Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Miejskim w Szepietowie

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

Zespół w Łomży

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 29 stycznia 2013 roku (znak: RIO.IV.6001-8/12), o treści jak niżej:

Pan

Stanisław Roch Wyszyński

Burmistrz Szepietowa

         W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Szepietowo za 2011 rok oraz inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Miejskim w Szepietowie na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r., poz. 1113) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Łomży, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, uchwałę budżetową, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 ze zm.), udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

W gminie Szepietowo w dalszym ciągu nie zostało obsadzone stanowisko zastępcy Burmistrza, pomimo że przewiduje je regulamin organizacyjny Urzędu Miejskiego. Pomijając kwestię niezgodności między stwierdzonym stanem faktycznym a regulacjami wewnętrznymi Urzędu należy też wskazać, że nieobsadzenie stanowiska zastępcy Burmistrza tworzy sytuację zagrażającą ciągłości funkcjonowania jednostki podczas nieobecności Pana Burmistrza. Z uwagi na liczbę mieszkańców, stosownie do postanowień art. 26a ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 ze zm.), w gminie Szepietowo może być powołany jeden zastępca Burmistrza. Należy wskazać, że art. 28g przywołanej ustawy określa w sposób jednoznaczny zasady kierowania gminą w przypadku zaistnienia jednej z – enumeratywnie wymienionych – przemijających przeszkód w wykonywaniu zadań i kompetencji Burmistrza (m.in. spowodowanej niezdolnością do pracy z powodu choroby trwającej powyżej 30 dni). Zadania i kompetencje Burmistrza przejmuje wówczas jego zastępca, zaś w razie niepowołania zastępcy – osoba wyznaczona przez Prezesa Rady Ministrów w trybie art. 28h ustawy – str. 4 protokołu kontroli.

           Obsługa finansowo-księgowa szkół prowadzona jest przez Urząd Miejski. Dla obsługiwanych jednostek oświatowych nie zostały otwarte rachunki bankowe. Wydatki szkół realizowane są z rachunku, którego dysponentem jest Pan Burmistrz. Dowody księgowe szkół zatwierdzane są do wypłaty przez Pana Burmistrza i Skarbnika. Dyrektorzy szkół zamieszczają jedynie adnotację o sprawdzeniu dowodu pod względem merytorycznym. Jak wynika z ustaleń zawartych na str. 96-97 protokołu kontroli, ewidencja księgowa poszczególnych szkół obejmuje odrębne rejestry (oraz księgi inwentarzowe prowadzone ręcznie w szkołach). Nie stwierdzono też, aby dyrektorzy szkół opracowali dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości i inne regulacje wewnętrzne dotyczące gospodarki finansowej kierowanych przez siebie jednostek (wyjątek stanowiły jedynie regulaminy gospodarowania środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych).

           Obowiązek wdrożenia i aktualizacji dokumentacji opisujących przyjęte w obsługiwanych jednostkach zasady rachunkowości należy do dyrektorów szkół obsługiwanych przez Urząd. Wynika to z art. 5 ust. 7 pkt 3 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 ze zm.), określającego zakres zadań, które mogą być wykonywane w ramach wspólnej obsługi. Z zawartego w tym przepisie odesłania do art. 4 ust. 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.) wynika, że prowadzenie obsługi finansowo-księgowej jednostek oświatowych przez Urząd nie oznacza zniesienia obowiązku opracowania przez ich kierowników dokumentacji opisującej przyjęte w tych jednostkach zasady rachunkowości, o której mowa w art. 10 ustawy o rachunkowości. Przywołany wyżej przepis art. 5 ust. 7 pkt 3 ustawy o systemie oświaty wskazuje też, że wykonywanie wspólnej obsługi polega m.in. na prowadzeniu dla każdej z obsługiwanych jednostek ksiąg rachunkowych w rozumieniu ustawy o rachunkowości. Natomiast w odniesieniu do faktu realizacji wydatków wszystkich obsługiwanych jednostek z jednego rachunku bieżącego, którym dysponuje Pan Burmistrz, należy wskazać, że w konsekwencji dyrektorzy obsługiwanych jednostek nie dysponują środkami pieniężnymi określonymi w ich planach finansowych. Stosownie do art. 53 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.), kierownik jednostki sektora finansów publicznych jest odpowiedzialny za całość gospodarki finansowej jednostki. Podstawą gospodarki finansowej jednostki budżetowej jest plan finansowy (art. 11 ust. 3 ustawy o finansach publicznych), którego realizacja, tj. gromadzenie środków i ich rozdysponowanie należy do podstawowych obowiązków kierownika jednostki w zakresie gospodarki finansowej.

W zakresie poprawności zapisów w księgach rachunkowych stwierdzono naruszenie przepisów ustawy o rachunkowości oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861 ze zm.) poprzez nieprawidłowe księgowanie operacji na koncie 290 „Odpisy aktualizujące należności”. Stwierdzono, że ujęta na koncie 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” kwota należnych odsetek od zaległości podatkowych, wynosząca 28.315 zł, została odniesiona w całości na konto 290. Należy wskazać, że zgodnie z mającymi zastosowanie od 2011 r. zasadami funkcjonowania konta 290 należności z tytułu odsetek mają być obejmowane odpisem aktualizującym na takich samych zasadach jak należności główne, tj. w przypadku wystąpienia przesłanek określonych w art. 35b ust. 1  ustawy o rachunkowości. Przypis odsetek należy ujmować Wn 221 – Ma 750 „Przychody finansowe”, zaś ewentualny odpis aktualizujący (z reguły po ustaleniu podstaw dokonania odpisu także w stosunku do należności głównej, od której naliczane są odsetki) zapisem Wn 751 „Koszty finansowe” – Ma 290 – str. 7 protokołu kontroli.

           Ponadto stwierdzono brak w ewidencji analitycznej prowadzonej do konta 011 „Środki trwałe” cech identyfikujących niektóre obiekty inwentarzowe (np. numerów fabrycznych, długości dróg). Opisanie środków trwałych w ewidencji pomocniczej za pomocą dostatecznie dokładnych danych pozwalających na ich identyfikację ma zasadnicze znaczenie dla ochrony posiadanych składników majątkowych, a także służy jednoznacznemu powiązaniu wyników inwentaryzacji z zapisami w księgach rachunkowych, tj. realizacji obowiązków wynikających z art. 27 ustawy o rachunkowości. Ustalono też, że na jednej karcie środka trwałego ujęto zbiorczo 6 ulic w Szepietowie o łącznej długości 3.170 mb i wartości 2.815.139,14 zł bez wyszczególnienia poszczególnych obiektów – str. 94 protokołu kontroli.

           Kontrola dokumentacji dotyczącej inwentaryzacji przeprowadzonej na dzień 31 grudnia 2009 r., w kontekście wymagań wynikających z obowiązującej w jednostce instrukcji inwentaryzacyjnej, wykazała brak oświadczeń osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone mienie (które mają być składane przed czynnościami inwentaryzacyjnymi), brak w arkuszach spisowych numerów fabrycznych składników majątkowych, które je posiadają, oraz zaniechanie obowiązku parafowania każdej strony arkusza spisowego przez członków komisji i osoby materialnie odpowiedzialne – str. 95 protokołu kontroli.

Kontrola ogólnych zagadnień dotyczących zaciągania zobowiązań i dokonywania wydatków budżetowych wykazała brak kontrasygnaty Skarbnika na niektórych umowach powodujących powstanie zobowiązań pieniężnych. Obowiązek uzyskania kontrasygnaty Skarbnika jako warunku skuteczności czynności prawnej powodującej powstanie zobowiązań pieniężnych wynika z art. 46 ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym – str. 12 i 58 protokołu kontroli.

Stwierdzono też przypadki braku udokumentowania, aby przy wyborze wykonawców dostaw i usług, których wartość nie wymagała stosowania procedur ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.), przestrzegano zasady uzyskiwania najlepszych efektów z ponoszonych nakładów. Przykładów jest zlecenie Fundacji „Regionalny Instytut Społeczno-Ekonomiczny” w Białymstoku kompleksowego przeprowadzenia procedury wyboru dostawcy samochodu strażackiego (wartość usługi 12.300 zł), mimo że dwóch pracowników Urzędu (Sekretarz i inspektor ds. budownictwa) posiada certyfikaty ukończenia kursów i szkoleń w zakresie stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych, a ponadto w Urzędzie zatrudniony jest radca prawny – str. 12 i 81-82  protokołu kontroli. Stwierdzono też, że w 2011 r. wydatkowano 54.665 zł na opracowanie dokumentacji inwestycji drogowych. Kontrola wykazała, że zadania te nie były realizowane do czasu kontroli. Nierealizowanie inwestycji drogowych, których dokumentację sporządzono, uzasadnił Pan brakiem środków. Ponadto w 2010 r. sporządzono dokumentację na urządzenie terenów rekreacyjno-integracyjno-sportowych we wsi Wyliny Ruś za 8.043,06 zł, które to zadanie również nie jest realizowane. Sekretarz Gminy wyjaśnił, że zrezygnowano z wykonania zadania z powodu planowanej likwidacji szkoły w tej miejscowości i sprzedaży nieruchomości, podczas gdy zasady dofinansowania zadania przewidywały zachowanie celu dofinansowania przez 7 lat, co nie będzie możliwe. Wynika stąd, że wydatek poniesiony został bez efektu gospodarczego. Z protokołu kontroli wynika ponadto, że nierealizowana jest także część zadań, na które opracowano dokumentację w 2007 r. – str. 72-76 i 93 protokołu kontroli.

W badanej jednostce nie zostały wdrożone pisemne procedury wyboru wykonawców i zaciągania zobowiązań o wartości nieprzekraczającej 14.000 euro. Ustawa o finansach publicznych w art. 44 ust. 3 pkt 1 stanowi, że wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. Zapewnienie przestrzegania tej zasady należy do obowiązków kierownika jednostki z zakresu organizacji kontroli zarządczej, co wynika z art. 68 w zw. z art. 69 ust. 1 ustawy o finansach publicznych oraz standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych ogłoszonych komunikatem Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 15, poz. 84).

Kontrola wydatków z tytułu podróży służbowych wykazała, że w dwóch przypadkach wypłacano ryczałt za używanie samochodu prywatnego do jazd lokalnych mimo nieprzekazania do księgowości zawartych umów. Dotyczyło to ryczałtu wypłacanego Panu Burmistrzowi od listopada 2010 r. i inspektorowi ds. drogownictwa od października 2011 r. Sekretarz Gminy potwierdził w złożonym wyjaśnieniu, że umowy „były przechowywane przeze mnie w aktach i nie zostały przekazane do księgowości”, zatem nie były znane osobom zatwierdzającym dowody księgowe na dowód dokonania ich kontroli. Świadczy to o nieprawidłowym funkcjonowaniu kontroli zarządczej, w tym w zakresie obiegu dokumentów w Urzędzie. Osoba dokonująca kontroli składanych oświadczeń o używaniu samochodu wskazała pisemnie kontrolującym, że „była pewna, że zostały z nimi zawarte umowy” – str. 52-53 protokołu kontroli.

         Badając wydatki poniesione na profilaktykę i przeciwdziałanie alkoholizmowi w kontekście postanowień gminnego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych stwierdzono, że w 2 przypadkach zrealizowano wydatki nie objęte programem. Dokonano zakupu aparatu fotograficznego o wartości 4.332 zł i budynku mieszkalnego z zamiarem dostosowania go do zamieszkania dla rodziny dotkniętej alkoholizmem o wartości 31.000 zł. Zakupiony budynek, po przemieszczeniu go do Szepietowa z terenu sąsiedniej gminy składowany jest w pomieszczeniach magazynowych Urzędu. Zakup budynku (miał on miejsce w czerwcu 2011 r.) Sekretarz Gminy uzasadnił pilną potrzebą pomocy dla rodziny, a brak dalszych działań, tj. budowy (złożenia budynku) brakiem środków w budżecie na realizację przedsięwzięcia. W sumie niezgodnie z programem wydatkowano 41,3% środków zaplanowanych na przeciwdziałanie alkoholizmowi. Zgodnie z art. 18² ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (Dz. U. z 2012 r., poz. 1356) dochody z opłat za zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych przeznacza się wyłącznie na realizację zadań zawartych w gminnych programach przeciwdziałania alkoholizmowi i narkomanii – str. 58 protokołu kontroli.

Kontrola przestrzegania przepisów zawartych w ustawie Prawo zamówień publicznych wykazała następujące nieprawidłowości:

a) roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach publicznych za 2011 r. przekazano Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych 9 marca 2012 r., tj. z naruszeniem terminu określonego w art. 98 ust. 2 ustawy na 1 marca roku następującego po roku, za który jest sporządzane sprawozdanie – str. 59 protokołu kontroli,

b) ogłoszenie o udzieleniu zamówienia na kredyt (umowa z BOŚ przewidująca koszt kredytu 97.056,14 zł) nie zostało opublikowane w BZP wbrew wymaganiom art. 95 ust. 1 ustawy; z ustaleń kontroli wynika ponadto, że jednostka stosuje przepisy Prawa zamówień publicznych w postępowaniach o udzielenie kredytu, gdy wartość zamówienia nie przekracza 14.000 euro (m.in. zamieszcza ogłoszenia o postępowaniu w BZP i sporządza specyfikację istotnych warunków zamówienia); stosowanie tych przepisów nie jest jednak konsekwentne ponieważ stwierdzono przypadki zaniechania publikacji w BZP ogłoszenia o wyniku postępowania i sporządzenia protokołu postępowania – str. 8-10 protokołu kontroli,

c) zaniechanie sporządzenia protokołów dwóch postępowań dotyczących udzielenia z wolnej ręki zamówień uzupełniających przy budowie sieci kanalizacyjno-sanitarnej w Szepietowie i Szepietowie Janówce. W umowie powołano się na art. 67 ust. 1 pkt 6 ustawy (co było zgodne z warunkami zamówienia określonymi w specyfikacji). Obowiązek sporządzenia protokołu postępowania wynika z art. 96 ust. 1 ustawy – str. 67 protokołu kontroli,

d) wykonawca drogi gminnej Wojny Pogorzel dostarczył tytułem zabezpieczenia należytego wykonania umowy gwarancję bankową, której termin ważności upływał po 1 roku, zamiast po 3 latach, jak to wynikało z konieczności zabezpieczenia roszczeń zamawiającego wynikających z umowy. W czasie kontroli dostarczono gwarancję o terminie ważności zgodnym z postanowieniami umowy – str. 71 protokołu kontroli.

         Kontroli poddano dokumentację dotyczącą procesu realizacji inwestycji dokonując następujących ustaleń:

a) w odniesieniu do zadania „Budowa wielofunkcyjnego boiska sportowego oraz parkingu w m. Wojny Krupy” stwierdzono sprzeczności w treści dokumentacji projektowo-kosztorysowej oraz rozbieżności pomiędzy dokumentacją a stanem faktycznym stwierdzonym podczas oględzin obiektu. W zakresie treści dokumentacji stwierdzono, że w projekcie graficznym zaprojektowano ogrodzenie ze słupków stalowych z dwuteownika IPE80, natomiast w opisie do projektu podano „słupki wykonane z kształtownika prostokątnego 60x40x2mm – zamkniętego”. W przedmiarze robót, kosztorysie ofertowym i powykonawczym nie wskazano parametrów słupków. Faktycznie wbudowano kształtowniki prostokątne zamknięte o parametrach 80 x 40mm. Analiza zgodności wykonanych robót z ich zakresem zawartym w kosztorysie ofertowym wykonawcy wykazała zaś następujące rozbieżności:

- długość piłkochwytów 19m x 2 w dokumentacji, zaś długość faktycznie wykonanych piłkochwytów to 17,5m x 2; różnica 3 m o wartości 996,30 zł (według cen kosztorysu ofertowego),

- w przedmiarach i kosztorysie ofertowym podano długość ogrodzenia 110 m (34 m x 2 + 21 m x 2), zaś faktycznie długość ogrodzenia wynosi 102 m; różnica 8 m o wartości 2.361,60 zł (według cen kosztorysu ofertowego),

- w przedmiarach robót dotyczących wykonania podmurówki betonowej pod ogrodzenie i piłkochwyty wykazano parametry – 64 słupki 0,5 m x 0,5 m x 1 m = 16,25 m³, a winno być 16 m³; różnica 0,25m³ o wartości 75 zł,

- w dokumentacji ujęto słupki do piłkochwytów o wysokości 6 m i 80x80 mm, zaś faktycznie wbudowano rurowe o wysokości 6 m i przekroju 7,5 cm – zmiany słupków nie odnotowano w dokumentacji inwestycji; skutków finansowych nie ustalono,

- w kosztorysie ofertowym ujęto siatkę syntetyczną do piłkochwytów o grubości 4 mm, faktycznie siatka ma grubość 3 mm,

- parametry fundamentu betonowego pod słupkami według kosztorysu wynosiły 0,50 m x 0,50 m x 1 m; w wyniku oględzin stwierdzono, że faktycznie głębokość fundamentu wynosi około 80 cm, zaś szerokość to forma niekształtnego stożka o średnicy około 40 cm.

         Wymienione ustalenia zawarto w protokole podpisanym ze strony badanej jednostki przez Sekretarza Gminy i inspektora Urzędu Miejskiego – str. 89 protokołu kontroli, załącznik nr 15 do protokołu kontroli. Świadczą one o nierzetelnym wykonawstwie robót, nadzorze nad inwestycją i jej odbiorze. Stwierdzono ponadto, że inspektor nadzoru ustanowiony dla tych robót posiada uprawnienia do „kierowania i nadzoru budowy dróg i mostów”. Zlecenie sprawowania nadzoru tej osobie uzasadnił Pan faktem, że około 70% kosztów dotyczyło robót drogowych (podbudowa z masy asfaltowo-bitumicznej, a także warstwa podbudowy z kruszyw i odsączająca z piasku). Z ustaleń kontroli wynika, że nieprawidłowości dotyczyły robót związanych z budową boiska, a nie robót o charakterze właściwym robotom drogowym.

         Analizie poddano zapisy w dziennikach budowy inwestycji realizowanych przez gminę. Ustalono, że:

a) brak w ich treści zapisów odnoszących się do robót zanikających i ulegających zakryciu (przebudowa ulicy Piwnej w Szepietowie i przebudowa drogi gminnej przez wieś Pułazie Wojdyły),

b) brak adnotacji o wykonaniu robót uzupełniających (budowa sieci kanalizacyjno-sanitarnej w Szepietowie, przebudowa drogi Wojny Pogorzel),

c) brak wpisu w przedmiocie przerwania robót na okres zimowy (przebudowa drogi Wojny Pogorzel).

         W zakresie zadania „Budowa wielofunkcyjnego boiska…” nie prowadzono dziennika budowy (inwestycja na zgłoszenie), niemniej w szczegółowych specyfikacjach technicznych zawarte było postanowienie dotyczące dokonywania stosownych zapisów w dzienniku budowy. Ustalenia związane z prowadzeniem dzienników budowy zawarto na str. 71, 77, 79 i 89 protokołu kontroli. Zgodnie z art. 45 ust. 1 ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (Dz. U. z 2010 r. Nr 243, poz. 1623 ze zm.) dziennik budowy stanowi urzędowy dokument przebiegu robót budowlanych oraz zdarzeń i okoliczności zachodzących w toku wykonywania robót.

           Kontrola podstaw gospodarowania nieruchomościami wykazała, że nie został sporządzony plan wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości. Obowiązek opracowania planu spoczywa na Panu Burmistrzu, co wynika z art. 25 ust. 2 w zw. z art. 23 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2010 r. Nr 102, poz. 651 ze zm.), zaś wymagania co do jego treści określa art. 23 ust. 1d ustawy – str. 93 protokołu kontroli. Gmina Szepietowo nie posiada też uchwały wyczerpującej w pełni zakres delegacji zawartej w art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. a) ustawy o samorządzie gminnym. Przywołany przepis zobowiązuje do uregulowania przez Radę Miejską zasad nabywania, zbywania i obciążania nieruchomości oraz ich wydzierżawiania lub najmu na czas oznaczony dłuższy niż 3 lata lub na czas nieoznaczony. Jak wynika z ustaleń kontroli, w tym zakresie Rada podjęła jedynie, w dniu 28 lipca 2005 r., uchwałę dotyczącą najmu i dzierżawy na okres dłuższy niż 3 lata, dotyczącą wybranych celów udostępnienia majątku, uchylając jednocześnie uchwałę z dnia 28 lipca 1993 r. wyczerpującą całą ówcześnie obowiązującą delegację z art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. a) ustawy o samorządzie gminnym – str. 41 protokołu kontroli.

Kolejną grupą zagadnień, które nie zostały uregulowane na terenie gminy Szepietowo, są kwestie związane z wynajmowaniem lokali mieszkalnych. Nie został uchwalony wieloletni programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy (poprzedni obowiązywał w latach 2005-2009) oraz zasady wynajmowania lokali wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu gminy. Podstawą podjęcia tych uchwał są przepisy art. 21 ust. 1-3 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (Dz. U. z 2005 r. Nr 31, poz. 266 ze zm.) – str. 42-43 protokołu kontroli.  

Kontrola procedury sprzedaży nieruchomości wykazała, że informacja o wywieszeniu wykazów nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży nie została podana do publicznej wiadomości poprzez ogłoszenie w prasie lokalnej. Uchybiono tym samym przepisom art. 35 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami – str. 41 protokołu kontroli.    

W zakresie prawidłowości egzekucji dochodów niepodatkowych stwierdzono, że poprzez brak należytych działań windykacyjnych – przerywających bieg przedawnienia stosownie do art. 123 § 1 k.c. – dopuszczono do przedawnienia należności na łączną kwotę 1.796,91 zł. Dotyczyły one opłat za użytkowanie wieczyste nieruchomości od 2 podmiotów oraz czynszów dzierżawnych od 5 podmiotów – str. 44-46 protokołu kontroli.

Kolejnym obszarem, w którym stwierdzono nieprawidłowości było zagadnienie naliczania i pobierania odsetek za zwłokę od należności cywilnoprawnych nieuiszczonych w terminie. W przypadku dwóch opłat za użytkowanie wieczyste wniesionych po terminie nie naliczono należnych odsetek za zwłokę na łączną kwotę 936,05 zł. Ponadto ustalono, że na dzień kontroli winny być przypisane w księgach odsetki od zaległości czynszowych w łącznej wysokości 4.350,87 zł. Zaniechanie naliczania w księgach odsetek (w momencie ich zapłaty, lecz nie później niż pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec kwartału) stanowi naruszenie § 8 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont…, a także art. 42 ust. 5 ustawy o finansach publicznych, zobowiązującego od 11 lutego 2012 r. jednostki sektora finansów publicznych do ustalania wszystkich przypadających im należności – str. 45-46 protokołu kontroli.

 Kontrola prawidłowości pobierania opłat za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż alkoholu wykazała, w większości kontrolowanych pozycji, że na składanych przez przedsiębiorców oświadczeniach o wartości sprzedaży napojów alkoholowych w roku poprzednim brak dat wpływu. Uniemożliwia to sprawdzenie czy oświadczenia zostały złożone w terminie do 31 stycznia, wymaganym przez art. 11¹ ust. 4 ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi – str. 47 protokołu kontroli.

W toku kontroli dochodów budżetowych gminy, badaniu poddano również dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.), jest Burmistrz. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru wskazanych dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych, co doprowadziło do następujących ustaleń.                             

W zakresie prawidłowości i powszechności opodatkowania podatkiem rolnym oraz podatkiem leśnym stwierdzono braki polegające na nie przedłożeniu do kontroli części informacji podatkowych. Stanowią one podstawowy materiał dowodowy, służący ustaleniu podstawy opodatkowania. Zaniechanie czynności sprawdzających, wskazanych treścią art. 272 Ordynacji podatkowej, uniemożliwia zweryfikowanie formalnej poprawności złożonych dokumentów oraz ustalenie stanu faktycznego w zakresie niezbędnym do stwierdzenia zgodności z przedstawionymi dokumentami– str. 19 - 20 i 24 protokołu kontroli. 

Badanie poprawności udzielania ulg w podatku rolnym wykazało, że w decyzjach dotyczących zwolnień z tytułu nabycia gruntów, rozpatrzonych pozytywnie nie uwzględniono uzasadnienia prawnego, naruszając tym samym art. 210 Ordynacji podatkowej. Uzasadnienie faktyczne decyzji zawiera w szczególności wskazanie faktów, które organ uznał za udowodnione, dowodów, którym dał wiarę, oraz przyczyn, dla których innym dowodom odmówił wiarygodności, uzasadnienie prawne zaś zawiera wyjaśnienie podstawy prawnej decyzji z przytoczeniem przepisów prawa – str. 21 protokołu kontroli.           

Ponadto, jak wskazano w opisie na stronie 22 protokołu kontroli, wniesiono zastrzeżenia do pracy komisji przeprowadzającej kontrole w siedzibie podatnika w zakresie udzielanych ulg inwestycyjnych. Z materiałów zebranych w trakcie postępowania nie wynika, ażeby komisja ustaliła czy w każdym z badanych przypadków poniesione nakłady dotyczyły faktycznie modernizacji budynku, czy też remontu. Ustalenia w tym zakresie są o tyle istotne, że tylko w pierwszym przypadku podatnikowi przysługuje ulga inwestycyjna. W każdym innym organ podatkowy winien wydać decyzję odmowną. Należałoby również sprawdzać czy wszystkie wykazane w rozliczeniu kosztów materiały wykorzystane zostały przy realizacji inwestycji.   

Weryfikacja dokumentacji dotyczącej udzielanych ulg w zapłacie podatków wykazała, że w 4 przypadkach wydano decyzje pozytywne pomimo niezebrania wystarczającego materiału dowodowego uzasadniającego ich udzielenie. Decyzje takie winny być podejmowane po przeprowadzeniu wnikliwego postępowania wyjaśniającego, mającego na celu ustalenie czy zachodzą przesłanki do uwzględnienia wniosku, określone w przepisach art. 67a § 1 Ordynacji podatkowej, tj. ważny interes podatnika lub interes publiczny. Są one oparte na swobodnym uznaniu lecz ich wydanie powinno być poprzedzone zebraniem odpowiedniego materiału dowodowego, pozwalającego na wnikliwą i obiektywną ocenę stanu faktycznego (art. 187 § 1 ustawy) – str. 38 – 39 protokołu kontroli.           

Badanie powszechności i terminowości składania deklaracji podatkowych wykazało również, że dwie kościelne osoby prawne – Parafie Rzymsko-Katolickie – nie złożyły deklaracji na podatek rolny. Artykuł 6a ust. 8 pkt 1 ustawy o podatku rolnym zobowiązuje podatników posiadających osobowość prawną do składania deklaracji podatkowych organom podatkowym właściwym ze względu na miejsce położenia gruntów. Osobowość prawną przedmiotowe jednostki posiadają w myśl art. 7 ust.1 pkt 5 ustawy z dnia 17 maja 1989 roku o stosunku Państwa do Kościoła Katolickiego w Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 29, poz. 154 ze zm.) – str. 22 – 23 protokołu kontroli.         

Kolejnym obszarem, w którym stwierdzono uchybienia była prawidłowość naliczania odsetek za zwłokę w przypadku wpłat uiszczanych po upływie ustawowego terminu płatności. Ustalono, że w poddanych badaniu kontach podatkowych, przypadki nie pobierania odsetek od zaległości podatkowych lub ich pobierania w niewłaściwej wysokości wystąpiły w:

- podatku od środków transportowych na kwotę 264,00 zł – str. 25 – 27 protokołu kontroli,

- podatku od nieruchomości na kwotę 166,40 zł – str. 29 – 31 protokołu kontroli. 

Naruszono tym samym art. 53 § 1 i 4 Ordynacji podatkowej stanowiący, że od zaległości podatkowych naliczane są odsetki za zwłokę. Naliczane są one od dnia następującego po dniu upływu terminu płatności podatku lub terminu, w którym płatnik lub inkasent był obowiązany dokonać wpłaty podatku na rachunek organu podatkowego. Od zaległości podatkowych nalicza się odsetki za zwłokę według zasad określonych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 22 sierpnia 2005 r. w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach (Dz. U. Nr 165, poz. 1373), stosując stawki określone w obwieszczeniach Ministra Finansów.   

Badanie prawidłowości poboru opłaty skarbowej wykazało, że w 15 przypadkach dotyczących zaświadczeń o wielkości użytków rolnych i o dochodowości, zastosowano nieprawidłową podstawę prawną zwolnienia od opłaty. Naruszono tym samym przepisy ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (Dz. U. z 2012 r., poz. 1282) – str. 32 protokołu kontroli.    

Nieprawidłowości stwierdzono również w obrębie działalności organu podatkowego w zakresie egzekucji należności. Jak wskazuje opis na stronie 35 protokołu kontroli, w stosunku do 4 podatników nie podjęto czynności egzekucyjnych na łączną kwotę 368,00 zł. Organ podatkowy nie wywiązał się z obowiązków wynikających z przepisów ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2012 r., poz. 1015 ze zm.) i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. Nr 137, poz. 1541 ze zm.).

Kontrola terminowości doręczania nakazów płatniczych wykazała, że część podatników odebrała  swoje nakazy w dniach 1 - 11 marca. Decyzje nie zostały doręczone na 14 dni przed terminem płatności podatku, wynikającym z treści odpowiednio: art. 6 ust. 7 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, art. 6a ust. 6 ustawy o podatku rolnym oraz art. 6 ust. 3 ustawy o podatku leśnym. W związku z czym, zgodnie z art. 47 § 1 Ordynacji podatkowej, w tego typu przypadkach, termin płatności I raty zobowiązania podatkowego upływa 14 dni od dnia doręczenia, o czym informacja powinna być zawarta w treści decyzji – str. 33 protokołu kontroli.   

Sprawdzenie regulacji wewnętrznych Urzędu Miejskiego w Szepietowie wykazało następujące nieprawidłowości:

- brak formalnego zatwierdzenia przez kierownika jednostki, komputerowych wydruków wpłat stosowanych do inkasa zobowiązań podatkowych – naruszono § 4 ust. 2 pkt. 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 października 2010 r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 208, poz. 1375) – str. 37 protokołu kontroli,         

- brak opracowania w formie pisemnej zasad i terminów postępowania z zaległościami podatkowymi jako elementu systemu kontroli wewnętrznej w jednostce, do którego wprowadzenia zobligowany jest kierownik jednostki przepisami ustawy o finansach publicznych – str. 37 protokołu,

- brak zapisów dotyczących dokumentowania przypisów lub odpisów, wygaśnięcia zobowiązania podatkowego czy zwrotów, wynikających z treści § 4 wskazanego rozporządzenia, w instrukcji w sprawie ewidencji i poboru podatków i opłat – str. 39 protokołu,   

- brak określenia aktualnie użytkowanej wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji w przypadku zmian, systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów w instrukcji do prowadzenia ewidencji księgowej przy użyciu komputera – naruszono art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz. 1223 ze zm.) – str. 40 protokołu kontroli.    

Weryfikacja działań organu podatkowego związanych z przeprowadzaniem kontroli podatkowych wykazała, że Urząd Miejski w Szepietowie, w regulacjach wewnętrznych nie zawarł zasad przeprowadzania kontroli podatkowych i nie ustalił planu kontroli. Organy podatkowe I instancji mają obowiązek przeprowadzania kontroli podatkowych, których celem jest sprawdzanie w jaki sposób podatnicy wywiązują się ze swoich obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego. W przepisach prawa podatkowego określono prawa i obowiązki kontrolującego i kontrolowanego, sposób prowadzenia czynności kontrolnych i ich dokumentowanie, czynności, jakie mogą wykonywać kontrolujący. Brak jest natomiast uregulowań dotyczących częstotliwości i zakresu kontroli, przez co należy uznać, że jest to w gestii organu podatkowego. Wyjątkiem są podatnicy będący przedsiębiorcami. W ich przypadku organ podatkowy dokonuje kontroli w oparciu o przepisy rozdziału 5 ustawy z dnia 2 lipca 2004 roku o swobodzie działalności gospodarczej (t. j. Dz. U. z 2010 r. Nr 220, poz. 1447 ze zm.). W zakresie częstotliwości przeprowadzania kontroli należy również mieć na uwadze przepisy rozdziału 8 Ordynacji podatkowej, w którym uregulowane są kwestie dotyczące przedawnienia zobowiązania podatkowego. W 2011 r. organ podatkowy przeprowadzał kontrole w siedzibie podatnika jedynie w zakresie ulg inwestycyjnych wobec czego nie wykorzystał w pełni upoważnień ustawowych wynikających z treści art. 281 § 1 Ordynacji podatkowej – str. 40 protokołu kontroli.         

Badanie rzetelności i prawidłowości sporządzania sprawozdania Rb-PDP z wykonania podstawowych dochodów podatkowych gminy za rok 2011, wykazało nieprawidłowości naruszające przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103). Zaniżono, w podatku od nieruchomości, w kolumnie 3 sprawozdania (Skutki obniżenia górnych stawek podatków …) kwotę skutków o 39.600,00 zł, w wyniku nie ujęcia kwoty skutków „obniżenia górnych stawek…” od budynków mieszkalnych, związanych z prowadzeniem gospodarstwa rolnego przez osoby fizyczne – str. 40 – 41 protokołu kontroli. 

W trakcie kontroli, w dniu 30 pazdziernika 2012 r. skorygowane sprawozdania Rb-PDP i Rb-27S za 2011 r. wysłano do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku.    

Analiza nieprawidłowości stwierdzonych podczas kontroli wykazała, że część z nich ma charakter zbieżny z ustaleniami poprzedniej kontroli kompleksowej gminy. Świadczy to o potrzebie dołożenia większej staranności w zakresie realizacji wniosków pokontrolnych – str. 19-20, 24, 35 i 97-98 protokołu kontroli.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były wynikiem nieprzestrzegania bądź błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy, a także niewłaściwego funkcjonowania kontroli zarządczej.

Organem wykonawczym gminy miejsko-wiejskiej jest Burmistrz, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowywania projektów uchwał Rady Miejskiej, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową gminy (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Burmistrz jako organ wykonawczy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Burmistrzu – kierowniku jednostki – zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt. 2 ustawy o finansach publicznych oraz pracownikach, którym powierzono obowiązki w zakresie gospodarki finansowej.

Burmistrz jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości spoczywały, stosownie do art. 54 ustawy o finansach publicznych, na Skarbniku Gminy.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Podjęcie działań w celu powołania zastępcy Pana Burmistrza, mając na uwadze regulacje prawne przywołane w części opisowej wystąpienia oraz wprowadzone Pana zarządzeniem zasady organizacji Urzędu Miejskiego

2. Podjęcie, w porozumieniu z dyrektorami obsługiwanych szkół, działań zmierzających do założenia dla poszczególnych szkół odrębnych rachunków bieżących, których dysponentami będą dyrektorzy, mając na uwadze, że Pan Burmistrz nie jest uprawniony do dysponowania środkami tych jednostek.

3. Wskazanie dyrektorom szkół obsługiwanych przez Urząd na powinność:

a) opracowania dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości, stanowiącej podstawę prowadzenia ksiąg rachunkowych każdej ze szkół,

b) określenia zasad obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych dotyczących ich jednostek.

4. Zobowiązanie Skarbnika do wyeliminowania błędów w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, poprzez:

a) księgowanie na koncie 290 odpisu aktualizującego kwotę odsetek od nieopłaconych należności tylko w przypadku stwierdzenia podstaw do dokonania odpisu całości należności od dłużnika (głównej i odsetek) na podstawie art. 35b ust. 1 ustawy o rachunkowości,

b) uzupełnienie ewidencji analitycznej środków trwałych o elementy służące jednoznacznej identyfikacji posiadanych składników majątkowych,

c) ujęcie w ewidencji analitycznej środków trwałych poszczególnych ulic jako odrębnych środków trwałych,

d) naliczanie i ujmowanie w księgach odsetek od nieopłaconych w terminie należności na koniec każdego kwartału.

5. Zapewnienie przestrzegania przyjętych instrukcją inwentaryzacyjną zasad przeprowadzania i dokumentowania inwentaryzacji.

6. Każdorazowe przedkładanie Skarbnikowi lub osobie przez niego upoważnionej, celem kontrasygnowania, dokumentów dotyczących czynności prawnych powodujących powstanie zobowiązań pieniężnych.

7. Zlecanie opracowania dokumentacji projektowych tych inwestycji, których realizacja została należycie przygotowana i zabezpieczona, mając na uwadze określony ustawą o finansach publicznych wymóg efektywnego wydatkowania środków publicznych.

8. Opracowanie i wdrożenie pisemnych procedur wyboru wykonawców zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej 14.000 euro, mając na uwadze zapewnienie udokumentowania, że wykonawcy wyłaniani są z zachowaniem zasady oszczędnego wydatkowania środków publicznych.

9. Przeznaczanie środków pochodzących z opłat za zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych wyłącznie na cele wynikające z gminnego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych oraz przeciwdziałania narkomanii.

10. W zakresie udzielania zamówień publicznych:

a) terminowe przekazywanie sprawozdań o udzielonych zamówieniach publicznych Prezesowi UZP,

b) każdorazowe przestrzeganie obowiązku publikowania w BZP ogłoszenia o udzieleniu zamówienia,

c) sporządzanie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia w trybie z wolnej ręki,

d) egzekwowanie od wykonawców wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy zabezpieczającego ewentualne roszczenia zamawiającego przez okres przewidziany umową.

11. W zakresie realizacji inwestycji:

a) zobowiązanie osób biorących ze strony gminy udział w odbiorze robót do dołożenia należytej staranności przy weryfikacji prawidłowości ich wykonania,

b) podjęcie wobec wykonawcy i inspektora nadzoru inwestycji „Budowa wielofunkcyjnego boiska sportowego oraz parkingu w m. Wojny Krupy” czynności wyjaśniających dotyczących rozbieżności między dokumentacją a realizacją inwestycji, w szczególności oszacowanie wartości robót wykonanych niezgodnie z dokumentacją i ofertą oraz wystąpienie o zwrot nienależnie zapłaconego wynagrodzenia. Poinformowanie Izby Obrachunkowej o wynikach ustaleń w tym zakresie,

c) zapewnienie rejestrowania w dziennikach budowy, w formie wpisów, wszystkich istotnych zdarzeń i okoliczności zachodzących w roku realizacji robót,

d) wnikliwą analizę dokumentacji przygotowywanej inwestycji w celu uniknięcia przypadków jej wewnętrznej sprzeczności.

12. Sporządzenie planu wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości.

13. Przygotowanie i przedłożenie Radzie Miejskiej projektów następujących uchwał:

a) uchwały określającej zasady nabywania, zbywania i obciążania nieruchomości oraz ich wydzierżawiania lub wynajmowania na czas oznaczony dłuższy niż 3 lata lub na czas nieoznaczony, tj. regulującej wszystkie zagadnienia spośród wskazanych w art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. a) ustawy o samorządzie gminnym,

b) uchwały w sprawie wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy,

c) uchwały określającej zasady wynajmowania lokali wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu gminy.

14. Publikowanie w prasie lokalnej informacji o wywieszeniu wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży.

15. Bieżące podejmowanie przewidzianych przepisami prawa czynności egzekucyjnych, mając na uwadze niedopuszczenie do upływu terminu przedawnienia należności.

16. Zapewnienie opatrywania datami wpływu składanych przez przedsiębiorców oświadczeń o wartości sprzedaży napojów alkoholowych.

17. Wyegzekwowanie od podatników brakujących informacji w sprawie podatku rolnego i leśnego.

18. Wydawanie decyzji dotyczących ulg w podatku rolnym zawierających wszystkie elementy przewidziane we wskazanych przepisach Ordynacji podatkowej.

19. Wydawanie decyzji umorzeniowych zgodnie z przepisami ustawy Ordynacja podatkowa, po przeprowadzeniu wyczerpującego postępowania dowodowego w celu wszechstronnego wyjaśnienia okoliczności sprawy. 

20. Przeprowadzanie oględzin w toku postępowania podatkowego związanego z udzielaniem ulg w podatku rolnym, w zakresie niezbędnym do ustalenia istnienia ustawowych przesłanek do zastosowania ulgi inwestycyjnej.

21. Wyegzekwowanie brakujących deklaracji na podatek rolny od podatników wskazanych w części opisowej protokołu kontroli. 

22. Prawidłowe naliczanie i egzekwowanie odsetek od zaległości pieniężnych oraz odpowiednie ich ujmowanie w księgach rachunkowych zgodnie z treścią przepisów przywołanych w protokole kontroli.          

23. Prawidłowe stosowanie przepisów ustawy o opłacie skarbowej w zakresie opisanym w protokole kontroli. 

24. Prowadzenie terminowych i systematycznych działań windykacyjnych w stosunku do podatników, na których ciążą zaległości podatkowe, mając na względzie przepisy ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji oraz rozporządzenia Ministra Finansów sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.

25. Umieszczanie w treści decyzji ustalającej wysokość zobowiązania podatkowego (nakazu płatniczego) informacji o terminie płatności I raty zobowiązania podatkowego upływającym 14 dni od dnia doręczenia zgodnie zen wskazanym przepisem Ordynacji podatkowej.  

26. Uzupełnienie regulacji wewnętrznych Urzędu w kwestii:

- pisemnych procedur dotyczących terminów wystawiania upomnień i tytułów wykonawczych jako elementu systemu kontroli wewnętrznej w jednostce,

- formalnego wprowadzenia komputerowych wydruków wpłat stosowanych do inkasa zobowiązań podatkowych do użytkowania,

- zapisów dotyczących dokumentowania przypisów lub odpisów, wygaśnięcia zobowiązania podatkowego oraz zwrotów z uwzględnieniem norm zawartych prze[pisach rozporządzenia w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont…,    

- określenia aktualnie użytkowanej wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości,

- pisemnych zasad przeprowadzania kontroli podatkowych i ustalenia planu kontroli.

27. Wzmożenie nadzoru nad realizacją wniosków pokontrolnych.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Łomży w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

        Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku

Zespół w Łomży