Kontrola problemowa gospodarki finansowej przeprowadzona w

 Zespole Ekonomiczno-Administracyjnym Szkół w Suwałkach

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

Zespół w Suwałkach

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 31 stycznia 2013 roku (znak: RIO.V.6002-4/12), o treści jak niżej:

Pani

Irena Walendzewicz

Kierownik Gminnego Zespołu

Ekonomiczno-Administracyjnego

Szkół w Suwałkach

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej Gminnego Zespołu Ekonomiczno-Administracyjnego Szkół w Suwałkach za 2011 r. i inne wybrane okresy, przeprowadzonej na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r., poz. 1113) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Suwałkach, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto sprawy ogólnoorganizacyjne, funkcjonowanie kontroli zarządczej, księgowość i sprawozdawczość, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, plan finansowy i jego wykonanie, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 ze zm.), zamówienia publiczne, gospodarkę składnikami majątku, inwentaryzację, rozliczenia z budżetem gminy.

Analiza podstaw funkcjonowania i organizacji GZEAS wykazała, że w statucie nadanym przez Radę Gminy Suwałki ujęto błędny zapis, w myśl którego podstawę działania Zespołu stanowi roczny plan finansowy zatwierdzony przez Radę Gminy. Zgodnie z obowiązującymi przepisami zawartymi w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 7 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (Dz. U. Nr 241, poz. 1616), podstawą gospodarki finansowej jednostki budżetowej jest plan finansowy zatwierdzony przez kierownika tej jednostki, a nie przez Radę Gminy – str. 5 protokołu kontroli. W wystąpieniu pokontrolnym skierowanym do Wójta Gminy Suwałki na podstawie ustaleń kontroli kompleksowej gminy zostanie zawarty wniosek dotyczący przedłożenia Radzie Gminy projektu zmian w statucie.

W zakresie spraw organizacyjnych ustalono również, że dyrektorzy obsługiwanych szkół zawierali z GZEAS porozumienia o powierzeniu prowadzenia obsługi finansowo-księgowej na czas nieokreślony. Należy wskazać, że zawieranie takich porozumień jest bezprzedmiotowe w świetle przepisów art. 5 ust. 7 pkt 3 i ust. 9 w zw. z art. 5c pkt 1 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 ze zm.), które określają zarówno kompetencję organu stanowiącego (Rady Gminy) do decydowania o formie zorganizowania wspólnej obsługi, jak i zakres zagadnień, które mają być realizowane w ramach wspólnej obsługi. Podobnie bezprzedmiotowe jest powierzanie przez dyrektora obsługiwanej szkoły głównemu księgowemu GZEAS (niebędącemu pracownikiem tej szkoły) obowiązków i odpowiedzialności w zakresie wynikającym z art. 54 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.) – str. 6-7 protokołu kontroli.

Badanie dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości wykazało, że zarówno w przepisach wewnętrznych GZEAS, jak i obsługiwanych szkół nie zawarto wszystkich postanowień wymaganych przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych za pomocą komputera. Jak wynika z ustaleń zawartych na str. 13 protokołu kontroli uchybienie dotyczy elementów wymaganych przepisami art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. b) ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.).

W zakresie procedury opracowania projektów planów i planów finansowych GZEAS i obsługiwanych szkół stwierdzono istotne nieprawidłowości w planowaniu na rok 2011. Mimo przekazania przez Wójta Gminy Suwałki poszczególnym szkołom i GZEAS „planów finansowych na 2011 r.” (pismami z dnia 18 listopada 2010 r. sporządzonymi na podstawie projektu uchwały budżetowej), ani Pani Kierownik ani dyrektorzy szkół nie opracowali projektów planów finansowych na 2011 r., czym naruszono m.in. art. 248 ust. 2 ustawy o finansach publicznych przewidujący, że jednostki opracowują projekty planów finansowych w terminie 30 dni od dnia otrzymania informacji, nie później jednak niż do dnia 22 grudnia. Wójt pismami z dnia 3 stycznia 2011 r. (po podjęciu uchwały budżetowej) przekazał Pani Kierownik i dyrektorom szkół „plany finansowe” dla poszczególnych jednostek w pełnej szczegółowości klasyfikacji budżetowej. Kontrola wykazała, że za podstawę gospodarki finansowej jednostek oświatowych i GZEAS w 2011 roku były przyjmowane „plany finansowe” przekazane przez Wójta, podczas gdy zgodnie z art. 249 ust. 2 ustawy o finansach publicznych jednostki organizacyjne dostosowują projekty planów do uchwały budżetowej na podstawie otrzymanych informacji – str. 23-25 protokołu kontroli.

Analiza procedury planowania na 2012 i 2013 r. wykazała, że nieprawidłowości w zakresie opracowania projektów planów i planów finansowych zostały wyeliminowane.

Ustalono, że faktyczne władanie nieruchomościami przez szkoły nie ma formalnego umocowania w decyzjach Wójta ustanawiających trwały zarząd.  Zgodnie z art. 43 ust. 1 w zw. z art. 4 pkt 10 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2010 r. Nr 102, poz. 651 ze zm.) trwały zarząd jest prawną formą władania nieruchomościami przez jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej. Jednostka organizacyjna, jako trwały zarządca, posiada prawem określone uprawnienia i obowiązki związane m.in. z wydzierżawianiem i wynajmowaniem nieruchomości oddanych jej w trwały zarząd, które wynikają z art. 43 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami – str. 10 protokołu kontroli. Na konieczność wydania decyzji ustanawiających trwały zarząd nieruchomościami na rzecz jednostek oświatowych wskażę Wójtowi Gminy Suwałki w wystąpieniu wystosowanym na podstawie ustaleń kontroli kompleksowej.

W 2011 r. Szkoła Podstawowa w Starym Folwarku uzyskała w par. 0750 „Dochody z najmu i dzierżawy składników majątkowych…” dochód w wysokości 369,36 zł. Stwierdzono, że podstawą wpływów jest umowa najmu lokalu mieszkalnego w szkole zawarta w dniu 21 grudnia 1992 r. Wysokość czynszu od 1 marca 2005 r. wynosi 30,78 zł miesięcznie (0,54 zł za 1 m²) i została ustalona na podstawie uchwały Rady Gminy w Suwałkach z dnia 20 grudnia 1994 r. w sprawie określenia stawek czynszu regulowanego za lokale mieszkalne.  W związku z tym, że szkoła nie miała możliwości ustalenia czynszu zgodnie z obowiązującym prawem (Rada Gminy Suwałki nie podjęła uchwały w sprawie wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy, określającej m.in. zasady polityki czynszowej stanowiące podstawę do ustalenia stawek czynszu przez Wójta), stosowny wniosek pokontrolny zostanie skierowany do Wójta Gminy – str. 29 protokołu kontroli.

Badając prawidłowość stosowania przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.) przy udzieleniu zamówienia na „Dowóz dzieci niepełnosprawnych zamieszkałych na terenie Gminy Suwałki do szkół i ośrodków położonych na terenie gminy Suwałki i miasta Suwałki” stwierdzono, że oświadczenia o braku okoliczności uzasadniających wyłączenie z postępowania (art. 17 ust. 2 Prawa zamówień publicznych) zostały złożone przez Panią Kierownik oraz pracownika, który wykonywał czynności związane z przygotowaniem postępowania w dniu 23 sierpnia 2011 roku, a więc w czasie, kiedy nie mogły być znane dane wykonawców biorących udział w postępowaniu. Był to dzień publikacji ogłoszenia o postępowaniu, zaś termin składania ofert upływał 31 sierpnia 2011 r. – str. 38 protokołu kontroli.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były wynikiem nieprzestrzegania bądź błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości jednostek budżetowych. Część nieprawidłowości spowodowana została brakiem wymaganych działań organów gminy.

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową GZEAS, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Pani Kierownik, jako kierowniku jednostki sektora finansów publicznych, zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości oraz nadzorowania prac z tego zakresu spoczywały na głównym księgowym GZEAS. Prawa i obowiązki głównego księgowego określają przepisy art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Zaniechanie zawierania z dyrektorami obsługiwanych szkół porozumień w sprawie powierzenia prowadzenia obsługi finansowo-księgowej, a także wskazanie dyrektorom na bezprzedmiotowość powierzania przez nich obowiązków i odpowiedzialności głównemu księgowemu GZEAS, mając na uwadze regulacje prawne wskazane w części opisowej wystąpienia.

2. Uzupełnienie dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości o wskazane w protokole kontroli elementy związane z prowadzeniem ksiąg za pomocą komputera. Wskazanie dyrektorom obsługiwanych szkół na potrzebę uzupełnienia przepisów wewnętrznych w tym zakresie.

3. Składanie przez osoby wykonujące czynności w imieniu zamawiającego oświadczeń o istnieniu bądź nieistnieniu okoliczności uzasadniających wyłączenie z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego nie wcześniej niż w dniu, w którym upływa termin składania ofert.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Suwałkach w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

        Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

1. Wójt Gminy Suwałki

2. Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku

Zespół w Suwałkach