Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Gminy Kolno

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

Zespół w Łomży

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 15 lutego 2013 roku (znak: RIO.IV.6001-9/12), o treści jak niżej:

Pan

Tadeusz Klama

Wójt Gminy Kolno

W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Kolno za 2011 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Gminy Kolno na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012, poz. 1113) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Łomży, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, uchwałę budżetową, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 ze zm.), udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

W zakresie spraw organizacyjnych ustalono, że nie powołał Pan formalnie zastępcy Wójta. Stanowisko to jest przewidziane regulaminem organizacyjnym Urzędu Gminy wprowadzonym przez Pana zarządzeniem z dnia 8 grudnia 2011 r. Jak wynika z ustaleń kontroli w praktyce czynności przypisane zastępcy wykonuje Sekretarz Gminy. W tej sprawie okazano zarządzenie poprzedniego Wójta Gminy Kolno z dnia 20 lutego 2003 r. powierzające Sekretarzowi pełnienie obowiązków Zastępcy Wójta Gminy Kolno na okres od dnia 1 marca 2003 r. do dnia upływu kadencji Wójta Gminy. Obsadzenie stanowiska zastępcy Wójta ma istotne znaczenie dla zapewnienia ciągłości funkcjonowania jednostki podczas nieobecności Pana Wójta. Z uwagi na liczbę mieszkańców, stosownie do postanowień art. 26a ustawy o samorządzie gminnym, w gminie Kolno może być powołany jeden zastępca Wójta. Należy wskazać, że art. 28g przywołanej ustawy określa w sposób jednoznaczny zasady kierowania gminą w przypadku zaistnienia jednej z – enumeratywnie wymienionych – przemijających przeszkód w wykonywaniu zadań i kompetencji Wójta (m.in. spowodowanej niezdolnością do pracy z powodu choroby trwającej powyżej 30 dni). Zadania i kompetencje Wójta przejmuje wówczas jego zastępca, zaś w razie niepowołania zastępcy – osoba wyznaczona przez Prezesa Rady Ministrów w trybie art. 28h ustawy. Nieobsadzenie stanowiska zastępcy Wójta może zatem prowadzić do naruszenia ciągłości działania organu wykonawczego gminy, w tym w zakresie wykonania budżetu – str. 2-3  protokołu kontroli.

W obszarze zagadnień dotyczących organizacji i funkcjonowania jednostek organizacyjnych gminy ustalono, że:

a) nie został uaktualniony wykaz jednostek organizacyjnych Gminy zamieszczony w § 6 ust. 2 Statutu Gminy – nie wykreślono dwóch zlikwidowanych szkół (w 2005 r. w Tyszkach Łabno i w 2012 r. w Filipkach Dużych) oraz nie wpisano Centrum Kultury Gminy Kolno w Koźle utworzonego uchwałą Rady Gminy Kolno z dnia 9 grudnia 2011 r. poprzez podział Gminnej Biblioteki Publicznej w Kolnie z siedzibą w Czerwonem – str. 3-4 protokołu kontroli,

b) instytucje kultury prowadzą swoją działalność za pomocą mienia gminnego przekazanego im w bezpłatne użytkowanie, jednakże – do czasu kontroli – błędnie uregulowana była kwestia władania nieruchomością gruntową o pow. 0,2154 ha położoną w Koźle, którą decyzją z dnia 18 stycznia 2012 r.  przekazał  Pan Centrum Kultury Gminy Kolno w trwały zarząd. Na rzecz gminnych instytucji kultury, jako gminnych jednostek organizacyjnych posiadających osobowość prawną, nie można ustanowić trwałego zarządu, zgodnie bowiem z przepisami art. 4 pkt 10 i art. 43 ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2010 r. Nr 102, poz. 651 ze zm.) trwały zarząd jest formą prawną władania nieruchomością przez jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej. W trakcie kontroli wydał Pan decyzję o wygaszeniu trwałego zarządu i zawarł umowę w sprawie przekazania tej nieruchomości CKGK w Koźle w bezpłatne użytkowanie – str. 4-5 protokołu kontroli,

c) księga rejestrowa instytucji kultury nie zawiera wpisów w dziale III „Mienie instytucji kultury”, pozycje podlegające wypełnieniu w tym zakresie wynikają z wzoru księgi stanowiącego załącznik do rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 26 stycznia 2012 r. w sprawie sposobu prowadzenia i udostępniania rejestru instytucji kultury (Dz. U. 2012., poz. 189) – str. 4 protokołu kontroli.

Badając dokumentację dotyczącą gospodarowania nieruchomościami stwierdzono ponadto, że w dniu 19 sierpnia 2005 r. została wydana decyzja w sprawie przekazania w trwały zarząd sołectwu Tyszki Łabno nieruchomości nr 68 o pow. 1,2 ha z przeznaczeniem na  świetlicę wiejską. Wydanie decyzji ustanawiającej trwały zarząd na podstawie przepisów ustawy o gospodarce nieruchomościami było błędne, ponieważ przepisy te odnoszą się do jednostek organizacyjnych gminy, a nie do jednostek pomocniczych. W trakcie kontroli wydał Pan decyzję uchylającą formalnie decyzję z 19 sierpnia 2005 r. – str. 5 protokołu kontroli.

W wyniku analizy regulacji opisujących przyjęte przez kontrolowaną jednostkę zasady rachunkowości i mechanizmy kontrolne, wprowadzonych przez Pana Wójta zarządzeniem z dnia 30 listopada 2010 r., stwierdzono błędny zapis – sprzeczny z zasadami ewidencjonowania materiałów wynikającymi z załącznika nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego… (Dz. U. Nr 128, poz. 861 ze zm.) – iż paliwo i smary do sprzętu znajdującego się na stanie Urzędu Gminy księguje się na koncie 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”. W konsekwencji zapas paliwa na koniec 2011 r. o wartości ewidencyjnej 32.112,99 zł wykazano po stronie Wn na koncie 234, co – z uwagi na treść ekonomiczną tego konta – sugeruje błędnie, że jest to saldo wyrażające należność od pracowników. Do ewidencjonowania zapasu materiałów przeznaczone jest konto 310 „Materiały” – str. 8 i 21 protokołu kontroli.

         Kontrola regulacji wewnętrznych wykazała ponadto brak szczegółowych procedur dotyczących dysponowania sprzętem służącym do realizacji zadań gminy w zakresie gospodarki komunalnej i utrzymania dróg, w tym:

a) dokumentacji rozliczeniowej paliwa – wzorów stosowanych kart drogowych, miesięcznych rozliczeń,

b) ewidencji dysponowania sprzętem. Prowadzona ewidencja wykonywanych zadań nie zawiera szczegółowych wskazań umożliwiających powiązanie z odpowiednimi kartami drogowymi, w których z kolei wskazywano jedynie miejscowość – bez zakresu i rodzaju robót. W celu zapewnienia poprawnego funkcjonowania kontroli właściwe jest – mając na uwadze postanowienia art. 44 ust. 3 pkt 1 i art. 68 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.) – uzupełnienie wewnętrznych procedur o opis zasad i trybu gospodarowania wymienionymi składnikami mienia oraz dokumentowania tego procesu. Wprowadzone regulacje mają umożliwić kontrolę poprawności realizowanych za pomocą sprzętu zadań, weryfikację rozliczanego w kartach drogowych czasu pracy pracowników i sprzętu oraz zużycia paliwa – str. 22 protokołu kontroli.

Badając prawidłowość księgowania operacji zachodzących na rachunkach bankowych, w świetle przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont…, stwierdzono przypadki nieprzestrzegania zasad funkcjonowania kont, co polegało na tym, że:

a) kary umowne w kwocie 130.441,60 zł potrącone z wynagrodzenia wykonawcy boiska sportowego w Lachowie zostały zaliczone do dochodów bieżących budżetu 2011 r. w par. 0580 „Grzywny i inne kary pieniężne…”. Jak wynika z ustaleń kontroli kwota zrealizowanych dochodów została ustalona z naruszeniem zasady kasowej realizacji budżetu wyrażonej w art. 40 ust. 2 pkt 1 ustawy o finansach publicznych oraz § 5 rozporządzenia. Zasada ta wymaga ustalania kwot dochodów i wydatków na podstawie faktycznie (kasowo) zrealizowanych wpływów i wydatków na rachunkach bankowych – str. 85 protokołu kontroli,

b) na koncie 130 „Rachunek bieżący jednostki” błędnie ujmowano wpłacane wadia (w 2011 r. na sumę 408.185,46 zł), które jako depozyty powinny być ujmowane na wyodrębnionym  rachunku, którego obroty podlegają księgowaniu na koncie 139 „Inne rachunki bankowe” – str. 14 protokołu kontroli,

c) między innymi zwrot niewykorzystanych środków na kwotę 775.570,95 zł zarachowano w postaci zapisu ujemnego po stronie Wn konta 130, zamiast – zgodnie z wyciągiem bankowym – po stronie Ma tego konta z zastosowaniem następnie technicznego zapisy ujemnego; podanego sposobu księgowania wymagają zasady funkcjonowania konta 130 odnoszące się do dokonywania zapisów zgodnie z danymi wyciągów bankowych – w celu zapewnienia pełnej zgodności zapisów w księgowości jednostki z zapisami w księgowości banku – oraz zachowania czystości obrotów na tym koncie – str. 14 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli prawidłowości zbywania nieruchomości stwierdzono, że w wykazach nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży brak informacji wymaganych przepisem art. 35 ust. 2 pkt 12 ustawy o gospodarce nieruchomościami, dotyczących terminu złożenia wniosku przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości na podstawie art. 34 ust. 1 pkt 1 i 2 tej ustawy – str. 56 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli dochodów ze sprzedaży wody (str. 62-66 protokołu kontroli) stwierdzono, że w sprawozdaniu M-06 za 2011 r. wykazano straty wody wynoszące 127,3 dm³, co stanowiło 33% ogółu pozyskanej wody o wartości 366.624 zł netto (127,3 dm³ x 1000 x 2,88 zł.). Stwierdzone straty generują koszty nie przynoszące dochodów. Koszty ponoszone bez efektu wpływają na wysokość ceny wody.

W toku kontroli dochodów budżetowych gminy, badaniu poddano również dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.), jest Wójt. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru wskazanych dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych, co doprowadziło do następujących ustaleń.

Badanie prawidłowości i powszechności opodatkowania podatkiem rolnym i leśnym  wykazało nieprawidłowości polegające na nieprzedłożeniu do kontroli części informacji podatkowych, które stanowią podstawowy materiał dowodowy służący ustaleniu podstawy opodatkowania. W związku z powyższym organ podatkowy naruszył art. 272 Ordynacji podatkowej. W trakcie wskazanych tym przepisem czynności sprawdzających organ podatkowy powinien podjąć działania m.in. w celu ustalenia stanu faktycznego i ewentualnego wyegzekwowania prawidłowo wypełnionych informacji. Jak wykazano w opisie na str. 35 protokołu kontroli, w poddanej badaniu próbie wymiaru podatku rolnego (206 pozycji), w 4 przypadkach stwierdzono brak informacji.

Weryfikacja działań organu podatkowego związana z prowadzeniem kontroli podatkowych wykazała, że Urząd Gminy w Kolnie, w posiadanych regulacjach wewnętrznych nie zawarł zasad przeprowadzania kontroli podatkowych i nie ustalił planu kontroli. Organy podatkowe I instancji mają obowiązek przeprowadzania kontroli podatkowych, których celem jest sprawdzanie w jaki sposób podatnicy wywiązują się ze swoich obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego. W przepisach prawa podatkowego określono prawa i obowiązki kontrolującego i kontrolowanego, sposób prowadzenia czynności kontrolnych i ich dokumentowanie, czynności, jakie mogą wykonywać kontrolujący. Brak jest natomiast uregulowań dotyczących częstotliwości i zakresu kontroli, przez co należy uznać, że jest to w gestii organu podatkowego. Wyjątkiem są podatnicy będący przedsiębiorcami. W ich przypadku organ podatkowy dokonuje kontroli w oparciu o przepisy rozdziału 5 ustawy z dnia 2 lipca 2004 roku o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U. z 2010 r., Nr 220, poz. 1447 ze zm.). W zakresie częstotliwości przeprowadzania kontroli należy również mieć na uwadze przepisy rozdziału 8 Ordynacji podatkowej, w którym uregulowane są kwestie dotyczące przedawnienia zobowiązania podatkowego – str. 56 protokołu kontroli.

Kontrola gospodarowania Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych wykazała nieprawidłowości polegające na:

a) przyznawaniu pracownikom świadczeń w zróżnicowanej wysokości na zasadach i warunkach, które nie były określone w regulaminie ZFŚS. W regulaminie powielono postanowienia art. 8 ust. 1 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2012 r., poz. 592 ze zm.) wskazujące czynniki, jakimi należy się kierować przy przyznawaniu ulgowych usług, świadczeń i dopłat z Funduszu. Nie można zatem uznać, iż stanowi to wypełnienie dyspozycji art. 8 ust. 2 ustawy nakazującej uwzględnienie czynników wskazanych art. 8 ust. 1 przy określaniu w regulaminie zasad i warunków korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu. Ponadto zgodnie z dyspozycją art. 8 ust. 2 ustawy pracodawca zobowiązany jest uzgodnić regulamin z przedstawicielem załogi. W kontrolowanej jednostce zasady przyznawania świadczeń z Funduszu określane były każdorazowo przy podejmowaniu decyzji o wypłacie świadczeń; na decyzjach brak podpisu przedstawiciela załogi, co wskazuje na pominięcie przywołanego obowiązku ustawowego,

b) decyzje ustalające dofinansowanie z Funduszu autoryzowane były przez Sekretarza Gminy; naruszono w ten sposób § 42 ust. 2 pkt 10 regulaminu organizacyjnego Urzędu Gminy, zastrzegający do osobistej aprobaty i podpisu Pana Wójta sprawy z zakresu dysponowania funduszem nagród dla pracowników Urzędu oraz funduszem socjalnym i mieszkaniowym – str. 16 protokołu kontroli.

Kontrola prawidłowości udzielania dotacji wykazała, że w dniu 9 lutego 2011 r. podpisał Pan umowę o udzieleniu pomocy finansowej Powiatowi Kolneńskiemu, w wysokości 400.000 zł na przebudowę drogi powiatowej znajdującej się na terenie gminy, z naruszeniem art. 216 ust. 2 pkt 5 ustawy o finansach publicznych. Przywołany przepis wymaga by pomoc rzeczowa lub finansowa dla innych jednostek samorządu terytorialnego określona była odrębną uchwałą przez organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego. Wymagana uchwała Rady Gminy w tej sprawie podjęta została dopiero 1 października 2011 r. W wyjaśnieniu poinformował Pan, że brak uchwały stwierdzono podczas analizy dokumentów celem wypłaty środków finansowych. Powodem zaistniałej sytuacji było zasugerowanie się Uchwałą budżetową, która wskazywała kwotę dotacji, cel na który ma być udzielona i jednostkę samorządu dla której dotacja miała być przekazana – str. 68 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli stosowania klasyfikacji budżetowej dochodów i wydatków stwierdzono nieprawidłowe kwalifikowanie niektórych operacji, w planie i realizacji, czym naruszono przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38, poz. 207 ze zm.):

a) w 2011 r. przekazano miastu Łomża drugą ratę dotacji w wysokości 426.316,07 zł na podstawie porozumienia o współfinansowaniu projektu „Budowa systemu gospodarki odpadami komunalnymi dla miasta Łomża i okolicznych gmin – I etap”, którą ujęto w rozdziale 90003 „Oczyszczanie miast i wsi”, par. 6649 „Dotacja celowa przekazana jednostce samorządu terytorialnego przez inną jednostkę samorządu terytorialnego będącą instytucją wdrażającą na inwestycje i zakupy inwestycyjne realizowane na podstawie porozumień (umów)”. Z uwagi na przedmiot dotacja ta powinna być ujęta do rozdziału 90002 „Gospodarka odpadami”, zaś właściwym paragrafem – ze względu na to, że gmina Kolno nie jest instytucją wdrażającą projekt – jest par. 6619 „Dotacje celowe przekazane gminie na inwestycje i zakupy inwestycyjne realizowane na podstawie porozumień (umów) między jednostkami samorządu terytorialnego”. Po rozliczeniu zadania miasto Łomża w dniu 23 lutego 2012 r. zwróciło gminie nadpłaconą dotację w kwocie 8.742,06 zł, którą zarachowano błędnie do par. 0970 dochodów „Wpływy z różnych dochodów”, zamiast do par. 6660 „Wpływy ze zwrotów dotacji oraz płatności…” – str. 69-70 protokołu kontroli,

b) miastu Kolno na podstawie porozumienia zawartego w dniu 3 sierpnia 2010 r. przekazano dotację w wysokości 46.706,24 zł na realizację wspólnego projektu „Rekultywacja wysypiska miejsko-gminnego odpadów komunalnych w miejscowości Górski Gmina Kolno”, którą błędnie ujęto do rozdziału 90003, par. 6300 „Dotacja celowa na pomoc finansową udzielaną między jednostkami samorządu terytorialnego na dofinansowanie własnych zadań inwestycyjnych i zakupów inwestycyjnych”. Ze względu przedmiot zadania – wspólne, realizowane z inną gminą – dotacja powinna być ujęta do rozdziału 90002, par. 6619 – str. 70-71 protokołu kontroli,

c) dotacje na sumę 47.917,34 zł (z rozdziału 92605 „Zadania w zakresie kultury fizycznej” – 13.952,60 zł i z rozdziału 85154 „Przeciwdziałanie alkoholizmowi – 27.964,74 zł) udzielone stowarzyszeniom w trybie i na zasadach określonych ustawą z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2010 r. Nr 234, poz. 1536 ze zm.) błędnie ujęto w par. 2830 „Dotacja celowa z budżetu na finansowanie lub dofinansowanie zadań zleconych do realizacji pozostałym jednostkom niezaliczanym do sektora finansów publicznych”, zamiast w par. 2820 „Dotacja celowa z budżetu na finansowanie lub dofinansowanie zadań zleconych do realizacji stowarzyszeniom” – str. 71-73 protokołu kontroli,

d) błędnie do  rozdziału 70005 „Gospodarka gruntami i nieruchomościami” ujęto wydatki zrealizowane w ramach funduszu sołeckiego na sumę 3.859,88 zł za talerze, garnki, itp. sprzęt oraz węgiel na potrzeby świetlic wiejskich – odpowiedni rozdział 92109 „Domy i ośrodki kultury, świetlice i kluby”, oraz na sumę 7.540 zł za okna PCV i drzwi aluminiowe  do remizy OSP w Borkowie – odpowiedni rozdział 75412 „Ochotnicze straże pożarne” – str. 73 i 79 protokołu kontroli.

         Kontrola wynagrodzeń pracowników wykazała, że Sekretarzowi Gminy przyznał Pan dodatek specjalny bez pisemnego uzasadnienia potwierdzającego zaistnienie przesłanek przyznania dodatku, o których mowa w art. 36 ust. 5 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 223, poz. 1458 ze zm.). Przepis ten wskazuje, że dodatek specjalny może być przyznany pracownikowi z tytułu okresowego zwiększenia obowiązków służbowych lub powierzenia dodatkowych zadań. Podobne przesłanki przyznawania dodatku specjalnego oraz jego okresowy charakter przewidziano w § 9 obowiązującego w Urzędzie regulaminu wynagradzania. Ponadto  dodatek specjalny przyznany został jako stały składnik wynagrodzenia. Treść art. 36 ust. 5 ustawy jednoznacznie wskazuje na okresowy charakter dodatku specjalnego. Mając na uwadze przywołany przepis, decyzja o przyznaniu dodatku specjalnego powinna wskazywać zwiększone obowiązki lub dodatkowe zadania będące podstawą jego przyznania oraz okresowy charakter tej podstawy, a przez to i przyznanego dodatku – str. 74-75 protokołu kontroli.

         W obszarze zagadnień dotyczących gospodarowania mieniem stwierdzono nieprawidłowe, tj. niezgodne z rzeczywistym przebiegłem operacji, sporządzenie dowodu PK (ujętego w księgach w czerwcu 2011 r.) dokumentującego zdjęcie z ewidencji tzw. jednostki centralnej o wartości 1.550 zł zużytej w jednym z komputerów. Zużyty sprzęt nie został zlikwidowany (przekazany firmie utylizacyjnej), lecz był składowany w piwnicy budynku Urzędu Gminy. Sporządzony dowód księgowy nie odzwierciedlał zatem rzeczywistego przebiegu operacji gospodarczej, a więc nie spełniał wymagań art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.) – str. 90 protokołu kontroli. Z kolei badając wydatki poniesione w ramach funduszu sołeckiego stwierdzono brak udokumentowania przekazania szkole zakupionego sprzętu elektronicznego (kolumna, zestaw bezprzewodowy) o wartości 2.992,50 zł – str. 79 protokołu kontroli.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy oraz nieprawidłowego funkcjonowania kontroli zarządczej.

Organem wykonawczym gminy wiejskiej jest Wójt, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowania projektów uchwał Rady Gminy, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem gminy, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową gminy (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Wójt jako organ wykonawczy gminy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Wójcie – kierowniku jednostki – zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych oraz pracownikach, którym powierzono obowiązki w zakresie gospodarki finansowej.

Wójt jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości oraz nadzorowania prac z tego zakresu spoczywały na Skarbniku Gminy. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określają przepisy art. 54 ustawy o finansach publicznych.

         Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Formalne uregulowanie kwestii powołania zastępcy Pana Wójta, mając na uwadze regulacje prawne wskazane w części opisowej wystąpienia.

2. Przedłożenie Radzie Gminy projektu uchwały uaktualniającej wykaz jednostek organizacyjnych gminy zawarty w Statucie Gminy.

3. Uzupełnienie księgi rejestrowej instytucji kultury o brakujące dane w zakresie mienia.

4. W zakresie regulacji wewnętrznych składających się na dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości i procedury kontroli zarządczej:

a) usunięcie zapisu wskazującego, że stan paliwa i smarów księguje się na koncie 234, mając na uwadze, że właściwym kontem do ewidencji wartości stanu rzeczowych składników aktywów obrotowych jest konto 310,

b) wdrożenie procedur uszczegółowiających dokumentację gospodarowania sprzętem wskazanym w protokole kontroli, mając na uwadze zapewnienie możliwości jednoznacznej weryfikacji rozliczanego w kartach drogowych czasu pracy pracowników i sprzętu oraz zużycia paliwa.

5. Zobowiązanie Skarbnika Gminy do:

a) ustalania kwot dochodów i wydatków budżetu na podstawie faktycznie (kasowo) zrealizowanych wpływów i wypływów na rachunkach bankowych, za wyjątkiem operacji szczególnych określonych w przepisach,

b) zaniechania przyjmowania wadiów na konto 130; ujmowania tych kwot na wyodrębnionym  rachunku bankowym, którego obroty są ewidencjonowane na koncie 139,

c) dokonywania zapisów na koncie 130 przy zachowaniu pełnej zgodności z danymi wyciągów bankowych oraz stosowania technicznego zapisu ujemnego po obu stronach konta w celu zachowania zasady czystości obrotów, jak to wynika z zasad funkcjonowania tego konta zawartych w załączniku nr 3 do rozporządzenia,

d) zwiększenia staranności w zakresie weryfikacji kompletności i rzetelności dowodów księgowych stanowiących podstawę zapisów związanych z ewidencją składników majątkowych.

6. Zawieranie w wykazach nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży informacji o terminie złożenia wniosku przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu na podstawie art. 34 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami.

7. Podjęcie efektywnych działań minimalizujących straty wody.

8. Wyegzekwowanie od podatników brakujących informacji w sprawie podatku rolnego i leśnego.

9. Podjęcie niezbędnych działań mających na celu realizację obowiązków w zakresie kontroli podatkowych wynikających ze wskazanych przepisów Ordynacji podatkowej.

10. Wyeliminowanie nieprawidłowości w zakresie gospodarowania Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych, w tym celu:

a) określenie w regulaminie ZFŚS zasad i warunków korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu zgodnie z dyspozycją art. 8 ust. 2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych,

b) przestrzeganie określonej w regulaminie organizacyjnym Urzędu Gminy wyłącznej kompetencji Pana Wójta do podpisywania decyzji w zakresie dysponowania Funduszem. 

11. Podpisywanie umów w sprawie udzielenia pomocy innym jednostkom samorządu terytorialnego na podstawie uchwały Rady Gminy, o której mowa w art. 216 ust. 2 pkt 5 ustawy o finansach publicznych.

12. Zapewnienie prawidłowego stosowania klasyfikacji budżetowej dochodów i wydatków.

13. Precyzyjne uzasadnianie merytorycznych podstaw przyznania dodatku specjalnego, mając na uwadze konieczność wskazania dodatkowych zadań lub zwiększonych obowiązków (w stosunku do obowiązującego zakresu czynności pracownika), a także wykazania okresowego charakteru przyczyny przyznania dodatku.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Łomży w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

        Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości

Regionalna Izba Obrachunkowa

w Białymstoku Zespół w Łomży