Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Obsłudze Finansowo-Księgowej Szkół Gminy Knyszyn

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 26 marca 2012 roku (znak: RIO.I.6002-3/12), o treści jak niżej:

Pan

Robert Kondrakiewicz

Kierownik Obsługi

Finansowo-Księgowej Szkół Gminy Knyszyn

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej za okres 2011 roku, przeprowadzonej w Obsłudze Finansowo-Księgowej Szkół Gminy Knyszyn na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto sprawy ogólnoorganizacyjne, funkcjonowanie kontroli zarządczej, księgowość i sprawozdawczość, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, plan finansowy i jego zmiany, realizację dochodów i wydatków budżetowych, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 ze zm.), zamówienia publiczne, gospodarkę składnikami majątku, rozliczenia z budżetem gminy.

         Analiza obowiązujących w jednostce regulacji składających się na procedury kontroli zarządczej wykazała, że nie wszystkie zadania jednostki zostały odzwierciedlone w zakresach czynności pracowników. Ustalono, że specjalista ds. finansowo-księgowych prowadzi kasę obsługiwanych jednostek mimo, że obowiązek ten nie został mu powierzony zakresem czynności – str. 6 protokołu kontroli.

         Ponadto Pan Kierownik nie posiadał pełnomocnictwa Burmistrza do kierowania jednostką, wymaganego przepisem art. 47 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 ze zm.). Pełnomocnictwo zostało udzielone w trakcie kontroli – str. 3 protokołu kontroli.

         Badanie kompletności przepisów wewnętrznych składających się na dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości wykazało, że Obsługa Finansowa-Księgowa Szkół Gminy Knyszyn prowadzi księgi za pomocą programów komputerowych, których nazwy wymieniono w przepisach wewnętrznych. Nie wskazano jednakże aktualnej wersji stosowanego oprogramowania, co narusza art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c) ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.) – str. 6 protokołu kontroli.

Kontrola prawidłowości i terminowości wnoszenia opłat za korzystanie z obiektów sportowych będących w trwałym zarządzie ZSO w Knyszynie oraz ewidencjonowania dochodów z tego tytułu wykazała przypadki nieterminowego regulowania należności. Mimo opóźnień, odsetki nie były przez jednostkę naliczane. W przyjętej do kontroli próbie łączna wartość odsetek z tytułu nieterminowo uregulowanych należności wynosiła 8,57 zł. W umowach najmu zawieranych przez dyrektorów obsługiwanych szkół nie znalazły się postanowienia wskazujące wprost na naliczanie odsetek od nieterminowej płatności należności. Jednakże, stosownie do art. 481 § 1 k.c., jeżeli dłużnik spóźni się ze spełnieniem świadczenia pieniężnego wierzyciel może żądać odsetek za opóźnienie w zapłacie, chociażby nie poniósł żadnej szkody, a opóźnienie było następstwem okoliczności, za które dłużnik nie odpowiada. Ponadto od 11 lutego 2012 r. obowiązuje przepis art. 42 ust. 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.), zgodnie z którym jednostka sektora finansów publicznych jest obowiązana do ustalania przypadających jej należności pieniężnych, w tym mających charakter cywilnoprawny. Z kolei rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861 ze zm.) w § 8 ust. 1 pkt 5 stanowi, że odsetki od należności ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty, lecz nie później niż pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału – str. 20-21 protokołu kontroli.

Stwierdzone podczas kontroli nieprawidłowości dotyczące braku statutu OF-K Gminy Knyszyn oraz podstaw władania nieruchomościami przez Zespół Szkół w Kalinówce Kościelnej zostały przedstawione odrębnym pismem Burmistrzowi Knyszyna wraz z wnioskami zmierzającymi do ich usunięcia. Wystosowałem także pisma do dyrektorów ZSO w Knyszynie i ZS w Kalinówce Kościelnej, których przedmiotem są ustalenia kontroli odnoszące się do prawidłowości prowadzenia gospodarki finansowej tych jednostek.

Stwierdzone uchybienia i nieprawidłowości były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości jednostek budżetowych.

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Panu, jako kierowniku jednostki, zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych. Kierownik jednostki odpowiedzialny jest także za opracowanie i aktualizację dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości, stosownie do art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości spoczywały na głównym księgowym. Prawa i obowiązku głównego księgowego określa art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Pisemne powierzenie pracownikowi obowiązków dotyczących prowadzenia kasy.

2. Uzupełnienie dokumentacji opisującej przyjęte zasad rachunkowości o wskazanie aktualnie stosowanych przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych wersji programów komputerowych.

3. Zobowiązanie głównego księgowego do naliczania i ujmowania w księgach rachunkowych odsetek od nieterminowo regulowania należności.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

        Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

         W wyniku kontroli w ww. jednostce skierowano pismo z dnia 26 marca 2012 roku, do organu wykonawczego:

Pan

Andrzej Matyszewski

Burmistrz Knyszyna

Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku przeprowadziła w okresie styczeń-luty 2012 r. problemową kontrolę gospodarki finansowej Obsługi Finansowo-Księgowej Szkół Gminy Knyszyn. W załączeniu przekazuję wystąpienie pokontrolne wystosowane do kierownika Obsługi, zawierające opis stwierdzonych nieprawidłowości i wnioski zmierzające do ich usunięcia, a także pisma skierowane do dyrektorów ZSO w Knyszynie i ZS w Kalinówce Kościelnej. Z ustaleń zawartych w protokole kontroli wynika również, że wyeliminowanie niektórych nieprawidłowości wymaga podjęcia stosownych czynności przez Pana Burmistrza.

         Stwierdzono, że Obsłudze Finansowo-Księgowej Szkół Gminy Knyszyn nie został nadany statut. Kontrolowana jednostka działa na podstawie uchwały Rady Miejskiej Nr XXVI/110/93 z dnia 21 marca 1993 r., określającej jej formę organizacyjno-prawną, cele i zadania, oraz uchwały Zarządu Gminy Nr 106/9/93 z dnia 25 czerwca 1993 r. określającej jej strukturę. Należy wskazać, że już art. 20 ust. 2 ustawy o finansach publicznych z dnia 30 czerwca 2005 r. (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.) wprowadził ogólny wymóg posiadania statutu przez jednostki budżetowe. W art. 238 ust. 3 tej ustawy wskazano, że nadanie statutów jednostkom nieposiadającym ich powinno nastąpić w terminie 6 miesięcy od dnia wejścia w życie ustawy, czyli do 30 czerwca 2006 r. Ustawa o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009 r. (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.) w art. 11 ust. 2 również zawiera postanowienie, że jednostka budżetowa działa na podstawie statutu określającego w szczególności jej nazwę, siedzibę i przedmiot działalności. Z kolei art. 105 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. Przepisy wprowadzające ustawę o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1241 ze zm.) ponowił wymóg nadania, w ciągu 6 miesięcy, statutów jednostkom budżetowym, które nie posiadały ich w dniu 1 stycznia 2010 r.

         W wyniku kontroli podstaw władania nieruchomościami przez jednostki oświatowe ustalono, że Zespołowi Szkół Ogólnokształcących w Knyszynie przekazane zostały w trwały zarząd nieruchomości gruntowe wraz z budynkami z przeznaczeniem na działalność oświatową. Do dnia kontroli Pan Burmistrz nie wydał natomiast decyzji o przekazaniu w trwały zarząd nieruchomości, którymi włada Zespół Szkół w Kalinówce Kościelnej. Stosownie do art. 43 ust. 1 w zw. z art. 4 pkt 10 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2010 r. Nr 102, poz. 651 ze zm.), trwały zarząd jest prawną formą władania nieruchomościami przez jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej.

Reasumując, dla usunięcia wskazanych nieprawidłowości niezbędne jest podjęcie przez Pana Burmistrza stosownych działań, polegających na:

- opracowaniu projektu statutu Obsługi Finansowo-Księgowej Szkół Gminy Knyszyn i przedstawieniu go Radzie Miejskiej celem uchwalenia,

- wydaniu decyzji przekazującej w trwały zarząd nieruchomości, którymi włada Zespół Szkół w Kalinówce Kościelnej.

          Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

W wyniku kontroli w ww. jednostce skierowano pisma z dnia 26 marca 2012 roku, do jednostek, dla których Obsługa Finansowo-Księgowa Szkół Gminy Knyszyn prowadzi obsługę finansowo-księgową:

Pan

Krzysztof Chowański

Dyrektor Zespołu

Szkół Ogólnokształcących

w Knyszynie

Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku przeprowadziła w okresie styczeń-luty 2012 r. problemową kontrolę gospodarki finansowej Obsługi Finansowo-Księgowej Szkół Gminy Knyszyn, obejmując nią elementy gospodarki finansowej jednostek, dla których OF-K prowadzi obsługę finansowo-księgową, w tym Zespołu Szkół Ogólnokształcących w Knyszynie. W trakcie czynności kontrolnych badaniu poddano m.in. stan ksiąg rachunkowych i sprawozdawczości ZSO w Knyszynie oraz prawidłowość realizacji dochodów i wydatków budżetowych.

Z ustaleń kontroli zawartych w protokole, podpisanym 13 lutego 2013 r. przez kierownika Obsługi i głównego księgowego, wynika, że wyeliminowanie stwierdzonych nieprawidłowości w zakresie dochodów z najmu i udzielania zamówień publicznych wymaga uwzględnienia przez Pana Dyrektora poniższych uwag.

Analiza dochodów z najmu lokali i pomieszczeń będących w trwałym zarządzie ZSO w Knyszynie wykazała, że zaniechano wykonania obowiązku zawiadomienia organów gminy o oddaniu w najem części nieruchomości. Zaniechanie to narusza art. 43 ust. 2 pkt 3 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2010 r. Nr 102, poz. 651 ze zm.), zgodnie z którym jednostka organizacyjna posiadająca nieruchomość w trwałym zarządzie ma prawo oddania nieruchomości lub jej części w najem, dzierżawę albo użyczenie z równoczesnym zawiadomieniem właściwego organu i organu nadzorującego, jeżeli umowa jest zawierana na czas oznaczony do 3 lat.

Ponadto w zakresie uzyskiwanych dochodów z najmu ustalono, że wysokość opłat za wynajęcie hali sportowej przy ZSO, określona w umowach zawartych z LKS Promień Mońki 1 sierpnia 2011 r. oraz 3 października 2011 r., nie wynikała z regulującego wysokość stawek zarządzenia Nr 2/06 Burmistrza Knyszyna z dnia 22 grudnia 2006 r. w sprawie wysokości cen i opłat za korzystanie z hali sportowej oraz sali sportowej mieszczących się przy Zespole Szkół Ogólnokształcących w Knyszynie. W przedłożonych wyjaśnieniach wskazał Pan, że umowy najmu zawarte z LKS Promień Mońki dotyczyły wykorzystania szatni, łazienek i toalet w związku z meczami rozgrywanymi na stadionie miejskim. Zasady najmu ustalono z prezesem klubu oraz Burmistrzem Knyszyna. Przyjęta opłata za jednorazowe korzystanie z hali w kwocie 243 zł netto uwzględniała zużycie oleju grzewczego wykorzystywanego na ogrzanie wody, obsługę kotłowni olejowej i energię elektryczną. Przy ustaleniu stawki nie korzystano ze stawek określonych w zarządzeniu Burmistrza, gdyż klub nie korzystał z hali, a jedynie z szatni i łazienek. W związku z nieuregulowaniem takiej sytuacji w zarządzeniu oraz uchwale Rady Miejskiej z dnia 11 października 2006 r. w sprawie regulaminu korzystania z hali sportowej przy Zespole Szkół Ogólnokształcących w Knyszynie, wysokość opłaty ustalono na podstawie § 9 uchwały, który stanowi, że w razie spraw nieunormowanych w regulaminie decyzję podejmuje Dyrektor ZSO w Knyszynie w porozumieniu z opiekunem hali sportowej, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa w tym zakresie.

Odnosząc się do wyjaśnień należy wskazać, że zastosowanie § 9 uchwały w badanym przypadku nie miało uzasadnienia, ponieważ odwołuje się on do spraw nieunormowanych w uchwale. Natomiast przedmiotem uchwały jest według § 3 ust. 2 określenie zasad ustalania opłat za korzystanie z hali sportowej. Kompetencję w tym zakresie przyznano Burmistrzowi, który winien określić stawki w drodze zarządzenia. Jak wynika z treści umów, przedmiotem najmu była hala sportowa „wraz z prawem do korzystania z rozbieralni i toalet”. Mając na uwadze przedmiot umów, przed ich zawarciem winien Pan zwrócić się do Burmistrza o ustalenie w drodze zarządzenia stosownych stawek za najem hali w takich przypadkach, ewentualnie wybranych jej pomieszczeń. Postanowienia zarządzenia stanowiłyby zgodną z uchwałą podstawę stawki przyjętej w umowach.

         W ramach kontroli stosowania przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.) zbadano postępowanie prowadzone w trybie zapytania o cenę na zakup oleju opałowego przez ZSO w Knyszynie.

Na potrzeby postępowania opracowano „ogłoszenie o zamówieniu” powielające zapisy zawarte w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Ustawa w art. 69 stanowi, że zapytanie o cenę jest trybem udzielenia zamówienia, w którym zamawiający kieruje pytania o cenę do wybranych przez siebie wykonawców i zaprasza ich do składania ofert. W zawiązku z powyższym na potrzeby postępowania prowadzonego w trybie zapytania o cenę nie opracowuje się ogłoszenia o zamówieniu, ponieważ nie podlega ono publicznemu ogłoszeniu. Z dokumentu datowanego na dzień 30 września 2010 r. i podpisanego przez Pana Dyrektora wynika, że zamawiający skierował „ogłoszenia” do 5 wykonawców. Zgodnie z art. 71 ustawy zamawiający wszczyna postępowanie w trybie zapytania o cenę, zapraszając do składania ofert taką liczbę wykonawców świadczących w ramach prowadzonej przez nich działalności dostawy lub usługi będące przedmiotem zamówienia, która zapewnia konkurencję oraz wybór najkorzystniejszej oferty, nie mniej niż 5. Wraz z zaproszeniem do składania ofert zamawiający przesyła specyfikację istotnych warunków zamówienia. Zamawiający winien zatem skierować do wykonawców zaproszenia do składania ofert wraz ze specyfikacją, a nie „ogłoszenia” jak to określono w piśmie.

Pismami z dnia 13 października 2010 r. wykonawcy, którzy złożyli oferty w postępowaniu, zostali zawiadomieni o wyborze oferty. Zawiadomienia nie zawierały jednak wszystkich danych wymaganych przez art. 92 ust. 2 ustawy. Ponadto kontrolującemu nie przedstawiono dowodów poświadczających zamieszczenie ogłoszenia o udzieleniu zamówienia w Biuletynie Zamówień Publicznych, co powinno nastąpić niezwłocznie po zawarciu umowy z wykonawcą, jak tego wymaga art. 95 ust. 1 ustawy.

Kontrola realizacji umowy na dostawę oleju opałowego, zawartej 22 października 2010 r., wykazała zaś, że wbrew postanowieniom § 1 ust. 7 umowy, nie dokonywano pisemnej zmiany umowy w przypadku zmian ceny dostarczanego oleju.

        Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

    w Białymstoku

Pani

Marta Bartnik

Dyrektor Zespołu Szkół

w Kalinówce Kościelnej

Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku przeprowadziła w okresie styczeń-luty 2012 r. problemową kontrolę gospodarki finansowej Obsługi Finansowo-Księgowej Szkół Gminy Knyszyn, obejmując nią elementy gospodarki finansowej jednostek, dla których OF-K prowadzi obsługę finansowo-księgową, w tym Zespołu Szkół w Kalinówce Kościelnej. W trakcie czynności kontrolnych badaniu poddano m.in. stan ksiąg rachunkowych i sprawozdawczości ZS w Kalinówce Kościelnej oraz prawidłowość realizacji dochodów i wydatków budżetowych.

Z ustaleń kontroli, zawartych w protokole podpisanym 13 lutego 2013 r. przez kierownika Obsługi i głównego księgowego, wynika, że wyeliminowanie stwierdzonych uchybień w zakresie przyznawania dodatków motywacyjnych nauczycielom wymaga uwzględnienia przez Panią Dyrektor poniższych uwag.

Jak ustalono, dodatki motywacyjne w przyjętej do kontroli próbie wypłacane były na podstawie pism datowanych na dzień 21 października 2011 r., zwierających wskazanie nauczyciela, wysokość dodatku oraz okres za jaki został przyznany (od 1 lipca do 31 grudnia 2011 r.). Na podstawie pism nauczycielom wypłacono dodatek z dołu w listopadzie 2011 r. (za okres od 1 lipca do 31 października) oraz z góry za listopad i grudzień 2011 r. Uchwała Rady Miejskiej z dnia 30 marca 2009 r. w sprawie regulaminu określającego wysokość oraz szczegółowe warunki przyznawania i wypłacania: dodatków za wysługę lat, motywacyjnego, funkcyjnego i za warunki pracy, wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe i doraźnych zastępstw w przedszkolu i szkołach prowadzonych przez Gminę Knyszyn w § 5 stanowi, że dodatek przyznaje się nauczycielom stosownie do stopnia spełniania kryteriów, o których mowa w § 6 uchwały, dwukrotnie w ciągu roku – od 1 stycznia do 30 czerwca i od 1 lipca do 31 grudnia. Zgodnie z § 7 ust. 7 uchwały dodatek ten winien być wypłacany z góry w terminie wypłaty wynagrodzenia zasadniczego. Stwierdzona w Zespole Szkół w Kalinówce Kościelnej praktyka skutkuje wypłacaniem dodatku motywacyjnego z dołu za część okresu, zatem stanowi naruszenie zasad wypłacania dodatku określonych w uchwale. Mając na uwadze ustalenia kontroli, Pani Dyrektor winna przyznawać dodatki oraz informować jednostkę obsługującą o ich wysokości w czasie umożliwiającym ich wypłatę z góry, w terminie wypłaty wynagrodzeń.

       Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku