 |
 |
 |
 |
 |
|
zalecenia - Zespół Obsługi Ekonomicznej Szkół Gminy Augustów |
|
|||||||||||
|
|||||||||||||
|
Kontrola problemowa gospodarki finansowej przeprowadzona w Zespole Obsługi Ekonomicznej Szkół Gminy Augustów przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Suwałkach Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 17 kwietnia 2012 roku (znak: RIO.V.6002-1/12), o treści jak niżej:
Pan Jan Ordowski Dyrektor Zespołu Obsługi Ekonomicznej Szkół Gminy Augustów W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej Zespołu Obsługi Ekonomicznej Szkół Gminy Augustów za okres 2011 roku, przeprowadzonej na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Suwałkach, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce. Zakresem kontroli objęto sprawy ogólnoorganizacyjne, funkcjonowanie kontroli zarządczej, księgowość i sprawozdawczość, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, plan finansowy i jego zmiany, realizację dochodów i wydatków budżetowych, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 ze zm.), zamówienia publiczne, gospodarkę składnikami majątku, inwentaryzację. Z ustaleń kontroli dotyczących zasad wykonywania przez badaną jednostkę wspólnej obsługi szkół wynika, że stosowane regulacje dotyczące dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości i systemu kontroli zarządczej, w tym zasad obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych w obsługiwanych jednostkach, zostały wprowadzone przez Pana Dyrektora. Dyrektorzy ośmiu obsługiwanych szkół nie określili przyjętej polityki rachunkowości, nie wprowadzali też innych regulacji wewnętrznych dotyczących gospodarki finansowej kierowanych przez siebie jednostek (wyjątek stanowiły jedynie regulaminy gospodarowania środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych) – str. 5-8 i 26 protokołu kontroli. Należy wskazać, że obowiązek wdrożenia i aktualizacji dokumentacji opisującej przyjęte w obsługiwanych jednostkach zasady rachunkowości należy do dyrektorów szkół obsługiwanych przez ZOES. Wynika to z art. 5 ust. 7 pkt 3 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 ze zm.), określającego zakres zadań, które mogą być wykonywane w ramach wspólnej obsługi. Z zawartego w tym przepisie odesłania do art. 4 ust. 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.) wynika, że okoliczność zorganizowania wspólnej obsługi finansowo-księgowej jednostek oświatowych nie oznacza zniesienia obowiązku opracowania przez ich kierowników dokumentacji opisującej przyjęte w tych jednostkach zasady rachunkowości, o której mowa w art. 10 ustawy o rachunkowości. Pokreślenia wymaga ponadto, że ustanowiony przez Pana Dyrektora, zarządzeniem Nr 3/2010 z dnia 1 sierpnia 2010 r., zakładowy plan kont (stosowany dla ksiąg rachunkowych prowadzonych wspólnie dla ZOES i dla wszystkich obsługiwanych szkół – załącznik nr 3 do zarządzenia) nie był prawidłowy w świetle obowiązujących przepisów. W szczególności nie zawarto w nim kont 401 „Zużycie materiałów i energii” i 402 „Usługi obce”, określonych w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych… (Dz. U. Nr 128, poz. 861 ze zm.). W istocie nie uwzględniał on zmian wprowadzonych przywołanym aktem prawnym, a opierał się na przepisach uchylonego z dniem 31 lipca 2010 r. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości … (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.). Jednocześnie należy wskazać, że składające się na omawianą dokumentację analityczne wykazy kont w podziale na poszczególne szkoły (załącznik nr 3a) uwzględniały zmiany wprowadzone rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r., za wyjątkiem konta 751 „Koszty finansowe” – str. 7 protokołu kontroli. W przepisach wewnętrznych podano także – jako element prowadzonych ksiąg rachunkowych – wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz). Jak stanowi art. 19 ust. 1 ustawy o rachunkowości, obowiązek sporządzania takiego wykazu dotyczy jedynie jednostek, które uprzednio nie prowadziły ksiąg rachunkowych w sposób określony ustawą. W pozostałych jednostkach rolę inwentarza spełnia zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych, sporządzone na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych – str. 8-9 protokołu kontroli. Przywołany wyżej przepis art. 5 ust. 7 pkt 3 ustawy o systemie oświaty wskazuje, że wykonywanie wspólnej obsługi polega m.in. na prowadzeniu dla obsługiwanych jednostek ksiąg rachunkowych na podstawie dowodów księgowych (poprzez odesłanie do art. 4 ust. 3 pkt 2 ustawy o rachunkowości). Nie zwalnia przy tym z obowiązku prowadzenia odrębnych ksiąg rachunkowych dla poszczególnych jednostek, jako podmiotów zobowiązanych do stosowania zasad określonych ustawą o rachunkowości. Księgi rachunkowe dla poszczególnych szkół nie zostały wyodrębnione. Dane ewidencyjne dotyczące poszczególnych jednostek budżetowych ujmowane są we wspólnych księgach i są wyodrębniane jedynie analitycznie – str. 9 protokołu kontroli. W związku z tym ustaleniem pozostaje fakt realizacji wydatków wszystkich obsługiwanych jednostek i ZOES z jednego rachunku bieżącego. W konsekwencji dyrektorzy obsługiwanych jednostek nie dysponują fizycznie środkami pieniężnymi określonymi w ich planach finansowych. Stosownie do art. 53 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.), kierownik jednostki sektora finansów publicznych jest odpowiedzialny za całość gospodarki finansowej jednostki. Podstawą gospodarki finansowej jednostki budżetowej jest plan finansowy (art. 11 ust. 3 ustawy o finansach publicznych), którego realizacja, tj. gromadzenie środków i ich rozdysponowanie należy do podstawowych obowiązków kierownika jednostki w zakresie gospodarki finansowej. Ponadto z treści art. 68 i art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych wynika, że do kierownika każdej jednostki sektora finansów publicznych należy powinność zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej. Procedury kontroli winny być zatem ustanawiane przez dyrektorów poszczególnych szkół (z uwzględnieniem celów i zadań tych jednostek), a także Pana Dyrektora, jako kierownika jednostki budżetowej. Zarówno w szkołach, jak i w ZOES, powinny zostać uregulowane zasady obiegu i kontroli dokumentów adekwatne do procesów składających się na gospodarkę finansową poszczególnych jednostek, zaś w ZOES odnosić się – poza dokumentami dotyczącymi tej jednostki – także do wszystkich innych dokumentów, które wpływają do ZOES z uwagi na prowadzenie obsługi księgowej szkół. Ustalono, że faktycznie kontrola dokumentów dotyczących poszczególnych szkół dokonywana była – prawidłowo – przez ich dyrektorów. Kontrola zagadnień organizacyjnych wykazała, że zakres czynności głównego księgowego nie odnosi się precyzyjnie do wszystkich obowiązków i zakresu odpowiedzialności, które przypisane są temu stanowisku postanowieniami art. 54 ustawy o finansach publicznych. Uwaga ta dotyczy obowiązków w zakresie prowadzenia rachunkowości jednostki i wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi – str. 7 protokołu kontroli. Badanie funkcjonowania procedur wewnętrznych wykazało, że wśród dowodów księgowych dotyczących zarówno ZOES, jak i obsługiwanych szkół, stwierdzono dowody, które nie zostały podpisane na dowód sprawdzenia pod względem merytorycznym. Ponadto część dowodów księgowych nie została sprawdzona i zatwierdzona do wypłaty (łącznie 11 dowodów dotyczących 6 z 8 obsługiwanych szkół oraz ZOES). Naruszono tym samym postanowienia § 13 Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów stosowanej w ZOES – str. 7-8 protokołu kontroli. Badanie prowadzenia ksiąg rachunkowych pod kątem zgodności z przepisami ustawy o rachunkowości i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości... wykazało nieprawidłowości polegające na: a) niedokonaniu odpisu aktualizującego w odniesieniu do należności w kwocie 19.561 zł od kontrahenta postawionego w stan upadłości w dniu 14 grudnia 2006 r., czym naruszono przepisy art. 35b ust. 1 pkt 1 ustawy oraz § 8 ust. 1 i 4 rozporządzenia – str. 14-15 protokołu kontroli, b) dokonywaniu niektórych zapisów w księdze inwentarzowej pozostałych środków trwałych ZOES w sposób nietrwały (ołówkiem), co sprzeciwia się przepisowi art. 23 ust. 5 ustawy – str. 43 protokołu kontroli, c) niezgodności stanu pozostałych środków trwałych wynikającego z ewidencji analitycznej do konta 013 „Pozostałe środki trwałe” na dzień 31 grudnia 2011 r. z ewidencją syntetyczną o kwotę 459,36 zł. Z art. 16 ust. 1 ustawy wynika, że konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej. Prowadzi się je w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek, komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej – str. 42-43 protokołu kontroli. Dodatkowo błędnie, w świetle przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości…, zaewidencjonowano operację polegającą na zapłacie odsetek w wysokości 12,23 zł za nieterminowo uregulowane zobowiązanie. Powodem nieprawidłowości był wskazany wyżej brak konta 751, na którym winien być ujęty koszt odsetek. Ujęcie wydatku z tytułu zapłaty odsetek nastąpiło w par. 4300 „Zakup usług pozostałych”, zamiast w par. 4580 „Pozostałe odsetki” właściwym w świetle przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38, poz. 207 ze zm.). Uchybienie terminowi opłacenia zobowiązania stwierdzono w jeszcze jednym przypadku opisanym na str. 16 protokołu kontroli – dotyczyło to kwoty 159 zł i nie skutkowało poniesieniem kosztów odsetek. Stosownie do postanowień art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych, wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. W zakresie realizacji obowiązków sprawozdawczych nałożonych rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. Nr 43, poz. 247) ustalono, że nie były sporządzane jednostkowe sprawozdania Rb-Z i Rb-N dla poszczególnych szkół oraz ZOES jako jednostki budżetowej – dane ewidencyjne o stanie tytułów dłużnych i należności oraz wybranych aktywów finansowych agregowano we „wspólnych” sprawozdaniach Rb-Z i Rb-N. Było to niezgodne z przepisem § 4 ust. 1 pkt 1 w zw. z § 6 ust. 1 pkt 4 przywołanego rozporządzenia Ministra Finansów. Kontrola wykazała, że ewidencja księgowa obsługiwanych jednostek dostarcza danych niezbędnych do sporządzenia jednostkowych sprawozdań każdej z nich. W wyjaśnieniu w tej sprawie główny księgowy stwierdził, iż Do Urzędu Gminy Augustów przekazywane są zbiorcze sprawozdania Rb-N i Rb-Z sporządzane na podstawie ewidencji analitycznej z poszczególnych szkół. Przygotowanie danych do sporządzenia tych sprawozdań spoczywa na obowiązkach Zespołu i w związku z tym sporządzenie sprawozdań jednostkowych było tylko dodatkową pracą – str. 11 protokołu kontroli. Odnosząc się do wyjaśnienia należy wskazać, że przepisy § 4 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia nie uprawiają jednostki prowadzącej obsługę szkół do sporządzania łącznych sprawozdań Rb-Z i Rb-N. Do sporządzenia sprawozdań łącznych, na podstawie sprawozdań jednostkowych, właściwa jest jednostka samorządu terytorialnego. Umożliwienie Wójtowi Gminy Augustów prawidłowego sporządzenia sprawozdań łącznych wymaga przekazania Urzędowi Gminy jednostkowych sprawozdań jednostek podległych gminie. Kontrola zagadnień dotyczących Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych wykazała, że prowadzony jest jeden rachunek bankowy ZFŚS dla ZOES i obsługiwanych szkół. Ewidencja do rachunku prowadzona była z podziałem na poszczególne jednostki. Nie stwierdzono umowy w przedmiocie prowadzenia wspólnej działalności socjalnej, o której mowa w art. 9 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 ze zm.). Ustalenia kontrolą świadczą więc o prowadzeniu działalności socjalnej przez kontrolowaną jednostkę i jednostki przez nią obsługiwane z naruszeniem art. 12 ust. 1 przywołanej ustawy, który wymaga gromadzenia środków Funduszu na odrębnym rachunku bankowym, przez który należy rozumieć rachunek założony w tym celu przez pracodawcę zobowiązanego do utworzenia Funduszu, chyba, że została zawarta umowa o prowadzeniu wspólnej działalności socjalnej – str. 24 protokołu kontroli. Kontrolowana jednostka posiada przepisy wewnętrzne regulujące zasady wyłaniania wykonawców zamówień, do których nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.), wprowadzone zarządzeniem Pana Dyrektora. Przy zamówieniu o wartości powyżej 10.000 zł a poniżej 14.000 euro wprowadzono obowiązek: wystąpienia przez pracownika merytorycznego do kierownika zamawiającego z wnioskiem o wyrażenie zgody na przygotowanie i przeprowadzenie procedury udzielenia zamówienia; wyrażenia zgody przez kierownika zamawiającego na wniosku poprzez zamieszczenie podpisu; sporządzenia dokumentacji z przeprowadzonego rozeznania cenowego zgodnie z załącznikiem nr 3 do zarządzenia wraz z zatwierdzeniem przez kierownika zamawiającego wyboru najkorzystniejszej oferty. Jak wynika z analizy postępowania na wyłonienie wykonawcy budowy placu zabaw przy Zespole Szkół w Białobrzegach, wybór nie został udokumentowany w sposób zgodny z przywołanymi zasadami – str. 26-27 protokołu kontroli. Kontroli poddano zgodność procesu wyłonienia dostawcy oleju opałowego do szkół podstawowych i gimnazjum na terenie gminy Augustów z przepisami Prawa zamówień publicznych. W specyfikacji istotnych warunków zamówienia wskazano, że jedyne kryterium oceny ofert stanowić będzie cena jednostkowa brutto za Na tle przedstawionych ustaleń należy zakwestionować poprawność sporządzenia specyfikacji w zakresie opisu sposobu obliczenia ceny oraz kryteriów, którymi zamawiający będzie się kierował przy wyborze ofert. Wzajemnie sprzeczne postanowienia specyfikacji (stanowiące wyłącznie o kryterium ceny rozumianej jako suma dwóch wskazanych elementów przy jednoczesnym wykluczeniu z oceny elementu ceny jednostkowej u producenta) oraz niejednoznacznie określone kryteria wyboru najkorzystniejszej oferty (w tym m.in. nieustalenie, do ilu miejsc po przecinku ma być podana cena jednostkowa – w przypadku bowiem zaokrąglenia ceny przez drugiego oferenta zrównałaby się ona z ceną wybranego dostawcy) uniemożliwiały obiektywny wybór najkorzystniejszej oferty, co potwierdziła kontrola. W konsekwencji sposób przygotowania i przeprowadzenia postępowania nie zapewniał przestrzegania zasady uczciwej konkurencji wyrażonej m.in. w art. 7 ust. 1 Prawa zamówień publicznych, której przejawem jest m.in. dokonywanie oceny ofert według jednoznacznie sprecyzowanych i znanych wykonawcom kryteriów. W badanym postępowaniu stwierdzono także inne nieprawidłowości naruszające przepisy Prawa zamówień publicznych, polegające w szczególności na: a) nierzetelnym badaniu udokumentowania spełniania przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu, w świetle wymogów określonych specyfikacji; jak ustalono, oferty obu dostawców obarczone były brakami (oferta wybranego dostawcy nie zawierała koncesji na obrót paliwami ciekłymi – dostarczono ją w trakcie trwania kontroli, zaś drugi dostawca załączył do oferty nieaktualne zaświadczenia naczelnika urzędu skarbowego oraz oddziału ZUS), pomimo tego obydwu dopuszczono do udziału w postępowaniu; jednocześnie nie stwierdzono, aby zamawiający zwracał się w trybie art. 26 ust. 3 ustawy o uzupełnienie w wyznaczonym terminie wymaganych specyfikacją dokumentów; w konsekwencji udzielono zamówienia wykonawcy, który nie udokumentował spełniania warunków w sposób wymagany w specyfikacji; b) zaniechaniu niezwłocznego zamieszczenia w BZP ogłoszenia o udzieleniu zamówienia, czym naruszono art. 95 ust. 1 ustawy (umowa z dostawcą zawarta została w dniu 27 grudnia 2010 r., zaś ogłoszenie zamieszczono w BZP 25 lutego 2011 r.). Analogiczną nieprawidłowość stwierdzono w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego na termomodernizację budynku Szkoły Podstawowej w Rutkach, w którym ogłoszenie zamieszczono w BZP po upływie ponad pół roku od daty udzielenia zamówienia. Analiza realizacji zamówienia na dostawę oleju opałowego wskazuje ponadto na brak należytej kontroli cen dostaw w świetle postanowień umowy. Pomimo zmiany cen w stosunku do oferty, dostawca sporadycznie dokumentował tę okoliczność potwierdzeniami z rafinerii o cenie towaru z dnia zamówienia (czego wymagały postanowienia § 5 umowy), zaś zamawiający nie żądał przewidzianej dokumentacji. Wyjaśnił Pan, że prawidłowość cen na fakturach sprawdzano na stronie internetowej rafinerii. Wymagany przez § 3 pkt 2 umowy obowiązek dołączania przy każdej dostawie oleju świadectwa jakości (atestu), także nie był respektowany – str. 28-34 protokołu kontroli. W poddanym analizie postępowaniu na termomodernizację budynku Szkoły Podstawowej w Rutkach stwierdzono dodatkowo uchybienie polegające na braku udokumentowania przekazania informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty do jednego z trzech wykonawców, którzy złożyli oferty. Obowiązek jednoczesnego zawiadamiania wykonawców wynika z art. 92 ust. 1 Prawa zamówień publicznych. W wyjaśnieniu w tej sprawie inspektor ZOES oświadczył, że wykonawca został powiadomiony faksem, zaś potwierdzenie zaginęło – str. 39-40 protokołu kontroli. Badając zagadnienie inwentaryzacji ustalono, że arkusze spisu z natury gotówki i blankietów czeków gotówkowych nie zostały podpisane przez osoby materialnie odpowiedzialne. Obowiązek zamieszczenia podpisu przez te osoby wynikał z § 13 lit. a) Instrukcji inwentaryzacyjnej – str. 46 protokołu kontroli. Stwierdzone podczas kontroli nieprawidłowości w zakresie zasad udostępniania nieruchomości, którymi włada Zespół Szkół w Białobrzegach, oraz rozliczania kosztów ogrzewania wynajmowanych lokali mieszkalnych zostały przedstawione odrębnym pismem dyrektorowi Zespołu Szkół wraz z wnioskami zmierzającymi do ich usunięcia. Stwierdzone nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości jednostek budżetowych oraz udzielania zamówień publicznych. Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Panu Dyrektorze, jako kierowniku jednostki, zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych. Kierownik jednostki odpowiedzialny jest także za opracowanie i aktualizację dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości, stosownie do art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości oraz przygotowanie i przeprowadzenie postępowań o udzielenie zamówień publicznych – art. 18 ust. 1 Prawa zamówień publicznych. Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości spoczywały na głównym księgowym. Prawa i obowiązku głównego księgowego określa art. 54 ustawy o finansach publicznych. Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam: 1. Podjęcie, w porozumieniu z kierownikami obsługiwanych jednostek, działań zmierzających do założenia odrębnych ksiąg rachunkowych dla poszczególnych jednostek oraz odrębnych rachunków bieżących, których dysponentami będą kierownicy obsługiwanych jednostek. 2. Wskazanie kierownikom jednostek obsługiwanych przez ZOES na powinność: a) opracowania dokumentacji opisującej zasady rachunkowości przyjęte w ich jednostkach, b) określenia zasad obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych w ich jednostkach. 3. Dostosowanie dokumentacji opisującej przyjęte w ZOES zasady rachunkowości do obowiązujących przepisów i faktycznych potrzeb jednostki. 4. Pełne odzwierciedlenie w zakresie czynności głównego księgowego obowiązków i odpowiedzialności przypisanych temu stanowisku na podstawie art. 54 ustawy o finansach publicznych. 5. Zapewnienie należytego funkcjonowania procedur kontroli zarządczej w celu wyeliminowania przypadków realizacji niesprawdzonych i niezatwierdzonych do wypłaty dowodów księgowych. 6. Zobowiązanie głównego księgowego do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, poprzez: a) dokonywanie odpisów aktualizujących należności spełniające warunki określone w art. 35b ust. 1 ustawy o rachunkowości, b) ujmowanie kar za zwłokę w zapłacie zobowiązań na koncie 751, c) dokonywanie trwałych zapisów w księdze inwentarzowej pozostałych środków trwałych, d) urealnienie i uzgodnienie sald ksiąg syntetycznych i analitycznych w zakresie konta 013. 7. Prawidłowe stosowanie klasyfikacji wydatków budżetowych. 8. Terminowe regulowanie zobowiązań. 9. Zapewnienie sporządzania sprawozdań jednostkowych Rb-Z i Rb-N poszczególnych obsługiwanych jednostek. 10. Rozstrzygnięcie, w porozumieniu z kierownikami obsługiwanych jednostek, zasad prowadzenia działalności socjalnej poprzez zawarcie umowy w przedmiocie prowadzenia wspólnej działalności socjalnej albo wydzielenie rachunków bankowych ZFŚS dla poszczególnych jednostek. 11. Przestrzeganie ustalonych procedur wewnętrznych w zakresie udzielania zamówień o wartości poniżej 14.000 euro. 12. W zakresie udzielania zamówień publicznych: a) określanie w specyfikacji sposobu obliczenia ceny oraz kryteriów wyboru ofert w sposób zapewniający obiektywny wybór najkorzystniejszej oferty, b) dokonywanie rzetelnej analizy dokumentacji mającej potwierdzać spełnianie przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu, c) występowanie do wykonawców w trybie art. 26 ust. 3 Prawa zamówień publicznych o przedłożenie wymaganej specyfikacją dokumentacji, d) przestrzeganie obowiązku niezwłocznego zamieszczenia ogłoszenia o udzieleniu zamówienia w BZP, jak tego wymaga art. 95 Prawa zamówień publicznych, e) zawiadamianie wszystkich uczestników postępowania o wyborze najkorzystniejszej oferty. 13. Egzekwowanie od dostawców realizacji określonych umową obowiązków w zakresie: a) dokumentowania sposobu obliczenia zmiany cen dostaw w stosunku do ceny ofertowej, b) dokumentowania jakości dostaw. 14. Przestrzeganie, aby arkusze spisu z natury gotówki i czeków opatrzone były podpisami osób materialnie odpowiedzialnych, jak tego wymagają przepisy wewnętrzne. O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Suwałkach w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia. Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem. Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Prezes Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Do wiadomości: 1. Wójt Gminy Augustów 2. Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku Zespół w Suwałkach W wyniku kontroli w ww. jednostce skierowano pismo z dnia 17 kwietnia 2012 roku, do jednostki, dla której ZOE Szkół Gminy Augustów prowadzi obsługę finansowo-księgową; Pani Alicja Gieniusz Dyrektor Zespołu Szkół w Białobrzegach Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku przeprowadziła w okresie styczeń-luty 2012 r. problemową kontrolę gospodarki finansowej Zespołu Obsługi Ekonomicznej Szkół Gminy Augustów, obejmując nią elementy gospodarki finansowej jednostek, dla których ZOES prowadzi obsługę finansowo-księgową, w tym Zespołu Szkół w Białobrzegach. W trakcie czynności kontrolnych badaniu poddano m.in. stan ksiąg rachunkowych i sprawozdawczości ZS w Białobrzegach oraz prawidłowość realizacji dochodów budżetowych. Wnioski zmierzające do wyeliminowania niektórych nieprawidłowości dotyczących funkcjonowania szkół obsługiwanych przez ZOES w Augustowie zostały przekazane dyrektorowi. Między innymi wskazano na podjęcie stosownych działań koordynujących proces opracowania i wdrożenia, przez dyrektorów wszystkich obsługiwanych szkół, przepisów wewnętrznych określających: - przyjęte zasady rachunkowości – obowiązki w tym zakresie spoczywają na Pani Dyrektor na podstawie art. 5 ust. 7 pkt 3 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 ze zm.) w zw. z art. 4 ust. 3 pkt 1 i art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.), - procedury wewnętrzne składające się na system kontroli zarządczej, w tym zasady obiegu i kontroli dokumentów – obowiązki w tym zakresie wynikają z art. 68 i art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.) oraz standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych, ogłoszonych komunikatem Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 15, poz. 84). Ponadto zwrócono uwagę na potrzebę podjęcia działań – w porozumieniu z dyrektorami obsługiwanych szkół – zmierzających do prowadzenia odrębnych ksiąg rachunkowych dla każdej z obsługiwanych jednostek oraz wyodrębnienia rachunków bankowych, za pomocą których dyrektorzy szkół będą realizowali osobiście plan finansowy, dysponując środkami finansowymi. Z ustaleń kontroli wynika, że operacje gospodarcze dotyczące ZS w Białobrzegach były zatwierdzane do wypłaty oraz podpisywane na dowód sprawdzenia pod względem merytorycznym przez Panią jako kierownika jednostki sektora finansów publicznych. Ustalono jednak przypadki braku kontroli merytorycznej dowodów, a także niezatwierdzenia ich do wypłaty. Również wyeliminowanie stwierdzonych nieprawidłowości w zakresie dochodów z najmu wymaga uwzględnienia przez Panią Dyrektor poniższych uwag. Ustalono, że opłaty za c.o. w 2011 r. pobierano od najemców lokali mieszkalnych w wysokości ryczałtowej, wynikającej z kalkulacji kosztów poniesionych w 2010 r. na zakup oleju opałowego. Po upływie danego okresu rozliczeniowego nie dokonywano jednak rozliczenia wpłat z kosztami rzeczywiście poniesionymi w tym okresie. Z art. 9 ust. 2 w zw. z art. 2 ust. 1 pkt 8 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (Dz. U. z 2001 r. Nr 31, poz. 266 ze zm.) wynika, że najemcy lokali powinni wnosić opłaty za dostawę ciepła w wysokości niezbędnej do pokrycia ponoszonych kosztów ich dostarczenia do lokalu używanego przez lokatora. W tej sytuacji pobierane ryczałtowo opłaty mogą być traktowane jedynie jako forma zaliczek na poczet zwrotu poniesionych kosztów za dany okres rozliczeniowy. Po ustaleniu faktycznej wielkości kosztów poniesionych w danym okresie, wynik rozliczenia powinien być ujęty w ewidencji księgowej jako zwiększenie lub zmniejszenie stanu należności od lokatorów. Stwierdzono ponadto, że władanie nieruchomościami przez ZS w Białobrzegach dopiero od dnia 1 stycznia 2012 r. ma umocowanie w decyzji Wójta ustanawiającej trwały zarząd. Jak ustalono, w dniu 31 sierpnia 2011 r. zawarła Pani umowę najmu lokalu użytkowego na czas oznaczony od dnia 1 września 2011 r. do dnia 30 czerwca 2012 r., która to umowa stanowiła kolejną umowę zawartą z tym samym kontrahentem. Jednostka organizacyjna, jako trwały zarządca, posiada prawem określone uprawnienia i obowiązki związane m.in. z wydzierżawianiem i wynajmowaniem nieruchomości oddanych jej w trwały zarząd, które wynikają z art. 43 ust. 2 pkt 3 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2010 r. Nr 102, poz. 651 ze zm.). W świetle przywołanego przepisu ustawy zawarcie umowy najmu nieruchomości lub jej części na czas oznaczony do 3 lat wymaga równoczesnego powiadomienia organów gminy. W przypadku zaś zawarcia umowy na czas oznaczony dłuższy niż 3 lata lub na czas nieoznaczony wymagana jest zgody organów gminy. Zgoda wymagana jest również w przypadku, gdy po umowie zawartej na czas oznaczony strony zawierają kolejne umowy, których przedmiotem jest ta sama nieruchomość, a łączny czas trwania najmu z nich wynikający przekracza 3 lata. Reasumując, dla usunięcia wskazanych nieprawidłowości niezbędne jest podjęcie przez Panią Dyrektor stosownych działań, polegających na: - opracowaniu regulacji wewnętrznych z zakresu rachunkowości i kontroli zarządczej na podstawie przepisów wskazanych w niniejszym piśmie, - autoryzowaniu wszystkich dowodów księgowych dotyczących operacji gospodarczych Zespołu Szkół w Białobrzegach, - rozliczaniu zaliczek wnoszonych przez najemców na poczet wytworzenia energii cieplnej z faktycznie poniesionym kosztami, mając na uwadze art. 9 ust. 2 ustawy o ochronie praw lokatorów…, - zawieraniu umów najmu i dzierżawy nieruchomości oddanych ZS w Białobrzegach w trwały zarząd z jednoczesnym wykonaniem obowiązków w zakresie zawiadomienia organów gminy lub uzyskania ich zgody (w zależności od czasu trwania umowy), określonych w art. 43 ust. 2 pkt 3 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Prezes Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Do wiadomości: 1. Wójt Gminy Augustów 2. Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku Zespół w Suwałkach Odsłon dokumentu: 120437064 Poprzdnie wersje tego dokumentu: brak |
|||||||||||||
|
www.bialystok.rio.gov.pl | Wejść na stronę: 120437064 | Strona główna | Informacje niedostępne | Pomoc | Redakcja | Kontakt | | |