Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku

zalecenia - Zespół Szkół Nr 1 w Zambrowie

Autor:	BIP Admin
Dodane przez:	BIP Admin
Data utworzenia:	2012-09-06 02:27
Data modyfikacji:	2012-09-06 02:28
Data publikacji:	2012-09-06 02:28
Wersja dokumentu:	1

Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Zespole Szkół Nr 1 w Zambrowie

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

Zespół w Łomży

Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 06 sierpnia 2012 roku (znak: RIO.IV.6002-1/12), o treści jak niżej:

Pani

Maryna Łotysz

Dyrektor Zespołu Szkół Nr 1

w Zambrowie

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej za 2011 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Zespole Szkół Nr 1 im. gen. Stefana Roweckiego „Grota” w Zambrowie na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Łomży, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto zagadnienia organizacyjne dotyczące funkcjonowania Zespołu, funkcjonowanie kontroli zarządczej, księgowość i sprawozdawczość, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, plan finansowy i jego wykonanie, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 ze zm.), zamówienia publiczne, gospodarkę składnikami majątku, inwentaryzację, rozliczenia z budżetem powiatu.

Badając regulacje wewnętrzne dotyczące gospodarki finansowej i rachunkowości Zespołu analizie poddano obowiązującą w jednostce instrukcję obiegu i kontroli dokumentów z dnia 4 stycznia 2011 r. Stwierdzono, że w instrukcji zawarto regulacje dotyczące zdarzeń i dokumentów, które nie mogą występować w Zespole jako jednostce budżetowej, jak np. umowa spółki czy umowa pożyczki. W instrukcji tej postanowiono też, że dokumentami księgowymi są m.in. „rozliczenia z tytułu ryczałtów samochodowych” – operacje tego typu w Zespole nie występują. Ponadto zawarto w niej regulacje odnoszące się do „kierowników działów” – stanowisk takich brak w strukturze organizacyjnej Zespołu. Z kolei w zakładowym planie kont pominięto konto 020 „Wartości niematerialne i prawne”, które funkcjonuje w księdze głównej jednostki – str. 2 protokołu kontroli.

W zakresie dochodów gromadzonych przez Zespół na wyodrębnionym rachunku bankowym stwierdzono, że Pani Dyrektor zarządzeniem z dnia 26 stycznia 2010 r. ustaliła cenę obiadu dla uczniów w wysokości 6 zł przy średniej wartości wsadu wynoszącej 3,14 zł – analogicznie jak dla niebędących uczniami. Stosownie do postanowień art. 67a ust. 4 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 ze zm.) do opłat wnoszonych za korzystanie przez uczniów z posiłków w stołówce szkolnej nie wlicza się wynagrodzeń pracowników i składek naliczanych od tych wynagrodzeń oraz kosztów utrzymania stołówki. Ponadto nie stwierdzono dowodów, aby stawka za posiłki została ustalona w porozumieniu z organem prowadzącym, czyli Starostą Powiatu Zambrowskiego, jak tego wymaga art. 67a ust. 3 w zw. z art. 5c pkt 3 ustawy o systemie oświaty – str. 6-7 protokołu kontroli.

W zakresie gospodarowania środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych stwierdzono, że na poczet organizowanych wycieczek i innych imprez wypłacano wykonawcom zaliczki przed wykonaniem usługi z pominięciem księgowania tej operacji jako należności do rozliczenia na koncie rozrachunkowym. Mimo wypłaty środków z rachunku Funduszu za przyszłą usługę, wydatki księgowano bezpośrednio w ciężar Funduszu, na koncie 851 „Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych”. Sytuacja ta dotyczyła m.in. wypłaty w dniu 23 grudnia 2011 r. zaliczki na poczet imprezy integracyjnej organizowanej 20 stycznia 2012 r. Stosownie do art. 24 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.) zapisy dokonywane w księgach powinny odzwierciedlać stan rzeczywisty.

Ponadto stwierdzono, że dofinansowanie organizowanych imprez ze środków ZFŚS przyznawano pracownikom w równej wysokości. Stosownie do postanowień art. 8 ust. 1 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2012 r., poz. 592) przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu – str. 13 protokołu kontroli.

W zakresie stosowania klasyfikacji budżetowej wydatków, określonej przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38, poz. 207 ze zm.), stwierdzono, że wydatek w kwocie 3.999,98 zł dotyczący zakupu środków czystości zaklasyfikowano błędnie do par. 4260 „Zakup energii”, zamiast do par. 4210 „Zakup materiałów i wyposażenia” – str. 14 protokołu kontroli.

Analiza ewidencji analitycznej środków trwałych wykazała w niektórych przypadkach brak cech identyfikujących poszczególne obiekty inwentarzowe (zestawy komputerowe, kserokopiarki). Szczegółowe opisanie posiadanych składników majątkowych jest niezbędne zarówno dla należytej ochrony posiadanych zasobów majątkowych, jak i dla prawidłowego wypełniania obowiązków w zakresie powiązania wyników inwentaryzacji z zapisami ksiąg rachunkowych, o których mowa w art. 27 ustawy o rachunkowości. Dodatkowo należy wskazać, że w obowiązującej w Zespole Szkół instrukcji inwentaryzacyjnej zawarto wymóg, aby na arkuszu spisowym wprowadzić numery fabryczne oraz inne cechy identyfikacyjne spisywanych składników – str. 16 protokołu kontroli.

Stwierdzone nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości jednostek budżetowych oraz nienależytego funkcjonowania kontroli zarządczej.

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Pani Dyrektor jako kierowniku jednostki, zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.)..

Wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości należy do głównego księgowego. Prawa i obowiązki głównych księgowych określa art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art.9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Uaktualnienie instrukcji obiegu i kontroli dokumentów oraz zakładowego planu kont poprzez dostosowanie ich postanowień do faktycznych potrzeb jednostki.

2. Ustalanie opłat za posiłki dla uczniów w wysokości odpowiadającej wartości produktów zużywanych do sporządzania posiłków.

3. Ustalanie wysokości opłat za posiłki w porozumieniu ze Starostą Zambrowskim.

4. Wskazanie głównemu księgowemu na wyeliminowanie uchybień w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, poprzez:

a) ujmowanie na koncie rozrachunkowym zaliczek wypłaconych wykonawcom ze środków ZFŚS i odnoszenie ich w ciężar Funduszu po zrealizowaniu usługi,

b) zamieszczenie w ewidencji pomocniczej środków trwałych wszystkich cech służących jednoznacznej identyfikacji poszczególnych obiektów inwentarzowych.

5. Różnicowanie wysokości przyznawanych z ZFŚS ulgowych usług i świadczeń oraz dopłat w zależności od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu.

6. Zapewnienie prawidłowego klasyfikowania wydatków budżetowych.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Łomży w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

w Białymstoku

Do wiadomości:

1. Zarząd Powiatu Zambrowskiego

2. Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku

Zespół w Łomży

W wyniku kontroli w ww. jednostce skierowano pismo z dnia 06 sierpnia 2012 roku, do organu wykonawczego:

Pan

Stanisław Krajewski

Starosta Zambrowski

Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku Zespół w Łomży przeprowadziła problemową kontrolę gospodarki finansowej Zespołu Szkół Nr 1 im. gen. Stefana Roweckiego „Grota” w Zambrowie. Z ustaleń zawartych w protokole kontroli podpisanym w dniu 6 lipca 2012 r. przez dyrektora i głównego księgowego Zespołu wynika, że w jednym przypadku wyeliminowanie nieprawidłowości wymaga podjęcia stosownych czynności przez Pana Starostę, jako pełniącego funkcję pracodawcy wobec dyrektora Zespołu na podstawie art. 7 pkt 1 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 223, poz.1458 ze zm.).

Kontrola wykazała, że pismem z dnia 11 maja 2010 r. dyrektorowi Zespołu przyznano m.in. dodatek motywacyjny w wysokości 10% wynagrodzenia zasadniczego nie określając terminu jego przyznania. Dodatek na podstawie tego pisma wypłacany był również w czasie przeprowadzania kontroli, tj. nieprzerwanie przez okres ponad dwóch lat.

Regulamin określający wysokość oraz szczegółowe warunki przyznawania nauczycielom dodatków: motywacyjnego, funkcyjnego, za warunki pracy, mieszkaniowego oraz niektórych innych składników wynagrodzenia, stanowiący załącznik do uchwały Nr XX/126/08 Rady Powiatu Zambrowskiego z dnia 22 grudnia 2008 r., w § 10 pkt 3 stanowi, że „dodatek motywacyjny przyznaje się na rok kalendarzowy, nie krócej jednak niż na 4 miesiące”.