Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Zarządzie Dróg Powiatowych w Hajnówce

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 26 lipca 2012 roku (znak: RIO.I.6002-9/12), o treści jak niżej:

Pani Krystyna Miszczuk

Kierownik Zarządu Dróg

Powiatowych w Hajnówce

         W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej Zarządu Dróg Powiatowych w Hajnówce za 2011 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto sprawy ogólnoorganizacyjne, funkcjonowanie kontroli zarządczej, księgowość i sprawozdawczość, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, plan finansowy i jego zmiany, realizację dochodów i wydatków budżetowych, zamówienia publiczne, gospodarkę składnikami majątku, inwentaryzację, rozliczenia z budżetem powiatu.

Analiza regulacji wewnętrznych składających się na dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości, przeprowadzona pod kątem zgodności z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861 ze zm.), wykazała, że:

a) zarządzeniem Pani Kierownik z dnia 3 stycznia 2011 r. został wprowadzony zakładowy plan kont dla ZDP w Hajnówce. Analiza jego postanowień wykazała brak niektórych kont wymaganych dla ewidencji operacji, tj. m.in. kont 700 „Sprzedaż produktów i koszt ich wytworzenia”, 750 „Przychody finansowe”, 751 „Koszty finansowe”, 760 „Pozostałe przychody operacyjne, 761 „Pozostałe koszty operacyjne”, 810 „Dotacje budżetowe, płatności z budżetu środków europejskich oraz środki z budżetu na inwestycje”,

b) większość ksiąg rachunkowych w 2011 r. prowadzono za pomocą komputera. Ręcznie prowadzono ewidencję analityczną środków trwałych, pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, ilościowo-wartościową ewidencję materiałów (grys), ewidencję umorzenia środków trwałych, ewidencję rozrachunków z pracownikami z tytułu wynagrodzeń i pozostałych rozrachunków oraz ewidencję zaangażowania. Z przepisów wewnętrznych nie wynikało, które księgi mają być prowadzone metodą tradycyjną (bez użycia komputera) – przyjęte zasady rachunkowości określały ogólnie, że ewidencja księgowa ZDP jest prowadzona komputerowo.

Wskazane błędy w regulacjach wewnętrznych zostały wyeliminowane podczas kontroli poprzez wydanie przez Panią Kierownik zarządzenia nr 14/2012 z dnia 30 maja 2012 r. – str. 7-9 protokołu kontroli.

         Kontrola prawidłowości zapisów w ewidencji księgowej wykazała następujące uchybienia:

a) nieterminowo przeksięgowano wynik finansowy za 2010 r. (stratę) na konto 800 „Fundusz jednostki”. Przeksięgowania wyniku dokonano pod datą 31 grudnia 2011 r., co naruszało postanowienia określone w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont... (w brzmieniu obowiązującym do dnia 16 lutego 2012 r.), w świetle których wskazaną operację należało zaksięgować pod datą przyjęcia sprawozdania finansowego za rok poprzedni – str. 10 protokołu kontroli. W obecnym stanie prawnym (wprowadzonym przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 19 stycznia 2012 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont... (Dz. U. z 2012 r., Nr 121)), termin przeksięgowania wyniku finansowego na fundusz nie jest określony,

b) kontrolowana jednostka nie prowadziła konta 130 „Rachunek bieżący jednostki” w podziale na subkonta dochodów i wydatków, co narusza zasady funkcjonowania tego konta określone w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. W konsekwencji wykazane w sprawozdaniu Rb-27S dochody nie wynikały bezpośrednio z ewidencji prowadzonej na koncie 130. Wpływ dochodów ewidencjonowano na stronie Wn konta 130, zaś po przekazaniu dochodów do budżetu powiatu oraz odprowadzeniu podatku VAT stosowano techniczny zapis ujemny na koncie 130 w wysokości odprowadzonych środków i zapłaconego podatku. W efekcie obroty na koncie 130 dotyczą tylko wpływu środków na wydatki (strona Wn) i wykonanych wydatków (strona Ma). Dane dotyczące zrealizowanych dochodów, służące sporządzeniu sprawozdań Rb-27S, wynikały z ewidencji pomocniczej prowadzonej według podziałek klasyfikacji budżetowej na podstawie operacji dokonywanych na koncie 130. W trakcie kontroli, zarządzeniem nr 14/2012 z dnia 30 maja 2012 r., Pani Kierownik wprowadziła w zakładowym planie kont subkonta 130D (do ewidencji dochodów budżetowych), 130W (do ewidencji wydatków budżetowych) oraz 130V (do ewidencji rozrachunków z tytułu podatku VAT) – str. 12-13 protokołu kontroli.

W zakresie sprawozdawczości stwierdzono, że w 2011 r. w sprawozdaniach Rb-28S prezentowano dane dotyczące zaangażowania wydatków budżetowych w sposób wynikający z przepisów prawa przed wejściem w życie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103). Według przepisów sprawozdawczych obowiązujących w 2009 r. i latach wcześniejszych w kolumnie „Zaangażowanie” omawianego sprawozdania należało wykazywać dane na podstawie obrotów wynikających ze strony Ma konta 998 (§ 8 ust. 2 pkt 2 załącznika nr 34 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej z dnia 27 czerwca 2006 r.), co w praktyce oznaczało wykazywanie wydatków zarówno już poniesionych, jak i tych, które jednostka będzie obowiązana ponieść w roku sprawozdawczym. Stosownie natomiast do zasad sporządzania sprawozdania Rb-28S obowiązujących od 2010 r., w kolumnie „Zaangażowanie” wykazuje się dane dotyczące zaangażowania planu wydatków, czyli wartość umów, decyzji i innych postanowień, których wykonanie spowoduje konieczność dokonania wydatków budżetowych w roku bieżącym – § 8 ust. 2 pkt 2 załącznika nr 39 do rozporządzenia z dnia 3 lutego 2010 r. Oznacza to, że na koniec marca, czerwca i września w kolumnie „Zaangażowanie” należy wykazywać nie obroty, a saldo strony Ma konta 998, które winno wynikać z okresowych przeksięgowań na stronę Wn tego konta równowartości sfinansowanych wydatków budżetowych danego roku, a także równowartości zaangażowanych wydatków, które będą obciążały wydatki roku następnego. Z uwagi, iż na koniec roku konto 998 nie wykazuje salda oznacza to także, że w sprawozdaniu rocznym Rb-28S nie wypełnia się kolumny „Zaangażowanie” – str. 11-13 protokołu kontroli.

Kontrola sprawozdania Rb-N za 2011 rok wykazała, że w wierszu N.1 „papiery wartościowe” błędnie podano kwotę należności w wysokości 32.748,92 zł z tytułu opłat za zajęcie pasa drogowego. Kwotę tę wykazano także prawidłowo w wierszach N.4 „należności wymagalne” – należności wymagalne z tych opłat w wysokości 21.806,50 zł oraz N.5 „pozostałe należności” – należności niewymagalne za zajęcie pasa drogowego w kwocie 10.942,42 zł. Zgodnie z § 13 ust. 1 pkt 1 załącznika nr 9 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. Nr 43, poz. 247) w sprawozdaniu Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych w wierszu „papiery wartościowe” wykazuje się wartość należności jednostki wynikających z nabytych papierów wartościowych, które zostały dopuszczone do obrotu zorganizowanego, m.in. bony, obligacje, certyfikaty inwestycyjne, listy zastawne, czyli takie, dla których istnieje płynny rynek wtórny. Jak wyjaśnił główny księgowy, nieprawidłowość ta wynikała z jej błędnego przekonania, iż wiersz ten stanowi kwotę zbiorczą należności – str. 13-14 protokołu kontroli.

Zasady regulujące w okresie objętym kontrolą gospodarkę kasową ZDP zawarte były w Instrukcji kasowej wprowadzonej zarządzeniem z dnia 16 czerwca 2000 r. Instrukcją określono m.in., że dokumentację kasy stanowią raport kasowy, dowód wpłaty KP i dowód wypłaty KW, zaś raporty kasowe sporządza się codziennie. Kontrola wykazała, że dowody wpłaty KP nie są stosowane w jednostce. W księdze druków ścisłego zarachowania jako dowody służące do przyjmowania wpłat do kasy ewidencjonowane są jedynie kwitariusze przychodowe K-103. Natomiast dokument KW ostatni raz był wykorzystany w dniu 6 grudnia 2010 r. Nie przestrzegano także postanowienia Instrukcji przewidującego codzienne sporządzanie raportów kasowych. W trakcie kontroli, zarządzeniem nr 13/2012 z dnia 29 maja 2012 r., Pani Kierownik wprowadziła nową instrukcją kasową, eliminujące wymienione rozbieżności między przepisami wewnętrznymi a faktycznie stosowanymi rozwiązaniami – str. 16 protokołu kontroli.

Ustalono, że ZDP prowadzi ewidencję druków ścisłego zarachowania w księdze założonej w dniu 7 grudnia 2005 r. Ewidencją są objęte czeki gotówkowe, kwitariusze przychodowe K-103, dowody KW i karty drogowe SM 102. Zasady ewidencji druków K-103 i KW były ustalone w instrukcji kasowej, stwierdzono natomiast brak stosownych postanowień co do ewidencji kart drogowych i czeków gotówkowych. W dniu 29 maja 2012 r. zarządzeniem nr 13/2012 została wprowadzona przez Panią Kierownik Instrukcja w sprawie druków ścisłego zarachowania zawierająca odpowiednie postanowienia – str. 18 protokołu kontroli.

Kontrola wykazała, że Pani Kierownik wydała 13 lipca 2011 r. decyzję nr FK.3161.1.1.2011 w sprawie udzielenia ulgi polegającej na rozłożeniu na 5 rat spłaty należności w wysokości 2.450 zł z tytułu opłaty za zajęcie pasa drogowego. Jako podstawę wydania decyzji podała Pani m.in. uchwałę nr XXIX/206/10 Rady Powiatu Hajnowskiego z dnia 24 czerwca 2010 r. w sprawie szczegółowych zasad, sposobu i trybu umarzania, odraczania lub rozkładania na raty spłaty należności pieniężnych mających charakter cywilnoprawny przypadających Powiatowi Hajnowskiemu lub jego jednostkom organizacyjnym. Uchwałą tą Rada Powiatu uprawniła kierowników jednostek organizacyjnych do umarzania, odraczania spłaty i rozkładania na raty należności cywilnoprawnych, których kwota nie przekracza 4.000 zł. Przywołana uchwała nie mogła stanowić podstawy rozłożenia na raty należności za zajęcie pasa drogowego, gdyż stosuje się ją jedynie do należności o charakterze cywilnoprawnym – co wynika z treści uchwały, a także z podstawy jej wydania przez Radę, zawartej w art. 59 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.). Opłaty za zajęcie pasa drogowego, na podstawie art. 40 ust. 1 ustawy z dnia 21 marca 1985 r. o drogach publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 19, poz. 115 ze zm.), ustalane są w drodze decyzji administracyjnej – str. 22 protokołu kontroli.

W zakresie dochodów budżetowych zbadano prawidłowość stosowania przyjętych przez ZDP w Hajnówce procedur sprzedaży „drzew na pniu”. Stwierdzono rozbieżności między terminem płatności określonym w protokole z przeprowadzonej aukcji – określonym jako niezwłocznie po udzieleniu przybicia, nie później niż 10 dni od dnia podpisania umowy, a regulaminem aukcji na sprzedaż drzew, w którym termin płatności określono jako niezwłocznie po udzieleniu przybicia, bądź w terminie określonym w umowie, nie dłuższym niż 7 dni od dnia odbycia się aukcji. W trakcie kontroli zarządzeniem nr 12/2012 z dnia 29 maja 2012 r. Pani Kierownik przyjęła nowy regulamin gospodarowania składnikami majątku, określający termin płatności „przed podpisaniem umowy” – str. 28 protokołu kontroli.

Badając prawidłowość pobierania i ewidencji dochodów budżetu powiatu ustalono ponadto, że w dniu 23 maja 2007 r. kierownik ZDP w Hajnówce zawarł ze Skarbem Państwa – Głównym Urzędem Geodezji i Kartografii w Warszawie umowę najmu pomieszczenia o powierzchni 9,6 m2. Najemca został zobowiązany do opłacania czynszu w wysokości 245 zł netto miesięcznie. W umowie zastrzeżono prawo do waloryzacji czynszu o wskaźnik wzrostu cen towarów i usług ogłaszany przez GUS za rok ubiegły, począwszy od 1 stycznia każdego roku z wymagalnością od początku następnego miesiąca. Stwierdzono, że w latach 2008-2009 nie korzystano z powyższego prawa. Dopiero aneksem nr 2 z 1 lutego 2010 r. zwiększono kwotę czynszu do 270 zł netto i przyjęto kwartalny termin płatności – z góry w terminie 7 dni od daty doręczenia faktury VAT. Kontrola wykazała, że mimo braku waloryzacji w latach 2008-2009, kwota czynszu ustalona aneksem wynosiła o 5,15 zł więcej niż wynikałoby to z dokonywanych corocznie waloryzacji o wskaźnik podany przez GUS. Aneksem nr 3 z 7 lutego 2011 r. zwiększono kwotę czynszu do 277,02 zł netto. W zakresie terminowości wnoszenia czynszu ustalono, że w 2011 r. najemca opłacał kwartalnie czynsz w następujących terminach: 14 lutego, 12 kwietnia, 2 lipca i 10 października. Faktury wystawione były odpowiednio 31 stycznia, 1 kwietnia, 1 lipca  i 3 października. W związku z wysyłaniem faktur listem zwykłym utrudnione jest ustalenie terminowości dokonania wpłat za pierwsze dwa kwartały w świetle postanowień umowy, a przez to ustalenie prawa do naliczania odsetek od nieterminowego uiszczania należności – str. 29 protokołu kontroli.

Badając prawidłowość naliczenia wynagrodzeń pracowników ustalono, że kontrolowana jednostka wypłacała niektórym pracownikom dodatki za pracę w godzinach nocnych. Z protokołu kontroli wynika, że spośród 4 pracowników otrzymujących ten dodatek, 3 otrzymało go w wysokości niższej niż wynika to z zestawienia obecności za grudzień 2011 r. W dniu 31 maja 2012 r. kontrolowana jednostka wypłaciła tym pracownikom należne im dodatki za godziny nocne w łącznej wysokości 6,60 zł brutto (netto 5,55 zł). Zgodnie z przepisem art. 1518 Kodeksu pracy, pracownikowi wykonującemu pracę w porze nocnej przysługuje dodatek do wynagrodzenia za każdą godzinę pracy w porze nocnej w wysokości 20% stawki godzinowej wynikającej z minimalnego wynagrodzenia za pracę, ustalanego na podstawie odrębnych przepisów – str. 35-36 protokołu kontroli.

Kontrolowana jednostka realizowała w 2011 r. inwestycje drogowe o wartości 1.721.658,14 zł, które pod datą 31 grudnia 2011 r. zostały przyjęte na podstawie dokumentów OT na stan środków trwałych. Łącznie przyjęto na stan 22 inwestycje. Kontroli poddano rozliczenie 2 inwestycji, opisanych w protokole kontroli. Stwierdzono, że przy wycenie inwestycji uwzględniano koszty pracy pracowników ZDP, jako iloczyn liczby godzin i godzinowej stawki brutto. Do wyceny przyjmowano także koszty sprzętu (zużycie paliwa przez pojazdy biorące udział w realizacji inwestycji), zużycie emulsji i grysu. Ustalono, że dowodem PK z dnia 30 listopada 2011 r. przeksięgowano na koszty inwestycji koszty pracy pracowników ZDP w wysokości 120.887,56 zł, co polegało na wyksięgowaniu wydatków ujętych w par. 4010 „Wynagrodzenia osobowe pracowników” – 92.043,79 zł, par. 4040 „Dodatkowe wynagrodzenie roczne” – 8.196,18 zł, par. 4110 „Składki na ubezpieczenie społeczne” – 15.763,74 zł, par. 4120 „Składki na Fundusz Pracy” – 2.454,01 zł i par. 4440 „Odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych” – 2.429,84 zł i przeniesieniu ich do par. 6050 „Wydatki inwestycyjne jednostek budżetowych”. Natomiast koszty pracy sprzętu wynoszące 90.587,88 zł przeksięgowano do par. 6050 wydatków z par. 4210 „Zakup materiałów i wyposażenia”. Zakupy emulsji na potrzeby inwestycji – 523.064,40 zł oraz grysu – 237.946,49 zł księgowano bezpośrednio w par. 6050 i ujmowano na koncie 080 „Inwestycje (środki trwałe w budowie)”. W wyniku przedstawionych przesunięć między paragrafami wydatków, w sprawozdaniu rocznym Rb-28S wydatki jednostki zostały wykazane w wymienionych paragrafach w wysokości mniejszej niż faktycznie poniesione na cele stanowiące treść danej podziałki klasyfikacyjnej:

- w par. 4010 – wykazano 780.829,68 zł, rzeczywiste wydatki wyniosły 872.873,47 zł,

- w par. 4040 – wykazano 50.963,12 zł, rzeczywiste wydatki wyniosły 59.159,30 zł,

- w par. 4110 – wykazano 116.389,79 zł, rzeczywiste wydatki wyniosły 132.153,53 zł,

- w par. 4120 – wykazano 16.996,51 zł, rzeczywiste wydatki wyniosły 19.450,52 zł,

- w par. 4440 – wykazano 28.404,39 zł, rzeczywiste wydatki wyniosły 30.834,23 zł,

- w par. 4210 – wykazano 569.934 zł, rzeczywiste wydatki wyniosły 660.521,88 zł.

Wydatki zaewidencjonowane w par. 6050 wyniosły zgodnie z rocznym sprawozdaniem Rb-28S 1.721.658,14 zł, natomiast bez wskazanych przeksięgowań wydatków poniesionych na wynagrodzenia i pochodne, dodatkowe wynagrodzenie roczne, odpis na ZFŚS i paliwo wyniosłyby 1.510.182,70 zł.

                            Zmniejszenie rzeczywistych kwot wydatków poniesionych na cele zgodne z treścią poszczególnych paragrafów klasyfikacji budżetowej wypacza dane o realizacji planu finansowego jednostki, a przez to i budżetu powiatu, co ma szczególne znaczenie w zakresie wydatków na wynagrodzenia. W złożonym wyjaśnieniu główny księgowy ZDP wskazał m.in., że: W myśl  art. 3. ust. 1 pkt 16, art. 28 ust. 1 pkt 8 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości  za wartość początkową środków trwałych uważa się w razie wytworzenia we własnym zakresie, ogół kosztów poniesionych przez jednostkę za okres budowy do dnia przyjęcia do używania, zużytych do wytworzenia środków trwałych, rzeczowych składników majątku i wykorzystanych usług obcych, kosztów wynagrodzeń za prace wraz z pochodnymi, i innych  kosztów dających się zaliczyć do wartości wytworzonych środków trwałych. Do wartości początkowej wytworzonego środka trwałego zalicza się ogół kosztów poniesionych w związku z jego wytworzeniem od momentu rozpoczęcia inwestycji aż do momentu przekazania środka do używania. Użycie przez ustawodawcę zwrotu, iż do kosztu wytworzenia środka trwałego zalicza się "inne koszty dające się zaliczyć do wartości wytworzonych środków trwałych" oznacza, iż katalog wydatków poniesionych w związku z wytworzeniem środka trwałego powiększającym jego wartość początkową jest otwarty, co wskazuje na to, że mieszczą się w nim również inne, nie wymienione wprost koszty, które będą miały wpływ na wartość początkową danego składnika majątku. (...) Z wyżej przytoczonej regulacji wynika, iż decydujące znaczenie dla zaliczenia określonego wydatku do wydatków inwestycyjnych, a więc stanowiących koszt wytworzenia środka trwałego, jest możliwość powiązania danego wydatku z konkretną inwestycją, której efektem będzie określony środek trwały. (...) Mimo braku stosownych postanowień w polityce rachunkowości, uważamy iż dokonując przeksięgowania części wydatków dotyczących wynagrodzenia, ZUS, dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2010 r., FP, ZFŚS z  § 4010, 4040, 4110, 4120, 4440 do  § inwestycyjnego 6050,  jako  koszt pracowników /konkretnie tych pracowników-zlecenia z imiennym wykazem i  ilością godzin/  zaangażowanych bezpośrednio i wyłącznie w proces wytworzenia danego środka trwałego celem odzwierciedlenia faktycznych kosztów danej  inwestycji, postąpiliśmy prawidłowo – str. 53-57 protokołu kontroli.

                            Odnosząc się do treści wyjaśnienia należy wskazać, że podstawą wyceny środka trwałego, zgodnie z przywołanymi w wyjaśnieniu przepisami ustawy o rachunkowości, winny być koszty związane z jego realizacją, co nie wymaga manipulowania kwotą wydatków budżetowych poniesionych na poszczególne cele zgodnie z zasadami klasyfikacji budżetowej i planem finansowym. W konsekwencji na konto 080 winny zostać przeniesione z kont zespołu 4 odpowiednie kwoty kosztów bieżących, powiększające wartość inwestycji. Obowiązujące przepisy nie zawierają wymogów w zakresie zachowania zgodności między kwotą wydatków w par. 6050, a wartością kosztów inwestycyjnych ujętych na koncie 080, jak również zgodności wydatków bieżących poniesionych w poszczególnych paragrafach klasyfikacyjnych z odpowiednimi kontami zespołu 4. Przyjęta przez kontrolowaną jednostkę praktyka może teoretycznie doprowadzić (przy ciągłej realizacji inwestycji) np. do zaniku wydatków na wynagrodzenia i pochodne, czy na ZFŚS. Dodatkowo należy też wskazać, że wydatki na wynagrodzenia i pochodne wymienione są wprost jako wydatki bieżące budżetu jednostki samorządy terytorialnego – art. 236 ust. 3 pkt 1 lit. a) ustawy o finansach publicznych. Stosowana w ZDP praktyka przenoszenia ich do wydatków majątkowych powoduje nieprawidłowości w obliczeniu indywidualnego wskaźnika spłaty zadłużenia powiatu oraz relacji dochodów bieżących do wydatków bieżących budżetu powiatu (art. 242 i 243 ustawy o finansach publicznych).

Stwierdzone nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania bądź błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości jednostek budżetowych, a także nieprawidłowego funkcjonowania kontroli zarządczej.

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Pani Kierownik, jako kierowniku jednostki, zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych, oraz na pracownikach, którym powierzono obowiązki w zakresie gospodarki finansowej. Kierownik jednostki odpowiedzialny jest także za opracowanie i aktualizację dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości, stosownie do art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości spoczywały na głównym księgowym. Prawa i obowiązku głównego księgowego określa art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Bieżące monitorowanie aktualności regulacji wewnętrznych obowiązujących w ZDP względem obowiązujących przepisów prawa i faktycznych potrzeb jednostki, mając na uwadze liczbę stwierdzonych nieprawidłowości w tym zakresie.

2. W zakresie sprawozdawczości budżetowej:

a) wypełnianie kolumny „Zaangażowanie” w jednostkowym sprawozdaniu Rb-28S w sposób wskazany w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia,

b) wykazywanie w wierszu „papiery wartościowe” sprawozdania Rb-N wyłącznie danych dotyczących należności z tytułów określonych w § 13 ust. 1 pkt 1 załącznika nr 9 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych.

3. Zaniechanie stosowania ulg w spłacie należności za zajęcie pasa drogowego w oparciu o postanowienia uchwały Rady Powiatu Hajnowskiego określającej szczegółowe zasady, sposób i tryb umarzania, odraczania lub rozkładania na raty spłaty należności pieniężnych mających charakter cywilnoprawny.

4. Wysyłanie faktur za potwierdzeniem odbioru w przypadku uzależnienia terminu płatności czynszu od daty otrzymania faktury.

5. Ustalanie wysokości dodatku za godziny nocne zgodnie z udokumentowaną ilością godzin przepracowanych w porze nocnej.

6. Zaprzestanie pomniejszania zrealizowanych wydatków bieżących, związanych z kosztami podlegającymi uwzględnieniu przy wycenie efektu inwestycyjnego, poprzez przenoszenie ich do par. 6050, mając na uwadze, że:

a) ewidencyjne ustalenie wartości nakładów poniesionych na wyceniany środek trwały następuje poprzez przeniesienie odpowiednich kosztów z kont zespołu 4 na konto 080,

b) dane sprawozdania Rb-28S powinny obrazować kwotę rzeczywiście poniesionych wydatków bieżących na poszczególne cele odpowiadające treści podziałek klasyfikacji budżetowej,

c) poziom planowanych i wykonanych wydatków bieżących stanowi jeden z podstawowych wyznaczników oceny sytuacji finansowej powiatu i prawidłowości konstrukcji budżetu, co wynika z przepisów art. 242 i 243 ustawy o finansach publicznych.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

        Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

Zarząd Powiatu Hajnowskiego