Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Powiatowym Zarządzie Dróg w Sokółce

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 27 czerwca 2012 roku (znak: RIO.I.6002-7/12), o treści jak niżej:

Pan

Grzegorz Pul

Dyrektor

Powiatowego Zarządu Dróg

w Sokółce

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej za 2011 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Powiatowym Zarządzie Dróg w Sokółce na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono uchybienia i nieprawidłowości opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto sprawy ogólnoorganizacyjne, funkcjonowanie kontroli zarządczej, księgowość i sprawozdawczość, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, plan finansowy i jego zmiany, realizację dochodów i wydatków budżetowych, zamówienia publiczne, gospodarkę składnikami majątku, inwentaryzację, rozliczenia z budżetem powiatu.

         Badanie dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości (str. 6 protokołu kontroli), przeprowadzone pod kątem zgodności z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont... (Dz. U. Nr 128, poz. 861 ze zm.) wykazało następujące uchybienia i nieścisłości:

a) w opisie konta 072 „Umorzenie pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych” określono, że umorzenie naliczane jednorazowo jest księgowane w korespondencji z kontem 400 „Amortyzacja”, które służy do ewidencji odpisów amortyzacyjnych środków trwałych umarzanych stopniowo. Opis konta 072 w zakładowym planie kont jest więc sprzeczny z opisem konta 400,

b) z opisu konta 310 „Materiały” wynika, że konto to służy wyłącznie do ewidencji materiałów z odzysku (pozostałe materiały są odnoszone bezpośrednio w koszty); na podstawie badania ewidencji analitycznej do konta 310 ustalono, że służy ono w jednostce do ewidencji materiałów na obwodach drogowych (310-1) i paliwa z inwentaryzacji w zbiornikach paliw (310-2),

c) w zakładowym planie kont przyjęto cały opis konta 810 „Dotacje budżetowe, płatności z budżetu środków europejskich oraz środki z budżetu na inwestycje” zamieszczony w załączniku nr 3 do rozporządzenia, mimo że w jednostce z operacji podlegających ewidencji na tym koncie występują wyłącznie zdarzenia skutkujące księgowaniem kwoty środków budżetowych wykorzystanych na finansowanie inwestycji,

d) w opisie konta 800 „Fundusz jednostki” jako zwiększenia funduszu wymieniono „wpływ dotacji i środków przeznaczonych na finansowanie inwestycji”, mimo że zwiększenie funduszu z tytułu wpływu środków na finansowanie inwestycji może wystąpić wyłącznie w samorządowych zakładach budżetowych; fundusz jednostki budżetowej zwiększa równowartość środków budżetowych, które zostały wykorzystane na finansowanie inwestycji (zapis Wn 810 – Ma 800).

Z ustaleń kontroli wynika również, że właściwe jest uregulowanie w przepisach wewnętrznych jednostki stosowanego uproszczenia polegającego na ewidencji w księgach faktur zakupu energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych w miesiącu wystawienia ich przez sprzedawcę, a nie w miesiącu, w którym dokonano sprzedaży – str. 15 protokołu kontroli.

         Analiza ewidencji szczegółowej do konta 011 „Środki trwałe” wykazała, że w niektórych przypadkach wartość dróg powiatowych wykazana w tej ewidencji składa się wyłącznie z wartości dokumentacji projektowej na budowę lub przebudowę tych dróg. Koszt sporządzenia dokumentacji projektowej stanowi jedynie element zaliczany do nakładów związanych z budową środka trwałego i wpływa na wartość efektów inwestycyjnych w postaci wytworzonych środków trwałych. Dokumentacja budowy środka trwałego nie może być uznana za odrębny środek trwały. Z ustaleń kontroli wynika, że na koncie 011 wartość dokumentacji projektowej, ujęta jako wartość dróg, stanowi kwotę 70.760 zł. Kwota ta powinna w dalszym ciągu odzwierciedlać stan środków trwałych w budowie (konto 081 w ewidencji jednostki), a w przypadku utraty ważności tej dokumentacji jej wartość powinna być odnoszona na zmniejszenie funduszu jednostki – str. 7 i 28-29 protokołu kontroli.

W zakresie sprawozdawczości stwierdzono, że w 2011 r. w sprawozdaniach Rb-28S prezentowano dane dotyczące zaangażowania wydatków budżetowych w sposób wynikający z przepisów prawa przed wejściem w życie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103). Według przepisów sprawozdawczych obowiązujących w 2009 r. i latach wcześniejszych w kolumnie „Zaangażowanie” omawianego sprawozdania należało wykazywać dane na podstawie obrotów wynikających ze strony Ma konta 998 (§ 8 ust. 2 pkt 2 załącznika nr 34 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej z 27 czerwca 2006 r.), co w praktyce oznaczało wykazywanie wydatków zarówno już poniesionych, jak i tych, które jednostka będzie obowiązana ponieść w roku sprawozdawczym. Stosownie natomiast do zasad sporządzania sprawozdania Rb-28S obowiązujących w 2010 r. i obecnie, w kolumnie „Zaangażowanie” wykazuje się dane dotyczące zaangażowania planu wydatków, czyli wartość umów, decyzji i innych postanowień, których wykonanie spowoduje konieczność dokonania wydatków budżetowych w roku bieżącym – § 8 ust. 2 pkt 2 załącznika nr 39 do rozporządzenia z dnia 3 lutego 2010 r. Oznacza to, że na koniec marca, czerwca i września w kolumnie „Zaangażowanie” należy wykazywać nie obroty, a saldo strony Ma konta 998, które winno wynikać z okresowych przeksięgowań na stronę Wn tego konta równowartości sfinansowanych wydatków budżetowych danego roku, a także równowartości zaangażowanych wydatków, które będą obciążały wydatki roku następnego. Z uwagi, iż na koniec roku konto 998 nie wykazuje salda oznacza to także, że w sprawozdaniu rocznym Rb-28S nie wypełnia się kolumny „Zaangażowanie” – str. 8-11 protokołu kontroli.

         Badając sprawozdanie finansowe PZD za 2011 rok stwierdzono, że jako przychody finansowe wykazano w rachunku zysków i strat kwotę związaną z dochodami realizowanymi w par. 058 „Grzywny i inne kary pieniężne od osób prawnych i innych jednostek organizacyjnych” w wysokości 74.000 zł. Wymienione przychody dotyczą kar umownych za niedotrzymanie terminu wykonania zamówienia i powinny być ujęte na koncie 760 „Pozostałe przychody operacyjne”, stosownie do zasad funkcjonowania tego konta określonych w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r., a w rachunku zysków i strat winny zostać wykazane w poz. D.III. „Inne przychody operacyjne” – str. 13 protokołu kontroli.

W wyniku analizy planu finansowego na 2011 r. stwierdzono, że wydatki z tytułu odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych zostały przyjęte w kwocie 39.420 zł.  Z ustaleń kontroli wynika, że odpisy na ZFŚS zostały naliczone na 27 pracowników i 9 emerytów objętych opieką socjalną PZD. Odpis na każdego zatrudnionego i na każdego emeryta przyjęto w wysokości 37,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej. Zgodnie z art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 ze zm.), na każdego emeryta i rencistę objętego opieką socjalną zakładu pracy może być naliczony odpis w wysokości 6,25% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą. W związku z tym planowany na 2011 r. odpis na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych powinny wynosić 31.208 zł (27 x 1.095 zł + 9 x 182,50 zł). Również w planie finansowym PZD na 2012 r. odpisy na ZFŚS zostały zaplanowane na emerytów objętych opieką socjalną na poziomie 37,5% zamiast 6,25% przeciętnego wynagrodzenia. W związku z tym wydatki w par. 4440 „Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych” zaplanowano w kwocie 41.810 zł. Wydatki na ten cel naliczone zgodnie z ustawą o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych powinny wynosić 33.099 zł (27 x 1.161,38 zł + 9 x 193,56 zł). W związku z ustaleniami kontroli, badaniem objęto także naliczenie odpisu na 2010 r., stwierdzając zawyżenie z powodu opisanego wyżej błędu.

Zawyżenie wysokości odpisu naliczonego przez jednostkę w stosunku do odpisu obliczonego zgodnie z przepisami przywołanej ustawy wynosi:

- za 2012 r. – 8.711 zł,

- za 2011 r. – 8.212 zł,

- za 2010 r. – 7.852 zł.

W związku z ustaleniami kontroli w budżecie powiatu na 2012 r. i w planie finansowym PZD zmniejszono wydatki w par. 4440 o 7.983 zł, przy czym w związku ze wzrostem liczby emerytów objętych opieką socjalną, skutki finansowe korekty wynoszą 9.768 zł – str. 16-17 protokołu kontroli, załącznik nr 3 do protokołu kontroli.

Przyczyną wystąpienia stwierdzonych uchybień i nieprawidłowości była wadliwa interpretacja przepisów regulujących zasady rachunkowości samorządowych jednostek budżetowych oraz nieprzestrzeganie przepisów regulujących zasady ustalania odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych.

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Panu Dyrektorze jako kierowniku jednostki, stosownie do art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.). Na Panu Dyrektorze spoczywają także obowiązki dotyczące wdrożenia i aktualizowania dokumentacji opisującej zasady rachunkowości, stosownie do art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości spoczywały na głównym księgowym. Prawa i obowiązku głównego księgowego określa art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Dokonanie w dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości zmian polegających na:

a) usunięciu sprzeczności między opisem kont 072 i 400, spowodowanej niewłaściwym wskazaniem przewidującym, że zapisy na koncie 072 księgowane są w korespondencji z kontem 400,

b) dostosowaniu opisu konta 310 do faktycznych rozwiązań stosowanych w jednostce,

c) usunięciu z opisu kont 800 i 810 postanowień dotyczących ewidencji zdarzeń, które nie mogą wystąpić w PZD,

d) formalnym uregulowaniu stosowanego uproszczenia polegającego na ewidencji w księgach faktur zakupu energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych w miesiącu ich wystawienia.

2. Wskazanie głównemu księgowemu na potrzebę przeniesienia wartości dokumentacji projektowych – ujętych na koncie 011 jako zwiększenie wartość dróg, mimo że nie zostały one jeszcze przebudowane na ich podstawie – na odpowiednie konta analityczne poszczególnych efektów inwestycyjnych prowadzone do konta 081.

3. W zakresie sprawozdawczości budżetowej i finansowej:

a) wypełnianie kolumny „Zaangażowanie” w jednostkowym sprawozdaniu Rb-28S w sposób wskazany w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia,

b) wykazywanie w rachunku zysków i strat przychodów z tytułu kar umownych jako pozostałych przychodów operacyjnych.

4. Naliczanie odpisów na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych według zasad określonych w ustawie o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

5. Zmniejszenie odpisu na ZFŚS naliczonego na 2012 r. o kwotę 16.064 zł, odpowiadającą zawyżeniu odpisu na Fundusz za lata 2010-2011.

O sposobie wykonania zaleceń proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

        Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

Zarząd Powiatu Sokólskiego