Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Przedszkolu Samorządowym Nr 55

z Oddziałami Integracyjnymi w Białymstoku

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 26 października 2012 roku (znak: RIO.I.6002-13/12), o treści jak niżej:

Pani Barbara Łuba

Dyrektor

Przedszkola Samorządowego Nr 55

z Oddziałami Integracyjnymi

w Białymstoku

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej za 2011 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Przedszkolu Samorządowym Nr 55 z Oddziałami Integracyjnymi w Białymstoku na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto zagadnienia organizacyjne, funkcjonowanie kontroli zarządczej, księgowość i sprawozdawczość, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, plan finansowy i jego wykonanie, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 ze zm.), gospodarkę składnikami majątku, inwentaryzację, rozliczenia z budżetem miasta.

W wyniku kontroli terminowości opłacania składek ZUS, składek na ubezpieczenie zdrowotne oraz składek na Fundusz Pracy stwierdzono, że w okresie od stycznia do grudnia 2011 r. (za wyjątkiem października 2011 r.) spłat dokonywano terminowo, tj. zgodnie z art. 47 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585 ze zm.), stanowiącym że płatnik składek przesyła deklarację rozliczeniową, imienne raporty miesięczne oraz opłaca składki na ubezpieczenia społeczne za dany miesiąc nie później niż do 5 następnego miesiąca. W odniesieniu do składek podlegających opłaceniu do 5 października 2011 r. stwierdzono, że część składek w wysokości 36.409,52 zł została opłacona 6 października 2011 r. (1 dzień opóźnienia). Składki nie zostały opłacone w terminie z powodu braku środków na rachunku bieżącym. Opłacenia składek w dniu 6 października 2011 r. dokonano w wyniku „zapożyczenia” z rachunku Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych na rachunek bieżący kwoty 8.000 zł. W dniu 14 października 2011 r. z rachunku bieżącego jednostki dokonano zwrotu środków na rachunek ZFŚS. Ponadto stwierdzono, że składki ZUS za styczeń 2012 r. wynoszące 91.475,12 zł opłacono 8 lutego 2012 r., tj. 2 po terminie (dzień 5 lutego 2012 r. przypadał w niedzielę). Za nieterminową płatność składek ZUS badana jednostka nie poniosła kosztów odsetek. Powodem opóźnienia również był brak środków na wydatki – str. 34-35 protokołu kontroli.

Zagadnienie przekazywania jednostkom budżetowym środków na wydatki w sposób umożliwiający terminowe regulowanie zobowiązań będzie objęte treścią wystąpienia pokontrolnego skierowanego do Prezydenta Białegostoku na podstawie ustaleń kompleksowej kontroli gospodarki finansowej miasta.

Kontrola prawidłowości prowadzenia ksiąg rachunkowych, przeprowadzona pod kątem zgodności z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.) i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861 ze zm.) oraz regulacjami wewnętrznymi jednostki, wykazała, że przypis należności z czynszów za najem pomieszczeń (gromadzonych na wyodrębnionym rachunku dochodów) księgowano na koncie 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” bez analitycznego podziału na poszczególnych najemców. W następstwie ustaleń kontroli, począwszy od września 2012 r., została założona ewidencja analityczna do konta 201 w podziale na kontrahentów, jak tego wymagają przepisy przywołanych aktów prawnych, tj. art. 17 ust. 1 pkt 2 ustawy i załącznik nr 3 do rozporządzenia – str. 40 protokołu kontroli.

W zakresie kompletności dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości stwierdzono, że księgi rachunkowe prowadzono przy pomocy programów komputerowych – za wyjątkiem ksiąg pomocniczych dla środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz ewidencji umorzeń (amortyzacji) środków trwałych, które prowadzono metodą tradycyjną (ręcznie). Z przepisów wewnętrznych nie wynikało, aby jednostka prowadziła księgi metodą tradycyjną, tj. bez użycia komputera – str. 9 protokołu kontroli.

Z ustaleń kontroli wynika również, że właściwe jest przyjęcie formalnych uregulowań w zakresie stosowanych zasad dokumentowania obrotu kasowego – jednostka w praktyce sporządza dwa rodzaje raportów kasowych, jeden dotyczący wydatków (raporty kasowe z literą „B”), drugi zaś dochodów („własnych” i budżetu). Przyjęty system nie wynika z regulacji wewnętrznych – str. 11 protokołu kontroli.

Przeprowadzona w dniu 14 września 2012 r. kontrola kasy Przedszkola wykazała nadwyżkę gotówki w wysokości 46,88 zł. W wyjaśnieniu załączonym do protokołu kontroli pracownik prowadzący kasę przedstawił: Oświadczam, iż powyższa nadwyżka wynikła z rozmieniania pieniędzy z moich środków własnych – str. 13-14 protokołu kontroli.

Z ustaleń kontroli wynika, iż sporządzano kwitariusze przychodowe dla wpłat dokonanych na rachunek bieżący jednostki (dotyczy to opłat wnoszonych przelewem za żywienie dzieci). Przepisy wewnętrzne jednostki (Instrukcja gospodarki kasowej) przewidują wystawianie kwitariusza przychodowego jedynie dla wpłat wnoszonych gotówką – „wszelkie obroty gotówkowe powinny być udokumentowane dowodami kasowymi: wpłaty gotówkowe – własnymi przychodowymi dowodami kasowymi dowód wpłaty – KP oraz kwitariusz przychodowy K-104” – str. 13 protokołu kontroli.

Kontrola prawidłowości naliczenia odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych wykazała, że w 2011 r. odpisu dokonano w prawidłowej wysokości 95.275,30 zł. Przelewów środków na rachunek bankowy Funduszu dokonano natomiast w wysokości 95.300 zł, tj. o 24,70 zł więcej niż wynikało z ustalonego odpisu. W efekcie wydatki na odpis za 2011 r. zostały zawyżone o 24,70 zł – str. 29-30 protokołu kontroli.

Badając prawidłowość naliczenia wysokości nagród jubileuszowych 3 nauczycieli, którzy otrzymali te nagrody w 2011 r., ustalono, że w podstawie obliczenia nagród nie uwzględniono dodatków uzupełniających otrzymanych przez nauczycieli w 2011 r. za 2010 r. W myśl § 3 ust. 3 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 30 października 2001 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania okresów pracy i innych okresów uprawniających nauczyciela do nagrody jubileuszowej oraz szczegółowych zasad jej obliczania i wypłacania (Dz. U. Nr 128, poz. 1418), nagrodę oblicza się według zasad obowiązujących przy ustalaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy. Obowiązek uwzględnienia przy ustalaniu ekwiwalentu za urlop 1/12 jednorazowego dodatku uzupełniającego wynika z przepisów § 1 ust. 1 pkt 8 i § 2 ust. 3 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 26 czerwca 2001 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania wynagrodzenia oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy nauczycieli (Dz. U. Nr 71, poz. 737, ze zm.). W wyniku kontroli ustalono, że pominięcie tego składnika w podstawie naliczenia nagród skutkowało ich zaniżeniem o łączną kwotę 197,93 zł – str. 25-26 protokołu kontroli.

Stwierdzone nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej jednostek budżetowych oraz niewłaściwego funkcjonowania kontroli zarządczej.

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Pani Dyrektor, jako kierowniku jednostki, zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.).

Wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości, stosownie do ustalonego zakresu czynności, należy do głównego księgowego. Prawa i obowiązki głównych księgowych określa art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. W zakresie przepisów wewnętrznych składających się na dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości i procedury kontroli zarządczej:

a) wskazanie w regulacjach wewnętrznych rodzajów ksiąg rachunkowych prowadzonych bez wykorzystania programu komputerowego,

b) formalne uregulowanie stosowanych zasad sporządzania raportów kasowych w zakresie wskazanym w części opisowej wystąpienia.

2. Wskazanie głównemu księgowemu na zaniechanie bezpodstawnego sporządzania kwitariuszy przychodowych dla wpłat dokonywanych bezpośrednio na rachunek bankowy.

3. Wzmożenie nadzoru nad wykonywaniem obowiązków przez osobę prowadzącą kasę, mając na uwadze ustaloną podczas kontroli nadwyżkę gotówki w kasie.

4. Zmniejszenie wysokości odpisu na ZFŚS za 2012 r. o kwotę 24,70 zł, odpowiadającą zawyżeniu środków przekazanych na rachunek Funduszu w 2011 r.

5. Ponowne przeliczenie nagród jubileuszowych wypłaconych 3 nauczycielom w 2011 r., z uwzględnieniem w podstawie jednorazowego dodatku uzupełniającego za 2010 r., oraz dokonanie wypłaty kwot odpowiadających zaniżeniu nagród z powodu pominięcia przy ich naliczaniu dodatku uzupełniającego.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

        Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

Prezydent Miasta Białystok