Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Zespole Szkół Ogólnokształcących i Zawodowych w Mońkach

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 03 sierpnia 2012 roku (znak: RIO.I.6002-11/12), o treści jak niżej:

Pani     

Krystyna Maria Kryńska  

Dyrektor Zespołu Szkół

Ogólnokształcących i Zawodowych

 w Mońkach

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej za 2011 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Zespole Szkół Ogólnokształcących i Zawodowych w Mońkach na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono uchybienia i nieprawidłowości opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto sprawy ogólnoorganizacyjne, funkcjonowanie kontroli zarządczej, księgowość i sprawozdawczość, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, plan finansowy i jego wykonanie, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 roku Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 ze zm.), zamówienia publiczne, gospodarkę składnikami majątku, inwentaryzację, rozliczenia z budżetem powiatu.

Badając dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości stwierdzono, że w zakresie umarzania i amortyzowania środków trwałych przyjęto zasady  określone w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.). Oznacza to, że w kontrolowanej jednostce nie przewidziano możliwości jednorazowego umarzania środków trwałych, którą stwarzają przepisy § 6 ust. 2 i 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861 ze zm.). Zgodnie z art. 32 ust. 6 ustawy o rachunkowości, dla środków trwałych o niskiej jednostkowej wartości początkowej można ustalać odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe w sposób uproszczony, przez dokonywanie zbiorczych odpisów dla grup środków zbliżonych rodzajem i przeznaczeniem lub jednorazowo odpisując wartość tego rodzaju środków trwałych. Stosowanie jednorazowego umorzenia środków trwałych o niskiej jednostkowej wartości początkowej oraz innych środków trwałych wymienionych w § 6 ust. 3 rozporządzenia wymaga zatem stosownego wskazania w dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości. Mimo braku postanowień w tym zakresie w regulacjach wewnętrznych jednostka przewidziała prowadzenie konta 013 „Pozostałe środki trwałe” służącego do ewidencji środków trwałych podlegających jednorazowemu umorzeniu – str. 5-6 protokołu kontroli.

W zakresie ewidencji materiałów stwierdzono sprzeczne regulacje w przepisach wewnętrznych. W ogólnych zasadach ustalono, że przyjęcie materiałów do magazynu następuje w cenach zakupu, a rozchód materiałów z magazynu według zasady FIFO (pierwsze weszło, pierwsze wyszło). W kolejnym zdaniu przyjęto, że na koniec roku na podstawie spisu z natury ustalana jest wartość niezużytych materiałów w cenie zakupu, którą ujmuje się na koncie 310 „Materiały”, zmniejszając jednocześnie koszty działalności. W zakładowym planie kont opis konta 310 pokrywa się z opisem zawartym w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. Z ustaleń kontroli wynika, że w praktyce w ciągu roku większość zakupionych materiałów odnosi się w ciężar kosztów, a spisem z natury są objęte tylko artykuły spożywcze zakupione do stołówki internatu, paliwo w zbiornikach samochodów i olej opałowy. W wyniku czynności kontrolnych ustalono, że w grudniu 2011 r. zakupiono i odniesiono w koszty materiały o łącznej wartości 14.327,64 zł (konto 401 „Zużycie materiałów i energii”). Z uwagi na rodzaj materiałów (nawozy sztuczne, kostka brukowa i inne materiały budowlane) oraz zakup ich w ostatnich dniach grudnia, zużycie do końca 2011 r. nie mogło nastąpić. W związku z przyjętymi w przepisach wewnętrznych zasadami (mimo ich niespójności, wskazanej wyżej) materiały należało przyjąć do magazynu i wykazać ich stan na 31 grudnia 2011 r. na koncie 310 – str. 6 protokołu kontroli.

Ponadto stwierdzono, że w kontrolowanej jednostce w ramach praktycznej nauki zawodu są wytwarzane produkty rolne, które w części są wykorzystywane jako materiał siewny, a w części są przedmiotem sprzedaży. Jak wynika z ustaleń kontroli, dla pełnej ewidencji prowadzonej produkcji właściwe byłoby stosowanie kont 490 „Rozliczenie kosztów” i 600 „Produkty”, które nie są przewidziane w zakładowym planie kont – str. 7 protokołu kontroli.

Analiza zapisów księgach rachunkowych wykazała, że na koncie 080 „Inwestycje (środki trwałe w budowie)” ujęto w 2011 r. tylko część nakładów związanych z ułożeniem nawierzchni z kostki brukowej na placu przy ul. Szkolnej w Mońkach. Ewidencyjna wartość nakładów na tę inwestycję została ograniczona do wysokości wynagrodzenia wypłaconego firmie budowlanej za dokończenie ułożenia nawierzchni o powierzchni 700 m² z materiałów powierzonych oraz dokończenie ustawiania obrzeży i ubicie nawierzchni na placu manewrowym, wynoszącego 20.491,80 zł. Przy ustalaniu wartości realizowanego zadania pominięto koszty zakupu wbudowanych materiałów (kostka brukowa, obrzeża) oraz wartość robót wykonywanych we własnym zakresie przez pracowników. Stwierdzono, że materiały do wykonania nawierzchni brukowej, zakupione w grudniu 2010 r. za kwotę 32.448,58 zł, zostały odniesione w ciężar kosztów bieżących. Analogicznie ujęto w księgach 2011 r. opłaconą we wrześniu dostawę kostki brukowej o wartości 3.645,36 zł. Łącznie, w związku z pominięciem przy wycenie utwardzonego placu wartości wbudowanych materiałów, wartość wykonanego do końca 2011 r. zadania inwestycyjnego została zaniżona o 36.093,94 zł. Z przeprowadzonych czynności kontrolnych wynika również, że roboty związane z utwardzeniem placu przy ul. Szkolnej były kontynuowane w 2012 r. przez pracowników Zespołu Szkół i miały być zakończone do końca czerwca. Wartość tych robót oraz wartość wbudowanych materiałów o wartości 10.023,64 zł (359 m² kostki brukowej zakupionej w grudniu 2011 r.) również nie była uwzględniana w nakładach inwestycyjnych – str. 8-9 protokołu kontroli. Stosownie do postanowień art. 28 ust. 8 ustawy o rachunkowości, koszt wytworzenia środka trwałego obejmuje ogół kosztów poniesionych przez jednostkę na jego wytworzenie za okres budowy, do dnia bilansowego lub przyjęcia do używania.

Odniesienie w 2010 r. w ciężar kosztów działalności bieżącej wartości materiałów zakupionych na potrzeby wykonania parkingu miało wpływ na zawyżenie straty bilansowej za 2010 r., a po przeksięgowaniu tej straty w 2011 r. na konto 800 „Fundusz jednostki” – na stan funduszu na koniec 2011 r. Z kolei odniesienie w ciężar kosztów bieżących 2011 r. materiałów zużytych dopiero w 2012 r. oraz zaniechanie wyceny robocizny związanej z wykonaniem parkingu, miało wpływ na wynik za 2011 r. – str. 16 protokołu kontroli.

Nieprawidłowości stwierdzono także w zakresie ewidencji przychodów wytworzonych płodów rolnych oraz ewidencji ich rozchodów związanych ze sprzedażą i przeznaczeniem na wysiew. Przychód zbóż o wartości 4.060 zł i ziemniaków o wartości 300 zł  ujęto w  księgach rachunkowych 2011 r. jako przychód materiałów do magazynu i przychody ze sprzedaży wewnętrznej produktów (zapis Wn 310 – Ma 700 „Sprzedaż produktów i koszt ich wytworzenia”). Rozchód materiału siewnego (700 zł) został przeniesiony z konta 310 na konto 401 „Zużycie materiałów i energii”, a rozchód sprzedanego zboża i ziemniaków o łącznej wartości 3.660 zł zaksięgowano zapisem Wn 201 „Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami” – Ma 310. Dochód ze sprzedaży płodów rolnych sklasyfikowano w par. 0960 „Otrzymane spadki, zapisy i darowizny w postaci pieniężnej”, zamiast w par. 0840 „Wpływy ze sprzedaży wyrobów”.

Prawidłowa ewidencja przychodów z tytułu wytworzonych płodów rolnych nie była możliwa w związku ze wskazanym wyżej brakiem kont 490 i 600. Przychody ze sprzedaży na własne potrzeby mogły wystąpić w zakresie zboża wykorzystanego jako materiał siewny (700 zł). W odniesieniu do pozostałych produktów sprzedaż na zewnątrz miała miejsce dopiero w dacie wydania tych produktów nabywcom. W efekcie przedstawionych zapisów w ewidencji księgowej jednostki przychody ze sprzedaży płodów rolnych na zewnątrz w kwocie 3.660 zł wystąpiły wcześniej niż faktycznie dokonana sprzedaż. W ramach instruktażu przedstawiono głównemu księgowemu właściwe księgowania operacji przychodów i rozchodów produktów z gospodarstwa rolnego. Błędy ewidencyjne nie miały wpływu na dane sprawozdawczości finansowej za 2011 r., ponieważ nie wystąpiły zapasy na koniec 2011 r. – str. 9-11 protokołu kontroli.

W zakresie sprawozdawczości stwierdzono, że w 2011 r. w sprawozdaniach Rb-28S prezentowano dane dotyczące zaangażowania wydatków budżetowych w sposób wynikający z przepisów prawa przed wejściem w życie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103). Według przepisów sprawozdawczych obowiązujących w 2009 r. i latach wcześniejszych w kolumnie „Zaangażowanie” omawianego sprawozdania należało wykazywać dane na podstawie obrotów wynikających ze strony Ma konta 998 „Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego” (§ 8 ust. 2 pkt 2 załącznika nr 34 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej z 27 czerwca 2006 r.), co w praktyce oznaczało wykazywanie wydatków zarówno już poniesionych, jak i tych, które jednostka będzie obowiązana ponieść w roku sprawozdawczym. Stosownie natomiast do zasad sporządzania sprawozdania Rb-28S obowiązujących w 2010 r. i obecnie, w kolumnie „Zaangażowanie” wykazuje się dane dotyczące zaangażowania planu wydatków, czyli wartość umów, decyzji i innych postanowień, których wykonanie spowoduje konieczność dokonania wydatków budżetowych w roku bieżącym – § 8 ust. 2 pkt 2 załącznika nr 39 do rozporządzenia z dnia 3 lutego 2010 r. Oznacza to, że na koniec marca, czerwca i września w kolumnie „Zaangażowanie” należy wykazywać nie obroty, a saldo strony Ma konta 998, które winno wynikać z okresowych przeksięgowań na stronę Wn tego konta równowartości sfinansowanych wydatków budżetowych danego roku, a także równowartości zaangażowanych wydatków, które będą obciążały wydatki roku następnego. Z uwagi, iż na koniec roku konto 998 nie wykazuje salda oznacza to także, że w sprawozdaniu rocznym Rb-28S nie wypełnia się kolumny „Zaangażowanie”. W sprawozdaniach Rb-28S za marzec, czerwiec, wrzesień 2011 r. oraz w sprawozdaniu rocznym w kolumnie „Zaangażowanie” wykazano dane w takiej samej wysokości jak w kolumnie „Wydatki wykonane”. Dane te są zgodne z zapisami na koncie pozabilansowym 998, ale ewidencja na tym koncie była prowadzona niezgodnie z zasadami przyjętymi przez jednostkę w przepisach wewnętrznych i wynikającymi z załącznika nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont... – str. 12-14 protokołu kontroli.

Sprawdzając wydatki z tytułu podróży służbowych, które zostały poniesione w 2011 r. w łącznej kwocie 4.223,96 zł, stwierdzono, że w poleceniach wyjazdu jako środek lokomocji z reguły wskazywano PKP lub PKS. Zgodnie z § 8a ust. 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.), do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki, przy czym wymóg ten nie dotyczy diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Z ustaleń kontroli wynika, że przy rozliczaniu kosztów podróży służbowych w kontrolowanej jednostce dokonywano zwrotu kosztów podróży mimo nieprzedstawienia przez pracowników biletów dokumentujących koszty przejazdu. Zwrot kosztów podróży był dokonywany w takich przypadkach na postawie oświadczenia pracownika, z którego wynika, że korzystał z własnego samochodu i ustalany w wysokości cen biletów komunikacji zbiorowej – str. 23-24 protokołu kontroli.

Z księgi inwentarzowej środków trwałych wynika, że na stanie Zespołu Szkół znajdują się grunty o wartości 30.891,46 zł, lecz dane ewidencyjne nie wykazują związku z okazanymi decyzjami o przekazaniu Zespołowi nieruchomości powiatu w trwały zarząd. Ze wstępnych ustaleń poczynionych podczas kontroli kompleksowej przeprowadzanej w Starostwie Powiatowym w Mońkach bezpośrednio po zakończeniu kontroli w Zespole Szkół wynika, że wartość gruntów przekazanych w trwały zarząd poszczególnym jednostkom organizacyjnym powiatu jest ujmowana w dalszym ciągu w ewidencji Starostwa Powiatowego w Mońkach. Należy wskazać, że zgodnie z § 2 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont..., nieruchomość przekazana jednostce w trwały zarząd stanowi środek trwały jednostki – str. 31-32 protokołu kontroli.

Przyczyną wystąpienia stwierdzonych nieprawidłowości była wadliwa interpretacja przepisów ustawy o rachunkowości, ustawy o finansach publicznych oraz przepisów wykonawczych wydanych do tej ustawy, a także przepisów wynikających z innych ustaw.

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Pani Dyrektor jako kierowniku jednostki, zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.). Na kierowniku jednostki ciąży także powinność wdrożenia i aktualizowania dokumentacji opisującej zasady rachunkowości, stosownie do art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości.

Wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości należy do głównego księgowego, stosownie do przepisów art. 54 ustawy o finansach publicznych i postanowień zakresu czynności.

Mając uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Dokonanie w dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości zmian, polegających na:

a) formalnym uregulowaniu stosowanych zasad umarzania i amortyzowania środków trwałych o wartości poniżej 3.500 zł i innych środków trwałych wymienionych w § 6 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont..., w tym zwłaszcza służących do celów dydaktycznych,

b) określeniu spójnych zasad prowadzenia ewidencji materiałów poprzez wskazanie, jakiego rodzaju materiały mają być objęte ewidencją ilościowo-wartościową w magazynie, a jakie odpisywane w koszty w momencie zakupu z jednoczesnym obowiązkiem ustalenia ich stanu na dzień bilansowy i dokonania korekty kosztów o wartość stwierdzonego stanu,

c) wprowadzeniu do zakładowego planu kont kont 490 i 600, niezbędnych do właściwej ewidencji przychodów i rozchodów wytwarzanych produktów rolnych,

d) określeniu zasad wyceny inwestycji wykonywanych systemem gospodarczym.

2. Zobowiązanie głównego księgowego do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, poprzez:

a) dokonywanie na dzień bilansowy wyceny niezużytych materiałów odniesionych w koszty w momencie zakupu i ujmowanie w księgach ich wartości mając na uwadze, że księgi rachunkowe winny odzwierciedlać stan rzeczywisty,

b) dokonanie wyceny inwestycji polegającej na utwardzeniu placu szkolnego z uwzględnieniem wartości wbudowanych materiałów i kosztów robocizny związanych z wykonaniem inwestycji przez pracowników jednostki,

c) ewidencjonowanie przychodów i rozchodów wytworzonych produktów rolnych w sposób wskazany w protokole kontroli,

d) prowadzenie ewidencji na koncie 998 zgodnie z zasadami jego funkcjonowania.

3. Wypełnianie kolumny „Zaangażowanie” w sprawozdaniu Rb-28S w sposób wskazany w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia.

4. Zapewnienie przestrzegania zasad klasyfikacji budżetowej określonych rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38, poz. 207 ze zm.).

5. Zapewnienie odbywania podróży służbowych środkami lokomocji wskazanymi w poleceniu wyjazdu służbowego oraz wypłacanie kosztów podróży udokumentowanych zgodnie z obowiązującymi przepisami.

6. Objęcie ewidencją – w porozumieniu z głównym księgowym Starostwa Powiatowego w Mońkach – wartości wszystkich gruntów przekazanych Zespołowi Szkół w trwały zarząd.

O sposobie wykonania zaleceń proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

        Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

Zarząd Powiatu Monieckiego