Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Miejskim w Michałowie

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 19 lutego 2013 roku (znak: RIO.I.6001-19/12), o treści jak niżej:

Pan

Marek Nazarko

Burmistrz Michałowa

W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Michałowo za 2011 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Miejskim w Michałowie na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r., poz. 1113) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, uchwałę budżetową, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 ze zm.), udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

Analiza dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości jednostki oraz zasad ewidencjonowania operacji w księgach, dokonana pod kątem zgodności z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861 ze zm.), wykazała następujące nieprawidłowości:

a) jednostka przewidziała zakładowy plan kont dla budżetu gminy oraz plan kont dla Urzędu Miejskiego jako jednostki budżetowej. Mimo tego prowadzona była jedna księga główna zawierająca konta właściwe jednej i drugiej ewidencji. Ustalono, że w planie kont dla Urzędu przewidziane zostało konto 133 „Rachunek budżetu”, w opisie którego wskazano, że „ze względu to, iż jest jeden rachunek bankowy dla budżetu i Urzędu zasady jego funkcjonowania zostały opisane w planie kont budżetu gminy”. Brak natomiast konta 130 „Rachunek bieżący jednostki”. W konsekwencji dochody i wydatki Urzędu nie były ujmowane zgodnie z przepisami załącznika nr 3 do rozporządzenia, tj. na koncie 130 – str. 10 i 12 protokołu kontroli. Ewidencjonowanie dochodów i wydatków w sposób przyjęty przez badana jednostkę należy uznać za nieuzasadnioną zmianę zasad funkcjonowania kont. Zgodnie z § 14 ust. 2 rozporządzenia zawarte w nim plany kont stanowią podstawę opracowania zakładowych planów kont. Zasady modyfikacji (dostosowania do potrzeb jednostki) standardowych planów kont określają przepisy § 15 ust. 1 rozporządzenia. Nie przewidują one możliwości rezygnacji z prowadzenia kont przypisanych rozporządzeniem dla określonego rodzaju operacji występujących w jednostce (§ 15 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia). Ustalając zakładowy plan kont konta wskazane w planach kont należy traktować jako standardową liczbę kont, która może być ograniczona jedynie o konta służące do księgowania operacji gospodarczych niewystępujących w jednostce albo uzupełniona o konta zgodne co do treści ekonomicznej, w tym również przy wykorzystaniu symboli kont, które nie mają zastosowania w jednostce,

b) jednostka posiada 20 kont o symbolu 133, w tym konta 133-1 „Rachunek budżetu-wydatki” i 133-2 Rachunek budżetu-dochody”, a także konta odpowiadające innym rachunkom bankowym (rachunkom projektów finansowanych ze środków UE) – str. 11 protokołu kontroli. Ustalono, że w praktyce badana jednostka nie posiada konta 133, na którym ewidencjonowany byłyby komplet wynikających z wyciągów bankowych wpływów środków na rachunek budżetu oraz wypłat z rachunku budżetu i wynikające stąd saldo odpowiadające podanemu przez bank. Saldo podane na wyciągu bankowym do rachunku budżetu w trakcie roku nie wynika z żadnego konta, lecz musi być ustalane w drodze obliczeń – jest ono uzyskiwane dopiero na koniec roku po dokonaniu szeregu przeksięgowań. Niektóre z kont o symbolu 133 zostały bowiem wydzielone jako konta „analityczne” – księgowano na nich operacje na podstawie wyciągu bankowego do rachunku podstawowego, a następnie dowodem PK przenoszono wysokość zrealizowanych wydatków na konto 133-1,

c) zgodnie z zakładowym planem kont dla budżetu prowadzone jest konto 224 „Rozrachunki budżetu”, posiadające opis wynikający z załącznika nr 2 do rozporządzenia – str. 15 protokołu kontroli. W wyniku kontroli ustalono, że na prowadzonym koncie 224 księgowane są zarówno operacje właściwe kontu 224 w ewidencji budżetu (wynikające z załącznika nr 2 do rozporządzenia), jak i kontu 224 „Rozliczenie udzielonych dotacji budżetowych…”, które powinno być prowadzone w ewidencji Urzędu jako jednostki budżetowej zgodnie z załącznikiem nr 3 do rozporządzenia. Ewidencja na koncie 224 rozliczenia udzielonych dotacji nie wynika z zakładowego planu kont Urzędu, co stanowi naruszenie przepisów rozporządzenia przywołanych w pkt a),

d) konto 240 „Pozostałe rozrachunki” zostało przewidziane i w planie kont dla budżetu i w planie kont dla Urzędu jako jednostki budżetowej; ich opisy zasadniczo wynikają z załącznika nr 2 i 3 do rozporządzenia – str. 16 protokołu kontroli. Podobnie jak w przypadku konta 224, prowadzone było jedno konto 240 wykazujące na 31 grudnia 2011 r. saldo Wn w kwocie 773.038,95 zł i saldo Ma w kwocie 135.072,51 zł. Zakładowy plan kont nie zawiera postanowień wskazujących, które operacje dokonane na tym koncie należy przypisywać ewidencji budżetu, a które ewidencji Urzędu. Zwrócono się do Skarbnika Gminy o wyjaśnienie, na podstawie jakiej ewidencji sporządzany jest bilans budżetu w zakresie rozrachunków, skoro te same konta syntetyczne stosowane są zarówno ewidencji operacji, które zgodnie z obowiązującymi przepisami powinny być ujęte w księgach budżetu, jak i w księgach Urzędu. Zgodnie ze złożonym wyjaśnieniem opracowując obecnie obowiązującą politykę rachunkowości Urzędu Miejskiego w zakresie planu kont zaniechano dotychczas stosowanej praktyki enumeratywnego wymieniania kont analitycznych przy opisie kont syntetycznych dla Budżetu i Urzędu. Spowodowało to sytuację polegającą na utrudnieniu jednoznacznego przypisania przez osoby kontrolujące sald poszczególnych kont analitycznych Zespołu 2 Rozrachunki i roszczenia dla Budżetu i Urzędu – str. 17 protokołu kontroli. Przyjęty sposób ewidencjonowania operacji na kontach należy zatem ocenić jako niezapewniający danych do sporządzenia obowiązującej sprawozdawczości,

e) do konta 901 „Dochody budżetu” prowadzona była ewidencja analityczna według paragrafów klasyfikacji budżetowej. Kontroli poddano prawidłowość ujmowania dochodów na koncie 901-2, na którym ewidencjonowano dochody na podstawie własnych okresowych sprawozdań. Na podstawie PK Nr 284 z dnia 31 grudnia 2011 r. dokonano „przeksięgowania własnego sprawozdania urzędu dotyczącego zrealizowanych dochodów za IV kw. 2011 r.” Księgowania dochodów w kwocie 2.496.160,12 zł na konto 901-2 dokonano zapisem Wn 800-2 i Ma 901-2. Kontrola wykazała, kwotę zrealizowanych dochodów jednostka ustaliła na podstawie sald Ma kont 240-1, 240-3, 221-2, 221-3, 221-4, 221-7, 221-8, 221-9, 221-10, 221-11, 720-2, 720-7 i 760-1 oraz salda Wn konta 225-3 – str. 17 protokołu kontroli. Dochody zrealizowane w IV kwartale zostały ujęte na koncie 901-2 jako różnica między całością dochodów wykazanych na kontach wymienionych wyżej, zrealizowanych na dzień 31 grudnia, a dochodami ustalonymi wcześniej jako zrealizowane do dnia 30 września. I tak np.: stan konta 221-3 (należności z tytuł spłat rat sprzedanego mienia) na dzień 31 grudnia 2011 r. to 42.467 zł (obroty Wn i Ma narastająco 42.467 zł), a na dzień 30 września 2011 r. 28.567 zł (obroty Ma konta 221-3) – ustalono dochody za IV kwartał w wysokości 13.900 zł. W związku z tym, że kwoty w ten sposób obliczonych dochodów i dane zestawienia obrotów i sald wykazują różnice, zwrócono się do Skarbnika Gminy z pytaniem, w jaki sposób (wedle jakich zasad) są wybierane dochody za poszczególne miesiące w celu sporządzenia sprawozdań. Zgodnie ze złożonym wyjaśnieniem sprawozdania jednostkowe Urzędu Rb 27 S za 2011 r. oraz sprawozdania jednostkowe Urzędu Rb 27 S miesięczne  w zakresie dochodów były ujmowane na kontach 133: 2, 8, 9, 33, 48, 78 w korespondencji z kontami zespołu 2 lub 7 Urzędu jako jednostki budżetowej. Dochody te były następnie uzgadniane z kontami Wn 133: 2, 8, 9, 33, 48, 78 po odjęciu okresowych przelewów realizowanych przez jednostki budżetowe (Ma 222) i ewidencja analityczną dochodów realizowanych przez Urząd. W celu potwierdzenia i weryfikacji prawidłowości sporządzenia sprawozdań Urzędu wprowadzono i aktualizowano odrębnie (w systemie Bestia) plan dochodów i wydatków Urzędu jako jednostki budżetowej – str. 18-20 protokołu kontroli. Badana jednostka nie posiada wewnętrznych uregulowań dotyczących wskazania kont przeznaczonych do gromadzenia dochodów. Wobec braku konta, które powinno temu służyć, tj. konta 130, niemożliwym jest ustalenie, czy faktycznie wszystkie dochody zostały ujęte na koncie 901,

f) dochody wykonane wykazane w zbiorczym sprawozdaniu Rb-27S za 2011 r. stanowiły kwotę 26.513.886,57 zł. Kwota dochodów wykazana w sprawozdaniu została zaniżona o 1.777.483 zł, pomimo faktu, że dochody zostały one ujęte w księgach rachunkowych badanej jednostki w styczniu 2011 r. na koncie 221-13, które to wedle stwierdzonej praktyki stosowanej przez badaną jednostkę służy do ewidencjonowania dochodów – str. 20 protokołu kontroli. Wskazane dochody zostały ujęte na koncie 901-2 pod datą 31 grudnia 2011 r. Z powyższego wynika, że przyjęty sposób ewidencji dochodów jest wadliwy. Zostało złożone wyjaśnienie przez Skarbnika Gminy, z którego wynika, że dochody w wysokościach: 1.777.262 zł, 219,37 zł i 1,63 będące zwrotami niewykorzystanej dotacji celowych udzielonych z budżetu gminy w roku 2010 potraktowano błędnie jako przychody, a nie dochody budżetu. Konsekwencją tego było nie ujęcie tych dochodów w łącznej wysokości 1.722.483 zł na koncie 901 zarówno w okresie sprawozdawczym za trzy kwartały jak i na koniec roku budżetowego. Uchwałą Rady miejskiej Nr V/36/11 z dnia 3 lutego 2011 wprowadzono do budżetu kwotę w wysokości 1.777.262 zł do wydatków budżetowych, a za źródło ich pokrycia wskazano błędnie „wolne środki” w tej samej wysokości. (…) Na dzień sporządzania sprawozdania budżetowego Rb 27S za rok 2011 (tj. dnia 10 lutego 2012r.) dane wykazane w sprawozdaniu w były zgodne z saldem konta 901. Podczas sporządzania sprawozdań budżetowych (w kwietniu 2012 roku), bilansu z wykonania budżetu oraz wyliczania wolnych środków dostrzeżono różnice wynikające z wyżej opisanych zdarzeń. Jedyną możliwością wyeliminowania rozbieżności i „wyprowadzenia” wolnych środków we właściwej kwocie  było przeksięgowanie dochodów na konto 901( PK Nr 287 zaksięgowane pod datą 31 grudnia 2012r). Spowodowało to niestety niezgodności w zakresie sprawozdań Rb 27S a saldem konta 901, które powinny być sobie równe. (…).

Pod datą 31 grudnia 2011 r. na stronę Wn konta 961 „Niedobór lub nadwyżka budżetu” dokonano przeniesienia zrealizowanych wydatków budżetu za 2011 r. (30.842.164,95 zł), zaś na stronę Ma dochodów (28.290.553,75 zł). W wyniku dokonanych księgowań wynik budżetu zamknął się kwotą deficytu 2.551.611,20 zł. Dane ustalone na koncie 961 są rozbieżne z różnicą między kwotami dochodów i wydatków wykazanymi w sprawozdaniach Rb-27S i Rb-28S. Dochody wykonane według sprawozdania zbiorczego Rb-27S za 2011 r. stanowiły kwotę 26.513.886,57 zł w wyniku opisanego zaniżenia, na które złożyła się głównie kwota 1.777.262 zł oznaczająca zwrot w dniu 28 stycznia 2011 r. dotacji udzielonej tytułem pomocy finansowej, a niewykorzystanej w 2010 r. przez Województwo Podlaskie. Jednocześnie kwota dochodów wykazana w sprawozdaniu Rb-27S została zawyżona o dochody zrealizowane przez MOSiR – str. 26 i 135 protokołu kontroli. Na podstawie sprawozdania Rb-27S MOSiR za 2011 r. przyjęto do sprawozdania zbiorczego dochody w kwocie 81.780,57 zł. Było to wynikiem dokonania na druku sprawozdania bezpodstawnych poprawek (według wyjaśnienia Skarbnika dokonał tego pracownik Urzędu), polegających na skreślaniu nazw kolumn i zmienianiu ich nazwy: „dochody wykonane” na „dochody przekazane” i „dochody otrzymane” na „dochody wykonane”. W efekcie w sprawozdaniu zbiorczym Rb-27S jako dochody wykonane wykazano dochody w nieprawidłowej wysokości. Faktycznie MOSiR wykonał dochody w kwocie 80.964,75 zł, co wynika z rozliczeń z budżetem gminy. Na stronie Wn konta 222-5 ujmowane są dochody wynikające ze sprawozdań jednostkowych wykazane jako „dochody przekazane”, nie zaś jako dochody wykonane – str. 25-27 protokołu kontroli.

W związku ze wskazanymi błędami przeanalizowano także dane sprawozdania Rb-NDS za 2011 r. i stwierdzono, że w kolumnie „Wykonanie od początku roku” wykazano kwotę dochodów w wysokości 26.513.886,57 zł, tj. tożsamą z kwotą wykazaną w rocznym sprawozdaniu Rb-27S, jednakże niezgodną z ewidencją księgową. Wykazany w sprawozdaniu Rb-27S deficyt budżetu za 2011 r. w wysokości 4.328.278,38 zł niezgodny był z saldem Wn konta 961 wynoszącym 2.551.611,20 zł. Wysokość wolnych środków w Rb-NDS należało zaś wykazać w wysokości 89.764,10 zł, tymczasem jako wolne środki wykazano wpływy bezpodstawnie pominięte w kwocie dochodów, wynoszące 1.777.483 zł. Z kolei w bilansie budżetu deficyt wykazano prawidłowo – str. 44 protokołu kontroli,

g) do konta 902 „Wydatki budżetu” również prowadzona była ewidencja analityczna według podziałek klasyfikacji budżetowej. Na stronie Wn w trakcie roku ujmowano wydatki Urzędu Gminy oraz jednostek budżetowych. Zgodnie z opisem zawartym w zakładowym planie kont oraz stosowaną praktyką, konto 902 służy do ewidencji wydatków, przez które rozumie się wydatki objęte planami finansowymi Urzędu Miejskiego i innych jednostek budżetowych. Wydatki Urzędu Miejskiego przenosi się, co kwartał na podstawie własnego sprawozdania Rb-28S za pośrednictwem konta 800 – str. 21 i 23-25 protokołu kontroli. W trakcie kontroli ustalono, że nie była prowadzona ewidencja pozwalająca na wyodrębnienie wydatków realizowanych przez Urząd. Skarbnik wyjaśniła, że sprawozdania jednostkowe Urzędu Rb 28 S za 2011 r. oraz sprawozdania jednostkowe Urzędu Rb 28 S miesięczne  w zakresie wydatków objęte planem finansowym Urzędu ewidencjonowano za pomocą kont 133: 1, 8, 9, 32, 33, 47, 48, 81, 82, 125, 126, 127 w korespondencji z kontami zespołów: 0, 1, 2, 3 i 4. Salda kont Ma 133: 1, 8, 9, 32, 33, 47, 48, 81, 82, 125, 126 i 127 po odjęciu okresowych przelewów na wydatki innych niż Urząd jednostek budżetowych Wn 223 (saldo strony Wn 223 oznacza stan środków przekazanych na rachunki bieżące jednostek budżetowych) były zgodne z ewidencją analityczną wydatków realizowanych przez Urząd.

Podsumowując, stosowane przez jednostkę rozwiązania polegające na prowadzeniu jednej księgi głównej dla ewidencji operacji, które zgodnie z rozporządzeniem powinny być ujmowane albo w księgach budżetu albo Urzędu jako jednostki budżetowej należy uznać za nieuzasadnioną zmianę określonych rozporządzeniem zasad księgowania operacji i funkcjonowania poszczególnych kont. Z protokołu kontroli nie wynika, aby stosowane przez jednostkę rozwiązania, rozbieżne z przepisami rozporządzenia, miały swoje uzasadnienie w zwiększeniu przejrzystości danych lub też pozwalały na uzyskanie na podstawie ewidencji dodatkowych informacji. Ustalenia poczynione przez kontrolujących świadczą zaś o bezpodstawnym komplikowaniu drogi uzyskania podstawowych danych o realizacji dochodów i wydatków, a także o braku możliwości wyodrębnienia części sald kont na potrzeby sporządzenia bilansów budżetu i Urzędu Miejskiego jako jednostki budżetowej.

Oprócz przedstawionych błędów w ewidencji wynikających z niewłaściwej organizacji prowadzenia ksiąg stwierdzono księgowanie kosztów odsetek od zaciągniętych pożyczek i kredytów na koncie 409 „Pozostałe koszty rodzajowe”, zamiast na koncie 751 „Koszty finansowe”, jak tego wymaga załącznik nr 3 do rozporządzenia. W efekcie koszty odsetek błędnie wykazano w rachunku zysków i strat jako pozostałe obciążenia – str. 46-47 protokołu kontroli.

Z kolei sprawdzenie prawidłowości ewidencjonowania środków trwałych na przykładzie inwestycji polegającej na budowie budynku Urzędu Miejskiego wykazało, że na koncie 013 „Pozostałe środki trwałe” ujęto kwotę 131.386 zł na podstawie PK 314/1 jako „przyjęcie pozostałych środków trwałych – inwentarz Urząd Miejski” – str. 132 protokołu kontroli. Na podstawie zestawienia „inwentarza” stwierdzono, że do pozostałych środków trwałych zaliczone zostały projektor multimedialny o wartości 23.642 zł oraz monitoring o wartości 34.322 zł, składający się m.in. z dwóch rejestratorów o wartości 12.856 zł każdy i klawiatury o wartości 4.060 zł. Skarbnik wyjaśnił, że błędnie zinterpretowano zasady zaliczania składników majątkowych do środków trwałych podlegających ujęciu na koncie 011 „Środki trwałe”.

Wykonawca zamówienia publicznego w dniu 9 grudnia 2010 r. wystawił fakturę na kwotę 389.327,47 zł, która została opłacona 19 stycznia 2011 r. Kontrola wykazała, że zobowiązanie wynikające z faktury nie zostało zaewidencjonowane na koncie 201 „Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami” na dzień 31 grudnia 2010 r. oraz – w konsekwencji – nie zostało wykazane w sprawozdaniu Rb-28S za 2010 r. Z wyjaśnienia Skarbnika Gminy wynika, że przyczyną nieujęcia faktury na rozrachunkach oraz w sprawozdaniu było nieterminowe przekazanie faktury do Referatu Finansowego. Świadczy o tym brak stempla na fakturze o wpływie do Kancelarii Ogólnej Urzędu Miejskiego w Michałowie. Odnosząc się do wyjaśnienia należy wskazać, że data opłacenia faktury – 19 stycznia 2011 r. – przesądza, iż nie było przeszkód ujęcia jej w księgach 2010 r. i w rocznym sprawozdaniu Rb-28S za 2010 r. W myśl art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.

Badając prawidłowość jednostkowych i zbiorczych sprawozdań budżetowych oraz sprawozdania finansowego gminy stwierdzono – oprócz wyżej wskazanych nieprawidłowości dotyczących sprawozdania Rb-NDS, sprawozdania jednostkowego Rb-27S za 2011 r. sporządzonego przez Pana Burmistrza i sprawozdań Rb-27S MGOPS w zakresie wykonanych dochodów – następujące nieprawidłowości i uchybienia:

a) zostały sporządzone dwa druki sprawozdań Rb-28S MGOPS w Michałowie. Jeden z nich został podpisany przez p.o. głównego księgowego i kierownika MGOPS i dotyczył wydatków wykonanych na kwotę 3.947.888,98 zł, a drugi – podpisany przez Skarbnika Gminy i kierownika MGOPS – obrazował wydatki w kwocie 181.933,55 zł zrealizowane przez MGOPS w ramach realizowanego projektu; ewidencja wydatków prowadzona była w MGOPS, zatem sprawozdanie powinno zostać podpisane przez osobę pełniącą obowiązki głównego księgowego tej jednostki, zgodnie z wzorem formularza sprawozdania – str. 24 protokołu kontroli,

b) w dniu 10 stycznia 2012 r. zostały sporządzone dwa sprawozdania jednostkowe, oznaczone jako „wspólne” Szkoły Podstawowej i Gimnazjum, podpisane przez ówczesnego głównego księgowego obu jednostek oraz dyrektorów obu szkół. Sprawozdania zostały sporządzone dla rozdziału 85415 „Pomoc materialna dla uczniów” oraz 80146 „Dokształcanie i doskonalenie nauczycieli”. Zgodnie z § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 20, poz. 103) do sporządzania i przekazywania sprawozdań w imieniu jednostki są obowiązani kierownicy jednostek organizacyjnych – str. 25 protokołu kontroli,

c) kwota zobowiązań wykazana w sprawozdaniu Rb-28S Urzędu za 2011 r. stanowiła kwotę 412.745,20 zł, zaś kwota zobowiązań wykazana na koncie 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” wynosiła 782.900,55 zł. Jak ustalono, zobowiązanie ujęte na koncie 201-5 w wysokości 503.000 zł zostało wykazane tylko w sprawozdaniu Rb-Z za 2011 r. w części D „Dane uzupełniające o zobowiązaniach j.s.t. wynikających z zawartych umów, na okres dłuższy niż 6 miesięcy, o terminie płatności przypadającym w latach następnych”, w której zgodnie z § 10 załącznika nr 9 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. Nr 43, poz. 247) wykazuje się zobowiązania wynikające z zawartych umów na okres dłuższy niż 6 miesięcy. Ustalono, że w dniu 28 października 2011 r. został zawarty akt notarialny, zgodnie z którym gmina kupiła nieruchomość za kwotę 1.049.000 zł, z tym, że kwotę 546.000 zł należało zapłacić stronie sprzedającej w ciągu 14 dni od podpisania aktu, zaś kwotę 503.000 zł do dnia 18 stycznia 2012 r. Kwota 503.000 zł została ujęta prawidłowo na koncie 201 na koniec 2011 r. Pierwsza rata w kwocie 546.000 zł została zapłacona w 2011 r. i wykazana jako wydatek w rozdziale 92116 „Biblioteki”. Zobowiązań w rozdziale 92116 nie wykazano. W złożonym wyjaśnieniu Skarbnik stwierdził, że zobowiązanie na kwotę 503.000 zł (…) miało zostać uregulowane do dnia 18 stycznia 2012 roku. Zobowiązanie to nie zostało wykazane w sprawozdaniu Rb 28S (…) ponieważ uznano, iż w kolumnie „Zobowiązania ogółem” wykazuje się wszystkie bezsporne zobowiązania niespłacone do końca okresu sprawozdawczego lecz dotyczące okresu obejmowanego sprawozdaniem, a kwota do zapłaty dotyczyła następnego okresu  sprawozdawczego tj. pierwszego kwartału 2012 roku. Błędnie natomiast wykazano to zobowiązanie w sprawozdaniu Rb-Z – str. 24 protokołu kontroli.

d) w sprawozdaniu Rb-30S ZGKiM sporządzonym przez Zakład za 2011 r. nieprawidłowo został wykazany podatek VAT od otrzymanych dotacji przedmiotowych – winno być 25.617,46 zł, wykazano 12.969 zł – str. 139 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli funkcjonowania kasy w Urzędzie Miejskim, przeprowadzonej w dniu 21 stycznia 2013 r., stwierdzono następujące nieprawidłowości:

a) oprócz raportów kasowych sporządzanych dla Urzędu kasjer sporządzał również raporty kasowe dla MGOPS. Nie okazano kontrolującym uregulowań wewnętrznych odnoszących się do obsługiwania przez kasjera obrotu gotówkowego MGOPS – analizie w tym zakresie poddano instrukcję kasową oraz zakres czynności kasjera,

b) w trakcie kontroli kasy zostały okazane listy wypłat zasiłków, z których wynika, że nie została wypłacona kwota 2.874 zł, jednakże ujęto ją w raporcie jako rozchód. Raport kasowy nr 2/2013 sporządzony za okres oznaczony jako od 21 do 21 stycznia 2013 r. wykazuje przychód 20.751,90 zł i rozchód w tej samej kwocie oraz stan końcowy 0 zł. Przedstawiony sposób sporządzenia raportu świadczy o tym, że nie są przestrzegane postanowienia art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy o rachunkowości wymagające zaewidencjonowania operacji gotówkowych w dniu, w którym faktycznie zostały dokonane, a także zasady wynikające z Instrukcji kasowej, według których wszystkie obroty gotówkowe powinny być udokumentowane dowodami kasowymi – str. 31-32 protokołu kontroli,

b) przychód do raportu kasowego został ujęty w jednej kwocie pod datą 21 stycznia, a obejmował on wpłaty dokonane w dniach od 17 stycznia do 21 stycznia 2013 r. Ustalono, ze kasjer ujmuje przychód w raportach kasowych dopiero w dniu odprowadzenia gotówki do banku, mimo że raporty obejmują wpłaty kilkudniowe. Jest to niezgodne z przywołanym wyżej przepisem ustawy o rachunkowości – wszystkie dowody kasowe dotyczące wpłat i wypłat gotówki dokonywanych w danym dniu powinny być w tym dniu wpisane do raportu kasowego sporządzanego przez kasjera. Ponadto zgodnie z Instrukcją kasową raport sporządza się i zamyka codziennie – str. 32 protokołu kontroli,

c) kontrola kasy wykazała nadwyżkę w kwocie 100,98 zł. Zgodnie z wyjaśnieniem kasjera (…) w dniu 21.01.br. chciałam zamienić swoje pieniądze 100 zł. o nominale 10 szt x 10 zł na jeden cały banknot 100 zł, a że śpieszyłam się do banku (…) zapomniałam z kasy zabrać 100 zł w jednym banknocie. (…) kwota 0,98 zł to są banknoty o nominale 1 gr. które to zawsze wkładam do kasety swoje, aby można było wydać 1 gr. reszty. – str. 32 protokołu kontroli.

Analiza terminowości i kompletności czynności windykacyjnych podejmowanych względem zalegających z zapłatą należności o charakterze cywilnoprawnym wykazała następujące nieprawidłowości:

a) od nieterminowo opłaconych należności nie w każdym przypadku były naliczane odsetki za opóźnienie; z tytułu dzierżawy kontrola wykazała nienaliczenie odsetek w kwocie 6,40 zł, z tytułu najmu za lokal użytkowy – 16,30 zł, a z tytułu bezumownego korzystania z działki – 19,20 zł – str. 39-40 protokołu kontroli,

b) należności z tytułu użytkowania wieczystego za 2011 r. na kwotę 1.327,35 zł nie zostały opłacone, jednakże tylko w dwóch przypadkach (na 5) wystawione zostały upomnienia; pomimo upływu 1,5 roku od daty wystawienia upomnienia jednostka nie pojęła dalszych czynności zmierzających do wyegzekwowania należności – str. 39 protokołu kontroli; żadnych czynności nie podjęto natomiast w związku z niewniesieniem opłaty za bezumowne korzystanie z działki (termin płatności przypadał na 15 listopada 2011 r.) oraz czynszu za najem lokalu użytkowego w wysokości 800 zł – str. 39 protokołu kontroli.

           Badanie procedury opracowywania i podejmowania uchwały budżetowej gminy na 2011 r. wykazało istotną nieprawidłowość polegającą na bezpodstawnym pominięciu w uchwale budżetowej wydatków na przedsięwzięcia zgłoszone przez sołectwa do 30 września 2010 r. w trybie ustawy z dnia 20 lutego 2009 r. o funduszu sołeckim (Dz. U. Nr 52, poz. 420 ze zm.). Projekt uchwały budżetowej ustalony przez Pana Burmistrza zarządzeniem z dnia 12 listopada 2010 r. wyodrębniał kwotę 155.842 zł na realizację przedsięwzięć w ramach funduszu sołeckiego. Brak natomiast stosownych postanowień w tym zakresie w uchwale budżetowej podjętej przez Radę Miejską w dniu 30 grudnia 2010 r.

           Uchwałą z dnia 22 marca 2010 r. Rada Miejska wyraziła zgodę na wyodrębnienie funduszu sołeckiego w budżecie gminy Michałowo na 2011 r., a następnie – uchwałą z 30 grudnia 2010 r. – podjęła próbę wygaszenia mocy obowiązującej tej uchwały. Uchwałą z dnia 4 lutego 2011 r. Kolegium RIO w Białymstoku stwierdziło nieważność uchwały Rady Miejskiej z 30 grudnia 2010 r., jako podjętej z istotnym naruszeniem prawa. Kolegium wskazało, że w przypadku gdy omawiana uchwała Rady Miejskiej została podjęta w wyniku odrzucenia przez organ stanowiący wszystkich wniosków pozytywnie zweryfikowanych przez organ wykonawczy jest ona bezprzedmiotowa (zbędna) i narusza przytoczone przepisy o funduszu sołeckim, jednak jej uchylenie nie powoduje konieczności dokonywania zmian w uchwale budżetowej. Natomiast jeśli jej podjęcie było wynikiem zmiany stanowiska Rady Miejskiej, stwierdzenie jej nieważności uchwałą Kolegium RIO powoduje konieczność wprowadzenia do budżetu środków do dyspozycji sołectw, zgodnie z danymi wynikającymi z wniosków sołectw (…).

Analiza działań Pana Burmistrza podjętych w związku z uchwałą Rady Miejskiej z dnia 22 marca 2010 r. wykazała ich zgodność z przepisami ustawy o funduszu sołeckim, m.in. przyjęto 12 prawidłowych wniosków sołectw i odrzucono 2 wnioski obarczone błędami. Potwierdzenie przez kontrolujących prawidłowości przyjętych wniosków przesądza o bezprawności pominięcia przez Radę Miejską w uchwale budżetowej wydatków na przedsięwzięcia zgłoszone przez sołectwa. Zgodnie bowiem z art. 4 ust. 7 ustawy o funduszu sołeckim uchwalając budżet organ stanowiący gminy może odrzucić wniosek sołectwa tylko wówczas, gdy zamierzone zadania nie spełniają wymogów określonych w art. 1 ust. 3 tej ustawy, czyli nie są zadaniami własnymi gminy, nie służą poprawie warunków życia mieszkańców lub są sprzeczne ze strategią rozwoju gminy – str. 47-49 protokołu kontroli.

Kontrola podstaw gospodarowania nieruchomościami wykazała, że na terenie gminy Michałowo obowiązują zasady nabywania, zbywania i obciążania nieruchomości oraz ich wydzierżawiania lub najmu na okres dłuższy niż 3 lata określone uchwałą z dnia 22 czerwca 2006 r. Obowiązująca treść uchwały, mimo zmian dokonywanych w latach 2008-2009, nie uwzględnia jednak w dalszym ciągu zmodyfikowanego z dniem 22 października 2007 r. brzmienia art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. a) ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 ze zm.), który nakazuje objęcie uchwałą także zasad wydzierżawiania lub najmu nieruchomości na czas nieoznaczony – str. 56 protokołu kontroli.

Badając prawidłowość procedury sprzedaży nieruchomości nr 84/13 i 84/22 w obrębie wsi Rudnia stwierdzono, że operat szacunkowy określał ich wartość na 101.970 zł. Wartość nieruchomości została w nim określona łącznie dla obu działek. W oparciu o operat kontrolujący ustalili wartość nieruchomości na 98.019,86 zł (działka nr 84/13) i 3.950,20 zł (działka nr 84/22). Ogłoszenie o przetargu na sprzedaż nieruchomości nr 84/13 nie zostało zamieszczone w prasie o zasięgu obejmującym co najmniej powiat, na terenie którego położona jest zbywana nieruchomość, ukazującej się nie rzadziej niż raz w tygodniu. Wymóg publikacji w prasie o wskazanym zasięgu ogłoszenia o sprzedaży nieruchomości, której cena wywoławcza przekracza 10.000 euro wynika z § 5 ust. 4 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 r. w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U. Nr 207, poz. 2108 ze zm.). W wyjaśnieniu wskazał Pan, że nieprawidłowość ta wynikała z przeoczenia pracownika.

Przy sprzedaży w drodze przetargu wymienionych wyżej nieruchomości, a także innych nieruchomości wskazanych w protokole kontroli, jednostka nie udokumentowała na piśmie poinformowania nabywców o terminie i miejscu zawarcia umowy sprzedaży. Zgodnie z art. 41 ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2010 r. Nr 102, poz. 651 ze zm.) organizator przetargu jest obowiązany zawiadomić osobę ustaloną jako nabywca nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży nieruchomości, najpóźniej w ciągu 21 dni od dnia rozstrzygnięcia przetargu. Wyznaczony termin nie może być krótszy niż 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia, co przesądza o jego pisemnej formie. Nadto, w zawiadomieniu winna być zawarta informacja o prawie zbywcy do podjęcia działań wobec uchylającego się od zawarcia umowy, polegających na odstąpieniu od zawarcia umowy i zatrzymania wpłaconego wadium (art. 41 ust. 2) – str. 50-55 protokołu kontroli.

Badając prawidłowość realizowania dochodów z najmu i dzierżawy majątku gminnego ustalono, że w niektórych, opisanych w protokole kontroli, umowach termin płatności został uzależniony od daty otrzymania faktury VAT przez najemcę (dzierżawcę). Kontrola wykazała, że z uwagi na brak potwierdzeń odbioru wysyłanych faktur niemożliwe jest jednoznaczne zweryfikowanie terminowości wpłat i – w konsekwencji – ustalenie ewentualnej kwoty należnych gminie odsetek od nieterminowych wpłat. Z tego względu brak też możliwości jednoznacznego potwierdzenia prawidłowości wykazania w sprawozdaniu Rb-27S należności od kontrahentów jako należności niewymagalnych bądź zaległości – str. 56-57 i 60 protokołu kontroli.

W dwóch badanych umowach najmu nie sprecyzowano, czy dzień miesiąca wskazany jako termin płatności ma być traktowany jako płatność „z góry” czy „z dołu”. Zgodnie z art. 669 § 2 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93 ze zm.), jeżeli termin płatności czynszu nie jest w umowie określony, czynsz powinien być płacony z góry; gdy najem ma trwać dłużej niż miesiąc albo gdy umowa była zawarta na czas nie oznaczony – miesięcznie, do dziesiątego dnia miesiąca. Kontrola terminowości wpłat w kontekście zasad wynikających z k.c. wykazała, że jeden z najemców uchybiał terminowi płatności, zaś Urząd Miejski nie naliczał odsetek od nieterminowych wpłat. Kontrolujący ustalili, że odsetki od nieterminowej wpłaty należności za grudzień 2011 r. powinny wynieść 33,64 zł. Ustalono, że czynności związane z dzierżawą nieruchomości pod działalność gospodarczą i czynszami za lokale użytkowe oraz dzierżawą gruntów przez osoby fizyczne przypisano zakresami czynności 4 pracownikom Urzędu. Żadnemu z nich nie przypisano jednak wprost naliczania odsetek od nieterminowych wpłat należności – str. 58-59 protokołu kontroli.

Ponadto kontrola tego zagadnienia wykazała brak wniosków (ofert) najemców i dzierżawców w sprawie zawarcia kolejnej umowy dotyczącej tej samej nieruchomości. W myśl § 14 ust. 1 uchwały Rady Gminy z 22 czerwca 2006 r. w sprawie określenia zasad nabycia, zbycia, zamiany, obciążania nieruchomości gruntowych… dotychczasowemu dzierżawcy lub najemcy przysługuje pierwszeństwo zawarcia umowy na dalszy okres, jeżeli na 1 miesiąc przed jej wygaśnięciem złoży pisemną ofertę, jednakże pod warunkiem, że wywiązywał się z postanowień umowy i o ile nie będzie to kolidowało z interesami gminy – str. 57-60 protokołu kontroli.

W dniu 5 lipca 2012 r. Pan Burmistrz zawarł z MPO sp. z o.o. z Białegostoku umowę dzierżawy części nieruchomości niezabudowanej nr 102/3 o pow. 3,70 ha, na której zlokalizowane jest wysypisko śmieci, na okres 3 lat. W ramach umowy dzierżawca zobowiązał się m.in. do zarządzania składowiskiem odpadów. Czynsz dzierżawny ustalono w wysokości stałej – 2.750 zł netto miesięcznie i dodatkowo 35,50 zł netto od każdej tony zmieszanych odpadów komunalnych przyjętych do unieszkodliwiania poprzez składowanie (zgodnie z miesięcznym zestawieniem). Analiza prawidłowości zawarcia umowy wykazała brak wykazu nieruchomości przeznaczonej do dzierżawy. Zgodnie z art. 35 ust. 1 i 1b ustawy o gospodarce nieruchomościami, zawarcie umowy najmu lub dzierżawy na okres dłuższy niż 3 miesiące wymaga sporządzenia wykazu i upublicznienia go poprzez wywieszenie na okres 21 dni w siedzibie Urzędu oraz zamieszczenie informacji o wywieszeniu wykazu w prasie lokalnej, a także na stronie internetowej Urzędu. W zakresie realizacji umowy stwierdzono, że MPO składa co miesiąc, począwszy od września 2012 r., informacje o ilości odpadów przyjętych na składowisko (w styczniu 2013 r. wpłynęło sprawozdanie kwartalne). Umowa nie zawiera postanowień odnoszących się do zasad kontroli przez Urząd Miejski ilości przyjmowanych przez MPO odpadów w stosunku do ilości odpadów wykazywanych w składanych informacjach. Ponadto w umowie nie określono terminu, do którego powinno być składane sprawozdanie kwartalne ani rodzaju informacji podlegających ujęciu w sprawozdaniu. Ze sprawozdania wynika ilość przyjętych odpadów z podziałem na: minerały, inne odpady z mechanicznej obróbki odpadów, ziemia oraz niesegregowane (zmieszane) odpady komunalne – str. 60-62 protokołu kontroli.

Badana jednostka osiągała też dochody określone jako dochody z tytułu bezumownego użytkowania nieruchomości. Zarządzeniem z dnia 16 grudnia 2010 r. Pan Burmistrz ustalił stawki czynszu na 2011 r., w tym za bezumowne korzystanie z gruntu zabudowanego w wysokości 10 zł za m², a za korzystanie z gruntu niezabudowanego 1 zł za m². Kontrola wykazała, że z tytułu bezumownego korzystania z nieruchomości nr 233 i 234 wniesiono w dniu 23 listopada 2011 r. opłatę w wysokości 10.769,88 zł. Na podstawie operatu szacunkowego z 19 listopada 2012 r. i wypisu z rejestru gruntów stwierdzono, że powyższe nieruchomości miały powierzchnię 0,0056 ha i 0,087 ha (łącznie 0,0926 ha) i były zabudowane, w związku z czym stawka za 1 m² powinna wynosić 10 zł, a łączna opłata za bezumowne korzystanie 11.389,80 zł. Różnica w wysokości 616,92 zł wynikała z potraktowania działki 233 jako niezabudowanej. Z wyjaśnienia kierownika Referatu Inwestycyjno-Geodezyjnego wynika, że analizy terenu do naliczenia opłaty dokonano na podstawie mapy zasadniczej z roku 2008 w skali 1:1000. Z uwagi na skalę ww. mapy niemożliwe było dokładne oszacowanie, jaka część budynku jest posadowiona na przedmiotowej działce. (…) W związku z powyższym oraz z uwagi na powierzchnię 56 m. – str. 66-67 protokołu kontroli.

W toku kontroli dochodów budżetowych gminy, badaniu poddano również dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.), jest Burmistrz. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru wskazanych dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych, co doprowadziło do następujących ustaleń.

W wyniku porównania danych wynikających z decyzji podatkowych wydawanych przez organ podatkowy, dotyczących rozłożenia na raty podatków lub zaległości podatkowych z kwotami wykazanymi w sprawozdaniu Rb-27S i Rb-PDP za 2011 rok stwierdzono, że wykazane skutki są zawyżone. W kolumnie 15 sprawozdania Rb 27S, w wierszach dotyczących podatku od nieruchomości od osób prawnych oraz podatku od środków transportowych od osób fizycznych wykazano odpowiednio 8.910,00 zł, 4.595,00 zł i 14.554,00 zł. Natomiast na podstawie dokumentów źródłowych ustalono, że skutki za okres sprawozdawczy wynoszą odpowiednio. 8.415,00 zł, 4.158,00 zł i 13.958,00 zł. Z danych tych wynika, że wykazana kwota jest wyższa o 1528 zł od sumy wynikającej z decyzji podatkowych – str. 68 prot. kontroli 

            W trakcie kontroli dokonano analizy wywiązywania się podatników podatku rolnego, leśnego i od nieruchomości od osób prawnych i jednostek nie mających osobowości prawnej, z obowiązku składania deklaracji podatkowych w terminach wynikających z przepisów materialnego prawa podatkowego (opis zawarty na str.71, 73 i 75 protokołu kontroli). W jej wyniku stwierdzono, że w przypadku podatników wymienionych w zał. 3/2 pod poz. 1, 6, 8 (podatek od nieruchomości), w zał. 3/3 pod poz. 2 – 6 (podatek rolny) oraz w zał. nr 3/4 pod poz. 2-4 i 6 podatek leśny) nie odnotowano daty wpływu dokumentów, która wskazywałaby w jaki sposób wywiązywali się oni z obowiązków wynikających odpowiednio z art. 6 ust. 9 pkt 1 i  2 u.p.o.l., art. 6a ust. 8 pkt 1 i 2 ustawy o podatku rolnym  i art. 6 ust. 5 pkt 1 ustawy o podatku leśnym. Stwierdzono również, że pomimo istnienia możliwości prawnych organ podatkowy nie występował do urzędu skarbowego z wnioskami o wszczęcie postępowania w związku z popełnieniem wykroczenia wynikającego z art. 56 § 4 ustawy z dnia 10 września 1999r kodeks karno skarbowy (Dz. U. z 2007 Nr 111, poz. 765 ze zm.).

         Z kolei weryfikując deklaracje podatkowe podatników podatku od nieruchomości od osób fizycznych, osób prawnych i jednostek nie mających osobowości prawnej w zakresie prawidłowości i powszechności opodatkowania posiadanych przez nich nieruchomości i obiektów budowlanych stwierdzono, że:    

- w większości przypadków podatników wytypowanych do kontroli, przedstawiona dokumentacja nie pozwalała na zweryfikowanie podstaw opodatkowania dotyczących pow. użytkowej budynków, wartości budowli wykorzystywanych do prowadzenia działalności gospodarczej. Nie można zatem jednoznacznie stwierdzić, że podstawa opodatkowania w przypadku tych przedmiotów opodatkowania jest zgodna ze stanem faktycznym. Wskazuje to, że organ podatkowy nie dokonuje czynności sprawdzających w zakresie, o którym mowa w art. 272 pkt 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (Dz. U. 2012 poz. 749 ze zm.),

- wyjaśnić należy prawidłowość opodatkowania części nieruchomości posiadanych przez podatników wymienionych w zał. nr 3/2 pod poz. 8 i 5. Poza wykazaniem w deklaracjach gruntów, budynków i budowli związanych z działalnością gospodarczą wykazali oni również grunty i budynki pozostałe. Pierwszy z nich wykazał do opodatkowania grunty pozostałe o pow. 8300 m2 i budynki pozostałe o pow. 383 m2. Natomiast w drugim przypadku do opodatkowania wykazano 6440 m2 gruntów pozostałych oraz 532 m2 budynków pozostałych. Mając na uwadze regulacje zawarte w art. 1a ust. 1 pkt 3 u.p.o.l. w przypadku wykazania przez przedsiębiorców gruntów i budynków pozostałych, organ podatkowy powinien przeprowadzić postępowanie wyjaśniające. Przywołany przepis stanowi, iż za grunty, budynki i budowle związane z prowadzeniem działalności gospodarczej rozumie się grunty, budynki i budowle będące w posiadaniu przedsiębiorcy lub innego podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą, z wyjątkiem budynków mieszkalnych oraz gruntów związanych z tymi budynkami, a także gruntów, o których mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1 lit. b, chyba że przedmiot opodatkowania nie jest i nie może być wykorzystywany do prowadzenia tej działalności ze względów technicznych. A zatem tylko w ściśle określonych sytuacjach przedsiębiorca może wykazać posiadane grunty i budynki jako pozostałe. Jedną z nich jest sposób sklasyfikowania gruntów w ewidencji gruntów i budynków. W przypadku użytków rolnych podlegają one opodatkowaniu podatkiem od nieruchomości w sytuacji wykorzystywania ich w działalności gospodarczej (art. 2 ust. 2 u.p.o.l). Kolejną istotną sprawą jest sprawdzenie czy grunty nie będące użytkami rolnymi są związane z budynkiem mieszkalnym. Natomiast w przypadku budynków wskazanym byłoby sprawdzenie czy ich stan techniczny możliwa przedsiębiorcy wykorzystywanie. Na podstawie przedstawionej ewidencji geodezyjnej stwierdzono, że w przypadku podatnika wymienionego pod poz. 8, grunty wykazane jako pozostałe są sklasyfikowane jako użytki rolne (Br R V – 0,37 ha i R V- 0,46 ha). A zatem jeżeli nie są one zajęte na działalność gospodarczą nie mogą podlegać opodatkowaniu podatkiem od nieruchomości. Właściwe wówczas jest opodatkowanie ich podatkiem rolnym. W przypadku pozostałych przedmiotów opodatkowania z całą pewnością podlegać będą opodatkowaniu podatkiem od nieruchomości, natomiast stawka podatkowa uzależniona będzie od ustaleń dokonanych w toku postępowania podatkowego, 

- w przypadku kolejnych dwóch podatników wyjaśnienia wymagają rozbieżności pomiędzy pow. gruntów wykazanych w deklaracjach a zapisami ewidencji gospodarczej. Podatnik wymieniony w zał. nr 3/2 pod poz. 10 według przedstawionej dokumentacji geodezyjnej posiada grunty o pow. 13255 m2, natomiast do opodatkowania wykazał 13760 m2 gruntów. W drugim przypadku podatnik wymieniony w zał. 3/2 pod poz. 4 w deklaracji podatkowej wykazał grunty o pow. 385954 m2. Natomiast z ewidencji gruntów i budynków wynika, że posiada on grunty o pow. 286365 m2 i grunty Skarbu Państwa dzierżawione od Nadleśnictwa Żednia w sumie 385915 m2. Wykazanie przez podatników powierzchni gruntów niezgodnej z zapisami ewidencji gruntów i budynków jest naruszeniem art. 2 ust. 1 i 2 u.p.o.l. w związku z art. 1a ust. 3 ustawy oraz art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 17 maja 1989 roku Prawo geodezyjne i kartograficzne ( Dz. U. z 2010r. Nr 193, poz. 1287 ze zm.). Zgodnie z przywołanymi przepisami podstawą opodatkowania jest pow. gruntów i budynków wynikająca z ewidencji gruntów i budynków,

- w przypadku podatnika wymienionego w zał. nr 3/2 pod poz. 11 postępowania wyjaśniającego wymaga wykazanie przez niego do opodatkowania gruntów sklasyfikowanych w ewidencji gruntów i budynków jako Ws - grunty pod wodami powierzchniowymi stojącymi o pow. 189800,00 m2 (podatek 79 zł), które są własnością Skarbu Państwa. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 29 marca 2001 roku w sprawie ewidencji gruntów i budynków do kategorii Ws zalicza się grunty pod wodami w jeziorach i zbiornikach innych niż określone w pkt 1 i 2, które mogą korzystać ze zwolnienia wynikającego z art. 7 ust. 1 pkt 8a ustawy. Przepis ten stanowi, że z podatku są zwolnione, będące własnością Skarbu Państwa grunty pokryte wodami jezior o ciągłym dopływie lub odpływie wód powierzchniowych oraz grunty zajęte pod sztuczne zbiorniki wodne. A zatem jeżeli posiadane przez podatnika grunty spełniałyby warunki wymienione w art. 7 ust. 1 pkt 8a ustawy korzystałyby ze zwolnienia - str. 69-71 protokołu kontroli.

Natomiast w wyniku kontroli podatników podatku rolnego i leśnego od osób prawnych nieprawidłowości w opodatkowaniu stwierdzono jedynie w przypadku podatnika wymienionego w zał. nr 3/4 pod poz. 5. Z ewidencji podatkowej wynika, że posiada on grunty leśne o pow. 2,1484 ha, z których opodatkowaniu podlega 1,7761 ha, a pozostałe są zwolnione z podatku na mocy art. 7 ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku leśnym. Inaczej sytuację przedstawia ewidencji gruntów i budynków, zgodnie z którą w posiadaniu podatnika jest jedynie 1,7761 ha gruntów leśnych, a pozostałe 0,3623 ha są to użytki rolne. Wykazanie do opodatkowania podatkiem leśnym gruntów rolnych stanowi naruszenie art. 1 ust. 1 i 2 ustawy o podatku leśnym, w myśl którego opodatkowaniu podatkiem leśnym podlegają określone w ustawie lasy, z wyjątkiem lasów zajętych na wykonywanie innej działalności gospodarczej niż działalność leśna. A za las w rozumieniu ustawy uważa się grunty leśne sklasyfikowane w ewidencji gruntów i budynków jako lasy – str. 75 protokołu kontroli.

Badanie prawidłowości wymiaru podatku leśnego w grupie podatników zaliczonych do kategorii „osoby fizyczne”, wykazało jeden przypadek (poz. 34 w zał nr ¾) opodatkowania podatkiem leśnym gruntów, które nie są lasami w myśl przepisów ustawy o podatku leśnym. Opodatkowano podatkiem leśnym grunty sklasyfikowane, zgodnie z ewidencją podatkową, jako Lz – grunty zadrzewione i zakrzewione, o pow. 0,15 ha. Zgodnie z § 68 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 29 marca 2001r. w sprawie ewidencji gruntów i budynków (Dz. U. Nr 38, poz. 454) stanowią one oddzielną kategorię gruntów, nie zaliczaną do lasów. Ponadto należy zwrócić uwagę w jaki sposób do ewidencji podatkowej są wprowadzone pow. gruntów podlegające opodatkowaniu. Ponieważ przepisy materialnego prawa podatkowego, przy ustalaniu podstawy opodatkowania odsyłają do ewidencji gruntów i budynków, należy zatem przyjąć, że ewidencja podatkowa powinna stanowić jej odbicie. Jeżeli więc w ewidencji geodezyjnej pow. gruntów jest wprowadzona do czterech miejsc po przecinku to również ewidencja podatkowa powinna być prowadzona w takim stopniu szczegółowości. Na przykład dane geodezyjne dotyczące podatnika wymienionego pod poz. 36 są podawane do czterech miejsc po przecinku - 17,9374 ha. Natomiast w ewidencji podatkowej organ podatkowy zaokrąglił pow. gruntów do dwóch miejsc po przecinku i wynosi ona 17,94 ha - str. 76 protokołu kontroli.

Analiza decyzji podatkowych, na podstawie których organ podatkowy stosował zwolnienia z podatku rolnego, wykazała przypadki wadliwych rozstrzygnięć, co polegało na:

- braku uzasadnienia prawnego i jego wyjaśnienia w przypadku decyzji nr Fn.312.1.2011.HP z dnia 28.06.2011r. w sprawie udzielenia ulgi inwestycyjnej w wysokości 65.065,00 zł, co narusza art. 210 § 1 ust. 6 Ordynacji podatkowej,

- braku kompletności materiału dowodowego zebranego w trakcie postępowania podatkowego, zakończonego wydaniem decyzji FN.3123.1.2011.MS z dnia 21.09.2011r., z którego nie wynika, czy sprzedający jest dla podatnika osoba obcą. Zgodnie z art. 12 ust. 5 ustawy o podatku rolnym w razie nabycia gruntów od indywidualnych właścicieli gospodarstw rolnych, nie stosuje się zwolnienia, jeżeli nabywca jest małżonkiem, krewnym w linii prostej lub jego małżonkiem, pasierbem, zięciem lub synową sprzedawcy gruntów. A zatem w trakcie postępowania podatkowego organ podatkowy powinien uzyskać dokumenty rozstrzygające powyższą kwestię,

- naruszeniu art. 139 § 1 Op. w przypadku decyzji FN.3123.2.2011 z dnia 11.07.2011 r.. Prowadzone postępowanie podatkowe trwało ponad miesiąc, co w przypadku spraw o zastosowanie zwolnienia z podatku rolnego nowo nabytych gruntów na powiększenie istniejącego gospodarstwa należy uznać za nieprawidłowe. W myśl wskazanego przepisu załatwienie sprawy wymagającej przeprowadzenia postępowania dowodowego powinno nastąpić bez zbędnej zwłoki, jednak nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej - nie później niż w ciągu 2 miesięcy od dnia wszczęcia postępowania, chyba że przepisy niniejszej ustawy stanowią inaczej. Tego rodzaju sprawy nie wymagają skomplikowanych i długotrwałych działań usprawiedliwiających prowadzenie go w wydłużonym terminie – str. 77-79 protokołu kontroli.

         Okazana dokumentacja podatkowa dotycząca podatku od środków transportowych uniemożliwia weryfikację wszystkich parametrów niezbędnych do sprawdzenia wysokości zadeklarowanego podatku. W szczególności dotyczy to pojazdów zarejestrowanych przed rokiem 2009. A zatem można stwierdzić, że organ podatkowy nie prowadzi czynności sprawdzających w zakresie określonym w art. 272 Ordynacji podatkowej. W toku przeprowadzonych czynności kontrolnych stwierdzono przypadki:

 nieprawidłowego ustalenia stawki podatkowej dla ciągników siodłowych, których dmc  zespołu pojazdów wynosi 40 ton. Do ustalenia kwoty należnego podatku podatnicy wymienieni w zał. 3/6 pod poz. 10, 11 i 25 stosowali stawkę podatkową wynoszącą 1500 zł. Natomiast zgodnie z uchwałą Nr XXXIII/299/09 w sprawie stawek podatku od środków transportowych dla tego typu pojazdów stawka wynosi 1750 zł. Różnica w przyjętej stawce wynosi więc 250 zł. W roku 2011 wadliwie opodatkowano 17 pojazdów,

- podatnika wymienionego pod poz. 18 - według dokumentów ze Starostwa Powiatowego posiadany przez niego samochód ciężarowy podlegał opodatkowaniu w roku 2011 przez 7 m-cy (data wyrejestrowania 25.07.2011r.) W myśl art. 9 ust. 5 u.p.o.l. obowiązek podatkowy, o którym mowa w ust. 1 i 2, wygasa z końcem miesiąca, w którym środek transportowy został wyrejestrowany lub wydana została decyzja organu rejestrującego o czasowym wycofaniu pojazdu z ruchu lub z końcem miesiąca, w którym upłynął czas, na który pojazd powierzono. Z dokumentacji podatkowej wynika, że dmc samochodu ciężarowego wynosi 22,15 tony, a pozostałe parametry to 3 osie i innym system zawieszenia. Stawka podatkowa wynikająca z uchwały dla tego typu pojazdów wynosi 1800 zł. Natomiast uwzględniając czas trwania obowiązku podatkowego podatek do zapłaty 1050 zł. Z konta podatkowego wynika, że podatnik opłacił podatek w wysokości 900 zł i nie posiada zaległości w wysokości 150 zł z tytułu niezapłaconego podatku. W kontrolowanym okresie podatnik nie złożył deklaracji korygującej, czym nie dopełnił obowiązku wynikającego z art. 9 ust. 8 pkt 2 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. Dokument korygujący został złożony w roku 2012 i wówczas zapisy konta podatkowego odzwierciedlały stan faktyczny,

- nieprawidłowego opodatkowania trzech przyczep o nr rejestracyjnych ….[1] przez podatnika wymienionego pod poz. 2. Zgodnie z art. 8 pkt 6 u.p.o.l. w przypadku przyczep podstawą opodatkowania jest dmc zespołu pojazdów, który jest tworzony przez przyczepę oraz pojazd silnikowy. W załączniku do deklaracji nie została podana dmc zespołu pojazdów, co uniemożliwia weryfikację wartości zadeklarowanego podatku oraz wskazuje, iż załączniki do deklaracji nie zostały sporządzone zgodnie ze obowiązującym wzorem deklaracji. Również z okazanej dokumentacji, w tym wydruków ze Starostwa Powiatowego nie wynika jaka jest dmc zespołu pojazdów. W przypadku zestawienia przyczep z posiadanymi przez podatnika samochodami ciężarowymi o dmc 24 i 26 ton w zależności od konfiguracji otrzymalibyśmy zespoły pojazdów, których dmc wynosi 40 ton, 42 lub 44 tony. Spowodowałoby to zwiększenie stawek podatkowych z 320 zł na 1720 zł. Ponadto stwierdzono, że w przypadku pojazdu ….[2] (sam. cież.) istnieje rozbieżność, co do rodzaju zawieszenia. Według podatnika pojazd posiada inny system zawieszenia, tymczasem z zapisów ewidencji Starostwa jest to zawieszenie pneumatyczne. Opodatkowanie pojazdu według danych ze Starostwa zmniejszyłoby podatek o 58 zł. W trakcie roku podatkowego (09.09.2011) podatnik złożył deklarację korygującą w związku ze zmianą miejsca zamieszkania. Zmiana miała nastąpić 30.07.2011 roku, a zatem podatnik nie dotrzymał terminu wynikającego z art. 9 ust. 6 pkt 2 u.p.o.l., który zobowiązuje podatnika do poinformowania organu podatkowego o wszelkich zmianach mających wpływ na zobowiązanie podatkowe w ciągu 14 dni od zaistnienia tych okoliczności. Również podatnik wymieniony pod poz. 23 w załączniku do deklaracji nie wykazał dmc zespołu pojazdów, a podał jedynie dmc pojazdu wynoszące 8,4 tony. Stawka podatkowa wykazana w deklaracji odpowiada opodatkowaniu zespołu pojazdu od dmc od 7 do poniżej 12 ton. Ustalenie dmc pojazdu silnikowego może skutkować zwiększeniem dmc zespołu pojazdów i stawki podatkowej.

- nie wskazania w załączniku do deklaracji faktycznej dmc pojazdu, liczby osi i rodzaju zawieszenia i innych danych, które pozwalałyby na weryfikację stawki podatkowej wynikającej z deklaracji wynoszącej 800 zł, przez podatnika wymienionego pod poz. 21. Można zatem stwierdzić, że deklaracja nie była poddana weryfikacji w toku prowadzonych czynności sprawdzających lub też prowadzono je w niepełnym zakresie, co narusza art. 272 Ordynacji podatkowej,

     - nie wykazania do podatkowania, przez podatnika wymienionego pod poz. 9, przyczepy o nr rejestracyjnym …..[3]. Czyn ten stanowi naruszenie art. 8 pkt 6 u.p.o.l. w myśl którego opodatkowaniu podatkiem od środków transportowych podlegają przyczepy i naczepy, które łącznie z pojazdem silnikowym posiadają dopuszczalną masę całkowitą równą lub wyższą niż 12 ton, z wyjątkiem związanych wyłącznie z działalnością rolniczą prowadzoną przez podatnika podatku rolnego - str. 79-82 prot. kontroli.

Z opisu zawartego na stronach 82-87 protokołu kontroli wynika, że stwierdzono nieprawidłowości w zakresie prowadzenia postępowania podatkowego dotyczącego udzielania ulg w zapłacie podatku na podstawie przepisów ustawy Ordynacja podatkowa oraz formalno prawnej zgodności wydawanych decyzji z przepisami ustawy. Ustalono, że w części z nich materiał dowodowy oraz treść uzasadnienia faktycznego nie wskazują faktów i dowodów, które pozwalałyby na uzyskanie przez organ podatkowy przywileju w postaci możliwości zastosowania ulgi. Z uzasadnienia prawnego analizowanych decyzji wynika, że zdaniem organu podatkowego za przesłanki umożliwiające zastosowanie ulgi w zapłacie podatku, wskazane w art. 67a § 1 Ordynacji podatkowej należy rozumieć sytuację znacznego obniżenia zdolności płatniczej podatnika spowodowanej zdarzeniem losowym np. powódź, pożar, kradzież lub inne zdarzenia uznane za wyjątkowe, na które podatnik nie miał wpływu lub którym nie mógł zapobiec. Natomiast interesem publicznym w rozumieniu organu podatkowego jest pewna potrzeba (dobro), której zaspokojenie powinno służyć zbiorowości lokalnej lub całemu społeczeństwu. Niestety materiał dowodowy w powiązaniu z treścią uzasadnienia faktycznego nie przedstawia faktycznej sytuacji materialnej podatnika. Nie można również stwierdzić, czy sytuacja ta miała charakter nagły, nie dający się przewidzieć oraz przejściowy. W jednym z przypadków, w którym wystąpiło zdarzenie wymienione w wyjaśnieniu do uzasadnienia prawnego organ podatkowy nie prowadził żądnych czynności które przedstawiłyby skutki pożaru i jego wpływu na sytuację finansową podatnika. Możliwe jest, że podatnik posiadał ubezpieczenie budynku, w którym wybuchł pożar lub też posiada środki finansowe, które zabezpieczają jego sytuację materialną.  Przepisy Działu IV Ordynacji podatkowej już na wstępie wskazują, że organy podatkowe mają działać na podstawie przepisów prawa (art. 210) oraz w sposób budzący do nich zaufanie (art. 120). W toku postępowania jest on zobligowany do podejmowania w toku postępowania wszelkich niezbędnych działań w celu dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz załatwienia sprawy (art. 122). Natomiast poprzez art. 187 § 1 Op ustawodawca zobowiązał organ podatkowy do zebrania i wyczerpującego rozpatrzenia całego materiału dowodowego, do którego należy zaliczyć m.in. deklaracje podatkowe, opinie biegłych, księgi podatkowe itp. (art. 181 Op). Organy podatkowe mają również obowiązek dokonania, na podstawie zebranego materiału dowodowego, oceny czy dana okoliczność została faktycznie udowodniona (art. 191 Op). Jej wyrażenie powinno się znaleźć w uzasadnieniu faktycznym decyzji (art. 210 § 4 Op). Przede wszystkim powinny być wskazane przesłanki jakimi kierował się organ wydając rozstrzygnięcie, a w szczególności wskazania faktów uznanych za udowodnione, przyczyn dla których innym dowodom odmówiono wiarygodności oraz przepisów prawa zastosowanych w sprawie.

Mając na uwadze opis zawarty na stronach 87-89 protokołu kontroli stwierdzono, że działaniami upominawczymi i egzekucyjnymi nie objęto wszystkich podatników posiadających na koniec roku zaległość podatkową co narusza postanowienia ustawy o egzekucji w administracji i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. Nr 137, poz. 1541 ze zm.). Przywołane przepisy zobowiązują wierzyciela do podjęcia czynności zmierzających do wyegzekwowania należności (art. 6 § 1 ustawy i § 3 ust. 1 i § 5 ust. 1 rozporządzenia). Ponadto stwierdzono, że ewidencja upomnień nie była prowadzona zgodnie z obowiązującym wzorem ponieważ brak w niej wszystkich wystawionych upomnień oraz wpisów wystawionych numerów tytułów wykonawczych. Tym samym nie odzwierciedla ona stanu faktycznego jaki panował w kontrolowanym okresie nie można zatem uznać jej za prowadzoną zgodnie z obowiązującymi przepisami. 

W wyniku analizy zapisów instrukcji w sprawie ewidencji i poboru podatków i opłat w Urzędzie Miejskim w Michałowie wprowadzonej do stosowania Zarządzeniem Nr 2/VI/10 Burmistrza Michałowa w sprawie przepisów wewnętrznych regulujących gospodarkę finansową Urzędu Miejskiego w Michałowie stwierdzono, że zawiera ona  uregulowania nie mające umocowania w obowiązujących przepisach. W § 4 ust. 3 zapisano, iż z kwoty wpłaconej na pokrycie zaległej należności podatkowej pokrywa się w pierwszej kolejności należne koszty egzekucyjne i koszty upomnienia związane z tą należnością oraz odsetki za zwłokę zgodnie z art. 55 § 2 ustawy Ordynacja podatkowa – str. 90 protokołu kontroli.

        Natomiast weryfikacja kont podatników wymienionych w zał. 3/2, 3/3, 3/4, 3/5, 3/6. wykazała nieprawidłowości dotyczące księgowania zaległych zobowiązań podatkowych, polegające na nieprzestrzeganiu zapisów art. 55 § 2 i art. 62 § 1 i § 4 Ordynacji podatkowej. Pierwszy z przywołanych przepisów reguluje kwestie sposobu rozliczenia wpłaty gdy jej wysokość nie pokrywa kwoty należności głównej i odsetek za zwłokę. Wówczas wpłatę tę zalicza się proporcjonalnie na poczet kwoty zaległości podatkowej oraz kwoty odsetek za zwłokę w stosunku, w jakim, w dniu wpłaty, pozostaje kwota zaległości podatkowej do kwoty odsetek za zwłokę. Natomiast w drugim przepisie ustawodawca wskazał, że jeżeli na podatniku ciążą zobowiązania z różnych tytułów, dokonaną wpłatę zalicza się na poczet podatku, począwszy od zobowiązania o najwcześniejszym terminie płatności, chyba że podatnik wskaże, na poczet którego zobowiązania dokonuje wpłaty. Ponadto w przypadkach gdy rozksięgowywano wpłaty nie wydawano postanowień w tej materii. Tym samym podatnicy mogli nie zadawać sobie sprawy o i ich faktycznym saldzie w rozliczeniach z organem podatkowym. Szczegółowy opis stwierdzonych uchybień zawarto w protokole kontroli na stronach 91-101.

W trakcie analizy zapisów uchwały Nr XIII/111/07 Rady Gminy w Michałowie z dnia 28 grudnia 2007 roku w sprawie inkasa łącznego zobowiązania pieniężnego, poboru podatku od nieruchomości, podatku rolnego i leśnego oraz określenia wysokości wynagrodzenia za inkaso stwierdzono, że treść § 3 ust. 2 zgodnie z którym inkasenci są zobowiązania wpłacić pobrane należności w ciągu dwóch dni od ich poboru jest sprzeczna z art. 47 § 4a Ordynacji podatkowej. Przepis ten stanowi, że terminem płatności dla inkasentów jest dzień następujący po ostatnim dniu, w którym, zgodnie z przepisami prawa podatkowego, wpłata podatku powinna nastąpić, chyba że organ stanowiący właściwej jednostki samorządu terytorialnego wyznaczył termin późniejszy. Literalne brzmienie zapisu wynikającego z uchwały wskazuje, że inkasent ma obowiązek podatek wpłacić w ciągu dwóch dni od jego poboru. Tymczasem intencją ustawodawcy było uproszczenie pracy inkasenta poprzez wskazanie terminu płatności przypadającego jeden dzień po terminach płatności ustalonych dla podatników, a organom stanowiącym dał uprawnienie umożliwiające ustalenie późniejszego terminu płatności. Natomiast w wyniku kontroli prawidłowości ustalenia wysokości naliczonego wynagrodzenia stwierdzono, że nie stosowano zasady wynikającej z art. 63 § 1Op, zgodnie z którą podstawy opodatkowania, kwoty podatków, odsetki za zwłokę, opłaty prolongacyjne, oprocentowanie nadpłat oraz wynagrodzenia przysługujące płatnikom i inkasentom zaokrągla się do pełnych złotych w ten sposób, że końcówki kwot wynoszące mniej niż 50 groszy pomija się, a końcówki kwot wynoszące 50 i więcej groszy podwyższa się do pełnych złotych, z zastrzeżeniem § 1a i 2 - str. 101-102 protokołu kontroli.

         W zakresie udzielania dotacji stwierdzono, że zarządzeniem z dnia 14 lutego 2011 r. Pan Burmistrz ogłosił otwarty konkurs ofert na realizację zadań z zakresu upowszechniania kultury fizycznej w 2011 r. na podstawie przepisów ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2010 r. Nr 234, poz. 1536 ze zm.). Z ogłoszenia wynikało m.in., że warunkiem przystąpienia do konkursu jest złożenie oferty zgodnie z wzorem określonym rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 27 grudnia 2005 r. w sprawie wzoru oferty realizacji zadania publicznego…, podczas gdy w czasie ogłaszania konkursu obowiązywało rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 grudnia 2010 r. w sprawie wzoru oferty realizacji zadania publicznego… (Dz. U. z 2011 r., Nr 6, poz. 25). Ogłoszenie nie zawierało ponadto przewidzianej przez art. 13 ust. 2 pkt 7 ustawy informacji o zrealizowanych przez organ administracji publicznej, w roku ogłoszenia otwartego konkursu ofert i w roku poprzednim, zadaniach publicznych tego samego rodzaju i związanych z nimi kosztami, ze szczególnym uwzględnieniem wysokości przekazanych dotacji.

         Wybrana oferta KS Michałowo nie zawierała informacji, wymaganej przez art. 14 ust. 1 pkt 5 ustawy, o posiadanych zasobach rzeczowych i kadrowych zapewniających wykonanie zadania publicznego. Kontrola rozliczenia dotacji udzielonej umową z dnia 15 marca 2011 r. wykazała, że sprawozdanie końcowe z dnia 25 stycznia 2012 r. zawiera zestawienie wydatków na łączną kwotę udzielonej dotacji – 150.000 zł. Porównano wydatki w poszczególnych pozycjach z ofertą i stwierdzono niewynikające z oferty wydatki na transfer zawodników (seniorzy IV liga) w wysokości 9.520 zł – str. 106-109 protokołu kontroli. Zgodnie z obowiązującymi przepisami zadanie ma zostać wykonane zgodnie z umową i ofertą, w tym ze zaktualizowanym, stosownie do przyznanej dotacji, harmonogramem i kosztorysem – art. 16 ust. 1 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie oraz wzór umowy stanowiący załącznik nr 2 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 grudnia 2010 r. w sprawie wzoru oferty i ramowego wzoru umowy... Zatem kwoty ujęte w poszczególnych pozycjach kosztorysu nie mogą być traktowane dowolnie przez otrzymującego dotację.

Badając prawidłowość przetargu nieograniczonego na wyłonienie wykonawcy nawierzchni dróg na terenie gminy stwierdzono, że wartość szacunkowa zamówienia w kwocie 1.131.013,13 zł netto (294.611,39 euro) została ustalona w dniu 1 lipca 2010 r. Jak wynika z protokołu z postępowania, wartość ta została ustalona na podstawie kalkulacji własnej. W myśl art. 33 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.) wartość zamówienia na roboty budowlane ustala się na podstawie kosztorysu inwestorskiego sporządzanego na etapie opracowania dokumentacji projektowej albo na podstawie planowanych kosztów robót budowlanych określonych w programie funkcjonalno-użytkowym, jeżeli przedmiotem zamówienia jest wykonanie robót budowlanych w rozumieniu ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (Dz. U. z 2010 r. Nr 243, poz. 1623 ze zm. ). Z ustaleń kontroli wynika, że jednostka nie posiadała wymaganych ustawą dokumentów, które mogą stanowić podstawę ustalenia wartości zamówienia na roboty budowlane.

Analiza realizacji tego zamówienia wykazała ponadto, że wszystkie wystawione przez wykonawcę faktury przewidywały 30-dniowy terminy płatności od daty wystawienia – wbrew zapisom umowy, stanowiącym że należność wynikająca z faktur będzie płatna w terminie 30 dni od otrzymania faktury przez zamawiającego – str. 117-120 protokołu kontroli.

W Urzędzie Miejskim brak pisemnych procedur wyłaniania wykonawców zamówień publicznych o wartości poniżej 14.000 euro, tj. zamówień, do których nie mają zastosowania przepisy Prawa zamówień publicznych. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.) w art. 44 ust. 3 pkt 1 stanowi, że wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. Zapewnienie przestrzegania tej zasady należy do obowiązków kierownika jednostki z zakresu organizacji kontroli zarządczej, co wynika z art. 68 w zw. z art. 69 ust. 1 ustawy o finansach publicznych oraz standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych ogłoszonych komunikatem Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 15, poz. 84). Z ustaleń kontroli wynikam, że w Urzędzie stosowane są nieuregulowane formalnie zasady, polegające na wysyłaniu tzw. zapytania ofertowego, do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców, natomiast w przypadku zakupów i usług ogólnodostępnych i powszechnych prowadzi się telefoniczne rozpoznanie cenowe, z których sporządzane są notatki a następnie dokonywane zlecenia – str. 109 protokołu kontroli.

W zakresie gospodarowania nieruchomościami stwierdzono, że Pan Burmistrz nie sporządził planu wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości. Obowiązek ustalenia takiego planu wynika z art. 25 ust. 2 w zw. z art. 23 ust. 1 pkt 3 ustawy o gospodarce nieruchomościami, zaś wymagania co do jego treści określają przepisy art. 23 ust. 1d ustawy – str. 129 protokołu kontroli.

Jednostki budżetowe gminy oraz Zakład Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Michałowie działający w formie zakładu budżetowego nie zostały formalnie wyposażone w majątek nieruchomy, którym władają. Stosownie do postanowień art. 43 ust. 1 w zw. z art. 4 pkt 10 ustawy o gospodarce nieruchomościami, formą prawną władania nieruchomością przez gminną jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej jest trwały zarząd, ustanawiany w drodze decyzji administracyjnej – str. 129 protokołu kontroli.

Analiza zagadnień dotyczących organizacji i funkcjonowania gminnych jednostek organizacyjnych wykazała ponadto, że w gminie Michałowo nie jest prowadzony rejestr instytucji kultury w formie elektronicznej. Od 21 maja 2012 r. obowiązuje rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 26 stycznia 2012 r. w sprawie sposobu prowadzenia i udostępniania rejestru instytucji kultury (Dz. U. z 2012 r., poz. 189) nakładające obowiązek prowadzenia rejestru instytucji kultury w postaci elektronicznej. Dane podlegające ujęciu w rejestrze wymienia § 3 ust. 1 rozporządzenia. W myśl § 14 ust. 1 rozporządzenia dotychczas prowadzony rejestr (w formie papierowej) podlega dołączeniu do akt rejestrowych prowadzonych przy rejestrze danej instytucji – str. 7 protokołu kontroli.

Badając rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi ustalono, że w 2011 r. zakładowi budżetowemu Zakład Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej została udzielona dotacja celowa bez określenia na piśmie takich warunków, jak: wysokość, cel i zakres rzeczowy dotowanego zadania, termin wykorzystania dotacji, termin i sposób rozliczenia dotacji oraz termin zwrotu niewykorzystanej części dotacji, wymaganych przy udzielaniu dotacji celowej z budżetu gminy na mocy art. 250 ustawy o finansach publicznych. Przywołany przepis przewiduje określanie tych postanowień w drodze umowy. Niezależnie od wątpliwości prawnych co do zakresu możliwości dokonywania czynności prawnych z kierownikiem zakładu budżetowego (działającym na podstawie pełnomocnictwa Pana Burmistrza) należy wskazać, że powinien zostać sporządzony dokument, w którym zawrze Pan warunki niezbędne dla prawidłowego (zgodnego z wolą dotującego) wykorzystania i rozliczenia dotacji, zaś kierownik zakładu potwierdzi ich znajomość – str. 136-137 protokołu kontroli.

W trakcie 2011 roku wprowadzono do uchwały budżetowej dotację celową dla GOK w wysokości 33.000 zł z przeznaczeniem na wymianę palników w piecu centralnego ogrzewania w budynku GOK. W tym przypadku również – wbrew postanowieniom art. 250 ustawy o finansach publicznych – nie została zawarta umowa w sprawie udzielenia dotacji celowej – str. 141 protokołu kontroli.

         W zakresie przekazywania w 2011 r. dotacji przedmiotowej dla ZGKiM ustalono, że środki zostały przekazane w następujących terminach: 4 stycznia – 20.000 zł, 26 stycznia – 18.000 zł, 14 marca – 36.000 zł, 28 marca – 54.000 zł, 1 września – 18.000 zł i 21 grudnia – 121.700 zł. Zgodnie z § 45 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 7 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (Dz. U. Nr 241, poz. 1616) zarząd jednostki samorządu terytorialnego przekazuje samorządowym zakładom budżetowym dotacje, o których mowa w art. 15 ust. 3 pkt 1 ustawy o finansach publicznych, w wysokości odpowiedniej do stopnia realizacji finansowanych zadań. Kwoty przekazywanych środków w odniesieniu do terminów ich przekazania i rodzajów działalności objętych dotowaniem nie pozwalają na uznanie, aby uwzględniano przywołany § 45 ust. 1 rozporządzenia przekazując m.in. około 45% rocznej dotacji w grudniu 2011 r. – str. 137 protokołu kontroli.

Zakład Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej nie planował na 2011 r. nadwyżki środków obrotowych. Ze sprawozdania Rb-30S Zakładu za 2011 r. wynika, że zaplanowano na koniec 2011 r. stan środków obrotowych w wysokości 216.749 zł (jak wykazała kontrola nie przekraczało to 1/6 planowanych na rok następny kosztów wynagrodzeń i pochodnych od wynagrodzeń). Zgodnie ze sprawozdaniem Rb-30S za 2011 r. faktyczny stan środków obrotowych na koniec roku stanowił kwotę 796.800,51 zł i przewyższał stan planowany o 580.051,51 zł. Sposób ustalania nadwyżki środków obrotowych w samorządowych zakładach budżetowych określił Minister Finansów przepisami rozporządzenia w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych. Z kolei na podstawie art. 16 ust. 2 pkt 5 ustawy o finansach publicznych organ stanowiący (Rada Miejska) powinien określić terminy i sposób ustalania zaliczkowych wpłat do budżetu nadwyżki środków obrotowych przez zakład, a także sposób i terminy rocznych rozliczeń i dokonywania wpłat do budżetu. Analiza uchwał podjętych przez Radę Miejską, odnoszących się do funkcjonowania ZGKiM, wykazała, że w żadnym z aktów nie określono tych kwestii.

Wynikająca ze sprawozdania Rb-30S nadwyżka środków obrotowych wynosząca 580.051,51 zł nie została wpłacona do budżetu. Dochody z tego tytułu nie zostały również zaplanowane w uchwale budżetowej. Należy zauważyć, że zgodnie z art. 15 ust. 7 ustawy o finansach publicznych, organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego może zwolnić zakład budżetowy z obowiązku dokonania wpłaty nadwyżki środków obrotowych ustalonej na koniec okresu sprawozdawczego. Stosowna uchwała w tej sprawie nie została jednak podjęta przez Radę Miejską. Zgodnie z ze złożonym wyjaśnieniem nie przypisano należności od Zakładu z tytułu nadwyżki środków obrotowych, ponieważ mimo, że ze sprawozdania Rb – 30 taka należność wynika to jednak faktyczna sytuacja tej jednostki organizacyjnej jest inna niż odzwierciedlają ją dane liczbowe. Stan środków obrotowych w wysokości 796.800,51 zł stanowią głównie: zafakturowane (lecz niezapłacone) należności z tytułu świadczonych przez ZGKiM usług (…) jak wynika ze sprawozdania na rachunku bankowym znajdowały się w dniu 31 grudnia 2011 roku środki pieniężne w wysokości 45 810,60 zł, co nie daje żadnej możliwości wpłaty nadwyżki wpłaty do budżetu nawet jeżeli zostanie ona faktycznie przypisana (…) jedyną możliwością uniknięcia nieprawidłowości będzie przygotowanie  projektu i uchwalenie uchwały Rady w sprawie zwolnienia zakładu z obowiązku dokonania wpłaty nadwyżki środków obrotowych ustalonej na koniec okresu sprawozdawczego, jednak jak dotąd takich nie poczyniono – str. 139-140 protokołu kontroli.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były wynikiem nieprzestrzegania bądź błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy, a także niewłaściwego funkcjonowania kontroli zarządczej.

         Organem wykonawczym gminy jest Burmistrz, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowania projektów uchwał Rady Miejskiej, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem gminy, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową gminy (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Burmistrz jako organ wykonawczy gminy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Burmistrzu – kierowniku jednostki – zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych oraz pracownikach, którym powierzono obowiązki w zakresie gospodarki finansowej.

Burmistrz jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 par. 1 pkt 1 Ordynacji podatkowej.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości oraz nadzorowania prac z tego zakresu spoczywały, stosownie do zakresu czynności, na Skarbniku Gminy. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określają  przepisy art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Opracowanie dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości zawierającej zakładowe plany kont dla budżetu i Urzędu jako jednostki budżetowej zgodne z zasadami przewidzianymi rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości..., mając na uwadze zapewnienie odrębności ksiąg głównych budżetu i Urzędu oraz przestrzeganie ustalonych rozporządzeniem zasad funkcjonowania poszczególnych kont – jako warunków umożliwiających uzyskanie z ewidencji przejrzystych danych do sporządzenia obowiązującej sprawozdawczości.

2. Zobowiązanie Skarbnika do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym wynikających ze stosowania rozwiązań sprzecznych z określonymi przez Ministra Finansów zasadami funkcjonowania i treścią ekonomiczną kont, wymienionych w niniejszym wystąpieniu oraz protokole kontroli, poprzez:

a) zaniechanie prowadzenia jednej księgi głównej dla kont budżetu i Urzędu, mając na uwadze załączniki nr 2 i 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. oraz przepisy § 14 i 15 tego rozporządzenia,

b) prowadzenie ewidencji na koncie 133 w sposób obrazujący bezpośrednio obroty i saldo na rachunku budżetu wynikające z wyciągów bankowych, mając na uwadze, że konto 133 nie służy analitycznemu wyodrębnianiu dochodów i wydatków, a także innego rodzaju operacji dokonywanych za pośrednictwem tego rachunku, w związku z czym ewidencja na nim powinna zobrazować wyłącznie wykazane przez bank obroty i salda rachunków bankowych (rachunku budżetu i ewentualnie rachunków realizowanych projektów),

c) ujmowanie na koncie 130 w ewidencji Urzędu dochodów i wydatków realizowanych przez Urząd Miejski oraz przenoszenie ich – co najmniej na koniec roku – na konto 800; zaniechanie ewidencjonowania dochodów i wydatków za pomocą innych kont w ewidencji Urzędu,

d) ewidencjonowanie w księgach Urzędu na koncie 224 rozrachunków związanych z udzielaniem z budżetu gminy i rozliczaniem dotacji,

e) przestrzeganie zasady kasowego ustalania wyniku budżetu poprzez zaliczanie do dochodów danego roku wpływów z tytułu zwrotu dotacji udzielonych z budżetu gminy w poprzednim roku lub wcześniej,

f) ewidencjonowanie kosztów odsetek od zaciągniętych pożyczek i kredytów na koncie 751 i wykazywanie ich w rachunku zysków i strat jako kosztów finansowych,

g) przeniesienie na konto 011 środków trwałych o wartości przekraczającej 3.500 zł, a niepodlegających ewidencji na koncie 013 bez względu na wartość na podstawie § 6 ust. 3 pkt 2-5 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości…,

h) naliczanie odsetek od nieterminowo regulowanych należności i ujmowanie ich w księgach także w sytuacji wpłaty należności przed końcem danego kwartału, jak to wynika z § 8 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości… W celu zapewnienia realizacji tego zalecenia precyzyjne, pisemne powierzenie obowiązków dotyczących naliczania i ewidencjonowania odsetek,

i) ujmowanie w księgach wszystkich zobowiązań dotyczących danego okresu sprawozdawczego.

3. W zakresie sprawozdawczości:

a) sporządzanie sprawozdań jednostkowych zgodnie z danymi ksiąg rachunkowych:

- Rb-27S jednostki samorządu terytorialnego jako jednostki budżetowej i jako organu zgodnie z danymi subkonta dochodów prowadzonego do konta 130 w ewidencji Urzędu oraz konta 901 (w odniesieniu do dochodów ujmowanych wyłącznie w ewidencji budżetu),

- Rb-28S Urzędu na podstawie danych subkonta wydatków prowadzonego do konta 130 w ewidencji Urzędu,

b) zaniechanie dokonywania skreśleń na sprawozdaniach jednostkowych przedkładanych przez jednostki organizacyjne,

c) prawidłowe ustalanie i wykazywanie w sprawozdaniu Rb-NDS wysokości wolnych środków, mając na uwadze źródło ich pochodzenia wskazane w art. 217 ust. 2 pkt 6 ustawy o finansach publicznych oraz okoliczność, że ich wysokość ustalona na 31 grudnia roku budżetowego nie może ulec zmianie w trakcie roku,

d) zapewnienie prawidłowości kwoty deficytu budżetu wynikającej ze sprawozdań Rb-27S, Rb-28S, Rb-NDS i bilansu budżetu, mając na uwadze możliwość dokonywania korekty danych sprawozdawczych i ewidencyjnych,

e) wyeliminowanie przypadków podpisywania sprawozdań jednostek organizacyjnych przez Skarbnika Gminy,

d) wykazywanie w sprawozdaniu Rb-Z wszystkich bezspornych zobowiązań z tytułu wydatków ujętych w księgach rachunkowych; wykazywanie w części D tego sprawozdania wyłącznie danych zgodnych z instrukcją sporządzania sprawozdań,

e) wzmożenie kontroli prawidłowości sprawozdań budżetowych przedkładanych przez jednostki organizacyjne.

4. W zakresie gospodarki kasowej:

a) uregulowanie podstaw wykonywania przez kasjera Urzędu obsługi obrotu gotówkowego MOPS,

b) podjęcie wobec kasjera zdecydowanych działań dyscyplinujących w celu zapewnienia rzetelności ewidencji obrotu kasowego uwidocznionego w raportach kasowych; warunkiem rzetelności jest bezwzględne przestrzeganie obowiązku ujmowania w raportach kasowych wpłat i wypłat w dniu faktycznej realizacji tych operacji, a nie w dniach późniejszych (jak stwierdzono w przypadku wpłat) lub wcześniejszych – kiedy środki nie zostały jeszcze wypłacone (jak stwierdzono w przypadku wypłat zasiłków),

c) zobowiązanie kasjera do przechowywania w kasie wyłącznie gotówki podlegającej ujęciu w raportach kasowych.

5. Bieżące podejmowanie przewidzianych przepisami prawa czynności egzekucyjnych w stosunku do zalegających z zapłatą należności cywilnoprawnych.

6. Uwzględnianie wskazówek Kolegium RIO skierowanych w roku postępowania nadzorczego, mając na uwadze ustalone podczas kontroli okoliczności świadczące o sprzeczności z prawem uchwały budżetowej na 2011 r. w części dotyczącej pominięcia wydatków na realizację przedsięwzięć w ramach funduszu sołeckiego. Przekazanie uwag w tym zakresie Radzie Miejskiej.

7. Przedłożenie Radzie Miejskiej projektu zmiany uchwały podjętej na podstawie art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. a) ustawy o samorządzie gminnym, polegającej na objęciu nią zasad wydzierżawiania i najmu nieruchomości na czas nieoznaczony.

8. W zakresie sprzedaży nieruchomości gminnych:

a) pisemne zawiadamianie osoby ustalonej jako nabywca nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży,

b) zamieszczanie ogłoszenia o sprzedaży nieruchomości o cenie wywoławczej przekraczającej 10.000 euro w prasie o zasięgu obejmującym co najmniej powiat, stosownie do § 5 ust. 4 rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomość.

9. W zakresie dochodów najmu i dzierżawy nieruchomości:

a) wysyłanie faktur „za potwierdzeniem odbioru”, jeżeli umowy uzależniają termin płatności od daty otrzymania faktur przez najemców (dzierżawców), mając na uwadze umożliwienie prawidłowego naliczania odsetek od nieterminowych płatności oraz wykazania należności w sprawozdaniach jako wymagalnych bądź niewymagalnych; rozważenie zmiany zasad określania terminów płatności w zawartych umowach;

b) egzekwowanie od najemców (dzierżawców) przedkładania wniosków o zawarcie kolejnej umowy dotyczącej tej samej nieruchomości, jak tego wymagają zasady określone przez organ stanowiący,

c) sporządzanie i upublicznianie wykazu nieruchomości przeznaczonych do oddania w najem (dzierżawę) na okres dłuższy niż 3 miesiące,

d) rozważenie zmiany postanowień umowy zawartej z MPO na dzierżawę wysypiska śmieci poprzez określenie zasad kontroli przez Urząd Miejski ilości przyjmowanych przez MPO odpadów, mając na uwadze, że ilość ta stanowi podstawę ustalania czynszu, oraz zasad sporządzania przez dzierżawcę sprawozdania kwartalnego,

e) obciążenie podmiotu wskazanego w protokole kontroli właściwą stawką opłaty za bezumowne korzystanie z gruntu.

10. Gromadzenie dokumentacji podatkowej umożliwiającej prowadzenie czynności sprawdzających w zakresie wymaganym treścią wskazanych przepisów Ordynacji podatkowej.

11. Wyeliminowanie oraz wyjaśnienie wskazanych w protokole i w części opisowej wystąpienia nieprawidłowości w zakresie kompletności danych wykazanych w informacjach i deklaracjach podatkowych oraz ich zgodności z obowiązującymi przepisami. W odpowiedzi na zalecenia przedstawienie wyników (w tym finansowych) poszczególnych ustaleń.

12. Przestrzeganie przepisów Ordynacji podatkowej w zakresie prowadzenia postępowania podatkowego oraz wymogów formalnych dotyczących wydawanych decyzji.

13. Prowadzenie ewidencji upomnień z uwzględnieniem obowiązujących w tym zakresie przepisów.

14. Zachowanie prawidłowości ustalania wysokości należnych odsetek od zaległości podatkowych oraz wydawania w tej materii postanowień poprzez właściwe stosowanie przepisów Ordynacji podatkowej.

15. Dostosowanie zapisów uchwały regulującej pobór podatków przez inkasentów do przepisów Ordynacji podatkowej. 

16. W zakresie organizacji konkursu ofert w trybie ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie oraz rozliczania dotacji udzielonych na podstawie konkursu:

a) zawieranie w ogłoszeniu o konkursie informacji o zrealizowanych przez gminę, w roku ogłoszenia konkursu i w roku poprzednim, zadaniach publicznych tego samego rodzaju i związanych z nimi kosztami, ze szczególnym uwzględnieniem wysokości dotacji przekazanych organizacjom pozarządowym i podmiotom,

b) przyjmowanie tylko kompletnych ofert, zawierających m.in. informacje o posiadanych zasobach rzeczowych i kadrowych zapewniających wykonanie zadania publicznego,

c) przestrzeganie wymogu zgodności rozliczenia dotacji z poszczególnymi pozycjami kosztorysu wchodzącego w skład oferty realizacji zadania publicznego; dokumentowanie ewentualnych zmian pozycji kosztorysowych.

17. W zakresie zamówień publicznych:

a) ustalanie wartości zamówienia na roboty budowlane na podstawie dokumentów wskazanych w art.  33 ust. 1 Prawa zamówień publicznych,

b) weryfikowanie zgodności terminu płatności podanego w wystawionych przez wykonawcę fakturach z postanowieniami umowy.

18. Formalne wprowadzenie stosowanych w Urzędzie procedur wyłaniania wykonawców zamówień publicznych o wartości poniżej 14.000 euro.

19. Sporządzenie planu wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości.

20. Ustanowienie trwałego zarządu nieruchomościami, którymi władają jednostki budżetowe oraz ZGKiM.

21. Założenie rejestru instytucji kultury w formie elektronicznej.

22. Zawieranie z instytucjami kultury umów w sprawie udzielenia dotacji celowej oraz określanie na piśmie przeznaczenia, wysokości i zasad rozliczenia dotacji celowej dla ZGKiM, mając na uwadze postanowienia art. 250 ustawy o finansach publicznych.

23. Przekazywanie zakładowi budżetowemu dotacji przedmiotowej z uwzględnieniem stopnia realizacji zadań objętych dofinansowaniem.

24. Przedłożenie Radzie Miejskiej projektu uchwały (np. jako projektu zmian w statucie ZGKiM) regulującej na podstawie art. 16 ust. 2 pkt 5 ustawy o finansach publicznych terminy i sposób ustalania zaliczkowych wpłat do budżetu nadwyżki środków obrotowych przez zakład, a także sposób i terminy rocznych rozliczeń i dokonywania wpłat do budżetu.

25. W przypadku wykazania przez ZGKiM w sprawozdaniu Rb-30S faktycznej nadwyżki środków obrotowych na 31 grudnia:

a) zobowiązanie Skarbnika do przypisywania w księgach należności z tytułu nadwyżki podlegającej odprowadzeniu do budżetu,

b) uwzględnienie w planie dochodów budżetu dochodów z tytułu wpłaty faktycznej nadwyżki wykazanej w sprawozdaniu Rb-30S,

c) ewentualne przedkładanie Radzie Miejskiej projektu uchwały w sprawie zwolnienia ZGKiM z obowiązku dokonania wpłaty nadwyżki środków obrotowych ustalonej na koniec roku, jeżeli wolą Pana Burmistrza – jak wynika z wyjaśnień – jest nieegzekwowanie faktycznej nadwyżki; skorygowanie planu dochodów budżetu i wyksięgowanie należności z ewidencji w przypadku podjęcia stosownej uchwały przez Radę.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

        Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku