozdań Rb-27S jednostek budżetowych. Zasady funkcjonowania konta 222 nie przewidują księgowania na nim operacji niezwiązanych z realizacją dochodów własnego budżetu. Wpływ na rachunek budżetu środków podlegających przekazaniu do PUW powinien być natomiast ujmowany jako zobowiązanie wobec PUW na koncie 224 „Rozrachunki budżetu” – str. 12-13 protokołu kontroli,

d) w księgach budżetu operacje dotyczące przelewów niewykorzystanych dotacji ewidencjonowano jako zmniejszenia dochodów stosując zapisy ujemne na kontach 133, 224 i Ma 901. Stanowi to naruszenie zasad funkcjonowania tych kont, określonych w załączniku nr 2 do rozporządzenia, a w szczególności zasadę ewidencji na koncie 133 zgodnie z danymi wyciągów bankowych, w wyniku czego musi zachodzić zgodność zapisów między jednostką a bankiem – str. 13 protokołu kontroli,

e) nieprawidłowo ewidencjonowano operacje związane ze zwrotem i przekazaniem do PUW nienależnie pobranych świadczeń rodzinnych, w przypadku zwrotu, który nastąpił po zakończeniu roku budżetowego, w którym została przyznana dotacja celowa na ich wypłatę; wpływ z tytułu zwrotu powinien być ujmowany jako dochody budżetowe, a przekazanie środków do PUW jako wydatek. W księgach budżetu wpływ nienależnie pobranych świadczeń rodzinnych od OPS w Zawadach ewidencjonowano natomiast zapisem Wn 133 – Ma 240-2, a ich przekazanie do PUW zapisem Wn 240-2 – Ma 133. W 2018 r. ujęto w ten sposób kwotę 551,22 zł. Wpływy ze zwrotu nienależnie pobranych świadczeń rodzinnych wypłaconych przez gminę, dokonane po zakończeniu roku budżetowego, w którym została przyznana dotacja celowa, powinny być ewidencjonowane jako dochody budżetu a ich zwrot do Urzędu Wojewódzkiego jako wydatek budżetu i prezentowane odpowiednio w sprawozdaniach jednostkowych Rb-27S OPS w Zawadach i Rb-28S Urzędu Gminy. Przypis tych należności w OPS powinien być ujmowany na koncie 221, a rozliczenie z budżetem gminy poprzez konto 222 – str. 13-14 protokołu kontroli,

f) na koncie syntetycznym 013 „Pozostałe środki trwałe” oraz w ewidencji analitycznej nie ujęto sprzętu zakupionego w ramach dotacji udzielonej z Funduszu Sprawiedliwości na doposażenie OSP Zawady o łącznej wartości 9.740 zł (torba ratownicza – 4.830 zł, zestaw pokrowców ochronnych na ostre krawędzie – 2.680 zł, zestaw podpór i klinów do stabilizacji pojazdów – 1.030 zł, parawan na osłony miejsca wypadków – 1.200 zł), co spowodowało zaniżenie stanu pozostałych środków trwałych o tę kwotę. W okazanej dokumentacji znajdował się protokół przekazania sprzętu z dnia 21 grudnia 2018 r., podpisany przez Pana Wójta, komendanta i zastępcę prezesa OSP w Zawadach. Z jego treści wynikało, iż sprzęt został przekazany do użytkowania OSP w Zawadach. Przekazanie do użytkowania nie zwalniało jednostki od zaewidencjonowania zakupionych składników majątku trwałego w księgach rachunkowych, jak bowiem wynika z protokołu, sprzęt nadal pozostaje własnością gminy. Ponadto zgodnie z brzmieniem art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy, powierzone kontrahentom własne składniki aktywów podlegają inwentaryzacji drogą otrzymania uzyskania potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic – str. 16-17 protokołu kontroli,

g) wpłatę kwoty 17.500 zł tytułem partycypacji (50%) gminy Trzcianne w kosztach opracowania dokumentacji projektowej dla zadania „Przebudowa zniszczonego mostu na rzece Narew w miejscowości Łaś Toczyłowo”, dokonaną na podstawie porozumienia z dnia 14 lutego 2018 r. w sprawie współdziałania gminy Zawady i gminy Trzcianne przy przebudowie mostu drogowego położonego na granicy gmin Zawady i Trzcianne, błędnie ujęto jako zwrot wydatków. Budżet gminy Zawady na 2018 r. przewidywał realizację dochodów z tego tytułu w kwocie 17.500 zł w rodz. 60016 „Drogi publiczne gminne” par. 6300 „Dotacja celowa otrzymana z tytułu pomocy finansowej udzielanej między jednostkami samorządu terytorialnego na dofinansowanie własnych zadań inwestycyjnych i zakupów inwestycyjnych”, zaś na skutek zastosowanych zapisów wykonanie dochodów wyniosło 0 zł. Przewidziano także realizację wydatków z omawianego tytułu w łącznej kwocie 35.000 zł, które w wyniku dokonanego zapisu faktycznie wyniosły 17.500 zł, zamiast 35.000 zł. Konsekwencją bezpodstawnego potraktowania wpływu środków od gminy Trzcianne jako zwrotu wydatków – wbrew rzeczywistemu przebiegowi operacji gospodarczych – było zatem ewidencyjne zaniżenie dochodów i wydatków gminy Zawady o 17.500 zł. Efektem błędnego księgowania było także zniekształcenie stanu konta 080 „Środki trwałe w budowie (inwestycje)” na koniec 2018 r. poprzez zaniżenie faktycznej wartości środków trwałych w budowie o kwotę 17.500 zł – str. 17-18 protokołu kontroli,

h) w ewidencji księgowej na koncie 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” nie ujęto na koniec 2018 r. zobowiązań z tytułu wypłat ekwiwalentu za udział w akcjach strażackich za IV kwartał 2018 r. Zobowiązania z tego tytułu wynoszące 2.601,24 zł powinny być ujęte w kosztach 2018 r. i wykazane jako zobowiązanie 2018 r. w ewidencji i sprawozdawczości. Zasada memoriału stanowiąca, iż w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty, została określona w art. 6 ust. 1 ustawy. Z art. 20 ust. 1 ustawy wynika zaś, iż do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Dodania wymaga, iż dokumenty określone jako rozdzielniki udziałów członków OSP Zawady biorących udział w akcjach w IV kwartale 2018 r. nie zostały opatrzone datą i wpłynęły do księgowości Urzędu w dniu 18 lutego 2019 r. – str. 18 protokołu kontroli,

i) błędnie – wbrew zasadzie kasowego ustalania wyniku budżetu – ujęto w ewidencji budżetu kwotę 384.103,06 zł (składającą się z kwot: 26.367,90 zł, 184.721,80 zł i 173.013,36 zł), co miało wpływ na nieprawidłowe ustalenie wyniku budżetu za 2018 r.:

- kwoty 184.721,80 zł i 26.367,90 zł ujęto na podstawie dowodów PK z dnia 2 stycznia 2018 r. zapisami Wn 909 „Rozliczenia międzyokresowe” – Ma 901 „Dochody budżetu”. Obie sumy składały się na saldo początkowe strony Ma konta 909 i były ujęte w księgach 2017 r. zapisami Wn 133-2 – Ma 909 na podstawie wyciągów bankowych z dnia 28 i 29 grudnia 2017 r. jako – odpowiednio – „zwrot podatku VAT za 12/2013” oraz „przekazanie na dochody - refundacja projektu - Termomodernizacja I transza”. Pomimo zatem, iż faktycznie wskazane wpływy na rachunek budżetu miały miejsce w 2017 r., nie ujęto ich na dochody budżetu 2017 r., a bezpodstawnie na dochody 2018 r. W trakcie kontroli jako podstawę ujęcia wpływu kwoty 26.367,80 zł na koncie 909, zamiast ujęcia jej na dochody w 2017 r. okazano pismo Urzędu Marszałkowskiego Departament Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego z dnia 21 grudnia 2017 r. informujące Pana Wójta o rejestracji wniosku beneficjenta o płatność, jego zweryfikowaniu i zaakceptowaniu przez Instytucję Zarządzającą RPOWP. Z pisma wynikało, iż zatwierdzone do wypłaty dofinansowanie zostanie przekazane na rachunek bankowy (bez wskazania terminu). Według ujętych w treści protokołu kontroli wyjaśnień powodem dokonania takich zapisów był fakt, iż wniosek o płatność został zaakceptowany w dniu 21 grudnia 2017 r. i nikt się nie spodziewał, że wpływ dofinansowania nastąpi jeszcze w 2017 r. Podobnie, na „brak oczekiwań” co do zwrotu środków jeszcze w 2017 r., wskazano jako na podstawę nieprawidłowego księgowania kwoty 184.721,80 zł stanowiącej zwrot podatku VAT wynikający z korekt deklaracji VAT-7 za okresy rozliczeniowe 2013 r.,

- kwota 173.013,36 zł została ujęta w księgach 2018 r. na podstawie dowodu PK z dnia 31 grudnia 2018 r. zapisem Wn 909 – Ma 901 (zaliczającym ją do dochodów budżetu) pomimo braku wpływu środków na rachunek bankowy w 2018 r. Faktyczny wpływ miał miejsce 16 stycznia 2019 r. tytułem refundacji projektu „Budowa infrastruktury rekreacyjnej na terenie gminy Zawady” sfinansowanego ze środków EFR na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich w ramach PROW na lata 2014-2020. W trakcie kontroli okazano pismo Dyrektora Departamentu Rozwoju Obszarów Wiejskich Urzędu Marszałkowskiego z dnia 21 grudnia 2018 r. informujące, iż w związku z umową o przyznanie pomocy zawartą w dniu 12 lutego 2018 r., w wyniku zakończonej weryfikacji wniosku o płatność końcową, w dniu 14 grudnia 2018 r. zostało przekazane ARiMR zlecenie płatności na kwotę 173.013,36 zł. Informacja ta, jak wyjaśniono w treści protokołu kontroli, stanowiła podstawę sporządzenia dowodu PK.

Zwiększenie dochodów 2018 r. o wskazane wyżej sumy stanowiło naruszenie zasady kasowego ustalania wyniku budżetu i spowodowało zawyżenie wyniku budżetu za 2018 r. o kwotę 384.103,06 zł oraz jednoczesne zaniżenie wyniku budżetu za 2017 r. o kwotę 211.089,50 zł i za 2019 r. o kwotę 173.013,36 zł. Jak stanowi art. 40 ust. 2 pkt 1 ustawy o finansach publicznych dochody i wydatki ujmuje się w terminie ich zapłaty, niezależnie od rocznego budżetu, którego dotyczą. Zgodnie zaś z § 5 rozporządzenia operacje gospodarcze dotyczące dochodów i wydatków budżetu jednostki samorządu terytorialnego winny być ujmowane w księgach rachunkowych w zakresie faktycznie (kasowo) zrealizowanych wpływów i wydatków dokonanych na bankowych rachunkach budżetów oraz rachunkach bieżących dochodów i wydatków budżetowych jednostek budżetowych, z wyjątkiem operacji szczególnych określonych w odrębnych przepisach. Opisane stany faktyczne nie stanowiły operacji szczególnych będących wyjątkiem od zasady kasowego ustalania wyniku budżetu.

W efekcie błędnych księgowań – oprócz wypaczenia wyniku budżetu – powstały ponadto nierealne salda na koncie 909: po stronie Ma w kwocie 363.040,70 zł na koniec 2017 r. (prawidłowo saldo Ma powinno wynosić 151.951 zł) i po stronie Wn w wysokości 20.639,36 zł na koniec 2018 r. (prawidłowo powinno wynosić po Ma 152.374 zł). Żadna z tych operacji nie stanowiła przychodów związanych z dochodami przyszłych okresów (jak np. środki subwencji przekazanej w grudniu na rok następny), zatem nie podlegała ujęciu na koncie 909 – str. 28-29 i 32-33 protokołu kontroli,

j) wynik budżetu ustalony w księgach za 2018 r. dodatkowo zaniżono o kwotę 13,99 zł, wbrew przywołanej wyżej zasadzie kasowego ustalania wyniku. Spowodowało to ujęcie odsetek pobranych przez bank z rachunku budżetu (od debetu w rachunku) w dniu 31 grudnia 2018 r. zapisem Wn 240-2 – Ma 133-2, zamiast zapisem Wn 902 „Wydatki budżetu” – Ma 133-2. Pobranie odsetek w dniu 31 grudnia 2018 r. zostało ujęte jako wydatek dopiero w dacie 9 stycznia 2019 r., jako przelew z rachunku Urzędu na rachunek budżetu. Jednocześnie efektem błędnego księgowania było wykazanie na koncie 240-2 nierealnego salda należności budżetu na koniec 2018 r. – str. 42 protokołu kontroli,

k) stan konta syntetycznego 224 „Rozrachunki budżetu” w ewidencji budżetu wykazano jako per saldo. Na koncie wykazane zostało saldo po stronie Ma w wysokości 1.068,55 zł, podczas gdy należało wykazać należności w kwocie 24.814,50 zł i zobowiązania w wysokości 25.883,05 zł. Zaniechanie ustalenia salda dwustronnego narusza zasady funkcjonowania konta 224 zawarte w załączniku nr 2 do rozporządzenia, na co zwrócono już uwagę przy poprzedniej kompleksowej kontroli. Zgodnie z udzieloną przez Pana Wójta odpowiedzią o sposobie wykonania zaleceń Zobowiązano Skarbnika gminy do wyeliminowania nieprawidłowości wskazanych w protokole kontroli dotyczących Skarbnika i podległych jej pracowników referatu finansowego (...). Nieprawidłowe ustalenie salda na koncie syntetycznym nie miało wpływu na dane sprawozdawcze – str. 35-36 protokołu kontroli,

l) konto 224-29 „Rozrachunki budżetu - I US Bydgoszcz” wykazywało na koniec 2018 r. saldo Wn w kwocie 8.276,50 zł, podczas gdy faktycznie istniejące należności wobec budżetu gminy Zawady z tytułu rozrachunków z I US w Bydgoszczy stanowiły kwotę 794 zł (taki był bowiem faktyczny wpływ w styczniu 2019 r.). Jak ustalono, saldo końcowe tego konta w kwocie 8.276,50 zł pokrywało się z danymi wykazanymi w informacji udostępnionej w BIP na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych w części dotyczącej „zaległości”; z rubryki „należności” nie wynikała zaś żadna kwota (0 zł). Dodania wymaga, iż analogiczne saldo Wn wynikało także z konta 221-17 w ewidencji Urzędu (odpowiadało bowiem „zaległościom” wykazanym w BIP). Było to zgodnie z opisem konta 221 zawartym w rozporządzeniu stanowiącym, iż na koncie 221 ujmuje się również należności z tytułu podatków pobieranych przez właściwe organy, zaś zapisy z tego tytułu mogą być dokonywane na koniec okresów sprawozdawczych na podstawie sprawozdań z ewidencji podatkowej (zaległości i nadpłaty). Należy zatem uznać, że opisywana zaległość prawidłowo wynikała z danych do konta 221-12 w ewidencji Urzędu, zaś saldo wynikające z ewidencji budżetu było nierealne. Z ustaleń kontroli wynika, iż saldo figurujące w ewidencji budżetu powstało na skutek bezpodstawnego „dostosowywania” przez gminę danych ewidencji budżetu do danych wynikających z BIP, które w zakresie kolumny „zaległości” nie podlegają w ogóle ujęcie w ewidencji budżetu. Według sprawozdania Rb-27S za okres 2018 r. dochody otrzymane w zakresie udziałów w podatkach realizowanych przez US w Bydgoszczy wynosiły łącznie 94.959,61 zł, podczas gdy wpływy zaewidencjonowane na koncie 224-29 w trakcie roku stanowiły 92.455,61 zł, czyli były niższe o 2.504 zł (o tyle więcej w sprawozdawczości). Z danych zamieszczonych w BIP wynikało zaś, iż kwota dochodów przekazanych w 2018 r. wynosiła 93.249,61 zł (zgodna z kwotą dochodów wykonanych), czyli była wyższa od danych strony Ma konta 224-29 o 794 zł (zatem niejako uwzględniała już wpływ, który nastąpił w styczniu 2019 r.) i jednocześnie wyższa od danych wykazanych w Rb-27S w zakresie dochodów otrzymanych o 1.710 zł. Dodanie kwot 794 zł i 1.710 zł daje sumę 2.504 zł, czyli różnicę pomiędzy obrotami strony Ma konta 224-29 a sprawozdaniem Rb-27S (dochody otrzymane). Stwierdzono ponadto, iż także na przełomie kwartałów 2018 r. występowały różnice pomiędzy faktycznymi wpływami za dany kwartał (Wn 133-2 – Ma 224-29) a danymi ujmowanymi zapisami Wn 224-29 – Ma 901 na podstawie informacji. Za I kwartał 2018 r. faktyczne wpływy na rachunek wyniosły 26.092 zł, zaś według BIP dochody z tytułu udziałów stanowiły 26.564 zł (tj. o 472 zł więcej). Za II kwartał 2018 r. faktyczne wpływy na rachunek wyniosły 26.873 zł, zaś wg BIP dochody z tytułu udziałów stanowiły 29.050 zł (tj. o 2.177 zł więcej), zaś za III kwartał dane BIP przewyższały faktyczne wpływy o sumę 383 zł.

Skutkiem tego, że w kontrolowanej jednostce kwota faktycznie otrzymanych dochodów nie zgadzała się z informacją wynikającą z BIP w zakresie dochodów przekazanych, dokonywano zapisów Wn 224-29 – Ma 720 na kwotę różnicy pomiędzy faktycznymi wpływami za dany kwartał (ewidencjonowanymi Wn 133-2 – Ma 224-29) a danymi ujmowanymi na podstawie BIP z kol. „Dochody wykonane”. Pod datą 30 czerwca 2018 r. ujęto w ten sposób kwotę 2.649 zł (suma kwot 472 zł i 2.177 zł), zaś pod datą 30 września 2018 r. kwotę 383 zł; łącznie 3.032 zł. Na dzień 31 grudnia 2018 r. obroty Wn konta 224-29 stanowiły 96.281,61 zł (łącznie z operacjami zaksięgowanymi w korespondencji ze stroną Ma konta 720, które do tego czasu wyniosły 3.032 zł), zaś obroty Ma (uwzględniające także wpływy składające się na należności na początek 2018 r. – 2.504 zł) stanowiły 92.455,61 zł. Na ten moment konto to wykazywało saldo Wn w wysokości 3.826 zł. Z uwagi na to, że w dalszym ciągu nie pokrywało się ono z informacją udostępnioną w BIP, z której wynikały zaległości w kwocie 8.276,50 zł, dokonano następujących księgowań, które miały na celu wykazanie – nieprawidłowo – zgodności salda konta 224-29 z informacją zamieszczoną w BIP:

- Wn 224-29 - Ma 720 na minus - 336 zł jako „zmieniony przypis udział w podatku US w Bydgoszczy - wg sprawozdań”,

- Wn 224-29 - Ma 720 na minus - 3.298 zł jako „urealnienie salda należności wg sprawozdań”,

- Wn 224-29 - Ma 720 - 5.580,50 zł jako „przypis należności przeksięgowanie udziałów w podatku US w Bydgoszczy.

Dopiero razem z wymienionymi zapisami, łączne obroty po stronie Wn (z b.o.) stanowiły 100.732,11 zł, po stronie Ma 92.455,61 zł, zaś saldo końcowe Wn zamknęło się sumą 8.276,50 zł. Na uwagę zasługuje, iż gdyby od istniejącego na dzień 31 grudnia 2018 r. salda Wn konta 224-29 wynoszącego 3.826 zł (czyli przed wskazanymi wyżej księgowaniami) odjąć zapisy dokonane 30 czerwca i 30 września 2018 r. w korespondencji z kontem 720, czyli kwotę 3.032 zł, to konto 224-29 na koniec 2018 r. wykazywałoby prawidłowe (realne) saldo Wn w wysokości 794 zł, co przesądza o braku zasadności dokonywania tzw. „dostosowujących” zapisów księgowych.

           Zakwestionowaniu podlega ponadto sam fakt wyodrębnienia w ewidencji budżetu konta 720 „Przychody z tytułu dochodów budżetowych”, którego obroty po stronie Wn i Ma wyniosły 4.978,50 zł. Zgodnie z przepisami rozporządzenia, konto to zostało przypisane do planu kont Urzędu jako służące do ewidencji przychodów z tytułu dochodów budżetowych związanych bezpośrednio z podstawową działalnością jednostki. Wykorzystywanie tego konta do rozliczeń z urzędami skarbowymi w ewidencji budżetu nie znajduje uzasadnienia. O bezzasadności funkcjonowania tego konta świadczy także fakt wyksięgowania w końcu roku jego obrotów w korespondencji z kontem 962 „Wynik na pozostałych operacjach”, co spowodowało, że opisane błędne zapisy ostatecznie wpłynęły na stan skumulowanego wyniku budżetu – str. 37-40 protokołu kontroli,

ł) konto 224-14 „Rozrachunki budżetu - II Mazowiecki US” (udziały w CIT) w ewidencji budżetu wykazywało na koniec 2018 r. saldo Ma w wysokości 216,64 zł stanowiące nadpłatę, która miała odpowiadać kwocie wykazanej w informacji udostępnionej w BIP na stronie Ministerstwa Finansów. Ustalono, iż według tej informacji II Mazowiecki US wykazał w kol. „należności” kwotę minus 218,36 zł i w kol. „nadpłaty” kwotę 218,36 zł, czyli wyższą od danych ewidencji o 1,72 zł przy jednoczesnym braku dochodów wykonanych i przekazanych za 2018 r. Wskazania wymaga, iż prawidłowo przedmiotowa zaległość powinna być uwidoczniona jedynie w ewidencji Urzędu, co faktycznie miało miejsce w postaci salda Ma konta 221-12 na kwotę 281,36 zł, tj. zgodną z informacją BIP (uwzględnioną także w prawidłowej wysokości w sprawozdaniu Rb-27S za okres 2018 r. w kol. „nadpłaty”). Ponownie doszło zatem do zdublowania salda nadpłat w ewidencji budżetu, zamiast wykazania go wyłącznie w ewidencji Urzędu. Jak wynika z ustaleń kontroli, w latach 2017-2019 nie miały miejsca żadne operacje, które należałoby księgować na koncie 224-14 w ewidencji budżetu w ramach rozliczeń z tym urzędem skarbowym – str. 40-42 protokołu kontroli,

m) konto 962 „Wynik na pozostałych operacjach” wykorzystywane było w sposób sprzeczny z zasadami jego funkcjonowania określonymi przepisami załącznika nr 2 do rozporządzenia. Na początek 2018 r. konto to wykazywało saldo Ma w kwocie 2.278,89 zł, a na koniec tego roku saldo Ma w kwocie 5.085,29 zł. Saldo początkowe wynikało z dokonanego w dniu 31 grudnia 2017 r. zapisu jednostronnego na kwotę 2.278,89 zł określonego jako „persaldo sprostowań księgowań w US” (PK 270/7), które w dniu 31 grudnia 2018 przeksięgowano z konta 962 na konto 960 „Skumulowane wyniki budżetu”. W trakcie 2018 r. na omawianym koncie dokonano zaś następujących zapisów (na podstawie dowodów PK):

- 31 grudnia 2018 r. Wn 223-2 „Rozliczenie wydatków budżetowych - Urząd Gminy” – Ma 962 na kwotę 97,40 zł jako „doksięgowanie zasilenia środków na Fundusz Sprawiedliwości”. Wskazana kwota stanowiła 1%-owy wkład własny gminy w związku z dotacją otrzymaną z Funduszu Sprawiedliwości. Kwotę w tej wysokości w dniu 2 listopada 2018 r. przelano z rachunku Urzędu (wydatki) na wyodrębniony rachunek bankowy zadania przyporządkowany do ewidencji Urzędu, co ujęto zapisami Wn 224-4 – Ma 130-1 oraz Wn 130-11 – Ma 223 w ewidencji Urzędu. Zapis dokonany w ewidencji budżetu miał zaś na celu uwzględnienie kwoty 97,40 zł na koncie 223-2, jako środków przelanych z rachunku budżetu na pokrycie wydatków Urzędu, która to operacja w rzeczywistości nie miała miejsca. Skutkiem zastosowanych księgowań kwota 97,40 zł składała w sposób błędny na saldo Ma konta 962; nie miała bowiem charakteru nadwyżki przychodów nad kosztami,

- 31 grudnia 2018 r. zapis Wn 720 – Ma 962 na kwotę 4.987,89 zł jako „urealnienie salda przypisu należności wg sprawozdań” – operacja bez treści ekonomicznej mająca jedynie na celu likwidację bezpodstawnego salda na koncie 720, co zostało wyżej opisane.

           Reasumując, żadna ze wskazanych operacji nie kwalifikowała się do ujęcia na opisywanym koncie, zatem saldo końcowe po stronie Ma opisywanego konta należy uznać za nierealne. Stwierdzono, iż do dnia zakończenia czynności kontrolnych (23 września 2019 r.) konto 962 nie wykazywało obrotów i w dalszym ciągu wykazywało saldo jak wyżej, mimo, iż zgodnie z przywołanym wyżej opisem zasad jego funkcjonowania, saldo to przenosi się na konto 960 pod datą zatwierdzenia sprawozdania z wykonania budżetu. Podobne saldo Ma na początek 2018 r. nie zostało przeksięgowane pod datą zatwierdzenia sprawozdania z wykonania budżetu; uczyniono to dopiero w dniu 31 grudnia 2018 r. – str. 34-35 protokołu kontroli,

n) na koncie 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” na koniec 2018 r. widniała należność w kwocie 27.493,11 zł od Przedsiębiorstwa Handlowo-Usługowego „Medi-Soft” objęta nakazem zapłaty z dnia 8 grudnia 2015 r. wydanym przez Sąd Rejonowy w Łomży Wydział V Gospodarczy (klauzula wykonalności z dnia 26 lipca 2016 r.). Badana jednostka na dzień przeprowadzania kontroli była w posiadaniu jedynie pisma komornika sądowego w Białymstoku z dnia 6 września 2016 r. o zajęciu wierzytelności. Z okazanej dokumentacji nie wynikało, aby od tego czasu stan prowadzonych działań windykacyjnych przez komornika był przedmiotem zainteresowania właściwych służb Urzędu, co z kolei wiązało z nieposiadaniem przez Urząd do dnia kontroli danych niezbędnych dla oceny realności ksiąg rachunkowych (np. konieczności utworzenia odpisu aktualizującego). Na prośbę kontrolującego zwrócono się do komornika o przesłanie posiadanej dokumentacji w sprawie prowadzonej egzekucji, w efekcie czego uzyskano: odpis zajęcia wynagrodzenia za pracę oraz wierzytelności zasiłku chorobowego i wezwanie do dokonywania potrąceń z dnia 25 października 2016 r., odpis zajęcia wynagrodzenia za pracę oraz wierzytelności zasiłku chorobowego i wezwanie do dokonywania potrąceń z dnia 5 października 2017 r. oraz odpis postanowienia o stwierdzeniu bezskuteczności egzekucji z dnia 4 lipca 2019 r. i zwróceniu tytułu wykonawczego wierzycielowi. Wynika stąd, iż przedmiotowa należność podlega objęciu odpisem aktualizującym z uwagi na wypełnienie co najmniej jednej z przesłanek określonych przepisami art. 35b ust. 1 ustawy. Zgodnie z przepisami załącznika nr 3 do rozporządzenia odpis aktualizujący należność główną księguje się Wn 761 „Pozostałe koszty operacyjne” – Ma 290, zaś odpis aktualizujący odsetki od tej należności zapisem Wn 751 Koszty finansowe” – Ma 290 – str. 46 protokołu kontroli,

o) nie ujęto na koncie syntetycznym 221 w 2018 r. odsetek od nieuiszczonych w terminie należności, pomimo, iż wynikały one z ewidencji analitycznej. Fakt ów skutkował niezgodnością tej ewidencji z ewidencją syntetyczną, wbrew wymaganiom art. 16 ust. 1 ustawy. Efektem braku odsetek w ewidencji syntetycznej było ponadto pominięcie ich w sprawozdaniu Rb-27S za 2018 r. Ustalono, iż wysokość odsetek (podatkowych i niepodatkowych) na koniec 2018 r. wynosiła łącznie 32.824,93 zł. Zgodnie z § 11 rozporządzenia, odsetki od należności ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty, lecz nie później niż pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału. Skarbnik Gminy w odpowiedzi o powody nie wykazania odsetek w sprawozdaniu stwierdziła: Z wyjaśnień jakie uzyskałam od Pani (…) zastępcy Skarbnika, która to w 2018 r. w związku z moją nieobecnością spowodowaną urlopem macierzyńskim wykonywała obowiązki Skarbnika wynika, iż odsetki nie zostały wykazane omyłkowo, co wynikało z przeoczenia i nawału obowiązków jakie miała w tym czasie i nie było to działanie zamierzone – str. 45-46, 48-49 i 61-62 protokołu kontroli,

p) w trakcie 2018 r. błędnie ujmowano w księgach naliczenie wynagrodzeń pracowników i pochodnych id wynagrodzeń, efektem czego konta 225 „Rozrachunki z budżetami”, 231 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” i 229 „Pozostałe rozrachunki publicznoprawne” na koniec poszczególnych miesięcy 2018 r. wykazywały nierealne salda zobowiązań. Salda te skorygowano dopiero w dniu 31 grudnia 2018 r. w drodze następujących zapisów: Wn 225-1 – Ma 229-1 na kwotę 1.027,49 zł, Wn 229-1 – Ma 405 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia” na kwotę 30.873,10 zł i Wn 231 – Ma 404 „Wynagrodzenia” na kwotę 80.765,62 zł. Łączna suma korekt 112.666,21 zł.

           Stwierdzono, iż nieprawidłowości w ewidencjonowaniu wynagrodzeń dotyczyły m.in. wypłaty świadczeń na rzecz pracowników (w szczególności wynagrodzeń chorobowych, urlopów rodzicielskich czy zasiłków macierzyńskich), których koszty ponosił ZUS. Prawidłowo, o wartość wypłaconych świadczeń pracodawca powinien pomniejszyć w danym miesiącu należne składki na ubezpieczenia społeczne, do zapłaty których jest zobowiązany. Podlegają one rozliczeniu w deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA w ciężar składek na ubezpieczenia społeczne. Pomimo, iż z deklaracji ZUS DRA za poszczególne miesiące wynikały stosowne zmniejszenia, jako zobowiązania z tytułu wynagrodzeń na koncie 231 ujmowano pierwotną kwotę brutto wynagrodzeń bez uwzględnienia potrąceń. Celem urealnienia zobowiązań z tytułu wynagrodzeń za dany miesiąc należało kwoty potrąceń ujmować na stronie Wn konta 231, zaś zasiłki finansowane przez ZUS jako zwiększenie zobowiązań, czyli po stronie Ma; za dopuszczalne należy uznać także ujęcie jako zobowiązań od razu właściwej kwoty brutto. Innym błędem było nieujmowanie na stronie Wn konta 231 potrąceń obciążających pracownika z tytułu składek na ubezpieczenie społeczne (emerytalne, rentowe i chorobowe) – brak takiego zapisu. Poza tym stwierdzono, iż potrącenie obciążające pracownika z tytułu zaliczki na podatek dochodowy ujmowano po stronie Wn konta 231 w zawyżonej wysokości, tj. bez uwzględnienia składek na ubezpieczenie zdrowotne odliczanych od podatku. Powyższe, wynikało z kolei z faktu, iż na koncie 225 „Rozrachunki z budżetami” jako zobowiązanie wobec urzędu skarbowego ujmowano wartość zaliczki na podatek dochodowy łącznie z kwotą składki na ubezpieczenie zdrowotne odliczane od podatku, po czym, aby uzyskać zobowiązanie z tytułu zaliczki na podatek w kwocie podlegającej przekazaniu do urzędu skarbowego dokonywano zapisu Wn 225 – Ma 229 na sumę składki na ubezpieczenie zdrowotne odliczane od podatku. W rezultacie, strony Wn konta 231 i Ma konta 229 pozostawały zawyżone o wartość tych składek (błędnie ujęta suma składek na ubezpieczenie zdrowotne odliczanych od podatku w skali 2018 r. wyniosła 59.121,03 zł). Nie dokonywano ponadto zmniejszenia zobowiązań wobec ZUS o kwotę zasiłków wypłacanych przez Urząd za ZUS, co powinno mieć na celu urealnienie zobowiązań na koncie 229 (chodzi o zapis Wn 229 - Ma 405).

           Stwierdzona nierealność sald na kontach rozrachunkowych dotyczących wynagrodzeń i pochodnych skutkowała m.in. na tym, że:

- konto 225 na dzień 30 września 2018 r. wykazywało saldo Ma w kwocie 477,01 zł. Jak ustalono, saldo to nie dotyczyło zaliczki na podatek od wynagrodzeń za wrzesień, gdyż została ona opłacona została jeszcze w tym miesiącu. W dniu 30 września 2018 r. na stronie Ma konta ujęto zobowiązania z tytułu podatku dochodowego od ryczałtu samochodowego oraz inkasa sołtysów w łącznej kwocie 632 zł, które prawidłowo powinny składać się na zobowiązania na koniec września, lecz z ewidencji wynikało saldo jak wyżej, czyli nieodpowiadające rzeczywistości,

- konto 229 na dzień 30 września 2018 r. wykazywało saldo Ma w kwocie 36.434,02 zł, podczas gdy prawidłowo nie powinno wykazywać żadnego salda, gdyż składki należne za wrzesień 2018 r. opłacono jeszcze w tym miesiąca. Dodatkowo, na koniec października powinno ono wykazywać saldo w kwocie 19.253,28 zł, a wykazywało 69.673,49 zł (zawyżenie o 50.420,21 zł); na dzień 30 listopada 2018 r. saldo po stronie Ma wynosiło natomiast 64.007,70 zł, podczas gdy faktyczne zobowiązanie stanowiło kwotę 10.701,61 zł (zawyżenie o 53.306,09 zł),

- konto 231 na dzień 30 września wykazywało saldo Ma w kwocie 50.994,12 zł, przy faktycznym braku zobowiązań z uwagi na wypłatę wynagrodzeń jeszcze w miesiącu wrześniu; podobnie na dzień 30 listopada 2018 r. konto wykazywało saldo Ma w wysokości 69.247,24 zł, przy braku rzeczywistych zobowiązań (w całości było ono zawyżone).

Wskazania wymaga, iż w sprawozdaniu Rb-28S za wrzesień 2018 r., pomimo występowania w ewidencji zobowiązań na łączną sumę 87.905,15 zł (w większości nierealnych), nie wykazano żadnych kwot zobowiązań w podziałkach klasyfikacji dotyczących wynagrodzeń (tj. par. 4010, 4110 i 4120). Ze sprawozdania powinna wynikać jednak co najmniej kwota 632 zł z tytułu zaliczek na podatek dochodowy od ryczałtu samochodowego oraz inkasa sołtysów – str. 50-57 protokołu kontroli,

q) na kwotę potrącanego z bieżących zobowiązań wynagrodzenia płatnika z tytułu terminowego przekazania podatku dochodowego od osób fizycznych sporządzano odrębne polecenie przelewu i kwotę tę przekazywano na rachunek budżetu za pośrednictwem konta 225 w ewidencji Urzędu. W ewidencji Urzędu kwotę tę wykazywano zatem jako wydatek, zaś w ewidencji budżetu jako dochód (łącznie 125 zł). Tworzenie przez jednostkę dodatkowych przelewów mających obrazować wypływ środków z rachunku jednostki i wpływ na rachunek budżetu nie ma uzasadnienia w przypadku wynagrodzenia płatnika, ponieważ nie obrazuje rzeczywistego przebiegu operacji gospodarczej. Brak przelewów od i do podmiotu, który przyznaje wynagrodzenie, powoduje, że nie ma podstaw do wykazywania dochodów i wydatków budżetu związanych z tymi operacjami oraz tworzenia dokumentów mających takie operacje imitować. Pozostaje to wbrew zasadzie kasowego ustalania wyniku budżetu, wyrażonej w art. 40 ust. 2 pkt 1 ustawy o finansach publicznych i § 5 rozporządzenia – str. 57-58 protokołu kontroli,

r) na koncie 810 „Dotacje budżetowe (…) oraz środki z budżetu na inwestycje” nie dokonano księgowania równowartości wydatków Urzędu Gminy w łącznej kwocie 35.065 zł poniesionych na finansowanie inwestycji objętych ewidencją do kont 080-4 i 080-12, wbrew zasadom funkcjonowania tego konta określonym załącznikiem nr 3 do rozporządzenia. W związku z zaniechaniem tych księgowań nie wystąpiły zwiększenia i zmniejszenia funduszu jednostki z tytułu środków wydanych na te inwestycje – str. 193-194 protokołu kontroli,

s) w księgach stosowano podział syntetyczny konta 860 „Wynik finansowy” na:

- 860 „Wynik finansowy” tzw. „podstawowe” (b.o. Ma 7.136.195,19 zł, obroty Wn 11.166.595,23 zł, obroty Ma 12.907.170,15 zł, b.z. Ma 8.876.770,11 zł),

- 860-1 „Wynik finansowy - internet POIG (przeniesiony z rejestru POIG 2013)” (b.o. Wn 88.676,25 zł, obroty Wn i Ma 0 zł, b.z. Wn 88.676,25 zł),

- 860-2 „Wynik finansowy - POKL indyw. (przeniesiony z rejestru POKL 2014)” (b.o. Wn 54.930 zł, obroty Wn i Ma 0 zł, b.z. Wn 54.930 zł),

- 860-3 „Wynik finansowy - POKL plac zabaw (przeniesiony z rejestru POKL plac zabaw 2014)” (b.o. Wn 66.049,54 zł, obroty Wn i Ma 0 zł, b.z. Wn 66.049,54 zł),

- 860-4 „Wynik finansowy - OEE” (przeniesiony z rejestru OEE 2017)” (b.o. Wn 161.743,21 zł, obroty Wn i Ma 0 zł, b.z. Wn 161.743,21 zł),

co nie znajdowało oparcia w przyjętych zasadach rachunkowości. Skutkiem stosowanego podziału, z danych zestawienia obrotów i sald za okres 2018 r. wynikało saldo Ma w kwocie 8.876.770,11 zł na koncie 860 „podstawowym” i saldo Wn w wysokości 371.399 zł na pozostałych 4 subkontach. Per saldo konto 860 wykazywało zaś bilans otwarcia 2018 r. po stronie Ma 6.764.796,19 zł i bilans zamknięcia po stronie Ma w kwocie 8.505.371,11 zł; kwoty te wykazywano w sprawozdawczości finansowej jako zysk netto. Kontrola wykazała, iż faktyczny zysk netto za okres 2018 r., wynikający z operacji mających zgodnie z zasadami rachunkowości wpływ na ten wynik (tj. nadwyżki przychodów nad kosztami tego okresu), prawidłowo powinien wynosić 8.715.026,90 zł (strona Ma konta 860 „podstawowego” minus strona Wn konta 860-4 (161.743,21 zł)), czego jednakże nie obrazowała ewidencja do konta 860 – wynikał z niej zysk o 209.655,79 zł niższy po uwzględnieniu wszystkich subkont prowadzonych w ramach konta 860 (tj. również strat z kont 860-1, 2 i 3), który w takiej wysokości został wykazany w bilansie.

Ustalono, że zaksięgowania kwot składających się na salda Wn wymienionych subkont do konta 860 dokonano: 31 grudnia 2013 r. zapisem jednostronnym na kwotę 88.676,25 zł jako przeniesienie salda z wydzielonego rejestru, 31 grudnia 2014 r. zapisem jednostronnym na łączną kwotę 120.979,54 zł jako przeniesienie sald z 2 wydzielonych rejestrów oraz 31 grudnia 2017 r. zapisem jednostronnym na kwotę 161.743,21 zł jako przeniesienie z wydzielonego rejestru. Należy wskazać, iż zapisy jednostronne możliwe są jedynie w przypadku kont pozabilansowych. Przeprowadzona w trakcie kontroli analiza wykazała, że:

- za 2013 r. przeksięgowano z konta 860 na konto 800 kwotę zysku w wysokości 5.662.663,67 zł, która uwzględniała stratę (prawidłowo) w wysokości 88.676,25 zł, składającą się na saldo Wn subkonta 860-1 na początek 2014 r., przy jednoczesnym braku likwidacji tego subkonta,

- za 2014 r. przeksięgowano z konta 860 na konto 800 kwotę zysku w wysokości 2.974.923,91 zł, która uwzględniała stratę w łącznej wysokości 209.655,79 zł (składającą się na saldo Wn subkont 860-1, 2 i 3 na początek 2015 r.) – prawidłowo uwzględniono stratę na sumę 120.979,54 zł (subkonta 860-2 i 3), lecz nieprawidłowo (po raz drugi) uwzględniono stratę w kwocie 88.676,25 zł z subkonta 860-1. Nie zlikwidowano też subkont 860-1, 860-2 i 860-3. Przeksięgowana jako wynik za 2014 r. kwota 2.974.923,91 zł wynikała z per salda konta 860, podczas gdy konto 860 „podstawowe” wykazywało saldo Ma na początek 2015 r. w wysokości 3.184.579,70 zł. Faktycznie zatem należało przeksięgować kwotę zysku 3.063.600,16 zł (zaniżenie o 88.676,25 zł),

- za 2015 r. przeksięgowano z konta 860 na konto 800 kwotę zysku w wysokości 5.320.491,35 zł, która ponownie (po raz drugi) uwzględniała stratę w wysokości 120.979,54 zł i po raz trzeci stratę w wysokości 88.676,25 zł; jednocześnie w dalszym ciągu nie zlikwidowano subkont 860-1, 860-2 i 860-3, z których te „straty” wynikały. Przeksięgowana jako wynik za 2015 r. kwota 5.320.491,35 zł wynikała z per salda konta 860, podczas gdy konto 860 „podstawowe” wykazywało saldo Ma na początek 2016 r. w wysokości 5.530.147,14 zł. Faktycznie zatem należało przeksięgować kwotę zysku 5.530.147,14 zł (zaniżenie o 209.655,79 zł),

- za 2016 r. przeksięgowano z konta 860 na konto 800 kwotę zysku w wysokości 6.478.414,69 zł, która po raz kolejny uwzględniała stratę w wysokości 209.655,79 zł (składającą się z sald wymienionych subkont, które nadal nie zostały zlikwidowane. Przeksięgowana jako wynik za 2016 r. kwota 6.478.414,69 zł wynikała z per salda konta 860, podczas gdy konto 860 „podstawowe” wykazywało saldo Ma na początek 2017 r. w wysokości 6.688.070,48 zł. Faktycznie zatem należało przeksięgować kwotę zysku 6.688.070,48 zł (zaniżenie o 209.655,79 zł),

- za 2017 r. przeksięgowano z konta 860 na konto 800 kwotę zysku w wysokości 7.136.195,19 zł, stanowiącą faktyczny wynik za 2017 r. zobrazowanym kontem 860 „podstawowym”; po raz pierwszy prawidłowo pominięto „straty” wynikające z sald Wn wymienionych wyżej subkont 860-1, 2 i 3.

Dodania wymaga, iż w końcu 2018 r. do konta 860 utworzono nowe subkonto 860-4 (jako wynik przeniesiony z 2017 r. z rejestru OEE) i dokonano na jego stronie Wn jednostronnego zapisu w wysokości 161.743,21 zł, która to kwota spowodowała zmniejszenie zysku za 2018 r. W dalszym ciągu nie zlikwidowano subkont 860-1, 2 i 3, co wpłynęło na błędne zaprezentowanie wyniku finansowego w bilansie Urzędu za 2018 r.

Reasumując, prawidłowo wymienione sumy strat powinny były zmniejszyć wyniki prezentowane w sprawozdaniach finansowych odpowiednio: w 2013 r. o 88.676,25 zł, w 2014 r. o 120.979,54 zł i w 2017 r. o 161.743,21 zł; następnie należało je przenieść z subkont na konto 800 odpowiednio: w 2014 r. (88.676,25 zł), w 2015 r. (120.979,54 zł) i w 2018 r. (161.743,21 zł). Nie uczyniono tego, stąd przedmiotowe straty bezpodstawnie wpływały na wyniki prezentowane w sprawozdawczości finansowej Urzędu począwszy od 2014 r. Odnosząc się do tej kwestii Skarbnik gminy wskazała: Z wyjaśnień jakie uzyskałam od (…) zastępcy Skarbnika, która to w 2018 r. w związku z moją nieobecnością spowodowaną urlopem macierzyńskim wykonywała obowiązki Skarbnika wynika, iż kwota ujęta przez nią w bilansie została wykazana omyłkowo. Kwotę właściwą pomniejszyła ona o znajdujące się na bilansie otwarcia stany Wn kont 860-1, 860-2, 860-3, które to również omyłkowo nie zostały wcześniej wyksięgowane, co zaburzyło obraz konta 860. Kwota wykazana w bilansie była nie saldem właściwym konta, a per saldem powstałym w wyniku pomniejszenia właściwego salda. Powyższe działanie nie było zamierzone, wynikało jedynie z przeoczenia – str. 66-68 protokołu kontroli.

Kontrola sporządzonej sprawozdawczości w świetle przepisów rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 9 stycznia 2018 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2019 r. poz. 1393, ze zm.) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1773) wykazała, że:

a) w sprawozdaniu Rb-27S Urzędu za okres 2018 r. w kol. 9 „Saldo końcowe - należności pozostałe do zapłaty ogółem” bezpodstawnie wykazano kwotę 16.538 zł składającą się na saldo Wn konta 224-2 w ewidencji budżetu, którą potraktowano jako należności pozostałe do zapłaty gminy Zawady z tytułu udziału we wpływach z podatku dochodowego od osób fizycznych. Kwota ta była bowiem już zaliczona do dochodów wykonanych 2018 r. na podstawie danych wynikających z informacji Ministerstwa Finansów a więc nie było podstaw do jednoczesnego wykazywania jej jako należności pozostałych do zapłaty w sprawozdaniu Rb-27S. Skutkiem tego, kwoty ogółem wykazane w kol. 9 sprawozdania nie stanowiły różnicy pomiędzy danymi kol. 5 „Należności (salda początkowe plus przypisy minus odpisy)” – 13.130.476,17 zł a danymi kol. 7 „Dochody wykonane” – 12.908.301,40 zł z uwzględnieniem nadpłat – 6.690,39 zł, czego wymagają przepisy § 3 ust. 1 pkt 8 załącznika nr 36 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej – str. 37 i 61-62 protokołu kontroli,

b) dane sprawozdania Rb-27S Urzędu za okres 2018 r. nie uwzględniały – jak wyżej wskazano – odsetek od należności z tytułu dochodów budżetowych na łączną kwotę 32.824,93 zł, pomimo ich wykazania w ewidencji analitycznej. Z zasad sporządzania sprawozdania Rb-27S zawartych w § 3 ust. 1 pkt 7 załącznika nr 36 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej wynika, że sprawozdanie to sporządza się w zakresie należności pozostałych do zapłaty, w tym zaległości netto (należności pozostałe do zapłaty, których termin płatności minął i mogą być egzekwowane) – str. 61-62 protokołu kontroli,

c) w sprawozdaniu Rb-28S Urzędu za okres 2018 r. w kol. 7 „Zobowiązania ogółem” wykazano łączną kwotę 122.259,11 zł, która była wyższa od danych ewidencji do kont 201, 225, 229 i 231 o 26 zł (suma zobowiązań wg ksiąg wnosiła 122.233,11 zł). Stwierdzono jednocześnie, iż według sprawozdania zobowiązania sklasyfikowane w paragrafach innych niż wynagrodzenia i pochodne stanowiły kwotę 43.698,55 zł, która była wyższa od danych konta 201 o 534 zł; suma zobowiązań wykazanych zaś w paragrafach dotyczących wynagrodzeń i pochodnych wynosiła 78.560,56 zł i była niższa o 508 zł od kwot wynikających z kont 225, 229 i 231 (79.068,56 zł). Per saldo obu tych kwot stanowi sumę 26 zł. Naruszono tym samym wymóg zgodności danych wykazanych w sprawozdaniu z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej, określony w § 6 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej – str. 62 protokołu kontroli,

d) w sprawozdaniach Rb-28S i Rb-Z sporządzonych za 2018 r. nie wykazano zobowiązania wymagalnego kwocie 100 zł z tytułu zakupu wieńca okolicznościowego na obchody związane z 100-tną rocznicą odzyskania niepodległości. Przepisy § 8 ust. 2 pkt 5 załącznika nr 36 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej stanowią o obowiązku wykazywania w sprawozdaniu Rb-28S zobowiązań wymagalnych, tj. takich, których termin zapłaty minął przed upływem okresu sprawozdawczego, a nie są ani przedawnione ani umorzone, z wyróżnieniem zobowiązań powstałych w latach ubiegłych i zobowiązań powstałych w roku bieżącym. Z § 2 ust. 1 pkt 4 załącznika nr 9 do rozporządzenia w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych wynika natomiast, że w sprawozdaniu Rb-Z wykazuje się zobowiązania wymagalne, przez które należy rozumieć wszystkie bezsporne zobowiązania, których termin płatności dla dłużnika minął, a które nie zostały ani przedawnione ani umorzone.

Dodania wymaga, iż fakturę za zakup wieńca akceptowała pod względem merytorycznym pracownik Biblioteki Publicznej w Zawadach, zaś wydatek i zobowiązanie z tego tytułu sklasyfikowano w dz. 900 „Gospodarka komunalna i ochrona środowiska”, rozdz. 90095 „Pozostała działalność”, par. 4210 „Zakup materiałów i wyposażenia”. Z samego charakteru wydatku, jak i opisu zawartego na fakturze – dokonanego przy tym przez osobę nieuprawnioną do autoryzowania wydatków Urzędu Gminy (niebędącą pracownikiem Urzędu) – nie wynika, w jaki sposób wydatek miałby mieć związek z realizacją zadań z zakresu gospodarki komunalnej i ochrony środowiska. Świadczy to o jego błędnym sklasyfikowaniu – str. 19 protokołu kontroli,

e) dane wiersza N3. „gotówka i depozyty” sprawozdania Rb-N za okres 2018 r. wskazywały sumę 40.073,51 zł. Według obliczeń kontrolującego, przy założeniu poprawności danych wynikających z ewidencji księgowej, uwzględnieniu w tej pozycji powinna podlegać kwota 19.217,51 zł (niższa o 20.856 zł). Z kolei przy prawidłowo zaś prowadzonej ewidencji i rzetelnych saldach (w szczególności do konta 909), obliczenie danych do tej pozycji powinno skutkować wynikiem w postaci kwoty ujemnej (-) 133.156,49 zł. Wykazaniu podlegała zatem kwota „0”. Zasady wypełniania wskazanej kolumny sprawozdania określają przepisy § 13 ust. 1 pkt 4 załącznika nr 9 do rozporządzenia w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych. Szczegółowe obliczenia w zakresie wymienionych kwot zawarto na str. 63 protokołu kontroli,

f) w poz. N5. „pozostałe należności” sprawozdania Rb-N wykazano kwotę 24.922,53 zł, z czego 24.814,50 zł stanowiły należności składające się na salda kont 224-2 (udziały w PIT) i 224-29 (US Bydgoszcz) w ewidencji budżetu. Wskazania wymaga, iż sumy te już raz zostały uwzględnione w tym sprawozdaniu, tj. przy wyliczeniu poz. N3. „gotówka i depozyty”, zatem nie było podstaw do ich ponownego wykazania w innym wierszu tego samego sprawozdania – str. 63-64 protokołu kontroli,

g) w sprawozdaniu Rb-NDS za 2018 r. w poz. D.16 „Przychody ogółem - inne źródła” wykazano błędnie sumę 152.374 zł odpowiadającą racie części oświatowej subwencji ogólnej na styczeń 2019 r., która wpłynęła w grudniu 2018 r. Należy wskazać na brak podstaw do wykazania jej jako źródła przychodów budżetu na gruncie przepisów ustawy o finansach publicznych oraz § 12 pkt 7 i § 13 załącznika nr 36 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej – str. 182-183 protokołu kontroli.

Analiza prawidłowości sporządzenia bilansu z wykonania budżetu za 2018 r., opisana na str. 65 protokołu kontroli, wykazała, że nieprawidłowo zaprezentowano w bilansie długo- i krótkoterminowe zobowiązania finansowe, na co zwrócono uwagę także przy poprzedniej kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy. Fakt ponownego wystąpienia tej nieprawidłowości świadczy o niewykonaniu wniosku pokontrolnego. Zgodnie z definicją zawartą w art. 3 ust. 1 pkt 22 ustawy o rachunkowości, przez zobowiązania krótkoterminowe rozumie się ogół zobowiązań z tytułu dostaw towarów i usług, a także całość lub tę część pozostałych zobowiązań, które stają się wymagalne w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego. W poz. I.1.1. winna być wykazana kwota zobowiązań krótkoterminowych 111.716,76 zł dotycząca kredytu, którego termin spłat upływał w 2019 r., a w poz. I.1.2. zobowiązania długoterminowe w wysokości 5.883.855,24 zł.

W zakresie prawidłowości sporządzania przez Urząd Gminy sprawozdawczości finansowej stwierdzono błędy w rachunku zysków i strat za okres 2018 r. w części B „Koszty działalności operacyjnej”. Jak bowiem ustalono, wykazano w nim kwoty odpowiadające obrotom strony Wn kont 401 (293.121,37 zł), 402 (788.443,72 zł), 404 (1.128.756,88 zł), 405 (197.884,96 zł) i 409 (741.810,32 zł), zamiast sumom kosztów faktycznie przeniesionych z tych kont zespołu 4 na wynik finansowy (tj. przeniesionym saldom). Łączna suma zawyżenia tych kosztów w rachunku zysków i strat wyniosła 168.923,21 zł. Dodatkowo w rachunku zysków i strat w części H „Koszty finansowe” wykazano kwotę odpowiadającą obrotom Wn konta 751 (194.816,12 zł), podczas gdy na konto 860 przeniesiono kwotę 194.810,04 zł, tj. o 6,08 zł niższą (realną).

           Na uwagę zasługuje ponadto, iż w poz. L „Zysk (strata) netto” rachunku zysków i strat Urzędu (na skutek opisanych błędów) wykazano zysk w kwocie 8.707.840,82 zł, która to suma nie była zgodna zarówno z ewidencją do konta 860 (była ona niższa od salda Ma konta 860 „podstawowego” o 168.929,29 zł oraz wyższa o 202.469,71 zł od per salda konta 860 i innych subkont do tego konta bezpodstawnie wykazujących salda), z danymi bilansu Urzędu za 2018 r. (była wyższa od zysku wykazanego w bilansie o 202.469,71 zł), a także ze stanem faktycznym – realnym zyskiem za 2018 r. ustalonym przez kontrolującego, który powinien być od niej niższy o 7.186,08 zł – str. 68-70 protokołu kontroli.

Badając procedurę uchwalania budżetu stwierdzono, że pismami z dnia 20 listopada 2017 r., w wykonaniu obowiązku nałożonego przepisem art. 248 ust. 1 ustawy o finansach publicznych, przekazał Pan dyrektorowi Szkoły Podstawowej w Zawadach i kierownikowi OPS w Zawadach dane do projektów planów finansowych, jednocześnie informując ich, że przekazane dane stanowią podstawę do opracowania projektu planu finansowego w terminie 30 dni od dnia otrzymania niniejszej informacji, nie później niż do dnia 22 grudnia 2017 r. oraz, że w przypadku niezłożenia projektów planów finansowych za takowe uznaje się pierwotnie złożone projekty na etapie przygotowania projektu uchwały budżetowej w październiku. Nie stwierdzono, aby w wyznaczonym terminie wymienione jednostki budżetowe przedłożyły projekty planów finansowych. Skarbnik Gminy wyjaśniła, iż z uwagi na brak zmian, za obowiązujące uznano projekty złożone w październiku.

Procedurę zastosowaną w kontrolowanej gminie należy uznać za wadliwą. Zgodnie bowiem z art. 248 ust. 2 ustawy o finansach publicznych kierownicy jednostek mają obowiązek sporządzenia projektów planów finansowych w terminie 30 dni od dnia otrzymania informacji, nie później jednak niż do dnia 22 grudnia. Stosownie zaś do § 5 ust. 3 i § 6 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 7 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (Dz. U. Nr 241, poz. 1616), projekty planów winny być we wskazanym terminie przekazane zarządowi jednostki samorządu terytorialnego celem weryfikacji ich zgodności z projektem uchwały budżetowej; w opisywanym przypadku ten etap procedury został zaś pominięty. Zweryfikowane projekty planów, w przypadku zachowania przez nie zgodności z projektem uchwały budżetowej oraz zatwierdzenia przez kierownika jednostki budżetowej (wskazany element nie występował), stanowią podstawę prowadzenia gospodarki finansowej jednostki budżetowej w okresie od 1 stycznia roku budżetowego do dnia opracowania planu finansowego (§ 7 pkt 2 i 3 rozporządzenia). Dokumentacja dotycząca założeń planistycznych sporządzana przez jednostki budżetowe na etapie poprzedzającym sporządzenie projektu budżetu gminy nie może w świetle ustawy i rozporządzenia stanowić podstawy prowadzenia gospodarki finansowej; nie jest ona w ogóle regulowana przepisami prawa.

Kontrola wykazała ponadto, iż nie został zachowany obowiązek sporządzenia planu finansowego Urzędu Gminy jako jednostki budżetowej, wynikający przepisów art. 249 ust. 3 i 4 ustawy o finansach publicznych – str. 72-74 protokołu kontroli.

W zakresie zagadnień związanych z planowaniem budżetowym ustalono też, że plan finansowy Biblioteki Publicznej w Zawadach na 2018 r. nie zawierał wszystkich elementów wymaganych przepisami art. 31 pkt 6 i 7 ustawy o finansach publicznych, a mianowicie stanu zobowiązań na początek i koniec roku. Dane w tym zakresie zamieszczono natomiast w rocznym sprawozdaniu Biblioteki z wykonania planu finansowego.

Wskazania wymaga także, iż w dniu 10 października 2018 r. do Urzędu Gminy wpłynął wniosek Biblioteki Publicznej w Zawadach o zmianę planu w zakresie dotacji podmiotowej. Według danych tego dokumentu łączna suma zaplanowanych przychodów Biblioteki miała stanowić 109.600 zł, w tym 107.000 zł z dotacji podmiotowej i 2.600 zł z dotacji celowej z Biblioteki Narodowej na zakup nowości wydawniczych. W stosunku do pierwotnej wersji planu łączna suma przychodów uległa zwiększeniu o 14.600 zł, z czego 12.000 zł w ramach dotacji podmiotowej i 2.600 zł w ramach dotacji z Biblioteki Narodowej. W odpowiedzi na wniosek o zmianę planu, uchwałą Nr I/4/18 Rady Gminy Zawady z dnia 21 listopada 2018 r. w sprawie zmian w budżecie gminy na 2018 r., kwotę dotacji podmiotowej błędnie zwiększono o kwotę 14.600 zł, zamiast o kwotę 12.000 zł (uwzględniono bowiem sumę 2.600 zł stanowiącą odrębny od dotacji podmiotowej przychód Biblioteki). Skutkiem tego zaplanowana w budżecie na 2018 r. kwota dotacji podmiotowej dla Biblioteki wynosiła 109.600 zł, podczas gdy prawidłowo (zgodnie ze stanem faktycznym) powinna stanowić sumę 107.000 zł; tym samym plan wydatków budżetowych gminy z tytułu dotacji został zawyżony o 2.600 zł. Powyższe znajduje także potwierdzenie w stanie faktycznym, gdyż tytułem dotacji w trakcie 2018 r. przelano na rachunek Biblioteki łączną kwotę 103.500 zł (czyli o 6.100 zł niższą, niż przewidywał plan wydatków budżetu). Uchybienie to rzutowało na błędną prezentację danych w rocznym sprawozdaniu z wykonania planu finansowego za 2018 r. przedłożonym Panu przez Bibliotekę. W treści sprawozdania wskazano bowiem, iż planowane przychody Biblioteki zamknęły się kwotą 112.200 zł, w tym 109.600 zł tytułem dotacji od organizatora (tj. w kwocie odpowiadającej sumie błędnie przyjętej w uchwale budżetowej) i 2.600 zł tytułem dotacji z Biblioteki Narodowej. Należy zauważyć, że kwota 112.200 zł nie znajdowała oparcia w formalnie obowiązującym planie finansowym Biblioteki; kontrolującym nie okazano bowiem planu, z którego wynikałby przychody w tej wysokości (według wersji planu z 10 października 2018 r. planowane przychody wynosiły 109.600 zł, z tym 107.000 zł jako dotacja podmiotowa i 2.600 zł jako dotacja z Biblioteki Narodowej). Jednocześnie w okazanej wersji sprawozdania wskazano, iż planowane koszty wynosiły 109.600 zł, czyli były niższe od planowanych przychodów o 2.600 zł, co sugerowało brak zaplanowania kosztów na tę część przychodów. Faktyczne wykonanie przychodów według sprawozdania wynosiło 105.566,25 zł, w tym 102.966,25 zł jako dotacja od organizatora i 2.600 zł jako dotacja z Biblioteki Narodowej, zaś wykonanie kosztów 105.566,25 zł. Sprawozdanie to, pomimo opisanych sprzeczności, zostało zatwierdzone przez Pana Wójta bez uwag – str. 202-203 protokołu kontroli.

Analizując realizację dochodów budżetowych w 2018 r. stwierdzono, że jako plan dochodów ze sprzedaży majątku ujęta była w budżecie kwota 547.059 zł, podczas gdy wykonanie dochodów z tego tytułu wyniosło jedynie 12.140,50 zł (2,22% planu). Dodania wymaga, iż w pierwotnej wersji uchwały budżetowej na 2018 r. dochody ze sprzedaży majątku przyjęto w wysokości 1.200.000 zł; we wrześniu kwotę planowanych dochodów z tego tytułu zwiększono o 47.140 zł, tj. do kwoty 1.247.140 zł; następnie w listopadzie dokonano zmniejszenia planu o sumę 667.931 zł (do kwoty 579.209 zł). W grudniu dokonano ponownego zmniejszenia o kwotę 32.150 zł (tj. do kwoty 547.059 zł). Jako podstawę przyjęcia planu dochodów ze sprzedaży majątku na takim poziomie przedstawiono operat szacunkowy z dnia 9 stycznia 2018 r. według którego wartość nieruchomości zabudowanej Ośrodkiem Edukacji Ekologicznej w Strękowej Górze została wyceniona na 1.891.000 zł. Jak wynika z ustaleń kontroli, w trakcie 2018 r. przeprowadzono dwa przetargi na zbycie tej nieruchomości – 30 kwietnia i 10 lipca (bezskutecznie). W drugim z przetargów cenę wywoławczą nieruchomości obniżono do kwoty 1.512.800 zł brutto. Poza tym, w dniu 29 października 2018 r. upubliczniono ogłoszenie o III przetargu z ceną wywoławczą obniżoną do kwoty 950.000 zł, którego termin wyznaczono na dzień 2 stycznia 2019 r., czyli upływający w kolejnym roku budżetowym. Począwszy od 29 października 2018 r. było zatem wiadomo, iż realizacja założonych dochodów majątkowych jest niemożliwa do osiągnięcia w tym roku budżetowym. Stwierdzić należy, że utrzymywanie tego planu na pierwotnym poziomie nie miało wystarczających podstaw już w lipcu 2018 r., po drugim nieskutecznym przetargu. Tymczasem we wrześniu 2018 r. po raz kolejny zwiększono plan, zamiast go dostosować do realiów. Dokonane zaś w listopadzie i grudniu 2018 r. zmniejszenia planu dochodów, które objęły tylko część kwoty planowanej pierwotnie z tytułu sprzedaży (tj. kwotę 700.081 zł), nie miały należytych podstaw w przebiegu procedury zbywania nieruchomości. Kwotę dokonanych zmian należy utożsamiać z zamiarem pozostawienia planu dochodów mającego stwarzać pozory zapewnienia finansowania limitów wydatków i rozchodów budżetu, mimo że nie było już szans na zrealizowanie tego planu w 2018 r. Pozostawianie w planie nierealnych kwot dochodów jest jedną z okoliczności mogących prowadzić do zaciągania zobowiązań niemających pokrycia w środkach pieniężnych budżetu danego roku na ich realizację (ale mieszczących się w planie wydatków), co w konsekwencji może wywoływać powtarzającą się permanentnie w gminie Zawady okoliczność nielegalnego finansowania budżetu, tj. środkami mającymi stanowić dochody następnego roku, o czym niżej. W udzielonym wyjaśnieniu wskazał Pan: Nie mam wiedzy dlaczego plan dochodów ze sprzedaży składników majątkowych zmniejszono do kwoty 547.059 zł. Zmiany w budżecie przygotowywała zastępca Skarbnika zgodnie z zakresem czynności. Fakt, iż błędnie zmniejszono plan dochodów do w/w kwoty zamiast do zera może wynikać z nadmiaru pracy, gdyż w III kwartale 2018 r. w księgowości budżetowej były zatrudnione tylko zastępca Skarbnika i nowa pracownica. Myślę, że było to działanie niezamierzone.

W dniu 17 grudnia 2018 r. uchwalono budżet na 2019 r., w którym ujęto dochody ze sprzedaży mienia na kwotę 1.230.000 zł. Kwota ta znajdowała się też w planie na dzień zakończenia kontroli; w tej samej wysokości zaplanowano dochody w obowiązującej na dzień kontroli wersji WPF ustalonej 29 października 2019 r. W planach tych uwzględniono, oprócz wspomnianej wyżej nieruchomości w Strękowej Górze, także nieruchomość we wsi Łaś Toczyłowo wycenioną na kwotę 44.820 zł (operat szacunkowy z dnia 15 lipca 2019 r.). W kwestii zbycia nieruchomości w Strękowej Górze ustalono, iż III przetarg z dnia 2 stycznia 2019 r. zakończył się wynikiem negatywnym. W 2019 r. zorganizowano jeszcze trzy kolejne przetargi (16 kwietnia z ceną wywoławczą 950.000 zł oraz 18 czerwca i 6 sierpnia z taką samą ceną wywoławczą), które także zakończyły się negatywnymi wynikami z powodu braku ofert. W dniu 14 września 2019 r. dokonano ponownej wyceny tej nieruchomości – na kwotę 1.538.000 zł. W odpowiedzi o powody zlecenia ponownej wyceny wskazał Pan: Ponowna wycena nieruchomości zabudowanej budynkiem OEE była podyktowana urealnieniem wartości w związku z pogorszeniem w ostatnim czasie stanu technicznego budynku. (…) W związku z koniecznością poniesienia nakładów na remont elewacji wartość nieruchomości spadła. Nieruchomość dalej miała podlegać sprzedaży. Po sporządzeniu nowego operatu szacunkowego, w dniu 1 października 2019 r. przedmiotowa nieruchomość została podana w wykazie nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży w drodze przetargowej. Stwierdzono, iż wykaz, o którym mowa w wyjaśnieniu, został faktycznie upubliczniony w dniu 30 września 2019 r. (w trakcie kontroli), co świadczyłoby o aktualności zamiaru sprzedaży nieruchomości. Z drugiej jednak strony w odpowiedzi z dnia 24 października 2019 r. na pytanie o to, jakie dalsze działania planuje Pan w kwestii zbycia nieruchomości zabudowanej OEE wskazał Pan, iż w związku ze złożoną w ostatnim czasie propozycją wydzierżawienia nieruchomości zabudowanej OEE inwestorowi na potrzeby DPS, zbycie przedmiotowej nieruchomości zostało odroczone w czasie do końca przyszłego roku. Po zakończeniu sześciu ostatnich przetargów wynikiem negatywnym oraz wydzierżawieniem przedmiotowej nieruchomości założenia budżetu na 2019 r. z osiągnięciem dochodu ze sprzedaży nieruchomości gminnych nie zostanie osiągnięte. Planowane jest urealnienie budżetu. Należy wskazać, że w razie zaistnienia okoliczności wskazujących na brak możliwości zrealizowania planu dochodów ze sprzedaży nieruchomości, jest Pan obowiązany do urealniania tego planu według stanu na koniec III kwartału roku budżetowego. Utrzymywanie planu dochodów ze sprzedaży nieruchomości na nierealnym poziomie na koniec III kwartału wypacza bowiem wartość wskaźnika spłaty zadłużenia gminy, o którym mowa w przepisach art. 243 ustawy o finansach publicznych. Zgodnie z art. 243 ust. 2 ustawy obliczenie wskaźnika na 2020 r. nastąpiło bowiem na etapie projektu budżetu na 2020 r. przy uwzględnieniu planu dochodów ze sprzedaży majątku według stanu na koniec III kwartału 2019 r., zaś plan ten w świetle ustaleń kontroli i złożonych przez Pana wyjaśnień budzi uzasadnione wątpliwości co do jego realności – str. 187-191 protokołu kontroli.

Z analizy wykonania budżetu za 2018 r. (danych wykazanych w bilansie za 2018 r. jako stan na początek roku) wynika, że na rachunku budżetu pozostawała kwota 20.286,06 zł, podczas gdy przy zachowaniu prawidłowości źródeł finansowania budżetu powinno to być co najmniej 153.442,55 zł (środki raty części oświatowej subwencji na rok 2019 powiększone o dotacje podlegające zwrotowi i inne środki niestanowiące środków budżetu oraz pomniejszone o należności budżetu z konta 224). Sfinansowania wydatków zaplanowanych w budżecie na 2018 r. w kwocie 133.156,49 zł dokonano zatem posiadanymi na rachunku budżetu środkami raty części oświatowej subwencji ogólnej, podlegającymi zaliczeniu do dochodów budżetu 2019 r. Sfinansowanie budżetu gminy środkami, które nie stanowią dochodów lub przychodów budżetu danego roku narusza przepisy art. 211 ust. 1, art. 212 ust. 1 oraz art. 217 ust. 2 ustawy o finansach publicznych. Analogiczną nieprawidłowość stwierdzono także przy poprzedniej kontroli RIO. W odpowiedzi na zalecenia pokontrolne wskazano: Szczególna uwaga będzie zwrócona na to, aby środki pochodzące z przekazanej kwoty subwencji oświatowej w grudniu na styczeń następnego roku nie były angażowane w wydatki bieżącego roku – str. 33 protokołu kontroli.

W zakresie prawidłowości stosowania  klasyfikacji budżetowej dotyczącej dochodów budżetu ustalono, iż wpłaty związane z kosztami sporządzenia dokumentacji do przetargu ponoszone przez nabywców nieruchomości gminnych  bezpodstawnie zaliczano do dochodów majątkowych i ujmowano w par. 0770 „Wpłaty z tytułu odpłatnego nabycia prawa własności oraz prawa użytkowania wieczystego nieruchomości”. Niewłaściwe stosowanie klasyfikacji budżetowej, wpływające na wysokość dochodów majątkowych i bieżących budżetu, powoduje nieprawidłowości w obliczeniu indywidualnego wskaźnika spłaty zadłużenia gminy oraz relacji dochodów bieżących do wydatków bieżących budżetu (art. 242 i 243 ustawy o finansach publicznych). W zbadanych postępowaniach sklasyfikowano w ten sposób dochody w wysokości 811,80 zł – str. 79 protokołu kontroli.

Analiza dochodów z tytułu oddania w najem lokalu mieszkalnego o pow. 52,40 m²  na podstawie umowy zawartej w dniu 1 października 2018 r. wykazała, że najemca przeprowadził w wynajmowanym lokalu remont, którego koszty w łącznej kwocie 4.295,07 zł zostały zaliczone w całości na poczet czynszu. Jak wynika z kartoteki prowadzonej dla tego najemcy, w wyniku dokonanych odpisów od czynszu na koniec 2018 r. na koncie kontrahenta widnieje kwota 3.488,28 zł, która miała być zaliczona na poczet następnych opłat za najem. W wyniku kontroli stwierdzono, że na poczet czynszu zaliczono wydatki najemcy na takie cele jak np. umywalka, bateria, zlew czy okap, które w świetle przepisów art. 6a i 6b ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (Dz. U. z 2019 r. poz. 1182, ze zm.) powinny obciążać najemcę. Jak wprost stanowi art. 6b ust. 2 pkt 4 ustawy, najemcę obciąża wymiana i konserwacja, łącznie z wymianą: trzonów kuchennych, kuchni i grzejników wody przepływowej, podgrzewaczy wody, wanien, brodzików, mis klozetowych, zlewozmywaków i umywalek wraz z syfonami, baterii i zaworów czerpalnych oraz innych urządzeń sanitarnych, w które lokal jest wyposażony. Z kolei art. 6a ust. 3 pkt 3 ustawy przewiduje, że do obowiązków wynajmującego należy dokonywanie napraw lokalu, napraw lub wymiany instalacji i elementów wyposażenia technicznego w zakresie nieobciążającym najemcy, a zwłaszcza napraw i wymiany wewnętrznych instalacji: wodociągowej, gazowej i ciepłej wody – bez armatury i wyposażenia.

Z udzielonego przez Pana wyjaśnienia wynika, iż stwierdził Pan uszkodzenie  umywalki, baterii, zlew oraz okapu, w związku z tym zgodził się Pan na tę wymianę ponieważ na wyposażeniu mieszkań (…) są: umywalka wraz z baterią, zlewozmywak, okap, zestaw WC oraz wanna. Wymienione akcesoria kuchni i łazienki są własnością gminy i po zmianie lokatorów zostają nadal jako wyposażenie lokalu mieszkalnego podobnie jak grzejniki. Dalej wyjaśnił Pan, iż (…) skoro jest to własność gminy to nowy Najemca lokalu nie powinien być obciążony kosztami wymiany za w/w akcesoria – str. 81-82 protokołu kontroli. Odnosząc się do Pańskiego wyjaśnienia pragnę wskazać, że zgodnie z art. 6e ust. 1 ustawy o ochronie praw lokatorów… po zakończeniu najmu i opróżnieniu lokalu najemca jest obowiązany odnowić lokal i dokonać w nim obciążających go napraw, a także zwrócić wynajmującemu równowartość zużytych elementów wyposażenia technicznego, wymienionych w art. 6b ust. 2 pkt 4, które znajdowały się w lokalu w chwili wydania go najemcy. Przepis ten potwierdza, że niezależnie od tego, który najemca zużył (uszkodził) przedstawione wyżej elementy wyposażenia, poniesienie ekonomicznego kosztu ich wymiany nie może obciążać gminy. Jeżeli lokal był wcześniej wynajmowany, to koszt wymiany uszkodzonych lub zużytych elementów powinien być wyegzekwowany od poprzedniego najemcy.

Wszystkich najemców lokali mieszkalnych obciążano w badanym okresie stawką czynszu w wysokości 2,07 zł/m², wprowadzoną zarządzeniem Pana Wójta z 16 grudnia 2015 r. Z treści protokołu kontroli nie wynika aby zastosowano w umowach obowiązujące do 2019 r. czynniki podwyższające i obniżające czynsz (podane na str. 80-81 protokołu kontroli). Z udzielonych wyjaśnień wynika, że w umowach zawieranych z najemcami stosuje się zasady ustalania stawek czynszu za lokale mieszkalne (…) Zastosowana w nich była stawka podstawowa czynszu za lokale mieszkalne, która wynosiła 2,07 zł za 1 m². W umowach zawieranych z najemcami lokali mieszkalnych stosowano zwyżki i obniżki czynszu. We wszystkich 11 mieszkaniach po zastosowaniu zwyżek i zniżek czynsz podstawowy wynosił nadal 2,07 zł za 1m² powierzchni użytkowej.

Uchwałą Nr V/39/19 Rady Gminy Zawady z dnia 25 czerwca 2019 r. w sprawie przyjęcia wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobami Gminy Zawady na lata 2019-2023 (data wejścia w życie – 25 lipca 2019 r.) przyjęto nowe czynniki podwyższające i obniżające czynsz za najem 1m² lokalu mieszkalnego. Zasady te nie zostały jednak do dnia kontroli, tj. do 22 listopada 2019 r., zastosowane do najemców lokali (nie dokonano zmian czynszu). Według złożonego w tej sprawie wyjaśnienia (…) Nie aneksowano umów zawartych przed 2019 rokiem ponieważ byłoby to niezgodne z obowiązującym w Polsce prawem. Nowe zasady wprowadzone Uchwałą Nr V/39/19 Rady Gminy Zawady w sprawie przyjęcia wieloletniego gospodarowania mieszkaniowym zasobem Gminy Zawady na lata 2019 – 2023 mają zastosowanie do umów, które będą zawierane po dniu wejścia w życie uchwały. Aneksowanie umów byłoby niezgodne z art. 3 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (…), który stanowi iż,, ustawa nie ma mocy wstecznej, chyba że to wynika z jej brzmienia lub celu” oraz z art. 8a ust. 4e ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów (…): ,,Podwyżkę czynszu albo innych opłat za używanie lokalu w wysokości nieprzekraczającej w danym roku kalendarzowym średniorocznego wskaźnika wzrostu cen towarów i usług konsumpcyjnych ogółem w poprzednim roku kalendarzowym uważa się za uzasadnioną”. Zastosowanie stawki wynikającej z uchwały Rady Gminy Zawady do umów wcześniej już zawartych spowodowałoby podwyżkę czynszu o 65 % lub o 80 % a średnioroczny wskaźnik wzrostu cen towarów i usług konsumpcyjnych ogółem w poprzednim roku kalendarzowym wyniósł 1,6%. Odnosząc się do wyjaśnienia należy wskazać na błędne rozumienie przywołanego w jego treści art. 8a ust. 4e ustawy o ochronie praw lokatorów… Przepis ten nie zakazuje bowiem podwyżki czynszu w wysokości przekraczającej w danym roku kalendarzowym średnioroczny wskaźnik wzrostu cen towarów i usług konsumpcyjnych ogółem w poprzednim roku kalendarzowym, a jedynie stanowi, że podwyżka do tej wysokości uważana jest zawsze za uzasadnioną i nie wymaga przedstawiania przyczyn i kalkulacji podwyżki. Ograniczenia i warunki dopuszczalnej wysokości podwyżki czynszu określają przepisy art. 8a ust. 4-4d ustawy. Uchwała Rady Gminy Zawady w sprawie wieloletniego programu… została uznana za legalną przez organ nadzoru. Izba nie znajduje też uzasadnienia dla zaprezentowanego twierdzenia, iżby uchwalane przez Radę Gminy zasady polityki czynszowej wchodzące w skład wieloletniego programu (aktu prawa miejscowego), mającego z założenia ustawodawcy charakter aktu okresowego, miały nie mieć zastosowania do obowiązujących już umów najmu lokali. Przyjęcie takiej koncepcji niweczyłoby możliwość prowadzenia racjonalnej gospodarki zasobem mieszkaniowym – str. 80-85 protokołu kontroli.

W związku z faktem, iż w toku kontroli nie okazano żadnych dokumentów wskazujących sposób ustalenia pobieranych od najemców lokali mieszkalnych zryczałtowanych stawek opłat za zimną wodę (5,31 zł miesięcznie za osobę) oraz wywóz nieczystości płynnych (5,49 zł miesięcznie za osobę) oraz brakiem pracowników, którym przydzielono zadania z tego zakresu, zwrócono się do Pana o udzielenie wyjaśnienia, w jaki sposób ustalono ryczałtowe opłaty za zimną wodę i wywóz nieczystości ciekłych pobierane od najemców lokali mieszkalnych. W wyjaśnieniu złożonym w tej sprawie stwierdza Pan że: stawki ryczałtowe opłaty ustalał Pan Inspektor (…) i przekazywał informację o stawkach Pani Starszy Inspektor (…). Zryczałtowana stawka opłaty za wodę wynosi 5,31 zł za osobę miesięcznie, a stawka za wywóz nieczystości ciekłych wynosi 5,49 zł za osobę miesięcznie. Ryczałt miesięczny za wodę jest wyliczany jako iloczyn przeciętnej normy zużycia wody (ustalonej na podstawie rozporządzenia (…) Ministra Infrastruktury z dn. 14 stycznia 2002 r. w sprawie określenia przeciętnych norm zużycia wody) i obowiązującej taryfy za 1m ³ wody. Sposób wyliczania opłaty za wodę jest podany w §5.1. wzoru umowy o zaopatrzenie w wodę oraz § 17 Regulaminu dostarczania wody z terenu Gminy Zawady (…) Sposób obliczenia zryczałtowanej opłaty za wywóz nieczystości ciekłych został wyliczony na podobnej zasadzie jak ryczałtowa stawka opłaty za wodę jako iloczyn przeciętnej normy zużycia wody i stawki za 1 m³ wody według poprzedniej wyższej taryfy za 1m³ wody. Pomimo poszukiwań prowadzonych przez (…) nie odnaleziono dokumentów, na podstawie których Pan Inspektor (…) wyliczył stawki ryczałtu miesięcznego za wodę oraz za wywóz nieczystości ciekłych w 2018 r. Odnosząc się do wyjaśnienia należy wskazać, że w przypadku braku urządzeń pomiarowych posłużenie się normami zużycia wody wynikającymi z podanego przez Pana rozporządzenia byłoby akceptowalne pod warunkiem, że formalnie ustalona zostałaby ilość m³ na osobę miesięcznie (w ramach tych norm), zaś obciążenie dla najemców byłoby zależne od aktualnej ceny wody. Wówczas pobierana opłata byłaby związana z aktualnie obowiązującą ceną wody, co umożliwiałoby argumentowanie zgodności z art. 9 ust. 2 ustawy o ochronie praw lokatorów… – str. 86-87 protokołu kontroli.

Ponadto w zakresie opłat niezależnych od właściciela z ustaleń zawartych na str. 85-86 protokołu kontroli wynika, że z najemcami lokali mieszkalnych nie są rozliczane faktyczne koszty ogrzewania lokali, co nie pozwala na potwierdzenie zgodności pobieranych opłat z dyspozycją art. 9 ust. 2 ustawy o ochronie praw lokatorów…

Badanie zagadnień związanych z pozyskiwaniem dochodów z najmu i dzierżawy nieruchomości gruntowych oraz lokali użytkowych wykazało, że:

a) terminy zapłaty należności wynikające z faktur są niezgodne z postanowieniami zawartych umów. W umowach najmu lokali użytkowych jako termin zapłaty wskazywano co do zasady 7 dni od daty otrzymania przez najemcę faktury. W praktyce na fakturach jako termin zapłaty wstawiana jest zaś data wynikająca z dodania 7 dni do daty wystawienia faktury. Faktura przesyłana jest najemcom zwykłą pocztą więc brak jest potwierdzenia daty jej odbioru, a w konsekwencji ustalenie terminu zapłaty (powstania opóźnienia dla potrzeb naliczania odsetek) jest niemożliwe. Ponadto w przyjętej do kontroli umowie dzierżawy zawartej z Polkomtel S.A. obejmującej część nieruchomości położonej w miejscowości Strękowa Góra termin zapłaty wynikający z faktury to 31 grudnia 2018 r., a termin wynikający z umowy to 21 dni od dnia doręczenia faktury. W dokumentacji brak dowodu odebrania faktury przez dzierżawcę. Z analityki prowadzonej dla tego kontrahenta wynika, iż na koniec 2018 r. zalegał on z zapłatą czynszu za grudzień. Badanie, które objęło wszystkie faktury wystawiane dzierżawcy w 2018 r. wykazało, iż jednostka nie doręczała dzierżawcy faktur za zwrotnym potwierdzeniem odbioru a jako termin ich zapłaty wskazywała (na fakturze) ostatni dzień miesiąca w którym wystawiono fakturę. W związku z powyższym nie można przyjąć, iż kontrahent zalegał z płatnością czynszu za grudzień 2018 r. gdyż termin zapłaty faktury wystawionej w dniu 13 grudnia 2018 r., nawet gdyby została doręczona w dniu wystawienia, przypadałby najwcześniej na początek stycznia 2019 r. W konsekwencji kwota 1.799,05 zł nie powinna zostać ujęta w sprawozdaniu Rb-27S za 2018 r. jako należność wymagalna – str. 87-90 protokołu kontroli,

b) występowały nieprawidłowości w naliczaniu i egzekwowaniu odsetek za opóźnienia w opłatach czynszowych. Jak wynika z ustaleń kontroli, odsetki za opóźnienie naliczane są kwartalnie jedynie od zaległości powstałej w miesiącu kończącym dany kwartał oraz istniejącej na koniec danego roku. Przy czym co do zasady jednostka egzekwuje wpłatę jedynie odsetek ustalonych za zaległości istniejące na koniec roku. Odsetki kwartalne naliczane są jedynie w celu ich ujęcia w sprawozdaniach a następnie są one bezpodstawnie wyksięgowywane. W wyniku ustaleń kontroli jednostka naliczyła odsetki za opóźnienia i wezwała do ich uregulowania dzierżawców i najemców – str. 89 protokołu kontroli,

c) czynsz przewidziany w umowie dzierżawy działki nr 35/3 zawartej na czas nieoznaczony, który w 2018 r. wynosił 246 zł (ustalony w 2009 r.), nie był korygowany o wskaźnik inflacji, wbrew zapisom umowy w tym zakresie. Z obliczeń kontrolujących wynika, że po corocznej korekcie o wskaźniki wzrostu cen towarów i usług konsumpcyjnych, czynsz w 2018 r  powinien wynosić 276,76 zł a w 2019 r. 281,18 zł – str. 92 protokołu kontroli. Z kolei w przypadku umowy najmu lokalu użytkowego na gabinet stomatologiczny, zawartej w 2014 r. na czas nieoznaczony stwierdzono, że nie zawarto w jej treści postanowień przewidujących waloryzację czynszu. Stosownie do art. 12 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2020 r. poz. 65, ze zm.) organy działające za jednostkę samorządu terytorialnego są zobowiązane do gospodarowania nieruchomościami zgodnie z zasadami prawidłowej gospodarki. Jednym z elementów prawidłowej gospodarki jest pobieranie dochodów w należytej, adekwatnej do aktualnej siły nabywczej pieniądza, wysokości z tytułu udostępnienia nieruchomości gminy na prowadzenie działalności gospodarczej – str. 89 protokołu kontroli.

W zakresie dochodów z opłat za użytkowanie wieczyste stwierdzono, że Spółdzielnia Mleczarska Mlekpol wnosi na rzecz gminy opłaty roczne za użytkowanie wieczyste dwóch nieruchomości gruntowych, w wysokości: 70 zł (ustalona w 1999 r.) oraz 290 zł (ustalona w 1997 r.). Gmina od dnia ustanowienia prawa użytkowania wieczystego nie dokonywała aktualizacji opłat. Stosownie do art. 77 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami, w brzmieniu obowiązującym od 9 października 2011 r., wysokość opłaty rocznej z tytułu użytkowania wieczystego nieruchomości gruntowej podlega aktualizacji nie częściej niż raz na 3 lata, jeżeli wartość nieruchomości ulegnie zmianie. Przeprowadzenie aktualizacji jest więc obowiązkiem Pana Wójta, ponieważ z uwagi na odległy termin ustalenia pobieranych opłat nie może podlegać wątpliwości, że wartość nieruchomości uległa zmianie – str. 93 protokołu kontroli.

W zakresie opłat adiacenckich ustalono, że jednostka nie posiada uchwały w sprawie opłaty adiacenckiej z tytułu wzrostu wartości nieruchomości spowodowanego jej podziałem, wymaganej na podstawie art. 98a ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Wysokość stawki procentowej opłaty adiacenckiej ustala rada gminy w drodze uchwały, w wysokości nie większej niż 30% różnicy między wartością nieruchomości przed podziałem i po dokonaniu jej podziału. Odwlekanie przez Radę Gminy decyzji o uchwaleniu stawki stanowi naruszenie przepisów ustawy określających obowiązek podjęcia uchwały, odbierając możliwość pozyskiwania prawem określonych dochodów. Nieokreślenie przez organ stanowiący stawki procentowej opłaty adiacenckiej uniemożliwia bowiem podejmowanie postępowań w sprawach indywidualnych, zmierzających do wydania decyzji ustalających ich wysokość, a tym samym do ustalania i poboru dochodów budżetu – str. 94 protokołu kontroli.

Analiza zasad ustalania i pobierania opłat z tytułu zajęcia pasa drogi gminnej wykazała, że dochody z tego tytułu były księgowane z pominięciem konta 221, co świadczy o zaniechaniu dokonywania przypisu należności wynikającej z decyzji, a przez to o braku możliwości stwierdzenia na podstawie danych ksiąg rachunkowych, czy wszyscy zobowiązani dokonali wpłaty. W sprawozdaniu Rb-27S za 2018 r. gmina nie wykazała żadnych zaległości z opłat za zajęcie pasa drogowego. Pracownik merytoryczny prowadzący sprawy tych opłat (nie zostały mu one powierzone zakresem czynności) oświadczył, że wszyscy zobowiązani uiścili opłatę za zajęcie pasa drogi gminnej w roku 2018 do dnia.31.12.2018 r. oraz zapewnił, że decyzje w sprawie opłaty za zajęcie pasa drogowego po wydaniu są niezwłocznie przekazywane do referatu księgowości, za pokwitowaniem przez pracownika referatu. Wyjaśnienia tego pracownika wskazują na prawidłowy obieg decyzji, sugerując zaniedbania ze strony osób prowadzących księgi – str. 94-96 protokołu kontroli.

W zakresie podstaw gospodarowania nieruchomościami stwierdzono, że gmina Zawady nie posiada planu wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości. Na podstawie art. 25 ust. 2a ustawy o gospodarce nieruchomościami plan taki powinien być opracowywany na okres 3 lat przez Pana Wójta i zawierać elementy wymienione przywołaną regulacją – str. 192 protokołu kontroli.

W toku kontroli dochodów budżetowych gminy badaniu poddano również dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2019 r. poz. 900 ze zm.), jest Pan Wójt. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru wskazanych dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych, a jej wyniki doprowadziły do następujących ustaleń.

Badanie powszechności opodatkowania osób prawnych oraz jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej ujawniło wątpliwości co do rzetelności sporządzenia wykazu podatników, który nie był spójny ze złożonymi deklaracjami na podatek od nieruchomości, rolny oraz leśny. Podjęte czynności kontrolne wykazały brak objęcia systemem podatkowym dwóch jednostek organizacyjnych gminy Zawady, wskazanych w treści protokołu kontroli na str. 106. Opisane sytuacje świadczą o braku  należytego nadzoru nad powszechnością i prawidłowością pozyskiwania dochodów podatkowych w grupie obejmującej osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej. Zważywszy na fakt, iż jednym z podstawowych zadań jednostki samorządu terytorialnego jest gromadzenie dochodów z ustawowo wskazanych źródeł, jako środka do realizacji celów i zadań jednostki, obowiązkiem kierownika jednostki (wójta), jako podmiotu odpowiedzialnego za całość gospodarki finansowej zgodnie z art. 53 ustawy o finansach publicznych jest podejmowanie wszelkich możliwych czynności, aby dochody były pozyskiwane z uwzględnieniem przymiotów: powszechności, kompletności oraz prawidłowości. Szczególnie przepis art. 272 działu V Ordynacji podatkowej „Czynności sprawdzające”, zobowiązuje do podjęcia niezbędnych działań, które dałyby przekonanie, iż wszyscy zobowiązani do uiszczania danej należności (powszechność) wywiązali się z obowiązków nałożonych ustawami podatkowymi kreującymi materialnoprawny porządek (prawidłowość). Dodatkowo, normy zawarte w art. 274a oraz 276 Ordynacji dają szereg możliwości ułatwiających uzyskanie niezbędnych informacji, potrzebnych do realizacji ustawowych zadań. Działania z zakresu czynności sprawdzających mogą być także wstępem do wszczęcia kontroli podatkowej. Brak kompletnej ewidencji zobowiązanych podmiotów jest zjawiskiem niepożądanym, który w konsekwencji może prowadzić do utraty kontroli we wskazanym zakresie, a tym samym do uszczuplenia należności publicznoprawnych. Ponadto wskazana nieprawidłowość jest przejawem niewykonania zaleceń pokontrolnych z 2015 r.

Kontrola terminowości składania deklaracji na podatki lokalne wykazała znaczne opóźnienia w jej złożeniu przez podmioty wskazane w treści protokołu kontroli na str. 108, 116 i 123. Deklaracje o łącznym przypisie 2.694 zł zostały złożone ze średnio 315-dniowym opóźnieniem – wyliczenie na podstawie daty sporządzenia deklaracji, z uwagi na brak daty wpływu na dokumencie. Złożenie deklaracji po terminie skutkowało nieterminową wpłatą zobowiązania podatkowego. W takim przypadku organ podatkowy uprawniony jest na gruncie art. 21 § 3 Ordynacji podatkowej do wystawienia decyzji określającej wysokość zobowiązania podatkowego i dokonania przypisu podatku. Brak reakcji ze strony organu podatkowego, tj. brak podjęcia czynności zmierzających do efektywnego dokonania wymiaru podatku od nieruchomości, świadczy o braku realizacji obowiązku przeprowadzania czynności sprawdzających nakazanych treścią działu V Ordynacji podatkowej. Natomiast stwierdzony brak daty wpływu deklaracji do Urzędu jest naruszeniem § 40 ust. 1 i ust. 3 pkt 2 Załącznika Nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67), z którego wynika, że punkt kancelaryjny rejestruje przesyłki wpływające, tj. umieszcza w dowolnej kolejności w rejestrze prowadzonym na nośniku papierowym lub w postaci elektronicznej daty wpływu przesyłki do Urzędu. Data wpływu zamieszczana na składanych dokumentach pozwala na stwierdzenie zachowania terminów, do których zobowiązują przepisy prawa podatkowego, a także na obliczenie prawidłowego okresu zobowiązania podatkowego oraz jego wysokości, szczególnie w przypadku składanych korekt.

Kolejnym przejawem braku czynności sprawdzających były następujące sytuacje:

a) brak weryfikacji złożonej deklaracji przez podatnika wskazanego na str. 109 protokołu kontroli, w której nie wykazano w rubryce „przedmioty zwolnione” gruntów sklasyfikowanych jako „Bz” o pow. 0,784 ha (cmentarz), korzystających z ustawowego zwolnienia z opodatkowania na gruncie art. 55 ust. 4 ustawy z dnia 17 maja 1989 r. o stosunku Państwa do Kościoła Katolickiego w Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2018 r. poz. 380). Przywołana podstawa prawna stanowi, iż kościelne osoby prawne są zwolnione od opodatkowania i od świadczeń na fundusz gminny i fundusz miejski, od nieruchomości lub ich części, stanowiących własność tych osób lub używanych przez nie na podstawie innego tytułu prawnego na cele niemieszkalne, z wyjątkiem części zajmowanej na wykonywanie działalności gospodarczej;

b) brak reakcji w stosunku do informacji złożonej przez podatnika wskazanego na str. 115 protokołu kontroli, w której wykazano 36 m² powierzchni użytkowej budynków mieszkalnych. Uzyskane dane z systemu „geoportal2” oraz „google maps” wzbudzają uzasadnione wątpliwości co do wiarygodności wykazanych danych. Według dokonanych wyliczeń powierzchnia użytkowa powinna wynosić co najmniej 70 m²;

c) brak wezwań do złożenia informacji na podatek od nieruchomości, rolny oraz leśny przez podatników wskazanych na str. 115, 118 i 124 protokołu kontroli. Charakter danych zawartych w informacjach ma istotne znaczenie z punktu widzenia prawidłowości opodatkowania podatkami lokalnymi. Informacje na podatek od nieruchomości są źródłem danych m.in. na temat powierzchni użytkowej budynków, w tym mieszkalnych, natomiast w informacji na podatek leśny podatnik wskazuje wiek drzewostanu, od którego zależny jest wymiar podatku leśnego. Uzyskanie przez organ podatkowy wymienionych danych możliwe jest wyłącznie poprzez prawidłowo sporządzoną informację;

d) brak wezwania do złożenia deklaracji na podatek rolny przez jednostkę wskazaną na str. 116 protokołu kontroli, dzierżawiącą grunty sklasyfikowane jako RVI o pow. 0,97 ha. Pomimo faktu, iż przedmiotowe grunty korzystają z ustawowego zwolnienia, nie zwalnia to z obowiązku złożenia deklaracji, w myśl art. 6a ust. 9 ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (Dz. U. z 2019 r. poz. 1256, ze zm.);

e) brak wezwań do złożenia deklaracji lub ich korekt w podatku od środków transportowych, które wpłynęły do Urzędu ze znacznym opóźnieniem – str. 125-126 protokołu kontroli;

f) niedokonanie wymiaru opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi w stosunku do właściciela nieruchomości wskazanego na str. 137 protokołu kontroli, który ostatnią deklarację złożył w dniu 30 kwietnia 2013 r. (data sporządzenia) wskazując, iż na nieruchomości będzie przebywał wyłącznie w miesiącach sierpień-wrzesień. Od 2013 r. z nieznanych przyczyn opłata za gospodarowanie odpadami komunalnymi nie jest wymierzana. Z danych uzyskanych z Urzędu Stanu Cywilnego wynika, iż na nieruchomości w dalszym ciągu zameldowana jest jedna osoba. Ponadto w stosunku do przedmiotowej nieruchomości wymierzony jest podatek od nieruchomości;

g) jednorazowa sytuacja braku wezwania do złożenia informacji za I półrocze 2018 r. dotyczącej opłaty eksploatacyjnej. Brak złożenia informacji stanowi naruszenie art. 137 ust. 3 ustawy z dnia 9 czerwca 2011 r. Prawo geologiczne i górnicze (Dz. U. z 2017 r. poz. 2126 ze zm.), gdyż obowiązek złożenia informacji dotyczy każdego przedsiębiorcy, który uzyskał koncesję na wydobywanie kopaliny ze złoża (niezależnie od tego, czy jest prowadzona eksploatacja, czy też nie została ona podjęta, lub nie wydobywano kopaliny w danym półroczu).

Należy podkreślić, iż systematyczne dokonywanie czynności sprawdzających nie jest uprawnieniem organu podatkowego, a nałożonym przez ustawodawcę obowiązkiem, których celem jest stwierdzenie formalnej poprawności złożonych dokumentów, a także ustalenie stanu faktycznego w zakresie niezbędnym do stwierdzenia zgodności z przedstawionymi dokumentami. Rozdział V Ordynacji daje szereg instrumentów umożliwiających efektywne przeprowadzenie czynności, m.in. uprawnienie do wezwania podatnika do złożenia wyjaśnień (art. 274a Ordynacji), a także możliwość wszczęcia kontroli podatkowej (art. 281 Ordynacji).

Następnym obszarem, w obrębie którego stwierdzono wystąpienie różnorodnych rodzajowo nieprawidłowości był wymiar następujących podatków i opłat lokalnych:

a) podatek od nieruchomości od osób prawnych – brak opodatkowania jednostki organizacyjnej gminy będącej trwałym zarządcą nieruchomości gminnych (lokali mieszkalnych), co przyczyniło się do zaniżenia dochodów w 2018 r. w kwocie  94 zł. Zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 4 lit. a) ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1170, ze zm.) podatnikami podatku od nieruchomości są m.in. posiadacze nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub jednostki samorządu terytorialnego, jeżeli posiadanie wynika z umowy zawartej z właścicielem, Agencją Nieruchomości Rolnej lub z innego tytułu prawnego (…). Opodatkowane podatkiem od nieruchomości oddanych w trwały zarząd mogą być, zgodnie z art. 43 w zw. z art. 4 pkt 10 ustawy o gospodarce nieruchomościami, samorządowe jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej. Obejmują w posiadanie nieruchomości jednostki samorządu terytorialnego na podstawie decyzji administracyjnej – „innego tytułu prawnego”. Jednostka mającą w trwałym zarządzie nieruchomości gminne płaci podatek jako posiadacz nieruchomości na podstawie innego niż umowa tytułu prawnego i to na nim spoczywa obowiązek wykazania w deklaracji lokali mieszkalnych – str. 110 protokołu kontroli;

b) podatek rolny od osób prawnych – jednorazowa sytuacja przyjęcia do opodatkowania powierzchni gruntów o 0,1 ha większej od należnej, skutkującej zawyżeniem podatku rolnego w 2018 r. o 13 zł, natomiast w latach 2015-2018 łącznie o 52 zł – str. 108-109 protokołu kontroli;

c) podatek od nieruchomości od osób fizycznych – brak wprowadzenia do ewidencji wymiarowej zmiany powierzchni użytkowej budynku mieszkalnego na podstawie informacji sporządzonej w 2013 r., co skutkowało zawyżeniem podatku w 2018 r. o 10 zł, natomiast w latach 2014-2017 r. łącznie o 40 zł – str. 114 protokołu kontroli;

d) podatek rolny od osób fizycznych:

- opodatkowanie w jednej decyzji wymiarowej gruntów, będących własnością podatnika wraz z gruntami będącymi odrębną własnością drugiego podmiotu. Należy podkreślić, iż opodatkowanie gruntów w jednej decyzji wymiarowej, należących do dwóch różnych podmiotów możliwe jest wyłącznie w przypadku istnienia współwłasności. Zgodnie z art. 3 ust. 5 ustawy o podatku rolnym, jeżeli grunty rolne stanowią współwłasność lub znajdują się w posiadaniu dwóch lub więcej podmiotów, to stanowią odrębny przedmiot opodatkowania podatkiem rolnym, a obowiązek podatkowy ciąży solidarnie na wszystkich współwłaścicielach (posiadaczach), z zastrzeżeniem ust. 6 i 7 – str. 118 protokołu kontroli;

- podwójne opodatkowanie użytków rolnych klasy ŁIV o pow. 0,1 ha, będących przedmiotem umowy dzierżawy z jednostką organizacyjną Skarbu Państwa, opodatkowanych na indywidualnym koncie podatnika oraz odrębnym koncie wymiarowym utworzonym w celu ujęcia wyłącznie przedmiotu dzierżawy. Kwota potencjalnie zawyżonego podatku rolnego w latach 2017-2018 wyniosła 16 zł – str. 118 protokołu kontroli;

- brak reakcji organu podatkowego wobec stosowania w danych geodezyjnych klasyfikacji gruntów „B-N” opisanych w ewidencji jako „tereny mieszkaniowe”. Rozporządzenie Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 29 marca 2001 r. w sprawie ewidencji gruntów i budynków (Dz. U. z 2016 r. poz. 1034) w § 68 ust. 1 pkt 2 stwierdza, iż oznaczenie „N” dotyczy nieużytków, natomiast ust. 3 pkt 1 tego paragrafu wskazuje, że oznaczenie „B” to tereny mieszkaniowe. Zatem wskazany akt prawny nie dopuszcza sklasyfikowania przez służby geodezyjne gruntów jako „B-N”. Klasyfikacja taka w ewidencji gruntów i budynków powtarza się na terenie gminy Zawady, zwłaszcza wśród osób fizycznych, a organ podatkowy kierując się drugą literą tego oznaczenia („N”) traktował je jako nieużytek, zwalniając z opodatkowania. Organ podatkowy powinien zwrócić się do Starosty Białostockiego, jako organu prowadzącego ewidencję gruntów i budynków o sprostowanie tych zapisów na prawidłowe, przewidziane rozporządzeniem w sprawie ewidencji gruntów i budynków – str. 114 protokołu kontroli;

e) podatek leśny od osób fizycznych – pojedynczy przypadek opodatkowania gruntów „LsV” o pow. 1,131 ha jako „ŁV”, korzystających z ustawowego zwolnienia. Potencjalna kwota zaniżonego podatku leśnego w lata 2017-2018 r. wyniosła 98 zł – str. 124 protokołu kontroli,

f) podatek leśny od osób prawnych:

- dokonanie wymiaru podatku stosownie do posiadanych udziałów we współwłasności gruntów leśnych, co stanowi naruszenie art. 2 ust. 4 ustawy z dnia 30 października 2002 r. o podatku leśnym (Dz. U z 2019 r. poz. 888), wedle którego, jeżeli las jest współwłasnością lub znajduje się w posiadaniu dwóch lub więcej podmiotów, stanowi wówczas odrębny przedmiot opodatkowania podatkiem leśnym, a obowiązek podatkowy ciąży solidarnie na wszystkich współwłaścicielach lub posiadaczach. Tego samego rodzaju nieprawidłowość stanowiła przedmiot zaleceń pokontrolnych z kontroli przeprowadzonej w 2015 r. – str. 123 protokołu kontroli;

- wprowadzenie do ewidencji wymiarowej zawyżonej o 9 ha powierzchni gruntów leśnych, będących własnością podatnika wskazanego na str. 123 protokołu kontroli. Kwota zawyżonego podatku leśnego za 2018 r. wyniosła 390 zł. Podczas kontroli wpłynęła korekta deklaracji, a nadpłatę zwrócono na konto podatnika;

g) opłata za gospodarowanie odpadami komunalnymi – pojedynczy przypadek dokonania wymiaru opłaty stosownie do wskazanej liczby miesięcy, co stanowi naruszenie treści przepisu 6 m ust. 2 ustawy z dnia 13 września 1996 r. o utrzymaniu czystości i porządku w gminach (Dz. U. z 2019 r. poz. 201, ze zm.), zgodnie z którym w przypadku zmiany danych będących podstawą ustalenia wysokości należnej opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi lub określonej w deklaracji ilości odpadów komunalnych powstających na danej nieruchomości właściciel nieruchomości jest obowiązany złożyć nową deklarację w terminie 14 dni od dnia nastąpienia zmiany. Opłatę w zmienionej wysokości uiszcza się za miesiąc, w którym nastąpiła zmiana.

Nieprawidłowości wykazała także kontrola sporządzenia deklaracji gminnej na podatek od nieruchomości oraz leśny, której wyniki opisane zostały na str. 110-113 protokołu kontroli. W zakresie podatku od nieruchomości stwierdzono:

- brak opodatkowania gruntów stanowiących własności Skarbu Państwa, których gmina jest użytkownikiem, tj. 0,6362 ha dróg wewnętrznych oraz 0,4518 ha terenów sklasyfikowanych jako „Bz”, w konsekwencji czego zaniżono kwotę podatku od nieruchomości w 2018 r. o 4.678 zł,

- brak weryfikacji statusu lokali mieszkalnych pozostających w bezpośrednim zarządzie gminy, a przekazanych w posiadanie osobom fizycznym. Wedle art. 3 ust. 1 pkt 4 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych obowiązek podatkowy ciąży na posiadaczach zależnych, z wyjątkiem posiadania przez osoby fizyczne lokali mieszkalnych niestanowiących odrębnych nieruchomości. Wyrok WSA w Gliwicach z dnia 10 lutego 2016 r. (sygn. akt I SA/Gl 952/15) wskazuje, iż o lokalu mieszkalnym niestanowiącym odrębnej nieruchomości mówimy wówczas, gdy lokal taki stanowi część składową nieruchomości budynkowej (budynku), bądź budynku będącego częścią składową gruntu, jako faktycznie wydzielona przestrzeń, w danym budynku, stanowiąca funkcjonalnie samodzielny lokal mieszkalny bez jego prawnego wyodrębnienia z reszty budynku, w tym z budynku jednorodzinnego, o którym mowa w art. 2 pkt 2a ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (…). Z treści tego przepisu wynika bowiem, że budynkiem jednorodzinnym w rozumieniu tej ustawy jest „budynek (...), w którym dopuszcza się wydzielenie nie więcej niż dwóch lokali mieszkalnych albo jednego lokalu mieszkalnego i lokalu użytkowego o powierzchni całkowitej nieprzekraczającej 30% powierzchni całkowitej budynku. Jeżeli przedmiotem najmu będą lokale mieszkalne niestanowiące odrębnych nieruchomości, wówczas obowiązek podatkowy będzie spoczywał na właścicielu (gminie) a przedmiotowe lokale powinny być wykazane w deklaracji gminnej i opodatkowanie podatkiem od nieruchomości według stawki przewidzianej dla budynków mieszkalnych. Weryfikacja statusu tych nieruchomości (niestanowiące – stanowiące odrębne nieruchomości) jest kluczowym elementem dla ustalenia podatnika podatku od nieruchomości. Potencjalne zaniżenie dochodów z tego tytułu wyniosło 241 zł.

Ogółem, potencjalna kwota podatku niewykazana w deklaracji gminnej na podatek od nieruchomości w 2018 r. wyniosła 4.919 zł. Należy podkreślić, iż wymiar podatku od nieruchomości powinien objąć również okres, który na dzień kontroli nie uległ przedawnieniu, mając na względzie przepisy rozdziału VIII Ordynacji podatkowej.

W zakresie złożonej deklaracji na podatek leśny stwierdzono, iż powierzchnia wykazanych lasów jest większa od rzeczywistej o 0,18 ha, w konsekwencji czego zawyżono kwotę podatku leśnego o 8 zł.

Z kolei w następstwie kontroli udzielania ulg inwestycyjnych w podatku rolnym ustalono, iż bezpodstawnie zaliczono do kwoty ulgi inwestycyjnej elementy wymienione w opisie na str. 120-121 protokołu kontroli, w wyniku czego zawyżono kwotę ulgi inwestycyjnej o 21,73 zł. Wymienione narzędzia służą do wykonania robót budowlanych i mogą być wykorzystywane wielokrotnie, lecz nie stanowią integralnej części budynku. Aby zakwalifikować je do wydatków inwestycyjnych, musiałyby zostać połączone w sposób trwały z budynkiem, podnosząc jego użyteczność (modernizacja). Zatem nie należy tego wydatku zaliczać na poczet kosztów branych pod uwagę przy ustalaniu kwoty ulgi inwestycyjnej. Dalsze czynności kontrolne w tym przedmiocie wykazały w większości przypadków brak sporządzenia protokołów z przeprowadzonych oględzin lub innych dokumentów stwierdzających przeprowadzenie budowy lub modernizacji budynku inwentarskiego. Ponadto akta sprawy nie zawierały pisemnych oświadczeń o posiadaniu lub nie statusu podatnika podatku VAT lub innej dokumentacji stwierdzającej daną okoliczność. W jednym z kontrolowanych przypadków kwota, na podstawie której wyliczono ulgę była kwotą brutto, natomiast w kolejnym – kwotą netto. Uwzględnienie wydatku inwestycyjnego w kwocie netto lub brutto zależy od tego, czy podatnik podatku rolnego jest podatnikiem VAT i ma prawo do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony. Rozstrzygnięcie statusu podatnika (wnioskodawcy) jako podatnika VAT ma istotne znaczenie w kontekście prawidłowości wyliczenia kwoty ulgi inwestycyjnej. Należy zauważyć, iż rolnicy, którzy są czynnymi podatnikami VAT, realizując inwestycję mogą „odzyskać” VAT poprzez mechanizm obniżenia podatku należnego o podatek naliczony. Kwota ulgi wyliczona na podstawie kwoty netto, powinna być poparta odpowiednią dokumentacją. Obowiązek ten wynika bezpośrednio z regulacji artykułu 7 ust. 1 Rozporządzenia Komisji (UE) nr 702/2014 z dnia 25 czerwca 2014 r. uznającego niektóre kategorie pomocy w sektorach rolnym i leśnym oraz na obszarach wiejskich za zgodne z rynkiem wewnętrznym w zastosowaniu art. 107 i 108 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej, który stanowi, że do celów obliczania intensywności pomocy i kosztów kwalifikowalnych stosuje się kwoty przed potrąceniem podatku lub innych opłat. Koszty kwalifikowalne uzasadnia jasna, szczegółowa i aktualna dokumentacja. Natomiast jeżeli na gruncie przepisów ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2020 r. poz. 106) podatnik podatku rolnego nie ma prawa do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony, a zatem nie odzyska podatku wliczonego do ceny zakupionego towaru, należy wówczas uwzględnić kwotę brutto.

Kontrola terminowości wpłat podatków lokalnych wykazała brak naliczenia lub naliczenie w nieprawidłowej wysokości odsetek od zaległości podatkowej w podatku od środków transportowych oraz w podatku od nieruchomości. Kwota skutków finansowych ze wskazanego tytułu wynosi 212 zł – str. 126-127 protokołu kontroli.

Badanie zachowania terminowości doręczania decyzji ustalających wysokość zobowiązania podatkowego wykazało uchybienia w przypadku 7 decyzji nadanych drogą pocztową, które zostały doręczone z naruszeniem 14-dniowego okresu poprzedzającego termin płatności pierwszej raty zobowiązania podatkowego (15 marca), wynikający odpowiednio z art. 6 ust. 7 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, art. 6 a ust. 6 ustawy o podatku rolnym oraz art. 6 ust. 3 ustawy o podatku leśnym. W związku z powyższym, w przypadku podatników, którym decyzje doręczono po pierwszym marca, uległ zmianie termin płatności wynikający z treści przywołanych w opisie ustaw. Zgodnie bowiem z treścią art. 47 § 1 Ordynacji podatkowej w tego typu przypadkach, termin płatności I raty zobowiązania podatkowego upływa 14 dni od dnia doręczenia decyzji, o czym informacja winna być zawarta w jej treści – str. 128 protokołu kontroli.

Badanie obszaru działania wierzyciela w zakresie czynności windykacyjnych wykazało opieszałość lub brak ich podjęcia w stosunku do zaległości występujących w łącznym zobowiązaniu pieniężnym oraz opłacie za gospodarowanie odpadami komunalnymi, opisane na str. 130-131 oraz 138-140 protokołu kontroli. Artykuł 6 ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2019 r. poz. 1438, ze zm.) stanowi, iż w razie uchylania się zobowiązanego od wykonania obowiązku wierzyciel powinien podjąć czynności zmierzające do zastosowania środków egzekucyjnych. Natomiast po upływie terminu 7 dni od dnia doręczenia upomnienia, wierzyciel ma możliwość wystawienia tytułu wykonawczego i skierowania sprawy na drogę postępowania egzekucyjnego (art. 15 ustawy).  Ponadto przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 30 grudnia 2015 r. w sprawie postepowania wierzycieli należności pieniężnych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1483) zobowiązują organ podatkowy do systematycznej kontroli realizacji zobowiązań pieniężnych (§ 2). Przepisy egzekucyjne nie precyzują terminów podejmowania czynności egzekucyjnych, dlatego powinny być one uregulowane w przepisach wewnętrznych, np. instrukcji w sprawie podatków i opłat lokalnych. W przypadku kontrolowanej jednostki brak jest niezbędnych uregulowań w tym zakresie, zatem należy stosować powszechnie obowiązujące przepisy. Terminowe, bieżące wystawianie tytułów wykonawczych ma istotne znaczenie dla dalszego przebiegu postępowania egzekucyjnego. Mimo, że przepisy nie określają precyzyjnie terminów podjęcia tych czynności, jednak biorąc pod uwagę kryterium rzetelności, powinny być one podejmowane bez zbędnej zwłoki. Treść § 7 przywołanego rozporządzenia wskazuje na obowiązek bezzwłocznego wystawiania upomnień a następnie tytułów wykonawczych. Stwierdzona w trakcie kontroli zwłoka skraca czas na prowadzenie czynności egzekucyjnych przez właściwe organy, co stwarza ryzyko niezapewnienia skuteczności wyegzekwowania należności gminy. Opieszałość w wystawianiu tytułów wykonawczych ma istotny wpływ na obniżenie skuteczności egzekucji. Znaczny upływ czasu między terminem zapłaty należności a wystawieniem tytułu wykonawczego  umożliwia bowiem dłużnikowi wyzbywanie się składników majątkowych mogących stanowić przedmiot egzekucji. Należy zaznaczyć, iż wskutek zastosowania środka egzekucyjnego, o którym dłużnik został powiadomiony, bieg terminu przedawnienia zostaje przerwany i biegnie na nowo od dnia następującego po dniu, w którym zastosowano środek egzekucyjny (art. 70 § 4 Ordynacji podatkowej).

Kontrola prawidłowości prowadzenia postępowania podatkowego wykazała uchybienia w przedmiocie udzielania ulg uznaniowych (umorzeń). Akta sprawy nie zawierały jakiegokolwiek materiału dowodowego wskazującego jednoznacznie na wystąpienie przesłanki „ważny interes podatnika” lub „interes publiczny”. Zobowiązania podatkowe określone ustawami mają charakter powszechny a możliwość umorzenia zaległości podatkowych jest odstępstwem od tej zasady i ma charakter wyjątkowy. Warunkiem wydania rozstrzygnięcia zgodnego z prawem jest prawidłowe zgromadzenie materiału dowodowego, wyciągnięcie wniosków w zakresie merytorycznym decyzji w oparciu o cały zebrany i wszechstronnie oceniony materiał dowodowy, przy uwzględnieniu zasad wiedzy, doświadczenia życiowego i logiki, a także zgodnie z regułami wykładni prawa. Zgodnie z art. 122 Ordynacji podatkowej organ podatkowy jest zobligowany do podejmowania w toku postępowania wszelkich niezbędnych działań w celu dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz załatwienia sprawy. W art. 187 § 1 ustawodawca zobowiązał organ podatkowy do zebrania i wyczerpującego rozpatrzenia całego materiału dowodowego. Organy podatkowe mają również obowiązek dokonania, na podstawie zebranego materiału dowodowego, oceny czy dana okoliczność została faktycznie udowodniona (art. 191). Jej wyrażenie powinno znaleźć się w uzasadnieniu faktycznym decyzji (art. 210 § 4). Przede wszystkim powinno być wskazane, jakimi przesłankami kierował się podejmując rozstrzygnięcie, a w szczególności jakie fakty uznał za udowodnione, przyczyny dla których innym dowodom odmówiono wiarygodności oraz jakie przepisy prawa zastosowano w sprawie. W dalszej kolejności uchybienia w przeprowadzeniu postępowania podatkowego wykazało zagadnienie podatku od środków transportowych, gdzie w dniu 21 grudnia 2018 r. wydano postanowienie o wszczęciu postepowania w sprawie określenia wysokości zobowiązania podatkowego, które do dnia kontroli (6 grudnia 2019 r.) nie zostało zakończone – nie wydano decyzji określającej wysokość zobowiązania podatkowego za 2018 r. w kwocie 1.200 zł. Podatnik podczas kontroli złożył deklarację za 2018 r. i uiścił zobowiązanie. Należy zauważyć, iż art. 139 Ordynacji podatkowej wskazuje, że załatwienie sprawy wymagającej przeprowadzenia postępowania dowodowego powinno nastąpić bez zbędnej zwłoki, jednak nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej – nie później niż w ciągu 2 miesięcy od dnia wszczęcia postępowania – str. 132-133 protokołu kontroli.

Końcowym etapem kontroli podatków była weryfikacja poprawności sporządzenia sprawozdań podatkowych, co ujawniło nieprawidłowości opisane na str. 140-141 protokołu kontroli, występujące w niżej wymienionych sprawozdaniach:

a) sprawozdanie PDP za 2018 r. – wyliczenie skutków obniżenia górnych stawek podatkowych w podatku od nieruchomości na podstawie wydruku za I kwartał 2018 r., natomiast skutki w sprawozdaniu Rb-PDP za 2018 r., powinny obejmować cały rok. W II kwartale 2018 r. wystąpiły zdarzenia mające wpływ na zwiększenie skutków finansowych o 2.464,64 zł. Ponadto, w sprawozdaniu nie ujęto kwoty podatku od nieruchomości od lokali użytkowych o łącznej powierzchni 195,2 m², będących w posiadaniu jednostek organizacyjnych gminy, wskazanych na str. 107-108 protokołu kontroli a korzystających ze zwolnienia jako budynki pozostałe na mocy uchwały Rady Gminy;

b) sprawozdanie SP-1 – w wyniku porównania przedłożonych dokumentów z danymi wykazanymi w sprawozdaniu stwierdzono wykazanie nieprawidłowej powierzchni gruntów gospodarstw rolnych, poprzez brak ujęcia gruntów należących do osób prawnych o pow. 0,0504 ha.

Opisane uchybienia wskazują na naruszenie przepisów § 9 rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej, zgodnie z którym kierownicy jednostek są obowiązani sporządzać sprawozdania rzetelnie i prawidłowo pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym.

Stwierdzono, że na dzień wygaśnięcia kadencji Pana Wójta w 2018 r. posiadał Pan niewykorzystany urlopu wypoczynkowy w łącznym wymiarze 31 dni. W związku z wyborem na kolejną kadencję, w dniu 12 listopada 2018 r. złożył Pan do księgowości pismo z oświadczeniem o rezygnacji z wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop za lata poprzednie, gdyż planował Pan wykorzystać go w I kwartale 2019 r., a następnie w dniu 21 lutego 2019 r. zwrócił się Pan z prośbą o naliczenie i wypłatę ekwiwalentu za niewykorzystany urlop w ilości 31 dni, motywując to niemożnością wykorzystania urlopu z początkiem bieżącego (2019) roku. W konsekwencji w dniu 7 marca 2019 r. wypłacono Panu ekwiwalent za niewykorzystany urlop w kwocie 10.500,51 zł. Wymiar urlopu niewykorzystanego przez Pana według stanu na koniec kadencji świadczy o naruszeniu przepisów określających zasady wykorzystywania urlopu wypoczynkowego.

Zgodnie z art. 168 Kodeksu pracy, urlopu niewykorzystanego w terminie ustalonym zgodnie z art. 163 należy pracownikowi udzielić najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego. Powyższe oznacza, że pracodawca nie może jednostronnie wyznaczyć pracownikowi terminu tego urlopu – może natomiast zobowiązać pracownika do wskazania terminów korzystania z zaległych urlopów w wyznaczonym przepisami okresie, czyli do 30 września następnego roku kalendarzowego. Za brak współpracy ze strony pracowników w tym zakresie pracodawca może zaś nakładać kary porządkowe zgodnie z art. 108 k.p., gdyż takie działanie może zostać uznane za nieprzestrzeganie przez pracowników ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy. Ponadto nieudzielenie pracownikowi urlopu wypoczynkowego jest wykroczeniem z art. 282 § 1 pkt 2 k.p. zagrożonym karą grzywny od 1.000 zł do 30.000 zł. Jak z kolei orzekł Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 25 stycznia 2005 r. (sygn. akt I PK 124/05) „Pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop, nawet gdy ten nie wyraża na to zgody. Ekwiwalent pieniężny przysługuje tylko wtedy, gdy wykorzystanie urlopu w naturze nie jest możliwe”. Naruszenie przedstawionych zasad skutkowało poniesieniem wydatków z tytułu ekwiwalentu za niewykorzystany przez Pana urlop w części dotyczącej 2017 r., która to część powinna być wykorzystana do 30 września 2018 r.

Wykonywanie czynności z zakresu prawa pracy wobec Pana Wójta należało do obowiązków Sekretarza Gminy. W złożonym w związku ze stwierdzonymi nieprawidłowościami wyjaśnieniu Sekretarz stwierdził: Nie wysłałem Pana Wójta na urlop z uwagi na ogrom pracy jaka była do wykonania w III i IV kwartale 2018 r. Pan (…) odpowiedzialny między innymi za inwestycje często przebywał na zwolnieniu lekarskim, (…) wobec czego część jego zadań wykonywał osobiście Pan Wójt (…) Sytuację pogarszał fakt, że część z i tak nielicznych pracowników urzędu musiała pracować w komisjach szacujących straty w rolnictwie powstałe w skutek suszy. Wobec powyższego nie wysłanie Pana Wójta na urlop wynikało tylko z konieczności sprawnego funkcjonowania urzędu i realizacji zadań a nie chęci umożliwienia Panu Wójtowi wzięcia ekwiwalentu za niewykorzystany urlop – str. 151 protokołu kontroli.

Według obliczeń dokonanych przez kontrolujących, jednostka błędnie ustaliła wysokość odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych za 2018 r. od pracowników Urzędu Gminy, ponieważ przyjęto nieprawidłową liczbę etatów. Skutkowało to zaniżeniem odpisu o kwotę 83 zł – str. 152-153 protokołu kontroli.

W zakresie wydatków na obsługę systemu gospodarowania odpadami ustalono, iż cała kwota wynagrodzenia i pochodne od wynagrodzenia sekretarki zatrudnionej w Referacie Ogólno-Organizacyjnym jest ujmowana w kosztach funkcjonowania sytemu, natomiast z zakresu obowiązków tej pracownicy wynika, iż poza sprawami dotyczącymi gospodarki odpadami należą do niej też obowiązki z zakresu obsługi sekretariatu oraz związane ze zwrotem akcyzy zawartej w cenie oleju napędowego. Nie ma zatem uzasadnienia do kwalifikowania całości wynagrodzenia pracownika w rozdz. 90002 „Gospodarka odpadami komunalnymi”. W rozdziale tym powinna być ujęta jedynie część wynagrodzenia proporcjonalna do zakresu czynności związanych z obsługą systemu gospodarowania odpadami. Ustalono ponadto, że obowiązki związane z gospodarką odpadami (prowadzenie księgowości analitycznej i egzekucja opłat) ma w swoim zakresie podinspektor w Referacie Finansowym. Natomiast żadna część wynagrodzenia tego pracownika nie jest zaliczana do wydatków dotyczących funkcjonowania systemu gospodarowania odpadami ujętych w rozdz. 90002 – str. 100-101 protokołu kontroli.

W dniu 15 maja 2018 r. odbyło się posiedzenie Komisji Rewizyjnej oraz XXVII Nadzwyczajna Sesja Rady Gminy Zawady. Na posiedzeniu Komisji obecnych było 6 radnych, zaś na sesji 13. Kontrola wykazała, iż wbrew postanowieniom § 1 ust. 3 pkt 6 uchwały Nr XX/197/13 Rady Gminy Zawady z dnia 10 czerwca 2013 r. w sprawie ustalenia wysokości i zasad wypłacania diet radnym, 6 członkom Komisji wypłacono po dwie diety, tj. łącznie 400 zł – za udział zarówno w posiedzeniu Komisji, jak i sesji, pomimo iż odbywały się tego samego dnia. Osobą merytorycznie odpowiedzialną za sporządzenie i przekazanie do księgowości list obecności radnych na sesjach i komisjach, które są podstawą do dokonania płatności, jest starszy inspektor w Urzędzie Gminy wskazany w protokole kontroli. Z udzielonych przez tego pracownika wyjaśnień wynika, iż zatwierdził wypłatę podwójnych diet ponieważ XXVII nadzwyczajna sesja Rady Gminy Zawady rozpoczęła się kilka minut po posiedzeniu Komisji Rewizyjnej, a Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy zaznaczył, iż te czynności , które wykonali są zgoła inne od tych, które realizują na XXVII nadzwyczajnej sesji Rady Gminy Zawady (…), w związku z powyższym otrzymanie przez nich diety zarówno członka Komisji Rewizyjnej Rady Gminy Zawady, jak i radnego Rady Gminy Zawady VII kadencji jest jak najbardziej uzasadnione, gdyż jest to wykonywana odrębna czynność, podczas odrębnego posiedzenia, za którą należy się wynagrodzenie. Odnosząc się do wyjaśnienia należy wskazać, że zawarte w nim twierdzenia nie mają żadnego umocowania w postanowieniach uchwały regulującej ustalenie wysokości i zasady wypłacania diet radnym, ponieważ uchwała literalnie wskazuje, że w razie zbiegu sesji i posiedzeń komisji w tym samym dniu, radny otrzymuje tylko jedną dietę. Łącznie zawyżono wypłatę diet o 1.200 zł – str. 153-155 protokołu kontroli.

Analiza wydatków zakwalifikowanych jako poniesione w na realizację Gminnego Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych i Narkomanii, omówiona na str. 155-157 protokołu kontroli, wykazała, że zaliczono do nich wydatki na kwotę:

- 2.242 zł za przewóz osób autokarem; z opisu na fakturze wynika, że dotyczy ona wyjazdu w ramach „Aktywnego spędzania czasu wolnego od alkoholu, narkotyków”, w trakcie którego członek GKPiRPA prowadził pogadankę o tematyce profilaktyki przeciwalkoholowej; z opisu nie wynika dokąd i w jakim celu zorganizowano wyjazd,

- 2.058 zł za „Usługi turystyczne: Wyjazd do Warszawy”; z opisu na fakturze wynika, że dotyczyła ona wyjazdu w dniu 4 maja 2018 r. ramach „Aktywnego spędzania czasu wolnego od alkoholu, narkotyków”, w ramach którego był zapewniony obiad dla 50 osób, bilety wstępu do Muzeum Ewolucji, taras widokowy, opieka pilota. W trakcie wyjazdu członek GKPiRPA prowadził pogadankę o tematyce profilaktyki przeciwalkoholowej.

Obie faktury wystawiono 15 maja 2018 r. Faktury opisała i zatwierdziła pod względem merytorycznym przewodnicząca GKPiRPA w Zawadach. Podkreślenia wymaga fakt, iż przewodniczącą GKPiRPA była osoba nie będąca pracownikiem Urzędu Gminy, a zatem osoba, która nie może być upoważniona do wykonywania obowiązków w zakresie zatwierdzania i kontroli dokumentów księgowych Urzędu. Z opisu obu dokumentów nie wynika m.in., kto uczestniczył w wycieczce, jaki członek GKPiRPA przeprowadzał pogadanki. Brak jest w związku z tym dostatecznego uzasadnienia, iż wydatki te miały faktyczny związek z realizacją Gminnego Programu. Z wyjaśnień udzielonych przez aktualną przewodniczącą  GKPiRPA wynika, iż (…) w dniu 04.05.2018r. odbył się wyjazd uczniów Szkoły w Zawadach do Warszawy. (…)

Artykuł 44 ust. 2 ustawy o finansach publicznych wskazuje na obowiązek dokonywania wydatków przez jednostki sektora finansów publicznych zgodnie z przepisami dotyczącymi poszczególnych rodzajów wydatków, zaś art. 44 ust. 3 pkt 1 zobowiązuje do dokonywania wydatków w sposób celowy i oszczędny z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. Tymczasem ani z charakteru finansowanych zadań, ani z treści wystawionych faktur nie wynika, aby wydatkowane środki miały związek z realizacją zadań z zakresu przeciwdziałania alkoholizmowi. Wskazuje na to jedynie opis na fakturach oraz zastosowana w związku z tym klasyfikacja budżetowa. Wynika z nich też, że działania stricte profilaktyczne nie generowały w praktyce żadnych kosztów, a przez to działania te nie mogą być uznane za stanowiące racjonalne uzasadnienie dla poniesionych wydatków na przejazdy.

Dalsza analiza przedmiotowego zagadnienia wykazała, że wbrew postanowieniom Gminnego Programu na rok 2018 nie sporządzono sprawozdania z realizacji Programu w 2018 r. Ustalono również, iż zdecydowaną większość środków, które powinny być przeznaczone zgodnie z przepisami ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (Dz. U. z 2019 r. poz. 2277) na zadania określone Programem – 84% uzyskanych w 2018 r. dochodów z zezwoleń na sprzedaż alkoholu – pochłonęły w 2018 r. wydatki na wynagrodzenia członków GKPIRPA. Dieta członka Komisji wynosiła 315 zł za udział w posiedzeniu. Jednocześnie nie podjęto działań w celu realizacji takich zadań przewidzianych w Programie na 2018 r. jak np.: zorganizowanie wypoczynku letniego, prowadzenie sportowych zajęć pozalekcyjnych, organizowanie warsztatów i przedstawień, utworzenie punktu konsultacyjnego.

Analiza funkcjonowania GKPiRPA wykazała, że na podstawie zarządzenia nr 55.2016 z dnia 1 września 2016 r. a następnie zarządzenia nr 19.2018 r. z 14 marca 2018 r. w sprawie powołania Gminnej Komisji Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych w Zawadach Pan Wójt pełni funkcję członka Komisji i z tytułu udziału w posiedzeniach komisji pobiera dietę. Podkreślenia wymaga, że pomimo, iż przepisy ustawy nie precyzują składu i liczby członków gminnej komisji, a decyduje o nim wyłącznie wójt ustalając ilość członków komisji w wydanym zarządzeniu, to ze względów celowościowych wójt jako organ wykonawczy gminy nie powinien ustanawiać siebie członkiem gminnej komisji rozwiązywania problemów alkoholowych. Ustalono ponadto – w oparciu o okazane w czasie kontroli zaświadczenia o odbyciu przez poszczególnych członków Komisji przeszkoleń w zakresie profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych – że członkowie odbywali takie przeszkolenie już po powołaniu na członka komisji. Dotyczy to również Pana Wójta. Należy wskazać, że zgodnie z art. 4¹ ust. 4 ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi w skład gminnych komisji rozwiązywania problemów alkoholowych wchodzą osoby przeszkolone w zakresie profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych. Brzmienie przepisu odnosi się do czasu przeszłego, co oznacza, iż skład Komisji powinien mieć charakter wyspecjalizowany już w momencie jego powoływania.

Zarówno w zakresie obowiązku posiadania przeszkolenia przez powoływanego członka komisji, jak i niezgodności z prawem „samopowołania” wójta w skład komisji przedstawioną wyżej interpretację zaprezentował Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 21 lipca 2010 r. (sygn. akt II GSK 705/09).

W zakresie realizacji obowiązków wynikających z przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1843) dokonano następujących ustaleń (str. 157 protokołu kontroli):

a) plan zamówień publicznych na 2018 r. (brak daty zatwierdzenia) został upubliczniony w BIP Urzędu Gminy w dniu 28 lutego 2018 r. Jak wynika z art. 13a ust. 1 Prawa zamówień publicznych jednostka winna sporządzić plan zamówień w terminie 30 dni od dnia przyjęcia budżetu lub planu finansowego. Budżet gminy Zawady został uchwalony w dniu 28 grudnia 2017 r., zaś plan finansowy Urzędu Gminy nie został sporządzony,

b) do wartości zamówień udzielonych w 2018 r., wykazanych w sprawozdaniu sporządzonym na podstawie art. 98 Prawa zamówień publicznych oraz przepisów rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 15 grudnia 2016 r. w sprawie informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, jego wzoru oraz sposobu przekazywania (Dz. U. z 2016 r. poz. 2038), przyjęto wydatki faktycznie poniesione w 2018 r., w tym również na realizację zamówień udzielonych w 2017 r. W sprawozdaniu należało wykazać wartość wynikająca z zawartych w 2018 r. umów, jak to wynika z przepisów rozporządzenia i wzoru sprawozdania.

Ponadto, jak wynika z ustaleń zawartych na str. 157 protokołu kontroli, wbrew postanowieniom regulaminu wewnętrznego jednostka nie prowadzi rejestru udzielonych zamówień publicznych.

Kontrolą zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej 30.000 euro objęto zamówienie, którego przedmiotem była dostawa oleju opałowego lekkiego. Stwierdzono, że na dostawcę nałożono obowiązek dokumentowania każdorazowej ceny nabycia oleju, poprzez dostarczenie kopii komunikatu producenta informującego o cenie oleju opałowego w dniu poprzedzającym dostawę, który był podstawą do obliczenia ceny za litr paliwa wskazanej w fakturze. Kontrolującym nie okazano wskazanych komunikatów. Pracownik zajmujący się realizacją tego zamówienia nie potrafił wskazać, gdzie znajdują się te dokumenty. Na pytanie, dlaczego mimo braku wymaganych umową wydruków cen producenta zatwierdzano do wypłaty faktury za dostawę oleju wyjaśniono m.in., iż wydruki cen hurtowych producenta LOTOS S.A. były dołączane do faktur za paliwo opałowe. Pracownik odpowiedzialny za merytoryczne sprawdzenie faktur, miał możliwość weryfikacji ustalonych cen paliwa. Podane przez dostawcę P.T.H.U. PRYMA 1 ceny można zweryfikować na stronie internetowej (…). W kontekście udzielonego wyjaśnienia należy poddać pod rozwagę sens formułowania warunków zamówienia, których zasadność spełniania podważa sam zamawiający – str. 159-161 protokołu kontroli.

Kolejnym zamówieniem poddanym badaniu w zakresie zamówień, których wykonawców wyłoniono na podstawie procedur wewnętrznych jednostki, było zamówienie na realizację usługi odśnieżania dróg w okresie zimowym 2018/2019 – str. 161-166 protokołu kontroli. Zamówienie podzielono na 4 części. Według ustaleń kontroli, jako warunek złożenia ofert na realizację zamówienia w specyfikacji zastrzeżono obowiązek posiadania ciągnika rolniczego o określonych parametrach technicznych, różnych dla poszczególnych części zamówienia. Oferenci zostali zobowiązani do potwierdzenia dysponowania przez nich wymaganym sprzętem przed zawarciem umowy; brak potwierdzenia winien skutkować odrzuceniem ich ofert i nie podpisaniem umowy. Ustalono, iż Wykonawcy części 2 i 4 zamówienia nie dostarczyli przed podpisaniem umowy wymaganych potwierdzeń. W sprawie powodów zawarcia z nimi umów wyjaśniono, że wykonawca Mechanika Maszyn i Urządzeń Rolniczych (…) nie dostarczył mi dokumentu dysponowania sprzętem z powodu, iż usługi posypywania świadczy już od poprzednich dwóch sezonu zimowych i miałem wiedzę o za dysponowanym przez wykonawcę sprzęcie do posypywania, który jest dobrej jakości i spełnia wymogi należytego wykonywania zadania posypywania dróg. Ponadto wykonawca (…) okazał mi dokument rejestracyjny pojazdu. W stosunku do braku potwierdzenia dysponowania sprzętem przez wykonawcę „MROL”(…), uprzejmie wyjaśniam, iż również miałem wiedzę o dysponowaniu przez Firmę zestawie do odśnieżania wystarczającym do wykonywania usługi odśnieżania w Rejonie 2. Przedstawiciel Firmy okazał mi dowód rejestracyjny pojazdu którym była wykonywana usługa. (…) Nie maiłem najmniejszej wątpliwości iż Firma spełnia wymogi wystarczające na świadczenie usług odśnieżania i zawarcia umowy.

W zakresie realizacji tego zamówienia ustalono, że w umowach z wykonawcami zwarto następujące obowiązki warunkujące wypłatę wynagrodzenia za wykonana usługę: zamawiający wypłaci wykonawcy wynagrodzenie po uzyskaniu oświadczenia, że usługę wykonał osobiście lub oświadczenia podwykonawców, że za prace zrealizowane przez podwykonawców wypłacił im wynagrodzenie. Oświadczenie winno mieć formę pisemną i być podpisane przez osobę upoważnioną do reprezentowania wykonawcy. Ponadto postanowiono, że płatność nastąpi na podstawie faktur wystawianych w cyklach miesięcznych, a warunkiem zapłaty będzie przedłożenie, zaakceptowanego przez zlecającego, zestawienia wykonanych odśnieżań według wzoru załączonego do umowy. Analiza przedłożonych faktur wykazała, że wykonawca Mechanika Maszyn i Urządzeń Rolniczych (dotyczy części 4 zamówienia) wbrew wymogom zawartym w umowie do faktur: nr 00091/2018 na kwotę 985,70 zł, nr 0001/01/2019 na kwotę 2.841,13 zł i nr 0002/01/2019 na kwotę 637,80 zł, nie załączył zestawienia odcinków odśnieżonych dróg. Pomimo tych braków faktury zostały zatwierdzone przez podinspektora Urzędu Gminy oraz Sekretarza Gminy. Bez potwierdzenia odśnieżenia odcinków dróg, na których wykonano prace, wypłacono 4.464,63 zł. Ponadto stwierdzono, że żaden z wykonawców nie dołączał do faktur wymaganego umową oświadczenia o sposobie wykonania zlecenia, tj. osobiście lub przez podwykonawców.

Według wyjaśnienia złożonego w tej sprawie brak przedstawionego zestawienia wykonania prac oraz pisemnych oświadczeń o sposobie wykonywania zlecenia do faktury nie rodził przeciwskazań do jej opłacenia. Przed przystąpieniem do odświeżania została ustalona najkrótsza trasa przejazdu, na której Pan (…) wykonywała usługi. Nie było również zastrzeżeń do wykonywanej pracy. Wykonawca wszystkie usługi posypywania wykonywał samodzielnie, nie korzystał z podwykonawców. Pracując i mieszkając w Zawadach miałem pełen wgląd w wykonywane usługi i zawsze wykonywał je osobiście Pan (…). Dlatego nie miałem najmniejszej wątpliwości o sposobie wykonywania zlecenia. Treść złożonego wyjaśnienia świadczy o braku poszanowania dla elementarnych zasad dokumentowania i kontroli przeznaczenia środków publicznych. Nie do przyjęcia z punktu widzenia standardów kontroli zarządczej są twierdzenia, iż brak wymaganego umową zestawienia ilości robót nie rodzi przeciwwskazań do opłacenia faktury, zwłaszcza w przypadku tego rodzaju usługi, której wykonanie ulega zanikowi.

W toku kontroli nie stwierdzono również, aby zlecający prowadził dokumentację pozwalającą na ustalenie momentu zgłoszenia zlecenia któremukolwiek z wykonawców. Tym samym niemożliwe jest ustalenie czy przestrzegali oni wymogu dotyczącego maksymalnego czasu reakcji, tj. 2 godzin od powzięcia informacji o konieczności wykonania usługi, którego przekroczenie winno skutkować nałożeniem kar przewidzianych umową.    

Kontrola wydatków poniesionych na realizację tego zamówienia wykazała również, że wykonawca części 1 P.H.U. LARGO do faktury Nr 2/2019 z dnia 31 stycznia 2019 r. na kwotę 5.481,31 zł załączył zestawienie odśnieżonych dróg, które nie potwierdza danych zawartych na fakturze oraz zawiera błędy rachunkowe. Z obliczeń kontrolujących wynika, iż w sumie wypłacono wykonawcy na podstawie tej faktury kwotę 1.643,92 zł, która nie miała uzasadnienia w załączonym do faktury zestawieniu wykonanych prac. Zestawienie zostało zatwierdzone przez Sekretarza Gminy. Wystąpiono do Sekretarza o wyjaśnienie, dlaczego zatwierdził zestawienie zawierające oczywiste błędy rachunkowe oraz zatwierdził do wypłaty wystawioną na jego podstawie fakturę, która była niezgodna z danymi z zestawienia. Sekretarz wyjaśnił że (…) Zestawienie które wykonawcy dołączają do faktur miały służyć do tego aby rozliczyć wykonawcę w przypadku zlecenia odśnieżania tylko niektórych dróg (wariant oszczędnościowy), (…). W w/w dniu wydałem dyspozycję „pełnego” odśnieżania. Podpisując w rubryce: „Potwierdzenie zakresu faktu wykonania usługi powyżej (w kolumnie z datą)” potwierdziłem, że w dniach 15,26 i 29 stycznia 2019 r Pan (…) faktycznie odśnieżył drogi. Nie spodziewałem się, że zestawienie zawiera błędy rachunkowe. Sadziłem, ze skoro druk zestawienia został sporządzony w arkuszu kalkulacyjnym exel to nie powinno być w nim błędów.  Treść wyjaśnienia nie znajduje oparcia w zawartej z wykonawcą umowie. Z umowy wynika wprost, iż warunkiem zapłaty będzie przedłożenie, zaakceptowanego przez zlecającego, zestawienia wykonanych odśnieżań według wzoru załączonego do umowy. Tymczasem składane wyjaśnienia sugerują istnienie różnego rodzaju niesprawdzalnych obiektywnie okoliczności, które przytaczane są przez pracowników jako usprawiedliwienie dla ewidentnych zaniedbań w zakresie kontroli wewnętrznej.

Podczas kontroli stwierdzono, że Przewodniczącemu Rady Gminy Zawady wypłacono tytułem zwrotu kosztów podróży służbowej do Białegostoku kwotę 46,80 zł. Analiza przeprowadzona w świetle przepisów rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 31 lipca 2000 r. w sprawie sposobu ustalania należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych gminy (Dz. U. Nr 66, poz. 800) wykazała, że:

a) jako cel wyjazdu służbowego odbytego samochodem prywatnym w poleceniu wyjazdu wskazano „zakup choinki”. Zgodnie z § 1 rozporządzenia, podróżą służbową jest wykonywanie przez radnego zadania mającego bezpośredni związek z wykonywaniem mandatu, określonego przez przewodniczącego rady gminy, poza miejscowością, w której znajduje się siedziba rady. W odpowiedzi na pytanie o związek podróży z wykonywaniem mandatu radnego uzasadniał Pan, iż: Dnia 5 grudnia 2018 r. (…) Przewodniczący Rady Gminy Zawady wraz ze mną udał się w podróż służbową jego prywatnym samochodem do sklepu Leroy Merlin w Białymstoku w celu zakupu żywej choinki. Choinka ta została zakupiona w celu udekorowania jej na sali widowiskowej tutejszego Urzędu przed zbliżającą się sesją „opłatkową” Rady Gminy Zawady (sesja odbyła się 17 grudnia 2018 roku). Pan (…) jako jedyny posiada samochód typu „combi”, dzięki czemu udało się uniknąć poniesienia dodatkowych kosztów dowozu choinki przez sklep do Urzędu Gminy,

b) polecenie wyjazdu zostało podpisane przez Pana Wójta, podczas gdy na gruncie przepisów § 2 rozporządzenia, termin i miejsce wykonywania zadania oraz miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej określa przewodniczący rady gminy w poleceniu wyjazdu służbowego; czynności tych w stosunku do przewodniczącego rady dokonuje wiceprzewodniczący wskazany przez radę. Nie stwierdzono, aby Rada Gminy Zawady wyznaczyła wiceprzewodniczącego do wykonywania tych czynności w stosunku do przewodniczącego,

c) podróż odbyto samochodem prywatnym Przewodniczącego, przy braku wniosku na przejazd w podróży służbowej pojazdem samochodowym niebędącym własnością gminy. Z brzmienia § 5 ust. 3 rozporządzenia wynika, iż na wniosek radnego przewodniczący rady gminy (w tym wypadku wiceprzewodniczący) może wyrazić zgodę na przejazd w podróży służbowej pojazdem samochodowym niebędącym własnością gminy; w takim przypadku radnemu przysługuje zwrot kosztów przejazdu według stawek za jeden kilometr przebiegu, określonych przez radę gminy na podstawie przepisów dotyczących warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Nie stwierdzono, aby w kontrolowanej jednostce istniała regulacja podjęta przez Radę Gminy Zawady określająca stawki za jeden kilometr przebiegu w przypadku podróży służbowych radnych. Koszt podróży Przewodniczącego rozliczono według stawki 0,60 zł za km przebiegu obowiązującej dla pracowników Urzędu Gminy Zawady na mocy zarządzenia Pana Wójta,

d) wydatek z tytułu zwrotu kosztów podróży błędnie sklasyfikowano w rozdz. 75023 „Urzędy gmin”, par. 4410 „Podróże służbowe krajowe”, zamiast w rozdz. 75022 „Rady gmin”, par. 3030 „Różne wydatki na rzecz osób fizycznych”, tj. podziałkach właściwych na podstawie przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1053, ze zm.) – str. 14-15 protokołu kontroli.

Kontrola prawidłowości stosowania klasyfikacji budżetowej wydatków, określonej przepisami rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji… wykazała ponadto, że:

a) wydatki na zakup energii elektrycznej klasyfikowano, oprócz prawidłowego par. 4260 „Zakup energii” także w par. 4300 „Zakup usług pozostałych”, co stwierdzono w zakresie trzech rozdziałów klasyfikacji budżetowej, a mianowicie: 40002 „Dostarczanie wody”, 75023 „Urzędy gmin” i 90015 „Oświetlenie ulic, placów i dróg”. Przykładowo suma wydatków wykonanych z tytułu dystrybucji energii elektrycznej w rozdz. 75023 dla par. 4260 wyniosła 2.395,21 zł (na plan 14.000 zł), zaś dla par. 4300 aż 11.145,17 zł. Z opisu do par. 4260 wynika, iż obejmuje on opłaty m.in. za dostawę energii elektrycznej, zaś z objaśnienia zawartego do par. 4300 wynika, że nie obejmuje on usług wymienionych w par. 4260. Stosowanie do ujmowania tego rodzaju wydatków dwóch różnych paragrafów nie znajduje uzasadnienia na gruncie obowiązujących przepisów – str. 16 protokołu kontroli;

b) nieprawidłowo i niekonsekwentnie klasyfikowano wydatki dotyczące zakupu materiałów do remontów dróg gminnych (rozdz. 60014 „Drogi gminne”). Wydatki w łącznej kwocie 38.745 zł na zakup destruktu asfaltowego poniesiono w par. 4270 „Zakup usług remontowych”, podczas gdy powinien być on sfinansowany w par. 4210 „Zakup materiałów i wyposażenia”. Z treści rozporządzenia wynika, że par. 4270 obejmuje m.in. wydatki na zakup usług w zakresie remontów dróg, nie zaś dostaw materiałów do wykonania remontów. Nadto, zakup materiałów do utrzymania lub remontów dróg w postaci pospółki żwirowej w łącznej kwocie 34.317 zł sklasyfikowano w par. 4300, zamiast w par. 4210. Zgodnie z przywołanym wyżej rozporządzeniem określającym zasady klasyfikacji, do par. 4300 należy ujmować wydatki m.in. na zakup usług transportowych związanych z przewozem rzeczy oraz zakup usług w zakresie utrzymania dróg, co nie dotyczy zakupu materiałów. Odnosząc się do przedmiotowej kwestii poinformował Pan, iż z wyjaśnień jakie uzyskałem (…) faktury za zakup pospółki żwirowej do remontu dróg gminnych zostały klasyfikowane w par. 4300 – zakup usług, ponieważ z treści faktur wynikało, iż jest to dostawa bądź transport i sugerowała się ona treścią faktury dokonując dekretacji na dokumentach. W związku z tym, iż powyższe zaklasyfikowano jako usługę, nie zostało to zaewidencjonowane na koncie 310 – str. 19-21 protokołu kontroli.

Z ustaleń kontroli wynika, że nabywane w 2018 r. materiały do remontów dróg (destrukt asfaltowy i pospółka żwirowa za kwotę 73.062 zł) odnoszono w koszty w momencie zakupu i bezpośrednio wbudowywano, co potwierdził Pan w przedłożonym wyjaśnieniu wskazując: Destrukt asfaltowy (…) został wykorzystany do remontu drogi gminnej Cibory Gałeckie – Cibory Kołaczki, natomiast 6 szt. destruktu, za który wystawiono fakturę z dnia 11 czerwca 2018 r. wbudowano na drogę gminną w miejscowości Nowe Krzewo (…) Transporty pospółki żwirowej, w związku z długotrwałymi zwolnieniami lekarskimi (…) który był wówczas odpowiedzialny za remonty i utrzymanie dróg, odbierał osobiście Wójt. Żwir był przywożony bezpośrednio na wyznaczone odcinki remontowanych dróg (nie miało uzasadnienia ekonomicznego przywożenie żwiru na składowisko i później rozwożenie jego na drogi). Po przywiezieniu i rozładunku żwiru bezpośrednio na drodze był on rozgarniany przez miejscowych rolników lub w przypadku większej ilości przez wynajętą przez gminę równiarkę. Wbudowanie żwiru polegało więc jedynie na jego rozgarnięciu. Ze względów oszczędnościowych gmina nie wynajmuje innego sprzętu, np. walca drogowego do zagęszczenia żwiru itp. maszyn. Dalej wskazał Pan drogi, na które pospółka została nawieziono oraz stwierdził, że W/w pospółkę żwirową wykorzystano do bieżącego utrzymania dróg, remontując te wybrane odcinki dróg, gdzie sołtysi lub radni zgłaszali, że występują problemy z przejezdnością, zwłaszcza podczas wiosennych roztopów. Były to działania interwencyjne.

Należy zauważyć, iż fakt fizycznego zużycia lub wbudowania zakupionych materiałów na konkretnych drogach nie był dokumentowany ani formalnie nadzorowany ze strony Urzędu. Na okazanych fakturach znajdowały się jedynie autoryzacje Pana Wójta pod względem merytorycznym z opisem np. „faktura zgodna z opisem; żwir został nawieziony na drogi gminne” czy „destrukt dostarczono na remont dróg gminnych; faktura zgodna z opisem”. Nie stwierdzono jednocześnie, aby w badanej jednostce ustanowiono procedury w zakresie wykonania i odbioru robót dokonywanych z zakupionych materiałów, z uwzględnieniem opisu, kto i kiedy wykonywał roboty z tych materiałów i czy zostały one faktycznie wbudowane.

W zakresie dokumentowania zakupu i zużycia materiałów analiza regulacji wewnętrznych związanych z tymi procesami wykazała ponadto, że w instrukcji w sprawie systemu funkcjonowania kontroli i obiegu dokumentów finansowo-księgowych w Urzędzie Gminy Zawady (pkt IV „Gospodarka materiałowa i inwentarzowa”) postanowiono, że za zorganizowanie obrotu materiałami gospodarczymi odpowiedzialny jest wyznaczony pracownik; zobowiązany jest on do zorganizowania prawidłowej gospodarki tymi materiałami, spełniającej co najmniej następujące podstawowe warunki: zapewnienie przechowywania zapasów materiałów w czasie między ich otrzymaniem a zużyciem lub wydaniem, zabezpieczając je przed zniszczeniem, zepsuciem, kradzieżą, itp. oraz ograniczanie zapasów materiałowych do niezbędnej wielkości zapewniającej sprawne funkcjonowanie Urzędu. Jak wynika z ustaleń kontroli, jedynym pracownikiem Urzędu, w zakresie czynności którego występowały obowiązki związane z prowadzeniem gospodarki materiałowej był przywołany w Pana wyjaśnieniu pracownik, który zmarł w 2019 r. Przy czym kwestie te wynikały z zakresu czynności nadanemu temu pracownikowi jako kierownikowi Referatu Inwestycji, Rolnictwa i Obsługi Technicznej Urzędu Gminy Zawady (nie opatrzonego datą). Zgodnie z jego treścią do obowiązków tego pracownika należało prowadzenie gospodarki materiałowej i paliwowej, a także m.in. dbałość o stan powierzchni dróg i poboczy i uzupełnianie ubytków asfaltu. W dniu 12 marca 2012 r. odwołał Pan tego pracownika z funkcji kierownika Referatu Inwestycji, Rolnictwa i Obsługi Technicznej i zatrudnił na stanowisku inspektora ds. inwestycji i obsługi mienia komunalnego, nie nadając mu jednocześnie nowego zakresu czynności. Począwszy zatem od 2012 r. zatem żadnemu z pracowników Urzędu nie powierzył Pan formalnie obowiązków w opisywanym zakresie – str. 21-24 protokołu kontroli.

W dniu 22 stycznia 2019 r. Zastępca Wójta T. Andruszkiewicz (będąc upoważniony do podpisywania umów cywilnoprawnych i zleceń w zakresie zarządu mieniem gminy na mocy zarządzenia Nr 5/2019 Pana Wójta z dnia 8 stycznia 2019 r.) przy kontrasygnacie pracownicy pełniącej zastępstwo Skarbnika Gminy zawarł z Deloitte Doradztwo Podatkowe Dąbrowski i Wspólnicy sp. k. z Warszawy umowę na świadczenie usług doradztwa podatkowego w obszarze podatku VAT w zakresie: analizy prawa zamawiającego do korekty zmniejszającej podatek VAT należny zadeklarowany i odprowadzony przez zamawiającego z tytułu zbycia przez zamawiającego w drodze wywłaszczenia nieruchomości przeznaczonych pod budowę infrastruktury drogowej w przeszłych okresach rozliczeniowych, których korekta będzie możliwa na moment podpisania niniejszej umowy, asysty w zakresie rozliczenia podatku VAT należnego wskazanego w literze a) w deklaracjach VAT, w szczególności pomocy w przygotowaniu ewidencji VAT, deklaracji VAT oraz korekt ewidencji i deklaracji i reprezentowania zamawiającego w postępowaniach podatkowych związanych z przedmiotem umowy w zakresie uzyskania dla zamawiającego wiążących interpretacji przepisów prawa podatkowego. Czas wykonania przedmiotu umowy ustalono na okres 12 miesięcy od dnia jej zawarcia. T. Andruszkiewicz występujący w imieniu zamawiającego oświadczył w treści umowy, iż na podstawie art. 4 pkt 8 Prawa zamówień publicznych, ustawa ta nie ma zastosowania do niniejszej umowy. Z ustaleń kontroli nie wynika, aby zamawiający ustalił wartość szacunkową zamówienia i w ten sposób uwiarygodnił, iż jest to zamówienie o wartości nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 euro. Nie stwierdzono ponadto, aby przy wyborze usługodawcy zastosowano procedury określone zarządzeniem Pana Wójta nr 40/2014 z dnia 5 maja 2014 r. w sprawie zamówień publicznych o wartości szacunkowej nie przekraczającej 30.000 euro.

Wynagrodzenie wykonawcy ustalono jako 30% zmniejszenia VAT należnego, zadeklarowanego przez zamawiającego z tytułu zbycia przez zamawiającego w drodze wywłaszczenia nieruchomości oraz jednorazowe wynagrodzenie w wysokości 1.000 zł zafakturowane wraz z wystawieniem pierwszej faktury dotyczącej wynagrodzenia za sukces, nie później jednak niż w dniu zakończenia umowy.

Kontrola wykazała, iż zawarcie umowy było bezprzedmiotowe, gdyż gmina Zawady nie odprowadziła podatku VAT (skorzystała ze zwolnienia podatkowego) z tytułu zbycia w drodze wywłaszczenia nieruchomości przeznaczonych pod budowę infrastruktury drogowej, co stanowiło główny przedmiot umowy. Oświadczenie woli Zastępcy Wójta złożone zostało zatem pod wpływem błędu w rozumieniu art. 84 k.c., który spowodowany był brakiem staranności w ustaleniu stanu faktycznego stanowiącego przedmiot umowy. Sankcją prawną dla wadliwych oświadczeń woli w przypadku błędu jest nieważność względna. W świetle przepisów art. 88 k.c. zaistnienie tej sankcji w przypadku nieważności względnej następuje poprzez złożenie oświadczenia o uchyleniu się od skutków prawnych umowy zawartej pod wpływem błędu, które należy złożyć w przeciągu roku od dowiedzenia się o wadzie. Oświadczenie to powinno być złożone na piśmie i doręczone drugiej stronie. Nie stwierdzono, aby powyższe zostało uczynione. Z ustaleń kontroli nie wynika także, aby gmina do dnia zakończenia kontroli poniosła jakiekolwiek wydatki związane z przedmiotową umową – str. 59-61 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli wydatków z tytułu dotacji dla szkół publicznych prowadzonych przez podmioty inne niż gmina (opis na str. 167-182 protokołu kontroli) – w świetle przepisów ustawy z dnia 27 października 2017 r. o finansowaniu zadań oświatowych (Dz. U. z 2017 r. poz. 2203, ze zm.) oraz postanowień uchwały Nr XXII/193/2017 Rady Gminy Zawady z dnia 28 grudnia 2017 r. w sprawie trybu udzielania i rozliczania dotacji dla publicznej szkoły podstawowej, w której zorganizowano oddział przedszkolny, prowadzonej na terenie Gminy Zawady przez inne niż Gmina Zawady osoby prawne i osoby fizyczne oraz trybu i zakresu kontroli prawidłowości pobrania i wykorzystania dotacji oraz terminu i sposobu rozliczenia ich wykorzystania, stwierdzono, że:

a) zaniechano ogłoszenia w BIP gminy Zawady informacji o:

- podstawowej kwocie dotacji na 2018 i 2019 r., o której mowa w art. 12 ustawy oraz jej aktualizacji dokonywanej na podstawie art. 44 ust. 1 tego aktu,

- statystycznej liczbie uczniów na 2018 i 2019 r. i jej aktualizacji dokonywanej na podstawie art. 11 ust. 2 ustawy,

- wskaźniku zwiększającym, o którym mowa w art. 14 ust. 1, 2 i 8 obowiązującym na 2018 i 2019 r. Wskazany wymóg wynika z art. 46 ust. 1 przywołanej ustawy.

Odnosząc się do tej kwestii wskazał Pan: Informacje te będą zamieszczane w BIP Gminy Zawady w 2019 r. Dołożę wszelkich starań, aby informacja, o której mowa była zamieszczana na bieżąco w latach przyszłych. W roku 2018 była to sytuacja niezamierzona i wynikała z nadmiaru obowiązków i przeoczenia,

b) informacje przedkładane do 10 dnia każdego miesiąca przez podmiot dotowany – Społeczno-Oświatowe Stowarzyszenie Pomocy Pokrzywdzonym i Niepełnosprawnym „Edukator” z siedzibą w Łomży będące organem prowadzącym Szkołę Podstawową w Konopkach-Pokrzywnicy – pn. „Lista uczniów uczęszczających do publicznej szkoły podstawowej, w której zorganizowano oddział przedszkolny”, zawierały wzajemnie wykluczające się dane w kontekście dat urodzenia uczniów i klas, do których oni uczęszczali. Przykładowo: informacja ze stycznia 2018 r. (rok szkolny 2017/2018) – poz. 1 – uczeń ur. 2004 r. kl. VI (prawidłowo powinna być kl. VII), poz. 2 i 3 – uczniowie ur. 2003 r. kl. V (prawidłowo II kl. gimnazjum), poz. 10 – uczeń ur. 2007 r. kl. III (prawidłowo kl. IV); informacja z września 2018 r. (rok szkolny 2018/2019) – poz. 1 – uczeń ur. 2004 r. kl. VI (prawidłowo powinna być kl. VIII), poz. 2 – uczeń ur. 2003 r. kl. V (prawidłowo III kl. gimnazjum), poz. 3, 4 i 5 – ur. 2007 r. kl. IV (prawidłowo kl. V), poz. 12, 13, 14, 15 i 20 – ur. 2010 r. kl. I (prawidłowo kl. II lub III), poz. 15 i 16 – ur. 2011 r. kl. 0 (prawidłowo kl. I), poz. 18 i 19 – ur. 2010 r. kl. 0 (prawidłowo kl. II lub III). Wymóg przedkładania informacji w podziale na imię i nazwisko ucznia, klasę, datę urodzenia i miejsce zamieszkania, według określonego wzoru, wynika z § 4 ust. 2 przywołanej uchwały Rady Gminy Zawady. Występowanie opisanych sprzeczności (oczywistych niezgodności ze stanem faktycznym) świadczy o braku weryfikacji przez Urząd Gminy Zawady danych zawartych w otrzymywanych informacjach, co potwierdził Pan w wyjaśnieniu wskazując: Listy uczniów wykazywane miesięcznie w 2018 r. przez Stowarzyszenie „Edukator” nie były weryfikowane w Urzędzie. Nie była to sytuacja zamierzona i wynikała z nadmiaru obowiązków pracownika. Pracownicy w przyszłości będą dokładnie analizować dane uczniów. Z § 6 ust. 1 uchwały wynika, iż Wójt przeprowadza kontrolę jednostki pod względem prawidłowości pobrania i wykorzystania dotacji, w tym przedstawionych danych o liczbie uczniów w oparciu o dokumentację organizacyjną, finansową i dokumentację przebiegu nauczania,

c) dotację na ucznia Szkoły Podstawowej w Konopkach-Pokrzywnicy na 2018 r. ustalono z naruszeniem art. 25 ust. 1 ustawy stanowiącego, iż publiczne szkoły, w których jest realizowany obowiązek szkolny lub obowiązek nauki otrzymują na każdego ucznia dotację w wysokości stanowiącej iloczyn kwoty przewidzianej na takiego ucznia w części oświatowej subwencji ogólnej dla jednostki samorządu terytorialnego oraz wskaźnika zwiększającego, o którym mowa w art. 14 ust. 1. Z ustaleń kontroli wynika, iż na 2018 r. nie dokonano wyliczenia wskaźnika zwiększającego dla gminy Zawady, co z kolei skutkowało tym, że kwota dotacji przewidziana w części oświatowej subwencji ogólnej nie została przemnożona wskaźnikiem zwiększającym. Wskaźnik zwiększający, który powinien był obowiązywać w 2018 r. został wyliczony przez kontrolowaną jednostkę na prośbę kontrolującego. Z okazanego wyliczenia wynika, iż wskaźnik ów wynosił 1,050, zatem przy jego uwzględnieniu kwoty dotacji powinny wynosić: na ucznia szkoły podstawowej 184.387,77 zł (kwota wydatków wykonanych w rozdziale 80101 „Szkoły podstawowe”, par. 2540 „Dotacja podmiotowa z budżetu dla niepublicznej jednostki systemu oświaty” 175.607,40 zł × 1.050), tj. o 8.780,37 zł więcej i na ucznia niepełnosprawnego 42.992,56 zł (kwota wydatków z rozdziału 80150 „Realizacja zadań wymagających stosowania specjalnej organizacji nauki i metod pracy dla dzieci i młodzieży w szkołach podstawowych” par. 2540 – 40.945,30 zł × 1.050), tj. o 2.047,26 zł więcej,

d) wskaźnik zwiększający na 2019 r. dla gminy Zawady (wynoszący 1,321) został wyliczony niezgodnie z art. 14 ust. 1 ustawy. Jak bowiem ustalono, przy jego obliczaniu nie uwzględniono pozycji określonej jako Dp_t-1 oznaczającej wykorzystaną w roku bazowym (w tym przypadku 2018 r.) przez jednostkę samorządu terytorialnego kwotę dotacji, o której mowa w art. 55 ust. 3, dla prowadzonych przez tę jednostkę szkół danego typu, w których jest realizowany obowiązek szkolny lub obowiązek nauki, niebędących szkołami specjalnymi. O wskazaną pozycję, zgodnie z art. 14 ust. 1 ustawy, pomniejsza się pozycję Wb_t-1, czyli wydatki bieżące poniesione w roku bazowym (2018 r.) z budżetu jednostki samorządu terytorialnego na prowadzenie przez tę jednostkę szkół danego typu, w których jest realizowany obowiązek szkolny lub obowiązek nauki, niebędących szkołami specjalnymi. W przywołanym art. 55 ust. 3 ustawy chodzi zaś o dotację celową z budżetu państwa udzielaną jednostkom samorządu terytorialnego przez wojewodę na zakup wyposażenia: 1) publicznych szkół podstawowych i szkół artystycznych realizujących kształcenie ogólne w zakresie szkoły podstawowej w podręczniki do zajęć z zakresu edukacji: polonistycznej, matematycznej, przyrodniczej i społecznej, podręczniki do zajęć z zakresu danego języka obcego nowożytnego, materiały edukacyjne lub materiały ćwiczeniowe, dla klas I-III; 2) publicznych szkół podstawowych i szkół artystycznych realizujących kształcenie ogólne w zakresie szkoły podstawowej w podręczniki, materiały edukacyjne lub materiały ćwiczeniowe, dla klas IV-VIII. Według danych sprawozdania Rb-28S gminy Zawady za okres 2018 r. suma wydatków wykonanych w rozdziale 80153 „Zapewnienie uczniom prawa do bezpłatnego dostępu do podręczników, materiałów edukacyjnych lub materiałów ćwiczeniowych” stanowiła kwotę 23.392,62 zł. Wyliczony przez kontrolującego wskaźnik zwiększający na 2019 r. przy uwzględnieniu tej dotacji powinien wynosić 1,303, a nie 1,321,

e) dotację na ucznia Szkoły Podstawowej na 2018 r. zaniżono także wskutek pominięcia dwóch dodatkowych uczniów w roku szkolnym 2018/2019 wskazanych w informacjach przedkładanych przez organ prowadzący szkołę za okres od września do grudnia 2018 r. Stwierdzono, iż wypłacana w tym okresie dotacja wynosiła 14.633,95 zł miesięcznie, która to kwota wyliczona była na 18 uczniów. Zgodnie z art. 25 ust. 1 ustawy dotacja przysługuje na każdego ucznia. Zaniżenie dotacji z tego tytułu wyniosło 6.829,15 zł (4 miesiące × 2 uczniów × 812,99 zł, tj. miesięczna stawka dotacji na ucznia wypłacana przez kontrolowaną jednostkę × wskaźnik zwiększający 1,050). Odnosząc się do tej kwestii w udzielonym wyjaśnieniu wskazał Pan, iż Nie dokonano zwiększenia dotacji na 2 uczniów w okresie od września do grudnia 2018 r., gdyż wynikało to z przeoczenia pracownika zajmującego się wyliczeniem i rozliczeniem dotacji. Nie było to działanie zamierzone. Pracownicy na przyszłość będą bardziej wyczuleni na analizowanie informacji o aktualnej liczbie uczniów w Szkole Podstawowej w Konopkach-Pokrzywnicy,

f) aktualizacji kwoty dotacji na ucznia Szkoły Podstawowej, będącej wynikiem zmiany kwoty przewidzianej w części oświatowej subwencji ogólnej dla gminy Zawady, dokonano z naruszeniem zasad określnych przepisami art. 43 ust. 2 pkt 1 i ust. 3 pkt 1 ustawy. Na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 2 ustawy kwota dotacji, o której mowa w art. 25 ust. 1, ulega aktualizacji w wyniku zmiany kwoty przewidzianej w części oświatowej subwencji ogólnej dla jednostki samorządu terytorialnego, dokonanej na podstawie art. 45. Aktualizacji kwoty takiej dotacji dokonuje się w miesiącu roku budżetowego następującym po miesiącu, w którym upłynęło 30 dni od dnia ogłoszenia ustawy budżetowej na rok budżetowy, zwanym dalej „miesiącem pierwszej aktualizacji”, zaś zaktualizowana kwota dotacji obowiązuje od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu pierwszej aktualizacji (art. 43 ust. 2 pkt 1 i ust. 3 pkt 1). W przepisie art. 45 wskazano natomiast, iż jeżeli ustawa budżetowa na rok budżetowy została ogłoszona po dniu 1 grudnia roku bazowego, wysokość dotacji, o której mowa w art. 25 ust. 1, w zakresie kwoty przewidzianej w części oświatowej subwencji ogólnej dla jednostki samorządu terytorialnego, ustala się: w okresie do ostatniego dnia miesiąca pierwszej aktualizacji – z uwzględnieniem kwoty przewidzianej w części oświatowej subwencji ogólnej dla jednostki samorządu terytorialnego w roku bazowym; w okresie od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu pierwszej aktualizacji – z uwzględnieniem kwoty przewidzianej w części oświatowej. W kontrolowanej jednostce kwota dotacji po aktualizacji zaczęła obowiązywać od czerwca 2018 r., co wynikało m.in. z pisma Pana Wójta z dnia 4 czerwca 2018 r. informującego podmiot dotowany o nowych stawkach dotacji, a także faktu, iż do końca maja 2018 r. dotację przekazywano w wysokości 576,83 zł miesięcznie na ucznia, zaś od czerwca 2018 r. w wysokości 812,99 zł miesięcznie. Należy zauważyć, iż ustawa budżetowa na 2018 r. została ogłoszona 2 stycznia 2018 r.; miesiącem, w którym upłynęło 30 dni od dnia jej ogłoszenia był 2 luty 2018 r., zatem miesiącem roku następującego po tym miesiącu był marzec 2018 r., który w omawianym przypadku powinien być miesiącem aktualizacji. Przyjmując powyższe założenie, zaktualizowana kwota dotacji powinna zatem obowiązywać od kwietnia 2018 r. Analogiczna nieprawidłowość dotyczy także momentu zaktualizowania dotacji przekazywanej Stowarzyszeniu „Edukator” na uczniów oddziału przedszkolnego przy Szkole Podstawowej w Konopkach-Pokrzywnicy. Podobnie jak wyżej, zaktualizowana stawka dotacji wynosząca 402,49 zł zaczęła obowiązywać od czerwca, zamiast od kwietnia 2018 r. Dodania wymaga, iż w przywołanym piśmie z dnia 4 czerwca 2018 r. wskazał Pan, iż podstawowa stawka dotacji przysługująca na jedno dziecko uczęszczające do oddziału „0” to kwota 402,49 zł. Należy wskazać na nieprecyzyjność zastosowaną w tej informacji, sugerującą, iż dotacja przysługuje jedynie na dziecko uczęszczające do oddziału „0”, podczas faktycznym dotowaniem objęto dzieci uczęszczające do oddziału przedszkolnego w SP w Konopkach-Pokrzywnicy (tj. dzieci w wieku od 3 do 5 lat),

g) nie zastosowano metody przekazywania dotacji po aktualizacji na ucznia Szkoły Podstawowej w Konopkach-Pokrzywnicy, wynikającej ze zmiany kwoty przewidzianej w części oświatowej subwencji ogólnej dla jednostki samorządu terytorialnego, określonej przepisami art. 43 ust. 4 ustawy. Stanowią one, iż jeżeli w wyniku aktualizacji wysokość dotacji, o której mowa w art. 25 ust. 1 uległa zmianie, suma kolejnych przekazywanych części dotacji na ucznia, począwszy od pierwszego dnia obowiązywania zaktualizowanej kwoty dotacji, stanowi różnicę pomiędzy wysokością dotacji, o której mowa w art. 25 ust. 1, według stanu na pierwszy dzień obowiązywania zaktualizowanej kwoty dotacji, a sumą części dotacji przekazanych na ucznia od początku roku budżetowego do dnia poprzedzającego pierwszy dzień obowiązywania zaktualizowanej kwoty dotacji. W treści art. 43 ust. 5 ustawy wskazano zaś, iż w przypadku wyrównywania kwoty dotacji, o której mowa w art. 18, zgodnie z ust. 4, średnia arytmetyczna kolejnych przekazywanych części dotacji na ucznia, począwszy od pierwszego dnia obowiązywania zaktualizowanej kwoty dotacji, może zwiększyć się maksymalnie o 50% albo zmniejszyć się maksymalnie o 25% średniej arytmetycznej części dotacji przekazanych na ucznia od początku roku budżetowego do dnia poprzedzającego pierwszy dzień obowiązywania zaktualizowanej kwoty dotacji. Kontrola wykazała, iż w dniu aktualizacji, tj. 4 czerwca 2018 r., wypłacono tytułem wyrównania dotacji za styczeń-maj 2018 r. jednorazowo kwotę 21.254,95 zł w rozdziale 80101 i kwotę 3.760,10 zł w rozdziale 80150, zaś miesięczne części dotacji wypłacane w kolejnych miesiącach 2018 r. stanowiły odpowiednik iloczynu liczby uczniów i stawki dotacji 812,99 zł na ucznia pełnosprawnego oraz stawek dotacji w kwotach 1.788,87 zł (waga P6) i 695,67 zł (waga P4) na uczniów niepełnosprawnych. Wskazanej metody przekazywania dotacji po aktualizacji nie zastosowano także w odniesieniu do dotacji na ucznia oddziału przedszkolnego przy Szkole Podstawowej, o czym świadczy wypłacenie w dniu 4 czerwca 2018 r. kwoty w wysokości 1.404,48 zł tytułem wyrównania dotacji za styczeń-maj 2018 r.,

h) stawkę dotacji obowiązującą od czerwca 2018 r. w kwocie 402,49 zł na ucznia oddziału przedszkolnego przy Szkole Podstawowej w Konopkach-Pokrzywnicy wyliczono w sposób nie mający związku z przepisami art. 12 ust. 2 i art. 18 ustawy stanowiącymi podstawę obliczania dotacji na ucznia oddziału przedszkolnego dla niesamorządowych szkół publicznych. Zastosowana metoda, nie wynikająca z przywołanych przepisów, wyglądała w następujący sposób: 106.258,92 zł : 12 miesięcy = 8.854,91 zł : 22 uczniów = 402,49 zł, w tym kwota 106.258,92 zł wynikała z metryczki subwencji oświatowej na 2018 r. z części „zadania pozaszkolne”, poz. 56 – P44 „Dzieci 6-letnie w oddziale przedszkolnym lub innych formach…” (86.581,34 zł) i poz. 57 – P45 „Dzieci 6-letnie wieś/miasto do 5 tys. mieszkańców” (19.677,58 zł); podobnie liczba 22 uczniów wynikała z poz. 56 i 57 tejże metryczki. Z art. 18 ustawy o finasowaniu zadań oświatowych wynika, iż prowadzone przez osoby prawne niebędące jednostkami samorządu terytorialnego oraz osoby fizyczne publiczne szkoły podstawowe, w których zorganizowano oddział przedszkolny, niebędące szkołami specjalnymi otrzymują na każdego ucznia oddziału przedszkolnego z budżetu gminy dotację w wysokości równej podstawowej kwocie dotacji dla szkół podstawowych, w których zorganizowano oddział przedszkolny, z tym że na ucznia niepełnosprawnego w wysokości nie niższej niż kwota przewidziana na takiego ucznia niepełnosprawnego oddziału przedszkolnego w szkole podstawowej w części oświatowej subwencji ogólnej dla gminy. Zgodnie zaś z treścią art. 12 ust. 2 ustawy o finansowaniu zadań oświatowych, przez podstawową kwotę dotacji dla szkół podstawowych, w których zorganizowano oddział przedszkolny, należy rozumieć kwotę wydatków bieżących zaplanowanych na rok budżetowy na prowadzenie przez gminę szkół podstawowych, w których zorganizowano oddział przedszkolny, odpowiednio pomniejszonych o elementy wymienione w pkt 1-7 przywołanej regulacji, i podzielonych przez statystyczną liczbę uczniów w tych oddziałach przedszkolnych w szkołach podstawowych pomniejszoną o statystyczną liczbę uczniów niepełnosprawnych w tych oddziałach przedszkolnych w szkołach podstawowych. Przez statystyczną liczbę uczniów, zgodnie z treścią art. 11 ust. 1 ustawy, należy rozumieć liczbę odpowiednio uczniów w prowadzonych przez jednostkę samorządu terytorialnego placówkach wychowania przedszkolnego, szkołach lub placówkach, ustaloną na podstawie danych systemu informacji oświatowej według stanu na dzień 30 września roku bazowego (czyli roku poprzedzającego rok budżetowy, co wynika z art. 2 pkt 25 tejże ustawy). Statystyczna liczba uczniów jest aktualizowana w październiku roku budżetowego. Zaktualizowana statystyczna liczba uczniów stanowi sumę 2/3 liczby odpowiednio uczniów w prowadzonych przez jednostkę samorządu terytorialnego szkołach, ustalonej na podstawie danych systemu informacji oświatowej według stanu na dzień 30 września roku bazowego oraz 1/3 liczby odpowiednio uczniów w prowadzonych przez jednostkę samorządu terytorialnego szkołach, ustalonej na podstawie danych systemu informacji oświatowej według stanu na dzień 30 września roku budżetowego,

i) nie zaktualizowano podstawowej kwoty dotacji na ucznia oddziału przedszkolnego przy Szkole Podstawowej w Konopkach-Pokrzywnicy w październiku roku budżetowego (tj. 2018 r.), który to obowiązek wynika z art. 43 ust. 2 pkt 2 ustawy. Zaktualizowana kwota dotacji powinna obowiązywać od pierwszego dnia listopada roku budżetowego, o czym stanowią przepisy art. 43 ust. 3 pkt 2 ustawy. Z brzmienia art. 44 ust. 3 pkt 1 wynika zaś, iż w aktualizacji tej uwzględnia się plan dochodów i wydatków budżetu jednostki samorządu terytorialnego według stanu na ostatni dzień 30 września roku budżetowego. Kontrola wykazała, iż w okresie od czerwca do końca 2018 r. stawka dotacji wypłacana na ucznia oddziału przedszkolnego wynosiła 402,49 zł, a zatem nie została zaktualizowana.

           W wyniku działań kontrolnych dokonano wyliczenia orientacyjnej kwoty dotacji na ucznia oddziału przedszkolnego przy Szkole Podstawowej w Konopkach-Pokrzywnicy w 2018 r., bazując na danych budżetu gminy Zawady na 2018 r. i jego zmianach – niezbędnych do ustalenia kwoty wydatków bieżących zaplanowanych na rok budżetowy (2018) na prowadzenie przez gminę Zawady szkół podstawowych, w których zorganizowano oddział przedszkolny, z przeznaczeniem na ten oddział przedszkolny – oraz statystycznej liczbie uczniów w oddziale przedszkolnym prowadzonym w Szkole Podstawowej w Zawadach, według stanu na 30 września 2017 r. i 30 września 2018 r., podanej przez kontrolowaną jednostkę (w obu przypadkach wynosiła ona 44 uczniów). Podstawę zastosowanych wyliczeń stanowiły sumy wydatków bieżących ujętych w rozdziale 80103 „Oddziały przedszkolne w szkołach podstawowych” i rozdziale 80106 „Inne formy wychowania przedszkolnego”, jako że wydatki na tzw. punkt przedszkolny objęte były planem finansowym Szkoły Podstawowej w Zawadach, w której to szkole zgodnie ze statutem prowadzony jest oddział przedszkolny. Stwierdzono, iż w pierwotnej wersji uchwały budżetowej na 2018 r. przyjętej w dniu 28 grudnia 2017 r. suma wydatków zaplanowanych w rozdziale 80103 wynosiła 80.380 zł (z pominięciem wydatków zawartych w par. 2540), zaś w rozdziale 80106 – 97.497 zł. Zmian w tym zakresie dokonano uchwałami z następujących dni:

- z dnia 8 marca 2018 r. wydatki w rozdziale 80106 zmniejszono do kwoty 69.497 zł,

- z dnia 8 maja 2018 r. zwiększono wydatki w rozdziale 80103 o sumę 43.840 zł (do kwoty 124.220 zł) i zwiększono wydatków w rozdziale 80106 do kwoty 96.897 zł,

- z dnia 28 czerwca 2018 r. wydatki w rozdziale 80103 zmniejszono do kwoty 103.220 zł, zaś w rozdziale 80106 do kwoty 71.897 zł,

- z dnia 26 września 2018 r. wydatki w rozdziale 80103 zmniejszono do kwoty 78.220 zł, zaś w rozdziale 80106 do kwoty 46.310 zł,

- z dnia 21 listopada 2018 r. wydatki w rozdziale 80103 zwiększono do kwoty 83.220 zł.

Dodania wymaga, iż zgodnie z art. 12 ustawy przy ustaleniu kwoty wydatków bieżących prawidłowo uwzględnieniu podlegać powinny wszystkie wydatki bieżące przeznaczone na oddział przedszkolny, a więc także zawarte w innych rozdziałach klasyfikacji budżetowej, np. na doskonalenie zawodowe nauczycieli zatrudnionych w tym oddziale (rozdział 80146), na prowadzenie świetlicy, o ile uczęszczają do niej także dzieci w wieku przedszkolnym (rozdział 85401), na prowadzenie stołówki szkolnej lub przedszkolnej (rozdział 80148), pozostałą działalność (rozdział 80195). Dotyczy to także kosztów wspólnych, np. zakupu energii, zakupu usług remontowych, wynagrodzenia dyrektora i pracowników obsługi, zakupu usług zdrowotnych, opłat z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych (tego typu wydatków w ogóle nie było w planie finansowym SP w Zawadach), kosztów podróży służbowych nauczycieli, różnych opłat i składek (występowały jedynie w rozdz. 80101). Powinny być one przeliczane na uczniów, na których są ponoszone, np. gdy w szkole podstawowej prowadzony jest oddział przedszkolny, ale całość kosztów energii klasyfikowana jest do rozdziału 80101 „Szkoły podstawowe” (tak jak to ma miejsce w kontrolowanej jednostce), w celu ustalenia wysokości wydatków planowanych na prowadzenie oddziału przedszkolnego konieczne jest przeliczenie wydatków wspólnych ujętych w rozdz. 80101 proporcjonalnie do uczniów lub w oparciu o inne wskaźniki, np. do zajmowanej powierzchni. Kontrolowana jednostka z racji obliczenia dotacji na ucznia oddziału przedszkolnego z pominięciem postanowień art. 12 ustawy, nie dokonywała ustalenia ewentualnych kwot planowanych wydatków na prowadzenie oddziału przedszkolnego przy szkole podstawowej zawartych w innych niż 80103 i 80106 rozdziałach klasyfikacji budżetowej. Z tego powodu wyliczenie dokonane przez kontrolującego także nie uwzględnia wskazanych kwot.

Stawki dotacji dla 2018 r. obliczone przez kontrolującego – z uwzględnieniem powyższych zastrzeżeń – wynoszą:

a) 336,88 zł – miesięczna stawka na ucznia oddziału przedszkolnego do czasu tzw. pierwszej aktualizacji uzyskana w wyniku następujących obliczeń: 177.877 zł (wydatki bieżące zaplanowane w rozdz. 80103 i 80106 w pierwotnej wersji uchwały budżetowej na 2018 r.) : 44 (statystyczna liczba uczniów w oddziale przedszkolnym przy Szkole Podstawowej w Zawadach na 30 września 2017 r.) = 4.042,65 zł rocznie na dziecko : 12 miesięcy,

b) 283,85 zł – miesięczna stawka na ucznia oddziału przedszkolnego po dokonaniu tzw. pierwszej aktualizacji uzyskana w wyniku następujących obliczeń: 149.877 zł (wydatki bieżące w rozdz. 80103 i 80106 w wersji uchwały budżetowej obowiązującej na koniec marca 2018 r.) : 44 (statystyczna liczba uczniów w oddziale przedszkolnym w szkole podstawowej na 30 września 2017 r.) = 3.406,29 zł rocznie na dziecko : 12 miesięcy,

c) 238,23 zł – miesięczna stawka dotacji na ucznia oddziału przedszkolnego po dokonaniu aktualizacji tzw. październikowej, uzyskana w wyniku następujących obliczeń: 124.530 zł (wydatki bieżące w rozdz. 80103 i 80106 w wersji uchwały budżetowej obowiązującej na koniec września 2018 r.) : 43,56 (29,04, tj. 2/3 uczniów na 30 września 2017 r. + 14,52, tj. 1/3 uczniów na 30 września 2018 r.) = 2.858,81 zł rocznie na dziecko : 12 miesięcy.

W trakcie 2018 r. łączna liczba dotowanych uczniów oddziału przedszkolnego wyniosła 383; liczba ta pomnożona przez stawkę 238,23 zł stanowi kwotę 91.242,09 zł. Jest to roczna kwota dotacji według zaktualizowanej podstawowej kwoty dotacji obowiązującej od listopada 2018 r. Wydatki poniesione przez gminę Zawady w rozdziale 80103 par. 2540 wyniosły zaś 154.153,67 zł, czyli były wyższe o 62.911,58 zł. Należy jednakże zauważyć, iż celem prawidłowego ustalenia rocznej kwoty dotacji po aktualizacji należy zastosować mechanizm przekazywania dotacji po aktualizacji określony przywołanymi wyżej przepisami art. 43 ust. 4 i ust. 5 ustawy. Na przykładzie stawek dotacji obliczonych w trakcie kontroli mechanizm ów wyglądałby w następujący sposób:

• kwota dotacji obowiązująca od stycznia 2018 r. (ustalona przez kontrolowaną jednostkę) – 10.106,40 zł miesięcznie (stawka 336,88 zł × 30 uczniów), co daje roczną kwotę dotacji dla oddziału przedszkolnego w wysokości 121.276,80 zł (10.106,40 zł x 12),
• pierwsza aktualizacja z marca 2018 r. – miesięczna część dotacji powinna wynosić 8.799,35 zł (stawka 283,85 zł przy liczbie 31 uczniów). Roczna kwota dotacji według zaktualizowanej podstawowej kwoty dotacji to 105.592,20 zł (8.799,35 zł x 12). Miesięczne części dotacji nie powinny w takiej sytuacji stanowić iloczynu 283,85 x 31 = 8.799,35 zł, tylko następne części dotacji oblicza jako różnicę pomiędzy wysokością dotacji należnej zgodnie z przepisami według stanu na pierwszy dzień obowiązywania zaktualizowanej podstawowej kwoty dotacji a sumą części dotacji przekazanych od początku roku budżetowego do dnia poprzedzającego pierwszy dzień obowiązywania zaktualizowanej podstawowej kwoty dotacji, czyli:

- suma przekazana w okresie styczeń-marzec – 30.319,20 zł (3×10.106,40 zł),

- suma kolejnych części dotacji to 75.273 zł, co wynika z wyliczenia: 105.592,20 zł – 30.319,20 zł = 75.273 zł/9 m-cy (od kwietnia do grudnia) = 8.363,66 zł miesięcznie (kwota niższa o 17,24% od średniej arytmetycznej części dotacji przekazanych na ucznia od początku roku budżetowego do dnia poprzedzającego pierwszy dzień obowiązywania zaktualizowanej kwoty dotacji),

• druga (i ostatnia) aktualizacja podstawowej kwoty dotacji – miesięczna część dotacji powinna wynosić 7.385,13 zł (stawka 238,23 zł przy liczbie 31 uczniów). Roczna kwota dotacji według zaktualizowanej podstawowej kwoty dotacji wynosiła 7.385,13 zł x 12 = 88.621,56 zł. Miesięczne części dotacji nie powinny w tej sytuacji stanowić iloczynu 238,23 x 31 = 7.385,13 zł, tylko następne części dotacji należało obliczyć jako różnicę pomiędzy wysokością dotacji należnej zgodnie z przepisami według stanu na pierwszy dzień obowiązywania zaktualizowanej podstawowej kwoty dotacji a sumą części dotacji przekazanych od początku roku budżetowego do dnia poprzedzającego pierwszy dzień obowiązywania zaktualizowanej podstawowej kwoty dotacji.

W opisywanym przypadku w okresie styczeń-marzec 2018 r. przekazano 30.319,20 zł i w okresie kwiecień-październik 2018 r. 58.545,62 zł (7 × 8.363,66 zł), tj. łącznie 88.864,82 zł. Suma ta była już zatem wyższa o 243,26 zł od wysokości rocznej kwoty dotacji wyliczonej po aktualizacji październikowej. Należy nadmienić także, że kolejne przekazywane części dotacji muszą dodatkowo uwzględniać faktyczną liczbę uczniów dotowanego oddziału – w październiku doszło 2 uczniów, zatem dotacja powinna być wyższa o 567,70 zł (2×283,85 zł); w listopadzie i grudniu liczba uczniów wynosiła po 36 (po 5 uczniów więcej), na których dotacja powinna była wynosić 2.382,30 zł (5 × 238,23 zł × 2 miesiące).

Po aktualizacji październikowej doszło do sytuacji, w której przekazana do końca października 2018 r. łączna kwota dotacji przewyższała dotację należną za ten rok, co uniemożliwiało zastosowanie mechanizmu z art. 43 ust. 4 ustawy (suma ujemna). W takiej sytuacji powinny znaleźć zastosowanie przepisy art. 43 ust. 5, zgodnie z którymi średnia arytmetyczna kolejnych przekazywanych części dotacji na ucznia, począwszy od pierwszego dnia obowiązywania zaktualizowanej kwoty dotacji, może zmniejszyć się maksymalnie o 25% średniej arytmetycznej części dotacji przekazanych na ucznia od początku roku budżetowego do dnia poprzedzającego pierwszy dzień obowiązywania zaktualizowanej kwoty dotacji. Średnia arytmetyczna dotacji przekazanych do końca października wynosi w opisywanym przypadku: 88.864,82 zł : 10 = 8.886,48 zł, zatem średnia arytmetyczna kolejnych przekazywanych części dotacji mogła być niższa od tej kwoty jedynie o 25%, czyli wynosić 6.664,85 zł. Wypłaty w listopadzie i grudniu powinny zatem wynieść 15.712 zł (2 × 6.664,85 zł + 2.382,30 zł na dodatkowych uczniów). W skali roku wydatki wynosiłyby wówczas 104.576,82 zł (88.864,82 zł + 15.712 zł). Badana jednostka w trakcie 2018 r. wydatkowała zaś kwotę 154.153,67 zł, tj. o 49.576,85 zł większą.

Resumując, z analizy prawidłowości przekazanych dotacji wynika, iż zaniżenie dotacji na ucznia Szkoły Podstawowej w Konopkach-Pokrzywnicy za 2018 r. łącznie wyniosło 17.656,78 zł, natomiast zawyżenie dotacji na ucznia oddziału przedszkolnego w tej szkole stanowiło 49.576,85 zł. Per saldo w skali roku zawyżenie dotacji dla Stowarzyszenia „Edukator” wynosiło w przedstawionych obliczeniach łącznie o 31.920,07 zł. Dodania wymaga, iż sprawy dotyczące obliczania i rozliczania dotacji na uczniów szkoły publicznej prowadzonej przez inny podmiot niż gmina nie zostały pisemnie powierzone żadnemu pracownikowi.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania, nieznajomości lub błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy oraz rażących – w niektórych obszarach – zaniedbań w zakresie funkcjonowania kontroli zarządczej.

Organem wykonawczym gminy wiejskiej jest Wójt, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowywania projektów uchwał Rady Gminy, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Wójt jako organ wykonawczy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, działającego w strukturze organizacyjnej wskazanej w protokole kontroli, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Wójcie – kierowniku jednostki – zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych oraz pracownikach, którym powierzono obowiązki w zakresie gospodarki finansowej.

Wójt jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości spoczywały, stosownie do postanowień zakresu czynności, na Skarbniku Gminy. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określają przepisy art. 54 ustawy o finansach publicznych. W okresie od 31 maja 2018 r. do 9 kwietnia 2019 r. – w związku z nieobecnością Skarbnika – obowiązki Skarbnika, m.in. w zakresie ustalenia danych ksiąg rachunkowych za 2018 r., wykonywał Zastępca Skarbnika. Odpowiedzialność za prowadzenie rachunkowości spoczywa również na Panu Wójcie na podstawie art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości – z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury – zostaną powierzone innej osobie.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Prowadzenie elektronicznego rejestru instytucji kultury, jak tego wymagają przepisy rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 26 stycznia 2012 r. w sprawie sposobu prowadzenia i udostępniania rejestru instytucji kultury.

2. Zapewnienie realizacji przyjętych regulacjami wewnętrznymi obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, przy uwzględnieniu uwag zawartych w części opisowej wystąpienia i protokole kontroli. Ewentualnie rozważenie zmodyfikowania wprowadzonych procedur, jeżeli nie są one adekwatne do faktycznych potrzeb jednostki.

3. Dokonanie zmian w treści przepisów wewnętrznych składających się na dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości oraz procedury kontroli zarządczej, poprzez:

a) wprowadzenie stosownych modyfikacji w zakresie podstawy przyjętych regulacji odnoszących się do kwestii sprzedaży, nieodpłatnego przekazania innej jednostce, darowizny i likwidacji zużytych składników majątku ruchomego,

b) usunięcie z zakładowego planu Urzędu kont 015 i 855,

c) uregulowanie w zakładowym planie kont zasad ewidencjonowania operacji związanych z centralnym rozliczeniem podatku VAT, z uwzględnieniem konieczności zapewnienia wyeliminowania nieprawidłowości w tym zakresie stwierdzonych podczas kontroli,

d) wprowadzenie procedur zapewniających należyte dokumentowanie i kontrolę procesów wykonania i odbioru prac realizowanych z zakupionych przez gminę materiałów budowlanych.

4. Podjęcie zdecydowanych działań w celu zapewnienia prawidłowości ewidencjonowania operacji w księgach rachunkowych. Zobowiązanie Skarbnika Gminy do wyeliminowania nieprawidłowości stwierdzonych podczas kontroli, poprzez:

a) prowadzenie ewidencji operacji związanych z centralnym rozliczeniem podatku VAT w sposób wskazany w części opisowej niniejszego wystąpienia, zapewniający odzwierciedlenie w księgach rzeczywistego stanu rozrachunków gminy z urzędem skarbowym, wynikającego z deklaracji VAT-7 gminy oraz prawidłowe ustalenie dochodów i wydatków budżetu, a także wyeliminowanie księgowań naruszających zasadę zgodności danych wyciągów bankowych z zapisami na koncie 133. W tym celu m.in. zaprzestanie zmniejszania wydatków budżetu o kwoty przyjętego do rozliczenia w deklaracji VAT-7 podatku naliczonego, mając na uwadze, że skutkiem takiego rozliczenia jest w istocie brak konieczności odprowadzenia do US części podatku należnego, stanowiącego środki uzyskane w związku z realizacją dochodów, a nie zwrot środków przez kontrahentów, na rzecz których poniesiono wydatki; zaliczanie podatku VAT należnego w części niepodlegającej odprowadzeniu do US do dochodów budżetu,

b) prowadzenie ewidencji do konta 222 w księgach budżetu w sposób umożliwiający ustalenie stanu rozliczeń z poszczególnymi jednostkami budżetowym,

c) zaniechanie wykorzystywania kont 221 i 222 w ewidencji budżetu do ujmowania operacji dotyczących wyodrębnionego przy rachunku budżetu rachunku bankowego podzielonej płatności podatku VAT (split payment),

d) ujmowanie na koncie 224 w ewidencji budżetu wpływu od OPS w Zawadach środków wyegzekwowanych od dłużników alimentacyjnych w części podlegającej odprowadzeniu do budżetu państwa, mając na uwadze, że konto 222 nie służy do rozliczenia tego typu środków,

e) zaniechanie dokonywania zapisów ujemnych na koncie 133,

f) stosowanie uwag zawartych w części opisowej wystąpienia i protokole kontroli dotyczących prawidłowości ewidencjonowania oraz wykazywania w sprawozdaniach budżetowych sporządzanych przez OPS w Zawadach i Urząd Gminy operacji dotyczących zwrotu nienależnie pobranych świadczeń rodzinnych,

g) ujęcie w ewidencji do konta 013 pozostałych środków trwałych zakupionych w ramach dotacji z Funduszu Sprawiedliwości na doposażenie OSP Zawady,

h) zaniechanie ewidencjonowania jako zwrotu wydatków dotacji otrzymanych od innej gminy tytułem pomocy finansowej,

i) ewidencjonowanie kosztów i zobowiązań danego roku zgodnie z zasadą memoriału,

j) ustalanie kwoty dochodów i wydatków budżetu na podstawie faktycznych wpływów i wypływów zrealizowanych na rachunki bankowe w danym roku, za wyjątkiem operacji szczególnych dotyczących udziałów w podatkach dochodowych, podatków pobieranych przez urzędy skarbowe, raty części oświatowej subwencji wpływającej w grudniu na rok następny oraz niewykorzystanych kwot dotacji zwróconych w styczniu następnego roku;

k) ustalanie w księgach dwustronnych sald kont rozrachunkowych w przypadku ujęcia na nich zarówno należności, jak i zobowiązań jednostki,

l) zaniechanie dublowania tych samych rozrachunków w księgach budżetu i Urzędu jako jednostki budżetowej, w tym dotyczących należności z tytułu podatków pobieranych przez właściwe organy, a także z tytułu udziałów w dochodach innych budżetów,

ł) ewidencjonowanie na koncie 224 w ewidencji budżetu rozliczeń dochodów budżetowych realizowanych przez organy podatkowe na rzecz budżetu gminy przy zachowaniu realności sald stron Wn i Ma konta 224 na koniec poszczególnych okresów sprawozdawczych. W tym celu w szczególności:

- zaniechanie dokonywania wskazanych w części opisowej niniejszego wystąpienia zapisów „dostosowujących” dane ewidencji z informacjami udostępnianymi w BIP na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych,

- uwzględnienie, że saldo Wn konta 224 powinno na koniec roku obrazować (w wyniku zapisów korespondujących z kontem 901) wyłącznie należności odpowiadające środkom, które gmina w wyniku ich rozliczenia otrzymała faktycznie w styczniu następnego roku,

- do ewidencji zaległości i nadpłat z wymienionych tytułów służy konto 221 w ewidencji Urzędu Gminy jako jednostki budżetowej,

m) zaprzestanie prowadzenia konta 720 w ewidencji budżetu,

n) wykorzystywanie konta 962 jedynie do ewidencji pozostałych operacji niekasowych (niestanowiących dochodów lub wydatków danego roku) wpływających na wynik wykonania budżetu,

o) utworzenie w księgach odpisu aktualizacyjnego należność od Przedsiębiorstwa Handlowo-Usługowego „Medi-Soft”,

p) ujmowanie w ewidencji syntetycznej należności z tytułu odsetek od nieterminowo opłacanych należności gminy, co najmniej na koniec każdego kwartału oraz bieżące uzgadnianie stanu ewidencji syntetycznej  i analitycznej do konta 221; ponadto wyeliminowanie opisanych w niniejszym wystąpieniu nieprawidłowości w naliczaniu odsetek od nieterminowo opłacanego czynszu najmu i dzierżawy,

q) rzetelne ewidencjonowanie operacji związanych z naliczeniem wynagrodzeń pracowników i pochodnych od wynagrodzeń, z uwzględnieniem uwag zawartych w protokole kontroli oraz części opisowej niniejszego wystąpienia, mając na uwadze w szczególności zapewnienie realnych sald zobowiązań na koniec poszczególnych miesięcy roku,

r) zaprzestanie ewidencjonowania operacji związanych z przyznanym wynagrodzeniem płatnika podatku dochodowego jako dochodu i wydatku – ze względu na brak kasowej realizacji tej operacji gospodarczej,

s) ujmowanie równowartości wszystkich wydatków dokonanych z planu finansowego Urzędu na finansowanie inwestycji zapisem Wn 810 – Ma 800,

t) bezwzględne usunięcie z ewidencji kont 860-1, 2, 3 i 4 wykazujących straty finansowe, które w sposób bezpodstawny wpływały na wyniki finansowe prezentowane w sprawozdawczości finansowej Urzędu począwszy od 2014 r.,

u) dokonywanie na koncie 221 przypisu należności wynikających z decyzji zezwalających na zajęcie pasa drogowego; w przypadku decyzji zezwalającej na wieloletnie umieszczenie urządzenia w pasie drogowym dokonywanie przypisu opłaty należnej na dany rok do dnia 15 stycznia.

5. W zakresie sprawozdawczości:

a) zaniechanie wykazywania w sprawozdaniu Rb-27S w kol. 9 „Należności pozostałe do zapłaty – ogółem” kwot wynikających z ewidencji budżetu w zakresie rozrachunków z tytułu udziału gminy w podatku dochodowym od osób fizycznych, odpowiadających środkom zaliczonym już do dochodów wykonanych, które mają być przelane w styczniu następnego roku,

b) ujmowanie w sprawozdaniu Rb-27S odsetek od wszystkich nieterminowo regulowanych należności ujętych w księgach,

c) wykazywanie w sprawozdaniu Rb-28S zobowiązań zgodnie z danymi ksiąg rachunkowych, a także wszystkich zobowiązań wymagalnych na dzień sprawozdawczy, które powinny być wykazane także w sprawozdaniu Rb-Z,

d) wykazywanie w sprawozdaniu Rb-N rzetelnych danych w zakresie gotówki i depozytów oraz pozostałych należności ustalonych zgodnie z instrukcją sporządzania tego sprawozdania,

e) zaniechanie wykazywania w sprawozdaniu Rb-NDS jako przychodów sum stanowiących ratę części oświatowej subwencji ogólnej otrzymanej w grudniu na styczeń następnego roku,

f) prawidłowe zaliczanie należności do wymagalnych i niewymagalnych w sprawozdaniu Rb-27S,

g) prezentowanie w bilansie z wykonania budżetu krótkoterminowych zobowiązań finansowych zgodnie z zasadami wskazanymi w części opisowej wystąpienia,

h) rzetelne, zgodne z danymi ksiąg rachunkowych, ustalanie w rachunku zysków i strat kwoty zysku, czego warunkiem jest wykazywanie w tym sprawozdaniu w zakresie kosztów kwot przeksięgowanych na konto 860 a nie obrotów odpowiednich kont zespołu 4 i 7,

i) prawidłowe sporządzanie sprawozdań Rb-PDP i SP-1, stosownie do uwag zawartych w części opisowej wystąpienia i protokole kontroli.

6. Bieżące pozyskiwanie danych o działaniach windykacyjnych, niezbędnych dla urealniania wartości należności w księgach rachunkowych.

7. W zakresie planowania budżetowego:

a) bieżące monitorowanie realności wykonania planu dochodów ze sprzedaży nieruchomości oraz jego niezwłoczne aktualizowanie w przypadku zmiany okoliczności mających wpływ na jego realizację, zwłaszcza przed końcem III kwartału roku budżetowego, mając na względzie zapewnienie rzetelnych danych do wyliczenia wskaźnika spłaty zadłużenia gminy oraz rzeczywistej podstawy zaciągania zobowiązań na podstawie planu wydatków, którego pokrycie ma być zagwarantowane planowanymi dochodami,

b) egzekwowanie obowiązku sporządzania i przekazywania przez jednostki budżetowe projektów planów finansowych w terminie nie dłuższym niż 30 dni od dnia otrzymania informacji niezbędnych do ich sporządzenia, z zachowaniem trybu wynikającego z obowiązujących przepisów prawnych; zaprzestanie sugerowania kierownikom tych jednostek w pismach możliwości odstąpienia od prawem określonej procedury sporządzenia i przedłożenia projektu planu,

c) opracowywanie planu finansowego Urzędu Gminy jako jednostki budżetowej,

d) zobowiązanie kierownika Biblioteki Publicznej w Zawadach do sporządzania planu finansowego zawierającego wszystkie elementy wymagane przepisami art. 31 ustawy o finansach publicznych,

e) dołożenie większej staranności przy opracowywaniu zmian w uchwale budżetowej w zakresie planowania wysokości dotacji podmiotowej dla Biblioteki Publicznej w Zawadach.

8. Zaprzestanie wykorzystywania w celu finansowania budżetu danego roku środków niestanowiących dochodów lub przychodów danego roku budżetowego, w tym wpływających w grudniu środków pieniężnych raty części oświatowej subwencji ogólnej, stanowiących dochód następnego roku. Uwzględnienie przy realizacji budżetu na dany rok, że zaplanowane limity wydatków nie mogą stanowić realnej podstawy zaciągania i finansowania zobowiązań, ponieważ w sytuacji wydatkowania w roku poprzedzającym środków raty części oświatowej subwencji ogólnej przeznaczonej na styczeń roku budżetowego, kwota dochodów ujętych w księgach roku budżetowego nie będzie odpowiadała faktycznym środkom pieniężnym – w tej części raty subwencji, która została przeznaczona na finansowanie budżetu w roku poprzednim – a zatem nie będzie mogła posłużyć finansowaniu wydatków roku budżetowego mimo ewidencyjnego ujęcia dochodów z jej tytułu.

9. Przestrzeganie przepisów art. 6a, 6b i 6e ustawy o ochronie praw lokatorów… w zakresie obowiązku ponoszenia określonych kosztów związanych ze stanem lokalu mieszkalnego przez najemców i gminę.

10. Obciążenie najemcy lokalu mieszkalnego wynajmowanego na podstawie umowy z dnia 1 października 2018 r. kwotą 4.295,07 zł z tytułu wykonania remontu, którego koszty nie mogą obciążać gminy.

11. Ustalenie czynszu najemcom lokali mieszkalnych zgodnie z obowiązującą obecnie stawką bazową oraz aktualnymi czynnikami podwyższającymi i obniżającymi uchwalonymi przez Radę Gminy.

12. Zamontowanie w wynajmowanych lokalach mieszkalnych urządzeń pomiarowych dokumentujących zużycie wody, których wskazania będą stanowiły podstawę obciążania najemców za wodę i ścieki zapewniając przestrzeganie art. 9 ust. 2 ustawy o ochronie praw lokatorów…

13. Okresowe rozliczanie faktycznych kosztów ogrzewania lokali mieszkalnych z wpłatami wniesionymi przez najemców, w celu zachowania wymagań art. 9 ust. 2 ustawy o ochronie praw lokatorów…

14. Wyeliminowanie sprzeczności między terminem płatności czynszu najmu i dzierżawy wskazywanym w fakturze a wynikającym z umowy.

15. Dokumentowanie daty odebrania faktury przez kontrahenta, poprzez wysyłanie jej za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, w sytuacji kiedy termin zapłaty określono jako rozpoczynający się od momentu odebrania dokumentu.

16. Waloryzowanie czynszu za najem i dzierżawę lokali użytkowych i nieruchomości gruntowych, zgodnie z postanowieniami zawartych umów. Przeprowadzenie waloryzacji w przypadku tych umów, co do których nie dopełniono obowiązków w tym zakresie. Ponadto wprowadzenie postanowień przewidujących waloryzację czynszu do umowy zawartej w 2014 r. na czas nieoznaczony na najem lokalu na gabinet stomatologiczny.

17. Niezwłoczne zaktualizowanie wysokości opłat za użytkowanie wieczyste nieruchomości od firmy Mlekpol.

18. Przedłożenie Radzie Gminy projektu uchwały ustalającej stawkę opłaty adiacenckiej z tytułu wzrostu wartości nieruchomości spowodowanego podziałem nieruchomości, ze wskazaniem na obligatoryjność jej podjęcia.

19. Sporządzenie planu wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości.

20. Podjęcie kompleksowych działań zmierzających do opodatkowania osób prawnych i jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej występujących na terenie gminy Zawady. Prowadzenie rzetelnego wykazu podmiotów zobowiązanych do złożenia deklaracji na właściwe podatki lokalne.

21. Rozważenie możliwości dyscyplinowania podatników do terminowego składania deklaracji/informacji podatkowych. Podejmowanie efektywnych działań zmierzających do określenia wysokości zobowiązania podatkowego w przypadku stwierdzenia uchybień w tym zakresie, zgodnie ze wskazanymi przepisami Ordynacji podatkowej.

22. Wyeliminowanie nieprawidłowości w zakresie realizacji dochodów z tytułu podatków i opłat lokalnych opisanych w protokole kontroli. Poinformowanie Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku o efektach i skutkach finansowych tych działań.

23. Zachowanie prawidłowości sporządzania deklaracji gminnej na podatek od nieruchomości oraz na podatek leśny.

24. Podejmowanie systematycznych czynności sprawdzających, nakazanych treścią Ordynacji podatkowej, z wykorzystaniem procedur zawartych w dziale V ustawy, w stosunku do należności wskazanych w treści wystąpienia pokontrolnego.

25. Umieszczanie dat wpływu na wpływających do Urzędu Gminy dokumentach.

26. Wystąpienie do Starostwa Powiatowego w Białymstoku z wnioskiem o zastosowanie właściwej klasyfikacji gruntów oznaczonych symbolem „B-N”.

27. Podjęcie działań zmierzających do efektywnej realizacji dochodów z tytułu opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi, realizując postulaty zawarte w części opisowej wystąpienia pokontrolnego oraz protokole kontroli.

28. Zachowanie zasad obowiązujących przy udzielaniu ulg inwestycyjnych, stosownie do uwag zawartych w części wystąpienia pokontrolnego i protokole kontroli.

29. Zachowanie zasad przeprowadzania postępowania podatkowego wskazanych w Ordynacji podatkowej, m.in. w zakresie decyzji dotyczących udzielania ulg uznaniowych.

30. Pobór odsetek od zaległości podatkowych w prawidłowej wysokości, mając na względzie  wskazane przepisy Ordynacji podatkowej.

31. Zachowanie zasad ustalania terminu płatności należności podatkowych w oparciu o przywołane przepisy Ordynacji podatkowej. 

32. Przestrzeganie obowiązku wykorzystywania urlopu wypoczynkowego przez Pana Wójta w terminie wynikającym z przepisów Kodeksu pracy.

33. Prawidłowe ustalanie przeciętnej liczby zatrudnionych na potrzeby naliczania odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych. Zwiększenie odpisu na 2020 r. o kwotę 83 zł, o która zaniżono go za 2018 r.

34. Zaliczanie wynagrodzeń pracowników Urzędu do wydatków w rozdz. 90002 – jako dotyczących kosztów funkcjonowania systemu gospodarowania odpadami – w wysokości adekwatnej do zakresu obowiązków związanych z tymi zagadnieniami.

35. Wyeliminowanie przypadków wypłacania radnym podwójnych diet z tytułu udziału w posiedzeniu komisji i sesji Rady Gminy, w sytuacji gdy odbywają się one w tym samym dniu, mając na uwadze, że jest to sprzeczne z obowiązującymi w gminie Zawady zasadami.

36. Wyegzekwowanie zwrotu 200 zł od każdego z 6 radnych, którzy w przypadku opisanym w niniejszym wystąpieniu pobrali dwie diety z tytułu udziału w tym samym dniu w posiedzeniu Komisji Rewizyjnej i sesji Rady Gminy.

37. W zakresie zagadnień związanych z realizacją Gminnego Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych i Narkomanii:

a) dokonywanie wydatków na przeciwdziałanie alkoholizmowi na podstawie dokumentacji zapewniającej możliwość ustalenia należytego związku między finansowanymi celami a realizacją zadań gminy z zakresu przeciwdziałania alkoholizmowi.

b) sporządzanie sprawozdania z realizacji Programu, wymaganego jego treścią,

c) zapewnienie realizacji wszystkich zadań merytorycznych przyjętych w Programie; w celu zapewnienia środków na ich realizację podjęcie działań ograniczających zjawisko wydatkowania większości rocznych dochodów z opłat za zezwolenia na sprzedaż alkoholu na wynagrodzenia członków Gminnej Komisji,

d) powoływanie w skład Gminnej Komisji Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych w Zawadach jedynie osób przeszkolonych w zakresie profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych,

e) wyłączenie się Pana Wójta ze składu Gminnej Komisji Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych.

38. Publikowanie w BIP planu zamówień publicznych w terminie zgodnym z art. 13a ust. 1 Prawa zamówień publicznych.

39. Wykazywanie w sprawozdaniu o udzielonych w danym roku zamówieniach publicznych wyłącznie wartości umów zawartych w tym roku.

40. Prowadzenie rejestru udzielonych zamówień publicznych.

41. Egzekwowanie od wykonawców spełnienia warunków udziału w postępowaniu, określonych jako wymagane przy udzielaniu zamówień publicznych o wartości poniżej 30.000 euro.

42. Dokumentowanie momentu zgłoszenia zlecenia wykonawcy realizacji usługi, jeżeli ustalono termin podjęcia działań przez wykonawcę, a w szczególności gdy przekroczenie tego terminu stanowi podstawę nałożenia kar umownych.  

43. Dokonywanie wydatków wyłącznie po udokumentowaniu przez wykonawcę realizacji zamówienia oraz sposobu ustalenia ceny zgodnie z zasadami określonymi umową. Podjęcie zdecydowanych działań dyscyplinujących wobec pracowników Urzędu Gminy zatwierdzających faktury pozbawione wymaganej dokumentacji, mając na uwadze, że składane przez tych pracowników wyjaśnienia świadczą o braku należytego rozumienia wagi prawidłowego udokumentowania okoliczności skutkujących poniesieniem wydatków ze środków publicznych.

44. Rozważenie obciążenia wykonawców lub odpowiedzialnych pracowników Urzędu Gminy kwotami 4.464,63 zł i 1.643,92 zł odpowiadającymi poniesionym z budżetu gminy wydatkom za nieudokumentowane a objęte fakturami wykonanie usługi odśnieżania.

45. Zapewnienie opatrywania dowodów księgowych adnotacjami o dokonaniu ich kontroli wyłącznie przez pracowników Urzędu, upoważnionych do wykonywania tych czynności, wraz z zapewnieniem należytego udokumentowania związku ponoszonych wydatków z zadaniami publicznymi wyrażonymi w stosowanych podziałkach klasyfikacji budżetowej.

46. W zakresie rozliczania kosztów krajowych podróży służbowych radnych:

a) wskazanie Radzie Gminy Zawady na obowiązek formalnego wyznaczenia wiceprzewodniczącego upoważnionego do określania w stosunku do Przewodniczącego Rady terminu i miejsca wykonywania zadania oraz miejscowości rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej,

b) zapewnienie, aby zwrot kosztów dotyczył wyłącznie podróży radnego mającej bezpośredni związek z wykonywaniem mandatu, który to związek powinien zostać określony przez Przewodniczącego Rady Gminy w poleceniu wyjazdu (lub wiceprzewodniczącego w przypadku podróży odbywanej przez Przewodniczącego),

c) przedłożenie Radzie Gminy Zawady projektu uchwały w sprawie określenia stawek za jeden kilometr przebiegu obowiązujących w przejazdach w podróży służbowej radnych pojazdami samochodowymi niebędącymi własnością gminy na podstawie przepisów dotyczących warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

47. Zapewnienie prawidłowego stosowania klasyfikacji budżetowej, przy uwzględnieniu uwag zawartych w części opisowej wystąpienia i protokole kontroli.

48. Pisemne powierzenie obowiązków dotyczących organizacji i kontroli obrotu materiałowego, jak tego wymaga instrukcja w sprawie systemu funkcjonowania kontroli i obiegu dokumentów finansowo-księgowych w Urzędzie Gminy Zawady.

49. Dołożenie należytej staranności przy zawieraniu umów, które mogą powodować powstanie zobowiązań pieniężnych, celem wyeliminowania sytuacji podpisywania umów o bezprzedmiotowym charakterze.

50. W zakresie dotacji udzielanej na podstawie ustawy o finansowaniu zadań oświatowych podmiotowi prowadzącemu publiczną jednostkę oświatową:

a) ogłaszanie w BIP gminy Zawady informacji wskazanych w art. 46 ust. 1 ustawy,

b) weryfikowanie danych zawieranych w comiesięcznych informacjach przedkładanych przez podmiot dotowany, mając na uwadze zapewnienie wiarygodności wynikających z nich dat urodzenia uczniów względem klas, do których mają uczęszczać według informacji,

c) ustalanie dotacji na ucznia publicznej szkoły, w której jest realizowany obowiązek szkolny lub obowiązek nauki jako iloczynu kwoty przewidzianej na takiego ucznia w części oświatowej subwencji ogólnej dla jednostki samorządu terytorialnego oraz wskaźnika zwiększającego, o którym mowa w art. 14 ust. 1 ustawy,

d) prawidłowe obliczanie wskaźnika zwiększającego według wzoru zawartego w art. 14 ust. 1 ustawy,

e) udzielanie dotacji na każdego ucznia publicznej szkoły z zachowaniem zgodności z art. 25 ust. 1 ustawy; w tym celu zwiększanie kwot dotacji stosownie do ilości uczniów uczęszczających do szkoły w danym miesiącu,

f) dokonywanie aktualizacji kwoty dotacji na ucznia publicznej szkoły podstawowej oraz ucznia oddziału przedszkolnego przy tej szkole zgodnie z zasadami określonymi w przepisach art. 43 ustawy, z uwzględnieniem tez zawartych w części opisowej wystąpienia,

g) stosowanie zasad wypłacania dotacji po aktualizacji określonych przepisami art. 43 ust. 4 i 5 ustawy, mając na uwadze tezy zawarte w części opisowej wystąpienia,

h) obliczanie dotacji na ucznia oddziału przedszkolnego przy szkole prowadzonej przez podmiot inny niż gmina zgodnie z przepisami art. 12 ust. 2 i art. 18 ustawy, w tym w szczególności przy uwzględnieniu całości wydatków planowanych na prowadzenie przez gminę oddziału przedszkolnego przy szkole podstawowej,

i) rozważenie podjęcia działań w celu rozliczenia ze Stowarzyszeniem „Edukator” ustalonych podczas kontroli kwot dotacji zaniżonych za 2018 r. (wskutek niepowiększenia wskaźnikiem zwiększającym oraz pominięcia dwóch uczniów w okresie od września do grudnia 2018 r.) i zaniżonych za 2018 r. (wskutek błędnego wyliczenia dotacji na uczniów oddziału przedszkolnego). Poinformowanie RIO o ostatecznie ustalonych skutkach finansowych w tym zakresie,

j) pisemne powierzenie obowiązków w zakresie ustalania i rozliczania dotacji.

51. Zapewnienie rzetelnego realizowania wniosków pokontrolnych, stosownie do udzielonej odpowiedzi o sposobie ich wykonania, mając na uwadze, że niezgodne z prawdą informowanie o wykonaniu wniosków pokontrolnych stanowi czyn zagrożony karą grzywny, stosownie do art. 27 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, a także, iż powtarzające się naruszanie przepisów ustaw może stanowić podstawę wystąpienia Izby do Wojewody Podlaskiego o wezwanie Wójta do zaprzestania naruszeń w trybie art. 96 ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

           Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

    Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku