Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Zespole Szkół Mechanicznych w Łapach

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 13 czerwca 2012 roku (znak: RIO.I.6002-5/12), o treści jak niżej:

Pani

Danuta Bojczuk

Dyrektor Zespołu Szkół

Mechanicznych w Łapach

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej za 2011 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Zespole Szkół Mechanicznych w Łapach na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach  obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto zagadnienia organizacyjne Zespołu Szkół Mechanicznych w Łapach, funkcjonowanie kontroli zarządczej, księgowość i sprawozdawczość, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, plan finansowy i jego wykonanie, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 ze zm.), gospodarkę składnikami majątku, inwentaryzację, rozliczenia z budżetem powiatu.

Kontrola prowadzenia ksiąg rachunkowych, przeprowadzona pod kątem zgodności z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861 ze zm.), wykazała, że:

a) nie w każdym przypadku umożliwione jest jednoznaczne powiązanie zapisów księgowych z odpowiednimi dowodami księgowymi. Zaewidencjonowane dokumenty można w przybliżeniu powiązać z zapisami w dzienniku za pomocą głównego numeru nadanego dokumentom źródłowym, np. faktura jest opatrzona w zbiorze dowodów numerem 444/11 („11” oznacza rok 2011), natomiast w dzienniku została zaewidencjonowana pod numerem 444/2 – str. 8 protokołu kontroli,

b) zapisy księgowe zawierają tylko jedną datę określoną jako „data dekretacji”; program komputerowy zapewnia możliwość wpisania także „daty operacji gospodarczej”, jednak data ta nie jest podawana. W przypadku, gdy faktury są opłacane po dniu wystawienia, „data dekretacji” jest datą zapisu. Najczęściej faktury i rachunki są opłacane w dniu, w którym zostały wystawione, wówczas data podana w zapisie odpowiada zarówno dacie operacji, jak i dacie zapisu. W myśl art. 23 ust. 2 pkt 1-2 i 4 ustawy, zapis księgowy powinien zawierać datę dokonania operacji gospodarczej, datę dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu – jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji, a także datę zapisu – str. 10 protokołu kontroli,

c) nie prowadzono ewidencji analitycznej do konta 080 „Inwestycje (środki trwałe w budowie)” według poszczególnych rodzajów efektów inwestycyjnych. Zasady funkcjonowania konta 080 (posiadającego obecnie nazwę „Środki trwałe w budowie (inwestycje)”), zawarte w załączniku nr 2 do rozporządzenia, wymagają prowadzenia ewidencji szczegółowej w sposób zapewniający co najmniej wyodrębnienie kosztów inwestycji według poszczególnych rodzajów efektów inwestycyjnych oraz skalkulowanie ceny nabycia lub kosztu wytworzenia poszczególnych obiektów środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych – str. 8 protokołu kontroli,

d) błędnie ewidencjonowano przyjęcie na stan wartości środka trwałego z inwestycji, stosując zapisy Wn 800 „Fundusz jednostki” – Ma 080 oraz Wn 011 „Środki trwałe” – Ma 800 i zwiększając tym samym bezpodstawnie obroty na koncie 800; prawidłowo przyjęcie środka trwałego z inwestycji należało ująć zapisem Wn 011 – Ma 080 – str. 8-9 protokołu kontroli,

e) obroty konta pozabilansowego 980 „Plan finansowy wydatków budżetowych” wyniosły w 2011 r. 4.172.516 zł, podczas gdy plan wydatków szkoły po zmianach wynosił 4.308.180 zł. Dodatkowo na prowadzonym przez jednostkę koncie pozabilansowym 982 „Plan wydatków środków europejskich” ujęto obroty w wysokości 139.660 zł. Należy wskazać, że konto 982 nie może wystąpić w kontrolowanej jednostce, ponieważ samorządowe jednostki budżetowe nie wykonują budżetu środków europejskich Łączne obroty kont 980 i 982 wynosiły 4.312.176 zł, mimo że plan wydatków stanowił kwotę 4.308.180 zł – str. 18-19 protokołu kontroli,

f) nienaliczano i nieujmowano w księgach odsetek od nieterminowego opłacania należności przez najemcę lokalu na prowadzenie gabinetu stomatologicznego; w trakcie kontroli dokonano naliczenia odsetek należnych za 2011 r. w wysokości 9.07 zł, które zostały wpłacone 27 marca 2012 r.; zgodnie z § 8 ust. 5 rozporządzenia odsetki od należności ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty, lecz nie później niż pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału – str. 20-21 protokołu kontroli,

g) na koncie 011 ujmowano m.in. aktywa trwałe o wartości mniejszej niż 3.500 zł lub stanowiące pomoce naukowe i dydaktyczne, które powinny być wykazane w ewidencji pozostałych środków trwałych na koncie 013 „Pozostałe środki trwałe” i objęte jednorazowym umorzeniem w momencie przyjęcia do używania; przyjęta przez jednostkę ewidencja narusza postanowienia § 6 ust. 3 rozporządzenia oraz przepisy wewnętrzne – str. 44 protokołu kontroli.

W zakresie regulacji wewnętrznych normujących zasady prowadzenia gospodarki kasowej i ewidencji druków ścisłego zarachowania kontrola wykazała, że:

a) kasjer pobierał gotówkę z banku na podstawie tzw. „upoważnienia do pobrania środków pieniężnych”. Na tym druku wpisywał datę planowanego pobrania, numer rachunku bankowego oraz kwotę. Ponadto na druku wpisywano osobę upoważnioną do odbioru gotówki z banku. Druk zatwierdzała Pani Dyrektor i główny księgowy. Wypełnione upoważnienie przekazywano do banku, a na dowód wypłaty gotówki bank przekazywał jednostce „Wydruk potwierdzenia wykonanej operacji w sesji kasjerskiej – wypłata”. Na dowód pobrania gotówki wypełniano tzw. „kontrolkę wypłat z banku” (sposób kontroli pobieranej gotówki w tzw. „kontrolce” nie wynika z przepisów wewnętrznych). Ponadto w uregulowaniach wewnętrznych kontrolowanej jednostki używa się terminu „czek gotówkowy”. W myśl art. 1 ustawy z dnia 28 kwietnia 1936 r. Prawo czekowe (Dz. U. Nr 36, poz. 283 ze zm.) czek zawiera takie elementy jak m.in.: nazwę „czek” w samym tekście dokumentu, polecenie bezwarunkowe zapłacenia oznaczonej sumy pieniężnej, nazwisko osoby, która ma zapłacić (trasata). Z kolei art. 2 ustawy stanowi, że co do zasady nie będzie uważany za czek dokument, któremu brak jednego z wymienionych elementów. Używanie w przepisach wewnętrznych pojęcia czeku jest zatem bezpodstawne w świetle przyjętej praktyki – str. 13-14 protokołu kontroli,

b) w instrukcji w sprawie ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania ustalono, że do druków ścisłego zarachowania zalicza się: czeki gotówkowe, dowody wpłaty KP, dowody wypłaty KW, kwitariusze przychodowe, arkusze spisu z natury, legitymacje ubezpieczeniowe dla pracowników i członków ich rodzin, świadectwa szkolne, indeksy, gilosze oraz inne przyjęte do ewidencji na podstawie protokołu. Ustalono, że badana jednostka w księdze druków ścisłego zarachowania aktualnie ewidencjonuje tylko kwitariusze przychodowe. Czeki gotówkowe były wykorzystywane do 2008 r., natomiast arkuszy spisu z natury w ogóle nie objęto ewidencją. Dowody wpłat KP oraz wypłat KW nie są stosowane przez kontrolowaną jednostkę. Instrukcją nie objęto natomiast niewypełnionych druków „upoważnienia do pobrania środków pieniężnych”, które od 2008 r. są używane zamiast czeków gotówkowych – str. 16 protokołu kontroli.

W zakresie sprawozdawczości stwierdzono, że w 2011 r. w sprawozdaniach Rb-28S prezentowano dane dotyczące zaangażowania wydatków budżetowych w sposób wynikający z przepisów prawa przed wejściem w życie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103). Według przepisów sprawozdawczych obowiązujących w 2009 r. i latach wcześniejszych w kolumnie „Zaangażowanie” omawianego sprawozdania należało wykazywać dane na podstawie obrotów wynikających ze strony Ma konta 998 (§ 8 ust. 2 pkt 2 załącznika nr 34 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej z dnia 27 czerwca 2006 r.), co w praktyce oznaczało wykazywanie wydatków zarówno już poniesionych, jak i tych, które jednostka będzie obowiązana ponieść w roku sprawozdawczym. Stosownie natomiast do zasad sporządzania sprawozdania Rb-28S obowiązujących od 2010 r., w kolumnie „Zaangażowanie” wykazuje się dane dotyczące zaangażowania planu wydatków, czyli wartość umów, decyzji i innych postanowień, których wykonanie spowoduje konieczność dokonania wydatków budżetowych w roku bieżącym – § 8 ust. 2 pkt 2 załącznika nr 39 do rozporządzenia z dnia 3 lutego 2010 r. Oznacza to, że na koniec marca, czerwca i września w kolumnie „Zaangażowanie” należy wykazywać nie obroty, a saldo strony Ma konta 998, które winno wynikać z okresowych przeksięgowań na stronę Wn tego konta równowartości sfinansowanych wydatków budżetowych danego roku, a także równowartości zaangażowanych wydatków, które będą obciążały wydatki roku następnego. Z uwagi, iż na koniec roku konto 998 nie wykazuje salda oznacza to także, że w sprawozdaniu rocznym Rb-28S nie wypełnia się kolumny „Zaangażowanie” – str. 9-10 protokołu kontroli.

Badając prawidłowość ustalania, pobierania i ewidencji dochodów realizowanych na rzecz budżetu powiatu ustalono, że kontrolowana jednostka wynajmowała pomieszczenia szkolne z przeznaczeniem na gabinet stomatologiczny, gabinet medycyny szkolnej, w celu zainstalowania automatu sprzedającego oraz jednorazowo wynajmowała salę gimnastyczną na targi edukacyjne – str. 19-23 protokołu kontroli. Stwierdzono przypadek zawarcia przez Panią Dyrektor umowy najmu na 3 lata z najemcą, z którym wcześniej obowiązywała umowa zawarta na 3 lata oraz corocznego przedłużania umów z tymi samymi podmiotami, począwszy od 2004 i 2006 r. Zawarcie tych umów powinno być poprzedzone uzyskaniem zgody Zarządu Powiatu Białostockiego, jak to wynika z art. 43 ust. 2 pkt 3 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2010 r. Nr 102, poz. 651 ze zm.). Przywołany przepis stanowi, że jednostka organizacyjna ma prawo do oddania nieruchomości lub jej części w najem, dzierżawę albo użyczenie na czas nie dłuższy niż czas, na który został ustanowiony trwały zarząd, z równoczesnym zawiadomieniem właściwego organu i organu nadzorującego, jeżeli umowa jest zawierana na czas oznaczony do 3 lat. Natomiast gdy umowa zostaje zawarta na okres dłuższy niż 3 lata lub na czas nieoznaczony, wymagana jest zgoda tych organów. Zgoda jest wymagana także wówczas, gdy po umowie zawartej na czas oznaczony strony zawierają kolejne umowy, których przedmiotem jest ta sama nieruchomość.

W zakresie realizacji umów najmu stwierdzono zaś nieprawidłowości związane z zasadami płatności czynszu. Uzależniając termin płatności od daty otrzymania rachunku przez najemcę zaniechano jednocześnie wysyłania rachunków za potwierdzeniem odbioru. W związku z tym niemożliwe jest ustalenie daty otrzymania rachunku przez najemcę, a przez to sprawdzenie terminowości wpłat. Kontrola ujawniła także przypadek wystawienia rachunku wskazującego jako termin płatności czynszu 14 dni, podczas gdy według umowy czynsz miał być opłacany do 10 dnia każdego miesiąca z góry.

Kontrolą objęto prawidłowość naliczenia wynagrodzeń z tytułu godzin ponadwymiarowych nauczycieli. Naliczenie godzin ponadwymiarowych odbywa się wg metody uśrednionej, ponieważ nauczyciele kontrolowanej jednostki realizują różny plan zajęć w poszczególnych okresach roku szkolnego. Z uchwały  nr 108/2000 Zarządu Powiatu z 28.04.2000 r., obowiązującej od 1.09.2000 r., w sprawie zasad rozliczania tygodniowego wymiaru godzin nauczycieli, dla których ustalony plan zajęć jest różny w poszczególnych okresach roku szkolnego, zatrudnionych w szkołach prowadzonych przez Powiat Białostocki

Badanie prawidłowości naliczania dodatkowego wynagrodzenia rocznego pracowników administracji i obsługi wykazało, że nie został uwzględniony w podstawie naliczenia dodatek stażowy za okres przebywania na zwolnieniu lekarskim. Nieprawidłowość ta dotyczyła trzech pracowników w przyjętej do kontroli próbie. Zgodnie z § 7 ust. 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. Nr 50, poz. 398 ze zm.) dodatek za wieloletnią pracę przysługuje pracownikowi samorządowemu za dni, za które otrzymuje wynagrodzenie oraz za dni nieobecności w pracy z powodu niezdolności do pracy wskutek choroby albo konieczności osobistego sprawowania opieki nad dzieckiem lub chorym członkiem rodziny, za które pracownik otrzymuje zasiłek z ubezpieczenia społecznego. Z § 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. Nr 2, poz. 14 ze zm.), określającego zasady ustalania wynagrodzenia za czas urlopu stosowanego do obliczenia podstawy dodatkowego wynagrodzenia rocznego, wynika, że wyłączeniu przy ustalaniu tego wynagrodzenia podlegają jednorazowe lub nieperiodyczne wypłaty za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie oraz wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną. W katalogu wyłączeń zawartym w rozporządzeniu nie wymieniono dodatku za wieloletnią pracę, naliczonego i wypłaconego za okres przebywania na zwolnieniu lekarskim. W związku z powyższym dodatek stażowy w całości powinien być uwzględniany w podstawie dodatkowego wynagrodzenia rocznego. Stanowisko takie wyraziło Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej w piśmie z dnia 20 stycznia 2010 r. (opublikowane m.in. w „Rzeczpospolitej” z 2010 r., nr 3 oraz systemie informacji prawnej LEX). Ze złożonych wyjaśnień wynika, że do naliczania wynagrodzenia rocznego pracowników administracji i obsługi nie uwzględniłam dodatku stażowego, wypłaconego za czas choroby w podstawie „13”, ponieważ od tego składnika nie są odprowadzane składki ZUS, jest to czas choroby czyli okres nieskładkowy i tym się sugerowałam. Dokonane przez kontrolującego wyliczenie dodatkowego wynagrodzenia rocznego z uwzględnieniem dodatku za wieloletnią pracę wypłaconego w okresie choroby wykazuje, że łącznie dla trzech pracowników byłoby ono wyższe za 2011 r. o 43,57 zł.

W podstawie dodatkowego wynagrodzenia rocznego nauczycieli nie uwzględniono jednorazowego dodatku uzupełniającego wypłaconego w 2011 r. Dodatek ten otrzymali nauczyciele na wszystkich stopniach awansu zawodowego, z wyjątkiem nauczycieli kontraktowych. Zgodnie z art. 48 Karty Nauczyciela, nauczycielowi przysługuje dodatkowe wynagrodzenie roczne na zasadach i w wysokości określonych w ustawie z dnia 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (Dz. U. Nr 160, poz. 1080 ze zm.). Wynagrodzenie roczne ustala się w wysokości 8,5% sumy wynagrodzenia za pracę otrzymanego przez pracownika w ciągu roku kalendarzowego, za który przysługuje to wynagrodzenie, uwzględniając wynagrodzenie i inne świadczenia ze stosunku pracy przyjmowane do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, a także wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy oraz wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy przysługujące pracownikowi, który podjął pracę w wyniku przywrócenia do pracy. W stosunku do nauczycieli zastosowanie mają w tym zakresie przepisy rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 26 czerwca 2001 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania wynagrodzenia oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy nauczycieli (Dz. U. Nr 71, poz. 737, ze zm.), które od 1 stycznia 2011 r. wymienia wprost jednorazowy dodatek uzupełniający jako podlegający wliczeniu do podstawy ustalenia dodatkowego wynagrodzenia rocznego, w wysokości stanowiącej jedną dwunastą kwoty dodatku wypłaconego pracownikowi za poprzedni rok kalendarzowy, a także do podstawy obliczenia nagrody jubileuszowej. W przyjętej do kontroli próbie dokonana przez kontrolującego weryfikacja wysokości dodatkowych wynagrodzeń rocznych 9 nauczycieli za 2011 r. wykazała ich zniżenie o łączną kwotę 208,30 zł.

W 2011 r. nagrodę jubileuszową otrzymało 9 nauczycieli. Badaniu poddano prawidłowość naliczenia nagród jubileuszowych dwóch nauczycieli dyplomowanych i Pani Dyrektor, stwierdzając że:

a) nauczyciel B.S. otrzymał we wrześniu 2011 r. nagrodę jubileuszową za 30 lat pracy, przyznaną pismem z 1 września 2011 r., obliczoną jako 150% wynagrodzenia z sierpnia tego roku. Zgodnie z § 3 ust. 1 rozporządzenia, podstawę obliczenia nagrody jubileuszowej stanowi wynagrodzenie miesięczne przysługujące nauczycielowi w dniu nabycia prawa do nagrody, a jeżeli jest to dla nauczyciela korzystniejsze – wynagrodzenie przysługujące mu w dniu jej wypłaty. Z powyższego wynika, że w związku z nabyciem prawa do nagrody jubileuszowej we wrześniu 2011 r. niewłaściwe było zastosowanie do jej obliczenia wynagrodzenia z miesiąca poprzedzającego powstanie prawa do jej otrzymania. W tym przypadku należało zastosować wynagrodzenie z września tego roku (ponieważ wypłata nastąpiła w tym samym miesiącu co nabycie prawa). W podstawie nie uwzględniono także kwoty 73,18 zł stanowiącej 1/12 dodatku uzupełniającego otrzymanego w styczniu 2011 r. za rok 2010. Według ustaleń kontroli nagroda jubileuszowa tego nauczyciela powinna wynosić o 598,63 zł więcej od otrzymanej,

b) nauczyciel E.B. otrzymał nagrodę jubileuszową za 30 lat pracy w lipcu 2011 r., obliczoną jako 150% wynagrodzenia za lipiec. Wysokość nagrody została błędnie ustalona, gdyż do jej podstawy uwzględniono godziny ponadwymiarowe wypłacone za lipiec oraz nie uwzględniono 1/12 dodatku uzupełniającego za 2010 r., tj. kwoty 73,18 zł. Z § 4 rozporządzenia MEN z dnia 26 czerwca 2001 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania wynagrodzenia oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy nauczycieli wynika, że wynagrodzenie za godziny ponadwymiarowe i godziny doraźnych zastępstw oblicza się, mnożąc przeciętną miesięczną liczbę godzin z okresu danego roku szkolnego, poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu (w tym przypadku poprzedzających miesiąc naliczenia nagrody), a jeżeli okres zatrudnienia jest krótszy od roku szkolnego – z tego okresu, przez godzinową stawkę wynagrodzenia przysługującą w miesiącu wykorzystywania urlopu (w tym przypadku miesiąca naliczenia nagrody). W związku z tym, jak wynika z ustaleń kontroli, nagroda jubileuszowa tego nauczyciela winna być niższa od wypłaconej o 69,27 zł,

c) nagroda jubileuszowa otrzymana przez Panią Dyrektor we wrześniu 2011 r. za 40 lat pracy została obliczona na podstawie wynagrodzenia z sierpnia 2011 r., zamiast wynagrodzenia z września 2011 r., które było bardziej korzystne i w związku z tym powinno być przyjęte jako podstawa naliczenia. W podstawie pominięto także 1/12 dodatku uzupełniającego wypłaconego za 2010 r. – 73,18 zł. Według ustaleń kontroli nagroda jubileuszowa Pani Dyrektor winna być wyższa od otrzymanej o 1.020,95 zł.

Z wyjaśnienia w sprawie nieuwzględnienia dodatku uzupełniającego nauczycieli w podstawie dodatkowego wynagrodzenia rocznego oraz w podstawie nagrody jubileuszowej wynika, że w podstawie wynagrodzenia rocznego oraz jubileuszówki nie uwzględniłam dodatku uzupełniającego, ponieważ omyłkowo źle zostały wprowadzone składniki dopłaty w instalacji programu, jako wyłączony z podstawy. Natomiast z wyjaśnienia w sprawie ujmowania do podstawy nagrody jubileuszowej wynagrodzenia z miesiąca mniej korzystnego dla pracownika wynika, że przy naliczaniu nagrody jubileuszowej Dyrektora ZSM przyjęłam podstawę z miesiąca sierpnia zamiast z bardziej korzystnego miesiąca września 2011 r., ponieważ błędnie zasugerowałam się datą pisma przyznającego nagrodę – str. 28-33 protokołu kontroli.

Badając prawidłowość wydatków z tytułu podróży służbowych w jednym przypadku (polecenie wyjazdu służbowego nr 107/11 z 22 września 2011 r.) stwierdzono, że rozliczenie kosztów podróży służbowej przez pracownika było dokonane po upływie 14-dniowego terminu od zakończenia podróży, o którym mowa w § 8a ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.). Ponadto Pani Dyrektor wystawiała polecenia wyjazdu służbowego tylko dla kierowcy autobusu. Dla kierowcy samochodu osobowego oraz pracowników podróżujących z kierowcą takie polecenia nie były wystawiane. Z miesięcznych kart drogowych wynika, że odbywano samochodem służbowym podróże poza miasto Łapy (w grudniu 2011 r. 7 wyjazdów). Zgodnie z § 2 przywołanego rozporządzenia MPiPS z dnia 19 grudnia 2002 r. miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej określa pracodawca – str. 37 i 47 protokołu kontroli.

Badając prawidłowość naliczenia i terminowość odprowadzenia odpisów na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych stwierdzono, że jako podstawę obliczenia odpisu na Fundusz nauczycieli przyjęto w 2011 r. uśrednioną roczną stawkę w kwocie 2.503,91 zł. Z ustawy budżetowej na 2011 r. wynika, że obowiązujące w 2011 r. kwoty bazowe wynosiły od 1 stycznia – 2.446,82 zł, a od 1 września – 2.618,10 zł. Kontrolowana jednostka stosowała do naliczenia odpisu 110% uśrednionej rocznej stawki, tj. 2.754,32 zł. Zgodnie z art. 53 ust. 1 Karty Nauczyciela dla nauczycieli dokonuje się corocznie odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych w wysokości ustalanej jako iloczyn planowanej, przeciętnej w danym roku kalendarzowym, liczby nauczycieli zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze zajęć (po przeliczeniu na pełny wymiar zajęć) skorygowanej w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych nauczycieli (po przeliczeniu na pełny wymiar zajęć) i 110 % kwoty bazowej, o której mowa w art. 30 ust. 3 Karty Nauczyciela, obowiązującej w dniu 1 stycznia danego roku. W dniu 1 stycznia 2011 r. obowiązująca kwota bazowa wynosiła 2.446,82 zł, a 110% tej kwoty – 2.691,50 zł. Kwota ta powinna stanowić podstawę naliczenia odpisu na ZFŚŚ w części dotyczącej nauczycieli za 2011 r. Odpis za 2011 r. naliczony przy zastosowaniu prawidłowej podstawy dla nauczycieli powinien wynieść 231.344,87 zł, a więc o 2.504,13 zł mniej niż przyjęto w jednostce – str. 38-39 protokołu kontroli.

Analiza instrukcji w sprawie kontroli zarządczej, wprowadzonej przez Panią Dyrektor zarządzeniem z 5 lipca 2011 r. wykazała, że zawarto w niej wymagania dotyczące stosowania regulaminu udzielania zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej 14.000 euro. W ZSM obowiązuje jednakże tylko „regulamin remontów”, wprowadzony od 19 stycznia 2009 r., który przewiduje stosowanie „procedury uproszczonej” dla wyboru wykonawców remontów o wartości nieprzekraczającej 14.000 euro. Brak regulacji wewnętrznych, które wskazywałyby na obowiązek dokumentowania przestrzegania zasady celowego i oszczędnego wydatkowania środków przy zlecaniu zamówień mających charakter inwestycyjny oraz dostaw i usług innych niż remonty.

Analiza postępowania na wybór wykonawcy „remontu” kapitalnego w budynku szkoły na parterze, do którego miały zastosowanie przepisy „regulaminu remontów”, wykazała, że udokumentowano tylko potwierdzenie wywieszenia ogłoszenia, przy braku informacji, czy przekazano zapytania ofertowe potencjalnym wykonawcom oraz czy wpłynęły inne oferty niż wybrana – str. 39-41 protokołu kontroli.

W zakresie korzystania ze środków transportu stwierdzono, że dla samochodu osobowego prowadzono miesięczne karty drogowe, a dla autobusu dzienne karty drogowe. Dzienne karty drogowe wypełniano w dniach, w których autobus był wykorzystywany na własne potrzeby jednostki. Karty były wydawane przez pracownika, który na dziennej karcie podpisywał wystawienie karty, sprawność pojazdu do wyjazdu, zlecenie wyjazdu, stwierdzenie przyjazdu i kontrolę wyników (obliczenia przez kierowcę przebiegu i zużycia paliwa według ilości przejechanych kilometrów i zużycia przyjętego na poziomie 25 l/100 km oraz jako ogrzewanie wewnętrzne w ilości 3,5l/godzinę pracy autobusu). Zasady sporządzania kart drogowych, tj. określenie osób wydających i dokonujących kontroli kart, oraz stosowane normy zużycia paliwa nie zostały formalnie uregulowane. Pracownik jednostki wyjaśnił kontrolującemu, że stosowane normy zużycia paliwa odpowiadają podawanym przez producenta pojazdu – str. 47-48 protokołu kontroli.

W zakresie ustaleń kontroli związanych z prawidłowością kwalifikowania wydatków na roboty budowlane do wydatków o charakterze inwestycyjny oraz podstawą rozliczania tygodniowego wymiaru godzin nauczycieli, dla których ustalony plan zajęć jest różny w poszczególnych okresach roku szkolnego, przekazałem stosowne wnioski Zarządowi Powiatu Białostockiego, jako organowi władnemu do ich zrealizowania.

Stwierdzone nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości jednostek budżetowych oraz nieprawidłowego funkcjonowania kontroli zarządczej.

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Pani Dyrektor, jako kierowniku jednostki, zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.).

Wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości, stosownie do ustalonego zakresu czynności, należy do głównego księgowego. Prawa i obowiązki głównych księgowych określa art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Zobowiązanie głównego księgowego do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, poprzez:

a) oznaczanie dowodów księgowych w sposób umożliwiający jednoznaczne ich powiązanie z zapisami księgowymi,

b) oznaczanie zapisów księgowych datami zgodnie z zasadami wynikającymi z przepisów art. 23 ust. 2 pkt 1-2 i 4 ustawy o rachunkowości,

c) prowadzenie ewidencji analitycznej do konta 080 w podziale na poszczególne rodzaje efektów inwestycyjnych,

d) księgowanie przyjęcia środka trwałego z inwestycji zapisem Wn 011 – Ma 080,

e) ujmowanie na koncie 980 prawidłowej wysokości planu wydatków jednostki,

f) zaniechanie prowadzenia konta pozabilansowego 982,

g) naliczanie i ujmowanie w księgach rachunkowych należnych jednostce odsetek od należności na zasadach określonych w § 8 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont...,

h) ewidencjonowanie aktywów trwałych o wartości poniżej 3.500 zł i aktywów stanowiących pomoce dydaktyczne jako pozostałych środków trwałych na koncie 013; przeniesienie wartości aktywów błędnie wykazanych na koncie 011 na konto 013 oraz dokonanie stosownych przeksięgowań na kontach 071 „Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych” i 072 „Umorzenie pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz zbiorów bibliotecznych”.

2. Uregulowanie w przepisach wewnętrznych stosowanych zasad dokumentowania i kontroli operacji gotówkowych, mając na uwadze wskazania zawarte w części opisowej wystąpienia.

3. Objęcie ewidencją druków ścisłego zarachowania dokumentów wskazanych przepisami wewnętrznymi, po uprzednim dostosowaniu regulacji wewnętrznych do faktycznych potrzeb jednostki.

4. Wypełnianie kolumny „Zaangażowanie” w jednostkowym sprawozdaniu Rb-28S w sposób wskazany w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia.

5. W zakresie realizacji dochodów z najmu:

a) zachowanie zgodności między terminem płatności czynszu wynikającym z zawartych umów z najemcami, a wystawianymi rachunkami,

b) wysyłanie rachunków za potwierdzeniem odbioru w przypadku uzależnienia terminu płatności czynszu od daty otrzymania rachunku,

c) zawieranie umów najmu po zawiadomieniu albo uzyskaniu zgody organów powiatu, mając na uwadze postanowienia art. 43 ust. 2 pkt 3 ustawy gospodarce nieruchomościami.

6. Uwzględnianie w podstawie naliczenia dodatkowego wynagrodzenia rocznego pracowników administracji i obsługi  dodatku stażowego wypłaconego za czas choroby. Ponowne obliczenie dodatkowego wynagrodzenia rocznego pracowników za 2011 r. oraz poinformowanie RIO o ustalonych skutkach finansowych.

7. Uwzględnianie w podstawie naliczenia dodatkowego wynagrodzenia rocznego nauczycieli jednorazowego dodatku uzupełniającego. Ponowne obliczenie dodatkowego wynagrodzenia rocznego nauczycieli za 2011 r. oraz poinformowanie RIO o ustalonych skutkach finansowych.

8. Uwzględnianie w podstawie naliczenia nagrody jubileuszowej nauczycieli jednorazowego dodatku uzupełniającego oraz prawidłowo wyliczonej przeciętnej miesięcznej liczby godzin ponadwymiarowych, a także przyjmowanie do obliczenia nagrody wynagrodzenia z właściwego miesiąca. Ponowne obliczenie nagród jubileuszowych nauczycieli, którzy otrzymali nagrody w okresie od 1 stycznia 2011 r. do chwili obecnej oraz poinformowanie RIO o ustalonych skutkach finansowych.

9. W zakresie podróży służbowych:

a) zobowiązanie pracowników do terminowego rozliczania kosztów podróży służbowych,

b) wystawianie poleceń wyjazdu służbowego, określających miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży, jako podstawy podróży służbowej kierowcy samochodu służbowego oraz osób z nim podróżujących.

10. W zakresie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych:

a) przyjmowanie jako do podstawy naliczania odpisu na ZFŚŚ nauczycieli kwoty stanowiącej 110% kwoty bazowej obowiązującej w dniu 1 stycznia danego roku,

b) zmniejszenie odpisu na 2012 r. o kwotę 2.504,13 zł odpowiadającą zawyżeniu odpisu za 2011 r.

11. Opracowanie regulaminu udzielania zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej 14.000 euro, który będzie regulował zasady wyłaniania wykonawców także innych – oprócz remontowych – zamówień udzielanych przez jednostkę.

12. Formalne uregulowanie zasad sporządzania, obiegu i kontroli kart drogowych oraz obowiązujących w jednostce norm zużycia paliwa.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

        Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

         W wyniku kontroli w ww. jednostce skierowano pismo z dnia 13 czerwca 2012 roku, do organu wykonawczego:

Zarząd

Powiatu Białostockiego

Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku przeprowadziła w okresie luty-kwiecień 2012 r. problemową kontrolę gospodarki finansowej Zespołu Szkół Mechanicznych w Łapach. W załączeniu przekazuję wystąpienie pokontrolne skierowane do dyrektora ZSM, zawierające opis stwierdzonych nieprawidłowości i wnioski zmierzające do ich usunięcia.             Z ustaleń zawartych w protokole kontroli ZSM wynika również, że wyeliminowanie niektórych nieprawidłowości wymaga podjęcia stosownych czynności przez Zarząd Powiatu.

Kontrola prawidłowości naliczania wynagrodzeń za godziny ponadwymiarowe nauczycieli wykazała, że ustalanie liczby godzin dla nauczycieli kontrolowanej jednostki realizujących różny plan zajęć w poszczególnych okresach roku szkolnego odbywa się według „metody uśrednionej”. Jako podstawa ustalania godzin ponadwymiarowych dla tych nauczycieli przyjmowana jest uchwała Nr 108/2000 Zarządu Powiatu z dnia 28 kwietnia 2000 r. w sprawie zasad rozliczania tygodniowego wymiaru godzin nauczycieli, dla których ustalony plan zajęć jest różny w poszczególnych okresach roku szkolnego, zatrudnionych w szkołach prowadzonych przez Powiat Białostocki. Należy wskazać, że stosownie do art. 42 ust. 7 pkt 1 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 ze zm.) organ prowadzący szkołę określa zasady rozliczania tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć nauczycieli, dla których ustalony plan zajęć jest różny w poszczególnych okresach roku szkolnego. Jak stanowi art. 91d pkt 1 Karty Nauczyciela, dodany z dniem 21 października 2001 r., w przypadku szkół prowadzonych przez powiat zadania i kompetencje organu prowadzącego określone w art. 42 ust. 7 ustawy wykonuje rada powiatu. W związku z powyższym zasady rozliczania tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć nauczycieli, dla których ustalony plan zajęć jest różny w poszczególnych okresach roku szkolnego winna określić w drodze uchwały Rada Powiatu Białostockiego. Należy też zwrócić uwagę, że stosowana w ZSM w Łapach „metoda uśredniona” nie wynika wprost ani z przywołanej uchwały Zarządu, ani z regulaminu wynagradzania nauczycieli przyjętego uchwałą Nr XXIX/293/09 Rady Powiatu z dnia 26 marca 2009 r.

W związku z przedstawionym stanem faktycznym niezbędne jest przedłożenia Radzie Powiatu projektu uchwały regulującej szczegółowo zagadnienia określone w art. 42 ust. 7 pkt 1 Karty Nauczyciela.

          Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku